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Optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay – Bestellprozess

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung von SAP Ariba Bestellungen.
Optimieren Sie Ihren Purchase-to-Pay – Bestellprozess
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten FAQs (5)
Prozess: Beschaffungsprozess - Bestellung
System: SAP Ariba
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Optimieren Sie Ihren Bestellprozess in SAP Ariba für maximale Effizienz

Ineffiziente Abläufe führen zu verspäteten Lieferungen und höheren Betriebskosten. Unsere Plattform zeigt Ihnen punktgenau, wo Ihr Workflow hakt. Erfahren Sie, wie Sie Reaktionsfähigkeit steigern, Ressourcen optimal einsetzen und termingerechte Erfüllung in allen Bereichen sicherstellen.

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Warum Sie Ihren Purchase-to-Pay- und Bestellprozess in SAP Ariba optimieren sollten

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein effizienter Purchase-to-Pay- (P2P) Prozess entscheidend für den operativen Erfolg und die finanzielle Gesundheit. Insbesondere die Verwaltung von Bestellungen (POs) innerhalb eines robusten Systems wie SAP Ariba kann komplex werden. Obwohl SAP Ariba leistungsstarke Tools bietet, stehen Unternehmen oft vor verborgenen Ineffizienzen, die zu Verzögerungen in der Beschaffung, erhöhten Betriebskosten, angespannten Lieferantenbeziehungen und sogar zu Produktionsausfällen führen. Das Verständnis des tatsächlichen Lebenszyklus Ihrer Bestellungen – von der ersten Bestellanforderung bis zum Wareneingang – ist von größter Bedeutung. Ohne diese Klarheit wird die Identifizierung der Grundursachen für Verzögerungen und mangelnde Compliance zu einem Ratespiel, das alles von den Lagerbeständen bis zum Cashflow beeinflusst.

Ineffizienzen im Bestellprozess sind nicht nur kleinere Unannehmlichkeiten; sie wirken sich direkt auf Ihr Unternehmensergebnis aus. Lange Genehmigungszyklen können verpasste Liefertermine bedeuten und damit zu Kosten für Expressversand oder Lagerengpässen führen. Nacharbeiten aufgrund falscher Bestellungen oder Genehmigungen binden wertvolle Mitarbeiterzeit. Mangelnde Transparenz über den Bestellstatus erschwert es, Erwartungen gegenüber internen Stakeholdern und externen Lieferanten zu managen. Die Optimierung dieses Kernprozesses in SAP Ariba bedeutet, diese Herausforderungen in Chancen für strategische Vorteile umzuwandeln, eine pünktliche Erfüllung zu gewährleisten und den Wert Ihrer Beschaffungsausgaben zu maximieren.

Tiefere Einblicke gewinnen mit Process Mining für Bestellungen

Process Mining bietet einen revolutionären Ansatz zum Verständnis und zur Verbesserung Ihres Bestellprozesses. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt es Event Logs aus Ihrem SAP Ariba System, um den tatsächlichen Fluss jeder einzelnen Bestellung zu rekonstruieren. Das bedeutet, Sie können den vollständigen End-to-End-Prozess jeder PO visualisieren und so aufdecken, wie die Arbeit wirklich erledigt wird und nicht nur, wie sie erledigt werden sollte.

Diese datengestützte Perspektive ist von unschätzbarem Wert, um Engpässe zu identifizieren, verborgene Nacharbeiten aufzudecken und Abweichungen von den Standardarbeitsanweisungen genau zu lokalisieren. Sie können präzise sehen, wo Bestellungen die meiste Zeit verbringen, welche Genehmigungsschritte zu Verzögerungen führen und ob bestimmte Lieferanten oder Abteilungen durchweg spezifische Probleme erleben. Process Mining geht über hochrangige Berichte hinaus und liefert granulare Einblicke in Durchlaufzeitvariationen, die Häufigkeit manueller Eingriffe und die spezifischen Pfade, die Bestellungen nehmen, einschließlich aller Umwege und Nacharbeitszyklen. Dies ermöglicht es Ihnen, kritische Fragen wie „Wie lässt sich die Durchlaufzeit im Purchase-to-Pay-Bestellprozess reduzieren?“ zu beantworten, indem die genauen Schritte identifiziert werden, die Verbesserungen erfordern.

Wichtige Verbesserungsbereiche in Ihrem SAP Ariba Bestell-Workflow

Die Anwendung von Process Mining auf Ihren SAP Ariba Bestellprozess beleuchtet mehrere Schlüsselbereiche für strategische Verbesserungen:

