> Perbaikan proses berkelanjutan > Pembelian hingga pembayaran: pemrosesan faktur > NetSuite

Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran faktur

Sederhanakan pemrosesan faktur NetSuite dengan panduan 6 langkah ini.
Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran faktur
Pembelian hingga pembayaran: pemrosesan faktur
NetSuite

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(11)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(4)

Optimalkan pemrosesan faktur NetSuite agar pembayaran lebih cepat dan kepatuhan terjaga

Hambatan dalam pemrosesan faktur dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran dan risiko kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan bagian alur kerja yang tidak efisien. Dengan begitu, persetujuan dapat berlangsung lebih cepat, arus kas membaik, dan proses dapat ditingkatkan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite?

Pemrosesan faktur yang efisien menjadi dasar siklus pengadaan hingga pembayaran yang sehat. Di sistem seperti NetSuite, tempat banyak transaksi berlangsung setiap hari, proses faktur yang tidak efisien dapat berdampak ke seluruh organisasi, mulai dari arus kas dan hubungan dengan pemasok hingga kepatuhan. Tanpa pemahaman yang jelas dan berbasis data tentang perjalanan faktur saat ini, Anda berisiko menghadapi berbagai masalah, seperti pembayaran terlambat, diskon pembayaran awal yang terlewat, biaya operasional yang meningkat akibat penanganan manual, serta kesulitan memenuhi persyaratan peraturan. Mengoptimalkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran bukan hanya soal kecepatan. Ketepatan, kepatuhan, dan pengelolaan keuangan yang strategis juga penting. Dengan proses yang optimal, bisnis Anda dapat menjaga likuiditas, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan memastikan setiap pengeluaran tercatat dengan baik.

Cara process mining mengubah analisis pemrosesan faktur

Process mining menawarkan cara baru untuk memahami dan memperbaiki pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari satu pihak, process mining menggunakan log peristiwa dari modul AR NetSuite, termasuk catatan seperti Invoice, Customer Payment, dan Credit Memo, untuk merekonstruksi perjalanan setiap faktur dari awal hingga akhir. Hasilnya, Anda mendapat gambaran operasional yang lebih transparan. Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya, termasuk berbagai variasi dan penyimpangan dari jalur ideal. Ini membantu menemukan hambatan tersembunyi, seperti tahap persetujuan yang terlalu lama, pengerjaan ulang berulang, atau alasan tertentu yang membuat pembayaran tertahan. Process mining membantu Anda menemukan akar masalah, bukan hanya gejalanya. Data nyata yang dihasilkan dapat menjadi dasar keputusan untuk mengoptimalkan proses dan meningkatkan kinerja keuangan. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui langkah konkret untuk memperbaiki pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran.

Area utama yang dapat diperbaiki dengan process mining

Dengan menerapkan process mining pada pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite, Anda mendapat wawasan yang dapat ditindaklanjuti di beberapa area penting. Anda dapat:

  • Menyederhanakan alur kerja persetujuan: Temukan dan hapus tahap persetujuan yang berulang, pahami penyebab persetujuan tertentu menjadi hambatan, atau temukan faktur yang disetujui tidak sesuai urutan.
  • Meningkatkan pencocokan faktur: Temukan tahap saat faktur tidak cocok dengan pesanan pembelian. Ini dapat mengungkap masalah pada entri data, pembuatan PO, atau proses penerimaan barang, sekaligus mengurangi penanganan selisih secara manual.
  • Mengoptimalkan pengelolaan pembayaran tertahan: Pahami penyebab umum pembayaran tertahan, analisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan temukan cara untuk mencegahnya.
  • Mengurangi waktu siklus dan pengerjaan ulang: Lihat jalur terpanjang yang dilalui faktur dan temukan langkah yang memakan waktu berlebihan atau menyebabkan pengerjaan ulang. Ini membantu mengurangi waktu siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran.
  • Meningkatkan kepatuhan dan penanganan pengecualian: Temukan jalur pemrosesan faktur yang tidak standar dan penyimpangan dari kebijakan yang berlaku. Dengan begitu, organisasi dapat memenuhi peraturan dan mengurangi risiko keuangan.

