> Sürekli süreç iyileştirme > Satın Almadan Ödemeye Satın alma siparişi > SAP Ariba

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi sürecinizi iyileştirin

SAP Ariba Satın Alma Siparişlerini optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz.
Veri Templateini indirin
Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi sürecinizi iyileştirin
Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi
SAP Ariba
Süreçler
Sistemler
Lütfen bir süreç seçin.
259 Süreçler
İptal edin
Seçin
Sorunlar (11) Hedefler (11) 6 adım Ön izleme Sonuçlar Veri SSS (5)

SAP Ariba satın alma siparişi sürecinizi optimize edin

Verimsiz işleme, teslimatların gecikmesine ve operasyonel maliyetlerin artmasına yol açabilir. Platformumuz, Workflow içindeki verimsizlikleri tam olarak belirlemenize yardımcı olur. Operasyonlarınız genelinde yanıt verme hızını nasıl artıracağınızı, kaynak dağılımını nasıl optimize edeceğinizi ve siparişlerin zamanında karşılanmasını nasıl sağlayacağınızı keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri Templateimizi indirin, yaygın sorunları ele alarak verimlilik hedeflerinize ulaşın. Altı adımlı iyileştirme planımızı izleyin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Templatei Rehberine başvurun.

Ayrıntılı açıklamayı gösterin

SAP Ariba’da Satın Almadan Ödemeye - Purchase Order sürecini neden optimize etmelisiniz?

Günümüzün hızlı iş ortamında verimli bir Satın Almadan Ödemeye, P2P, süreci operasyonel başarı ve finansal sağlık için büyük önem taşır. Özellikle SAP Ariba gibi güvenilir bir sistemde Purchase Orders, PO, yönetmek karmaşık hale gelebilir. SAP Ariba güçlü araçlar sunsa da kuruluşlar çoğu zaman gizli verimsizliklerle karşılaşır. Bu durum satın alma işlemlerinin gecikmesine, operasyonel maliyetlerin artmasına, tedarikçi ilişkilerinin zedelenmesine ve hatta üretim kesintilerine yol açabilir. Purchase Order yaşam döngünüzü, ilk talepten mal teslim almaya kadar, doğru biçimde anlamanız büyük önem taşır. Bu netlik olmadan gecikmelerin ve uyumsuzluğun temel nedenlerini belirlemek tahmine dönüşür ve stok seviyelerinden nakit akışına kadar her alan etkilenir.

Purchase Order sürecindeki verimsizlikler yalnızca küçük aksaklıklar değildir. Doğrudan kârlılığınızı etkiler. Yavaş onay döngüleri teslimat tarihlerinin kaçırılmasına, bunun sonucunda hızlandırılmış sevkiyat maliyetlerine veya stok tükenmesine neden olabilir. Hatalı siparişler ya da onaylar nedeniyle yapılan yeniden çalışma, çalışanların değerli zamanını tüketir. Sipariş durumlarının yeterince görünür olmaması, kurum içindeki paydaşların ve dış tedarikçilerin beklentilerini yönetmeyi zorlaştırır. SAP Ariba’daki bu temel süreci optimize etmek, zorlukları stratejik avantaj fırsatlarına dönüştürmek, zamanında tedarik sağlamak ve satın alma harcamalarınızdan alınan değeri en üst düzeye çıkarmak anlamına gelir.

Purchase Order sürecinde Process Mining ile daha derin içgörüleri keşfedin

Process Mining, Purchase Order sürecinizi anlamak ve iyileştirmek için farklı bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya kişisel anlatımlara dayanmak yerine SAP Ariba sisteminizdeki Event Logları kullanarak her bir Purchase Orderın gerçek akışını yeniden oluşturur. Böylece her PO’nun uçtan uca yolculuğunu görselleştirebilir, işlerin nasıl yapılması gerektiğini değil, gerçekte nasıl yapıldığını ortaya çıkarabilirsiniz.

Veriye dayalı bu bakış açısı, darboğazları belirlemek, gizli yeniden çalışmaları keşfetmek ve standart işletim prosedürlerinden sapmaları ortaya çıkarmak için çok değerlidir. Purchase Orderların en fazla zamanı nerede geçirdiğini, hangi onay adımlarının gecikmelere yol açtığını ve belirli tedarikçilerin ya da departmanların sürekli olarak belirli sorunlarla karşılaşıp karşılaşmadığını net biçimde görebilirsiniz. Process Mining, üst düzey raporların ötesine geçerek çevrim süresi farklılıkları, manuel müdahalelerin sıklığı ve Purchase Orderların tüm sapmaları ve yeniden çalışma döngüleri dahil izlediği yollar hakkında ayrıntılı içgörüler sağlar. Böylece iyileştirilmesi gereken adımları tam olarak belirleyerek "Satın Almadan Ödemeye - Purchase Order çevrim süresi nasıl azaltılır?" gibi önemli soruları yanıtlayabilirsiniz.

SAP Ariba Purchase Order iş akışınızda temel iyileştirme alanları

SAP Ariba Purchase Order sürecinize Process Mining uygulamak, stratejik iyileştirme için çeşitli temel alanları görünür kılar:

