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Verbessern Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung

Abrechnung in NetSuite optimieren: Ihr Leitfaden in 6 Schritten zu mehr Effizienz.
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Optimieren Sie Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite für einen schnelleren Cashflow

Zu verstehen, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen, ist entscheidend für die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Unsere Plattform zeigt Verzögerungen und Engpässe, die sich auf Cashflow und Kundenzufriedenheit auswirken. Ermitteln Sie Ineffizienzen vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungsausgleich und setzen Sie gezielte Verbesserungen um, damit Ihre Abläufe schneller werden.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Effizienz in NetSuite Order to Cash – Abrechnung und Rechnungsstellung steigern

Ein effizienter Order-to-Cash-Prozess, insbesondere bei Abrechnung und Rechnungsstellung, ist entscheidend für die finanzielle Stabilität und das nachhaltige Wachstum eines Unternehmens. Ineffiziente Abläufe verzögern den Zahlungseingang, erhöhen die Days Sales Outstanding (DSO) und können die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Für Unternehmen, die das umfassende Debitorenmodul von NetSuite einsetzen, ist es wichtig, den tatsächlichen Weg einer Rechnung von der Erstellung bis zum Zahlungsausgleich zu verstehen. Nur so lassen sich verborgene Ineffizienzen erkennen und beheben, die die finanzielle Leistung beeinträchtigen. Dieser Abschnitt zeigt, warum eine genaue Analyse der Abrechnung und Rechnungsstellung im Order-to-Cash-Prozess von NetSuite Ihre Abläufe verbessern kann.

Wie Process Mining den Abrechnungsprozess in NetSuite sichtbar macht

Process Mining bietet einen datenbasierten Ansatz, um die tatsächliche Leistung Ihres Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite zu verstehen. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, wertet Process Mining Event Logs direkt aus Ihren NetSuite-Datensätzen aus, etwa aus Rechnungen, Kundenzahlungen und Gutschriften. So entsteht eine objektive, durchgängige Darstellung des Wegs jeder Rechnung.

Durch die Analyse wichtiger Aktivitäten wie „Auftrag erfüllt“, „Rechnung erstellt“, „Rechnung genehmigt“, „Rechnung an Kunden gesendet“, „Zahlungsziel erreicht“, „Zahlungserinnerung versendet“, „Kundenzahlung eingegangen“, „Zahlung im Hauptbuch gebucht“, „Zahlung zugeordnet/abgeglichen“ und „Rechnung geschlossen“ zeigt Process Mining die genauen Abläufe rund um Ihre Rechnungen. Sie sehen nicht nur die häufigste Abfolge, sondern auch Abweichungen, Nacharbeiten und Engpässe, die Durchlaufzeiten verlängern und Kosten erhöhen. Diese detaillierte Analyse zeigt, an welchen Stellen sich die Durchlaufzeit im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung verkürzen lässt.

Wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen bei Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite

Mit Process Mining können Sie gezielt Bereiche identifizieren, in denen sich Ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozesse in NetSuite verbessern lassen:

  • Genauigkeit und Geschwindigkeit der Rechnungserstellung: Erkennen Sie manuelle Schritte, Verzögerungen bei Freigaben oder Eingabefehler in NetSuite, die Nacharbeiten oder eine verspätete Rechnungserstellung verursachen. Wenn Sie diese Muster verstehen, können Sie die erste Phase der Abrechnung effizienter gestalten.
  • Rechnungsversand und Kundenkommunikation: Analysieren Sie die Zeit zwischen der Rechnungserstellung und dem Eingang beim Kunden. So werden Ineffizienzen bei den Versandwegen sichtbar und Kommunikationsprobleme erkennbar, die pünktliche Zahlungen beeinträchtigen.
  • Wirksamkeit des Zahlungseinzugs: Finden Sie heraus, warum Zahlungen verspätet eingehen. Process Mining zeigt, ob Zahlungserinnerungen regelmäßig versendet werden und ob bestimmte Zahlungsbedingungen oder Zahlungsarten zu längeren Zahlungszyklen führen. Auf dieser Grundlage können Sie Maßnahmen zur Senkung der DSO entwickeln.
  • Engpässe bei Zahlungszuordnung und Abgleich: Erkennen Sie Verzögerungen zwischen „Kundenzahlung eingegangen“ und „Zahlung im Hauptbuch gebucht“ oder „Zahlung zugeordnet/abgeglichen“ in NetSuite. Ein langsamer Abgleich erschwert den Überblick über verfügbare Mittel und eine korrekte Finanzberichterstattung.
  • Effizienz bei der Bearbeitung von Gutschriften: Prüfen Sie den gesamten Lebenszyklus von Gutschriften und erkennen Sie Verzögerungen, die sich auf die Kundenzufriedenheit oder die finanzielle Genauigkeit auswirken können.
  • Compliance und Prüfung des Prüfpfads: Stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungs- und Zahlungsvorgänge internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. So erhalten Sie für jede Transaktion in NetSuite einen klaren, prüfbaren Nachweis.

