> Kontinuierliche Prozessoptimierung > Einkauf zu Zahlung Rechnungsverarbeitung > Coupa

Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung

Effizienz in Coupa freisetzen mit unserem 6-Schritte-Optimierungsleitfaden.
Datenvorlage herunterladen
Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Coupa Rechnungsverarbeitung für höchste Effizienz optimieren

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kann Ineffizienzen verbergen, die zu Zahlungsverzögerungen und Compliance-Herausforderungen führen. Unsere Plattform hilft Ihnen, Engpässe präzise zu identifizieren und Ihre Workflows zu optimieren. Entdecken Sie, wie Sie Verbesserungsbereiche erkennen und Ihre operative Effizienz steigern können. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Abläufe.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung optimieren

Die Rechnungsverarbeitung ist ein Eckpfeiler der finanziellen Gesundheit und operativen Effizienz Ihres Unternehmens. Im komplexen Umfeld von Purchase to Pay können Ineffizienzen bei der Rechnungsverwaltung zu erheblichen finanziellen Verlusten, angespannten Lieferantenbeziehungen und Compliance-Risiken führen. Manuelle Bearbeitung, fragmentierte Workflows und ein Mangel an Echtzeit-Transparenz in Systemen wie Coupa führen oft zu Zahlungsverzögerungen, verpassten Skonti und erhöhten Betriebskosten. Die Optimierung Ihrer Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung geht nicht nur darum, Dinge zu beschleunigen; es geht darum, eine kritische Finanzfunktion in einen strategischen Vorteil zu verwandeln, um sicherzustellen, dass der Cashflow effektiv verwaltet wird und starke Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufrechterhalten werden. Das Verständnis des tatsächlichen Ist-Zustands Ihrer Rechnungsverarbeitung ist der erste Schritt zur Erreichung dieser entscheidenden Verbesserungen.

Wie Process Mining Coupa-Rechnungsworkflows beleuchtet

Process Mining bietet eine unvergleichliche Perspektive auf den tatsächlichen Weg jeder Rechnung in Ihrem Coupa-System, vom ersten Eingang bis zur endgültigen Zahlungsabwicklung. Durch die Analyse von Event Logs rekonstruiert Process Mining den vollständigen, End-to-End-Fluss Ihrer Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung und deckt präzise auf, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird, nicht nur, wie sie erledigt werden sollte. Es verwendet die Rechnungsnummer als eindeutigen Case-Identifikator, sodass Sie den Pfad jeder einzelnen Rechnung verfolgen können. Diese detaillierte Ansicht zeigt genau, wo Rechnungen stecken bleiben, welche Genehmigungsschritte häufig übersprungen oder neu bearbeitet werden und ob Zahlungssperren unter bestimmten Bedingungen konsequent angewendet und wieder aufgehoben werden. Sie können nicht-konforme Prozessvarianten identifizieren, versteckte Engpässe aufdecken, die die Rechnungsdurchlaufzeit verlängern, und die wahren Kostentreiber identifizieren, die mit spezifischen Abweichungen verbunden sind. Dieser datengestützte Ansatz geht über Annahmen hinaus und liefert konkrete Beweise für eine gezielte Purchase to Pay-Prozessoptimierung.

Wichtige Verbesserungsbereiche in der Rechnungsverarbeitung

Der Einsatz von Process Mining für Ihre Coupa Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung eröffnet mehrere kritische Verbesserungsbereiche:

  • Engpasserkennung und -behebung: Identifizieren Sie visuell spezifische Phasen, in denen sich Rechnungen ansammeln oder übermäßige Verzögerungen auftreten, wie z.B. verlängerte Genehmigungszyklen, wiederkehrende Abweichungen beim Abgleich oder ineffiziente Kodierungsprozesse. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, um die gesamte Rechnungsdurchlaufzeit zu verkürzen.
  • Verbesserte Compliance und Risikominderung: Erkennen Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen und Zahlungsbedingungen und kennzeichnen Sie potenzielle Compliance-Verstöße oder sogar betrügerische Aktivitäten. Verstehen Sie, warum bestimmte Rechnungen häufig abgelehnt werden oder Zahlungssperren unterliegen, und können Sie so proaktiv die Ursachen angehen.
  • Automatisierungspotenziale: Ermitteln Sie repetitive manuelle Aufgaben oder häufige Dateneingabefehler, die optimiert oder vollständig automatisiert werden könnten. Dies entlastet Ihr Finanzteam, sodass es sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren kann, wodurch die Effizienz steigt und die Kosten für die manuelle Bearbeitung sinken.
  • Optimierung des Working Capital: Durch die Beschleunigung des Rechnungsverarbeitungszyklus können Sie den Cashflow besser verwalten, Skonti nutzen und Verzugsgebühren vermeiden, was direkt zur Verbesserung des Working Capital beiträgt.
  • Optimierte Genehmigungen und Abgleiche: Analysieren Sie Genehmigungshierarchien und Erfolgsraten beim Abgleich, um Möglichkeiten zur Vereinfachung von Workflows, zur Implementierung intelligenter Automatisierung für gängige Szenarien und zur Reduzierung manueller Eingriffe zu identifizieren.

