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Améliorez votre gestion de la qualité

Optimisez la qualité dans Veeva Vault Quality grâce à notre guide en 6 étapes
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Optimiser la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality

Les processus de gestion de la qualité sont souvent confrontés à des retards, à des risques de non-conformité et à des goulots d’étranglement opérationnels. Notre plateforme vous aide à mettre au jour les inefficacités cachées et à repérer les causes profondes qui affectent vos événements qualité. En simplifiant ces processus, vous pouvez garantir des actions plus efficaces et améliorer la qualité des produits.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality ?

La gestion de la qualité, en particulier dans les secteurs réglementés comme les sciences de la vie, est essentielle à la sécurité et à l’efficacité des produits ainsi qu’au bien-être des patients. Des systèmes comme Veeva Vault Quality fournissent des cadres complets pour gérer les événements qualité, les écarts, les CAPA et bien plus encore. Toutefois, même avec des systèmes de référence, les inefficacités sous-jacentes des processus peuvent entraîner des difficultés importantes. Des temps de cycle d’enquête prolongés, des lacunes de conformité passées inaperçues et une gestion réactive des problèmes récurrents peuvent accroître les coûts opérationnels, retarder l’accès au marché de produits essentiels et même nuire à la réputation de l’organisation.

Optimiser vos processus de gestion de la qualité ne consiste pas seulement à respecter les exigences réglementaires. Il s’agit aussi d’atteindre l’excellence opérationnelle. Sans compréhension claire et fondée sur les données de la manière dont les événements qualité évoluent de leur identification à leur clôture, les organisations s’appuient souvent sur des témoignages ponctuels ou des Dashboards limités. Cette approche peut masquer les véritables sources des goulots d’étranglement, empêcher une affectation efficace des ressources et freiner l’instauration d’une culture d’amélioration continue. Comprendre l’exécution réelle de vos processus qualité est essentiel pour réduire les coûts liés à la qualité, accélérer la résolution des événements et, à terme, fournir des produits ou des services de meilleure qualité.

Comment le Process Mining apporte des analyses plus approfondies à la gestion de la qualité

Le Process Mining offre une nouvelle approche pour comprendre et optimiser vos flux de travail de gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. Contrairement aux rapports traditionnels, qui présentent ce qui devrait se produire ou des statistiques récapitulatives, le Process Mining reconstitue le parcours réel de bout en bout de chaque événement qualité à partir des données du journal d’événements extraites directement de votre système Veeva Vault Quality. En analysant les horodatages et les activités associés à chaque Quality Event, cette méthode visualise le déroulement réel du processus, y compris toutes les variantes, les boucles de reprise et les écarts par rapport aux procédures opératoires standard.

Cette technique d’analyse vous permet d’aller au-delà des suppositions. Vous pouvez identifier précisément les étapes auxquelles les événements qualité consacrent le plus de temps, les étapes d’approbation qui provoquent des retards et l’efficacité réelle de la mise en œuvre et de la vérification des actions correctives et préventives (CAPA). Le Process Mining fournit une vision objective fondée sur les données, en révélant les inefficacités cachées et les risques de non-conformité qui pourraient autrement passer inaperçus. Il transforme les données brutes du système en analyses concrètes, afin de repérer avec une grande précision les causes profondes des retards et des non-conformités.

Principaux domaines d’amélioration de vos processus qualité

L’application du Process Mining à vos données Veeva Vault Quality peut mettre en évidence plusieurs domaines d’amélioration importants :

  • Identification et résolution des goulots d’étranglement : découvrez précisément les activités ou les étapes d’approbation du cycle de vie d’un Quality Event qui provoquent les retards les plus importants. Il peut s’agir d’étapes de revue spécifiques, d’un service particulier ou même d’une personne, ce qui vous permet de cibler efficacement les interventions.
  • Réduction du temps de cycle : mesurez et comparez avec précision la durée des différents parcours suivis par les événements qualité. Identifiez les possibilités de simplifier les flux de travail, de réduire les transferts inutiles et, à terme, de raccourcir le temps de cycle global de résolution d’un événement qualité, de son identification initiale à sa clôture finale.
  • Garantie de la conformité et réduction des risques : détectez automatiquement les cas où les processus s’écartent de vos SOP établies ou des exigences réglementaires. Le Process Mining met en évidence les parcours non conformes, afin de vous aider à traiter les risques de manière proactive et à garantir le respect constant de normes qualité telles que GxP.
  • Optimisation de l’analyse des causes profondes (RCA) et de l’efficacité des CAPA : analysez la durée et l’efficacité des processus RCA. Vérifiez si les CAPA mises en œuvre résolvent réellement les problèmes récurrents en les mettant en relation avec les événements qualité ultérieurs, afin de garantir que vos actions correctives et préventives sont efficaces et durables.
  • Affectation des ressources et équilibrage de la charge de travail : analysez la répartition de la charge de travail entre les différents rôles et services qui participent à la gestion des événements qualité. Identifiez les ressources sursollicitées ou sous-utilisées pour permettre une planification des effectifs et une répartition des responsabilités plus stratégiques.

