> Continu verbeteren van processen > Verandermanagement > Jira Service Management

Verbeter je verandermanagement

Je 6-stappengids voor efficiënter verandermanagement in Jira.
Verbeter je verandermanagement
Verandermanagement
Jira Service Management

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer verandermanagement in Jira Service Management

Veel organisaties hebben te maken met trage implementaties en meer risico door vertragingen bij goedkeuringen en problemen met compliance in hun wijzigingsprocessen. Ons platform laat precies zien waar de bottlenecks zitten en helpt je interne richtlijnen beter na te leven. Zo kun je efficiënter werken en wijzigingen in de hele bedrijfsvoering beter afhandelen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom goed verandermanagement nodig is

Goed verandermanagement is meer dan een procedure: het draagt bij aan stabiele IT en een wendbare bedrijfsvoering. Organisaties voeren voortdurend updates door, introduceren nieuwe diensten en passen bestaande systemen aan. Elke wijziging brengt risico’s met zich mee, hoe klein die ook is. Slecht beheerde wijzigingen kunnen leiden tot onderbrekingen van diensten, beveiligingslekken, problemen met compliance en hoge bedrijfskosten. Jira Service Management registreert elke stap in het wijzigingsproces, van de eerste aanvraag tot de afsluiting. Toch is het lastig om op basis van ruwe data te bepalen hoe efficiënt het proces verloopt en of de afspraken worden nageleefd. Een beter ingericht verandermanagementproces helpt de dienstverlening betrouwbaar te houden, vernieuwing te versnellen en ervoor te zorgen dat systeemupdates bijdragen aan de doelen van je organisatie.

Het werkelijke wijzigingsproces in kaart met process mining

Met process mining krijg je zicht op verandermanagement in Jira Service Management. De event logs van wijzigingsaanvragen, met activiteiten als "Change Request Created", "Risk Assessment Performed" en "Change Implemented", worden omgezet in visuele proceskaarten. Anders dan een theoretisch model laat process mining zien hoe wijzigingen werkelijk verlopen, inclusief afwijkingen, lussen met herhaalwerk en bottlenecks die de efficiëntie van je team beïnvloeden. Gebruik het ID van de wijzigingsaanvraag als case-ID en volg elke wijziging van begin tot eind. Zo zie je waar wijzigingen vastlopen, welke goedkeuringen vertraging veroorzaken en of teams de afgesproken procedures volgen. Je kijkt niet langer alleen naar aannames, maar naar wat de data laat zien: wat er gebeurde, hoe en waarom.

Waar je verandermanagement kunt verbeteren

Process mining op de data over verandermanagement uit Jira Service Management brengt concrete verbeterpunten aan het licht:

  • Bottlenecks opsporen: Zie waar wijzigingsaanvragen onnodig lang blijven liggen, bijvoorbeeld tijdens langdurige goedkeuringsrondes, uitgebreide testperiodes of het toewijzen van bronnen. Als je weet waar het werk vastloopt, kun je de doorlooptijd van verandermanagement verkorten.
  • Compliance controleren: Spoor automatisch afwijkingen van het wijzigingsbeleid op. Denk aan overgeslagen risicobeoordelingen, ongeautoriseerde wijzigingen of implementaties zonder de juiste goedkeuring. Door problemen vroeg te signaleren, kun je aan regels blijven voldoen en auditrisico’s beperken.
  • Doorlooptijden verkorten: Analyseer het volledige verloop van wijzigingsaanvragen en spoor onnodige vertragingen en herhaalwerk op. Zo kun je de doorlooptijd verkorten en waardevolle updates sneller leveren.
  • Herhaalwerk analyseren: Ontdek patronen in wijzigingen die worden teruggestuurd voor aanpassing of een nieuwe beoordeling. Als je de oorzaken kent, kun je problemen bij de bron aanpakken en de kwaliteit en efficiëntie van het proces verbeteren.
  • Bronnen beter verdelen: Bekijk hoe bronnen in de verschillende procesfasen worden ingezet. Spoor teams of medewerkers op die structureel te veel werk hebben, of juist capaciteit overhouden, en verdeel het werk beter.

