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Améliorez votre processus de facturation et de règlement, de la commande à l’encaissement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la facturation dans Oracle Fusion Financials.
Améliorez votre processus de facturation et de règlement, de la commande à l’encaissement
De la commande à l’encaissement : facturation
Oracle Fusion

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la facturation dans Oracle Fusion Financials pour accélérer les encaissements

Les processus de facturation comportent souvent des inefficacités qui retardent les paiements sans être immédiatement visibles. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les difficultés, de la création des factures au rapprochement des paiements. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations et optimiser le processus pour accélérer les encaissements.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Gagner en efficacité dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement, avec Oracle Fusion Financials

L’optimisation de votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement, est essentielle pour préserver une trésorerie saine, comptabiliser correctement les revenus et entretenir de bonnes relations avec vos clients. Dans Oracle Fusion Financials, le module de facturation joue un rôle central, de l’exécution des commandes à l’affectation finale des paiements. Pourtant, la complexité inhérente à ces systèmes financiers peut masquer des inefficacités, entraîner des retards de paiement, allonger le délai moyen de paiement client (DSO) et générer des coûts opérationnels évitables. Comprendre le parcours réel des factures, repérer les écarts par rapport au processus prévu et localiser précisément les goulots d’étranglement sont autant d’étapes vers une meilleure gestion financière.

Comment le Process Mining éclaire votre processus de facturation

Le Process Mining vous donne une vision précise de l’exécution réelle de votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement. À partir des données d’événements extraites directement d’Oracle Fusion Financials, il reconstitue le parcours de chaque facture, de sa création au rapprochement du paiement. Vous pouvez ainsi visualiser chaque étape, repérer les retards cachés et identifier les activités non conformes qui affectent votre cycle de conversion de trésorerie. Au lieu de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, vous disposez d’analyses fondées sur les données pour comprendre comment les factures sont réellement traitées, approuvées, envoyées et finalement payées. Vous pouvez notamment repérer les étapes qui ralentissent fortement le processus, comme les cycles d’approbation prolongés dans Oracle ou les problèmes récurrents d’envoi des factures aux clients. Le Process Mining répond précisément à des questions telles que « Pourquoi certaines factures mettent-elles plus de temps à être approuvées ? » ou « Où se situent les principaux retards dans nos efforts de recouvrement ? ».

Principaux leviers d’amélioration de la facturation

Le Process Mining vous permet de cibler des étapes précises de votre flux de travail de facturation, de la commande à l’encaissement, afin de les améliorer :

  • Création et exactitude des factures : repérez les sources d’erreurs ou de retards lors de la création initiale des factures pour garantir une facturation exacte et ponctuelle dès le départ. Analysez l’incidence des différentes méthodes de saisie ou sources de données sur l’exactitude et le temps de cycle.
  • Optimisation du flux d’approbation : visualisez et analysez les parcours d’approbation des factures. Repérez les blocages, les approbateurs ou services qui constituent des goulots d’étranglement et les possibilités de simplifier ces flux de travail dans Oracle Fusion Financials.
  • Envoi des factures et communication avec les clients : évaluez l’efficacité des différents modes d’envoi. Le Process Mining peut révéler les retards entre l’approbation d’une facture et son envoi effectif au client, ainsi que les problèmes liés à la confirmation de réception.
  • Stratégies de recouvrement : analysez les habitudes de paiement des clients et l’efficacité de vos processus de relance. Repérez les tendances associées aux retards de paiement et les possibilités d’adapter vos stratégies de recouvrement pour réduire les échéances dépassées.
  • Affectation et rapprochement des paiements : analysez la rapidité et l’exactitude de l’affectation des paiements des clients aux factures ouvertes. Repérez les inefficacités du rapprochement susceptibles de retarder la clôture des factures et d’affecter vos rapports financiers.
  • Conformité et gouvernance : surveillez le respect des politiques internes et des exigences réglementaires tout au long du cycle de facturation, afin que les opérations financières soient traitées correctement et de manière transparente dans Oracle Fusion Financials.

