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Melhore seu gerenciamento de mudanças

Guia em 6 etapas para otimizar o gerenciamento de mudanças no Jira.

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Otimize o gerenciamento de mudanças no Jira Service Management

Muitas organizações enfrentam implantações lentas e riscos maiores devido a atrasos nas aprovações e desafios de conformidade nos processos de mudança. Nossa plataforma ajuda você a identificar esses gargalos com precisão e a garantir maior adesão às políticas internas. Com essas orientações, você pode aumentar significativamente a eficiência e simplificar a gestão de mudanças em toda a operação.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

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A importância de otimizar o gerenciamento de mudanças

Um gerenciamento de mudanças eficaz vai além de cumprir procedimentos: é essencial para a estabilidade de TI e a agilidade dos negócios. No ambiente acelerado de hoje, as organizações implantam atualizações com frequência, lançam novos serviços e modificam sistemas existentes. Toda mudança, por menor que seja, envolve riscos. Mudanças mal gerenciadas podem causar interrupções nos serviços, vulnerabilidades de segurança, falhas de Conformidade e custos operacionais significativos. O Jira Service Management registra cada etapa do processo de mudanças, da solicitação inicial ao encerramento. Mas entender a eficiência real e o cumprimento dos procedimentos a partir de dados brutos pode ser um desafio. Otimizar o gerenciamento de mudanças é essencial para manter a confiabilidade dos serviços, acelerar a inovação e garantir que cada atualização dos sistemas contribua para os objetivos do negócio.

Descubra como as mudanças realmente acontecem com Process Mining

O Process Mining ajuda você a analisar as práticas de gerenciamento de mudanças no Jira Service Management. Ele transforma os Event Logs das solicitações de mudança, com atividades como "Solicitação de mudança criada", "Avaliação de risco realizada" e "Mudança implementada", em mapas visuais completos do processo. Ao contrário dos modelos teóricos, o Process Mining revela o fluxo real das mudanças e identifica desvios, ciclos de retrabalho e gargalos que afetam a eficiência da equipe. Usando o ID da solicitação de mudança como identificador do caso, você acompanha cada mudança de ponta a ponta. Assim, fica fácil ver onde as mudanças ficam paradas, quais etapas de aprovação causam atrasos e se as equipes seguem os procedimentos estabelecidos. O objetivo é ir além das suposições e obter insights baseados em dados para entender não apenas o que aconteceu, mas também como e por que.

Identifique oportunidades de melhoria no gerenciamento de mudanças

A análise dos dados de gerenciamento de mudanças do Jira Service Management com Process Mining revela oportunidades específicas de melhoria:

Identificação de gargalos: Encontre facilmente os pontos em que as solicitações de mudança passam tempo demais, como etapas de aprovação prolongadas, períodos extensos de testes ou atrasos na alocação de recursos. Entender esses pontos de espera é o primeiro passo para reduzir o tempo de ciclo do gerenciamento de mudanças.
Verificação de Conformidade: Detecte automaticamente desvios das políticas de mudança definidas. Isso inclui avaliações de risco ignoradas, mudanças não autorizadas ou mudanças implementadas sem a aprovação necessária. Identificar esses casos com antecedência ajuda você a manter a Conformidade regulatória e reduzir os riscos em auditorias.
Redução do tempo de ciclo: Analise todo o percurso das solicitações de mudança para identificar e eliminar atrasos desnecessários e atividades de retrabalho. Isso ajuda diretamente a reduzir o tempo de ciclo do gerenciamento de mudanças e permite entregar atualizações importantes mais rapidamente.
Análise de retrabalho: Descubra padrões comuns de mudanças devolvidas para revisão ou reavaliação. Entender as causas raiz do retrabalho permite resolver os problemas na origem, melhorando a qualidade e a eficiência do processo.
Otimização de recursos: Entenda como os recursos são utilizados em cada etapa do processo de mudanças. Identifique equipes ou pessoas constantemente sobrecarregadas e aquelas com capacidade ociosa para distribuir melhor o trabalho.