Wat beter beheerde wijzigingen opleveren

Door verandermanagement met process mining stapsgewijs te verbeteren, kun je concrete resultaten verwachten:

  • Snellere dienstverlening: Verkort de tijd tussen aanvraag en implementatie, zodat nieuwe functies en bugfixes sneller beschikbaar zijn.
  • Stabielere dienstverlening: Beperk storingen en incidenten door wijzigingen zorgvuldig te beoordelen, goed te keuren en correct te implementeren. Zo blijft het systeem vaker beschikbaar.
  • Betere compliance: Volg interne beleidsregels en externe voorschriften consequent. Zo verklein je de kans op boetes en ben je beter voorbereid op audits.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Verdeel bronnen beter, voorkom verspilling en verlaag de kosten van wijzigingsbeheer. Zo houden teams meer tijd over voor werk dat bijdraagt aan de doelen van de organisatie.
  • Tevreden stakeholders: Lever wijzigingen voorspelbaar en betrouwbaar op, zodat gebruikers en stakeholders in de organisatie erop kunnen rekenen.

Aan de slag met beter verandermanagement

Wil je verandermanagement in Jira Service Management verbeteren? Met deze aanpak op basis van process mining zie je hoe het proces werkelijk verloopt en waar je kunt ingrijpen. Breng de processtromen in kaart en voer gerichte wijzigingen door. Zo kun je de efficiëntie, compliance en kwaliteit van de dienstverlening meetbaar verbeteren. Bekijk hoe je de bedrijfsvoering rond verandermanagement kunt verbeteren.

Verandermanagement Wijzigingsaanvraag IT-servicemanagement ITSM Goedkeuringen Compliance Risicobeheer Procesverbetering Efficiëntie van implementaties Ticketafhandeling Ticketbeheer Wijzigingsadviesraad CAB Releaseplanning Wijzigingsaanvragen IT-infrastructuur

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Langdurige goedkeuringsrondes houden belangrijke wijzigingen vaak tegen. Deadlines worden gemist en de implementatie van functies loopt vertraging op. Deze bottlenecks beperken de wendbaarheid van de bedrijfsvoering en vertragen essentiële updates, waardoor bedrijfsrisico’s toenemen. ProcessMind analyseert de activiteit 'Change Request Approved' en laat zien welke goedkeuringsgroepen of procesfasen vertraging veroorzaken. Ook wordt duidelijk wat dit betekent voor je SLA-doelen, zodat je het verandermanagementproces in Jira Service Management kunt verbeteren.

Soms worden wijzigingen doorgevoerd zonder de volledige verplichte beoordeling en goedkeuring. Dat brengt compliance en de stabiliteit van systemen in gevaar. Zulke afwijkingen kunnen leiden tot mislukte audits en onverwachte onderbrekingen van diensten, en verzwakken de governance. ProcessMind spoort automatisch elk geval op waarin een wijziging van 'Change Request Submitted' naar 'Change Implemented' gaat zonder de vereiste stap 'Change Request Approved'. Zo worden niet-conforme routes in het verandermanagementproces van Jira Service Management zichtbaar.

Veel afgewezen wijzigingsaanvragen leiden vaak tot extra herstelwerk, waardoor tijd en bronnen verloren gaan. Deze herhaalde rondes vertragen implementaties, frustreren teams en verhogen de kosten van elke wijziging. ProcessMind brengt alle lussen met herhaalwerk in het verandermanagementproces in kaart. Je ziet hoe vaak wijzigingen na 'Reviewed' of 'Approved' worden teruggestuurd voor aanpassingen. Ook worden de oorzaken en veelvoorkomende aanleidingen voor afwijzingen in Jira Service Management zichtbaar.

Sommige fasen in de levenscyclus van een wijziging lopen steeds vast, bijvoorbeeld de risicobeoordeling of impactanalyse. Deze bottlenecks vertragen het hele proces, stellen implementaties uit en verlagen de efficiëntie. ProcessMind meet precies hoe lang activiteiten als 'Risk Assessment Performed' en 'Impact Analysis Conducted' duren. Zo zie je welke stappen in het verandermanagementproces van Jira Service Management voor grote vertragingen zorgen.

