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Améliorez votre gestion de la qualité

Optimisez la qualité dans Veeva Vault grâce à notre guide en 6 étapes
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality

Les processus de gestion de la qualité sont souvent ralentis par des retards, des risques de non-conformité et des goulots d’étranglement opérationnels. Notre plateforme vous aide à repérer les inefficacités cachées et à en identifier les causes profondes dans vos événements qualité. En optimisant ces processus, vous pouvez mettre en place des mesures plus efficaces et améliorer la qualité des produits.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality ?

La gestion de la qualité, en particulier dans les secteurs réglementés comme les sciences de la vie, est essentielle à la sécurité et à l’efficacité des produits, ainsi qu’au bien-être des patients. Des systèmes comme Veeva Vault Quality fournissent un cadre complet pour gérer les événements qualité, les déviations, les CAPA et bien d’autres éléments. Pourtant, même avec des systèmes de premier plan, les inefficacités des processus sous-jacents peuvent poser de sérieux problèmes. Des cycles d’investigation trop longs, des lacunes de conformité qui passent inaperçues et une gestion réactive des problèmes récurrents peuvent faire grimper les coûts opérationnels, retarder la mise sur le marché de produits essentiels et nuire à la réputation de l’organisation.

Optimiser vos processus de gestion de la qualité ne consiste pas seulement à respecter les exigences réglementaires : il s’agit aussi d’améliorer les opérations. Sans vision claire, fondée sur les données, du parcours des événements qualité, de leur identification à leur clôture, les organisations s’appuient souvent sur des témoignages ponctuels ou des Dashboards limités. Les véritables causes des goulots d’étranglement restent alors difficiles à cerner, les ressources sont mal réparties et les efforts d’amélioration continue peuvent être freinés. Comprendre comment vos processus qualité se déroulent réellement est essentiel pour réduire les coûts liés à la qualité, accélérer la résolution des événements et, au bout du compte, fournir des produits ou des services de meilleure qualité.

Comment le Process Mining permet d’approfondir l’analyse de la gestion de la qualité

Le Process Mining offre une nouvelle approche pour comprendre et optimiser les flux de travail de gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. Contrairement aux rapports classiques, qui présentent le déroulement théorique ou des statistiques récapitulatives, le Process Mining reconstitue le parcours réel de chaque événement qualité, de bout en bout, à partir des données du journal d’événements extraites directement de votre système Veeva Vault Quality. L’analyse des horodatages et des activités associés à chaque événement qualité permet de visualiser le déroulement réel du processus, avec ses variantes, ses boucles de reprise et ses écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard.

Cette méthode d’analyse vous permet de dépasser les suppositions. Vous pouvez déterminer précisément où les événements qualité prennent le plus de temps, quelles étapes d’approbation entraînent des retards et si les actions correctives et préventives (CAPA) sont mises en œuvre et vérifiées efficacement. Le Process Mining fournit une vision objective, étayée par les données, qui révèle les inefficacités cachées et les risques de non-conformité susceptibles de passer inaperçus. Il transforme les données brutes du système en éléments concrets pour repérer avec précision les causes profondes des retards et des écarts de conformité.

Principaux axes d’amélioration de vos processus qualité

L’analyse des données de Veeva Vault Quality par le Process Mining peut mettre en évidence plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Repérer et résoudre les goulots d’étranglement : Déterminez précisément quelles activités ou étapes d’approbation du cycle de vie des événements qualité entraînent les retards les plus importants. Il peut s’agir d’une étape de vérification, d’un service ou même d’une personne, ce qui vous permet de cibler vos interventions.
  • Réduire le temps de cycle : Mesurez avec précision et comparez la durée des différents parcours de traitement des événements qualité. Repérez les possibilités d’optimiser les flux de travail, de réduire les transferts inutiles et de raccourcir le temps de cycle global de résolution, de l’identification initiale à la clôture.
  • Garantir la conformité et réduire les risques : Détectez automatiquement les écarts par rapport aux SOP établies ou aux exigences réglementaires. Le Process Mining met en évidence les parcours non conformes, afin que vous puissiez traiter les risques en amont et veiller au respect constant des normes de qualité telles que les GxP.
  • Améliorer l’analyse des causes profondes et l’efficacité des CAPA : Analysez la durée et l’efficacité des processus d’analyse des causes profondes. Vérifiez si les CAPA mises en œuvre résolvent réellement les problèmes récurrents en les rapprochant des événements qualité ultérieurs, afin de vous assurer que les actions correctives et préventives produisent des résultats durables.
  • Répartir les ressources et équilibrer la charge de travail : Examinez la répartition de la charge de travail entre les rôles et les services qui participent à la gestion des événements qualité. Repérez les ressources sursollicitées ou sous-utilisées pour mieux ajuster les effectifs et la répartition des responsabilités liées aux processus.

