> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig: beszerzési megrendelés > Oracle Fusion Financials

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat beszerzésirendelés-kezelési szakaszát

Optimalizálja a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat beszerzésirendelés-kezelési szakaszát 6 lépésben

Adatsablon letöltése

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat beszerzésirendelés-kezelési szakaszát

Beszerzéstől a fizetésig: beszerzési megrendelés

Oracle Fusion

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(11)Célok(11)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(5)

Optimalizálja a megrendelések kezelését az Oracle Fusion Financials rendszerben

Az összetett beszerzési munkafolyamatok gyakran rejtett hatékonysági problémákat és megfelelési kockázatokat takarnak. Platformunk segít feltárni a rendelés és az áruátvétel késéseit, értékelni a beszállítók átfutási idejét, és javítani a beszerzés hatékonyságát. Gyakorlati lehetőségeket találhat a működés optimalizálására és az igények időbeni teljesítésére.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatot?

A beszerzés összetett területén a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat, azon belül a megrendelések kezelése, minden szervezet működésének alapvető része. Az olyan összetett pénzügyi rendszerekben, mint az Oracle Fusion Financials, a tranzakciók és beállítások bonyolultsága elfedheti a hatékonysági problémákat. Ezek jelentős pénzügyi és működési hátrányokhoz vezethetnek. A nem megfelelően működő megrendelési folyamat meghosszabbíthatja az átfutási időt, növelheti a működési költségeket, ronthatja a beszállítói kapcsolatokat, és megfelelési kockázatokat is okozhat.

A megrendelések létrehozásának, jóváhagyásának vagy feldolgozásának késedelme közvetlenül érinti a projektek ütemezését és a készletszintet. A beszerzési igény benyújtásától az áru átvételéig több ponton is kialakulhat szűk keresztmetszet. Ez akadályozhatja az igények időbeni teljesítését, és költséges sürgősségi rendeléseket tehet szükségessé. Ha a folyamat nem látható egyértelműen, nehéz megállapítani, miért tart tovább egyes megrendelések feldolgozása, mely részlegek küzdenek a legtöbbet, vagy hol hozna a legtöbbet az automatizálás. A beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat hatékony fejlesztése az Oracle Fusion Financials rendszerben nem csupán költségcsökkentést jelent. A szervezet teljes működési hatékonyságát és reagálóképességét is javítja.

A megrendelések elemzése process mining segítségével

A process mining új módszert kínál az Oracle Fusion Financials rendszerben zajló megrendelési folyamat megértésére és fejlesztésére. Feltételezésekre vagy összesített jelentésekre támaszkodás helyett a process mining eseményadatok, például időbélyegek és tevékenységnaplók alapján rekonstruálja minden egyes megrendelés tényleges útját. Így megjelenítheti a folyamat valós menetét, és láthatja, hogyan haladnak végig a megrendelések a rendszeren: a beszerzési igényből vagy közvetlen rendelésből indulva, a jóváhagyásokon és módosításokon át az áru vagy szolgáltatás átvételéig.

A process mining segítségével pontosan azonosíthatja, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek a megrendelések életciklusa során. A jóváhagyás késik, vagy azután torpan meg a folyamat, hogy a megrendelést elküldték a beszállítónak? Az elemzés megmutatja, mely lépések vagy felhasználók lassítják a folyamatot, milyen eltérések fordulnak elő gyakran az elvárt működéshez képest, és hol ismétlődik rendszeresen a munka. Objektív, adatokra épülő képet kap a működésről, így választ találhat arra, hogyan csökkenthető a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat átfutási ideje, és hogyan javítható a hatékonyság.

A megrendelési folyamat fejlesztésének fő területei

A process mining segítségével a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat több olyan területére összpontosíthat, ahol jelentős javulást érhet el:

