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Améliorez votre processus de clôture de période et de rapprochement, de l’enregistrement au reporting

Améliorez l’efficacité de la clôture dans BlackLine grâce à notre guide en 6 étapes.
Améliorez votre processus de clôture de période et de rapprochement, de l’enregistrement au reporting
Comptabilisation et reporting, clôture de période et rapprochement
BlackLine

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la clôture de période comptable dans BlackLine

Les processus financiers complexes dissimulent souvent des inefficacités qui entraînent des retards et des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d’étranglement et à examiner les étapes qui ralentissent le processus, pour garantir l’exactitude du reporting. Découvrez comment optimiser vos opérations et accélérer la clôture financière.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus de clôture et de rapprochement comptables ?

Le processus de clôture et de rapprochement comptables, ou Record to Report (R2R), est au cœur du reporting financier de toute organisation. Il regroupe une série d’activités essentielles, depuis le lancement de la clôture jusqu’à la production et à l’approbation des états financiers. Même avec des systèmes avancés comme BlackLine, qui automatise de nombreuses étapes de la clôture financière, les organisations rencontrent souvent des difficultés qui nuisent à l’efficacité, à la précision et à la conformité.

Les inefficacités de ce processus peuvent avoir des conséquences importantes : états financiers publiés tardivement, reporting inexact et risques accrus en matière de conformité. Une clôture qui s’éternise retarde les informations nécessaires aux décisions stratégiques, tandis que les interventions manuelles et les reprises augmentent les coûts opérationnels, entraînent souvent des heures supplémentaires et peuvent donner lieu à des pénalités en cas de retard. Le coût d’une clôture financière inefficace ne se limite pas aux dépenses : il affecte aussi la confiance des parties prenantes et la capacité de votre fonction finance à s’adapter. Il est donc essentiel de comprendre comment améliorer le processus de clôture et de rapprochement comptables pour préserver la santé financière et l’excellence opérationnelle.

Comment le Process Mining améliore l’analyse de la clôture R2R

Le Process Mining permet d’analyser, à partir des données, le déroulement réel du processus de clôture et de rapprochement comptables dans BlackLine. Contrairement aux méthodes traditionnelles fondées sur des entretiens ou des suppositions, il s’appuie sur les journaux d’événements de vos modules BlackLine, comme Account Reconciliation, Journal Entry et Close Management, pour reconstituer le flux de travail réel de bout en bout pour chaque période financière.

En prenant la période financière comme identifiant de cas, vous pouvez suivre chaque activité, de « Period Close Initiated » à « Period Close Completed ». Vous visualisez l’ordre exact des activités, repérez les écarts par rapport au processus prévu et déterminez précisément où surviennent les retards ou les reprises. Le Process Mining permet d’analyser le temps de cycle de chaque étape, de « Balance Sheet Account Reconciliation Started » à « Reconciliation Reviewed & Approved », et de repérer les goulots d’étranglement. L’analyse de ces données révèle des inefficacités cachées, permet de vérifier le respect des contrôles internes et donne une vue transparente des opérations de clôture financière. Vous pouvez ainsi réduire le temps de cycle du processus de clôture et de rapprochement comptables.

Principaux axes d’amélioration repérés grâce au Process Mining

L’application du Process Mining à votre processus Record to Report dans BlackLine peut mettre en évidence plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Goulots d’étranglement dans les rapprochements et les approbations : repérez les comptes, services ou catégories de rapprochement qui retardent régulièrement l’étape « Reconciliation Reviewed & Approved ». Cela peut révéler des besoins de formation, des problèmes de répartition des ressources ou des processus trop complexes à simplifier.
  • Reprises et boucles d’ajustement : repérez les cas où « Adjusting Journal Entries Posted » suit fréquemment un rapprochement, ou ceux où « Balance Sheet Account Reconciliation Started » est répété pour une même période. Ces boucles signalent souvent des problèmes de qualité des données, une collecte incohérente des données sources ou des erreurs lors de la comptabilisation initiale des transactions. Le Process Mining permet d’en retrouver l’origine.
  • Écarts de conformité : vérifiez que toutes les étapes requises, comme certaines approbations ou les rapprochements intersociétés, sont réalisées dans le bon ordre et conformément aux règles en vigueur. Le Process Mining peut signaler les parcours non conformes et les activités qui contournent des contrôles essentiels.
  • Optimisation de la répartition des ressources : en comprenant le temps et les efforts réellement consacrés aux différentes activités, vous pouvez mieux répartir les ressources. Les rapprochements complexes ou nombreux bénéficient ainsi de l’attention nécessaire, sans retarder les autres tâches.

