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Optimieren Sie Ihren Order to Cash - Fakturierungs- und Rechnungsstellungsprozess

NetSuite Abrechnung optimieren: Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Effizienz.
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Herausforderungen (10) Ziele (10) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

NetSuite Fakturierung & Rechnungsstellung für schnellen Cashflow optimieren

Das Verständnis Ihres Process Flows ist entscheidend für die geschäftliche Gesundheit. Unsere Plattform hilft Ihnen, Verzögerungen und Bottlenecks zu identifizieren, die den Cashflow und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Lokalisieren Sie Ineffizienzen, von der initialen Rechnungserstellung bis zur endgültigen Zahlungsabstimmung, und nehmen Sie gezielte Verbesserungen vor, um Ihre Abläufe zu beschleunigen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Effizienz freisetzen im NetSuite Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellung

Die Optimierung Ihres Order to Cash-Prozesses, insbesondere des Segments Fakturierung & Rechnungsstellung, ist von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen, das eine solide Finanzlage und nachhaltiges Wachstum anstrebt. Ineffiziente Abrechnungsprozesse führen direkt zu verzögerten Cashflows, erhöhten Days Sales Outstanding (DSO) und potenzieller Kundenunzufriedenheit. Für Organisationen, die sich auf das umfassende AR-Modul von NetSuite verlassen, ist das Verständnis des tatsächlichen Rechnungsflusses von der Erstellung bis zum endgültigen Zahlungsabgleich nicht nur vorteilhaft, sondern entscheidend, um die verborgenen Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben, die Ihre finanzielle Leistung beeinträchtigen. Dieser Abschnitt untersucht, warum eine detaillierte Analyse, „wie Sie Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellung“ in Ihrer NetSuite-Umgebung verbessern können, Ihre Abläufe transformieren kann.

Wie Process Mining Ihre NetSuite-Rechnungsreise beleuchtet

Process Mining bietet einen unvergleichlichen, datengesteuerten Ansatz, um die tatsächliche Leistung Ihres NetSuite Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellungsprozesses zu verstehen. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, extrahiert es Event Logs direkt aus Ihren NetSuite-Datensätzen, wie z.b. Rechnungen, Kundenzahlungen und Gutschriften. Dies ermöglicht es Ihnen, eine objektive, durchgängige Visualisierung der Reise jeder Rechnung zu erstellen.

Durch die Verfolgung wichtiger Aktivitäten, einschließlich „Sales Order Fulfilled“, „Invoice Generated“, „Invoice Approved“, „Invoice Sent to Customer“, „Payment Due Date Reached“, „Payment Reminder Issued“, „Customer Payment Received“, „Payment Posted to Ledger“, „Cash Applied/Reconciled“ und „Invoice Closed“, enthüllt Process Mining die genauen Pfade, die Ihre Rechnungen nehmen. Sie sehen nicht nur die häufigste Ereignissequenz, sondern auch alle Abweichungen, Nacharbeiten und Bottlenecks, die Zykluszeiten verlängern und Kosten erhöhen. Diese detaillierte Analyse ist entscheidend, um genau zu ermitteln, „wie Sie die Zykluszeit von Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellung reduzieren können“, indem Sie hervorheben, wo der Prozess sich verlangsamt.

Wesentliche Verbesserungsbereiche in NetSuite Fakturierung & Rechnungsstellung

Durch Process Mining können Sie spezifische Bereiche zur Verbesserung Ihrer NetSuite-Abrechnungs- und Rechnungsstellungsvorgänge identifizieren:

  • Genauigkeit und Geschwindigkeit der Rechnungserstellung: Identifizieren Sie manuelle Schritte, Genehmigungsverzögerungen oder Dateneingabefehler in NetSuite, die zu Nacharbeiten oder verspäteter Rechnungserstellung führen. Das Verständnis dieser Muster hilft, die anfängliche Abrechnungsphase zu optimieren.
  • Rechnungszustellung und Kundenkommunikation: Analysieren Sie die verstrichene Zeit von der Rechnungserstellung bis zum Empfang durch den Kunden. Dies kann Ineffizienzen in den Vertriebskanälen aufdecken oder hervorheben, wo Kommunikationsausfälle auftreten, die sich auf die Pünktlichkeit der Zahlungen auswirken.
  • Effektivität der Zahlungseintreibung: Entdecken Sie, warum Zahlungen verzögert werden. Process Mining kann aufzeigen, ob Zahlungserinnerungen konsistent versendet werden oder ob bestimmte Zahlungsbedingungen oder -methoden zu längeren Zahlungszyklen führen, was Strategien zur Reduzierung des DSO unterstützt.
  • Bottlenecks bei der Kassenanwendung und Abstimmung: Lokalisieren Sie Verzögerungen bei den Schritten „Customer Payment Received“ bis „Payment Posted to Ledger“ oder „Cash Applied/Reconciled“ innerhalb von NetSuite. Eine langsame Abstimmung kann die Cash-Verfügbarkeit verschleiern und eine genaue Finanzberichterstattung behindern.
  • Effizienz der Gutschriftenverarbeitung: Bewerten Sie den gesamten Lebenszyklus von Gutschriften und identifizieren Sie Verzögerungen, die sich auf die Kundenzufriedenheit oder finanzielle Genauigkeit auswirken könnten.
  • Compliance und Audit Trail-Verifizierung: Stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungs- und Zahlungsaktivitäten den internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen, und bieten Sie eine klare, prüfbare Spur jeder Transaktion in NetSuite.

