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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba
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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung
Herausforderungen (10) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Rechnungsbearbeitung in SAP Ariba für schnelle Zahlungen optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, kritische Workflow-Ineffizienzen, Genehmigungsverzögerungen und Compliance-Probleme innerhalb Ihrer Prozesse genau zu identifizieren. Durch die Aufdeckung dieser Engpässe können Sie Abläufe optimieren, Kosten senken und die Gesamtleistung steigern. Verstehen Sie, wo Ihr Prozess Schwachstellen aufweist, um schnelle Verbesserungen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung optimieren?

Eine effiziente Rechnungsbearbeitung ist das Fundament eines gesunden Procure-to-Pay-Zyklus und wirkt sich direkt auf die finanzielle Gesundheit und die Lieferantenbeziehungen Ihres Unternehmens aus. In der komplexen Welt des SAP Ariba Procurements können Ineffizienzen bei der Rechnungsbearbeitung eine Kaskade negativer Folgen nach sich ziehen. Sie könnten wertvolle Skonti verpassen, kostspielige Verzugszinsen zahlen oder wichtige Lieferantenbeziehungen aufgrund verspäteter Zahlungen belasten. Über die direkten finanziellen Auswirkungen hinaus kann eine langsame oder fehleranfällige Rechnungsbearbeitung Betriebskapital binden, die Betriebskosten durch manuelle Nacharbeit erhöhen und Ihr Unternehmen Compliance-Risiken aussetzen. Das Verständnis und die Verbesserung des tatsächlichen Rechnungsflusses, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlungsabwicklung, ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern des strategischen Finanzmanagements und der Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils.

Wie Process Mining Ihren Rechnungs-Workflow in SAP Ariba beleuchtet

Process Mining bietet eine revolutionäre Möglichkeit, Ihre Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung in SAP Ariba zu verstehen. Anstatt sich auf statische Berichte oder manuelle Beobachtungen zu verlassen, nutzt Process Mining Ereignisdaten, wobei jeder Protokolleintrag eine auf einer Rechnung durchgeführte Aktivität darstellt. Durch die Nutzung der Rechnungsnummer als zentralen Fall-Identifikator rekonstruiert Process Mining automatisch den gesamten Weg jeder einzelnen Rechnung, vom „Rechnungseingang“ bis zur „Zahlung ausgeführt“. Dies bietet eine objektive, datengestützte Visualisierung Ihres tatsächlichen Prozessflusses und zeigt, wie Rechnungen sich wirklich durch Ihr System bewegen, anstatt wie Sie annehmen, dass sie sollten. Sie können genau feststellen, wo Engpässe auftreten, Abweichungen von Standardarbeitsabläufen identifizieren und die Dauer jeder Aktivität und Übergabe quantifizieren. Diese leistungsstarke Analysefähigkeit ermöglicht es Ihnen, Annahmen zu überwinden und konkrete Einblicke in Genehmigungsverzögerungen, Abweichungen beim Abgleich und die Verwaltung von Zahlungssperren zu gewinnen – alles innerhalb Ihrer SAP Ariba-Umgebung.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die durch Process Mining aufgedeckt werden

Process Mining liefert die detaillierten Informationen, die erforderlich sind, um spezifische Bereiche für Verbesserungen in Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung zu identifizieren. Sie können kritische Probleme angehen und lösen, wie zum Beispiel:

  • Engpässe im Genehmigungs-Workflow: Identifizieren Sie leicht spezifische Genehmiger oder Genehmigungsschritte, die durchweg Verzögerungen verursachen und die gesamte Rechnungsdurchlaufzeit verlängern. Diese Einsicht ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsmatrizen neu zu bewerten oder bestimmte Genehmigungen innerhalb von SAP Ariba zu automatisieren.
  • Muster von Abweichungen beim Abgleich: Entdecken Sie die Ursachen häufiger Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen, sei es aufgrund von Dateneingabefehlern, fehlenden Wareneingängen oder falschen Bestelldetails. Das Verständnis dieser Muster hilft, den Abgleichprozess zu optimieren und manuelle Eingriffe zu reduzieren.
  • Analyse von Zahlungssperren: Gewinnen Sie Klarheit darüber, warum und wie lange Rechnungen auf Zahlungssperren gesetzt werden. Diese Analyse hilft, den Prozess zur Freigabe von Sperren zu optimieren und Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung zu reduzieren.
  • Prozessabweichungen und Compliance-Risiken: Visualisieren Sie Fälle, in denen Rechnungen von Ihrem idealen Prozesspfad abweichen, was potenziell auf Compliance-Probleme, nicht autorisierte Aktivitäten oder Möglichkeiten zur Standardisierung hinweisen könnte.
  • Automatisierungspotenziale: Identifizieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben, die erheblich Zeit und Ressourcen beanspruchen, und zeigen Sie die besten Kandidaten für die Automatisierung auf, um die Effizienz in Ihrem SAP Ariba-Ökosystem zu steigern.

