Zlepšete zpracování faktur v procesu Purchase to Pay
Vyberte proces
Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.
Zlepšete zpracování faktur a zvyšte efektivitu procesu od nákupu po platbu
ProcessMind vám pomůže odhalit skrytou neefektivitu a úzká místa při zpracování faktur v procesu Purchase to Pay. Zjistěte, kde vznikají zpoždění, zbytečné ruční kroky a rizika pro shodu, která komplikují provoz. Vizualizace průběhu procesu vám ukáže, kde lze ve vašem systému zavést automatizaci a zlepšit postupy.
Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.
Zobrazit podrobný popis
Proces od nákupu po platbu, označovaný také jako P2P, a zpracování faktur patří k základním součástem finančního provozu každé organizace. Zahrnuje všechny kroky od doručení faktury až po její úhradu. Na první pohled může působit jednoduše, ve skutečnosti se v něm ale často objevují skrytá zpoždění a neefektivní postupy, které ovlivňují cash flow, vztahy s dodavateli i celkové provozní náklady. ProcessMind vám poskytne přehled o celém workflow zpracování faktur P2P na základě dat z libovolného zdrojového systému. Sleduje každou událost od přijetí faktury až po její úhradu a ukazuje, jak proces skutečně probíhá. Zjistíte, kde vznikají úzká místa, které odchylky vedou k opakované práci a jak dlouho zpracování faktur ve skutečnosti trvá. Provozní data tak proměníte v konkrétní podklady pro rozhodování. Uvidíte skutečný stav zpracování faktur a místa, kde lze proces zlepšit.
Organizace při zpracování faktur často řeší dlouhé schvalování, chyby při ručním zadávání a duplicitní faktury, nesoulad mezi objednávkami a příjemkami nebo nedostatečný přehled o stavu faktur. Riziko pro shodu představují také nedodržení platebních podmínek a porušení interních kontrolních pravidel. Mohou vést k finančním sankcím nebo nesrovnalostem při auditu. Tyto problémy se netýkají jen jednoho ERP či finančního systému. Objevují se v různých technologických prostředích. Bez přehledu o celém procesu je obtížné najít skutečné příčiny neefektivity. Výsledkem bývají vyšší náklady na zpracování, napjaté vztahy s dodavateli kvůli pozdním platbám a nevyužité slevy za včasnou úhradu.
ProcessMind vám pomůže tyto problémy řešit analýzou zpracování faktur. Ukáže konkrétní kroky, které způsobují zpoždění, takže můžete cíleně řešit úzká místa bez ohledu na to, kde v systému vznikají. Odhalíte příležitosti ke snížení ruční práce a automatizaci opakovaných úkolů s vysokým objemem. Zlepšíte shodu tím, že odhalíte odchylky od zavedených pravidel a regulatorních požadavků a ověříte, zda každá faktura prochází správným postupem. Včasné platby a rychlé řešení sporů pomohou zlepšit vztahy s dodavateli. Lepší využití slev za včasnou úhradu a méně sankcí za pozdní platby podpoří řízení pracovního kapitálu. ProcessMind není vázán na konkrétní systém, takže získané poznatky můžete uplatnit napříč finančním provozem.
Začněte tím, že připravíte záznam událostí pro proces od nákupu po platbu a zpracování faktur. ProcessMind nabízí datovou šablonu, která vám pomůže získat potřebné informace ze systému. Zachytíte v ní číslo faktury jako identifikátor případu, popisy aktivit, časová razítka a údaje o zdrojích. Jakmile budou data připravena, nahrajte je do ProcessMind. Můžete si zobrazit celý proces, odhalit dosud skryté poznatky a začít zlepšovat provoz.
6 kroků ke zlepšení zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu
Propojte data a zmapujte proces
Co dělat
Načtěte data procesu od nákupu po platbu z ERP nebo jiných zdrojů do nástroje pro process mining. Zahrňte všechny relevantní aktivity a identifikátory případů, například číslo faktury, abyste získali úplný přehled.
