> Kontinuierliche Prozessverbesserung > Rechnungsverarbeitung im Purchase to Pay Prozess > SAP Ariba

Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für die Rechnungsverarbeitung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba

Daten-Template herunterladen

Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für die Rechnungsverarbeitung

Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

SAP Ariba

Prozess auswählen

Wählen Sie einen Prozess aus, um in Ihrem verbundenen Arbeitsbereich weiterzuarbeiten.

Verfügbare Prozesse

Verfügbare Systeme

Herausforderungen(10)Ziele(12)6 Schritte Vorschau Ergebnisse Daten Häufig gestellte Fragen(5)

Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba optimieren und Zahlungen beschleunigen

Mit dieser Plattform erkennen Sie ineffiziente Workflows, Verzögerungen bei Freigaben und Compliance-Probleme in Ihren Prozessen. Wenn Sie diese Engpässe identifizieren, können Sie Abläufe verbessern, Kosten senken und die Gesamtleistung steigern. Finden Sie heraus, wo Ihr Prozess ins Stocken gerät, und erzielen Sie gezielte Verbesserungen und bessere Ergebnisse.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess optimieren?

Eine effiziente Rechnungsverarbeitung ist die Grundlage eines reibungslosen Purchase-to-Pay-Zyklus. Sie wirkt sich unmittelbar auf die finanzielle Lage Ihres Unternehmens und die Beziehungen zu Lieferanten aus. In der komplexen SAP-Ariba-Beschaffung können Ineffizienzen bei der Rechnungsverarbeitung eine Reihe negativer Folgen nach sich ziehen. Möglicherweise entgehen Ihnen wertvolle Skonti, Sie zahlen kostspielige Verzugsgebühren oder belasten wichtige Lieferantenbeziehungen durch verspätete Zahlungen. Neben den direkten finanziellen Folgen kann eine langsame oder fehleranfällige Rechnungsbearbeitung Working Capital binden, durch manuelle Nacharbeit die Betriebskosten erhöhen und Compliance-Risiken mit sich bringen. Den tatsächlichen Rechnungsablauf vom Eingang bis zur Zahlung zu verstehen und zu verbessern, ist daher nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht auch um strategisches Finanzmanagement und darum, wettbewerbsfähig zu bleiben.

So macht Process Mining Ihren Rechnungs-Workflow in SAP Ariba sichtbar

Process Mining bietet eine neue Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP Ariba zu verstehen. Statt sich auf statische Berichte oder manuelle Beobachtungen zu verlassen, wertet Process Mining Ereignisdaten aus. Jeder Eintrag im Event Log steht dabei für eine Aktivität zu einer Rechnung. Anhand der Rechnungsnummer als zentraler Case-ID rekonstruiert Process Mining automatisch den gesamten Ablauf jeder einzelnen Rechnung, vom „Rechnungseingang“ bis zur „Zahlungsausführung“. So entsteht eine objektive, datengetriebene Visualisierung des tatsächlichen Prozessablaufs. Sie sehen, wie Rechnungen wirklich durch Ihr System laufen, statt sich auf Annahmen über den Sollprozess zu verlassen. Ermitteln Sie genau, wo Engpässe auftreten, entdecken Sie Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen und messen Sie die Dauer einzelner Aktivitäten und Übergaben. Diese Analyse liefert konkrete Erkenntnisse zu Verzögerungen bei Freigaben, Abweichungen beim Abgleich und zur Verwaltung von Zahlungssperren, direkt in Ihrer SAP-Ariba-Umgebung.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die Process Mining aufdeckt

Process Mining liefert die nötigen Details, um konkrete Verbesserungsmöglichkeiten in der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess zu ermitteln. So können Sie gezielt Probleme angehen und beheben, etwa:

Engpässe im Freigabe-Workflow: Ermitteln Sie einzelne freigebende Personen oder Freigabeschritte, die regelmäßig Verzögerungen verursachen und dadurch die gesamte Durchlaufzeit der Rechnungen verlängern. Auf dieser Grundlage können Sie Freigabematrizen überprüfen oder bestimmte Freigaben in SAP Ariba automatisieren.
Muster bei Abweichungen im Abgleich: Decken Sie die Ursachen häufiger Abweichungen zwischen Rechnungen und Bestellungen auf. Dazu zählen Eingabefehler, fehlende Wareneingänge oder falsche Bestelldaten. Wenn Sie diese Muster verstehen, können Sie den Abgleich vereinfachen und manuelle Eingriffe verringern.
Analyse von Zahlungssperren: Ermitteln Sie, warum Rechnungen gesperrt werden und wie lange die Sperren bestehen. So können Sie den Prozess zur Aufhebung der Sperren verbessern und Verzögerungen bei der Zahlungsausführung verringern.
Prozessabweichungen und Compliance-Risiken: Machen Sie sichtbar, wenn Rechnungen vom vorgesehenen Prozessablauf abweichen. Solche Fälle können auf Compliance-Probleme, nicht autorisierte Aktivitäten oder Möglichkeiten zur Standardisierung hinweisen.
Automatisierungsmöglichkeiten: Ermitteln Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen beanspruchen. So erkennen Sie, welche Aufgaben sich besonders für eine Automatisierung eignen, um die Effizienz in Ihrer SAP-Ariba-Umgebung zu steigern.