Des résultats concrets : une qualité et une efficacité renforcées

En appliquant le Process Mining à vos données Veeva Vault Quality, vous pouvez obtenir des bénéfices importants et mesurables dans toute l’organisation :

  • Réduction des temps de cycle des événements qualité : des processus simplifiés permettent de résoudre plus rapidement les problèmes de qualité, de commercialiser plus tôt les produits et de réduire le délai de mise sur le marché des innovations qui sauvent des vies.
  • Réduction des coûts opérationnels : l’élimination des inefficacités, des reprises et des efforts manuels réduit les ressources nécessaires à la gestion des événements qualité et contribue directement à vos résultats.
  • Renforcement de la conformité et réduction des risques : l’identification et la réduction proactives des activités non conformes renforcent votre position réglementaire, limitent les constats d’audit et protègent votre organisation contre d’éventuelles sanctions et atteintes à sa réputation.
  • Amélioration de la qualité des produits et des services : en traitant efficacement les causes profondes des événements qualité et en garantissant l’efficacité des CAPA, vous réduisez les problèmes récurrents, ce qui améliore la qualité globale des produits et la satisfaction client.
  • Prise de décision fondée sur les données : abandonnez les décisions fondées sur des suppositions. Le Process Mining fournit les éléments objectifs nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant l’amélioration des processus, les investissements technologiques et les initiatives de formation.

Commencer à optimiser les processus de gestion de la qualité

L’optimisation de vos processus de gestion de la qualité avec le Process Mining ne nécessite pas de refonte complète de votre système Veeva Vault Quality. Elle s’appuie plutôt sur les données précieuses déjà collectées pour offrir une vision incomparable de la réalité de vos opérations. Cette approche permet à vos équipes qualité d’identifier précisément les domaines d’amélioration, de hiérarchiser les interventions selon leur impact et de suivre en continu les effets des changements mis en œuvre. Adoptez cette méthode pour transformer vos opérations qualité, renforcer l’efficacité, garantir durablement la conformité et améliorer le profil qualité de votre organisation.

Gestion de la qualité Résolution des événements qualité Analyse des causes profondes Optimisation des CAPA Garantie de conformité Assurance qualité Affaires réglementaires QMS CAPA Contrôle qualité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Une analyse des causes profondes (RCA) retardée ou inefficace ralentit directement la résolution des événements qualité. Cette phase d’investigation prolongée peut accroître les coûts opérationnels, prolonger l’exposition aux risques et entraîner des non-conformités potentielles, notamment lors de la gestion d’événements dans des systèmes comme Veeva Vault Quality.
ProcessMind identifie les points où les activités RCA rencontrent des goulots d’étranglement, détermine les étapes ou les responsables à l’origine des retards et met en évidence les parcours non standard. Ces analyses permettent aux organisations de simplifier leur processus d’investigation, de réduire les délais de résolution et d’améliorer la gestion globale de la qualité.

De nombreuses actions correctives et préventives (CAPA) ne traitent pas efficacement la cause profonde, ce qui entraîne la réapparition de problèmes qualité. Cette mise en œuvre inefficace des CAPA gaspille des ressources, fragilise la confiance et peut provoquer la répétition de constats d’audit, ce qui compromet les efforts de conformité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyse l’ensemble du cycle de vie des événements qualité et des CAPA associées, afin de révéler quelles actions ne parviennent pas systématiquement à prévenir les récidives. En identifiant ces schémas et les écarts par rapport aux bonnes pratiques, les organisations peuvent optimiser leur processus CAPA pour résoudre réellement les problèmes et améliorer durablement la qualité.

