> Průběžné zlepšování procesů > Pohledávky

Zlepšete správu pohledávek

Jednoduchý průvodce optimalizací workflow v 6 krocích

Stáhnout datovou šablonu

Pohledávky

Obecný systém

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(8)Cíle(7)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zrychlete inkaso pohledávek a zlepšete cash flow

Naše platforma vám pomůže odhalit skrytá úzká místa a vzorce pozdních plateb ve vašich datech. Analýzou životního cyklu faktur zjistíte, proč některé kroky trvají déle, než se očekává. Využijte tyto poznatky ke zefektivnění provozu a zlepšení celkového cash flow.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Zlepšete správu pohledávek a zrychlete cash flow

Zdravé cash flow je pro každou úspěšnou organizaci zásadní. Řešení process mining pro pohledávky vám poskytne přehled o celém cyklu fakturace, od vystavení faktury až po zaúčtování konečné platby. ProcessMind využívá data, která už máte v ERP, a zmapuje každý krok každé faktury podle jejího čísla. Místo statických reportů uvidíte, jak peníze ve firmě skutečně proudí, a zjistíte nejen to, co se děje, ale i proč některé procesy zpomalují finanční provoz. Ať používáte jednu globální instanci, nebo několik regionálních systémů, nástroj sjednotí data a nabídne vám ucelený a věrný obraz finančního dění. Právě takový přehled je prvním krokem k tomu, aby finanční oddělení přinášelo organizaci větší hodnotu.

Mnoho organizací řeší skrytá úzká místa, která zvyšují dobu inkasa pohledávek (DSO). Projevují se například ručními obchůzkami, dlouhým řešením sporů nebo nepravidelným placením ze strany zákazníků, které v běžných tabulkách snadno unikne pozornosti. Tyto problémy se vyskytují napříč obory bez ohledu na konkrétní nastavení zdrojového systému. Bez přehledu o procesu může tým ztrácet čas upomínáním méně důležitých plateb nebo procházením složitých schvalovacích řetězců, které zbytečně prodlužují inkaso. Pozornost vyžaduje také shoda s interními pravidly. Ruční změny platebních podmínek nebo slev bez řádné kontroly mohou vést ke ztrátě výnosů a rizikům při auditu. Když těmto problémům porozumíte, můžete vytvořit odolnější a efektivnější proces od úvěru po inkaso, který chrání hospodaření firmy a podporuje stabilní provoz.

Analýza dat v ProcessMind vám ukáže, kde přesně vznikají problémy. Odhalíte odchylky od standardních postupů, které zpožďují platby, a vyčíslíte finanční dopad jednotlivých úzkých míst. Můžete porovnat regiony, skupiny zákazníků nebo obchodní jednotky a najít postupy, které lze uplatnit v celé organizaci. Zjistíte, kteří zákazníci pravidelně platí pozdě, které typy sporů se řeší nejdéle a kde by automatizace nejvíce omezila ruční práci. Process mining vám kromě čísel poskytne také pohled na stav vztahů se zákazníky. Časté spory a dlouhé řešení mohou ukazovat na nedostatky v komunikaci nebo nepřesná kmenová data. Když vidíte celý životní cyklus faktury, můžete odhalit souvislosti mezi konkrétními produkty či službami a problémy s platbami. Jejich příčiny, například chyby v logistice nebo nesrovnalosti ve fakturaci, pak můžete řešit dříve, než ovlivní zákaznickou zkušenost.

Začít s process mining je snadné a nevyžaduje změnu stávající technologické infrastruktury. Nejprve z ERP extrahujte důležité údaje, například data dokladů, zaúčtování a vyrovnání a číslo příslušné faktury. Dodáme vám datovou šablonu, která přesně uvádí, která pole potřebujete pro vytvoření spolehlivého modelu procesu. Namapujte do ní interní data, nahrajte je do ProcessMind a během několika minut si zobrazte proces pohledávek. Díky tomuto přístupu můžete zlepšit finanční výsledky a získat přehled o provozu bez ohledu na složitost nebo stáří zdrojových systémů. Pomůžeme vám využít informace skryté v transakčních záznamech a proměnit surová data v podklady pro rozhodování, které přinášejí výsledky a podporují dlouhodobé finanční zdraví firmy.

