> Continue verbetering > Kwaliteitsmanagement > Veeva Vault Quality

Verbeter uw kwaliteitsmanagement

Optimaliseer kwaliteit in Veeva Vault Quality met onze 6-stappen gids
Download datatemplate
Verbeter uw kwaliteitsmanagement
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Quality Management in Veeva Vault Quality voor verbeterde Compliance

Kwaliteitsmanagementprocessen kampen vaak met vertragingen, compliancerisico's en operationele knelpunten. Ons platform helpt u verborgen inefficiënties te ontdekken en hoofdoorzaken die uw kwaliteitsevents beïnvloeden, te identificeren. Door deze processen te stroomlijnen, kunt u effectievere acties waarborgen en een hogere productkwaliteit bereiken.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom Quality Management optimaliseren in Veeva Vault Quality?

Kwaliteitsmanagement, met name in gereguleerde omgevingen zoals de life sciences, is van cruciaal belang voor productveiligheid, effectiviteit en patiëntwelzijn. Systemen zoals Veeva Vault Quality bieden robuuste kaders voor het beheer van kwaliteitsevents, afwijkingen, CAPA's en meer. Echter, zelfs met toonaangevende systemen kunnen onderliggende procesinefficiënties leiden tot aanzienlijke uitdagingen. Langdurige onderzoekscyclustijden, over het hoofd geziene compliance-lacunes en het reactieve beheer van terugkerende problemen kunnen operationele kosten doen oplopen, de markttoegang voor vitale producten vertragen en zelfs de reputatie van een organisatie schaden.

Het optimaliseren van uw Quality Management processen gaat niet alleen over het voldoen aan regelgeving, het gaat over het bereiken van operationele excellentie. Zonder een helder, data-gedreven inzicht in hoe kwaliteitsevents van identificatie naar afsluiting verlopen, vertrouwen organisaties vaak op anekdotische bewijzen of beperkte dashboards. Dit kan de ware bronnen van knelpunten verhullen, effectieve middelenallocatie voorkomen en inspanningen om een cultuur van continue verbetering te vestigen belemmeren. Het begrijpen van de daadwerkelijke uitvoering van uw kwaliteitsprocessen is cruciaal voor het verminderen van kwaliteitsgerelateerde kosten, het versnellen van eventafhandeling en uiteindelijk het leveren van producten of diensten van hogere kwaliteit.

Hoe Process Mining dieper inzicht ontsluit voor Quality Management

Process mining biedt een revolutionaire benadering voor het begrijpen en optimaliseren van uw Quality Management workflows binnen Veeva Vault Quality. In tegenstelling tot traditionele rapportage, die toont wat zou moeten gebeuren of samenvattende statistieken, reconstrueert process mining de werkelijke end-to-end reis van elke kwaliteitsevent met behulp van event log data die rechtstreeks uit uw Veeva Vault Quality systeem is geëxtraheerd. Door de timestamps en activiteiten die aan elke kwaliteitsevent zijn gekoppeld te analyseren, visualiseert deze methode de echte procesflow, inclusief alle variaties, herstelwerk-lussen en afwijkingen van standaard operationele procedures.

Deze krachtige analytische techniek stelt u in staat om verder te kijken dan aannames. U kunt precies identificeren waar kwaliteitsevents de meeste tijd in beslag nemen, welke goedkeuringsstappen vertragingen veroorzaken, en of corrigerende en preventieve acties (CAPA's) effectief worden geïmplementeerd en geverifieerd. Process mining biedt een objectief, data-onderbouwd beeld, en onthult de verborgen inefficiënties en compliance-risico's die anders onopgemerkt zouden blijven. Het transformeert ruwe systeemdata in bruikbare inzichten, waardoor u de hoofdoorzaken (root causes) van vertragingen en non-compliance met ongekende helderheid kunt aanwijzen.

Belangrijkste verbetergebieden voor uw kwaliteitsprocessen

Door process mining toe te passen op uw Veeva Vault Quality data kunt u verschillende kritieke verbetergebieden aanwijzen:

  • Identificatie en oplossing van knelpunten: Ontdek precies welke activiteiten of goedkeuringsfasen binnen de levenscyclus van kwaliteitsevents de grootste vertragingen veroorzaken. Dit kunnen specifieke reviewstappen, een bepaalde afdeling, of zelfs een individu zijn, waardoor u interventies effectief kunt richten.
  • Reductie van doorlooptijd: Meet en vergelijk nauwkeurig de duur van verschillende procespaden voor kwaliteitsevents. Identificeer mogelijkheden om workflows te stroomlijnen, onnodige overdrachten te verminderen en uiteindelijk de algehele doorlooptijd voor de afhandeling van kwaliteitsevents te verkorten, van initiële identificatie tot definitieve afsluiting.
  • Complianceborging en risicobeperking: Detecteer automatisch gevallen waarin processen afwijken van uw vastgestelde SOP's of wettelijke vereisten. Process mining belicht non-compliant paden en helpt u proactief risico's aan te pakken en consistente naleving van kwaliteitsstandaarden zoals GxP te waarborgen.
  • Optimalisatie van Root Cause Analysis (RCA) en CAPA-effectiviteit: Analyseer de duur en effectiviteit van RCA-processen. Volg of geïmplementeerde CAPA's terugkerende problemen daadwerkelijk oplossen door ze te correleren met latere kwaliteitsevents, en zorg ervoor dat uw corrigerende en preventieve acties robuust en duurzaam zijn.
  • Middelenallocatie en werkdrukverdeling: Krijg inzicht in de werkdrukverdeling over verschillende rollen en afdelingen die betrokken zijn bij het beheer van kwaliteitsevents. Identificeer over- of onderbenutte middelen, wat een strategischere personeelsbezetting en aanpassingen in proceseigenaarschap mogelijk maakt.

