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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für die Rechnungsverarbeitung

Steigern Sie die Effizienz in Coupa mit unserem Leitfaden zur Optimierung in 6 Schritten.
Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für die Rechnungsverarbeitung
Purchase-to-Pay: Rechnungsverarbeitung
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Optimieren Sie die Rechnungsverarbeitung in Coupa

Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung bleiben Ineffizienzen oft unentdeckt. Das kann zu Zahlungsverzögerungen und Compliance-Herausforderungen führen. Unsere Plattform zeigt Ihnen genau, wo Engpässe liegen und wie Ihre Workflows ablaufen. Erfahren Sie, wo Verbesserungen möglich sind und wie Sie die betriebliche Effizienz steigern. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Abläufe.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess optimieren sollten

Die Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit und die operative Effizienz Ihrer Organisation. Im komplexen Purchase-to-Pay-Prozess können ineffiziente Abläufe bei der Rechnungsbearbeitung zu erheblichen finanziellen Verlusten, belasteten Lieferantenbeziehungen und Compliance-Risiken führen. Manuelle Bearbeitung, fragmentierte Workflows und fehlende Echtzeittransparenz in Systemen wie Coupa führen häufig zu verspäteten Zahlungen, verpassten Skonti und höheren Betriebskosten. Bei der Optimierung der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess geht es nicht nur darum, Abläufe zu beschleunigen. Sie machen damit eine zentrale Finanzfunktion zu einem strategischen Vorteil, steuern den Cashflow wirksam und stärken die Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Der erste Schritt zu diesen wichtigen Verbesserungen ist ein klares Bild davon, wie Ihre Rechnungsverarbeitung tatsächlich abläuft.

Wie Process Mining Coupa-Rechnungsworkflows sichtbar macht

Process Mining zeigt den tatsächlichen Weg jeder Rechnung durch Ihr Coupa-System, vom Eingang bis zur Zahlung. Anhand von Event Logs rekonstruiert Process Mining den vollständigen Ablauf der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess. So sehen Sie, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird und nicht nur, wie sie erledigt werden sollte. Die Rechnungsnummer dient als eindeutige Case-ID, mit der Sie den Weg jeder einzelnen Rechnung nachvollziehen können. Diese detaillierte Sicht zeigt, wo Rechnungen liegen bleiben, welche Freigabeschritte häufig übersprungen oder wiederholt werden und ob Zahlungssperren unter bestimmten Bedingungen konsequent gesetzt und aufgehoben werden. Sie erkennen Abweichungen von Compliance-Vorgaben, entdecken verborgene Engpässe, die die Durchlaufzeit von Rechnungen verlängern, und verstehen die tatsächlichen Kostentreiber bestimmter Abweichungen. Dieser datengetriebene Ansatz ersetzt Annahmen durch konkrete Belege für gezielte Verbesserungen im Purchase-to-Pay-Prozess.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung der Rechnungsverarbeitung

Mit Process Mining können Sie in der Rechnungsverarbeitung Ihres Coupa-Purchase-to-Pay-Prozesses mehrere wichtige Verbesserungsbereiche erschließen:

  • Engpässe erkennen und beheben: Erkennen Sie visuell, an welchen Stellen sich Rechnungen stauen oder übermäßig lange verzögern, etwa durch langwierige Freigaben, wiederkehrende Abweichungen beim Abgleich oder ineffiziente Kontierung. So können Sie gezielt eingreifen und die gesamte Durchlaufzeit von Rechnungen verkürzen.
  • Compliance stärken und Risiken mindern: Erkennen Sie Abweichungen von Standardvorgehensweisen und Zahlungsbedingungen und weisen Sie auf mögliche Compliance-Verstöße oder betrügerische Aktivitäten hin. Finden Sie heraus, warum bestimmte Rechnungen häufig abgelehnt oder mit einer Zahlungssperre versehen werden, und beheben Sie die Ursachen frühzeitig.
  • Automatisierungsmöglichkeiten erkennen: Finden Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben und häufige Eingabefehler, die sich vereinfachen oder vollständig automatisieren lassen. So kann sich Ihr Finanzteam auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, effizienter arbeiten und manuelle Bearbeitungskosten senken.
  • Working Capital optimieren: Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung beschleunigen, können Sie den Cashflow besser steuern, Skonti nutzen und Verzugsgebühren vermeiden. Das verbessert unmittelbar Ihr Working Capital.
  • Freigaben und Abgleich vereinfachen: Analysieren Sie Freigabehierarchien und Erfolgsquoten beim Abgleich. So erkennen Sie, wie sich Workflows vereinfachen, häufige Fälle intelligent automatisieren und manuelle Eingriffe reduzieren lassen.