Hasil yang diharapkan: manfaat terukur bagi organisasi Anda

Wawasan dari process mining dapat menghasilkan manfaat nyata dan terukur bagi pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Dengan menerapkan perbaikan berbasis data, Anda dapat:

  • Mengurangi biaya operasional: Kurangi penanganan manual dan pengerjaan ulang, serta alihkan waktu staf ke pekerjaan yang lebih bernilai.
  • Mempercepat siklus pembayaran: Pangkas waktu rata-rata pemrosesan faktur secara signifikan agar pemasok dibayar tepat waktu dan denda keterlambatan dapat dihindari.
  • Memaksimalkan diskon pembayaran awal: Temukan dan manfaatkan peluang diskon pembayaran awal untuk meningkatkan laba.
  • Mengelola arus kas dengan lebih baik: Kendalikan modal kerja dengan pemrosesan faktur yang efisien dan dapat diprediksi.
  • Memperkuat hubungan dengan pemasok: Bangun kepercayaan dan kemitraan yang lebih kuat melalui pembayaran yang tepat waktu dan akurat.
  • Meningkatkan kepatuhan dan kesiapan audit: Jaga agar proses faktur transparan dan patuh, kurangi risiko audit, serta penuhi kebijakan internal dan peraturan eksternal.

Memulai optimalisasi pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran

Mengoptimalkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite dengan process mining dapat dimulai dengan mudah. Pendekatan ini membantu Anda melihat kondisi operasional faktur yang sebenarnya dan menyediakan bukti untuk mendorong perbaikan yang berarti dan berkelanjutan. Dengan process mining, Anda mendapat kejelasan dan kendali untuk mengubah pemrosesan faktur dari sumber masalah menjadi keunggulan strategis, sekaligus meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan kesehatan keuangan organisasi.

Pembelian hingga pembayaran: pemrosesan faktur Manajemen faktur Utang usaha Tim utang usaha Persetujuan faktur Pemrosesan pembayaran Optimalisasi arus kas Pembayaran kepada pemasok Pengadaan hingga pembayaran P2P Manajemen pemasok Pencocokan faktur

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Faktur sering tertahan dalam antrean persetujuan sehingga siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite menjadi jauh lebih lama. Akibatnya, faktur melewati tanggal jatuh tempo, hubungan dengan pemasok terganggu, dan biaya keterlambatan dapat timbul. ProcessMind menunjukkan di mana dan mengapa faktur tertahan, termasuk pihak yang menyetujui atau langkah yang menyebabkan keterlambatan. Dengan memetakan alur kerja persetujuan, ProcessMind membantu menemukan akar masalah agar Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat dan mempercepat persetujuan faktur.

Banyak faktur dibayar setelah tanggal jatuh tempo. Akibatnya, perusahaan dikenai biaya keterlambatan, hubungan dengan pemasok memburuk, dan modal kerja terdampak. Sering kali, penyebabnya adalah inefisiensi di sepanjang proses pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. ProcessMind memetakan seluruh siklus faktur dan menunjukkan aktivitas serta jalur yang memperpanjang waktu proses. Anda dapat melihat titik terjadinya keterlambatan, lalu mengoptimalkan proses untuk mengurangi pembayaran terlambat.

Penerimaan dan pencatatan data faktur sering membutuhkan banyak pekerjaan manual. Hal ini meningkatkan biaya operasional, risiko kesalahan manusia, dan waktu pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Beban ini juga dapat menyita banyak sumber daya tim utang usaha. ProcessMind mengukur waktu dan upaya yang digunakan untuk memasukkan serta mengodekan data secara manual, lalu menunjukkan peluang untuk mengotomatisasi atau menyederhanakan proses. Anda juga dapat melihat dampak langkah manual terhadap efisiensi proses secara keseluruhan dan menentukan cara mengurangi pekerjaan manual.

Ketidaksesuaian saat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian sering menimbulkan pengecualian, penanganan manual, dan pengerjaan ulang dalam proses pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Akibatnya, seluruh proses melambat dan waktu berharga tim tersita. ProcessMind menganalisis jalur yang dilalui faktur saat terjadi ketidaksesuaian, termasuk penyebab umum dan frekuensinya. Anda dapat mengetahui jenis masalah pencocokan tertentu dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikannya, lalu merancang ulang proses untuk mengurangi pengecualian.