  • Çevrim süresini azaltın: Purchase Orderların en uzun gecikmeleri yaşadığı aşamaları tam olarak belirleyin. Gecikme Purchase Requisition onayında mı, Purchase Order taslağı hazırlama aşamasında mı, tedarikçi onayında mı yoksa mal teslim alma kaydında mı yaşanıyor? Bu beklemeleri anlamanız, müdahaleleri doğru noktaya yönlendirerek toplam çevrim süresini önemli ölçüde azaltmanızı sağlar.
  • Darboğazları giderin: Süreçte sürekli tıkanma yaratan belirli kaynakları, örneğin tek tek onaylayanları veya departmanları, belirleyin. Bu içgörü, baskı noktalarını hafifletmek için hedefli eğitim, kaynak dağılımı veya iş akışı düzenlemeleri yapmanızı sağlar.
  • Uyumluluğu ve anormallikleri tespit edin: Purchase Orderların belirlenmiş politikalardan veya düzenleyici gerekliliklerden saptığı durumları ortaya çıkarın. Buna onaydan sonra siparişlerde yetkisiz değişiklik yapılması, siparişlerin gerekli onay adımlarını atlaması veya mal teslim alma kayıtlarında olağandışı örüntüler bulunması dahildir. Yüksek uyumluluğu korumak yönetişim ve risk yönetimi açısından önemlidir.
  • Otomasyon fırsatlarını keşfedin: Önemli kaynak tüketen tekrarlanan ve manuel görevleri bulun. Process Mining, otomatik bildirimler, veri doğrulama veya önceden tanımlanmış kurallara göre yönlendirme gibi otomasyona uygun alanları öne çıkararak SAP Ariba içindeki verimliliği artırabilir.
  • Tedarikçi performansını değerlendirin: Purchase Orderların ne zaman onaylandığına ve malların ne zaman teslim alındığına göre farklı tedarikçilerin gerçek teslim sürelerini ve yanıt verme hızını analiz edin. Bu veri, stratejik kaynak kullanımı kararlarını iyileştirmenize ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmenize yardımcı olur.

Süreç optimizasyonuyla ölçülebilir sonuçlar elde edin

Satın Almadan Ödemeye - Purchase Order sürecinizi Process Mining ile optimize etmek önemli ve ölçülebilir faydalar sağlar:

  • Operasyonel maliyetleri azaltın: Yeniden çalışmayı ortadan kaldırarak, manuel çabayı azaltarak ve verimliliği artırarak Purchase Order işleme ile ilişkili idari yükü düşürün. Daha iyi stok yönetimi, elde bulundurma maliyetlerini de azaltır ve maliyetli hızlandırılmış siparişleri önler.
  • Verimliliği ve hızı artırın: İlk Purchase Requisitiondan nihai mal veya hizmet teslim alımına kadar daha kısa işlem süreleri elde edin. Bu, kurum içindeki ihtiyaçların daha hızlı karşılanmasını ve kuruluş genelinde daha iyi yanıt verme hızını sağlar.
  • Uyumluluğu ve risk yönetimini iyileştirin: Uyumsuz süreçleri proaktif biçimde belirleyip düzeltin. Böylece satın alma politikalarına, iç kontrollere ve dış düzenlemelere daha yüksek uyum sağlayarak finansal ve itibari riskleri azaltın.
  • Tedarikçi ilişkilerini geliştirin: Şeffaf ve verimli Purchase Order işlemleri, tedarikçilerinizle daha akıcı etkileşimler kurmanızı sağlar. Bu da güven oluşturur ve daha iyi koşullara veya hizmetlere erişim sağlayabilir.
  • Paydaş memnuniyetini artırın: Kurum içindeki talep sahipleri mal ve hizmetlerin daha hızlı teslim edilmesinden, finans ekipleri ise harcamalar üzerinde daha iyi görünürlük ve kontrolden yararlanır.

Optimize edilmiş Purchase Orderlara giden yola başlayın

SAP Ariba’daki Satın Almadan Ödemeye - Purchase Order sürecini optimize etmeye başlamak göz korkutucu görünebilir. Ancak doğru araç ve yaklaşımla bu, erişilebilir ve yüksek fayda sağlayan bir çalışmadır. Process Mining’den yararlanarak satın alma operasyonlarınızı daha önce görülmemiş ölçüde veriye dayalı biçimde anlayabilirsiniz. Başlamak için Process Mining uzmanı olmanız gerekmez. Yapılandırılmış analiz, temel iyileştirme alanlarını belirlemenize rehberlik eder. SAP Ariba Purchase Order akışınızdaki gizli verimsizlikleri Process Mining ile nasıl görünür kılabileceğinizi keşfederek başlayın ve satın alma süreç ortamınızı en yüksek verimlilik için dönüştürün.

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi P2P optimizasyonu Satın alma verimliliği Tedarik zinciri yönetimi Satın alma talebi Mal kabulü Tedarikçi yönetimi Satın alma ekibi Satın Almadan Ödemeye Tedarikçi yönetimi Satın alma yönetimi

Yaygın sorunlar ve zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Purchase Orderlar çoğu zaman onay iş akışlarında takılır. Bu durum mal ve hizmet tedarikinde önemli gecikmelere, teslimat tarihlerinin kaçırılmasına, hızlandırılmış işlemler nedeniyle operasyonel maliyetlerin artmasına ve gerekli ürün veya hizmetleri bekleyen kurum içi paydaşların memnuniyetsizliğine yol açabilir. ProcessMind, SAP Ariba Purchase Order sürecinizdeki onay yollarını görselleştirerek gecikmelerin nerede ve neden oluştuğunu gösterir. Belirli onaylayanları veya darboğaz oluşturan adımları belirler. Böylece iş akışlarını daha hızlı ve verimli işleme için yeniden yapılandırabilir ve siparişlerin zamanında karşılanmasını sağlayabilirsiniz.

Talep oluşturulmasından mal kabulüne kadar geçen süre aşırı uzun olabilir. Bu durum stok seviyelerini, proje takvimlerini ve genel operasyonel yanıt verme hızını etkiler. Uzun çevrim süreleri stok tükenmesine, üretim gecikmelerine ve daha yüksek stok taşıma maliyetlerine yol açabilir. ProcessMind, SAP Ariba'daki her Satın Alma Siparişinin ilk talepten nihai mal kabulüne kadar uçtan uca yolculuğunu haritalar. Her adımın süresini ve devirlerini analiz ederek çevrim süresinin uzamasına en çok katkıda bulunan faaliyetleri ve departman geçişlerini belirler, süreci sadeleştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.