Résultats attendus : des bénéfices mesurables pour votre équipe finance

L’analyse par Process Mining du processus de clôture et de rapprochement comptables dans BlackLine se traduit par des bénéfices concrets et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle de clôture : accélérez sensiblement la clôture financière pour publier plus rapidement les états financiers et disposer plus tôt des informations nécessaires aux décisions stratégiques.
  • Amélioration de la précision et de la qualité des données : réduisez les erreurs et les ajustements après clôture afin de produire des rapports financiers plus fiables et de limiter le travail d’audit.
  • Renforcement de la conformité et réduction des risques : consolidez les contrôles internes, respectez les exigences réglementaires et réduisez le risque d’inexactitudes dans les états financiers.
  • Réduction des coûts et gains d’efficacité : optimisez l’utilisation des ressources, limitez les heures supplémentaires et permettez aux équipes finance de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Meilleur retour sur investissement de BlackLine : tirez pleinement parti de votre investissement dans BlackLine en optimisant les processus qui s’appuient sur ses fonctions d’automatisation de la clôture.

Premiers pas vers l’optimisation de votre processus R2R

L’optimisation de votre processus de clôture et de rapprochement comptables par le Process Mining peut sembler complexe, mais les étapes à suivre sont claires. En analysant le processus dans son ensemble, de la collecte des données sources à l’approbation finale des états financiers, vous pouvez repérer et éliminer les inefficacités. Votre clôture financière sera ainsi plus rapide, plus précise et plus conforme. Appuyez-vous sur les données de BlackLine pour améliorer vos processus et transformer vos opérations financières.

Comptabilisation et reporting, clôture de période et rapprochement Clôture financière Rapprochement des comptes Fin de période Reporting financier Compliance Préparation aux audits Contrôleur financier Opérations financières R2R Clôture de fin de mois Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans les activités de clôture prolongent les délais de reporting financier, ce qui nuit à la prise de décision et à la confiance des parties prenantes. Ils augmentent également le risque de ne pas respecter les échéances de reporting. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme indique précisément où les activités sont bloquées, qui en est responsable et quelles sont les causes des retards, afin de cibler les améliorations à apporter.

Un grand nombre d’écritures comptables et d’ajustements manuels pendant la clôture révèle souvent des problèmes dans les systèmes en amont ou dans la qualité des rapprochements. Cela augmente le risque d’erreur, exige beaucoup de travail manuel et ralentit l’ensemble du processus Record to Report. ProcessMind cartographie le flux des ajustements dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme met en évidence les tendances, ainsi que les comptes ou utilisateurs associés à un grand nombre d’écritures. Vous pouvez ainsi en identifier les causes, repérer les possibilités d’automatisation et réduire les interventions manuelles.

Des rapprochements inefficaces ou tardifs des comptes de bilan et de résultat prolongent la clôture financière, entraînant des retards et des inexactitudes potentielles dans les états financiers. Ces difficultés sont souvent dues à des transferts de responsabilité mal définis, à un manque de ressources ou à la complexité des structures de comptes. ProcessMind visualise l’ensemble du flux de travail de rapprochement dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme repère les étapes, comptes ou services à l’origine des retards, ainsi que les écarts par rapport au parcours standard et les possibilités d’automatisation ou de simplification.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’avancement de chaque activité de clôture, les équipes finance ont du mal à gérer les tâches de manière proactive, à répartir les ressources et à repérer les retards avant qu’ils ne compromettent l’échéance de reporting. Elles sont alors souvent contraintes de réagir aux problèmes au lieu de les anticiper. ProcessMind fournit une vue objective, fondée sur les données, de l’ensemble du processus de clôture et de rapprochement comptables dans BlackLine. La plateforme indique l’état actuel des activités, met en évidence les étapes du chemin critique et signale les retards potentiels, afin d’aider les responsables à prendre des mesures concrètes.

