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Améliorez votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Accélérez l’efficacité de la clôture BlackLine grâce à notre guide en 6 étapes.
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Record to Report - Clôture de période et rapprochement
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Optimiser la clôture Record to Report dans BlackLine

Les processus financiers complexes dissimulent souvent des inefficacités qui entraînent des retards et des risques de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer clairement ces goulots d’étranglement, à analyser les zones qui ralentissent le processus et à garantir l’exactitude du reporting. Découvrez comment optimiser vos opérations et accélérer votre clôture financière.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement ?

Le processus Record to Report, ou R2R, de clôture de période et de rapprochement constitue le socle du reporting financier de toute organisation. Il couvre une série d'activités essentielles, depuis le lancement de la clôture jusqu'à la production et à l'approbation des états financiers. Même avec des systèmes avancés comme BlackLine, qui automatise de nombreux aspects de la clôture financière, les organisations rencontrent souvent des difficultés qui nuisent à l'efficacité, à l'exactitude et à la conformité.

Les inefficacités de ce processus peuvent avoir des conséquences importantes pour l'entreprise : états financiers publiés tardivement, reporting inexact et risques accrus en matière de conformité. Un cycle de clôture trop long retarde les analyses nécessaires aux décisions stratégiques, tandis que les interventions manuelles et les reprises augmentent les coûts opérationnels, souvent avec davantage d'heures supplémentaires et des pénalités potentielles en cas de non-respect des échéances. Le coût d'une clôture financière inefficace ne se limite pas aux montants engagés. Il affecte la confiance des parties prenantes et l'agilité globale de votre fonction finance. Comprendre comment améliorer le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement est essentiel pour préserver la santé financière et l'excellence opérationnelle.

Comment le Process Mining améliore l'analyse de la clôture R2R

Le Process Mining offre une approche puissante, fondée sur les données, pour examiner et comprendre l'exécution réelle de votre processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans BlackLine. Contrairement aux méthodes traditionnelles fondées sur des entretiens ou des hypothèses, le Process Mining utilise les journaux d'événements de vos modules BlackLine, notamment Account Reconciliation, Journal Entry et Close Management, afin de reconstituer le flux réel de bout en bout pour chaque période financière.

Cette approche, qui utilise la période financière comme identifiant de cas, vous permet de suivre chaque activité, de « Period Close Initiated » à « Period Close Completed ». Vous pouvez représenter visuellement la séquence exacte des activités, repérer les écarts par rapport au processus cible et déterminer précisément où surviennent les retards ou les reprises. Le Process Mining permet d'analyser les temps de cycle de chaque étape, de « Balance Sheet Account Reconciliation Started » à « Reconciliation Reviewed & Approved », afin d'obtenir une analyse détaillée des goulots d'étranglement. En étudiant ces données, vous pouvez mettre au jour des inefficacités cachées, vérifier le respect des contrôles internes et obtenir une vision transparente de vos opérations de clôture financière, pour finalement réduire la durée du cycle Record to Report - clôture de période et rapprochement.

Principaux axes d'amélioration identifiés grâce au Process Mining

L'application du Process Mining à votre processus Record to Report dans BlackLine peut mettre en évidence plusieurs axes d'amélioration importants :

  • Goulots d'étranglement lors des rapprochements et des approbations : identifiez les comptes, services ou catégories de rapprochement qui provoquent régulièrement des retards à l'étape « Reconciliation Reviewed & Approved ». Cela peut révéler des besoins de formation, des problèmes d'affectation des ressources ou des complexités de processus à simplifier.
  • Reprises et boucles d'ajustement : repérez les cas où « Adjusting Journal Entries Posted » suit fréquemment un rapprochement, ou ceux où « Balance Sheet Account Reconciliation Started » est répété pour une même période. Ces boucles signalent souvent des problèmes de qualité des données, une collecte incohérente des données sources ou des erreurs lors de l'enregistrement initial des transactions. Le Process Mining permet d'en retracer l'origine.
  • Écarts et lacunes en matière de conformité : vérifiez que toutes les étapes requises, comme certaines approbations ou les rapprochements intersociétés, sont réalisées dans le bon ordre et conformément aux règles internes. Le Process Mining peut signaler les parcours non conformes ou les activités qui contournent des contrôles essentiels.
  • Optimisation de l'affectation des ressources : en comprenant l'effort réel et le temps consacré aux différentes activités, vous pouvez mieux répartir les ressources. Les rapprochements volumineux ou complexes bénéficient ainsi de l'attention nécessaire, sans provoquer de retards ailleurs.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre équipe finance