A szűk keresztmetszetek feltárása és megszüntetése: Pontosan láthatja, hol akadnak el a megrendelések. Lassú jóváhagyás, késedelmes áruátvétel vagy elhúzódó minőségellenőrzés is okozhatja a problémát. Ha ismeri ezeket a pontokat, célzott intézkedéseket vezethet be, például automatizálhatja a rutinszerű jóváhagyásokat, vagy felkészítheti a munkatársakat a kritikus lépésekre.
A beszállítói teljesítmény értékelése: Elemezze a tényleges beszállítói átfutási időt a megrendelés elküldésétől az áru átvételéig és könyveléséig. Az eredmények alapján azonosíthatja a megbízható beszállítókat, és kedvezőbb feltételekről tárgyalhat, ami kiszámíthatóbbá teszi az ellátási láncot.
Az ismételt munka és az eltérések elemzése: Sok megrendelésen a létrehozás vagy jóváhagyás után is módosítani kell. A process mining megmutatja, milyen gyakran történik ez, mi áll a háttérben, és hogyan hat az átfutási időre. A szükségtelen ismételt munka csökkentésével egyszerűsítheti a működést, és értékes erőforrásokat takaríthat meg.
Megfelelés és felkészülés az ellenőrzésekre: Gondoskodjon róla, hogy minden megrendelés megfeleljen a belső beszerzési szabályzatoknak és a külső előírásoknak. A process mining feltárja azokat az eseteket, amikor megkerülik vagy figyelmen kívül hagyják a szabályokat. Ezek az adatok segítik a belső ellenőrzéseket, és erősítik az Oracle Fusion Financials környezet irányítását.

Mérhető eredmények a beszerzésben

Ha a szervezet célzottan alkalmazza a process mininget a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatban, több mérhető eredményt érhet el:

Rövidebb megrendelési átfutási idő: Egyszerűsítse a teljes folyamatot a beszerzési igény benyújtásától az áru átvételéig. Így gyorsabban teljesítheti az igényeket, és javíthatja a működés reagálóképességét.
Alacsonyabb működési költségek: Szüntesse meg a hatékonysági problémákat, csökkentse az ismételt munkát, és mérsékelje a sürgősségi rendelések szükségességét. Ezzel közvetlenül javíthatja az eredményt.
Jobb megfelelés: Időben tárja fel és kezelje a beszerzési szabályzatoktól való eltéréseket, erősítse a belső kontrollokat, és csökkentse az ellenőrzési kockázatokat.
Jobb beszállítói kapcsolatok: Az átfutási időkről és a teljesítményről kapott pontosabb kép segít az elvárások kezelésében, a beszállítói partnerségek erősítésében, valamint az áruk és szolgáltatások időbeni szállításában.
Az erőforrások hatékonyabb felhasználása: Mentesítse a beszerzési csapatot a kézi nyomon követés és a folyamatos problémakezelés alól, hogy a stratégiai kezdeményezésekre és az értékteremtő feladatokra összpontosíthasson.

Ezek a fejlesztések rugalmasabbá, költséghatékonyabbá és szabálykövetőbbé teszik a beszerzést, és javítják a szervezet üzleti teljesítményét.

Így kezdheti el a megrendelési folyamat fejlesztését

A beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat process mininggel történő fejlesztéséhez nincs szükség komoly műszaki szakértelemre. Megközelítésünk világos, gyakorlatban alkalmazható keretet ad az Oracle Fusion Financials meglévő adatainak elemzéséhez. Az összetett folyamatadatokat könnyen értelmezhető ábrákká és használható javaslatokká alakítja. Az elemzések segítségével találgatás helyett adatokra alapozva fejlesztheti a folyamatot, és mérhető eredményeket érhet el. Ismerje meg, hogyan javítható a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat, és hogyan érhet el jelentős folyamatfejlesztést a szervezetében.

Beszerzéstől a fizetésig: beszerzési megrendelés Beszerzés optimalizálása Megrendelések feldolgozása Beszállítói átfutási idők Áruátvétel Beszerzési igény jóváhagyása Szállítói számlák kezelése Beszerzési részleg Beszerzéstől a fizetésig Beszállítók kezelése Beszerzés kezelése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A beszerzési igények és megrendelések elhúzódó jóváhagyása késlelteti a beszerzést, és hátráltatja a projektek ütemezését, valamint a hatékony működést. Emiatt csúszhatnak a szállítások, vagy a sürgősségi szállítás növelheti a költségeket.
A ProcessMind megjeleníti a beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamat teljes menetét az Oracle Fusion Financials rendszerben, és kiemeli a jóváhagyási késedelmeket. Megmutatja, mely jóváhagyók vagy részlegek okozzák a szűk keresztmetszeteket, így célzottan fejlesztheti a folyamatot.

A jóváhagyás után gyakran módosított megrendelések ismételt munkát és többlet-adminisztrációt okoznak. Emellett félreértésekhez vezethetnek a beszállítóknál, vagy hibás szállítást eredményezhetnek. Ez gyakran arra utal, hogy a kezdeti igények nem egyértelműek, vagy a tervezés nem megfelelő.
Az Oracle Fusion Financials rendszerben rögzített minden „Purchase Order Changed” esemény követésével a ProcessMind megmutatja, milyen gyakran és milyen minták szerint módosulnak a megrendelések a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban. Így feltárhatók a kiváltó okok, például a kezdeti specifikáció hiányosságai vagy a nem megfelelő kommunikáció.