Messbare Ergebnisse optimierter Abrechnung

Die Umsetzung von Prozessoptimierungen, die aus diesen Erkenntnissen abgeleitet werden, führt zu greifbaren und messbaren Vorteilen:

  • Beschleunigter Cashflow: Durch eine signifikante Reduzierung der Days Sales Outstanding (DSO) stellen Sie sicher, dass Bargeld viel schneller verfügbar wird, wodurch Ihr Working Capital verbessert wird.
  • Erhöhte Betriebseffizienz: Die Eliminierung unnötiger Schritte, die Automatisierung manueller Aufgaben und die Straffung von Genehmigungen führen zu weniger Aufwand und Kosten pro verarbeiteter Rechnung.
  • Verbesserte Rechnungsgenauigkeit: Weniger Fehler bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung führen zu weniger Kundenstreitigkeiten, was einen reibungsloseren Order to Cash-Fluss zur Folge hat.
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Pünktliche, genaue und transparente Abrechnungsprozesse verbessern das gesamte Kundenerlebnis und stärken Geschäftsbeziehungen.
  • Leistungsstarke Compliance und Risikoreduzierung: Ein klares Verständnis des tatsächlichen Prozessflusses trägt zur Einhaltung von Finanzvorschriften und internen Kontrollen bei und reduziert Audit-Risiken.
  • Bessere Ressourcennutzung: Ihre Finanz- und Abrechnungsteams können ihren Fokus dank eines effizienteren Prozesses von der reaktiven Problemlösung auf strategische Initiativen verlagern.

Starten Sie Ihre NetSuite-Rechnungsoptimierungsreise

Der Einsatz von Process Mining für Ihren Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellungsprozess in NetSuite bietet einen klaren Weg, um einen Ihrer kritischsten Finanzprozesse zu verstehen und zu verbessern. Indem Sie sich auf das „Wie“ und „Warum“ hinter jeder Transaktion konzentrieren, gewinnen Sie die nötigen Erkenntnisse, um gezielte Verbesserungen umzusetzen, Zykluszeiten zu reduzieren und letztendlich eine höhere Rentabilität zu erzielen. Beginnen Sie noch heute damit, zu erkunden, wie Sie Ihre Abrechnungsvorgänge transformieren können.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen werden nicht umgehend nach der Erfüllung von Kundenaufträgen generiert, was zu Verzögerungen bei der Zahlungseintreibung und erhöhten Days Sales Outstanding (DSO) führt. Dies beeinträchtigt den Cashflow direkt und kann das Working Capital belasten.
ProcessMind kann präzise identifizieren, wo die Rechnungserstellung stagniert, Verzögerungen zwischen „Sales Order Fulfilled“ und „Invoice Generated“ aufdecken und verantwortliche Abteilungen oder Benutzer in NetSuite benennen.

Zu viele manuelle Touchpoints im Abrechnungsprozess, wie z.B. manuelle Rechnungsprüfung oder Anpassungen, führen zu Fehlern und verlangsamen den gesamten Order-to-Cash-Zyklus. Dies erhöht die Betriebskosten und reduziert die Effizienz.
ProcessMind deckt häufige manuelle Eingriffe oder Ausnahmen im Abrechnungsprozess innerhalb von NetSuite auf und zeigt auf, wo Automatisierung implementiert oder Standardarbeitsanweisungen verstärkt werden können, um Abläufe zu straffen.

Eine verlängerte durchschnittliche Zeit zur Zahlungseintreibung nach einem Verkauf beeinträchtigt Liquidität und Finanzgesundheit erheblich. Ein hoher DSO weist oft auf Ineffizienzen in den Rechnungsstellungs- oder Inkassophasen des Order to Cash-Prozesses hin.
ProcessMind analysiert den durchgängigen Weg von „Invoice Generated“ bis „Customer Payment Received“, identifiziert spezifische Aktivitäten oder Phasen, die am stärksten zu verlängerten Zahlungszyklen und einem anhaltend hohen DSO innerhalb von NetSuite beitragen.