Erwartete Ergebnisse einer optimierten Rechnungsverarbeitung

Wenn Sie Process Mining auf die Rechnungsverarbeitung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses in Coupa anwenden, können Sie mit deutlichen Verbesserungen Ihrer finanziellen und operativen Leistung rechnen:

  • Kürzere Durchlaufzeiten für Rechnungen: Verkürzen Sie die Zeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung erheblich, häufig um 30 % oder mehr, indem Sie erkannte Engpässe beseitigen und Workflows vereinfachen. Damit gehen Sie gezielt die Frage an, wie sich die Durchlaufzeit der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess verkürzen lässt.
  • Niedrigere Bearbeitungskosten: Senken Sie Kosten, indem Sie manuellen Aufwand und Nacharbeit reduzieren und Verzugsgebühren vermeiden. So wird Ihr Purchase-to-Pay-Prozess kosteneffizienter.
  • Bessere Compliance: Stärken Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Das senkt Prüfungsrisiken und sorgt für eine einheitliche Finanzsteuerung bei allen Rechnungsvorgängen.
  • Bessere Lieferantenbeziehungen: Stärken Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten durch pünktliche und planbare Zahlungen. Das kann zu besseren Konditionen und einer stabileren Lieferkette beitragen.
  • Höhere Produktivität im Team: Effizientere Abläufe geben Ihren Finanz- und Beschaffungsteams mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben und strategische Vorhaben statt für die reaktive Problemlösung. Diese messbaren Vorteile zeigen den Wert datengetriebener Prozessoptimierung.

So starten Sie die Transformation Ihrer Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung in Coupa ist ein klares Verständnis der aktuellen Abläufe. Dieses Process-Mining-Template bietet einen Rahmen, mit dem Sie Ihre Coupa-Daten schnell anbinden, Rechnungsworkflows visualisieren und konkrete Erkenntnisse gewinnen können. So treffen Sie Entscheidungen auf Basis tatsächlicher Daten statt auf Grundlage von Annahmen. Wenn Sie Ineffizienzen erkennen und sich auf wichtige Verbesserungsbereiche konzentrieren, können Sie erheblichen Mehrwert erzielen und Ihren Purchase-to-Pay-Prozess effizienter, regelkonformer und kostengünstiger gestalten. Beginnen Sie jetzt mit der datengetriebenen Transformation Ihrer Rechnungsverarbeitung und schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Coupa-Investition voll aus.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Ineffiziente Workflows für die Rechnungsfreigabe können Zahlungen erheblich verzögern. Dadurch entgehen Ihnen Skonti, Lieferantenbeziehungen werden belastet und es können Verzugsgebühren anfallen. Das bindet Working Capital und verursacht unnötige Kosten in der Rechnungsverarbeitung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind analysiert die genauen Wege, die Rechnungen durch Coupa nehmen. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen Freigaben ins Stocken geraten, welche Freigebenden oder Abteilungen Engpässe verursachen und welche Auswirkungen diese haben. So können Sie Freigabe-Workflows gezielt optimieren.

Wenn Rechnungen manuell oder fehlerhaft mit Bestellungen abgeglichen werden, entstehen häufig Ausnahmen, deren Klärung viel manuellen Aufwand erfordert. Diese Abweichungen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses binden Ressourcen und verursachen Fehler. Dadurch verlängert sich auch die Bearbeitungszeit regelkonformer Rechnungen. ProcessMind visualisiert alle Abweichungen vom standardmäßigen Bestellabgleich in Coupa und ermittelt deren Ursachen, etwa Eingabefehler oder ungenaue Bestelldaten. Die Plattform zeigt, wo und warum Probleme beim Abgleich auftreten, sodass Sie ihnen vorbeugen können.

Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung, vom Eingang bis zur Zahlung, führen häufig dazu, dass Unternehmen wertvolle Skonti ihrer Lieferanten nicht nutzen können. Das schmälert unmittelbar die Rentabilität und erhöht die tatsächlichen Kosten für Waren und Dienstleistungen im Purchase-to-Pay-Prozess. ProcessMind verfolgt den gesamten Ablauf jeder Rechnung in Coupa, von „Rechnung eingegangen“ bis „Zahlung ausgeführt“. So erkennen Sie, welche Aktivitäten und Verzögerungen eine pünktliche Zahlung verhindern und können Abläufe anpassen, um möglichst viele Skonti zu nutzen.

Werden Rechnungen nicht gemäß den geltenden Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben bearbeitet, kann das zu Prüfungsfeststellungen, finanziellen Sanktionen und Reputationsschäden führen. Die konsequente Einhaltung der Vorgaben während der gesamten Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess ist entscheidend, um Risiken zu mindern. ProcessMind erkennt automatisch alle Fälle, in denen die Rechnungsverarbeitung in Coupa von festgelegten Regeln oder optimalen Abläufen abweicht, und weist auf nicht regelkonforme Aktionen oder Schritte hin. So sehen Sie klar, welche Richtlinien verletzt werden und wie häufig.

Die Bearbeitung von Ausnahmen und Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung, etwa Kontierungsfehlern oder abgelehnten Rechnungen, kostet viel Zeit und bindet Ressourcen. Diese manuelle Nacharbeit erhöht die Betriebskosten und hält Mitarbeitende von wertschöpfenden Aufgaben im Purchase-to-Pay-Prozess ab. ProcessMind zeigt, bei welchen Aktivitäten die meisten Nacharbeitsschleifen entstehen, etwa bei „Abweichung beim Abgleich bearbeitet“ oder „Rechnung abgelehnt“, und quantifiziert deren Häufigkeit und Auswirkungen in Coupa. So erkennen Sie die Ursachen dieser Ausnahmen und können sie automatisieren oder beseitigen.

Ohne einen klaren Echtzeitüberblick über den Bearbeitungsstand jeder Rechnung können Beteiligte Anfragen von Lieferanten nur schwer beantworten und den Cashflow kaum zuverlässig prognostizieren. Diese fehlende Transparenz führt zu ineffizienten Abläufen und erschwert fundierte Entscheidungen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Weg jeder Rechnung durch Coupa und bietet einen vollständigen Überblick vom Eingang bis zur Zahlung. Die Plattform visualisiert alle Aktivitäten und ihre Reihenfolge. So sehen Sie den Rechnungsstatus und mögliche Engpässe transparent.

Wenn Rechnungen häufig wegen Mengenabweichungen oder fehlender Unterlagen für Zahlungen gesperrt werden, gerät der Zahlungsplan erheblich durcheinander und die Klärung erfordert zusätzlichen Aufwand. Solche Verzögerungen können Lieferantenbeziehungen und Cashflow im Purchase-to-Pay-Prozess beeinträchtigen. ProcessMind erkennt die Aktivitäten und Attribute, die in Coupa zu Zahlungssperren führen, etwa „Zahlungssperre gesetzt“ und „Grund der Zahlungssperre“. Die Plattform zeigt häufige Auslöser und wiederkehrende Probleme auf, damit Sie die Klärung vereinfachen können.

Mehrere nicht dokumentierte Varianten bei der Rechnungsverarbeitung führen zu unvorhersehbaren Durchlaufzeiten, mehr Fehlern und erschweren die einheitliche Anwendung bewährter Vorgehensweisen. Diese fehlende Standardisierung beeinträchtigt Effizienz und Kontrolle in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten, die Rechnungen in Coupa durchlaufen, und zeigt nicht standardisierte Abläufe sowie deren Häufigkeit. So werden inoffizielle Abläufe und Abweichungen vom vorgesehenen Sollprozess sichtbar. Das erleichtert die Standardisierung und Vereinfachung des Prozesses.