Des résultats concrets : qualité et efficacité renforcées

L’analyse des données de Veeva Vault Quality par le Process Mining peut apporter des bénéfices importants et mesurables à l’ensemble de votre organisation :

  • Réduction du temps de cycle des événements qualité : Des processus optimisés accélèrent la résolution des problèmes qualité, ce qui permet de commercialiser plus rapidement les produits et de réduire le délai de mise sur le marché des innovations qui sauvent des vies.
  • Baisse des coûts opérationnels : La suppression des inefficacités, des reprises et des tâches manuelles réduit les ressources nécessaires à la gestion des événements qualité et contribue directement à vos résultats financiers.
  • Conformité renforcée et risques réduits : Le repérage et la réduction en amont des activités non conformes améliorent votre situation réglementaire, limitent les constats d’audit et protègent votre organisation contre d’éventuelles sanctions et atteintes à sa réputation.
  • Amélioration de la qualité des produits et des services : En traitant efficacement les causes profondes des événements qualité et en vérifiant l’efficacité des CAPA, vous réduisez les problèmes récurrents, améliorez la qualité globale des produits et renforcez la satisfaction des clients.
  • Décisions fondées sur les données : Ne vous fiez plus aux suppositions. Le Process Mining fournit des éléments objectifs pour prendre des décisions éclairées sur l’amélioration des processus, les investissements technologiques et les formations.

Commencer à optimiser les processus de gestion de la qualité

L’optimisation de vos processus de gestion de la qualité grâce au Process Mining ne nécessite pas de refonte complète de votre système Veeva Vault Quality. Elle s’appuie sur les données déjà collectées pour vous donner une vision précise de la réalité opérationnelle. Vos équipes qualité peuvent ainsi repérer les axes d’amélioration avec précision, prioriser les interventions en fonction de leur impact et suivre en continu les effets des changements mis en place. Adoptez cette méthode pour améliorer vos opérations qualité, gagner en efficacité, maintenir une conformité constante et renforcer le profil qualité de votre organisation.

Gestion de la qualité Résolution des événements qualité Analyse des causes profondes Optimisation des CAPA Garantie de conformité Assurance qualité Affaires réglementaires QMS CAPA Contrôle qualité

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Une analyse des causes profondes (RCA) tardive ou inefficace ralentit directement la résolution des événements qualité. Cette phase d’investigation prolongée peut augmenter les coûts opérationnels, prolonger l’exposition aux risques et entraîner des écarts de conformité. Ces enjeux sont particulièrement importants pour la gestion des événements dans des systèmes comme Veeva Vault Quality.
ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans les activités d’analyse des causes profondes, identifie les étapes ou les personnes responsables des retards et met en évidence les parcours non standard. Les organisations peuvent ainsi optimiser leurs investigations, réduire les délais de résolution et améliorer la gestion globale de la qualité.

De nombreuses actions correctives et préventives (CAPA) ne traitent pas efficacement la cause profonde, ce qui entraîne la réapparition de problèmes qualité. Une mise en œuvre inefficace des CAPA gaspille des ressources, fragilise la confiance et peut donner lieu à des constats d’audit répétés, ce qui nuit aux efforts de conformité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyse l’ensemble du cycle de vie des événements qualité et des CAPA associées, et révèle quelles actions ne parviennent pas à prévenir les récidives. En repérant ces tendances et les écarts par rapport aux bonnes pratiques, les organisations peuvent optimiser leur processus CAPA pour résoudre réellement les problèmes et améliorer durablement la qualité.

