> Cải tiến quy trình liên tục > Khoản phải thu

Cải thiện quy trình phải thu

Hướng dẫn đơn giản gồm 6 bước để tối ưu quy trình làm việc

Tải mẫu dữ liệu

Khoản phải thu

Hệ thống chung

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(8)Mục tiêu(7)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu hóa khoản phải thu để thu tiền nhanh hơn

Nền tảng giúp bạn phát hiện các điểm nghẽn khó thấy và những kiểu thanh toán trễ trong dữ liệu. Phân tích vòng đời hóa đơn giúp bạn xác định vì sao một số bước mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Dựa vào những thông tin này để tinh gọn hoạt động vận hành và cải thiện dòng tiền.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Tối ưu hóa khoản phải thu để thu tiền nhanh hơn

Trong bối cảnh tài chính hiện nay, duy trì dòng tiền ổn định là yếu tố sống còn với mọi tổ chức muốn phát triển bền vững. Giải pháp process mining cho khoản phải thu giúp bạn theo dõi toàn bộ chu kỳ lập hóa đơn, từ lúc tạo hóa đơn đến khi khoản thanh toán được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách. ProcessMind khai thác dữ liệu sẵn có trong ERP để lập bản đồ từng bước xử lý của mỗi Invoice Number. Thay vì chỉ xem báo cáo tĩnh, bạn có thể theo dõi dòng tiền thực tế trong doanh nghiệp và hiểu không chỉ điều gì đang xảy ra mà còn vì sao quy trình tài chính bị chậm. Dù bạn dùng một hệ thống toàn cầu hay nhiều nền tảng riêng theo khu vực, công cụ của chúng tôi kết hợp dữ liệu để tạo một bức tranh thống nhất, sát với thực tế tài chính. Đây là bước đầu tiên để bộ phận tài chính chuyển từ vai trò trung tâm chi phí sang đóng góp giá trị chiến lược.

Nhiều tổ chức gặp những điểm nghẽn khó thấy khiến số ngày thu tiền bình quân (DSO) tăng cao. Nguyên nhân thường là các cách xử lý thủ công ngoài quy trình, chu kỳ giải quyết tranh chấp kéo dài hoặc khách hàng thanh toán không nhất quán, những vấn đề mà bảng tính thông thường khó phát hiện. Dù hệ thống nguồn được thiết lập theo cách nào, các thách thức này vẫn phổ biến ở nhiều ngành. Khi không nhìn rõ quy trình, đội ngũ của bạn có thể mất thời gian quý báu để đôn đốc các khoản thanh toán ít ưu tiên hoặc xử lý các bước phê duyệt phức tạp làm kéo dài chu kỳ thu tiền. Việc tuân thủ chính sách cũng có thể gặp rủi ro nếu điều khoản thanh toán hoặc chiết khấu bị điều chỉnh thủ công mà không được giám sát đầy đủ, dẫn đến thất thoát doanh thu và rủi ro kiểm toán. Hiểu rõ những trở ngại này là bước đầu để xây dựng quy trình từ cấp tín dụng đến thu tiền vững chắc và hiệu quả hơn, bảo vệ lợi nhuận và duy trì hoạt động ổn định.

