> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu > Coupa

Zlepšete zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Zvyšte efektivitu v Coupa pomocí průvodce optimalizací v 6 krocích.

Stáhnout datovou šablonu

Zlepšete zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu

Coupa

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(11)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(5)

Zlepšete zpracování faktur v Coupa

Při ručním zpracování faktur mohou zůstávat skryté neefektivity, které vedou ke zpoždění plateb a problémům se shodou. Naše platforma vám pomůže přesně určit úzká místa a zefektivnit workflow. Zjistěte, kde je prostor ke zlepšení a jak zvýšit efektivitu provozu. Začněte svůj provoz optimalizovat ještě dnes.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat proces zpracování faktur v rámci Purchase to Pay

Zpracování faktur je důležitou součástí finančního zdraví a provozní efektivity vaší organizace. V procesu Purchase to Pay mohou neefektivní postupy při správě faktur vést k finančním ztrátám, napjatým vztahům s dodavateli a rizikům v oblasti shody. Ruční zpracování, roztříštěné workflow a nedostatek aktuálního přehledu v systémech, jako je Coupa, často způsobují opožděné platby, nevyužité slevy za včasnou úhradu a vyšší provozní náklady. Zlepšování zpracování faktur v rámci Purchase to Pay neznamená jen zrychlení práce. Jde o to, aby se tato důležitá finanční činnost stala strategickou výhodou, pomáhala efektivně řídit peněžní tok a podporovala dobré vztahy s dodavateli. Prvním krokem k těmto zlepšením je pochopit, jak zpracování faktur skutečně probíhá.

Jak process mining odhalí průběh zpracování faktur v Coupa

Process mining ukazuje skutečnou cestu každé faktury systémem Coupa, od jejího přijetí až po provedení platby. Analýzou záznamů událostí sestaví celý průběh zpracování faktur v rámci Purchase to Pay a ukáže, jak práce skutečně probíhá, nejen jak by probíhat měla. Jako jedinečný identifikátor případu používá číslo faktury, takže můžete sledovat cestu každé jednotlivé faktury. Podrobný přehled ukáže, kde se faktury zdržují, které kroky schvalování se často vynechávají nebo opakují a zda se blokace plateb za určitých podmínek správně nastavují a ruší. Můžete odhalit odchylky od pravidel, skrytá úzká místa prodlužující dobu zpracování faktur i skutečné nákladové dopady konkrétních odchylek. Tento přístup založený na datech nahrazuje domněnky konkrétními podklady pro cílené zlepšování procesu Purchase to Pay.

Kde lze zpracování faktur zlepšit

Process mining vám při analýze zpracování faktur v Coupa v rámci Purchase to Pay pomůže najít několik oblastí pro zlepšení:

Odhalení a odstranění úzkých míst: Snadno zjistíte, ve kterých fázích se faktury hromadí nebo zbytečně dlouho čekají, například kvůli zdlouhavému schvalování, opakovaným nesrovnalostem při párování nebo neefektivnímu účtování. Díky tomu můžete cíleně zkrátit celkovou dobu zpracování faktur.
Lepší shoda a omezení rizik: Odhalíte odchylky od zavedených postupů a platebních podmínek, které mohou znamenat porušení pravidel nebo podvodné jednání. Zjistíte, proč se některé faktury často zamítají nebo blokují k platbě, a můžete řešit příčiny dříve, než se problém opakuje.
Příležitosti k automatizaci: Najdete opakující se ruční úkony a časté chyby při zadávání dat, které lze zjednodušit nebo automatizovat. Finanční tým tak získá více času na důležitější práci, zvýší svou efektivitu a sníží náklady na ruční zpracování.
Lepší řízení pracovního kapitálu: Rychlejší zpracování faktur vám pomůže lépe řídit peněžní tok, využívat slevy za včasnou úhradu a vyhnout se poplatkům za pozdní platby. To přímo přispívá ke zlepšení pracovního kapitálu.
Jednodušší schvalování a párování: Analýzou schvalovacích hierarchií a úspěšnosti párování zjistíte, kde lze zjednodušit workflow, automatizovat běžné situace a omezit ruční zásahy.