  • Durchlaufzeitreduzierung: Identifizieren Sie die genauen Phasen, in denen Bestellungen die längsten Verzögerungen erfahren. Liegt es an der Genehmigung der Bestellanforderung, der Erstellung der Bestellung, der Bestätigung durch den Lieferanten oder der Wareneingangsbuchung? Das Verständnis dieser spezifischen Verzögerungen ermöglicht es Ihnen, Interventionen effektiv zu planen und die gesamte Durchlaufzeit erheblich zu reduzieren.
  • Engpassbehebung: Identifizieren Sie spezifische Ressourcen, wie einzelne Genehmiger oder Abteilungen, die konsequent zu Engpässen im Prozess werden. Dieser Einblick ermöglicht gezielte Schulungen, Ressourcenallokation oder Workflow-Anpassungen, um Druckpunkte zu entlasten.
  • Compliance und Anomalieerkennung: Decken Sie Fälle auf, in denen Bestellungen von etablierten Richtlinien oder gesetzlichen Anforderungen abweichen. Dazu gehören unautorisierte Änderungen an Bestellungen nach der Genehmigung, Bestellungen, die notwendige Genehmigungsschritte umgehen, oder ungewöhnliche Muster bei Wareneingangsbuchungen. Die Aufrechterhaltung einer hohen Compliance ist entscheidend für Governance und Risikomanagement.
  • Automatisierungspotenziale: Entdecken Sie repetitive, manuelle Aufgaben, die erhebliche Ressourcen verbrauchen. Process Mining kann Bereiche aufzeigen, die sich gut für die Automatisierung eignen, wie automatisierte Benachrichtigungen, Datenvalidierung oder Routing auf Grundlage vordefinierter Regeln, was die Effizienz innerhalb von SAP Ariba verbessert.
  • Lieferantenleistungsbewertung: Analysieren Sie die tatsächlichen Lieferzeiten und die Reaktionsfähigkeit verschiedener Lieferanten basierend darauf, wann Bestellungen bestätigt und Waren empfangen werden. Diese Daten ermöglichen bessere strategische Beschaffungsentscheidungen und stärken die Lieferantenbeziehungen.

Messbare Ergebnisse durch Prozessoptimierung erzielen

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Bestellprozesses mit Process Mining bringt signifikante und messbare Vorteile:

  • Reduzierte Betriebskosten: Durch die Beseitigung von Nacharbeiten, die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Verbesserung der Effizienz senken Sie den Verwaltungsaufwand, der mit der Bearbeitung von Bestellungen verbunden ist. Ein besseres Bestandsmanagement reduziert auch die Lagerkosten und vermeidet kostspielige Expressbestellungen.
  • Verbesserte Effizienz und Geschwindigkeit: Erzielen Sie schnellere Durchlaufzeiten von der ersten Bestellanforderung bis zum endgültigen Empfang von Waren oder Dienstleistungen. Dies führt direkt zu einer schnelleren Erfüllung interner Anforderungen und einer verbesserten Reaktionsfähigkeit in Ihrem gesamten Unternehmen.
  • Verbesserte Compliance und Risikomanagement: Identifizieren und korrigieren Sie proaktiv nicht konforme Prozesse, um eine höhere Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien, internen Kontrollen und externen Vorschriften sicherzustellen und dadurch finanzielle und Reputationsrisiken zu mindern.
  • Stärkere Lieferantenbeziehungen: Transparente und effiziente Bestellbearbeitung führt zu reibungsloseren Interaktionen mit Ihren Lieferanten, fördert Vertrauen und kann potenziell bessere Konditionen oder Dienstleistungen erschließen.
  • Erhöhte Stakeholder-Zufriedenheit: Interne Anforderer profitieren von einer schnelleren Lieferung von Waren und Dienstleistungen, während Finanzteams eine bessere Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben erhalten.

Starten Sie Ihre Reise zu optimierten Bestellungen

Die Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Bestellprozesses in SAP Ariba mag entmutigend wirken, aber mit den richtigen Tools und dem richtigen Ansatz ist es ein zugängliches und äußerst lohnenswertes Unterfangen. Durch den Einsatz von Process Mining erhalten Sie ein beispielloses, datengestütztes Verständnis Ihrer Beschaffungsvorgänge. Sie müssen kein Process-Mining-Experte sein, um zu beginnen; eine strukturierte Analyse kann Sie bei der Identifizierung wichtiger Verbesserungsbereiche anleiten. Beginnen Sie damit zu erforschen, wie Process Mining die verborgenen Ineffizienzen in Ihrem SAP Ariba Bestellfluss beleuchten und Ihre Beschaffungslandschaft hin zu höchster Effizienz transformieren kann.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Bestellungen geraten oft in Genehmigungs-Workflows ins Stocken, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen führt. Dies kann zu verpassten Lieferterminen, erhöhten Betriebskosten durch Beschleunigung und Unzufriedenheit bei internen Stakeholdern führen, die auf notwendige Artikel oder Dienstleistungen warten. ProcessMind visualisiert Genehmigungspfade innerhalb Ihres SAP Ariba Bestellprozesses und hebt hervor, wo und warum Verzögerungen auftreten. Es identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Bottlenecks darstellen, sodass Sie Workflows für eine schnellere, effizientere Bearbeitung neu konfigurieren und eine termingerechte Auftragserfüllung gewährleisten können.

Die Zeitspanne von der Erstellung der Bestellanforderung bis zum Wareneingang kann übermäßig lang sein, was sich negativ auf Lagerbestände, Projektzeitpläne und die gesamte betriebliche Reaktionsfähigkeit auswirkt. Lange Durchlaufzeiten können zu Lagerfehlbeständen, Produktionsverzögerungen und höheren Lagerhaltungskosten führen.ProcessMind kartiert den gesamten End-to-End-Prozess jeder Bestellung in SAP Ariba, von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Wareneingang. Durch die Analyse der Dauer jedes Schritts und der Übergabepunkte identifiziert die Software präzise die Aktivitäten und Abteilungsübergänge, die am stärksten zu verlängerten Durchlaufzeiten beitragen, und zeigt so Potenziale zur Prozessoptimierung auf.

