> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig, Purchase Order > SAP Ariba

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatot

Hat lépés a SAP Ariba megrendeléseinek optimalizálásához.
Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatot
Beszerzéstől a fizetésig, Purchase Order
SAP Ariba

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(11)Célok(11)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(5)

Fejlessze az SAP Ariba Purchase Order folyamatát

A nem hatékony feldolgozás késedelmes szállításhoz és magasabb működési költségekhez vezethet. Platformunk segít pontosan feltárni a munkafolyamat szűk keresztmetszeteit. Tudja meg, hogyan javíthatja a reagálóképességet, oszthatja be hatékonyabban az erőforrásokat, és biztosíthatja, hogy a megrendelések időben teljesüljenek.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni az SAP Ariba beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatának Purchase Order szakaszát?

A mai gyors üzleti környezetben a hatékony beszerzéstől a fizetésig tartó, P2P-folyamat alapvető a gördülékeny működéshez és a pénzügyi stabilitáshoz. A Purchase Orderek, vagyis a PO-k kezelése egy olyan összetett rendszerben, mint az SAP Ariba, különösen sok feladatot jelenthet. Az SAP Ariba eszközöket kínál a folyamat kezeléséhez, a vállalatoknál mégis gyakran maradnak rejtett hatékonysági problémák. Ezek késedelmes beszerzéshez, magasabb működési költségekhez, romló beszállítói kapcsolatokhoz, sőt termelési fennakadásokhoz vezethetnek. Fontos megérteni a Purchase Orderek teljes életciklusát a kezdeti igénytől az áruátvételig. Enélkül a késések és a szabályszegések okainak feltárása találgatássá válik, ami a készletszinttől a pénzforgalomig mindenre hatással lehet.

A Purchase Order folyamatának hiányosságai nem pusztán kisebb kellemetlenségek, közvetlenül befolyásolják az eredményt. A lassú jóváhagyás miatt elmaradhatnak a szállítási határidők, ami sürgősségi szállítási költségeket vagy készlethiányt okozhat. A hibás rendelések vagy jóváhagyások miatti újramunka értékes munkaidőt emészt fel. Ha a rendelések állapota nem látható, nehéz kezelni a belső érintettek és a külső beszállítók elvárásait. Ennek az alapfolyamatnak az SAP Aribában történő fejlesztése lehetőséget ad arra, hogy ezeket a problémákat előnnyé alakítsa, biztosítsa az időbeni teljesítést, és jobban hasznosítsa a beszerzésre fordított összeget.

Részletesebb folyamatképet ad a Purchase Orderekről a process mining

A process mining új módszert kínál a Purchase Order folyamat megértésére és fejlesztésére. Feltételezések vagy egyedi tapasztalatok helyett az SAP Ariba eseménynaplóiból rekonstruálja az egyes Purchase Orderek valós folyamatát. Így minden PO teljes, elejétől a végéig tartó útja megjeleníthető, és láthatóvá válik, hogyan zajlik ténylegesen a munka, nem csak az, ahogyan a leírások szerint zajlania kellene.

Az adatokra épülő nézőpont segít feltárni a szűk keresztmetszeteket, a rejtett újramunkát és a standard működési eljárásoktól való eltéréseket. Pontosan láthatja, hol töltenek a Purchase Orderek a legtöbb időt, mely jóváhagyási lépések okoznak késést, és bizonyos beszállítóknál vagy szervezeti egységeknél rendszeresen jelentkeznek-e problémák. A process mining a magas szintű jelentéseknél részletesebb képet ad a ciklusidők eltéréseiről, a manuális beavatkozások gyakoriságáról és a Purchase Orderek által bejárt útvonalakról, beleértve a kitérőket és az újramunkát is. Így olyan kérdésekre is választ kaphat, mint például: „Hogyan rövidíthető le a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat Purchase Order szakaszának ciklusideje?” A válaszhoz pontosan azonosíthatja a fejlesztendő lépéseket.

A SAP Ariba Purchase Order munkafolyamatának fejlesztési lehetőségei

Az SAP Ariba Purchase Order folyamatára alkalmazott process mining több olyan területet tár fel, ahol célzott fejlesztésre van lehetőség:

  • A ciklusidő csökkentése: Keresse meg pontosan azokat a szakaszokat, ahol a Purchase Orderek a legtöbbet késnek. A beszerzési igény jóváhagyása, a Purchase Order előkészítése, a beszállítói visszaigazolás vagy az áruátvétel rögzítése okozza a fennakadást? Ha ismeri a késések helyét, célzottan avatkozhat be, és jelentősen csökkentheti a teljes ciklusidőt.
  • A szűk keresztmetszetek megszüntetése: Azonosítsa azokat az erőforrásokat, például jóváhagyókat vagy szervezeti egységeket, amelyek rendszeresen feltartják a folyamatot. Az eredmények alapján célzott képzést szervezhet, átcsoportosíthatja az erőforrásokat, vagy módosíthatja a munkafolyamatot a túlterhelés csökkentésére.
  • A megfelelés ellenőrzése és az eltérések feltárása: Tárja fel, ha a Purchase Orderek eltérnek a belső szabályzatoktól vagy a jogszabályi követelményektől. Ilyen lehet például a jóváhagyás utáni jogosulatlan módosítás, a szükséges jóváhagyási lépések kihagyása vagy az áruátvétel rögzítésének szokatlan mintázata. A megfelelő irányítás és kockázatkezelés érdekében fontos a szabályok betartása.
  • Automatizálási lehetőségek: Keresse meg az ismétlődő, manuális feladatokat, amelyek jelentős erőforrásokat kötnek le. A process mining rámutathat az automatizálásra alkalmas területekre, például az automatikus értesítésekre, az adatellenőrzésre vagy az előre meghatározott szabályok szerinti továbbításra. Ezekkel hatékonyabbá teheti az SAP Ariba használatát.
  • A beszállítói teljesítmény értékelése: Elemezze a különböző beszállítók tényleges átfutási idejét és reakciókészségét a Purchase Orderek visszaigazolása és az áruátvétel alapján. Az adatok megalapozottabb beszerzési döntéseket tesznek lehetővé, és segítenek a beszállítói kapcsolatok erősítésében.