Ces analyses ciblées vous aident à améliorer le processus de facturation, de la commande à l’encaissement, et vous donnent des pistes concrètes pour résoudre les problèmes systémiques qui allongent sa durée globale.

Des résultats mesurables

L’optimisation des processus à partir des analyses du Process Mining apporte des bénéfices concrets :

  • Réduction du délai moyen de paiement client (DSO) : en simplifiant le traitement des factures, en accélérant les approbations et en optimisant le recouvrement, vous pouvez réduire sensiblement le temps nécessaire pour convertir les ventes en trésorerie.
  • Gain d’efficacité opérationnelle : réduisez les reprises manuelles et les exceptions, et automatisez les tâches courantes. Votre équipe financière peut ainsi se consacrer davantage aux activités stratégiques, tandis que les opérations de facturation, de la commande à l’encaissement, gagnent en efficacité.
  • Amélioration de la trésorerie et de la liquidité : une conversion plus rapide des ventes en trésorerie contribue directement à la santé financière de votre organisation et à sa capacité à réinvestir.
  • Satisfaction client accrue : une facturation exacte et ponctuelle, associée à un paiement simple, contribue à satisfaire vos clients et à renforcer vos relations commerciales.
  • Conformité renforcée et meilleure préparation aux audits : le respect constant des processus et des politiques définis réduit les risques et simplifie les audits.
  • Réduction des coûts : limitez les coûts liés aux interventions manuelles, au traitement des litiges et aux efforts de recouvrement prolongés.

Ces améliorations permettent de réduire le temps de cycle de facturation, de la commande à l’encaissement, et de transformer des opérations potentiellement bloquantes en un levier de performance financière.

Lancez votre démarche d’optimisation

Le Process Mining appliqué à votre processus de facturation, de la commande à l’encaissement, dans Oracle Fusion Financials fournit à votre équipe des analyses objectives fondées sur les données. Vous disposez d’une feuille de route claire pour faire évoluer le processus, dépasser les suppositions et mettre en œuvre des améliorations ciblées en toute confiance. Découvrez comment repérer et corriger les inefficacités cachées de vos opérations de facturation pour accélérer les encaissements et préparer l’avenir financier de votre organisation.

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Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’approbation, ce qui retarde leur envoi aux clients et, par conséquent, les paiements. Cela affecte directement la trésorerie, allonge le délai moyen de paiement client (DSO) et immobilise le fonds de roulement. ProcessMind visualise le parcours d’approbation exact de chaque facture dans Oracle Fusion Financials et identifie les approbateurs ou services à l’origine des goulots d’étranglement. Il indique où les factures attendent le plus longtemps, afin de cibler les améliorations, de simplifier le flux d’approbation et d’accélérer le cycle de conversion de trésorerie.

Les retards ou les erreurs lors de l’envoi des factures aux clients reportent les paiements et affectent directement la liquidité de l’organisation. Si les clients ne reçoivent pas leurs factures rapidement ou correctement, des litiges peuvent survenir et alourdir le traitement, au détriment des relations commerciales. ProcessMind mesure le temps écoulé entre « Invoice Generated » et « Invoice Sent to Customer » et révèle les inefficacités du mécanisme d’envoi dans le processus de facturation, de la commande à l’encaissement. Il repère les étapes ou les systèmes à l’origine des retards pour vous aider à optimiser l’envoi et à transmettre les factures plus rapidement et de manière plus fiable.

Un délai moyen de paiement client constamment élevé indique que les créances immobilisent la trésorerie trop longtemps, limitant la capacité de l’organisation à investir ou à couvrir ses coûts opérationnels. Cet indicateur révèle des inefficacités dans l’ensemble du processus de facturation, de la commande à l’encaissement. ProcessMind calcule le délai moyen de paiement client à différentes étapes en analysant les habitudes de paiement par rapport aux dates d’échéance des factures et aux dates de réception effectives des paiements. Il identifie les causes des cycles de paiement prolongés, comme l’envoi tardif des factures, la lenteur de l’affectation des paiements ou les litiges fréquents avec les clients, et vous aide à réduire ce délai.