Greifbare Ergebnisse einer optimierten Rechnungsbearbeitung

Durch den Einsatz von Process Mining zur Optimierung Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung kann Ihr Unternehmen erhebliche, messbare Vorteile erzielen. Erwarten Sie eine wesentliche Reduzierung Ihrer gesamten Rechnungsdurchlaufzeit, was zu schnelleren Zahlungen und einem verbesserten Cashflow führt. Dies führt direkt zu Kosteneinsparungen durch minimierte Verzugszinsen und die Möglichkeit, mehr Skonti zu nutzen. Eine verbesserte Prozesseffizienz bedeutet auch einen geringeren manuellen Aufwand und reduzierte Verwaltungskosten, die mit der Bearbeitung von Ausnahmen und Nacharbeiten verbunden sind. Über finanzielle Gewinne hinaus werden Sie durch pünktliche und vorhersehbare Zahlungen stärkere, zuverlässigere Lieferantenbeziehungen fördern. Darüber hinaus führt ein transparenter und optimierter Prozess zu einer verbesserten Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Anforderungen, wodurch Risiken gemindert und Ihre Audit-Position gestärkt werden. Letztendlich wird die Prozessoptimierung innerhalb von SAP Ariba für größere Transparenz und Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung sorgen und eine bessere strategische Entscheidungsfindung ermöglichen.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Optimierung der Rechnungsbearbeitung

Die Verbesserung Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung in SAP Ariba mag komplex erscheinen, ist aber mit dem richtigen Ansatz vollständig erreichbar. Process Mining bietet einen klaren, datengestützten Weg, um verborgene Ineffizienzen aufzudecken und bedeutsame Veränderungen voranzutreiben. Indem Sie sich auf den Weg Ihrer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung konzentrieren, können Sie erheblichen Mehrwert erschließen und Ihre Abläufe transformieren. Machen Sie den ersten Schritt in eine effizientere, compliantere und kostengünstigere Zukunft der Rechnungsbearbeitung.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen bleiben oft in Genehmigungsschlangen stecken, was zu verspäteten Zahlungen und potenziellen Strafen führt. Dies beeinflusst das Betriebskapital und kann wertvolle Lieferantenbeziehungen aufgrund konstanter Verzögerungen belasten.
ProcessMind analysiert Genehmigungs-Workflows in SAP Ariba und identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die durchweg Verzögerungen verursachen. Es hebt Abweichungen von Standardpfaden hervor, was ein gezieltes Prozess-Re-Engineering in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung ermöglicht.

Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen erfordern erhebliche manuelle Eingriffe. Dies erhöht die Bearbeitungszeit, steigert die Betriebskosten und führt oft dazu, dass Rechnungen nicht zur Zahlung freigegeben werden.
ProcessMind visualisiert die Häufigkeit und Arten von Abweichungen beim Abgleich innerhalb Ihrer SAP Ariba Rechnungsbearbeitung. Es identifiziert die Grundursachen, wie z. B. fehlerhafte Bestellerstellung oder Wareneingangsbuchungen, und ermöglicht Prozessverbesserungen für die Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung.

Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung führen dazu, dass Unternehmen häufig wertvolle Skonti verpassen. Dies wirkt sich direkt auf den Cashflow und die Rentabilität aus und stellt eine verlorene Chance für erhebliche Einsparungen dar.
ProcessMind verfolgt den gesamten Rechnungslebenszyklus, vom Eingang bis zur Zahlungsabwicklung in SAP Ariba, und zeigt auf, warum Rechnungen Skontofristen nicht einhalten. Es identifiziert Engpässe in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung, die eine pünktliche Zahlung verhindern, und ermöglicht die Rückgewinnung entgangener Einsparungen.

Ein hohes Maß an manueller Dateneingabe, Abstimmung und Ausnahmebehandlung verbraucht wertvolle Ressourcen des Kreditorenbuchhaltungsteams. Diese arbeitsintensive Tätigkeit ist fehleranfällig, erhöht die Betriebskosten und reduziert die Gesamteffizienz.
ProcessMind deckt auf, wo manuelle Aktivitäten, Nacharbeit und Ad-hoc-Schritte am häufigsten in Ihrer SAP Ariba Rechnungsbearbeitung auftreten. Es zeigt Automatisierungs- und Standardisierungspotenziale innerhalb des Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitungsflusses auf.