Les analyses issues du Process Mining du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans BlackLine se traduisent par des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction de la durée du cycle de clôture : accélérez sensiblement votre clôture financière afin de publier plus rapidement les états financiers et de disposer plus tôt des analyses nécessaires aux décisions stratégiques.
  • Amélioration de l'exactitude et de la qualité des données : réduisez les erreurs et le besoin d'ajustements postérieurs à la clôture, pour obtenir des rapports financiers plus fiables et limiter les travaux d'audit.
  • Renforcement de la conformité et réduction des risques : consolidez les contrôles internes, respectez les exigences réglementaires et réduisez le risque d'anomalies dans les états financiers.
  • Réduction des coûts et gain d'efficacité : optimisez l'utilisation des ressources, diminuez les coûts liés aux heures supplémentaires et permettez aux professionnels de la finance de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Maximisation du ROI de BlackLine : tirez pleinement parti de votre investissement BlackLine en optimisant les processus qui s'appuient sur ses capacités avancées d'automatisation de la clôture.

Commencer l'optimisation de votre processus R2R

Optimiser votre processus Record to Report - clôture de période et rapprochement avec le Process Mining peut sembler complexe, mais le chemin vers une plus grande efficacité est clairement défini. En analysant l'ensemble du flux, de la collecte des données sources à l'approbation finale des états financiers, vous pouvez repérer et éliminer les inefficacités. Votre clôture financière devient ainsi plus rapide, plus exacte et plus conforme. Utilisez les données de votre environnement BlackLine pour améliorer durablement vos processus et transformer vos opérations financières.

Record to Report - Clôture de période et rapprochement Clôture financière Rapprochement des comptes Fin de période Reporting financier Compliance Préparation à l’audit Responsable du contrôle financier Opérations financières R2R Clôture mensuelle Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans l'achèvement des activités de clôture de période prolongent les cycles de reporting financier, ce qui nuit à la rapidité des décisions et à la confiance des parties prenantes. Ils augmentent également le risque de non-respect des échéances de reporting. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans BlackLine. La plateforme indique précisément où les activités sont bloquées, qui en est responsable et quelles sont les causes profondes des retards, afin de permettre des améliorations ciblées.

Un nombre élevé d'écritures et d'ajustements manuels pendant la clôture révèle souvent des problèmes dans les systèmes en amont ou dans la qualité des rapprochements. Cela augmente le risque d'erreur, exige un effort manuel important et ralentit l'ensemble du cycle Record to Report. ProcessMind cartographie le flux des ajustements et met en évidence les tendances, ainsi que les comptes ou utilisateurs qui génèrent le plus fréquemment ces écritures dans le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine. Vous pouvez ainsi identifier les causes profondes, repérer les possibilités d'automatisation et réduire les interventions manuelles.

Le rapprochement inefficace ou tardif des comptes de bilan et de résultat prolonge la clôture financière, entraîne le non-respect des échéances et peut créer des inexactitudes dans les états financiers. Cette inefficacité provient souvent de transferts mal définis, de ressources limitées ou de structures de comptes complexes. ProcessMind visualise l’intégralité du flux de travail de rapprochement dans le processus Record to Report - Period Close & Reconciliation de BlackLine, et identifie les étapes, les comptes ou les services responsables des retards. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au parcours standard ainsi que les possibilités d’automatisation ou de simplification.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l'avancement de chaque activité de clôture, les équipes finance peinent à gérer les tâches de manière proactive, à affecter les ressources et à repérer les retards potentiels avant qu'ils ne compromettent l'échéance finale du reporting. Cette situation conduit souvent à résoudre les problèmes dans l'urgence. ProcessMind fournit une vision objective du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans BlackLine, fondée sur les données. La plateforme affiche l'état actuel de toutes les activités, met en évidence les éléments du chemin critique et prévoit les retards potentiels, afin d'aider les responsables à prendre les bonnes décisions.