Erwartete Ergebnisse der optimierten Rechnungsverarbeitung

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihre Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung in Coupa können Sie transformative Ergebnisse erwarten, die Ihre finanzielle und operative Leistung erheblich beeinflussen:

  • Verkürzte Rechnungsdurchlaufzeit: Reduzieren Sie die Zeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung drastisch, oft um 30 % oder mehr, indem Sie identifizierte Engpässe eliminieren und Workflows optimieren. Dies adressiert direkt die Frage „wie die Durchlaufzeit der Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung reduziert werden kann“.
  • Geringere Verarbeitungskosten: Erreichen Sie erhebliche Kosteneinsparungen durch die Reduzierung des manuellen Aufwands, die Minimierung von Nacharbeit und die Vermeidung von Verzugsgebühren. Dies führt zu einem kosteneffizienteren Purchase to Pay-Betrieb.
  • Verbesserte Compliance-Position: Stärken Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, reduzieren Sie Audit-Risiken und stellen Sie eine konsistente Finanzgovernance bei allen Rechnungsgeschäften sicher.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Fördern Sie stärkere, zuverlässigere Beziehungen zu Ihren Lieferanten durch pünktliche und vorhersehbare Zahlungen, was potenziell zu besseren Verhandlungskonditionen und einer verbesserten Lieferkettenstabilität führen kann.
  • Erhöhte Teamproduktivität: Ermöglichen Sie Ihre Finanz- und Beschaffungsteams mit effizienteren Prozessen, damit sie sich auf höherwertige Aufgaben und strategische Initiativen konzentrieren können, anstatt auf reaktive Problemlösungen. Diese messbaren Vorteile unterstreichen den Wert der datengestützten Prozessoptimierung.

Starten Sie die Transformation Ihrer Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung

Der Weg zur Optimierung Ihrer Purchase to Pay – Rechnungsverarbeitung innerhalb von Coupa beginnt mit dem Verständnis Ihrer aktuellen Realität. Dieses Process Mining Template bietet den Rahmen, um schnell eine Verbindung zu Ihren Coupa-Daten herzustellen, Ihre Rechnungsverarbeitungs-Workflows zu visualisieren und umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Es ermöglicht Ihnen, über Annahmen hinauszugehen und empirische Daten zu nutzen, um wirkungsvolle Änderungen voranzutreiben. Durch die Identifizierung von Ineffizienzen und die Konzentration auf wichtige Verbesserungsbereiche können Sie einen erheblichen Wert freisetzen, der zu einem effizienteren, konformeren und kostengünstigeren Purchase to Pay-Betrieb führt. Machen Sie den ersten Schritt zu einer datengestützten Transformation Ihrer Rechnungsverarbeitung und realisieren Sie das volle Potenzial Ihrer Coupa-Investition.

Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung Rechnungsprüfung Kreditorenbuchhaltung `P2P-Prozess` Rechnungsfreigabe Zahlungsverzögerungen Compliance-Management Working Capital Optimierung Lieferantenbeziehungen Bestellabgleich

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Ineffiziente Genehmigungs-Workflows für Rechnungen können Zahlungen erheblich verzögern, was zu verpassten Skonti, angespannten Lieferantenbeziehungen und potenziellen Verzugsgebühren führt. Dies beeinträchtigt das Working Capital und verursacht unnötige Kosten in Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung. ProcessMind analysiert die genauen Wege, die Rechnungen durch Coupa nehmen, und zeigt auf, wo Genehmigungen ins Stocken geraten. Es identifiziert spezifische Genehmiger oder Abteilungen, die Engpässe verursachen, und quantifiziert deren Auswirkungen. Dies ermöglicht eine gezielte Optimierung der Genehmigungs-Workflows.

