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Améliorez votre processus Purchase to Pay : traitement des factures

Optimisez le traitement des factures dans NetSuite grâce à notre guide en 6 étapes.
Améliorez votre processus Purchase to Pay : traitement des factures
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez le traitement des factures dans NetSuite pour accélérer les paiements et renforcer la conformité

Le traitement des factures peut devenir un goulot d’étranglement, entraînant des retards de paiement et des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer les inefficacités de votre flux de travail. Vous pouvez ainsi accélérer les approbations, améliorer la trésorerie et faire évoluer le processus dans son ensemble.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite ?

Un traitement efficace des factures est essentiel au bon fonctionnement du cycle d’approvisionnement au paiement. Dans un système comme NetSuite, où les transactions sont nombreuses chaque jour, les inefficacités dans la gestion des factures peuvent affecter toute l’organisation, notamment la trésorerie, les relations avec les fournisseurs et la conformité. Sans vision claire de la façon dont les factures sont réellement traitées, fondée sur les données, vous risquez de rencontrer des difficultés importantes : retards de paiement, remises pour paiement anticipé non obtenues, hausse des coûts opérationnels liée aux interventions manuelles et problèmes de conformité réglementaire. Optimiser le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, ne consiste pas seulement à gagner du temps. Il s’agit aussi d’améliorer la précision et la conformité, tout en renforçant la gestion financière. Vous pouvez ainsi préserver votre liquidité, consolider vos relations avec les fournisseurs et assurer un suivi efficace de chaque dépense.

Comment le Process Mining transforme l’analyse du traitement des factures

Le Process Mining offre une nouvelle façon de comprendre et d’améliorer le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Plutôt que de vous fier à des suppositions ou à des témoignages isolés, il utilise les journaux d’événements de votre module AR NetSuite, notamment les enregistrements Invoice, Customer Payment et Credit Memo, pour reconstituer le parcours réel de chaque facture, de bout en bout. Vous obtenez ainsi une vision transparente de vos opérations. Vous pouvez visualiser le flux de processus réel, avec ses différentes variantes et ses écarts par rapport au parcours attendu. Cette analyse permet de repérer les goulots d’étranglement cachés, comme les étapes d’approbation trop longues, les reprises répétées ou les motifs de blocage des paiements qui retardent des règlements importants. Le Process Mining va au-delà des symptômes pour identifier les causes profondes des inefficacités. Il fournit des données concrètes pour prendre des décisions éclairées, optimiser les processus et améliorer les résultats financiers. Il montre précisément comment améliorer le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, en mettant en évidence les domaines où intervenir.

Principaux axes d’amélioration révélés par le Process Mining

En appliquant le Process Mining au traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite, vous obtenez des analyses concrètes sur plusieurs domaines importants. Vous pouvez notamment :

  • Optimiser les flux de travail d’approbation : repérer et supprimer les étapes d’approbation redondantes, comprendre pourquoi certains approbateurs ralentissent le processus et détecter les factures approuvées dans le désordre.
  • Améliorer le rapprochement des factures : repérer précisément les étapes où les factures ne correspondent pas aux bons de commande et mettre au jour les problèmes de saisie, de création des bons de commande ou de réception des marchandises. Vous réduisez ainsi le travail manuel nécessaire au traitement des écarts.
  • Optimiser la gestion des blocages de paiement : comprendre les motifs fréquents de blocage, analyser le temps de cycle nécessaire à leur levée et repérer les moyens de les prévenir.
  • Réduire le temps de cycle et les reprises : visualiser les parcours les plus longs et repérer les étapes qui prennent trop de temps ou entraînent des reprises. Vous pouvez ainsi réduire directement le temps de cycle du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement.
  • Renforcer la conformité et la gestion des exceptions : détecter les parcours de traitement non conformes aux pratiques habituelles et les écarts par rapport aux règles établies, afin de respecter les exigences réglementaires et de limiter les risques financiers.

