Zlepšete proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Proč optimalizovat proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení?

Proces Record to Report (R2R), tedy uzávěrka období a odsouhlasení, tvoří základ finančního výkaznictví každé organizace. Zahrnuje řadu důležitých činností od zahájení uzávěrky až po sestavení a schválení účetních výkazů. I když pokročilé systémy, jako je BlackLine, automatizují řadu úkonů spojených s finanční uzávěrkou, organizace se stále potýkají s problémy, které snižují efektivitu, přesnost a shodu.

Neefektivní postupy mohou mít výrazný dopad na podnikání. Vedou například ke zpoždění účetních výkazů, nepřesnému vykazování a vyšším rizikům v oblasti shody. Dlouhá uzávěrka oddaluje podklady pro strategická rozhodnutí. Ruční zásahy a opakování práce zvyšují provozní náklady, často také přesčasy a riziko sankcí za nedodržení termínů. Náklady na neefektivní finanční uzávěrku se neomezují na peníze. Ovlivňují také důvěru zainteresovaných stran a schopnost finančního týmu pružně reagovat. Pokud chcete udržet zdravé finance a efektivní provoz, je důležité vědět, jak proces Record to Report, tedy uzávěrku období a odsouhlasení, zlepšit.

Jak process mining pomáhá analyzovat uzávěrku období v R2R

Process mining nabízí datový pohled na to, jak proces Record to Report, tedy uzávěrka období a odsouhlasení, skutečně probíhá v BlackLine. Na rozdíl od tradičních metod založených na rozhovorech nebo předpokladech využívá záznamy událostí z modulů BlackLine, například Account Reconciliation, Journal Entry a Close Management. Z nich sestaví skutečný průběh procesu od začátku do konce pro každé finanční období.

Pokud jako identifikátor případu použijete finanční období, můžete sledovat všechny činnosti od „Zahájení uzávěrky období“ po „Dokončení uzávěrky období“. Přehledně zobrazíte přesné pořadí činností, odchylky od zamýšleného postupu i místa, kde vznikají prodlevy nebo se práce opakuje. Process mining umožňuje analyzovat dobu trvání jednotlivých kroků, od „Zahájení odsouhlasení rozvahového účtu“ po „Kontrolu a schválení odsouhlasení“, a odhalit úzká místa. Analýzou těchto údajů můžete najít skrytou neefektivitu, ověřit dodržování interních kontrol a získat přehled o průběhu finanční uzávěrky. To vám pomůže zkrátit dobu procesu Record to Report, tedy uzávěrky období a odsouhlasení.

Oblasti ke zlepšení, které odhalí process mining

Použití process mining na proces Record to Report v BlackLine může ukázat několik oblastí, které stojí za zlepšení:

• Úzká místa při odsouhlasení a schvalování: Zjistěte, které účty, oddělení nebo kategorie odsouhlasení opakovaně zdržují krok „Kontrola a schválení odsouhlasení“. Může jít o potřebu školení, nevhodné rozdělení zdrojů nebo složitý postup, který je třeba zjednodušit.
• Opakovaná práce a smyčky úprav: Odhalte případy, kdy po odsouhlasení často následuje „Zaúčtování opravných účetních zápisů“ nebo se pro stejné období opakuje „Zahájení odsouhlasení rozvahového účtu“. Tyto smyčky často ukazují na problémy s kvalitou dat, nejednotný sběr zdrojových dat nebo chyby při prvotním zaúčtování. Process mining pomůže dohledat jejich původ.
• Nedostatky v oblasti shody a odchylky: Ověřte, zda se všechny požadované kroky, například konkrétní schválení nebo mezifiremní odsouhlasení, provádějí ve správném pořadí a v souladu s interními pravidly. Process mining může upozornit na postupy, které nejsou v souladu s pravidly, nebo obcházejí důležité kontroly.
• Lepší rozdělení zdrojů: Když zjistíte, kolik času a úsilí jednotlivé činnosti skutečně vyžadují, můžete zdroje rozdělit účelněji. Složitá nebo objemná odsouhlasení tak dostanou potřebnou pozornost, aniž by zdržovala ostatní práci.

Očekávané výsledky: měřitelný přínos pro finanční tým

Poznatky z analýzy procesu Record to Report, tedy uzávěrky období a odsouhlasení, v BlackLine přinášejí konkrétní a měřitelné výsledky:

• Kratší uzávěrka období: Urychlete finanční uzávěrku a dříve připravte účetní výkazy i podklady pro strategická rozhodnutí.
• Vyšší přesnost a kvalita dat: Omezte chyby a dodatečné úpravy po uzávěrce. Finanční výkazy budou spolehlivější a jejich audit bude vyžadovat méně práce.
• Lepší shoda a nižší rizika: Posilte interní kontroly, zajistěte dodržování regulatorních požadavků a snižte riziko nesprávných finančních výkazů.
• Nižší náklady a vyšší efektivita: Využívejte zdroje účelněji, omezte náklady na přesčasy a uvolněte finanční odborníky pro činnosti s vyšší přidanou hodnotou.
• Vyšší návratnost investice do BlackLine: Využijte naplno investici do BlackLine tím, že zefektivníte procesy, které využívají jeho automatizaci uzávěrky.

Jak začít se zlepšováním procesu R2R

Zlepšování procesu Record to Report, tedy uzávěrky období a odsouhlasení, pomocí process mining může na první pohled působit složitě. Postup ke zvýšení efektivity je ale jasný. Analyzujte celý průběh procesu od sběru zdrojových dat až po konečné schválení účetních výkazů. Najdete a odstraníte neefektivní kroky, takže uzávěrka bude nejen rychlejší, ale také přesnější a v souladu s pravidly. Využijte data z BlackLine k tomu, abyste zlepšili procesy a zefektivnili finanční provoz.