Mérhető eredmények a folyamat fejlesztésével

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat Purchase Order szakaszának process mininggel történő fejlesztése jelentős, mérhető előnyökkel jár:

  • Alacsonyabb működési költségek: Az újramunka és a manuális feladatok csökkentésével, valamint a hatékonyság javításával mérsékelheti a Purchase Orderek feldolgozásának adminisztratív költségeit. A jobb készletgazdálkodás a készlettartás költségeit is csökkenti, és elkerülhetővé teszi a drága sürgősségi rendeléseket.
  • Nagyobb hatékonyság és gyorsabb feldolgozás: Rövidítse le a beszerzési igény létrehozásától az áruk vagy szolgáltatások átvételéig tartó időt. Így gyorsabban teljesítheti a belső igényeket, és javíthatja a szervezet reakciókészségét.
  • Jobb megfelelés és kockázatkezelés: Időben tárja fel és javítsa ki a szabályoktól eltérő folyamatokat. Ezzel biztosíthatja a beszerzési szabályzatok, a belső kontrollok és a külső előírások következetes betartását, valamint mérsékelheti a pénzügyi és reputációs kockázatokat.
  • Erősebb beszállítói kapcsolatok: Az átlátható és hatékony Purchase Order-feldolgozás gördülékenyebbé teszi az együttműködést a beszállítókkal, erősíti a bizalmat, és kedvezőbb feltételekhez vagy szolgáltatásokhoz vezethet.
  • Elégedettebb érintettek: A belső igénylők gyorsabban jutnak hozzá az árukhoz és szolgáltatásokhoz, a pénzügyi csapatok pedig jobban átlátják és ellenőrzik a kiadásokat.

Így kezdheti el a Purchase Order folyamat fejlesztését

Az SAP Ariba beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatának fejlesztése elsőre összetett feladatnak tűnhet, de a megfelelő eszközökkel és megközelítéssel jól kezelhető, és jelentős eredményeket hozhat. A process mining segítségével adatokra épülő, részletes képet kaphat a beszerzési működésről. A kezdéshez nem kell process mining szakértőnek lennie, a strukturált elemzés végigvezeti a fejlesztendő területek azonosításán. Nézze meg, hogyan tárhatja fel a process mining az SAP Ariba Purchase Order folyamatának rejtett hiányosságait, és hogyan teheti hatékonyabbá a beszerzést.

Beszerzéstől a fizetésig, Purchase Order P2P-folyamat fejlesztése hatékony beszerzés ellátásilánc-menedzsment beszerzési igény áruátvétel beszállítói kapcsolatok kezelése beszerzési csapat Beszerzéstől a fizetésig Beszállítói kapcsolatok kezelése Beszerzés kezelése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A Purchase Orderek gyakran elakadnak a jóváhagyási munkafolyamatokban, ami jelentősen késlelteti az áruk és szolgáltatások beszerzését. Emiatt elmaradhatnak a szállítási határidők, nőhetnek a sürgősségi beszerzés működési költségei, és elégedetlenné válhatnak a szükséges termékekre vagy szolgáltatásokra váró belső érintettek. A ProcessMind megjeleníti az SAP Ariba Purchase Order folyamatának jóváhagyási útvonalait, és feltárja, hol és miért keletkeznek késések. Megmutatja, mely jóváhagyók vagy lépések okozzák a szűk keresztmetszeteket, így átalakíthatja a munkafolyamatokat, gyorsíthatja és hatékonyabbá teheti a feldolgozást, valamint biztosíthatja a rendelések időbeni teljesítését.

A beszerzési igény létrehozásától az áruátvételig túl sok idő telhet el, ami hatással van a készletszintre, a projektek ütemezésére és a működés reakciókészségére. A hosszú ciklusidő készlethiányhoz, termelési késésekhez és magasabb készlettartási költségekhez vezethet. A ProcessMind feltérképezi az SAP Ariba minden Purchase Orderének teljes útját a kezdeti igénytől az áruátvételig. Az egyes lépések időtartamának és átadásainak elemzésével azonosítja azokat a tevékenységeket és szervezeti egységek közötti átmeneteket, amelyek leginkább meghosszabbítják a ciklusidőt, és megmutatja, hol egyszerűsíthető a folyamat.