Les écarts par rapport aux procédures opératoires standard (SOP) ou aux exigences réglementaires lors du traitement des événements qualité présentent des risques importants pour la conformité. Ces raccourcis ou omissions non autorisés peuvent entraîner des échecs d’audit, des rappels de produits et de lourdes sanctions, compromettant l’intégrité de la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind identifie automatiquement le flux réel du processus pour chaque événement qualité et le compare aux modèles de conformité définis. Les organisations peuvent ainsi repérer les cas précis de non-conformité, comprendre leur fréquence et mettre en place des formations ciblées ou des corrections de processus pour garantir le respect des exigences réglementaires.

Les étapes d’approbation des flux de travail liés aux événements qualité deviennent souvent des goulots d’étranglement importants, ce qui retarde les enquêtes, la mise en œuvre des CAPA et la résolution finale. Ces blocages affectent les indicateurs clés de performance, allongent les délais et peuvent créer des retards accumulés dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind visualise tous les parcours d’approbation et identifie les personnes, les services ou les étapes où les approbations sont régulièrement retardées. En mettant au jour ces goulots d’étranglement, les organisations peuvent repenser les flux de travail d’approbation, réaffecter les ressources ou automatiser certaines décisions afin d’accélérer le traitement des événements qualité.

L’absence de visibilité en temps réel, de bout en bout, sur le statut et l’avancement des événements qualité complique la gestion des priorités, l’allocation des ressources et la production de rapports fiables. Ce manque de transparence empêche les interventions préventives et peut entraîner des échéances manquées ou des problèmes non résolus dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind fournit une vision complète, fondée sur les données, de chaque événement qualité, de son lancement à sa clôture. La solution met en évidence les états actuels, les parcours historiques et les retards prévus, afin de donner aux responsables les éléments nécessaires pour prendre des décisions éclairées et garantir une résolution dans les délais.

Les reprises fréquentes, les investigations répétées ou la réouverture d’événements qualité clôturés augmentent fortement les coûts opérationnels et mobilisent des ressources précieuses. Cette inefficacité résulte de problèmes non résolus ou d’erreurs commises lors d’étapes précédentes, ce qui affecte directement les résultats et la productivité dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind identifie toutes les boucles de reprise et leurs causes profondes au sein du processus de gestion de la qualité. En quantifiant la fréquence et l’impact des reprises, les organisations peuvent mettre en place des interventions ciblées pour éliminer les activités inutiles et optimiser l’utilisation de leurs ressources.

Des délais de résolution incohérents et imprévisibles pour des événements qualité similaires compliquent les prévisions, la planification des ressources et le respect des accords de niveau de service internes ou externes. Cette variabilité peut entraîner l’insatisfaction des parties prenantes et une incertitude opérationnelle dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind analyse les différents parcours suivis par les événements qualité et identifie les facteurs, activités ou allocations de ressources qui contribuent aux écarts importants entre les délais de résolution. Ces analyses aident à standardiser les processus et à améliorer leur prévisibilité.

Une répartition inégale de la charge d’investigation des événements qualité entre les équipes ou les investigateurs peut entraîner l’épuisement professionnel de certains collaborateurs, tandis que d’autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre réduit l’efficacité globale, prolonge les délais de résolution et affecte le moral des équipes chargées des opérations dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind visualise l’utilisation des ressources et la répartition de la charge pour l’ensemble des événements qualité. En identifiant les schémas de surallocation ou de sous-allocation, les organisations peuvent optimiser le déploiement des ressources, garantir une répartition équitable et maximiser la capacité d’investigation.

Le recours à la saisie manuelle pour enregistrer les détails des événements qualité ou les résultats des investigations introduit des erreurs, des incohérences et des retards. Ce processus dépendant de l’intervention humaine peut compromettre la qualité des données, ralentir l’analyse et entraver la prise de décision dans Veeva Vault Quality.
ProcessMind met en évidence les étapes du processus où la saisie manuelle crée des inefficacités ou des erreurs. En quantifiant l’impact de ces étapes, les organisations peuvent repérer les possibilités d’automatisation, d’amélioration de l’intégration des systèmes ou de formation ciblée afin d’accroître la précision et la rapidité des données.

Le dépassement régulier des dates cibles de résolution des événements qualité nuit à la satisfaction des clients, complique les rapports réglementaires et donne une image négative de l’efficacité opérationnelle interne. Cette incapacité à respecter les engagements révèle des problèmes sous-jacents dans les processus de Veeva Vault Quality.
ProcessMind identifie les parcours, activités ou services le plus souvent associés aux échéances manquées. En comprenant ces schémas, les organisations peuvent prendre des mesures préventives pour prévoir et éviter les futurs dépassements, et ainsi mieux respecter les dates cibles.