Résultats attendus : des avantages mesurables pour votre organisation

Les analyses issues du Process Mining se traduisent par des avantages concrets et mesurables pour le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement. En mettant en œuvre des améliorations fondées sur les données, vous pouvez vous attendre à :

  • Réduire les coûts opérationnels : limiter les interventions manuelles, supprimer les reprises et dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Accélérer les cycles de paiement : réduire sensiblement le temps de cycle moyen de traitement des factures, payer les fournisseurs à temps et éviter les pénalités de retard.
  • Obtenir davantage de remises pour paiement anticipé : repérer et saisir les occasions de bénéficier de ces remises, avec un effet direct sur vos résultats financiers.
  • Mieux gérer la trésorerie : mieux maîtriser votre fonds de roulement grâce à un traitement des factures prévisible et efficace.
  • Améliorer les relations avec les fournisseurs : instaurer la confiance et renforcer les partenariats en assurant des paiements rapides et exacts.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : maintenir un processus de traitement des factures transparent et conforme, réduire les risques liés aux audits et respecter les règles internes et les exigences réglementaires.

Premiers pas vers l’optimisation du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement

L’optimisation du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite à l’aide du Process Mining est simple à mettre en place. Cette approche vous permet de découvrir la réalité opérationnelle de vos flux de factures et de disposer des éléments nécessaires pour apporter des améliorations durables. Le Process Mining vous donne la visibilité et la maîtrise nécessaires pour faire du traitement des factures, jusque-là source de difficultés, un avantage stratégique, au service de l’efficacité, de la conformité et de la santé financière de votre organisation.

Processus achats-paiements, traitement des factures Gestion des factures Comptes fournisseurs Équipe des comptes fournisseurs Approbation des factures Traitement des paiements Optimisation de la trésorerie Paiements aux fournisseurs Approvisionnement au paiement P2P Gestion des fournisseurs Rapprochement des factures

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui allonge considérablement le cycle de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Ces goulots d’étranglement entraînent des retards de paiement et nuisent aux relations avec les fournisseurs, avec un risque de pénalités. ProcessMind révèle où les factures sont bloquées et pourquoi, en identifiant les approbateurs ou les étapes à l’origine des retards. La visualisation des flux de travail d’approbation permet d’en déterminer les causes et de cibler les améliorations pour accélérer l’approbation des factures.

Un nombre important de factures sont payées après leur échéance, ce qui entraîne des frais de retard, détériore les relations avec les fournisseurs et pèse sur le fonds de roulement. Ces retards sont souvent dus aux inefficacités qui jalonnent le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. ProcessMind cartographie tout le cycle de vie des factures et met en évidence les activités et les parcours qui allongent le temps de cycle. Il repère précisément les points de retard pour permettre aux organisations d’optimiser leurs processus et de réduire les retards de paiement.

La réception et la saisie des données de facturation nécessitent souvent de nombreuses interventions manuelles. Dans NetSuite, pour le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, cela augmente les coûts opérationnels, le risque d’erreur humaine et les délais. Les ressources des comptes fournisseurs peuvent ainsi être fortement mobilisées. ProcessMind mesure le temps et les efforts consacrés à la saisie et au codage manuels des données, et révèle les possibilités d’automatisation ou de simplification du processus. Il montre l’incidence des étapes manuelles sur l’efficacité globale et aide à réduire le travail manuel.

Les écarts entre les factures et les bons de commande entraînent souvent des exceptions, des traitements manuels et des reprises dans le flux de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Le processus s’en trouve ralenti et mobilise inutilement les ressources de l’équipe. ProcessMind analyse les parcours suivis par les factures en cas d’écart de rapprochement et révèle les causes fréquentes ainsi que leur fréquence. Il aide à repérer les types de problèmes de rapprochement et les activités nécessaires à leur résolution, afin de repenser le processus et de limiter ces exceptions.

Les organisations ont souvent du mal à suivre en temps réel le statut des factures au cours du cycle de traitement, de l’approvisionnement au paiement. Il devient alors difficile de prévoir la trésorerie, de répondre aux demandes des fournisseurs et de repérer les retards potentiels. Ce manque de visibilité complique les opérations. ProcessMind crée une cartographie visuelle complète du parcours de chaque facture dans NetSuite, avec son statut actuel et l’historique de ses activités. Cette visibilité permet de gérer les factures de manière proactive, de prendre de meilleures décisions et d’améliorer la communication avec les parties prenantes.