Les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard (SOP) ou aux exigences réglementaires lors du traitement des événements qualité présentent des risques importants pour la conformité. Ces raccourcis ou omissions non autorisés peuvent entraîner des échecs d’audit, des rappels de produits et de lourdes sanctions, et compromettre l’intégrité de la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind découvre automatiquement le déroulement réel de chaque événement qualité et le compare aux modèles de conformité définis. Les organisations peuvent ainsi repérer les cas de non-conformité, en comprendre la fréquence et mettre en place des formations ciblées ou corriger les processus pour garantir le respect des exigences réglementaires.

Les étapes d’approbation des flux de travail liés aux événements qualité deviennent souvent des goulots d’étranglement importants. Elles retardent les investigations, la mise en œuvre des CAPA et la résolution finale. Ces blocages affectent les indicateurs clés de performance, allongent les délais et peuvent créer des retards accumulés dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind visualise tous les parcours d’approbation et repère les personnes, les services ou les étapes qui entraînent régulièrement des retards. Une fois ces goulots d’étranglement identifiés, les organisations peuvent revoir leurs flux de travail d’approbation, réaffecter les ressources ou automatiser certaines décisions pour accélérer le traitement des événements qualité.

Sans visibilité de bout en bout et en temps réel sur l’état et l’avancement des événements qualité, il est difficile de gérer les priorités, de répartir les ressources et de produire des rapports fiables. Ce manque de transparence empêche d’intervenir en amont et peut entraîner des échéances manquées ou des problèmes non résolus dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind fournit une vue complète, fondée sur les données, de chaque événement qualité, de son lancement à sa clôture. La solution met en évidence les états actuels, les parcours passés et les retards prévus, afin d’aider les responsables à prendre des décisions éclairées et à résoudre les événements dans les délais.

Les reprises fréquentes, les investigations répétées ou la réouverture d’événements qualité déjà clôturés font grimper les coûts opérationnels et mobilisent des ressources précieuses. Cette inefficacité découle de problèmes non résolus ou d’erreurs commises lors des étapes précédentes, et nuit directement aux résultats financiers et à la productivité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind repère toutes les boucles de reprise et leurs causes profondes dans le processus de gestion de la qualité. En mesurant leur fréquence et leur impact, les organisations peuvent mettre en place des mesures ciblées pour éliminer les activités inutiles et mieux utiliser leurs ressources.

Lorsque des événements qualité similaires sont résolus dans des délais imprévisibles, il devient difficile d’établir des prévisions, de planifier les ressources et de respecter les accords de niveau de service internes ou externes. Cette variabilité peut mécontenter les parties prenantes et créer de l’incertitude opérationnelle dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyse les différents parcours des événements qualité et repère les facteurs, les activités ou la répartition des ressources qui expliquent les écarts importants de délai de résolution. Ces éléments aident à standardiser les processus et à améliorer la prévisibilité.

Une répartition inégale des investigations sur les événements qualité entre les équipes ou les enquêteurs peut entraîner l’épuisement de certains, tandis que d’autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre réduit l’efficacité globale, prolonge les délais de résolution et nuit au moral des équipes qui travaillent dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind visualise l’utilisation des ressources et la répartition de la charge de travail pour l’ensemble des événements qualité. En repérant les situations de surcharge ou de sous-utilisation, les organisations peuvent mieux répartir les ressources, équilibrer la charge de travail et tirer le meilleur parti de leur capacité d’investigation.

La saisie manuelle des détails d’un événement qualité ou des résultats d’une investigation entraîne des erreurs, des incohérences et des retards. Ce processus, qui dépend des interventions humaines, peut nuire à la qualité des données, ralentir l’analyse et compliquer la prise de décision dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind met en évidence les étapes où la saisie manuelle des données entraîne des inefficacités ou des erreurs. En mesurant l’impact de ces tâches manuelles, les organisations peuvent repérer les possibilités d’automatisation, d’amélioration de l’intégration des systèmes ou de formation ciblée pour gagner en précision et en rapidité.

Le dépassement régulier des dates de résolution prévues pour les événements qualité nuit à la satisfaction des clients, complique les rapports réglementaires et donne une mauvaise image de l’efficacité opérationnelle interne. Cette difficulté à respecter les engagements révèle des problèmes sous-jacents dans les processus de Veeva Vault Quality.
ProcessMind repère les parcours, les activités ou les services le plus souvent associés aux retards. En comprenant ces tendances, les organisations peuvent prendre des mesures préventives pour anticiper et éviter les retards à venir, et mieux respecter les échéances prévues.