Ungenau Rechnungen oder Unstimmigkeiten führen zu Kundenstreitigkeiten, erfordern Nacharbeit und verzögern die Zahlung. Dies belastet nicht nur die Kundenbeziehungen, sondern erhöht auch den administrativen Aufwand für das Abrechnungsteam erheblich.
ProcessMind identifiziert Fälle mit Nacharbeitsschleifen zwischen „Invoice Sent to Customer“ und „Customer Payment Received“, was anzeigt, wo Streitigkeiten entstehen, und häufige Ursachen wie falsche Preise oder unvollständige Informationen in NetSuite aufzeigt.

Der Prozess der Zuordnung von Kundenzahlungen zu den korrekten Rechnungen ist langsam und fehleranfällig, verzögert den Rechnungsabschluss und behindert eine genaue Finanzberichterstattung. Dies kann die wahre Finanzlage des Unternehmens verschleiern.
ProcessMind verfolgt die Zeit, die zwischen "Kundenzahlung erhalten" und "Zahlung angewendet/abgestimmt" vergeht, deckt Bottlenecks und Ineffizienzen im Cash Application Prozess auf und hilft, die Abstimmung in NetSuite zu optimieren.

Ohne ein klares Echtzeit-Verständnis des Billing- und Invoicing-Prozesses wird es schwierig, Bottlenecks zu identifizieren, Compliance zu verfolgen und den Cashflow vorherzusagen. Dies führt zu reaktiver Problemlösung.
ProcessMind bietet eine Röntgenansicht aller Rechnungsbearbeitungspfade, die es Stakeholdern ermöglicht, die gesamte Order-to-Cash-Reise – Fakturierung & Rechnungsstellung in NetSuite zu visualisieren, tatsächliche Process Flows aufzudecken und Abweichungen vom idealen Pfad zu identifizieren.

Inkonsistente Anwendung oder Durchsetzung von Zahlungsbedingungen führt zu verlängerten Zahlungszyklen und Einnahmenverlusten durch verspätete Zahlungen. Dies schmälert die Rentabilität und beeinträchtigt die Kundenbeziehungen bei schlechter Handhabung.
ProcessMind identifiziert Rechnungen, bei denen „Customer Payment Received“ deutlich nach „Payment Due Date Reached“ erfolgt, hebt nicht konformes Zahlungsverhalten hervor und bewertet die Wirksamkeit der Mahnprozesse in NetSuite.

Der aktuelle Prozess zum Versenden von Zahlungserinnerungen ist entweder nicht vorhanden, schlecht getimt oder ineffektiv und beschleunigt den Geldeinzug für überfällige Rechnungen nicht. Dies trägt zu einem höheren DSO bei.
ProcessMind analysiert den Einfluss der Aktivität "Zahlungserinnerung gesendet" auf den nachfolgenden Zahlungseingang und identifiziert, welche Erinnerungsstrategien effektiv sind und wo der Prozess für bessere Ergebnisse in NetSuite angepasst werden muss.

Übermäßiger manueller Aufwand, Nacharbeit aufgrund von Fehlern und verlängerte Zykluszeiten erhöhen die Betriebskosten für die Verarbeitung jeder Rechnung. Dies wirkt sich direkt auf die Rentabilität der Order to Cash-Funktion aus.
ProcessMind quantifiziert den Aufwand und die Zeit, die für jede Rechnung aufgewendet werden, indem Aktivitäten und Dauern abgebildet werden, Bereiche aufgedeckt werden, in denen die Kosten unnötig hoch sind, und Möglichkeiten für Automatisierung und Effizienzsteigerungen in NetSuite identifiziert werden.

Verschiedene regionale Teams oder Abteilungen können unterschiedliche, nicht standardisierte Abrechnungsverfahren anwenden, was zu Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und der Unfähigkeit führt, effiziente Praktiken unternehmensweit zu skalieren.
ProcessMind vergleicht Prozessvarianten über verschiedene „Region“-Attribute hinweg, hebt Abweichungen von Standardabrechnungsverfahren hervor und identifiziert Best Practices, die unternehmensweit eingeführt werden können, um NetSuite-Operationen zu optimieren.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zeit von der Auftragsabwicklung bis zur Rechnungserstellung in NetSuite zu verkürzen. Die Beschleunigung dieses kritischen ersten Schritts wirkt sich direkt auf den Cashflow aus, da Unternehmen Kunden schneller abrechnen und den Order-to-Cash-Zyklus verkürzen können. Es minimiert Verzögerungen, die zu verspäteten Zahlungen und verbesserter Kundenzufriedenheit führen können. ProcessMind deckt Bottlenecks und manuelle Verzögerungen im Rechnungserstellungsprozess innerhalb von NetSuite auf. Durch die Analyse von Event Logs identifiziert es spezifische Aktivitäten oder Benutzerinteraktionen, die Verlangsamungen verursachen, was gezielte Automatisierungen oder Prozessneugestaltungen ermöglicht, um einen schnelleren, effizienteren Billing-Start zu erreichen und die Erstellungszeit potenziell um 20-30% zu reduzieren.

