> Continu verbeteren van processen > Order to cash facturatie en factuurverwerking > NetSuite

Verbeter order-to-cash-facturering en facturatie

Facturering in NetSuite optimaliseren: een gids in 6 stappen voor meer efficiëntie.

Datatemplate downloaden

Verbeter order-to-cash-facturering en facturatie

Order-to-cash-facturatie en -factuurverwerking

NetSuite

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter de facturatie en factuurverwerking in NetSuite voor een snellere cashflow

Inzicht in het procesverloop is belangrijk voor een gezonde bedrijfsvoering. Ons platform helpt je vertragingen en knelpunten te vinden die de cashflow en klanttevredenheid beïnvloeden. Spoor inefficiënties op, van het aanmaken van de factuur tot de uiteindelijke afstemming van betalingen, en voer gerichte verbeteringen door om je processen te versnellen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Efficiënter factureren in NetSuite: van order tot betaling

Een efficiënt order-to-cash-proces, en vooral de facturatie, is belangrijk voor een gezonde financiële positie en duurzame groei. Inefficiënte facturatie leidt tot een tragere cashflow, een hogere Days Sales Outstanding (DSO) en mogelijk ontevreden klanten. Gebruikt je organisatie de uitgebreide debiteurenmodule van NetSuite, dan is het belangrijk om te weten hoe facturen van aanmaak tot betaling en aflettering door het proces gaan. Zo ontdek je verborgen inefficiënties die de financiële prestaties drukken. In dit onderdeel lees je waarom een analyse van de facturatie binnen het order-to-cash-proces in NetSuite kan helpen om de bedrijfsvoering te verbeteren.

Zo maakt process mining het facturatieproces in NetSuite zichtbaar

Process mining laat met data zien hoe het facturatieproces van order tot betaling in NetSuite echt verloopt. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, haalt process mining event logs rechtstreeks uit NetSuite-records, zoals facturen, klantbetalingen en creditnota’s. Daarmee breng je de volledige route van elke factuur objectief in beeld.

Door activiteiten te volgen zoals ‘Sales Order Fulfilled’, ‘Invoice Generated’, ‘Invoice Approved’, ‘Invoice Sent to Customer’, ‘Payment Due Date Reached’, ‘Payment Reminder Issued’, ‘Customer Payment Received’, ‘Payment Posted to Ledger’, ‘Cash Applied/Reconciled’ en ‘Invoice Closed’, zie je welke routes facturen afleggen. Je ziet niet alleen de meest voorkomende volgorde, maar ook afwijkingen, herstelwerk en bottlenecks die de doorlooptijd verlengen en de kosten verhogen. Zo ontdek je waar het proces vertraagt en hoe je de doorlooptijd van facturatie binnen het order-to-cash-proces kunt verkorten.

Belangrijke verbeterpunten voor facturatie in NetSuite

Met process mining kun je specifieke verbeterpunten in de facturatieprocessen van NetSuite vinden:

Nauwkeurigheid en snelheid van factuuraanmaak: Vind handmatige stappen, vertragingen bij goedkeuring en invoerfouten die leiden tot herstelwerk of laat aangemaakte facturen. Met inzicht in deze patronen kun je de eerste fase van de facturatie verbeteren.
Factuurbezorging en klantcommunicatie: Analyseer hoeveel tijd er zit tussen het aanmaken van een factuur en de ontvangst door de klant. Zo ontdek je inefficiënties in de distributie of problemen in de communicatie die betalingen vertragen.
Effectiviteit van betalingsinning: Ontdek waarom betalingen uitblijven. Process mining laat zien of betalingsherinneringen consequent worden verstuurd en of bepaalde betalingstermijnen of betaalmethoden tot langere betaalcycli leiden. Dat helpt je de DSO te verlagen.
Bottlenecks bij betalingsverwerking en aflettering: Breng vertragingen in NetSuite in kaart tussen ‘Customer Payment Received’ en ‘Payment Posted to Ledger’ of ‘Cash Applied/Reconciled’. Trage aflettering maakt het lastiger om beschikbare middelen te zien en financiële rapportages kloppend te houden.
Efficiëntie van de verwerking van creditnota’s: Bekijk het volledige proces van creditnota’s en ontdek vertragingen die klanttevredenheid of de financiële nauwkeurigheid kunnen beïnvloeden.
Compliance en controle van het auditspoor: Controleer of alle facturatie- en betalingsactiviteiten voldoen aan intern beleid en externe regelgeving. Zo beschik je in NetSuite over een duidelijk, controleerbaar spoor van elke transactie.

