> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran

Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran, pemrosesan faktur

Panduan 6 langkah untuk meningkatkan efisiensi P2P.
Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran, pemrosesan faktur
Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran
Sistem umum

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(8)Target(7)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan pemrosesan invoice: tingkatkan efisiensi P2P

ProcessMind membantu Anda menemukan inefisiensi dan hambatan tersembunyi dalam proses pembelian hingga pembayaran, khususnya pemrosesan faktur. Temukan keterlambatan, langkah manual yang berulang, dan risiko kepatuhan yang menghambat operasional Anda. Dengan memvisualisasikan alur proses, Anda dapat mengetahui bagian yang berpeluang untuk diotomatisasi dan diperbaiki dalam sistem.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Siklus pengadaan hingga pembayaran, atau P2P, mencakup seluruh proses invoice, dari invoice diterima hingga dibayar. Proses ini menjadi bagian penting dari operasional keuangan setiap organisasi. Meski tampak sederhana, pelaksanaannya sering kali rumit, tertunda, dan tidak efisien. Dampaknya terasa pada arus kas, hubungan dengan pemasok, dan biaya operasional. ProcessMind memberi Anda gambaran berbasis data tentang seluruh alur kerja pemrosesan invoice P2P, apa pun sistem sumber yang digunakan. Dengan melacak setiap peristiwa dalam log peristiwa, dari penerimaan invoice hingga pembayaran, ProcessMind menunjukkan jalur yang benar-benar dilalui setiap invoice. Anda dapat melihat lokasi hambatan, penyimpangan proses yang memicu pengerjaan ulang, dan waktu siklus yang sebenarnya. Platform ini mengubah data operasional menjadi temuan yang bisa ditindaklanjuti, sehingga Anda memahami kinerja pemrosesan invoice saat ini dan mengetahui bagian yang perlu diperbaiki.

Organisasi kerap menghadapi berbagai kendala dalam pemrosesan invoice. Siklus persetujuan yang panjang, kesalahan input manual dan invoice duplikat, ketidakcocokan purchase order dengan bukti penerimaan barang, serta sulitnya mengetahui status invoice adalah beberapa contohnya. Risiko kepatuhan juga sering muncul, misalnya tenggat pembayaran terlewat atau kebijakan kontrol internal tidak diikuti. Akibatnya, organisasi dapat terkena denda atau menemukan ketidaksesuaian saat audit. Masalah ini tidak terbatas pada ERP atau sistem keuangan tertentu. Berbagai sistem dapat menghadapi kendala serupa. Tanpa gambaran proses yang jelas dari awal hingga akhir, akar masalah sulit ditemukan. Biaya pemrosesan pun meningkat, hubungan dengan pemasok terganggu akibat keterlambatan pembayaran, dan peluang mendapat diskon pembayaran lebih awal terlewat.

ProcessMind membantu Anda menangani kendala tersebut dengan menganalisis pemrosesan invoice. Temukan langkah yang menyebabkan keterlambatan dan atasi hambatan di bagian mana pun dalam sistem. Temukan peluang untuk mengurangi pekerjaan manual dan menerapkan otomatisasi dengan mengidentifikasi tugas berulang yang bervolume tinggi. Tingkatkan kepatuhan dengan mendeteksi penyimpangan dari kebijakan dan persyaratan peraturan yang berlaku, agar setiap invoice mengikuti jalur yang semestinya. Perkuat hubungan dengan pemasok melalui pembayaran tepat waktu dan penyelesaian sengketa yang lebih cepat. Anda juga dapat mengoptimalkan modal kerja dengan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal dan mengurangi denda keterlambatan. Karena tidak bergantung pada sistem tertentu, temuan ProcessMind dapat diterapkan dan ditindaklanjuti di berbagai sistem untuk mendorong perbaikan nyata dalam operasional keuangan Anda.

Untuk mulai mengoptimalkan proses pengadaan hingga pembayaran invoice, siapkan data log peristiwa Anda. ProcessMind menyediakan templat data untuk membantu Anda mengekstrak informasi yang diperlukan dari sistem. Templat ini memastikan data penting tercakup, seperti nomor invoice sebagai pengenal kasus, deskripsi aktivitas, stempel waktu, dan informasi sumber daya. Setelah data siap, unggah ke ProcessMind untuk langsung melihat proses dari awal hingga akhir, menemukan hal yang sebelumnya tidak terlihat, dan mulai meningkatkan kinerja operasional.

