> Ciągłe doskonalenie procesów > Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności

Usprawnij proces od zakupu do płatności: obsługa faktur

6 kroków do sprawniejszego procesu P2P.
Usprawnij proces od zakupu do płatności: obsługa faktur
Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności
System ogólny

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy
Proces ogólny 1 Cykl życia wytwarzania oprogramowania 6 Należności 7 Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności 8 Obsługa faktur zobowiązań 7 Obsługa klienta 7 Obsługa listy płac 7 Obsługa płatności 7 Obsługa płatności zobowiązań 7 Obsługa roszczeń 6 Obsługa wydatków 6 Obsługa zgłoszeń serwisowych 7 Obsługa zwrotów i zwrotów środków 7 Od leada do płatności 7 Od zakupu do płatności: zamówienie zakupu 8 Od zamówienia do płatności: fakturowanie i wystawianie faktur 8 Onboarding klientów KYC 6 Onboarding pracownika 6 Order to Cash: obsługa zleceń sprzedaży 8 Planowanie produkcji 6 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika 8 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika: zarządzanie stanowiskami 4 Purchase to Pay: zapotrzebowania 8 Record to Report, zapisy księgowe 7 Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia 7 Rekrutacja i pozyskiwanie talentów 6 Ścieżka pacjenta 6 Udzielanie kredytów 6 Utrzymanie majątku 6 Zarządzanie cyklem przychodów 6 Zarządzanie incydentami 6 Zarządzanie jakością 6 Zarządzanie kredytami i windykacja należności 7 Zarządzanie łańcuchem dostaw 7 Zarządzanie magazynem 6 Zarządzanie problemami 6 Zarządzanie transportem 6 Zarządzanie umowami 6 Zarządzanie zapasami 7 Zarządzanie zmianami 6
Dostępne systemy
Wyzwania(8)Cele(7)6 krokówPodglądWynikiDaneFAQ(5)

Usprawnij obsługę faktur: zwiększ efektywność procesu P2P

ProcessMind pomaga wykrywać ukryte nieefektywności i wąskie gardła w procesie od zakupu do płatności, obejmującym obsługę faktur. Pozwala wskazać opóźnienia, zbędne ręczne czynności i zagrożenia dla zgodności, które utrudniają pracę. Wizualizacja przebiegu procesu pomaga znaleźć obszary, w których można wdrożyć automatyzację lub usprawnienia w systemie.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Cykl obsługi faktur w procesie od zakupu do płatności, czyli P2P, stanowi ważną część operacji finansowych każdej organizacji. Obejmuje wszystkie etapy, od otrzymania faktury po jej opłacenie. Proces może wydawać się prosty, ale często kryją się w nim złożone zależności, opóźnienia i nieefektywne działania, które wpływają na przepływy pieniężne, relacje z dostawcami i koszty operacyjne. ProcessMind pokazuje na podstawie danych, jak przebiega cały workflow obsługi faktur P2P, niezależnie od używanego systemu źródłowego. Śledząc każde zdarzenie, od otrzymania faktury po zaksięgowanie płatności, ProcessMind odtwarza rzeczywisty przebieg procesu. Można sprawdzić, gdzie powstają wąskie gardła, wykryć odstępstwa prowadzące do ponownej pracy i poznać faktyczny czas realizacji. Platforma przekształca dane operacyjne w konkretne informacje o tym, jak działa obsługa faktur, i wskazuje obszary, które warto usprawnić.

Organizacje często zmagają się z długim czasem akceptacji, błędami i duplikatami wynikającymi z ręcznego wprowadzania danych, niezgodnościami między zamówieniami zakupu a potwierdzeniami odbioru towarów oraz brakiem informacji o statusie faktury. Pojawia się też ryzyko niezgodności, na przykład niedotrzymania terminów płatności lub naruszenia wewnętrznych zasad kontroli. Może to prowadzić do kar finansowych i niezgodności wykrywanych podczas audytu. Problemy te nie dotyczą wyłącznie jednego systemu ERP czy finansowego. Występują w różnych środowiskach technologicznych. Bez pełnego obrazu procesu trudno ustalić źródła nieefektywności. Skutkiem mogą być wyższe koszty obsługi, napięte relacje z dostawcami z powodu opóźnionych płatności i utracone rabaty za wcześniejszą płatność.