Une communication inefficace ou tardive avec les parties prenantes internes et externes sur l’état et la résolution des événements qualité crée de la confusion, entraîne des demandes répétées et peut aggraver les problèmes. Le manque de mises à jour en temps utile nuit à la collaboration, au sein de Veeva Vault Quality comme à l’extérieur.
ProcessMind cartographie les activités de communication tout au long du cycle de vie des événements qualité et met en évidence les notifications manquées ou tardives. Les organisations peuvent ainsi optimiser leurs flux de communication et veiller à ce que toutes les personnes concernées reçoivent des informations exactes dans les délais, pour une meilleure transparence et une collaboration renforcée.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Repérer rapidement la cause profonde des événements qualité est essentiel pour en limiter les conséquences et prévenir leur réapparition. Cet objectif vise à réduire considérablement le temps consacré à l’analyse des causes profondes, afin d’accélérer la résolution des problèmes qualité et d’atténuer les risques pour l’activité dans Veeva Vault Quality. Une analyse plus rapide contribue au maintien de la qualité des produits et limite les perturbations opérationnelles. ProcessMind visualise le déroulement réel des investigations et met en évidence les activités et les transferts qui retardent l’analyse des causes profondes. En repérant les goulots d’étranglement et les écarts par rapport au parcours optimal, la solution aide les équipes à optimiser leurs protocoles d’investigation et à apporter des améliorations ciblées. La réussite se mesure à la réduction du temps de cycle moyen des activités d’analyse des causes profondes.

Dans Veeva Vault Quality, veiller à ce que les actions correctives et préventives (CAPA) empêchent réellement la réapparition des événements qualité est essentiel à l’amélioration continue et au maintien de normes élevées pour les produits. Cet objectif vise à augmenter le taux de réussite des CAPA, à réduire les problèmes qualité récurrents et à améliorer le système de gestion de la qualité dans son ensemble. Des CAPA efficaces se traduisent par moins d’incidents à l’avenir et une meilleure situation réglementaire. ProcessMind suit le cycle de vie complet des CAPA, de leur lancement à la vérification de leur efficacité, et révèle les raisons de l’échec de certaines actions. La solution repère les tendances récurrentes, comme un suivi insuffisant ou une analyse incomplète des causes profondes. En fournissant des analyses fondées sur les données, ProcessMind aide à améliorer les processus CAPA pour que les actions mises en œuvre traitent réellement les problèmes sous-jacents et préviennent leur réapparition. Le résultat se mesure à la baisse du nombre d’événements qualité récurrents liés à des CAPA antérieures.

Dans la gestion de la qualité, le respect strict des exigences réglementaires et des normes qualité internes est impératif, en particulier dans les sciences de la vie avec Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à éliminer les étapes non conformes des processus de traitement des événements qualité, afin que toutes les actions respectent les protocoles et les réglementations établis. Une conformité totale réduit les risques d’audit, évite les sanctions et protège la réputation de l’organisation. ProcessMind découvre et visualise automatiquement le déroulement réel de chaque événement qualité, puis le compare au parcours conforme prévu. La solution met en évidence les écarts, les étapes ignorées et les raccourcis non autorisés qui entraînent des non-conformités. Ces analyses aident les organisations à faire respecter les procédures opérationnelles standard, à former de nouveau le personnel ou à reconfigurer Veeva Vault Quality pour prévenir de futurs écarts. Les progrès se mesurent à la baisse du nombre de manquements à la conformité détectés par période d’audit.

Les goulots d’étranglement aux étapes d’approbation essentielles peuvent retarder considérablement la résolution des événements qualité, et ainsi affecter la mise sur le marché des produits, la sécurité des patients et les échéances réglementaires dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à accélérer l’approbation des documents et des actions clés liés aux événements qualité. L’optimisation de ces flux de travail accélère la prise de décision, réduit les temps de cycle et préserve le rythme des opérations. ProcessMind cartographie toutes les activités d’approbation et repère les sources de retard, les personnes qui bloquent les approbations et les raisons de ces blocages. La solution met également en évidence les boucles de reprise et les étapes inutiles de la chaîne d’approbation. À partir de ces analyses, les organisations peuvent revoir les niveaux d’approbation, mettre en place des règles d’acheminement automatisées ou ajuster la répartition des ressources pour accélérer les validations essentielles. L’objectif est de réduire de manière mesurable le temps de cycle moyen des approbations.