Die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zur Zahlung ist häufig zu lang, auch wenn kein einzelner Engpass dafür verantwortlich ist. Diese lange Durchlaufzeit beeinträchtigt das Working Capital, die Zufriedenheit der Lieferanten und die interne Ressourcenplanung in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind berechnet die genaue Dauer jedes Schritts und des gesamten Ablaufs in Coupa und zeigt, wo sich Verzögerungen summieren. Die datenbasierten Erkenntnisse zu durchschnittlichen und auffälligen Durchlaufzeiten ermöglichen gezielte Verbesserungen.

Die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Rechnung können unerwartet hoch sein. Dazu zählen der Aufwand für manuelle Aufgaben, die Klärung von Ausnahmen und Verzögerungen. Nicht erkannte Ineffizienzen treiben die Betriebskosten in der Rechnungsverarbeitung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses in die Höhe. ProcessMind zeigt verborgene Ineffizienzen und manuelle Arbeitsschritte in Coupa, die die Kosten pro Rechnung erhöhen, etwa übermäßig viele Freigabeschritte oder häufige Nacharbeitsschleifen. Die Plattform quantifiziert die Auswirkungen und schafft damit eine Grundlage für gezielte Kostensenkungen.

Häufige Zahlungsverzögerungen, ungeklärte Abweichungen oder fehlende Transparenz zum Rechnungsstatus können die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten erheblich belasten. Das kann die Stabilität der Lieferkette und Ihre Verhandlungsposition im Purchase-to-Pay-Prozess beeinträchtigen. ProcessMind zeigt die Ursachen für die Unzufriedenheit von Lieferanten, etwa wiederholt verspätete Zahlungen oder langwierige Klärungen bei bestimmten Lieferanten in Coupa. So erkennen Sie problematische Muster und können die Zusammenarbeit sowie die Planbarkeit von Zahlungen verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit vom Beginn der Rechnungsfreigabe bis zur endgültigen Freigabe zu verkürzen. Das verbessert unmittelbar die Cashflow-Steuerung, senkt Verzugsgebühren und stärkt die Beziehungen zu Lieferanten. ProcessMind zeigt Engpässe im Freigabe-Workflow und ermittelt, welche Freigebenden oder Schritte Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Benutzerpfaden erkennen Sie Ineffizienzen. So können Sie in Coupa schnellere Freigabeprozesse einführen und die Durchlaufzeit innerhalb weniger Monate um 20 bis 30 % senken.

Ziel ist es, die Zahl der Rechnungen zu senken, die wegen Abweichungen zwischen Rechnung und zugehöriger Bestellung manuell bearbeitet werden müssen. Weniger Ausnahmen bedeuten weniger manuellen Aufwand, eine schnellere Bearbeitung und genauere Daten im Purchase-to-Pay-Prozess. ProcessMind analysiert die Ursachen von Abweichungen beim Abgleich und zeigt häufige Fehler bei der Erstellung von Bestellungen oder der Erfassung von Rechnungsdaten. Die Plattform weist auf Lieferanten oder Produktkategorien mit besonders vielen Problemen hin. So können Sie Coupa gezielt konfigurieren oder Mitarbeitende schulen und die Zahl der Ausnahmen um 15 bis 25 % senken.

