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Améliorez votre processus Purchase to Pay de traitement des factures

Gagnez en efficacité dans Coupa grâce à notre guide d’optimisation en 6 étapes.
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Optimisez le traitement des factures dans Coupa

Le traitement manuel des factures peut dissimuler des inefficacités, entraîner des retards de paiement et créer des difficultés de conformité. Notre plateforme vous aide à localiser précisément les goulots d’étranglement et à optimiser vos flux de travail. Découvrez comment identifier les possibilités d’amélioration et accroître votre efficacité opérationnelle. Commencez dès aujourd’hui à optimiser vos opérations.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Purchase to Pay - traitement des factures

Le traitement des factures joue un rôle central dans la santé financière et l’efficacité opérationnelle de votre organisation. Dans l’environnement complexe du processus Purchase to Pay, les inefficacités liées à la gestion des factures peuvent entraîner des pertes financières importantes, détériorer les relations avec les fournisseurs et accroître les risques de non-conformité. Le traitement manuel, les flux de travail fragmentés et le manque de visibilité en temps réel dans des systèmes comme Coupa se traduisent souvent par des retards de paiement, la perte de remises pour paiement anticipé et une hausse des coûts opérationnels. Optimiser votre processus Purchase to Pay de traitement des factures ne consiste pas seulement à accélérer les opérations. Il s’agit de transformer une fonction financière essentielle en avantage stratégique, de gérer efficacement les flux de trésorerie et de préserver des relations solides avec vos fournisseurs. Comprendre l’état réel de votre traitement des factures, tel qu’il existe aujourd’hui, constitue la première étape vers ces améliorations importantes.

Comment le Process Mining met en lumière les flux de travail de facturation dans Coupa

Le Process Mining offre une visibilité incomparable sur le parcours réel de chaque facture dans votre système Coupa, de sa réception initiale à l’exécution du paiement final. En analysant les journaux d’événements, le Process Mining reconstitue le flux complet de bout en bout du traitement des factures Purchase to Pay. Vous voyez ainsi comment le travail est réellement effectué, et non comment il devrait l’être. Le numéro de facture sert d’identifiant unique du cas, ce qui permet de suivre le parcours de chaque facture. Cette vue détaillée montre où les factures restent bloquées, quelles étapes d’approbation sont souvent ignorées ou reprises, et si les blocages de paiement sont appliqués puis levés de manière cohérente dans certaines conditions. Vous pouvez repérer les variantes non conformes, découvrir les goulots d’étranglement dissimulés qui allongent le temps de cycle des factures et comprendre les véritables facteurs de coût associés à certains écarts. Cette approche fondée sur les données dépasse les simples hypothèses et fournit des éléments concrets pour optimiser de manière ciblée le processus Purchase to Pay.

Principaux leviers d’amélioration du traitement des factures

Le Process Mining appliqué au traitement des factures Purchase to Pay dans Coupa permet d’identifier plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Identification et résolution des goulots d’étranglement : repérez visuellement les étapes où les factures s’accumulent ou subissent des retards excessifs, comme les cycles d’approbation prolongés, les écarts récurrents lors du rapprochement ou les processus de codification inefficaces. Vous pouvez ainsi intervenir de manière ciblée pour réduire le temps de cycle global des factures.
  • Renforcement de la conformité et réduction des risques : détectez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard et aux conditions de paiement, afin de signaler les risques de non-conformité, voire les activités frauduleuses. Comprenez pourquoi certaines factures sont souvent rejetées ou soumises à des blocages de paiement, puis traitez les causes profondes de manière préventive.
  • Possibilités d’automatisation : identifiez les tâches manuelles répétitives et les erreurs fréquentes de saisie qui pourraient être simplifiées ou entièrement automatisées. Votre équipe financière peut ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques, tout en gagnant en efficacité et en réduisant les coûts de traitement manuel.
  • Optimisation du fonds de roulement : en accélérant le traitement des factures, vous gérez mieux les flux de trésorerie, profitez des remises pour paiement anticipé et évitez les pénalités de retard, ce qui contribue directement à améliorer votre fonds de roulement.
  • Simplification des approbations et du rapprochement : analysez les hiérarchies d’approbation et les taux de réussite du rapprochement pour repérer les possibilités de simplifier les flux de travail, d’automatiser intelligemment les cas courants et de réduire les interventions manuelles.