Une communication inefficace ou tardive avec les parties prenantes internes et externes au sujet de l’état et de la résolution des événements qualité crée de la confusion, entraîne des demandes répétées et peut aggraver les problèmes. L’absence de mises à jour rapides entrave la collaboration au sein de Veeva Vault Quality et avec les parties prenantes externes.
ProcessMind cartographie les activités de communication tout au long du cycle de vie des événements qualité et met en évidence les notifications manquées ou tardives. Cette visibilité permet aux organisations de simplifier les flux de travail de communication, afin que toutes les parties concernées reçoivent des informations exactes en temps utile, ce qui renforce la transparence et la collaboration.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Identifier rapidement la cause profonde des événements qualité est essentiel pour limiter leur impact et prévenir leur réapparition. Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps consacré à l’analyse des causes profondes, afin d’accélérer la résolution des problèmes qualité et de limiter les risques potentiels pour l’entreprise dans Veeva Vault Quality. Une analyse plus rapide garantit le maintien de la qualité des produits et réduit les perturbations opérationnelles. ProcessMind visualise le flux réel des investigations et met en évidence les activités et transferts précis qui retardent l’analyse des causes profondes. En identifiant les goulots d’étranglement et les écarts par rapport au parcours optimal, la solution aide les équipes à simplifier les protocoles d’investigation et à mettre en œuvre des améliorations ciblées. La réussite se mesure par la réduction du délai moyen nécessaire à la réalisation des activités d’analyse des causes profondes.

Garantir que les actions correctives et préventives (CAPA) empêchent réellement la réapparition des événements qualité est essentiel à l’amélioration continue et au maintien de normes élevées pour les produits dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à augmenter le taux de réussite des CAPA, afin de réduire les problèmes qualité récurrents et d’améliorer le système global de gestion de la qualité. Des CAPA efficaces se traduisent directement par moins d’incidents futurs et une meilleure position réglementaire. ProcessMind suit le cycle de vie complet des CAPA, de leur lancement à la vérification de leur efficacité, et révèle pourquoi certaines actions échouent. La solution identifie les schémas fréquents des CAPA inefficaces, comme un suivi insuffisant ou une identification incomplète de la cause profonde. Grâce à des analyses fondées sur les données, ProcessMind aide à affiner les processus CAPA, afin que les actions mises en œuvre traitent réellement les problèmes sous-jacents et préviennent leur réapparition. La réussite se mesure par la diminution du nombre d’événements qualité récurrents liés à des CAPA antérieures.

Le respect strict des exigences réglementaires et des normes qualité internes est indispensable dans la gestion de la qualité, en particulier dans les sciences de la vie avec Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à éliminer les étapes non conformes des processus liés aux événements qualité, afin que toutes les actions respectent les protocoles et réglementations établis. Une conformité complète réduit les risques d’audit, évite les sanctions et préserve la réputation de l’organisation. ProcessMind identifie et visualise automatiquement le flux réel du processus pour chaque événement qualité, puis le compare au parcours conforme défini. La solution met en évidence les écarts, les étapes ignorées et les raccourcis non autorisés à l’origine des non-conformités. Ces analyses permettent aux organisations de faire respecter les procédures opératoires standard, de former à nouveau le personnel ou de reconfigurer le système Veeva Vault Quality pour prévenir les futures non-conformités. La réussite se mesure par la réduction du nombre de manquements à la conformité détectés au cours de chaque période d’audit.

Les goulots d’étranglement dans les étapes d’approbation essentielles peuvent retarder considérablement la résolution des événements qualité, avec des conséquences sur la libération des produits, la sécurité des patients et les échéances réglementaires dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à accélérer l’approbation des documents et des actions clés liés aux événements qualité. La simplification de ces flux de travail permet de prendre des décisions plus rapidement, de réduire les temps de cycle et de maintenir le rythme des opérations.ProcessMind cartographie toutes les activités d’approbation, en identifiant les points où les retards apparaissent, les personnes qui les provoquent et leurs causes. La plateforme révèle les boucles de reprise ou les étapes inutiles de la chaîne d’approbation. En analysant ces éléments, les organisations peuvent repenser les hiérarchies d’approbation, mettre en place des règles de routage automatisées ou ajuster l’affectation des ressources pour accélérer les validations essentielles, avec pour objectif une réduction mesurable du temps de cycle moyen des approbations.