Als Service Level Agreements (SLA’s) voor de afhandeling van wijzigingen niet worden gehaald, neemt het vertrouwen van stakeholders af. Het kan ook leiden tot boetes of verstoringen van de bedrijfsvoering. Het missen van deze doelen wijst op inefficiënties die aandacht nodig hebben. ProcessMind vergelijkt de werkelijke voltooiingstijden van wijzigingsaanvragen met de ingestelde 'SLA Target' en 'Target Completion Date'. Je ziet welke SLA’s niet zijn gehaald en welke inefficiënties in Jira Service Management daarvoor verantwoordelijk zijn.

Sommige teams of medewerkers krijgen vaak te veel wijzigingstaken toegewezen. Dat veroorzaakt bottlenecks en vertragingen in het verandermanagementproces. Een ongelijke verdeling van het werk kan belangrijke medewerkers overbelasten en de doorlooptijd verlengen. ProcessMind analyseert hoe bronnen worden ingezet bij activiteiten als 'Implementation Plan Developed' en 'Change Implemented'. Zo zie je welke 'Approver Group' of 'Implementation Team' structureel te veel werk heeft, waardoor wijzigingen in Jira Service Management vertraging oplopen.

Wijzigingen volgen vaak uiteenlopende of ongestructureerde routes. Dat maakt het proces onvoorspelbaar en minder efficiënt. Zonder vaste werkwijze is het lastiger om de kwaliteit te bewaken en de bedrijfsvoering te verbeteren. ProcessMind brengt alle routes van wijzigingsaanvragen visueel in kaart en laat zien waar ze afwijken van het gewenste procesverloop in Jira Service Management. Zo worden onnodige stappen en wisselende volgordes van activiteiten zichtbaar.

Ook na de activiteit 'Testing Performed' leiden wijzigingen regelmatig tot problemen of fouten tijdens de 'Post-Implementation Review'. Dat wijst op tekortkomingen in de testfase en kan de stabiliteit van systemen aantasten. ProcessMind legt verband tussen de activiteit 'Testing Performed' en de resultaten van 'Post-Implementation Review' of 'Change Verified'. Zo ontdek je patronen waarbij wijzigingen ondanks specifieke testprocedures problemen opleveren in het proces van Jira Service Management.

Wijzigingen met een hoog 'Risk Level' of grote 'Impact' worden soms doorgevoerd zonder grondige activiteit 'Risk Assessment Performed'. Daardoor neemt de kans op problemen na implementatie toe en loopt de organisatie onnodige risico’s. ProcessMind analyseert het verband tussen de attributen 'Risk Level' en 'Impact' van een wijziging en de grondigheid van de activiteit 'Risk Assessment Performed'. Zo zie je welke wijzigingen met een hoog risico in Jira Service Management mogelijk onvoldoende worden beoordeeld en vaker misgaan.

Soms worden wijzigingen ad hoc gestart en afgerond, zonder het formele proces voor wijzigingsaanvragen te volgen. Zulke ongeplande wijzigingen kunnen de bedrijfsvoering verstoren, conflicten veroorzaken en het lastig maken om achteraf te zien wat er is gebeurd. ProcessMind spoort wijzigingen op die sterk afwijken van de verwachte volgorde 'Change Request Created' tot 'Change Closed'. Je ziet bijvoorbeeld wanneer belangrijke stappen als 'Change Scheduled' of 'Change Approved' ontbreken. Zo worden verborgen ad-hocprocessen in Jira Service Management zichtbaar.

Stakeholders hebben vaak geen realtime en volledig beeld van de status en voortgang van lopende wijzigingsaanvragen. Dat leidt tot onzekerheid, meer vragen en problemen bij het plannen van afhankelijk werk. ProcessMind geeft een overzicht van elke wijzigingsaanvraag, van 'Change Request Created' tot 'Change Closed'. Je ziet de huidige fase en de eerdere route, zodat het verandermanagementproces in Jira Service Management inzichtelijk wordt.