Dieses Ziel ist es, manuelle Schritte im Order-to-Cash-Prozess – Fakturierung & Rechnungsstellung in NetSuite zu identifizieren und zu eliminieren. Die Reduzierung des manuellen Aufwands minimiert menschliche Fehler, entlastet Mitarbeiter für höherwertige Aktivitäten und beschleunigt den gesamten Billing- und Invoicing-Durchsatz erheblich, was zu effizienteren Abläufen und Kosteneinsparungen führt. ProcessMind bildet den tatsächlichen Event-Fluss ab, identifiziert manuelle Eingriffe wie Dateneingabe, Genehmigungen oder Prüfungen, die automatisiert werden könnten. Es hebt Abweichungen vom idealen automatisierten Pfad hervor und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Implementierung von RPA oder Workflow-Automatisierung in NetSuite, wodurch der manuelle Aufwand potenziell um 25-40% reduziert und die Effizienz gesteigert wird.

Die Reduzierung der Days Sales Outstanding (DSO) ist ein zentrales Ziel zur Verbesserung des Cashflows und des Betriebskapitals. Dieses Ziel zielt darauf ab, die durchschnittliche Zeit zu verkürzen, die ein Unternehmen für den Zahlungseingang nach einem Verkauf benötigt, was sich direkt auf die finanzielle Gesundheit und Liquidität auswirkt, indem Kapital schneller verfügbar wird. ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über den Order-to-Cash-Prozess – Fakturierung & Rechnungsstellung in NetSuite, von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsabstimmung. Es identifiziert die Ursachen verlängerter Zahlungszyklen, wie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen oder der Kassenbuchung, und ermöglicht spezifische Maßnahmen zur Verkürzung der DSO um 10-20 % und zur Verbesserung der Cash Conversion.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung der Anzahl der Fehler in Rechnungen, die innerhalb von NetSuite generiert werden. Hohe Fehlerraten führen zu Zahlungsstreitigkeiten, Verzögerungen beim Inkasso, Kundenunzufriedenheit und erhöhtem Verwaltungsaufwand für Korrekturen. Die Minimierung von Fehlern gewährleistet Genauigkeit und eine reibungslosere, schnellere Zahlungsabwicklung. ProcessMind identifiziert häufige Fehlerquellen im Abrechnungsprozess, z.B. während der Rechnungsprüfung oder Dateneingabe. Durch die Analyse von Prozessvarianten und Benutzeraktivitäten werden Compliance-Probleme aufgezeigt und Erkenntnisse für Schulungsbedarfe oder Systemverbesserungen geliefert, was hilft, die Rechnungsfehlerraten um 15-25% zu reduzieren und das Kundenvertrauen zu verbessern.

Die Beschleunigung des Cash Application Prozesses bedeutet einen schnelleren Abgleich von Kundenzahlungen mit offenen Rechnungen in NetSuite. Eine langsame Cash Application kann die Debitorenbuchhaltung ungenau widerspiegeln, Kreditfreigaben verzögern und eine präzise Finanzberichterstattung behindern, was letztendlich die Cashflow-Transparenz und -Verwaltung beeinträchtigt. ProcessMind visualisiert den durchgängigen Zahlungsabgleichsprozess, deckt Verzögerungen zwischen „Customer Payment Received“ und „Cash Applied/Reconciled“ auf. Es identifiziert Bottlenecks, manuelle Abgleichbemühungen oder Systemintegrationsprobleme, wodurch eine Optimierung ermöglicht wird, die die Cash Application Zeit um 30-50% reduzieren und eine finanzielle Genauigkeit in Echtzeit sicherstellen kann.