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban gyakran előfordul, hogy valaki megkerüli a beszerzési szabályokat, vagy nem a jóváhagyott csatornákon vásárol. Ez jogosulatlan költéshez, a kialkudott kedvezmények elvesztéséhez és nagyobb megfelelési kockázathoz vezethet, ami pénzügyi veszteséget és auditmegállapításokat eredményezhet. A ProcessMind automatikusan feltárja az SAP Ariba Purchase Order folyamatának standard útvonalaitól való eltéréseket, például a megfelelő igény vagy jóváhagyás nélkül leadott rendeléseket. Láthatóvá teszi, hol és hogyan sérülnek a szabályok, így célzottan érvényesítheti az előírásokat és javíthatja a kontrollokat.

A Purchase Orderek létrehozás utáni gyakori módosítása jelentős újramunkát okoz, értékes erőforrásokat köt le, és hibákhoz vagy félreértésekhez vezethet a beszállítókkal. Minden módosítás növeli az adminisztrációs terhet, és meghosszabbítja a beszerzési ciklust. A ProcessMind méri a Purchase Order-módosítások gyakoriságát és típusát az SAP Aribában, és megmutatja, melyik szakaszban fordulnak elő leggyakrabban, illetve ki kezdeményezi őket. Az elemzés segít feltárni az okokat, például a nem egyértelmű igényeket vagy az elégtelen ellenőrzést, így csökkentheti az újramunkát és stabilabbá teheti a folyamatot.

Az áruátvétel késedelmes rögzítése további problémákat okozhat: eltérések jelenhetnek meg a számlákon, késhetnek a beszállítói kifizetések, és pontatlanná válhatnak a készletnyilvántartások. Ez több manuális egyeztetést és feszültebb beszállítói kapcsolatokat eredményezhet. A ProcessMind követi az SAP Ariba minden Purchase Orderénél a várt és a tényleges áruátvétel-rögzítés közötti időt. Feltárja a késéseket, az érintett helyszíneket és azokat a terméktípusokat, amelyek átvételét gyakran késve rögzítik. Így fejlesztheti az áruátvételi folyamatot és javíthatja az adatok pontosságát.

A beszerzési igény és a visszaigazolt Purchase Order közötti átmenetet manuális átadások, adatbeviteli hibák vagy tisztázatlan felelősségi körök nehezíthetik. Ezek a hiányosságok lassítják a beszerzést és növelik a működési költségeket. A ProcessMind megjeleníti az SAP Aribában a beszerzési igény létrehozásától a Purchase Order jóváhagyásáig és elküldéséig tartó folyamatot. Feltárja a váratlan manuális lépéseket, az újramunkát és a hosszú várakozási időket ebben a kritikus szakaszban, így azonosíthatók az automatizálási és feladatkiosztási lehetőségek.

Az SAP Aribához hasonló automatizált rendszerek használata mellett is sok Purchase Order jelentős manuális beavatkozást igényel. Ez növeli a feldolgozási költségeket és az emberi hibák kockázatát, valamint korlátozza a beszerzési működés bővíthetőségét és sebességét. A ProcessMind azonosítja azokat a manuálisan végzett tevékenységeket a Purchase Order folyamatában, amelyek automatizálhatók vagy egyszerűsíthetők. A tényleges folyamatot az ideális, automatizált útvonalakkal összevetve megmutatja, hol összpontosul a manuális munka, és kijelöli a digitalizálás és a hatékonyságjavítás célterületeit.

A beszállítók átfutási idejének és szállítási megbízhatóságának ingadozása kiszámíthatatlanná teszi az ellátási láncot. Ez megnehezíti a készletgazdálkodást, és fennakadásokat okozhat a működésben. A tervezés is nehezebbé válik, és költséges biztonsági készletre lehet szükség. A ProcessMind elemzi az SAP Aribában, hogy az egyes beszállítóknál mennyi idő telik el a Purchase Order elküldése és az áruátvétel között. Feltárja a beszállítói teljesítmény ingadozásának mintázatait, így azonosíthatja a megbízhatatlan beszállítókat, és a tényleges szállítási adatok alapján hozhat jobb beszerzési döntéseket.

Ha a Purchase Ordereket gyakran visszaküldik újabb jóváhagyásra vagy javításra, az jelentősen meghosszabbítja a feldolgozási időt és erőforrásokat pazarol. Ez gyakran az adatminőség, a jóváhagyási feltételek vagy a kezdeti igény nem egyértelmű megfogalmazásának problémáira utal. A ProcessMind grafikusan megjeleníti az SAP Ariba Purchase Order folyamatának összes újramunkát okozó körét és azok gyakoriságát. Megméri, hogyan hatnak ezek a ciklusidőre és a költségekre, így feltárhatja az újramunka okait, és megelőző intézkedéseket vezethet be.

Ha az átvett árut vagy szolgáltatást nem rögzítik hivatalosan az SAP Aribában, az megnehezíti az egyeztetést és növeli a megfelelési kockázatot. Előfordulhat, hogy ki nem szállított termékekért fizetnek, hiányosságok merülnek fel az audit során, és nem láthatók pontosan a kiadások. A ProcessMind azonosítja azokat a Purchase Ordereket, amelyekhez nem tartozik áruátvételi vagy szolgáltatásteljesítési visszaigazolási esemény. Ezzel feltárja a nyomon követés hiányosságait, és segít szigorúbban ellenőrizni az átvétel dokumentálását, hogy minden teljesített rendelés megfelelően szerepeljen a nyilvántartásban.