De activiteit 'Post-Implementation Review' loopt vaak flinke vertraging op nadat een wijziging is geïmplementeerd. Door deze trage terugkoppeling kunnen teams minder snel leren van wat goed en fout ging. ProcessMind meet de tijd tussen 'Change Implemented' en 'Post-Implementation Review'. Je ziet welke evaluaties te laat zijn en welke patronen daarbij horen. Ook wordt duidelijk waar de vertraging in het verandermanagementproces van Jira Service Management ontstaat en hoe die de terugkoppeling belemmert.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd die nodig is om wijzigingsaanvragen goed te keuren, zodat belangrijke wijzigingen sneller door het proces gaan. Snellere goedkeuringen zorgen ervoor dat nieuwe functies, bugfixes en infrastructuurupdates eerder worden geïmplementeerd. Dat maakt de dienstverlening wendbaarder en beperkt de gevolgen van vertragingen voor de bedrijfsvoering. Zo pak je een belangrijk knelpunt in verandermanagement aan. ProcessMind laat zien welke goedkeuringsstappen of -groepen in Jira Service Management voor grote vertragingen zorgen. Je ziet afwijkende goedkeuringsroutes en waar wijzigingen vastlopen. Daarna kun je workflows aanpassen, routinematige goedkeuringen automatiseren of verantwoordelijkheden anders verdelen om de doorlooptijden met 20-30% te verkorten.

Dit doel houdt in dat alle wijzigingen voldoen aan het vastgestelde governancebeleid en de wettelijke vereisten. Voorkom dat ongeautoriseerde wijzigingen controles omzeilen. Dat is belangrijk voor de stabiliteit van systemen, gegevensbeveiliging en een goede voorbereiding op audits. Zo beperk je risico’s van niet-conforme wijzigingen in Jira Service Management. ProcessMind brengt alle werkelijke wijzigingsroutes automatisch in kaart en vergelijkt ze met de gewenste modellen. Zo worden afwijkingen zichtbaar waarbij controles worden overgeslagen of ongeautoriseerde activiteiten plaatsvinden. Het auditspoor van elke wijziging helpt de oorzaken van non-compliance te achterhalen en de naleving van processen te verbeteren. Zo kan compliance met 15-25% toenemen.

Dit doel is gericht op een flinke afname van het aantal afgewezen wijzigingen en wijzigingen die veel herstelwerk vragen. Zo verbeter je de kwaliteit van aanvragen en de verdere afhandeling. Minder afwijzingen betekenen minder verspilde inspanning, snellere voortgang en lagere bedrijfskosten voor verandermanagement in Jira Service Management. ProcessMind laat zien welke procesfasen en attributen, zoals onvoldoende risicobeoordelingen of onvolledige impactanalyses, vaak tot afwijzingen of herstelwerk leiden. Met die informatie kun je gerichte training geven, processen aanpassen of templates verbeteren. Zo kan het herstelwerk met 10-20% afnemen en neemt de kans toe dat aanvragen in één keer worden goedgekeurd.

Dit doel is gericht op het opsporen en oplossen van plekken in het wijzigingsproces waar werk zich ophoopt of sterk vertraagt. Als je deze bottlenecks wegneemt, verlopen wijzigingen gelijkmatiger en voorkom je vertragingen. Ook neemt de doorvoer toe, wat belangrijk is voor efficiënt verandermanagement in Jira Service Management. ProcessMind brengt het volledige verloop van wijzigingen visueel in kaart en laat zien bij welke processtappen of overdrachten de wachttijden of wachtrijen ongewoon lang zijn. Door de impact van bottlenecks te meten, kun je bronnen anders verdelen, het proces opnieuw inrichten of automatisering inzetten. Zo kan het proces in totaal 15-25% sneller verlopen.