ProcessMind pomaga analizować te problemy w całym procesie obsługi faktur. Można wskazać konkretne etapy powodujące opóźnienia i zająć się wąskimi gardłami niezależnie od tego, w którym miejscu procesu występują. Analiza powtarzalnych zadań o dużej liczbie wykonań pomaga znaleźć możliwości ograniczenia pracy ręcznej i wdrożenia automatyzacji. Można też wykrywać odstępstwa od przyjętych zasad i wymogów regulacyjnych, aby poprawić zgodność obsługi faktur. Terminowe płatności i szybsze rozwiązywanie sporów pomagają budować lepsze relacje z dostawcami. Z kolei wykorzystanie rabatów za wcześniejszą płatność i ograniczenie kar za opóźnienia pozwala lepiej zarządzać kapitałem obrotowym. ProcessMind działa niezależnie od systemu źródłowego, dlatego uzyskane informacje można wykorzystać w różnych środowiskach i przełożyć na konkretne usprawnienia operacji finansowych.

Aby rozpocząć analizę obsługi faktur w procesie od zakupu do płatności, należy przygotować dane dziennika zdarzeń. Szablon danych ProcessMind ułatwia wyodrębnienie potrzebnych informacji z systemu. Pomaga uwzględnić między innymi numer faktury jako identyfikator case, opisy aktywności, znaczniki czasu i informacje o zasobach. Po przygotowaniu danych można przesłać je do ProcessMind, zobaczyć cały proces i odkryć możliwości usprawnień.

Od zakupu do płatności Obsługa faktur Process mining Optymalizacja P2P Analiza workflow Od zakupów do płatności P2P Zarządzanie dostawcami Dopasowanie faktur

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Faktury często utkną w workflow akceptacji, co znacznie opóźnia płatności. W efekcie organizacja traci rabaty za wcześniejszą płatność, pogarszają się relacje z dostawcami, a opóźnienia mogą wiązać się z karami. To obciąża kapitał obrotowy i niepotrzebnie zwiększa koszty operacyjne.

ProcessMind analizuje rzeczywiste ścieżki faktur, wskazuje miejsca, w których akceptacja się opóźnia, oraz osoby lub działy powodujące wąskie gardła. Na podstawie tych danych można precyzyjnie usprawnić workflow akceptacji i terminowo realizować płatności.

Niezgodności między fakturami, zamówieniami zakupu i potwierdzeniami odbioru towarów powodują wyjątki, których wyjaśnienie wymaga dużo pracy ręcznej. Ich obsługa angażuje zasoby, prowadzi do błędów i wydłuża czas przetwarzania faktur, które poza tym spełniają wymagania.

ProcessMind pokazuje wszystkie odstępstwa od standardowego procesu dopasowania do zamówień zakupu i pomaga ustalić źródła niezgodności, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych lub nieprawidłowe zamówienia. Wskazuje, gdzie i dlaczego pojawiają się problemy z dopasowaniem, co ułatwia zapobieganie im i usprawnianie procesu.

Opóźnienia na różnych etapach obsługi faktur często oznaczają utratę rabatów za wcześniejszą płatność i konieczność zapłaty kar za opóźnienie. Obniża to rentowność i zwiększa rzeczywisty koszt towarów oraz usług, a także szkodzi relacjom z dostawcami.

ProcessMind śledzi przebieg każdej faktury od jej otrzymania do płatności i wskazuje konkretne działania oraz opóźnienia, które utrudniają terminowe płatności. Na podstawie danych można wprowadzić zmiany w procesie, aby wykorzystać dostępne oszczędności i poprawić terminowość płatności.

Obsługa wyjątków, poprawianie błędów przy wprowadzaniu danych i wyjaśnianie niezgodności pochłaniają dużo czasu i zasobów. Ponowne przetwarzanie zwiększa koszty operacyjne, spowalnia cały proces i odciąga pracowników od zadań o większej wartości.