Résultats attendus d’un traitement des factures optimisé

En appliquant le Process Mining à votre traitement des factures Purchase to Pay dans Coupa, vous pouvez obtenir des résultats qui améliorent sensiblement vos performances financières et opérationnelles :

  • Réduction du temps de cycle des factures : réduisez fortement le délai entre la réception de la facture et son paiement, souvent de 30 % ou plus, en supprimant les goulots d’étranglement identifiés et en optimisant les flux de travail. Vous répondez ainsi directement à la question « comment réduire le temps de cycle du traitement des factures Purchase to Pay ? ».
  • Réduction des coûts de traitement : réalisez des économies importantes en diminuant les efforts manuels, en limitant les reprises et en évitant les frais de retard. Votre processus Purchase to Pay gagne ainsi en efficacité économique.
  • Amélioration du niveau de conformité : renforcez le respect des politiques internes et des réglementations externes, réduisez les risques d’audit et assurez une gouvernance financière cohérente pour toutes les opérations de facturation.
  • Relations renforcées avec les fournisseurs : établissez des relations plus solides et plus fiables grâce à des paiements ponctuels et prévisibles, susceptibles d’améliorer les conditions de négociation et la stabilité de la chaîne d’approvisionnement.
  • Productivité accrue des équipes : donnez à vos équipes financières et achats des processus plus efficaces, afin qu’elles puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur et des initiatives stratégiques plutôt que sur la résolution de problèmes dans l’urgence. Ces bénéfices mesurables illustrent la valeur d’une optimisation des processus fondée sur les données.

Commencer la transformation de votre traitement des factures Purchase to Pay

Pour optimiser votre traitement des factures Purchase to Pay dans Coupa, commencez par comprendre la situation actuelle. Ce modèle de Process Mining fournit le cadre nécessaire pour connecter rapidement vos données Coupa, visualiser vos flux de travail de facturation et faire ressortir des analyses concrètes. Il vous permet de dépasser les hypothèses et de vous appuyer sur des données réelles pour engager des changements significatifs. En identifiant les inefficacités et en vous concentrant sur les principaux axes d’amélioration, vous pouvez créer une valeur importante et rendre vos opérations Purchase to Pay plus efficaces, conformes et économiques. Faites le premier pas vers une transformation de votre traitement des factures fondée sur les données et tirez le meilleur parti de votre investissement dans Coupa.

Achats au paiement, traitement des factures Vérification des factures Comptabilité fournisseurs Processus P2P Validation des factures Retards de paiement Gestion de la conformité Optimisation du fonds de roulement Relations avec les fournisseurs Rapprochement avec les commandes d’achat Achats-paiement P2P Gestion des fournisseurs Rapprochement des factures

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Des flux de travail d’approbation des factures inefficaces peuvent retarder considérablement les paiements, entraîner la perte de remises pour paiement anticipé, détériorer les relations avec les fournisseurs et provoquer des pénalités de retard. Cela pèse sur le fonds de roulement et ajoute des coûts inutiles à votre traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind analyse les parcours précis suivis par les factures dans Coupa, met en évidence les points où les approbations se bloquent, identifie les approbateurs ou services à l’origine des goulots d’étranglement et mesure leur impact. Vous pouvez ainsi optimiser de manière ciblée les flux de travail d’approbation.

Le rapprochement manuel ou incorrect des factures avec les bons de commande crée souvent des exceptions qui nécessitent un important travail manuel. Ces écarts dans le traitement des factures Purchase to Pay mobilisent des ressources, introduisent des erreurs et prolongent le délai de traitement des factures conformes. ProcessMind visualise tous les écarts par rapport au processus standard de rapprochement des bons de commande dans Coupa et identifie leurs causes profondes, comme les erreurs de saisie ou les inexactitudes des bons de commande. Il permet de déterminer où et pourquoi les problèmes de rapprochement surviennent, afin de les prévenir.

Les retards de traitement des factures, de leur réception au paiement final, empêchent souvent les organisations de profiter des remises intéressantes proposées par les fournisseurs en cas de paiement anticipé. Cela réduit directement la rentabilité et augmente le coût réel des biens et services dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind suit le cycle de vie précis de chaque facture dans Coupa, de « Invoice Received » à « Payment Executed », et identifie les activités et les retards qui empêchent les paiements dans les délais. Vous pouvez ainsi ajuster le processus pour maximiser les économies.