Het doel is om de Service Level Agreements voor de levering en afhandeling van wijzigingen consequent te halen of te overtreffen. Een betere naleving van SLA’s draagt bij aan klanttevredenheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Ook laat je zo zien dat IT-servicemanagement in Jira Service Management betrouwbaar is. ProcessMind volgt de doorlooptijd van wijzigingen en vergelijkt die met de SLA-doelen voor verschillende wijzigingstypen en prioriteiten. Je ziet welke activiteiten of routes tot overschrijdingen leiden, bijvoorbeeld lange wachttijden op goedkeuringen of implementatiestappen. Zo kun je op tijd ingrijpen en processen aanpassen om de SLA-naleving met 10-20% te verbeteren.

Dit doel is erop gericht om personeel en systemen efficiënt in te zetten voor alle wijzigingen, zonder overbelasting of ongebruikte capaciteit. Goed beheer van bronnen beperkt vertragingen en bedrijfskosten en helpt teams wijzigingstaken in Jira Service Management soepel uit te voeren. ProcessMind analyseert de duur van activiteiten en de toewijzing van bronnen. Je ziet waar bronnen overbelast raken en wachtrijen ontstaan, of waar capaciteit onbenut blijft. De data laat zien hoeveel capaciteit nodig is en wat beschikbaar is. Zo kun je het werk beter verdelen en mogelijk 5-10% besparen op brongebonden kosten.

Dit doel is gericht op minder variatie in de afhandeling van wijzigingen en op het volgen van best practices en afgesproken workflows. Een vaste werkwijze maakt resultaten voorspelbaarder, beperkt fouten, vereenvoudigt training en verbetert de efficiëntie van verandermanagement in Jira Service Management. ProcessMind brengt automatisch alle werkelijke procesvarianten in kaart en laat zien waar ze afwijken van de gewenste of efficiëntste route. Je ziet wat die afwijkingen betekenen voor doorlooptijden en kosten. Zo kunnen organisaties de gewenste routes bevorderen en het aantal procesvarianten met 20-30% terugdringen, wat de efficiëntie verhoogt.

Het doel is om wijzigingen grondig te testen en mogelijke problemen vóór de implementatie op te sporen. Goede tests beperken problemen na implementatie, onderbrekingen van diensten en kostbare terugdraaiingen in Jira Service Management. ProcessMind analyseert het verband tussen de duur en omvang van de activiteit "Testing Performed" en problemen tijdens "Post-Implementation Review" of latere incidenten rond de wijziging. Zo ontdek je patronen die wijzen op onvoldoende tests en kun je testprocedures aanpassen om problemen na implementatie met 10-15% te verminderen.

Dit doel is om de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van risicobeoordelingen per wijziging te verbeteren, zodat mogelijke problemen goed worden herkend en aangepakt. Nauwkeurigere beoordelingen leiden tot betere beslissingen, minder onverwachte storingen en stabielere services die via Jira Service Management worden beheerd. ProcessMind koppelt de activiteit ‘Risicobeoordeling uitgevoerd’ aan latere uitkomsten zoals ‘Wijziging geverifieerd’ of ‘Wijziging gesloten’. Daarbij worden vooral wijzigingen zichtbaar die aanvankelijk een hoog risico hadden, maar toch tot storingen of herstelwerk leidden. Door de attributen en procespaden te analyseren die samenhangen met onjuiste beoordelingen, kun je de criteria voor risicobeoordeling aanscherpen. Zo kan het aantal onverwachte storingen met 5-10% dalen.

Het doel is het aantal ad-hoc- of noodwijzigingen te beperken die buiten de standaardprocessen om worden uitgevoerd. Zulke wijzigingen leiden vaak tot verstoringen in de bedrijfsvoering en meer risico. Minder ongeplande wijzigingen zorgen voor een stabielere en beter voorspelbare IT-omgeving. Dat verbetert de betrouwbaarheid van services en maakt de planning efficiënter. ProcessMind herkent wijzigingen met ongebruikelijke of afgebroken procespaden, die vaak wijzen op ongeplande wijzigingen of noodwijzigingen. Door deze te koppelen aan latere incidenten of prestatieverlies, brengt het de oorzaken van ad-hocwijzigingen in beeld. Zo kunnen organisaties het aantal ervan met 10-15% terugdringen en wijzigingen beter beheersen.