ProcessMind wskazuje aktywności, które najczęściej prowadzą do ponownego przetwarzania, oraz mierzy ich częstotliwość i wpływ. Pomaga ustalić źródła wyjątków i znaleźć możliwości automatyzacji, szkoleń lub wyeliminowania zbędnych etapów, aby zwiększyć efektywność.

Bez jasnej informacji o etapie obsługi każdej faktury trudno odpowiadać na pytania dostawców i rzetelnie prognozować przepływy pieniężne. Brak przejrzystości prowadzi do nieefektywnej pracy, rozwiązywania problemów dopiero po ich wystąpieniu i nietrafnych decyzji.

ProcessMind odtwarza przebieg każdej faktury i pokazuje cały proces od jej otrzymania do płatności. Wizualizuje aktywności i ich kolejność, zapewniając przejrzysty obraz statusu faktur oraz występujących wąskich gardeł.

Faktury obsługiwane niezgodnie z przyjętymi zasadami firmy, na przykład z pominięciem wymaganych akceptacji, mogą prowadzić do nieprawidłowości wykrytych podczas audytu, kar finansowych i większego ryzyka nadużyć. Przestrzeganie zasad na każdym etapie obsługi faktury ma zasadnicze znaczenie dla kontroli wewnętrznej.

ProcessMind automatycznie wykrywa przypadki, w których obsługa faktury odbiega od ustalonych reguł biznesowych lub zalecanej ścieżki. Wskazuje działania niezgodne z zasadami oraz pokazuje ich częstotliwość i przyczyny, co ułatwia ograniczanie ryzyka.

Czas od otrzymania faktury do płatności bywa zbyt długi, nawet jeśli nie widać wyraźnych wąskich gardeł. Długi cykl obsługi zamraża kapitał obrotowy, ogranicza elastyczność organizacji i utrudnia efektywne przydzielanie zasobów.

ProcessMind oblicza dokładny czas trwania poszczególnych etapów i całego procesu, wskazując miejsca, w których kumulują się opóźnienia. Pokazuje średni czas realizacji i przypadki odstające, dzięki czemu można precyzyjnie usprawnić proces i skrócić jego całkowity czas.

Faktury są blokowane z różnych powodów, co zakłóca harmonogram płatności i wymaga dodatkowej pracy. Opóźnienia w usuwaniu blokad mogą szkodzić relacjom z dostawcami i utrudniać zarządzanie przepływami pieniężnymi.

ProcessMind wskazuje aktywności i atrybuty prowadzące do blokad płatności oraz analizuje najczęstsze przyczyny i sposoby ich usuwania. Ujawnia czynniki wywołujące blokady i pomaga usprawnić ich usuwanie, pokazując powtarzające się problemy i wąskie gardła.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Długi czas obsługi faktur opóźnia płatności, szkodzi relacjom z dostawcami i zwiększa koszty operacyjne. Celem jest skrócenie całego procesu, od otrzymania faktury do płatności, aby poprawić przepływy pieniężne, wykorzystać więcej rabatów i zwiększyć efektywność.

ProcessMind odtwarza pełny cykl na podstawie danych z systemu źródłowego i precyzyjnie wskazuje wąskie gardła, ponowne przetwarzanie oraz zbędne etapy. Pokazuje najdłuższe ścieżki i mierzy opóźnienia na każdym etapie, co pozwala wprowadzać ukierunkowane usprawnienia i skrócić całkowity czas obsługi.

Duży nakład pracy ręcznej, błędy przy wprowadzaniu danych i częste ponowne przetwarzanie zwiększają koszt obsługi każdej faktury. Celem jest wykrycie i wyeliminowanie tych nieefektywnych działań, aby obniżyć koszty operacyjne i uwolnić czas zespołu na zadania o większej wartości.

ProcessMind analizuje dane o zdarzeniach z systemu, aby wykryć powtarzalne zadania, częste poprawki błędów i ręczne czynności. Mierzy wpływ tych nieefektywności i wskazuje najlepsze możliwości automatyzacji, uproszczenia procesu i obniżenia kosztów.