Le non-respect des échéances internes ou externes de reporting financier peut entraîner des pénalités, nuire à la réputation et réduire la confiance des investisseurs. Le respect irrégulier des exigences réglementaires pendant la clôture crée des risques importants lors des audits. ProcessMind révèle les écarts par rapport aux flux de travail de conformité établis et identifie les cas de non-respect dans le processus Record to Report - Period Close & Reconciliation de BlackLine. La plateforme fournit une piste d’audit de toutes les activités, afin de garantir la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.

Certains collaborateurs essentiels de la fonction finance peuvent être surchargés par certaines tâches de clôture tandis que d'autres sont sous-utilisés. Cette situation crée des goulots d'étranglement, favorise l'épuisement professionnel et entraîne une affectation inefficace des ressources. Elle peut fortement nuire à la rapidité et à l'exactitude de la clôture de période. ProcessMind analyse l'affectation des ressources et les schémas de charge de travail dans le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine. La plateforme identifie les utilisateurs ou services qui constituent régulièrement des goulots d'étranglement, afin d'améliorer la planification des ressources et de rééquilibrer la charge lors des prochaines clôtures.

Les retards et la complexité des rapprochements intersociétés prolongent fortement la clôture de période, en particulier dans les organisations composées de plusieurs entités. Les écarts et les litiges exigent un effort manuel important, augmentent les coûts opérationnels et retardent le reporting consolidé. ProcessMind cartographie le flux de rapprochement intersociétés du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine. La plateforme met en évidence les entités ou comptes qui sont fréquemment à l'origine de retards ou qui nécessitent de nombreux ajustements, et révèle les causes profondes des écarts pour accélérer leur résolution.

Des cycles prolongés de revue et d’approbation des rapprochements de comptes et des états financiers peuvent retarder sensiblement la clôture périodique. Cette situation résulte souvent de flux de travail inefficaces, de responsabilités mal définies ou d’un retard dans les approbations, ce qui ralentit la finalisation des rapports. ProcessMind analyse la durée et les variations des étapes de revue et d’approbation dans le processus Record to Report - Period Close & Reconciliation de BlackLine, et identifie les goulots d’étranglement ainsi que les utilisateurs ou groupes à l’origine des retards. Vous pouvez ainsi simplifier les flux de travail et établir des hiérarchies d’approbation claires.

Les variations dans l'exécution des activités de clôture d'une période financière à l'autre peuvent entraîner des durées de clôture imprévisibles, des erreurs et des difficultés lors des audits. L'absence de procédures standardisées nuit à la répétabilité et à l'efficacité du processus. ProcessMind compare les flux réels du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans BlackLine pour différentes périodes financières. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au parcours cible, identifie les activités non standard et aide à faire respecter les bonnes pratiques pour garantir davantage de cohérence et de prévisibilité.

Le processus de clôture de période peut être fortement ralenti par les retards dans la collecte et la validation des données sources provenant de différents sous-grands livres et systèmes externes. Ce goulot d'étranglement en amont peut se répercuter sur l'ensemble du cycle Record to Report et retarder les activités de rapprochement et de reporting qui suivent. ProcessMind analyse le moment où l'activité « Source Data Collected » est réalisée dans le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine. La plateforme identifie les retards récurrents dans l'arrivée des données ou les problèmes associés, afin de permettre un échange proactif avec les fournisseurs de données et d'améliorer la ponctualité ainsi que la qualité des données.