Maverick Buying – also das Umgehen etablierter Einkaufsrichtlinien – tritt im Purchase-to-Pay-Prozess häufig auf. Die Folge: unautorisierte Ausgaben, verpasste verhandelte Rabatte und höhere Compliance-Risiken. Das kann zu finanziellen Verlusten und Prüfungsfeststellungen führen. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von Ihren standardisierten SAP‑Ariba‑Bestellprozessen, etwa Bestellungen ohne ordentliche Anforderung oder Freigabe. So erhalten Sie volle Transparenz, wo und wie Regelverstöße entstehen, und können Richtlinien gezielt durchsetzen und Kontrollen verbessern.

Ein hohes Änderungsaufkommen bei Bestellungen nach der ursprünglichen Erstellung führt zu erheblicher Nacharbeit, verbraucht wertvolle Ressourcen und kann zu Fehlern oder Missverständnissen mit Lieferanten führen. Jede Änderung erhöht den administrativen Aufwand und verlängert den gesamten Beschaffungszyklus. ProcessMind quantifiziert die Häufigkeit und Art der Bestelländerungen innerhalb von SAP Ariba und identifiziert, in welcher Phase Änderungen am häufigsten auftreten und wer sie initiiert. Diese Analyse hilft, die Ursachen zu verstehen, z.B. unklare Anforderungen oder unzureichende Prüfung, damit Sie Nacharbeit reduzieren und den Prozess stabilisieren können.

Verzögerungen bei der Buchung von Wareneingängen können eine Kaskade von Problemen verursachen, einschließlich Rechnungsabweichungen, verspäteten Lieferantenzahlungen und ungenauen Lagerbestandsaufzeichnungen. Dies führt oft zu erhöhten manuellen Abstimmungsaufwänden und angespannten Lieferantenbeziehungen. ProcessMind verfolgt die verstrichene Zeit zwischen der erwarteten und tatsächlichen Wareneingangsbuchung für jede Bestellung (Purchase Order) in SAP Ariba. Es identifiziert spezifische Verzögerungen, Orte oder Artikelarten, die anfällig für späte Wareneingangseinträge sind, und ermöglicht Ihnen so, Wareneingangsprozesse zu optimieren und die Datengenauigkeit zu verbessern.

Der Übergang von einer Bestellanforderung zu einer bestätigten Bestellung kann durch manuelle Übergaben, Dateneingabefehler oder unklare Verantwortlichkeiten erschwert werden. Solche Ineffizienzen verlangsamen den Beschaffungsprozess und erhöhen die Betriebskosten.ProcessMind visualisiert den Ablauf von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Bestellgenehmigung und dem Versand innerhalb von SAP Ariba. Die Software zeigt unerwartete manuelle Schritte, Nacharbeitsschleifen oder lange Wartezeiten während dieser kritischen Umwandlungsphase auf und deckt so Potenziale zur Automatisierung und optimierten Aufgabenverteilung auf.

Trotz automatisierter Systeme wie SAP Ariba erfordern viele Bestellungen weiterhin erhebliche manuelle Eingriffe. Das erhöht die Prozesskosten, das Fehlerrisiko und bremst Skalierbarkeit und Tempo Ihrer Beschaffung. ProcessMind identifiziert Aktivitäten im Bestellprozess, die manuell laufen, aber automatisiert oder vereinfacht werden können. Durch den Vergleich realer Abläufe mit idealen, automatisierten Pfaden zeigt ProcessMind, wo manuelle Arbeit gebündelt ist – und liefert klare Ansatzpunkte für Digitalisierung und Effizienzgewinne.

Die Variabilität bei Lieferanten-Lieferzeiten und Lieferzuverlässigkeit führt zu Unvorhersehbarkeit in der Lieferkette, was Herausforderungen im Bestandsmanagement und potenzielle Betriebsunterbrechungen zur Folge hat. Dies erschwert die Planung und kann die Notwendigkeit kostspieliger Pufferbestände mit sich bringen.ProcessMind analysiert die Dauer von dem Zeitpunkt, an dem eine Bestellung an einen Lieferanten gesendet wird, bis zum Wareneingang für jeden Lieferanten in SAP Ariba. Es deckt Muster inkonsistenter Leistung unter Lieferanten auf, sodass Sie unzuverlässige Lieferanten identifizieren und strategische Beschaffungsentscheidungen basierend auf tatsächlichen Lieferdaten verbessern können.

Bestellungen, die häufig in Nacharbeits-Loops geraten, z.B. zur erneuten Genehmigung oder Korrektur zurückgesendet werden, verlängern die Bearbeitungszeiten erheblich und verschwenden Ressourcen. Dies deutet oft auf zugrunde liegende Probleme mit der Datenqualität, Genehmigungskriterien oder der anfänglichen Klarheit der Anforderung hin. ProcessMind zeigt grafisch alle Nacharbeits-Loops und deren Häufigkeit innerhalb Ihres SAP Ariba Bestellprozesses an. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Loops auf Cycle Times und Kosten und hilft Ihnen, die Grundursachen der Nacharbeit zu identifizieren und präventive Maßnahmen zu implementieren.

Wenn Waren oder Leistungen eingehen, aber nicht in SAP Ariba dokumentiert werden, entstehen erhebliche Abstimmungsaufwände und Compliance-Risiken. Das kann zu Zahlungen für nicht gelieferte Positionen, Prüfungsfeststellungen und mangelnder Transparenz über Ausgaben führen. ProcessMind erkennt Bestellungen, die ohne passenden Wareneingang oder Leistungsbestätigung durch den Prozess laufen. So werden Lücken in der Nachverfolgung sichtbar und Sie können eine strengere Belegerfassung durchsetzen – damit alle erfüllten Bestellungen korrekt verbucht sind.