Le manque de visibilité claire et en temps réel sur l’état et l’avancement des événements qualité peut entraîner des problèmes de communication, des échéances manquées et des risques non traités dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des informations complètes et exactes sur chaque événement qualité. Une meilleure transparence renforce la collaboration, permet de traiter les problèmes en amont et clarifie la répartition des responsabilités entre les services. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque événement qualité et fournit une vision objective, fondée sur les données, de son état actuel et de son évolution. La solution met en évidence les goulots d’étranglement en cours et prévoit les retards éventuels, afin de permettre une intervention rapide. En fournissant une source unique et fiable d’informations sur la performance des processus, ProcessMind facilite la prise de décision et la communication. Les progrès se mesurent à l’amélioration de la satisfaction des parties prenantes concernant la visibilité sur l’état des événements.

Les reprises excessives dues aux déviations qualité augmentent les coûts opérationnels, gaspillent des ressources et allongent les temps de cycle des processus de gestion de la qualité, en particulier dans un système comme Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire les cas où des tâches ou des événements qualité entiers doivent être répétés ou repris. La réduction des reprises améliore l’efficacité, diminue les coûts et libère des ressources précieuses pour des activités plus productives. ProcessMind repère les étapes et les variantes de processus qui entraînent fréquemment des reprises, et en identifie les causes profondes. La solution peut révéler les écarts par rapport au parcours optimal qui provoquent des erreurs et nécessitent de recommencer certaines tâches. En analysant ces tendances, ProcessMind aide les organisations à revoir leurs flux de travail, à améliorer la qualité d’exécution dès la première fois et à former le personnel pour prévenir les erreurs. Les progrès se mesurent à la baisse du nombre de boucles de reprise et des coûts associés.

Des délais de résolution variables pour les événements qualité compliquent les prévisions et la planification, et peuvent nuire à la satisfaction des clients et à la conformité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire les écarts de durée entre les différents types d’événements qualité. La standardisation des délais améliore la prévisibilité des opérations, facilite la répartition des ressources et garantit un service constant ainsi que le respect des exigences réglementaires. ProcessMind cartographie la durée réelle de chaque événement qualité et repère les facteurs à l’origine des écarts importants, comme les parcours non standard, la disponibilité des ressources ou certains types d’événements. La solution met en évidence les bonnes pratiques observées dans les cas résolus rapidement et repère les exceptions. En fournissant des données pour établir des références et faire respecter des procédures standardisées, ProcessMind aide à réduire la dispersion des délais de résolution et à obtenir des résultats plus prévisibles. Les progrès se mesurent à la baisse de l’écart type des durées de résolution des événements.

Une répartition inégale de la charge de travail entre les enquêteurs peut entraîner de l’épuisement, retarder les investigations essentielles et réduire l’efficacité globale de la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à mieux équilibrer la charge de travail au sein de l’équipe chargée de gérer les événements qualité. Une meilleure répartition renforce le moral de l’équipe, évite l’accumulation des retards et garantit des investigations approfondies dans les délais. ProcessMind fournit des informations sur le nombre et la durée des activités réalisées par chaque enquêteur, et révèle les situations de surcharge ou de sous-utilisation. La solution peut repérer les goulots d’étranglement liés à certaines personnes ou équipes et mettre en évidence les possibilités de réaffectation des tâches. En offrant une vision objective de la répartition des ressources, ProcessMind aide à rééquilibrer la charge de travail sur la base des données. Les progrès se mesurent à une répartition plus équitable des événements attribués et des délais de traitement entre les enquêteurs.

La saisie manuelle de données lors des investigations sur les événements qualité peut entraîner des erreurs, des dossiers inexacts, des analyses erronées et des problèmes de conformité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire ou à éliminer ces erreurs. Les progrès améliorent l’intégrité des données, la fiabilité des investigations et le système qualité dans son ensemble. ProcessMind peut repérer les segments de processus où les données sont fréquemment saisies ou transférées, en particulier lorsque des erreurs ou des incohérences sont détectées par la suite. La solution ne prévient pas directement les erreurs de saisie, mais met en évidence les étapes exposées aux erreurs humaines en raison de tâches manuelles répétitives, et suggère des possibilités d’automatisation ou d’amélioration de l’interface utilisateur. Les progrès se mesurent à la baisse des incohérences de données détectées ou des reprises attribuables à la saisie manuelle, ce qui renforce la fiabilité des données sur les événements qualité.