Meetbare resultaten realiseren: verbeterde kwaliteit en efficiëntie

Door process mining toe te passen op uw Veeva Vault Quality data, kunt u aanzienlijke, meetbare voordelen verwachten voor uw organisatie:

  • Verkorting van de doorlooptijden van kwaliteitsevents: Gestroomlijnde processen leiden tot een snellere oplossing van kwaliteitsproblemen, wat snellere productlanceringen en een kortere time-to-market voor levensreddende innovaties mogelijk maakt.
  • Lagere operationele kosten: Het elimineren van inefficiënties, herstelwerk (rework) en handmatige inspanningen vermindert de middelen die nodig zijn om kwaliteitsevents te beheren, wat direct bijdraagt aan uw bedrijfsresultaat.
  • Versterkte compliance en verminderd risico: Proactieve identificatie en mitigatie van non-compliant activiteiten verbeteren uw regelgevende positie, minimaliseren auditbevindingen en beschermen uw organisatie tegen potentiële boetes en reputatieschade.
  • Verbeterde product- en servicekwaliteit: Door de hoofdoorzaken (root causes) van kwaliteitsevents effectief aan te pakken en de effectiviteit van CAPA's te waarborgen, zult u een vermindering van terugkerende problemen zien, wat leidt tot een hogere algehele productkwaliteit en klanttevredenheid.
  • Data-gedreven besluitvorming: Stop met gissen. Process mining biedt het objectieve bewijs dat nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen over procesverbeteringen, technologie-investeringen en trainingsinitiatieven.

Aan de slag met Quality Management procesoptimalisatie

Het optimaliseren van uw Quality Management processen met process mining vereist geen complete revisie van uw Veeva Vault Quality systeem. In plaats daarvan benut het de waardevolle data die al wordt verzameld om een ongeëvenaard beeld te geven van uw operationele realiteit. Deze aanpak stelt uw kwaliteitsteams in staat om verbetergebieden met precisie te identificeren, interventies te prioriteren op basis van impact, en de effecten van geïmplementeerde wijzigingen continu te monitoren. Omarm deze krachtige methodologie om uw kwaliteitsoperaties te transformeren, en zorg voor een grotere efficiëntie, onwrikbare compliance en een superieur kwaliteitsprofiel voor uw organisatie.

Kwaliteitsmanagement Afhandeling Kwaliteitsevent Root Cause Analysis CAPA Optimalisatie Complianceborging Kwaliteitsborging Regulatory Affairs

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertraagde of inefficiënte root cause analysis (RCA) heeft directe invloed op de snelheid van de afhandeling van kwaliteitsevents. Deze langdurige onderzoeksfase kan leiden tot verhoogde operationele kosten, langere blootstelling aan risico's en potentiële non-compliance, wat bijzonder kritiek is bij het beheren van events in systemen zoals Veeva Vault Quality. ProcessMind lokaliseert waar RCA-activiteiten knelpunten ervaren, identificeert de specifieke stappen of verantwoordelijke partijen die vertragingen veroorzaken, en benadrukt niet-standaard paden. Dit inzicht stelt organisaties in staat om hun onderzoeksproces te stroomlijnen, de afhandelingstijden te verkorten en de algehele kwaliteitsmanagement te verbeteren.

Veel correctieve en preventieve acties (CAPA's) pakken de hoofdoorzaak niet effectief aan, wat resulteert in terugkerende kwaliteitsproblemen. Deze ineffectieve CAPA-implementatie verspilt middelen, ondermijnt vertrouwen en kan leiden tot herhaalde auditbevindingen, wat compliancestreven binnen Veeva Vault Quality beïnvloedt.
ProcessMind analyseert de gehele levenscyclus van kwaliteitsevents en bijbehorende CAPA's, en onthult welke acties consequent falen om herhaling te voorkomen. Door deze patronen en afwijkingen van best practices te identificeren, kunnen organisaties hun CAPA-proces optimaliseren voor echte probleemoplossing en duurzame kwaliteitsverbetering.