Messbare Ergebnisse einer optimierten Rechnungsverarbeitung

Mit Process Mining können Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess gezielt verbessern und messbare Vorteile erzielen. Eine kürzere Gesamtdurchlaufzeit führt zu schnelleren Zahlungen und einem besseren Cashflow. Das senkt Verzugsgebühren und ermöglicht es Ihnen, mehr Skonti in Anspruch zu nehmen. Effizientere Abläufe verringern außerdem den manuellen Aufwand und die Verwaltungskosten für Ausnahmefälle und Nacharbeit. Pünktliche und planbare Zahlungen stärken zugleich die Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Ein transparenter, optimierter Prozess verbessert darüber hinaus die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Anforderungen. So verringern Sie Risiken und stärken Ihre Auditfähigkeit. Insgesamt erhalten Sie mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess im Purchase-to-Pay-Zyklus in SAP Ariba und schaffen eine bessere Grundlage für strategische Entscheidungen.

Beginnen Sie mit der Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Die Verbesserung der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP Ariba mag komplex erscheinen. Mit dem richtigen Vorgehen ist sie jedoch gut erreichbar. Process Mining zeigt datenbasiert, wo verborgene Ineffizienzen liegen und wie Sie gezielte Verbesserungen umsetzen können. Betrachten Sie den gesamten Weg Ihrer Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung, um konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken und Ihre Abläufe weiterzuentwickeln. Machen Sie den ersten Schritt zu einer effizienteren, Compliance-konformen und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung.

Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess Rechnungsprüfung Kreditorenbuchhaltungsteam Kreditorenbuchhaltung Zahlungsbedingungen Rechnungsfreigabe Abweichungen beim Abgleich Optimierung des Cashflows Lieferantenbeziehungen Compliance Beschaffung bis Zahlung P2P Lieferantenmanagement Rechnungsabgleich

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Rechnungen bleiben häufig in Freigabewarteschlangen liegen. Das führt zu verspäteten Zahlungen und möglichen Verzugsgebühren. Es bindet Working Capital und kann durch wiederholte Verzögerungen wichtige Lieferantenbeziehungen belasten.
ProcessMind analysiert Freigabe-Workflows in SAP Ariba und ermittelt, welche freigebenden Personen oder Schritte regelmäßig Verzögerungen verursachen. Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf werden sichtbar, sodass Sie den Purchase-to-Pay-Prozess gezielt neu gestalten können.

Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen erfordern oft erheblichen manuellen Aufwand. Dadurch verlängert sich die Verarbeitungszeit, die Betriebskosten steigen und Rechnungen werden häufig für die Zahlung gesperrt.
ProcessMind zeigt, wie häufig welche Abweichungen beim Abgleich in Ihrer SAP-Ariba-Rechnungsverarbeitung auftreten. Die Ursachen, etwa fehlerhafte Bestellungen oder Wareneingangsbuchungen, werden sichtbar. So können Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess gezielt verbessern.

Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung führen dazu, dass Unternehmen häufig wertvolle Skonti verpassen. Das wirkt sich direkt auf Cashflow und Rentabilität aus und lässt erhebliche Einsparmöglichkeiten ungenutzt.
ProcessMind verfolgt den gesamten Rechnungsprozess in SAP Ariba vom Eingang bis zur Zahlungsausführung und zeigt, warum Rechnungen nicht rechtzeitig für Skonti bearbeitet werden. Sie erkennen Engpässe in der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess, die pünktliche Zahlungen verhindern, und können so entgangene Einsparungen zurückgewinnen.

Ein hoher Anteil manueller Dateneingaben, Abstimmungen und Ausnahmebearbeitungen bindet wertvolle Kapazitäten im Kreditorenteam. Diese personalintensive Arbeit ist fehleranfällig, treibt die Betriebskosten in die Höhe und senkt die Effizienz.
ProcessMind zeigt, wo bei der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba besonders häufig manuelle Aktivitäten, Nacharbeiten und Ad-hoc-Schritte auftreten. So werden Möglichkeiten zur Automatisierung und Standardisierung im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung sichtbar.