Satın Almadan Ödemeye sürecinde kurallara aykırı satın alma veya belirlenmiş satın alma politikalarının etrafından dolaşma sıkça görülebilir. Bu durum yetkisiz harcamalara, üzerinde anlaşılmış indirim fırsatlarının kaçırılmasına ve uyumluluk risklerinin artmasına yol açar. Sonuç olarak finansal kayıplar ve denetim bulguları ortaya çıkabilir. ProcessMind, standart SAP Ariba Satın Alma Siparişi süreç akışlarınızdan sapmaları otomatik olarak tespit eder. Gerekli talep veya onaylar olmadan verilen siparişler gibi uyumsuzlukları belirler. Uyumsuz davranışların nerede ve nasıl oluştuğunu açıkça göstererek hedefli politika uygulamalarına ve kontrol iyileştirmelerine imkan verir.

Satın Alma Siparişlerinin ilk oluşturulmasından sonra çok sayıda değişiklik yapılması önemli miktarda yeniden çalışmaya neden olur, değerli kaynakları tüketir ve tedarikçilerle hatalara veya yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Her değişiklik idari yükü artırır ve toplam satın alma döngüsünü uzatır. ProcessMind, SAP Ariba içindeki Satın Alma Siparişi değişikliklerinin sıklığını ve niteliğini ölçer. Değişikliklerin en çok hangi aşamada yapıldığını ve kim tarafından başlatıldığını belirler. Bu analiz, belirsiz gereksinimler veya yetersiz değerlendirme gibi temel nedenleri anlamanıza, yeniden çalışmayı azaltmanıza ve süreci daha kararlı hale getirmenize yardımcı olur.

Mal kabulü kayıtlarındaki gecikmeler fatura uyuşmazlıkları, tedarikçi ödemelerinde gecikme ve hatalı stok kayıtları gibi bir dizi soruna yol açabilir. Bu durum çoğu zaman manuel mutabakat çalışmalarını artırır ve tedarikçi ilişkilerini zorlar. ProcessMind, SAP Ariba'daki her Satın Alma Siparişi için beklenen mal kabulü kaydı ile gerçek kayıt arasındaki süreyi izler. Geç kayıt girmeye yatkın belirli gecikmeleri, konumları veya ürün türlerini belirleyerek mal kabulü süreçlerini optimize etmenize ve veri doğruluğunu artırmanıza yardımcı olur.

Satın alma talebinden onaylanmış Satın Alma Siparişine geçiş, manuel devirler, veri giriş hataları veya sorumlulukların net olmaması nedeniyle aksayabilir. Bu verimsizlikler satın alma sürecini yavaşlatır ve operasyonel maliyetleri artırır. ProcessMind, SAP Ariba'da talep oluşturulmasından Satın Alma Siparişinin onaylanıp gönderilmesine kadar olan akışı görselleştirir. Bu önemli dönüşüm aşamasında beklenmeyen manuel adımları, yeniden çalışma döngülerini veya uzun bekleme sürelerini göstererek otomasyon ve görev ataması için fırsatları ortaya çıkarır.

SAP Ariba gibi otomatik sistemler kullanılsa bile birçok Satın Alma Siparişi hâlâ önemli ölçüde manuel müdahale gerektirir. Bu durum işleme maliyetlerini artırır, insan hatası riskini yükseltir ve satın alma operasyonlarınızın ölçeklenebilirliğini ve hızını sınırlar. ProcessMind, Satın Alma Siparişi sürecinde manuel yapılan ancak otomatikleştirilebilecek veya sadeleştirilebilecek faaliyetleri belirler. Gerçek süreç akışlarını ideal ve otomatik akışlarla karşılaştırarak manuel çabanın yoğunlaştığı noktaları gösterir ve dijitalleşme ile verimlilik artışı için net hedefler sunar.

Tedarikçilerin teslim süreleri ve teslimat güvenilirliğindeki değişkenlik, tedarik zincirinde öngörülemezlik yaratır. Bu durum stok yönetiminde zorluklara ve operasyonlarda olası kesintilere yol açar. Planlama zorlaşır ve maliyetli güvenlik stokları gerekebilir. ProcessMind, SAP Ariba'da her tedarikçi için Satın Alma Siparişinin gönderilmesinden mal kabulüne kadar geçen süreyi analiz eder. Tedarikçiler arasındaki tutarsız performans örüntülerini ortaya çıkararak güvenilir olmayan tedarikçileri belirlemenize ve gerçek teslimat verilerine dayalı stratejik kaynak bulma kararlarını iyileştirmenize yardımcı olur.

Satın Alma Siparişlerinin yeniden onay veya düzeltme için geri gönderilmesi gibi yeniden çalışma döngülerine sıkça girmesi, işleme sürelerini önemli ölçüde uzatır ve kaynakları boşa harcar. Bu durum çoğu zaman veri kalitesi, onay kriterleri veya ilk talebin netliğiyle ilgili temel sorunlara işaret eder. ProcessMind, SAP Ariba Satın Alma Siparişi sürecinizdeki tüm yeniden çalışma döngülerini ve bunların sıklığını grafiksel olarak gösterir. Bu döngülerin çevrim süreleri ve maliyetler üzerindeki etkisini ölçerek yeniden çalışmanın temel nedenlerini belirlemenize ve önleyici tedbirler uygulamanıza yardımcı olur.