Afwijkingen van standaard operationele procedures (SOP's) of wettelijke vereisten tijdens de afhandeling van kwaliteitsevents vormen aanzienlijke compliancerisico's. Deze ongeoorloofde kortere routes of nalatigheden kunnen leiden tot mislukte audits, productterugroepingen en zware boetes, waardoor de integriteit van kwaliteitsmanagement binnen Veeva Vault Quality in gevaar komt. ProcessMind ontdekt automatisch de werkelijke procesflow voor elke kwaliteitsevent en vergelijkt deze met gedefinieerde compliancemodellen. Dit stelt organisaties in staat om specifieke gevallen van non-compliance te identificeren, de frequentie ervan te begrijpen en gerichte training of procescorrecties te implementeren om naleving van de regelgeving te waarborgen.

Goedkeuringsfasen in kwaliteitsevent workflows worden vaak aanzienlijke knelpunten, wat leidt tot vertragingen in onderzoek, CAPA-implementatie en uiteindelijke afhandeling. Deze vertragingen beïnvloeden belangrijke prestatie-indicatoren, verlengen doorlooptijden en kunnen leiden tot achterstanden binnen Veeva Vault Quality. ProcessMind visualiseert alle goedkeuringstrajecten, identificeert specifieke personen, afdelingen of stappen waar goedkeuringen consequent vertraging oplopen. Door deze knelpunten bloot te leggen, kunnen organisaties goedkeuringsworkflows herontwerpen, middelen opnieuw toewijzen of bepaalde beslissingen automatiseren om de verwerking van kwaliteitsevents te versnellen.

Een gebrek aan real-time, end-to-end zichtbaarheid in de status en voortgang van kwaliteitsevents maakt het uitdagend om prioriteiten te beheren, middelen toe te wijzen en nauwkeurig te rapporteren. Deze ondoorzichtigheid verhindert proactieve interventie en kan leiden tot gemiste deadlines of onopgeloste problemen in Veeva Vault Quality. ProcessMind biedt een uitgebreide, data-gedreven weergave van elke kwaliteitsevent van initiatie tot afsluiting. Het benadrukt de huidige statussen, historische paden en voorspelde vertragingen, waardoor managers de inzichten krijgen die nodig zijn om weloverwogen beslissingen te nemen en tijdige afhandeling te garanderen.

Frequent herstelwerk (rework), herhaalde onderzoeken of het heropenen van gesloten kwaliteitsevents drijft de operationele kosten aanzienlijk op en verbruikt waardevolle middelen. Deze inefficiëntie vloeit voort uit onopgeloste problemen of fouten in eerdere stappen, wat direct de winstgevendheid en productiviteit in Veeva Vault Quality beïnvloedt. ProcessMind identificeert alle herstelwerk-lussen en hun hoofdoorzaken (root causes) binnen het kwaliteitsmanagementproces. Door de frequentie en impact van herstelwerk (rework) te kwantificeren, kunnen organisaties gerichte interventies implementeren om onnodige activiteiten te elimineren en hun middelen optimaal te benutten.

Inconsistente en onvoorspelbare afhandelingstijden voor vergelijkbare kwaliteitsevents maken het moeilijk om te forecasten, middelen te plannen en interne of externe service level agreements te halen. Deze variabiliteit kan leiden tot ontevredenheid bij stakeholders en operationele onzekerheid in Veeva Vault Quality. ProcessMind analyseert de verschillende paden die kwaliteitsevents volgen en identificeert de specifieke factoren, activiteiten of middelenallocaties die bijdragen aan aanzienlijke variaties in afhandelingstijden. Dit inzicht helpt processen te standaardiseren en de voorspelbaarheid te verbeteren.

Een ongelijke verdeling van de onderzoekswerklast van kwaliteitsevents onder teams of individuele onderzoekers leidt tot burn-out voor sommigen, terwijl anderen onderbenut blijven. Deze onbalans beïnvloedt de algehele efficiëntie, verlengt de afhandelingstijden en tast het werknemersmoraal aan binnen Veeva Vault Quality-operaties.
ProcessMind visualiseert resourcegebruik en werkverdeling over alle kwaliteitsevents. Door patronen van over- of onderallocatie te identificeren, kunnen organisaties de resourcedeployement optimaliseren, wat zorgt voor een eerlijke verdeling en maximale onderzoekscapaciteit.

Het vertrouwen op handmatige data-invoer voor het vastleggen van kwaliteitseventdetails of onderzoeksbevindingen introduceert fouten, inconsistenties en vertragingen. Dit mensafhankelijke proces kan de datakwaliteit compromitteren, analyses vertragen en effectieve besluitvorming binnen Veeva Vault Quality belemmeren.
ProcessMind belicht de processtappen waar handmatige data-invoer inefficiënties of fouten creëert. Door de impact van deze handmatige stappen te kwantificeren, kunnen organisaties kansen voor automatisering, verbeterde systeemintegratie of gerichte training identificeren om de datanauwkeurigheid en -snelheid te verbeteren.

Het consequent missen van streefdatums voor de afhandeling van kwaliteitsevents schaadt de klanttevredenheid, bemoeilijkt de regelgevende rapportage en werpt een negatief licht op de interne operationele efficiëntie. Dit onvermogen om afspraken na te komen, duidt op onderliggende procesproblemen binnen Veeva Vault Quality. ProcessMind identificeert de specifieke paden, activiteiten of afdelingen die het meest frequent geassocieerd worden met gemiste deadlines. Door deze patronen te begrijpen, kunnen organisaties proactieve maatregelen implementeren om toekomstige missers te voorspellen en te voorkomen, waardoor de naleving van streefdatums verbetert.