Erhebliche Unterschiede bei den Bearbeitungszeiten von Bestellungen zwischen den Abteilungen können auf Inkonsistenzen in Schulungen, Ressourcenzuweisung oder der Einhaltung von Best Practices hindeuten. Dies führt zu ungleichmäßigen Servicelevels und einer insgesamt geringeren Effizienz. ProcessMind segmentiert den Bestellprozess nach Attributen wie 'Abteilung' oder 'Kostenstelle' und deckt so Unterschiede in der Bearbeitungsgeschwindigkeit und Engpässe zwischen verschiedenen Organisationseinheiten auf. Diese vergleichende Analyse hilft, leistungsstarke Teams und Bereiche zu identifizieren, die eine Prozessstandardisierung oder zusätzliche Unterstützung in SAP Ariba benötigen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Bearbeitungszeit von Bestellungen durch alle notwendigen Genehmigungsschritte zu verkürzen. Schnellere Genehmigungen verhindern Beschaffungsverzögerungen, gewährleisten eine zeitnahe Lieferung von Waren und Dienstleistungen und reduzieren letztlich die mit Wartezeiten verbundenen Betriebskosten. Dies wirkt sich direkt auf Projektzeitpläne und Lagerbestände aus und verbessert die gesamte Geschäftsreaktionsfähigkeit. Die Optimierung dieses Prozesses kann zu besseren Lieferantenbeziehungen und einer vorhersehbareren Betriebsplanung innerhalb von SAP Ariba Purchase to Pay führen.
ProcessMind nutzt Event Logs aus SAP Ariba, um alle Genehmigungspfade abzubilden und spezifische Engpässe zu identifizieren, wie z. B. überlastete Genehmiger oder ineffiziente Weiterleitungen. Durch die Analyse der Durchlaufzeiten für jeden Genehmigungsschritt hilft ProcessMind dabei, Verbesserungspunkte zu identifizieren, mit dem Ziel einer 20-30%igen Reduzierung der durchschnittlichen Genehmigungsdauer, messbar an der durchschnittlichen Zykluszeit von Bestellungen von der Initiierung bis zur endgültigen Genehmigung.

Ziel ist es, die Gesamtzeit von der Erstellung oder Bedarfsanforderung einer Bestellung bis zu deren vollständiger Abwicklung und Wareneingang erheblich zu verkürzen. Die Reduzierung dieser End-to-End-Durchlaufzeit steigert die operative Effizienz, minimiert Lieferzeiten und gewährleistet eine schnellere Beschaffung von Ressourcen. Dies führt zu einem besseren Bestandsmanagement und einer agileren Lieferkette, was entscheidend für den Wettbewerbsvorteil in der SAP Ariba Beschaffung ist.
ProcessMind analysiert den gesamten Bestelllebenszyklus und identifiziert Verzögerungen in jeder Aktivität von der Bedarfsanforderung bis zum Wareneingang. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Prozessflusses und seiner Varianten werden spezifische Aktivitäten oder Sequenzen identifiziert, die zu Engpässen führen. Die Erkenntnisse von ProcessMind ermöglichen gezielte Optimierungen mit dem Ziel, die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Bestellungen um 15-25% zu beschleunigen, messbar an der Gesamtdauer von der Bestellerstellung bis zur Wareneingangsbuchung.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf sicherzustellen, dass alle Bestellungen konsequent den etablierten internen Richtlinien, regulatorischen Anforderungen und Vertragsbedingungen innerhalb des SAP Ariba Systems entsprechen. Eine hohe Compliance reduziert Risiken im Zusammenhang mit Audits, rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen und fördert gleichzeitig transparente und ethische Beschaffungspraktiken. Es sichert die finanzielle Integrität und schützt den Ruf der Organisation, was im Purchase to Pay Prozess besonders kritisch ist.
ProcessMind entdeckt automatisch Abweichungen von vordefinierten Happy Paths und Compliance Regeln, wie z. B. unautorisierte Direktkäufe oder fehlende erforderliche Genehmigungen. Durch den Vergleich des tatsächlichen Prozesses mit einem Soll-Modell werden nicht-konforme Bestellungen und deren Grundursachen hervorgehoben. ProcessMind hilft, eine Compliance-Rate von 95% oder höher zu erreichen, messbar am Prozentsatz der Bestellungen, die den definierten Genehmigungsmatrizen und Beschaffungsrichtlinien entsprechen.