Obtenha benefícios concretos com mudanças mais simples

Ao melhorar sistematicamente o gerenciamento de mudanças com Process Mining, você pode alcançar benefícios significativos e mensuráveis:

Entrega de serviços mais rápida: Reduza bastante o tempo entre a solicitação e a implementação das mudanças, acelerando o lançamento de novos recursos e correções de bugs.
Mais estabilidade nos serviços: Reduza as interrupções e os incidentes relacionados a mudanças, garantindo que elas sejam avaliadas, aprovadas e implementadas corretamente. Isso aumenta o tempo de disponibilidade dos sistemas.
Mais Conformidade: Siga consistentemente as políticas internas e as regulamentações externas, reduzindo o risco de penalidades e melhorando a preparação para auditorias.
Mais eficiência operacional: Otimize a alocação de recursos, elimine desperdícios e reduza o custo geral do gerenciamento de mudanças, liberando as equipes para se concentrarem em iniciativas estratégicas.
Mais satisfação das partes interessadas: Entregue mudanças de forma previsível e confiável, aumentando a confiança de usuários e das áreas de negócio.

Comece a melhorar o gerenciamento de mudanças

Quer transformar o gerenciamento de mudanças no Jira Service Management? Com Process Mining, você obtém a clareza e os insights acionáveis necessários. Visualize os fluxos reais do processo e identifique oportunidades de melhoria para implementar mudanças direcionadas e alcançar ganhos mensuráveis em eficiência, Conformidade e qualidade dos serviços. Descubra hoje todo o potencial das suas operações de gerenciamento de mudanças.

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Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

Ciclos de aprovação prolongados costumam paralisar iniciativas críticas de mudança, causando atrasos nos prazos e na implantação de recursos. Esses gargalos podem prejudicar bastante a agilidade operacional e o tempo de lançamento de atualizações essenciais, aumentando os riscos para o negócio. O ProcessMind analisa a atividade 'Solicitação de mudança aprovada', identifica os grupos de aprovadores ou as etapas que causam atrasos e mostra o impacto nas metas de SLA. Assim, você pode simplificar o gerenciamento de mudanças no Jira Service Management.

Às vezes, as mudanças são implementadas sem passar por todas as etapas obrigatórias de análise e aprovação, o que traz riscos significativos de Conformidade e pode comprometer a estabilidade dos sistemas. Esses desvios podem levar a falhas em auditorias e interrupções inesperadas dos serviços, prejudicando a governança. O ProcessMind detecta automaticamente todos os casos em que uma mudança passa de 'Solicitação de mudança enviada' para 'Mudança implementada' sem a etapa essencial 'Solicitação de mudança aprovada'. Isso revela caminhos fora de Conformidade no processo de gerenciamento de mudanças do Jira Service Management.

Um grande volume de solicitações de mudança rejeitadas costuma gerar muito retrabalho e desperdiçar tempo e recursos valiosos. Esse ciclo de revisões atrasa as implantações, frustra as equipes e aumenta o custo de cada iniciativa de mudança. O ProcessMind mapeia todos os ciclos de retrabalho no processo de gerenciamento de mudanças e mostra com que frequência as mudanças são 'Revisadas' ou 'Aprovadas', mas acabam voltando para novas alterações. A ferramenta identifica as causas raiz e os motivos mais comuns dessas rejeições no Jira Service Management.

Certas fases do ciclo de vida do gerenciamento de mudanças se tornam pontos de espera recorrentes, como a avaliação de riscos ou a análise de impacto. Esses gargalos atrasam todo o processo, postergam as implementações e reduzem a eficiência geral. O ProcessMind mede com precisão a duração de cada atividade, como 'Avaliação de risco realizada' ou 'Análise de impacto conduzida', para identificar quais etapas do processo de gerenciamento de mudanças no Jira Service Management causam atrasos significativos.