Les écarts par rapport aux règles établies et aux exigences réglementaires lors du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite peuvent exposer l’organisation à des risques importants de non-conformité, à des sanctions financières et à des échecs d’audit. Les approbations non autorisées et la gestion incorrecte des blocages de paiement en sont des exemples fréquents. ProcessMind compare automatiquement les parcours réels de traitement des factures aux règles définies et aux processus attendus, puis signale chaque cas de non-conformité. Il indique précisément où et comment les écarts se produisent, afin de prendre des mesures préventives et de réduire les risques.

Les retards dans le cycle de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, font souvent que les factures sont réglées après la date limite donnant droit à une remise pour paiement anticipé. Les inefficacités du flux de travail NetSuite entraînent ainsi un manque à gagner. ProcessMind repère les étapes et les goulots d’étranglement qui empêchent de traiter les factures à temps pour obtenir ces remises. En comparant les délais de paiement aux conditions de règlement, il révèle les possibilités d’accélérer le processus et d’en tirer le meilleur parti sur le plan financier.

Les factures bloquées pour paiement mettent souvent longtemps à être débloquées, ce qui retarde inutilement les règlements et immobilise le fonds de roulement dans le flux de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Les motifs et la durée de ces blocages sont souvent mal connus. ProcessMind visualise le cycle de vie des factures bloquées, de la mise en blocage à la levée de celui-ci. Il mesure la durée moyenne des différents motifs de blocage et recense les activités nécessaires à leur résolution, afin de repérer les possibilités d’intervention plus rapide et de simplification du processus.

Dans NetSuite, les factures du processus d’approvisionnement au paiement suivent souvent de nombreux parcours différents et non standardisés. Il en résulte des inefficacités, des résultats inégaux et davantage de reprises. Il devient alors difficile de développer les opérations et de former efficacement les nouveaux employés. ProcessMind révèle toutes les variantes réelles du traitement des factures, les écarts fréquents par rapport au parcours attendu et la fréquence des boucles de reprise. Il aide à standardiser les processus en mettant en évidence les parcours les plus efficaces et les étapes superflues.

Les inefficacités, les traitements manuels, les reprises et les problèmes de conformité augmentent ensemble le coût de traitement de chaque facture dans le cycle d’approvisionnement au paiement de NetSuite. Ils réduisent la rentabilité et témoignent d’un gaspillage important des ressources opérationnelles. ProcessMind met en évidence les véritables facteurs de coût en cartographiant la consommation des ressources, la durée des activités et le traitement des exceptions tout au long du cycle de vie des factures. Il vous aide à repérer les domaines où les efforts de réduction des coûts auront le plus d’effet.

Les retards persistants de paiement des factures, dus aux inefficacités du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite, peuvent détériorer les relations avec des fournisseurs essentiels. Ils risquent d’entraîner des conditions moins avantageuses, une baisse de la qualité de service, voire la perte de fournisseurs clés. ProcessMind repère les fournisseurs et les types de factures les plus touchés par les retards, afin que les organisations puissent traiter les problèmes systémiques qui nuisent à la satisfaction des fournisseurs. En contribuant à des paiements ponctuels, il aide à préserver des partenariats solides et constructifs.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps pendant lequel une facture attend son approbation dans le processus d’approvisionnement au paiement. Un temps de cycle d’approbation plus court améliore directement le fonds de roulement, évite les pénalités de retard et renforce les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels. Il témoigne d’une gestion plus agile et efficace des comptes fournisseurs. ProcessMind cartographie en détail tout le parcours de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite, et repère les goulots d’étranglement et les retards dans les flux de travail d’approbation. Il indique où les factures attendent le plus longtemps, en révèle les causes et permet de cibler les interventions pour simplifier les étapes d’approbation. En visualisant les flux et les écarts, les organisations peuvent réduire sensiblement les délais d’approbation, de 30 % ou plus.

Un taux élevé de paiements effectués à temps est essentiel pour préserver de bonnes relations avec les fournisseurs, éviter les frais de retard et optimiser la trésorerie. Cet objectif consiste à traiter et à régler les factures avant leur échéance, signe d’un cycle d’approvisionnement au paiement bien géré et prévisible. Il contribue directement à la santé financière de l’organisation et à la confiance des fournisseurs. ProcessMind offre une vue claire du cycle de vie des factures dans NetSuite, de leur réception à l’exécution du paiement. En repérant les factures susceptibles d’être payées en retard à cause d’un blocage à une étape du traitement, il permet d’intervenir en amont. Le Process Mining révèle les causes des échéances manquées, comme les retards d’approbation ou les écarts de rapprochement, et aide à mettre en place des changements pour dépasser un taux de paiements à temps de 95 %.

