Cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, xử lý hóa đơn

Vì sao nên cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn trên NetSuite?

Xử lý hóa đơn hiệu quả là nền tảng cho một chu trình mua hàng đến thanh toán lành mạnh. Với hệ thống như NetSuite, nơi có nhiều giao dịch diễn ra mỗi ngày, những khâu xử lý hóa đơn kém hiệu quả có thể ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp, từ dòng tiền và quan hệ với nhà cung cấp đến việc tuân thủ. Nếu không có dữ liệu rõ ràng về hành trình xử lý hóa đơn hiện tại, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề: thanh toán trễ, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, chi phí vận hành tăng do phải xử lý thủ công và khó đáp ứng yêu cầu pháp lý. Cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn, không chỉ để làm nhanh hơn. Mục tiêu còn là tăng độ chính xác, đảm bảo tuân thủ và quản lý tài chính hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì được thanh khoản, xây dựng quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp và theo dõi chính xác từng khoản chi.

Process mining giúp phân tích quy trình xử lý hóa đơn như thế nào?

Process mining mang đến cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để hiểu và cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn trên NetSuite. Thay vì dựa vào giả định hay lời kể, process mining dùng nhật ký sự kiện từ phân hệ AR của NetSuite, gồm các bản ghi như Invoice, Customer Payment và Credit Memo, để dựng lại toàn bộ hành trình thực tế của từng hóa đơn. Nhờ đó, bạn có thể nhìn rõ hoạt động vận hành, trực quan hóa luồng quy trình thực tế cùng các biến thể và điểm khác biệt so với quy trình mong muốn. Đây là cơ sở để phát hiện những điểm nghẽn khó thấy, chẳng hạn bước phê duyệt kéo dài, vòng lặp làm lại nhiều lần hoặc lý do cụ thể khiến thanh toán bị chặn. Process mining giúp bạn tìm nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ xử lý biểu hiện bên ngoài. Dữ liệu thực tế cũng giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt để cải thiện quy trình và kết quả tài chính. Qua đó, bạn xác định được những việc cụ thể cần làm để cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn.

Những cơ hội cải thiện mà process mining giúp phát hiện

Khi áp dụng process mining vào quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn trên NetSuite, bạn sẽ có thông tin hữu ích để cải thiện một số khâu quan trọng:

• Rút gọn quy trình phê duyệt: Tìm và loại bỏ các bước phê duyệt thừa, xác định lý do một số người phê duyệt trở thành điểm nghẽn hoặc phát hiện hóa đơn được duyệt sai thứ tự.
• Cải thiện đối chiếu hóa đơn: Xác định chính xác khâu hóa đơn không khớp với đơn mua hàng, từ đó tìm ra vấn đề trong nhập liệu, tạo đơn mua hàng hoặc nhận hàng. Nhờ vậy, nhóm giảm thời gian xử lý chênh lệch thủ công.
• Cải thiện việc xử lý thanh toán bị chặn: Tìm hiểu các lý do phổ biến khiến thanh toán bị chặn, phân tích thời gian xử lý để gỡ chặn và xác định cách ngăn tình trạng này xảy ra.
• Rút ngắn thời gian xử lý và giảm việc làm lại: Xem các đường đi dài nhất của hóa đơn để tìm những bước tốn nhiều thời gian hoặc dẫn đến làm lại, qua đó rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán.
• Cải thiện tuân thủ và xử lý ngoại lệ: Phát hiện các luồng xử lý hóa đơn khác với thông lệ và những điểm lệch khỏi chính sách đã đặt ra, giúp đáp ứng yêu cầu pháp lý và giảm rủi ro tài chính.

Kết quả kỳ vọng: lợi ích có thể đo lường cho doanh nghiệp

Thông tin từ process mining giúp tạo ra những cải thiện cụ thể, có thể đo lường trong quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn. Khi áp dụng các thay đổi dựa trên dữ liệu, bạn có thể kỳ vọng:

• Giảm chi phí vận hành: Hạn chế xử lý thủ công, giảm việc làm lại và dành thời gian của nhân viên cho những công việc có giá trị cao hơn.
• Thanh toán nhanh hơn: Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hóa đơn trung bình, thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp và tránh phí trả chậm.
• Tận dụng tối đa chiết khấu thanh toán sớm: Tìm và tận dụng cơ hội thanh toán sớm để tiết kiệm chi phí.
• Quản lý dòng tiền tốt hơn: Kiểm soát vốn lưu động hiệu quả hơn nhờ quy trình xử lý hóa đơn ổn định và dự đoán được.
• Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng lòng tin và củng cố quan hệ hợp tác bằng cách thanh toán đúng hạn, chính xác.
• Tăng mức độ tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Duy trì quy trình xử lý hóa đơn minh bạch, tuân thủ quy định, giảm rủi ro kiểm toán và đáp ứng chính sách nội bộ cũng như quy định bên ngoài.

Bắt đầu cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn

Bắt đầu cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán, cụ thể là xử lý hóa đơn trên NetSuite bằng process mining rất đơn giản. Cách tiếp cận này giúp bạn thấy rõ hoạt động thực tế của luồng hóa đơn và có dữ liệu cần thiết để tạo ra những cải thiện thiết thực, lâu dài. Process mining mang lại góc nhìn rõ ràng và khả năng kiểm soát để biến việc xử lý hóa đơn từ một khâu gây khó khăn thành lợi thế chiến lược, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, tuân thủ tốt hơn và có nền tảng tài chính vững chắc.