> Continu verbeteren van processen > Kwaliteitsbeheer > Veeva Vault Quality

Verbeter je kwaliteitsbeheer

Optimaliseer de kwaliteit in Veeva Vault Quality met onze gids in 6 stappen
Verbeter je kwaliteitsbeheer
Kwaliteitsbeheer
Veeva Vault Quality

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer kwaliteitsbeheer in Veeva Vault Quality

Processen voor kwaliteitsbeheer lopen vaak vertraging op en brengen compliancerisico’s en knelpunten in de bedrijfsvoering met zich mee. Ons platform laat zien waar processen onnodig tijd kosten en wat de oorzaken zijn van problemen met kwaliteit. Door deze processen te verbeteren, kun je effectiever actie ondernemen en de productkwaliteit verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom kwaliteitsbeheer in Veeva Vault Quality optimaliseren?

Kwaliteitsbeheer is essentieel voor productveiligheid, werkzaamheid en het welzijn van patiënten, zeker in gereguleerde sectoren zoals de life sciences. Systemen als Veeva Vault Quality bieden een kader voor het beheren van kwaliteitsgebeurtenissen, afwijkingen, CAPA’s en meer. Toch kunnen inefficiënte processen ook met een toonaangevend systeem voor grote problemen zorgen. Lange doorlooptijden van onderzoeken, gemiste compliance-eisen en een reactieve aanpak van terugkerende problemen kunnen de bedrijfskosten verhogen, de marktintroductie van belangrijke producten vertragen en de reputatie van een organisatie schaden.

Kwaliteitsprocessen optimaliseren gaat niet alleen om voldoen aan regelgeving. Het draait ook om een efficiënte bedrijfsvoering. Zonder helder, datagedreven inzicht in de route die kwaliteitsgebeurtenissen afleggen van melding tot afsluiting, vertrouwen organisaties vaak op anekdotes of beperkte dashboards. Daardoor blijven de werkelijke oorzaken van bottlenecks verborgen, wordt de inzet van middelen lastiger en komt continu verbeteren niet goed van de grond. Inzicht in de daadwerkelijke uitvoering van kwaliteitsprocessen is belangrijk om kwaliteitskosten te verlagen, gebeurtenissen sneller af te handelen en uiteindelijk producten of diensten van hogere kwaliteit te leveren.

Hoe process mining meer inzicht geeft in kwaliteitsbeheer

Process mining biedt een andere manier om workflows voor kwaliteitsbeheer in Veeva Vault Quality te begrijpen en te verbeteren. Traditionele rapportages laten zien wat er zou moeten gebeuren of geven samenvattende statistieken. Process mining reconstrueert met data uit het event log, rechtstreeks uit Veeva Vault Quality, de werkelijke route van elke kwaliteitsgebeurtenis van begin tot eind. Door timestamps en activiteiten van elke kwaliteitsgebeurtenis te analyseren, brengt deze methode de echte processtroom in beeld, inclusief varianten, herstelwerk en afwijkingen van standaardprocedures.

Met deze analysemethode kun je verder kijken dan aannames. Je ziet precies waar kwaliteitsgebeurtenissen de meeste tijd kosten, welke goedkeuringsstappen vertraging veroorzaken en of corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA’s) effectief worden uitgevoerd en gecontroleerd. Process mining geeft een objectief beeld op basis van data en maakt verborgen inefficiënties en compliancerisico’s zichtbaar. Ruwe systeemdata worden zo bruikbare inzichten waarmee je de oorzaken van vertragingen en non-compliance helder in kaart brengt.

Belangrijke verbeterpunten voor kwaliteitsprocessen

Met process mining op basis van Veeva Vault Quality-data kun je verschillende belangrijke verbeterpunten opsporen:

  • Bottlenecks opsporen en aanpakken: Ontdek welke activiteiten of goedkeuringsfasen in de levenscyclus van een kwaliteitsgebeurtenis de meeste vertraging veroorzaken. Dat kan een specifieke beoordelingsstap, afdeling of medewerker zijn. Zo kun je gericht ingrijpen.
  • Doorlooptijden verkorten: Meet en vergelijk nauwkeurig hoelang verschillende procesroutes voor kwaliteitsgebeurtenissen duren. Spoor mogelijkheden op om workflows te vereenvoudigen, onnodige overdrachten te verminderen en de totale afhandelingstijd te verkorten, van de eerste melding tot de definitieve afsluiting.
  • Compliance waarborgen en risico’s beperken: Spoor automatisch gevallen op waarin processen afwijken van vastgestelde SOP’s of wettelijke eisen. Process mining maakt niet-conforme routes zichtbaar, zodat je risico’s proactief kunt aanpakken en kwaliteitsnormen zoals GxP consequent kunt naleven.
  • Oorzaakanalyse en CAPA-effectiviteit verbeteren: Analyseer de duur en effectiviteit van oorzaakanalyses. Volg of CAPA’s terugkerende problemen daadwerkelijk oplossen door ze te vergelijken met latere kwaliteitsgebeurtenissen. Zo zie je of corrigerende en preventieve maatregelen blijvend resultaat opleveren.
  • Middelen verdelen en werkdruk in balans brengen: Krijg inzicht in de verdeling van werk over de verschillende rollen en afdelingen die kwaliteitsgebeurtenissen beheren. Spoor over- en onderbezetting op en pas de personeelsinzet en proceseigenaarschap gerichter aan.