Lorsque les dates cibles de résolution des événements qualité ne sont pas respectées de manière répétée dans Veeva Vault Quality, les risques de non-conformité augmentent, les clients peuvent être insatisfaits et les autorités réglementaires peuvent exercer une surveillance accrue. L’objectif est d’augmenter nettement la part des événements qualité résolus avant leur date cible. Le respect des délais améliore la fiabilité opérationnelle, renforce la conformité réglementaire et permet d’atténuer les risques qualité à temps. ProcessMind analyse les parcours et les durées des événements au regard des dates cibles de résolution afin de repérer les activités ou les étapes qui entraînent fréquemment des retards. La plateforme met également en évidence les écarts récurrents par rapport au parcours optimal qui contribuent au non-respect des délais. En révélant ces écarts sur le chemin critique et les goulots d’étranglement, ProcessMind vous aide à cibler les interventions et à ajuster le processus pour améliorer le respect des échéances, mesuré par la hausse de la part des événements qualité clôturés dans les délais prévus.

Une communication et des notifications insuffisantes pendant un événement qualité peuvent laisser les parties prenantes mal informées, retarder les actions et réduire l’efficacité du processus de gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. L’objectif est d’améliorer la rapidité et l’exhaustivité des communications liées aux événements qualité. Une meilleure communication permet d’informer toutes les personnes concernées, pour accélérer les réponses et améliorer la coordination. ProcessMind visualise les flux de communication réels et repère les lacunes ou les retards dans les notifications et le partage d’informations entre les services et les rôles. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux protocoles de communication prévus et peut les mettre en relation avec des retards ou des reprises. En révélant les ruptures de communication, ProcessMind vous aide à optimiser les déclencheurs de notification et les circuits de communication. Vous obtenez ainsi des échanges d’informations plus efficaces et transparents, mesurés par la réduction des retards liés à la communication et l’amélioration des retours des parties prenantes.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion de la qualité

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré pour la gestion de la qualité et téléchargez-le. Il est conçu spécialement pour recueillir les données de Veeva Vault Quality.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Vous disposez ainsi de données correctement structurées pour mener des analyses efficaces, conformément aux pratiques courantes de gestion des événements qualité et aux normes de conformité.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, structuré pour les données de votre processus dans Veeva Vault Quality.

VOS ANALYSES QUALITÉ

Repérez les risques qualité cachés et renforcez la conformité

ProcessMind révèle le déroulement réel de vos événements qualité dans Veeva Vault Quality et met en évidence des pistes d’amélioration grâce à des visualisations interactives.
  • Repérez immédiatement les écarts dans vos flux de travail
  • Identifiez les causes profondes des retards et des reprises
  • Comparez les résultats des équipes
  • Améliorez l’efficacité des mesures correctives
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Principaux résultats en gestion de la qualité

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations obtiennent en optimisant leurs processus de gestion de la qualité, notamment ceux liés aux événements qualité dans Veeva Vault Quality. Le Process Mining fournit des analyses concrètes qui aident les équipes à optimiser les opérations et à améliorer la conformité.

0 %
Accélérer la réalisation de l’analyse des causes profondes

Réduction moyenne du temps consacré à l’analyse des causes profondes

Repérez les goulots d’étranglement dans le processus d’investigation pour réduire nettement le temps nécessaire à l’identification et au traitement des problèmes de fond, et accélérer la résolution des événements qualité.
0 %
Améliorer l’efficacité des CAPA

Hausse du taux de prévention des récidives

Améliorez le taux de réussite des actions correctives et préventives afin d’éviter la réapparition des problèmes qualité identifiés et de renforcer votre système de gestion de la qualité.
0 %
Renforcer la conformité des processus

Meilleur respect des procédures standard

Veillez à ce que les événements qualité respectent les exigences réglementaires et les procédures internes définies, afin de réduire les risques de non-conformité et de constats d’audit.
0 %
Réduire les reprises liées à la qualité

