> Sürekli süreç iyileştirme > Satın Almadan Ödemeye Satın alma siparişi > SAP Ariba

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi sürecinizi iyileştirin

SAP Ariba satın alma siparişlerini iyileştirmek için 6 adımlı rehberiniz.

Veri Templateini indirin

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi

SAP Ariba

Bir süreç seçin

Bağlı çalışma alanınızda çalışmaya devam etmek için bir süreç seçin.

Kullanılabilir süreçler

Kullanılabilir sistemler

Zorluklar(11)Hedefler(11)6 adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS(5)

SAP Ariba satın alma siparişi sürecinizi iyileştirin

Verimsiz işlemler teslimatların gecikmesine ve operasyon maliyetlerinin artmasına yol açabilir. Platformumuz, iş akışınızdaki verimsizlikleri tam olarak belirlemenize yardımcı olur. Operasyonlarınızın tamamında yanıt verme hızını nasıl artıracağınızı, kaynakları nasıl daha iyi dağıtacağınızı ve siparişlerin zamanında karşılanmasını nasıl sağlayacağınızı keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri Templateimizi indirin, yaygın sorunları ele alın ve verimlilik hedeflerinize ulaşın. Operasyonlarınızı iyileştirmek için altı adımlı iyileştirme planımızı izleyin ve Veri Templatei rehberine başvurun.

Ayrıntılı açıklamayı gösterin

SAP Ariba’da Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi sürecinizi neden iyileştirmelisiniz?

Günümüzün hızlı iş ortamında, verimli bir Satın Almadan Ödemeye (P2P) süreci operasyonel başarı ve finansal sağlık açısından büyük önem taşır. Özellikle SAP Ariba gibi bir sistemde satın alma siparişlerini (PO) yönetmek karmaşık hale gelebilir. SAP Ariba kapsamlı araçlar sunsa da kuruluşlar çoğu zaman fark edilmeyen verimsizliklerle karşılaşır. Bunlar satın alma süreçlerinin gecikmesine, operasyonel maliyetlerin artmasına, tedarikçi ilişkilerinin zedelenmesine ve hatta üretimin aksamasına yol açabilir. İlk talepten mal kabulüne kadar satın alma siparişlerinizin gerçek yaşam döngüsünü anlamak önemlidir. Bu netlik olmadan gecikmelerin ve uyumsuzlukların temel nedenlerini bulmak tahmine dayanır; envanter düzeylerinden nakit akışına kadar pek çok alan bundan etkilenir.

Satın alma siparişi sürecindeki verimsizlikler küçük aksaklıklardan ibaret değildir, doğrudan kârlılığınızı etkiler. Onayların yavaş ilerlemesi teslimat tarihlerinin kaçırılmasına, bunun sonucunda hızlandırılmış sevkiyat maliyetlerine veya stok tükenmesine neden olabilir. Hatalı siparişler ya da onaylar nedeniyle yeniden çalışma, çalışanların değerli zamanını alır. Sipariş durumlarının yeterince görünür olmaması, kurum içindeki paydaşların ve dış tedarikçilerin beklentilerini yönetmeyi zorlaştırır. SAP Ariba’daki bu temel süreci iyileştirmek, zorlukları stratejik fırsatlara dönüştürmenize, teslimatların zamanında yapılmasına ve satın alma harcamalarınızdan daha fazla değer elde etmenize yardımcı olur.

Satın alma siparişlerinde Process Mining ile daha derin içgörüler

Process Mining, satın alma siparişi sürecinizi anlamak ve iyileştirmek için farklı bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya kişisel gözlemlere dayanmak yerine, her bir satın alma siparişinin gerçek akışını yeniden oluşturmak için SAP Ariba sisteminizdeki olay günlüklerini kullanır. Böylece her PO’nun baştan sona tüm yolculuğunu görselleştirebilir, işlerin nasıl yapılması gerektiğini değil, gerçekte nasıl yürüdüğünü görebilirsiniz.

Veriye dayalı bu bakış açısı, darboğazları belirlemek, gizli yeniden çalışma adımlarını ortaya çıkarmak ve standart işleyişten sapmaları saptamak için çok değerlidir. Satın alma siparişlerinin en çok nerede beklediğini, hangi onay adımlarının gecikmeye yol açtığını ve belirli tedarikçi ya da departmanların sürekli aynı sorunlarla karşılaşıp karşılaşmadığını net biçimde görebilirsiniz. Process Mining, üst düzey raporların ötesine geçerek çevrim sürelerindeki farklılıklar, elle müdahalelerin sıklığı ve satın alma siparişlerinin izlediği belirli yollar hakkında ayrıntılı içgörüler sunar. Bu yollar, tüm sapmaları ve yeniden çalışma döngülerini de kapsar. Böylece iyileştirilmesi gereken adımları belirleyerek "Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi çevrim süresi nasıl kısaltılır?" gibi önemli soruları yanıtlayabilirsiniz.

SAP Ariba satın alma siparişi iş akışınızda iyileştirme alanları

SAP Ariba satın alma siparişi sürecinize Process Mining uyguladığınızda, stratejik iyileştirme için öne çıkan alanları görebilirsiniz:

Çevrim süresini kısaltma: Satın alma siparişlerinin en uzun gecikmeleri yaşadığı aşamaları tam olarak belirleyin. Gecikme, satın alma talebinin onaylanmasında mı, sipariş taslağının hazırlanmasında mı, tedarikçi onayında mı yoksa mal kabulünün kaydedilmesinde mi yaşanıyor? Bu beklemelerin nerede olduğunu anlamak, doğru müdahaleleri yapmanıza ve toplam çevrim süresini önemli ölçüde kısaltmanıza yardımcı olur.
Darboğazları giderme: Süreçte sürekli tıkanmaya neden olan belirli kaynakları, örneğin onaylayan kişileri veya departmanları belirleyin. Bu içgörü, baskı noktalarını azaltmak için hedefli eğitim, kaynak tahsisi veya iş akışı düzenlemeleri yapmanızı sağlar.
Uyumluluk ve anormallik tespiti: Satın alma siparişlerinin belirlenmiş politikalardan veya mevzuat gerekliliklerinden saptığı durumları ortaya çıkarın. Onaydan sonra siparişlerde yetkisiz değişiklik yapılması, gerekli onay adımlarının atlanması veya mal kabul kayıtlarında olağan dışı örüntüler görülmesi bu durumlara örnektir. Yönetişim ve risk yönetimi için yüksek uyumluluk düzeyini korumak önemlidir.
Otomasyon fırsatları: Önemli kaynak tüketen, tekrarlanan manuel işleri keşfedin. Process Mining; otomatik bildirimler, veri doğrulama veya önceden tanımlanmış kurallara göre yönlendirme gibi otomasyona uygun alanları göstererek SAP Ariba’daki verimliliği artırabilir.
Tedarikçi performansını değerlendirme: Satın alma siparişlerinin onaylandığı ve malların teslim alındığı zamanlara göre farklı tedarikçilerin gerçek teslim sürelerini ve yanıt hızlarını analiz edin. Bu veriler, stratejik tedarik kararlarını iyileştirmenize ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmenize yardımcı olur.

Süreç iyileştirmeyle somut sonuçlar elde edin

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi sürecinizi Process Mining ile iyileştirmek, önemli ve ölçülebilir faydalar sağlar:

Operasyonel maliyetleri azaltın: Yeniden çalışmayı ortadan kaldırıp manuel iş yükünü azaltarak ve verimliliği artırarak satın alma siparişlerinin işlenmesiyle ilgili idari giderleri düşürün. Envanter yönetimini iyileştirmek de stok taşıma maliyetlerini azaltır ve maliyetli hızlandırılmış siparişleri önler.
Verimliliği ve hızı artırın: İlk satın alma talebinden mal veya hizmetlerin teslim alınmasına kadar geçen süreyi kısaltın. Böylece kurum içi ihtiyaçlar daha hızlı karşılanır ve kuruluş genelinde yanıt hızı artar.
Uyumluluğu ve risk yönetimini iyileştirin: Uyumsuz süreçleri önceden belirleyip düzeltin. Satın alma politikalarına, iç kontrollere ve dış mevzuata daha iyi uyum sağlayarak finansal ve itibar risklerini azaltın.
Tedarikçi ilişkilerini geliştirin: Satın alma siparişlerinin şeffaf ve verimli biçimde işlenmesi, tedarikçilerle iletişimi kolaylaştırır, güven oluşturur ve daha iyi koşullar ya da hizmetler elde etmenize yardımcı olabilir.
Paydaş memnuniyetini artırın: Kurum içindeki talep sahipleri mal ve hizmetlere daha hızlı ulaşırken finans ekipleri harcamalar üzerinde daha fazla görünürlük ve kontrol elde eder.

Satın alma siparişlerinizi iyileştirmeye başlayın

SAP Ariba’daki Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi sürecini iyileştirmek gözünüzü korkutabilir. Ancak doğru araçlar ve yaklaşımla bu çalışma kolayca başlatılabilir ve önemli faydalar sağlayabilir. Process Mining sayesinde satın alma operasyonlarınızı veriye dayalı ve ayrıntılı biçimde anlayabilirsiniz. Başlamak için Process Mining uzmanı olmanız gerekmez; yapılandırılmış analiz, iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olur. SAP Ariba satın alma siparişi akışınızdaki gizli verimsizlikleri Process Mining ile nasıl ortaya çıkaracağınızı keşfedin ve satın alma operasyonlarınızın verimliliğini artırın.

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi Satın Almadan Ödemeye sürecini iyileştirme satın alma verimliliği tedarik zinciri yönetimi satın alma talebi mal kabulü tedarikçi yönetimi satın alma ekibi Satın Almadan Ödemeye Tedarikçi yönetimi Satın alma yönetimi

Yaygın sorunlar ve zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Satın alma siparişleri onay iş akışlarında sık sık bekler; bu da mal ve hizmet tedarikinde önemli gecikmelere yol açar. Gerekli ürün veya hizmetleri bekleyen kurum içi paydaşların memnuniyetsizliğine, teslimat tarihlerinin kaçırılmasına ve hızlandırılmış tedarik nedeniyle operasyonel maliyetlerin artmasına neden olabilir. ProcessMind, SAP Ariba satın alma siparişi sürecinizdeki onay yollarını görselleştirerek gecikmelerin nerede ve neden yaşandığını gösterir. Darboğaza yol açan belirli onaylayan kişileri veya adımları belirler. Böylece iş akışlarını daha hızlı ve verimli işleyecek şekilde yeniden düzenleyebilir, siparişlerin zamanında tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.

Satın alma talebinin oluşturulmasından malların teslim alınmasına kadar geçen süre gereğinden fazla uzayabilir. Bu durum envanter düzeylerini, proje takvimlerini ve genel operasyonel yanıt hızını etkiler. Uzun çevrim süreleri stok tükenmesine, üretim gecikmelerine ve envanter taşıma maliyetlerinin artmasına yol açabilir. ProcessMind, SAP Ariba’daki her satın alma siparişinin ilk talepten mal kabulüne kadar tüm yolculuğunu haritalandırır. Her adımın süresini ve devir teslimleri analiz ederek çevrim süresini en çok uzatan etkinlikleri ve departmanlar arasındaki geçişleri belirler, süreci kolaylaştırma fırsatlarını ortaya çıkarır.