O descumprimento frequente dos acordos de nível de serviço (SLAs) para concluir mudanças prejudica a confiança das partes interessadas e pode levar a penalidades ou interrupções operacionais. Não atingir essas metas indica ineficiências que precisam de atenção imediata. O ProcessMind compara os tempos reais de conclusão das solicitações de mudança com o 'Alvo de SLA' e a 'Data prevista de conclusão'. A ferramenta destaca os casos específicos de violação de SLA e identifica as ineficiências subjacentes no processo do Jira Service Management que causam esses atrasos.

Algumas equipes ou pessoas ficam frequentemente sobrecarregadas com tarefas relacionadas a mudanças, criando gargalos e atrasos no processo de gerenciamento de mudanças. Essa distribuição desigual do trabalho pode levar ao esgotamento de profissionais essenciais e prolongar os prazos. O ProcessMind analisa o uso de recursos em atividades como 'Plano de implementação elaborado' ou 'Mudança implementada' e identifica quais 'Grupo de aprovadores' ou 'Equipe de implementação' enfrentam cargas de trabalho excessivas com frequência, atrasando as mudanças no Jira Service Management.

As mudanças costumam seguir caminhos muito diferentes ou pouco estruturados, o que reduz a previsibilidade e a eficiência. Sem padronização, fica mais difícil manter a qualidade e simplificar as operações. O ProcessMind reconstrói visualmente todos os caminhos reais das solicitações de mudança e revela os desvios mais comuns em relação ao fluxo ideal do processo de gerenciamento de mudanças no Jira Service Management. Isso destaca etapas desnecessárias e sequências inconsistentes de atividades.

Mesmo após a atividade 'Testes realizados', as mudanças frequentemente apresentam problemas ou falhas durante a 'Revisão pós-implementação'. Isso indica fragilidades na etapa de testes que podem comprometer a estabilidade. O ProcessMind relaciona a atividade 'Testes realizados' aos resultados observados durante a 'Revisão pós-implementação' ou a 'Mudança verificada'. A análise ajuda a identificar padrões em que mudanças submetidas a determinados procedimentos de teste ainda causam problemas no processo do Jira Service Management.

Mudanças com 'Nível de risco' ou 'Impacto' altos às vezes avançam sem uma 'Avaliação de risco realizada' completa, aumentando a probabilidade de falhas após a implementação. Isso expõe a organização a riscos operacionais desnecessários. O ProcessMind analisa a relação entre os atributos 'Nível de risco' e 'Impacto' de uma mudança e a abrangência da atividade 'Avaliação de risco realizada'. A ferramenta revela casos em que mudanças de alto risco no Jira Service Management podem não receber a análise adequada, aumentando as taxas de falha.

Às vezes, as mudanças são iniciadas e concluídas de maneira ad hoc, sem passar pelo processo formal de solicitação de mudança. Essas mudanças não planejadas podem causar interrupções operacionais, conflitos e falta de rastreabilidade histórica. O ProcessMind detecta mudanças que se desviam significativamente da sequência esperada, de 'Solicitação de mudança criada' a 'Mudança encerrada', e identifica casos em que etapas essenciais, como 'Mudança agendada' ou 'Mudança aprovada', foram totalmente ignoradas. Isso revela processos ad hoc ocultos no Jira Service Management.

Muitas vezes, as partes interessadas não têm uma visão abrangente e atualizada do status e do andamento das solicitações de mudança em curso. Essa falta de visibilidade gera incerteza, aumenta o número de consultas e dificulta o planejamento de atividades dependentes. O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta de cada solicitação de mudança, de 'Solicitação de mudança criada' a 'Mudança encerrada'. A ferramenta mostra a etapa atual exata e o histórico do processo, dando visibilidade completa do gerenciamento de mudanças no Jira Service Management.