Der manuelle oder fehlerhafte Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen führt oft zu Ausnahmen, die einen erheblichen manuellen Aufwand zur Lösung erfordern. Diese Abweichungen in der Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung binden Ressourcen und führen zu Fehlern, wodurch die Bearbeitungszeit für konforme Rechnungen verlängert wird. ProcessMind visualisiert alle Abweichungen vom standardmäßigen Bestellabgleichsprozess in Coupa und identifiziert die Grundursachen für Diskrepanzen, wie z.B. Dateneingabefehler oder Ungenauigkeiten in der Bestellung. Es hilft, genau zu bestimmen, wo und warum Abgleichsprobleme auftreten, und ermöglicht so eine proaktive Prävention.

Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung, führen oft dazu, dass Unternehmen wertvolle Skonti von Lieferanten nicht nutzen können. Dies beeinträchtigt direkt die Rentabilität und erhöht die tatsächlichen Kosten für Waren und Dienstleistungen in Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung. ProcessMind verfolgt den genauen Lebenszyklus jeder Rechnung in Coupa, vom „Rechnungseingang“ bis zur „Zahlung ausgeführt“, und identifiziert die spezifischen Aktivitäten und Verzögerungen, die pünktliche Zahlungen verhindern. Dies ermöglicht Prozessanpassungen, um maximale Einsparungen zu erzielen.

Rechnungen, die nicht gemäß etablierten Unternehmensrichtlinien oder regulatorischen Anforderungen verarbeitet werden, können zu Prüfungsfeststellungen, finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen. Die strikte Einhaltung während der gesamten Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für die Risikominderung. ProcessMind erkennt automatisch alle Fälle, in denen die Rechnungsverarbeitung in Coupa von vordefinierten Regeln oder optimalen Pfaden abweicht, und kennzeichnet nicht-konforme Aktionen oder Schritte. Es bietet klare Transparenz über Richtlinienverstöße und deren Häufigkeit.

Die Bearbeitung von Ausnahmen und Fehlern während der Rechnungsverarbeitung, wie z.B. Kodierungsfehler oder abgelehnte Rechnungen, verschlingt erhebliche Zeit und Ressourcen. Diese manuelle Nacharbeit erhöht die Betriebskosten und lenkt Mitarbeiter von wertschöpfenden Aktivitäten innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung ab. ProcessMind identifiziert die Aktivitäten, die die meisten Nacharbeitszyklen verursachen, wie „Matching Discrepancy Handled“ (Behandelte Abweichung beim Abgleich) oder „Invoice Rejected“ (Rechnung abgelehnt), und quantifiziert deren Häufigkeit und Auswirkungen in Coupa. Es hilft, die Grundursachen dieser Ausnahmen für Automatisierung oder Eliminierung zu identifizieren.

Ohne eine klare, Echtzeit-Ansicht des Stands jeder Rechnung im Verarbeitungszyklus fällt es Stakeholdern schwer, Lieferantenanfragen zu beantworten oder den Cashflow präzise zu prognostizieren. Dieser Mangel an Transparenz kann zu operativen Ineffizienzen und schlechten Entscheidungen in der Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung führen. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Weg jeder Rechnung in Coupa und bietet eine umfassende End-to-End-Ansicht des Prozesses vom Eingang bis zur Zahlung. Es visualisiert alle Activities und deren Abfolge und bietet so eine beispiellose Transparenz bezüglich des Rechnungsstatus und der Engpässe.

Rechnungen, die häufig aufgrund von Gründen wie Mengenabweichungen oder fehlender Dokumentation mit Zahlungssperren belegt werden, stören die Zahlungspläne erheblich und erfordern zusätzlichen Aufwand zur Klärung. Diese Verzögerungen können Lieferantenbeziehungen und den Cashflow innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung schaden. ProcessMind identifiziert die spezifischen Aktivitäten und Attribute, wie „Payment Block Set“ (Zahlungssperre gesetzt) und „Payment Block Reason“ (Sperrgrund), die zu Zahlungssperren in Coupa führen. Es deckt die häufigsten Auslöser auf und hilft, den Lösungsprozess zu straffen, indem es wiederkehrende Probleme aufzeigt.

Mehrfache, undokumentierte Variationen in der Rechnungsverarbeitung können zu unvorhersehbaren Durchlaufzeiten, höheren Fehlerraten und Schwierigkeiten bei der Standardisierung von Best Practices führen. Dieser Mangel an Standardisierung beeinträchtigt die Effizienz und Kontrolle in der Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten, die von Rechnungen in Coupa durchlaufen werden, und identifiziert nicht-standardmäßige Routen sowie deren Häufigkeit. Es hilft, Schattenprozesse und Abweichungen vom beabsichtigten „Golden Path“ aufzudecken, was eine Prozessstandardisierung und -vereinfachung ermöglicht.