Concrete resultaten: betere kwaliteit en meer efficiëntie

Met process mining op basis van Veeva Vault Quality-data kun je binnen de organisatie meetbare verbeteringen realiseren:

  • Kortere doorlooptijden van kwaliteitsgebeurtenissen: Efficiëntere processen zorgen ervoor dat kwaliteitsproblemen sneller worden opgelost. Producten kunnen eerder worden vrijgegeven en levensreddende innovaties bereiken sneller de markt.
  • Lagere bedrijfskosten: Door inefficiënties, herstelwerk en handmatige werkzaamheden te verminderen, zijn minder middelen nodig voor het beheer van kwaliteitsgebeurtenissen. Dat zie je terug in de kosten.
  • Betere compliance en minder risico: Door niet-conforme activiteiten vroeg op te sporen en aan te pakken, versterk je de naleving van regelgeving, beperk je auditbevindingen en bescherm je de organisatie tegen mogelijke boetes en reputatieschade.
  • Betere product- en servicekwaliteit: Door de oorzaken van kwaliteitsgebeurtenissen aan te pakken en de effectiviteit van CAPA’s te controleren, nemen terugkerende problemen af. Dat verbetert de productkwaliteit en klanttevredenheid.
  • Beslissingen op basis van data: Vervang giswerk door objectieve onderbouwing voor beslissingen over procesverbeteringen, technologie-investeringen en trainingen.

Aan de slag met het optimaliseren van kwaliteitsbeheer

Je hoeft Veeva Vault Quality niet volledig te vernieuwen om kwaliteitsprocessen met process mining te optimaliseren. Je gebruikt de waardevolle data die al wordt verzameld om te zien hoe de bedrijfsvoering er in de praktijk voor staat. Kwaliteitsteams kunnen zo verbeterpunten nauwkeurig opsporen, maatregelen prioriteren op basis van hun impact en de effecten van veranderingen blijven volgen. Met deze aanpak verbeter je de efficiëntie, houd je compliance op peil en versterk je de kwaliteit binnen de organisatie.

Kwaliteitsbeheer Afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen Oorzaakanalyse CAPA optimaliseren Compliance waarborgen Kwaliteitsborging Regulatory affairs QMS CAPA Kwaliteitscontrole

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Een trage of inefficiënte oorzaakanalyse (RCA) vertraagt de afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen. Een langdurig onderzoek verhoogt de bedrijfskosten, verlengt de blootstelling aan risico’s en kan leiden tot non-compliance. Dat is extra belangrijk bij het beheer van gebeurtenissen in systemen zoals Veeva Vault Quality.
ProcessMind laat zien waar bottlenecks ontstaan bij RCA-activiteiten, welke stappen of verantwoordelijken vertraging veroorzaken en waar processen afwijken van de standaard. Met dit inzicht kunnen organisaties het onderzoeksproces verbeteren, de afhandeling versnellen en het kwaliteitsbeheer versterken.

Veel corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA’s) pakken de onderliggende oorzaak niet effectief aan. Daardoor keren kwaliteitsproblemen terug. Ineffectieve CAPA’s verspillen middelen, ondermijnen het vertrouwen en kunnen leiden tot herhaalde auditbevindingen. Dat belemmert de compliance in Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyseert de volledige levenscyclus van kwaliteitsgebeurtenissen en de bijbehorende CAPA’s. Zo wordt duidelijk welke maatregelen herhaling niet voorkomen. Door deze patronen en afwijkingen van best practices op te sporen, kunnen organisaties het CAPA-proces verbeteren en problemen blijvend oplossen.

Afwijkingen van standaardprocedures (SOP’s) of wettelijke eisen tijdens de afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen vormen een aanzienlijk compliancerisico. Ongeoorloofde shortcuts of overgeslagen stappen kunnen leiden tot mislukte audits, productterugroepingen en zware boetes. Ook brengen ze de integriteit van kwaliteitsbeheer in Veeva Vault Quality in gevaar.
ProcessMind brengt automatisch de werkelijke processtroom van elke kwaliteitsgebeurtenis in kaart en vergelijkt die met vastgelegde compliancemodellen. Zo kunnen organisaties specifieke gevallen van non-compliance opsporen, zien hoe vaak ze voorkomen en gerichte trainingen of procesaanpassingen doorvoeren om aan de regelgeving te blijven voldoen.