Co přinese zlepšení zpracování faktur

Když na zpracování faktur v Coupa v rámci Purchase to Pay použijete process mining, můžete očekávat změny, které se projeví ve finančních i provozních výsledcích:

Kratší doba zpracování faktur: Odstraněním zjištěných úzkých míst a zjednodušením workflow můžete dobu od přijetí faktury po její zaplacení výrazně zkrátit, často o 30 % nebo více. Tím přímo řešíte otázku, jak zkrátit dobu zpracování faktur v rámci Purchase to Pay.
Nižší náklady na zpracování: Omezíte ruční práci a opakované zpracování a vyhnete se poplatkům za pozdní platby. Provoz Purchase to Pay tak bude nákladově efektivnější.
Lepší dodržování pravidel: Posílíte dodržování interních zásad i externích předpisů, snížíte rizika při auditu a zajistíte jednotný finanční dohled nad všemi fakturami.
Lepší vztahy s dodavateli: Díky včasným a předvídatelným platbám posílíte vztahy s dodavateli. Můžete tak získat výhodnější obchodní podmínky a přispět ke stabilitě dodavatelského řetězce.
Vyšší produktivita týmů: Finančním a nákupním týmům umožníte pracovat efektivněji a věnovat se úkolům s vyšší přidanou hodnotou a strategickým iniciativám místo řešení problémů na poslední chvíli. Tyto měřitelné přínosy ukazují hodnotu zlepšování procesů na základě dat.

Jak začít se změnou zpracování faktur v rámci Purchase to Pay

Zlepšování zpracování faktur v Coupa v rámci Purchase to Pay začíná pochopením současného stavu. Tato šablona pro process mining vám poskytne základ pro rychlé připojení dat z Coupa, zobrazení workflow zpracování faktur a nalezení konkrétních příležitostí ke zlepšení. Pomůže vám opřít rozhodování o skutečná data místo domněnek. Když odhalíte neefektivní postupy a zaměříte se na oblasti, které lze zlepšit, můžete dosáhnout výrazných přínosů a zajistit efektivnější, pravidlům odpovídající a nákladově úspornější provoz Purchase to Pay. Začněte zlepšovat zpracování faktur na základě dat a využijte naplno svou investici do Coupa.

Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu Ověření faktury Závazky vůči dodavatelům Proces P2P Schválení faktury Zpožděné platby Řízení shody Optimalizace pracovního kapitálu Vztahy s dodavateli Párování s objednávkou Od nákupu po platbu P2P Správa dodavatelů Párování faktur

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Neefektivní workflow schvalování faktur může výrazně zpozdit platby. Výsledkem jsou nevyužité slevy za včasnou úhradu, napjaté vztahy s dodavateli a případné poplatky za pozdní platby. To zhoršuje řízení pracovního kapitálu a zvyšuje náklady na zpracování faktur v rámci Purchase to Pay. ProcessMind analyzuje konkrétní cesty faktur systémem Coupa, ukáže, kde se schvalování zdržuje, a určí schvalovatele nebo oddělení, která způsobují úzká místa. Zároveň vyčíslí jejich dopad. Díky tomu můžete cíleně zlepšit workflow schvalování.

Ruční nebo chybné párování faktur s objednávkami často vede k výjimkám, jejichž řešení vyžaduje mnoho ruční práce. Tyto nesrovnalosti při zpracování faktur v rámci Purchase to Pay vážou zdroje a způsobují chyby, které prodlužují zpracování faktur odpovídajících pravidlům. ProcessMind zobrazí všechny odchylky od standardního postupu párování objednávek v Coupa a odhalí jejich příčiny, například chyby při zadávání dat nebo nepřesnosti v objednávkách. Pomůže určit, kde a proč problémy s párováním vznikají, abyste jim mohli předcházet.

Zpoždění při zpracování faktur od jejich přijetí až po konečnou úhradu často znamenají, že organizace nevyužijí slevy za včasnou úhradu, které dodavatelé nabízejí. To přímo snižuje ziskovost a zvyšuje skutečné náklady na zboží a služby v rámci Purchase to Pay. ProcessMind sleduje celý průběh každé faktury v Coupa, od události „Faktura přijata“ po „Platba provedena“, a určí konkrétní činnosti a prodlevy, které brání včasné úhradě. Díky tomu můžete upravit proces a využít dostupné úspory.