A atividade 'Revisão pós-implementação' costuma atrasar bastante depois que uma mudança é implementada. Esse ciclo lento de feedback dificulta a melhoria contínua e impede que as equipes aprendam rapidamente com os acertos e os erros. O ProcessMind mede o tempo entre 'Mudança implementada' e 'Revisão pós-implementação', identificando casos e padrões de revisões atrasadas. A ferramenta mostra onde ocorrem os atrasos no processo de gerenciamento de mudanças do Jira Service Management e como eles afetam ciclos importantes de feedback.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo necessário para aprovar solicitações de mudança e fazer com que mudanças críticas avancem mais rapidamente. Aprovações mais rápidas permitem implantar novos recursos, corrigir bugs e atualizar a infraestrutura em menos tempo, aumentando a agilidade dos serviços e reduzindo o impacto dos atrasos nas operações do negócio. O objetivo é resolver um dos principais pontos de atrito no gerenciamento de mudanças. O ProcessMind identifica as etapas de aprovação ou os grupos de aprovadores que causam atrasos significativos no Jira Service Management. A ferramenta destaca caminhos de aprovação fora do padrão e mostra onde as mudanças ficam paradas, permitindo reconfigurar fluxos de trabalho, automatizar aprovações rotineiras ou redistribuir responsabilidades. Com isso, é possível reduzir o tempo de ciclo em 20% a 30%.

Este objetivo busca garantir que todas as mudanças sigam as políticas de governança definidas e os requisitos regulatórios. Impedir que mudanças não autorizadas ignorem os controles é essencial para manter a estabilidade dos sistemas, a segurança dos dados e a preparação para auditorias, além de reduzir os riscos de alterações fora de Conformidade no Jira Service Management. O ProcessMind identifica automaticamente todos os caminhos reais das mudanças e os compara com os modelos ideais para detectar desvios, controles ignorados e atividades não autorizadas. A ferramenta registra cada mudança em trilhas auditáveis, ajudando a identificar as causas raiz da falta de Conformidade e permitindo que as organizações reforcem o cumprimento dos processos. Assim, as taxas de Conformidade podem aumentar de 15% a 25%.

Este objetivo busca reduzir significativamente o número de mudanças rejeitadas ou que exigem muito retrabalho, melhorando a qualidade das solicitações iniciais e do processamento posterior. Menos rejeições significam menos esforço desperdiçado, mais agilidade e custos operacionais menores no gerenciamento de mudanças do Jira Service Management. O ProcessMind identifica as etapas e os atributos, como avaliações de risco inadequadas ou análises de impacto incompletas, que costumam levar à rejeição de mudanças ou exigir retrabalho. Ao revelar esses padrões, a ferramenta ajuda você a direcionar treinamentos, ajustar processos ou aprimorar Templates. Com isso, é possível reduzir o retrabalho em 10% a 20% e aumentar a taxa de sucesso na primeira tentativa.

Este objetivo busca identificar e resolver pontos específicos do processo de mudanças em que o trabalho se acumula ou fica significativamente mais lento. Eliminar esses gargalos garante um fluxo de mudanças mais contínuo, evita atrasos e aumenta a capacidade de processamento, fatores essenciais para um gerenciamento de mudanças eficiente no Jira Service Management. O ProcessMind mapeia visualmente todo o percurso das mudanças e destaca etapas ou transferências com tempos de espera ou filas muito acima do normal. Ao quantificar o impacto desses gargalos, a ferramenta ajuda a redistribuir recursos estrategicamente, redesenhar processos ou implementar iniciativas de automação, acelerando o processo como um todo em 15% a 25%.

O objetivo é cumprir ou superar consistentemente os acordos de nível de serviço para a entrega e a resolução de mudanças. Cumprir mais SLAs é essencial para a satisfação dos clientes, a qualidade dos serviços e a confiabilidade do gerenciamento de serviços de TI no Jira Service Management. O ProcessMind acompanha a duração das mudanças em relação às metas de SLA definidas para diferentes tipos ou prioridades. A ferramenta identifica as atividades ou os caminhos que causam violações de SLA, como longas esperas por aprovações ou etapas de implementação, permitindo intervenções proativas e ajustes no processo. Assim, é possível aumentar o cumprimento dos SLAs em 10% a 20%.