A beszállítói visszaigazolás és az áruátvétel késedelme közvetlenül hat a készletszintre, a termelési ütemezésre és a működés reakcióképességére. A kiszámíthatatlan átfutási idők megnehezítik a kereslet tervezését, és készlethiányhoz vezethetnek.
A ProcessMind az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatában méri a „Purchase Order Sent to Vendor” és a „Goods Receipt Posted” közötti időt. Ezzel felmérhető a beszállítók teljesítménye, és azonosíthatók azok, amelyek a legtöbb késedelmet okozzák.

Ha az áruátvételt lassan vagy hibásan rögzítik, eltérés keletkezik a tényleges készlet és a rendszer nyilvántartása között. Ez késlelteti a számlák egyeztetését és a beszállítók kifizetését, ami ronthatja a beszállítói kapcsolatokat és pontatlan pénzügyi jelentésekhez vezethet.
A ProcessMind megmutatja, mennyi idő telik el a „Goods Receipt Initiated” és a „Goods Receipt Posted”, illetve a „Services Confirmation Entered” között az Oracle Fusion Financials rendszerben. Feltárja a Purchase to Pay - Purchase Order folyamat áruátvételi szakaszának szűk keresztmetszeteit, és megmutatja, hol lehet hatékonyabbá tenni a működést.

Ha a beszerzési megrendelés a bevett beszerzési csatornákon kívül vagy a megfelelő igénylés jóváhagyása nélkül jön létre, sérülhet a megfelelés, csökkenhet a kiadások feletti kontroll, és pénzügyi kockázatok merülhetnek fel. Emellett gyengülhet a vállalat alkupozíciója a preferált beszállítókkal szemben.
A ProcessMind feltárja az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatának összes változatát. Azonosítja azokat az eltéréseket, amikor a „Purchase Order Drafted” vagy a „Purchase Order Approved” eseményt nem előzi meg a „Purchase Requisition Approved”. Így láthatóvá válnak a szabályokat sértő folyamatutak.

A gyakori áruvisszaküldés többlet-szállítási költséggel, újrakészletezési díjjal és adminisztrációval jár. Hátterében termékminőségi problémák, hibás rendelések vagy nem megfelelő beszállító-választás állhat. Mindez rontja a jövedelmezőséget és az ügyfél-elégedettséget.
A ProcessMind számszerűsíti a „Goods Returned” tevékenység gyakoriságát az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatában. Segít azonosítani azokat a beszállítókat, termékeket vagy folyamatokat, amelyek miatt magasabb a visszaküldési arány.

Ha nem látható valós időben, hol tart egy-egy beszerzési megrendelés, az érintettek nehezen adnak pontos tájékoztatást, jelzik előre a szállítási problémákat vagy kezelik hatékonyan a függőségeket. Így a problémákra többnyire csak utólag reagálnak.
A ProcessMind vizuálisan megjeleníti az Oracle Fusion Financials rendszerben rögzített Purchase to Pay - Purchase Order folyamatok teljes lefutását. Az igényléstől a lezárásig átláthatóvá teszi a folyamatot, így a csapatok előre tervezhetnek és időben egyeztethetnek.

A beszerzési megrendelések folyamatának szűk keresztmetszetei és manuális beavatkozásai egyenetlen munkaterhelést okozhatnak. Emiatt a munkatársak túl sok időt tölthetnek egyes feladatokkal vagy várakozással. Ez megnehezíti az erőforrások hatékony elosztását, és növeli a működési költségeket.
A ProcessMind azonosítja az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatának azokat a tevékenységeit és jóváhagyási lépéseit, amelyek aránytalanul sok időt vagy erőforrást igényelnek. Az eredmények segítenek kiegyensúlyozni a munkaterhelést, és feltárni a folyamat-automatizálás lehetőségeit.

Ha eltér egymástól az eredeti beszerzési megrendelés összege, a végszámla összege és az áruátvétel értéke, nehezebbé válik az egyeztetés, késhet a fizetés, és pénzügyi veszteség keletkezhet. Az eltérések manuális vizsgálatot igényelnek.
A ProcessMind azonosíthatja azokat a „Purchase Order Changed” eseményeket, amelyeknél a folyamat késői szakaszában módosul az „Order Amount” attribútum. Ez lehetséges problémákra utalhat, és megmutatja, hol térhetnek el az értékek az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatában.