Pokud se faktury nezpracovávají podle zavedených firemních zásad nebo právních požadavků, může to vést k závěrům auditu, finančním sankcím a poškození pověsti. Dodržování pravidel v celém procesu zpracování faktur v rámci Purchase to Pay je důležité pro omezení rizik. ProcessMind automaticky odhalí všechny případy, kdy se zpracování faktur v Coupa odchyluje od předem stanovených pravidel nebo doporučených postupů, a označí kroky, které pravidlům neodpovídají. Získáte přehled o porušeních zásad i o tom, jak často k nim dochází.

Řešení výjimek a chyb při zpracování faktur, například chyb v účtování nebo zamítnutých faktur, zabírá mnoho času a zdrojů. Opakovaná ruční práce zvyšuje provozní náklady a odvádí zaměstnance od činností s vyšší přidanou hodnotou v rámci Purchase to Pay. ProcessMind v Coupa určí činnosti, které nejčastěji vedou k opakovanému zpracování, například „Vyřešena nesrovnalost při párování“ nebo „Faktura zamítnuta“, a vyčíslí jejich četnost a dopad. Pomůže odhalit příčiny těchto výjimek, abyste je mohli automatizovat nebo odstranit.

Pokud nemáte aktuální přehled o tom, v jaké fázi zpracování se každá faktura nachází, je obtížné odpovídat na dotazy dodavatelů a přesně plánovat peněžní tok. Nedostatek přehledu může vést k neefektivnímu provozu a horším rozhodnutím při zpracování faktur v rámci Purchase to Pay. ProcessMind sestaví celý průběh každé faktury v Coupa a poskytne přehled o procesu od přijetí až po platbu. Zobrazí všechny činnosti i jejich pořadí, takže budete mít jasný přehled o stavu faktur a úzkých místech.

Časté blokace faktur kvůli nesrovnalostem v množství nebo chybějícím dokladům výrazně narušují plán plateb a vyžadují další práci při řešení. Zpoždění mohou poškodit vztahy s dodavateli a zhoršit peněžní tok v rámci Purchase to Pay. ProcessMind v Coupa určí konkrétní činnosti a atributy, například „Nastavena blokace platby“ a „Důvod blokace platby“, které vedou k blokaci. Odhalí časté příčiny a pomůže zjednodušit řešení opakujících se problémů.

Různé, nezdokumentované postupy při zpracování faktur mohou vést k nepředvídatelné době zpracování, vyšší chybovosti a obtížnému zavádění osvědčených postupů. Nedostatečná standardizace snižuje efektivitu a kontrolu nad zpracováním faktur v rámci Purchase to Pay. ProcessMind zobrazí všechny skutečné varianty procesu v Coupa, určí nestandardní postupy a ukáže, jak často se používají. Pomůže odhalit neformální postupy a odchylky od zamýšleného standardu, abyste mohli proces sjednotit a zjednodušit.

Celková doba od události „Faktura přijata“ po „Platba provedena“ bývá často příliš dlouhá, i když se nezaměříme na konkrétní úzká místa. Dlouhé zpracování ovlivňuje pracovní kapitál, spokojenost dodavatelů i rozdělení interních zdrojů v rámci Purchase to Pay. ProcessMind vypočítá přesnou dobu každého kroku i celého procesu v Coupa a ukáže, kde se prodlevy sčítají. Poskytne přehled o průměrné době zpracování i odlehlých hodnotách, abyste mohli proces cíleně zrychlit.

Celkové náklady na zpracování každé faktury, včetně ruční práce, řešení výjimek a prodlev, mohou být nečekaně vysoké. Skryté neefektivity zvyšují provozní náklady na zpracování faktur v rámci Purchase to Pay. ProcessMind v Coupa odhalí neefektivní postupy a ruční zásahy, které zvyšují náklady na jednu fakturu, například nadbytečné schvalovací kroky nebo časté opakované zpracování. Vyčíslí jejich dopad, abyste mohli náklady cíleně snížit.