Organisasi sering kesulitan melacak status faktur terkini dalam siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Akibatnya, perkiraan arus kas menjadi sulit, pertanyaan pemasok lambat ditanggapi, dan potensi keterlambatan tidak mudah diketahui. Kurangnya transparansi ini menimbulkan kendala operasional. ProcessMind membuat peta visual perjalanan setiap faktur di NetSuite, lengkap dengan status saat ini dan riwayat aktivitasnya. Dengan visibilitas menyeluruh ini, Anda dapat mengelola faktur secara proaktif, mengambil keputusan dengan lebih baik, dan meningkatkan komunikasi dengan pihak terkait.

Penyimpangan dari kebijakan yang berlaku dan persyaratan peraturan dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite dapat menimbulkan risiko kepatuhan, denda keuangan, dan kegagalan audit. Contohnya, persetujuan tanpa wewenang atau penanganan pembayaran tertahan yang tidak semestinya. ProcessMind membandingkan jalur pemrosesan faktur yang sebenarnya dengan aturan dan proses ideal, lalu menandai setiap ketidakpatuhan. Anda dapat melihat dengan tepat di mana dan bagaimana penyimpangan terjadi, kemudian mengambil langkah proaktif untuk menegakkan kepatuhan dan mengurangi risiko.

Keterlambatan dalam siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran sering membuat faktur dibayar setelah masa diskon pembayaran awal berakhir. Inefisiensi dalam alur kerja NetSuite membuat perusahaan kehilangan potensi penghematan dan berdampak langsung pada laba. ProcessMind menunjukkan langkah proses dan hambatan yang menghalangi pemrosesan faktur tepat waktu untuk mendapatkan diskon. Dengan membandingkan waktu hingga pembayaran dilakukan dengan ketentuan pembayaran, Anda dapat menemukan peluang untuk mempercepat proses dan memaksimalkan manfaat keuangan.

Faktur yang ditahan untuk pembayaran sering membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan. Akibatnya, pembayaran tertunda dan modal kerja tertahan dalam proses pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Penyebab dan durasi penahanan ini juga sering tidak jelas. ProcessMind memetakan siklus faktur yang pembayarannya tertahan, mulai dari penahanan hingga pelepasan. Anda dapat melihat rata-rata durasi setiap alasan penahanan dan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikannya, lalu menentukan cara mempercepat penanganan dan menyederhanakan proses.

Faktur dalam proses pemrosesan dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite sering mengikuti banyak jalur yang tidak seragam. Akibatnya, proses menjadi tidak efisien, hasilnya tidak konsisten, dan pengerjaan ulang meningkat. Kondisi ini menyulitkan organisasi untuk memperluas operasional dan melatih pegawai baru. ProcessMind menemukan semua variasi proses faktur yang terjadi, termasuk penyimpangan umum dari jalur ideal dan frekuensi pengerjaan ulang. Anda dapat menstandarkan proses dengan melihat jalur yang paling efisien dan menghapus langkah yang tidak perlu.

Inefisiensi, penanganan manual, pengerjaan ulang, dan masalah kepatuhan secara keseluruhan meningkatkan biaya pemrosesan setiap faktur dalam siklus pemrosesan dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Hal ini mengurangi laba dan menunjukkan adanya pemborosan operasional. ProcessMind menunjukkan faktor biaya yang sebenarnya dengan memetakan penggunaan sumber daya, durasi aktivitas, dan penanganan pengecualian di sepanjang siklus faktur. Anda dapat menemukan area yang paling berdampak untuk upaya pengurangan biaya.