Le recours excessif aux tâches manuelles pour la collecte des données, les rapprochements et les ajustements contribue fortement aux coûts opérationnels de la clôture financière. Il augmente les dépenses et détourne les collaborateurs qualifiés d'activités plus stratégiques. ProcessMind quantifie l'effort manuel consacré aux différentes étapes du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine en analysant la durée et la fréquence des activités. La plateforme met en évidence les domaines qui se prêtent à l'automatisation ou à une refonte du processus, ce qui permet de réduire les coûts et d'améliorer l'utilisation des ressources.

Les organisations savent souvent que leur clôture de période est trop lente, mais peinent à déterminer les raisons précises des retards. Il devient alors difficile de mettre en œuvre des mesures correctives efficaces, ce qui entraîne la répétition des problèmes et la frustration des équipes finance. ProcessMind fournit une analyse détaillée, au niveau des événements, du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de BlackLine. La plateforme ne se contente pas d'identifier les endroits où les retards surviennent : elle les met également en relation avec des attributs précis, comme le compte du grand livre, le service ou la catégorie de rapprochement, afin de révéler les véritables causes profondes et de permettre une intervention ciblée.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps total nécessaire à l'achèvement du processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement. Un cycle plus rapide permet de publier les informations financières plus tôt, d'améliorer la prise de décision et de renforcer la compétitivité, tout en réduisant la pression exercée sur les équipes finance et en leur permettant de se consacrer à des activités à valeur ajoutée. ProcessMind révèle toutes les activités et dépendances de votre processus R2R dans BlackLine, en mettant en évidence les chemins critiques et les goulots d'étranglement qui prolongent la clôture. En analysant les durées réelles des activités et en repérant les reprises ou les retards inutiles, la plateforme peut identifier des possibilités de réduction du cycle de 15 à 25 %.

Cet objectif consiste à réduire le nombre et la fréquence des ajustements d'écritures enregistrés manuellement pendant la clôture de période. Un volume élevé d'ajustements manuels révèle souvent des problèmes de qualité des données ou des défaillances du processus, avec à la clé un risque accru d'erreurs, des problèmes de conformité et des coûts opérationnels plus élevés. ProcessMind identifie précisément les étapes du processus Record to Report où les ajustements manuels sont les plus fréquents et en détermine les causes profondes, comme des flux de données tardifs ou des écritures initiales incorrectes. En visualisant ces schémas, les organisations peuvent mettre en place des mesures préventives, réduire potentiellement les ajustements manuels de 20 à 40 % et améliorer l'exactitude des données dans BlackLine.

L’objectif consiste à identifier et à éliminer les retards dans les différentes étapes de rapprochement du processus Record to Report. Les retards de rapprochement affectent directement le calendrier global de clôture et peuvent compromettre l’exactitude et la ponctualité des états financiers, créant un arriéré pour les activités suivantes. ProcessMind fournit une vue détaillée de toutes les activités de rapprochement réalisées dans BlackLine, en indiquant où se produisent les goulots d’étranglement, qui intervient et quels types de rapprochement entraînent régulièrement des retards. En analysant les temps de cycle de catégories précises de rapprochement, la plateforme contribue à optimiser les flux de travail et à réduire de 10 à 30 % les retards liés aux rapprochements.

Cet objectif vise à fournir une vision claire et en temps réel de l'avancement et de l'état de toutes les activités du processus Record to Report de clôture de période. Une visibilité limitée entraîne souvent de l'incertitude, des échéances manquées et une gestion réactive de la clôture, ce qui rend difficile l'anticipation des problèmes. ProcessMind construit un jumeau numérique précis et actualisé de votre clôture R2R dans BlackLine. Vous disposez ainsi d'un Dashboard complet présentant l'état des activités, les tâches restantes et les retards potentiels. Cette transparence accrue permet aux équipes finance de gérer les exceptions de manière proactive et garantit que les parties prenantes disposent toujours des informations nécessaires, tout en réduisant les échanges de coordination et les mauvaises surprises.