Mal veya hizmetlerin teslim alınmasına rağmen SAP Ariba'da resmi olarak belgelenmemesi, önemli mutabakat zorlukları ve uyumluluk riskleri yaratır. Bu durum teslim edilmeyen ürünler için ödeme yapılmasına, denetim eksikliklerine ve harcamaların gerçek görünürlüğünün kaybolmasına yol açabilir. ProcessMind, karşılık gelen bir mal kabulü veya hizmet onayı olayı olmadan süreçte ilerleyen Satın Alma Siparişlerini belirler. Bu sayede takip süreçlerinizdeki boşlukları görür, kabul belgeleri üzerindeki kontrolü sıkılaştırır ve tamamlanan tüm siparişlerin doğru biçimde kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Departmanlar arasındaki Satın Alma Siparişi işleme sürelerinde görülen önemli farklar, eğitim, kaynak planlaması veya iyi uygulamalara uyum konusundaki tutarsızlıklara işaret edebilir. Bu durum hizmet seviyelerinde eşitsizliğe ve genel verimsizliğe yol açar. ProcessMind, Satın Alma Siparişi sürecini 'Departman' veya 'Maliyet Merkezi' gibi Özniteliklere göre bölümlere ayırarak farklı kurumsal birimler arasındaki işleme hızı ve darboğaz farklılıklarını ortaya çıkarır. Bu karşılaştırmalı analiz, SAP Ariba'da yüksek performans gösteren ekipleri ve süreç standardizasyonu ya da ek destek gerektiren alanları belirlemenize yardımcı olur.

Tipik hedefler

Başarının sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın

Bu hedef, Satın Alma Siparişlerinin gerekli tüm onay adımlarından geçmesi için gereken süreyi azaltmayı amaçlar. Daha hızlı onaylar satın alma gecikmelerini önler, mal ve hizmetlerin zamanında tedarik edilmesini sağlar ve bekleme sürelerinden kaynaklanan operasyonel maliyetleri düşürür. Bu hedef proje takvimlerini ve stok seviyelerini doğrudan etkileyerek işletmenin genel yanıt verme hızını artırır. Sürecin iyileştirilmesi, SAP Ariba Satın Almadan Ödemeye içinde daha iyi tedarikçi ilişkileri ve daha öngörülebilir operasyonel planlama sağlayabilir.
ProcessMind, tüm onay yollarını haritalamak ve aşırı iş yükü olan onaylayan kişiler veya verimsiz yönlendirme gibi belirli darboğazları belirlemek için SAP Ariba Event Log verilerinden yararlanır. Her onay adımının işlem sürelerini analiz ederek iyileştirmelerin nerede uygulanması gerektiğini gösterir. Hedef, Satın Alma Siparişlerinin başlatılmasından nihai onaya kadar ortalama çevrim süresiyle ölçülen ortalama onay süresinde %20-30 azalma sağlamaktır.

Buradaki amaç, Satın Alma Siparişinin oluşturulmasından veya talep edilmesinden tamamlanmasına ve mal kabulüne kadar geçen toplam süreyi önemli ölçüde kısaltmaktır. Uçtan uca çevrim süresini azaltmak operasyonel verimliliği artırır, teslim sürelerini kısaltır ve kaynakların daha hızlı tedarik edilmesini sağlar. Bu da SAP Ariba satın alma süreçlerinde rekabet avantajı için önemli olan daha iyi stok yönetimi ve daha çevik bir tedarik zinciri sağlar.
ProcessMind, talep oluşturulmasından mal kabulüne kadar her faaliyetteki gecikmeleri belirleyerek Satın Alma Siparişinin tüm yaşam döngüsünü analiz eder. Gerçek süreç akışını ve farklılıklarını görselleştirerek beklemeye neden olan belirli faaliyetleri veya faaliyet dizilerini ortaya çıkarır. ProcessMind içgörüleri, hedefli optimizasyonlar yapmanızı sağlar. Hedef, PO oluşturulmasından mal kabulü kaydına kadar geçen toplam süreyle ölçülen ortalama Satın Alma Siparişi işleme süresinde %15-25 hızlanma sağlamaktır.

Bu hedef, SAP Ariba sistemi içindeki tüm Satın Alma Siparişlerinin belirlenmiş iç politikalara, mevzuat gerekliliklerine ve sözleşme koşullarına sürekli olarak uymasına odaklanır. Yüksek uyumluluk, denetim, hukuki sorunlar ve finansal cezalarla ilişkili riskleri azaltırken şeffaf ve etik satın alma uygulamalarını destekler. Finansal bütünlüğü korur ve özellikle Satın Almadan Ödemeye sürecinde kuruluşun itibarını güvence altına alır.
ProcessMind, yetkisiz doğrudan satın almalar veya eksik gerekli onaylar gibi önceden tanımlanmış ideal akışlardan ve uyumluluk kurallarından sapmaları otomatik olarak keşfeder. Gerçek süreci hedef modelle karşılaştırarak uyumsuz Satın Alma Siparişlerini ve bunların temel nedenlerini gösterir. ProcessMind, tanımlı onay matrislerine ve satın alma politikalarına uyan Satın Alma Siparişlerinin yüzdesiyle ölçülen %95 veya üzeri bir uyumluluk oranına ulaşmanıza yardımcı olur.

Amaç, Satın Alma Siparişlerinin ilk onayından ve gönderilmesinden sonra yapılan değişiklik, düzenleme veya iptallerin sıklığını azaltmaktır. Yüksek değişiklik oranları hatalı talepler, yetersiz planlama veya iletişim kopuklukları gibi üst süreç sorunlarına işaret eder. Bunlar yeniden çalışmaya, gecikmelere ve artan idari maliyetlere yol açar. Satın Alma Siparişlerini daha kararlı hale getirmek, SAP Ariba'da öngörülebilirliği ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirir.
ProcessMind, hangi Satın Alma Siparişlerinin ne sıklıkta değiştirildiğini, değişikliklerin hangi aşamalarda yapıldığını ve kim tarafından başlatıldığını belirleyerek örüntüleri ve temel nedenleri ortaya çıkarır. Talep aşamasındaki belirsiz özellikler veya tutarsız tedarikçi onayları gibi sorunların izini sürmenizi sağlar. ProcessMind içgörüleriyle, onay sonrasında yapılan Satın Alma Siparişi değişikliklerinin sayısını izleyerek ölçülen değişiklik oranlarında %10-20 azalma hedefleyebilirsiniz.