Pengadaan hingga pembayaran Pemrosesan invoice Process mining Optimasi P2P Analisis alur kerja Pengadaan hingga pembayaran P2P Manajemen pemasok Pencocokan invoice

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Invoice sering tertahan dalam alur kerja persetujuan sehingga pembayaran terlambat. Akibatnya, diskon pembayaran lebih awal terlewat, hubungan dengan pemasok memburuk, dan denda keterlambatan dapat muncul. Hal ini mengganggu modal kerja dan menambah biaya operasional yang sebenarnya bisa dihindari.

ProcessMind menganalisis jalur yang dilalui invoice dan menunjukkan bagian persetujuan yang tersendat, termasuk pemberi persetujuan atau departemen yang menyebabkan hambatan. Temuan berbasis data ini membantu Anda memperbaiki alur kerja persetujuan secara terarah agar pembayaran tepat waktu.

Ketidakcocokan antara invoice, purchase order, dan bukti penerimaan barang menimbulkan pengecualian yang perlu ditangani secara manual. Penanganannya menyita sumber daya, memicu kesalahan, dan memperpanjang waktu pemrosesan invoice yang seharusnya tidak bermasalah.

ProcessMind memetakan semua penyimpangan dari proses pencocokan PO standar dan menemukan akar masalah, seperti kesalahan input data atau informasi PO yang tidak akurat. Anda dapat mengetahui di mana dan mengapa masalah pencocokan terjadi, lalu mencegahnya lebih awal dan memperbaiki proses.

Keterlambatan selama pemrosesan invoice sering membuat organisasi kehilangan diskon pembayaran lebih awal dan terkena denda keterlambatan. Hal ini langsung mengurangi keuntungan dan meningkatkan biaya sebenarnya untuk barang dan jasa, sekaligus merusak hubungan dengan pemasok utama.

ProcessMind melacak siklus setiap invoice, dari penerimaan hingga pembayaran, dan menemukan aktivitas serta keterlambatan yang menghalangi pembayaran tepat waktu. Dengan begitu, Anda dapat menyesuaikan proses berdasarkan data untuk memaksimalkan penghematan dan meningkatkan ketepatan waktu pembayaran.

Penanganan pengecualian, perbaikan kesalahan input data, dan penyelesaian ketidakcocokan menyita banyak waktu dan sumber daya. Pengerjaan ulang secara manual meningkatkan biaya operasional, memperlambat seluruh proses, dan mengalihkan staf dari pekerjaan strategis yang memberi nilai lebih.

ProcessMind menunjukkan aktivitas yang paling sering memicu pengerjaan ulang dan mengukur frekuensi serta dampaknya. Anda dapat menemukan akar masalah pengecualian dan peluang utama untuk menerapkan otomatisasi, memberikan pelatihan, atau menghapus langkah yang tidak perlu demi meningkatkan efisiensi.

Tanpa gambaran yang jelas tentang posisi setiap invoice dalam siklus pemrosesan, tim sulit menjawab pertanyaan pemasok atau memperkirakan arus kas dengan akurat. Kurangnya transparansi ini membuat operasional tidak efisien, penanganan masalah menjadi reaktif, dan keputusan kurang tepat.

ProcessMind menyusun kembali perjalanan setiap invoice untuk memberi Anda gambaran proses dari penerimaan hingga pembayaran. Visualisasikan semua aktivitas dan urutannya agar status invoice dan hambatan terlihat jelas.

Invoice yang tidak diproses sesuai kebijakan perusahaan, misalnya melewati persetujuan wajib, dapat menyebabkan kegagalan audit, denda, dan peningkatan risiko penipuan. Untuk menjaga tata kelola, setiap invoice harus mengikuti aturan sepanjang siklusnya.

ProcessMind mendeteksi saat pemrosesan invoice menyimpang dari aturan bisnis atau jalur yang telah ditetapkan. Sistem menandai tindakan yang tidak patuh dan menunjukkan pelanggaran kebijakan, frekuensi, serta akar masalahnya agar Anda dapat mengurangi risiko lebih awal.

Waktu yang dibutuhkan invoice dari penerimaan hingga pembayaran sering kali terlalu lama, bahkan saat tidak ada hambatan yang terlihat. Siklus yang panjang mengikat modal kerja, mengurangi kelincahan organisasi, dan menghambat alokasi sumber daya internal.