Messbare Ergebnisse einer optimierten Abrechnung

Prozessoptimierungen auf Grundlage dieser Erkenntnisse führen zu konkreten, messbaren Vorteilen:

  • Schnellerer Zahlungseingang: Wenn Sie die Days Sales Outstanding (DSO) deutlich senken, stehen Ihnen Mittel schneller zur Verfügung und Ihr Betriebskapital verbessert sich.
  • Höhere operative Effizienz: Weniger unnötige Schritte, automatisierte manuelle Aufgaben und effizientere Freigaben verringern den Aufwand und die Kosten pro bearbeiteter Rechnung.
  • Weniger Fehler bei der Abrechnung: Eine genauere Rechnungserstellung und -bearbeitung führt zu weniger Kundenreklamationen und einem reibungsloseren Order-to-Cash-Ablauf.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Pünktliche, korrekte und transparente Abrechnungsprozesse verbessern die Customer Experience und stärken Geschäftsbeziehungen.
  • Bessere Compliance und geringere Risiken: Ein klares Bild des tatsächlichen Prozessablaufs unterstützt die Einhaltung finanzieller Vorschriften und interner Kontrollen und senkt Prüfungsrisiken.
  • Gezielterer Ressourceneinsatz: Dank effizienterer Abläufe können sich Ihre Finanz- und Abrechnungsteams stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt Probleme erst im Nachhinein zu beheben.

Starten Sie mit der Optimierung Ihrer NetSuite-Abrechnung

Mit Process Mining gewinnen Sie einen klaren Überblick über Ihren Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite und können gezielt Verbesserungen umsetzen. Wenn Sie verstehen, wie und warum einzelne Transaktionen ablaufen, erhalten Sie die Erkenntnisse, die Sie für konkrete Maßnahmen benötigen. So verkürzen Sie Durchlaufzeiten und steigern langfristig die Rentabilität. Entdecken Sie noch heute, wie Sie Ihre Abrechnungsprozesse verbessern können.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Rechnungen werden nach der Erfüllung von Aufträgen nicht zeitnah erstellt. Dadurch verzögern sich Zahlungseingänge und die Days Sales Outstanding (DSO) steigen. Das beeinträchtigt den Cashflow und kann das Betriebskapital belasten.
ProcessMind zeigt genau, an welchen Stellen sich die Rechnungserstellung verzögert. Die Lösung macht die Zeit zwischen „Auftrag erfüllt“ und „Rechnung erstellt“ sichtbar und weist die zuständigen Abteilungen oder Benutzer in NetSuite aus.

Zu viele manuelle Eingriffe im Abrechnungsprozess, etwa bei der Rechnungsfreigabe oder bei Anpassungen, führen zu Fehlern und verlangsamen den gesamten Order-to-Cash-Zyklus. Das erhöht die Betriebskosten und senkt die Effizienz.
ProcessMind macht häufige manuelle Eingriffe und Ausnahmen im Abrechnungsprozess in NetSuite sichtbar. So erkennen Sie, wo Automatisierung möglich ist oder Standardarbeitsanweisungen konsequenter umgesetzt werden sollten.

Wenn es nach einem Verkauf lange dauert, bis Zahlungen eingehen, beeinträchtigt das die Liquidität und die finanzielle Stabilität erheblich. Eine hohe DSO weist häufig auf Ineffizienzen bei der Rechnungsstellung oder beim Zahlungseinzug im Order-to-Cash-Prozess hin.
ProcessMind analysiert den gesamten Ablauf von „Rechnung erstellt“ bis „Kundenzahlung eingegangen“. So erkennen Sie, welche Aktivitäten oder Prozessphasen die Zahlungszyklen und die DSO in NetSuite besonders stark verlängern.