Rechnungen, die außerhalb definierter Unternehmensrichtlinien verarbeitet werden, wie z. B. nicht autorisierte Genehmigungen oder fehlerhafte Codierungen, bergen erhebliche Compliance-Risiken und potenzielle Betrugsgefahren. Diese Abweichungen können zu finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen.
ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von Ihren vordefinierten Geschäftsregeln und Compliance-Standards in SAP Ariba. Es bietet granulare Transparenz über nicht konforme Pfade in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung, was eine proaktive Risikominderung und stärkere interne Kontrollen ermöglicht.

Ohne eine klare End-to-End-Sicht auf den Rechnungsverarbeitungsprozess ist es schwierig zu erkennen, wo Verzögerungen auftreten, wer verantwortlich ist und wie die Gesamtleistung verbessert werden kann. Dieser Mangel an Transparenz behindert strategische Entscheidungen und die Problemlösung.
ProcessMind bietet eine Röntgenansicht in Ihre komplette Purchase-to-Pay – Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba, vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung. Es visualisiert den tatsächlichen Prozessfluss, deckt versteckte Ineffizienzen auf und bietet datenbasierte Erkenntnisse zur Optimierung.

Rechnungen bleiben häufig unnötig hängen, aufgrund schlecht verwalteter Zahlungssperren, was kritische Zahlungen verzögert und Lieferantenbeziehungen beeinträchtigt. Die Identifizierung und Behebung dieser Sperren erfordert oft erheblichen manuellen Aufwand und Kommunikation.
ProcessMind verfolgt die Anwendung und Freigabe von Zahlungssperren innerhalb von SAP Ariba und identifiziert deren häufige Gründe, Dauern und Auswirkungen. Es hilft, das Management von Zahlungssperren in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung zu optimieren, Zahlungsverzögerungen zu reduzieren und den Cashflow zu verbessern.

Ineffiziente Workflows, häufige manuelle Eingriffe und lange Zykluszeiten tragen zu höheren Betriebskosten für die Bearbeitung jeder Rechnung bei. Dies schmälert die Rentabilität und belastet das Budget der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für verschiedene Rechnungsbearbeitungspfade in SAP Ariba. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen hilft es, die Gesamtkosten pro Rechnung in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung zu senken und die finanziellen Ausgaben zu optimieren.

Konstant verspätete Zahlungen, häufige Sperren oder unklare Kommunikation bezüglich des Rechnungsstatus können Beziehungen zu wichtigen Lieferanten erheblich schädigen. Dies kann zu weniger günstigen Konditionen, geringerer Lieferantentreue oder sogar Unterbrechungen der Lieferkette führen.
ProcessMind liefert objektive Daten zur Pünktlichkeit von Zahlungen und zu den häufigsten Ursachen von Verzögerungen innerhalb Ihrer SAP Ariba Rechnungsbearbeitung. Durch die Lösung dieser zugrunde liegenden Probleme können Unternehmen die Zahlungszuverlässigkeit in der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung verbessern und so das Vertrauen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten stärken.

Verschiedene Teams oder Einzelpersonen können unterschiedliche Verfahren zur Rechnungsbearbeitung anwenden, was zu Inkonsistenzen, Fehlern und einer Unfähigkeit führt, Best Practices zu standardisieren. Dies erschwert das Performance-Benchmarking und behindert die gesamten Prozessverbesserungsbemühungen.
ProcessMind bildet alle Prozessvarianten für die Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung in SAP Ariba ab und zeigt auf, wo und warum unterschiedliche Ansätze gewählt werden. Es ermöglicht die Identifizierung von Best Practices und Standardisierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen, wodurch Einheitlichkeit und Effizienz gefördert werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Die Beschleunigung von Rechnungsfreigaben ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows und die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen an Lieferanten. Kürzere Genehmigungszyklen tragen direkt zur operativen Effizienz bei, reduzieren das Risiko von Verzugszinsen und verbessern das Vertrauen der Lieferanten, was zukünftig zu besseren Verhandlungskonditionen führen kann. Dieses Ziel zu erreichen bedeutet, dass Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen durch das System laufen. ProcessMind zeigt die tatsächlichen Wege auf, die Rechnungen durch SAP Ariba nehmen, hebt hervor, wo Genehmigungen stocken, und identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Engpässe verursachen. Durch die Analyse der Zykluszeiten für jede Aktivität quantifiziert es Verzögerungen und identifiziert Möglichkeiten zur Optimierung von Genehmigungs-Workflows, wodurch Genehmigungszeiten potenziell um 30 % oder mehr verkürzt werden können. Dies ermöglicht datengesteuerte Änderungen, die zu einer schnelleren Verarbeitung führen.