Phân tích dữ liệu bằng ProcessMind giúp bạn xác định chính xác những khâu phát sinh trở ngại. Bạn có thể tìm ra các sai lệch so với quy trình vận hành tiêu chuẩn gây chậm thanh toán và đo lường tác động tài chính của từng điểm nghẽn. Nền tảng cho phép bạn so sánh các khu vực, nhóm khách hàng hoặc đơn vị kinh doanh để tìm cách làm hiệu quả có thể áp dụng rộng rãi. Bạn sẽ biết khách hàng nào thường xuyên thanh toán trễ, loại tranh chấp nào mất nhiều thời gian giải quyết nhất và khâu nào có thể tự động hóa để giảm công việc thủ công. Ngoài các con số, process mining còn giúp bạn hiểu rõ tình trạng quan hệ với khách hàng. Tranh chấp thường xuyên và thời gian xử lý kéo dài có thể là dấu hiệu của vấn đề trong giao tiếp hoặc dữ liệu chủ không chính xác. Khi theo dõi được toàn bộ vòng đời của một Invoice Number, bạn có thể nhận ra những mẫu hình trong đó một số sản phẩm hoặc dịch vụ thường gây trở ngại cho việc thanh toán. Nhờ vậy, đội ngũ có thể xử lý nguyên nhân gốc rễ, từ lỗi hậu cần đến sai lệch trên hóa đơn, trước khi ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Bắt đầu triển khai process mining rất đơn giản và phù hợp với hạ tầng công nghệ hiện có của bạn. Trước tiên, hãy trích xuất các điểm dữ liệu chính từ ERP, chẳng hạn ngày chứng từ, ngày ghi sổ, ngày thanh toán bù trừ và Invoice Number tương ứng với từng giao dịch. Mẫu dữ liệu của chúng tôi nêu rõ các trường cần thiết để tạo mô hình quy trình đáng tin cậy. Ánh xạ dữ liệu nội bộ theo mẫu, tải lên ProcessMind và bắt đầu trực quan hóa quy trình khoản phải thu chỉ trong vài phút. Cách làm linh hoạt này giúp tổ chức nâng cao hiệu quả tài chính và minh bạch hoạt động, bất kể hệ thống nguồn phức tạp hay đã cũ đến đâu. Chúng tôi giúp bạn khai thác giá trị ẩn trong nhật ký giao dịch, biến dữ liệu thô thành thông tin có thể hành động để tạo kết quả và duy trì sức khỏe tài chính lâu dài cho doanh nghiệp.

Khoản phải thu Dòng tiền Process mining Tối ưu hóa tài chính Thu hồi công nợ Lập hóa đơn Quản lý khoản phải thu Từ đơn hàng đến thu tiền Thu doanh thu Thanh toán hóa đơn

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Số ngày thu tiền bình quân quá cao khiến vốn quan trọng bị ứ đọng và hạn chế cơ hội phát triển kinh doanh. Khi khách hàng thường xuyên thanh toán trễ, tổ chức đối mặt với rủi ro thanh khoản và chi phí vay cao hơn để duy trì hoạt động. Tác động này càng lớn trong môi trường lãi suất cao. Vấn đề thường bắt nguồn từ việc không biết chính xác khâu nào trong vòng đời hóa đơn gây chậm trễ lâu nhất.

ProcessMind trực quan hóa toàn bộ vòng đời hóa đơn để xác định chính xác nơi xảy ra chậm trễ. Bằng cách phân tích thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi thanh toán bù trừ, người dùng có thể tìm ra nhóm khách hàng hoặc khu vực góp phần lớn nhất làm DSO tăng cao. Từ đó, bạn có thể cải tiến quy trình có trọng tâm và xây dựng chiến lược thu hồi công nợ hiệu quả hơn.

Tranh chấp với khách hàng thường kéo dài nhiều tuần chưa được giải quyết do chưa rõ ai phụ trách hoặc thiếu hồ sơ. Việc chậm trễ khiến doanh nghiệp thu tiền không đúng hạn và tiêu tốn nhiều tài nguyên hành chính của bộ phận tài chính, khi nhân viên mất hàng giờ tìm dữ liệu cũ. Tranh chấp chưa được xử lý cũng làm tổn hại quan hệ với khách hàng và có thể khiến khoản nợ không thể thu hồi nếu không giải quyết kịp thời.

Nền tảng theo dõi thời gian xử lý từng vụ tranh chấp, từ lúc mở đến khi giải quyết xong, giúp quản lý phát hiện các điểm nghẽn mang tính hệ thống trong quy trình rà soát. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra việc xử lý tranh chấp có đáp ứng các mốc thời gian nội bộ hay không, giảm đáng kể thời gian tiền bị giữ trong các hóa đơn đang tranh chấp.

Đối chiếu thủ công sao kê ngân hàng với các hóa đơn chưa thanh toán tốn nhiều công sức, dễ gây sai sót và khiến tiền thu về chưa được phân bổ. Khi khoản thanh toán chưa được ghi nhận kịp thời, hạn mức tín dụng của khách hàng không chính xác. Điều này có thể cản trở đơn hàng mới và gây căng thẳng không cần thiết giữa bộ phận bán hàng và tài chính. Công việc thủ công còn khiến đội ngũ tài chính không thể tập trung vào các nhiệm vụ phân tích có giá trị cao hơn.