Dit doel is om betrokkenen realtime inzicht te geven in de status en voortgang van alle wijzigingsverzoeken. Meer transparantie verbetert de communicatie, helpt verwachtingen tijdig te managen en ondersteunt betere beslissingen tijdens het verandermanagement in Jira Service Management. ProcessMind maakt datagedreven visualisaties van elke actieve wijziging. Je ziet de huidige fase, de geschiedenis en de verwachte einddatum op basis van historische data. Met deze realtime procesbewaking kunnen teams wijzigingen herkennen die vastlopen en betrokkenen nauwkeurig informeren.

Het doel is de doorlooptijd van evaluaties na implementatie (PIR’s) te verkorten. Tijdige PIR’s zijn belangrijk om lessen vast te leggen, te controleren of de wijziging geslaagd is en onverwachte gevolgen snel te herkennen. Zo blijft het verandermanagement in Jira Service Management zich verbeteren. ProcessMind laat zien wanneer de activiteit ‘Evaluatie na implementatie’ wordt uitgesteld of overgeslagen na ‘Wijziging geïmplementeerd’ en ‘Wijziging geverifieerd’. Ook brengt het mogelijke oorzaken van vertraging in beeld, zoals beperkte beschikbaarheid van medewerkers of het ontbreken van een duidelijke aanleiding. Zo kun je het proces aanpassen, PIR’s 20-30% sneller afronden en feedback tijdig verwerken.

Het verbetertraject in 6 stappen voor verandermanagement

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor verandermanagement. De template zorgt ervoor dat je data goed is gestructureerd voor de analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde datastructuur is belangrijk voor een nauwkeurige procesanalyse. Zo voorkom je problemen en zorg je dat alle relevante informatie wordt vastgelegd.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template, ingericht voor verandermanagementdata uit Jira Service Management.

BELANGRIJKSTE INZICHTEN

Breng het werkelijke verloop van wijzigingen in kaart

ProcessMind toont interactieve visualisaties van het verandermanagementproces. Zo zie je duidelijk welke stappen worden doorlopen en waar je de efficiëntie kunt verbeteren.
  • Spoor vertragingen bij goedkeuringen en verborgen bottlenecks op
  • Controleer of wijzigingen voldoen aan de richtlijnen
  • Verbeter wijzigingsworkflows voor snellere implementaties
  • Optimaliseer het hele verandermanagementproces
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Uitstekend verandermanagement

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans realiseren door process mining in te zetten voor de optimalisatie van workflows voor verandermanagement in Jira Service Management. Door bottlenecks en inefficiënties op te sporen, kunnen organisaties goedkeuringen versnellen, wijzigingen sneller doorvoeren en fouten verminderen.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Spoor bottlenecks in de goedkeuringsworkflow op en neem ze weg, zodat belangrijke wijzigingen geen onnodige vertraging oplopen. Zo verloopt het hele proces voor het doorvoeren van wijzigingen sneller.
0 %
Minder herstelwerk en afwijzingen

Minder wijzigingen die opnieuw moeten worden ingediend

Achterhaal de oorzaken van afwijzingen en herstelwerk, zoals ontbrekende informatie of onduidelijke criteria. Zo verbeter je de kwaliteit van wijzigingsverzoeken en voorkom je verspilde inspanning.
0 %
Betere compliance

Minder ongeautoriseerde wijzigingen

Spoor afwijkingen van standaardprocessen en ongeautoriseerde wijzigingen automatisch op en geef een melding. Zo versterk je het auditspoor en de naleving van controles.
0 %
Betere naleving van SLA’s

Meer wijzigingen op tijd afgerond

Krijg helder inzicht in wijzigingen die hun geplande einddatum mogelijk niet halen. Pak problemen tijdig aan, zodat meer wijzigingen binnen de afgesproken serviceniveaus worden afgerond.
0 %
Minder problemen na implementatie

Minder incidenten na wijzigingen

Analyseer hoe goed de test- en implementatiestappen werken om serviceverstoringen te verminderen. Zo blijven systemen na wijzigingen stabieler en dalen de kosten voor incidentafhandeling.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit en de datakwaliteit. Deze cijfers geven verbeteringen weer die bij implementaties vaak worden waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van één case voor een wijzigingsverzoek. Hiermee groepeer je alle bijbehorende activiteiten, van aanmaak tot afsluiting.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatiecode van de case. Hiermee kun je het volledige verloop van een wijzigingsverzoek volgen en de prestaties ervan analyseren.