Häufige Abweichungen beim Abgleich zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen zu erheblichem manuellem Aufwand, Nacharbeit und Verzögerungen in der Verarbeitung. Die Minimierung dieser Probleme reduziert direkt die Betriebskosten und beschleunigt den gesamten Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitungszyklus. Die Erreichung dieses Ziels verbessert die Datengenauigkeit und reduziert menschliche Eingriffe, wodurch reibungslosere Transaktionen gewährleistet werden. ProcessMind visualisiert alle Abweichungen beim Rechnungsabgleich innerhalb von SAP Ariba, identifiziert deren Grundursachen, wie häufige PO-Änderungen, fehlerhafte Wareneingangsbuchungen oder spezifisches Lieferantenverhalten. Es quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand für Nacharbeiten und ermöglicht es Unternehmen, spezifische Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren, wie die Verbesserung von Dateneingabeverfahren oder die Automatisierung von Abgleichsregeln, wodurch die Nacharbeit um bis zu 25 % reduziert wird.

Das Verpassen von Skonti stellt einen direkten Verlust potenzieller Einsparungen dar. Durch die Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung können Unternehmen diese Skonti nutzen, ihre finanzielle Ertragslage erheblich verbessern und das Betriebskapital optimieren. Dieses Ziel stellt sicher, dass der Rechnungslebenszyklus effizient genug ist, um günstige Zahlungsbedingungen zu erfüllen. ProcessMind verfolgt den gesamten Weg jeder Rechnung, vom Eingang in SAP Ariba bis zur Zahlung, und identifiziert Fälle, in denen Skonti aufgrund von Bearbeitungsverzögerungen verpasst wurden. Es hebt Engpässe hervor, die eine pünktliche Zahlung verhindern, wie z. B. verlängerte Genehmigungszeiten oder ungelöste Abweichungen, und ermöglicht gezielte Interventionen, um entgangene Einsparungen zurückzugewinnen und die Skonto-Nutzungsraten um 15-20 % zu steigern.

Viele Schritte der Rechnungsbearbeitung umfassen manuelle, sich wiederholende Aufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind und wertvolle Mitarbeiterzeit beanspruchen. Die Automatisierung dieser Aktivitäten reduziert die Betriebskosten, erhöht die Effizienz und ermöglicht es den Kreditorenbuchhaltungs-Teams, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren. Die Erreichung dieses Ziels setzt Ressourcen frei und verbessert die allgemeine Prozesszuverlässigkeit. ProcessMind identifiziert präzise die häufigsten und zeitaufwändigsten manuellen Aktivitäten innerhalb des Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitungsflusses in SAP Ariba. Es deckt Potenziale für Robotic Process Automation (RPA) oder Verbesserungen der Systemkonfiguration auf, wie z. B. automatisierte Codierung oder Dreifachabgleich, was zu einer erheblichen Reduzierung des manuellen Aufwands führt und die Automatisierung von 10-20 % der Routineaufgaben ermöglicht.

Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist für die finanzielle Integrität und die Vermeidung von Strafen von größter Bedeutung. Nicht konforme Aktivitäten bei der Rechnungsbearbeitung können zu erheblichen finanziellen Risiken, Audits und Reputationsschäden führen. Die Sicherstellung der Compliance stärkt interne Kontrollen und reduziert die organisatorische Exposition. ProcessMind deckt alle Abweichungen von definierten Prozessmodellen und Compliance-Regeln innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung von SAP Ariba auf. Es visualisiert tatsächliche Prozessabläufe im Vergleich zu den beabsichtigten, identifiziert nicht autorisierte Schritte, fehlende Genehmigungen oder verspätete Einträge. Dies ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Lücken proaktiv zu schließen, Standardarbeitsabläufe durchzusetzen und Compliance-Verstöße um über 50 % zu reduzieren.

Mangelnde Transparenz im Rechnungslebenszyklus verhindert ein effektives Management und eine zeitnahe Entscheidungsfindung. Eine verbesserte Transparenz ermöglicht es Stakeholdern, den Status jeder Rechnung schnell zu ermitteln, Engpässe zu identifizieren und den Cashflow genauer zu prognostizieren. Dieses Ziel fördert eine bessere Kontrolle und Transparenz über die gesamte Kreditorenbuchhaltung. ProcessMind bietet eine umfassende, visuelle Echtzeitdarstellung jeder Rechnungsreise durch SAP Ariba, vom Eingang bis zur Zahlung. Es beseitigt „Black-Box“-Bereiche und bietet vollständige Transparenz über den aktuellen Status einer Rechnung, ihren historischen Pfad und alle damit verbundenen Verzögerungen, was ein proaktives Management ermöglicht und Anfragen um bis zu 40 % reduziert.