Meetbare resultaten van betere facturatie

Procesoptimalisatie op basis van deze inzichten levert concrete, meetbare voordelen op:

Snellere cashflow: Door de Days Sales Outstanding (DSO) flink te verlagen, komt geld sneller beschikbaar en verbetert je werkkapitaal.
Efficiëntere bedrijfsvoering: Door onnodige stappen te schrappen, handmatige taken te automatiseren en goedkeuringen te vereenvoudigen, zijn er minder inspanning en kosten nodig per verwerkte factuur.
Nauwkeurigere facturatie: Minder fouten bij het aanmaken en verwerken van facturen leiden tot minder klantgeschillen en een soepeler order-to-cash-proces.
Hogere klanttevredenheid: Tijdige, nauwkeurige en transparante facturatie verbetert de klantervaring en versterkt zakelijke relaties.
Betere compliance en minder risico: Inzicht in het werkelijke procesverloop helpt je te voldoen aan financiële regelgeving en interne controles, en verkleint de auditrisico’s.
Betere inzet van middelen: Dankzij een efficiënter proces kunnen de financiële en facturatieteams zich richten op strategisch werk in plaats van steeds problemen op te lossen.

Aan de slag met betere facturatie in NetSuite

Met process mining krijg je zicht op hoe de facturatie binnen het order-to-cash-proces in NetSuite verloopt en waar verbetering mogelijk is. Door te kijken naar het hoe en waarom achter elke transactie, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, de doorlooptijd verkorten en de winstgevendheid verhogen. Ontdek vandaag hoe je de facturatie kunt verbeteren.

Order-to-cash-facturatie en -factuurverwerking Factuurverwerking Debiteurenbeheer DSO verlagen Cashflow verbeteren Betalingen innen Efficiënte facturatie Financiële bedrijfsvoering Facturatie automatiseren O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Facturen worden niet snel genoeg aangemaakt nadat verkooporders zijn afgehandeld. Daardoor komen betalingen later binnen en loopt de Days Sales Outstanding (DSO) op. Dit heeft direct invloed op de cashflow en kan het werkkapitaal onder druk zetten.
ProcessMind laat precies zien waar de factuuraanmaak vastloopt. Je ziet vertragingen tussen ‘Sales Order Fulfilled’ en ‘Invoice Generated’ en ontdekt welke afdelingen of gebruikers in NetSuite daarvoor verantwoordelijk zijn.

Te veel handmatige handelingen, zoals facturen goedkeuren of aanpassen, veroorzaken fouten en vertragen het hele order-to-cash-proces. Dat verhoogt de bedrijfskosten en verlaagt de efficiëntie.
ProcessMind brengt terugkerende handmatige handelingen en uitzonderingen in het facturatieproces van NetSuite aan het licht. Zo zie je waar automatisering mogelijk is of waar standaardwerkwijzen beter moeten worden gevolgd.

Als het gemiddeld lang duurt om betalingen na een verkoop te innen, heeft dat een grote invloed op de liquiditeit en financiële gezondheid. Een hoge DSO wijst vaak op inefficiënties bij de facturatie of inning binnen het order-to-cash-proces.
ProcessMind analyseert de volledige route van ‘Invoice Generated’ tot ‘Customer Payment Received’. Zo zie je welke activiteiten of processtappen de betaalcyclus en DSO het meest verlengen in NetSuite.