Proč je to důležité
Tento základní krok poskytne faktický podklad pro další analýzu. Bez přesných a úplných dat by poznatky i návrhy na zlepšení vycházely z předpokladů, nikoli ze skutečnosti.
Očekávaný výsledek
Úplná a přesná datová sada připravená k analýze, která zachycuje celý průběh zpracování faktur.
Zmapujte proces
Co dělat
Pomocí připojených dat zobrazte současný průběh zpracování faktur. Určete všechny aktivity od „Invoice Received“ po „Payment Executed“ a zjistěte jejich skutečné pořadí i četnost.
Proč je to důležité
Objektivní přehled o celém procesu ukáže, jak práce skutečně probíhá, nejen jak je popsaná v dokumentaci. Odhalíte tak varianty a odchylky, které ovlivňují efektivitu.
Očekávaný výsledek
Přehledné vizuální znázornění skutečných cest zpracování faktur včetně všech variant a jejich četnosti.
Najděte úzká místa
Co dělat
Určete konkrétní aktivity nebo přechody v procesu zpracování faktur, při kterých dochází ke zpožděním, opakovanému zpracování nebo častým ručním zásahům. Zaměřte se na dlouhé prodlevy mezi důležitými kroky.
Proč je to důležité
Úzká místa prodlužují dobu zpracování, zvyšují provozní náklady a mohou vést k pozdním platbám nebo nevyužitým slevám za včasnou úhradu. Jejich odhalení je důležité pro zvýšení efektivity.
Očekávaný výsledek
Seřazený seznam nejzávažnějších úzkých míst a neefektivních kroků při zpracování faktur.
Analyzujte příčiny
Co dělat
Prozkoumejte příčiny zjištěných úzkých míst. Pomocí filtrů a přechodu na podrobnější úroveň zjistěte, jak zpoždění ovlivňují atributy, například typ faktury, dodavatel nebo částka.
Proč je to důležité
Řešení příznaků bez pochopení jejich příčin vede k dočasným nápravám nebo novým problémům. Skutečné zlepšení vyžaduje odstranit základní příčiny neefektivity.
Očekávaný výsledek
Jasné pochopení konkrétních faktorů, například kvality dat, omezení systému nebo lidských chyb, které přispívají k neefektivitě procesu.
Sledujte výsledky a průběžně upravujte
Co dělat
Zaveďte navržená zlepšení a průběžně sledujte jejich dopad pomocí nástroje pro process mining. Sledujte KPI, ověřujte výsledky a hledejte další příležitosti ke zlepšení.
Proč je to důležité
Zlepšování procesů je průběžná práce, nikoli jednorázový úkol. Pravidelné sledování pomáhá udržet dosažené přínosy a pružně reagovat na změny potřeb a podmínek.
Očekávaný výsledek
Prokazatelné zlepšení efektivity, doby zpracování a shody spolu s rámcem pro další průběžné zlepšování.
CO ZÍSKÁTE
Odhalte, co se při zpracování faktur skutečně děje
- Zobrazte skutečné cesty zpracování faktur
- Najděte úzká místa a zpoždění v procesu
- Zjistěte příčiny opakované práce a výjimek
- Porovnejte výkonnost a určete možnosti automatizace
OBVYKLÉ VÝSLEDKY
Jak zefektivnit zpracování faktur
Tyto výsledky ukazují konkrétní přínosy, kterých organizace běžně dosahují při zlepšování zpracování faktur v procesu Purchase to Pay. Díky poznatkům z process mining mohou firmy odhalit neefektivní postupy a zavést cílená zlepšení.
Průměrné zkrácení doby zpracování od začátku do konce
Když organizace odhalí a odstraní úzká místa, faktury se od přijetí po zaplacení zpracují výrazně rychleji a provoz je efektivnější.
Zvýšení podílu využitých slev, na které vznikl nárok
Process mining odhalí nevyužité možnosti získat slevu za včasnou platbu tím, že upozorní na zpoždění při zpracování. Organizace pak mohou lépe načasovat platby a zvýšit ziskovost.