A beszállítói teljesítmény eltérései, például a gyakori késések, a hiányos szállítások vagy a minőségi problémák közvetlenül befolyásolják a Purchase to Pay folyamat és a vállalat működésének hatékonyságát. Emiatt az ellátási lánc kiszámíthatatlanná válhat.
A ProcessMind az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order adataiban szereplő „Vendor” attribútumot, valamint a „Goods Receipt Posted” és a „Goods Returned” tevékenységeket elemzi. Így objektíven összehasonlítható a különböző beszállítók teljesítménye.

Ha sok idő telik el az áruátvétel és a minőségellenőrzés között, később válik elérhetővé az áru felhasználásra vagy értékesítésre. Ez hatással van a termelési ütemezésre, és késleltetheti a számlák feldolgozását. Közben értékes forgótőke állhat benne.
A ProcessMind méri a „Goods Receipt Posted” és a „Quality Inspection Performed” közötti időt az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay - Purchase Order folyamatában. Megmutatja, hol fordulnak elő ezek a jelentős késedelmek, és milyen hatással vannak a folyamatra.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A cél a beszerzési megrendelések jóváhagyási folyamatának jelentős felgyorsítása. A gyorsabb jóváhagyás rövidebb beszerzési ciklust eredményez, így időben rendelkezésre állnak az áruk és szolgáltatások. Csökkennek a működési késedelmek, és javul a vállalat reakcióképessége az Oracle Fusion Financials rendszerben. A ProcessMind feltárja az összes tényleges jóváhagyási útvonalat, és azonosítja a ciklusidőt növelő szűk keresztmetszeteket, elutasításokat és ismételt munkavégzést. Az adatok alapján optimalizálhatók a munkafolyamatok. A rendszer megmutatja, hol és mennyi ideig akadnak el a jóváhagyások, így a jóváhagyási idő akár 20-40%-kal is csökkenthető.

Ha a beszerzési megrendelést a létrehozása után kevesebbszer kell módosítani, hatékonyabbá és pontosabbá válik a folyamat. A gyakori módosítások korábbi problémákra utalhatnak, többletmunkát okozhatnak a beszerzési csapatnak, késleltethetik a szállítást és ronthatják a beszállítói kapcsolatokat. Mindez rejtett költségekkel jár a Purchase to Pay folyamatban. A ProcessMind feltérképezi minden Purchase Order teljes életciklusát, és megmutatja, mikor és miért történnek módosítások. A kiváltó okok, például a hiányos kezdeti igénylések vagy a késői terjedelemmódosítások feltárásával megelőző intézkedések vezethetők be, és a módosítások aránya akár 15-30%-kal csökkenthető.

A cél, hogy a beszállítók következetesen tartsák a megállapodott szállítási és visszaigazolási határidőket. Így kiszámíthatóbbá válik a készletgazdálkodás és a működés tervezése. A megbízható beszállítói teljesítmény segíti a hatékony termelést, az ügyfeleknek tett vállalások teljesítését és a készlethiány megelőzését, ami közvetlenül hat az eredményre. A ProcessMind minden beszállítónál nyomon követi a tényleges átfutási időt a Purchase Order visszaigazolásától az áruátvételig. A vállalatok így azonosíthatják a gyengébben teljesítő beszállítókat, objektív adatok alapján tárgyalhatnak kedvezőbb feltételekről, és pontosabban becsülhetik meg a szállítási időket.

A cél az áruk és szolgáltatások átvételének, illetve rögzítésének gyorsabbá és hatékonyabbá tétele. Az áruátvétel feldolgozásának késedelme pontatlan készletadatokhoz, a beszállítók késedelmes kifizetéséhez és a rendelkezésre álló készlet valós idejű áttekintésének hiányához vezethet. Ez az Oracle Fusion Financials rendszerben a további folyamatokat is hátráltatja. A ProcessMind vizuálisan rekonstruálja az áruátvétel teljes munkafolyamatát, és megmutatja, mely tevékenységek vagy szerepkörök okoznak késedelmet. A szűk keresztmetszetek, valamint az automatizálás és a párhuzamosítás lehetőségeinek feltárásával az átlagos áruátvételi idő 25-50%-kal csökkenthető, javítva a cash flow-t és a készletgazdálkodást.

A pénzügyi integritás és a kockázatok csökkentése érdekében minden beszerzési megrendelésnek meg kell felelnie a belső szabályzatoknak és a jogszabályi követelményeknek. A szabályokat sértő Purchase to Pay folyamat jogosulatlan költéshez, csaláshoz és sikertelen auditokhoz vezethet, ami jelentős pénzügyi és reputációs kockázatot jelent. A ProcessMind folyamatosan összeveti az összes Purchase Ordert az előre meghatározott folyamatmodellekkel és megfelelési szabályokkal. Automatikusan jelzi az eltéréseket, például a hiányzó jóváhagyásokat vagy a hibás GL-kódokat. Így időben be lehet avatkozni, és biztosítható a vállalatirányítási előírások következetes betartása az Oracle Fusion Financials rendszerben.