Les factures qui ne sont pas traitées conformément aux politiques établies par l’entreprise ou aux exigences réglementaires peuvent entraîner des constats d’audit, des sanctions financières et une atteinte à la réputation. Le respect strict des règles tout au long du traitement des factures Purchase to Pay est essentiel pour réduire les risques. ProcessMind détecte automatiquement les situations dans lesquelles le traitement des factures dans Coupa s’écarte des règles prédéfinies ou des parcours optimaux, et signale les actions ou étapes non conformes. Vous disposez ainsi d’une visibilité claire sur les violations des politiques et leur fréquence.

Le traitement des exceptions et des erreurs lors du traitement des factures, comme les erreurs de codage ou les factures rejetées, mobilise beaucoup de temps et de ressources. Ces reprises manuelles augmentent les coûts opérationnels et détournent les équipes d’activités à valeur ajoutée dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind identifie les activités qui génèrent le plus de boucles de reprise, comme « Matching Discrepancy Handled » ou « Invoice Rejected », et mesure leur fréquence ainsi que leur impact dans Coupa. Il aide à déterminer les causes profondes de ces exceptions afin de les automatiser ou de les supprimer.

Sans vue claire et en temps réel de la position de chaque facture dans le cycle de traitement, les parties prenantes peinent à répondre aux demandes des fournisseurs ou à prévoir précisément la trésorerie. Ce manque de transparence peut entraîner des inefficacités opérationnelles et de mauvaises décisions dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque facture dans Coupa et fournit une vue globale de bout en bout, de la réception au paiement. Il visualise toutes les activités et leur séquence, offrant une transparence inédite sur le statut des factures et les goulots d’étranglement.

Les factures régulièrement bloquées pour paiement, en raison d’écarts de quantité ou de documents manquants par exemple, perturbent fortement les échéanciers et nécessitent des efforts supplémentaires pour être débloquées. Ces retards peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et à la trésorerie dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind identifie les activités et les Attributs précis, comme « Payment Block Set » et « Payment Block Reason », qui entraînent des blocages de paiement dans Coupa. Il met en évidence les déclencheurs courants et aide à simplifier la résolution en révélant les problèmes récurrents.

Les nombreuses variantes non documentées du traitement des factures peuvent entraîner des délais imprévisibles, davantage d’erreurs et des difficultés à standardiser les bonnes pratiques. Cette absence de standardisation nuit à l’efficacité et au contrôle du traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind visualise toutes les variantes réellement suivies par les factures dans Coupa, en identifiant les parcours non standard et leur fréquence. Il révèle les processus parallèles et les écarts par rapport au parcours de référence prévu, afin de standardiser et de simplifier le processus.

Le temps total nécessaire pour qu’une facture passe de « Invoice Received » à « Payment Executed » est souvent trop long, même en l’absence d’un goulot d’étranglement précis. Ce délai prolongé pèse sur le fonds de roulement, la satisfaction des fournisseurs et l’allocation des ressources internes dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind calcule la durée exacte de chaque étape et du processus complet de bout en bout dans Coupa, en mettant en évidence les retards cumulés. Il fournit des analyses fondées sur les données concernant les délais moyens et les valeurs atypiques, afin de cibler les améliorations nécessaires.

Le coût cumulé du traitement de chaque facture, qui comprend le travail consacré aux tâches manuelles, aux exceptions et aux retards, peut être étonnamment élevé. Des inefficacités invisibles contribuent à augmenter les dépenses opérationnelles du traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind identifie dans Coupa les inefficacités cachées et les interventions manuelles qui augmentent le coût par facture, comme un nombre excessif d’étapes d’approbation ou des cycles de reprise fréquents. Il mesure l’impact de ces problèmes pour permettre la mise en place de mesures de réduction des coûts.