Goedkeuringsfasen in workflows voor kwaliteitsgebeurtenissen vormen vaak een bottleneck. Dat vertraagt onderzoeken, de uitvoering van CAPA’s en de uiteindelijke afhandeling. Vertragingen beïnvloeden KPI’s, verlengen doorlooptijden en kunnen zorgen voor achterstanden in Veeva Vault Quality.
ProcessMind brengt alle goedkeuringsroutes in beeld en laat zien bij welke personen, afdelingen of stappen goedkeuringen steeds vertraging oplopen. Met dit inzicht kunnen organisaties goedkeuringsworkflows aanpassen, middelen anders verdelen of bepaalde beslissingen automatiseren om kwaliteitsgebeurtenissen sneller af te handelen.

Zonder realtime inzicht in de status en voortgang van kwaliteitsgebeurtenissen is het lastig om prioriteiten te beheren, middelen toe te wijzen en nauwkeurig te rapporteren. Daardoor kun je niet tijdig ingrijpen en kunnen deadlines worden gemist of problemen onopgelost blijven in Veeva Vault Quality.
ProcessMind geeft een datagedreven overzicht van elke kwaliteitsgebeurtenis, van de start tot de afsluiting. Je ziet de huidige status, eerdere procesroutes en verwachte vertragingen. Zo beschikken managers over de informatie om onderbouwde beslissingen te nemen en gebeurtenissen op tijd af te handelen.

Herhaald herstelwerk, terugkerende onderzoeken of het heropenen van afgesloten kwaliteitsgebeurtenissen verhogen de bedrijfskosten en kosten waardevolle middelen. Deze inefficiëntie komt voort uit onopgeloste problemen of fouten in eerdere stappen en heeft direct gevolgen voor de kosten en productiviteit in Veeva Vault Quality.
ProcessMind spoort herstelwerk en de onderliggende oorzaken ervan op in het kwaliteitsbeheerproces. Door de frequentie en impact van herstelwerk te meten, kunnen organisaties gericht ingrijpen, onnodige activiteiten schrappen en middelen beter inzetten.

Onvoorspelbare afhandelingstijden voor vergelijkbare kwaliteitsgebeurtenissen maken het lastig om te plannen, middelen in te zetten en interne of externe serviceniveaus te halen. Deze variatie kan leiden tot ontevreden stakeholders en onzekerheid in de bedrijfsvoering van Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyseert de verschillende routes die kwaliteitsgebeurtenissen volgen en brengt de factoren, activiteiten of middelen in kaart die grote verschillen in afhandelingstijd veroorzaken. Met dit inzicht kun je processen standaardiseren en beter voorspellen hoe lang de afhandeling duurt.

Als het onderzoek naar kwaliteitsgebeurtenissen ongelijk over teams of individuele onderzoekers wordt verdeeld, raken sommigen overbelast terwijl anderen te weinig werk hebben. Deze onbalans verlaagt de efficiëntie, verlengt de afhandelingstijd en schaadt het werkplezier binnen de Veeva Vault Quality-bedrijfsvoering.
ProcessMind brengt het gebruik van middelen en de werkverdeling voor alle kwaliteitsgebeurtenissen in beeld. Door patronen van over- en onderbelasting op te sporen, kunnen organisaties de inzet van middelen verbeteren, het werk eerlijker verdelen en de onderzoekscapaciteit optimaal gebruiken.

Handmatige invoer van gegevens over kwaliteitsgebeurtenissen of onderzoeksresultaten leidt tot fouten, inconsistenties en vertragingen. Deze werkwijze is afhankelijk van mensen en kan de datakwaliteit aantasten, analyses vertragen en goede besluitvorming in Veeva Vault Quality bemoeilijken.
ProcessMind laat zien bij welke processtappen handmatige gegevensinvoer tot inefficiënties of fouten leidt. Door de impact van deze stappen te meten, kunnen organisaties mogelijkheden voor automatisering, betere systeemintegratie of gerichte training opsporen. Zo verbeteren de nauwkeurigheid en snelheid van gegevensverwerking.

Als doeldatums voor de afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen steeds worden gemist, schaadt dat de klanttevredenheid, bemoeilijkt het rapportage aan toezichthouders en geeft het een slecht beeld van de interne efficiëntie. Het niet nakomen van afspraken wijst op onderliggende procesproblemen in Veeva Vault Quality.
ProcessMind laat zien welke routes, activiteiten of afdelingen het vaakst samenhangen met gemiste deadlines. Door deze patronen te begrijpen, kunnen organisaties proactief maatregelen nemen om toekomstige overschrijdingen te voorspellen en te voorkomen, en doeldatums beter na te leven.