Ineffectieve of vertraagde communicatie met interne en externe stakeholders betreffende de status en afhandeling van kwaliteitsevents veroorzaakt verwarring, herhaalde vragen en kan problemen escaleren. Een gebrek aan tijdige updates belemmert de samenwerking binnen en buiten Veeva Vault Quality. ProcessMind brengt de communicatieactiviteiten gedurende de levenscyclus van kwaliteitsevents in kaart, waarbij gemiste of vertraagde notificaties worden benadrukt. Deze zichtbaarheid stelt organisaties in staat om communicatie-workflows te stroomlijnen, zodat alle relevante partijen tijdig en nauwkeurige informatie ontvangen, wat een grotere transparantie en samenwerking bevordert.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Het snel identificeren van de hoofdoorzaak van kwaliteitsevents is cruciaal om hun impact te minimaliseren en herhaling te voorkomen. Dit doel beoogt de tijd die wordt besteed aan root cause analysis aanzienlijk te verkorten, wat leidt tot een snellere oplossing van kwaliteitsproblemen en het beperken van potentiële bedrijfsrisico's binnen Veeva Vault Quality. Snellere analyse zorgt ervoor dat de productkwaliteit behouden blijft en operationele verstoringen worden geminimaliseerd.ProcessMind visualiseert de daadwerkelijke stroom van onderzoeken, en belicht specifieke activiteiten en overdrachten die vertragingen veroorzaken bij de root cause analysis. Door knelpunten en afwijkingen van het optimale pad te identificeren, stelt het teams in staat om onderzoeksprotocollen te stroomlijnen en gerichte verbeteringen te implementeren. Succes wordt gemeten door een vermindering van de gemiddelde doorlooptijd voor het voltooien van root cause analysis activiteiten.

Het waarborgen dat Corrigerende en Preventieve Acties (CAPA) daadwerkelijk de herhaling van kwaliteitsevents voorkomen, is van cruciaal belang voor continue verbetering en het handhaven van hoge productstandaarden in Veeva Vault Quality. Dit doel richt zich op het verhogen van het succespercentage van CAPA's, waardoor herhaalde kwaliteitsproblemen worden verminderd en de algehele robuustheid van het Quality Management systeem wordt verbeterd. Effectieve CAPA's leiden direct tot minder toekomstige incidenten en een betere naleving van de regelgeving. ProcessMind traceert de volledige levenscyclus van CAPA's, van initiatie tot verificatie van effectiviteit, en onthult waarom bepaalde acties falen. Het identificeert veelvoorkomende patronen in ineffectieve CAPA's, zoals onvoldoende follow-up of onvoldoende identificatie van de hoofdoorzaak (root cause). Door data-gedreven inzichten te bieden, helpt ProcessMind CAPA-processen te verfijnen, zodat geïmplementeerde acties de onderliggende problemen werkelijk aanpakken en herhaling voorkomen, gemeten aan de hand van een afname van herhaalde kwaliteitsevents die gekoppeld zijn aan eerdere CAPA's.

Het handhaven van strikte compliance met wettelijke vereisten en interne kwaliteitsstandaarden is niet-onderhandelbaar in Quality Management, vooral binnen life sciences met behulp van Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het elimineren van non-compliant stappen binnen kwaliteitseventprocessen, zodat alle acties voldoen aan vastgestelde protocollen en regelgeving. Het bereiken van volledige compliance vermindert auditrisico's, voorkomt boetes en handhaaft de reputatie van de organisatie. ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch de daadwerkelijke procesflow voor elke kwaliteitsevent en vergelijkt deze met het ontworpen compliant pad. Het belicht eventuele afwijkingen, overgeslagen stappen of ongeautoriseerde kortere routes die leiden tot non-compliance. Deze inzichten stellen organisaties in staat om standaard operationele procedures af te dwingen, personeel opnieuw te trainen of het Veeva Vault Quality systeem opnieuw te configureren om toekomstige non-conformiteiten te voorkomen, meetbaar door een reductie in gedetecteerde compliance-schendingen per auditperiode.

Knelpunten in kritieke goedkeuringsfasen kunnen de afhandeling van kwaliteitsevents aanzienlijk vertragen, wat impact heeft op productlanceringen, patiëntveiligheid en naleving van regelgeving binnen Veeva Vault Quality. Dit doel richt zich op het versnellen van het goedkeuringsproces voor belangrijke kwaliteitseventdocumenten en -acties. Het stroomlijnen van deze workflows zorgt voor snellere besluitvorming, verkort de doorlooptijden en handhaaft de operationele snelheid. ProcessMind brengt alle goedkeuringsactiviteiten in kaart, identificeert waar vertragingen optreden, wie goedkeuringen tegenhoudt en waarom. Het onthult herstelwerk (rework) of onnodige stappen in de goedkeuringsketen. Door deze inzichten te analyseren, kunnen organisaties goedkeuringshiërarchieën herontwerpen, geautomatiseerde routeringsregels implementeren of middelenallocatie aanpassen om kritieke goedkeuringen te versnellen, gericht op een meetbare reductie van de gemiddelde goedkeuringsdoorlooptijden.