Fehlerhafte Rechnungen oder Unstimmigkeiten führen zu Reklamationen, die Nacharbeiten erfordern und Zahlungen verzögern. Das belastet nicht nur die Kundenbeziehungen, sondern erhöht auch den Verwaltungsaufwand des Abrechnungsteams.
ProcessMind erkennt Fälle mit Nacharbeitsschleifen zwischen „Rechnung an Kunden gesendet“ und „Kundenzahlung eingegangen“. So sehen Sie, wo Reklamationen entstehen und welche Ursachen, etwa falsche Preise oder fehlende Angaben in NetSuite, besonders häufig sind.

Kundenzahlungen den richtigen Rechnungen zuzuordnen, dauert zu lange und ist fehleranfällig. Das verzögert den Rechnungsabschluss und erschwert eine korrekte Finanzberichterstattung. Dadurch kann die tatsächliche finanzielle Lage des Unternehmens unklar bleiben.
ProcessMind misst die Zeit zwischen „Kundenzahlung eingegangen“ und „Zahlung zugeordnet/abgeglichen“. So werden Engpässe und Ineffizienzen bei der Zahlungszuordnung sichtbar und der Abgleich in NetSuite lässt sich gezielt verbessern.

Ohne einen klaren Überblick in Echtzeit über Abrechnung und Rechnungsstellung ist es schwierig, Engpässe zu erkennen, die Compliance zu überwachen und den Cashflow vorherzusagen. Probleme werden dadurch oft erst im Nachhinein behoben.
ProcessMind zeigt sämtliche Abläufe der Rechnungsbearbeitung im Detail. Beteiligte können den gesamten Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite nachvollziehen, tatsächliche Prozessabläufe erkennen und Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf identifizieren.

Zahlungsbedingungen werden uneinheitlich angewendet oder durchgesetzt. Dadurch verlängern sich Zahlungszyklen, und verspätete Zahlungen führen zu Umsatzeinbußen. Ein unzureichender Umgang mit diesem Problem kann die Rentabilität und Kundenbeziehungen beeinträchtigen.
ProcessMind identifiziert Rechnungen, bei denen „Kundenzahlung eingegangen“ deutlich nach „Zahlungsziel erreicht“ liegt. So erkennen Sie, wo Kunden Zahlungsbedingungen nicht einhalten, und können die Wirksamkeit von Erinnerungsprozessen in NetSuite bewerten.

Zahlungserinnerungen werden gar nicht, zum falschen Zeitpunkt oder nicht wirksam versendet. Dadurch gehen überfällige Rechnungen nicht schneller ein und die DSO steigt.
ProcessMind analysiert, wie sich die Aktivität „Zahlungserinnerung versendet“ auf den anschließenden Zahlungseingang auswirkt. So erkennen Sie, welche Erinnerungsstrategien funktionieren und wo der Prozess in NetSuite angepasst werden sollte.

Hoher manueller Aufwand, fehlerbedingte Nacharbeiten und lange Durchlaufzeiten treiben die Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung in die Höhe. Das wirkt sich direkt auf die Rentabilität des Order-to-Cash-Bereichs aus.
ProcessMind erfasst den Zeit- und Arbeitsaufwand für jede Rechnung, indem Aktivitäten und ihre Dauer analysiert werden. So erkennen Sie unnötig hohe Kosten und Möglichkeiten, Abläufe in NetSuite zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Regionale Teams oder Abteilungen arbeiten möglicherweise nach unterschiedlichen, nicht standardisierten Abrechnungsverfahren. Das führt zu Abweichungen, Compliance-Risiken und erschwert es, effiziente Vorgehensweisen unternehmensweit einzuführen.
ProcessMind vergleicht Prozessvarianten anhand des Attributs „Region“. So werden Abweichungen von standardisierten Abrechnungsverfahren sichtbar und bewährte Vorgehensweisen erkennbar, die sich unternehmensweit einführen lassen, um NetSuite-Abläufe effizienter zu gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit zwischen Auftragserfüllung und Rechnungserstellung in NetSuite zu verkürzen. Dieser wichtige erste Schritt wirkt sich direkt auf den Cashflow aus: Unternehmen können Kunden schneller Rechnungen stellen und den Order-to-Cash-Zyklus verkürzen. So sinkt das Risiko verspäteter Zahlungen und die Kundenzufriedenheit kann steigen. ProcessMind macht Engpässe und manuelle Verzögerungen bei der Rechnungserstellung in NetSuite sichtbar. Die Analyse der Event Logs zeigt, welche Aktivitäten oder Benutzeraktionen den Ablauf verlangsamen. So können Sie gezielt Automatisierungen einführen oder den Prozess neu gestalten und die Rechnungserstellung effizienter starten. Die Durchlaufzeit lässt sich möglicherweise um 20–30 % senken.