Ziel ist es, den Anteil der Rechnungen zu erhöhen, bei denen verfügbare Skonti tatsächlich genutzt werden. Das senkt Kosten und verbessert die Steuerung des Working Capital. ProcessMind erkennt Rechnungen, bei denen Skonti wegen Verzögerungen in der Bearbeitung oder übersehener Zahlungsbedingungen verpasst wurden. Die Analyse des gesamten Rechnungsablaufs in Coupa zeigt, an welchen Stellen Sie Prozesse beschleunigen müssen, um Skontofristen einzuhalten. So können Sie den Anteil genutzter Skonti möglicherweise um 10 bis 20 % erhöhen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten bei der Rechnungsverarbeitung den festgelegten internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Hohe Compliance-Standards mindern Risiken, beugen Betrug vor und sorgen dafür, dass alle Vorgänge im Purchase-to-Pay-Prozess prüfungsbereit dokumentiert sind. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von Standardvorgehensweisen oder festgelegten Compliance-Regeln, etwa nicht autorisierte Freigaben oder übersprungene Schritte. Eine visuelle Darstellung aller Prozessvarianten in Coupa erleichtert es, nicht regelkonforme Abläufe zu erkennen und zu korrigieren. So lässt sich die Compliance-Quote um mehr als 95 % verbessern.

Ziel ist es, den manuellen Aufwand für häufige Ausnahmen bei der Rechnungsverarbeitung zu verringern, etwa bei geringfügigen Datenabweichungen oder fehlenden Angaben. Durch die Automatisierung solcher Aufgaben können sich Mitarbeitende auf komplexere Fälle konzentrieren. Das beschleunigt die Bearbeitung und senkt die Betriebskosten. ProcessMind zeigt die häufigsten Ausnahmen und ihre Ursachen auf und macht Automatisierungsmöglichkeiten sichtbar. Die Plattform erkennt wiederkehrende manuelle Eingriffe in Coupa und ermöglicht gezielte Implementierungen robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA). So lässt sich der manuelle Aufwand für die Bearbeitung von Ausnahmen um 30 bis 40 % senken.

Ziel ist es, Beteiligten jederzeit genaue Informationen zum Fortschritt einer Rechnung im gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus bereitzustellen. Mehr Transparenz verringert Rückfragen, ermöglicht eine frühzeitige Klärung von Problemen und verbessert die Finanzplanung. ProcessMind zeigt den gesamten Weg jeder Rechnung dynamisch an, einschließlich des aktuellen Status, der Dauer jedes Schritts und der nächsten Aktivitäten. Diese aus Coupa-Ereignisdaten gewonnenen Erkenntnisse helfen Teams, Rechnungen vorausschauend zu verfolgen und die Kommunikation deutlich zu verbessern. So lässt sich die Zahl der Statusanfragen um 20 % senken.

Ziel ist es, die Ursachen häufiger Zahlungssperren zu erkennen und zu beheben, damit sie nicht erneut auftreten. Das senkt Zahlungsverzögerungen und Verzugsgebühren und stärkt die Beziehungen zu Lieferanten. ProcessMind analysiert den Verlauf von Zahlungssperren, ermittelt häufige Gründe und zeigt, welche Schritte ihnen vorausgehen. Die Plattform macht Muster und Ursachen im Zahlungsprozess von Coupa sichtbar. So können Sie gezielte Korrekturmaßnahmen ergreifen und wiederkehrende Zahlungssperren um 50 % reduzieren.

Ziel ist es, alle Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung auf einem einheitlichen, optimierten Weg zu bearbeiten und bewährte Vorgehensweisen konsequent anzuwenden. Standardisierte Abläufe steigern die Effizienz, verringern Fehler und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. ProcessMind ermittelt alle tatsächlichen Prozessvarianten und zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Workflow. Sie können die verschiedenen Wege von Rechnungen in Coupa vergleichen, ineffiziente Abweichungen erkennen und einen einheitlichen, optimierten Standardprozess in der gesamten Organisation etablieren.

Ziel ist es, die gesamte Zeit vom Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung deutlich zu verkürzen. Eine schnellere Bearbeitung verbessert den Cashflow, senkt Betriebskosten und steigert die Effizienz des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind bildet den gesamten Weg einer Rechnung ab und zeigt kritische Pfade, Engpässe und Nacharbeitsschleifen, die den Ablauf verlängern. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Übergaben in Coupa erkennt die Plattform Möglichkeiten zur Vereinfachung. So lässt sich die gesamte Durchlaufzeit um 15 bis 20 % oder mehr senken.