Časté prodlevy v platbách, nevyřešené nesrovnalosti nebo nedostatečný přehled o stavu faktur mohou vážně poškodit vztahy s důležitými dodavateli. To může ohrozit stabilitu dodavatelského řetězce i vaši vyjednávací pozici v rámci Purchase to Pay. ProcessMind pomůže odhalit příčiny nespokojenosti dodavatelů, například opakované pozdní platby nebo dlouhé řešení výjimek u konkrétních dodavatelů v Coupa. Ukáže problematické vzorce, které můžete řešit, a zlepší předvídatelnost plateb i komunikaci s dodavateli.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Cílem je zkrátit dobu od odeslání faktury ke schválení až po její konečné schválení. Tím se zlepší řízení peněžního toku, omezí poplatky za pozdní platby a posílí vztahy s dodavateli, což zvýší celkovou efektivitu Purchase to Pay. ProcessMind odhalí úzká místa ve workflow schvalování a určí konkrétní schvalovatele nebo kroky, které způsobují zpoždění. Analýzou délky činností a cest uživatelů najde neefektivní postupy. Organizace pak mohou v Coupa zavést rychlejší schvalování a během několika měsíců měřit zkrácení doby o 20 až 30 %.

Cílem je snížit počet faktur, které vyžadují ruční zásah kvůli nesouladu s příslušnou objednávkou. Méně výjimek znamená méně ruční práce, rychlejší zpracování a přesnější data v procesu Purchase to Pay. ProcessMind analyzuje příčiny nesrovnalostí při párování a odhalí časté chyby při vytváření objednávek nebo zadávání údajů z faktur. Ukáže dodavatele nebo kategorie produktů, u kterých problémy vznikají nejčastěji. Díky tomu můžete cíleně upravit nastavení Coupa nebo školení a snížit počet výjimek o 15 až 25 %.

Cílem je zvýšit podíl faktur, u kterých se podaří uplatnit dostupnou slevu za včasnou úhradu. Tím přímo snížíte náklady a zlepšíte řízení pracovního kapitálu. ProcessMind odhalí faktury, u kterých jste slevu nevyužili kvůli prodlevám při zpracování nebo přehlédnutým platebním podmínkám. Analýza celého průběhu faktur v Coupa ukáže, kde lze proces zrychlit a stihnout termíny pro slevu. Podíl uplatněných slev tak můžete zvýšit o 10 až 20 %.

Cílem je zajistit, aby se všechny faktury zpracovávaly v souladu s předem stanovenými interními zásadami a právními požadavky. Dodržování pravidel omezuje rizika, předchází podvodům a pomáhá připravit všechny transakce Purchase to Pay na audit. ProcessMind automaticky odhalí odchylky od zavedených postupů nebo pravidel, například neschválené výjimky či vynechané kroky. V Coupa zobrazí všechny varianty procesu, takže snadno najdete a napravíte postupy, které pravidlům neodpovídají. Míru shody tak můžete zvýšit o více než 95 %.

Cílem je omezit ruční práci při řešení běžných výjimek, například drobných nesrovnalostí v datech nebo chybějících údajů. Automatizace těchto úkonů uvolní zaměstnancům ruce pro složitější případy, zrychlí zpracování a sníží provozní náklady. ProcessMind určí nejčastější typy výjimek a jejich příčiny a ukáže, kde lze proces automatizovat. Odhalí opakované ruční zásahy v Coupa, které lze řešit cíleným nasazením robotické automatizace procesů (RPA). Ruční řešení výjimek tak můžete omezit o 30 až 40 %.

Cílem je poskytnout všem zúčastněným aktuální a přesné informace o průběhu faktury v celém cyklu Purchase to Pay. Lepší přehled omezí počet dotazů, umožní řešit problémy dříve a zpřesní finanční plánování. ProcessMind zobrazí celý průběh každé faktury, její aktuální stav, dobu strávenou v jednotlivých krocích i následující činnosti. Tyto informace vycházejí z dat událostí v Coupa a pomáhají týmům faktury aktivně sledovat a lépe o nich komunikovat. Počet dotazů na stav faktur tak můžete snížit o 20 %.

Cílem je určit a odstranit příčiny častých blokací plateb, aby se neopakovaly. Tím omezíte zpoždění plateb a poplatky za pozdní úhradu a posílíte vztahy s dodavateli. ProcessMind analyzuje historii blokací plateb, určí jejich časté příčiny a kroky, které jim předcházely. Odhalené vzorce a příčiny v procesu plateb v Coupa vám umožní přijmout cílená nápravná opatření a předcházet dalším blokacím. Cílem je snížit počet opakovaných blokací o 50 %.