Een gebrek aan helder inzicht in de real-time status en voortgang van kwaliteitsevents kan leiden tot miscommunicatie, gemiste deadlines en onopgeloste risico's in Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het bieden van uitgebreide en nauwkeurige inzichten in elke kwaliteitsevent aan stakeholders. Verbeterde transparantie bevordert betere samenwerking, proactief probleembeheer en verbeterde verantwoording tussen afdelingen. ProcessMind reconstrueert het end-to-end traject van elke kwaliteitsevent, en biedt een objectief, data-gedreven beeld van de huidige status en historische voortgang. Het identificeert actieve knelpunten en voorspelt mogelijke vertragingen, waardoor tijdig ingrijpen mogelijk is. Door een enkele bron van waarheid te bieden voor procesprestaties, maakt ProcessMind betere besluitvorming en communicatie mogelijk, gemeten aan de hand van een verbeterde tevredenheid van stakeholders over de statuszichtbaarheid van events.

Overmatig herstelwerk (rework) als gevolg van kwaliteitsafwijkingen leidt tot verhoogde operationele kosten, verspilde middelen en langere doorlooptijden binnen Quality Management processen, vooral in een systeem als Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het minimaliseren van gevallen waarin taken of hele kwaliteitsevents moeten worden herhaald of opnieuw moeten worden aangepakt. Het verminderen van herstelwerk (rework) verbetert de efficiëntie, verlaagt de kosten en maakt waardevolle middelen vrij voor productievere activiteiten. ProcessMind identificeert specifieke processtappen en varianten die frequent leiden tot herstelwerk (rework), en wijst de hoofdoorzaken (root causes) van deze inefficiënties aan. Het kan onthullen waar processen afwijken van het optimale pad, wat fouten veroorzaakt die heruitvoering noodzakelijk maken. Door deze patronen te analyseren, helpt ProcessMind organisaties workflows opnieuw te ontwerpen, de initiële uitvoeringskwaliteit te verbeteren en personeel te trainen om fouten te voorkomen, wat leidt tot een meetbare afname van herstelwerk-lussen en bijbehorende kosten.

Inconsistente afhandelingstijden voor kwaliteitsevents kunnen leiden tot onvoorspelbaarheid, planning belemmeren en invloed hebben op klanttevredenheid en compliance binnen Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het verminderen van de variabiliteit in de tijd die nodig is om verschillende typen kwaliteitsevents af te handelen. Het standaardiseren van afhandelingstijden verbetert de operationele voorspelbaarheid, versterkt de middelenallocatie en zorgt voor consistente servicelevering en naleving van regelgeving. ProcessMind brengt de werkelijke duur van elke kwaliteitsevent in kaart en legt de factoren bloot die bijdragen aan hoge variabiliteit, zoals niet-standaard paden, beschikbaarheid van middelen of specifieke eventtypes. Het belicht best practices van snel afgehandelde cases en identificeert uitzonderingen. Door data te leveren voor het vaststellen van benchmarks en het afdwingen van gestandaardiseerde procedures, helpt ProcessMind de spreiding in afhandelingstijden te verminderen, wat leidt tot voorspelbaardere resultaten, gemeten aan de hand van een lagere standaarddeviatie in de duur van eventafhandelingen.

Een ongelijke verdeling van de werkdruk onder onderzoekers kan leiden tot burn-out, vertragingen bij cruciale onderzoeken en een algehele vermindering van efficiëntie voor Quality Management binnen Veeva Vault Quality. Dit doel beoogt de werkdruk effectiever te verdelen over het team dat verantwoordelijk is voor het beheren van kwaliteitsevents. Het optimaliseren van de werkverdeling verbetert het teammoraal, voorkomt achterstanden en waarborgt tijdige en grondige onderzoeken.ProcessMind biedt inzichten in de daadwerkelijke activiteitspercentages en -duren voor elke onderzoeker, en onthult patronen van overbenutting of onderbenutting. Het kan knelpunten identificeren die worden gecreëerd door specifieke individuen of teams en kansen voor het opnieuw toewijzen van taken benadrukken. Door een objectieve kijk op resourceallocatie te bieden, ondersteunt ProcessMind datagestuurde strategieën voor het herverdelen van de werkdruk, meetbaar door een rechtvaardigere verdeling van event toewijzing en verwerkingstijden onder onderzoekers.