Onjuiste facturen of afwijkingen leiden tot geschillen met klanten. Herstelwerk is nodig en betalingen lopen vertraging op. Dat zet klantrelaties onder druk en zorgt voor extra administratief werk voor het facturatieteam.
ProcessMind vindt cases met herstelrondes tussen ‘Invoice Sent to Customer’ en ‘Customer Payment Received’. Zo zie je waar geschillen ontstaan en ontdek je veelvoorkomende oorzaken, zoals onjuiste prijzen of ontbrekende informatie in NetSuite.

Het duurt lang en gaat vaak mis wanneer klantbetalingen aan de juiste facturen worden gekoppeld. Daardoor worden facturen later afgesloten en zijn financiële rapportages minder nauwkeurig. Ook kan het werkelijke financiële beeld hierdoor onduidelijk blijven.
ProcessMind meet de tijd tussen ‘Customer Payment Received’ en ‘Cash Applied/Reconciled’. Zo ontdek je bottlenecks en inefficiënties bij de betalingsverwerking en kun je de aflettering in NetSuite verbeteren.

Zonder realtime inzicht in het facturatieproces is het lastig om bottlenecks te vinden, compliance te volgen en de cashflow te voorspellen. Problemen worden daardoor vaak pas aangepakt als ze zich voordoen.
ProcessMind geeft een röntgenbeeld van alle routes die facturen afleggen. Belanghebbenden zien het volledige facturatieproces van order tot betaling in NetSuite, inclusief de werkelijke processtromen en afwijkingen van de ideale route.

Als betalingstermijnen niet consequent worden toegepast of gehandhaafd, worden betaalcycli langer en gaat er omzet verloren door late betalingen. Dat drukt de winstgevendheid en kan klantrelaties schaden als de situatie niet goed wordt aangepakt.
ProcessMind vindt facturen waarbij ‘Customer Payment Received’ ruim na ‘Payment Due Date Reached’ plaatsvindt. Zo zie je waar klanten zich niet aan de betalingstermijn houden en hoe effectief betalingsherinneringen in NetSuite zijn.

Betalingsherinneringen worden niet verstuurd, komen op het verkeerde moment of hebben weinig effect. Daardoor worden achterstallige facturen niet sneller betaald en loopt de DSO op.
ProcessMind analyseert hoe de activiteit ‘Payment Reminder Issued’ samenhangt met de daaropvolgende ontvangst van betalingen. Zo zie je welke herinneringen werken en waar je het proces in NetSuite moet aanpassen.

Veel handmatig werk, herstelwerk door fouten en lange doorlooptijden verhogen de kosten voor het verwerken van elke factuur. Dat heeft direct invloed op de winstgevendheid van het order-to-cash-proces.
ProcessMind brengt de inspanning en tijd per factuur in kaart door activiteiten en doorlooptijden te analyseren. Zo zie je waar de kosten onnodig hoog zijn en waar automatisering en efficiënter werken in NetSuite mogelijk zijn.

Regionale teams of afdelingen kunnen verschillende, niet-gestandaardiseerde facturatieprocedures volgen. Dat leidt tot verschillen, compliancerisico’s en maakt het lastig om efficiënte werkwijzen in de hele organisatie toe te passen.
ProcessMind vergelijkt procesvarianten op basis van het attribuut ‘Region’. Zo zie je waar de facturatie afwijkt van de standaard en welke werkwijzen je in de hele organisatie kunt invoeren om de processen in NetSuite te verbeteren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd tussen het afhandelen van een order en het aanmaken van de factuur in NetSuite. Als deze eerste stap sneller verloopt, verbetert de cashflow: klanten krijgen eerder een factuur en het order-to-cash-proces wordt korter. Zo voorkom je vertragingen die tot late betalingen kunnen leiden en verbeter je de klanttevredenheid. ProcessMind brengt bottlenecks en handmatige vertragingen bij de factuuraanmaak in NetSuite aan het licht. Door event logs te analyseren, ontdek je welke activiteiten of handelingen van gebruikers voor vertraging zorgen. Zo kun je gericht automatiseren of het proces aanpassen en de facturen mogelijk 20-30% sneller aanmaken.