Les retards de paiement fréquents, les écarts non résolus ou le manque de transparence sur le statut des factures peuvent gravement détériorer les relations avec les fournisseurs stratégiques. Cela peut affecter la stabilité de la chaîne d’approvisionnement et le pouvoir de négociation dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind fournit des analyses sur les causes profondes de l’insatisfaction des fournisseurs, comme les retards de paiement récurrents ou le traitement prolongé des exceptions pour certains fournisseurs dans Coupa. Il aide à repérer les tendances problématiques afin d’améliorer les échanges avec les fournisseurs et la prévisibilité des paiements.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif consiste à réduire le délai entre l’envoi d’une facture pour approbation et son approbation finale. Son atteinte a un effet direct sur la gestion des flux de trésorerie, réduit les pénalités de retard et améliore la relation avec les fournisseurs, ce qui renforce l’efficacité globale du processus Purchase to Pay. ProcessMind révèle les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation et identifie les approbateurs ou les étapes à l’origine des retards. En analysant la durée des activités et les parcours des utilisateurs, la solution met en évidence les inefficacités. Les organisations peuvent ainsi accélérer les approbations dans Coupa et mesurer des réductions de 20 à 30 % en quelques mois.

Cet objectif vise à réduire le nombre de factures nécessitant une intervention manuelle en raison d’écarts entre la facture et le bon de commande correspondant. La réduction de ces exceptions diminue l’effort manuel, accélère le traitement et améliore la qualité des données dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind analyse les causes profondes des écarts de rapprochement et révèle les erreurs fréquentes lors de la création des bons de commande ou de la saisie des données de facture. Il met en évidence les fournisseurs ou catégories de produits particulièrement concernés, afin de cibler les améliorations de configuration ou de formation dans Coupa et de réduire les exceptions de 15 à 25 %.

Cet objectif consiste à augmenter la proportion de factures pour lesquelles les remises disponibles en cas de paiement anticipé sont effectivement obtenues. Sa réalisation contribue directement aux économies et à une meilleure gestion du fonds de roulement, signe d’une fonction financière plus efficace. ProcessMind identifie les factures pour lesquelles les remises n’ont pas été obtenues en raison de retards de traitement ou de conditions de paiement négligées. En analysant le parcours complet des factures dans Coupa, il indique où accélérer le processus pour respecter les échéances des remises et augmenter potentiellement les remises obtenues de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à garantir que toutes les activités de traitement des factures respectent strictement les politiques internes prédéfinies et les exigences réglementaires. Le maintien d’un niveau élevé de Conformité réduit les risques, prévient la fraude et garantit la préparation aux audits pour toutes les transactions Purchase to Pay. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard ou aux règles de Conformité établies, comme les approbations non autorisées ou les étapes ignorées. Il fournit une carte visuelle de toutes les variantes de processus dans Coupa, ce qui facilite l’identification et la correction des parcours non conformes et permet d’améliorer le taux de Conformité à plus de 95 %.

Cet objectif vise à réduire l’effort manuel nécessaire pour résoudre les exceptions courantes du traitement des factures, comme les petits écarts de données ou les informations manquantes. L’automatisation de ces tâches libère du temps pour les problèmes plus complexes, accélère le traitement et réduit les coûts opérationnels. ProcessMind identifie les types d’exceptions les plus fréquents et leurs causes profondes, en mettant en évidence les possibilités d’automatisation. En repérant les interventions manuelles répétitives dans Coupa, il permet de cibler la mise en œuvre d’une automatisation robotisée des processus, RPA, et de réduire de 30 à 40 % le traitement manuel des exceptions.

Cet objectif vise à fournir aux parties prenantes des informations immédiates et précises sur l’avancement d’une facture tout au long du cycle Purchase to Pay. Une meilleure visibilité réduit les demandes de renseignement, permet de résoudre les problèmes en amont et améliore la précision de la planification financière. ProcessMind fournit une vue dynamique de bout en bout du parcours de chaque facture, en indiquant son statut actuel, la durée de chaque étape et les activités à venir. Cette analyse, fondée sur les données d’événements de Coupa, permet aux équipes de suivre les factures de manière proactive et d’améliorer sensiblement la communication, avec une réduction de 20 % du volume des demandes de statut.