A beszállítóknak visszaküldött áruk gyakoriságának és mennyiségének csökkentése mérsékli a logisztikai költségeket, az újrarendeléssel járó munkát és a készlet leírásának kockázatát. Az alacsonyabb visszaküldési arány jobb beszerzési minőségre, megfelelőbb beszállító-választásra és pontosabb rendelési folyamatokra utal. A ProcessMind összekapcsolja a visszaküldött áruk eseményeit az eredeti Purchase Orderrel és a kapcsolódó tevékenységekkel, például a minőségellenőrzéssel vagy az áruátvétellel. Az elemzés feltárja a gyakori okokat, például az egyes beszállítókat, minőségi problémákat vagy hibás rendeléseket. Ezek alapján célzott fejlesztések indíthatók, és a visszaküldések mennyisége akár 10-20%-kal csökkenthető.

A cél, hogy az érintettek a létrehozástól a lezárásig könnyen nyomon követhessék bármely beszerzési megrendelés aktuális állapotát és előrehaladását. A jobb átláthatóság megszünteti a bizonytalanságot, csökkenti a manuális állapotlekérdezések számát, és segíti a részlegek közötti tervezést és kommunikációt, különösen az összetett Purchase to Pay folyamatokban. A ProcessMind végponttól végpontig megmutatja minden Purchase Order életciklusát, az aktuális állapotot, a következő várható tevékenységet és az esetleges késedelmeket. Az átlátható dashboard használható információkat ad a csapatoknak, így az utólagos érdeklődést felválthatja az előrelátó folyamatkezelés, és javulhat a döntéshozatal.

A cél, hogy a beszerzési csapat tagjai és a folyamatban részt vevő más erőforrások hatékonyan dolgozzanak, túlterhelés és kihasználatlanság nélkül. Az erőforrások hatékony elosztása csökkenti a működési költségeket, megelőzi a kiégést, és segít időben elvégezni a Purchase to Pay folyamat fontos feladatait. A ProcessMind elemzi a Purchase Order folyamatban részt vevő különböző szerepkörök és részlegek tevékenységeinek mennyiségét és feldolgozási idejét. Megmutatja, hol okoznak szűk keresztmetszetet bizonyos erőforrások, hol lehet kiegyensúlyozni a munkaterhelést, és milyen létszámtervezési döntések segíthetik akár 15%-os hatékonyságjavulás elérését.

A cél a beszerzési megrendeléseken szereplő összegek és mennyiségek eltéréseinek, illetve hibáinak megszüntetése. A pontos Purchase Order-adatok elengedhetetlenek a megbízható költségtervezéshez és pénzügyi jelentésekhez, valamint a helyes számlázáshoz és kifizetéshez az Oracle Fusion Financials rendszerben. Így elkerülhető a költséges egyeztetés. A ProcessMind azonosítja azokat az eseteket, amikor a Purchase Order összege vagy mennyisége eltér a megszokott értékektől vagy a későbbi eseményektől, például az áruátvételtől. Az eltérések eredetének visszakövetésével feltárja a kiváltó okokat, például a manuális adatbeviteli hibákat vagy a rendszerbeállítási problémákat, így jelentősen csökkenthető az adatok pontatlansága.

A cél olyan egyértelmű, mérhető szempontok meghatározása, amelyek alapján minden beszállító teljesítménye következetesen értékelhető és kezelhető. Az egységes mutatók tisztességes összehasonlítást tesznek lehetővé, támogatják a folyamatos fejlődést, és megbízhatóbb együttműködést teremtenek a Purchase to Pay folyamatban. A ProcessMind automatikusan kinyeri és elemzi az egyes beszállítók fő teljesítménymutatóit, például az átlagos szállítási időt, a számlák pontosságát és a visszaküldési arányt. Lehetővé teszi az objektív összehasonlítást és a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások kialakítását, így adatokra alapozható a beszállítói kapcsolatok kezelése és javítható az ellátási lánc hatékonysága.