Les erreurs d’affectation et de rapprochement des paiements augmentent le travail manuel, retardent la clôture des factures et peuvent créer des écarts dans les documents financiers. Elles mobilisent des ressources, compliquent le reporting financier et peuvent nuire à la satisfaction des clients en raison d’erreurs de facturation. ProcessMind cartographie le parcours entre « Customer Payment Received » et « Cash Applied/Reconciled » dans Oracle Fusion Financials, et met en évidence les écarts et les boucles de reprise. Il repère les erreurs récurrentes et les étapes qui nécessitent beaucoup d’interventions manuelles, afin de faciliter la refonte du processus et d’en améliorer l’exactitude et l’efficacité.

Les parcours de traitement des factures varient souvent en raison de décisions manuelles ou de procédures non standardisées. Il en résulte des temps de cycle imprévisibles, des coûts plus élevés et des risques de non-conformité. Sans visibilité claire, il est difficile de repérer les bonnes pratiques ou de faire respecter les procédures opérationnelles standard. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles du traitement des factures dans Oracle Fusion Financials, de leur création à leur clôture. Il mesure la fréquence et l’incidence de chaque variante, révèle les parcours non standard et vous aide à mettre en place un processus de facturation plus simple et conforme, de la commande à l’encaissement.

Les erreurs de montant, de coordonnées client ou de conditions de paiement nécessitent des corrections manuelles et un nouveau traitement. Elles augmentent les coûts opérationnels et la mobilisation des ressources, retardent les paiements et peuvent frustrer les clients, voire entraîner des litiges. ProcessMind repère les cas où des activités telles que « Invoice Approved » sont suivies de reprises ou d’une nouvelle génération de facture, et localise les sources des erreurs de facturation. L’analyse d’attributs tels que « Invoice Amount » et « Customer Name » permet de déterminer où ces erreurs surviennent et de prendre des mesures préventives pour améliorer l’exactitude de la facturation.

Les délais internes de traitement des factures, de leur réception à leur comptabilisation définitive, empêchent souvent les organisations de profiter des escomptes pour paiement anticipé proposés par les fournisseurs. Il en résulte une perte directe d’économies, qui pèse sur les résultats et la performance financière globale. ProcessMind analyse le temps écoulé entre les événements « Paiement client reçu » et « Paiement comptabilisé dans le grand livre » afin de déterminer si les retards empêchent de bénéficier des escomptes. La plateforme met en évidence les étapes du processus Order to Cash dans Oracle Fusion Financials qui peuvent être optimisées pour réaliser ces économies.

Lorsqu’un client conteste une facture, la longueur du processus de résolution mobilise des ressources, retarde l’encaissement et peut nuire à la relation client. Plus le litige reste ouvert longtemps, plus le risque de non-paiement ou de passage en perte augmente. ProcessMind repère les cas où l’événement « Facture envoyée au client » est suivi d’activités signalant un litige, puis analyse les étapes de résolution. La plateforme mesure la durée et la complexité de ces cycles, met en évidence les goulots d’étranglement et repère les possibilités d’accélérer le traitement des litiges dans le processus de facturation.

Des relances ou des actions de recouvrement mal programmées ou mal exécutées peuvent entraîner des retards de paiement et allonger le délai moyen de paiement client. La gestion de la trésorerie s’en trouve tendue, et des démarches de recouvrement plus coûteuses et plus fermes peuvent devenir nécessaires. ProcessMind analyse l’ordre et le calendrier des événements « Échéance de paiement atteinte », « Relance de paiement envoyée » et des paiements qui suivent. La plateforme indique si les relances sont envoyées trop tôt, trop tard ou sans effet, afin d’optimiser la stratégie de recouvrement et d’améliorer la trésorerie.