Ziel ist es, manuelle Schritte im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite zu erkennen und zu beseitigen. Weniger manueller Aufwand verringert menschliche Fehler, schafft Kapazitäten für anspruchsvollere Aufgaben und beschleunigt die gesamte Abrechnung. Das verbessert die Effizienz und senkt die Kosten. ProcessMind bildet den tatsächlichen Ablauf ab und zeigt manuelle Eingriffe wie Dateneingaben, Freigaben oder Prüfungen, die sich automatisieren lassen. Abweichungen vom vorgesehenen automatisierten Ablauf machen sichtbar, wo Sie RPA oder Workflow-Automatisierung in NetSuite einsetzen können. So lässt sich der manuelle Aufwand möglicherweise um 25–40 % senken und die Effizienz steigern.

Eine niedrigere Days Sales Outstanding (DSO) ist ein wichtiges Ziel, um Cashflow und Betriebskapital zu verbessern. Dazu muss die durchschnittliche Zeit zwischen einem Verkauf und dem Zahlungseingang verkürzt werden. So verbessern sich die finanzielle Stabilität und die Liquidität, weil Mittel früher verfügbar sind. ProcessMind zeigt den gesamten Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite, von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungsausgleich. Die Analyse deckt Ursachen für verlängerte Zahlungszyklen auf, etwa Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, bei Zahlungserinnerungen oder bei der Zahlungszuordnung. Mit gezielten Maßnahmen lässt sich die DSO möglicherweise um 10–20 % senken und der Cashflow verbessern.

Ziel ist es, die Zahl der in NetSuite erstellten fehlerhaften Rechnungen zu verringern. Eine hohe Fehlerquote führt zu Zahlungskonflikten, Verzögerungen beim Zahlungseinzug, unzufriedenen Kunden und zusätzlichem Verwaltungsaufwand für Korrekturen. Weniger Fehler sorgen für korrekte Rechnungen und eine schnellere Zahlungsbearbeitung. ProcessMind zeigt, an welchen Stellen im Abrechnungsprozess Fehler auftreten, etwa bei der Rechnungsfreigabe oder Dateneingabe. Die Analyse von Prozessvarianten und Benutzeraktivitäten macht Compliance-Probleme sichtbar und zeigt, wo Schulungen oder Systemverbesserungen erforderlich sind. So lässt sich die Fehlerquote möglicherweise um 15–25 % senken und das Vertrauen der Kunden stärken.

Ein beschleunigter Zahlungsabgleich bedeutet, dass Kundenzahlungen in NetSuite schneller offenen Rechnungen zugeordnet werden. Eine langsame Zahlungszuordnung kann den Forderungsbestand falsch darstellen, die Freigabe von Kreditlimits verzögern und die Finanzberichterstattung beeinträchtigen. Dadurch wird auch der Überblick über den Cashflow erschwert. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf des Zahlungsausgleichs ab und zeigt Verzögerungen zwischen „Kundenzahlung eingegangen“ und „Zahlung zugeordnet/abgeglichen“. Die Lösung macht Engpässe, manuelle Zuordnungen und Probleme bei der Systemintegration sichtbar. Mit gezielten Verbesserungen lässt sich die Bearbeitungszeit möglicherweise um 30–50 % senken und die finanzielle Genauigkeit in Echtzeit sicherstellen.