A cél az áruk és szolgáltatások átvétel előtti minőségellenőrzéséhez szükséges idő csökkentése. A gyorsabb ellenőrzés hamarabb teszi elérhetővé a termékeket felhasználásra vagy értékesítésre, mérsékli a készlettartás költségeit, és javítja a működés folyamatosságát az Oracle Fusion Financials rendszerben. A ProcessMind feltérképezi a minőségellenőrzés részletes lépéseit, és megmutatja, hol keletkeznek késedelmek, kik vesznek részt a folyamatban, illetve előfordul-e ismételt munkavégzés. A szűk keresztmetszetek és a folyamatváltozatok feltárásával segít optimalizálni az ellenőrzési munkafolyamatokat. Az ellenőrzési idő akár 20-35%-kal csökkenthető, a teljesítmény pedig javítható.

A Purchase to Pay - Purchase Order folyamat fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Szerezze be az előre elkészített Excel-sablont, amely az Oracle Fusion Financials rendszerhez hasonló rendszerek Purchase Order-adatainak kinyerésére készült. A sablon segít egységesen kezelni az adatokat.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő adatszerkezet használata már az elején megelőzi az újraformázási problémákat, egyszerűsíti az elemzést, és pontosabb eredményeket biztosít.

Várható eredmény

A P2P Purchase Order-adatokkal egyszerűen kitölthető, megfelelő szerkezetű Excel-sablon.

MIT KAP

Tárja fel a beszerzési rendelések rejtett hatékonysági problémáit az Oracle Fusion rendszerben

A ProcessMind világos, vizuális folyamattérképet készít a beszerzésirendelés-kezelésről. Megmutatja a tényleges munkafolyamatokat, és kijelöli a fejlesztésre szoruló területeket. A kapott elemzések alapján egyszerűsítheti a működést és javíthatja a megfelelést.

Jelenítse meg a beszerzésirendelés-kezelés tényleges folyamatait
Azonosítsa a költséges szűk keresztmetszeteket és késéseket
Értékelje a beszállítók átfutási idejének eltéréseit
Javítsa a beszerzés hatékonyságát és a megfelelést

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb Purchase Order-feldolgozás

Ezek az eredmények olyan gyakori javulásokat mutatnak be, amelyeket a process mininget az Oracle Fusion Financials Purchase Order-folyamatának elemzésére és optimalizálására használó vállalatok érnek el. A szűk keresztmetszetek, az ismételt munkavégzés és a megfelelési hiányosságok feltárásával jelentősen javítható a működés hatékonysága és csökkenthetők a költségek.

0 %

Gyorsabb PO-jóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

A szűk keresztmetszetek azonosításával és megszüntetésével jelentősen csökkenthető a Purchase Order-jóváhagyás ideje, így a beszerzési ciklus is felgyorsul.

0 %

Kevesebb PO-módosítás

A megrendelés-módosítások arányának csökkenése

A process mining feltárja a Purchase Order-módosítások kiváltó okait. Ennek eredményeként kevesebb módosításra van szükség, csökken az adminisztrációs teher, és pontosabbá válnak az adatok.

0 %

Pontosabb szállítás

A beszállítói szállítási határidők betartásának javulása

A beszállítói teljesítmény eltéréseinek feltárása segíti az együttműködést, és biztosítja, hogy az áruk a tervezett időben érkezzenek meg, mérsékelve a termelési késedelmeket.

0 %

A PO-megfelelés erősítése

A beszállítónak történő elküldés előtti jóváhagyások arányának növekedése

Az automatikus nyomon követés azonosítja a szabályokat sértő Purchase Ordereket, és biztosítja, hogy a beszállító megkeresése előtt minden jóváhagyás megtörténjen. Ezzel csökkenti a kockázatot és javítja az auditokra való felkészültséget.

0 %

Egyszerűbb áruátvétel

Az áruátvételi folyamat idejének csökkenése

Az áruátvételi folyamat elemzésével a vállalatok azonosíthatják és megszüntethetik a késedelmeket. Így hamarabb válik elérhetővé az áru, és javul a készletgazdálkodás.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezet konkrét céljaitól függően változnak. A számok különböző bevezetések során megfigyelt, jellemző javulást mutatnak.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A megrendelés dokumentum egyedi azonosítója, amely a beszerzési folyamat nyomon követésének elsődleges esetazonosítója.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt, így rekonstruálható és elemezhető a megrendelés teljes életciklusa.

A megrendelés életciklusa során bekövetkezett konkrét üzleti esemény vagy lépés neve.

Miért fontos?

A tevékenységek alkotják a folyamattérkép építőelemeit. Nyomon követésükkel megjeleníthető és elemezhető a folyamat menete, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és az eltérések.

