Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást

A cél a számlák jóváhagyására várakozással töltött idő lerövidítése a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban. A jóváhagyási ciklusidő csökkentése javítja a forgótőke helyzetét, megelőzi a késedelmi díjakat, és az időben teljesített kifizetésekkel erősíti a beszállítói kapcsolatokat. Ez a szállítói számlákat kezelő csapat rugalmasabb és hatékonyabb működését jelzi. A ProcessMind részletesen feltérképezi a NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásának teljes menetét, és azonosítja a jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit és késedelmeit. Megmutatja, hol várakoznak legtovább a számlák, feltárja az elakadások okait, és segít célzottan egyszerűsíteni a jóváhagyási lépéseket. A folyamat vizualizálásával és az eltérések feltárásával jelentősen, akár 30%-kal vagy még többel is csökkenthető a jóváhagyási idő.

A magas arányú, határidőre teljesített kifizetés segít megőrizni a jó beszállítói kapcsolatokat, elkerülni a késedelmi díjakat és javítani a pénzforgalmat. A cél, hogy a számlákat a határidőnek megfelelően dolgozzák fel és fizessék ki, ami jól irányított és kiszámítható, beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot jelez. Ez közvetlenül javítja a pénzügyi helyzetet és a beszállítói bizalmat. A ProcessMind áttekinthető képet ad a számlák teljes életútjáról a NetSuite rendszerben, a beérkezéstől a kifizetésig. Azonosítja azokat a számlákat, amelyeknél a feldolgozás bármely szakaszának késedelme miatt fennáll a késedelmes fizetés kockázata, így időben be lehet avatkozni. A process mining feltárja a határidők elmulasztásának okait, például a jóváhagyási késedelmeket vagy az egyeztetési eltéréseket. Ezek alapján olyan folyamatmódosítások vezethetők be, amelyekkel 95% fölé emelhető a határidőre kifizetett számlák aránya.

A cél a számlaadatok NetSuite rendszerbe történő kinyeréséhez és beviteléhez szükséges kézi munka jelentős csökkentése. Az adatrögzítés automatizálása mérsékli az emberi hibák kockázatát, gyorsítja a feldolgozás kezdeti lépéseit, és több időt hagy a szállítói számlákat kezelő csapatnak a stratégiai feladatokra. Így már a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat elején javul a hatékonyság és a pontosság. A ProcessMind elemzi a „Számlaadatok rögzítve” tevékenységet, és számszerűsíti a kézi beavatkozásokat, valamint azok hatását az átfutásra. Megmutatja, hol történik kézi adatrögzítés, és milyen késedelmekkel jár, így azonosíthatók az automatizálásra legalkalmasabb területek. A process mining azt is feltárja, mely számlatípusok vagy beszállítók igénylik a legtöbb kézi munkát, ezzel támogatva a számlaadatok több mint 50%-ának automatizált rögzítését.

A cél annak növelése, hogy a számlák mekkora hányada egyeztethető automatikusan a hozzájuk tartozó megrendelésekkel, kézi beavatkozás nélkül. A NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában a magasabb automatikus egyeztetési arány gyorsítja a feldolgozást, csökkenti a hibákat és javítja a hatékonyságot. Így a szállítói számlákat kezelő csapat a kivételekre összpontosíthat a rutinfeladatok helyett. A ProcessMind nyomon követi a „Számla egyeztetve a megrendeléssel” és az „Egyeztetési eltérés kezelve” tevékenységeket, hogy feltárja a jelenlegi automatikus egyeztetési teljesítményt. Azonosítja az eltérések mintázatait, például a gyakori okokat vagy az érintett beszállítókat. Ezek alapján finomíthatók az egyeztetési szabályok, illetve kezelhetők a korábbi folyamatlépések problémái, így az automatikus egyeztetés aránya akár a 85%-ot is meghaladhatja.

Ha minden érintett, a szállítói számlákat kezelő csapattól a beszállítókig, valós időben látja az egyes számlák állapotát, könnyebben követheti a feldolgozást és jelezheti előre a kifizetéseket. Ezzel csökken a kézi érdeklődések és a bizonytalanság száma, átláthatóbbá válik a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozási munkafolyamat, és javul a kommunikáció. A ProcessMind digitális másolatot készít a NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásáról. Így láthatóvá válik minden számla aktuális szakasza és helye a folyamatban. Az áttekinthető, interaktív folyamattérkép azonnali képet ad az állapotról, a szűk keresztmetszetekről és a lehetséges késedelmekről. Ez támogatja a proaktív kezelést, és csökkenti az állapot felől érdeklődéssel töltött időt.

A cél, hogy a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás minden lépése megfeleljen a belső szabályoknak, a jogszabályi követelményeknek és a szerződéses kötelezettségeknek. A 100%-os megfelelés csökkenti az auditkockázatot, elkerülhetővé teszi a szankciókat, és védi a szervezet pénzügyi hitelességét és hírnevét. Ehhez minden lépésnek az előre meghatározott szabályokat és előírásokat kell követnie. A ProcessMind automatikusan feltárja a NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásának ideális vagy elvárt menetétől való eltéréseket. Jelzi, ha egy tevékenység kimarad, nem a megfelelő sorrendben történik, vagy megkerülik a szükséges jóváhagyásokat. Az előre meghatározott megfelelési szabályok folyamatos ellenőrzésével segít azonosítani és kijavítani a hiányosságokat, hogy a folyamat minden előírásnak és belső szabálynak megfeleljen.