Bu hedef, teslim alınan mal ve hizmetlerin SAP Ariba'da hızlı ve doğru biçimde kaydedilmesini sağlamaya odaklanır. Gecikmiş veya hatalı mal kabulü kayıtları, fiziksel stok ile sistem kayıtları arasında farklara yol açabilir. Bu durum finansal mutabakatı, tedarikçi ödeme takvimlerini ve stok planlamasını etkiler. Zamanında ve doğru kayıt, Satın Almadan Ödemeye sürecinin verimliliği için önemlidir.
ProcessMind, malların fiziksel olarak teslim alınması ile sistemde kaydedilmesi arasındaki süreyi analiz ederek mal kabulü ve veri girişi süreçlerindeki darboğazları belirler. Süreç farklılıkları veya kaynak kısıtları gibi gecikme nedenlerini ortaya çıkarır ve hedefli iyileştirmeler yapmanızı sağlar. ProcessMind, fiziksel kabulden sistem girişine kadar geçen ortalama süre ve kayıtlardaki hata oranıyla ölçülen %90 veya üzeri zamanında ve doğru mal kabulü kayıt oranına ulaşmanıza yardımcı olur.

Bu hedef, SAP Ariba'da ilk satın alma talebinden nihai Satın Alma Siparişine geçiş sürecini optimize etmeyi amaçlar. Verimli bir dönüşüm gecikmeleri azaltır, idari çabayı düşürür ve satın alma ihtiyaçlarının hızlı ve doğru biçimde resmi siparişlere dönüştürülmesini sağlar. Bu da önemli tedariklerin teslim sürelerini ve genel operasyonel yanıt verme hızını iyileştirir.
ProcessMind, talep oluşturulmasından Satın Alma Siparişinin düzenlenmesine kadar tüm yolculuğu görselleştirir. Verimliliği engelleyen paralel faaliyetleri, yeniden çalışma döngülerini ve gereksiz adımları gösterir. Taleplerin sıkça reddedildiği veya birden fazla kez revize edildiği noktaları belirleyebilir. ProcessMind, talep gönderiminden PO onayına kadar geçen çevrim süresiyle ölçülen talep-Satın Alma Siparişi dönüşüm süresinde %15-25 azalma hedefleyerek süreci sadeleştirmenize yardımcı olur.

Amaç, Purchase Order sürecinde önemli zaman tüketen ve insan hatasına açık manuel, tekrarlanan etkinlikleri belirleyip otomatikleştirmektir. Bu adımların, özellikle SAP Ariba içinde, otomatikleştirilmesi satın alma çalışanlarının daha stratejik görevlere odaklanmasını sağlar, operasyonel maliyetleri azaltır ve işlem hızını ve doğruluğunu artırır. Böylece Satın Almadan Ödemeye iş akışı genelinde verimlilik ve tutarlılık sağlanır.
ProcessMind, sık sık manuel yürütülen, yüksek hacimli ve düşük değerli etkinlikleri, tutarlı örüntülere sahip oldukları için otomasyona uygun adaylar olarak belirler. Bu görevlerde harcanan zamanı ve kaynakları ölçer. ProcessMind, otomasyon girişimlerine öncelik vermenize yardımcı olur ve yaygın Purchase Order türlerinde manuel temas noktalarında %20 ila %40 azalma sağlar. Bu azalma, otomatik etkinliklerin manuel etkinliklere oranıyla ölçülebilir.

Bu hedef, tedarikçilerin Satın Alma Siparişleri için sunduğu teslim sürelerindeki değişkenliği azaltmaya ve teslimatları daha öngörülebilir hale getirmeye odaklanır. Tutarsız teslim süreleri üretim takvimlerinde aksamalara, stok tükenmesine veya fazla stoğa ve artan acil tedarik maliyetlerine yol açar. Daha yüksek tutarlılık, SAP Ariba satın alma süreçlerinde tedarik zincirinin güvenilirliğini ve planlama doğruluğunu artırır.
ProcessMind, farklı tedarikçiler, departmanlar veya ürün kategorileri için talep edilen teslim tarihlerini gerçek mal kabulü tarihleriyle karşılaştırmak üzere Satın Alma Siparişi Event Log verilerini analiz eder. Hedefleri sürekli olarak kaçıran veya yüksek değişkenlik gösteren tedarikçileri ortaya çıkarır. ProcessMind, tutarsızlıkların temel nedenlerini belirlemenize yardımcı olur ve her Satın Alma Siparişi ile tedarikçi için planlanan ve gerçek teslim tarihlerini karşılaştırarak ölçülen teslim süresi sapmasında %10-15 azalma hedefler.

Amaç, Satın Alma Siparişlerinin veya ilgili belgelerin hatalar, eksiklikler ya da yanlış bilgiler nedeniyle yeniden incelenmesi, düzeltilmesi veya işleme alınması gereken durumları belirleyip ortadan kaldırmaktır. Yeniden çalışma değerli kaynakları tüketir, çevrim sürelerini uzatır ve SAP Ariba Satın Almadan Ödemeye sürecinde operasyonel verimsizliklere ve çalışanların memnuniyetsizliğine yol açar. Yeniden çalışmayı azaltmak, işlemlerin ilk seferde doğru yapılmasını sağlar.
ProcessMind, süreç sapmalarını ve döngülerini görselleştirerek Satın Alma Siparişi akışında yeniden çalışmanın nerede ve neden oluştuğunu açıkça gösterir. Bu döngüleri belirli faaliyetlere, rollere veya veri giriş noktalarına kadar izleyerek temel nedenleri ortaya çıkarır. ProcessMind, yeniden çalışma faaliyetlerine giren Satın Alma Siparişlerinin sıklığını ve süresini izleyerek yeniden çalışma döngülerinde %50 veya daha fazla azalma sağlamanıza yardımcı olur.