Atteindre cet objectif signifie respecter régulièrement les échéances internes et externes de reporting financier, sans activités précipitées ni problèmes de dernière minute. Le non-respect des délais peut entraîner des sanctions réglementaires, nuire à la réputation de l'organisation et réduire la confiance des investisseurs, ce qui souligne l'importance d'une clôture prévisible. ProcessMind identifie tous les écarts par rapport au processus Record to Report standard qui contribuent aux retards et au non-respect des échéances, comme les raccourcis non approuvés ou les boucles de reprise dans BlackLine. En comparant les performances historiques aux dates cibles d'achèvement, la plateforme aide à repérer rapidement les processus à risque et à atteindre un taux de production des états financiers dans les délais supérieur à 95 %.

L'objectif est ici d'équilibrer la charge de travail entre les équipes et les collaborateurs qui participent à la clôture de période Record to Report, afin de prévenir l'épuisement professionnel et d'améliorer l'efficacité globale. Une répartition inégale crée des goulots d'étranglement, des retards dans certains domaines et une utilisation sous-optimale des ressources, ce qui affecte le moral et la productivité des équipes. ProcessMind cartographie l'affectation réelle des ressources pour chaque activité BlackLine et identifie les collaborateurs ou équipes surchargés ou sous-utilisés. La plateforme révèle les schémas de transmission des tâches et de répartition des responsabilités, afin d'aider les responsables finance à réaffecter efficacement les ressources et à améliorer de 10 à 20 % l'efficacité de la clôture grâce à un meilleur équilibre des tâches.

Cet objectif vise à réduire le temps et l'effort nécessaires aux processus de rapprochement intersociétés pendant la clôture de période. Un rapprochement intersociétés trop long retarde souvent fortement la consolidation des états financiers, tout en augmentant la complexité et le risque d'écarts nécessitant une résolution manuelle. ProcessMind fournit une vision claire des activités et dépendances propres à votre processus de rapprochement intersociétés dans BlackLine. La plateforme identifie les endroits où les éléments de rapprochement restent bloqués ou nécessitent plusieurs itérations. En analysant le flux, elle peut contribuer à réduire de 15 à 30 % la durée des cycles de rapprochement intersociétés, en mettant en évidence les possibilités d'automatisation ou d'amélioration de la communication.

Cet objectif vise à accélérer sensiblement les étapes de revue et d’approbation des rapprochements de comptes. Des approbations lentes créent des goulots d’étranglement, retardent la finalisation des soldes et peuvent bloquer les activités ultérieures de reporting financier, ce qui allonge la clôture périodique globale. ProcessMind suit précisément le flux de travail d’approbation de chaque rapprochement dans BlackLine et identifie les étapes qui dépassent régulièrement les durées cibles ou nécessitent plusieurs reprises. La plateforme peut mettre en évidence un routage inefficace ou des approbateurs qui ne répondent pas, afin de simplifier les processus d’approbation et de réduire de 20 à 35 % les temps de cycle d’approbation.

L'objectif est de garantir une approche cohérente et uniforme pour l'exécution de toutes les étapes de la clôture de période Record to Report, quelles que soient la période, l'entité ou l'équipe concernée. Une exécution incohérente entraîne des résultats imprévisibles, davantage d'erreurs et des difficultés lors des audits, ce qui nuit à la fiabilité du reporting financier. ProcessMind découvre le modèle de processus « as-is » de votre clôture R2R dans BlackLine et le compare au processus cible « to-be » ou au processus standard, afin d'identifier tous les écarts et toutes les variations. En mettant en évidence les divergences, la plateforme permet de faire respecter les bonnes pratiques et d'atteindre jusqu'à 90 % de conformité au processus, pour des résultats plus fiables et plus prévisibles.