Ineffectieve of vertraagde communicatie met interne en externe stakeholders over de status en afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen leidt tot verwarring en herhaalde vragen, en kan problemen verergeren. Zonder tijdige updates verloopt de samenwerking binnen en buiten Veeva Vault Quality moeizamer.
ProcessMind brengt communicatieactiviteiten tijdens de levenscyclus van kwaliteitsgebeurtenissen in kaart en laat gemiste of vertraagde meldingen zien. Zo kunnen organisaties communicatieprocessen verbeteren en ervoor zorgen dat alle betrokkenen tijdig de juiste informatie krijgen. Dat bevordert transparantie en samenwerking.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

De oorzaak van kwaliteitsgebeurtenissen snel achterhalen is belangrijk om de impact te beperken en herhaling te voorkomen. Dit doel is gericht op een aanzienlijke verkorting van de tijd die nodig is voor oorzaakanalyse. Daardoor worden kwaliteitsproblemen sneller opgelost en nemen bedrijfsrisico’s in Veeva Vault Quality af. Een snellere analyse helpt de productkwaliteit op peil te houden en verstoringen in de bedrijfsvoering te beperken. ProcessMind brengt de werkelijke route van onderzoeken in beeld en laat zien welke activiteiten en overdrachten de oorzaakanalyse vertragen. Door bottlenecks en afwijkingen van de optimale route op te sporen, kunnen teams onderzoeksprotocollen verbeteren en gerichte aanpassingen doorvoeren. Het resultaat meet je aan een kortere gemiddelde doorlooptijd voor oorzaakanalyses.

Corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA’s) moeten herhaling van kwaliteitsgebeurtenissen daadwerkelijk voorkomen. Dat is belangrijk voor continue verbetering en het handhaven van hoge productnormen in Veeva Vault Quality. Dit doel richt zich op een hoger slagingspercentage van CAPA’s, zodat kwaliteitsproblemen minder vaak terugkeren en het kwaliteitsbeheersysteem beter functioneert. Effectieve CAPA’s leiden tot minder incidenten en een betere naleving van regelgeving. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van CAPA’s, van de start tot de controle van de effectiviteit, en laat zien waarom bepaalde maatregelen niet werken. Ook brengt het terugkerende patronen in ineffectieve CAPA’s aan het licht, zoals onvoldoende opvolging of een gebrekkige oorzaakanalyse. Met datagedreven inzichten helpt ProcessMind CAPA-processen te verbeteren, zodat maatregelen de onderliggende problemen aanpakken en herhaling voorkomen. Je meet het resultaat aan een afname van kwaliteitsgebeurtenissen die terugkeren na eerdere CAPA’s.

Strikte naleving van wettelijke eisen en interne kwaliteitsnormen is onmisbaar in kwaliteitsbeheer, zeker in de life sciences met Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het voorkomen van niet-conforme stappen in processen voor kwaliteitsgebeurtenissen, zodat alle handelingen voldoen aan vastgestelde protocollen en regelgeving. Volledige compliance beperkt auditrisico’s, voorkomt boetes en beschermt de reputatie van de organisatie. ProcessMind brengt automatisch de werkelijke processtroom van elke kwaliteitsgebeurtenis in kaart en vergelijkt die met de ontworpen route die aan de eisen voldoet. Het maakt afwijkingen, overgeslagen stappen en ongeoorloofde shortcuts zichtbaar die tot non-compliance leiden. Met deze inzichten kunnen organisaties standaardprocedures handhaven, medewerkers opnieuw trainen of Veeva Vault Quality anders configureren om nieuwe afwijkingen te voorkomen. Het resultaat meet je aan een afname van vastgestelde compliance-overtredingen per auditperiode.

Bottlenecks bij kritieke goedkeuringsfasen kunnen de afhandeling van kwaliteitsgebeurtenissen flink vertragen. Dat heeft gevolgen voor productvrijgave, patiëntveiligheid en wettelijke termijnen in Veeva Vault Quality. Dit doel richt zich op snellere goedkeuring van belangrijke documenten en maatregelen rond kwaliteitsgebeurtenissen. Betere workflows versnellen besluitvorming, verkorten doorlooptijden en houden de bedrijfsvoering op gang. ProcessMind brengt alle goedkeuringsactiviteiten in kaart en laat zien waar vertraging ontstaat, wie goedkeuringen ophoudt en waarom. Ook worden herstelwerk en onnodige stappen in de goedkeuringsketen zichtbaar. Met deze inzichten kunnen organisaties goedkeuringshiërarchieën aanpassen, automatische routeringsregels instellen of middelen anders verdelen om belangrijke goedkeuringen te versnellen. Het doel is een meetbare verkorting van de gemiddelde goedkeuringsduur.

