> Continu verbeteren van processen > Purchase to Pay factuurverwerking > SAP Ariba

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

6-stappengids voor het optimaliseren van factuurverwerking in SAP Ariba

Datatemplate downloaden

Purchase to Pay-factuurverwerking

SAP Ariba

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(12)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verwerk facturen in SAP Ariba efficiënter en betaal sneller

Dit platform helpt je inefficiënte workflows, vertragingen bij goedkeuringen en complianceproblemen in processen op te sporen. Als je deze bottlenecks in kaart brengt, kun je processen efficiënter maken, kosten verlagen en de prestaties verbeteren. Zie waar het proces vastloopt en bepaal welke verbeteringen snel resultaat opleveren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Purchase to Pay-factuurverwerking optimaliseren?

Efficiënte factuurverwerking is de basis voor een goed lopend Purchase to Pay-proces. Ze heeft direct invloed op de financiële gezondheid van je organisatie en de relatie met leveranciers. In de complexe omgeving van SAP Ariba Procurement kan inefficiënte factuurverwerking allerlei problemen veroorzaken. Zo loop je mogelijk waardevolle kortingen voor vroege betaling mis, betaal je boetes voor te late betaling of komt de relatie met belangrijke leveranciers onder druk te staan. Trage of foutgevoelige factuurverwerking houdt bovendien werkkapitaal vast, verhoogt de bedrijfskosten door handmatig herstelwerk en brengt compliance-risico's met zich mee. De werkelijke route van facturen begrijpen en verbeteren, van ontvangst tot betaling, gaat dus niet alleen om efficiëntie. Het is ook een kwestie van financieel beheer en een sterke concurrentiepositie.

Zo maakt process mining je factuurworkflow in SAP Ariba inzichtelijk

Met process mining krijg je een helder beeld van de Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP Ariba. In plaats van af te gaan op statische rapporten of handmatige observaties, gebruikt process mining eventdata. Elke regel in het event log staat voor een activiteit rond een factuur. Met het factuurnummer als centrale case-ID brengt process mining automatisch de volledige route van elke factuur in kaart, van 'Factuur ontvangen' tot 'Betaling uitgevoerd'. Zo zie je op basis van data hoe het proces werkelijk verloopt en hoe facturen door je systeem gaan, in plaats van hoe je denkt dat het proces werkt. Je ziet precies waar bottlenecks ontstaan, waar het proces afwijkt van de standaard en hoelang activiteiten en overdrachten duren. Met deze analysemogelijkheden kun je aannames toetsen en concreet zien waar goedkeuring vertraging oploopt, matchingverschillen ontstaan en betalingsblokkeringen worden beheerd, allemaal binnen SAP Ariba.

Waar process mining verbeterkansen aan het licht brengt

Process mining geeft je de details die nodig zijn om specifieke verbeterpunten in de Purchase to Pay-factuurverwerking te vinden. Zo kun je problemen gericht aanpakken, zoals:

Bottlenecks in goedkeuringsworkflows: Vind eenvoudig de goedkeurders of goedkeuringsstappen die steeds vertraging veroorzaken en de totale doorlooptijd van facturen verlengen. Met dit inzicht kun je goedkeuringsmatrices opnieuw beoordelen of bepaalde goedkeuringen in SAP Ariba automatiseren.
Patronen in matchingverschillen: Ontdek waarom facturen en inkooporders vaak niet overeenkomen. Dat kan komen door invoerfouten, ontbrekende goederenontvangsten of onjuiste gegevens op de inkooporder. Als je deze patronen kent, kun je het matchingsproces verbeteren en handmatig werk beperken.
Analyse van betalingsblokkeringen: Krijg inzicht in waarom facturen worden geblokkeerd en hoelang dat duurt. Zo kun je het opheffen van blokkeringen verbeteren en vertragingen bij betalingen beperken.
Procesafwijkingen en compliancerisico's: Breng in beeld wanneer facturen afwijken van het gewenste procespad. Dit kan wijzen op complianceproblemen, onbevoegde activiteiten of kansen om processen te standaardiseren.
Kansen voor automatisering: Spoor terugkerende handmatige taken op die veel tijd en bronnen kosten. Zo zie je welke taken geschikt zijn voor automatisering om de efficiëntie binnen SAP Ariba te verhogen.