ProcessMind menghitung durasi setiap langkah dan seluruh proses dari awal hingga akhir, lalu menunjukkan lokasi penumpukan keterlambatan. Anda mendapat temuan berbasis data tentang waktu siklus rata-rata dan kasus yang menyimpang, sehingga dapat mempercepat proses secara terarah.

Invoice sering diblokir dari pembayaran karena berbagai alasan. Akibatnya, jadwal pembayaran terganggu dan perlu upaya tambahan untuk menyelesaikan masalah. Jika blokir terlambat dibuka, hubungan dengan pemasok dan pengelolaan arus kas dapat terdampak.

ProcessMind mengidentifikasi aktivitas dan atribut yang memicu blokir pembayaran, lalu menganalisis alasan umum dan jalur penyelesaiannya. Temukan pemicu masalah dan sederhanakan penyelesaian dengan melihat kendala berulang serta hambatan dalam membuka blokir.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Siklus invoice yang panjang menunda pembayaran, merenggangkan hubungan dengan pemasok, dan meningkatkan biaya operasional. Tujuan ini berfokus pada pemangkasan seluruh perjalanan invoice, dari penerimaan hingga pembayaran, untuk memperbaiki arus kas, memanfaatkan lebih banyak diskon, dan meningkatkan efisiensi.

ProcessMind memetakan seluruh siklus berdasarkan data sistem sumber Anda dan menunjukkan hambatan, pengerjaan ulang, serta langkah yang tidak memberi nilai. Dengan menyoroti jalur proses terpanjang dan mengukur keterlambatan di setiap tahap, ProcessMind membantu Anda menentukan perbaikan yang dapat memangkas waktu siklus secara signifikan.

Pekerjaan manual yang tinggi, kesalahan input data, dan pengerjaan ulang yang sering membuat biaya pemrosesan setiap invoice membengkak. Tujuan ini adalah menemukan dan menghilangkan inefisiensi tersebut untuk menekan biaya operasional dan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis yang bernilai.

ProcessMind menemukan tugas berulang, siklus perbaikan kesalahan yang sering terjadi, dan titik intervensi manual dengan menganalisis data peristiwa dari sistem Anda. Ukur dampak inefisiensi ini dan temukan peluang terbaik untuk menerapkan otomatisasi, menyederhanakan proses, dan mengurangi biaya.

Pembayaran terlambat dapat memicu denda dan merusak hubungan dengan pemasok. Diskon pembayaran lebih awal yang terlewat juga berarti penghematan yang hilang. Tujuan ini berfokus pada perbaikan proses agar invoice dibayar tepat waktu dan semua diskon yang tersedia dapat dimanfaatkan.

ProcessMind melacak perjalanan invoice berdasarkan tanggal jatuh tempo dan periode diskon. Temukan keterlambatan tertentu, seperti persetujuan yang lambat atau penanganan pengecualian yang tidak efisien, yang menyebabkan tenggat terlewat. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat langkah penting dan memperbaiki modal kerja.

Penyimpangan dari kebijakan internal atau persyaratan peraturan menimbulkan risiko keuangan dan audit yang besar. Tujuan ini memastikan setiap invoice mengikuti proses yang ditetapkan dan patuh, tanpa pengecualian yang tidak sah atau langkah yang dilewati, sekaligus memperkuat kontrol internal.

ProcessMind membandingkan pelaksanaan proses aktual dengan model kepatuhan atau aturan bisnis yang telah ditetapkan. Sistem langsung menandai penyimpangan, seperti persetujuan tanpa wewenang atau aktivitas yang urutannya tidak sesuai, sehingga Anda dapat menutup celah kepatuhan.

Ketidakcocokan antara invoice dan purchase order, serta blokir pembayaran yang sering terjadi, menjadi penyebab utama keterlambatan dan pekerjaan manual. Tujuan ini adalah menemukan akar masalah pengecualian dan mengurangi frekuensinya agar alur kerja lebih lancar dan lebih mudah diotomatisasi.

ProcessMind menganalisis data historis untuk menemukan pola dan akar masalah di balik kegagalan pencocokan serta blokir pembayaran. Temukan pemasok, masalah data, atau langkah proses tertentu yang sering memicu pengecualian, lalu lakukan perbaikan lebih awal agar masalah tidak berulang.

Alur kerja yang berbeda antar tim, wilayah, atau jenis invoice membuat kinerja sulit diprediksi, memicu kesalahan, dan meningkatkan biaya operasional. Tujuan ini adalah menetapkan dan menerapkan satu proses standar yang optimal untuk menangani invoice.