Ein ineffizientes Management von Zahlungssperren kann zu erheblichen Verzögerungen führen, Lieferantenbeziehungen belasten und zu verpassten Zahlungsfristen führen. Die Optimierung des Lösungsprozesses gewährleistet, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, was die Effizienz verbessert und den administrativen Aufwand im Zusammenhang mit gesperrten Zahlungen reduziert. Dieses Ziel wirkt sich direkt auf die Pünktlichkeit der Zahlungen und die Lieferantenzufriedenheit aus. ProcessMind identifiziert die häufigsten Gründe für Zahlungssperren in SAP Ariba und bildet die tatsächlichen Lösungs-Workflows ab, deckt Ineffizienzen auf und quantifiziert die Zeit, die eine Rechnung unter einer Sperre verbringt. Es hebt hervor, wo am dringendsten eingegriffen werden muss, und ermöglicht Prozessverantwortlichen, das Verfahren zur Sperrfreigabe zu optimieren und die Sperr-Lösungszeiten um 20 % oder mehr zu reduzieren.

Hohe Betriebskosten, die mit der Bearbeitung jeder Rechnung verbunden sind, wirken sich direkt auf die Rentabilität aus. Die Reduzierung dieser Kosten beinhaltet die Minimierung des manuellen Aufwands, die Eliminierung von Nacharbeiten und die Optimierung des gesamten Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitungs-Workflows. Die Erreichung dieses Ziels verbessert direkt die finanzielle Effizienz und die Ressourcenallokation. ProcessMind liefert eine detaillierte Aufschlüsselung der Aktivitäten, die zu den Kosten der Bearbeitung jeder Rechnung innerhalb von SAP Ariba beitragen. Es quantifiziert die Ausgaben, die mit Verzögerungen, manuellen Interventionen und Nacharbeiten verbunden sind, und ermöglicht es Unternehmen, kostenintensive Aktivitäten zu identifizieren und gezielte Optimierungen umzusetzen, wodurch die Kosten pro Rechnung letztendlich um einen erheblichen Betrag, potenziell 10-15 %, gesenkt werden.

Verspätete Zahlungen und ineffiziente Kommunikation bezüglich des Rechnungsstatus können entscheidende Lieferantenbeziehungen schädigen, was sich auf die Stabilität der Lieferkette und die zukünftige Verhandlungsposition auswirkt. Die Verbesserung der Verarbeitungseffizienz und Transparenz trägt direkt zu stärkeren, zuverlässigeren Lieferantenpartnerschaften bei. Dieses Ziel ist entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg. ProcessMind identifiziert die Ursachen für Zahlungsverzögerungen und Kommunikationslücken innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung in SAP Ariba. Durch die Bereitstellung von Einblicken in die Leistung und Compliance des Rechnungslebenszyklus ermöglicht es eine proaktive Kommunikation mit Lieferanten und gewährleistet pünktliche Zahlungen, was zu einer verbesserten Lieferantenzufriedenheit und -loyalität führt.

Inkonsistente Rechnungsbearbeitung über verschiedene Abteilungen oder globale Regionen hinweg führt zu unterschiedlicher Leistung, höheren Fehlerraten und erhöhten Schulungskosten. Die Standardisierung von Workflows gewährleistet eine einheitliche Effizienz, Compliance und Vorhersehbarkeit im gesamten Unternehmen. Dieses Ziel fördert die Konsistenz und reduziert die operative Komplexität. ProcessMind entdeckt und vergleicht verschiedene Prozessvarianten über verschiedene Organisationseinheiten innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung von SAP Ariba. Es hebt Abweichungen von Best Practices hervor und identifiziert Möglichkeiten zur Standardisierung von Workflows, wodurch eine konsistente Ausführung gewährleistet, die Prozessvariabilität um 20-30 % reduziert und die allgemeine operative Vorhersehbarkeit verbessert wird.

Verspätete Zahlungen an Lieferanten können Strafen nach sich ziehen, die Kreditwürdigkeit beeinträchtigen und wertvolle Geschäftsbeziehungen belasten. Eine systematische Reduzierung der Häufigkeit verspäteter Zahlungen ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit und die Aufrechterhaltung eines positiven Rufs im Lieferanten-Ökosystem. Dieses Ziel verbessert direkt die Finanzdisziplin und das Vertrauen. ProcessMind identifiziert präzise die spezifischen Phasen und Grundursachen innerhalb der Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung, die zu verspäteten Zahlungen in SAP Ariba führen. Es quantifiziert die Anzahl der verspäteten Zahlungen und identifiziert kritische Engpässe oder Ineffizienzen, was gezielte Interventionen ermöglicht, um sicherzustellen, dass Zahlungen konsequent am oder vor dem Fälligkeitsdatum geleistet werden, wodurch verspätete Zahlungen um bis zu 25 % reduziert werden.