Cílem je zajistit, aby všechny faktury procházely od přijetí po zaplacení jednotným a efektivním postupem. Omezíte tak rozdíly a zajistíte důsledné uplatňování osvědčených postupů. Standardizace zvyšuje efektivitu, snižuje chybovost a usnadňuje zaškolování nových zaměstnanců. ProcessMind odhalí všechny skutečné varianty procesu a ukáže odchylky od zamýšleného workflow. Organizace mohou porovnat různé cesty faktur v Coupa, určit neefektivní odchylky a zavést jednotný, optimalizovaný standardní postup.

Cílem je výrazně zkrátit celkovou dobu od přijetí faktury až po její zaplacení. Rychlejší zpracování zlepšuje peněžní tok, snižuje provozní náklady a zvyšuje celkovou efektivitu Purchase to Pay. ProcessMind zmapuje celý průběh faktury a odhalí kritické cesty, úzká místa i opakované zpracování, které prodlužují celý cyklus. Analýzou délky činností a předávání práce v Coupa určí, kde lze proces zjednodušit. Celkovou dobu zpracování tak můžete zkrátit o 15 až 20 % nebo více.

Cílem je snížit přímé i nepřímé náklady na zpracování každé faktury a omezit celkové provozní výdaje. Tím zlepšíte ziskovost i využití zdrojů v rámci procesu Purchase to Pay. ProcessMind odhalí neefektivní postupy, ruční zásahy a opakované zpracování, které zvyšují náklady. Vyčíslí dopad úzkých míst a odchylek na průběh zpracování faktur v Coupa, abyste mohli přijmout cílená opatření k úsporám. Cílem je snížit náklady na jednu fakturu o 10 až 15 %.

Cílem je posílit vztahy s dodavateli díky včasným a správným platbám a jasným informacím o stavu faktur. Spokojení dodavatelé častěji nabídnou výhodnější podmínky a udržují pevnější partnerství. ProcessMind odhalí prodlevy v platbách, časté blokace i nedostatky v komunikaci, které mají na dodavatele negativní dopad. Zlepšením zpracování faktur a plánování plateb v Coupa můžete zajistit spolehlivější platby a posílit důvěru dodavatelů. Výsledek lze měřit například nižším počtem dotazů dodavatelů a lepší zpětnou vazbou.

Šest kroků ke zlepšení zpracování faktur v rámci Purchase to Pay

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Použijte připravenou šablonu Excelu pro data o zpracování faktur v Coupa. Šablona zajistí správnou strukturu dat pro efektivní analýzu.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Standardizovaná struktura dat je důležitá pro přesný process mining. Předchází běžným chybám a usnadňuje načtení dat.

Očekávaný výsledek

Připravená datová šablona pro vaše data o zpracování faktur v Coupa.

CO ZÍSKÁTE

Získejte přehled o zpracování faktur v Coupa

ProcessMind ukáže skutečný průběh zpracování faktur v Coupa a pomůže určit každé zpoždění i odchylku. Přehledné vizualizace vám ukážou, kde vznikají neefektivity.

Zobrazte skutečné workflow zpracování faktur v Coupa
Rychle určete úzká místa při zpracování
Odhalte kroky zpracování faktur, které nejsou v souladu s pravidly
Zkraťte dobu zpracování faktur

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zrychlete zpracování faktur

Tyto výsledky ukazují, jaké úspory času a nákladů organizace obvykle dosahují při zlepšování procesu Purchase to Pay, zejména v systémech, jako je Coupa. Process mining odhalí úzká místa a odchylky, takže organizace mohou na základě dat zjednodušit workflow a omezit ruční práci.

0 %

Rychlejší schvalování faktur

Průměrné zkrácení doby schvalování

Když organizace odhalí a odstraní úzká místa ve workflow schvalování, faktury se schvalují rychleji. Tím se omezí prodlevy a zefektivní celý proces.

0 %

Více využitých slev za včasnou platbu

Nárůst uplatněných slev za platbu

Process mining odhalí nevyužité možnosti získat slevu za včasnou platbu tím, že upozorní na prodlevy při zpracování. Organizace pak mohou lépe načasovat platby a ušetřit.