Sans vue claire et à jour des paiements attendus et des factures impayées, les organisations peinent à prévoir leur trésorerie avec précision. Cela complique la planification financière et peut entraîner des problèmes de liquidité ou faire manquer des occasions d’investissement. ProcessMind offre une vue dynamique des événements « Statut du paiement » et « Facture clôturée » pour l’ensemble des factures, avec une vision détaillée de l’état actuel des créances. Les utilisateurs d’Oracle Fusion Financials peuvent ainsi établir des prévisions de trésorerie plus précises et repérer les risques de liquidité à venir dans le processus Order to Cash.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire le temps nécessaire au passage des factures dans les étapes d’approbation internes, de leur création à leur autorisation définitive. Des approbations plus rapides permettent d’envoyer les factures plus tôt et d’accélérer les encaissements, ce qui améliore sensiblement la trésorerie des processus Order to Cash, facturation et émission des factures dans Oracle Fusion Financials. ProcessMind repère les goulots d’étranglement et les retards dans le flux d’approbation, et indique quelles étapes ou quels approbateurs ralentissent le traitement. L’analyse des journaux d’événements montre où les factures sont bloquées et peut orienter les changements de processus ou les possibilités d’automatisation. Les délais d’approbation peuvent ainsi être réduits de 20 à 30 %, pour gagner en efficacité dans Oracle Fusion Financials.

Cet objectif consiste à faire parvenir les factures aux clients rapidement après leur création, en limitant les retards de distribution internes. Un envoi plus rapide raccourcit le cycle de conversion de trésorerie, laisse davantage de temps aux clients pour régler leurs factures et améliore leur satisfaction concernant les opérations Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind visualise l’ensemble du parcours de livraison des factures et révèle les inefficacités dans Oracle Fusion Financials, comme les étapes manuelles, les retards système ou les erreurs de routage. En analysant le temps passé à chaque étape, la plateforme aide à repérer les possibilités d’automatisation ou de simplification du processus. L’envoi des factures peut ainsi être accéléré de 15 à 25 %, avec un effet positif sur la trésorerie.

L’objectif principal est de réduire le nombre moyen de jours nécessaires pour encaisser un paiement après une vente, un indicateur essentiel de la santé financière. Un DSO plus faible témoigne d’une meilleure gestion de la trésorerie, réduit les besoins en fonds de roulement et améliore la liquidité globale du cycle Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind analyse les activités qui influent sur le DSO dans Oracle Fusion Financials, notamment l’exactitude de la facturation, les délais d’envoi et le recouvrement des paiements. En identifiant les causes des retards, comme l’envoi tardif des factures ou la résolution prolongée des litiges, la plateforme aide à mettre en place des mesures ciblées pour réduire le DSO de 10 à 20 %.

L’objectif est de réduire les écarts entre les paiements reçus et les factures émises, afin d’affecter les encaissements correctement et dans les délais. Moins d’erreurs signifie des factures clôturées plus rapidement, des rapports financiers plus précis et moins de corrections manuelles dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind repère les étapes du rapprochement dans Oracle Fusion Financials où les erreurs surviennent fréquemment, par exemple les erreurs de saisie ou les écarts entre les systèmes de paiement. En comparant les parcours de rapprochement réels aux parcours attendus, la plateforme met en évidence les écarts et suggère de standardiser ou d’automatiser le processus, ce qui peut réduire les erreurs jusqu’à 40 %.

L’objectif est de définir des flux de travail cohérents et prévisibles pour toutes les factures, afin de limiter les variations susceptibles d’entraîner des erreurs, des retards ou des manquements à la conformité. La standardisation améliore l’efficacité, facilite la formation et rend les résultats plus prévisibles dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind détecte automatiquement toutes les variantes réelles du processus dans Oracle Fusion Financials et met en évidence les écarts par rapport au parcours attendu. La visualisation de ces variations aide les organisations à comprendre pourquoi certaines factures suivent des parcours inefficaces et à définir, à partir des données, des mesures pour généraliser les bonnes pratiques et atteindre 90 % de conformité au processus.