Zonder helder realtime inzicht in de status en voortgang van kwaliteitsgebeurtenissen kunnen misverstanden ontstaan, deadlines worden gemist en risico’s onopgemerkt blijven in Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op volledige en nauwkeurige informatie over elke kwaliteitsgebeurtenis voor alle stakeholders. Meer transparantie bevordert de samenwerking, maakt proactief probleembeheer mogelijk en vergroot de verantwoordelijkheid van afdelingen. ProcessMind reconstrueert de volledige route van elke kwaliteitsgebeurtenis en geeft een objectief, datagedreven beeld van de huidige status en het verloop tot nu toe. Het maakt actieve bottlenecks en verwachte vertragingen zichtbaar, zodat je op tijd kunt ingrijpen. Met één betrouwbare bron voor informatie over procesprestaties ondersteunt ProcessMind betere besluitvorming en communicatie. Je meet het resultaat aan een hogere tevredenheid onder stakeholders over het inzicht in de status van gebeurtenissen.

Veel herstelwerk als gevolg van kwaliteitsafwijkingen verhoogt de bedrijfskosten, verspilt middelen en verlengt doorlooptijden in kwaliteitsprocessen, zeker in een systeem als Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op minder gevallen waarin taken of volledige kwaliteitsgebeurtenissen opnieuw moeten worden uitgevoerd of behandeld. Minder herstelwerk verhoogt de efficiëntie, verlaagt de kosten en maakt middelen vrij voor productiever werk. ProcessMind spoort processtappen en varianten op die vaak tot herstelwerk leiden en brengt de oorzaken van deze inefficiënties in kaart. Het laat zien waar processen afwijken van de optimale route en fouten veroorzaken die herhaling nodig maken. Met deze patronen kunnen organisaties workflows aanpassen, de kwaliteit van de eerste uitvoering verbeteren en medewerkers trainen om fouten te voorkomen. Het resultaat is een meetbare afname van herstelwerk en de bijbehorende kosten.

Wisselende afhandelingstijden van kwaliteitsgebeurtenissen maken de planning onvoorspelbaar en kunnen de klanttevredenheid en compliance in Veeva Vault Quality beïnvloeden. Dit doel is gericht op minder variatie in de tijd die nodig is om verschillende soorten kwaliteitsgebeurtenissen af te handelen. Standaardisatie maakt de bedrijfsvoering voorspelbaarder, verbetert de inzet van middelen en helpt om de dienstverlening en naleving van regelgeving op peil te houden. ProcessMind brengt de werkelijke duur van elke kwaliteitsgebeurtenis in kaart en laat zien waardoor grote verschillen ontstaan, zoals afwijkende procesroutes, de beschikbaarheid van middelen of specifieke soorten gebeurtenissen. Ook worden goede werkwijzen uit snel afgehandelde cases en uitzonderingen zichtbaar. Met data voor het vaststellen van benchmarks en het handhaven van standaardprocedures helpt ProcessMind de spreiding in afhandelingstijden te verkleinen. Je meet het resultaat aan een lagere standaardafwijking in de afhandelingsduur.

Een ongelijke werkverdeling onder onderzoekers kan leiden tot overbelasting, vertragingen bij belangrijke onderzoeken en een lagere efficiëntie van kwaliteitsbeheer in Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op een betere verdeling van het werk binnen het team dat kwaliteitsgebeurtenissen beheert. Een evenwichtige werklast verbetert het werkplezier, voorkomt achterstanden en zorgt voor tijdige, grondige onderzoeken. ProcessMind geeft inzicht in het aantal activiteiten en de duur ervan per onderzoeker. Zo worden patronen van over- en onderbelasting zichtbaar. Ook kan het bottlenecks opsporen die door specifieke personen of teams ontstaan en laten zien waar taken anders kunnen worden verdeeld. Met een objectief beeld van de inzet van middelen ondersteunt ProcessMind datagedreven aanpassingen van de werkverdeling. Je meet het resultaat aan een eerlijkere verdeling van gebeurtenistoewijzingen en verwerkingstijden onder onderzoekers.

Handmatige gegevensinvoer tijdens onderzoeken naar kwaliteitsgebeurtenissen kan fouten veroorzaken. Dat leidt tot onjuiste registraties, gebrekkige analyses en problemen met compliance in Veeva Vault Quality. Dit doel richt zich op het verminderen of voorkomen van zulke fouten. Dat verbetert de data-integriteit, maakt onderzoeken betrouwbaarder en versterkt het kwaliteitssysteem. ProcessMind kan procesdelen opsporen waar vaak gegevens worden ingevoerd of overgedragen, vooral als later fouten of inconsistenties aan het licht komen. Het voorkomt typefouten niet zelf, maar laat wel zien welke processtappen gevoelig zijn voor menselijke fouten door herhaald handmatig werk. Zo worden mogelijkheden voor automatisering of een betere gebruikersinterface zichtbaar. Je meet het resultaat aan minder vastgestelde inconsistenties in de data of minder herstelwerk door handmatige invoer. Dat maakt de gegevens over kwaliteitsgebeurtenissen betrouwbaarder.