Concrete resultaten van efficiëntere factuurverwerking

Met process mining kun je de Purchase to Pay-factuurverwerking verbeteren en meetbare resultaten behalen. De totale doorlooptijd van facturen kan flink omlaag, waardoor betalingen sneller verlopen en de kasstroom verbetert. Dat bespaart kosten doordat je minder boetes voor te late betaling betaalt en vaker korting voor vroege betaling krijgt. Efficiëntere processen vragen ook minder handmatig werk en verlagen de administratieve kosten voor het afhandelen van uitzonderingen en herstelwerk. Daarnaast bouw je aan sterkere, betrouwbaardere relaties met leveranciers door op tijd en volgens afspraak te betalen. Een transparant, goed ingericht proces verbetert bovendien de naleving van interne beleidsregels en wettelijke vereisten. Zo beperk je risico's en verbeter je het auditspoor. Uiteindelijk geven procesverbeteringen in SAP Ariba je meer inzicht in en controle over de volledige Purchase to Pay-factuurverwerking, zodat je betere strategische beslissingen kunt nemen.

Aan de slag met het verbeteren van factuurverwerking

De Purchase to Pay-factuurverwerking in SAP Ariba verbeteren lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste aanpak is het goed te doen. Process mining laat op basis van data zien waar verborgen inefficiënties zitten en waar je gericht kunt verbeteren. Volg de route van factuurontvangst tot betaling om concrete verbeterkansen te vinden en je bedrijfsvoering te veranderen. Zet de eerste stap naar efficiëntere factuurverwerking die aan de regels voldoet en minder kost.

Purchase to Pay-factuurverwerking factuurcontrole team crediteurenadministratie Crediteurenadministratie betalingsvoorwaarden factuurgoedkeuring matchingsverschillen optimalisatie van de kasstroom leveranciersrelaties compliance Inkoop tot betaling P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Dat leidt tot te late betalingen en mogelijke boetes. Het houdt werkkapitaal vast en kan de relatie met leveranciers onder druk zetten door aanhoudende vertragingen.
ProcessMind analyseert goedkeuringsworkflows in SAP Ariba en laat zien welke goedkeurders of stappen steeds vertraging veroorzaken. Ook brengt het afwijkingen van de standaardroute in beeld, zodat je de Purchase to Pay-factuurverwerking gericht kunt verbeteren.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten vragen veel handmatig werk. Daardoor loopt de verwerking vertraging op, stijgen de bedrijfskosten en worden facturen vaak geblokkeerd voor betaling.
ProcessMind brengt de frequentie en soorten matchingverschillen in de factuurverwerking van SAP Ariba in beeld. Het spoort de oorzaken op, zoals onjuist aangemaakte inkooporders of fouten bij de registratie van goederenontvangsten. Zo kun je de Purchase to Pay-factuurverwerking verbeteren.

Door vertragingen in de factuurverwerking lopen organisaties vaak waardevolle kortingen voor vroege betaling mis. Dat heeft direct invloed op de kasstroom en winstgevendheid en betekent dat besparingen onbenut blijven.
ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van facturen in SAP Ariba, van ontvangst tot betaling. Zo zie je waarom facturen niet op tijd worden betaald om voor korting in aanmerking te komen. Het brengt bottlenecks in de Purchase to Pay-factuurverwerking aan het licht die tijdige betaling in de weg staan, zodat je gemiste besparingen kunt terugwinnen.

Veel handmatige gegevensinvoer, afstemming en afhandeling van uitzonderingen kosten het AP-team veel tijd. Dit werk is foutgevoelig, verhoogt de bedrijfskosten en verlaagt de efficiëntie.
ProcessMind laat zien waar handmatige activiteiten, herstelwerk en ad-hocstappen het vaakst voorkomen in de factuurverwerking met SAP Ariba. Zo zie je waar automatisering en standaardisatie mogelijk zijn in het proces van inkoop tot betaling, van factuurverwerking tot betaling.