Cet objectif vise à réduire sensiblement le travail manuel nécessaire à l’extraction et à la saisie des données de facturation dans NetSuite. L’automatisation de la saisie limite les erreurs humaines, accélère les premières étapes du traitement et permet aux équipes des comptes fournisseurs de se consacrer à des tâches plus stratégiques. Elle améliore l’efficacité et la précision dès le début du processus d’approvisionnement au paiement. ProcessMind analyse l’activité « Invoice Data Captured », mesure les interventions manuelles et en évalue l’incidence sur le débit de traitement. En identifiant les étapes de saisie manuelle et les retards associés, les organisations peuvent repérer les meilleurs candidats à l’automatisation. Le Process Mining révèle les types de factures ou les fournisseurs qui nécessitent le plus de travail manuel et aide à mettre en place des solutions pour automatiser plus de 50 % de la saisie des données de facturation.

Cet objectif vise à augmenter la proportion de factures rapprochées automatiquement avec les bons de commande correspondants, afin de réduire les interventions manuelles. Dans NetSuite, un taux de rapprochement automatique plus élevé pour le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, accélère le traitement, réduit les erreurs et améliore l’efficacité globale. Les équipes des comptes fournisseurs peuvent ainsi se concentrer sur les exceptions plutôt que sur les tâches courantes. ProcessMind suit les activités « Invoice Matched to Purchase Order » et « Matching Discrepancy Handled » pour évaluer les performances actuelles du rapprochement automatique. Il repère les tendances dans les écarts, notamment leurs causes fréquentes et les fournisseurs concernés. À partir de ces analyses, les organisations peuvent affiner leurs règles de rapprochement ou corriger les problèmes en amont, pour améliorer le taux de rapprochement automatique et éventuellement dépasser 85 % de traitement sans intervention.

La visibilité en temps réel sur le statut de chaque facture permet aux parties prenantes, des équipes des comptes fournisseurs aux fournisseurs, de suivre l’avancement du traitement et d’anticiper les paiements. Cet objectif supprime les demandes de renseignements manuelles, réduit l’incertitude et améliore la transparence du flux de travail de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement. La communication et la visibilité opérationnelle s’en trouvent renforcées. ProcessMind crée un jumeau numérique complet du processus de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Les organisations peuvent ainsi visualiser l’étape actuelle de chaque facture et repérer son emplacement dans le processus. Une cartographie claire et interactive donne immédiatement accès au statut, aux goulots d’étranglement et aux retards potentiels. Cette visibilité accrue facilite la gestion proactive et réduit le temps consacré aux demandes de renseignements sur le statut des factures.

Cet objectif consiste à respecter intégralement les règles internes, les exigences réglementaires et les obligations contractuelles tout au long du cycle de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement. Une conformité totale réduit les risques liés aux audits, évite les sanctions et préserve l’intégrité financière et la réputation de l’organisation. Chaque étape doit respecter les règles et les normes définies. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au flux de traitement attendu dans NetSuite. Il signale les activités omises ou effectuées dans le désordre, ainsi que les approbations obligatoires contournées. En surveillant en continu le processus au regard des règles de conformité prédéfinies, ProcessMind aide les organisations à repérer et à corriger les lacunes, pour respecter l’ensemble des règles et des exigences.

Les remises pour paiement anticipé permettent de réduire sensiblement les coûts et d’améliorer directement les résultats financiers. Cet objectif vise à optimiser le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, afin que les factures donnant droit à une remise soient traitées et réglées dans le délai prévu, plus court. C’est un levier important pour optimiser le fonds de roulement. ProcessMind repère les factures ouvrant droit à une remise pour paiement anticipé et suit leur parcours dans NetSuite. Il indique précisément où les retards, qu’ils surviennent lors de l’approbation, du rapprochement ou de la planification du paiement, empêchent d’obtenir ces remises. En analysant ces parcours, les organisations peuvent repenser leurs processus pour traiter en priorité les factures concernées et obtenir le maximum de remises.