Cet objectif consiste à identifier et à résoudre les causes profondes des blocages de paiement fréquents afin d’éviter leur réapparition. Sa réalisation réduit les retards de paiement, évite les frais de retard et renforce les relations avec les fournisseurs. ProcessMind analyse l’historique des blocages de paiement, identifie les motifs courants et les étapes qui précèdent leur application. En révélant les tendances et les causes profondes du processus de paiement dans Coupa, il permet de prendre des mesures correctives ciblées pour prévenir les blocages futurs, avec un objectif de réduction de 50 % des blocages récurrents.

Cet objectif vise à garantir que toutes les factures suivent un parcours cohérent et optimisé, de leur réception à leur paiement, afin de réduire les variations et d’appliquer uniformément les bonnes pratiques. La standardisation améliore l’efficacité, réduit les erreurs et simplifie la formation des nouveaux collaborateurs. ProcessMind identifie toutes les variantes réelles du processus et met en évidence les écarts par rapport au flux de travail idéal ou prévu. Les organisations peuvent comparer les différents parcours suivis par les factures dans Coupa, repérer les écarts inefficaces et mettre en place un processus standard unique et optimisé dans toute l’organisation.

Cet objectif global vise à réduire sensiblement le temps total nécessaire pour qu’une facture accomplisse l’ensemble de son cycle de vie, de sa réception au paiement final. Un traitement plus rapide améliore la trésorerie, réduit les coûts opérationnels et renforce l’efficacité globale de Purchase to Pay. ProcessMind cartographie le parcours complet des factures et identifie les chemins critiques, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise qui prolongent le cycle. En analysant la durée des activités et les transferts dans Coupa, il met en évidence les possibilités d’optimisation et permet de réduire le délai total de 15 à 20 % ou davantage.

Cet objectif porte sur les dépenses directes et indirectes liées au traitement de chaque facture, afin de réduire les coûts opérationnels globaux. Sa réalisation améliore la rentabilité et l’allocation des ressources au sein de la fonction Purchase to Pay. ProcessMind identifie les inefficacités, les interventions manuelles et les activités de reprise qui augmentent les coûts de traitement. En mesurant l’impact des goulots d’étranglement et des écarts sur le parcours des factures dans Coupa, il permet de cibler les initiatives de réduction des coûts, avec un objectif de baisse de 10 à 15 % du coût par facture.

Cet objectif vise à renforcer les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels et exacts, ainsi qu’à une communication claire sur le statut des factures. Des fournisseurs satisfaits sont davantage susceptibles d’accorder de meilleures conditions et de maintenir des partenariats solides. ProcessMind fournit des analyses sur les retards de paiement, les blocages fréquents et les lacunes de communication qui nuisent aux fournisseurs. En optimisant le traitement des factures et la planification des paiements dans Coupa, il contribue directement à des paiements plus fiables et à une confiance accrue des fournisseurs, mesurable par la diminution des demandes et l’amélioration des retours.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Purchase to Pay, traitement des factures

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Exporter vos données
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Importer votre jeu de données
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Analyser votre processus
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Mettre en œuvre les améliorations
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Surveiller votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel préformaté conçu pour les données de traitement des factures dans Coupa. Ce modèle garantit une structure adaptée à une analyse efficace de vos données.

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Pourquoi c’est important

Une structure de données standardisée est essentielle à la précision du Process Mining. Elle évite les erreurs courantes et garantit une ingestion correcte des données.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l’emploi, spécialement adapté à vos données de traitement des factures dans Coupa.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Optimisez la facturation dans Coupa grâce à une vision claire de vos processus

ProcessMind révèle le fonctionnement réel de votre traitement des factures dans Coupa et localise chaque retard et chaque écart. Bénéficiez de visualisations claires pour comprendre où se trouvent les inefficacités.
  • Visualiser les flux de travail réels de facturation dans Coupa
  • Localisez instantanément les goulots d’étranglement du traitement
  • Identifiez les étapes de traitement des factures non conformes
  • Réduisez la durée des cycles de traitement des factures
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Atteignez des performances optimales dans le traitement des factures

Ces résultats illustrent les gains d’efficacité et les économies que les organisations réalisent généralement en optimisant leur traitement des factures Purchase to Pay, notamment dans des systèmes comme Coupa. En identifiant les goulots d’étranglement et les écarts, le Process Mining permet d’améliorer les flux de travail à partir des données et de réduire les efforts manuels.