Satın Almadan Ödemeye sürecinde, belirlenmiş satın alma politikalarının dışında hareket edilmesi veya bu politikaların etrafından dolaşılması sık görülür. Bu durum yetkisiz harcamalara, üzerinde anlaşılmış indirim fırsatlarının kaçırılmasına ve uyumluluk risklerinin artmasına yol açabilir. Sonuçta finansal kayıplar ve denetim bulguları ortaya çıkabilir. ProcessMind, standart SAP Ariba satın alma siparişi akışlarınızdan sapmaları otomatik olarak tespit eder. Uygun talep veya onay olmadan verilen siparişler gibi uyumsuzlukları belirler. Uyumsuz davranışların nerede ve nasıl gerçekleştiğini açıkça göstererek politikaların hedefli biçimde uygulanmasına ve kontrollerin iyileştirilmesine yardımcı olur.

İlk oluşturulmalarından sonra satın alma siparişlerinde çok sayıda değişiklik yapılması yeniden çalışmaya yol açar, değerli kaynakları tüketir ve tedarikçilerle hata ya da yanlış anlaşılma riskini artırır. Her değişiklik idari iş yükünü artırır ve toplam satın alma sürecini uzatır. ProcessMind, SAP Ariba’daki satın alma siparişi değişikliklerinin sıklığını ve türünü ölçer; değişikliklerin en sık hangi aşamada yapıldığını ve kim tarafından başlatıldığını belirler. Bu analiz, belirsiz gereksinimler veya yetersiz inceleme gibi temel nedenleri anlamanıza, yeniden çalışmayı azaltmanıza ve süreci istikrarlı hale getirmenize yardımcı olur.

Mal kabul kayıtlarının gecikmesi; fatura uyuşmazlıkları, tedarikçi ödemelerinin gecikmesi ve envanter kayıtlarının hatalı olması gibi bir dizi soruna yol açabilir. Bu durum çoğu zaman elle yapılan mutabakat çalışmalarını artırır ve tedarikçi ilişkilerini zedeler. ProcessMind, SAP Ariba’daki her satın alma siparişi için beklenen mal kabul tarihiyle kaydın fiilen oluşturulduğu tarih arasındaki süreyi izler. Gecikmelerin yaşandığı noktaları, konumları veya ürün türlerini belirleyerek teslim alma süreçlerinizi iyileştirmenize ve veri doğruluğunu artırmanıza yardımcı olur.

Satın alma talebinden onaylanmış Purchase Order kaydına geçiş; elle yapılan devir teslimler, veri giriş hataları veya sorumlulukların belirsizliği nedeniyle aksayabilir. Bu verimsizlikler satın alma sürecini yavaşlatır ve operasyonel maliyetleri artırır. ProcessMind, SAP Ariba’da talep oluşturulmasından Purchase Order onaylanıp gönderilmesine kadar olan akışı görselleştirir. Bu önemli geçiş aşamasında beklenmedik manuel adımları, yeniden çalışma döngülerini veya uzun bekleme sürelerini göstererek otomasyon ve görev dağılımını iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.

SAP Ariba gibi otomatik sistemler kullanılmasına rağmen birçok satın alma siparişi hâlâ önemli ölçüde manuel müdahale gerektirir. Bu durum işlem maliyetlerini ve insan hatası riskini artırır, satın alma operasyonlarının ölçeklenmesini ve hızlanmasını sınırlar. ProcessMind, satın alma siparişi sürecinde manuel yürütülen ancak otomatikleştirilebilecek veya kolaylaştırılabilecek etkinlikleri belirler. Gerçek süreç akışlarını ideal ve otomatik akışlarla karşılaştırarak manuel iş yükünün yoğunlaştığı noktaları gösterir; dijitalleşme ve verimlilik artışı için net hedefler sunar.

Tedarikçilerin teslim süreleri ve teslimat güvenilirliğindeki farklılıklar, tedarik zincirinde belirsizlik yaratır. Bu durum envanter yönetimini zorlaştırabilir ve operasyonları aksatabilir. Planlama güçleşir ve maliyetli güvenlik stokları tutmak gerekebilir. ProcessMind, SAP Ariba’da her tedarikçi için Purchase Order’ın gönderilmesinden malların teslim alınmasına kadar geçen süreyi analiz eder. Tedarikçiler arasındaki tutarsız performans örüntülerini ortaya çıkararak güvenilir olmayan tedarikçileri belirlemenize ve gerçek teslimat verilerine dayalı stratejik tedarik kararları almanıza yardımcı olur.

Satın alma siparişlerinin yeniden onay veya düzeltme için geri gönderilmesi gibi yeniden çalışma döngüleri, işlem sürelerini önemli ölçüde uzatır ve kaynakları boşa harcar. Bu durum çoğu zaman veri kalitesi, onay ölçütleri veya ilk talebin açıklığıyla ilgili temel sorunlara işaret eder. ProcessMind, SAP Ariba satın alma siparişi sürecinizdeki tüm yeniden çalışma döngülerini ve bunların sıklığını görsel olarak gösterir. Bu döngülerin çevrim süreleri ve maliyetler üzerindeki etkisini ölçerek temel nedenleri belirlemenize ve önleyici tedbirler almanıza yardımcı olur.

Mal veya hizmetlerin teslim alındığı halde SAP Ariba’da resmî olarak kaydedilmediği durumlar, mutabakat sorunlarına ve uyumluluk risklerine yol açar. Teslim edilmeyen ürünler için ödeme yapılması, denetim eksiklikleri ve harcamaların gerçek durumunun görülememesi bu sorunlar arasındadır. ProcessMind, karşılık gelen bir mal kabulü veya hizmet onayı olayı olmadan süreçten geçen satın alma siparişlerini belirler. Bu sayede izleme süreçlerinizdeki boşlukları görebilir ve teslimat kayıtları üzerindeki kontrolleri sıkılaştırarak tamamlanan tüm siparişlerin doğru biçimde kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.