Keterlambatan pembayaran faktur yang terus terjadi akibat inefisiensi dalam proses pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite dapat merenggangkan hubungan penting dengan pemasok. Dampaknya bisa berupa ketentuan yang kurang menguntungkan, kualitas layanan yang menurun, atau bahkan kehilangan pemasok utama. ProcessMind menunjukkan pemasok dan jenis faktur yang paling terdampak keterlambatan, sehingga organisasi dapat menangani masalah sistemik yang memengaruhi kepuasan pemasok. Pembayaran tepat waktu membantu menjaga kemitraan yang kuat dan kolaboratif.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Target ini berfokus pada pemangkasan waktu tunggu faktur untuk disetujui dalam proses pengadaan hingga pembayaran. Waktu persetujuan yang lebih singkat berdampak langsung pada modal kerja, mencegah denda keterlambatan, dan memperbaiki hubungan dengan pemasok melalui pembayaran tepat waktu. Ini juga menandakan operasional utang usaha yang lebih tangkas dan efisien. ProcessMind memetakan seluruh perjalanan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite untuk menemukan hambatan dan keterlambatan dalam alur kerja persetujuan. Anda dapat melihat faktur yang paling lama menunggu, memahami akar masalahnya, lalu mengambil langkah yang tepat untuk menyederhanakan persetujuan. Dengan memetakan alur dan menemukan penyimpangan, organisasi dapat memangkas waktu persetujuan secara signifikan, bahkan hingga 30% atau lebih.

Tingkat pembayaran tepat waktu yang tinggi penting untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok, menghindari biaya keterlambatan, dan mengoptimalkan arus kas. Target ini memastikan faktur diproses dan dibayar sesuai tanggal jatuh tempo, sebagai tanda bahwa siklus pengadaan hingga pembayaran dikelola dengan baik dan dapat diprediksi. Hal ini juga meningkatkan kesehatan keuangan dan kepercayaan pemasok. ProcessMind memberikan gambaran jelas tentang siklus faktur di NetSuite, mulai dari penerimaan hingga pembayaran dilakukan. Dengan menemukan faktur yang berisiko terlambat akibat kendala di tahap mana pun, Anda dapat mengambil tindakan lebih awal. Process mining membantu mengungkap penyebab tenggat pembayaran terlewat, seperti persetujuan yang lambat atau ketidaksesuaian pencocokan. Anda dapat menggunakan temuan ini untuk mengubah proses dan meningkatkan tingkat pembayaran tepat waktu hingga lebih dari 95%.

Target ini bertujuan mengurangi pekerjaan manual untuk mengambil dan memasukkan data faktur ke NetSuite. Otomatisasi pencatatan data mengurangi kesalahan manusia, mempercepat tahap awal pemrosesan, dan memberi waktu bagi staf utang usaha untuk mengerjakan tugas yang lebih strategis. Hasilnya, proses pengadaan hingga pembayaran menjadi lebih efisien dan akurat sejak awal. ProcessMind menganalisis aktivitas "Invoice Data Captured", mengukur pekerjaan manual dan dampaknya terhadap kelancaran proses. Dengan mengetahui di mana pencatatan data manual terjadi dan berapa lama keterlambatan yang ditimbulkannya, organisasi dapat menentukan proses yang paling cocok untuk diotomatisasi. Process mining juga menunjukkan jenis faktur atau pemasok yang paling banyak membutuhkan pekerjaan manual, sehingga Anda dapat menentukan solusi untuk mengotomatisasi pencatatan lebih dari 50% data faktur.

Target ini berfokus pada peningkatan persentase faktur yang dapat dicocokkan secara otomatis dengan pesanan pembelian terkait, sehingga mengurangi kebutuhan penanganan manual. Tingkat pencocokan otomatis yang lebih tinggi dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi. Tim utang usaha pun dapat berfokus pada pengecualian, bukan pekerjaan rutin. ProcessMind melacak aktivitas "Invoice Matched to Purchase Order" dan "Matching Discrepancy Handled" untuk mengukur kinerja pencocokan otomatis saat ini. ProcessMind menemukan pola ketidaksesuaian, seperti penyebab umum atau pemasok tertentu. Dengan menganalisis temuan ini, organisasi dapat menyempurnakan aturan pencocokan atau menangani masalah di tahap sebelumnya, sehingga tingkat pencocokan otomatis meningkat dan berpotensi melampaui 85% untuk pemrosesan tanpa intervensi.

Visibilitas status setiap faktur secara real-time membantu semua pihak, mulai dari tim utang usaha hingga pemasok, melacak kemajuan dan memperkirakan waktu pembayaran. Target ini mengurangi kebutuhan untuk menanyakan status secara manual, menghilangkan ketidakpastian, dan meningkatkan transparansi dalam alur kerja pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Komunikasi dan kejelasan operasional pun menjadi lebih baik. ProcessMind membuat replika digital proses pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Organisasi dapat melihat tahap setiap faktur dan posisinya dalam proses. Peta proses yang jelas dan interaktif memberikan informasi langsung tentang status, hambatan, dan potensi keterlambatan. Visibilitas ini mendukung pengelolaan proaktif dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menanyakan status.