Dieses Ziel ist es, ein klares Echtzeit-Verständnis darüber zu schaffen, wo sich jede Rechnung im Order-to-Cash-Prozess – Fakturierung & Rechnungsstellung innerhalb von NetSuite befindet. Mangelnde Transparenz führt zu verzögerten Nachfassaktionen, verpassten Interventionsmöglichkeiten und einer schlechten Prognose der Cash Inflows, was die operative Effizienz und Entscheidungsfindung beeinträchtigt. ProcessMind erstellt einen exakten digitalen Zwilling Ihres Abrechnungsprozesses und bietet eine sofortige, umfassende Ansicht der Reise jeder Rechnung. Es hebt Rechnungen hervor, die in bestimmten Phasen stecken bleiben, und ermöglicht es Teams, Probleme proaktiv anzugehen, die Performance anhand von KPIs zu überwachen und einen rechtzeitigen Fortschritt in Richtung Zahlung sicherzustellen, wodurch die Gesamtkontrolle verbessert wird.

Dieses Ziel ist es, den Prozentsatz der Kunden zu erhöhen, die Rechnungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen in NetSuite bezahlen. Eine schlechte Einhaltung der Zahlungsbedingungen trägt direkt zu einem höheren DSO bei und wirkt sich negativ auf den Cashflow aus, erfordert mehr Inkassobemühungen und kann potenziell zu uneinbringlichen Forderungen führen. ProcessMind analysiert Zahlungsgewohnheiten in Bezug auf spezifizierte "Payment Terms" und "Due Date" Attribute. Es identifiziert Kunden, Regionen oder Rechnungstypen, die konsistent von den Bedingungen abweichen, und ermöglicht gezielte Strategien für Kreditmanagement, Erinnerungszeitpunkte oder Konditionsanpassungen, wodurch pünktliche Zahlungen potenziell um 10-15% gesteigert werden können.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, Zahlungserinnerungen wirkungsvoller und zeitnaher zu gestalten, um Kunden zu pünktlichen Zahlungen zu bewegen. Ineffektive Erinnerungen können zu verlängerten Zahlungszyklen und erhöhten Inkassokosten führen, da sie überfällige Rechnungen im NetSuite-Umfeld nicht effizient bearbeiten. ProcessMind bildet die Reihenfolge und den Zeitpunkt der Aktivitäten "Zahlungserinnerung gesendet" ab und korreliert sie mit den Events "Kundenzahlung erhalten". Es identifiziert optimale Erinnerungsfrequenzen, Kanäle oder Auslöser, basierend auf dem tatsächlichen Zahlungsverhalten, und hilft, die Effektivität der Inkassobemühungen zu steigern und überfällige Zahlungen um 10-20% zu reduzieren.

Dieses Ziel ist es, die durchschnittlichen Kosten zu senken, die mit der Bearbeitung jeder Rechnung von der Erstellung bis zum Abschluss innerhalb von NetSuite verbunden sind. Hohe Betriebskosten pro Rechnung weisen auf Ineffizienzen, übermäßigen manuellen Arbeitsaufwand oder unnötige Schritte hin, die Ressourcen binden und die Rentabilität beeinträchtigen. ProcessMind quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für jede Aktivität innerhalb des Order-to-Cash-Prozesses – Fakturierung & Rechnungsstellung. Durch die Identifizierung langer Nacharbeits-Schleifen, redundanter Schritte oder ungenutzter Automatisierung bietet es klare Möglichkeiten zur Straffung von Workflows, wodurch die Kosten pro Rechnung durch Prozessoptimierung um 5-15% gesenkt werden können.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Harmonisierung der Billing- und Invoicing-Verfahren über verschiedene Regionen oder Geschäftseinheiten hinweg, die NetSuite nutzen. Inkonsistente Prozesse können zu unterschiedlicher Performance, Compliance-Risiken, mangelnder Skalierbarkeit und Schwierigkeiten bei der unternehmensweiten Anwendung von Best Practices führen, was die Gesamteffizienz beeinträchtigt. ProcessMind führt eine vergleichende Analyse des Prozesses "Rechnung erstellt" bis "Rechnung geschlossen" über verschiedene "Region"-Attribute hinweg durch. Es identifiziert Variationen in den Process Flows, Aktivitätsdauern und Compliance-Lücken zwischen den Regionen und liefert die Blaupause für die Implementierung standardisierter, optimierter globaler Billing-Praktiken und die Sicherstellung einer konsistenten Performance.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Order to Cash – Fakturierung & Rechnungsstellung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die vorkonfigurierte Excel-Vorlage für Order to Cash - Fakturierung & Rechnungsstellung zu, die so konzipiert ist, dass sie der Datenstruktur von NetSuite für Rechnungen und Zahlungen entspricht.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der korrekten Datenstruktur von Anfang an gewährleistet eine genaue Analyse, spart Zeit und verhindert Datenqualitätsprobleme in späteren Phasen.