Manuelle Dateneingabe in der Rechnungsbearbeitung ist eine häufige Fehlerquelle, die zu nachgelagerten Problemen wie Abweichungen beim Abgleich, falschen Zahlungen und erhöhter Nacharbeit führt. Die Beseitigung dieser Fehler verbessert die Datenqualität, reduziert die Bearbeitungskosten und erhöht die Gesamtgenauigkeit. Dieses Ziel untermauert die Zuverlässigkeit des gesamten Prozesses. ProcessMind identifiziert Aktivitäten und Bereiche in SAP Ariba, wo manuelle Dateneingaben vorherrschen, und ermittelt die Häufigkeit und Auswirkungen der damit verbundenen Fehler. Durch die Visualisierung dieser fehleranfälligen Schritte hilft es Unternehmen, leistungsstarke Validierungsregeln, Automatisierungen oder verbesserte Schulungen zu implementieren, was zu einer erheblichen Reduzierung manueller Dateneingabefehler und einem präziseren Rechnungsbearbeitungsfluss führt.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Purchase-to-Pay – Rechnungsverarbeitung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die ProcessMind Excel-Vorlage zu, die speziell für Procure-to-Pay – Rechnungsbearbeitung entwickelt wurde. Diese strukturierte Vorlage führt Sie durch die erforderlichen Datenfelder.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Eine standardisierte Datenstruktur gewährleistet eine genaue und umfassende Analyse und bildet die Grundlage für zuverlässige Einblicke in die Leistung Ihres Rechnungsprozesses.

Erwartetes Ergebnis

Eine vorgefertigte Excel-Vorlage für Ihre SAP Ariba Rechnungsdaten, die das korrekte Format gewährleistet.

WAS SIE ERHALTEN

Versteckte Engpässe in der Rechnungsverarbeitung aufdecken

ProcessMind bildet Ihren exakten Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP Ariba visuell ab und deckt dabei jede Ineffizienz, Verzögerung und jedes Compliance-Problem auf. Erlangen Sie ein klares, datenbasiertes Verständnis, um Ihren Purchase-to-Pay-Zyklus zu optimieren.
  • Den tatsächlichen Rechnungsfluss in SAP Ariba visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe genau identifizieren
  • Compliance-Probleme und Abweichungen erkennen
  • P2P für schnellere Zahlungen, niedrigere Kosten optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Mehr erreichen mit optimierter Rechnungsbearbeitung

Diese Ergebnisse zeigen, wie Process Mining, angewendet auf Ihre SAP Ariba Purchase-to-Pay Rechnungsverarbeitungsdaten, Engpässe und Ineffizienzen identifiziert, was zu erheblichen operativen Verbesserungen führt.

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Schnellerer Genehmigungszyklus

Reduzierung der Rechnungsfreigabezeit

Beschleunigen Sie Ihren Rechnungsfreigabeprozess, indem Sie Engpässe identifizieren und beseitigen, was zu schnelleren Zahlungen und einem verbesserten Cashflow führt.
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Skonto-Nutzung steigern

Höhere Rate bei der Nutzung von Skonti

Optimieren Sie Ihre Zahlungsfristen, um berechtigte Skonti konsequent zu nutzen und Ihre finanziellen Einsparungen deutlich zu erhöhen.
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Höhere STP-Rate (Dunkelverarbeitung)

Mehr Rechnungen ohne manuellen Eingriff bearbeitet

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und reduzieren Sie manuelle Nacharbeiten durch die Optimierung von Rechnungs-Workflows, wodurch die Kosten pro bearbeiteter Rechnung drastisch gesenkt werden.
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Weniger Abgleichsprobleme

Weniger Nacharbeit beim Rechnungsabgleich

Ermitteln Sie die Grundursachen von Abweichungen im Abgleich, um manuelle Eingriffe und Nacharbeiten zu minimieren. So steigern Sie die Genauigkeit und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung.
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Pünktlichere Zahlungen

Höherer Prozentsatz pünktlicher Zahlungen

Verbessern Sie Lieferantenbeziehungen und vermeiden Sie Verzugszinsen, indem Sie durch proaktive Prozessüberwachung sicherstellen, dass Rechnungen bis zu ihren Fälligkeitsterminen bezahlt werden.

Die Ergebnisse hängen von Prozesskomplexität und Datenqualität ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus realen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Bezeichner für jede Lieferantenrechnung, der als primäre Case ID für den Rechnungsverarbeitungsprozess dient.

Bedeutung

Es ist der wesentliche Schlüssel, der alle Prozessschritte für eine einzelne Rechnung verbindet und es so ermöglicht, die End-to-End-Bearbeitungszeit und den Pfad zu analysieren.

Der Name des spezifischen Ereignisses oder der Aufgabe, das/die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rechnungsverarbeitungs-Lebenszyklus stattfand.