Ziel ist ein klarer Überblick in Echtzeit darüber, wo sich jede Rechnung im Lebenszyklus des Order-to-Cash-Prozesses für Abrechnung und Rechnungsstellung in NetSuite befindet. Fehlende Transparenz führt zu verspäteten Nachfassaktionen, verpassten Eingriffsmöglichkeiten und ungenauen Prognosen zu Zahlungseingängen. Das beeinträchtigt die operative Effizienz und die Entscheidungsfindung. ProcessMind erstellt einen präzisen digitalen Zwilling Ihres Abrechnungsprozesses und zeigt den Weg jeder Rechnung umfassend. Sie sehen, welche Rechnungen in bestimmten Phasen feststecken, können Probleme frühzeitig angehen, die Leistung anhand von KPIs überwachen und den rechtzeitigen Fortschritt bis zum Zahlungseingang sicherstellen. Das verbessert die Kontrolle über den gesamten Prozess.

Ziel ist es, den Anteil der Kunden zu erhöhen, die Rechnungen gemäß den in NetSuite vereinbarten Zahlungsbedingungen begleichen. Werden Zahlungsbedingungen nicht eingehalten, steigt die DSO und der Cashflow leidet. Zudem ist mehr Aufwand für den Zahlungseinzug erforderlich, und das Risiko von Forderungsausfällen kann zunehmen. ProcessMind analysiert das Zahlungsverhalten anhand der Attribute „Zahlungsbedingungen“ und „Fälligkeitsdatum“. So erkennen Sie Kunden, Regionen oder Rechnungstypen, bei denen die vereinbarten Bedingungen regelmäßig nicht eingehalten werden. Darauf aufbauend können Sie Maßnahmen beim Kreditmanagement, beim Zeitpunkt von Zahlungserinnerungen oder bei den Zahlungsbedingungen gezielt anpassen. Der Anteil pünktlicher Zahlungen lässt sich möglicherweise um 10–15 % steigern.

Ziel ist es, Zahlungserinnerungen gezielter und zum richtigen Zeitpunkt zu versenden, damit Kunden ihre Rechnungen pünktlich begleichen. Unwirksame Erinnerungen verlängern Zahlungszyklen und erhöhen die Kosten für den Zahlungseinzug. Überfällige Rechnungen lassen sich so in NetSuite nicht effizient bearbeiten. ProcessMind analysiert Abfolge und Zeitpunkt der Aktivitäten „Zahlungserinnerung versendet“ und setzt sie mit den Ereignissen „Kundenzahlung eingegangen“ in Beziehung. Anhand des tatsächlichen Zahlungsverhaltens erkennen Sie geeignete Erinnerungsintervalle, Kanäle und Auslöser. So können Sie den Zahlungseinzug wirksamer gestalten und überfällige Zahlungen möglicherweise um 10–20 % reduzieren.

Ziel ist es, die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung von der Erstellung bis zum Abschluss in NetSuite zu senken. Hohe Kosten pro Rechnung weisen auf Ineffizienzen, übermäßigen manuellen Aufwand oder unnötige Schritte hin, die Ressourcen binden und die Rentabilität beeinträchtigen. ProcessMind erfasst den Zeit- und Ressourceneinsatz für jede Aktivität im Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. Lange Nacharbeitsschleifen, überflüssige Schritte und unzureichend eingesetzte Automatisierung zeigen konkrete Ansatzpunkte für effizientere Workflows. Durch Prozessoptimierung lassen sich die Kosten pro Rechnung möglicherweise um 5–15 % senken.

Ziel ist es, Abrechnungs- und Rechnungsstellungsverfahren in den verschiedenen Regionen oder Geschäftseinheiten, die NetSuite einsetzen, aufeinander abzustimmen. Uneinheitliche Prozesse führen zu unterschiedlichen Ergebnissen, Compliance-Risiken und mangelnder Skalierbarkeit. Außerdem lassen sich bewährte Vorgehensweisen nur schwer unternehmensweit umsetzen, was die Effizienz insgesamt beeinträchtigt. ProcessMind vergleicht den Ablauf von „Rechnung erstellt“ bis „Rechnung geschlossen“ anhand des Attributs „Region“. Die Analyse zeigt Unterschiede bei Prozessabläufen und Aktivitätsdauer sowie Lücken bei der Compliance. So erhalten Sie eine Grundlage für standardisierte, optimierte Abrechnungsprozesse, die weltweit einheitliche Ergebnisse unterstützen.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung

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Template herunterladen
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Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung auf. Es ist auf die Datenstruktur von NetSuite für Rechnungen und Zahlungen abgestimmt.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an erhalten Sie genauere Analysen, sparen Zeit und vermeiden Probleme mit der Datenqualität in späteren Schritten.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren NetSuite-Daten für Order to Cash: Abrechnung und Rechnungsstellung befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Entdecken Sie verborgene Engpässe in Ihrem Abrechnungsprozess

ProcessMind visualisiert Ihren NetSuite-Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung. Ermitteln Sie genau, wo Verzögerungen, Nacharbeit und Compliance-Probleme den Cashflow und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
  • Visualisieren Sie den Abrechnungsprozess vom Anfang bis zum Ende
  • Ermitteln Sie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung in NetSuite
  • Ermitteln Sie die Ursachen von Zahlungsausnahmen
  • Vergleichen Sie Abrechnungszyklen, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Rechnungsstellung im Order-to-Cash-Prozess gezielt verbessern

Diese Ergebnisse zeigen, welche Verbesserungen Unternehmen durch die Optimierung ihrer Order-to-Cash-, Rechnungsstellungs- und Fakturierungsprozesse erzielen können. Process Mining analysiert Transaktionsdaten, insbesondere aus NetSuite, deckt verborgene Ineffizienzen auf und liefert Ansatzpunkte für gezielte Verbesserungen.

0 %
Rechnungen schneller erstellen

Durchschnittliche Verkürzung der Erstellungszeit

Ein effizienterer Start des Abrechnungsprozesses beschleunigt die Rechnungserstellung und damit den Beginn des Zahlungseinzugs. Das verringert Verzögerungen und verbessert die finanzielle Liquidität insgesamt.
0 days
Days Sales Outstanding senken

Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungseinzugsdauer

Wenn Zahlungen im Durchschnitt schneller eingehen, verbessert das die Steuerung des Betriebskapitals und die finanzielle Stabilität. Es ist ein Zeichen für effizientere Prozesse beim Zahlungseinzug und einen besseren Cashflow.
0 %
Weniger Rechnungsfehler

Prozentuale Verringerung der Fehler

Weniger Rechnungskorrekturen und erneute Freigaben verringern Zahlungskonflikte und beschleunigen die Bearbeitung. Das steigert die Kundenzufriedenheit und reduziert Nacharbeiten für Abrechnungsteams.
0 %
Zahlungen schneller zuordnen

Durchschnittliche Verkürzung der Abstimmungszeit

Wenn weniger Zeit zwischen Zahlungseingang und Zahlungszuordnung vergeht, werden die Hauptbücher zeitnah aktualisiert und Finanzberichte präziser. Das verbessert die Transparenz und die operative Effizienz im Treasury.
0 %
Mehr Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung

Höherer Anteil an vollständig automatisierter Verarbeitung

Die Automatisierung manueller Schritte in der Rechnungsverarbeitung verringert den Aufwand für manuelle Eingriffe. Dadurch werden Rechnungen schneller verarbeitet, Fehler vermieden und die Kosten pro Rechnung deutlich gesenkt. Das verbessert die Effizienz und den Ressourceneinsatz.
0 %
Wirksame Zahlungserinnerungen

Mehr Zahlungen nach Zahlungserinnerungen

Werden Zahlungserinnerungen zum passenden Zeitpunkt an die richtigen Kunden gesendet, steigt der Anteil überfälliger Rechnungen, die nach einer Erinnerung bezahlt werden. Das verbessert den Cashflow und verringert den Aufwand für weitere Mahnmaßnahmen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den konkreten Zielen des Unternehmens ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jedes Rechnungsdokuments. Sie dient als primäre Case-ID für die Rechnungsverarbeitung.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist unverzichtbar, um den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung nachzuverfolgen, den Rechnungsprozess vollständig zu rekonstruieren und die Leistung detailliert zu analysieren.

Der Name des Geschäftsvorfalls, der zu einem bestimmten Zeitpunkt im Lebenszyklus der Rechnung eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist grundlegend für die Erstellung der Prozesslandkarte. Es ermöglicht, die verschiedenen Schritte und Pfade einer Rechnung sichtbar zu machen und zu analysieren.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse an. Diese ist unverzichtbar, um zeitbasierte Kennzahlen zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich genau berechnen, wie lange der Abschluss jeder Aktivität dauert. Das ist wichtig, um die Ressourceneffizienz zu analysieren und zeitaufwendige Aufgaben zu erkennen.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der benutzerspezifischen Leistung und der Einhaltung von Prozessen. Das ist wichtig für die Ressourcenplanung und gezielte Schulungen.