Handmatige data-invoer bij onderzoeken naar kwaliteitsevents kan leiden tot fouten, met onnauwkeurige registraties, gebrekkige analyses en gecompromitteerde compliance binnen Veeva Vault Quality als gevolg. Dit doel richt zich op het verminderen of elimineren van deze handmatige fouten. Het bereiken hiervan verbetert de data-integriteit, verhoogt de betrouwbaarheid van onderzoeken en versterkt het gehele kwaliteitssysteem.ProcessMind kan processegmenten identificeren waar frequent handmatige data-invoer of -overdracht plaatsvindt, vooral wanneer fouten of inconsistenties later worden gedetecteerd. Hoewel het geen typfouten direct voorkomt, belicht het processtappen die gevoelig zijn voor menselijke fouten door repetitieve handmatige activiteiten, en suggereert het gebieden voor automatisering of verbeterd interfaceontwerp. Succes wordt gemeten door een vermindering van gedetecteerde data-inconsistenties of herwerk als gevolg van handmatige invoer, waardoor de betrouwbaarheid van kwaliteitseventdata wordt verhoogd.

Het consequent missen van streefdatums voor de afhandeling van kwaliteitsevents kan leiden tot verhoogde compliancerisico's, klantontevredenheid en mogelijke toezicht van regelgevende instanties binnen Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het significant verhogen van het percentage kwaliteitsevents dat vóór de streefdatum wordt afgehandeld. Het nakomen van deadlines verbetert de operationele betrouwbaarheid, versterkt de reputatie op het gebied van regelgeving en zorgt voor tijdige mitigatie van kwaliteitsrisico's. ProcessMind analyseert eventpaden en -duren ten opzichte van streefdatums voor afhandeling, en identificeert specifieke activiteiten of fasen die vaak vertragingen veroorzaken. Het kan veelvoorkomende afwijkingen van het optimale pad aanwijzen die bijdragen aan gemiste deadlines. Door deze kritieke pad-afwijkingen en knelpunten bloot te leggen, maakt ProcessMind gerichte interventies en procesaanpassingen mogelijk om de on-time prestaties te verbeteren, gemeten aan de hand van een verhoogd percentage kwaliteitsevents dat binnen de gestelde afhandelingsperiode wordt gesloten.

Ondoelmatige communicatie en notificatie-workflows tijdens een kwaliteitsevent kunnen leiden tot misinformeerde stakeholders, vertraagde acties en een verminderde effectiviteit van het Quality Management proces in Veeva Vault Quality. Dit doel is gericht op het verbeteren van de tijdigheid en volledigheid van communicatie rondom kwaliteitsevents. Verbeterde communicatie zorgt ervoor dat alle relevante partijen geïnformeerd zijn, wat snellere reacties en betere coördinatie faciliteert. ProcessMind visualiseert de daadwerkelijke communicatiestromen, identificeert hiaten of vertragingen in notificaties en het delen van informatie tussen verschillende afdelingen en rollen. Het benadrukt afwijkingen van ideale communicatieprotocollen en kan deze correleren met vertragingen of herstelwerk (rework). Door inzichten te bieden in communicatiestoornissen, helpt ProcessMind notificatietriggers en communicatiepaden te optimaliseren, wat leidt tot een efficiëntere en transparantere informatie-uitwisseling, gemeten aan de hand van verminderde communicatiegerelateerde vertragingen en verbeterde feedback van stakeholders.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Quality Management

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Open en download de vooraf geconfigureerde Excel template voor Quality Management, specifiek ontworpen om data uit Veeva Vault Quality vast te leggen.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Dit zorgt ervoor dat uw data correct gestructureerd is voor effectieve analyse, in lijn met gangbare kwaliteitseventprocessen en compliancestandaarden.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar data template, perfect gestructureerd voor uw Veeva Vault Quality procesdata.

UW KWALITEITSINZICHTEN

Ontdek Verborgen Kwaliteitsrisico's en Verhoog Compliance

ProcessMind onthult de ware reis van uw kwaliteitsevents in Veeva Vault Quality, en biedt bruikbare inzichten via interactieve visualisaties.
  • Identificeer direct workflowafwijkingen
  • Identificeer hoofdoorzaken (root causes) van vertragingen en herstelwerk (rework)
  • Benchmark prestaties over teams heen
  • Optimaliseer de effectiviteit van correctieve acties
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Belangrijkste Resultaten in Quality Management

Deze resultaten benadrukken de tastbare voordelen die organisaties behalen door hun Quality Management processen te optimaliseren, met name die gestuurd worden door Quality Events binnen Veeva Vault Quality. Process mining biedt bruikbare inzichten, waardoor teams in staat zijn om de operaties te stroomlijnen en compliance effectief te verbeteren.

0 %
Snellere RCA Voltooiing

Gemiddelde reductie van de root cause analysis tijd

Identificeer knelpunten in het onderzoeksproces om de tijd die nodig is voor het identificeren en aanpakken van kernproblemen aanzienlijk te verkorten, wat de algehele afhandeling van kwaliteitsevents verbetert.
0 %
Hogere CAPA-effectiviteit

Toename van succesvolle herhalingspreventie

Verbeter het succespercentage van corrigerende en preventieve acties, en waarborg dat geïdentificeerde kwaliteitsproblemen niet opnieuw optreden, wat leidt tot een robuuster kwaliteitsmanagementsysteem.
0 %
Verbeterde `Procescompliance`