De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens het verandermanagement heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Dat is nodig om procesmodellen te ontdekken, varianten te analyseren en bottlenecks op te sporen.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle analyses van prestaties en tijdsduur. Je kunt er doorlooptijden mee berekenen en vertragingen opsporen.

De huidige of historische status van het wijzigingsverzoek op het moment van de gebeurtenis.

Waarom dit belangrijk is

Zo zie je duidelijk hoe een wijzigingsaanvraag verloopt en wat de uiteindelijke uitkomst is. Dat is belangrijk voor analyses van doorvoer en herhaalwerk.

De classificatie van de wijziging, bijvoorbeeld standaard, normaal of spoed.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces opdelen en verschillende workflows analyseren, zoals standaardwijzigingen en spoedwijzigingen, die elk hun eigen prestatieverwachtingen en risico’s hebben.

De gebruiker die op dit moment verantwoordelijk is voor de wijzigingsaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je bronprestaties en de verdeling van het werk analyseren en bottlenecks bij personen of teams opsporen.

Het ingeschatte risiconiveau van de wijziging, bijvoorbeeld laag, gemiddeld of hoog.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je nagaan of procescontroles en goedkeuringsworkflows werken voor verschillende risicoprofielen. Ook kun je het risico vergelijken met het percentage mislukte wijzigingen.

De prioriteit van de wijzigingsaanvraag, die het zakelijke belang ervan aangeeft.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties analyseren op basis van zakelijk belang en nagaan of kritieke wijzigingen volgens verwachting sneller worden afgehandeld.

De geplande deadline of de deadline volgens de Service Level Agreement (SLA) voor het afronden van de wijzigingsaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste data voor het berekenen van SLA-naleving en het opsporen van wijzigingen die hun deadline mogelijk niet halen.

Geeft aan of de wijzigingsaanvraag vóór de geplande einddatum is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft per case een duidelijke uitkomst voor de SLA-prestaties en maakt rapportage en analyse van SLA-naleving eenvoudiger.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het moment waarop in Jira Service Management een ticket voor een wijzigingsverzoek wordt aangemaakt. Wanneer een nieuw issue van het type ‘Change’ voor het eerst wordt opgeslagen, legt het systeem deze gebeurtenis vast met een aanmaaktimestamp.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het beginpunt van elk wijzigingsverzoek. Het is belangrijk om de totale doorlooptijd te meten en te analyseren hoeveel wijzigingen er in de loop van de tijd binnenkomen.

Dit geeft aan dat het wijzigingsverzoek de eerste beoordeling heeft doorlopen en nu wacht op een formeel besluit van de Change Advisory Board (CAB) of aangewezen goedkeurders. Je kunt dit afleiden uit een statuswijziging in de workflow, bijvoorbeeld naar ‘Pending Approval’ of ‘Awaiting CAB’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om wachttijden op goedkeuring te meten en bottlenecks in de besluitvormingsfase op te sporen. Die hebben rechtstreeks invloed op de KPI voor de doorlooptijd van wijzigingsgoedkeuringen.

Dit is een belangrijk moment: de wijziging is formeel goedgekeurd voor implementatie. Meestal kun je dit afleiden uit een statuswijziging in de Jira-workflow naar bijvoorbeeld ‘Approved’ of ‘Ready for Implementation’.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de implementatiefase. Je hebt deze nodig om de doorlooptijd van goedkeuringen te meten en ongeautoriseerde wijzigingen op te sporen.