ProcessMind menemukan dan memvisualisasikan setiap variasi proses, lalu membandingkan metrik kinerjanya, seperti biaya dan durasi. Gunakan bukti berbasis data untuk menentukan jalur proses terbaik dan mendorong penerapan alur kerja standar yang lebih efisien.

Status invoice yang tidak terlihat jelas menimbulkan ketidakpastian, membuat pemangku kepentingan berulang kali menanyakan status, dan menghambat pengelolaan proaktif. Tujuan ini adalah memberi gambaran yang jelas dan terkini tentang perjalanan setiap invoice agar tim memiliki informasi yang dibutuhkan.

ProcessMind menyusun kembali seluruh perjalanan invoice berdasarkan data sistem Anda. Dapatkan peta proses visual yang objektif, lengkap dengan status saat ini, aktivitas yang masih menunggu, dan potensi keterlambatan. Transparansi yang lebih baik mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memeriksa status secara manual.

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran

1
Hubungkan data dan temukan proses
2
Petakan proses Anda
3
Temukan hambatan
4
Analisis akar masalah
5
Rancang perbaikan
6
Pantau dan perbaiki
1

Hubungkan data dan temukan proses

Yang perlu dilakukan

Hubungkan data pengadaan hingga pembayaran dari ERP atau sumber data lain ke alat process mining Anda. Sertakan semua aktivitas dan pengenal kasus yang relevan, seperti nomor invoice, agar Anda mendapat gambaran proses yang utuh.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Langkah awal ini menjadi dasar faktual untuk seluruh analisis berikutnya. Tanpa data yang akurat dan lengkap, temuan dan perbaikan hanya akan bertumpu pada asumsi, bukan kondisi sebenarnya.

Hasil yang diharapkan

Dataset lengkap dan akurat yang siap dianalisis untuk menggambarkan seluruh perjalanan pemrosesan invoice Anda.

MANFAAT YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan hal yang belum terlihat dalam pemrosesan faktur

ProcessMind menampilkan seluruh perjalanan setiap faktur dan menunjukkan penyimpangan serta inefisiensi. Pahami perbedaan antara proses yang benar-benar berjalan dan model yang dirancang.
  • Lihat alur pemrosesan faktur yang benar-benar terjadi
  • Temukan hambatan dan keterlambatan dalam proses
  • Cari tahu penyebab pengerjaan ulang dan pengecualian
  • Bandingkan kinerja dan dorong otomatisasi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Tingkatkan efisiensi pemrosesan faktur

Hasil ini menunjukkan manfaat nyata yang umumnya diperoleh organisasi setelah mengoptimalkan pemrosesan faktur Purchase to Pay. Dengan wawasan berbasis data dari process mining, perusahaan dapat menemukan inefisiensi dan menerapkan perbaikan yang tepat sasaran.

0 %
Waktu siklus faktur lebih singkat

Rata-rata pengurangan waktu pemrosesan dari awal hingga akhir

Dengan menemukan dan mengatasi hambatan, organisasi dapat mempercepat proses faktur secara signifikan, dari penerimaan hingga pembayaran, sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.
0 %
Diskon pembayaran lebih awal meningkat

Peningkatan tingkat pemanfaatan diskon yang memenuhi syarat

Process mining menemukan peluang diskon pembayaran lebih awal yang terlewat dengan menunjukkan keterlambatan pemrosesan. Dengan begitu, organisasi dapat mengatur waktu pembayaran dengan lebih baik dan meningkatkan keuntungan.
0 %
Pekerjaan ulang manual berkurang

Penurunan jumlah pengecualian dan campur tangan manual

Dengan menemukan akar penyebab pengecualian yang sering terjadi, seperti masalah pencocokan dan pemblokiran pembayaran, organisasi dapat menerapkan perbaikan yang tepat sasaran. Langkah ini mengurangi penanganan manual dan biaya terkait secara signifikan.
0 %
Kepatuhan proses meningkat

Peningkatan kepatuhan terhadap kebijakan

Dengan membandingkan alur proses yang sebenarnya dengan alur ideal, organisasi dapat menemukan penyimpangan dan memastikan aturan serta kebijakan yang telah ditetapkan dipatuhi dengan lebih baik. Risiko dan temuan audit pun berkurang.
0 %
Biaya pemrosesan faktur lebih rendah

Rata-rata pengurangan biaya per faktur

Mengoptimalkan alur faktur dari awal hingga akhir dengan mengurangi pekerjaan ulang dan meningkatkan otomatisasi akan langsung menekan biaya rata-rata pemrosesan setiap faktur, sehingga menghasilkan penghematan yang signifikan.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan konteks organisasi. Angka yang ditampilkan menggambarkan peningkatan umum yang terlihat dalam berbagai penerapan yang berhasil.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik faktur pemasok. Nomor ini menjadi kunci utama untuk melacak faktur sepanjang siklusnya.