Departmanlar arasındaki satın alma siparişi işlem sürelerinde önemli farklar görülmesi; eğitim, kaynak tahsisi veya iyi uygulamalara uyum konularındaki tutarsızlıklara işaret edebilir. Bu durum hizmet düzeylerinde eşitsizliğe ve genel verimsizliğe yol açar. ProcessMind, satın alma siparişi sürecini 'Department' veya 'Cost Center' gibi özniteliklere göre gruplandırarak farklı kuruluş birimleri arasındaki işlem hızı farklarını ve darboğazları gösterir. Bu karşılaştırma, yüksek performans gösteren ekipleri ve SAP Ariba’da süreçlerin standartlaştırılması ya da ek destek gerektiren alanları belirlemenize yardımcı olur.

Tipik hedefler

Başarının sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın

Bu hedef, satın alma siparişlerinin gerekli tüm onay adımlarından geçmesi için gereken süreyi kısaltmayı amaçlar. Daha hızlı onaylar satın alma gecikmelerini önler, mal ve hizmetlerin zamanında temin edilmesini sağlar ve bekleme sürelerinden kaynaklanan operasyonel maliyetleri azaltır. Proje takvimlerini ve envanter düzeylerini doğrudan etkileyerek kuruluş genelinde yanıt hızını artırır. Bu sürecin iyileştirilmesi, SAP Ariba Satın Almadan Ödemeye sürecinde tedarikçi ilişkilerini geliştirebilir ve operasyonel planlamayı daha öngörülebilir hale getirebilir.
ProcessMind, SAP Ariba’daki olay günlüklerinden yararlanarak tüm onay yollarını haritalandırır ve aşırı iş yükü olan onaylayan kişiler ya da verimsiz yönlendirme gibi darboğazları belirler. Her onay adımının tamamlanma süresini analiz ederek iyileştirmelerin nerede yapılacağını gösterir. Amaç, başlangıçtan son onaya kadar satın alma siparişlerinin ortalama çevrim süresiyle ölçülen ortalama onay süresini %20-30 azaltmaktır.

Bu hedef, bir satın alma siparişinin oluşturulmasından veya talebin açılmasından tamamlanmasına ve malların teslim alınmasına kadar geçen toplam süreyi önemli ölçüde kısaltmaktır. Baştan sona çevrim süresinin azalması operasyonel verimliliği artırır, teslim sürelerini kısaltır ve kaynakların daha hızlı temin edilmesini sağlar. Böylece envanter yönetimi iyileşir ve SAP Ariba satın alma operasyonlarında rekabet avantajı açısından önemli olan tedarik zinciri daha çevik hale gelir.
ProcessMind, satın alma siparişinin tüm yaşam döngüsünü analiz ederek talepten mal kabulüne kadar her etkinlikte yaşanan gecikmeleri belirler. Gerçek süreç akışını ve farklılıkları görselleştirerek beklemelere yol açan etkinlikleri veya adım dizilerini ortaya çıkarır. Bu içgörüler, satın alma siparişinin oluşturulmasından mal kabulünün kaydedilmesine kadar geçen toplam süreyle ölçülen ortalama işlem süresini %15-25 kısaltmaya yönelik iyileştirmeleri hedeflemenizi sağlar.

Bu hedef, SAP Ariba sistemindeki tüm satın alma siparişlerinin belirlenmiş iç politikalara, mevzuat gerekliliklerine ve sözleşme koşullarına tutarlı biçimde uymasını sağlamaya odaklanır. Yüksek uyumluluk, denetim, hukuki sorun ve mali ceza risklerini azaltırken şeffaf ve etik satın alma uygulamalarını destekler. Finansal bütünlüğü korur ve kuruluşun itibarını güvence altına alır. Bu, özellikle Satın Almadan Ödemeye sürecinde önemlidir.
ProcessMind, yetkisiz doğrudan satın almalar veya eksik zorunlu onaylar gibi önceden tanımlanmış ideal yoldan ve uyumluluk kurallarından sapmaları otomatik olarak bulur. Gerçek süreci hedef modelle karşılaştırarak uyumsuz satın alma siparişlerini ve bunların temel nedenlerini gösterir. Tanımlı onay matrislerine ve satın alma politikalarına uyan satın alma siparişlerinin oranıyla ölçülen uyumluluk düzeyini %95 veya üzerine çıkarmanıza yardımcı olur.

Amaç, satın alma siparişlerinin ilk onay ve gönderiminden sonra yapılan değişiklikleri veya iptalleri azaltmaktır. Yüksek değişiklik oranları; hatalı talepler, yetersiz planlama veya iletişim kopuklukları gibi süreç öncesindeki sorunlara işaret eder. Bunlar yeniden çalışmaya, gecikmelere ve idari maliyetlerin artmasına yol açar. SAP Ariba’da satın alma siparişlerini istikrarlı hale getirmek, öngörülebilirliği artırır ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirir.
ProcessMind, hangi satın alma siparişlerinin ne zaman ve kim tarafından sık sık değiştirildiğini belirleyerek örüntüleri ve temel nedenleri ortaya çıkarır. Talep aşamasındaki belirsiz tanımlar veya tutarsız tedarikçi onayları gibi sorunların kaynağına kadar iz sürebilir. Kuruluşlar ProcessMind içgörülerinden yararlanarak onay sonrası yapılan değişikliklerin sayısını izleyip satın alma siparişi değişiklik oranını %10-20 azaltmayı hedefleyebilir.