Dit doel richt zich op het vinden en wegnemen van handmatige stappen in het facturatieproces van order tot betaling in NetSuite. Minder handmatig werk verkleint de kans op menselijke fouten, maakt tijd vrij voor werk met meer waarde en versnelt de facturatie. Dat maakt de bedrijfsvoering efficiënter en verlaagt de kosten. ProcessMind brengt de werkelijke processtroom in kaart en vindt handmatige handelingen, zoals gegevens invoeren, goedkeuringen en controles, die je kunt automatiseren. Je ziet waar het proces afwijkt van de ideale geautomatiseerde route. Met die data kun je RPA of workflowautomatisering in NetSuite invoeren, waardoor het handmatige werk mogelijk met 25-40% afneemt en de efficiëntie toeneemt.

Een lagere Days Sales Outstanding (DSO) verbetert de cashflow en het werkkapitaal. Het doel is om de gemiddelde tijd tussen een verkoop en de betaling te verkorten. Zo verbetert de financiële gezondheid en komt geld eerder beschikbaar. ProcessMind geeft een volledig beeld van het facturatieproces van order tot betaling in NetSuite, van het aanmaken van de factuur tot de aflettering van de betaling. Je ontdekt de oorzaken van lange betaalcycli, zoals vertragingen bij facturatie, betalingsherinneringen of betalingsverwerking. Zo kun je gericht ingrijpen, de DSO mogelijk met 10-20% verlagen en de cashconversie verbeteren.

Dit doel richt zich op het verminderen van fouten in facturen die in NetSuite worden aangemaakt. Veel fouten leiden tot betalingsgeschillen, vertragingen bij het innen van betalingen, ontevreden klanten en extra administratief werk om fouten te herstellen. Minder fouten zorgen voor nauwkeurige facturen en een snellere betalingsverwerking. ProcessMind vindt veelvoorkomende momenten waarop fouten ontstaan, bijvoorbeeld bij het goedkeuren van facturen of het invoeren van gegevens. Door procesvarianten en gebruikersactiviteiten te analyseren, ontdek je problemen met compliance en behoeften aan training of systeemverbeteringen. Zo kun je het aantal factuurfouten met 15-25% verlagen en het vertrouwen van klanten vergroten.

De betalingsverwerking versnellen betekent dat klantbetalingen sneller worden afgeletterd tegen openstaande facturen in NetSuite. Trage verwerking geeft een onjuist beeld van de debiteurenstand, vertraagt kredietvrijgave en maakt financiële rapportages minder nauwkeurig. Daardoor is het lastiger om de cashflow te volgen en te beheren. ProcessMind brengt de volledige route van betalingsaflettering in beeld en laat vertragingen zien tussen ‘Customer Payment Received’ en ‘Cash Applied/Reconciled’. Je ontdekt bottlenecks, handmatig afstemwerk en problemen met systeemintegraties. Zo kun je de verwerking verbeteren, de doorlooptijd mogelijk met 30-50% verkorten en de financiële data realtime actueel houden.

Dit doel geeft duidelijk realtime inzicht in de status van elke factuur binnen het facturatieproces van order tot betaling in NetSuite. Zonder dat inzicht worden opvolgingen vertraagd, blijven kansen om in te grijpen liggen en zijn voorspellingen van inkomende betalingen minder nauwkeurig. Dat heeft gevolgen voor de efficiëntie en besluitvorming. ProcessMind maakt een digitale tweeling van het facturatieproces en geeft direct een volledig beeld van de route van elke factuur. Je ziet welke facturen in een bepaalde fase blijven hangen. Teams kunnen problemen proactief aanpakken, prestaties volgen aan de hand van KPI’s en zorgen dat facturen op tijd richting betaling gaan. Zo houd je meer grip op het proces.