Verbeterde naleving van standaardprocedures

Zorg ervoor dat kwaliteitsevents strikt de vooraf gedefinieerde wettelijke en interne procesrichtlijnen volgen, waardoor het risico op non-conformiteiten en auditbevindingen wordt verminderd.
0 %
Verminderd Kwaliteitsherwerk

Afname van herhaalde activiteiten

Identificeer en elimineer stappen die frequent leiden tot herstelwerk (rework) of heranalyse binnen kwaliteitsevents, bespaar tijd en middelen en verbeter tegelijkertijd de algehele kwaliteit van onderzoeken.
0 %
Betere Tijdige Afhandeling

Toename van kwaliteitsevents gesloten vóór de streefdatum

Optimaliseer workflows en resourceallocatie om te zorgen dat een groter percentage kwaliteitsevents binnen de gestelde deadlines wordt opgelost, wat de betrouwbaarheid en operationele voorspelbaarheid verbetert.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor een enkel kwaliteitsevent, zoals een afwijking, non-conformiteit of CAPA.

Het belang

Dit is de essentiële Case ID die alle gerelateerde activiteiten groepeert in een enkele procesinstantie, wat end-to-end analyse mogelijk maakt.

De timestamp waarop een activiteit is afgerond.

Het belang

Maakt de berekening van de verwerkingstijden van activiteiten mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van knelpunten op taakniveau.

De gebruiker of resource die is toegewezen om een onderzoek of een specifieke taak uit te voeren.

Het belang

Traceert wie het werk uitvoert, wat analyse van werkdruk, resource-efficiëntie en identificatie van trainingsbehoeften mogelijk maakt.

De afdeling of het functionele gebied dat verantwoordelijk is voor het kwaliteitsevent of de activiteit.

Het belang

Maakt het mogelijk om procesprestaties te filteren en te vergelijken tussen verschillende business units, waarbij afdelingsspecifieke knelpunten of best practices aan het licht komen.

De classificatie van het kwaliteitsevent, zoals CAPA, Afwijking of Klacht.

Het belang

Maakt onderscheid tussen verschillende soorten kwaliteitsprocessen, die vaak unieke workflows, SLA's en complianceregels hebben.

De huidige levenscyclusstatus van het kwaliteitsevent.

Het belang

Biedt een momentopname van de huidige status van een case, wat essentieel is voor het monitoren van lopend werk en het identificeren van stagnerende events.

De geplande of vereiste datum voor de definitieve afsluiting van het kwaliteitsevent.

Het belang

Definieert de SLA voor casusafhandeling, waardoor de on-time prestaties gemeten kunnen worden en vertragingen geanalyseerd kunnen worden.

De beoordeelde ernst of het risiconiveau van het kwaliteitsevent, zoals hoog, gemiddeld of laag.

Het belang

Classificeert events op basis van impact, wat risicogebaseerde analyse en prioritering van procesverbeteringsinspanningen op risicovolle gebieden mogelijk maakt.

De verwerkingstijd voor een enkele activiteit.

Het belang

Meet de daadwerkelijke werktijd voor taken, en helpt bij het identificeren van inefficiënte activiteiten en mogelijkheden voor automatisering of vereenvoudiging.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het startpunt van het proces, dat de formele creatie van een Quality Event-record in Veeva vertegenwoordigt. Deze activiteit wordt doorgaans getriggerd wanneer een nieuw kwaliteitsprobleem, non-conformiteit of klacht wordt geïdentificeerd en in het systeem wordt vastgelegd.

Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de case levenscyclus, wat essentieel is voor het berekenen van de totale Quality Event Cycle Time en het meten van de duur van initiële procesfasen, zoals de tijd om een onderzoek te starten.

Markeert de formele start van het onderzoek naar de hoofdoorzaak van het kwaliteitsevent. Een onderzoeker of team wordt doorgaans toegewezen, en het event gaat over in een actieve onderzoeksfase. Dit wordt vastgelegd wanneer de lifecycle status van het Quality Event verandert naar 'Under Investigation'.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de 'Issue Identification-to-Investigation Time' KPI. Vertragingen vóór dit punt duiden op achterstanden bij het toewijzen van resources of het starten van cruciale analyse.

Vertegenwoordigt de voltooiing van de root cause analysis (RCA) fase, waarin de onderliggende oorzaak van het kwaliteitsevent is geïdentificeerd. Dit wordt vaak vastgelegd wanneer de onderzoeker de RCA-taak voltooit of het event verplaatst naar een 'Pending CAPA'-status.

Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor het meten van de 'Average Root Cause Analysis Time' KPI. Het analyseren van de duur helpt bij het identificeren van knelpunten in het analyseproces en het verbeteren van de onderzoekskwaliteit.

Markeert de formele goedkeuring van het voorgestelde correctieve actieplan door relevante stakeholders, zoals een kwaliteitsreviewboard. Dit is een cruciale stap voordat correctieve acties kunnen worden geïmplementeerd. Het wordt vastgelegd wanneer het CAPA-planrecord de status 'Approved' krijgt.

Het belang

Deze goedkeuringsstap is vaak een belangrijk knelpunt. Het meten van de 'Approval Workflow Cycle Time' voor deze activiteit helpt bij het identificeren en aanpakken van vertragingen in het reviewproces, wat de algehele afhandeling versnelt.