Die Gesamtzeit, die eine Rechnung benötigt, um von „Rechnung erhalten“ bis „Zahlung ausgeführt“ zu gelangen, ist oft zu lang, unabhängig von spezifischen Engpässen. Diese verlängerte Zykluszeit beeinflusst das Working Capital, die Lieferantenzufriedenheit und die interne Ressourcenallokation in der Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung. ProcessMind berechnet die genaue Dauer jedes Schritts und des gesamten End-to-End-Prozesses in Coupa und hebt hervor, wo kumulative Verzögerungen auftreten. Es liefert datenbasierte Erkenntnisse über durchschnittliche und Ausreißer-Zykluszeiten und ermöglicht so gezielte Verbesserungen zur Beschleunigung des Prozesses.

Die kumulativen Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung, einschließlich Arbeitsaufwand für manuelle Aufgaben, Ausnahmebehandlung und Verzögerungen, können unerwartet hoch sein. Ungesehene Ineffizienzen tragen zu überhöhten Betriebskosten in Ihrer Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung bei. ProcessMind identifiziert versteckte Ineffizienzen und manuelle Berührungspunkte innerhalb von Coupa, die die Kosten pro Rechnung in die Höhe treiben, wie z.B. übermäßige Genehmigungsschritte oder häufige Nacharbeits-Zyklen. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Probleme und ermöglicht so Strategien zur Kostenreduzierung.

Häufige Zahlungsverzögerungen, ungelöste Abweichungen oder mangelnde Transparenz bezüglich des Rechnungsstatus können die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten erheblich schädigen. Dies kann die Stabilität der Lieferkette und die Verhandlungsposition innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung beeinträchtigen. ProcessMind liefert Einblicke in die Grundursachen der Lieferantenzufriedenheit, wie z.B. konstante verspätete Zahlungen oder verlängerte Ausnahmebehandlungen für spezifische Lieferanten in Coupa. Es hilft, problematische Muster zu identifizieren, um die Interaktionen mit Lieferanten und die Zahlungsprognose zu verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Verkürzung der Dauer von dem Zeitpunkt, an dem eine Rechnung zur Genehmigung gesendet wird, bis sie die endgültige Genehmigung erhält. Dies wirkt sich direkt auf das Cashflow-Management aus, reduziert Verzugsgebühren und verbessert das Goodwill der Lieferanten, wodurch die Effizienz des gesamten Einkauf zu Zahlung-Prozesses gesteigert wird. ProcessMind deckt Engpässe im Genehmigungs-Workflow auf und identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Verzögerungen verursachen. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Benutzerpfaden werden Ineffizienzen genau identifiziert, was Organisationen ermöglicht, schnellere Genehmigungsprozesse in Coupa zu implementieren und Reduzierungen um 20-30 % innerhalb weniger Monate zu messen.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Anzahl der Rechnungen zu verringern, die aufgrund von Diskrepanzen zwischen der Rechnung und der entsprechenden Bestellung eine manuelle Intervention erfordern. Die Reduzierung dieser Ausnahmen senkt den manuellen Aufwand, beschleunigt die Verarbeitung und verbessert die Datenqualität innerhalb des Einkauf zu Zahlung-Prozesses. ProcessMind analysiert die Grundursachen von Abgleichsabweichungen und deckt häufige Fehler bei der PO-Erstellung oder Rechnungsdaten-Erfassung auf. Es hebt spezifische Lieferanten oder Produktkategorien hervor, die anfällig für Probleme sind, was gezielte Verbesserungen in Coupa-Konfigurationen oder Schulungen ermöglicht und dadurch Ausnahmen um 15-25 % reduziert.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, den Prozentsatz der Rechnungen zu erhöhen, bei denen verfügbare Skonti erfolgreich in Anspruch genommen werden. Dies trägt direkt zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Working Capital-Verwaltung bei und demonstriert einen effizienteren Finanzbetrieb. ProcessMind identifiziert Rechnungen, bei denen Skonto-Möglichkeiten aufgrund von Bearbeitungsverzögerungen oder übersehenen Zahlungsbedingungen verpasst wurden. Durch die Analyse des gesamten Rechnungsverlaufs in Coupa wird hervorgehoben, wo Prozesse beschleunigt werden können, um Skontofristen einzuhalten, wodurch potenziell die in Anspruch genommenen Skonti um 10-20 % gesteigert werden.