Cet objectif vise à réduire sensiblement le temps nécessaire à la résolution des problèmes qui entraînent le blocage des paiements, afin que les factures puissent être réglées plus rapidement. La résolution accélérée des blocages améliore la ponctualité des paiements et la gestion de la trésorerie, évite de nouveaux retards dans le cycle d’approvisionnement au paiement et renforce la satisfaction des fournisseurs. ProcessMind cartographie précisément les activités « Payment Block Set » et « Payment Block Released » dans NetSuite, et révèle le temps moyen pendant lequel les factures restent bloquées. Il repère les motifs de blocage les plus fréquents ainsi que les étapes et les rôles concernés par leur résolution. L’analyse de ces parcours aide les organisations à simplifier le processus et à réduire d’au moins 40 % le délai de levée des blocages.

Des flux de travail de traitement des factures cohérents et prévisibles dans l’ensemble de l’organisation réduisent les erreurs et les incompréhensions, tout en améliorant l’efficacité. Cet objectif vise à limiter les différences dans la gestion des factures, à appliquer systématiquement les bonnes pratiques et à rendre le processus plus simple à gérer. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite, puis les compare au modèle de processus attendu. Il indique où les écarts sont les plus fréquents et mesure leur incidence sur les performances. En visualisant ces variantes, les organisations peuvent en déterminer les causes et mettre en œuvre des changements ciblés pour standardiser les flux de travail, réduire les reprises et gagner en prévisibilité.

Cet objectif vise à réduire les dépenses opérationnelles totales liées au traitement de chaque facture, notamment les coûts de main-d’œuvre, de technologie et de correction des erreurs. En optimisant le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, les organisations peuvent réaliser des économies importantes et améliorer directement leur rentabilité et leur santé financière. ProcessMind mesure le temps et les ressources consacrés à chaque étape du traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Il repère les goulots d’étranglement coûteux, les activités manuelles et les boucles de reprise. Les organisations peuvent ainsi déterminer où l’automatisation ou la refonte du processus réduirait le plus les coûts. En simplifiant le flux et en éliminant les inefficacités, ProcessMind aide à réduire d’au moins 15 % le coût de traitement par facture.

Des paiements ponctuels et exacts contribuent à la satisfaction des fournisseurs et à des relations commerciales solides et durables. Cet objectif consiste à offrir aux fournisseurs une expérience de paiement fiable et transparente, à réduire leurs demandes de renseignements et à renforcer la réputation de l’organisation en tant que partenaire de choix. ProcessMind offre une visibilité complète sur le cycle de traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Les organisations peuvent ainsi repérer et traiter les causes fréquentes d’insatisfaction, comme les retards de paiement ou le manque d’informations sur le statut des factures. En réduisant les délais de traitement et en améliorant la communication grâce aux analyses du processus, ProcessMind contribue directement à une expérience de paiement plus régulière et positive, et à une meilleure satisfaction des fournisseurs.

Les 6 étapes pour améliorer le traitement des factures P2P

1
Téléchargez le modèle de données
2
Exportez vos données NetSuite
3
Importez les données de votre processus
4
Analysez votre processus de traitement des factures
5
Mettez en œuvre les améliorations prioritaires
6
Suivez les performances du processus
1

Téléchargez le modèle de données

Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour le traitement des factures, de l’approvisionnement au paiement, dans NetSuite. Il vous permet de recueillir efficacement toutes les données nécessaires du journal d’événements.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un modèle adapté simplifie la préparation des données, évite les erreurs courantes et fournit une base solide pour démarrer l’analyse.

Résultat attendu

Un fichier Excel structuré, prêt à recueillir les données de traitement des factures dans NetSuite.

VOS DÉCOUVERTES

Repérez les goulots d’étranglement dans le traitement des factures NetSuite et optimisez le processus

ProcessMind représente visuellement l’ensemble du processus de traitement des factures dans NetSuite. Repérez les écarts de performance et les possibilités d’amélioration rapide.
  • Visualisez les parcours réels de traitement des factures dans NetSuite
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement dans l’approbation des factures
  • Repérez les risques de non-conformité et les causes des retards de paiement
  • Optimisez les temps de cycle d’approbation des factures dans NetSuite
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPES

Améliorez l’efficacité du traitement des factures

Une analyse détaillée du processus Purchase to Pay, traitement des factures, dans NetSuite, avec le numéro de facture comme identifiant de cas, permet aux organisations de repérer les inefficacités et d’améliorer sensiblement leurs opérations. Ces résultats illustrent les bénéfices concrets de l’optimisation du traitement des factures, de leur réception à leur règlement.