Werden Rechnungen entgegen den festgelegten Unternehmensrichtlinien verarbeitet, etwa mit nicht autorisierten Freigaben oder falscher Kontierung, entstehen erhebliche Compliance-Risiken und Betrugsmöglichkeiten. Solche Abweichungen können finanzielle Sanktionen und Reputationsschäden nach sich ziehen.
ProcessMind erkennt automatisch Abweichungen von Ihren vordefinierten Geschäftsregeln und Compliance-Standards in SAP Ariba. Die Lösung macht nicht konforme Prozesspfade im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung detailliert sichtbar. So können Sie Risiken frühzeitig mindern und interne Kontrollen stärken.

Ohne einen durchgängigen Überblick über die Rechnungsverarbeitung lässt sich nur schwer feststellen, wo Verzögerungen entstehen, wer dafür verantwortlich ist und wie sich die Leistung verbessern lässt. Diese fehlende Transparenz erschwert strategische Entscheidungen und die Behebung von Problemen.
ProcessMind bietet einen Röntgenblick auf den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Die Lösung visualisiert den tatsächlichen Prozessablauf, deckt verborgene Ineffizienzen auf und liefert datengetriebene Erkenntnisse für die Optimierung.

Schlecht verwaltete Zahlungssperren halten Rechnungen häufig unnötig auf. Das verzögert wichtige Zahlungen und belastet die Beziehungen zu Lieferanten. Die Sperren zu erkennen und aufzuheben, erfordert oft erheblichen manuellen Aufwand und Abstimmung.
ProcessMind verfolgt, wann Zahlungssperren in SAP Ariba gesetzt und aufgehoben werden, und zeigt häufige Gründe, Dauer und Auswirkungen auf. So lässt sich das Management von Zahlungssperren im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung verbessern, Zahlungsverzögerungen lassen sich verringern und der Cashflow stärken.

Ineffiziente Workflows, häufige manuelle Eingriffe und lange Durchlaufzeiten erhöhen die Betriebskosten pro Rechnung. Das schmälert die Rentabilität und belastet das Budget der Kreditorenbuchhaltung.
ProcessMind ermittelt, wie viel Zeit und Ressourcen die verschiedenen Pfade der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba beanspruchen. Indem die Lösung Ineffizienzen aufdeckt, die sich beseitigen lassen, trägt sie dazu bei, die Kosten pro Rechnung im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung zu senken und Ausgaben gezielter einzusetzen.

Regelmäßige verspätete Zahlungen, häufige Zahlungssperren oder unklare Informationen zum Rechnungsstatus können die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten erheblich belasten. Mögliche Folgen sind ungünstigere Konditionen, eine geringere Lieferantentreue oder sogar Störungen in der Lieferkette.
ProcessMind liefert objektive Daten zur Zahlungspünktlichkeit und zu den häufigsten Verzögerungsursachen bei der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba. Wenn Unternehmen diese Ursachen beheben, können sie die Zuverlässigkeit der Zahlungen im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung verbessern und das Vertrauen sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten stärken.

Verschiedene Teams oder Mitarbeitende wenden bei der Rechnungsverarbeitung unterschiedliche Vorgehensweisen an. Das führt zu Abweichungen und Fehlern und erschwert die Standardisierung bewährter Praktiken. Dadurch werden Leistungsvergleiche schwieriger und die kontinuierliche Prozessverbesserung gebremst.
ProcessMind bildet alle Varianten des Purchase-to-Pay-Prozesses der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba ab und zeigt, wo und warum unterschiedliche Vorgehensweisen zum Einsatz kommen. So lassen sich bewährte Praktiken und Möglichkeiten zur Standardisierung in Ihrer Organisation erkennen, um einheitliche Abläufe und mehr Effizienz zu erreichen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Rechnungen schneller freizugeben ist entscheidend für einen gesunden Cashflow und pünktliche Zahlungen an Lieferanten. Kürzere Freigabezyklen steigern die betriebliche Effizienz, senken das Risiko von Verzugsgebühren und stärken die Beziehungen zu Lieferanten. Das kann künftig bessere Verhandlungskonditionen ermöglichen. Ziel ist, Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen durch das System zu führen. ProcessMind zeigt die tatsächlichen Pfade von Rechnungen durch SAP Ariba. Die Lösung macht sichtbar, wo Freigaben ins Stocken geraten und welche Freigebenden oder Prozessschritte Engpässe verursachen. Durch die Analyse der Zykluszeiten einzelner Aktivitäten werden Verzögerungen messbar und Möglichkeiten zur Vereinfachung der Freigabe-Workflows erkennbar. So können sich Freigabezeiten um 30 % oder mehr verkürzen. Die Erkenntnisse bilden die Grundlage für datenbasierte Änderungen und eine schnellere Verarbeitung.