Az időbélyeg, amely megadja, mikor történt egy adott tevékenység vagy esemény.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg elengedhetetlen az események helyes sorrendbe állításához és az időtartam-alapú mutatók, például az átfutási idők és a szűk keresztmetszetek kiszámításához.

Az időbélyeg, amely megadja, mikor fejeződött be egy tevékenység. Azonnali eseményeknél gyakran megegyezik a kezdési idővel.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a tevékenységek pontos feldolgozási idejének kiszámítását, ami segít az erőforrások hatékonyságának elemzésében és az időigényes feladatok azonosításában.

A tevékenységet végző személy felhasználói azonosítója vagy neve.

Miért fontos?

Az egyes műveleteket konkrét személyekhez rendeli, így elemezhető a munkaterhelés és a teljesítmény, valamint feltárhatók a képzési lehetőségek.

Annak a részlegnek a neve, amely elindította a megrendelést, vagy amelyik felelős érte.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szűrését és összehasonlítását az üzleti egységek között, így feltárhatók a részlegspecifikus problémák és bevált gyakorlatok.

Annak a beszállítónak a neve, akitől az árut vagy a szolgáltatást beszerzik.

Miért fontos?

Elengedhetetlen a beszállítói teljesítmény elemzéséhez: összehasonlíthatók vele a szállítási idők, a visszaküldési arányok és a beszállítók megbízhatósága.

A megrendelés teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Pénzügyi összefüggést ad a folyamatelemzéshez. Lehetővé teszi például a nagy értékű megrendelések kiemelt vizsgálatát vagy a késedelmek pénzügyi hatásának felmérését.

Az a dátum, ameddig a megrendelő fél az áru vagy a szolgáltatás leszállítását várja.

Miért fontos?

Alapul szolgál a határidőre történő szállítás méréséhez, amely fontos KPI a beszállítók megbízhatóságának és az ellátási lánc hatékonyságának értékeléséhez.

Annak a felhasználónak a neve, aki jóváhagyta vagy elutasította a megrendelést.

Miért fontos?

Azonosítja a jóváhagyási lánc résztvevőit, így jóváhagyónként elemezhető a jóváhagyás szűk keresztmetszete, a munkaterhelés és az átfutási idő.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Ezzel hivatalosan megkezdődik a beszerzési megrendelés életciklusa: létrejön egy PO-dokumentum piszkozat vagy hiányos állapotban. A rendszer az új PO-fejléc rekord létrehozási időbélyegének rögzítésével jelzi az eseményt.

Miért fontos?

A PO-eset elsődleges kezdő eseményeként ez a tevékenység minden ciklusidő-számítás alapja. Kiindulópontot ad a későbbi lépések, például a jóváhagyás és a beszállítóval folytatott kommunikáció hatékonyságának méréséhez.

A beszerzési megrendelés megkapta az összes szükséges jóváhagyást, így elküldhető a beszállítónak. Ez fontos mérföldkő, amelyet a rendszer kifejezetten rögzít a dokumentum műveleti előzményeiben.

Miért fontos?

Ez a kritikus mérföldkő feltétele annak, hogy a PO-t elküldjék a beszállítónak. A jóváhagyási ciklusidő méréséhez és a költési szabályok betartásának ellenőrzéséhez is elengedhetetlen.

A jóváhagyott beszerzési megrendelést hivatalosan elküldik a beszállítónak, például e-mailben vagy EDI-n keresztül. Az esemény gyakran az állapotváltozásból vagy a PO-kommunikációs rekord időbélyegéből következtethető ki.

Miért fontos?

Ezzel kezdődik a beszállítói átfutási idő. Fontos kiindulópont a beszállítói teljesítmény méréséhez, a visszaigazolástól a végső szállításig.

Az árut fizikailag átvették, megszámolták, és rögzítették a megrendeléshez. Ez a tranzakció frissíti a készletet és a megrendelés állapotát.

Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő a beszállítók határidőre történő szállításának és a teljes átfutási időnek a mérésében. Emellett elindíthatja a következő tevékenységeket, például a minőségellenőrzést és a számlaegyeztetést.

A megrendelést véglegesen törölték, ezért további tranzakció nem várható. Ez a kifejezett művelet módosítja a dokumentum végállapotát.

Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat kedvezőtlen végállapotát jelzi. A törlések elemzése olyan problémákat tárhat fel, mint a duplikált megrendelések, a költségkeret módosulása vagy a projektkövetelmények változása.