Ziel ist es, die direkten und indirekten Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung und damit die gesamten Betriebskosten zu senken. Das verbessert die Rentabilität und den Ressourceneinsatz im Purchase-to-Pay-Bereich. ProcessMind zeigt Ineffizienzen, manuelle Arbeitsschritte und Nacharbeit auf, die die Bearbeitungskosten erhöhen. Die Plattform quantifiziert, wie sich Engpässe und Abweichungen auf den Rechnungsablauf in Coupa auswirken. So können Sie gezielte Kostensenkungsmaßnahmen ergreifen und die Kosten pro Rechnung um 10 bis 15 % senken.

Ziel ist es, die Beziehungen zu Lieferanten durch pünktliche, korrekte Zahlungen und klare Informationen zum Rechnungsstatus zu stärken. Zufriedene Lieferanten bieten eher bessere Konditionen und pflegen langfristige Partnerschaften. ProcessMind zeigt Zahlungsverzögerungen, häufige Zahlungssperren und Kommunikationslücken auf, die Lieferanten beeinträchtigen. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung und Zahlungsplanung in Coupa optimieren, können Sie zuverlässiger zahlen und das Vertrauen Ihrer Lieferanten stärken. Weniger Rückfragen und besseres Feedback machen die Fortschritte messbar.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

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Template herunterladen
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Daten exportieren
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Datensatz hochladen
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Prozess analysieren
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Verbesserungen umsetzen
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Prozess überwachen
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Template herunterladen

Was zu tun ist

Verwenden Sie das vorformatierte Excel-Template für Rechnungsverarbeitungsdaten aus Coupa. Damit sind Ihre Daten für eine effiziente Analyse korrekt strukturiert.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für präzises Process Mining. Sie beugt häufigen Fehlern vor und sorgt für einen reibungslosen Datenimport.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsatzbereites Datentemplate, speziell für Ihre Rechnungsverarbeitungsdaten aus Coupa.

DAS ERWARTET SIE

Optimieren Sie die Rechnungsverarbeitung in Coupa mit klaren Prozessansichten

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Rechnungsverarbeitung in Coupa und macht Verzögerungen und Abweichungen sichtbar. Klare Visualisierungen zeigen Ihnen, an welchen Stellen Ineffizienzen entstehen.
  • Tatsächliche Rechnungs-Workflows in Coupa visualisieren
  • Engpässe in der Verarbeitung schnell erkennen
  • Nicht konforme Schritte bei der Rechnungsverarbeitung erkennen
  • Zykluszeiten der Rechnungsverarbeitung verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Rechnungen effizienter verarbeiten

Diese Ergebnisse zeigen, welche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen Unternehmen typischerweise durch die Optimierung der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess erzielen, insbesondere in Systemen wie Coupa. Process Mining macht Engpässe und Abweichungen sichtbar und ermöglicht datengetriebene Verbesserungen, die Workflows vereinfachen und den manuellen Aufwand verringern.

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Rechnungen schneller freigeben

Durchschnittliche Verkürzung der Freigabezeit

Wenn Unternehmen Engpässe im Freigabe-Workflow erkennen und beseitigen, können sie Rechnungen deutlich schneller freigeben. Das verringert Verzögerungen und steigert die Effizienz.
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Mehr Skonto nutzen

Höhere Ausschöpfung von Skonti

Process Mining macht ungenutzte Skontomöglichkeiten sichtbar, indem es verzögerte Bearbeitungsschritte aufzeigt. So können Unternehmen den Zahlungszeitpunkt optimieren und Kosten sparen.
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Höhere Prozesskonformität

Verbesserung der Einhaltung des Sollprozesses

Wenn Unternehmen die tatsächlichen Prozessabläufe mit den vorgesehenen Abläufen vergleichen, können sie die Einhaltung festgelegter Regeln und Richtlinien verbessern. Das senkt Risiken und reduziert Beanstandungen bei Audits.
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Weniger manuelle Ausnahmen