Baisse du nombre d’activités répétées

Repérez et éliminez les étapes qui entraînent souvent des reprises ou une nouvelle analyse des événements qualité. Vous gagnez du temps et des ressources, tout en améliorant la qualité globale des investigations.
0 %
Résoudre davantage d’événements dans les délais

Hausse du nombre d’événements qualité clôturés dans les délais prévus

Optimisez les flux de travail et la répartition des ressources pour résoudre une plus grande part des événements qualité dans les délais prévus, et améliorer la fiabilité ainsi que la prévisibilité des opérations.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un événement qualité, par exemple une déviation, une non-conformité ou une CAPA.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’ID de cas essentiel qui regroupe toutes les activités associées dans une seule instance de processus et rend possible l’analyse de bout en bout.

Horodatage indiquant la fin d’une activité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer la durée de traitement des activités et de repérer les goulots d’étranglement au niveau des tâches.

Utilisateur ou ressource chargé de mener une enquête ou d’effectuer une tâche précise.

Pourquoi est-ce important ?

Indique qui effectue le travail afin d’analyser la charge de travail, l’efficacité des ressources et les besoins de formation.

Service ou domaine fonctionnel responsable de l’événement qualité ou de l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer et de comparer les performances des processus entre les unités opérationnelles, afin de repérer les goulots d’étranglement ou les bonnes pratiques propres à chaque service.

Classification de l’événement qualité, par exemple CAPA, déviation ou réclamation.

Pourquoi est-ce important ?

Distingue les différents types de processus qualité, qui peuvent avoir des flux de travail, des SLA et des règles de conformité spécifiques.

État actuel de l’événement qualité dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue de l’état actuel d’un dossier, indispensable pour suivre le travail en cours et repérer les événements qui n’avancent plus.

Date prévue ou requise pour la clôture définitive de l’événement qualité.

Pourquoi est-ce important ?

Définit le SLA de résolution des dossiers et permet de mesurer le respect des délais et d’analyser les retards.

Niveau de gravité ou de risque évalué de l’événement qualité, par exemple élevé, moyen ou faible.

Pourquoi est-ce important ?

Classe les événements selon leur impact afin d’analyser les risques et de concentrer les efforts d’amélioration sur les domaines les plus exposés.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus : un enregistrement d’événement qualité est créé dans Veeva. Elle est généralement déclenchée lorsqu’un nouveau problème qualité, une non-conformité ou une réclamation est identifié et consigné dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début du cycle de vie du cas. Elle est donc indispensable pour calculer le temps de cycle total de l’événement qualité et mesurer la durée des premières étapes du processus, par exemple le délai avant le début d’une investigation.

Cette activité marque le début officiel de l’investigation sur la cause profonde de l’événement qualité. Un enquêteur ou une équipe est généralement désigné, et l’événement entre dans une phase d’investigation active. Elle est enregistrée lorsque l’état du cycle de vie de l’événement qualité passe à « Under Investigation ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé permet de mesurer le KPI « Délai entre l’identification du problème et le début de l’investigation ». Un retard avant cette étape peut révéler un arriéré dans l’affectation des ressources ou le lancement d’une analyse essentielle.

Cette activité correspond à la fin de la phase d’analyse des causes profondes (RCA), au cours de laquelle la cause sous-jacente de l’événement qualité est identifiée. Elle est souvent enregistrée lorsque l’enquêteur termine la tâche RCA ou que l’événement passe à l’état « Pending CAPA ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est nécessaire pour mesurer le KPI « Durée moyenne de l’analyse des causes profondes ». L’analyse de sa durée permet de repérer les goulots d’étranglement dans le travail d’analyse et d’améliorer la qualité des investigations.

Cette activité marque l’approbation officielle du plan d’actions correctives proposé par les parties prenantes concernées, par exemple un comité d’examen qualité. Cette étape est indispensable avant la mise en œuvre des actions correctives. Elle est enregistrée lorsque l’état de l’enregistrement du plan CAPA passe à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape d’approbation constitue souvent un goulot d’étranglement important. Mesurer le « temps de cycle du flux de travail d’approbation » permet de repérer et de corriger les retards d’examen, et d’accélérer la résolution globale.