Dit belangrijke moment geeft aan dat het werk voor de wijziging is afgerond. Je kunt dit vastleggen met een statuswijziging in de Jira-workflow naar bijvoorbeeld ‘Implemented’ of ‘Pending Verification’.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van de implementatiefase en is nodig om de doorlooptijd van de implementatie te berekenen. Het is ook het startsein voor de evaluatie en verificatie na implementatie.

Dit is de definitieve afsluiting van het wijzigingsverzoek. Alle bijbehorende activiteiten zijn dan afgerond. Je kunt dit vastleggen wanneer de status van het Jira-issue verandert in een definitieve opgeloste status, zoals ‘Closed’ of ‘Done’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt van het proces. Je gebruikt het om de totale doorlooptijd te berekenen en te bepalen of SLA’s zijn nageleefd.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de logs van wijzigingsverzoeken in Jira Service Management en visualiseert hoe wijzigingen daadwerkelijk verlopen. Het brengt bottlenecks aan het licht, laat afwijkingen van standaardprocessen zien en wijst op problemen zoals trage goedkeuringen of veel herstelwerk. Met dit inzicht kun je gerichte inefficiënties aanpakken en verbeteringen meetbaar maken.

Je hebt vooral event logs van wijzigingsverzoeken nodig, met daarin het ID van het wijzigingsverzoek, omschrijvingen of statussen van activiteiten en de bijbehorende timestamps. Extra attributen, zoals behandelaar, wijzigingstype of project, kunnen de analyse verrijken. Met deze data kun je het volledige verloop van elke wijziging reconstrueren.

Je kunt data meestal ophalen met de ingebouwde rapportagefuncties van Jira, via de REST API of, als dat is toegestaan, rechtstreeks uit de onderliggende database. Het doel is een gestructureerde dataset met voor elke gebeurtenis de case-ID, activiteit en timestamp. Veel process mining-tools bieden ook connectors voor veelgebruikte systemen zoals Jira.

Je kunt goedkeuringscycli voor wijzigingen versnellen door bottlenecks te herkennen en weg te nemen. Ook kun je compliance verbeteren door ongeautoriseerde wijzigingen op te sporen en herstelwerk verminderen door de oorzaken van afwijzingen te achterhalen. Uiteindelijk leidt dit tot betere naleving van service level agreements, een doelmatiger inzet van middelen en een efficiënter proces voor het doorvoeren van wijzigingen.

Vaak krijg je binnen enkele weken na het ophalen en analyseren van de data de eerste inzichten. Hoe snel dat gaat, hangt af van de datakwaliteit en de complexiteit van het proces. Nadat verbeteringen zijn vastgesteld en doorgevoerd, kan het enkele maanden duren voordat het effect volledig zichtbaar en meetbaar is. Het is een doorlopend proces van ontdekken en optimaliseren.

Ja. Process mining laat precies zien in welke fasen van het verandermanagement wijzigingen vaak worden afgewezen of herstelwerk nodig hebben. Ook brengt het de voorafgaande activiteiten en omstandigheden in beeld die hieraan bijdragen. Als je de oorzaken kent, kun je gericht ingrijpen om processen te verbeteren en kostbare inefficiënties te verminderen.

Enige technische kennis voor het ophalen en voorbereiden van data is handig, maar moderne process mining-platforms zijn ontworpen voor zakelijke gebruikers. Veel tools hebben gebruiksvriendelijke interfaces en geautomatiseerde data-connectors. Een data-analist of procesexpert in het team kan de analyse wel aanzienlijk verdiepen en versnellen.

Process mining visualiseert de werkelijke duur van elke stap en van volledige wijzigingscycli. Zo zie je precies waar vertragingen ontstaan en welke wijzigingen het risico lopen hun SLA niet te halen. Het kan ook goedkeuringsgroepen of procesfasen aanwijzen die steeds vertraging veroorzaken. Met deze datagedreven inzichten kun je tijdig ingrijpen en het proces aanpassen, zodat je SLA-doelen betrouwbaarder haalt.

Verbeter verandermanagement en behaal nu 95% succes

Voorkom mislukte wijzigingen en verhoog eenvoudig je slagingspercentage naar 95%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.