Mengapa ini penting

Ini adalah pengenal kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait sehingga siklus satu faktur dari awal hingga akhir dapat ditelusuri.

Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi selama siklus pemrosesan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam proses, menjadi dasar peta proses dan memungkinkan analisis semua hal yang berkaitan dengan alur.

Stempel waktu yang tepat untuk menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa dan menjadi dasar semua perhitungan kinerja serta durasi, seperti waktu siklus.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa selesai. Untuk peristiwa yang terjadi seketika, nilainya sering sama dengan Waktu Mulai.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan penghitungan durasi aktivitas secara akurat, yang penting untuk menemukan hambatan dan mengukur efisiensi pemrosesan.

Pengguna, karyawan, atau agen sistem yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis pembagian beban kerja, kinerja pengguna, dan perbedaan proses antarindividu atau tim.

Nama pemasok yang mengirimkan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan Anda mengelompokkan proses untuk menganalisis kinerja tiap pemasok. Informasi ini penting untuk pengelolaan pemasok dan menemukan sumber faktur bermasalah.

Nilai total faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menganalisis dampak keuangan, menentukan prioritas faktur bernilai tinggi, dan mengetahui apakah nilai faktur memengaruhi waktu atau jalur pemrosesan.

Kode mata uang untuk jumlah faktur, seperti USD atau EUR.

Mengapa ini penting

Atribut ini memberi konteks yang diperlukan untuk memahami jumlah faktur, sehingga analisis keuangan dan pengelompokan data untuk operasional global dapat dilakukan dengan akurat.

Tanggal batas pembayaran faktur agar tidak terlambat.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran dan menganalisis penyebab keterlambatan.

Alasan faktur diblokir dari pembayaran atau ditolak saat persetujuan.

Mengapa ini penting

Informasi ini penting untuk analisis akar masalah dan membantu menemukan penyebab umum keterlambatan pemrosesan, pengerjaan ulang, dan inefisiensi.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai saat faktur pertama kali diterima atau dibuat di sistem. Peristiwa ini menjadi titik awal siklus pemrosesan faktur, apa pun cara penerimaannya, seperti entri manual, portal pemasok, atau OCR.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk mengukur total waktu siklus pemrosesan faktur dari awal hingga akhir. Data ini menjadi acuan untuk memahami beban kerja dan keterlambatan pada tahap awal pemrosesan.

Menandai keberhasilan pencocokan faktur dengan pesanan pembelian dan, jika berlaku, bukti penerimaan barang. Langkah otomatis atau manual ini memvalidasi kesesuaian jumlah dan harga pada faktur dengan barang yang dipesan dan diterima.

Mengapa ini penting

Ini merupakan tonggak penting untuk pemrosesan langsung tanpa campur tangan. Tingginya jumlah pencocokan yang berhasil pada percobaan pertama menunjukkan proses pengadaan di tahap sebelumnya berjalan efisien.

Terjadi saat sistem atau pengguna menemukan ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, atau bukti penerimaan barang. Ketidaksesuaian seperti perbedaan harga atau jumlah biasanya menahan faktur dan memerlukan penanganan manual.

Mengapa ini penting

Melacak peristiwa ini penting untuk menganalisis akar penyebab keterlambatan pemrosesan dan pekerjaan ulang. Langkah ini membantu menemukan masalah pada keakuratan faktur pemasok atau proses pengadaan internal.

Menandai bahwa semua pihak yang diwajibkan dalam alur kerja telah menyetujui faktur. Tonggak ini mengizinkan faktur dibukukan keuangan dan dilanjutkan ke pembayaran.

Mengapa ini penting

Ini merupakan tonggak penting yang mengakhiri tahap validasi dan persetujuan. Data ini diperlukan untuk mengukur waktu siklus persetujuan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pemberian wewenang.

Terjadi saat pemberi persetujuan secara resmi menolak faktur sehingga prosesnya terhenti dalam alur kerja. Penolakan biasanya mengembalikan faktur untuk diperbaiki atau dibatalkan, lalu memulai siklus pekerjaan ulang.