Als kwaliteitsgebeurtenissen in Veeva Vault Quality regelmatig na de streefdatum worden afgehandeld, neemt het compliancerisico toe. Ook kunnen klanten ontevreden raken en toezichthouders extra aandacht krijgen. Dit doel is erop gericht het percentage kwaliteitsgebeurtenissen dat vóór de streefdatum wordt afgehandeld flink te verhogen. Deadlines halen maakt de bedrijfsvoering betrouwbaarder, versterkt de positie bij toezichthouders en zorgt dat kwaliteitsrisico’s op tijd worden beperkt. ProcessMind analyseert procespaden en doorlooptijden in relatie tot de streefdatums. Zo worden activiteiten en procesfasen zichtbaar die vaak vertraging veroorzaken. Ook brengt het veelvoorkomende afwijkingen van het optimale procespad in kaart die tot gemiste deadlines leiden. Met inzicht in deze afwijkingen en bottlenecks kun je gericht ingrijpen en het proces aanpassen. Het resultaat meet je aan een hoger percentage kwaliteitsgebeurtenissen dat binnen de streeftermijn wordt afgesloten.

Onvoldoende communicatie en meldingen tijdens een kwaliteitsgebeurtenis kunnen ertoe leiden dat betrokkenen niet goed geïnformeerd zijn, acties vertraging oplopen en het kwaliteitsmanagementproces in Veeva Vault Quality minder effectief is. Dit doel is erop gericht communicatie over kwaliteitsgebeurtenissen tijdiger en vollediger te maken. Zo zijn alle relevante partijen op de hoogte en kunnen ze sneller reageren en beter samenwerken. ProcessMind brengt de daadwerkelijke communicatiestromen in beeld en laat zien waar meldingen of informatie-uitwisseling tussen afdelingen en rollen ontbreken of vertraging oplopen. Het maakt afwijkingen van de gewenste communicatieprotocollen zichtbaar en kan die koppelen aan vertragingen of herstelwerk. Met inzicht in communicatieproblemen kun je meldingen en communicatieroutes verbeteren. Zo wordt informatie efficiënter en transparanter uitgewisseld. Je meet het resultaat aan minder vertraging door communicatieproblemen en betere feedback van betrokkenen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor kwaliteitsmanagement

1

De template downloaden
2

De data exporteren
3

De dataset uploaden
4

Het proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Het proces monitoren
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Download de vooraf ingerichte Excel-template voor kwaliteitsmanagement. Deze is speciaal gemaakt om data uit Veeva Vault Quality vast te leggen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Zo krijgt de data de juiste structuur voor een goede analyse en sluit die aan op gangbare processen voor kwaliteitsgebeurtenissen en compliancenormen.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare datatemplate met de juiste structuur voor procesdata uit Veeva Vault Quality.

INZICHT IN KWALITEIT

Breng verborgen kwaliteitsrisico’s aan het licht en verbeter compliance

ProcessMind laat zien hoe kwaliteitsgebeurtenissen in Veeva Vault Quality echt verlopen. Interactieve visualisaties maken duidelijk waar je actie kunt ondernemen.
  • Spoor afwijkingen in workflows meteen op
  • Achterhaal de oorzaken van vertragingen en herstelwerk
  • Vergelijk prestaties tussen teams
  • Verbeter de effectiviteit van corrigerende maatregelen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Belangrijkste resultaten voor kwaliteitsmanagement

Deze resultaten laten zien wat organisaties concreet bereiken door hun kwaliteitsmanagementprocessen te verbeteren, vooral processen rond kwaliteitsgebeurtenissen in Veeva Vault Quality. Process mining geeft teams bruikbare inzichten om processen efficiënter te maken en de compliance te verbeteren.

0 %
Snellere afronding van oorzaakanalyses

Gemiddelde verkorting van de tijd voor oorzaakanalyses

Spoor bottlenecks in het onderzoeksproces op om sneller de kernproblemen te vinden en aan te pakken. Zo worden kwaliteitsgebeurtenissen sneller afgehandeld.
0 %
Hogere CAPA-effectiviteit

Meer succesvolle preventie van herhaling

Verhoog het succespercentage van corrigerende en preventieve acties. Zo voorkom je dat vastgestelde kwaliteitsproblemen terugkeren en verbeter je het kwaliteitsmanagementsysteem.
0 %
Betere procescompliance

Betere naleving van standaardprocedures

Zorg dat kwaliteitsgebeurtenissen de vastgestelde wettelijke en interne procesrichtlijnen volgen. Zo verklein je het risico op afwijkingen en bevindingen bij audits.
0 %
Minder herstelwerk in kwaliteitsprocessen