Dieses Ziel besteht darin, zu gewährleisten, dass alle Rechnungsverarbeitungs-Activities streng den vordefinierten internen Richtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Die Aufrechterhaltung hoher Compliance-Standards mindert Risiken, verhindert Betrug und sichert die Audit-Bereitschaft für alle Einkauf zu Zahlung-Transaktionen. ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen oder etablierten Compliance-Regeln, wie z.B. nicht autorisierte Genehmigungen oder übersprungene Schritte. Es bietet eine visuelle Karte aller Prozessvarianten in Coupa, wodurch nicht-konforme Pfade leicht identifiziert und korrigiert werden können, wodurch die Compliance-Raten um über 95 % verbessert werden.

Dieses Ziel zielt darauf ab, den manuellen Aufwand zu reduzieren, der zur Behebung gängiger Ausnahmen in der Rechnungsverarbeitung erforderlich ist, wie z.B. geringfügige Daten-Fehlabgleiche oder fehlende Informationen. Die Automatisierung dieser Aufgaben entlastet die Mitarbeiter für komplexere Probleme, beschleunigt die Verarbeitung und senkt die Betriebskosten. ProcessMind identifiziert die häufigsten Arten von Ausnahmen und deren Ursachen und hebt Automatisierungsmöglichkeiten hervor. Durch die Identifizierung repetitiver manueller Interventionen in Coupa ermöglicht es gezielte Implementierungen von Robotic Process Automation (RPA), wodurch die manuelle Ausnahmebehandlung um 30-40 % reduziert wird.

Dieses Ziel zielt darauf ab, Stakeholdern sofortige und präzise Informationen über den Fortschritt einer Rechnung über den gesamten Einkauf zu Zahlung-Zyklus hinweg bereitzustellen. Eine verbesserte Transparenz reduziert Anfragen, ermöglicht eine proaktive Problemlösung und erhöht die Genauigkeit der Finanzplanung. ProcessMind bietet eine dynamische, End-to-End-Ansicht des Weges jeder Rechnung, zeigt deren aktuellen Status, die Dauer jedes Schritts und anstehende Activities. Diese aus Coupa-Event Data abgeleitete Einsicht ermöglicht Teams, Rechnungen proaktiv zu verfolgen und die Kommunikation erheblich zu verbessern, wodurch das Volumen der Statusanfragen um 20 % reduziert wird.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die zugrunde liegenden Ursachen häufiger Zahlungssperren zu identifizieren und zu beheben, um deren Wiederauftreten zu verhindern. Eine erfolgreiche Umsetzung reduziert Zahlungsverzögerungen, vermeidet Verzugsgebühren und fördert stärkere Beziehungen zu Lieferanten. ProcessMind analysiert die Historie von Zahlungssperren, identifiziert häufige Gründe und die Schritte, die ihrer Anwendung vorausgehen. Durch das Aufdecken von Mustern und Ursachen im Coupa-Zahlungsprozess ermöglicht es gezielte Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung zukünftiger Sperren, mit dem Ziel einer 50%igen Reduzierung wiederkehrender Sperren.

Dieses Ziel zielt darauf ab, sicherzustellen, dass alle Rechnungen einen konsistenten und optimierten Pfad vom Eingang bis zur Zahlung durchlaufen, wodurch Variationen reduziert und bewährte Verfahren einheitlich angewendet werden. Die Standardisierung verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. ProcessMind entdeckt alle tatsächlichen Prozessvarianten und hebt Abweichungen vom idealen oder beabsichtigten Workflow hervor. Es ermöglicht Organisationen, verschiedene von Rechnungen in Coupa genommene Pfade zu vergleichen, ineffiziente Abweichungen genau zu identifizieren und die Durchsetzung eines einzigen, optimierten Standardprozesses in der gesamten Organisation zu erleichtern.

Dieses übergeordnete Ziel zielt darauf ab, die Gesamtzeit, die eine Rechnung für den Abschluss ihres gesamten Lebenszyklus, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung, benötigt, erheblich zu reduzieren. Eine schnellere Verarbeitung verbessert den Cashflow, senkt die Betriebskosten und steigert die Effizienz des gesamten Einkauf zu Zahlung-Prozesses. ProcessMind kartiert den gesamten Rechnungsverlauf, identifiziert kritische Pfade, Engpässe und Nacharbeits-Schleifen, die den Zyklus verlängern. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Übergaben in Coupa werden Möglichkeiten zur Prozessoptimierung aufgezeigt, was eine Reduzierung der Gesamtzykluszeit um 15-20 % oder mehr ermöglicht.