Bedeutung

Dieses Attribut ist die Grundlage für die Visualisierung der Prozesslandkarte, das Entdecken von Prozessvarianten und das Identifizieren von Nacharbeiten oder Engpässen.

Der Timestamp, der das genaue Datum und die Uhrzeit angibt, wann eine Aktivität stattfand.

Bedeutung

Es ermöglicht die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern, die für die Identifizierung von Prozessverzögerungen entscheidend sind.

Die Kennung für die der Rechnung zugeordnete Bestellung, falls zutreffend.

Bedeutung

Es verbindet die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess, was die Analyse von Abweichungen beim Abgleich und den Vergleich von PO- versus Nicht-PO-Rechnungsflüssen ermöglicht.

Der Name des Kreditoren oder Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Performance-Analyse nach Lieferanten und hilft zu identifizieren, welche Lieferanten häufig Rechnungsprobleme oder verspätete Zahlungen aufweisen.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Bedeutung

Dies ermöglicht eine finanzielle Folgenanalyse, wie z.B. das Filtern nach Rechnungen mit hohem Wert oder das Verständnis des monetären Werts, der in Prozessengpässen gebunden ist.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen bezahlt werden muss, um Strafen zu vermeiden.

Bedeutung

Es ist die Grundlage für die Berechnung der Pünktlichkeitsrate von Zahlungen, ein kritischer KPI für das Lieferantenbeziehungsmanagement und die finanzielle Compliance.

Der Benutzer bzw. die Rolle, die die Rechnung zur Zahlung freigibt.

Bedeutung

Es hilft, Engpässe im Genehmigungsprozess zu identifizieren, indem es aufzeigt, welche Benutzer oder Teams die längsten Genehmigungs-Zykluszeiten haben.

Der spezifische Grund, warum eine Zahlungssperre auf eine Rechnung gelegt wurde.

Bedeutung

Es liefert die Grundursache für Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um häufige Probleme wie Preis- oder Mengenabweichungen zu verhindern.

Der aktuelle oder finale Status des Rechnungsfalls, wie z.B. Bezahlt, Abgelehnt oder In Bearbeitung.

Bedeutung

Es liefert das Endergebnis des Rechnungsprozesses und ermöglicht eine Analyse, die sich auf erfolgreich bezahlte versus abgelehnte Rechnungen konzentriert.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert den Beginn des Rechnungsbearbeitungslebenszyklus, wenn eine Rechnung erstmals in das SAP Ariba System eingegeben wird. Dies kann über verschiedene Kanäle wie das Ariba Network, Lieferantenportal oder manuelle Eingabe erfolgen.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als primärer Startpunkt für die Messung der End-to-End-Rechnungsdurchlaufzeit und das Verständnis anfänglicher Verarbeitungsverzögerungen.

Ein wichtiger Meilenstein, bei dem die Rechnung erfolgreich mit der Bestellung und dem Wareneingang ohne ausstehende Abweichungen abgeglichen wurde. Dies bestätigt, dass die Rechnung genehmigungsfähig ist.

Bedeutung

Der Abschluss dieses Schritts markiert das Ende der Validierungsphase und die Bereitschaft für den Genehmigungs-Workflow. Es ist ein kritischer Kontrollpunkt zur Messung der Straight-Through-Processing-Raten.

Diese Aktivität kennzeichnet den Beginn des formalen Genehmigungs-Workflows, nachdem die Rechnung erfolgreich abgeglichen wurde. Die Rechnung wird basierend auf Geschäftsregeln an einen oder mehrere bestimmte Genehmiger weitergeleitet.

Bedeutung

Dies ist der Startpunkt für die Messung der KPI „Rechnungsfreigabe-Zykluszeit“ und die Analyse der Effizienz des Genehmigungsprozesses selbst.

Dies stellt den erfolgreichen Abschluss des Genehmigungs-Workflows dar, bei dem alle erforderlichen Genehmiger die Rechnung zur Zahlung freigegeben haben. Dies ist ein kritischer Meilenstein, bevor die Rechnung gebucht wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist der Endpunkt für die Messung der Genehmigungszykluszeit und ein wichtiger Treiber für nachfolgende Zahlungsprozessschritte. Verzögerungen hier wirken sich direkt auf die pünktliche Zahlungsleistung aus.

Diese Aktivität signalisiert, dass die genehmigte Rechnung erfolgreich an das nachgeschaltete ERP-System für Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung gesendet und von diesem akzeptiert wurde. Dies ist ein wichtiger Integrationsmeilenstein.

Bedeutung

Bestätigt, dass die Übergabe von der Beschaffung an die Finanzabteilung abgeschlossen ist. Es ist ein kritischer Meilenstein, bevor die Zahlung geplant und ausgeführt werden kann.