Target ini memastikan seluruh kebijakan internal, persyaratan peraturan, dan kewajiban kontrak dipatuhi di sepanjang siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Kepatuhan 100% mengurangi risiko audit, mencegah denda, serta menjaga integritas dan reputasi keuangan organisasi. Setiap langkah harus mengikuti aturan dan standar yang ditetapkan. ProcessMind secara otomatis mendeteksi penyimpangan dari alur pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran yang ideal atau diharapkan di NetSuite. ProcessMind menandai aktivitas yang dilewati, dilakukan tidak sesuai urutan, atau persetujuan yang diwajibkan tetapi tidak dipenuhi. Dengan memantau proses secara berkelanjutan berdasarkan aturan kepatuhan yang telah ditetapkan, organisasi dapat menemukan dan memperbaiki kesenjangan kepatuhan, hingga seluruh peraturan dan kebijakan dipatuhi.

Memanfaatkan diskon pembayaran awal dapat menghemat biaya secara signifikan dan meningkatkan laba. Target ini bertujuan mengoptimalkan alur pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran agar faktur yang memenuhi syarat diskon diproses dan dibayar dalam periode diskon yang lebih singkat. Ini merupakan peluang penting untuk mengoptimalkan modal kerja. ProcessMind menemukan faktur yang berpeluang mendapat diskon pembayaran awal dan melacak perjalanannya di NetSuite. Anda dapat melihat titik keterlambatan yang membuat diskon terlewat, baik pada tahap persetujuan, pencocokan, maupun penjadwalan pembayaran. Dengan menganalisis jalur penting ini, organisasi dapat merancang ulang proses dan memprioritaskan faktur yang memenuhi syarat diskon, sehingga diskon pembayaran awal dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.

Target ini berfokus pada pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah penyebab pembayaran tertahan, agar faktur dapat segera dilanjutkan ke tahap pembayaran. Penyelesaian yang lebih cepat membantu pembayaran tepat waktu, memperbaiki pengelolaan arus kas, mencegah keterlambatan lebih lanjut dalam siklus pengadaan hingga pembayaran, dan meningkatkan kepuasan pemasok. ProcessMind memetakan aktivitas "Payment Block Set" dan "Payment Block Released" di NetSuite untuk menunjukkan rata-rata waktu faktur berada dalam status tertahan. ProcessMind menemukan penyebab umum penahanan serta langkah atau peran yang terlibat dalam penyelesaiannya. Dengan menganalisis jalur tersebut, organisasi dapat menyederhanakan proses penyelesaian dan menargetkan percepatan pelepasan pembayaran tertahan sebesar 40% atau lebih.

Alur kerja pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran yang konsisten dan dapat diprediksi di seluruh organisasi mengurangi kebingungan dan kesalahan, sekaligus meningkatkan efisiensi. Target ini bertujuan mengurangi variasi penanganan faktur agar praktik terbaik diterapkan secara konsisten dan proses lebih mudah dikelola. ProcessMind secara otomatis menemukan semua variasi yang terjadi dalam perjalanan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite, lalu membandingkannya dengan model proses ideal. ProcessMind menunjukkan penyimpangan yang paling sering terjadi dan mengukur dampaknya terhadap kinerja. Dengan melihat variasi ini, organisasi dapat menemukan akar masalah dan menerapkan perubahan yang tepat untuk menstandarkan alur kerja, mengurangi pengerjaan ulang, dan meningkatkan kepastian proses.

Target ini bertujuan mengurangi total biaya operasional untuk memproses setiap faktur, termasuk biaya tenaga kerja, teknologi, dan perbaikan kesalahan. Dengan mengoptimalkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran, organisasi dapat menghemat biaya secara signifikan dan meningkatkan laba serta kesehatan keuangan bisnis. ProcessMind mengukur waktu dan sumber daya yang digunakan pada setiap langkah pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. ProcessMind menemukan hambatan yang mahal, aktivitas manual, dan pengerjaan ulang. Organisasi dapat menentukan area yang paling berpotensi menghemat biaya melalui otomatisasi atau perancangan ulang proses. Dengan menyederhanakan alur dan menghilangkan inefisiensi, ProcessMind membantu mengurangi biaya pemrosesan setiap faktur sebesar 15% atau lebih.