L’absence de visibilité claire sur le statut et l’avancement en temps réel des événements qualité peut entraîner des problèmes de communication, des échéances manquées et des risques non traités dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des analyses complètes et précises sur chaque événement qualité. Une meilleure transparence renforce la collaboration, la gestion préventive des problèmes et la responsabilisation entre les services. ProcessMind reconstitue le parcours de bout en bout de chaque événement qualité et fournit une vision objective, fondée sur les données, de son état actuel et de son évolution historique. La solution met en évidence les goulots d’étranglement actifs et prévoit les retards potentiels, ce qui permet d’intervenir à temps. En fournissant une source unique de référence sur la performance des processus, ProcessMind améliore la prise de décision et la communication. La réussite se mesure par l’amélioration de la satisfaction des parties prenantes concernant la visibilité sur le statut des événements.

Les reprises excessives dues aux écarts qualité entraînent une hausse des coûts opérationnels, un gaspillage de ressources et un allongement des temps de cycle dans les processus de gestion de la qualité, en particulier dans un système comme Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire les cas où des tâches ou des événements qualité entiers doivent être répétés ou traités de nouveau. La réduction des reprises améliore l’efficacité, diminue les coûts et libère des ressources précieuses pour des activités plus productives.ProcessMind identifie les étapes et les variantes de processus qui entraînent fréquemment des reprises, en repérant les causes profondes de ces inefficacités. La plateforme peut révéler les écarts par rapport au parcours optimal qui provoquent des erreurs nécessitant une nouvelle exécution. En analysant ces tendances, ProcessMind aide les organisations à repenser leurs flux de travail, à améliorer la qualité de l’exécution initiale et à former les équipes pour prévenir les erreurs, ce qui réduit de manière mesurable les boucles de reprise et les coûts associés.

Des délais de résolution incohérents pour les événements qualité créent de l’imprévisibilité, compliquent la planification et affectent la satisfaction des clients ainsi que la conformité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire la variabilité du temps nécessaire à la résolution des différents types d’événements qualité. La standardisation des délais améliore la prévisibilité opérationnelle, l’allocation des ressources et la régularité du service, tout en garantissant le respect des exigences réglementaires. ProcessMind cartographie la durée réelle de chaque événement qualité et met en évidence les facteurs à l’origine de la forte variabilité, comme les parcours non standard, la disponibilité des ressources ou certains types d’événements. La solution met en évidence les bonnes pratiques issues des cas résolus rapidement et identifie les exceptions. En fournissant les données nécessaires à l’établissement de références et à l’application de procédures standardisées, ProcessMind aide à réduire la dispersion des délais de résolution. La réussite se mesure par une diminution de l’écart type des durées de résolution des événements.

Une répartition inégale de la charge entre les investigateurs peut entraîner l’épuisement professionnel, retarder les investigations essentielles et réduire globalement l’efficacité de la gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à mieux équilibrer la charge de travail au sein de l’équipe responsable de la gestion des événements qualité. Une répartition optimisée améliore le moral des équipes, prévient les retards accumulés et garantit des investigations complètes dans les délais. ProcessMind fournit des analyses sur les taux d’activité et les durées réelles de chaque investigateur, révélant les schémas de surutilisation ou de sous-utilisation. La solution peut identifier les goulots d’étranglement créés par certaines personnes ou équipes et mettre en évidence les possibilités de réaffectation des tâches. En offrant une vision objective de l’allocation des ressources, ProcessMind aide à rééquilibrer la charge de travail sur la base des données. La réussite se mesure par une répartition plus équitable des affectations d’événements et des délais de traitement entre les investigateurs.

La saisie manuelle des données lors des investigations d’événements qualité peut introduire des erreurs, entraîner des dossiers inexacts, fausser les analyses et compromettre la conformité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à réduire ou à éliminer ces erreurs manuelles. Sa réalisation améliore l’intégrité des données, renforce la fiabilité des investigations et consolide le système global de gestion de la qualité. ProcessMind peut identifier les segments de processus où les saisies ou transferts de données sont fréquents, notamment lorsque des erreurs ou incohérences sont détectées ultérieurement. La solution n’empêche pas directement les erreurs de frappe, mais elle met en évidence les étapes exposées aux erreurs humaines en raison d’activités manuelles répétitives et suggère des possibilités d’automatisation ou d’amélioration de l’interface utilisateur. La réussite se mesure par la réduction des incohérences de données détectées ou des reprises attribuées à la saisie manuelle, ce qui renforce la fiabilité des données relatives aux événements qualité.