Weniger manueller Aufwand

Wer die Ursachen häufiger Ausnahmen erkennt, etwa Probleme beim Bestellabgleich oder Zahlungssperren, kann gezielt automatisieren und Prozesse anpassen. Das verringert den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Kosten deutlich.
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Rechnungen effizienter bearbeiten

Verkürzung der Durchlaufzeit von Anfang bis Ende

Wenn Unternehmen Verzögerungen im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess erkennen und beseitigen, können sie Rechnungen schneller bearbeiten. Das verbessert die Beziehungen zu Lieferanten und die operative Effizienz.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten. Erweitern Sie die Analyse anschließend nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung der Lieferantenrechnung. Sie dient als primärer Schlüssel, um die Rechnung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verfolgen.

Warum das wichtig ist

Die Rechnungsnummer ist die zentrale Case-Kennung. Sie verknüpft alle Ereignisse einer Rechnung und ermöglicht eine zusammenhängende Prozessanalyse von Anfang bis Ende.

Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Die chronologischen Daten ermöglichen die Berechnung aller Dauern, Durchlaufzeiten und Wartezeiten. Sie sind eine wesentliche Grundlage für die Leistungsanalyse.

Der Benutzer oder Systemagent, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung, zeigt durch bestimmte Benutzer oder Teams verursachte Engpässe auf und unterstützt die Bewertung von Benutzerleistung und Compliance.

Der Name des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht die Aufschlüsselung und Analyse des Prozesses nach Lieferanten. Das ist wichtig für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und das Erkennen lieferantenspezifischer Probleme.

Der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Steuern und sonstiger Kosten.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen finanziellen Kontext. Damit lässt sich analysieren, wie sich das Prozessverhalten je nach Rechnungsbetrag ändert und welche finanziellen Folgen Verzögerungen haben.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, damit sie nicht überfällig wird.

Warum das wichtig ist

Das Zahlungsziel ist der wichtigste Maßstab für die Pünktlichkeit von Zahlungen. Es ist entscheidend für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Vermeidung von Strafgebühren.

Die Kennung der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht.

Warum das wichtig ist

Das Attribut verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse der Effizienz des Bestellabgleichs und der Bearbeitung von Abweichungen.

Der aktuelle Status der Rechnung im Bearbeitungs-Workflow.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt in Echtzeit, an welcher Stelle des Workflows sich eine Rechnung befindet. Das ist wichtig für operative Dashboards und die Statusverfolgung.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Anlage eines Rechnungssatzes in Coupa. Das Ereignis wird erfasst, wenn ein neues Rechnungsobjekt angelegt wird, entweder durch manuelle Eingabe, über ein integriertes Lieferantennetzwerk wie das Coupa Supplier Portal oder durch automatisierte OCR-Erfassung.

Warum das wichtig ist

Als Beginn des Rechnungslebenszyklus ist diese Aktivität entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit zu messen. Sie bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Analysen von Durchlaufzeit und Durchsatz.

Dieses Ereignis markiert den Zeitpunkt, zu dem eine Rechnung nach den ersten Prüfungen an einen formellen Freigabe-Workflow übergeben wird. Es wird in der Regel aus einer Statusänderung abgeleitet, die anzeigt, dass ein oder mehrere Freigebende tätig werden müssen.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den Ausgangspunkt für die Messung der Freigabezeit. Sie ist entscheidend, um Engpässe in der Freigabehierarchie zu analysieren, und fließt in das Dashboard „Engpassanalyse bei der Rechnungsfreigabe“ ein.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Rechnung alle erforderlichen Schritte im Freigabe-Workflow erfolgreich durchlaufen hat. Sie wird anhand der Freigabehistorie erfasst, wenn der letzte erforderliche Freigebende zustimmt.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein beendet den Freigabezyklus und gibt die Rechnung für die Zahlungsabwicklung frei. Er ist entscheidend, um die Freigabedauer und die Effizienz des Gesamtprozesses zu messen.