Cet objectif vise à réduire le temps nécessaire à la collecte et à la préparation de toutes les données sources requises pour la clôture de période Record to Report. Les retards de collecte se répercutent sur l'ensemble du processus de clôture, repoussent les activités suivantes et accroissent la pression exercée sur les équipes finance pour respecter les échéances. ProcessMind visualise l'intégralité du flux de données en amont de BlackLine et identifie les systèmes sources ou les points de collecte manuelle qui provoquent régulièrement des retards. En analysant les délais de préparation des données, la plateforme aide à repérer les inefficacités et à améliorer la ponctualité de la collecte, avec une accélération potentielle de 10 à 20 % de la disponibilité des données.

L'objectif est de diminuer les dépenses opérationnelles liées aux activités manuelles et aux interventions humaines dans la clôture de période Record to Report. Le recours important aux tâches manuelles se traduit souvent par des coûts de main-d'œuvre plus élevés, un risque accru d'erreurs et un processus de clôture financière moins évolutif. ProcessMind fournit une vue détaillée de toutes les activités manuelles réalisées dans BlackLine et dans les processus R2R associés, en quantifiant leur fréquence et leur durée. La plateforme met en évidence les possibilités d'automatisation ou de refonte du processus et aide à réduire le coût global de la clôture en identifiant les étapes manuelles coûteuses qui peuvent être optimisées ou supprimées, avec une économie potentielle de 15 à 25 % sur les coûts opérationnels.

Cet objectif consiste à identifier systématiquement les raisons sous-jacentes des retards et des inefficacités tout au long de la clôture de période Record to Report. Sans compréhension des causes profondes, les efforts d'amélioration risquent de ne traiter que les symptômes, ce qui entraîne la réapparition des problèmes et une efficacité limitée dans la durée. ProcessMind utilise des analyses avancées pour examiner les variations de processus et les goulots d'étranglement de votre environnement BlackLine R2R, et révéler les facteurs qui les provoquent, comme des contraintes de ressources, des problèmes de données précis ou des dépendances séquentielles. Les équipes finance peuvent ainsi dépasser la simple gestion des symptômes et mettre en œuvre des solutions ciblées, fondées sur les données, pour résoudre les retards récurrents et stabiliser le processus.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour le processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

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Exporter vos données
3

Importer votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettez en œuvre les améliorations
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Suivez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel ProcessMind adapté aux processus Record to Report. Il garantit la structuration correcte de vos données BlackLine pour l’analyse.

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Pourquoi c’est important

Un modèle standardisé simplifie la préparation des données et facilite l’extraction ainsi que l’organisation des informations depuis BlackLine, pour une analyse précise.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi pour guider l’extraction de vos données depuis BlackLine.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les goulots d’étranglement de votre clôture R2R dans BlackLine

ProcessMind révèle le déroulement réel de votre processus de clôture de période Record to Report. Visualisez clairement chaque étape de rapprochement, identifiez les domaines qui nécessitent une amélioration immédiate et accélérez votre clôture financière.
  • Visualiser le flux de travail de clôture R2R dans BlackLine
  • Repérez les goulots d’étranglement des rapprochements
  • Analysez les retards liés aux ajustements et aux écritures comptables
  • Accélérez votre clôture financière dans le respect des exigences de conformité
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Atteindre l’excellence dans le processus Record to Report

Ces résultats représentent les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining à leurs processus Record to Report, Period Close et Reconciliation dans BlackLine. En identifiant les goulots d’étranglement, en standardisant les tâches et en renforçant l’automatisation, les entreprises améliorent sensiblement leur efficacité et leur précision.