Bu hedef, mal ve hizmetler teslim alındıktan sonra sistemde resmi olarak kaydedilmeden önceki dönemde şeffaflığı ve izlenebilirliği artırmayı amaçlar. Bu önemli aşamadaki görünürlük eksikliği izlenmeyen ürünlere, ödeme gecikmelerine, stok hatalarına ve siparişlerin mutabakatında zorluklara yol açabilir. Görünürlüğün artırılması, SAP Ariba lojistik süreçlerinde daha iyi kontrol ve sorumluluk sağlar.
ProcessMind, farklı olay türlerini veya dış verileri ilişkilendirerek teslim alınan malların yolculuğunu resmi sistem girişlerinden önce bile haritalayabilir. Malların fiziksel olarak mevcut olduğu ancak izlenmediği dönemleri göstererek süreçteki kör noktaları ortaya çıkarır. ProcessMind, fiziksel kabul bildirimlerini nihai sistem kayıtlarıyla karşılaştırarak ölçülen %99 izlenebilir mal ve hizmet kabulü oranını hedeflemenize ve takibi iyileştirmenize yardımcı olur.

Bu hedef, farklı departmanlar veya maliyet merkezleri arasındaki Satın Alma Siparişi işleme performansı farklarını azaltmayı amaçlar. Verimlilik seviyelerindeki farklılıklar hizmet sunumunda tutarsızlığa, kurum içi sürtüşmelere ve iyi uygulamaların ölçeklenememesine yol açabilir. Süreçleri standartlaştırmak, SAP Ariba P2P ortamında iş yüklerinin dengeli dağılmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlar.
ProcessMind, farklı kurumsal birimler arasında karşılaştırmalı analiz sunar. Satın Alma Siparişi çevrim süreleri, yeniden çalışma oranları veya uyumluluk açısından hangi departmanların en iyi performansı gösterdiğini, hangilerinin geride kaldığını belirler. Departmanlar arasındaki süreç farklılıklarını göstererek iyi uygulamaları belirlemenize ve yaygınlaştırmanıza yardımcı olur. ProcessMind, departmanların ortalama çevrim süreleri arasındaki farkın %10'u aşmaması hedefiyle tutarlı işleme verimliliği sağlamanıza yardımcı olur. Bu sonuç departman bazındaki Satın Alma Siparişi metrikleriyle ölçülür.

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi için 6 adımlı iyileştirme yolu

1

Templateinizi indirin
2

P2P verilerinizi dışa aktarın
3

Verilerinizi yükleyin
4

P2P akışınızı analiz edin
5

Aksiyonları uygulayın
6

İlerlemeyi sürekli izleyin
1

Templateinizi indirin

Yapılacaklar

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi verileri için hazırlanmış Excel Templateine erişin. Böylece verilerinizin analiz için doğru yapıya sahip olması sağlanır.

Veri Templatei Rehberini görüntüleyin Templatei indirin
Neden önemli?

Standartlaştırılmış veri biçimi, doğru süreç haritalama ve analiz için önemlidir. Veri içe aktarma hatalarını önler ve içgörüleri daha hızlı elde etmenizi sağlar.

Beklenen sonuç

Satın Alma Siparişi verileri için doldurmaya hazır bir Excel Templatei.

ELDE EDECEKLERİNİZ

SAP Ariba Satın Alma Siparişi sürecindeki verimsizlikleri ortaya çıkarın

ProcessMind, Satın Alma Siparişlerinizin gerçek yolculuğunu net görselleştirmeler ve uygulanabilir içgörülerle ortaya çıkarır. Talep aşamasından mal kabulüne kadar tüm tedarik iş akışınızdaki gecikmeleri ve uyumluluk sorunlarını belirleyin.
  • SAP Ariba'da uçtan uca Satın Alma Siparişi akışını görselleştirin
  • Onay döngülerindeki gecikmeleri tam olarak belirleyin
  • Uyumlu olmayan Satın Alma Siparişlerini tespit edin
  • Mal kabulü ve fatura işleme süreçlerini optimize edin
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

KANITLANMIŞ ETKİ

P2P sürecinizde ölçülebilir iyileştirmeler

SAP Ariba'daki Satın Alma Siparişi süreçlerine uygulanan Process Mining çözümümüz, verimsizlikleri ve darboğazları ortaya çıkarır. Veriye dayalı içgörüler sunarak operasyonları daha akıcı hale getirmenize, çevrim sürelerini kısaltmanıza ve harcamaları optimize etmenize yardımcı olur.

0 %
Daha hızlı PO onayları

Onay süresinde ortalama azalma

Çok adımlı iş akışlarındaki darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak Purchase Order onay sürecinizi hızlandırın. Böylece önemli satın alımlar için teslim sürelerini önemli ölçüde kısaltın.
0 %
Daha kısa uçtan uca PO çevrimi

Toplam işlem süresinde azalma

Gizli gecikmeleri ve verimsiz devirleri ortaya çıkararak talep oluşturmadan ödemeye kadar Satın Alma Siparişi yaşam döngüsünün tamamını daha akıcı hale getirin. Bu, genel operasyon hızını artırır.
0 %
İlk seferde daha fazla onay

Uyumlu PO sayısında artış

Daha fazla PO'nun ilk denemede değişiklik veya yeniden işlem gerektirmeden onaylanmasını sağlayarak Satın Alma Siparişi uyumluluğunu iyileştirin. Böylece satın alma politikalarına uyumu pekiştirin.
0 %
Daha az PO değişikliği