Erwartetes Ergebnis

Eine standardisierte Excel-Vorlage, die bereit ist, mit Ihren NetSuite Order to Cash - Fakturierungs- und Rechnungsstellungsdaten befüllt zu werden.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Bottlenecks in Ihrem Abrechnungsprozess aufdecken

ProcessMind bietet eine visuelle Röntgenaufnahme Ihres NetSuite Order to Cash - Fakturierungs- und Rechnungsstellungsprozesses. Identifizieren Sie präzise Verzögerungen, Nacharbeiten und Compliance-Probleme, die den Cashflow und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
  • End-to-End-Abrechnungsprozess-Flows visualisieren
  • NetSuite Rechnungsverzögerungen genau bestimmen
  • Grundursachen für Zahlungsabweichungen identifizieren
  • Abrechnungszyklen zur Optimierung benchmarken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Exzellenz in der Order to Cash Fakturierung & Rechnungsstellung erreichen

Diese Ergebnisse zeigen die signifikanten Verbesserungen, die Organisationen durch die Optimierung ihrer Order-to-Cash-, Billing- und Invoicing-Prozesse erzielen. Durch detaillierte Analysen von Transaktionsdaten, insbesondere aus NetSuite, identifiziert Process Mining verborgene Ineffizienzen und leitet strategische Verbesserungen an.

0 %
Schnellerer Rechnungsgenerierungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Erstellungszeit

Die Straffung des initialen Abrechnungsprozesses führt zu einer schnelleren Rechnungserstellung, was den Beginn des Geldeinzugsprozesses beschleunigt. Dies reduziert Verzögerungen und verbessert die gesamte finanzielle Liquidität.
0 days
Days Sales Outstanding senken

Reduzierung der durchschnittlichen Inkassozeit

Die Verringerung der durchschnittlichen Tage zur Zahlungseintreibung verbessert das Working Capital Management und die finanzielle Gesundheit. Dies deutet auf effizientere Inkassoprozesse und einen besseren Cashflow hin.
0 %
Weniger Rechnungsfehler

Prozentuale Fehlerreduzierung

Die Verringerung der Häufigkeit von Rechnungskorrekturen und erneuten Genehmigungen minimiert Zahlungsstreitigkeiten und gewährleistet eine schnellere Bearbeitung. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und weniger Nacharbeit für die Fakturierungsteams.
0 %
Schnellere Zahlungseingangsverarbeitung

Durchschnittliche Reduzierung der Abstimmungszeit

Die Beschleunigung der Zeit vom Zahlungseingang bis zur Kassenanwendung gewährleistet zeitnahe Hauptbuchaktualisierungen und eine genaue Finanzberichterstattung. Dies verbessert die Transparenz und die betriebliche Effizienz in den Treasury-Funktionen.
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Verbesserte Abrechnungsautomatisierung

Zunahme der Straight-Through-Verarbeitung

Die Automatisierung manueller Abrechnungsschritte reduziert menschliche Eingriffe, führt zu schnellerer Verarbeitung, weniger Fehlern und erheblichen Kosteneinsparungen pro Rechnung. Dies erhöht die Effizienz und die Ressourcenzuweisung.
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Effektive Zahlungserinnerungen

Zunahme erinnerungsgesteuerter Zahlungen

Die Verbesserung des Timings und der Zielgruppenansprache von Zahlungserinnerungen führt direkt zu einem höheren Prozentsatz pünktlich bezahlter Rechnungen nach einer Erinnerung. Dies unterstützt einen besseren Cashflow und reduziert den Bedarf an weiteren Inkassoanstrengungen.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischen Unternehmenszielen. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Bezeichner für jedes Rechnungsdokument, der als primärer Case-Bezeichner für den Abrechnungsprozess dient.

Bedeutung

Es ist unerlässlich für die Verfolgung des durchgängigen Lebenszyklus jeder Rechnung, was die Rekonstruktion des gesamten Abrechnungsprozesses und eine detaillierte Leistungsanalyse ermöglicht.

Der Name des Geschäfts-Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rechnungs-Lifecycle aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut ist fundamental für die Erstellung der Prozesslandkarte, die die Visualisierung und Analyse der verschiedenen Schritte und Pfade einer Rechnung ermöglicht.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität bzw. ein Ereignis stattgefunden hat.

Bedeutung

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse, die für die Berechnung aller dauerbasierten Metriken, die Identifizierung von Bottlenecks und die Analyse der Prozessleistung im Zeitverlauf unerlässlich ist.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität oder ein Event abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer jeder Aktivität, was für die Analyse der Ressourceneffizienz und die Identifizierung zeitaufwändiger Aufgaben unerlässlich ist.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Activity ausgeführt hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitslastverteilung, der benutzerspezifischen Leistung und der Prozesseinhaltung, was für das Ressourcenmanagement und gezielte Schulungen unerlässlich ist.