0 %
Clôture périodique accélérée

Réduction moyenne de la durée de clôture de bout en bout

Le Process Mining identifie et élimine les goulots d’étranglement, ce qui réduit sensiblement le temps global nécessaire à la clôture financière. Vous accélérez ainsi les cycles de reporting et améliorez l’agilité de l’entreprise.
0 %
Moins d’ajustements manuels

Réduction du nombre d’écritures manuelles

En identifiant précisément les causes profondes des ajustements manuels, les organisations peuvent réduire les interventions manuelles, améliorer la qualité des données et diminuer les efforts ainsi que les coûts opérationnels.
0 %
Clôture plus souvent réalisée dans les délais

Augmentation du nombre de périodes clôturées dans les délais

Vous bénéficiez d’une visibilité claire sur les activités de clôture, pouvez traiter les retards de manière proactive et augmenter la proportion de périodes financières clôturées avant leur échéance, tout en renforçant la Conformité réglementaire.
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Approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation des rapprochements

Le Process Mining révèle les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation des rapprochements. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations qui accélèrent les processus de revue et de validation finale, et réduisent la durée globale de la clôture.
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Meilleure conformité aux processus

Augmentation du respect du processus standard

Comprenez les écarts par rapport au processus de clôture cible afin de soutenir les efforts de standardisation, d’améliorer la prévisibilité du processus, de réduire les erreurs et de garantir une exécution cohérente pour toutes les périodes financières.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un cycle de reporting financier donné, par exemple un mois ou un trimestre. Il sert d’identifiant principal du cas.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant central qui relie toutes les activités de clôture et de rapprochement associées, offrant une vue complète du flux et de la performance du processus pour chaque période.

Nom d’un événement métier ou d’une tâche précise survenu au cours du processus de clôture périodique.

Pourquoi c’est important

Cet attribut constitue la structure de base de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux, les variantes et les exceptions du processus.

Horodatage indiquant le début d’une activité ou d’un événement.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, découvrir le flux du processus et calculer toutes les mesures de performance fondées sur la durée.

Horodatage indiquant la fin d’une activité ou d’un événement.

Pourquoi c’est important

Il permet de calculer la durée de traitement des activités, ce qui est fondamental pour identifier les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité opérationnelle.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a réalisé l’activité ou qui en est chargé.

Pourquoi c’est important

Il est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, identifier les goulots d’étranglement liés à certains groupes d’utilisateurs et évaluer la performance des équipes.

Service fonctionnel ou équipe associé à l’activité ou à l’utilisateur.

Pourquoi c’est important

Il permet de comparer la performance de différentes unités opérationnelles et est essentiel pour analyser la charge de travail et les goulots d’étranglement au niveau des services.

Statut actuel ou final d’une tâche de rapprochement.

Pourquoi c’est important

Il fournit une vue claire de l’avancement et des résultats des rapprochements, ce qui aide à identifier les retards accumulés et à suivre le respect des procédures.

Identifiant de l’entité juridique pour laquelle l’activité financière est réalisée.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement et les problèmes de performance propres à chaque entité.

Numéro du compte du grand livre associé au rapprochement ou à l’écriture comptable.

Pourquoi c’est important

Il fournit un contexte financier et aide à déterminer quels comptes sont sujets aux erreurs, nécessitent des ajustements fréquents ou provoquent des retards lors de la clôture.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du processus de clôture financière pour une période donnée. Il s’agit généralement d’un événement planifié dans le module Close Management de BlackLine, où les tâches deviennent actives et où la période est désignée comme « ouverte ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. Tous les calculs de durée du cycle, tels que la durée globale du cycle de clôture périodique et le délai de collecte des données sources, commencent à partir de ce point.

Cette étape marque le moment où le préparateur a terminé son travail sur le rapprochement d’un compte et l’a officiellement soumis pour contrôle. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut de l’objet de rapprochement dans le module Account Reconciliation de BlackLine.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un point de transfert important dans le processus. L’analyse du délai entre la certification et l’approbation révèle les goulots d’étranglement du flux de travail de revue des rapprochements et contribue au KPI Temps d’approbation des rapprochements.

Représente l’approbation finale d’un rapprochement de compte, ce qui signifie que tous les niveaux de contrôle sont terminés. Cet événement est enregistré lorsque le rapprochement atteint son statut final d’approbation.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé indiquant l’achèvement d’une unité de travail importante. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout du processus de rapprochement et identifier les goulots d’étranglement liés aux approbations.