Değişiklik oranında azalma

İlk oluşturma veya onaydan sonra değişiklik gerektiren Satın Alma Siparişlerinin sayısını azaltın. Bu, başlangıçta gereksinimlerin daha iyi toplanmasına ve sürece daha iyi uyulmasına işaret eder, yeniden işlem maliyetlerini düşürür.
0 %
Daha zamanında mal kabulleri

Daha hızlı mal kabul kayıtları

Sisteminizde mal ve hizmet kabul kayıtlarının hızını ve doğruluğunu artırın. Bu, envanter yönetimini ve ödeme işlemlerini iyileştirerek gecikmeleri azaltır.
0 %
Daha az PO yeniden işlemi

Yeniden işlem vakalarında azalma

Satın Alma Siparişlerinin önceki bir duruma geri döndüğü veya yeniden onay gerektirdiği durumları belirleyip ortadan kaldırın. Böylece manuel iş yükünü ve operasyon maliyetlerini önemli ölçüde azaltın.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına, mevcut sistem yapılandırmalarına ve veri kalitesine göre değişir. Sunulan rakamlar, SAP Ariba Satın Alma Siparişi uygulamalarında gözlemlenen yaygın iyileştirmeleri yansıtır.

Önerilen veri

En önemli nitelikler ve etkinliklerle başlayın, ardından ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event Loglarına yeni misiniz? Öğrenin Process Mining Event Logu oluşturmayı öğrenin.

Öznitelikler

Analiz için yakalanması gereken temel veri noktaları

Her Satın Alma Siparişi belgesinin benzersiz tanımlayıcısıdır ve süreçteki merkezi vaka tanımlayıcısı olarak kullanılır.

Neden önemli?

Bu, tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan temel Case ID'dir ve her bir Satın Alma Siparişinin uçtan uca yaşam döngüsünün analiz edilmesini sağlar.

Satın Alma Siparişi sürecinde belirli bir zamanda gerçekleşen olayın veya görevin adı.

Neden önemli?

Bu öznitelik, süreçteki adımları tanımlar ve süreç akışının görselleştirilmesini, darboğazların, yeniden işlemlerin ve sapmaların belirlenmesini sağlar.

Belirli bir faaliyet veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, olayları doğru sıraya koymak ve çevrim süreleri ile bekleme süreleri gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için temeldir.

Faaliyeti gerçekleştiren kullanıcının adı veya kimliği.

Neden önemli?

Sorumluluk sağlar ve kullanıcıya özel performans, iş yükü ve uyumluluk analizlerine imkan verir. Bu, eğitim ihtiyaçlarını veya süreç sapmalarını belirlemek için önemlidir.

Satın Alma Siparişiyle ilişkili iş departmanı veya maliyet merkezi.

Neden önemli?

Farklı iş birimleri arasındaki performansı karşılaştırmaya, departman darboğazlarını belirlemeye ve en iyi uygulamaları paylaşmaya yardımcı olur.

Mal veya hizmetlerin satın alındığı tedarikçinin adı.

Neden önemli?

Tedarikçi performansını analiz etmeye, güvenilir iş ortaklarını belirlemeye ve gecikmelere veya diğer sorunlara neden olan tedarikçileri ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Satın alma siparişinin toplam parasal değeri.

Neden önemli?

Her vakaya finansal bağlam kazandırır. Böylece iyileştirmelere öncelik vermek için değere dayalı analiz yapılabilir ve sipariş değerinin süreç davranışını nasıl etkilediği anlaşılabilir.

Talepte bulunan tarafın mal veya hizmetlerin teslim edilmesini beklediği tarih.

Neden önemli?

Zamanında teslimat performansını ölçmek için temel oluşturur. Bu sayede tedarikçi güvenilirliği ve tedarik zinciri verimliliği değerlendirilebilir.

Mal kabulünün veya hizmetlerin tamamlandığının sistemde resmi olarak kaydedildiği tarih.

Neden önemli?

Gerçek teslimat tarihini gösterir. Teslimat performansını hesaplamak ve tedarik zincirindeki gecikmeleri belirlemek için gereklidir.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Bu faaliyet, Satın Alma Siparişinden önce gelen ve mal veya hizmet talebini resmileştiren satın alma talebinin oluşturulmasını gösterir. SAP Ariba'da bu olay, genellikle bir kullanıcının yeni talep belgesini kaydedip göndermesiyle yakalanır ve oluşturma zaman damgasını içeren açık bir kayıt oluşturur.

Neden önemli?

Bu, satın alma sürecinin temel başlangıç noktasıdır. Bu olaydan PO oluşturulmasına kadar geçen süreyi analiz etmek, talep-sipariş çevrim süresini anlamak ve ilk aşamadaki darboğazları belirlemek için önemlidir.

Bu faaliyet, SAP Ariba'da resmi Satın Alma Siparişi belgesinin onaylanmış bir talepten veya doğrudan oluşturulmasını gösterir. PO belgesinin oluşturulma zaman damgasından alınır ve PO yaşam döngüsünün resmi başlangıcını temsil eder.

Neden önemli?

Doğrudan oluşturulan PO'lar için bu, sürecin başlangıcıdır. Talep-PO dönüşüm süresini ve genel PO işlem çevrimini ölçmek için önemli bir kilometre taşıdır.

Satın alma siparişinin gerekli tüm kurum içi onayları aldığını ve tedarikçiye gönderilmeye hazır olduğunu gösterir. Bu olay, belirlenen Workflow tamamlandıktan sonra PO belgesinin durumunun 'Approved' olarak değişmesinden anlaşılır.

Neden önemli?

Bu, onay çevrim sürelerini ölçmek ve yönetim incelemesindeki darboğazları belirlemek için önemli bir kilometre taşıdır. Buradaki gecikmeler, tedarikçinin teslim süresini ve satın alma verimliliğini doğrudan etkiler.