Pohledávky Cash flow Process mining Finanční optimalizace Inkaso pohledávek Fakturace Správa pohledávek Od objednávky k inkasu Inkaso tržeb Vyrovnání faktury

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Příliš dlouhá doba inkasa pohledávek váže důležitý kapitál a omezuje možnosti růstu firmy. Pokud zákazníci pravidelně platí pozdě, organizace čelí riziku nedostatku likvidity a vyšším nákladům na financování provozu. V prostředí s vysokými úrokovými sazbami to může mít zvlášť závažné dopady. Příčinou bývá často nedostatečný přehled o tom, které fáze životního cyklu faktury způsobují nejdelší prodlevy.

ProcessMind zobrazí celý životní cyklus faktury a přesně určí, kde ke zpožděním dochází. Analýzou doby od vytvoření faktury po její konečné vyrovnání zjistíte, které skupiny zákazníků nebo regiony nejvíce přispívají k vysoké době inkasa. Díky tomu můžete cíleně zlepšit procesy a zefektivnit strategie inkasa.

Reklamace zákazníků často zůstávají nevyřešené celé týdny kvůli nejasné odpovědnosti nebo chybějící dokumentaci. Zpoždění brání včasnému inkasu a zatěžují administrativu finančního oddělení. Zaměstnanci tráví hodiny hledáním historických údajů. Nevyřešené reklamace navíc poškozují vztahy se zákazníky a při pozdním řešení mohou vést k nedobytným pohledávkám.

Platforma sleduje dobu řešení každého reklamačního případu od jeho otevření až po uzavření. Vedoucí tak mohou odhalit systémová úzká místa při posuzování reklamací. Díky tomuto přehledu lze kontrolovat, zda se reklamace vyřizují podle interních standardů, a zkrátit dobu, po kterou zůstávají peníze v napadených fakturách blokované.

Ruční párování bankovních výpisů s neuhrazenými fakturami je pracné a vede k chybám i nezaúčtovaným platbám. Pokud se platby nezaúčtují včas, přehled o dostupném úvěrovém limitu zákazníků není přesný. To může blokovat nové objednávky a zbytečně komplikovat spolupráci obchodního a finančního oddělení. Ruční práce navíc finančnímu týmu brání věnovat se analytickým úkolům s vyšší přidanou hodnotou.

ProcessMind analyzuje činnosti vedoucí k uhrazení faktury a určuje podíl plateb zpracovaných automaticky a ručně. Ukáže konkrétní situace, ve kterých je nejčastěji nutný ruční zásah. Na základě těchto zjištění můžete upravit nastavení a zvýšit úspěšnost automatického zpracování bankovních výpisů.

Dobropisy a úpravy faktur po jejich odeslání ukazují na problémy s kvalitou dat nebo chyby ve fakturaci. Opravy zhoršují zákaznickou zkušenost a zdvojnásobují práci spojenou se zpracováním jedné transakce. Tím se v podstatě zdvojnásobují i administrativní náklady fakturačního cyklu. Časté opravy navíc snižují spolehlivost finančních výkazů a prognóz.

ProcessMind sleduje, jak často se vystavují dobropisy v porovnání s původní fakturací, a pomáhá odhalit příčiny opakované práce v procesu pohledávek. Týmy tak mohou opravit chyby v objednávkách nebo kmenových datech ještě před vystavením faktur. Zvýší se tím podíl faktur správně vystavených hned napoprvé.