L’objectif est d’éviter les interventions manuelles nécessaires pour corriger les erreurs de création de factures ou de saisie des données, qui mobilisent beaucoup de temps et de ressources. La réduction des reprises améliore l’efficacité, diminue les coûts opérationnels et contribue à la satisfaction des équipes chargées de la facturation dans le processus Order to Cash. ProcessMind repère dans Oracle Fusion Financials les étapes précises et les causes des erreurs de facturation qui nécessitent des reprises manuelles, comme une saisie incorrecte ou une approbation manquante. En identifiant les activités qui précèdent ces erreurs, la plateforme permet de cibler les mesures à prendre, par exemple l’automatisation du processus ou la formation des utilisateurs, afin de réduire les reprises manuelles de 30 à 50 %.

L’objectif est de tirer systématiquement parti des conditions de paiement avantageuses, comme les escomptes accordés en cas de paiement anticipé. Ces escomptes améliorent la trésorerie, réduisent les coûts financiers et renforcent les relations avec les fournisseurs dans le cycle Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind compare les dates de paiement aux échéances et aux conditions d’escompte dans Oracle Fusion Financials, et repère les cas où des retards de traitement internes ont fait perdre un escompte. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement concernés, comme une approbation tardive ou un traitement lent des factures, afin d’ajuster le processus et d’augmenter de 10 à 15 % le taux d’escomptes obtenus.

L’objectif est de réduire le temps nécessaire pour résoudre les litiges des clients concernant les factures, de leur signalement initial à leur règlement définitif. Une résolution plus rapide améliore la satisfaction client, accélère les encaissements et limite les pertes de revenus potentielles dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind cartographie l’ensemble du parcours de résolution des litiges dans Oracle Fusion Financials, repère les motifs récurrents et indique précisément les étapes où le traitement se bloque. En mettant en évidence les inefficacités et les schémas récurrents, la plateforme aide les organisations à simplifier leurs flux de travail et à réduire les délais de résolution jusqu’à 25 %.

L’objectif est d’améliorer l’envoi des relances de paiement pour qu’elles soient effectuées au bon moment, ciblent les bons clients et accélèrent les encaissements. Un processus de relance optimisé réduit les créances impayées et améliore la trésorerie sans surcharger l’équipe de recouvrement dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind analyse le calendrier et la fréquence des relances dans Oracle Fusion Financials, puis les compare aux comportements de paiement réels. En examinant quelles relances sont suivies d’un paiement plus rapide, la plateforme aide les organisations à affiner leurs flux de recouvrement et à en améliorer l’efficacité de 15 à 20 %.

L’objectif est de mieux comprendre, à tout moment, les entrées et sorties de trésorerie en améliorant la visibilité sur le processus de facturation et de paiement. Une meilleure visibilité facilite la planification financière, accélère la prise de décision et permet de gérer les liquidités de manière proactive dans le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. ProcessMind offre dans Oracle Fusion Financials une vue complète et en temps réel des activités liées aux factures et de leur statut actuel. En suivant chaque facture de sa création à l’affectation de l’encaissement, la plateforme fournit les données nécessaires à des prévisions de trésorerie plus précises et à une meilleure réactivité opérationnelle.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Order to Cash, facturation et émission des factures

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour le processus Order to Cash, facturation et émission des factures. Il est conçu pour structurer les données d’Oracle Fusion Financials et faciliter leur analyse.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Le modèle adapté garantit une préparation uniforme des données et leur importation dans ProcessMind pour une analyse précise et efficace, et des résultats immédiats.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à être rempli avec les données de facturation et d’émission des factures d’Oracle Fusion Financials.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Visualisez votre processus de facturation Oracle pour accélérer les encaissements

ProcessMind représente l’ensemble de votre processus de facturation et de règlement, de la commande à l’encaissement, dans Oracle Fusion Financials. Vous disposez d’une vue claire de chaque étape et pouvez repérer les difficultés précises ainsi que les possibilités d’accélérer les encaissements.
  • Repérez les retards dans la création des factures
  • Identifiez les écarts dans le rapprochement des paiements
  • Optimisez les cycles de facturation dans Oracle Fusion
  • Accélérez les encaissements
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Optimiser votre processus de facturation et d’émission des factures

Ces résultats illustrent les améliorations concrètes généralement obtenues par les organisations qui optimisent leur processus Order to Cash, facturation et émission des factures. Le Process Mining appliqué aux données d’Oracle Fusion Financials leur fournit des analyses pour simplifier les opérations et améliorer la performance financière.