Minder herhaalde activiteiten

Spoor stappen op die bij kwaliteitsgebeurtenissen vaak leiden tot herstelwerk of een nieuwe analyse en haal ze weg. Dat bespaart tijd en bronnen en verbetert de kwaliteit van onderzoeken.
0 %
Meer kwaliteitsgebeurtenissen op tijd afgehandeld

Meer kwaliteitsgebeurtenissen vóór de streefdatum afgesloten

Verbeter workflows en de verdeling van middelen, zodat meer kwaliteitsgebeurtenissen binnen de streeftermijn worden afgehandeld. Dat maakt de bedrijfsvoering betrouwbaarder en beter voorspelbaar.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg daarna meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één kwaliteitsgebeurtenis, zoals een afwijking, non-conformiteit of CAPA.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-ID die alle bijbehorende activiteiten groepeert in één procesinstantie. Zo wordt analyse van begin tot eind mogelijk.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten en zie je waar taken vastlopen.

De gebruiker of bron die een onderzoek of specifieke taak uitvoert.

Waarom dit belangrijk is

Legt vast wie het werk uitvoert. Zo kun je de werklast en efficiëntie van bronnen analyseren en opleidingsbehoeften vaststellen.

De afdeling of het functionele gebied dat verantwoordelijk is voor het kwaliteitsevent of de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende bedrijfseenheden filteren en vergelijken. Zo komen knelpunten en goede werkwijzen per afdeling aan het licht.

De classificatie van het kwaliteitsevent, zoals CAPA, afwijking of klacht.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen typen kwaliteitsprocessen, die vaak eigen workflows, SLA’s en complianceregels hebben.

De huidige status van het kwaliteitsevent in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de huidige status van een case weer. Zo kun je lopend werk volgen en vastgelopen events opsporen.

De geplande of vereiste datum waarop het kwaliteitsevent definitief moet zijn afgesloten.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de SLA voor de afhandeling van een case. Zo kun je meten of deadlines worden gehaald en vertragingen analyseren.

De ingeschatte ernst of het risiconiveau van het kwaliteitsevent, bijvoorbeeld hoog, gemiddeld of laag.

Waarom dit belangrijk is

Deelt events in naar impact. Zo kun je risico’s analyseren en verbeteracties richten op gebieden met een hoog risico.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het begin van het proces: een kwaliteitsgebeurtenis wordt formeel vastgelegd in Veeva. Dit gebeurt meestal wanneer een nieuw kwaliteitsprobleem, een afwijking of een klacht wordt vastgesteld en in het systeem geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus van de case. Dat maakt haar belangrijk voor het berekenen van de totale doorlooptijd van een kwaliteitsgebeurtenis en voor het meten van de eerste procesfasen, zoals de tijd tot de start van een onderzoek.

Dit markeert de formele start van het onderzoek naar de oorzaak van de kwaliteitsgebeurtenis. Meestal wordt een onderzoeker of team toegewezen en begint de actieve onderzoeksfase. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van de kwaliteitsgebeurtenis verandert in ‘In onderzoek’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de KPI ‘Tijd van probleemidentificatie tot onderzoek’. Vertraging vóór dit moment wijst op achterstanden bij het toewijzen van middelen of het starten van een belangrijk onderzoek.

Dit geeft aan dat de fase van de oorzaakanalyse (RCA) is afgerond en de onderliggende oorzaak van de kwaliteitsgebeurtenis is vastgesteld. Dit wordt vaak vastgelegd wanneer de onderzoeker de RCA-taak afrondt of de gebeurtenis verplaatst naar de status ‘Wacht op CAPA’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het meten van de KPI ‘Gemiddelde tijd voor oorzaakanalyse’. Door de doorlooptijd te analyseren, kun je bottlenecks in het analyseproces opsporen en de kwaliteit van onderzoeken verbeteren.

Dit markeert de formele goedkeuring van het voorgestelde plan voor corrigerende acties door relevante betrokkenen, zoals een kwaliteitscommissie. Dit is een belangrijke voorwaarde voordat corrigerende acties kunnen worden uitgevoerd. De goedkeuring wordt vastgelegd wanneer de status van het CAPA-planrecord verandert in ‘Goedgekeurd’.

Waarom dit belangrijk is

Deze goedkeuringsstap is vaak een belangrijke bottleneck. Door de ‘Doorlooptijd van de goedkeuringsworkflow’ voor deze activiteit te meten, kun je vertragingen in het beoordelingsproces opsporen en aanpakken. Zo wordt de hele afhandeling sneller.

Dit geeft aan dat alle taken uit het goedgekeurde plan voor corrigerende acties zijn afgerond. De activiteit bevestigt dat de benodigde acties zijn uitgevoerd om de oorzaak aan te pakken. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van het CAPA-record wordt bijgewerkt naar ‘Implementatie afgerond’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: het proces gaat van planning naar uitvoering. De tijd tussen deze stap en de goedkeuring van de CAPA laat zien hoe efficiënt de implementatiefase verloopt.