Onaylanmış Satın Alma Siparişinin genellikle Ariba Network üzerinden tedarikçiye resmi olarak iletildiği anı gösterir. Bu olay, PO durumunun 'Sent' veya 'Ordered' olarak değişmesiyle yakalanır.

Neden önemli?

Bu, kurum içi işlemlerden dış tedarik aşamasına geçişi gösterir. Tedarikçi teslim süresini ve teslimat performansını ölçmenin başlangıç noktasıdır.

SAP Ariba'da kaydedilen fiziksel mal kabulünü gösterir. Bu, bir kullanıcının Satın Alma Siparişi kalemi için Receipt belgesi oluşturup göndermesiyle yakalanan açık bir olaydır.

Neden önemli?

Bu, teslimatın teyidi için önemli bir kilometre taşıdır ve tedarikçi teslimat performansını ölçmenin bitiş noktasıdır. Ayrıca üçlü eşleştirme senaryosunda faturanın ödenmesine izin verir.

Bu faaliyet, malların veya hizmetlerin tamamen alındığını ve faturalandırıldığını göstererek Satın Alma Siparişi yaşam döngüsünün başarıyla sona erdiğini belirtir. PO durumunun 'Received', 'Invoiced' veya benzer bir son duruma değişmesinden anlaşılır.

Neden önemli?

Bu, sürecin temel başarı durumu bitiş noktasıdır. Bu duruma ulaşma süresini ölçmek, genel süreç verimliliğinin önemli bir göstergesi olan uçtan uca çevrim süresini sağlar.

SSS

Sık sorulan sorular

Process Mining, gerçek Satın Alma Siparişi akışınızın veriye dayalı bir röntgenini sunar. Darboğazları, uyumsuz faaliyetleri ve aşırı uzun onay döngüleri gibi verimsizlikleri belirler. Sürecin ideal yoldan nerede saptığını göstererek optimizasyon ve otomasyon alanlarını ortaya çıkarır. Gerçek süreci anlayan kuruluşlar, verimlilik ve uyumlulukta önemli kazanımlar sağlayan hedefli iyileştirmeler uygulayabilir.

Satın Alma Siparişi sürecinizi analiz etmek için Process Mining öncelikle Event Log verilerine ihtiyaç duyar. Bu veriler genellikle Satın Alma Siparişi numarası gibi bir vaka tanımlayıcısını, PO Created veya PO Approved gibi bir faaliyet adını ve her faaliyet için kesin bir zaman damgasını içerir. Tedarikçi, tutar, onaylayan kişi veya departman gibi ek öznitelikler, analiz için daha ayrıntılı içgörüler ve bağlam sağlayabilir.

Beklenen faydalar arasında Satın Alma Siparişi onay ve toplam çevrim sürelerinde önemli azalma, uyumluluk düzenlemelerine daha iyi uyum ve Satın Alma Siparişi değişiklik oranlarında belirgin düşüş bulunur. Ayrıca talepten POya dönüşümlerin kolaylaşmasını, mal kabul kayıtlarına ilişkin görünürlüğün artmasını ve görev otomasyonu için daha fazla fırsat elde etmeyi bekleyebilirsiniz. Sonuç olarak Process Mining, daha verimli, uyumlu ve şeffaf bir Satın Almadan Ödemeye süreci sağlar.

Evet, Process Mining Satın Alma Siparişi darboğazlarının yalnızca belirtilerini değil, temel nedenlerini de belirlemede oldukça etkilidir. Süreç sapmalarını belirli özniteliklerle, örneğin belirli onaylayan grupları, sipariş türleri veya departman farklılıklarıyla ilişkilendirerek bazı adımların neden daha uzun sürdüğünü saptayabilir. Bu ayrıntılı içgörü, temel sorunları çözen hedefli müdahaleler yapmanızı ve kalıcı süreç iyileştirmeleri elde etmenizi sağlar.

Birçok modern Process Mining platformu, SAP Ariba gibi yaygın kullanılan satın alma sistemleri için hazır bağlayıcılar veya kolay entegrasyon seçenekleri sunar. Karmaşıklık çoğu zaman teknik bağlantıdan çok ilk veri haritalama ve dönüşümünde, ayrıca çıkarılan Event Logun kalitesini ve bütünlüğünü sağlamada ortaya çıkar. Yapılandırma tamamlandıktan sonra veri çıkarma ve analiz büyük ölçüde otomatikleştirilebilir.

Process Mining için SAP Ariba veri çıkarma işlemi genellikle çeşitli yöntemlerle yapılabilir. Bunlar arasında standart SAP Ariba raporlama araçlarını kullanmak, doğrudan veri erişimi için API’lerden yararlanmak veya verileri Event Loga dönüştürmek üzere CSV ya da Excel gibi biçimlere aktarmak bulunur. BT ekibiniz ve Process Mining sağlayıcınızla birlikte çalışarak kurulumunuza uygun en verimli ve güvenli çıkarma stratejisini belirleyebilirsiniz.

Satın Alma Siparişi Process Mining çalışmasının ilk kurulumu ve ilk içgörüleri, veri ortamınızın karmaşıklığına ve verilerinizin hazırlık düzeyine bağlı olarak genellikle birkaç hafta ile birkaç ay içinde elde edilebilir. Bu süre veri çıkarma, modelleme ve ilk analiz aşamalarını kapsar. Ancak asıl değer, sürekli izleme ve devam eden içgörülere dayalı yinelemeli iyileştirmelerle ortaya çıkar.

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi sürecinizi bugün optimize edin!

Çevrim süresini %30 azaltın ve SAP Ariba'daki darboğazları ortadan kaldırın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Ücretsiz denemenizi birkaç dakika içinde kurun.