Ziel ist es, die Häufigkeit von Änderungen, Modifikationen oder Stornierungen von Bestellungen nach deren initialer Genehmigung und Versendung zu reduzieren. Hohe Änderungsraten deuten auf vorgelagerte Probleme hin, wie ungenaue Bedarfsanforderungen, schlechte Planung oder Kommunikationsschwierigkeiten, die zu Nacharbeit, Verzögerungen und erhöhten Verwaltungskosten führen. Die Stabilisierung von Bestellungen verbessert die Vorhersehbarkeit und die Lieferantenbeziehungen in SAP Ariba.
ProcessMind identifiziert, welche Bestellungen häufig geändert werden, in welchen Phasen und von wem, und deckt so Muster und Ursachen auf. Dies kann auf Probleme wie unklare Spezifikationen in der Bedarfsanforderungsphase oder inkonsistente Lieferantenbestätigungen zurückgeführt werden. Mithilfe der Erkenntnisse von ProcessMind können Unternehmen eine Reduzierung der Änderungsraten von Bestellungen um 10-20% anstreben, messbar durch die Verfolgung der Anzahl der Bestelländerungen nach Genehmigung.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass erhaltene Waren und Dienstleistungen in SAP Ariba zeitnah und korrekt erfasst werden. Verzögerte oder fehlerhafte Wareneingangsbuchungen können zu Diskrepanzen zwischen physischem Lagerbestand und Systemaufzeichnungen führen, was die Finanzabstimmung, Lieferantenzahlungspläne und die Bestandsplanung beeinträchtigt. Eine pünktliche und genaue Buchung ist entscheidend für die Effizienz des Purchase to Pay-Prozesses.
ProcessMind analysiert die Zeitverzögerung zwischen dem tatsächlichen Wareneingang und dessen Systembuchung und identifiziert Bottlenecks in den Empfangs- und Datenerfassungsprozessen. Es hilft, Gründe für Verzögerungen aufzudecken, wie z. B. Prozessabweichungen oder Ressourcenengpässe, und ermöglicht so gezielte Verbesserungen. ProcessMind unterstützt die Erreichung einer pünktlichen und genauen Wareneingangsbuchungsrate von 90 % oder mehr, messbar anhand der durchschnittlichen Zeit vom physischen Empfang bis zur Systemerfassung und der Fehlerraten bei den Buchungen.

Dieses Ziel dient dazu, den Umwandlungsprozess von einer anfänglichen Bestellanforderung zu einer finalen Bestellung innerhalb von SAP Ariba zu optimieren. Eine effiziente Umwandlung minimiert Verzögerungen, reduziert den administrativen Aufwand und stellt sicher, dass Beschaffungsbedürfnisse schnell und präzise in formelle Bestellungen überführt werden. Dies wirkt sich positiv auf die Lieferzeiten für kritische Lieferungen und die allgemeine operative Reaktionsfähigkeit aus.
ProcessMind visualisiert den gesamten Weg von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Bestellung, wobei parallele Aktivitäten, Rework-Schleifen und unnötige Schritte, die die Effizienz beeinträchtigen, hervorgehoben werden. Es kann identifizieren, wo Bestellanforderungen häufig abgelehnt werden oder mehrere Überarbeitungen erfordern. ProcessMind hilft, den Umwandlungsprozess zu vereinfachen, mit dem Ziel, die durchschnittliche Zeit für die Umwandlung von der Bestellanforderung zur Bestellung um 15-25% zu reduzieren, messbar anhand der Cycle Time von der Einreichung der Bestellanforderung bis zur PO-Genehmigung.

Ziel ist es, manuelle, repetitive Aktivitäten im Bestellprozess zu identifizieren und zu automatisieren, die viel Zeit in Anspruch nehmen und fehleranfällig sind. Die Automatisierung dieser Schritte, insbesondere innerhalb von SAP Ariba, entlastet das Beschaffungspersonal, sodass es sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann, reduziert die Betriebskosten und erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit sowie die Genauigkeit. Dies fördert die Effizienz und Konsistenz im gesamten Purchase-to-Pay-Workflow.
ProcessMind identifiziert manuelle Aktivitäten mit hohem Volumen und geringem Wert, die häufig manuell ausgeführt werden und konsistente Muster aufweisen, wodurch sie ideale Kandidaten für die Automatisierung sind. Es quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für diese Aufgaben. ProcessMind hilft, Automatisierungsinitiativen zu priorisieren, was zu einer Reduzierung manueller Berührungspunkte um 20-40% bei gängigen Bestellarten führt, messbar an der Anzahl der automatisierten im Vergleich zu manuellen Aktivitäten.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Variabilität zu reduzieren und die Vorhersehbarkeit von Lieferzeiten seitens der Lieferanten für Bestellungen zu verbessern. Inkonsistente Lieferzeiten führen zu Störungen in den Produktionsplänen, Lagerengpässen oder Überbeständen sowie erhöhte Eilversandkosten. Eine größere Konsistenz steigert die Zuverlässigkeit der Lieferkette und die Planungsgenauigkeit im SAP Ariba-Beschaffungsprozess.
ProcessMind analysiert Event Logs von Bestellungen, um angeforderte Liefertermine mit tatsächlichen Wareneingangsdaten über verschiedene Lieferanten, Abteilungen oder Produktkategorien hinweg zu vergleichen. Es zeigt auf, welche Lieferanten Ziele konstant verfehlen oder eine hohe Variabilität aufweisen. ProcessMind hilft, die Grundursachen für Inkonsistenzen zu identifizieren und strebt eine Reduzierung der Lieferzeitabweichung um 10 bis 15 % an, messbar durch den Vergleich geplanter und tatsächlicher Liefertermine pro Bestellung und Lieferant.