Ha a Purchase Orderek feldolgozási ideje jelentősen eltér a szervezeti egységek között, az a képzés, az erőforrás-elosztás vagy a bevált gyakorlatok követésének hiányosságaira utalhat. Ez egyenlőtlen szolgáltatási színvonalhoz és általános hatékonyságromláshoz vezet. A ProcessMind olyan attribútumok szerint bontja le a Purchase Order folyamatát, mint a „Department” vagy a „Cost Center”, és megmutatja a feldolgozási sebesség eltéréseit, valamint az egyes szervezeti egységek szűk keresztmetszeteit. Az összehasonlítás segít azonosítani a jól teljesítő csapatokat, illetve azokat a területeket, ahol egységesíteni kell a folyamatot vagy további támogatásra van szükség az SAP Aribában.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél a Purchase Orderekhez szükséges jóváhagyási lépések idejének csökkentése. A gyorsabb jóváhagyás megelőzi a beszerzési késéseket, biztosítja az áruk és szolgáltatások időbeni rendelkezésre állását, és mérsékli a várakozásból eredő működési költségeket. Közvetlenül hat a projektek ütemezésére és a készletszintre, valamint javítja a vállalat reakciókészségét. A folyamat fejlesztése az SAP Ariba beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatában a beszállítói kapcsolatokat és a működés tervezhetőségét is javíthatja.
A ProcessMind az SAP Ariba eseménynaplóiból feltérképezi az összes jóváhagyási útvonalat, és azonosítja a szűk keresztmetszeteket, például a túlterhelt jóváhagyókat vagy a nem hatékony útvonalválasztást. Az egyes jóváhagyási lépések átfutási idejének elemzésével megmutatja, hol érdemes fejleszteni. A cél az átlagos jóváhagyási idő 20-30%-os csökkentése, amely a Purchase Order kezdeményezésétől a végső jóváhagyásig tartó átlagos ciklusidővel mérhető.

A cél a Purchase Order létrehozásától vagy a beszerzési igény benyújtásától a rendelés lezárásáig és az áruátvételig tartó teljes idő jelentős csökkentése. A teljes ciklusidő rövidítése hatékonyabb működést és rövidebb átfutási időt eredményez, valamint gyorsítja az erőforrások beszerzését. Ez javítja a készletgazdálkodást és rugalmasabbá teszi az ellátási láncot, ami versenyelőnyt jelenthet az SAP Ariba beszerzési folyamataiban.
A ProcessMind elemzi a Purchase Order teljes életciklusát, és feltárja a beszerzési igénytől az áruátvételig tartó tevékenységek késéseit. A tényleges folyamat és az eltérések megjelenítésével azonosítja a fennakadásokat okozó tevékenységeket és lépéssorokat. Az eredmények alapján célzott fejlesztéseket végezhet, amelyek célja a Purchase Orderek átlagos feldolgozási idejének 15-25%-os csökkentése. Ez a PO létrehozásától az áruátvétel rögzítéséig eltelt teljes idővel mérhető.

A cél annak biztosítása, hogy az SAP Ariba rendszerben minden Purchase Order következetesen megfeleljen a belső szabályzatoknak, a jogszabályi előírásoknak és a szerződéses feltételeknek. A magas szintű megfelelés csökkenti az auditokkal, jogi ügyekkel és pénzügyi szankciókkal járó kockázatokat, emellett átláthatóbbá és etikusabbá teszi a beszerzést. Védi a pénzügyi integritást és a szervezet jó hírnevét, ami különösen fontos a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban.
A ProcessMind automatikusan feltárja az előre meghatározott ideális folyamatoktól és megfelelési szabályoktól való eltéréseket, például a jogosulatlan közvetlen beszerzéseket vagy a kötelező jóváhagyások hiányát. A tényleges folyamatot a célmodellhez hasonlítva megmutatja a szabályoktól eltérő Purchase Ordereket és azok kiváltó okait. A ProcessMind segítségével legalább 95%-os megfelelési arány érhető el, amely a meghatározott jóváhagyási mátrixoknak és beszerzési szabályzatoknak megfelelő Purchase Orderek arányával mérhető.

A cél a Purchase Orderek kezdeti jóváhagyása és elküldése utáni módosítások, változtatások és törlések gyakoriságának csökkentése. A gyakori módosítások korábbi szakaszok problémáira utalnak, például pontatlan beszerzési igényekre, hiányos tervezésre vagy kommunikációs zavarokra. Ezek újramunkát, késéseket és magasabb adminisztrációs költségeket okoznak. A Purchase Orderek stabilabbá tétele kiszámíthatóbbá teszi a folyamatot, és javítja a beszállítói kapcsolatokat az SAP Aribában.
A ProcessMind megmutatja, mely Purchase Ordereket módosítják gyakran, a folyamat mely szakaszában történnek a változtatások, és ki kezdeményezi őket. Feltárja a mintázatokat és a kiváltó okokat, például a beszerzési igényben szereplő nem egyértelmű specifikációkat vagy a beszállítói visszaigazolások eltéréseit. Az eredmények alapján a vállalatok 10-20%-kal csökkenthetik a Purchase Order-módosítások arányát, amely a jóváhagyás utáni módosítások számának követésével mérhető.