Pembayaran yang tepat waktu dan akurat penting untuk meningkatkan kepuasan pemasok serta membangun hubungan bisnis jangka panjang yang kuat. Target ini berfokus pada pengalaman pembayaran yang andal dan transparan bagi pemasok, mengurangi pertanyaan, dan memperkuat reputasi organisasi sebagai mitra bisnis pilihan. ProcessMind memberikan visibilitas menyeluruh atas siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Organisasi dapat menemukan dan menangani penyebab umum ketidakpuasan pemasok, seperti pembayaran terlambat atau tidak adanya informasi status. Dengan mempercepat pemrosesan dan meningkatkan komunikasi berdasarkan wawasan proses, ProcessMind membantu menciptakan pengalaman pembayaran yang lebih konsisten dan positif, sekaligus meningkatkan kepuasan pemasok.

6 langkah untuk memperbaiki pemrosesan faktur P2P

1
Unduh templat data
2
Ekspor data NetSuite Anda
3
Unggah data proses Anda
4
Analisis proses faktur Anda
5
Terapkan perbaikan utama
6
Pantau kinerja proses
1

Unduh templat data

Yang perlu dilakukan

Gunakan templat Excel yang telah disiapkan untuk pemrosesan faktur pengadaan hingga pembayaran di NetSuite. Templat ini membantu Anda mengumpulkan semua data log peristiwa yang diperlukan dengan efisien.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang tepat menyederhanakan persiapan data, mencegah kesalahan umum, dan memastikan analisis Anda dimulai dengan dasar yang kuat.

Hasil yang diharapkan

File Excel terstruktur yang siap digunakan untuk mengumpulkan data pemrosesan faktur NetSuite.

TEMUAN ANDA

Temukan hambatan faktur NetSuite dan optimalkan alurnya

ProcessMind memetakan alur pemrosesan faktur NetSuite Anda secara visual. Temukan kesenjangan kinerja dan peluang untuk melakukan perbaikan dengan cepat.
  • Lihat jalur proses faktur NetSuite yang sebenarnya
  • Temukan hambatan spesifik dalam persetujuan faktur
  • Identifikasi risiko kepatuhan dan penyebab keterlambatan pembayaran
  • Optimalkan waktu siklus persetujuan faktur NetSuite
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Tingkatkan efisiensi pemrosesan faktur

Dengan menganalisis proses Purchase to Pay - Invoice Processing di NetSuite secara saksama dan menggunakan Invoice Number sebagai ID kasus, organisasi dapat menemukan inefisiensi dan meningkatkan kinerja operasional secara signifikan. Hasil ini menunjukkan manfaat nyata dari mengoptimalkan penanganan faktur dari awal hingga akhir.

0 %
Waktu persetujuan lebih singkat

Rata-rata pengurangan waktu siklus persetujuan

Process mining menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan faktur, sehingga persetujuan lebih cepat dan keterlambatan pembayaran berkurang. Hasilnya, proses P2P menjadi lebih efisien.
0 %
Pembayaran tepat waktu meningkat

Persentase faktur yang dibayar sebelum atau pada tanggal jatuh tempo

Dengan menemukan penyebab keterlambatan pembayaran, organisasi dapat meningkatkan tingkat pembayaran tepat waktu secara signifikan, memperkuat hubungan dengan vendor, dan menghindari denda.
0 %
Pencocokan otomatis meningkat

Peningkatan jumlah faktur yang dicocokkan otomatis dengan PO

Process mining mengoptimalkan aturan pencocokan dan menemukan akar penyebab ketidaksesuaian. Dengan begitu, lebih banyak faktur dapat dicocokkan otomatis dengan PO. Pekerjaan manual berkurang dan pemrosesan menjadi lebih cepat.
0 %
Maksimalkan diskon