Opóźnione płatności mogą wiązać się z karami finansowymi i szkodzić relacjom z dostawcami. Utracone rabaty za wcześniejszą płatność oznaczają bezpośrednią stratę. Celem jest usprawnienie procesu, aby faktury były opłacane w terminie i wykorzystywane były wszystkie dostępne rabaty.

ProcessMind porównuje przebieg obsługi faktur z terminami płatności i okresami obowiązywania rabatów. Wskazuje konkretne opóźnienia, na przykład powolną akceptację lub nieefektywną obsługę wyjątków, które prowadzą do przekroczenia terminów. Dzięki temu można przyspieszyć najważniejsze etapy i lepiej zarządzać kapitałem obrotowym.

Odstępstwa od wewnętrznych zasad lub wymogów regulacyjnych zwiększają ryzyko finansowe i audytowe. Celem jest zapewnienie, że każda faktura przechodzi przez określony, zgodny z zasadami proces, bez nieuprawnionych wyjątków i pomijania etapów. Wzmacnia to kontrolę wewnętrzną.

ProcessMind automatycznie porównuje rzeczywisty przebieg procesu z wcześniej określonym modelem zgodności lub zestawem reguł biznesowych. Natychmiast wskazuje odstępstwa, takie jak nieuprawnione akceptacje lub działania wykonane w niewłaściwej kolejności, i pomaga określić, jak usunąć luki w zgodności.

Niezgodności między fakturami a zamówieniami zakupu oraz częste blokady płatności powodują opóźnienia i zwiększają nakład pracy ręcznej. Celem jest ustalenie przyczyn tych wyjątków i ograniczenie ich liczby, aby workflow przebiegał sprawniej i wymagał mniej ręcznej obsługi.

ProcessMind analizuje dane historyczne, aby wykryć wzorce i przyczyny nieudanego dopasowania oraz blokad płatności. Wskazuje dostawców, problemy z danymi i etapy procesu, które często prowadzą do wyjątków. Pozwala to wprowadzić działania zapobiegawcze i ograniczyć ich powtarzanie.

Różnice w workflow między zespołami, regionami lub typami faktur prowadzą do nieprzewidywalnych wyników, błędów i wyższych kosztów operacyjnych. Celem jest wprowadzenie i stosowanie jednego, zoptymalizowanego standardu obsługi faktur.

ProcessMind automatycznie wykrywa i wizualizuje różne warianty procesu oraz porównuje ich wyniki, na przykład koszt i czas realizacji. Dostarcza danych, które pomagają wskazać najlepszą ścieżkę i wdrożyć bardziej efektywny, ujednolicony workflow.

Brak informacji o statusie faktury powoduje niepewność, prowadzi do powtarzających się pytań ze strony interesariuszy i utrudnia proaktywne zarządzanie. Celem jest zapewnienie jasnego, aktualnego obrazu przebiegu każdej faktury, aby zespoły miały potrzebne informacje.

ProcessMind odtwarza pełny przebieg każdej faktury na podstawie danych z systemu. Pokazuje obiektywną, wizualną mapę procesu, bieżące statusy, oczekujące aktywności i możliwe opóźnienia. Zwiększa to przejrzystość i ogranicza czas poświęcany na ręczne sprawdzanie statusów.

6 kroków do usprawnienia obsługi faktur w procesie od zakupu do płatności

1
Połącz dane i odkryj proces
2
Zmapuj proces
3
Wykryj wąskie gardła
4
Przeanalizuj przyczyny źródłowe
5
Zaprojektuj usprawnienia
6
Monitoruj i doskonal
1

Połącz dane i odkryj proces

Co zrobić

Połącz dane dotyczące procesu od zakupu do płatności z systemu ERP lub innych źródeł z narzędziem process mining. Uwzględnij wszystkie istotne aktywności i identyfikatory case, takie jak numer faktury, aby uzyskać pełny obraz procesu.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Ten etap zapewnia rzetelną podstawę do dalszej analizy. Bez dokładnych i kompletnych danych wnioski i usprawnienia opierałyby się na założeniach, a nie na rzeczywistym przebiegu procesu.