Týmy pro vymáhání pohledávek často nemají jasné údaje o tom, které činnosti vedou k rychlejším platbám. Bez přehledu o efektivitě pracovníků a vlivu upomínek se zdroje často věnují účtům s nízkou prioritou, zatímco faktury s vysokým rizikem dále stárnou. Bez rozhodování na základě dat se pohledávky řeší až ve chvíli, kdy nastane problém, což vede k nepravidelnému peněžnímu toku.

ProcessMind zpřehledňuje proces vymáhání pohledávek a propojuje každou upomínku i příslib platby s datem konečného uhrazení. Vedoucí tak mohou upravit postupy podle ověřených výsledků a zaměřit práci na účty a činnosti s nejvyšší návratností.

I malé zpoždění při odeslání faktury zákazníkovi posouvá datum platby a prodlužuje peněžní cyklus. Mnoho organizací se potýká se zpožděním mezi vytvořením faktury v systému a jejím skutečným doručením zákazníkovi. Pokud faktura několik dní čeká ve frontě, lhůta splatnosti ještě nezačala běžet. Zákazník tak fakticky získává bezúročný úvěr.

ProcessMind sleduje dobu mezi vytvořením a odesláním faktury a odhaluje skryté překážky ve fakturačním workflow. Zkrácením tohoto zpoždění začne lhůta splatnosti běžet co nejdříve. Peníze tak přitečou rychleji a zákazníci dostanou faktury, dokud mají transakci ještě v čerstvé paměti.

Částečné platby zvyšují administrativní zátěž, protože faktury zůstávají otevřené a je nutné je ručně vyrovnat. Zůstatky se postupně hromadí a obtížně se sledují i řeší. Zbývající částky často vedou k dalším reklamacím nebo nejasnostem ohledně původních podmínek. Náklady na upomínání malých nedoplatků navíc často neodpovídají jejich výši.

Pomocí process mining mohou týmy zjistit, jak často a z jakých důvodů dochází k částečným platbám v různých zákaznických segmentech. ProcessMind ukáže, jakými cestami faktury procházejí, a pomůže zjednodušit upomínání i vyrovnání zbývajících částek. Zároveň odhalí vzorce, které vedou k úplnému uhrazení.

Pokud zákazníci nevyužívají slevy za včasnou platbu, může to znamenat, že fakturace probíhá příliš pomalu a zákazníci nestihnou zaplatit včas. Nevyužitá sleva snižuje motivaci k rychlé platbě, prodlužuje peněžní cyklus a může ukazovat na hlubší problémy s doručováním a zpracováním faktur. Zákazníkům navíc vznikají vyšší náklady.

ProcessMind porovnává nárok na slevu se skutečnými časy plateb a ukazuje, kde proces nestíhá stanovené lhůty. Tým pro správu pohledávek může zjistit, zda zpoždění způsobují interní schválení, nebo chování zákazníků. Podle toho lze upravit postupy a podpořit rychlejší úhradu.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Zkrácení doby od vystavení faktury po její úplné uhrazení zlepšuje pracovní kapitál a likviditu. ProcessMind analyzuje celý cyklus od faktury po inkaso a ukazuje konkrétní zákaznické segmenty nebo fáze procesu, ve kterých dochází ke zpoždění. Díky tomu můžete cíleně zasáhnout a urychlit peněžní tok.

Dlouhé řešení reklamací blokuje příjmy, zhoršuje vztahy se zákazníky a zvyšuje riziko nedobytných pohledávek. ProcessMind zobrazuje průběh reklamačních případů a odhaluje opakující se kroky i zpoždění při předávání mezi odděleními. Týmy tak mohou rychleji vyřešit nesrovnalosti a uvolnit blokované platby.

Ruční párování plateb s fakturami je pracné a náchylné k chybám. ProcessMind odhalí příčiny neúspěšného párování, například nejednotné referenční údaje. Můžete tak upravit pravidla automatizace a zvýšit podíl plateb zpracovaných bez ručního zásahu.