Peningkatan pemanfaatan diskon pembayaran awal

Temukan keterlambatan yang membuat Anda kehilangan kesempatan mendapat diskon pembayaran awal. Process mining membantu menyederhanakan proses agar lebih banyak diskon yang memenuhi syarat dapat dimanfaatkan, sehingga profitabilitas meningkat.
0 %
Kepatuhan lebih kuat

Pengurangan penyimpangan proses

Dengan menampilkan semua jalur proses, process mining menemukan dan menghilangkan aktivitas pemrosesan faktur yang tidak sesuai, sehingga proses tetap mengikuti kebijakan internal dan standar peraturan.
0 %
Biaya pemrosesan lebih rendah

Pengurangan biaya pemrosesan setiap faktur

Menyederhanakan alur kerja dan mengotomatisasi langkah manual yang ditemukan melalui process mining dapat menurunkan biaya pemrosesan setiap faktur secara signifikan.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kerumitan proses, konfigurasi sistem yang ada, dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam penerapan pada proses Purchase to Pay serupa.

Data yang disarankan

Mulailah dengan atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

ID unik untuk faktur vendor di dalam sistem.

Mengapa ini penting

Nomor ini menjadi kunci utama untuk melacak perjalanan setiap faktur dalam proses pembayaran dan memungkinkan analisis lengkap pada tingkat kasus.

Nama vendor atau pemasok yang mengirimkan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini memungkinkan segmentasi data proses untuk menemukan hambatan khusus vendor, menilai kinerja pembayaran, dan mengidentifikasi masalah kepatuhan.

Nilai total faktur vendor.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung analisis keuangan dan segmentasi berdasarkan nilai, sehingga Anda dapat memprioritaskan faktur bernilai tinggi dan memahami faktor penyebab biaya.

Tanggal batas pembayaran faktur sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati.

Mengapa ini penting

Tanggal ini menjadi acuan untuk mengukur pembayaran tepat waktu, yang berdampak langsung pada hubungan dengan vendor dan membantu menghindari biaya keterlambatan.

Pengguna yang bertanggung jawab menyetujui atau menolak faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini membantu menemukan hambatan dalam proses persetujuan dan menganalisis kinerja individu atau departemen, sehingga perbaikan dapat dilakukan secara terarah.

Status pemrosesan faktur saat ini.

Mengapa ini penting

Atribut ini menampilkan perkembangan faktur terkini untuk membantu mengelola beban kerja dan menganalisis jumlah yang diproses.

Penanda yang menunjukkan apakah faktur dicocokkan dengan pesanan pembelian secara otomatis tanpa campur tangan manual.

Mengapa ini penting

Mengukur langsung tingkat otomatisasi dan efisiensi pencocokan faktur, serta menunjukkan peluang untuk mengurangi pekerjaan manual.

Penanda yang menunjukkan apakah faktur dibayar pada atau sebelum tanggal jatuh tempo.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran, yang penting untuk menjaga hubungan dengan vendor, menghindari denda, dan merencanakan keuangan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai pembuatan catatan tagihan vendor di NetSuite dan menjadi awal pemrosesan faktur. Data ini diambil dari tanggal pembuatan catatan transaksi Vendor Bill.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam siklus faktur. Dengan menganalisis waktu dari aktivitas ini ke aktivitas berikutnya, Anda dapat mengetahui total waktu pemrosesan dan menemukan keterlambatan pada tahap awal entri data.

Menandai persetujuan akhir tagihan vendor sehingga tagihan dapat dibayar. Ini adalah pencapaian penting yang biasanya tercatat sebagai perubahan status eksplisit menjadi 'Approved' dalam alur kerja persetujuan sistem.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting yang menentukan apakah proses pembayaran dapat dilanjutkan. Keterlambatan pada tahap ini sering menjadi hambatan. Karena itu, aktivitas ini perlu dilacak untuk mengelola ketepatan waktu pembayaran dan arus kas.

Aktivitas ini menandai saat tagihan vendor yang disetujui memengaruhi buku besar. Dalam konfigurasi NetSuite standar, pembukuan terjadi otomatis setelah tagihan disetujui.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik kontrol keuangan yang penting untuk memastikan kewajiban dicatat dengan benar. Memantau penyimpangan, seperti pembayaran yang dilakukan sebelum pembukuan, penting untuk analisis kepatuhan.