ProcessMind phân tích các hoạt động trước khi hóa đơn được tất toán để xác định tỷ lệ thanh toán qua các bước tự động và thủ công. Nền tảng chỉ ra những trường hợp cần can thiệp thủ công nhiều nhất, giúp bạn điều chỉnh cấu hình phù hợp và tăng tỷ lệ tự động xử lý sao kê ngân hàng thành công.

Việc phát hành giấy báo có hoặc điều chỉnh hóa đơn sau khi gửi cho khách hàng thường cho thấy dữ liệu chưa chính xác hoặc có sai sót trong lập hóa đơn. Những điều chỉnh này ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và khiến một giao dịch phải xử lý hai lần, làm tăng gấp đôi chi phí hành chính cho chu kỳ lập hóa đơn. Việc thường xuyên phải làm lại cũng làm giảm độ tin cậy của báo cáo và dự báo tài chính.

ProcessMind theo dõi số lần phát hành giấy báo có so với lần lập hóa đơn ban đầu để tìm nguyên nhân gốc rễ khiến quy trình phải làm lại trong quy trình khoản phải thu. Nhờ đó, các nhóm có thể sửa lỗi từ trước, chẳng hạn trong đơn hàng bán hoặc dữ liệu chủ, trước khi hóa đơn được tạo. Kết quả là tỷ lệ xử lý đúng ngay từ lần đầu cao hơn.

Đội ngũ thu hồi công nợ thường không có dữ liệu rõ ràng để biết hoạt động nào giúp khách hàng thanh toán nhanh nhất. Khi không nắm được hiệu quả của từng nhân viên hay tác động của các lời nhắc, doanh nghiệp có thể lãng phí tài nguyên vào những khoản nợ ít ưu tiên, trong khi hóa đơn rủi ro cao ngày càng quá hạn. Thiếu chiến lược dựa trên dữ liệu khiến việc thu hồi công nợ chỉ mang tính đối phó, làm dòng tiền thiếu ổn định.

ProcessMind cho bạn cái nhìn rõ ràng về quy trình thu hồi công nợ bằng cách đối chiếu từng lời nhắc và cam kết thanh toán với ngày tất toán thực tế. Quản lý có thể dựa trên kết quả thực tế để điều chỉnh chiến lược, giúp nhân viên tập trung vào những khách hàng và hoạt động mang lại hiệu quả cao nhất.

Chỉ cần chậm gửi hóa đơn cho khách hàng một chút cũng có thể làm lùi ngày thanh toán và kéo dài chu kỳ tiền mặt. Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng xử lý nội bộ chậm, từ lúc tạo hóa đơn trong hệ thống đến khi hóa đơn thực sự đến tay khách hàng. Nếu hóa đơn nằm trong hàng đợi nhiều ngày, thời hạn thanh toán vẫn chưa bắt đầu, đồng nghĩa với việc khách hàng được hưởng tín dụng miễn phí.

ProcessMind theo dõi khoảng thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi gửi để phát hiện những vướng mắc tiềm ẩn trong quy trình lập hóa đơn. Rút ngắn thời gian chờ nội bộ giúp thời hạn thanh toán bắt đầu sớm hơn, đẩy nhanh dòng tiền và đảm bảo khách hàng nhận hóa đơn khi giao dịch vẫn còn mới.

Thanh toán một phần làm tăng đáng kể khối lượng công việc hành chính vì hóa đơn vẫn còn mở và cần được đối chiếu thủ công. Việc xử lý phức tạp này thường khiến số dư quá hạn tích tụ, khó theo dõi và giải quyết. Phần tiền còn thiếu cũng dễ phát sinh tranh chấp mới hoặc gây nhầm lẫn về điều khoản ban đầu. Công sức bỏ ra để đòi những khoản dư nhỏ thường không tương xứng với giá trị thu hồi.