0 %
Réduction du délai d’approbation

Réduction moyenne du temps de cycle d’approbation

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement dans le flux de travail d’approbation des factures, ce qui permet d’accélérer les approbations et de limiter les retards de paiement. Le processus P2P gagne ainsi en efficacité.
0 %
Hausse des paiements effectués à temps

Pourcentage de factures payées à la date d’échéance

En identifiant les causes des retards de paiement, les organisations augmentent sensiblement la part des paiements effectués à temps, renforcent leurs relations avec les fournisseurs et évitent les pénalités.
0 %
Amélioration du rapprochement automatique

Hausse du nombre de factures rapprochées automatiquement avec les bons de commande

Le Process Mining aide à optimiser les règles de rapprochement et à repérer les causes des écarts. Le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande devient ainsi beaucoup plus fréquent, ce qui réduit les tâches manuelles et accélère le traitement.
0 %
Profitez davantage des escomptes

Hausse des escomptes pour paiement anticipé obtenus

Repérez les retards qui vous empêchent de profiter des escomptes pour paiement anticipé. Le Process Mining aide à optimiser le processus afin d’obtenir une part bien plus importante des escomptes auxquels vous avez droit, et d’améliorer directement la rentabilité.
0 %
Renforcement de la conformité

Réduction des écarts du processus

En visualisant tous les parcours du processus, le Process Mining repère les activités de traitement des factures non conformes et aide à les éliminer. Vous pouvez ainsi veiller au respect des politiques internes et des exigences réglementaires.
0 %
Réduction des coûts de traitement

Réduction du coût de traitement par facture

L’optimisation des flux de travail et l’automatisation des étapes manuelles repérées par le Process Mining permettent de réduire sensiblement le coût de traitement de chaque facture.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la configuration des systèmes en place et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans des mises en œuvre portant sur des processus Purchase to Pay comparables.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une facture fournisseur dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

C’est la clé indispensable pour suivre le parcours de chaque facture dans le processus de paiement et réaliser une analyse complète à l’échelle du cas.

Nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de segmenter les données du processus afin de repérer les goulots d’étranglement propres à chaque fournisseur, d’analyser les délais de paiement et de détecter les problèmes de conformité.

Montant total de la facture fournisseur.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’effectuer des analyses financières et de segmenter les factures selon leur montant, afin de donner la priorité aux factures de montant élevé et de comprendre les facteurs de coût.

Date limite à laquelle la facture doit être payée pour respecter les conditions de paiement convenues.

Pourquoi est-ce important ?

Elle sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement, qui influe directement sur les relations avec les fournisseurs et peut aider à éviter les frais de retard.

Utilisateur chargé d’approuver ou de rejeter la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il aide à repérer les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation et à analyser les performances par personne ou par service, afin de cibler les améliorations.

Statut actuel du traitement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il donne un aperçu en temps réel de l’avancement des factures et permet de gérer la charge de travail et d’analyser le débit de traitement.

Indique si la facture a été rapprochée automatiquement d’une commande, sans intervention manuelle.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement le degré d’automatisation et l’efficacité du rapprochement des factures, et met en évidence les possibilités de réduire le travail manuel.

Indique si la facture a été payée au plus tard à la date d’échéance.

Pourquoi est-ce important ?

Mesure directement le respect des conditions de paiement, essentiel aux relations avec les fournisseurs, à la prévention des pénalités et à la planification financière.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création d’un enregistrement de facture fournisseur dans NetSuite et marque le début du traitement de la facture. Elle est identifiée à partir de la date de création de la transaction Vendor Bill.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit du principal événement de début du cycle de vie de la facture. L’analyse du temps écoulé entre cette activité et les suivantes révèle la durée totale de traitement et met en évidence les retards liés à la saisie initiale des données.