Die freigegebene Rechnung wird als zahlungsbereit gekennzeichnet. Ihre Finanzdaten werden häufig an ein externes ERP-System übertragen. Das Ereignis wird in der Regel aus einem Integrationsstatus oder einer Änderung des Hauptstatus der Rechnung abgeleitet.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert die Übergabe von der Kreditorenbuchhaltung an den Zahlungsverkehr. Verzögerungen davor beeinträchtigen die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung, Verzögerungen danach den Zahlungsverkehr und die Beziehungen zu Lieferanten.

Diese Aktivität markiert den letzten Prozessschritt: Die Zahlung wird ausgeführt und an den Lieferanten gesendet. Sie wird anhand des Status des zugehörigen Zahlungsdatensatzes in Coupa Payments oder einem integrierten Zahlungssystem erfasst.

Warum das wichtig ist

Als endgültiger Prozessabschluss ist diese Aktivität entscheidend, um die vollständige Durchlaufzeit von Anfang bis Ende und die KPI „Pünktliche Zahlungsquote“ zu berechnen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert die tatsächlichen Wege, die Rechnungen in Coupa durchlaufen, und zeigt Abweichungen, Engpässe und Nacharbeitsschleifen. Die Analyse ermittelt die Ursachen langsamer Freigaben, von Abweichungen beim Bestellabgleich und verpassten Skonti. So erhalten Sie datenbasierte Erkenntnisse für gezielte Optimierungen.

Für den Einstieg benötigen Sie Event-Log-Daten mit der Rechnungsnummer als Case-ID, Aktivitätsnamen wie „Rechnung eingereicht“ oder „Rechnung freigegeben“, den Timestamp jeder Aktivität sowie den Benutzer oder die Rolle, der beziehungsweise die die Aktion ausgeführt hat. Anhand dieser Daten lässt sich der Weg jeder Rechnung rekonstruieren.

Nach dem Datenexport und dem ersten Laden, das je nach Komplexität der Daten einige Tage bis wenige Wochen dauern kann, stehen erste Prozessmodelle und Erkenntnisse häufig schnell zur Verfügung. Aussagekräftige Ergebnisse mit konkreten Verbesserungsansätzen lassen sich oft innerhalb von 2 bis 4 Wochen ermitteln.

Process Mining zeigt genau, an welchen Stellen im Rechnungsworkflow Verzögerungen eine pünktliche Zahlung verhindern. Wenn Sie diese Engpässe erkennen, häufig bei Freigaben oder beim Abgleich, können Sie den Prozess vereinfachen und Rechnungen zuverlässiger innerhalb der Skontofristen bezahlen.

Ja. Mit Process Mining können Sie die tatsächliche Prozessausführung mit festgelegten Sollprozessen oder regelkonformen Workflows vergleichen. Die Plattform hebt jede Abweichung von den geltenden Regeln automatisch hervor, etwa nicht freigegebene Ausnahmen oder übersprungene Schritte. So erhalten Sie klare Belege für Compliance-Prüfungen und Korrekturmaßnahmen.

Ja. Process-Mining-Tools sind für reale Daten ausgelegt, die auch Unvollkommenheiten aufweisen können. Eine höhere Datenqualität ermöglicht präzisere Erkenntnisse, doch auch bei mäßiger Datenqualität lassen sich wichtige Muster und Probleme erkennen. Die Datenbereinigung und -aufbereitung gehören häufig zur Anfangsphase.

Ein erfolgreiches Vorhaben erfordert in der Regel die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, die Prozesswissen einbringen, und IT- oder Datenteams, die für den Datenexport und die erste Aufbereitung zuständig sind. Die Process-Mining-Plattform ist häufig einfach zu bedienen, sodass für die Analyse keine umfassenden technischen Kenntnisse erforderlich sind.

Process-Mining-Lösungen sind in der Regel separate Analyseplattformen, die aus Coupa extrahierte Daten einlesen. Sie verändern Ihr Coupa-System nicht, sondern analysieren die Event Logs. So sind detaillierte Auswertungen möglich, ohne den operativen Betrieb zu beeinträchtigen. Datenkonnektoren vereinfachen häufig die Extraktion.

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