Oczekiwany rezultat

Kompletny, dokładny zbiór danych, gotowy do analizy całego procesu obsługi faktur.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Odkryj, co naprawdę dzieje się podczas obsługi faktur

ProcessMind pokazuje pełną ścieżkę każdej faktury i wskazuje odstępstwa oraz nieefektywne działania. Dzięki temu można porównać rzeczywisty przebieg procesu z założonym modelem.
  • Zobacz rzeczywiste ścieżki obsługi faktur
  • Wskaż wąskie gardła i opóźnienia w procesie
  • Ustal przyczyny ponownej pracy i wyjątków
  • Porównuj wyniki i wskazuj możliwości automatyzacji
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPOWE REZULTATY

Usprawnij obsługę faktur i ogranicz straty czasu

Poniższe rezultaty pokazują wymierne korzyści, jakie organizacje często osiągają, usprawniając obsługę faktur w procesie Purchase to Pay. Dane z process mining pomagają firmom wykrywać nieefektywne działania i wdrażać ukierunkowane usprawnienia.

0 %
Krótszy czas obsługi faktury

Średnie skrócenie czasu obsługi od początku do końca

Wskazanie i usunięcie wąskich gardeł pozwala znacznie skrócić czas od otrzymania faktury do jej opłacenia i usprawnić operacje.
0 %
Więcej rabatów za wcześniejszą płatność

Wzrost odsetka wykorzystanych rabatów

Process mining ujawnia niewykorzystane możliwości uzyskania rabatów za wcześniejszą płatność, wskazując opóźnienia w obsłudze faktur. Dzięki temu można lepiej zaplanować płatności i poprawić rentowność.
0 %
Mniej ręcznych poprawek

Mniej wyjątków i ręcznych interwencji

Wskazanie przyczyn częstych wyjątków, takich jak problemy z uzgadnianiem czy blokady płatności, pozwala wdrożyć ukierunkowane usprawnienia. Ogranicza to ręczną obsługę i związane z nią koszty.
0 %
Większa zgodność procesu z zasadami

Lepsze przestrzeganie zasad

Porównanie rzeczywistego przebiegu procesu z docelowym pozwala wskazać odstępstwa i zwiększyć zgodność z ustalonymi regułami oraz zasadami. Ogranicza to ryzyko i liczbę niezgodności wykrywanych podczas audytów.
0 %
Niższy koszt obsługi faktury

Średnie obniżenie kosztu obsługi jednej faktury

Usprawnienie obsługi faktury od początku do końca, ograniczenie poprawek i zwiększenie automatyzacji bezpośrednio obniżają średni koszt obsługi każdej faktury, przynosząc oszczędności.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i sytuacji w danej organizacji. Podane wartości pokazują typowe usprawnienia zaobserwowane w różnych udanych wdrożeniach.

Zalecane dane

Zacznijcie od najważniejszych atrybutów i aktywności, a następnie rozszerzcie analizę w razie potrzeby.
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikalny identyfikator faktury dostawcy. Służy jako podstawowy klucz do śledzenia faktury przez cały cykl jej obsługi.

Dlaczego to ważne

To podstawowy identyfikator case, który łączy powiązane zdarzenia i pozwala prześledzić cały cykl obsługi pojedynczej faktury.

Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego lub zadania, które wystąpiło podczas obsługi faktury.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut określa kroki procesu. Stanowi podstawę mapy procesu i umożliwia analizę jego przebiegu.

Dokładny znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiła dana czynność lub zdarzenie.

Dlaczego to ważne

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń i stanowi podstawę obliczeń dotyczących wydajności oraz czasu trwania, takich jak czas cyklu.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy zakończyła się czynność lub wystąpiło zdarzenie. W przypadku zdarzeń chwilowych jest często taki sam jak czas rozpoczęcia.

Dlaczego to ważne

Umożliwia precyzyjne obliczanie czasu trwania czynności, co jest niezbędne do wykrywania wąskich gardeł i pomiaru sprawności obsługi.