Aktivitas ini menandai pembuatan transaksi pembayaran untuk melunasi tagihan vendor. Peristiwa eksplisit ini tercatat saat catatan Vendor Payment yang terkait dengan tagihan dibuat.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai pelaksanaan pembayaran. Ini adalah langkah penting untuk menganalisis pembayaran tepat waktu dan memperkirakan arus kas, serta menjadi pencapaian utama sebelum proses berakhir.

Aktivitas ini menandakan tagihan vendor telah dibayar lunas dan statusnya diperbarui. Ini menandai keberhasilan penyelesaian proses, yang disimpulkan dari perubahan status pada tagihan itu sendiri.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa akhir utama dalam siklus faktur yang berjalan sesuai rencana. Dengan mengukur waktu hingga status ini tercapai, Anda dapat mengetahui waktu siklus proses dari awal hingga akhir.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining membantu Anda melihat alur pemrosesan faktur yang sebenarnya di NetSuite, termasuk hambatan, pengerjaan ulang, dan kesenjangan kepatuhan. Wawasan berbasis data ini membantu mengurangi waktu persetujuan, meningkatkan pembayaran tepat waktu, dan memaksimalkan diskon pembayaran awal.

Biasanya, Anda memerlukan log peristiwa terkait pemrosesan faktur. Data ini mencakup nomor faktur sebagai ID kasus, deskripsi aktivitas, stempel waktu, dan pengguna yang bertanggung jawab. Tabel yang relevan mungkin mencakup catatan transaksi, log workflow, dan riwayat persetujuan. Data ini memungkinkan Anda merekonstruksi seluruh perjalanan setiap faktur.

Wawasan awal biasanya bisa diperoleh dalam beberapa minggu setelah ekstraksi data dan penyiapan model selesai. Namun, penerapan perbaikan proses yang signifikan bisa memakan waktu beberapa bulan karena perubahan perlu dirancang, diuji, dan diterapkan. Pemantauan berkelanjutan membantu mempertahankan hasilnya.

Manfaat utamanya mencakup waktu persetujuan faktur yang lebih singkat, peningkatan pembayaran tepat waktu, serta lebih banyak otomatisasi dalam pencatatan dan pencocokan data. Anda juga dapat meningkatkan kepatuhan, memperkuat hubungan dengan vendor, dan menurunkan biaya pemrosesan setiap faktur.

Process mining bermanfaat bagi organisasi dengan berbagai skala yang memiliki proses berulang dan data transaksi yang memadai. Perusahaan besar mungkin memiliki proses yang lebih rumit, tetapi bisnis kecil pun dapat meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya dengan mengoptimalkan alur faktur P2P.

Process mining membandingkan workflow faktur yang berjalan dengan aturan kepatuhan dan kebijakan internal, lalu menandai penyimpangan secara otomatis. Dengan begitu, Anda dapat menemukan langkah yang tidak berwenang, persetujuan yang terlewat, atau aktivitas yang tidak biasa, serta memastikan semua faktur memenuhi standar peraturan dan internal.

Bisa. Dengan memetakan setiap langkah pemrosesan faktur, process mining menunjukkan dengan jelas bagian yang paling sering memerlukan campur tangan manual. Analisis berbasis data ini membantu Anda menemukan aktivitas tertentu yang cocok untuk diotomatisasi, sehingga mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi.

Meski alat process mining modern mudah digunakan, pemahaman dasar tentang ekstraksi data, SQL, dan analisis proses bisnis akan membantu. Pengetahuan tentang model data NetSuite juga berguna untuk menemukan dan menyiapkan log peristiwa yang diperlukan.

Dengan mempercepat persetujuan pembayaran, mengurangi pemblokiran pembayaran, dan memastikan pembayaran tepat waktu, process mining membantu mengatasi penyebab umum kekecewaan vendor. Hasilnya, siklus pembayaran menjadi lebih andal dan hubungan dengan pemasok semakin baik.

Tingkatkan pemrosesan faktur pembelian hingga pembayaran hari ini

Pangkas waktu siklus faktur NetSuite hingga 30%. Tingkatkan arus kas dan kepatuhan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Siapkan dalam hitungan menit.