Dieses Ziel zielt auf die direkten und indirekten Kosten ab, die mit der Bearbeitung jeder Rechnung verbunden sind, um die gesamten Betriebskosten zu senken. Dies verbessert die Profitabilität und Ressourcenallokation innerhalb der Einkauf zu Zahlung-Funktion. ProcessMind identifiziert Ineffizienzen, manuelle Berührungspunkte und Nacharbeits-Aktivitäten, die zu höheren Bearbeitungskosten beitragen. Durch die Quantifizierung der Auswirkungen von Engpässen und Abweichungen auf den Rechnungsverarbeitungsprozess in Coupa ermöglicht es gezielte Kostensenkungsinitiativen, mit dem Ziel einer 10-15%igen Kostenreduzierung pro Rechnung.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, indem pünktliche und genaue Zahlungen sowie eine klare Kommunikation bezüglich des Rechnungsstatus gewährleistet werden. Zufriedene Lieferanten bieten eher bessere Konditionen an und pflegen starke Partnerschaften. ProcessMind liefert Einblicke in Zahlungsverzögerungen, häufige Zahlungssperren und Kommunikationslücken, die Lieferanten negativ beeinflussen. Durch die Optimierung der Rechnungsverarbeitung und Zahlungsplanung innerhalb von Coupa trägt es direkt zu zuverlässigeren Zahlungen und einem verbesserten Lieferantenvertrauen bei, quantifizierbar durch reduzierte Lieferantenanfragen und verbessertes Feedback.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf das vorformatierte Excel-Template zu, das für Coupa Rechnungsverarbeitungsdaten entwickelt wurde. Dieses Template stellt sicher, dass Ihre Daten für eine effiziente Analyse korrekt strukturiert sind.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für präzises Process Mining. Sie verhindert häufige Fehler und gewährleistet einen reibungslosen Datenimport (Data Ingestion Process).

Erwartetes Ergebnis

Ein gebrauchsfertiges Daten-Template, das speziell auf Ihre Coupa Rechnungsverarbeitungsdaten zugeschnitten ist.

WAS SIE ERHALTEN

Coupa-Rechnungsstellung mit klaren Prozessansichten optimieren

ProcessMind enthüllt den wahren Fluss Ihrer Coupa-Rechnungsverarbeitung und identifiziert jede Verzögerung und Abweichung. Erhalten Sie klare Visualisierungen, um zu verstehen, wo Ineffizienzen liegen.
  • Tatsächliche Coupa-Rechnungs-Workflows visualisieren
  • Verarbeitungsengpässe sofort erkennen
  • Nicht-konforme Rechnungsschritte identifizieren
  • Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Spitzenleistung in der Rechnungsverarbeitung freisetzen

Diese Ergebnisse veranschaulichen die erheblichen Effizienz- und Kosteneinsparungen, die Organisationen typischerweise durch die Optimierung ihrer Einkauf zu Zahlung Rechnungsverarbeitung, insbesondere innerhalb von Systemen wie Coupa, erzielen. Durch die Identifizierung von Engpässen und Abweichungen ermöglicht Process Mining datengestützte Verbesserungen zur Straffung von Workflows und zur Reduzierung des manuellen Aufwands.

0 %
Schnellere Rechnungsfreigaben

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Durch die Identifizierung und Optimierung von Engpässen im Genehmigungs-Workflow beschleunigen Unternehmen die Rechnungsfreigabe erheblich, reduzieren Verzögerungen und steigern die Effizienz.
0 %
Höhere Skonti

Steigerung der genutzten Skonti

Process Mining hilft, verpasste Skonto-Möglichkeiten aufzudecken, indem es verzögerte Bearbeitungsschritte hervorhebt und so Organisationen ermöglicht, Zahlungszeitpunkte zu optimieren und Kosten zu sparen.
0 %
Verbesserte `Prozess-Compliance`

Verbesserung der Einhaltung von Standardprozessen

Durch die Visualisierung tatsächlicher Prozessabläufe im Vergleich zu idealen Pfaden können Unternehmen eine bessere Einhaltung vordefinierter Regeln und Richtlinien gewährleisten, wodurch Risiken und Prüfungsfeststellungen reduziert werden.
0 %
Weniger manuelle Ausnahmen

Geringerer Bedarf an manueller Intervention

Die Identifizierung von Grundursachen für häufige Ausnahmen, wie Probleme beim Bestellabgleich oder Zahlungssperren, ermöglicht gezielte Automatisierung und Prozessanpassungen, wodurch der manuelle Aufwand und die damit verbundenen Kosten erheblich reduziert werden.
0 %
Optimierte Rechnungsverarbeitung

Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Durch das Aufdecken und Eliminieren von Verzögerungen im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess erzielen Unternehmen einen schnelleren Durchsatz, was zu verbesserten Lieferantenbeziehungen und operativer Effizienz führt.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie Ihre Analyse bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für die Rechnung eines Lieferanten. Dies dient als Primärschlüssel zur Verfolgung der Rechnung über ihren gesamten Lebenszyklus.