Với process mining, các nhóm có thể xác định tần suất và nguyên nhân thanh toán một phần ở từng nhóm khách hàng. ProcessMind cho thấy các hóa đơn này đi qua những bước nào, giúp đơn giản hóa việc theo dõi và tất toán số dư còn lại bằng cách phát hiện các kiểu xử lý thường dẫn đến thanh toán đầy đủ.

Khi khách hàng không tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, có thể quy trình lập hóa đơn đang quá chậm để họ kịp thanh toán. Cơ hội bị bỏ lỡ làm giảm động lực trả tiền sớm, kéo dài chu kỳ tiền mặt và có thể cho thấy những bất cập sâu hơn trong cách khách hàng nhận và xử lý hóa đơn. Khách hàng cũng phải chịu chi phí thực tế cao hơn.

ProcessMind đối chiếu điều kiện được hưởng chiết khấu với thời điểm thanh toán thực tế để tìm ra những khâu không đáp ứng thời hạn chiết khấu. Nền tảng giúp đội ngũ khoản phải thu xác định nguyên nhân chậm trễ đến từ khâu phê duyệt nội bộ hay hành vi của khách hàng, từ đó điều chỉnh quy trình để khuyến khích thanh toán sớm hơn.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Rút ngắn thời gian từ khi phát hành hóa đơn đến khi tất toán giúp cải thiện vốn lưu động và khả năng thanh khoản. ProcessMind phân tích toàn bộ chu kỳ từ hóa đơn đến thu tiền để xác định nhóm khách hàng hoặc công đoạn gây chậm trễ, giúp bạn đưa ra biện pháp phù hợp nhằm đẩy nhanh dòng tiền.

Thời gian xử lý tranh chấp kéo dài khiến doanh thu bị giữ lại, làm khách hàng không hài lòng và tăng nguy cơ nợ xấu. Bằng cách trực quan hóa toàn bộ vòng đời của các vụ tranh chấp, ProcessMind phát hiện những vòng lặp lặp đi lặp lại và thời gian chờ khi chuyển giao giữa các bộ phận. Nhờ đó, các nhóm có thể xử lý sai lệch nhanh hơn và giải phóng khoản thanh toán đang bị giữ.

Đối chiếu thủ công khoản thanh toán với hóa đơn tốn nhiều công sức và dễ sai sót. ProcessMind chỉ ra nguyên nhân gốc rễ khiến việc đối chiếu thất bại, chẳng hạn dữ liệu tham chiếu không nhất quán. Nhờ đó, bạn có thể tinh chỉnh quy tắc tự động hóa và tăng tỷ lệ xử lý tự động từ đầu đến cuối mà không cần can thiệp thủ công.

Việc thường xuyên phát hành giấy báo có thường cho thấy vấn đề từ khâu trước, như lập hóa đơn sai hoặc thực hiện đơn hàng không đúng. Nền tảng theo dõi nguyên nhân dẫn đến các điều chỉnh này, giúp bạn tìm và xử lý vấn đề ngay từ gốc. Nhờ vậy, hóa đơn chính xác ngay từ lần đầu và giảm công việc hành chính phải làm lại.

Mọi chậm trễ từ lúc tạo đến lúc gửi hóa đơn đều kéo dài chu kỳ thanh toán không cần thiết. ProcessMind đo thời gian chờ trong quy trình lập hóa đơn để phát hiện vướng mắc về kỹ thuật hoặc cách làm. Nhờ đó, khách hàng nhận hóa đơn sớm hơn và thời hạn thanh toán bắt đầu nhanh hơn.

Khách hàng thường thanh toán muộn hơn thời hạn đã thỏa thuận, khiến nhà cung cấp phát sinh chi phí khó thấy. Bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế với điều khoản hợp đồng, ProcessMind phát hiện những trường hợp chậm trả có tính lặp lại, giúp đội ngũ tín dụng thực thi thỏa thuận hoặc đàm phán lại điều khoản với khách hàng thường xuyên trả muộn.

Xử lý các khoản thanh toán thiếu không nhất quán dễ gây nhầm lẫn và làm trải nghiệm khách hàng thêm phức tạp. ProcessMind phân tích những điểm khác biệt giữa cách xử lý thanh toán một phần thực tế và quy trình chuẩn để phát hiện các cách làm thủ công ngoài quy trình. Từ đó, bạn có thể thiết lập luồng xử lý nhất quán, đơn giản hóa việc tất toán và cải thiện độ chính xác của sổ cái.