Das offizielle Rechnungsdatum, wie es dem Kunden ausgestellt wurde.

Bedeutung

Dieses Datum ist die Grundlage für kritische Finanzmetriken wie Days Sales Outstanding (DSO) und Rechnungsalterung und beeinflusst direkt die Working Capital Analyse.

Das Fälligkeitsdatum, bis zu dem die Zahlung für die Rechnung erfolgen muss.

Bedeutung

Es ist entscheidend für die Messung der pünktlichen Zahlungsleistung und die Analyse des Kundenzahlungsverhaltens, was Inkasso und Cashflow-Prognosen direkt unterstützt.

Der gesamte monetäre Wert der Rechnung, einschließlich Steuern und anderer Gebühren.

Bedeutung

Es ermöglicht eine wertbasierte Prozessanalyse, die hilft, Rechnungen mit hohem Wert zu priorisieren und die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu verstehen.

Der Name des Kunden, an den die Rechnung ausgestellt wurde.

Bedeutung

Es ermöglicht eine kundenorientierte Analyse, die hilft, Zahlungsmuster, häufige Probleme oder Prozessabweichungen, die für bestimmte Kunden spezifisch sind, zu identifizieren.

Die geografische Region, die dem Kunden oder der Transaktion zugeordnet ist.

Bedeutung

Es ermöglicht einen Vergleich der Prozesse über verschiedene geografische Gebiete hinweg, was entscheidend ist, um regionale Leistungsunterschiede zu identifizieren und Best Practices zu standardisieren.

Ein Kennzeichen, das angibt, ob eine Aktivität automatisch vom System ausgeführt wurde.

Bedeutung

Es hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu messen, indem es Möglichkeiten zur Reduzierung des manuellen Aufwands und zur Steigerung der Effizienz identifiziert.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die offizielle Erstellung des Rechnungs-Transaktionsdatensatzes in NetSuite. Dieses Ereignis ist der Ausgangspunkt für den Abrechnungsprozess für jede eindeutige Rechnungsnummer und wird vom Erstellungs-Timestamp der Transaktion erfasst.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Abrechnungsprozess. Die Analyse der Zeit von diesem Event zu anderen offenbart die allgemeine Prozesseffizienz und bildet die Basis für den KPI 'Invoice Generation Cycle Time'.

Die Rechnung wurde formell genehmigt und ist bereit, an den Kunden gesendet zu werden. Dies wird erfasst, wenn der Genehmigungsstatus von 'Genehmigung ausstehend' auf 'Genehmigt' aktualisiert wird, typischerweise durch eine Workflow-Aktion.

Bedeutung

Ein wichtiger Meilenstein, der den Versand der Rechnung an den Kunden steuert. Er ist entscheidend für die Messung von Genehmigungszykluszeiten und für die Berechnung des KPI „Automated Billing Ratio“.

Bedeutet, dass die Rechnung an den Kunden versandt wurde, typischerweise per E-Mail. Dieses Event wird erfasst, indem nachverfolgt wird, wann ein Benutzer die 'E-Mail'-Aktion aus dem Rechnungsdatensatz ausführt.

Bedeutung

Dies markiert den Beginn der Kundeninkassoperiode und ist der primäre Ausgangspunkt für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO).

Eine Zahlung wurde vom Kunden erhalten und im System erfasst. Dies wird durch die Erstellung einer „Customer Payment“-Transaktion in NetSuite erfasst, die auf eine oder mehrere Rechnungen angewendet werden kann.

Bedeutung

Markiert den Bargeldeingang, aber nicht unbedingt dessen Anwendung auf eine spezifische Rechnung. Es ist der erste Schritt im Cash Application Prozess und ein Schlüsselereignis für DSO-Berechnungen.

Der Rechnungsstatus hat sich zu 'Vollständig bezahlt' geändert, was bedeutet, dass der Saldo nun null ist. Dies ist der erfolgreiche Abschluss des Abrechnungs- und Inkassozyklus für die Rechnung.

Bedeutung

Dies ist das primäre erfolgreiche End-Event für den Prozess. Die Analyse der Gesamtzeit, um diesen Zustand zu erreichen, liefert die End-to-End-Zykluszeit für den Cash Conversion Cycle.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining deckt die tatsächlichen Prozessflüsse Ihrer Abrechnungs- und Rechnungsstellungsaktivitäten auf, identifiziert Bottlenecks wie langsame Rechnungserstellung oder übermäßige manuelle Schritte. Es hebt Bereiche hervor, die zu hohen Days Sales Outstanding (DSO) beitragen, und wo Fehler in Ihrem NetSuite-Abrechnungsprozess häufig entstehen. Sie erhalten eine klare, datengesteuerte Sicht darauf, wie Ihre Prozesse wirklich funktionieren.