Marque l’approbation finale de la facture fournisseur et l’autorise au paiement. Il s’agit d’une étape clé, généralement enregistrée dans le flux de travail d’approbation par un changement explicite de statut vers « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape essentielle conditionne le processus de paiement. Les retards à ce stade constituent un goulot d’étranglement fréquent. Le suivi de cette activité est indispensable pour gérer le respect des échéances de paiement et la trésorerie.

Cette activité correspond au moment où la facture fournisseur approuvée est inscrite dans le grand livre. Dans une configuration NetSuite standard, cette inscription a lieu automatiquement après l’approbation finale de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit d’un point de contrôle financier important, qui garantit la comptabilisation correcte des dettes. Le suivi des écarts, comme les paiements effectués avant la comptabilisation, est essentiel à l’analyse de la conformité.

Cette activité marque la création de la transaction de paiement qui règle la facture fournisseur. Il s’agit d’un événement explicite, enregistré lors de la création d’un enregistrement Vendor Payment lié à la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité correspond à l’exécution du paiement. Elle est essentielle à l’analyse du respect des échéances et aux prévisions de trésorerie, et constitue une étape clé avant la fin du processus.

Cette activité indique que la facture fournisseur a été intégralement payée et que son statut a été mis à jour en conséquence. Elle marque la réussite du processus et est déduite d’un changement de statut de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin du parcours nominal du cycle de vie de la facture. Le temps total nécessaire pour atteindre cet état correspond au temps de cycle de bout en bout du processus.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining vous permet de visualiser le déroulement réel du traitement des factures dans NetSuite et de repérer les goulots d’étranglement, les reprises et les écarts de conformité. Il s’appuie sur les données pour vous aider à réduire les délais d’approbation, à augmenter la part des paiements effectués à temps et à profiter davantage des escomptes pour paiement anticipé.

Vous avez généralement besoin des journaux d’événements liés au traitement des factures, notamment du numéro de facture comme identifiant de cas, des descriptions des activités, des horodatages et du nom de la personne responsable. Les tables pertinentes peuvent inclure les enregistrements de transactions, les journaux de flux de travail et l’historique des approbations. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de chaque facture.

Les premières analyses peuvent souvent être produites quelques semaines après l’extraction des données et la configuration du modèle. La mise en œuvre d’améliorations importantes peut toutefois prendre plusieurs mois, le temps de concevoir, de tester et de déployer les changements. Un suivi continu permet ensuite de maintenir les progrès réalisés.

Les principaux avantages sont la réduction des délais d’approbation des factures, l’augmentation de la part des paiements effectués à temps et une automatisation accrue de la saisie et du rapprochement des données. Vous pouvez également améliorer la conformité et les relations avec les fournisseurs, tout en réduisant le coût de traitement de chaque facture.

Le Process Mining est utile aux organisations de toutes tailles qui disposent de processus répétitifs et de données de transaction suffisantes. Les grandes entreprises ont parfois des processus plus complexes, mais les petites entreprises peuvent elles aussi gagner en efficacité et réduire leurs coûts en optimisant le traitement de leurs factures P2P.

Le Process Mining permet de comparer le traitement réel des factures aux règles de conformité et aux politiques internes définies, puis de mettre automatiquement en évidence les écarts. Vous pouvez ainsi repérer les étapes non autorisées, les approbations manquantes ou les activités inhabituelles, et vérifier que toutes les factures respectent les exigences réglementaires et internes.

Oui. En représentant chaque étape du traitement des factures, le Process Mining montre clairement où les interventions manuelles sont les plus fréquentes. Cette analyse fondée sur les données aide à repérer les activités qui se prêtent à l’automatisation, afin de réduire les erreurs humaines et d’améliorer l’efficacité.

Les outils modernes de Process Mining sont faciles à utiliser, mais des connaissances de base en extraction de données, en SQL et en analyse des processus métier sont utiles. Une bonne connaissance du modèle de données de NetSuite aide également à repérer et à préparer les journaux d’événements nécessaires.

En accélérant les approbations de paiement, en réduisant les blocages et en veillant au respect des échéances, le Process Mining s’attaque directement aux causes fréquentes de mécontentement des fournisseurs. Les paiements deviennent plus prévisibles, ce qui contribue à renforcer les relations avec vos fournisseurs.

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