Użytkownik, pracownik lub agent systemowy, który wykonał daną czynność.

Dlaczego to ważne

Ułatwia analizę rozkładu obciążenia pracą, wyników użytkowników oraz różnic w przebiegu procesu między zespołami i poszczególnymi osobami.

Nazwa dostawcy, który przesłał fakturę.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować wyniki procesu według dostawcy, co ułatwia zarządzanie dostawcami i wykrywanie źródeł problematycznych faktur.

Łączna wartość faktury.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę wpływu finansowego i ustalanie priorytetów dla faktur o wysokiej wartości, a także pozwala sprawdzić, czy kwota faktury wpływa na czas lub przebieg jej obsługi.

Kod waluty, w której podano kwotę faktury, na przykład USD lub EUR.

Dlaczego to ważne

Daje niezbędny kontekst dla kwot faktur, umożliwiając rzetelną analizę finansową i segmentację danych w działalności międzynarodowej.

Data, do której należy opłacić fakturę, aby uniknąć opóźnienia.

Dlaczego to ważne

Jest niezbędny do pomiaru terminowości płatności i analizy przyczyn opóźnień.

Przyczyna zablokowania płatności za fakturę lub jej odrzucenia podczas zatwierdzania.

Dlaczego to ważne

Jest niezbędny w analizie przyczyn źródłowych i pomaga wskazać najczęstsze powody opóźnień, ponownej pracy i nieefektywności.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

Oznacza otrzymanie faktury lub jej utworzenie w systemie. To zdarzenie rozpoczyna cykl obsługi faktury, niezależnie od sposobu jej wprowadzenia, na przykład ręcznie, przez portal dostawcy lub za pomocą OCR.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie jest niezbędne do pomiaru całkowitego czasu obsługi faktury od początku do końca. Stanowi punkt odniesienia przy ocenie obciążenia pracą i początkowych opóźnień.

Oznacza pomyślne uzgodnienie faktury z zamówieniem zakupu oraz, jeśli dotyczy, z potwierdzeniem odbioru towaru. Ten krok, wykonywany automatycznie lub ręcznie, potwierdza zgodność ilości i cen na fakturze z zamówionymi i otrzymanymi towarami.

Dlaczego to ważne

To ważny etap przetwarzania bezpośredniego. Duży odsetek faktur uzgodnionych za pierwszym razem świadczy o sprawnym przebiegu wcześniejszych etapów zakupowych.

Zdarzenie występuje, gdy system lub użytkownik wykryje niezgodność między fakturą, zamówieniem zakupu lub potwierdzeniem odbioru towaru. Rozbieżności, na przykład różnice w cenie lub ilości, zwykle wstrzymują fakturę i wymagają ręcznej interwencji.

Dlaczego to ważne

Śledzenie tych zdarzeń jest podstawą analizy przyczyn opóźnień i poprawek. Pomaga wykryć problemy z poprawnością faktur dostawców lub z wewnętrznym procesem zakupowym.

Oznacza, że wszystkie wymagane osoby zaakceptowały fakturę w workflow. Ten etap pozwala zaksięgować fakturę i przekazać ją do dalszej obsługi płatności.

Dlaczego to ważne

To ważny etap kończący weryfikację i akceptację. Jest niezbędny do pomiaru czasu akceptacji i sprawdzenia zgodności z zasadami autoryzacji.

Zdarzenie występuje, gdy osoba akceptująca formalnie odrzuci fakturę, zatrzymując jej dalszy przebieg w workflow. Faktura jest zwykle odsyłana do poprawy lub anulowania, co rozpoczyna pętlę poprawek.

Dlaczego to ważne

Analiza odrzuconych faktur pomaga wykryć przyczyny poprawek, takie jak błędne kodowanie, naruszenie zasad lub problemy z danymi na wcześniejszych etapach. Ograniczenie liczby odrzuceń zwiększa sprawność procesu.