Das offizielle Datum der Rechnung, wie sie dem Kunden ausgestellt wurde.

Warum das wichtig ist

Dieses Datum bildet die Grundlage für wichtige Finanzkennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO) und die Überfälligkeit von Rechnungen. Es wirkt sich direkt auf die Analyse des Betriebskapitals aus.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist entscheidend, um die Pünktlichkeit von Zahlungen zu messen und das Zahlungsverhalten von Kunden zu analysieren. Es unterstützt direkt das Forderungsmanagement und die Cashflow-Prognose.

Der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Steuern und weiterer Gebühren.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht eine wertbezogene Prozessanalyse. So lassen sich Rechnungen mit hohen Beträgen priorisieren und die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen nachvollziehen.

Der Name des Kunden, an den die Rechnung ausgestellt wurde.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht eine kundenbezogene Analyse. So lassen sich Zahlungsmuster, wiederkehrende Probleme und kundenspezifische Prozessabweichungen erkennen.

Die geografische Region des Kunden oder der Transaktion.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht Vergleiche zwischen geografischen Gebieten. So lassen sich regionale Leistungsunterschiede erkennen und bewährte Vorgehensweisen standardisieren.

Kennzeichnet, ob eine Aktivität automatisch vom System ausgeführt wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich der Automatisierungsgrad des Prozesses messen. Zugleich werden Möglichkeiten sichtbar, den manuellen Aufwand zu verringern und die Effizienz zu steigern.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet die offizielle Erstellung des Rechnungstransaktionsdatensatzes in NetSuite. Dieses Ereignis markiert für jede eindeutige Rechnungsnummer den Beginn der Rechnungsverarbeitung. Erfasst wird der Erstellungszeitpunkt der Transaktion.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event der Rechnungsverarbeitung. Die Zeitspanne zwischen diesem Ereignis und den folgenden Ereignissen zeigt die Effizienz des Gesamtprozesses und bildet die Grundlage für die KPI „Durchlaufzeit der Rechnungserstellung“.

Die Rechnung wurde offiziell freigegeben und kann an den Kunden gesendet werden. Erfasst wird das Ereignis, wenn sich der Freigabestatus von „Pending Approval“ zu „Genehmigt“ ändert, üblicherweise durch eine Workflow-Aktion.

Warum das wichtig ist

Ein wichtiger Meilenstein: Erst danach kann die Rechnung an den Kunden gesendet werden. Das Ereignis ist entscheidend für die Messung der Freigabedurchlaufzeit und die Berechnung der KPI „Automatisierungsquote der Rechnungsverarbeitung“.

Zeigt an, dass die Rechnung an den Kunden versendet wurde, in der Regel per E-Mail. Erfasst wird das Ereignis, indem protokolliert wird, wann ein Benutzer im Rechnungsdatensatz die Aktion „Email“ ausführt.

Warum das wichtig ist

Damit beginnt die Zahlungsfrist des Kunden. Das Ereignis ist der wichtigste Ausgangspunkt für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO).

Eine Zahlung des Kunden ist eingegangen und wurde im System erfasst. Das Ereignis wird durch die Erstellung einer „Customer Payment“-Transaktion in NetSuite erfasst. Diese kann einer oder mehreren Rechnungen zugeordnet sein.

Warum das wichtig ist

Kennzeichnet den Zahlungseingang, aber nicht unbedingt die Zuordnung zu einer bestimmten Rechnung. Dies ist der erste Schritt der Zahlungszuordnung und ein wichtiges Ereignis für die DSO-Berechnung.

Der Rechnungsstatus hat sich zu „Paid In Full“ geändert. Der offene Betrag beträgt nun null. Damit ist die Rechnungsstellung und das Mahnverfahren für diese Rechnung erfolgreich abgeschlossen.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre erfolgreiche End-Event des Prozesses. Die Gesamtzeit bis zu diesem Status zeigt die durchgängige Durchlaufzeit des Cash Conversion Cycle.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining zeigt die tatsächlichen Abläufe bei Abrechnung und Rechnungsstellung und macht Engpässe wie eine langsame Rechnungserstellung oder zu viele manuelle Schritte sichtbar. Die Analyse zeigt, welche Faktoren zu einer hohen Days Sales Outstanding (DSO) beitragen und wo im Abrechnungsprozess von NetSuite häufig Fehler entstehen. So erhalten Sie einen klaren, datenbasierten Überblick über den tatsächlichen Prozessablauf.