Este objetivo busca garantir o uso eficiente dos recursos, sejam pessoas ou sistemas, em todas as iniciativas de mudança, sem sobrecarga nem ociosidade. O gerenciamento eficaz de recursos reduz atrasos e custos operacionais e ajuda a executar as tarefas de gerenciamento de mudanças com mais fluidez no Jira Service Management. O ProcessMind analisa a duração das atividades e a atribuição de recursos para identificar onde há sobrecarga, formação de filas ou subutilização. A ferramenta oferece insights baseados em dados sobre a demanda e a capacidade dos recursos, permitindo equilibrar a distribuição do trabalho e reduzir em potencial de 5% a 10% os custos relacionados a recursos.

Este objetivo busca reduzir as variações no processamento das mudanças e incentivar o cumprimento das melhores práticas e dos fluxos de trabalho definidos. Uma execução padronizada aumenta a previsibilidade, reduz erros, simplifica o treinamento e melhora a eficiência operacional geral do gerenciamento de mudanças no Jira Service Management. O ProcessMind identifica automaticamente todas as variantes reais do processo e destaca os desvios em relação ao caminho ideal ou mais eficiente. A ferramenta quantifica o impacto da falta de padronização no tempo de ciclo e nos custos, permitindo que as organizações priorizem os caminhos desejados e reduzam as variantes do processo em 20% a 30%, aumentando a eficiência.

O objetivo é garantir que os testes ao longo do ciclo de vida das mudanças sejam completos e identifiquem possíveis problemas antes da implantação. Testes eficazes reduzem os problemas após a implementação, minimizam interrupções nos serviços e evitam reversões dispendiosas no Jira Service Management. O ProcessMind pode analisar a relação entre a duração e o escopo da atividade "Testes realizados" e a ocorrência de problemas na "Revisão pós-implementação" ou de incidentes posteriores relacionados à mudança. Isso ajuda a identificar padrões de testes insuficientes e aprimorar os protocolos de teste para reduzir os problemas após a implantação em 10% a 15%.

Este objetivo busca aumentar a confiabilidade e a precisão das avaliações de risco realizadas para cada mudança, garantindo que possíveis problemas sejam identificados e mitigados corretamente. Avaliações de risco mais precisas levam a decisões melhores, menos falhas inesperadas e maior estabilidade dos serviços gerenciados pelo Jira Service Management. O ProcessMind pode relacionar a atividade "Avaliação de risco realizada" aos resultados posteriores, como "Mudança verificada" ou "Mudança encerrada", identificando especialmente mudanças que, apesar de apresentarem alto risco inicial, ainda resultam em falhas ou retrabalho. Ao analisar os atributos e os caminhos que levam a avaliações imprecisas, a plataforma ajuda a aprimorar os critérios de avaliação de risco e a reduzir falhas inesperadas em 5% a 10%.

O objetivo é reduzir o número de mudanças emergenciais ou feitas sob demanda que ignoram os processos padrão e muitas vezes causam interrupções operacionais e aumentam os riscos. Menos mudanças não planejadas contribuem para um ambiente de TI mais estável e previsível, além de melhorar a confiabilidade dos serviços e a eficiência do planejamento. O ProcessMind identifica mudanças que seguem caminhos muito incomuns ou abreviados, muitas vezes indicativos de mudanças não planejadas ou emergenciais. Ao relacioná-las a incidentes posteriores ou quedas de performance, a plataforma revela as causas raiz dessas mudanças e ajuda as organizações a reduzir sua ocorrência em 10% a 15%, promovendo um ambiente de gestão de mudanças mais controlado.

Este objetivo busca dar às partes interessadas uma visão clara e em tempo real do status e do andamento de todas as solicitações de mudança. Mais transparência melhora a comunicação, permite gerenciar expectativas de forma proativa e apoia decisões melhores ao longo do ciclo de vida do Gerenciamento de Mudanças no Jira Service Management. O ProcessMind cria visualizações abrangentes, baseadas em dados, de cada mudança ativa, mostrando a etapa atual, o histórico e a previsão de conclusão com base em dados históricos. Esse monitoramento de processos em tempo real oferece visibilidade para que as equipes identifiquem mudanças paradas e compartilhem atualizações precisas com as partes interessadas.