Mengapa ini penting

Menganalisis penolakan faktur membantu menemukan akar penyebab pekerjaan ulang, seperti pengodean yang salah, pelanggaran kebijakan, atau masalah data dari tahap sebelumnya. Mengurangi penolakan penting untuk meningkatkan efisiensi.

Menandai pencatatan resmi faktur yang telah disetujui ke buku besar. Tindakan ini mencatat kewajiban keuangan dan mengubah status faktur dari sedang diproses menjadi siap dibayar.

Mengapa ini penting

Ini merupakan tonggak keuangan penting yang memastikan kewajiban telah diakui secara resmi. Keterlambatan sebelum tahap ini dapat memengaruhi penutupan keuangan dan keakuratan laporan.

Menandai tahap akhir proses saat pembayaran dilakukan dan kewajiban faktur dilunasi. Peristiwa ini memastikan dana telah disalurkan kepada pemasok.

Mengapa ini penting

Ini menandai selesainya siklus Purchase to Pay untuk sebuah faktur. Peristiwa ini menjadi acuan utama untuk mengukur tingkat ketepatan waktu pembayaran dan durasi proses secara keseluruhan.

Untuk rekomendasi data yang disesuaikan, pilih proses tertentu.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining memvisualisasikan jalur yang benar-benar dilalui invoice dalam sistem Anda dan menemukan penyimpangan, hambatan, serta pengerjaan ulang. Temukan akar masalah persetujuan yang lambat, ketidakcocokan PO, dan diskon pembayaran lebih awal yang terlewat. Gunakan temuan berbasis data untuk memperbaiki proses.

Untuk memulai, siapkan data log peristiwa yang mencakup nomor invoice sebagai pengenal kasus, nama aktivitas seperti "Invoice Diajukan" atau "Invoice Disetujui", stempel waktu setiap aktivitas, serta pengguna atau peran yang melakukan tindakan. Data ini memungkinkan Anda menyusun kembali perjalanan setiap invoice.

Setelah ekstraksi dan pemuatan awal data, yang dapat memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu tergantung kerumitan data, peta proses dan temuan awal biasanya segera tersedia. Dalam 2 hingga 4 minggu, Anda dapat menemukan hasil yang bermakna dan bisa ditindaklanjuti untuk menentukan bagian yang perlu diperbaiki.

Anda dapat mempercepat siklus persetujuan invoice, mengurangi kesalahan input data manual, dan memangkas waktu pemrosesan secara keseluruhan. Banyak organisasi berhasil meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran, mengurangi penolakan invoice, dan memperoleh visibilitas status invoice yang lebih baik secara real-time.

process mining membantu Anda membandingkan pelaksanaan proses yang sebenarnya dengan alur kerja ideal atau yang memenuhi aturan. Sistem menandai setiap penyimpangan dari aturan yang berlaku, seperti pengecualian tanpa persetujuan atau langkah yang terlewat. Hasilnya menjadi bukti yang jelas untuk audit kepatuhan dan tindakan perbaikan.

Bisa. process mining menunjukkan titik pasti dalam alur kerja pemrosesan faktur yang mengalami keterlambatan sehingga pembayaran tidak dapat dilakukan tepat waktu. Dengan mengetahui hambatan ini, yang sering terjadi pada tahap persetujuan atau pencocokan, Anda dapat menyederhanakan proses dan membayar faktur dalam periode diskon secara lebih konsisten. Dampaknya langsung terasa pada keuntungan.

Tentu. Dengan memetakan setiap langkah pemrosesan faktur, process mining memperlihatkan dengan jelas bagian yang paling sering memerlukan campur tangan manual. Wawasan berbasis data ini membantu Anda menentukan aktivitas yang dapat diotomatisasi, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi.

Solusi process mining umumnya berupa platform analisis terpisah yang mengambil data hasil ekstraksi dari sistem sumber. Proses ini hanya membaca data, tanpa berinteraksi dengan atau mengubah lingkungan yang sedang berjalan. Jadi, operasional, kinerja sistem, dan integritas data tetap terjaga. Konektor data biasanya tersedia untuk mempermudah ekstraksi.

Optimalkan pemrosesan faktur dan tingkatkan efisiensi P2P

Temukan hal yang belum terlihat dalam proses, kurangi biaya, dan percepat alur kerja faktur.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya 5 menit.