Časté vystavování dobropisů obvykle ukazuje na problémy s přesností fakturace nebo vyřízením objednávek. Platforma sleduje příčiny těchto úprav a pomáhá vám odhalit a odstranit problémy přímo u zdroje. Faktury tak budou správné hned napoprvé a ubude administrativní práce spojené s opravami.

Každé zpoždění mezi vytvořením a odesláním faktury zbytečně prodlužuje platební cyklus. ProcessMind měří prodlevy ve fakturačním procesu a odhaluje technické i procesní překážky. Zákazníci tak mohou dostat faktury bez zbytečného čekání a lhůta splatnosti začne běžet dříve.

Zákazníci často nedodržují dohodnuté platební podmínky, což dodavatelům přináší skryté náklady. ProcessMind porovnává skutečná data plateb se smluvními podmínkami, odhaluje opakující se odchylky a pomáhá úvěrovým týmům vymáhat dohodnuté podmínky nebo jednat o jejich změně se zákazníky, kteří pravidelně platí pozdě.

Nejednotné zpracování nedoplatků vede k nejasnostem a komplikuje zákaznickou zkušenost. ProcessMind analyzuje, jak se částečné platby odchylují od obvyklého postupu, a odhaluje ruční obcházení pravidel. Pomůže vám nastavit jednotný postup, který zjednoduší uzavírání faktur a zpřesní účetní evidenci.

6 kroků ke zlepšení procesu správy pohledávek

Připojte systém a zjistěte, jak proces probíhá

Sledujte výsledky a průběžně upravujte postup

Připojte systém a zjistěte, jak proces probíhá

Co dělat

Propojte svůj ERP systém s platformou a namapujte čísla faktur, časová razítka činností a změny stavů, například Invoice Created a Payment Received.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Základ založený na datech zajistí, že analýza procesu vychází ze skutečných záznamů transakcí, nikoli ze subjektivních rozhovorů nebo odhadů.

Očekávaný výsledek

Úplný záznam událostí připravený k analýze pomocí process mining.

CO ZÍSKÁTE

Získejte přehled o celém cyklu tržeb

ProcessMind odhalí odchylky a zpoždění ve workflow inkasa a ukáže vám, kde se platby zdržují. Uvidíte, jak faktury procházejí systémem a ve kterých místech vznikají problémy.

Zmapujte všechny kroky skutečného životního cyklu faktur
Zjistěte konkrétní příčiny zpoždění plateb
Odhalte ruční přepracování a odchylky od procesu
Vyčíslete dopad úzkých míst na cash flow

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

DOLOŽENÉ VÝSLEDKY

Měřitelné zlepšení správy pohledávek

Analýza každé faktury napříč finančními systémy pomáhá organizacím odhalit skrytá úzká místa a zjednodušit cyklus vymáhání pohledávek. Uvedené výsledky ukazují zvýšení efektivity dosažené optimalizací procesů na základě dat.

0 %

Kratší doba inkasa pohledávek

Průměrné zkrácení prodlevy při platbě

Když organizace odhalí úzká místa mezi vytvořením a uhrazením faktury, mohou urychlit přeměnu pohledávek na hotovost a lépe řídit likviditu.

0 %

Vyšší podíl automatického párování

Automatizované párování bankovních výpisů

Lepší nastavení pravidel párování omezuje ruční zásahy. Bankovní výpisy lze párovat s neuhrazenými fakturami bez ruční práce.

0 days

Rychlejší řešení reklamací

Zkrácení doby řešení

Zjednodušení interních workflow a shromažďování podkladů pomáhá rychleji vyřešit sporné faktury a uvolnit zablokované peníze.

0 %

Méně chyb ve fakturaci

Méně vystavených dobropisů

Odhalení příčin chyb při prvotním vystavení faktury vede k menšímu počtu dobropisů a výrazně omezuje administrativní práci spojenou s opravami.

0 %

Lepší dodržování platebních podmínek

Častější úhrady v termínu

Lepší přehled o chování zákazníků pomáhá týmům vymáhat smluvní podmínky a odhalit segmenty, které často nedodržují termíny splatnosti.