Bedeutung

Es ist der wesentliche Case-Identifikator, der alle Events für eine einzelne Rechnung verbindet und eine kohärente, End-to-End-Prozessanalyse ermöglicht.

Der genaue Zeitstempel, der angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Ereignis stattfand.

Bedeutung

Es liefert die chronologischen Daten, die zur Berechnung aller Dauern, Durchlaufzeiten und Wartezeiten notwendig sind, welche grundlegend für die Leistungsanalyse sind.

Der Benutzer oder Systemagent, der die Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Arbeitslastanalyse, identifiziert Engpässe, die durch bestimmte Benutzer oder Teams verursacht werden, und hilft bei der Bewertung der Benutzerleistung und Compliance.

Der Name des Lieferanten oder Kreditors, der die Rechnung eingereicht hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung und Analyse des Prozesses nach Lieferanten, was entscheidend für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Identifizierung lieferantenspezifischer Probleme ist.

Der gesamte monetäre Wert der Rechnung, einschließlich Steuern und anderer Gebühren.

Bedeutung

Es bietet entscheidenden finanziellen Kontext und ermöglicht die Analyse, wie sich das Prozessverhalten mit dem Rechnungswert ändert und welche finanziellen Auswirkungen Verzögerungen haben.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um eine Überfälligkeit zu vermeiden.

Bedeutung

Es ist der primäre Benchmark für die Messung der pünktlichen Zahlungsleistung und unerlässlich für die Pflege der Lieferantenbeziehungen und die Vermeidung von Strafen.

Die Kennung der Bestellung (PO), gegen die die Rechnung gestellt wird.

Bedeutung

Es verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess und ermöglicht die Analyse der Effizienz des Bestellabgleichs und des Umgangs mit Abweichungen.

Der aktuelle Status der Rechnung in ihrem Verarbeitungs-Workflow.

Bedeutung

Es bietet eine Echtzeit-Ansicht der Position einer Rechnung im Workflow, entscheidend für operative Dashboards und die Statusverfolgung.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Aktivität markiert die initiale Erstellung eines Rechnungsdatensatzes im Coupa-System. Der Event wird erfasst, wenn ein neues Rechnungsobjekt instanziiert wird, entweder durch manuelle Eingabe, ein integriertes Lieferantennetzwerk wie das Coupa Supplier Portal oder über automatisiertes OCR-Scanning.

Bedeutung

Als Start des Rechnungslebenszyklus ist diese Aktivität unerlässlich für die Messung der gesamten End-to-End-Verarbeitungszeit. Sie bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Durchlaufzeit- und Durchsatzanalysen.

Kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem eine Rechnung, nachdem sie erste Prüfungen bestanden hat, in einen formalen Genehmigungs-Workflow übergeht. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung abgeleitet, die anzeigt, dass die Rechnung nun auf eine Aktion von einem oder mehreren Genehmigern wartet.

Bedeutung

Diese Aktivität ist der Ausgangspunkt zur Messung der Genehmigungszykluszeit. Sie ist entscheidend für die Analyse von Engpässen innerhalb der Genehmigungshierarchie und unterstützt das Invoice Approval Bottleneck Analysis Dashboard.

Diese Aktivität bedeutet, dass die Rechnung alle erforderlichen Schritte im Genehmigungs-Workflow erfolgreich durchlaufen hat. Sie wird aus der Genehmigungshistorie erfasst, wenn der letzte erforderliche Genehmiger eine positive Aktion ausführt.

Bedeutung

Dieser Schlüssel-Meilenstein markiert das Ende des Genehmigungszyklus und gibt die Rechnung für die Zahlungsabwicklung frei. Er ist essenziell für die Messung der Genehmigungsdauer und der gesamten Prozesseffizienz.