Ennek a célnak az a lényege, hogy a beérkezett árukat és szolgáltatásokat gyorsan és pontosan rögzítsék az SAP Aribában. A késedelmes vagy hibás áruátvételi könyvelés eltérést okozhat a tényleges készlet és a rendszerben szereplő adatok között. Ez megnehezíti a pénzügyi egyeztetést, felboríthatja a beszállítói kifizetések ütemezését, és ronthatja a készlettervezést. A pontos, időben történő rögzítés elengedhetetlen a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat hatékony működéséhez.
A ProcessMind elemzi, mennyi idő telik el az áru tényleges beérkezése és rendszerbeli rögzítése között, és feltárja az átvételi, illetve adatrögzítési folyamatok szűk keresztmetszeteit. Segít megtalálni a késések okait, például a folyamat eltéréseit vagy az erőforráshiányt, így célzott fejlesztések indíthatók. A ProcessMind támogatja, hogy az áruátvételek legalább 90%-át időben és pontosan rögzítsék. Ez az átvételtől a rendszerbeli rögzítésig eltelt átlagos idővel és a rögzítési hibák arányával mérhető.

A cél a beszerzési igény SAP Aribában történő megrendeléssé alakításának optimalizálása. A hatékony átalakítás csökkenti a késéseket és az adminisztrációt, valamint biztosítja, hogy a beszerzési igényekből gyorsan és pontosan legyenek hivatalos megrendelések. Ez lerövidíti a kritikus termékek beszerzési idejét, és javítja a működés reakcióképességét.
A ProcessMind megmutatja a teljes folyamatot az igény létrehozásától a megrendelés kiadásáig. Láthatóvá teszi a párhuzamos tevékenységeket, az ismétlődő köröket és a felesleges lépéseket, amelyek lassítják a munkát. Azt is feltárja, hol utasítják el gyakran az igényeket, vagy hol kell többször módosítani őket. A ProcessMind segít egyszerűsíteni az átalakítást. A cél a beszerzési igény megrendeléssé alakításához szükséges átlagos idő 15–25%-os csökkentése, amely az igény benyújtásától a megrendelés jóváhagyásáig eltelt ciklusidővel mérhető.

A cél a megrendelési folyamat időigényes, ismétlődő és hibalehetőséget rejtő manuális tevékenységeinek azonosítása és automatizálása. Ezek automatizálásával, különösen az SAP Aribában, a beszerzési munkatársak több időt fordíthatnak stratégiai feladatokra, csökkennek a működési költségek, és gyorsabbá, pontosabbá válik a feldolgozás. Ez hatékonyabbá és következetesebbé teszi a beszerzéstől a kifizetésig tartó munkafolyamatot.
A ProcessMind megmutatja a nagy volumenű, kis hozzáadott értékű, gyakran manuálisan végzett és szabályos mintát követő tevékenységeket, amelyek alkalmasak az automatizálásra. Azt is számszerűsíti, mennyi időt és erőforrást fordítanak ezekre a feladatokra. Segít rangsorolni az automatizálási kezdeményezéseket, amelyekkel a gyakori megrendeléstípusoknál 20–40%-kal csökkenthető a manuális beavatkozások száma. Ez az automatizált és manuálisan végzett tevékenységek számával mérhető.

A cél a megrendelések beszállítói szállítási idejének ingadozását csökkenteni, és kiszámíthatóságát javítani. A változó szállítási idők megzavarhatják a termelési ütemezést, készlethiányt vagy túlzott készletezést okozhatnak, és növelhetik a sürgősségi beszerzések költségét. A kiszámíthatóbb szállítás megbízhatóbbá teszi az ellátási láncot, és javítja az SAP Ariba beszerzési folyamatainak tervezhetőségét.
A ProcessMind a megrendelések eseménynaplóinak elemzésével összeveti a kért és a tényleges áruátvételi dátumokat beszállítónként, részlegenként és termékkategóriánként. Megmutatja, mely beszállítók késnek rendszeresen, illetve melyeknél ingadozik jelentősen a szállítási idő. Segít feltárni az eltérések okait. A cél a szállítási idő eltérésének 10–15%-os csökkentése, amely a megrendelésenkénti és beszállítónkénti tervezett, illetve tényleges szállítási dátumok összevetésével mérhető.

A cél azoknak az eseteknek a feltárása és megszüntetése, amikor a megrendeléseket vagy a kapcsolódó dokumentumokat hibák, hiányos adatok vagy pontatlanságok miatt újra elő kell venni, javítani vagy fel kell dolgozni. Az ismételt munka értékes erőforrásokat köt le, meghosszabbítja a ciklusidőt, és rontja az SAP Ariba beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamatának hatékonyságát. A munkatársak számára is frusztráló. Az ismételt munka csökkentésével több ügy intézhető helyesen már elsőre.
A ProcessMind megjeleníti a folyamat eltéréseit és ismétlődő köreit, így egyértelműen látható, hol és miért kell újra elvégezni a munkát. Az ismétlődő körök konkrét tevékenységekhez, szerepkörökhöz vagy adatbeviteli pontokhoz köthetők, ami segít feltárni a kiváltó okokat. A ProcessMind támogatja az ismételt munkát jelentő körök legalább 50%-os csökkentését. Ez az ilyen tevékenységekbe visszakerülő megrendelések gyakoriságával és az ott töltött idővel mérhető.