Das Ziel ist es, Situationen zu identifizieren und zu beseitigen, in denen Bestellungen oder zugehörige Dokumente aufgrund von Fehlern, Auslassungen oder fehlerhaften Informationen überarbeitet, korrigiert oder neu bearbeitet werden müssen. Nacharbeit bindet wertvolle Ressourcen, verlängert Durchlaufzeiten und führt zu betrieblichen Ineffizienzen sowie Frustrationen im SAP Ariba Procure-to-Pay Prozess. Die Reduzierung von Nacharbeit verbessert die „First-Time-Right“-Bearbeitung.
ProcessMind visualisiert Prozessabweichungen und Schleifen und zeigt deutlich, wo und warum Nacharbeit im Bestellfluss entsteht. Es kann diese Schleifen spezifischen Aktivitäten, Rollen oder Dateneingabepunkten zuordnen, um die zugrunde liegenden Ursachen aufzudecken. Mit ProcessMind lässt sich die Anzahl der Nacharbeitsschleifen um 50 % oder mehr reduzieren, messbar durch die Überwachung der Häufigkeit und Dauer, mit der Bestellungen in Nacharbeitsaktivitäten gelangen.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Waren und Dienstleistungen zu verbessern, sobald diese empfangen, aber noch nicht formell im System gebucht wurden. Mangelnde Transparenz in dieser entscheidenden Phase kann zu nicht nachverfolgten Artikeln, Zahlungsverzögerungen, Bestandsungenauigkeiten und Schwierigkeiten bei der Auftragsabstimmung führen. Eine verbesserte Transparenz gewährleistet eine bessere Kontrolle und Rechenschaftspflicht in der SAP Ariba Logistik.
ProcessMind kann den Weg empfangener Waren abbilden, noch bevor formelle Systembuchungen erfolgen, indem verschiedene Event-Typen oder externe Daten korreliert werden. Es hebt Zeiträume hervor, in denen sich Waren physisch vor Ort befinden, aber nicht nachverfolgt werden, wodurch blinde Flecken im Prozess aufgedeckt werden. ProcessMind ermöglicht ein besseres Monitoring mit dem Ziel einer 99%igen Verfolgungsrate für den Wareneingang und Leistungserbringung, messbar durch den Vergleich von physischen Empfangsbenachrichtigungen mit den späteren Systembuchungen.

Dieses Ziel strebt an, Leistungsunterschiede in der Bestellabwicklung über verschiedene Abteilungen oder Kostenstellen hinweg zu reduzieren. Uneinheitliche Effizienzgrade können zu einer inkonsistenten Leistungserbringung, internen Reibungsverlusten und der Unfähigkeit führen, Best Practices zu skalieren. Die Standardisierung von Prozessen gewährleistet eine gerechte Arbeitslastverteilung und eine optimierte Ressourcennutzung in der gesamten SAP Ariba P2P-Umgebung.
ProcessMind bietet vergleichende Analysen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und identifiziert, welche Abteilungen Spitzenleistungen erbringen und welche bei Bestell-Zykluszeiten, Nachbearbeitungsraten oder Compliance zurückliegen. Es hebt Prozessabweichungen zwischen Abteilungen hervor und ermöglicht die Identifizierung und Übernahme von Best Practices. ProcessMind hilft, eine konsistente Verarbeitungseffizienz zu erreichen, mit dem Ziel, nicht mehr als 10 % Abweichung bei den durchschnittlichen Zykluszeiten zwischen den Abteilungen aufzuweisen, messbar anhand der Bestellkennzahlen der Abteilungen.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für den Beschaffungsprozess

1

Laden Sie Ihr Template herunter

2

P2P-Daten exportieren

3

Daten hochladen

4

Analysieren Sie Ihren P2P-Flow

5

Maßnahmen umsetzen

6

Fortschritt kontinuierlich überwachen

1

Laden Sie Ihr Template herunter

Was ist zu tun

Greifen Sie auf das vorgefertigte Excel-Template zu, das für den Procure-to-Pay-Prozess – Bestelldaten konzipiert ist. Dies stellt sicher, dass Ihre Daten die korrekte Struktur für die Analyse haben.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Warum es wichtig ist

Ein standardisiertes Datenformat ist entscheidend für eine präzise Prozesskartierung und -analyse, da es Datenimportfehler verhindert und die Gewinnung von Einblicken beschleunigt.

Erwartetes Ergebnis

Eine ausfüllbare Excel-Vorlage für Bestelldaten.

WAS SIE ERHALTEN

SAP Ariba Bestellprozess-Ineffizienzen aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Verlauf Ihrer Bestellungen und liefert klare Visualisierungen und umsetzbare Erkenntnisse. Lokalisieren Sie Verzögerungen und Compliance-Probleme in Ihrem gesamten Beschaffungs-Workflow, von der Anforderung bis zum Wareneingang.
  • Visualisieren Sie den End-to-End Bestellfluss in SAP Ariba
  • Exakte Verzögerungen in Freigabezyklen erkennen
  • Nicht-konforme Bestellungen identifizieren
  • Wareneingangs- und Rechnungsbearbeitung optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

NACHGEWIESENE WIRKUNG

Quantifizierbare Verbesserungen für Ihren P2P-Prozess

Unsere Process Mining-Lösung, angewendet auf Bestellprozesse innerhalb von SAP Ariba, deckt Ineffizienzen und Bottlenecks auf. Durch datengestützte Erkenntnisse können Organisationen Abläufe optimieren, Cycle Times verkürzen und Ausgaben optimieren.

0 %
Schnellere Bestellfreigaben

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Beschleunigen Sie Ihren Bestellfreigabeprozess, indem Sie Engpässe in mehrstufigen Workflows identifizieren und beseitigen. Dies reduziert die Durchlaufzeiten für kritische Beschaffungen erheblich.

0 %
Verkürzter End-to-End-Bestellzyklus

Reduzierung der gesamten Bearbeitungszeit

Optimieren Sie den gesamten Bestelllebenszyklus, von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung, indem Sie versteckte Verzögerungen und ineffiziente Übergaben aufdecken. Dies steigert die gesamte operative Geschwindigkeit.

0 %
Höhere Erstfreigabequote

Mehr regelkonforme POs

Steigern Sie die Compliance im Bestellprozess, indem mehr POs beim ersten Versuch ohne Änderungen oder Nacharbeit freigegeben werden. Das stärkt die Einhaltung Ihrer Einkaufsrichtlinien.