Dit doel is erop gericht dat meer klanten hun facturen volgens de afgesproken betalingstermijn in NetSuite betalen. Als klanten zich niet aan de betalingstermijn houden, loopt de DSO op en verslechtert de cashflow. Ook kost het meer moeite om betalingen te innen en kan er oninbare schuld ontstaan. ProcessMind analyseert betalingspatronen aan de hand van de attributen ‘Payment Terms’ en ‘Due Date’. Je ziet welke klanten, regio’s of factuurtypen structureel afwijken van de afspraken. Zo kun je je aanpak voor kredietbeheer, het moment van herinneringen of de betalingstermijnen gericht aanpassen. Het aantal betalingen op tijd kan daardoor mogelijk met 10-15% toenemen.

Dit doel richt zich op betalingsherinneringen die op het juiste moment komen en klanten aanzetten tot tijdige betaling. Ineffectieve herinneringen verlengen betaalcycli en verhogen de inningskosten. Achterstallige facturen worden dan niet efficiënt opgevolgd in NetSuite. ProcessMind brengt de volgorde en timing van de activiteiten ‘Payment Reminder Issued’ in kaart en vergelijkt die met gebeurtenissen waarbij ‘Customer Payment Received’ plaatsvindt. Op basis van werkelijk betalingsgedrag ontdek je welke frequentie, kanalen en triggers het beste werken. Zo worden betalingsherinneringen effectiever en kun je het aantal achterstallige betalingen mogelijk met 10-20% verlagen.

Dit doel is erop gericht de gemiddelde kosten te verlagen voor het verwerken van een factuur in NetSuite, van aanmaak tot afsluiting. Hoge kosten per factuur wijzen op inefficiënties, veel handmatig werk of onnodige stappen die middelen kosten en de winstgevendheid drukken. ProcessMind brengt de tijd en middelen per activiteit in het facturatieproces van order tot betaling in kaart. Je ziet waar lange herstelrondes, dubbele stappen of ongebruikte automatisering de kosten verhogen. Zo ontdek je mogelijkheden om workflows te verbeteren en de kosten per factuur met 5-15% te verlagen.

Dit doel richt zich op het afstemmen van facturatieprocedures tussen regio’s en bedrijfseenheden die NetSuite gebruiken. Verschillen tussen processen leiden tot uiteenlopende prestaties, compliancerisico’s en beperkte schaalbaarheid. Ook wordt het lastiger om best practices in de hele organisatie toe te passen, wat de efficiëntie belemmert. ProcessMind vergelijkt het proces van ‘Invoice Generated’ tot ‘Invoice Closed’ op basis van verschillende waarden van het attribuut ‘Region’. Je ziet verschillen in processtromen en doorlooptijden van activiteiten, en ontdekt waar regio’s niet aan de compliance-eisen voldoen. Zo krijg je een basis voor gestandaardiseerde, geoptimaliseerde wereldwijde facturatie en consistente prestaties.

Het verbetertraject in 6 stappen voor facturatie van order tot betaling

De template downloaden

De data exporteren

De dataset uploaden

Het proces analyseren

Verbeteringen doorvoeren

Het proces volgen

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de vooraf geconfigureerde Excel-template voor facturatie van order tot betaling. De template sluit aan op de datastructuur van NetSuite voor facturen en betalingen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin krijg je een nauwkeurige analyse. Dat bespaart tijd en voorkomt problemen met de datakwaliteit in latere stappen.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaar is voor de facturatiegegevens van order tot betaling uit NetSuite.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen knelpunten in het factureringsproces

ProcessMind geeft je een visuele röntgenfoto van het order-to-cash-proces voor facturering en facturatie in NetSuite. Spoor precies op waar vertragingen, herstelwerk en complianceproblemen de cashflow en klanttevredenheid beïnvloeden.

