Usprawnij proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie?

Proces Record to Report (R2R), obejmujący zamknięcie okresu i uzgadnianie, stanowi podstawę sprawozdawczości finansowej każdej organizacji. Składa się z wielu istotnych działań, od rozpoczęcia zamknięcia po przygotowanie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych. Nawet zaawansowane systemy, takie jak BlackLine, które automatyzują wiele etapów zamknięcia finansowego, nie eliminują problemów obniżających wydajność, dokładność i zgodność.

Nieefektywności w tym procesie mogą mieć poważne skutki biznesowe: opóźniać publikację sprawozdań, prowadzić do błędów w raportowaniu i zwiększać ryzyko naruszenia zgodności. Długi cykl zamknięcia opóźnia dostęp do informacji potrzebnych przy podejmowaniu decyzji strategicznych. Ręczne działania i poprawki zwiększają koszty operacyjne, często powodując konieczność nadgodzin i ryzyko kar za niedotrzymanie terminów. Skutki nieefektywnego zamknięcia finansowego wykraczają poza koszty: wpływają na zaufanie interesariuszy i sprawność działania zespołu finansowego. Zrozumienie, jak usprawnić proces Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie, pomaga zadbać o kondycję finansową i sprawne działanie organizacji.

Jak process mining wspiera analizę zamknięcia okresu R2R

Process mining pozwala analizować rzeczywisty przebieg procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w BlackLine na podstawie danych. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod opartych na wywiadach lub założeniach, process mining wykorzystuje dzienniki zdarzeń z modułów BlackLine, takich jak Account Reconciliation, Journal Entry i Close Management. Na tej podstawie odtwarza rzeczywisty przebieg procesu dla każdego okresu finansowego.

Przyjmując okres finansowy jako identyfikator case, można śledzić wszystkie działania od „Rozpoczęto zamknięcie okresu” do „Zakończono zamknięcie okresu”. Mapa pokazuje dokładną kolejność działań, odstępstwa od założonego przebiegu oraz miejsca, w których występują opóźnienia lub poprawki. Process mining umożliwia analizę czasu trwania każdego etapu, od „Rozpoczęto uzgadnianie konta bilansowego” do „Sprawdzono i zatwierdzono uzgodnienie”, dzięki czemu można precyzyjnie wskazać wąskie gardła. Analiza tych danych pomaga wykryć ukryte nieefektywności, sprawdzić zgodność z kontrolami wewnętrznymi i uzyskać przejrzysty obraz operacji związanych z zamknięciem finansowym. W efekcie można skrócić cykl procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie.

Obszary do usprawnienia wskazane przez process mining

Zastosowanie process mining do procesu Record to Report w BlackLine może pomóc wskazać kilka obszarów wymagających poprawy:

• Wąskie gardła w uzgadnianiu i zatwierdzaniu: można ustalić, które konta, działy lub kategorie uzgodnień regularnie opóźniają etap „Sprawdzono i zatwierdzono uzgodnienie”. Przyczyną mogą być braki szkoleniowe, niewłaściwy przydział zasobów lub zbyt złożony proces wymagający uproszczenia.
• Poprawki i pętle korekt: można wykryć przypadki, w których po uzgodnieniu często następuje „Zaksięgowano korygujące zapisy księgowe”, albo ponownie rozpoczyna się „Uzgadnianie konta bilansowego” dla tego samego okresu. Takie pętle mogą wskazywać na problemy z jakością danych, niespójne dane źródłowe lub błędy przy pierwotnym księgowaniu. Process mining pozwala prześledzić je do źródła.
• Luki w zgodności i odstępstwa: można sprawdzić, czy wszystkie wymagane działania, takie jak określone zatwierdzenia lub uzgodnienia międzyfirmowe, odbywają się we właściwej kolejności i zgodnie z zasadami. Process mining może wskazać ścieżki niezgodne z wymaganiami lub działania omijające istotne kontrole.
• Lepszy przydział zasobów: analiza nakładu pracy i czasu poświęcanego na poszczególne działania ułatwia efektywniejszy przydział zasobów. Dzięki temu uzgodnienia o dużej liczbie pozycji lub wysokim stopniu złożoności otrzymują odpowiednią uwagę, nie powodując opóźnień w innych obszarach.

Oczekiwane rezultaty: wymierne korzyści dla zespołu finansowego

Wnioski z analizy procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie w BlackLine przekładają się na konkretne, mierzalne korzyści:

• Krótszy cykl zamknięcia okresu: szybsze zamknięcie finansowe pozwala wcześniej przygotować sprawozdania i uzyskać informacje potrzebne do podejmowania decyzji strategicznych.
• Większa dokładność i lepsza jakość danych: mniej błędów i korekt po zamknięciu oznacza bardziej wiarygodne sprawozdania finansowe i mniejszy nakład pracy podczas audytu.
• Większa zgodność i ograniczenie ryzyka: silniejsze kontrole wewnętrzne pomagają spełniać wymogi regulacyjne i ograniczać ryzyko błędów w sprawozdaniach finansowych.
• Niższe koszty i większa wydajność: lepsze wykorzystanie zasobów ogranicza koszty nadgodzin i pozwala pracownikom działu finansowego skupić się na zadaniach przynoszących większą wartość.
• Lepsze wykorzystanie inwestycji w BlackLine: usprawnienie procesów korzystających z funkcji automatyzacji zamknięcia pozwala w pełni wykorzystać możliwości systemu BlackLine.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu R2R

Usprawnianie procesu Record to Report: zamknięcie okresu i uzgadnianie za pomocą process mining może wydawać się złożone, ale droga do większej wydajności jest jasna. Analiza całego przebiegu procesu, od zebrania danych źródłowych po zatwierdzenie sprawozdania finansowego, pozwala wskazać i wyeliminować nieefektywności. Dzięki temu zamknięcie finansowe może przebiegać szybciej, dokładniej i z zachowaniem zgodności. Dane z BlackLine pomagają lepiej zrozumieć procesy finansowe i je usprawniać.