A megrendelés teljesítettnek minősül: az árut teljes egészében átvették és/vagy a számlázás megtörtént, további tevékenység pedig nem várható. Ez a kifejezett művelet végleges állapotot állít be a megrendeléshez.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelzi a megrendelés életciklusának sikeres lezárását. Ez a folyamat elsődleges kedvező végállapota. Nyomon követése elengedhetetlen a folyamat teljesítményének és lezárási arányának méréséhez.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining az Oracle Fusion Financials Purchase to Pay, Purchase Order folyamatát?

Az eseménynaplók elemzésével megjeleníti a folyamat tényleges menetét, és feltárja a rejtett hatékonysági problémákat, például a lassú jóváhagyásokat vagy a gyakori módosításokat. Így azonosíthatók a működést hátráltató konkrét szűk keresztmetszetek és a szabályokat sértő eltérések.

Milyen Oracle Fusion Financials-adatokra van szükség a Purchase Order-folyamat process mining elemzésének megkezdéséhez?

Általában a beszerzési megrendelésekhez kapcsolódó eseménynapló-adatokra van szükség, többek között az esetazonosítókra, a tevékenységek nevére, az időbélyegekre és az erőforrásokra vonatkozó információkra. Az adatokat a megfelelő Oracle Fusion-táblákból, például a PO_HEADERS_ALL és a PO_LINES_ALL táblákból, valamint a kapcsolódó jóváhagyási és workflow-táblákból kell kinyerni a teljes folyamat rekonstruálásához.

Milyen eredményekre és időtávra lehet számítani egy Purchase Order-folyamatot vizsgáló process mining projektben?

Néhány héten belül azonosíthatók a konkrét szűk keresztmetszetek, számszerűsíthető a hatásuk, és feltárhatók a késedelmek vagy a megfelelési problémák kiváltó okai. Néhány hónap alatt a vállalatok gyakran mérhető javulást érnek el a jóváhagyási időkben, csökkentik a manuális ismételt munkavégzést, és hatékonyabbá teszik a folyamatot.

Segíthet a process mining a lassú beszerzésimegrendelés-jóváhagyási ciklusok kezelésében?

Igen. A process mining jól használható a jóváhagyási folyamatok megjelenítésére és elemzésére. Megmutatja, pontosan mely jóváhagyási lépések okoznak késedelmet, és milyen mintázatok figyelhetők meg. Az is kiderülhet, hogy mely erőforrások vagy feltételek hosszabbítják meg a ciklust, így célzottan optimalizálhatók a munkafolyamatok.

Hogyan segíthet a process mining a megfelelés biztosításában és a kontrollokat megkerülő beszerzési megrendelések megelőzésében?

A process mining összeveti a Purchase Order-folyamat tényleges lefutását a meghatározott szabályokkal és az elvárt útvonalakkal. Automatikusan észleli az eltéréseket, például a jogosulatlan lépéseket vagy a kihagyott jóváhagyásokat. Egyértelmű bizonyítékot ad a szabályszegésekre, és megmutatja, hol kell megerősíteni az ellenőrzéseket.

Nehéz a process mininget integrálni a meglévő Oracle Fusion Financials-munkafolyamatokkal?

A process mining eszközei általában nem kapcsolódnak közvetlenül az éles Oracle Fusion Financials-munkafolyamatokhoz, és nem módosítják azokat. Ehelyett a korábbi eseménynapló-adatokat nyerik ki elemzés céljából. Az elemzés eredményei alapján célzott fejlesztések végezhetők a meglévő rendszerben és folyamatokban.

Milyen műszaki ismeretekre vagy infrastruktúrára van szükség a Purchase Order-folyamat process mining elemzéséhez?

Az adatok kinyeréséhez hozzá kell férnie az Oracle Fusion Financials adatbázisához, amihez gyakran SQL-ismeretekre van szükség. Maga a process mining szoftver jellemzően külön erre szolgáló felhőalapú vagy helyben telepített platformon fut. Az adatkezelésen kívül általában kevés helyi műszaki erőforrást igényel.

Jobban átláthatóvá teszi a process mining a Purchase Order teljes állapotát?

Igen. A process mining rekonstruálja a beszerzési megrendelés teljes útját a létrehozástól az áru átvételéig, így végponttól végpontig átláthatóvá teszi a folyamatot. Pontosan nyomon követheti az állapotokat, láthatja, hol akadt el egy megrendelés, és megismerheti a különböző PO-típusok átlagos ciklusidejét.

Optimalizálja még ma a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat beszerzésirendelés-kezelési szakaszát

Találja meg a költséges szűk keresztmetszeteket, és csökkentse könnyedén 30%-kal a ciklusidőt.

Indítsa el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára, kezdje el még ma az optimalizálást.