0 %

Lepší dodržování procesů

Zlepšení dodržování standardního postupu

Porovnáním skutečného průběhu procesu s doporučeným postupem mohou organizace lépe dodržovat stanovená pravidla a zásady. Snižují tak rizika i počet zjištění při auditu.

0 %

Méně ručně řešených výjimek

Méně případů vyžadujících ruční zásah

Když organizace zjistí příčiny častých výjimek, například problémů při párování s objednávkou nebo blokací plateb, může cíleně upravit procesy a zavést automatizaci. Tím omezí ruční zpracování i související náklady.

0 %

Plynulejší zpracování faktur

Zkrácení celkové doby zpracování

Když organizace odhalí a odstraní prodlevy v celém procesu zpracování faktur, zrychlí jejich průchod. To přispívá k lepším vztahům s dodavateli i efektivnějšímu provozu.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným při nasazení.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a činnostmi. Analýzu pak podle potřeby rozšiřte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor faktury dodavatele. Slouží jako hlavní klíč pro sledování faktury během celého jejího životního cyklu.

Proč je to důležité

Jde o hlavní identifikátor případu, který propojuje všechny události jedné faktury a umožňuje souvislou analýzu procesu od začátku do konce.

Přesné časové razítko udávající, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.

Proč je to důležité

Poskytuje chronologické údaje potřebné k výpočtu všech dob trvání, dob průchodu procesem a čekání, které jsou základem analýzy výkonnosti.

Uživatel nebo systémový agent, který provedl aktivitu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, odhalit úzká místa způsobená konkrétními uživateli nebo týmy a posoudit výkon uživatelů i dodržování pravidel.

Název dodavatele, který fakturu odeslal.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit a analyzovat proces podle dodavatele, což pomáhá spravovat vztahy s dodavateli a odhalovat problémy týkající se konkrétních dodavatelů.

Celková peněžní hodnota faktury včetně daní a dalších poplatků.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý finanční kontext. Umožňuje analyzovat, jak se průběh procesu mění podle hodnoty faktury, a vyčíslit finanční dopad prodlev.

Datum, do kterého je třeba fakturu uhradit, aby nebyla po splatnosti.

Proč je to důležité

Jde o hlavní měřítko včasnosti plateb a je důležité pro správu vztahů s dodavateli i předcházení sankcím.

Identifikátor objednávky (PO), ke které se faktura vztahuje.

Proč je to důležité

Propojuje fakturu s nákupním procesem a umožňuje analyzovat účinnost párování s objednávkou i řešení nesrovnalostí.

Aktuální stav faktury v workflow zpracování.

Proč je to důležité

Poskytuje aktuální přehled o tom, kde se faktura ve workflow nachází. To je důležité pro provozní dashboardy a sledování stavu.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato aktivita označuje vytvoření záznamu faktury v systému Coupa. Událost se zaznamená při založení nového objektu faktury, ať už ručním zadáním, přes integrovanou síť dodavatelů, například Coupa Supplier Portal, nebo automatickým skenováním OCR.

Proč je to důležité

Jde o začátek životního cyklu faktury, který je důležitý pro měření celkové doby zpracování od začátku do konce. Slouží jako výchozí bod pro analýzu doby průchodu procesem a jeho propustnosti.

Označuje okamžik, kdy faktura po úvodních kontrolách vstoupí do formálního workflow schvalování. Událost se obvykle odvozuje ze změny stavu, která ukazuje, že faktura čeká na schválení jednoho či více schvalovatelů.

Proč je to důležité

Tato aktivita je výchozím bodem pro měření doby schvalování. Je důležitá při analýze úzkých míst ve schvalovací hierarchii a používá se v dashboardu „Analýza úzkých míst při schvalování faktur“.

Tato aktivita označuje úspěšné dokončení všech požadovaných kroků workflow schvalování faktury. Zaznamená se v historii schvalování, když poslední požadovaný schvalovatel fakturu schválí.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník ukončuje schvalování a umožňuje předat fakturu ke zpracování platby. Je nezbytný pro měření doby schvalování i celkové efektivity procesu.

Schválená faktura je označena jako připravená k úhradě a její finanční údaje se často předávají do externího systému ERP. Událost se obvykle odvozuje od příznaku stavu integrace nebo změny hlavního stavu faktury.