Breng het volledige factureringsproces in beeld
Spoor vertragingen in NetSuite-facturatie op
Vind de oorzaken van uitzonderingen bij betalingen
Vergelijk factureringscycli om verbeterkansen te vinden

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Betere resultaten in order-to-cash, facturatie en factuurverwerking

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties kunnen bereiken door hun order-to-cash-, facturatie- en factuurverwerkingsprocessen te optimaliseren. Process mining analyseert transactiegegevens, met name uit NetSuite, om verborgen inefficiënties op te sporen en gerichte verbeteringen te ondersteunen.

0 %

Kortere cyclus voor factuuraanmaak

Gemiddelde verkorting van de aanmaaktijd

Een efficiënter begin van het facturatieproces zorgt ervoor dat facturen sneller worden aangemaakt en de inning van betalingen eerder kan starten. Dat beperkt vertragingen en verbetert de financiële liquiditeit.

0 days

Lagere Days Sales Outstanding

Verkorting van de gemiddelde inningstijd

Als het gemiddeld minder dagen duurt om betalingen te innen, verbetert het beheer van het werkkapitaal en de financiële gezondheid. Dit wijst op efficiëntere inningsprocessen en een betere cashflow.

0 %

Minder factuurfouten

Percentage minder fouten

Minder correcties en nieuwe goedkeuringen van facturen beperken betalingsgeschillen en versnellen de verwerking. Dat verhoogt de klanttevredenheid en vermindert herstelwerk voor facturatieteams.

0 %

Snellere betalingsverwerking

Gemiddelde verkorting van de afstemmingstijd

Door de tijd tussen de ontvangst van een betaling en de verwerking ervan op de rekening te verkorten, worden het grootboek sneller bijgewerkt en financiële rapportages nauwkeuriger. Dit vergroot de transparantie en efficiëntie van de treasuryfunctie.

0 %

Meer geautomatiseerde factuurverwerking

Toename van volledig geautomatiseerde verwerking

Door handmatige stappen in de factuurverwerking te automatiseren, is minder menselijke tussenkomst nodig. Facturen worden sneller verwerkt, er zijn minder fouten en de kosten per factuur dalen aanzienlijk. Zo worden processen efficiënter en middelen beter ingezet.

0 %

Effectieve betalingsherinneringen

Meer betalingen na een herinnering

Door betalingsherinneringen op het juiste moment en aan de juiste klanten te sturen, wordt een groter deel van de achterstallige facturen alsnog betaald. Dit verbetert de cashflow en vermindert de noodzaak voor verdere incassomaatregelen.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de doelen van de organisatie. De cijfers geven typische verbeteringen weer die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke factuur. Deze dient als belangrijkste case-ID voor het facturatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is nodig om het volledige verloop van elke factuur te volgen, het facturatieproces te reconstrueren en de prestaties gedetailleerd te analyseren.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in het verloop van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om de proceskaart op te bouwen en de verschillende stappen en routes van een factuur zichtbaar te maken en te analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, knelpunten te vinden en procesprestaties over tijd te analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je precies berekenen hoelang elke activiteit duurt. Dat is nodig om de efficiëntie van de inzet van middelen te analyseren en tijdrovende taken te vinden.

De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de werkverdeling, prestaties per gebruiker en naleving van het proces analyseren. Dat is belangrijk voor het beheer van middelen en gerichte training.

De officiële datum op de factuur die aan de klant is verstrekt.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum vormt de basis voor belangrijke financiële metrieken, zoals Days Sales Outstanding (DSO) en de ouderdom van facturen. Daarmee heeft de datum direct invloed op de analyse van het werkkapitaal.