Le dépassement régulier des dates cibles de résolution des événements qualité peut accroître les risques de conformité, mécontenter les clients et attirer l’attention des autorités réglementaires dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à augmenter sensiblement le pourcentage d’événements qualité résolus avant leur date cible. Le respect des échéances améliore la fiabilité opérationnelle, renforce la position réglementaire et garantit une réduction rapide des risques qualité. ProcessMind analyse les parcours et les durées des événements par rapport aux dates cibles de résolution et identifie les activités ou étapes qui provoquent fréquemment des retards. La solution peut repérer les écarts récurrents par rapport au parcours optimal qui contribuent au non-respect des échéances. En révélant ces écarts sur le chemin critique et ces goulots d’étranglement, ProcessMind permet de mettre en place des interventions ciblées et d’ajuster les processus pour améliorer le respect des délais. La réussite se mesure par l’augmentation du pourcentage d’événements qualité clôturés dans le délai cible.

Une communication et des notifications insuffisantes pendant un événement qualité peuvent laisser les parties prenantes mal informées, retarder les actions et réduire l’efficacité du processus de gestion de la qualité dans Veeva Vault Quality. Cet objectif vise à améliorer la rapidité et l’exhaustivité des communications relatives aux événements qualité. Une communication renforcée garantit que toutes les parties concernées disposent des informations nécessaires, ce qui facilite des réponses plus rapides et une meilleure coordination.ProcessMind visualise les flux de communication réels et identifie les lacunes ou les retards dans les notifications et le partage d’informations entre les différents services et rôles. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux protocoles de communication attendus et peut les mettre en relation avec des retards ou des reprises. En révélant les défaillances de communication, ProcessMind aide à optimiser les déclencheurs de notification et les circuits de communication, pour un échange d’informations plus efficace et plus transparent, mesuré par la réduction des retards liés à la communication et l’amélioration des retours des parties prenantes.

Le parcours d’amélioration de la gestion de la qualité en 6 étapes

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Surveillez votre processus
1

Téléchargez le modèle

Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré et téléchargez-le. Il est conçu pour recueillir les données de Quality Management dans Veeva Vault Quality.

Voir le guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c’est important

Vous vous assurez ainsi que vos données sont correctement structurées pour une analyse efficace, en cohérence avec les processus courants liés aux événements qualité et les normes de conformité.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, parfaitement structuré pour les données de votre processus Veeva Vault Quality.

VOS ANALYSES QUALITÉ

Identifiez les risques qualité cachés et renforcez la Conformité

ProcessMind révèle le parcours réel de vos événements qualité dans Veeva Vault Quality et met en évidence des analyses concrètes grâce à des visualisations interactives.
  • Repérez instantanément les écarts du flux de travail
  • Identifiez les causes profondes des retards et des reprises
  • Comparez les performances entre les équipes
  • Optimisez l’efficacité des actions correctives
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Principales réalisations en Quality Management

Ces résultats mettent en évidence les bénéfices concrets que les organisations obtiennent en optimisant leurs processus de Quality Management, notamment ceux liés aux Quality Events dans Veeva Vault Quality. Le Process Mining fournit des analyses exploitables qui permettent aux équipes d’optimiser leurs opérations et de renforcer efficacement la conformité.

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Achèvement plus rapide de l’analyse des causes profondes

Réduction moyenne du délai d’analyse des causes profondes

Repérez les goulots d’étranglement du processus d’enquête afin de réduire considérablement le temps nécessaire pour identifier et traiter les problèmes fondamentaux, et d’améliorer ainsi la résolution globale des événements qualité.
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Efficacité accrue des CAPA

Augmentation du taux de prévention réussie des récurrences

Améliorez le taux de réussite des actions correctives et préventives afin que les problèmes qualité identifiés ne se reproduisent pas et que votre système de Quality Management gagne en fiabilité.
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Meilleure conformité des processus

Respect accru des procédures standard

Veillez à ce que les Quality Events suivent strictement les directives réglementaires et internes prédéfinies, afin de réduire le risque de non-conformités et de constats d’audit.
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Réduction des reprises liées à la qualité