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Weniger PO-Änderungen

Reduzierung der Änderungsrate

Reduzieren Sie die Anzahl der Bestellungen, die nach der ursprünglichen Erstellung oder Genehmigung Änderungen erfordern. Dies deutet auf eine bessere frühzeitige Anforderungserfassung und Prozesseinhaltung hin, was Nacharbeitskosten spart.

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Rechtzeitigere Wareneingänge

Schnellere Wareneingangsbuchungen

Verbessern Sie die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Waren- und Serviceeingangsbuchungen innerhalb Ihres Systems. Dies verbessert das Bestandsmanagement und die Zahlungsabwicklung und reduziert Verzögerungen.

0 %
Reduzierte Bestellnacharbeit

Abnahme von Nacharbeitsfällen

Erkennen und beseitigen Sie Fälle, in denen Purchase Orders in einen früheren Status zurückfallen oder erneut freigegeben werden müssen. Das senkt den manuellen Aufwand und die Betriebskosten deutlich.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, bestehenden Systemkonfigurationen und Datenqualität. Die präsentierten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen wider, die bei der Implementierung von SAP Ariba Bestellprozessen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie wie man ein Process Mining Event Log erstellt.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jedes Bestelldokument, der als zentrale Fallkennung für den Prozess dient.

Warum es wichtig ist

Dies ist die wesentliche Case ID, die alle Prozessschritte verbindet und es ermöglicht, den End-to-End-Lebenszyklus jeder einzelnen Bestellung zu analysieren.

Der Name des spezifischen Ereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Bestellprozesses stattfand.

Warum es wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht so die Visualisierung des Prozessflusses sowie die Identifizierung von Engpässen, Nacharbeit und Abweichungen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität bzw. ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum es wichtig ist

Dieser Timestamp ist grundlegend für die korrekte Reihenfolge von Events und die Berechnung aller dauerbasierten Kennzahlen wie Cycle Times und Wartezeiten.

Der Name oder die ID des Benutzers, der die Activity ausgeführt hat.

Warum es wichtig ist

Schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht die Analyse benutzerspezifischer Leistung, Arbeitslast und Compliance, was entscheidend ist, um Schulungsbedarfe oder Prozessabweichungen zu identifizieren.

Die Geschäftseinheit oder Kostenstelle, die der Bestellung zugeordnet ist.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht den Leistungsvergleich über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg, hilft bei der Identifizierung von Abteilungs-Engpässen und dem Austausch von Best Practices.

Der Name des Lieferanten oder Anbieters, von dem Waren oder Dienstleistungen bezogen werden.

Warum es wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Lieferantenleistung, hilft, zuverlässige Partner zu identifizieren und Anbieter zu lokalisieren, die Verzögerungen oder andere Probleme verursachen.

Der monetäre Gesamtwert der Bestellung.

Warum es wichtig ist

Bietet finanziellen Kontext zu jedem Case und ermöglicht eine wertbasierte Analyse, um Verbesserungen zu priorisieren und zu verstehen, wie der Bestellwert das Prozessverhalten beeinflusst.

Das Datum, an dem die anfordernde Partei die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen erwartet.

Warum es wichtig ist

Dient als Grundlage für die Messung der Liefertermintreue, was entscheidend für die Beurteilung der Lieferantenzuverlässigkeit und der Effizienz der Lieferkette ist.

Das Datum, an dem der Wareneingang oder die Leistungserbringung offiziell im System erfasst wurde.

Warum es wichtig ist

Stellt das tatsächliche Lieferdatum dar, was für die Berechnung der Lieferleistung und die Identifizierung von Verzögerungen in der Lieferkette unerlässlich ist.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die Erstellung einer Bestellanforderung, die als formelle Anforderung für Waren oder Dienstleistungen einer Bestellung vorausgeht. In SAP Ariba wird dies typischerweise erfasst, wenn ein Benutzer ein neues Bestellanforderungsdokument speichert und übermittelt und dabei einen expliziten Datensatz mit einem Erstellungs-Timestamp anlegt.

Warum es wichtig ist

Dies ist der primäre Startpunkt für den Beschaffungsprozess. Die Analyse der Zeit von diesem Event bis zur Bestellerstellung ist entscheidend für das Verständnis der Zykluszeit von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung und die Identifizierung früher Engpässe (Bottlenecks).

Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung des offiziellen Bestelldokuments in SAP Ariba, entweder basierend auf einer genehmigten Bestellanforderung oder direkt. Dies wird über den Erstellungs-Timestamp des Bestelldokuments erfasst und stellt den formellen Beginn des Bestell-Lebenszyklus dar.

Warum es wichtig ist

Bei direkten POs markiert dies den Prozessstart. Ein wichtiger Meilenstein, um die Umwandlungszeit von Bestellanforderung (Requisition) zu PO sowie den gesamten PO‑Bearbeitungszyklus zu messen.

Zeigt an, dass die Bestellung alle erforderlichen internen Freigaben erhalten hat und an den Lieferanten gesendet werden kann. Dieses Event wird aus dem Statuswechsel des PO-Dokuments auf "Approved" nach Abschluss des vorgesehenen Workflows abgeleitet.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein kritischer Meilenstein zur Messung der Genehmigungszykluszeiten und zur Identifizierung von Bottlenecks bei der Managementprüfung. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf die Lieferantenlieferzeiten und die Beschaffungseffizienz aus.