Häufige Abweichungen beim Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen verursachen viel manuellen Aufwand, Nacharbeit und Verzögerungen. Werden diese Probleme minimiert, sinken die Betriebskosten und der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung wird schneller. Zudem verbessert sich die Datenqualität und es sind weniger manuelle Eingriffe nötig, sodass Transaktionen reibungsloser ablaufen. ProcessMind visualisiert alle Abweichungen beim Rechnungsabgleich in SAP Ariba und ermittelt deren Ursachen, etwa häufige Änderungen an Bestellungen, fehlerhafte Wareneingangsbuchungen oder bestimmte Verhaltensmuster von Lieferanten. Die Lösung beziffert den Zeit- und Ressourcenaufwand für Nacharbeiten. So können Unternehmen gezielt Verbesserungen angehen, zum Beispiel bei der Dateneingabe oder durch automatisierte Abgleichsregeln, und Nacharbeiten um bis zu 25 % reduzieren.

Nicht genutzte Skonti bei frühzeitiger Zahlung bedeuten entgangene Einsparungen. Wenn Unternehmen Rechnungen schneller verarbeiten, können sie diese Skonti in Anspruch nehmen, ihre finanzielle Lage verbessern und ihr Working Capital optimieren. Dafür muss der Rechnungslebenszyklus effizient genug sein, um günstige Zahlungsbedingungen einzuhalten. ProcessMind verfolgt den gesamten Weg jeder Rechnung vom Eingang in SAP Ariba bis zur Zahlung und zeigt, wann Skonti wegen Verzögerungen bei der Verarbeitung verfallen. Die Lösung macht Engpässe sichtbar, die eine rechtzeitige Zahlung verhindern, etwa lange Freigabezeiten oder ungeklärte Abweichungen. So können Sie gezielt gegensteuern, entgangene Einsparungen zurückgewinnen und die Nutzung von Skonti um 15 bis 20 % steigern.

Viele Schritte der Rechnungsverarbeitung bestehen aus manuellen, wiederkehrenden Aufgaben, die fehleranfällig sind und wertvolle Arbeitszeit beanspruchen. Werden diese Aufgaben automatisiert, sinken die Betriebskosten, die Effizienz steigt und die Kreditorenteams können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren. So werden Kapazitäten frei und die Zuverlässigkeit des gesamten Prozesses verbessert sich. ProcessMind identifiziert die häufigsten und zeitaufwendigsten manuellen Aktivitäten im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba. Die Lösung zeigt Möglichkeiten für robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) oder Anpassungen der Systemkonfiguration auf, etwa eine automatisierte Kontierung oder einen automatisierten Drei-Wege-Abgleich. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand deutlich und 10 bis 20 % der Routineaufgaben lassen sich automatisieren.

Die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist entscheidend für die finanzielle Integrität und hilft, Sanktionen zu vermeiden. Nicht konforme Aktivitäten bei der Rechnungsverarbeitung können erhebliche finanzielle Risiken, Prüfungen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Compliance stärkt die internen Kontrollen und senkt die Risiken für das Unternehmen. ProcessMind deckt alle Abweichungen von den festgelegten Prozessmodellen und Compliance-Regeln im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba auf. Die Lösung vergleicht die tatsächlichen Prozessabläufe mit den vorgesehenen und zeigt nicht autorisierte Schritte, fehlende Freigaben oder verspätete Einträge. So können Unternehmen Compliance-Lücken frühzeitig schließen, Standardarbeitsanweisungen durchsetzen und Compliance-Verstöße um mehr als 50 % reduzieren.

Fehlt der klare Überblick über den Rechnungslebenszyklus, sind eine wirksame Steuerung und zeitnahe Entscheidungen kaum möglich. Mehr Transparenz hilft allen Beteiligten, den Status jeder Rechnung schnell zu prüfen, Engpässe zu erkennen und den Cashflow genauer vorherzusagen. So lassen sich Kontrolle und Transparenz in der gesamten Kreditorenbuchhaltung verbessern. ProcessMind visualisiert in Echtzeit den vollständigen Weg jeder Rechnung durch SAP Ariba, vom Eingang bis zur Zahlung. Die Lösung macht auch bisher undurchsichtige Bereiche sichtbar und zeigt den aktuellen Status, den bisherigen Verlauf und mögliche Verzögerungen. Das ermöglicht eine vorausschauende Steuerung und kann Rückfragen um bis zu 40 % reduzieren.