Vertegenwoordigt de voltooiing van alle taken die zijn gedefinieerd in het goedgekeurde correctieve actieplan. Deze activiteit bevestigt dat de noodzakelijke acties zijn ondernomen om de hoofdoorzaak aan te pakken. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van het CAPA-record wordt bijgewerkt naar 'Implementation Complete'.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die de overgang van planning naar uitvoering aangeeft. De tijd tussen dit en CAPA-goedkeuring onthult de efficiëntie van de implementatiefase.

Deze activiteit bevestigt dat de geïmplementeerde correctieve acties succesvol waren in het voorkomen van herhaling van het probleem. Een formele verificatie wordt voltooid en gedocumenteerd. Het wordt vastgelegd wanneer de CAPA- of Quality Event-status wordt bijgewerkt naar 'Effectiveness Verified'.

Het belang

Dit is de uiteindelijke validatie van het succes van de oplossing en is cruciaal voor het berekenen van de 'CAPA Effectiveness Rate'. Een falen in dit stadium leidt vaak tot herwerk en het heropenen van het onderzoek.

Vertegenwoordigt de laatste administratieve review van het Quality Event-record voordat het officieel wordt afgesloten. Deze stap waarborgt dat alle documentatie compleet is en alle processtappen zijn gevolgd. Deze activiteit is de laatste stap voordat de case als opgelost wordt beschouwd.

Het belang

Deze eindactiviteit is essentieel voor het berekenen van de totale 'Quality Event Cycle Time'. Het markeert de voltooiing van al het werk, en de timestamp wordt vergeleken met de 'Target Resolution Date' voor prestatiemeting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining helpt de werkelijke prestaties van uw Quality Management processen bloot te leggen, door knelpunten, afwijkingen en herwerkloops binnen Veeva Vault Quality te identificeren. Het visualiseert actuele processtromen, waardoor u precies kunt zien waar kwaliteitsevents vertragen, CAPA-acties falen of compliancerisico's ontstaan. Dit gedetailleerde inzicht maakt datagestuurde beslissingen mogelijk om de root cause analysis te versnellen, de CAPA-effectiviteit te verbeteren en goedkeuringen te stroomlijnen.

Om process mining uit te voeren, heeft u voornamelijk event logs nodig van Veeva Vault Quality. Dit omvat een case identifier, doorgaans de Quality Event ID, een activiteitsnaam en een timestamp voor elke stap. Aanvullende attributes, zoals onderzoeker, goedkeuringsstatus of specifieke kwaliteitseventtypen, kunnen de analyse verrijken.

Data-extractie uit Veeva Vault Quality omvat doorgaans het gebruik van de rapportage- of API-mogelijkheden. U exporteert relevante audit trails, kwaliteitseventrecords en bijbehorende taakgeschiedenissen om het event log te creëren. We kunnen uw team begeleiden bij de best practices voor veilige en efficiënte data-extractie om dataintegriteit te waarborgen.

Nee, process mining gaat verder dan traditionele rapportage door de werkelijke end-to-end processtroom te reconstrueren op basis van event data. Terwijl rapportage laat zien "wat er gebeurde", onthult process mining "hoe en waarom het gebeurde" door variaties te visualiseren en hoofdoorzaken van inefficiënties te identificeren. Het biedt bruikbare inzichten in procesafwijkingen, niet alleen samenvattingen.

U kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten op belangrijke gebieden, zoals verkorte afhandelingstijden van kwaliteitsevents en verbeterde CAPA-effectiviteit. Process mining helpt volledige compliance te waarborgen, stroomlijnt cruciale goedkeuringsworkflows en optimaliseert de werkverdeling van onderzoekers. Uiteindelijk leidt dit tot minder herwerk en een gestandaardiseerd, efficiënter kwaliteitsmanagementproces.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd zodra de data-extractie en initiële datavoorbereiding zijn voltooid. Diepgaande analyses en specifieke verbeteringsaanbevelingen volgen meestal binnen één tot drie maanden. De snelheid is afhankelijk van de dataklarheid en de complexiteit van uw Veeva Vault Quality configuratie.

Process mining is een niet-invasieve analysetechniek die werkt met kopieën van historische data. Het interageert niet met, en wijzigt niet, uw live Veeva Vault Quality systeem of de operationele processen. De analyse vindt extern plaats, wat geen impact garandeert op uw lopende kwaliteitsmanagementactiviteiten.

Hoewel gespecialiseerde process mining software wordt gebruikt, is de primaire vereiste een teamlid dat bekend is met de Veeva Vault Quality data structuren en in staat is tot data-extractie. Onze experts kunnen de configuratie en analyse van de process mining tool afhandelen. Van uw kant zijn doorgaans geen geavanceerde codeervaardigheden nodig.

Optimaliseer Quality Management: Start Vandaag Nog Uw Gratis Proefperiode

Elimineer inefficiënties, behaal 30% snellere doorlooptijden en stimuleer compliance.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, start binnen enkele minuten met optimaliseren.