0 %
Approbation plus rapide des factures

Réduction moyenne du délai d'approbation

En identifiant et en optimisant les goulots d’étranglement du flux de travail d’approbation, les organisations accélèrent considérablement l’approbation des factures, réduisent les retards et améliorent leur efficacité.
0 %
Davantage de remises pour paiement anticipé

Augmentation des remises de paiement obtenues

Le Process Mining met en évidence les occasions manquées de bénéficier de remises pour paiement anticipé en révélant les étapes de traitement qui prennent du retard. Les organisations peuvent ainsi mieux planifier leurs paiements et réaliser des économies.
0 %
Meilleure conformité des processus

Amélioration du respect des processus standard

En comparant les flux réels aux parcours prévus, les organisations peuvent mieux respecter les règles et politiques définies, tout en réduisant les risques et les constats d'audit.
0 %
Moins d'exceptions manuelles

Réduction des besoins d'intervention manuelle

L'identification des causes profondes des exceptions courantes, comme les problèmes de rapprochement avec les bons de commande ou les blocages de paiement, permet de mettre en place une automatisation ciblée et d'adapter les processus. Le traitement manuel et les coûts associés diminuent ainsi considérablement.
0 %
Traitement simplifié des factures

Réduction du délai de traitement de bout en bout

En révélant et en supprimant les retards tout au long du traitement des factures, les organisations accélèrent le débit du processus, améliorent leurs relations avec les fournisseurs et gagnent en efficacité opérationnelle.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis élargissez votre analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de la facture d'un fournisseur. Il sert de clé principale pour suivre la facture pendant tout son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Il s'agit de l'identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements d'une même facture et permet une analyse cohérente du processus de bout en bout.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné s'est produit.

Pourquoi c’est important

Il fournit les données chronologiques nécessaires au calcul de toutes les durées, des délais de cycle et des temps d'attente, qui sont fondamentaux pour l'analyse des performances.

Utilisateur ou agent système ayant effectué l'activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser la charge de travail, de localiser les goulots d’étranglement causés par certains utilisateurs ou certaines équipes et d’évaluer les performances et la conformité des utilisateurs.

Nom du fournisseur ayant soumis la facture.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter et d'analyser le processus par fournisseur, ce qui est essentiel pour gérer les relations fournisseurs et identifier les problèmes propres à certains fournisseurs.

Valeur monétaire totale de la facture, taxes et autres frais compris.

Pourquoi c’est important

Il fournit un contexte financier essentiel, permettant d'analyser l'évolution du comportement du processus selon le montant des factures et l'incidence financière des retards.

Date à laquelle la facture doit être payée pour éviter tout retard.

Pourquoi c’est important

Il constitue la principale référence pour mesurer la ponctualité des paiements. Il est essentiel à la gestion des relations fournisseurs et à la prévention des pénalités.

Identifiant du bon de commande (PO) auquel la facture est rattachée.

Pourquoi c’est important

Il relie la facture au processus d'achat et permet d'analyser l'efficacité du rapprochement avec les bons de commande ainsi que le traitement des écarts.

L’état actuel de la facture dans son flux de travail de traitement.

Pourquoi c’est important

Il fournit une vue en temps réel de la position de la facture dans le flux de travail, ce qui est essentiel pour les Dashboards opérationnels et le suivi des statuts.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond à la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système Coupa. L'événement est enregistré lorsqu'un nouvel objet facture est créé, que ce soit par saisie manuelle, via un réseau de fournisseurs intégré comme le Coupa Supplier Portal ou au moyen d'une numérisation OCR automatisée.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du cycle de vie de la facture, cette activité est essentielle pour mesurer le délai total de traitement de bout en bout. Elle sert de référence pour toutes les analyses ultérieures du temps de cycle et du débit du processus.

Marque le moment où une facture, après avoir passé les contrôles initiaux, est envoyée dans un flux de travail d’approbation officiel. Cette étape est généralement déduite d’un changement de statut indiquant que la facture attend désormais l’intervention d’un ou plusieurs approbateurs.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de départ de la mesure du temps de cycle d’approbation. Elle est essentielle pour analyser les goulots d’étranglement de la hiérarchie d’approbation et alimente le Dashboard « Invoice Approval Bottleneck Analysis ».