Diminution du nombre d’activités répétées

Identifiez et éliminez les étapes qui entraînent fréquemment des reprises ou de nouvelles analyses dans les Quality Events. Vous gagnez ainsi du temps et des ressources, tout en améliorant la qualité globale des investigations.
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Meilleur respect des délais de résolution

Augmentation du nombre de Quality Events clôturés dans les délais prévus

Optimisez les flux de travail et l’affectation des ressources afin qu’une plus grande proportion d’événements qualité soit résolue dans les délais prévus, ce qui renforce la fiabilité et la prévisibilité opérationnelle.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l’analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

L’identifiant unique d’un Quality Event, par exemple une déviation, une non-conformité ou une CAPA.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du Case ID essentiel qui regroupe toutes les activités associées dans une seule instance de processus et rend possible l’analyse de bout en bout.

L’horodatage indiquant la fin d’une activité.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer les durées de traitement des activités, ce qui est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement au niveau des tâches.

L’utilisateur ou la ressource chargé de réaliser une investigation ou une tâche précise.

Pourquoi c’est important

Il indique qui réalise le travail et permet d’analyser la charge de travail, l’efficacité des ressources et les besoins de formation.

Le service ou le domaine fonctionnel responsable du Quality Event ou de l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes unités opérationnelles, en révélant les goulots d’étranglement des services ou les bonnes pratiques.

La classification du Quality Event, par exemple CAPA, Deviation ou Complaint.

Pourquoi c’est important

Distingue les différents types de processus qualité, qui disposent souvent de flux de travail, de SLA et de règles de conformité spécifiques.

État actuel du cycle de vie de l’événement qualité.

Pourquoi c’est important

Fournit un aperçu de l’état actuel d’un dossier, essentiel pour suivre les travaux en cours et repérer les événements bloqués.

Date prévue ou requise pour la clôture définitive de l’événement qualité.

Pourquoi c’est important

Définit le SLA de résolution des dossiers, afin de mesurer les performances dans les délais et d’analyser les retards.

Niveau de gravité ou de risque évalué de l’événement qualité, par exemple élevé, moyen ou faible.

Pourquoi c’est important

Classe les événements selon leur impact afin de permettre une analyse fondée sur les risques et de hiérarchiser les efforts d’amélioration des processus dans les domaines à haut risque.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Il s’agit du point de départ du processus, qui correspond à la création officielle d’un enregistrement de Quality Event dans Veeva. Cette activité est généralement déclenchée lorsqu’un nouveau problème qualité, une non-conformité ou une réclamation est identifié et enregistré dans le système.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début du cycle de vie du cas. Elle est donc essentielle pour calculer le temps de cycle total du Quality Event et mesurer la durée des premières phases du processus, notamment le délai avant le début d’une investigation.

Cette activité marque le début officiel de l’investigation visant à déterminer la cause profonde du Quality Event. Un investigateur ou une équipe est généralement désigné, puis l’événement entre dans une phase d’investigation active. Elle est enregistrée lorsque l’état du cycle de vie du Quality Event passe à « Under Investigation ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape clé pour mesurer le KPI « Issue Identification-to-Investigation Time ». Les retards avant cette étape indiquent un retard dans l’affectation des ressources ou le lancement d’une analyse importante.

Cette activité correspond à la fin de la phase d’analyse des causes profondes, au cours de laquelle la cause sous-jacente du Quality Event a été identifiée. Elle est souvent enregistrée lorsque l’investigateur termine la tâche d’analyse des causes profondes ou fait passer l’événement à l’état « Pending CAPA ».

Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour mesurer l’indicateur clé de performance « Average Root Cause Analysis Time ». L’analyse de sa durée aide à identifier les goulots d’étranglement du processus d’analyse et à améliorer la qualité des enquêtes.

Cette activité marque l’approbation officielle du plan d’action corrective proposé par les parties prenantes concernées, comme un comité d’examen qualité. Il s’agit d’un point de passage essentiel avant la mise en œuvre des actions correctives. L’événement est enregistré lorsque l’enregistrement du plan CAPA passe à l’état « Approved ».

Pourquoi c’est important

Cette étape d’approbation constitue souvent un goulot d’étranglement majeur. Mesurer le « temps de cycle du flux de travail d’approbation » pour cette activité permet d’identifier et de réduire les délais du processus de revue, afin d’accélérer la résolution globale.