O objetivo é reduzir o tempo necessário para realizar revisões pós-implementação (PIRs) depois que uma mudança é implantada. Fazer essas revisões em tempo hábil é essencial para registrar as lições aprendidas, validar o sucesso da mudança e identificar rapidamente impactos imprevistos, contribuindo para a melhoria contínua do Gerenciamento de Mudanças no Jira Service Management. O ProcessMind destaca mudanças em que a atividade "Revisão pós-implementação" atrasa ou não ocorre após "Mudança implementada" e "Mudança verificada". A plataforma pode identificar os motivos dos atrasos, como falta de recursos disponíveis ou de um gatilho claro, permitindo ajustar o processo para concluir as PIRs de 20% a 30% mais rápido e garantir ciclos de feedback ágeis.

O caminho de melhoria em 6 etapas para o Gerenciamento de Mudanças

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado para processos de Gerenciamento de Mudanças. Ele garante que seus dados estejam estruturados corretamente para uma análise mais precisa.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template

Por que isso importa

Uma estrutura de dados padronizada é essencial para analisar o processo com precisão, evitar problemas e garantir que todas as informações relevantes sejam registradas para promover melhorias.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para uso, estruturado para os dados de Gerenciamento de Mudanças do Jira Service Management.

PRINCIPAIS INSIGHTS

Veja como o processo de gerenciamento de mudanças realmente funciona

O ProcessMind apresenta visualizações interativas do seu processo de gerenciamento de mudanças. Você terá uma visão clara de cada etapa e poderá identificar oportunidades para aumentar significativamente a eficiência.

Identifique atrasos nas aprovações e gargalos ocultos
Verifique a conformidade com as políticas de mudança
Simplifique os fluxos de trabalho de mudança para acelerar as implantações
Otimize todo o processo de gerenciamento de mudanças

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Excelência no Gerenciamento de Mudanças

Estes resultados mostram as melhorias mensuráveis que as organizações costumam alcançar ao usar Process Mining para otimizar os fluxos de trabalho de Gerenciamento de Mudanças no Jira Service Management. Ao identificar gargalos e ineficiências, as empresas podem simplificar as aprovações, acelerar as implantações e reduzir erros.

0 %

Ciclos de aprovação mais rápidos

Redução média no tempo de aprovação

Identifique e elimine gargalos no fluxo de trabalho de aprovação para que mudanças críticas avancem sem atrasos desnecessários. Isso acelera todo o processo de entrega de mudanças.

0 %

Menos retrabalho e rejeições

Redução nas mudanças que precisam ser reenviadas

Identifique as causas raiz das rejeições e do retrabalho, como informações incompletas ou critérios pouco claros. Isso melhora a qualidade das solicitações de mudança desde o início e reduz o esforço desperdiçado.

0 %

Mais conformidade

Menos mudanças não autorizadas

Detecte automaticamente e receba alertas sobre desvios dos processos padrão ou implementações de mudanças não autorizadas. Isso fortalece os registros de auditoria e a adesão aos controles.

0 %

Maior cumprimento dos SLAs

Mais mudanças concluídas no prazo

Tenha uma visão clara das mudanças que correm o risco de ultrapassar a data prevista de conclusão. Resolva os problemas de forma proativa para que mais mudanças cumpram os acordos de nível de serviço.

0 %

Menos problemas após a implementação

Redução nos incidentes após as mudanças

Analise a eficácia dos testes e das etapas de implementação para reduzir interrupções nos serviços. Isso contribui para sistemas mais estáveis após as mudanças e menores custos de resolução de incidentes.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.

Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de cada caso de solicitação de mudança, que reúne todas as atividades relacionadas, da criação ao encerramento.

Por que isso importa

Este é o identificador fundamental do caso, que permite acompanhar toda a jornada de uma solicitação de mudança e analisar sua performance.