Le non-respect des échéances de reporting financier, internes ou externes, peut entraîner des pénalités, nuire à la réputation et éroder la confiance des investisseurs. Le respect irrégulier des exigences réglementaires pendant la clôture augmente également les risques liés aux audits. ProcessMind repère les écarts par rapport aux flux de travail de conformité établis et les cas de non-respect des règles dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme fournit une piste d’audit de toutes les activités pour faciliter le respect des politiques internes et des réglementations externes.

Certains membres essentiels de l’équipe finance peuvent être surchargés de tâches de clôture, tandis que d’autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre crée des goulots d’étranglement, favorise l’épuisement professionnel et entraîne une mauvaise répartition des ressources. Il peut fortement nuire à la rapidité et à la précision de la clôture. ProcessMind analyse la répartition des ressources et les charges de travail dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme repère les utilisateurs ou services qui deviennent régulièrement des goulots d’étranglement, afin de mieux planifier les ressources et de rééquilibrer la charge lors des prochaines clôtures.

Les retards et la complexité des rapprochements intersociétés prolongent considérablement la clôture, en particulier dans les organisations qui comptent plusieurs entités. Les écarts et les désaccords exigent beaucoup de travail manuel, augmentent les coûts opérationnels et retardent la consolidation des états financiers. ProcessMind cartographie le flux de rapprochement intersociétés dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme met en évidence les entités ou comptes qui sont souvent à l’origine de retards ou nécessitent de nombreux ajustements, et révèle les causes des écarts pour en accélérer la résolution.

Les délais d’examen et d’approbation des rapprochements de comptes et des états financiers peuvent retarder considérablement la clôture. Des flux de travail inefficaces, des responsabilités mal définies ou des approbations en attente ralentissent souvent la finalisation des rapports. ProcessMind analyse la durée et les variations des étapes d’examen et d’approbation dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme repère les goulots d’étranglement et les utilisateurs ou groupes à l’origine des retards, afin de simplifier les flux de travail et de clarifier les niveaux d’approbation.

Les variations dans l’exécution des activités de clôture d’une période financière à l’autre peuvent rendre les délais imprévisibles, entraîner des erreurs et compliquer les audits. L’absence de procédures standardisées nuit à la répétabilité et à l’efficacité du processus. ProcessMind compare les flux réels du processus de clôture et de rapprochement comptables dans BlackLine pour différentes périodes financières. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu et les activités non standard, et aide à appliquer les bonnes pratiques pour rendre le processus plus cohérent et prévisible.

La clôture peut être fortement retardée par la collecte et la validation tardives des données sources provenant de différents sous-grands livres et systèmes externes. Ce goulot d’étranglement en amont peut se répercuter sur l’ensemble du processus Record to Report et retarder les rapprochements et le reporting. ProcessMind analyse le moment où l’activité « Source Data Collected » a lieu dans le processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme repère les retards récurrents dans l’arrivée des données et les problèmes associés, afin de vous permettre de contacter les fournisseurs de données en amont et d’améliorer les délais et la qualité des données.

Le recours excessif aux tâches manuelles pour la collecte des données, les rapprochements et les ajustements augmente considérablement le coût de la clôture financière. Il accroît les dépenses et détourne les spécialistes de la finance d’activités plus stratégiques. ProcessMind mesure le travail manuel consacré aux différentes étapes du processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine, en analysant la durée et la fréquence des activités. La plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation ou de refonte du processus, pour réduire les coûts et mieux utiliser les ressources.

Les organisations savent souvent que leur clôture est lente, mais peinent à en déterminer les causes précises. Il leur est alors difficile de mettre en place des mesures correctives efficaces, et les problèmes se répètent, au grand dam des équipes finance. ProcessMind analyse en détail chaque événement du processus de clôture et de rapprochement comptables de BlackLine. La plateforme repère les retards et les met en relation avec des attributs précis, comme le compte du grand livre, le service ou la catégorie de rapprochement, afin d’en déterminer les causes et de cibler les interventions.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire sensiblement le temps nécessaire à l’exécution du processus de clôture et de rapprochement comptables Record to Report. Une clôture plus rapide permet de publier les états financiers plus tôt, d’améliorer la prise de décision et de renforcer votre position concurrentielle. Elle réduit aussi la pression sur les équipes finance, qui peuvent se consacrer à des activités à valeur ajoutée. ProcessMind met en évidence les activités et dépendances de votre processus R2R dans BlackLine, ainsi que les chemins critiques et les goulots d’étranglement qui prolongent la clôture. L’analyse de la durée réelle des activités permet de repérer les reprises et les retards évitables, et de déterminer les possibilités de réduire le temps de cycle de 15 à 25 %.