Bu hedef, teslim alınan mal ve hizmetlerin SAP Ariba sistemine zamanında ve doğru biçimde kaydedilmesini sağlamaya yöneliktir. Mal kabul kayıtlarının gecikmesi veya hatalı girilmesi, fiziksel stok ile sistem kayıtları arasında farklara yol açabilir; bu da finansal mutabakatı, tedarikçi ödeme takvimlerini ve stok planlamasını etkiler. Zamanında ve doğru kayıt, Satın Almadan Ödemeye sürecinin verimli işlemesi için önemlidir.
ProcessMind, malların fiilen teslim alınmasıyla sisteme kaydedilmesi arasındaki süreyi analiz ederek kabul ve veri girişi süreçlerindeki darboğazları belirler. Süreç farklılıkları veya kaynak kısıtları gibi gecikme nedenlerini ortaya çıkarıp hedefli iyileştirmeler yapmanıza yardımcı olur. ProcessMind, zamanında ve doğru mal kabul kaydı oranını %90 veya üzerine çıkarmanızı destekler. Bu oran, fiziksel teslim alma ile sistem kaydı arasındaki ortalama süre ve kayıtlardaki hata oranı ölçülerek izlenebilir.

Bu hedef, SAP Ariba’da ilk satın alma talebinin nihai Satın Alma Siparişine dönüştürülme sürecini iyileştirmeyi amaçlar. Verimli bir dönüşüm gecikmeleri ve idari iş yükünü azaltır, satın alma ihtiyaçlarının hızlı ve doğru biçimde resmi siparişlere aktarılmasını sağlar. Böylece kritik malzemelerin tedarik süresi kısalır ve operasyonların değişen ihtiyaçlara yanıt verme hızı artar.
ProcessMind, talebin oluşturulmasından Satın Alma Siparişinin düzenlenmesine kadar tüm süreci görselleştirir; verimliliği düşüren paralel etkinlikleri, yeniden çalışma döngülerini ve gereksiz adımları gösterir. Sık sık reddedilen veya birden fazla kez düzeltilmesi gereken talepleri belirleyebilir. ProcessMind, talep gönderiminden PO onayına kadar geçen çevrim süresini ölçerek talebin Satın Alma Siparişine dönüşmesi için gereken ortalama süreyi %15-25 azaltmanıza yardımcı olur.

Amaç, Satın Alma Siparişi sürecinde çok zaman alan ve insan hatasına açık, tekrarlayan manuel etkinlikleri belirleyip otomatikleştirmektir. Özellikle SAP Ariba’daki bu adımların otomatikleştirilmesi, satın alma ekiplerinin daha stratejik işlere odaklanmasını sağlar; operasyon maliyetlerini düşürür, işlem hızını ve doğruluğunu artırır. Böylece Satın Almadan Ödemeye iş akışında verimlilik ve tutarlılık sağlanır.
ProcessMind, sık tekrarlanan, yüksek hacimli ve düşük değerli manuel etkinlikleri belirleyerek otomasyona uygun olanları ortaya çıkarır. Bu görevler için harcanan zamanı ve kaynakları ölçer. ProcessMind, otomasyon çalışmalarına öncelik vermenize yardımcı olur; yaygın Satın Alma Siparişi türlerinde manuel müdahale gerektiren adımları %20-40 azaltmayı destekler. Bu oran, otomatik ve manuel etkinliklerin sayısı karşılaştırılarak ölçülebilir.

Bu hedef, tedarikçilerin Satın Alma Siparişlerini teslim etme sürelerindeki değişkenliği azaltmaya ve bu süreleri daha öngörülebilir hâle getirmeye odaklanır. Teslimat sürelerinin tutarsız olması üretim planlarını aksatabilir, stok tükenmesine veya fazla stoğa yol açabilir ve hızlandırılmış teslimat maliyetlerini artırabilir. SAP Ariba üzerinden yürütülen satın alma süreçlerinde teslimat sürelerinin daha tutarlı olması, tedarik zincirinin güvenilirliğini ve planlama doğruluğunu artırır.
ProcessMind, Satın Alma Siparişi olay günlüklerini analiz ederek farklı tedarikçi, departman veya ürün kategorilerinde talep edilen teslimat tarihlerini fiilî mal kabul tarihleriyle karşılaştırır. Hedefleri düzenli olarak kaçıran veya teslimat süreleri çok değişken olan tedarikçileri gösterir. ProcessMind, tutarsızlıkların temel nedenlerini belirlemenize yardımcı olur ve her Satın Alma Siparişi ile tedarikçi için planlanan ve gerçekleşen teslimat tarihlerini karşılaştırarak teslimat süresi sapmasını %10-15 azaltmayı hedefler.

Amaç, hata, eksik veya yanlış bilgi nedeniyle Satın Alma Siparişlerinin ya da ilgili belgelerin yeniden ele alınması, düzeltilmesi veya tekrar işlenmesi gereken durumları belirleyip ortadan kaldırmaktır. Yeniden çalışma değerli kaynakları tüketir, çevrim sürelerini uzatır ve SAP Ariba Satın Almadan Ödemeye sürecinde verimsizliğe ve çalışanların memnuniyetsizliğine yol açar. Yeniden çalışmayı azaltmak, işlemlerin ilk seferde doğru yapılmasına yardımcı olur.
ProcessMind, süreç sapmalarını ve döngülerini görselleştirerek Satın Alma Siparişi akışında yeniden çalışmanın nerede ve neden gerçekleştiğini açıkça gösterir. Bu döngüleri belirli etkinliklere, rollere veya veri giriş noktalarına kadar izleyerek temel nedenleri ortaya çıkarabilir. ProcessMind, yeniden çalışma etkinliklerine giren Satın Alma Siparişlerinin sıklığını ve süresini izleyerek yeniden çalışma döngülerini en az %50 azaltmanıza yardımcı olur.