De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.

Waarom dit belangrijk is

Dit is belangrijk om te meten of betalingen op tijd binnenkomen en het betaalgedrag van klanten te analyseren. De informatie helpt bij incasso en cashflowprognoses.

Het totale bedrag van de factuur, inclusief belastingen en overige kosten.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je processen op basis van waarde analyseren, facturen met hoge bedragen prioriteren en de financiële gevolgen van inefficiënties begrijpen.

De naam van de klant aan wie de factuur is verstrekt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses per klant uitvoeren en betaalpatronen, terugkerende problemen of procesafwijkingen bij specifieke klanten herkennen.

De geografische regio die bij de klant of transactie hoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je verschillende geografische gebieden vergelijken. Dat helpt om regionale prestatieverschillen te vinden en goede werkwijzen te standaardiseren.

Een aanduiding die aangeeft of een activiteit automatisch door het systeem is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee meet je de automatiseringsgraad van het proces en zie je waar minder handmatig werk en meer efficiëntie mogelijk zijn.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het moment waarop de factuurtransactie officieel in NetSuite wordt aangemaakt. Deze gebeurtenis is het startpunt van het facturatieproces voor elk uniek factuurnummer en wordt vastgelegd met de timestamp waarop de transactie is aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het facturatieproces. De tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen laat de algehele procesefficiëntie zien en vormt de basis voor de KPI Doorlooptijd factuurgeneratie.

De factuur is formeel goedgekeurd en kan naar de klant worden verstuurd. Dit wordt vastgelegd wanneer de goedkeuringsstatus via een workflowactie verandert van 'Pending Approval' in 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: pas daarna kan de factuur naar de klant. De gebeurtenis is nodig om de doorlooptijd van de goedkeuring te meten en de KPI 'Automated Billing Ratio' te berekenen.

Dit betekent dat de factuur naar de klant is verstuurd, meestal per e-mail. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de actie 'E-mail' uitvoert vanuit de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de betaaltermijn voor de klant en is het belangrijkste startpunt voor de berekening van Days Sales Outstanding (DSO).

De betaling van de klant is ontvangen en in het systeem geregistreerd. Dit wordt vastgelegd wanneer in NetSuite een transactie van het type 'Customer Payment' wordt aangemaakt. De betaling kan op één of meerdere facturen worden toegepast.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de ontvangst van geld, maar niet noodzakelijk de toepassing ervan op een specifieke factuur. Het is de eerste stap in de verwerking van de betaling en een belangrijke gebeurtenis voor de berekening van DSO.

De status van de factuur is gewijzigd in 'Paid In Full'. Het saldo is nu nul. Hiermee is de facturatie- en incassocyclus voor deze factuur succesvol afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste succesvolle eindgebeurtenis van het proces. De totale tijd tot deze status geeft de end-to-enddoorlooptijd van de cash conversion cycle.

Veelgestelde vragen

Wat laat process mining zien over facturatie van order tot betaling in NetSuite?

Process mining brengt de werkelijke processtromen van facturatie in kaart en vindt bottlenecks, zoals trage factuuraanmaak of te veel handmatige stappen. Je ziet welke onderdelen bijdragen aan een hoge Days Sales Outstanding (DSO) en waar fouten in het facturatieproces van NetSuite vaak ontstaan. Zo krijg je een duidelijk, op data gebaseerd beeld van hoe het proces echt verloopt.

Welke data heb ik uit NetSuite nodig voor process mining?

Je hebt event logs nodig met een factuurnummer als case-ID, namen van activiteiten en nauwkeurige timestamps voor elke stap in het facturatieproces. Deze data komt meestal uit transactie- en systeemlogs van NetSuite. Nauwkeurige en volledige timestamps zijn belangrijk om het volledige proces goed in kaart te brengen.

Hoe lang duurt het voordat process mining de eerste inzichten oplevert?