A cél az átláthatóság és a nyomon követhetőség javítása az áru vagy szolgáltatás átvétele és rendszerbeli hivatalos rögzítése közötti időszakban. Ha ebben a kritikus szakaszban nem látható, mi történik, egyes tételek nyomon követhetetlenné válhatnak, késhet a kifizetés, pontatlanná válhat a készletnyilvántartás, és nehezebbé válhat a megrendelések egyeztetése. A jobb átláthatóság erősíti az SAP Ariba logisztikai folyamatainak ellenőrzését és elszámoltathatóságát.
A ProcessMind különböző eseménytípusok vagy külső adatok összekapcsolásával az átvétel után, még a rendszerbeli rögzítés előtt is feltérképezheti az áru útját. Megmutatja azokat az időszakokat, amikor az áru fizikailag már megérkezett, de még nem követhető a rendszerben, így feltárja a folyamat vakfoltjait. A ProcessMind támogatja az átvételek jobb nyomon követését. A cél, hogy az áru- és szolgáltatás-átvételek 99%-a nyomon követhető legyen. Ez a fizikai átvételi értesítések és a későbbi rendszerbeli rögzítések összevetésével mérhető.

A cél a megrendelések feldolgozási teljesítménye közötti különbségek csökkentése a részlegek és költséghelyek között. Az eltérő hatékonyság következetlen szolgáltatási színvonalhoz, belső súrlódásokhoz és a bevált gyakorlatok nehézkes kiterjesztéséhez vezethet. Az egységes folyamatok kiegyensúlyozottabb munkaterhelést és az erőforrások jobb kihasználását teszik lehetővé az SAP Ariba P2P-környezetében.
A ProcessMind összehasonlító elemzéseket készít a szervezeti egységekről. Megmutatja, mely részlegek teljesítenek a legjobban, és melyek maradnak el a megrendelések ciklusideje, az ismételt munka aránya vagy a megfelelés terén. Feltárja a részlegek közötti folyamateltéréseket, így azonosíthatók és átvehetők a bevált gyakorlatok. A cél az egységes feldolgozási hatékonyság, legfeljebb 10%-os eltéréssel a részlegek átlagos ciklusideje között. Ez a részlegek megrendelési mutatóival mérhető.

A beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat fejlesztésének 6 lépése: megrendelések

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja a P2P-adatokat
3
Töltse fel az adatokat
4
Elemezze a P2P-folyamatot
5
Vezesse be a változtatásokat
6
Kövesse folyamatosan az előrehaladást
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamat megrendelési adataihoz készített Excel-sablont. A sablon biztosítja, hogy az adatok megfelelő szerkezetűek legyenek az elemzéshez.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

Az egységes adatformátum pontos folyamattérképezést és elemzést tesz lehetővé. Megelőzi az importálási hibákat, és felgyorsítja az eredmények elérését.

Várható eredmény

Kitölthető Excel-sablon megrendelési adatokhoz.

MIT NYERHET VELE

Tárja fel a SAP Ariba megrendelési folyamatának hiányosságait

A ProcessMind megmutatja, hogyan haladnak végig a megrendelések a folyamaton, áttekinthető ábrákkal és felhasználható elemzésekkel. Tárja fel a késéseket és a megfelelési problémákat a teljes beszerzési munkafolyamatban, az igényléstől az áruátvételig.
  • Kövesse végig a megrendelések teljes folyamatát a SAP Aribában
  • Azonosítsa a jóváhagyási ciklusok pontos késéseit
  • Találja meg a nem megfelelő megrendeléseket
  • Fejlessze az áruátvétel és a számlafeldolgozás folyamatát
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

MÉRHETŐ EREDMÉNYEK

Számszerűsíthető javulás a P2P-folyamatban

Az SAP Ariba megrendelési folyamatain alkalmazott process mining megoldásunk feltárja a hatékonysági hiányosságokat és a szűk keresztmetszeteket. Az adatokra épülő elemzések segítenek egyszerűsíteni a működést, csökkenteni a ciklusidőt és optimalizálni a kiadásokat.

0 %
Gyorsabb megrendelés-jóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

Gyorsítsa fel a megrendelések jóváhagyását a többlépcsős munkafolyamatok szűk keresztmetszeteinek feltárásával és megszüntetésével. Így jelentősen rövidülhet a kritikus beszerzések átfutási ideje.
0 %
Rövidebb teljes megrendelési ciklus

A teljes feldolgozási idő csökkenése

Egyszerűsítse a megrendelés teljes folyamatát az igény benyújtásától a kifizetésig. Tárja fel a rejtett késéseket és a nem hatékony átadásokat, hogy gyorsabbá váljon a működés.
0 %
Több jóváhagyás elsőre

A szabályoknak megfelelő megrendelések számának növekedése

Javítsa a megrendelések megfelelőségét azzal, hogy több megrendelést hagynak jóvá elsőre, módosítás és ismételt munka nélkül. Ez segít betartani a beszerzési szabályokat.
0 %
Kevesebb megrendelés-módosítás

A módosítási arány csökkenése

Csökkentse azoknak a megrendeléseknek a számát, amelyeket a létrehozás vagy jóváhagyás után módosítani kell. Ez a követelmények pontosabb előzetes felmérésére és a folyamat szabályszerűbb végrehajtására utal, miközben csökkenti az ismételt munka költségét.
0 %
Időben rögzített áruátvételek