Die genehmigte Rechnung wird als zahlungsbereit markiert, und ihre Finanzdetails werden oft in ein externes ERP-System verbucht. Dies wird typischerweise aus einem Integrationsstatus-Flag oder einer Änderung des primären Rechnungsstatus abgeleitet.

Bedeutung

Dieser Meilenstein repräsentiert die Übergabe von der AP-Verarbeitung an die Treasury- oder Zahlungsfunktion. Verzögerungen vor diesem Punkt beeinträchtigen die AP-Effizienz, während Verzögerungen danach die Treasury- und Lieferantenbeziehungen beeinflussen.

Diese Aktivität markiert den letzten Schritt im Prozess, bei dem die Zahlung ausgeführt und an den Lieferanten gesendet wird. Dies wird aus dem Status des zugehörigen Zahlungsdatensatzes in Coupa Payments oder einem integrierten Zahlungssystem erfasst.

Bedeutung

Als definitives Ende des Prozesses ist diese Aktivität unerlässlich für die Berechnung der vollständigen End-to-End-Durchlaufzeit und die Messung des 'On-Time Payment Rate' KPI.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert die tatsächlichen Wege, die Rechnungen in Coupa nehmen, und identifiziert Abweichungen, Engpässe und Nacharbeits-Schleifen. Es deckt die Ursachen für langsame Genehmigungen, Abweichungen beim Bestellabgleich und verpasste Skonto-Möglichkeiten auf und bietet datenbasierte Erkenntnisse zur Optimierung.

Zunächst benötigen Sie Event Log Data, die die Rechnungsnummer als Case ID, Activity Names wie „Rechnung eingereicht“ oder „Rechnung genehmigt“, Timestamps für jede Aktivität und den Benutzer oder die Rolle, die die Aktion ausführt, umfasst. Diese Daten ermöglichen die Rekonstruktion des Weges jeder Rechnung.

Nach der Datenextraktion und dem initialen Laden, das je nach Datenkomplexität einige Tage bis Wochen dauern kann, stehen erste Prozesskarten und Erkenntnisse oft schnell zur Verfügung. Bedeutende, umsetzbare Ergebnisse, die Verbesserungsbereiche aufzeigen, können innerhalb von 2 bis 4 Wochen identifiziert werden.

Process Mining identifiziert die genauen Punkte in Ihrem Rechnungsverarbeitungs-Workflow, an denen Verzögerungen auftreten und pünktliche Zahlungen verhindern. Durch die genaue Lokalisierung dieser Engpässe, oft in Genehmigungs- oder Abgleichschritten, können Sie den Prozess straffen und sicherstellen, dass Rechnungen konsequenter innerhalb der Skontofristen bezahlt werden.

Absolut. Process Mining ermöglicht es Ihnen, Ihre tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten idealen oder konformen Workflows zu vergleichen. Es hebt automatisch jede Abweichung von etablierten Regeln hervor, wie z.B. nicht genehmigte Ausnahmen oder übersprungene Schritte, und liefert klare Beweise für Compliance-Audits und Korrekturmaßnahmen.

Ja, Process Mining Tools sind darauf ausgelegt, mit realen Daten zu arbeiten, einschließlich einiger Unvollkommenheiten. Während sauberere Daten präzisere Erkenntnisse liefern, kann die Methodik auch bei moderaten Datenqualitäts-Herausforderungen noch signifikante Muster und Probleme aufdecken. Datenbereinigung und -vorbereitung sind oft Teil der Anfangsphase.

Eine erfolgreiche Initiative erfordert typischerweise die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, die Prozesswissen bereitstellen, und IT- oder Datenteams, die für die Datenextraktion und -aufbereitung zuständig sind. Die Process Mining-Plattform selbst ist oft benutzerfreundlich, wodurch der Bedarf an umfassender technischer Expertise während der Analyse reduziert wird.

Process Mining Lösungen sind in der Regel separate Analyseplattformen, die aus Coupa extrahierte Daten aufnehmen. Sie ändern Ihr Coupa-System nicht, stellen jedoch eine Verbindung her, indem sie Event Logs konsumieren, was eine tiefgehende Analyse ohne Beeinträchtigung der Betriebsleistung ermöglicht. Datenkonnektoren sind oft verfügbar, um den Extraktionsprozess zu vereinfachen.

Höchste Effizienz freisetzen: Optimieren Sie jetzt Ihre Einkauf zu Zahlung Rechnungsverarbeitung

Engpässe genau lokalisieren und die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 30 % reduzieren.

Kostenlosen Test starten

Keine Kreditkarte erforderlich. Einrichtung in wenigen Minuten.