0 days

Kratší doba odeslání faktury

Méně administrativních prodlev

Rychlejší doručení faktur zákazníkům znamená, že lhůta splatnosti začne běžet dříve. Tím se přímo zkrátí celý cyklus přeměny pohledávek na hotovost.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při nasazení v různých organizacích.

Doporučená data

Začněte s těmito základními aktivitami a atributy. Další podrobnosti můžete doplňovat postupně.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Celková peněžní hodnota faktury.

Proč je to důležité

Důležitý pro analýzu finančního dopadu a stanovení priorit při vymáhání pohledávek s vysokou hodnotou.

Datum, do kterého se očekává úhrada faktury zákazníkem.

Proč je to důležité

Základ pro výpočet stáří pohledávek, prodlení a dodržování platebních podmínek.

Název subjektu nebo organizace odpovědné za fakturu.

Proč je to důležité

Umožňuje analýzu na úrovni zákaznických účtů a identifikaci problémových plátců.

Interní divize, dceřiná společnost nebo kód společnosti, která fakturu vystavila.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních divizí.

Datum, kdy byla faktura plně uhrazena nebo započtena.

Proč je to důležité

Nezbytný pro výpočet doby průchodu a skutečného ukazatele DSO.

Dohodnuté podmínky určující termín splatnosti.

Proč je to důležité

Doplňuje kontext k datu splatnosti a pomáhá analyzovat dodržování platebních podmínek.

Kategorie nebo kód vysvětlující, proč zákazník fakturu reklamuje.

Proč je to důležité

Pomáhá odhalit hlavní příčiny prodlev v platbách a opakované práce.

Příznak označující, zda byla aktivita provedena bez zásahu člověka.

Proč je to důležité

Důležitý pro měření digitalizace a míry automatizace procesů.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Prvotní vytvoření záznamu faktury ve finančním systému, kterým vzniká pohledávka. Tato událost označuje oficiální začátek cyklu vymáhání a slouží jako výchozí bod pro výpočet doby po splatnosti.

Proč je to důležité

Tato událost je výchozím bodem celého procesu. Určuje počáteční čas pro výpočet doby průchodu procesem i doby inkasa pohledávek.

Odeslání fakturačního dokladu zákazníkovi e-mailem, poštou, přes EDI nebo portál. Tím se platební povinnost předává zákazníkovi.

Proč je to důležité

Výpočet prodlevy mezi vytvořením a odesláním faktury pomáhá odhalit interní zpoždění, která zpomalují peněžní tok.

Vypočítaný milník, který označuje, že aktuální datum překročilo dohodnutý termín splatnosti a faktura zůstává neuhrazená. Událost zachycuje přechod z běžného stavu do stavu po splatnosti.

Proč je to důležité

Tento údaj je důležitý pro analýzu včasných plateb a spuštění postupů upomínání.

Vytvoření formálního případu nebo kódu důvodu, který označuje, že zákazník zpochybňuje platnost nebo částku faktury. Tím se obvykle pozastaví běžné vymáhání pohledávky.

Proč je to důležité

Pomáhá odhalit úzká místa v procesu a vyčíslit ohrožené příjmy kvůli chybám ve fakturaci nebo problémům s kvalitou.

Vystavení dobropisu, který snižuje zůstatek faktury. Často jde o finanční důsledek oprávněné reklamace, vrácení zboží nebo dodatečné slevy.

Proč je to důležité

Tento údaj je důležitý pro analýzu výpadků příjmů, kvality fakturace a příčin neuhrazených pohledávek.

Zaznamenání příchozí platby přiřazené k faktuře. Jde o hlavní cíl procesu správy pohledávek.

Proč je to důležité

Nejdůležitější událost pro výpočet doby inkasa pohledávek a posouzení stavu peněžního toku.