Nome de um evento de negócio ou de uma tarefa específica que ocorreu no processo de Gerenciamento de Mudanças.

Por que isso importa

Define as etapas do processo e é essencial para descobrir mapas de processo, analisar variantes e identificar gargalos.

Registro exato de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Este registro de data e hora é a base de todas as análises de performance e duração, permitindo calcular os tempos de ciclo e identificar atrasos.

Status atual ou histórico da solicitação de mudança no momento do evento.

Por que isso importa

Ele oferece uma visão clara do andamento e do resultado final de uma solicitação de mudança, algo essencial para analisar o throughput e o retrabalho.

A classificação da mudança, como padrão, normal ou emergencial.

Por que isso importa

Ele permite segmentar o processo para analisar diferentes fluxos de trabalho, como mudanças padrão e emergenciais, que têm expectativas de performance e riscos próprios.

O usuário atualmente responsável por executar a ação relacionada à solicitação de mudança.

Por que isso importa

Isso ajuda a analisar a performance dos recursos e a distribuição da carga de trabalho, identificando gargalos individuais ou da equipe.

O nível de risco avaliado para a mudança, como baixo, médio ou alto.

Por que isso importa

Permite analisar se os controles do processo e os fluxos de trabalho de aprovação são eficazes para diferentes perfis de risco, além de ajudar a relacionar o risco às taxas de falha das mudanças.

O nível de prioridade atribuído à solicitação de mudança, que indica sua importância para o negócio.

Por que isso importa

Permite analisar a performance do processo de acordo com a prioridade para o negócio e verificar se as mudanças críticas estão sendo aceleradas como esperado.

O prazo planejado ou definido pelo Acordo de Nível de Serviço (SLA) para concluir a solicitação de mudança.

Por que isso importa

Este é o principal dado para calcular o cumprimento do SLA e identificar quais mudanças correm o risco de ultrapassar o prazo.

Indica se a solicitação de mudança foi concluída até a data prevista.

Por que isso importa

Apresenta um resultado claro, com duas possibilidades, para a performance do SLA em cada caso, simplificando os relatórios e a análise do cumprimento do SLA.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Indica a criação inicial de uma solicitação de mudança no Jira Service Management. Esse evento é registrado explicitamente com data e hora de criação quando uma nova solicitação do tipo 'Change' é salva pela primeira vez.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida de todas as solicitações de mudança. Ele é essencial para medir o prazo total e analisar o volume de mudanças recebidas ao longo do tempo.

Indica que a solicitação de mudança passou pela análise inicial e aguarda uma decisão formal do Comitê Consultivo de Mudanças (CAB) ou dos aprovadores designados. Esse evento é registrado por uma mudança de status no fluxo de trabalho, como a passagem para 'Aguardando aprovação' ou 'Aguardando CAB'.

Por que isso importa

Esta atividade é essencial para medir o tempo de espera pela aprovação e identificar gargalos na etapa de tomada de decisão, que afetam diretamente o KPI de tempo de ciclo de aprovação de mudanças.

Um marco importante que indica a aprovação formal da mudança para implementação. Quase sempre, esse evento é identificado por uma mudança de status no fluxo de trabalho do Jira para um status como 'Aprovado' ou 'Pronta para implementação'.

Por que isso importa

Este evento marca o fim do ciclo de aprovação e o início da etapa de implementação. Ele é essencial para medir os tempos de ciclo de aprovação e acompanhar mudanças não autorizadas.

Um marco importante que indica a conclusão do trabalho relacionado à mudança. Esse evento é registrado quando o status muda para algo como 'Implementada' ou 'Aguardando verificação' no fluxo de trabalho do Jira.

Por que isso importa

Este marco encerra a etapa de implementação e é essencial para calcular o prazo de implementação. Também dá início às atividades de revisão e verificação pós-implementação.

Indica o encerramento final da solicitação de mudança, quando todas as atividades relacionadas foram concluídas. Esse evento é registrado quando o status da solicitação no Jira muda para um status final de resolução, como 'Encerrada' ou 'Concluída'.