Bu hedef, mallar ve hizmetler teslim alındıktan sonra sisteme resmi olarak kaydedilene kadar geçen sürecin şeffaflığını ve izlenebilirliğini artırmayı amaçlar. Bu önemli aşamada görünürlük olmaması, takibi yapılamayan kalemlere, ödeme gecikmelerine, stok kayıtlarında hatalara ve sipariş mutabakatında güçlüklere yol açabilir. Görünürlüğün artması, SAP Ariba lojistik süreçlerinde denetimi ve hesap verebilirliği iyileştirir.
ProcessMind, farklı olay türlerini veya harici verileri ilişkilendirerek malların resmi sistem kayıtları oluşmadan önceki yolculuğunu da haritalayabilir. Malların fiziksel olarak teslim alındığı ancak henüz izlenmediği dönemleri göstererek süreçteki görünmeyen noktaları ortaya çıkarır. ProcessMind, fiziksel teslim alma bildirimlerini daha sonra oluşan sistem kayıtlarıyla karşılaştırarak mal ve hizmet teslim alımlarının %99'unun izlenebilir olmasını hedefleyen daha iyi bir takip sağlar.

Bu hedef, farklı departmanlar veya maliyet merkezleri arasındaki Satın Alma Siparişi işleme performansı farklarını azaltmayı amaçlar. Verimlilik düzeylerinin değişmesi, hizmet sunumunda tutarsızlığa, kurum içi anlaşmazlıklara ve iyi uygulamaların yaygınlaştırılamamasına yol açabilir. Süreçlerin standartlaştırılması, SAP Ariba P2P ortamında iş yükünün dengeli dağıtılmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlar.
ProcessMind, farklı kuruluş birimlerini karşılaştırmalı olarak analiz ederek Satın Alma Siparişi çevrim süreleri, yeniden çalışma oranları veya uyumluluk bakımından öne çıkan ve geride kalan departmanları belirler. Departmanlar arasındaki süreç farklılıklarını göstererek iyi uygulamaların belirlenmesini ve benimsenmesini sağlar. ProcessMind, departmanların ortalama çevrim süreleri arasındaki farkı en fazla %10'da tutmayı hedefleyen tutarlı bir işlem verimliliğine ulaşmanıza yardımcı olur. Bu hedef, departman bazındaki Satın Alma Siparişi metrikleriyle ölçülebilir.

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi için 6 adımlı iyileştirme yolu

Templateinizi indirin

P2P verilerinizi dışa aktarın

Verilerinizi yükleyin

P2P akışınızı analiz edin

İyileştirmeleri uygulayın

İlerlemeyi düzenli olarak izleyin

Templateinizi indirin

Yapılacaklar

Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi verileri için hazırlanmış Excel Templateini kullanın. Bu Template, verilerinizin analiz için doğru yapıda olmasını sağlar.

Veri Templatei rehberini görüntüleyin Templatei indirin

Neden önemli?

Standart bir veri biçimi, süreç haritalama ve analizinin doğru yapılması için önemlidir. Ayrıca veri içe aktarma hatalarını önler ve içgörülere daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

Beklenen sonuç

Satın Alma Siparişi verileri için doldurmaya hazır bir Excel Templatei.

ELDE EDECEKLERİNİZ

SAP Ariba satın alma siparişi sürecindeki verimsizlikleri ortaya çıkarın

ProcessMind, satın alma siparişlerinizin gerçek akışını görselleştirerek net bir görünüm ve uygulanabilir içgörüler sunar. Talep aşamasından mal kabulüne kadar tüm satın alma iş akışınızdaki gecikmeleri ve uyumluluk sorunlarını belirleyin.

SAP Ariba’daki satın alma siparişi akışını baştan sona görüntüleyin
Onay döngülerindeki gecikmeleri tam olarak belirleyin
Uyumluluk kurallarına uymayan satın alma siparişlerini tespit edin
Mal kabulü ve fatura işleme süreçlerini iyileştirin

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KANITLANMIŞ ETKİ

P2P sürecinizde ölçülebilir iyileşmeler

SAP Ariba’daki Satın Alma Siparişi süreçlerine uygulanan Process Mining çözümümüz, verimsizlikleri ve darboğazları ortaya çıkarır. Veriye dayalı içgörüler sayesinde kuruluşlar operasyonlarını iyileştirebilir, çevrim sürelerini kısaltabilir ve harcamalarını optimize edebilir.

0 %

PO onaylarını hızlandırın

Onay süresinde ortalama azalma

Çok adımlı iş akışlarındaki darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak Satın Alma Siparişi onay sürecinizi hızlandırın. Böylece kritik satın alımların tedarik süresi önemli ölçüde kısalır.

0 %

PO çevrim süresini uçtan uca kısaltın

Toplam işlem süresindeki azalma

Gizli gecikmeleri ve verimsiz devir teslimleri ortaya çıkararak talep aşamasından ödemeye kadar Satın Alma Siparişi sürecinin tamamını iyileştirin. Böylece operasyonların genel hızı artar.

0 %

İlk seferde onay oranını artırın

Uyumlu PO sayısındaki artış

Daha fazla PO’nun ilk denemede değişiklik veya yeniden çalışma gerektirmeden onaylanmasını sağlayarak Satın Alma Siparişi uyumluluğunu artırın. Böylece satın alma politikalarına bağlılık güçlenir.

0 %

PO değişikliklerini azaltın

Değişiklik oranındaki azalma

İlk oluşturma veya onay sonrasında değişiklik gerektiren Satın Alma Siparişlerinin sayısını azaltın. Bu, gereksinimlerin başlangıçta daha iyi belirlendiğini ve sürece daha iyi uyulduğunu gösterir; yeniden çalışma maliyetlerini düşürür.

0 %

Mal kabul kayıtlarını zamanında oluşturun

Daha hızlı mal kabul kayıtları

Sisteminizde mal ve hizmet teslim alımlarının daha hızlı ve doğru kaydedilmesini sağlayın. Bu, stok yönetimini ve ödeme işlemlerini iyileştirerek gecikmeleri azaltır.

0 %

PO’larda yeniden çalışmayı azaltın

Yeniden çalışma durumlarında azalma

Önceki bir duruma dönen veya yeniden onay gerektiren Satın Alma Siparişlerini belirleyip bu durumları ortadan kaldırın. Böylece manuel iş yükü ve operasyon maliyetleri önemli ölçüde azalır.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına, mevcut sistem yapılandırmalarına ve veri kalitesine göre değişir. Burada sunulan rakamlar, SAP Ariba Satın Alma Siparişi uygulamalarında sıkça gözlemlenen iyileşmeleri yansıtır.