Une écriture d’ajustement créée dans BlackLine a été comptabilisée avec succès dans le grand livre de l’ERP source. Cela indique que la correction a été officiellement enregistrée.

Pourquoi c’est important

Cette activité alimente directement le KPI du nombre d’écritures manuelles d’ajustement. Elle est essentielle pour identifier les domaines où la qualité des données ou les contrôles sont insuffisants et nécessitent des corrections manuelles fréquentes.

Les états financiers officiels, tels que le bilan et le compte de résultat, ont été préparés. Il s’agit d’une étape majeure qui indique que le dossier de reporting principal est constitué.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le passage des processus comptables au reporting et à l’analyse financière. Son suivi permet de mesurer l’efficacité de la phase finale du reporting de clôture.

Il s’agit de l’activité finale, qui indique que toutes les tâches liées à la clôture sont terminées et que la période financière est officiellement clôturée. Aucune nouvelle transaction ne peut être comptabilisée pour cette période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de fin principal du processus. Il sert à calculer la durée globale du cycle de clôture périodique et à déterminer le taux de clôture périodique dans les délais.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus R2R et identifie les écarts, les goulots d’étranglement et les inefficacités manuelles. Il montre précisément où se produisent les retards lors de la clôture de période, des rapprochements et des ajustements d’écritures, afin de permettre des améliorations ciblées. Vous bénéficiez ainsi de cycles de clôture plus courts et d’une meilleure conformité.

Pour cartographier précisément votre processus Record to Report, nous avons généralement besoin de journaux d’événements contenant les identifiants de dossier, les noms des activités et les horodatages de chaque étape. Pour BlackLine, il s’agit notamment des données relatives à l’achèvement des tâches, aux changements de statut des rapprochements et à la comptabilisation des écritures. Plus les données d’événements sont détaillées, plus les analyses sont riches.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, qui peuvent prendre quelques semaines selon la disponibilité des données, les premières cartes de processus et analyses des goulots d’étranglement peuvent souvent être générées en quelques semaines. Des analyses significatives des écarts du processus et des causes profondes des retards sont généralement visibles au cours des un à deux premiers mois. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les domaines à améliorer.

Vous pouvez accélérer les temps de cycle de clôture de période, réduire les ajustements manuels d’écritures et optimiser les processus de rapprochement. Le Process Mining améliore la visibilité en temps réel sur l’état de la clôture et contribue au respect des délais de reporting. Il réduit également sensiblement les coûts opérationnels en identifiant et en automatisant les tâches manuelles.

Une assistance informatique initiale peut être utile pour extraire les données de BlackLine, mais la plupart des outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métier. La plateforme prend en charge la modélisation et la visualisation de données complexes, ce qui permet aux équipes financières d’analyser elles-mêmes leurs processus sans dépendre fortement de l’informatique au quotidien. Nous vous guidons sur les exigences relatives aux données.

L’extraction des données d’événements depuis BlackLine consiste généralement à utiliser ses fonctions de reporting ou ses API pour recueillir les journaux d’activités. La complexité dépend des points de données nécessaires et de la configuration de votre système. Nous pouvons fournir des modèles et des bonnes pratiques pour simplifier cette extraction.

Oui, le Process Mining identifie précisément les étapes des rapprochements interentreprises qui provoquent des retards et analyse le temps réellement consacré à ces activités. Il peut également visualiser la répartition de la charge de travail entre les équipes ou les personnes, mettre en évidence les déséquilibres et repérer les possibilités d’optimiser l’affectation des ressources. Les équipes gagnent ainsi en efficacité.

Non, le Process Mining complète vos rapports et analyses BlackLine existants en apportant une perspective différente et plus approfondie. BlackLine fournit des analyses utiles sur la conformité et le rapprochement des comptes, tandis que le Process Mining se concentre sur le déroulement réel de bout en bout des activités. Il révèle les inefficacités cachées et les causes profondes des retards que les rapports traditionnels peuvent ne pas faire apparaître, et fournit des analyses concrètes pour transformer les processus.

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