L’objectif est de réduire le nombre et la fréquence des ajustements manuels d’écritures comptables pendant la clôture. Un volume élevé de ces ajustements révèle souvent des problèmes de qualité des données ou des défaillances du processus. Il augmente le risque d’erreurs et de non-conformité, ainsi que les coûts opérationnels. ProcessMind repère les étapes du processus Record to Report où les ajustements manuels sont les plus fréquents et en détermine les causes, comme des flux de données tardifs ou des écritures initiales incorrectes. En visualisant ces tendances, les organisations peuvent prendre des mesures préventives, réduire potentiellement les ajustements manuels de 20 à 40 % et améliorer la précision des données dans BlackLine.

L’objectif est de repérer et d’éliminer les retards dans les différentes étapes de rapprochement du processus Record to Report. Ces retards ont un effet direct sur le calendrier global de clôture et peuvent compromettre la précision et la publication en temps voulu des états financiers, tout en créant un arriéré pour les activités suivantes. ProcessMind fournit une vue détaillée des activités de rapprochement réalisées dans BlackLine. La plateforme montre où se trouvent les goulots d’étranglement, qui intervient et quels types de rapprochement entraînent régulièrement des retards. L’analyse du temps de cycle par catégorie de rapprochement aide à optimiser les flux de travail et à réduire de 10 à 30 % les retards liés aux rapprochements.

L’objectif est de donner une vue claire et en temps réel de l’avancement et de l’état de toutes les activités de clôture Record to Report. Une visibilité limitée crée de l’incertitude, entraîne des retards et oblige à gérer la clôture de manière réactive, ce qui complique l’anticipation des problèmes. ProcessMind crée un jumeau numérique à jour de votre clôture R2R dans BlackLine, avec un Dashboard complet présentant l’état des activités, les tâches restantes et les retards potentiels. Cette transparence accrue permet aux équipes finance de gérer les exceptions de manière proactive et de tenir les parties prenantes informées, tout en réduisant les échanges inutiles et les mauvaises surprises.

L’objectif est de respecter systématiquement les échéances de reporting financier, internes et externes, sans précipiter les activités ni devoir gérer des problèmes de dernière minute. Le non-respect des délais peut entraîner des pénalités réglementaires, nuire à la réputation et éroder la confiance des investisseurs. Une clôture prévisible est donc essentielle. ProcessMind repère les écarts par rapport au processus Record to Report standard qui entraînent des retards ou des manquements, comme les raccourcis non approuvés ou les boucles de reprise dans BlackLine. En comparant les résultats passés aux dates d’achèvement prévues, la plateforme aide à repérer rapidement les processus à risque et à produire les états financiers dans les délais dans plus de 95 % des cas.

L’objectif est de répartir la charge de travail entre les équipes et les personnes qui participent à la clôture Record to Report, afin de prévenir l’épuisement professionnel et d’améliorer l’efficacité globale. Une répartition inégale crée des goulots d’étranglement, retarde certaines activités et entraîne une utilisation sous-optimale des ressources, au détriment du moral et de la productivité des équipes. ProcessMind cartographie la répartition réelle des ressources pour chaque activité dans BlackLine et repère les personnes ou équipes surchargées ou sous-utilisées. La plateforme met en évidence les transferts de tâches et la répartition des responsabilités, afin d’aider les responsables finance à mieux répartir les ressources et à améliorer de 10 à 20 % l’efficacité de la clôture grâce à un meilleur équilibre des tâches.

L’objectif est de réduire le temps et les efforts nécessaires aux rapprochements intersociétés pendant la clôture. Des rapprochements qui s’éternisent retardent souvent considérablement la consolidation des états financiers et augmentent la complexité ainsi que le risque d’écarts à résoudre manuellement. ProcessMind met en évidence les activités et les dépendances de votre processus de rapprochement intersociétés dans BlackLine. La plateforme repère les éléments bloqués et les rapprochements qui nécessitent plusieurs cycles de retour. L’analyse du flux peut aider à réduire de 15 à 30 % la durée des rapprochements intersociétés, en mettant en évidence les possibilités d’automatisation et d’amélioration de la communication.