Ein ineffizientes Management von Zahlungssperren kann erhebliche Verzögerungen verursachen, Lieferantenbeziehungen belasten und dazu führen, dass Zahlungsfristen verstreichen. Ein optimierter Klärungsprozess sorgt für pünktliche Zahlungen, steigert die Effizienz und verringert den Verwaltungsaufwand für gesperrte Zahlungen. Das wirkt sich direkt auf die Pünktlichkeit der Zahlungen und die Zufriedenheit der Lieferanten aus. ProcessMind ermittelt die häufigsten Gründe für Zahlungssperren in SAP Ariba und bildet die tatsächlichen Abläufe zu ihrer Aufhebung ab. Die Lösung zeigt Ineffizienzen und beziffert, wie lange Rechnungen gesperrt bleiben. So wird deutlich, wo Eingriffe am dringendsten nötig sind. Prozessverantwortliche können das Verfahren zur Aufhebung der Sperren gezielt verbessern und die Bearbeitungszeit um 20 % oder mehr verkürzen.

Hohe Betriebskosten für die Verarbeitung jeder einzelnen Rechnung schmälern unmittelbar die Rentabilität. Um diese Kosten zu senken, müssen Unternehmen den manuellen Aufwand verringern, Nacharbeiten vermeiden und den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung optimieren. Das verbessert die finanzielle Effizienz und den Einsatz von Ressourcen. ProcessMind schlüsselt detailliert auf, welche Aktivitäten in SAP Ariba zu den Kosten pro Rechnung beitragen. Die Lösung beziffert die Aufwendungen für Verzögerungen, manuelle Eingriffe und Nacharbeiten. So können Unternehmen kostspielige Aktivitäten gezielt angehen und die Kosten pro Rechnung deutlich senken, möglicherweise um 10 bis 15 %.

Verspätete Zahlungen und unklare Informationen zum Rechnungsstatus können wichtige Lieferantenbeziehungen belasten. Das gefährdet die Stabilität der Lieferkette und schwächt die Verhandlungsposition bei künftigen Gesprächen. Effizientere und transparentere Abläufe tragen direkt zu stärkeren und verlässlicheren Partnerschaften mit Lieferanten bei. Das ist entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg. ProcessMind ermittelt die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und Kommunikationslücken im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba. Die Erkenntnisse zur Leistung und Compliance im Rechnungslebenszyklus ermöglichen eine frühzeitige Abstimmung mit Lieferanten und pünktliche Zahlungen. Das verbessert die Zufriedenheit und Treue der Lieferanten.

Eine uneinheitliche Rechnungsverarbeitung in verschiedenen Abteilungen oder Regionen führt zu unterschiedlichen Ergebnissen, mehr Fehlern und höheren Schulungskosten. Standardisierte Workflows sorgen für einheitliche Effizienz, Compliance und Planbarkeit im gesamten Unternehmen. So werden Abläufe konsistenter und die betriebliche Komplexität sinkt. ProcessMind ermittelt und vergleicht verschiedene Prozessvarianten in den Organisationseinheiten des Purchase-to-Pay-Prozesses der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba. Die Lösung zeigt Abweichungen von bewährten Praktiken und Möglichkeiten zur Standardisierung der Workflows auf. So lassen sich Abläufe vereinheitlichen, Prozessabweichungen um 20 bis 30 % reduzieren und die betriebliche Planbarkeit verbessern.

Verspätete Zahlungen an Lieferanten können Gebühren verursachen, die Bonität beeinträchtigen und wertvolle Geschäftsbeziehungen belasten. Weniger verspätete Zahlungen sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit und einen guten Ruf bei Lieferanten. Das stärkt die finanzielle Disziplin und das Vertrauen. ProcessMind ermittelt genau, welche Schritte und Ursachen im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba zu verspäteten Zahlungen führen. Die Lösung beziffert die Anzahl der verspäteten Zahlungen und zeigt kritische Engpässe oder Ineffizienzen auf. So können Sie gezielt gegensteuern und sicherstellen, dass Zahlungen stets am oder vor dem Fälligkeitstag erfolgen. Verspätete Zahlungen lassen sich dadurch um bis zu 25 % reduzieren.

Manuelle Dateneingaben bei der Rechnungsverarbeitung sind eine häufige Fehlerquelle. Daraus können Folgeprobleme wie Abweichungen beim Abgleich, falsche Zahlungen und zusätzliche Nacharbeiten entstehen. Werden diese Fehler beseitigt, verbessert sich die Datenqualität, die Verarbeitungskosten sinken und die Genauigkeit steigt. Das ist eine wichtige Voraussetzung für einen zuverlässigen Gesamtprozess. ProcessMind zeigt Aktivitäten und Bereiche in SAP Ariba auf, in denen häufig Daten manuell eingegeben werden, und ermittelt Häufigkeit und Auswirkungen der damit verbundenen Fehler. Die Visualisierung dieser fehleranfälligen Schritte hilft Unternehmen, geeignete Validierungsregeln, Automatisierung oder bessere Schulungen einzuführen. So sinkt die Zahl manueller Dateneingabefehler deutlich und die Rechnungsverarbeitung wird genauer.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für den Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung

Template herunterladen

Daten exportieren

Datensatz hochladen

Prozess analysieren

Verbesserungen umsetzen

Prozess überwachen

Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das Excel-Template von ProcessMind auf, das speziell für den Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung entwickelt wurde. Das strukturierte Template führt Sie durch die erforderlichen Datenfelder.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Eine standardisierte Datenstruktur ermöglicht eine genaue und umfassende Analyse. Sie bildet die Grundlage für verlässliche Erkenntnisse zur Leistung Ihres Rechnungsprozesses.

Erwartetes Ergebnis

Ein ausfüllbares Excel-Template für Ihre Rechnungsdaten aus SAP Ariba, mit korrekter Formatierung.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Engpässe in der Rechnungsverarbeitung aufdecken

ProcessMind bildet den tatsächlichen Ablauf Ihrer Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba visuell ab und macht Ineffizienzen, Verzögerungen und Compliance-Probleme sichtbar. So erhalten Sie eine klare, datengetriebene Grundlage, um Ihren Purchase-to-Pay-Zyklus zu optimieren.

Den tatsächlichen Rechnungsablauf in SAP Ariba visualisieren
Verzögerungen bei Freigaben und Engpässe genau lokalisieren
Compliance-Probleme und Abweichungen erkennen
P2P optimieren, um Zahlungen zu beschleunigen und Kosten zu senken

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Mehr erreichen mit optimierter Rechnungsverarbeitung

Diese Ergebnisse zeigen, wie Process Mining Engpässe und Ineffizienzen in Ihren Daten zur Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess von SAP Ariba aufdeckt und so erhebliche betriebliche Verbesserungen ermöglicht.

0 %

Schnellere Freigabezyklen

Kürzere Freigabezeit für Rechnungen

Beschleunigen Sie die Freigabe Ihrer Rechnungen, indem Sie Engpässe erkennen und beseitigen. So erfolgen Zahlungen schneller und der Cashflow verbessert sich.

0 %

Mehr Skonto bei frühzeitiger Zahlung.

Höhere Ausschöpfung von Skonti bei frühzeitiger Zahlung

Optimieren Sie die Zahlungszeitpunkte, damit Sie berechtigte Skonti bei frühzeitiger Zahlung regelmäßig ausschöpfen und Ihre Einsparungen deutlich steigern.

0 %

Höhere STP-Rate

Mehr Rechnungen ohne manuelle Eingriffe verarbeitet

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und verringern Sie manuelle Nacharbeiten, indem Sie Rechnungs-Workflows optimieren. So sinken die Kosten pro verarbeiteter Rechnung deutlich.

0 %

Weniger Probleme beim Abgleich

Weniger Nacharbeit beim Rechnungsabgleich

Ermitteln Sie die Ursachen von Abweichungen beim Abgleich, um manuelle Eingriffe und Nacharbeiten zu minimieren. Das verbessert die Genauigkeit und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.

0 %

Mehr pünktliche Zahlungen

Höherer Anteil pünktlicher Zahlungen

Stärken Sie die Beziehungen zu Lieferanten und vermeiden Sie Verzugsgebühren, indem Sie Rechnungen dank proaktiver Prozessüberwachung bis zum Fälligkeitstag bezahlen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen, die bei Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jeder Lieferantenrechnung. Sie dient als primäre Case-ID für den Rechnungsverarbeitungsprozess.

Warum das wichtig ist

Sie ist der zentrale Schlüssel, der alle Prozessschritte einer Rechnung miteinander verknüpft. So lassen sich die gesamte Bearbeitungszeit und der Prozessverlauf analysieren.

Der Name des konkreten Ereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut bildet die Grundlage für die Visualisierung der Prozesslandkarte, das Erkennen von Prozessvarianten und die Identifizierung von Nacharbeit oder Engpässen.

Der Timestamp mit dem genauen Datum und der genauen Uhrzeit, zu der eine Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich alle zeitbasierten Kennzahlen wie Zykluszeiten und Zeitspannen berechnen. Diese sind entscheidend, um Prozessverzögerungen zu erkennen.

Die Kennung der Bestellung, die gegebenenfalls mit der Rechnung verknüpft ist.

Warum das wichtig ist

Sie verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess. So lassen sich Abweichungen beim Abgleich untersuchen und bestellbezogene mit nicht bestellbezogenen Rechnungsabläufen vergleichen.