Sie benötigen Event Logs, die eine Rechnungsnummer als Case-Bezeichner, Aktivitätsnamen und präzise Timestamps für jeden Schritt in Ihrem Abrechnungsprozess enthalten. Diese Daten werden typischerweise aus den Transaktions- und System-Logs von NetSuite extrahiert. Die Sicherstellung präziser und vollständiger Timestamp-Daten ist entscheidend, um den End-to-End-Process Flow korrekt zu rekonstruieren.

Nach der anfänglichen Datenextraktion und -aufbereitung, die je nach Datenkomplexität einige Tage bis mehrere Wochen dauern kann, zeigen sich erste Erkenntnisse schnell. Ein vorläufiges Prozessmodell und wichtige Kennzahlen können oft innerhalb der ersten Wochen nach Beginn einer Process Mining-Analyse überprüft und diskutiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle Identifizierung großer Schwachstellen.

Ja, Process Mining identifiziert direkt spezifische Verzögerungen bei der Rechnungserstellung, Genehmigungs-Workflows oder Cash Application-Schritten, die sich negativ auf Ihre DSO auswirken. Durch die Visualisierung dieser Bottlenecks und ihrer Ursachen können Sie gezielte Interventionen implementieren, um den Geldeinzug-Zyklus zu beschleunigen. Dies führt zu einem effizienteren Working Capital Management.

Process Mining-Tools können verschiedene regionale Prozessvarianten Seite an Seite mit denselben zugrunde liegenden Daten modellieren und vergleichen. Diese Fähigkeit ermöglicht es Ihnen, Best Practices aus leistungsstarken Regionen zu identifizieren und Inkonsistenzen oder Ineffizienzen in anderen zu erkennen. Letztendlich hilft es, Ihre globalen Abrechnungsvorgänge zu standardisieren und zu optimieren.

Nein, Process Mining ist für Organisationen jeder Größe von Vorteil, die ihre Prozesse optimieren möchten, einschließlich kleinerer Unternehmen, die NetSuite nutzen. Die Hauptanforderung ist die Verfügbarkeit ausreichender Event Data, nicht die Größe des Unternehmens. Es liefert wertvolle Einblicke für jeden, der die operative Effizienz und Effektivität verstehen und verbessern möchte.

Grundlegende Datenanalysekenntnisse sind hilfreich für die Datenaufbereitung und die Navigation in der Benutzeroberfläche des Process Mining-Tools. Obwohl viele Plattformen benutzerfreundliche visuelle Schnittstellen bieten, können Kenntnisse in SQL oder der Datenmanipulation für komplexe Datenextraktionen oder Transformationen aus NetSuite von Vorteil sein. Schulungen und Support sind oft von Tool-Anbietern erhältlich.

Absolut. Durch die Verfolgung der exakten Abfolge von Aktivitäten, die zu einem Rechnungsfehler führen, kann Process Mining häufige Prozesspfade, spezifische Benutzeraktionen oder Systeminteraktionen aufdecken, die oft zu Fehlern führen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Grundursachen anzugehen, die Datenqualität zu verbessern und die Häufigkeit von Zahlungsstreitigkeiten erheblich zu reduzieren. Es trägt dazu bei, eine höhere Genauigkeit zu erreichen.

Traditionelle Analytics zeigt typischerweise aggregierte Metriken wie den durchschnittlichen DSO oder die Gesamtzahl der Rechnungen und gibt an, "was passiert ist". Process Mining hingegen enthüllt, "wie es passiert ist", indem es den vollständigen End-to-End-Flow jeder Rechnung visualisiert. Es deckt jeden Schritt, jede Variante und jede Abweichung auf und bietet ein viel tieferes Verständnis der tatsächlichen Prozessausführung. Es geht um den Flow, nicht nur um Zahlen.

Process Mining identifiziert effektiv repetitive manuelle Schritte und kritische Entscheidungspunkte in Ihrem Abrechnungsprozess, die ideale Kandidaten für die Automatisierung sind. Durch die Abbildung dieser Aktivitäten können Sie feststellen, wo Robotic Process Automation (RPA) oder andere Automatisierungstechnologien am strategischsten eingesetzt werden können. Dies optimiert Abläufe, reduziert menschlichen Aufwand und verbessert die Effizienz.

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