Cette activité correspond à la fin de toutes les tâches prévues dans le plan d’actions correctives approuvé. Elle confirme que les mesures nécessaires ont été prises pour traiter la cause profonde. Elle est enregistrée lorsque le statut de l’enregistrement CAPA passe à « Implementation Complete ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape clé marque le passage de la planification à la mise en œuvre. Le temps écoulé entre cette étape et l’approbation de la CAPA indique l’efficacité de la phase de mise en œuvre.

Cette activité confirme que les actions correctives mises en œuvre ont permis d’éviter la réapparition du problème. La vérification officielle est effectuée et documentée. Elle est enregistrée lorsque le statut de la CAPA ou de l’événement qualité passe à « Effectiveness Verified ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape valide définitivement la réussite de la solution et permet de calculer le « taux d’efficacité des CAPA ». Un échec à ce stade entraîne souvent des reprises et la réouverture de l’investigation.

Cette activité correspond au dernier examen administratif de l’enregistrement de l’événement qualité avant sa clôture officielle. Elle permet de vérifier que la documentation est complète et que toutes les étapes du processus ont été suivies. C’est la dernière étape avant la résolution du cas.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité finale est indispensable pour calculer le « temps de cycle total de l’événement qualité ». Elle marque la fin de toutes les tâches. Son horodatage est comparé à la « date cible de résolution » pour mesurer les résultats.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining révèle les résultats réels de vos processus de gestion de la qualité et repère les goulots d’étranglement, les écarts et les boucles de retour dans Veeva Vault Quality. Il visualise les flux réels du processus et vous permet de déterminer où les événements qualité ralentissent, où les actions CAPA échouent et où apparaissent les risques de non-conformité. Ces analyses détaillées vous aident à prendre des décisions fondées sur les données pour accélérer l’analyse des causes profondes, renforcer l’efficacité des CAPA et simplifier les approbations.

Pour réaliser une analyse Process Mining, vous avez principalement besoin des journaux d’événements de Veeva Vault Quality. Ils doivent contenir un identifiant de cas, généralement l’identifiant de l’événement qualité, le nom d’une activité et un horodatage pour chaque étape. Des attributs supplémentaires, comme l’enquêteur, le statut d’approbation ou le type d’événement qualité, peuvent enrichir l’analyse.

L’extraction des données de Veeva Vault Quality s’appuie généralement sur ses fonctions de reporting ou son API. Vous pouvez exporter les pistes d’audit pertinentes, les enregistrements des événements qualité et l’historique des tâches associées afin de constituer le journal d’événements. Nous pouvons guider votre équipe dans l’application des bonnes pratiques pour extraire les données de manière sécurisée et efficace, tout en préservant leur intégrité.

Non. Le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel : il reconstitue le déroulement réel du processus de bout en bout à partir des données d’événements. Le reporting indique « ce qui s’est passé », tandis que le Process Mining montre « comment et pourquoi cela s’est passé », en visualisant les variantes et en repérant les causes profondes des inefficacités. Il met en évidence les écarts du processus, au lieu de se limiter à des synthèses.

Vous pouvez notamment réduire les délais de résolution des événements qualité et améliorer l’efficacité des CAPA. Le Process Mining vous aide à assurer la conformité, à simplifier les flux de travail d’approbation essentiels et à mieux répartir la charge de travail des enquêteurs. Au final, vous réduisez les reprises et obtenez un processus de gestion de la qualité plus standardisé et plus efficace.

Les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques semaines, une fois l’extraction et la préparation initiale des données terminées. Les analyses approfondies et les recommandations d’amélioration précises suivent généralement dans un délai d’un à trois mois. Le calendrier dépend de la disponibilité des données et de la complexité de votre configuration Veeva Vault Quality.

Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive qui utilise des copies de données historiques. Il n’interagit pas avec votre système Veeva Vault Quality en production et ne le modifie pas, pas plus qu’il ne touche à vos processus opérationnels. L’analyse est réalisée à l’extérieur du système et n’a donc aucun effet sur vos activités de gestion de la qualité en cours.

Même si l’analyse nécessite un logiciel spécialisé de Process Mining, le principal besoin est de disposer d’une personne qui connaît les structures de données de Veeva Vault Quality et sait en extraire les données. Nos spécialistes peuvent configurer l’outil de Process Mining et réaliser l’analyse. En général, votre équipe n’a pas besoin de compétences avancées en programmation.

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