Konečná změna stavu, při které se neuhrazený zůstatek faktury sníží na nulu. Může k ní dojít úplnou platbou, použitím dobropisu nebo odpisem.

Proč je to důležité

Označuje úplný konec případu v systému a slouží k výpočtu celkové doby průchodu procesem.

Chcete-li získat doporučení dat na míru, vyberte konkrétní proces.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining funguje v procesu správy pohledávek?

Process mining získává data o událostech z vašeho finančního systému a rekonstruuje celý průběh faktury od jejího vytvoření až po konečné uhrazení. Pomocí čísla faktury jako jedinečného identifikátoru zmapuje všechny činnosti a změny stavů. Ukáže tak, jak transakce vaší organizací skutečně procházejí.

Jaká data potřebujete k zahájení analýzy pohledávek?

Je třeba získat záznamy činností s jedinečným identifikátorem případu, například číslem faktury, časovými razítky a názvy provedených činností. Obvykle jde o události, jako je vystavení faktury, přijetí platby, otevření reklamace a konečné vyrovnání. Z těchto údajů nástroj sestaví chronologický přehled událostí.

Může process mining pomoci zkrátit dobu inkasa pohledávek?

Ano. Nástroj odhalí konkrétní překážky, které zpožďují platby, například dlouhou dobu mezi vystavením a odesláním faktury nebo neefektivní workflow vymáhání pohledávek. Když finanční týmy tato úzká místa uvidí, mohou cíleně upravit proces a urychlit peněžní tok. Mohou tak například usilovat o zkrácení doby inkasa pohledávek o 15 %.

Jak se tento přístup liší od standardních přehledů v našem současném systému?

Standardní přehledy ukazují statický stav pohledávek po splatnosti nebo celkovou dlužnou částku. Process mining naproti tomu odhalí, jak se transakce mezi jednotlivými stavy skutečně pohybují. Ukáže i nelineární průběh, například opakované vystavování dobropisů nebo složité řetězce částečných plateb, které běžné dashboardy často nezachytí.

Jak process mining pomáhá odstraňovat úzká místa při řešení reklamací?

Software sleduje každou reklamovanou fakturu a ukazuje, kde se její řešení zastavilo. Může čekat například na interní ověření nebo na vyjádření zákazníka. Tento přehled pomáhá zjistit, zda zpoždění způsobují konkrétní oddělení nebo typy faktur. Týmy pak mohou sjednotit postupy řešení a rychleji vyrovnat sporné částky.

Jak můžeme tyto poznatky využít ke zvýšení podílu automaticky spárovaných plateb?

Process mining analyzuje konkrétní kroky, při kterých je nutný ruční zásah, a odhaluje, proč se některé platby nespárují automaticky. Vzorce opakované ruční práce ukážou, kde je třeba upravit pravidla párování nebo zlepšit kvalitu příchozích dat, aby se více plateb zaúčtovalo bez ručního zásahu.

Za jak dlouho obvykle získáme první poznatky z analýzy?

Většina organizací může zobrazit první mapy procesů do čtyř až šesti týdnů od připojení zdrojového systému a dokončení mapování dat. V této úvodní fázi se analýza zaměřuje na oblasti s největším dopadem, například na nejčastější příčiny zpoždění plateb nebo ručních úprav při vyrovnávání.

Jak jsou při analýze chráněny citlivé finanční údaje a informace o zákaznících?

Při získávání dat lze citlivé údaje o zákaznících maskovat nebo pseudonymizovat. Vzorce v procesu přitom zůstanou viditelné. Bezpečnostní opatření se obvykle nastavují tak, aby vyhovovala interním finančním auditům i mezinárodním předpisům na ochranu osobních údajů. Analýza se tak může zaměřit na efektivitu procesu.

Zlepšete pracovní kapitál díky efektivnější správě pohledávek

Snižte DSO a zefektivněte inkaso pomocí analýz v reálném čase

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Funguje s jakýmkoli ERP.