Pokles počtu výjimek a ručních zásahů
Když organizace odhalí příčiny častých výjimek, například problémy při párování nebo blokace plateb, může zavést cílená zlepšení. Tím výrazně omezí ruční zpracování i související náklady.
Zlepšení dodržování zásad
Porovnání skutečného průběhu procesu s ideálním postupem pomáhá odhalit odchylky a lépe dodržovat předem stanovená pravidla a zásady. Snižuje tak rizika i počet zjištění při auditu.
Průměrné snížení nákladů na jednu fakturu
Když zlepšíte celý tok zpracování faktur, omezíte opakovanou práci a zvýšíte míru automatizace. Tím přímo snížíte průměrné náklady na zpracování každé faktury a dosáhnete úspor.
Výsledky se liší podle složitosti konkrétního procesu, kvality dat a situace v organizaci. Uvedené hodnoty představují obvyklá zlepšení zaznamenaná při úspěšných nasazeních.
Doporučená data
Chcete-li získat doporučení dat na míru, vyberte konkrétní proces.
Časté dotazy
Nejčastější otázky
Process mining zobrazí skutečné cesty faktur systémem a odhalí odchylky, úzká místa i opakované zpracování. Pomůže najít příčiny pomalého schvalování, nesrovnalostí při párování s objednávkami a nevyužitých slev za včasnou úhradu. Získáte tak podklady pro zlepšení procesu.
Potřebujete záznam událostí, který obsahuje číslo faktury jako identifikátor případu, názvy aktivit, například „Invoice Submitted“ nebo „Invoice Approved“, časová razítka jednotlivých aktivit a uživatele nebo roli, která akci provedla. Z těchto dat lze rekonstruovat průběh každé faktury.
Extrakce a první načtení dat mohou podle jejich složitosti trvat několik dní až několik týdnů. První mapy procesu a poznatky jsou pak často k dispozici rychle. Konkrétní zjištění, která ukážou možnosti zlepšení a pomohou určit další kroky, lze získat během 2 až 4 týdnů.
Můžete zrychlit schvalování faktur, omezit chyby při ručním zadávání dat a výrazně zkrátit celkovou dobu zpracování. Mnoho organizací také zlepšuje dodržování platebních podmínek, snižuje počet zamítnutých faktur a získává lepší přehled o jejich aktuálním stavu.
process mining umožňuje porovnat skutečný průběh procesu s předem definovanými ideálními workflow nebo workflow, která splňují stanovená pravidla. Automaticky upozorní na každou odchylku, například neschválenou výjimku nebo vynechaný krok. Získáte tak podklady pro audity shody i nápravná opatření.
Ano. Process mining ukáže, ve kterých částech zpracování faktur dochází ke zpožděním, kvůli nimž nelze platit včas. Odhalí úzká místa, často při schvalování nebo párování. Díky tomu můžete proces zjednodušit a častěji hradit faktury v době, kdy lze uplatnit slevu. To se přímo promítne do hospodaření.
Ano. Process mining zmapuje jednotlivé kroky zpracování faktur a ukáže, kde nejčastěji dochází k ručním zásahům. Na základě těchto dat snadno určíte činnosti vhodné k automatizaci, omezíte lidské chyby a zvýšíte efektivitu.
Řešení pro process mining obvykle fungují jako samostatné analytické platformy, do kterých se načítají data ze zdrojového systému. Analýza probíhá pouze pro čtení, takže platforma s běžícím systémem nekomunikuje ani ho nemění. Nemá proto vliv na probíhající provoz, výkon systému ani integritu dat. K dispozici bývají datové konektory, které usnadňují extrakci dat.
Zlepšete zpracování faktur a zvyšte efektivitu P2P
Odhalte skryté problémy v procesu, snižte náklady a zrychlete zpracování faktur.
Bez platební karty, nastavení zabere jen 5 minut.