L’objectif est d’accélérer sensiblement l’examen et l’approbation des rapprochements de comptes. Des approbations lentes créent des goulots d’étranglement, retardent la finalisation des soldes et peuvent bloquer les étapes suivantes du reporting financier, ce qui prolonge la clôture. ProcessMind suit en détail le flux d’approbation de chaque rapprochement dans BlackLine. La plateforme repère les étapes qui dépassent régulièrement les délais prévus ou nécessitent plusieurs reprises. Elle met en évidence les circuits d’approbation inefficaces et les approbateurs qui tardent à répondre, afin de simplifier les approbations et de réduire leur temps de cycle de 20 à 35 %.

L’objectif est d’assurer une exécution cohérente et uniforme de toutes les étapes de la clôture Record to Report, quelles que soient la période, l’entité ou l’équipe concernée. Une exécution irrégulière entraîne des résultats imprévisibles, davantage d’erreurs et des audits plus difficiles, ce qui nuit à la fiabilité du reporting financier. ProcessMind reconstitue le modèle de processus actuel de votre clôture R2R dans BlackLine et le compare au processus cible ou standard pour repérer les écarts et les variations. En montrant où les processus divergent, la plateforme aide les organisations à appliquer les bonnes pratiques et à atteindre jusqu’à 90 % de conformité au processus, pour des résultats plus fiables et prévisibles.

L’objectif est de réduire le temps nécessaire à la collecte et à la préparation de toutes les données sources requises pour la clôture Record to Report. Les retards de collecte se répercutent sur l’ensemble du processus de clôture, repoussent les activités suivantes et accentuent la pression sur les équipes finance, qui doivent respecter les échéances. ProcessMind visualise l’ensemble du flux de données vers BlackLine et repère les systèmes en amont ou les étapes de collecte manuelle qui entraînent régulièrement des retards. L’analyse des délais de mise à disposition des données permet de repérer les inefficacités et d’améliorer les délais de collecte, avec une disponibilité des données potentiellement accélérée de 10 à 20 %.

L’objectif est de réduire les dépenses opérationnelles liées aux activités manuelles et aux interventions humaines pendant la clôture Record to Report. Le recours fréquent aux tâches manuelles augmente les coûts de main-d’œuvre et le risque d’erreur, tout en limitant la capacité à faire évoluer le processus de clôture financière. ProcessMind fournit une vue détaillée des activités manuelles réalisées dans BlackLine et les processus R2R associés, en mesurant leur fréquence et leur durée. La plateforme met en évidence les possibilités d’automatisation ou de refonte du processus et aide à réduire le coût global de la clôture en repérant les étapes manuelles coûteuses à optimiser ou à supprimer, avec des économies opérationnelles de 15 à 25 %.

L’objectif est de déterminer systématiquement les causes des retards et des inefficacités tout au long de la clôture Record to Report. Sans comprendre ces causes, les mesures d’amélioration risquent de ne traiter que les symptômes, et les problèmes de se répéter sans amélioration durable. ProcessMind analyse en détail les variations et les goulots d’étranglement de votre processus R2R dans BlackLine pour en révéler les facteurs, comme le manque de ressources, des problèmes de données précis ou des dépendances entre les étapes. Les équipes finance peuvent ainsi dépasser la simple gestion des symptômes et mettre en place des solutions ciblées, fondées sur les données, pour réduire les retards récurrents et stabiliser le processus.

Les 6 étapes pour améliorer le processus de clôture et de rapprochement comptables

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel ProcessMind conçu pour les processus Record to Report. Il vous aidera à structurer correctement vos données BlackLine en vue de leur analyse.

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Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé simplifie la préparation des données et facilite l’extraction et l’organisation des informations de BlackLine pour obtenir des analyses précises.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l’emploi pour vous guider dans l’extraction de vos données depuis BlackLine.

CE QUE VOUS ALLEZ OBTENIR

Repérez les goulots d’étranglement de la clôture R2R dans BlackLine

ProcessMind révèle le déroulement réel de votre processus de clôture de période, de l’enregistrement au reporting. Visualisez chaque étape de rapprochement, repérez les domaines à améliorer en priorité et accélérez la clôture financière.
  • Visualisez le flux de travail de clôture R2R dans BlackLine
  • Repérez les goulots d’étranglement dans les rapprochements
  • Analysez les retards liés aux ajustements et aux écritures comptables
  • Accélérez la clôture financière tout en respectant les exigences de conformité
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorer le processus de la comptabilité au reporting

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining aux processus de comptabilité au reporting, de clôture périodique et de rapprochement dans BlackLine. En repérant les goulots d’étranglement, en standardisant les tâches et en développant l’automatisation, les entreprises améliorent sensiblement leur efficacité et leur précision.