Cette activité correspond à l’achèvement de toutes les tâches définies dans le plan d’action corrective approuvé. Elle confirme que les actions nécessaires ont été prises pour traiter la cause profonde. Elle est enregistrée lorsque le statut de l’enregistrement CAPA passe à « Implementation Complete ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure, qui marque le passage de la planification à l’exécution. Le délai entre cette étape et l’approbation de la CAPA révèle l’efficacité de la phase de mise en œuvre.

Cette activité confirme que les actions correctives mises en œuvre ont permis d’éviter la récurrence du problème. Une vérification officielle est réalisée et documentée. Elle est enregistrée lorsque le statut de la CAPA ou du Quality Event passe à « Effectiveness Verified ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit de la validation finale de la réussite de la solution et d’une étape essentielle pour calculer le « CAPA Effectiveness Rate ». Un échec à ce stade entraîne souvent une reprise et la réouverture de l’investigation.

Cette activité correspond au dernier examen administratif de l’enregistrement Quality Event avant sa clôture officielle. Elle garantit que toute la documentation est complète et que toutes les étapes du processus ont été suivies. Il s’agit de la dernière étape avant que le cas soit considéré comme résolu.

Pourquoi c’est important

Cette activité finale est essentielle pour calculer le « Quality Event Cycle Time » total. Elle marque l’achèvement de tous les travaux, et son horodatage est comparé à la « Target Resolution Date » pour mesurer la performance.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining révèle les performances réelles de vos processus de gestion de la qualité et identifie les goulots d’étranglement, les écarts et les boucles de reprise dans Veeva Vault Quality. Il visualise les flux réels du processus et vous permet de repérer les points où les événements qualité ralentissent, où les actions CAPA échouent ou où apparaissent des risques de conformité. Ces analyses détaillées vous aident à prendre des décisions fondées sur les données pour accélérer l’analyse des causes racines, améliorer l’efficacité des CAPA et simplifier les approbations.

Pour réaliser un Process Mining, vous avez principalement besoin des journaux d’événements de Veeva Vault Quality. Ils comprennent un identifiant de cas, généralement l’identifiant de l’événement qualité, un nom d’activité et un horodatage pour chaque étape. Des attributs supplémentaires, comme l’enquêteur, le statut d’approbation ou le type précis d’événement qualité, peuvent enrichir l’analyse.

L’extraction des données de Veeva Vault Quality s’appuie généralement sur ses fonctions de reporting ou ses API. Vous exportez les pistes d’audit pertinentes, les enregistrements d’événements qualité et l’historique des tâches associées afin de créer le journal d’événements. Nous pouvons accompagner votre équipe dans l’application des bonnes pratiques pour une extraction sécurisée et efficace, tout en préservant l’intégrité des données.

Non, le Process Mining va au-delà du reporting traditionnel en reconstituant le flux réel de bout en bout à partir des données d’événements. Alors que le reporting montre « ce qui s’est passé », le Process Mining révèle « comment et pourquoi cela s’est passé » en visualisant les variations et en identifiant les causes racines des inefficacités. Il fournit des analyses concrètes sur les écarts du processus, et pas seulement des synthèses.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations importantes dans des domaines clés, notamment la réduction des délais de résolution des événements qualité et l’amélioration de l’efficacité des CAPA. Le Process Mining contribue à garantir une conformité complète, simplifie les flux de travail d’approbation essentiels et optimise la répartition de la charge de travail des enquêteurs. À terme, il réduit les reprises et favorise un processus de gestion de la qualité plus standardisé et plus efficace.

Les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques semaines, une fois l’extraction des données et leur préparation initiale terminées. Des analyses approfondies et des recommandations d’amélioration précises suivent généralement dans un délai d’un à trois mois. Le rythme dépend de la préparation des données et de la complexité de votre configuration Veeva Vault Quality.

Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive qui fonctionne sur des copies de données historiques. Il n’interagit pas avec votre système Veeva Vault Quality en production et ne le modifie pas, pas plus qu’il ne modifie vos processus opérationnels. L’analyse est réalisée à l’extérieur du système, sans incidence sur vos activités de gestion de la qualité en cours.

Même si un logiciel spécialisé de Process Mining est utilisé, la principale exigence est de disposer d’un membre de l’équipe connaissant les structures de données de Veeva Vault Quality et capable d’extraire les données. Nos experts peuvent prendre en charge la configuration de l’outil de Process Mining et l’analyse. Votre équipe n’a généralement pas besoin de compétences avancées en programmation.

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