Gyorsabb áruátvételi rögzítés

Tegye gyorsabbá és pontosabbá az áruk és szolgáltatások átvételének rendszerbeli rögzítését. Ez javítja a készletkezelést és a kifizetések feldolgozását, valamint csökkenti a késéseket.
0 %
Kevesebb ismételt munka a megrendeléseknél

Az ismételt munkát igénylő esetek számának csökkenése

Tárja fel és szüntesse meg azokat az eseteket, amikor a megrendelések visszakerülnek egy korábbi állapotba, vagy újabb jóváhagyást igényelnek. Ezzel jelentősen csökkenthető a manuális munka és a működési költség.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, a meglévő rendszerbeállításoktól és az adatok minőségétől függnek. A bemutatott értékek az SAP Ariba megrendelési folyamatainak bevezetése során gyakran tapasztalt javulásokat tükrözik.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse az elemzést.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Minden megrendelési dokumentum egyedi azonosítója, amely a folyamat központi esetazonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Ez az azonosító kapcsolja össze a folyamat összes lépését, így minden egyes beszerzési rendelés teljes életciklusa elemezhető.

A beszerzési rendelés folyamatának egy adott időpontjában történt esemény vagy végrehajtott feladat neve.

Miért fontos?

Ez az attribútum határozza meg a folyamat lépéseit, így megjeleníthető a folyamat menete, és feltárhatók a szűk keresztmetszetek, az ismételt munka és az eltérések.

Az a pontos dátum és időpont, amikor egy adott tevékenység vagy esemény történt.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események helyes sorrendjének megállapításához és az időtartam-alapú mutatók, például az átfutási és várakozási idők kiszámításához.

A tevékenységet végrehajtó felhasználó neve vagy azonosítója.

Miért fontos?

Segít megállapítani a felelősséget, és lehetővé teszi a felhasználónkénti teljesítmény, munkaterhelés és megfelelés elemzését. Ez fontos a képzési igények és a folyamateltérések feltárásához.

A beszerzési rendeléshez tartozó üzleti részleg vagy költséghely.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az üzleti egységek teljesítményének összehasonlítását, így feltárhatók a részlegek szűk keresztmetszetei, és megoszthatók a bevált gyakorlatok.

Az áru vagy szolgáltatás beszerzéséhez igénybe vett beszállító neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a beszállítói teljesítmény elemzését, így azonosíthatók a megbízható partnerek és a késéseket vagy más problémákat okozó beszállítók.

A beszerzési rendelés teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Pénzügyi hátteret ad az egyes esetekhez. Az érték szerinti elemzés segít rangsorolni a fejlesztéseket, és megmutatja, hogyan befolyásolja a rendelés összege a folyamat menetét.

Az a dátum, amikorra az igénylő az áru vagy a szolgáltatás szállítását várja.

Miért fontos?

Ez az alap a határidőre történő szállítás méréséhez, ami elengedhetetlen a beszállítók megbízhatóságának és az ellátási lánc hatékonyságának értékeléséhez.

Az a dátum, amikor az áru átvételét vagy a szolgáltatás teljesítését hivatalosan rögzítették a rendszerben.

Miért fontos?

A tényleges szállítási dátumot jelöli, amely szükséges a szállítási teljesítmény méréséhez és az ellátási lánc késéseinek feltárásához.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ez a tevékenység jelzi a beszerzési igény létrehozását. Az igény áruk vagy szolgáltatások hivatalos megrendelésére irányuló kérés, amely megelőzi a megrendelést. Az SAP Aribában ezt általában akkor rögzíti a rendszer, amikor a felhasználó elmenti és benyújtja az új igénydokumentumot. Ekkor létrejön a dokumentum, a létrehozás időbélyegével együtt.

Miért fontos?

Ez a beszerzési folyamat elsődleges kezdőpontja. Az esemény és a megrendelés létrehozása között eltelt idő elemzése segít megérteni az igénytől a megrendelésig tartó ciklusidőt, és feltárni a folyamat korai szakaszának szűk keresztmetszeteit.

Ez a tevékenység jelzi a hivatalos megrendelési dokumentum létrehozását az SAP Aribában, akár egy jóváhagyott igényből, akár közvetlenül. Az esemény a megrendelési dokumentum létrehozási időbélyegéből nyerhető ki, amely a megrendelés életciklusának hivatalos kezdetét jelzi.

Miért fontos?

Közvetlen megrendelés esetén ez a folyamat kezdőpontja. Fontos mérföldkő az igénytől a megrendelésig tartó átalakítási idő és a megrendelés teljes feldolgozási ciklusának méréséhez.

Azt jelzi, hogy a megrendelés megkapta az összes szükséges belső jóváhagyást, és elküldhető a beszállítónak. Az esemény abból állapítható meg, hogy a kijelölt munkafolyamat befejezése után a megrendelési dokumentum állapota „Jóváhagyva” értékre változik.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő a jóváhagyási ciklusidő méréséhez és a vezetői felülvizsgálat szűk keresztmetszeteinek feltárásához. Az itt jelentkező késések közvetlenül befolyásolják a beszállítói átfutási időt és a beszerzés hatékonyságát.