0 %
Clôture périodique plus rapide

Réduction moyenne du temps de clôture de bout en bout

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement et aide à les éliminer, ce qui réduit sensiblement le temps nécessaire à la clôture financière. Les cycles de reporting s’accélèrent et l’entreprise gagne en réactivité.
0 %
Moins d’ajustements manuels

Réduction du nombre d’écritures comptables manuelles

En identifiant les causes profondes des ajustements manuels, les organisations peuvent réduire les interventions manuelles, améliorer la qualité des données et diminuer les efforts et les coûts opérationnels.
0 %
Clôture dans les délais plus fréquente

Augmentation du nombre de périodes clôturées dans les délais

Suivez clairement les activités de clôture, intervenez en amont en cas de retard et augmentez la part des périodes financières clôturées à la date prévue, tout en renforçant la conformité réglementaire.
0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du temps d’approbation des rapprochements

Le Process Mining met en évidence les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation des rapprochements. Vous pouvez alors cibler les améliorations pour accélérer les contrôles et les validations, et réduire la durée totale de clôture.
0 %
Meilleur respect des processus

Augmentation du respect du processus standard

Comprenez les écarts par rapport au processus de clôture prévu et mettez en place des pratiques standardisées. Vous améliorez ainsi la prévisibilité des processus, réduisez les erreurs et assurez une exécution cohérente d’une période financière à l’autre.

Les résultats varient selon la complexité des processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un cycle de reporting financier donné, par exemple un mois ou un trimestre. Il sert d’identifiant principal du cas.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant central relie toutes les activités de clôture et de rapprochement associées. Il permet d’obtenir une vue complète du déroulement et des performances du processus pour chaque période.

Nom d’un événement métier ou d’une tâche précise survenu pendant le processus de clôture de la période.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut constitue la base de la carte de processus et permet de visualiser et d’analyser le déroulement du processus, ses variantes et ses exceptions.

Horodatage indiquant le début d’une activité ou d’un événement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, découvrir le déroulement du processus et calculer tous les indicateurs de performance fondés sur la durée.

Horodatage indiquant la fin d’une activité ou d’un événement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de calculer la durée de traitement des activités, une étape fondamentale pour repérer les goulots d’étranglement et mesurer l’efficacité opérationnelle.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité ou qui en est chargé.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour analyser la répartition de la charge de travail, repérer les goulots d’étranglement liés à certains groupes d’utilisateurs et évaluer les performances des équipes.

Département ou équipe fonctionnelle associé à l’activité ou à l’utilisateur.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de comparer les performances entre différentes unités opérationnelles et est essentiel à l’analyse de la charge de travail et des goulots d’étranglement par département.

Statut actuel ou final d’une tâche de rapprochement.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut donne une vue claire de l’avancement et des résultats des rapprochements. Il aide à repérer les retards accumulés et à suivre le respect des procédures.

Identifiant de l’entité juridique pour laquelle l’activité financière est réalisée.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter l’analyse du processus par entité juridique et ainsi de repérer les goulots d’étranglement et les problèmes de performance propres à chaque entité.

Numéro du compte du grand livre associé au rapprochement ou à l’écriture comptable.

Pourquoi est-ce important ?

Il apporte un contexte financier et aide à repérer les comptes sujets aux erreurs, qui nécessitent des ajustements fréquents ou qui retardent la clôture.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du processus de clôture financière pour une période donnée. Il s’agit généralement d’un événement planifié dans le module Close Management de BlackLine : les tâches deviennent actives et la période est définie comme « ouverte ».

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. Tous les calculs du temps de cycle, notamment le temps de cycle global de clôture de la période et le délai de collecte des données sources, commencent à ce moment.

Cette étape marque la fin du travail du préparateur sur un rapprochement de compte et sa soumission officielle pour examen. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut de l’objet de rapprochement dans le module Account Reconciliation de BlackLine.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un point de transfert important dans le processus. L’analyse du délai entre la certification et l’approbation révèle les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’examen des rapprochements et contribue au calcul de l’indicateur de temps d’approbation des rapprochements.