Sie benötigen Event Logs mit einer Rechnungsnummer als Case-ID, den Aktivitätsnamen und genauen Timestamps für jeden Schritt Ihres Abrechnungsprozesses. Diese Daten werden üblicherweise aus den Transaktions- und Systemprotokollen von NetSuite exportiert. Genaue und vollständige Timestamp-Daten sind entscheidend, um den durchgängigen Prozessablauf korrekt zu rekonstruieren.

Nach dem ersten Datenexport und der Aufbereitung, die je nach Komplexität der Daten einige Tage bis mehrere Wochen dauern können, liegen erste Erkenntnisse meist schnell vor. Ein vorläufiges Prozessmodell und wichtige Leistungskennzahlen lassen sich häufig schon in den ersten Wochen der Process-Mining-Analyse prüfen und besprechen. So können Sie größere Probleme früh erkennen.

Ja. Process Mining zeigt genau, wo Verzögerungen bei der Rechnungserstellung, bei Freigabe-Workflows oder bei der Zahlungszuordnung Ihre DSO erhöhen. Wenn Sie diese Engpässe und ihre Ursachen sichtbar machen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen und den Zahlungseingang beschleunigen. Das verbessert die Steuerung des Betriebskapitals.

Process-Mining-Tools können unterschiedliche regionale Prozessvarianten anhand derselben zugrunde liegenden Daten modellieren und direkt miteinander vergleichen. So erkennen Sie bewährte Vorgehensweisen in leistungsstarken Regionen und Abweichungen oder Ineffizienzen in anderen. Auf dieser Grundlage lassen sich Ihre globalen Abrechnungsprozesse standardisieren und optimieren.

Nein. Process Mining unterstützt Unternehmen jeder Größe dabei, ihre Prozesse zu verbessern, auch kleinere Unternehmen, die NetSuite einsetzen. Entscheidend ist, dass genügend Ereignisdaten verfügbar sind, nicht die Größe des Unternehmens. Process Mining liefert wertvolle Erkenntnisse für alle, die ihre operative Effizienz und Wirksamkeit verstehen und verbessern möchten.

Grundkenntnisse in der Datenanalyse helfen Ihnen bei der Datenaufbereitung und bei der Arbeit mit der Benutzeroberfläche des Process-Mining-Tools. Viele Plattformen bieten leicht verständliche visuelle Oberflächen. Für komplexe Datenexporte oder -umwandlungen aus NetSuite können Kenntnisse in SQL oder Datenverarbeitung hilfreich sein. Anbieter stellen häufig Schulungen und Support bereit.

Ja. Wenn Process Mining die genaue Abfolge der Aktivitäten vor einem Rechnungsfehler nachverfolgt, werden häufige Prozessabläufe, bestimmte Benutzeraktionen oder Systeminteraktionen sichtbar, die oft zu Fehlern führen. So können Sie die Ursachen beheben, die Datenqualität verbessern und Zahlungskonflikte deutlich reduzieren. Das trägt zu einer höheren Genauigkeit bei.

Herkömmliche Analysen zeigen meist zusammengefasste Kennzahlen wie die durchschnittliche DSO oder die Gesamtzahl der Rechnungen. Sie machen sichtbar, „was passiert ist“. Process Mining zeigt dagegen, „wie es passiert ist“, indem es den gesamten Ablauf jeder Rechnung darstellt. Jeder Schritt, jede Variante und jede Abweichung wird sichtbar. So erhalten Sie ein deutlich genaueres Bild davon, wie der Prozess tatsächlich ausgeführt wird. Entscheidend ist der Ablauf, nicht nur die Zahlen.

Process Mining identifiziert wiederkehrende manuelle Schritte und wichtige Entscheidungspunkte im Abrechnungsprozess, die sich besonders für eine Automatisierung eignen. Wenn Sie diese Aktivitäten abbilden, können Sie gezielt festlegen, wo Robotic Process Automation (RPA) oder andere Automatisierungstechnologien sinnvoll sind. Das vereinfacht Abläufe, verringert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz.

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