6 bước cải tiến quy trình khoản phải thu

Kết nối và khám phá

Sơ đồ hóa quy trình

Tìm điểm nghẽn

Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Thiết kế cải tiến

Theo dõi và điều chỉnh

Kết nối và khám phá

Việc cần làm

Kết nối ERP với nền tảng bằng cách ánh xạ số hóa đơn, dấu thời gian hoạt động và các thay đổi trạng thái như Invoice Created và Payment Received.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Xây dựng nền tảng dựa trên dữ liệu thực tế giúp phân tích quy trình dựa vào nhật ký giao dịch, thay vì ý kiến chủ quan từ phỏng vấn hay phỏng đoán.

Kết quả dự kiến

Nhật ký sự kiện đầy đủ, sẵn sàng cho phân tích process mining.

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC GÌ

Nắm rõ toàn bộ chu trình doanh thu

ProcessMind phát hiện mọi sai lệch và chậm trễ trong quy trình thu hồi công nợ, giúp bạn xác định cách đẩy nhanh thanh toán. Bạn sẽ thấy chính xác hóa đơn đi qua hệ thống như thế nào và vướng mắc phát sinh ở đâu.

Sơ đồ hóa từng bước trong vòng đời hóa đơn thực tế
Xác định nguyên nhân cụ thể khiến thanh toán chậm
Phát hiện việc làm lại thủ công và các sai lệch trong quy trình
Đo lường tác động của điểm nghẽn đến dòng tiền

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ ĐÃ ĐƯỢC KIỂM CHỨNG

Cải thiện khoản phải thu bằng số liệu cụ thể

Phân tích từng số hóa đơn trên các hệ thống tài chính giúp doanh nghiệp phát hiện điểm nghẽn tiềm ẩn và tinh gọn chu kỳ thu hồi công nợ. Những kết quả này cho thấy hiệu quả đạt được nhờ tối ưu hóa quy trình dựa trên dữ liệu.

0 %

Giảm số ngày thu tiền bình quân

Mức giảm trung bình của thời gian chậm thanh toán

Bằng cách tìm điểm nghẽn từ lúc tạo hóa đơn đến khi tất toán, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi thành tiền và quản lý thanh khoản hiệu quả hơn.

0 %

Tăng tỷ lệ tự động đối chiếu

Tự động đối chiếu ngân hàng

Tối ưu hóa logic đối chiếu giúp giảm can thiệp thủ công, cho phép đối chiếu sao kê ngân hàng với các hóa đơn chưa thanh toán mà không cần người xử lý.

0 days

Giải quyết tranh chấp nhanh hơn

Rút ngắn chu kỳ giải quyết

Tinh gọn quy trình làm việc nội bộ và khâu thu thập bằng chứng giúp giải quyết nhanh các hóa đơn đang tranh chấp, qua đó khơi thông dòng tiền bị đình trệ.

0 %

Giảm tỷ lệ sai sót khi lập hóa đơn

Giảm số lượng giấy báo có

Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sai sót ngay khi tạo hóa đơn giúp giảm số giấy báo có và đáng kể khối lượng công việc hành chính phải làm lại.

0 %

Tuân thủ điều khoản tốt hơn

Thanh toán đúng hạn nhiều hơn

Nắm rõ hơn hành vi của khách hàng giúp các nhóm thực thi điều khoản hợp đồng và xác định những nhóm thường xuyên trễ hạn thanh toán.

0 days

Rút ngắn thời gian gửi hóa đơn

Giảm thời gian chậm trễ do xử lý hành chính

Gửi hóa đơn đến khách hàng sớm hơn giúp thời hạn thanh toán bắt đầu sớm hơn, trực tiếp rút ngắn chu kỳ chuyển đổi tiền mặt.

Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy ở nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với các hoạt động và thuộc tính cốt lõi này, rồi bổ sung chi tiết khi cần.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Quan trọng để phân tích ảnh hưởng tài chính và ưu tiên thu hồi các khoản giá trị cao.