Die finale Aktivität im Prozess bestätigt, dass die Zahlung an den Lieferanten gesendet wurde. Dies schließt den Lebenszyklus der Rechnung ab.

Bedeutung

Diese Aktivität ist der primäre Endpunkt für die Messung der gesamten Rechnungsdurchlaufzeit und unerlässlich für die Berechnung pünktlicher Zahlungsraten und die Nutzung von Skonti.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre tatsächlichen Schritte der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba, um Engpässe aufzudecken, die Grundursachen für Verzögerungen zu identifizieren und Compliance-Abweichungen hervorzuheben. Es liefert datenbasierte Erkenntnisse, um Genehmigungszykluszeiten zu verkürzen, Abweichungen im Abgleich zu minimieren und mehr Skonti zu nutzen. Dies führt zu einer höheren Effizienz und erheblichen Kosteneinsparungen.

Sie benötigen typischerweise Event Logs aus SAP Ariba, einschließlich Rechnungs-Erstellungs-, Genehmigungs-, Abgleichs- und Zahlungs-Events. Wichtige Datenpunkte umfassen Rechnungsnummern, Timestamps, Aktivitätsbeschreibungen und Benutzer-IDs, um den vollständigen Prozessfluss zu rekonstruieren. Diese Daten ermöglichen eine umfassende Analyse des Verlaufs jeder Rechnung.

Sie können erwarten, innerhalb weniger Wochen nach der ersten Datenanalyse sofortige Möglichkeiten für die Verkürzung der Durchlaufzeit, Automatisierung und Compliance-Verbesserungen zu identifizieren. Greifbare Vorteile wie reduzierter manueller Aufwand, weniger Zahlungsverzögerungen und erhöhte Skontonutzung materialisieren sich oft innerhalb weniger Monate nach der Implementierung empfohlener Änderungen. Diese Verbesserungen führen zu einem signifikanten ROI.

Traditionelles Reporting zeigt „was passiert ist“, während Process Mining „wie und warum es passiert ist“ aufzeigt, indem es tatsächliche End-to-End-Prozessabläufe visualisiert. Es deckt versteckte Abweichungen, Nacharbeiten und Engpässe auf, die statische Berichte möglicherweise übersehen. Diese tiefere Einsicht ermöglicht eine effektivere, datengesteuerte Optimierung. Process Mining liefert umsetzbare Erkenntnisse.

Ja, Process Mining identifiziert klar, warum Rechnungen Skontofristen verpassen, oft aufgrund von Genehmigungsverzögerungen oder Abgleichsproblemen. Indem Sie diese spezifischen Engpässe und ihre Grundursachen genau bestimmen, können Sie gezielte Änderungen implementieren, um die Verarbeitung zu beschleunigen und die Skontonutzung zu maximieren. Dies wirkt sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis aus.

Die Implementierung von Process Mining umfasst eine anfängliche Datenextraktion und -transformation, gefolgt von einer Analyse mit spezialisierten Tools. Obwohl es einen gewissen technischen Setup erfordert, ist der Prozess gut definiert und kann oft mit Konnektoren für SAP Ariba optimiert werden. Der Wert, der aus umsetzbaren Erkenntnissen gewonnen wird, überwiegt typischerweise den anfänglichen Aufwand. Viele Lösungen bieten eine geführte Implementierung an.

Während Process Mining Plattformen einen Großteil der analytischen Komplexität bewältigen, sind einige Data-Engineering-Kenntnisse für die anfängliche Datenextraktion und -transformation aus SAP Ariba vorteilhaft. Viele Anbieter bieten Beratungsdienstleistungen oder vorgefertigte Konnektoren an, um die technische Einrichtung zu vereinfachen. Dies minimiert den Bedarf an internem Spezialwissen.

Process Mining visualisiert jede Prozessabweichung von Ihren Standard-Arbeitsanweisungen, sodass Sie nicht-konforme Aktivitäten oder unbefugte Schritte automatisch erkennen können. Es zeigt Fälle auf, in denen Rechnungen erforderliche Genehmigungen oder Datenerfassungsregeln umgehen. Diese kontinuierliche Überwachung hilft, die Compliance durchzusetzen und Risiken effektiv zu reduzieren.

Process Mining kann beides sein. Während erste Analysen schnelle Erfolge ermöglichen, liegt seine wahre Stärke in der kontinuierlichen Überwachung, um die Auswirkungen von Änderungen zu verfolgen und neue Abweichungen zu identifizieren. Regelmäßige Aktualisierungen der SAP Ariba Daten ermöglichen eine fortlaufende Optimierung und nachhaltige Prozessverbesserungen. Es fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

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