Cette activité indique que la facture a franchi avec succès toutes les étapes requises du flux de travail d’approbation. Elle est enregistrée dans l’historique d’approbation lorsque le dernier approbateur requis effectue une action positive.

Pourquoi c’est important

Cette étape importante marque la fin du cycle d'approbation et autorise la facture à passer au traitement du paiement. Elle est essentielle pour mesurer la durée de l'approbation et l'efficacité globale du processus.

La facture approuvée est marquée comme prête à être payée et ses informations financières sont souvent comptabilisées dans un système ERP externe. L'événement est généralement déduit d'un indicateur de statut d'intégration ou d'une modification du statut principal de la facture.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque le transfert du traitement des comptes fournisseurs vers la trésorerie ou la fonction de paiement. Les retards avant ce point affectent l'efficacité des comptes fournisseurs, tandis que ceux qui surviennent après ont une incidence sur la trésorerie et les relations avec les fournisseurs.

Cette activité marque la dernière étape du processus : le paiement est exécuté et envoyé au fournisseur. Elle est enregistrée à partir du statut de l'enregistrement de paiement associé dans Coupa Payments ou dans un système de paiement intégré.

Pourquoi c’est important

En tant que fin définitive du processus, cette activité est essentielle pour calculer le délai complet de traitement de bout en bout et mesurer l'indicateur « On-Time Payment Rate ».

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining visualise les chemins réellement suivis par les factures dans Coupa et identifie les écarts, les goulots d’étranglement et les cycles de retour. Il révèle les causes profondes des approbations lentes, des écarts de rapprochement avec les bons de commande et des remises pour paiement anticipé non obtenues, puis fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser le processus.

Pour commencer, vous avez besoin des données du journal d’événements, notamment du numéro de facture comme identifiant de cas, des noms d’activités tels que « Facture soumise » ou « Facture approuvée », des horodatages de chaque activité ainsi que de l’utilisateur ou du rôle qui exécute l’action. Ces données permettent de reconstituer le parcours de chaque facture.

Après l’extraction et le chargement initial des données, qui peuvent prendre de quelques jours à quelques semaines selon leur complexité, les premières cartes de processus et analyses sont souvent disponibles rapidement. Des résultats significatifs permettant d’identifier précisément les axes d’amélioration peuvent être obtenus en deux à quatre semaines.

Le Process Mining identifie les points précis de votre flux de travail de traitement des factures où surviennent les retards, empêchant les paiements dans les délais. En localisant ces goulots d’étranglement, souvent situés au niveau des étapes d’approbation ou de rapprochement, vous pouvez optimiser le processus et faire en sorte que les factures soient plus régulièrement payées dans les délais ouvrant droit à une remise.

Tout à fait. Le Process Mining vous permet de comparer l’exécution réelle de votre processus à des flux de travail idéaux ou conformes prédéfinis. Il met automatiquement en évidence chaque écart par rapport aux règles établies, comme les exceptions non approuvées ou les étapes ignorées, et fournit des éléments clairs pour les audits de conformité et les mesures correctives.

Oui, les outils de Process Mining sont conçus pour fonctionner avec des données réelles, qui peuvent présenter certaines imperfections. Des données plus propres produisent des analyses plus précises, mais la méthode peut tout de même révéler des tendances et des problèmes importants malgré une qualité de données moyenne. Le nettoyage et la préparation des données font souvent partie de la phase initiale.

Une initiative réussie repose généralement sur la collaboration entre les parties prenantes métier, qui apportent leur connaissance du processus, et les équipes informatiques ou chargées des données, responsables de l’extraction et de la préparation initiale. La plateforme de Process Mining est souvent facile à utiliser, ce qui réduit le besoin d’une expertise technique approfondie pendant l’analyse.

Les solutions de Process Mining sont généralement des plateformes d’analyse distinctes qui ingèrent les données extraites de Coupa. Elles ne modifient pas votre système Coupa, mais se connectent à lui en consommant les journaux d’événements, ce qui permet une analyse approfondie sans incidence sur les performances opérationnelles. Des connecteurs de données sont souvent disponibles pour simplifier l’extraction.

Atteignez une efficacité maximale : optimisez dès maintenant le traitement de vos factures P2P

Localisez les goulots d’étranglement et réduisez de 30 % la durée du cycle de traitement des factures.

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