0 % faster
Approbations des factures plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Automatisez et optimisez les flux d’approbation pour que les factures soient approuvées beaucoup plus rapidement. Vous réduirez ainsi les retards d’envoi aux clients et améliorerez la trésorerie.
0 days
Réduire le délai moyen de paiement client

Réduction du délai moyen d’encaissement

Repérez et résolvez les goulots d’étranglement à l’origine des retards de paiement pour réduire sensiblement le temps nécessaire à l’encaissement après l’émission d’une facture. Vous renforcerez ainsi directement votre fonds de roulement.
0 %
Réduction des reprises liées à la facturation

Réduction des corrections dues aux erreurs

Identifiez les causes des erreurs de facturation et des ressaisies manuelles pour réduire fortement le temps et les coûts consacrés à la correction des factures avant leur envoi aux clients.
0 %
Profiter au maximum des escomptes pour paiement anticipé

Augmentation du taux d’escomptes obtenus

Optimisez les cycles de traitement et d’approbation des factures pour effectuer les paiements dans les délais et bénéficier des escomptes disponibles. Vous contribuerez ainsi directement à la rentabilité et aux économies.
0 %
Parcours de processus standardisés

Couverture accrue des variantes du processus

Renforcez le respect des processus de facturation standardisés et optimisés. Vous réduirez les variations et améliorerez l’efficacité opérationnelle ainsi que la conformité dans toute l’organisation.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture, utilisé comme ID de cas principal pour suivre toutes les activités associées.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut relie toutes les activités de facturation et de paiement associées au sein d’un même cas, ce qui permet d’analyser le cycle de vie de la facture de manière complète et précise.

La date et l’heure précises auxquelles une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Les horodatages sont indispensables au calcul des indicateurs de performance, notamment des temps de cycle, des retards et du respect des échéances. Ils constituent la base de l’analyse quantitative des processus.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut apporte le contexte financier de chaque cas. Il permet d’analyser les montants, de donner la priorité aux factures de valeur élevée et de calculer les principaux KPI financiers.

Nom du client ou de l’entité à laquelle la facture est adressée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de segmenter le processus par client et de mettre en évidence les différences de comportement, les schémas de paiement et les éventuels problèmes relationnels qui influent sur la trésorerie.

Date à laquelle le paiement de la facture doit être effectué.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la principale référence pour mesurer le respect des délais de paiement, calculer le DSO et suivre l’ancienneté des créances.

Statut actuel de la facture dans son cycle de vie, par exemple « Ouverte », « Clôturée » ou « Contestée ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut donne rapidement une vue d’ensemble de l’état actuel d’une facture et facilite le filtrage et la catégorisation pour les rapports financiers et la gestion opérationnelle.

Unité opérationnelle de l’organisation ayant émis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet de comparer les performances des différentes unités de l’organisation, de repérer les bonnes pratiques et de cibler les améliorations à apporter.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Création initiale d’une facture dans le système, souvent à l’état de brouillon ou incomplète. Cet événement est enregistré explicitement lorsqu’un utilisateur enregistre pour la première fois une nouvelle facture dans le module Comptes clients.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque le début effectif du processus de facturation. L’analyse du temps écoulé entre la création et la finalisation permet de repérer les retards de saisie en amont ou les problèmes de performance du système.

La facture a reçu toutes les approbations nécessaires et peut être envoyée au client. Cet événement est enregistré lorsque le flux d’approbation se termine avec succès et que le statut de la facture est mis à jour.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante conditionne l’envoi de la facture au client. Tout retard repousse le début du délai de paiement et influe sur le délai moyen de paiement client (DSO).

La facture a été transmise au client selon le mode de réception qu’il préfère, par exemple par courriel ou par courrier. Le système enregistre souvent l’horodatage de l’exécution de l’envoi.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque officiellement le début du délai de paiement. Mesurer le temps écoulé entre l’approbation et l’envoi est essentiel pour évaluer l’efficacité de la distribution des factures.