Der Name des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Leistung nach Lieferant analysieren und erkennen, bei welchen Lieferanten häufig Rechnungsprobleme oder Zahlungsverzögerungen auftreten.

Der Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die finanzielle Auswirkung analysieren, etwa indem Sie Rechnungen mit hohen Beträgen herausfiltern oder den in Prozessengpässen gebundenen Geldwert ermitteln.

Der Termin, bis zu dem die Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen beglichen werden muss, um Strafgebühren zu vermeiden.

Warum das wichtig ist

Es bildet die Grundlage für die Berechnung der Quote fristgerechter Zahlungen, einer wichtigen KPI für das Lieferantenmanagement und die finanzielle Compliance.

Der Benutzer oder die Rolle, der beziehungsweise die für die Freigabe der Rechnung zur Zahlung verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Engpässe im Freigabeprozess erkennen, indem sichtbar wird, bei welchen Benutzern oder Teams die Freigabe am längsten dauert.

Der konkrete Grund, aus dem eine Rechnung für die Zahlung gesperrt wurde.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt die Ursachen von Zahlungsverzögerungen und ermöglicht gezielte Verbesserungen, um häufige Probleme wie Preis- oder Mengenabweichungen zu vermeiden.

Der aktuelle oder endgültige Status des Rechnungs-Cases, zum Beispiel „Bezahlt“, „Abgelehnt“ oder „In Bearbeitung“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt das endgültige Ergebnis des Rechnungsprozesses. So lassen sich erfolgreich bezahlte und abgelehnte Rechnungen gezielt vergleichen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Markiert den Beginn des Rechnungslebenszyklus, wenn eine Rechnung erstmals in SAP Ariba erfasst wird. Das kann über verschiedene Kanäle geschehen, etwa über das Ariba Network, das Lieferantenportal oder eine manuelle Eingabe.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der zentrale Startpunkt, um die durchgängige Zykluszeit einer Rechnung zu messen und Verzögerungen zu Beginn der Verarbeitung zu erkennen.

Ein wichtiger Meilenstein: Die Rechnung wurde erfolgreich mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen, ohne dass offene Abweichungen bestehen. Damit ist bestätigt, dass die Rechnung zur Freigabe bereit ist.

Warum das wichtig ist

Mit diesem Schritt endet die Validierungsphase und der Freigabe-Workflow kann beginnen. Er ist ein wichtiger Messpunkt für die Quote der automatisierten Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

Diese Aktivität markiert den Beginn des formellen Freigabe-Workflows, nachdem die Rechnung erfolgreich abgestimmt wurde. Je nach Geschäftsregeln wird die Rechnung an eine oder mehrere zuständige Personen zur Freigabe weitergeleitet.

Warum das wichtig ist

Dies ist der Startpunkt für die Messung der KPI-Zykluszeit für Rechnungsfreigaben und die Analyse der Effizienz des Freigabeprozesses.

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Freigabe-Workflows. Alle erforderlichen Genehmigenden haben die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Dies ist ein wichtiger Meilenstein, bevor die Rechnung gebucht wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Endpunkt für die Messung der Freigabezykluszeit und beeinflusst maßgeblich die anschließenden Zahlungsschritte. Verzögerungen wirken sich direkt darauf aus, ob Zahlungen fristgerecht erfolgen.

Diese Aktivität zeigt an, dass die genehmigte Rechnung erfolgreich an das nachgelagerte ERP-System übermittelt und dort für die Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung angenommen wurde. Dies ist ein wichtiger Integrationsmeilenstein.

Warum das wichtig ist

Bestätigt den Abschluss der Übergabe vom Einkauf an die Finanzabteilung. Dies ist ein wichtiger Meilenstein, bevor die Zahlung geplant und ausgeführt werden kann.

Die letzte Aktivität im Prozess bestätigt, dass die Zahlung an den Lieferanten übermittelt wurde. Damit ist der Lebenszyklus der Rechnung abgeschlossen.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der wichtigste Endpunkt für die Messung der gesamten Rechnungsdurchlaufzeit. Sie ist außerdem erforderlich, um die Quote fristgerechter Zahlungen und die Nutzung von Skonti zu berechnen.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann Process Mining die Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba verbessern?

Process Mining analysiert die tatsächlichen Schritte Ihrer Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba. So werden Engpässe, Ursachen von Verzögerungen und Compliance-Abweichungen sichtbar. Datengetriebene Erkenntnisse helfen Ihnen, Freigabezyklen zu verkürzen, Abweichungen beim Abgleich zu minimieren und mehr Skonti bei frühzeitiger Zahlung auszuschöpfen. Das steigert die Effizienz und senkt die Kosten.

Welche Daten benötigen wir aus SAP Ariba für Process Mining in der Rechnungsverarbeitung?