Oznacza formalne zdarzenie księgowe, w ramach którego zaakceptowana faktura zostaje ujęta w księdze głównej. Powstaje zobowiązanie finansowe, a faktura przechodzi ze statusu w trakcie obsługi do statusu gotowej do płatności.

Dlaczego to ważne

To ważny etap finansowy, który potwierdza oficjalne ujęcie zobowiązania. Opóźnienia przed tym krokiem mogą wpłynąć na zamknięcie okresu finansowego i poprawność raportowania.

Oznacza końcowy etap procesu, w którym płatność zostaje zrealizowana, a zobowiązanie z tytułu faktury rozliczone. Zdarzenie potwierdza przekazanie środków dostawcy.

Dlaczego to ważne

To pomyślne zakończenie cyklu Purchase to Pay dla faktury. Jest to zdarzenie, na podstawie którego mierzy się terminowość płatności i całkowity czas procesu.

Aby otrzymać spersonalizowane rekomendacje dotyczące danych, wybierz konkretny proces.

FAQ

Często zadawane pytania

Process mining wizualizuje rzeczywiste ścieżki faktur w systemie i wykrywa odstępstwa, wąskie gardła oraz ponowne przetwarzanie. Ujawnia przyczyny opóźnionych akceptacji, niezgodności przy dopasowaniu do zamówień zakupu i utraconych rabatów za wcześniejszą płatność. Dostarcza danych, które pomagają usprawnić proces.

Na początek potrzebne są dane dziennika zdarzeń: numer faktury jako identyfikator case, nazwy aktywności, takie jak „Invoice Submitted” lub „Invoice Approved”, znaczniki czasu każdej aktywności oraz użytkownik lub rola wykonująca działanie. Na tej podstawie można odtworzyć przebieg obsługi każdej faktury.

Po wyodrębnieniu i wstępnym załadowaniu danych, co w zależności od ich złożoności może potrwać od kilku dni do kilku tygodni, pierwsze mapy procesu i wnioski są często dostępne szybko. W ciągu 2 do 4 tygodni można zwykle wskazać konkretne obszary wymagające usprawnień.

Można skrócić cykle akceptacji faktur, ograniczyć błędy przy ręcznym wprowadzaniu danych i znacznie skrócić całkowity czas obsługi. Wiele organizacji poprawia zgodność z terminami płatności, zmniejsza odsetek odrzuconych faktur i zyskuje lepszy, aktualny wgląd w ich status.

Process mining pozwala porównać rzeczywisty przebieg procesu z wcześniej określonymi, docelowymi lub zgodnymi z zasadami workflow. Automatycznie wskazuje każde odstępstwo od przyjętych reguł, na przykład niezatwierdzone wyjątki lub pominięte kroki. Dostarcza w ten sposób konkretnych informacji przydatnych podczas audytów zgodności i wdrażania działań naprawczych.

Tak. Process mining wskazuje dokładne miejsca w workflow obsługi faktur, w których pojawiają się opóźnienia uniemożliwiające terminową płatność. Pozwala zlokalizować wąskie gardła, często na etapie akceptacji lub uzgadniania. Dzięki temu można usprawnić proces i częściej opłacać faktury w terminie uprawniającym do rabatu. Ma to bezpośredni wpływ na wynik finansowy.

Tak. Mapowanie każdego kroku obsługi faktury pokazuje, na których etapach najczęściej potrzebna jest ręczna interwencja. Analiza danych pomaga wskazać konkretne czynności, które można zautomatyzować, ograniczając ryzyko błędu i zwiększając wydajność.

Rozwiązania process mining to zazwyczaj osobne platformy analityczne, które pobierają dane wyeksportowane z systemu źródłowego. Działają w trybie tylko do odczytu, nie komunikują się z działającym środowiskiem ani go nie modyfikują. Nie wpływają więc na bieżące operacje, wydajność systemu ani integralność danych. Dostępne konektory danych często upraszczają ich pobieranie.

Usprawnij obsługę faktur i zwiększ efektywność procesu P2P

Odkryj problemy w procesie, ogranicz koszty i przyspiesz obsługę faktur.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje tylko 5 minut.