Ngày khách hàng dự kiến phải thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Mốc để tính thời gian quá hạn, tình trạng chậm thanh toán và mức độ tuân thủ hạn thanh toán.

Tên cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích ở cấp tài khoản và xác định khách hàng thường xuyên chậm thanh toán.

Bộ phận, công ty con hoặc mã công ty nội bộ phát hành hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh hiệu suất giữa các bộ phận trong tổ chức.

Ngày hóa đơn được thanh toán đầy đủ hoặc bù trừ.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để tính thời gian xử lý và số ngày phải thu bình quân thực tế.

Các điều kiện đã thỏa thuận, quy định thời điểm đến hạn thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung thông tin cho Ngày đến hạn và hỗ trợ phân tích việc tuân thủ điều khoản.

Nhóm hoặc mã giải thích lý do khách hàng tranh chấp hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tìm nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán và phát sinh công việc làm lại.

Cờ cho biết hoạt động có được thực hiện mà không cần con người can thiệp hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Quan trọng để đo lường chuyển đổi số và tỷ lệ tự động hóa quy trình.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Tạo bản ghi hóa đơn ban đầu trong hệ thống tài chính, qua đó ghi nhận khoản phải thu. Sự kiện này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu chu kỳ thu hồi công nợ và làm mốc tính thời gian quá hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện mốc của toàn bộ quy trình, xác định thời điểm bắt đầu để tính thời gian chu kỳ và số ngày thu tiền bình quân.

Gửi chứng từ thanh toán cho khách hàng qua email, bản in, EDI hoặc cổng thông tin. Đây là thời điểm chuyển nghĩa vụ thanh toán cho khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Tính khoảng thời gian từ lúc tạo đến lúc gửi giúp phát hiện chậm trễ trong xử lý nội bộ làm ảnh hưởng đến dòng tiền.

Mốc được tính khi ngày hiện tại đã qua ngày đến hạn theo điều khoản thanh toán nhưng hóa đơn vẫn chưa tất toán. Sự kiện này đánh dấu thời điểm hóa đơn chuyển từ chưa quá hạn sang quá hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích tỷ lệ thanh toán đúng hạn và kích hoạt các chiến lược nhắc nợ.

Tạo vụ việc chính thức hoặc mã lý do cho biết khách hàng không đồng ý với tính hợp lệ hoặc số tiền trên hóa đơn. Việc này thường tạm dừng các hoạt động thu hồi công nợ thông thường.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình và ước tính doanh thu có nguy cơ bị ảnh hưởng do sai sót khi lập hóa đơn hoặc vấn đề về chất lượng.

Phát hành giấy báo có để giảm số dư hóa đơn. Đây thường là kết quả tài chính của một tranh chấp hợp lệ, hàng trả lại hoặc khoản chiết khấu hồi tố.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích thất thoát doanh thu, chất lượng lập hóa đơn và nguyên nhân gốc rễ của việc không thanh toán.

Ghi nhận khoản tiền khách hàng chuyển đến và phân bổ cho hóa đơn. Đây là mục tiêu chính của quy trình khoản phải thu.

Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện quan trọng nhất để tính số ngày thu tiền bình quân (DSO) và đánh giá tình hình dòng tiền.

Thay đổi trạng thái cuối cùng khi số dư chưa thanh toán của hóa đơn về 0. Việc này có thể xảy ra sau khi thanh toán đầy đủ, phân bổ khoản ghi có hoặc xóa nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu thời điểm kết thúc hoàn toàn của vụ việc trong hệ thống và được dùng để tính tổng thời gian xử lý quy trình.

Để nhận đề xuất dữ liệu phù hợp với nhu cầu, hãy chọn quy trình cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining hoạt động như thế nào với quy trình khoản phải thu?

Process mining trích xuất dữ liệu sự kiện từ hệ thống tài chính để dựng lại toàn bộ vòng đời của hóa đơn, từ lúc tạo đến khi tất toán. Dùng số hóa đơn làm mã định danh duy nhất, công cụ lập bản đồ mọi hoạt động và thay đổi trạng thái để cho thấy giao dịch thực sự diễn ra như thế nào trong doanh nghiệp.