Deze activiteit bevestigt dat de uitgevoerde corrigerende acties herhaling van het probleem hebben voorkomen. De formele verificatie wordt afgerond en vastgelegd. Dit gebeurt wanneer de status van de CAPA of kwaliteitsgebeurtenis wordt bijgewerkt naar ‘Effectiviteit geverifieerd’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste controle of de oplossing werkt en is belangrijk voor het berekenen van het ‘CAPA-effectiviteitspercentage’. Als de actie in deze fase niet effectief blijkt, is vaak herstelwerk nodig en wordt het onderzoek opnieuw geopend.

Dit is de laatste administratieve beoordeling van het record van de kwaliteitsgebeurtenis voordat het officieel wordt afgesloten. Hierbij wordt gecontroleerd of alle documentatie compleet is en alle processtappen zijn gevolgd. Dit is de laatste stap voordat de case als afgehandeld geldt.

Waarom dit belangrijk is

Deze laatste activiteit is belangrijk voor het berekenen van de totale ‘Doorlooptijd van de kwaliteitsgebeurtenis’. Ze markeert het einde van al het werk. De timestamp wordt vergeleken met de ‘Streefdatum voor afhandeling’ om de prestaties te meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Met process mining zie je hoe kwaliteitsmanagementprocessen daadwerkelijk presteren. Je ontdekt bottlenecks, afwijkingen en lussen met herstelwerk in Veeva Vault Quality. De software brengt de werkelijke processtromen in beeld, zodat je kunt zien waar kwaliteitsgebeurtenissen vertragen, CAPA-acties niet werken of compliancerisico’s ontstaan. Met deze inzichten kun je beslissingen op basis van data nemen, oorzaakanalyses versnellen, de CAPA-effectiviteit verbeteren en goedkeuringen efficiënter laten verlopen.

Voor process mining heb je vooral event logs uit Veeva Vault Quality nodig. Daarin staan een case-ID, meestal de ID van de kwaliteitsgebeurtenis, een activiteitsnaam en een timestamp voor elke stap. Extra attributen, zoals de onderzoeker, de goedkeuringsstatus of het type kwaliteitsgebeurtenis, kunnen de analyse verrijken.

Data-extractie uit Veeva Vault Quality gebeurt meestal via rapportages of de API. Je exporteert relevante auditsporen, gegevens over kwaliteitsgebeurtenissen en bijbehorende taakgeschiedenis om de event log samen te stellen. We kunnen je team begeleiden bij veilige en efficiënte data-extractie, zodat de data intact blijft.

Nee. Process mining gaat verder dan traditionele rapportages: op basis van eventdata reconstrueert het de werkelijke processtroom van begin tot eind. Rapportages laten zien ‘wat er is gebeurd’. Process mining maakt zichtbaar ‘hoe en waarom het is gebeurd’ door variaties in kaart te brengen en oorzaken van inefficiëntie op te sporen. Je krijgt concrete inzichten in procesafwijkingen, niet alleen samenvattingen.

Je kunt verbeteringen verwachten op belangrijke punten, zoals kortere afhandelingstijden van kwaliteitsgebeurtenissen en een hogere CAPA-effectiviteit. Process mining helpt de compliance te bewaken, belangrijke goedkeuringsworkflows efficiënter te maken en de werklast van onderzoekers beter te verdelen. Uiteindelijk leidt dit tot minder herstelwerk en een meer gestandaardiseerd en efficiënt kwaliteitsmanagementproces.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar, zodra de data-extractie en eerste datavoorbereiding klaar zijn. Verdiepende analyses en concrete aanbevelingen voor verbeteringen volgen meestal binnen één tot drie maanden. Hoe snel dit gaat, hangt af van de beschikbaarheid van de data en de complexiteit van de Veeva Vault Quality-configuratie.

Process mining is een analysetechniek die werkt met kopieën van historische data. De techniek maakt geen verbinding met het actieve Veeva Vault Quality-systeem en wijzigt het systeem of de processen niet. De analyse vindt extern plaats en heeft geen invloed op de lopende kwaliteitsactiviteiten.

Je gebruikt speciale process mining-software. Het belangrijkste is dat iemand in het team de datastructuren van Veeva Vault Quality kent en data kan exporteren. Onze experts kunnen de process mining-tool configureren en de analyse uitvoeren. Meestal zijn er aan jouw kant geen geavanceerde programmeervaardigheden nodig.

Verbeter kwaliteitsbeheer: start vandaag je gratis proefperiode

Verminder inefficiëntie, verkort doorlooptijden met 30% en verbeter compliance.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.