Na de eerste data-extractie en voorbereiding komen de eerste inzichten snel naar voren. De voorbereiding kan, afhankelijk van de complexiteit van de data, enkele dagen tot een paar weken duren. Vaak kun je binnen de eerste weken van een process mining-analyse al een eerste procesmodel en belangrijke prestatie-indicatoren bekijken en bespreken. Zo ontdek je snel de grootste knelpunten.

Kan process mining helpen om mijn Days Sales Outstanding (DSO) te verlagen?

Ja. Process mining laat precies zien waar vertragingen ontstaan bij het aanmaken van facturen, goedkeuringsworkflows of betalingsverwerking, en hoe die de DSO verhogen. Door deze bottlenecks en hun oorzaken in beeld te brengen, kun je gericht ingrijpen en de inning van betalingen versnellen. Dat helpt je het werkkapitaal efficiënter te beheren.

Hoe brengt process mining verschillen tussen regionale facturatieprocessen in kaart?

Met process mining kun je verschillende regionale procesvarianten naast elkaar modelleren en vergelijken op basis van dezelfde onderliggende data. Zo ontdek je best practices in regio’s die goed presteren en zie je waar andere regio’s afwijken of inefficiënt werken. Uiteindelijk helpt dit om de wereldwijde facturatie te standaardiseren en te verbeteren.

Is process mining alleen geschikt voor grote bedrijven?

Nee. Process mining is geschikt voor organisaties van elke omvang die hun processen willen verbeteren, ook kleinere bedrijven die NetSuite gebruiken. Het belangrijkste is dat er voldoende eventdata beschikbaar is, niet hoe groot het bedrijf is. Process mining geeft waardevolle inzichten aan iedereen die de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering wil begrijpen en verbeteren.

Welke technische vaardigheden heb ik nodig om process mining toe te passen op NetSuite-data?

Basiskennis van data-analyse helpt bij het voorbereiden van data en het werken met de interface van de process mining-tool. Veel platforms hebben een gebruiksvriendelijke visuele interface. Voor complexe data-extracties of bewerkingen in NetSuite kan kennis van SQL of datamanipulatie handig zijn. Aanbieders van tools bieden vaak training en ondersteuning.

Kan process mining de oorzaken van factuurfouten vinden?

Zeker. Door precies te volgen welke activiteiten aan een factuurfout voorafgaan, kan process mining terugkerende procesroutes, specifieke handelingen van gebruikers of interacties met systemen aan het licht brengen die vaak tot fouten leiden. Zo kun je de oorzaken aanpakken, de datakwaliteit verbeteren en betalingsgeschillen flink terugdringen. Ook neemt de nauwkeurigheid toe.

Wat is het verschil tussen process mining en traditionele analyses van facturatie?

Traditionele analyses tonen meestal samengevoegde metrieken, zoals de gemiddelde DSO of het totale aantal facturen. Daarmee zie je ‘wat er is gebeurd’. Process mining laat juist zien ‘hoe het is gebeurd’ door de volledige route van elke factuur in beeld te brengen. Je ziet elke stap, procesvariant en afwijking en krijgt zo een veel beter beeld van hoe het proces echt wordt uitgevoerd. Het gaat om de processtroom, niet alleen om de cijfers.

Hoe helpt process mining bij het automatiseren van handmatige facturatietaken?

Process mining vindt terugkerende handmatige stappen en belangrijke beslismomenten in het facturatieproces die geschikt zijn voor automatisering. Door deze activiteiten in kaart te brengen, zie je waar je robotic process automation (RPA) of andere automatiseringstechnologieën het beste kunt inzetten. Zo verbeter je de bedrijfsvoering, verminder je handmatig werk en verhoog je de efficiëntie.

Optimaliseer nu de facturering in NetSuite voor een snellere cashflow

Verkort de factureringscyclus in NetSuite met 30% en verbeter je cashflow.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.