Önerilen veriler

Önce en önemli öznitelikleri ve etkinlikleri ekleyin, ardından ihtiyacınıza göre kapsamı genişletin.

Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Öznitelikler

Analiz için kaydedilmesi gereken temel veri noktaları

Her Satın Alma Siparişi belgesinin benzersiz tanımlayıcısıdır ve süreçte merkezi vaka tanımlayıcısı olarak kullanılır.

Neden önemli?

Her bir siparişin uçtan uca yaşam döngüsünü analiz etmeyi sağlayan süreç adımlarını birbirine bağlayan temel Vaka kimliğidir.

Satın alma siparişi sürecinde belirli bir zamanda gerçekleşen olayın veya görevin adı.

Neden önemli?

Bu öznitelik süreç adımlarını tanımlar; süreç akışını görselleştirmeyi, darboğazları, yeniden çalışmayı ve sapmaları belirlemeyi sağlar.

Belirli bir etkinliğin veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.

Neden önemli?

Olayları doğru sıraya koymak ve çevrim süreleriyle bekleme süreleri gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için bu zaman damgası temel alınır.

Etkinliği gerçekleştiren kullanıcının adı veya kimliği.

Neden önemli?

Sorumluluğu belirginleştirir; kullanıcı performansını, iş yükünü ve uyumluluğu analiz etmeyi sağlar. Eğitim ihtiyaçlarını ve süreç sapmalarını belirlemek için bu bilgiler önemlidir.

Satın alma siparişiyle ilişkili iş departmanı veya maliyet merkezi.

Neden önemli?

Farklı iş birimlerinin performansını karşılaştırmayı, departmanlardaki darboğazları belirlemeyi ve iyi uygulamaları paylaşmayı sağlar.

Mal veya hizmet satın alınan tedarikçinin adı.

Neden önemli?

Tedarikçi performansını analiz etmeyi, güvenilir iş ortaklarını belirlemeyi ve gecikmelere ya da başka sorunlara yol açan tedarikçileri saptamayı sağlar.

Satın alma siparişinin toplam parasal değeri.

Neden önemli?

Her vakaya finansal bağlam kazandırır; iyileştirmelere öncelik vermek ve sipariş tutarının süreç davranışını nasıl etkilediğini anlamak için değere dayalı analiz yapılmasını sağlar.

Talepte bulunan tarafın mal veya hizmetlerin teslim edilmesini beklediği tarih.

Neden önemli?

Zamanında teslimat performansını ölçmek için başlangıç noktasıdır; tedarikçi güvenilirliğini ve tedarik zinciri verimliliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Mal girişinin veya hizmetin tamamlandığının sistemde resmi olarak kaydedildiği tarih.

Neden önemli?

Gerçek teslimat tarihini gösterir; teslimat performansını hesaplamak ve tedarik zincirindeki gecikmeleri belirlemek için gereklidir.

Etkinlikler

İzlenecek ve iyileştirilecek süreç adımları

Bu etkinlik, Satın Alma Siparişinden önce oluşturulan ve mal veya hizmet talebini resmileştiren satın alma talebinin oluşturulmasını ifade eder. SAP Ariba’da bu olay genellikle kullanıcının yeni bir talep belgesini kaydedip göndermesiyle kaydedilir ve oluşturulma zaman damgasını içeren açık bir kayıt oluşur.

Neden önemli?

Bu, satın alma sürecinin temel başlangıç noktasıdır. Bu olaydan PO oluşturulmasına kadar geçen süreyi analiz etmek, talebin siparişe dönüşme çevrim süresini anlamak ve sürecin ilk aşamalarındaki darboğazları belirlemek için önemlidir.

Bu etkinlik, SAP Ariba’da onaylanmış bir talepten veya doğrudan oluşturulan resmi Satın Alma Siparişi belgesinin oluşturulmasını ifade eder. PO belgesinin oluşturulma zaman damgasından alınır ve PO yaşam döngüsünün resmen başladığını gösterir.

Neden önemli?

Doğrudan oluşturulan PO’larda süreç bu noktada başlar. Bu aşama, talebin PO’ya dönüşme süresini ve PO’nun toplam işlem çevrimini ölçmek için önemli bir kilometre taşıdır.

Satın Alma Siparişinin gerekli tüm kurum içi onayları aldığını ve tedarikçiye gönderilmeye hazır olduğunu gösterir. Bu olay, belirlenen iş akışı tamamlandıktan sonra PO belgesinin durumunun 'Onaylandı' olarak değişmesinden anlaşılır.

Neden önemli?

Bu, onay çevrim sürelerini ölçmek ve yönetim incelemesindeki darboğazları belirlemek için önemli bir kilometre taşıdır. Buradaki gecikmeler tedarikçi teslimat sürelerini ve satın alma verimliliğini doğrudan etkiler.

Onaylanan Satın Alma Siparişinin genellikle Ariba Network üzerinden tedarikçiye resmen iletildiği anı ifade eder. Bu olay, PO durumunun 'Gönderildi' veya 'Sipariş verildi' olarak değişmesiyle kaydedilir.

Neden önemli?

Bu aşama, kurum içi işlemlerden harici tedarik sürecine geçişi gösterir. Tedarikçi teslimat süresini ve teslimat performansını ölçmek için başlangıç noktasıdır.

SAP Ariba’da kaydedilen malların fiziksel olarak teslim alınmasını ifade eder. Kullanıcı, Satın Alma Siparişi kalemine bağlı bir Teslim Alma belgesi oluşturup gönderdiğinde bu açık olay kaydedilir.

Neden önemli?