Indique l’approbation finale d’un rapprochement de compte, une fois tous les niveaux d’examen terminés. Cet événement est enregistré lorsque le rapprochement atteint son statut final d’approbation.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin d’une unité de travail significative. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout des rapprochements et repérer les goulots d’étranglement liés aux approbations.

Une écriture d’ajustement créée dans BlackLine a été comptabilisée avec succès dans le grand livre du système ERP source. La correction est ainsi officiellement enregistrée.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité contribue directement au calcul de l’indicateur du nombre d’écritures d’ajustement manuelles. Elle est essentielle pour repérer les problèmes de qualité des données ou les faiblesses des contrôles qui nécessitent des corrections manuelles fréquentes.

Les états financiers officiels, comme le bilan et le compte de résultat, ont été préparés. Cette étape importante indique que le dossier de reporting principal est constitué.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque le passage des processus comptables au reporting et à l’analyse financière. Son suivi permet de mesurer l’efficacité de la phase finale de reporting de la clôture.

Il s’agit de l’activité finale : toutes les tâches liées à la clôture sont terminées et la période financière est officiellement clôturée. Aucune autre transaction ne peut être comptabilisée pour cette période.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin principal du processus. Il sert à calculer le temps de cycle global de clôture de la période et le taux de clôture des périodes dans les délais.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de votre processus R2R et met en évidence les écarts, les goulots d’étranglement et les inefficacités liées au travail manuel. Il montre précisément où surviennent les retards dans la clôture, les rapprochements et les ajustements d’écritures comptables, afin de cibler les améliorations. Vous pouvez ainsi accélérer les clôtures et renforcer la conformité.

Pour cartographier précisément votre processus Record to Report, nous avons généralement besoin de journaux d’événements contenant les ID de cas, les noms des activités et les horodatages de chaque étape. Pour BlackLine, il s’agit notamment des données sur l’achèvement des tâches, les changements d’état des rapprochements et la comptabilisation des écritures. Plus les données d’événements sont détaillées, plus les analyses sont riches.

Après l’extraction des données et la configuration initiale, qui peuvent prendre quelques semaines selon la disponibilité des données, les premières cartes de processus et analyses des goulots d’étranglement peuvent généralement être produites en quelques semaines. Les écarts du processus et les causes profondes des retards deviennent souvent visibles au cours des un à deux premiers mois. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les pistes d’amélioration.

Vous pouvez réduire le temps de cycle de clôture, limiter les ajustements manuels des écritures comptables et simplifier les rapprochements. Le Process Mining vous donne une visibilité en temps réel sur l’avancement de la clôture et vous aide à respecter les échéances de reporting. Il permet également de réduire sensiblement les coûts opérationnels en repérant les tâches manuelles susceptibles d’être automatisées.

Un soutien informatique initial peut être utile pour extraire les données de BlackLine, mais la plupart des outils modernes de Process Mining sont conçus pour les équipes métier. La plateforme prend en charge la modélisation et la visualisation de données complexes. Les équipes financières peuvent ainsi analyser leurs propres processus sans dépendre fortement de l’informatique pour leur utilisation courante. Nous vous guidons également sur les données nécessaires.

L’extraction des données d’événements de BlackLine passe généralement par ses fonctionnalités de reporting ou son API, qui permettent de recueillir les journaux d’activité. La difficulté dépend des données recherchées et de la configuration de votre système. Nous pouvons vous fournir des modèles et des bonnes pratiques pour simplifier cette extraction.

Oui. Le Process Mining repère précisément les étapes des rapprochements intersociétés qui entraînent des retards et analyse le temps réellement consacré à ces activités. Il permet aussi de visualiser la répartition de la charge de travail entre les équipes ou les personnes, afin de mettre en évidence les déséquilibres et les possibilités d’améliorer l’affectation des ressources. Les équipes peuvent ainsi gagner en efficacité.

Non. Le Process Mining complète vos rapports et analyses BlackLine en apportant un autre éclairage, plus détaillé. BlackLine fournit des informations utiles sur la conformité et les rapprochements de comptes, tandis que le Process Mining examine le déroulement réel des activités de bout en bout. Il révèle ainsi des inefficacités cachées et les causes profondes des retards que les rapports classiques peuvent ne pas faire apparaître. Vous disposez alors d’éléments concrets pour transformer vos processus.

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