Proč je to důležité

Tento milník označuje předání zpracování z účtárny závazků týmu treasury nebo oddělení plateb. Prodlevy před tímto bodem ovlivňují efektivitu účtárny, zatímco prodlevy po něm mají dopad na treasury a vztahy s dodavateli.

Tato aktivita označuje poslední krok procesu, kdy se platba provede a odešle dodavateli. Zaznamenává se podle stavu souvisejícího záznamu platby v Coupa Payments nebo v integrovaném platebním systému.

Proč je to důležité

Jako konečný bod procesu je tato aktivita nezbytná pro výpočet celkové doby zpracování od začátku do konce a měření KPI „Míra včasných plateb“.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Co nám process mining ukáže o zpracování faktur v Coupa v rámci Purchase to Pay?

Process mining zobrazí skutečné cesty faktur systémem Coupa a odhalí odchylky, úzká místa i opakované zpracování. Pomůže najít příčiny pomalého schvalování, nesrovnalostí při párování objednávek a nevyužitých slev za včasnou úhradu. Získáte tak podklady pro zlepšení procesu založené na datech.

Jaká konkrétní data musíme z Coupa získat, abychom mohli pomocí process mining analyzovat faktury?

Potřebujete data ze záznamu událostí, která obsahují číslo faktury jako identifikátor případu, názvy činností, například „Faktura odeslána“ nebo „Faktura schválena“, časové údaje pro každou činnost a uživatele nebo roli, která ji provedla. Z těchto dat lze sestavit průběh každé faktury.

Za jak dlouho obvykle získáme první výsledky a využitelné poznatky z process mining?

Po získání a prvním načtení dat, které může podle jejich složitosti trvat několik dní až několik týdnů, bývají první mapy procesů a poznatky dostupné poměrně rychle. Konkrétní zjištění, která ukážou oblasti ke zlepšení a pomohou určit další kroky, lze získat během 2 až 4 týdnů.

Jak nám process mining konkrétně pomůže co nejvíce využít slevy za včasnou úhradu v Coupa?

Process mining určí, ve kterých místech workflow zpracování faktur dochází ke zpožděním, která brání včasným platbám. Když najdete tato úzká místa, často ve schvalování nebo při párování, můžete proces zjednodušit a častěji platit faktury včas, abyste využili dostupné slevy.

Pomůže nám process mining zajistit, aby zpracování faktur odpovídalo interním pravidlům a předpisům?

Ano. Process mining vám umožní porovnat skutečný průběh procesu s předem stanoveným ideálním postupem nebo postupem, který odpovídá pravidlům. Automaticky zvýrazní každou odchylku od zavedených pravidel, například neschválené výjimky nebo vynechané kroky. Získáte jasné podklady pro audity shody i nápravná opatření.

Je process mining účinný i tehdy, když data z Coupa nejsou úplná nebo dokonale vyčištěná?

Ano. Nástroje pro process mining jsou navržené pro práci s reálnými daty, která mohou obsahovat určité nedostatky. Čím kvalitnější data, tím přesnější poznatky, ale významné vzorce a problémy lze odhalit i při střední kvalitě dat. Počáteční fáze často zahrnuje čištění a přípravu dat.

Kolik práce musí interní tým věnovat úspěšnému projektu process mining?

Úspěšný projekt obvykle vyžaduje spolupráci mezi zástupci provozu, kteří znají proces, a IT nebo datovým týmem, který zajišťuje získání a počáteční přípravu dat. Samotná platforma pro process mining se obvykle snadno používá, takže při analýze není potřeba rozsáhlá technická odbornost.

Propojuje se process mining přímo s Coupa, nebo se obvykle používá jako samostatný analytický nástroj?

Řešení process mining obvykle fungují jako samostatné analytické platformy, které načítají data exportovaná z Coupa. Systém Coupa nijak nemění. Zpracovávají záznamy událostí, a umožňují tak podrobnou analýzu bez dopadu na provozní výkon. Extrakci dat často usnadňují dostupné datové konektory.

Zvyšte efektivitu zpracování faktur P2P

Najděte úzká místa a zkraťte dobu zpracování faktur o 30 %.

Začněte bezplatnou zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.