Un paiement du client a été saisi dans le système sous la forme d’un encaissement. À ce stade, il n’est pas nécessairement encore affecté à une facture précise.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante correspond à une entrée de trésorerie. Le temps écoulé entre la réception du paiement et son affectation à une facture est un indicateur clé de l’efficacité de la gestion de trésorerie.

Le paiement reçu du client a été rapproché avec succès et affecté à la facture correspondante, ce qui réduit son solde impayé. Cette opération fait l’objet d’un enregistrement transactionnel distinct.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité confirme que l’encaissement a été correctement affecté, ce qui est essentiel à l’exactitude des rapports d’ancienneté des créances et des états financiers. Elle marque la dernière étape de la comptabilisation de l’encaissement au titre de la créance.

La facture est entièrement réglée et rapprochée ; son cycle de vie est terminé. Cet événement est généralement déduit lorsque le solde restant dû de la facture atteint zéro et que son statut est mis à jour.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du règlement final de la facture et de la fin du processus. Le temps total nécessaire pour atteindre cet état correspond au temps de cycle de bout en bout, un KPI essentiel du processus de facturation.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d’exécution réelles de votre processus dans Oracle Fusion Financials pour montrer comment se déroulent effectivement la facturation et l’émission des factures. Il repère les goulots d’étranglement, comme les approbations lentes ou les retards d’envoi, et met au jour les causes de problèmes tels qu’un délai moyen de paiement client (DSO) élevé ou des erreurs fréquentes de rapprochement des paiements. Vous disposez ainsi d’analyses fondées sur les données pour simplifier les opérations et améliorer la trésorerie.

Pour réaliser le Process Mining de la facturation et de l’émission des factures, il faut principalement des journaux d’événements dont le numéro de facture sert d’identifiant de cas. Les principaux attributs requis sont le nom de chaque activité, son horodatage et la ressource qui en est responsable. D’autres attributs, comme le montant de la facture, les informations sur le client et les conditions de paiement, peuvent enrichir l’analyse.

Les données d’Oracle Fusion Financials sont généralement extraites à l’aide des outils de reporting standard, de requêtes SQL sur la base de données sous-jacente ou, si elles sont disponibles, d’API. L’objectif est de recueillir les journaux d’événements qui détaillent chaque étape du traitement d’une facture, avec les horodatages et les métadonnées associées. Nous pouvons vous conseiller sur les méthodes les plus efficaces et les plus sûres pour votre environnement.

Le Process Mining peut vous aider à réduire les délais d’approbation des factures, à accélérer leur envoi et à diminuer sensiblement le délai moyen de paiement client (DSO). Il permet également de réduire les erreurs de rapprochement des paiements, de standardiser les parcours de traitement des factures et d’améliorer l’efficacité des relances. Ces améliorations renforcent la visibilité en temps réel sur la trésorerie et réduisent les reprises manuelles.

Le Process Mining est généralement non intrusif, car il analyse principalement les données historiques extraites de votre système Oracle Fusion Financials. Sa mise en œuvre porte sur l’extraction, la transformation et le chargement des données dans un outil dédié au Process Mining, sans modifier votre système opérationnel en production. Vos activités courantes sont ainsi peu perturbées.

Les premières analyses et visualisations générales du processus peuvent souvent être produites quelques semaines après l’extraction et le chargement des données. Une analyse plus approfondie, l’identification des causes et la définition de mesures d’amélioration concrètes demandent généralement quelques semaines supplémentaires. Une fois les changements mis en œuvre, leurs effets peuvent commencer à se faire sentir en quelques mois, selon leur complexité.

Outre l’accès aux données d’Oracle Fusion Financials, le principal prérequis technique est une plateforme de Process Mining, hébergée dans le cloud ou installée sur site. En général, aucune modification importante de l’infrastructure Oracle Fusion Financials n’est nécessaire. Des capacités élémentaires d’intégration des données sont indispensables pour les connecter et les actualiser régulièrement aux fins d’analyse.

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