Cần những dữ liệu cụ thể nào để bắt đầu phân tích khoản phải thu?

Bạn cần trích xuất nhật ký hoạt động có mã định danh duy nhất cho từng trường hợp, chẳng hạn số hóa đơn, cùng dấu thời gian và tên các thao tác đã thực hiện. Dữ liệu thường gồm các sự kiện như phát hành hóa đơn, nhận thanh toán, mở tranh chấp và đối chiếu cuối cùng. Từ đó, công cụ có thể sắp xếp các sự kiện theo trình tự thời gian.

Process mining có thể giúp doanh nghiệp giảm số ngày thu tiền bình quân không?

Có. Công cụ xác định chính xác những khâu gây chậm thanh toán, chẳng hạn thời gian gửi hóa đơn kéo dài hoặc quy trình thu hồi công nợ kém hiệu quả. Khi nhìn rõ các điểm nghẽn này, đội ngũ tài chính có thể thực hiện cải tiến phù hợp để đẩy nhanh dòng tiền và đạt mục tiêu như giảm 15% số ngày thu tiền bình quân.

Cách tiếp cận này khác gì so với các báo cáo tiêu chuẩn trong hệ thống hiện tại?

Báo cáo tiêu chuẩn cung cấp ảnh chụp tĩnh về số dư quá hạn hoặc tổng số tiền chưa thu, còn process mining cho thấy các khoản tiền chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác như thế nào. Công cụ làm rõ những luồng xử lý không theo tuyến tính, chẳng hạn phát hành giấy báo có nhiều lần hoặc chuỗi thanh toán một phần phức tạp, vốn thường không xuất hiện trong các bảng điều khiển truyền thống.

Process mining giúp xử lý điểm nghẽn trong chu kỳ giải quyết tranh chấp như thế nào?

Phần mềm theo dõi từng hóa đơn bị tranh chấp để cho thấy chúng bị đình trệ ở đâu, chẳng hạn đang chờ xác nhận nội bộ hay phản hồi từ khách hàng. Thông tin rõ ràng này giúp xác định bộ phận hoặc loại hóa đơn nào gây chậm trễ, từ đó chuẩn hóa các bước xử lý và tất toán khoản tiền đang tranh chấp nhanh hơn.

Làm thế nào để dùng những thông tin này nhằm tăng tỷ lệ tự động phân bổ tiền thu?

Bằng cách phân tích những bước cần can thiệp thủ công, process mining giúp xác định vì sao một số khoản thanh toán không được đối chiếu tự động. Công cụ phát hiện các kiểu làm lại thủ công, qua đó cho thấy bạn cần điều chỉnh quy tắc đối chiếu hay cải thiện chất lượng dữ liệu đầu vào để tăng tỷ lệ ghi nhận thanh toán tự động.

Thông thường mất bao lâu để có những thông tin phân tích đầu tiên?

Hầu hết doanh nghiệp có thể xem sơ đồ quy trình ban đầu trong vòng 4 đến 6 tuần sau khi kết nối với hệ thống nguồn và hoàn tất ánh xạ dữ liệu. Giai đoạn đầu tập trung vào những vấn đề có tác động lớn, như nguyên nhân phổ biến nhất gây chậm thanh toán hoặc điều chỉnh thủ công trong quá trình tất toán.

Thông tin tài chính và khách hàng nhạy cảm được bảo vệ như thế nào trong quá trình phân tích?

Dữ liệu có thể được che hoặc giả danh trong quá trình trích xuất để bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng, đồng thời vẫn giữ được các mẫu hình của quy trình. Doanh nghiệp thường áp dụng các quy trình bảo mật để đáp ứng yêu cầu kiểm toán tài chính nội bộ và quy định quốc tế về quyền riêng tư dữ liệu, giúp tập trung phân tích vào hiệu quả quy trình.

Cải thiện vốn lưu động với quy trình phải thu hiệu quả hơn ngay hôm nay

Giảm DSO và tinh gọn quy trình thu hồi công nợ bằng phân tích dữ liệu theo thời gian thực

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Dùng được với mọi ERP.