A jóváhagyott megrendelés hivatalos elküldésének időpontját jelzi, jellemzően az Ariba Networkön keresztül. Az esemény akkor rögzíthető, amikor a megrendelés állapota „Sent” vagy „Ordered” értékre változik.

Miért fontos?

Ez jelzi az átmenetet a belső feldolgozásból a külső teljesítésbe. Ettől az időponttól mérhető a beszállítói átfutási idő és a szállítási teljesítmény.

Azt jelzi, hogy az árut fizikailag átvették, és ezt rögzítették az SAP Aribában. Ez az esemény akkor keletkezik, amikor a felhasználó létrehoz és benyújt egy átvételi dokumentumot a megrendelés valamely tételéhez.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő a szállítás teljesítésének igazolásához, és a beszállítói szállítási teljesítmény mérésének végpontja. Háromoldalú egyeztetés esetén az átvétel a számla kifizetését is lehetővé teszi.

Ez a tevékenység a megrendelés életciklusának sikeres lezárását jelzi: az árut vagy szolgáltatást teljes egészében átvették, és a számlázás is megtörtént. Az esemény abból állapítható meg, hogy a megrendelés állapota „Received”, „Invoiced” vagy egy hasonló végállapotra változik.

Miért fontos?

Ez a folyamat sikeres lezárásának elsődleges végpontja. Az állapot eléréséhez szükséges idő megmutatja a teljes ciklusidőt, amely a folyamat általános hatékonyságának fontos mérőszáma.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining adatok alapján mutatja meg, hogyan zajlik valójában a megrendelések feldolgozása. Feltárja a szűk keresztmetszeteket, a szabályoknak nem megfelelő tevékenységeket és a hatékonysági problémákat, például a túl hosszú jóváhagyási ciklusokat. Megmutatja, hol tér el a folyamat az elvárt útvonaltól, és hol érdemes fejleszteni vagy automatizálni. A tényleges folyamat megismerésével a szervezet célzott változtatásokat vezethet be, amelyek javítják a hatékonyságot és a megfelelést.

A megrendelési folyamat process mining elemzéséhez elsősorban eseménynapló-adatokra van szükség. Ezek jellemzően tartalmazzák az eset azonosítóját, például a megrendelés számát, a tevékenység nevét, például „Megrendelés létrehozva” vagy „Megrendelés jóváhagyva”, valamint az egyes tevékenységek pontos időbélyegét. Az elemzés részletesebbé tételéhez további attribútumok is megadhatók, például a beszállító, az összeg, a jóváhagyó vagy a részleg.

A várható előnyök közé tartozik a megrendelések jóváhagyási és teljes ciklusidejének jelentős csökkenése, a megfelelési előírások következetesebb betartása, valamint a megrendelés-módosítások számának mérséklése. Emellett egyszerűbbé válhat a beszerzési igények megrendeléssé alakítása, jobban nyomon követhetők az áruátvételek rögzítései, és több lehetőség nyílik a feladatok automatizálására. A process mining hatékonyabb, szabályosabb és átláthatóbb beszerzéstől a kifizetésig tartó folyamatot eredményezhet.

Igen. A process mining nemcsak a megrendelési folyamat szűk keresztmetszeteit, hanem azok kiváltó okait is feltárja. A folyamateltéréseket konkrét attribútumokkal, például jóváhagyói csoportokkal, megrendeléstípusokkal vagy részlegek közötti eltérésekkel összekapcsolva megmutatja, miért tart tovább egy-egy lépés. Ez a részletes kép célzott beavatkozást tesz lehetővé, amely a probléma gyökerét kezeli, és tartós folyamatfejlesztést eredményez.

Számos modern process mining platform előre elkészített csatlakozókat vagy egyszerű integrációs lehetőségeket kínál az elterjedt beszerzési rendszerekhez, például az SAP Aribához. A nehézséget gyakran nem a technikai kapcsolat kialakítása, hanem a kezdeti adatleképezés és -átalakítás, valamint a kinyert eseménynapló minőségének és teljességének biztosítása jelenti. A beállítás után az adatok kinyerése és elemzése nagyrészt automatizálható.

Az SAP Ariba adatai többféleképpen nyerhetők ki process mining elemzéshez. Használhatók például az SAP Ariba beépített jelentéskészítő eszközei, közvetlen adateléréshez API-k, vagy az adatok CSV- és Excel-formátumba exportálhatók, majd eseménynaplóvá alakíthatók. Az informatikai csapattal és a process mining szolgáltatójával együttműködve kiválasztható az adott rendszerhez leginkább megfelelő és biztonságos adatkinyerési módszer.

A megrendelési folyamat process mining elemzésének kezdeti beállítása és az első eredmények elérése általában néhány héttől pár hónapig tarthat. Ez az adatkörnyezet összetettségétől és az adatok előkészítettségétől függ. Az időszak magában foglalja az adatok kinyerését, a modellezést és az első elemzéseket. A valódi érték azonban a folyamatos nyomon követésből és az eredmények alapján végzett, ismétlődő fejlesztésekből származik.

Fejlessze még ma a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatot!

Csökkentse 30%-kal az átfutási időt, és szüntesse meg a SAP Ariba szűk keresztmetszeteit.

Próbálja ki ingyenesen

Nincs szükség bankkártyára. Állítsa be a próbaverziót néhány perc alatt.