Por que isso importa

Este é o principal ponto final do processo. Ele é usado para calcular o tempo de ciclo total e verificar o cumprimento dos SLAs.

Perguntas frequentes

Como o Process Mining ajuda especificamente a melhorar o Gerenciamento de Mudanças no Jira Service Management?

O Process Mining analisa os registros de solicitações de mudança do Jira Service Management para mostrar o fluxo real das mudanças. A análise identifica gargalos, revela desvios dos processos padrão e destaca problemas como aprovações demoradas ou retrabalho frequente. Com essa visibilidade, você pode direcionar ações para ineficiências específicas e promover melhorias mensuráveis.

Quais dados precisamos do Jira Service Management para fazer Process Mining?

Você precisa principalmente dos Event Logs das solicitações de mudança, com o ID da solicitação, as descrições ou os status das atividades e os respectivos registros de data e hora. Atributos adicionais, como responsável, tipo de mudança ou projeto, podem enriquecer a análise. Esses dados permitem reconstruir a jornada completa de cada mudança.

Como extraímos os dados necessários do Jira Service Management?

Em geral, você pode extrair os dados usando os recursos de relatórios integrados do Jira, a API REST ou, se tiver permissão, acessando diretamente o banco de dados subjacente. O objetivo é obter um conjunto de dados estruturado com o identificador do caso, a atividade e o registro de data e hora de cada evento. Muitas ferramentas de Process Mining também oferecem conectores para sistemas comuns, como o Jira.

Que melhorias podemos esperar no Gerenciamento de Mudanças depois de usar Process Mining?

Você pode acelerar os ciclos de aprovação de mudanças ao identificar e eliminar gargalos, melhorar a conformidade ao detectar mudanças não autorizadas e reduzir o retrabalho ao encontrar as causas raiz das rejeições. Com isso, você pode melhorar o cumprimento dos acordos de nível de serviço, otimizar a alocação de recursos e tornar a entrega de mudanças mais eficiente.

Quanto tempo costuma levar para ver resultados do Process Mining no Gerenciamento de Mudanças?

Muitas vezes, você consegue obter os primeiros insights poucas semanas após extrair e analisar os dados, dependendo da qualidade dos dados e da complexidade do processo. Depois de identificadas e implementadas, melhorias significativas podem levar alguns meses para se consolidar e serem mensuradas. É um processo iterativo de descoberta e otimização.

O Process Mining pode ajudar a reduzir as taxas de rejeição e retrabalho das mudanças?

Sim. O Process Mining identifica com precisão as etapas do Gerenciamento de Mudanças em que ocorrem rejeições ou retrabalho com frequência e revela as atividades ou condições anteriores que contribuem para esses problemas. Ao entender as causas raiz, você pode implementar ações direcionadas para simplificar os processos e reduzir ineficiências que geram custos.

Precisamos de conhecimentos especializados em TI para implementar Process Mining no Gerenciamento de Mudanças?

Ter conhecimentos técnicos básicos para extrair e preparar os dados ajuda, mas as plataformas modernas de Process Mining são desenvolvidas para usuários de negócios. Muitas oferecem interfaces intuitivas e conectores de dados automatizados. Ainda assim, contar com um analista de dados ou especialista em processos na equipe pode aumentar significativamente a profundidade e a velocidade da análise.

Como o Process Mining ajuda a lidar com problemas como o não cumprimento de acordos de nível de serviço (SLAs) no Gerenciamento de Mudanças?

O Process Mining mostra a duração real de cada etapa e dos ciclos completos de mudança, permitindo identificar exatamente onde ocorrem atrasos e quais mudanças correm o risco de não cumprir os SLAs. A análise pode destacar grupos de aprovação ou etapas que contribuem repetidamente para os atrasos. Com esses insights baseados em dados, você pode agir de forma proativa e redesenhar o processo para cumprir as metas de SLA com mais consistência.

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