Bu, teslimatı doğrulamak için önemli bir kilometre taşıdır ve tedarikçi teslimat performansını ölçmenin bitiş noktasıdır. Üçlü eşleştirme senaryosunda faturanın ödenmesine de izin verir.

Bu etkinlik, malların veya hizmetlerin tamamen teslim alınıp faturalandırıldığını göstererek Satın Alma Siparişi yaşam döngüsünün başarıyla tamamlandığını belirtir. PO durumunun 'Teslim alındı', 'Faturalandırıldı' veya benzer bir son duruma değişmesinden anlaşılır.

Neden önemli?

Bu, sürecin başarıyla tamamlandığını gösteren temel bitiş noktasıdır. Bu duruma ulaşma süresini ölçmek, genel süreç verimliliğinin önemli bir göstergesi olan uçtan uca çevrim süresini verir.

SSS

Sık sorulan sorular

Process Mining, SAP Ariba’daki Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi sürecimizi nasıl iyileştirebilir?

Process Mining, gerçek Satın Alma Siparişi akışınızı veriye dayalı olarak inceleyerek darboğazları, uyumsuz etkinlikleri ve aşırı uzun onay çevrim süreleri gibi verimsizlikleri belirler. Sürecin ideal akıştan nerede saptığını göstererek iyileştirme ve otomasyon fırsatlarını ortaya çıkarır. Kuruluşlar, sürecin gerçekte nasıl işlediğini anlayarak verimlilik ve uyumlulukta önemli kazanımlar sağlayan hedefli iyileştirmeler yapabilir.

SAP Ariba’daki Satın Alma Siparişi süreçlerini analiz etmek için hangi veriler gerekir?

Satın Alma Siparişi sürecinizi analiz etmek için Process Mining öncelikle olay günlüğü verilerine ihtiyaç duyar. Bu veriler genellikle Satın Alma Siparişi numarası gibi bir vaka tanımlayıcısı, 'PO Oluşturuldu' veya 'PO Onaylandı' gibi bir etkinlik adı ve her etkinliğe ait kesin bir zaman damgası içerir. Tedarikçi, tutar, onaylayan kişi veya departman gibi ek öznitelikler de analize daha fazla bağlam ve ayrıntı kazandırmak için eklenebilir.

Satın Alma Siparişi sürecimizde Process Mining kullanmanın beklenen sonuçları veya faydaları nelerdir?

Beklenen faydalar arasında Satın Alma Siparişi onay sürelerinin ve toplam çevrim sürelerinin önemli ölçüde kısalması, uyumluluk kurallarına bağlılığın artması ve Satın Alma Siparişi değişikliklerinin azalması yer alır. Ayrıca taleplerin PO’ya daha hızlı dönüştürülmesini, mal kabul kayıtlarının daha görünür olmasını ve görev otomasyonu fırsatlarının artmasını bekleyebilirsiniz. Sonuç olarak Process Mining, Satın Almadan Ödemeye sürecinin daha verimli, uyumlu ve şeffaf işlemesine yardımcı olur.

Process Mining, Satın Alma Siparişi darboğazlarını yalnızca göstermekle kalmayıp temel nedenlerini de belirleyebilir mi?

Evet. Process Mining, Satın Alma Siparişi darboğazlarının yalnızca belirtilerini değil, temel nedenlerini de belirlemede etkilidir. Süreç sapmalarını belirli onay grupları, sipariş türleri veya departman farklılıkları gibi özniteliklerle ilişkilendirerek bazı adımların neden daha uzun sürdüğünü ortaya çıkarabilir. Bu ayrıntılı içgörüler, temel sorunları çözen hedefli müdahaleler yapmanıza ve süreçte kalıcı iyileştirmeler sağlamanıza yardımcı olur.

Process Mining araçları için SAP Ariba entegrasyonu karmaşık mıdır?

Birçok modern Process Mining platformu, SAP Ariba gibi yaygın kullanılan satın alma sistemleri için önceden hazırlanmış bağlayıcılar veya kolay entegrasyon seçenekleri sunar. Zorluk çoğu zaman teknik bağlantıdan çok ilk veri haritalama ve dönüştürme çalışmalarında, ayrıca çıkarılan olay günlüğünün kalitesini ve eksiksizliğini sağlamada ortaya çıkar. Kurulum tamamlandıktan sonra veri çıkarma ve analiz büyük ölçüde otomatikleştirilebilir.

Process Mining için gerekli Satın Alma Siparişi verilerini SAP Ariba’dan nasıl çıkarabiliriz?

Process Mining için SAP Ariba’dan veri çıkarmanın birkaç yolu vardır. Bunlar arasında SAP Ariba’nın standart raporlama araçlarını kullanmak, verilere doğrudan erişmek için API’lerden yararlanmak veya verileri CSV ya da Excel gibi biçimlerde dışa aktarıp olay günlüğüne dönüştürmek yer alır. Kurulumunuza en uygun ve güvenli veri çıkarma yöntemini belirlemek için BT ekibinizle ve Process Mining sağlayıcınızla birlikte çalışın.

Process Mining’i uygulamak ve Satın Alma Siparişleriyle ilgili ilk içgörülere ulaşmak genellikle ne kadar sürer?

Satın Alma Siparişi sürecinde Process Mining için ilk kurulum ve içgörüler, veri ortamınızın karmaşıklığına ve verilerinizin hazır olma durumuna bağlı olarak genellikle birkaç hafta ile birkaç ay arasında elde edilebilir. Bu süre veri çıkarma, modelleme ve ilk analiz aşamalarını kapsar. Asıl fayda ise düzenli izleme ve elde edilen içgörülere dayalı aşamalı iyileştirmelerle ortaya çıkar.

Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi sürecinizi bugün iyileştirin!

Çevrim süresini %30 azaltın ve SAP Ariba’daki darboğazları ortadan kaldırın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Ücretsiz denemenizi birkaç dakika içinde başlatın.