In der Regel benötigen Sie Event Logs aus SAP Ariba mit Ereignissen wie Rechnungserstellung, Freigabe, Abgleich und Zahlung. Zu den wichtigen Daten gehören Rechnungsnummern, Timestamps, Aktivitätsbeschreibungen und Benutzer-IDs, mit denen sich der vollständige Prozessablauf rekonstruieren lässt. Diese Daten ermöglichen eine umfassende Analyse des Wegs jeder Rechnung.

Welche Verbesserungen können wir erwarten und wie schnell?

Schon wenige Wochen nach der ersten Datenanalyse können Sie konkrete Möglichkeiten zur Verkürzung der Durchlaufzeit, Automatisierung und Verbesserung der Compliance erkennen. Greifbare Vorteile wie weniger manueller Aufwand, weniger Zahlungsverzögerungen und mehr genutzte Skonti zeigen sich häufig innerhalb weniger Monate nach der Umsetzung der empfohlenen Änderungen. Diese Verbesserungen können einen erheblichen ROI erzielen.

Wie unterscheidet sich Process Mining von herkömmlichen Berichten zur Rechnungsverarbeitung?

Herkömmliche Berichte zeigen, „was passiert ist“. Process Mining macht durch die Visualisierung der tatsächlichen durchgängigen Prozessabläufe sichtbar, „wie und warum es passiert ist“. Die Methode deckt verborgene Abweichungen, Nacharbeiten und Engpässe auf, die statische Berichte möglicherweise nicht erfassen. Diese tieferen Erkenntnisse ermöglichen eine wirksamere, datengetriebene Optimierung und liefern konkrete Ansatzpunkte für Maßnahmen.

Kann Process Mining uns helfen, mehr Skonti bei frühzeitiger Zahlung auszuschöpfen?

Ja. Process Mining zeigt genau, warum Rechnungen nicht rechtzeitig für Skonti freigegeben werden, häufig wegen Verzögerungen bei Freigaben oder Problemen beim Abgleich. Wenn Sie diese Engpässe und ihre Ursachen erkennen, können Sie gezielt Änderungen vornehmen, die Verarbeitung beschleunigen und mehr Skonti ausschöpfen. Das wirkt sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis aus.

Ist die Einführung von Process Mining für die Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba schwierig?

Für Process Mining müssen zunächst Daten extrahiert und umgewandelt werden. Anschließend werden sie mit spezialisierten Tools analysiert. Dafür ist eine gewisse technische Einrichtung nötig. Der Prozess ist jedoch klar definiert und lässt sich mit Konnektoren für SAP Ariba oft vereinfachen. Der Nutzen konkreter Erkenntnisse überwiegt in der Regel den anfänglichen Aufwand. Viele Lösungen bieten Unterstützung bei der Einführung.

Benötigen wir spezielle technische Kenntnisse oder Tools, um mit Process Mining für unsere Rechnungen zu beginnen?

Process-Mining-Plattformen übernehmen einen großen Teil der analytischen Arbeit. Für die anfängliche Extraktion und Umwandlung von Daten aus SAP Ariba sind Kenntnisse im Data Engineering dennoch hilfreich. Viele Anbieter bieten Beratungsleistungen oder vorgefertigte Konnektoren an, um die technische Einrichtung zu vereinfachen. Dadurch benötigen Sie weniger spezialisiertes internes Fachwissen.

Wie unterstützt Process Mining die Compliance bei der Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba?

Process Mining visualisiert alle Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen. So lassen sich nicht konforme Aktivitäten oder nicht autorisierte Schritte automatisch erkennen. Die Lösung zeigt beispielsweise, wenn Rechnungen vorgeschriebene Freigaben oder Regeln für die Dateneingabe umgehen. Diese kontinuierliche Überwachung unterstützt die Einhaltung der Vorgaben und hilft, Risiken wirksam zu senken.

Ist Process Mining eine einmalige Analyse oder eine dauerhafte Lösung für die Rechnungsverarbeitung?

Beides ist möglich. Erste Analysen liefern schnelle Erfolge. Der größte Nutzen entsteht jedoch durch die kontinuierliche Überwachung, mit der Sie die Auswirkungen von Änderungen verfolgen und neue Abweichungen erkennen. Regelmäßige Aktualisierungen der SAP-Ariba-Daten ermöglichen fortlaufende Optimierungen und nachhaltige Prozessverbesserungen. So fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Optimieren Sie noch heute die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess

Verkürzen Sie die Rechnungsdurchlaufzeit um 30 % und verbessern Sie Ihren Cashflow.

Starten Sie Ihre kostenlose Testphase

Keine Kreditkarte erforderlich. In wenigen Minuten eingerichtet.