Beschreibt den Zeitpunkt, an dem die genehmigte Bestellung offiziell an den Lieferanten übermittelt wird, typischerweise über das Ariba Network. Dieses Ereignis wird erfasst, sobald sich der Status der Bestellung auf 'Gesendet' oder 'Bestellt' ändert.

Warum es wichtig ist

Dies markiert den Übergang von interner Verarbeitung zu externer Erfüllung. Es ist der Startpunkt zur Messung der Lieferantenlieferzeit (vendor lead time) und der Lieferleistung (delivery performance).

Beschreibt den physischen Wareneingang, der in SAP Ariba erfasst wird. Dies ist ein explizites Ereignis, das erfasst wird, wenn ein Benutzer ein Wareneingangsdokument für eine Bestellposition erstellt und übermittelt.

Warum es wichtig ist

Dies ist ein entscheidender Meilenstein zur Lieferbestätigung und der Endpunkt zur Messung der Lieferantenlieferleistung. Er berechtigt zudem zur Zahlung der Rechnung in einem Drei-Wege-Abgleich (three-way match) Szenario.

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des Bestell-Lebenszyklus und zeigt an, dass Waren oder Dienstleistungen vollständig empfangen und fakturiert wurden. Dies wird aus der Änderung des Bestellstatus auf 'Received', 'Invoiced' oder einen ähnlichen Endzustand abgeleitet.

Warum es wichtig ist

Dies ist der primäre Endpunkt des Erfolgszustands des Prozesses. Die Messung der Zeit bis zum Erreichen dieses Zustands liefert die End-to-End-Zykluszeit, eine Schlüsselkennzahl für die Gesamtprozesseffizienz.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining bietet einen datengestützten Röntgenblick auf Ihren tatsächlichen Bestellfluss und identifiziert Bottlenecks, nicht konforme Aktivitäten sowie Ineffizienzen wie übermäßige Genehmigungs-Cycle Times. Es zeigt auf, wo der Prozess vom idealen Pfad abweicht, und hebt Bereiche für Optimierung und Automatisierung hervor. Durch das Verständnis des wahren Prozesses können Organisationen gezielte Verbesserungen implementieren, die zu erheblichen Effizienz- und Compliance-Gewinnen führen.

Um Ihren Bestellprozess zu analysieren, erfordert Process Mining in erster Linie Event Log-Daten. Dazu gehören typischerweise ein Case Identifier, wie die Bestellnummer, ein Aktivitätsname, wie 'Bestellung erstellt' oder 'Bestellung genehmigt', und ein präziser Timestamp für jede Aktivität. Zusätzliche Attribute wie Lieferant, Betrag, Genehmiger oder Abteilung können hinzugefügt werden, um umfassendere Einblicke und Kontext für die Analyse zu bieten.

Zu den erwarteten Vorteilen gehören deutlich reduzierte Bestellfreigabe- und gesamte Cycle Times, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Vorschriften und eine merkliche Abnahme der Änderungsraten bei Bestellungen. Sie können auch eine Straffung der Anforderungs-zu-PO-Konvertierungen, eine verbesserte Transparenz bei Wareneingangsbuchungen und größere Möglichkeiten zur Aufgabenautomatisierung erwarten. Letztendlich führt Process Mining zu einem effizienteren, complianten und transparenteren Procure-to-Pay-Prozess.

Ja, Process Mining zeichnet sich dadurch aus, die zugrunde liegenden Grundursachen – nicht nur die Symptome – von Bestell-Bottlenecks zu identifizieren. Durch die Korrelation von Prozessabweichungen mit spezifischen Attributen, wie bestimmten Genehmigergruppen, Auftragstypen oder abteilungsspezifischen Variationen, kann es genau feststellen, warum bestimmte Schritte länger dauern. Dieser detaillierte Einblick ermöglicht gezielte Interventionen, die die Kernprobleme lösen und zu nachhaltigen Prozessverbesserungen führen.

Viele moderne Process‑Mining‑Plattformen bieten vorgefertigte Konnektoren oder eine unkomplizierte Integration in gängige Beschaffungssysteme wie SAP Ariba. Die Komplexität liegt häufig weniger in der Anbindung selbst als vielmehr in der initialen Zuordnung und Transformation der Daten sowie der Sicherstellung von Qualität und Vollständigkeit des extrahierten Event Logs. Ist die Konfiguration einmal erfolgt, lassen sich Datenextraktion und Analyse weitgehend automatisieren.

Datenextraktion aus SAP Ariba für Process Mining kann typischerweise auf verschiedene Wege erfolgen. Dazu gehören oft die Nutzung von Standard-SAP Ariba Reporting Tools, die Verwendung von APIs für den direkten Datenzugriff oder der Export von Daten in Formate wie CSV oder Excel zur Konvertierung in einen Event Log. Die Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Team und Process Mining Anbieter wird die effizienteste und sicherste Extraktionsstrategie für Ihr spezifisches Setup bestimmen.

Die initiale Einrichtung und die ersten Erkenntnisse für das Process Mining von Bestellungen können typischerweise innerhalb weniger Wochen bis zu einigen Monaten erzielt werden, abhängig von der Komplexität Ihrer Datenlandschaft und der Datenbereitschaft. Dieser Zeitrahmen umfasst die Datenextraktion, Modellierung und die initiale Analysephase. Der wahre Wert ergibt sich jedoch aus der kontinuierlichen Überwachung und iterativen Verbesserungen, basierend auf fortlaufenden Erkenntnissen.

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