Facturen die buiten het vastgestelde bedrijfsbeleid worden verwerkt, bijvoorbeeld zonder bevoegde goedkeuring of met onjuiste codering, brengen aanzienlijke compliancerisico’s en mogelijke fraude met zich mee. Zulke afwijkingen kunnen leiden tot boetes en reputatieschade.
ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van vooraf vastgelegde bedrijfsregels en compliancenormen in SAP Ariba. Je ziet precies welke routes in het proces van inkoop tot betaling niet aan de regels voldoen. Zo kun je risico’s eerder aanpakken en de interne controles versterken.

Zonder een duidelijk overzicht van het volledige factuurproces is het lastig te zien waar vertraging ontstaat, wie verantwoordelijk is en hoe je de prestaties kunt verbeteren. Dat gebrek aan inzicht bemoeilijkt strategische beslissingen en het oplossen van problemen.
ProcessMind geeft je een röntgenbeeld van het volledige proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke betaling. Je ziet hoe het proces werkelijk verloopt, waar efficiëntie verloren gaat en welke verbeteringen de data ondersteunen.

Facturen lopen geregeld onnodig vast door slecht beheerde betalingsblokkades. Daardoor worden belangrijke betalingen vertraagd en komen relaties met leveranciers onder druk te staan. Het opsporen en opheffen van blokkades kost vaak veel handmatig werk en communicatie.
ProcessMind volgt wanneer betalingsblokkades in SAP Ariba worden ingesteld en opgeheven. Je ziet de meest voorkomende oorzaken, de duur en de gevolgen. Zo kun je het beheer van betalingsblokkades in het proces van inkoop tot betaling verbeteren, betalingsvertragingen beperken en de cashflow verbeteren.

Inefficiënte workflows, veel handmatige tussenkomst en lange doorlooptijden verhogen de kosten van elke verwerkte factuur. Dat drukt de winstgevendheid en zet het budget van de crediteurenadministratie onder druk.
ProcessMind brengt in kaart hoeveel tijd en middelen verschillende factuurroutes in SAP Ariba kosten. Door inefficiënties op te sporen en weg te nemen, helpt het de kosten per factuur in het proces van inkoop tot betaling te verlagen en de uitgaven beter te beheersen.

Structureel te late betalingen, veel blokkades of onduidelijke communicatie over de factuurstatus kunnen relaties met belangrijke leveranciers ernstig schaden. Dat kan leiden tot minder gunstige voorwaarden, minder vertrouwen of zelfs verstoringen in de toeleveringsketen.
ProcessMind geeft objectief inzicht in de tijdigheid van betalingen en de meest voorkomende oorzaken van vertraging in de factuurverwerking met SAP Ariba. Door die oorzaken aan te pakken, kunnen organisaties betalingen betrouwbaarder uitvoeren en de samenwerking met leveranciers verbeteren.

Teams of medewerkers kunnen facturen op verschillende manieren verwerken. Dat leidt tot verschillen, fouten en gemiste kansen om goede werkwijzen te standaardiseren. Ook wordt het daardoor lastiger om prestaties te vergelijken en het proces te verbeteren.
ProcessMind brengt alle varianten van het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba in kaart en laat zien waar en waarom teams anders werken. Zo kun je goede werkwijzen herkennen en standaardisatiekansen binnen de organisatie vinden, voor een consistentere en efficiëntere uitvoering.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Snellere goedkeuring van facturen helpt de cashflow gezond te houden en leveranciers op tijd te betalen. Kortere goedkeuringscycli verhogen de efficiëntie, verkleinen de kans op boetes voor te late betaling en verbeteren de relatie met leveranciers. Dat kan later ook gunstiger onderhandelingsvoorwaarden opleveren. Het doel is dat facturen zonder onnodige vertraging door het systeem gaan. ProcessMind laat zien welke routes facturen in SAP Ariba volgen, waar goedkeuringen vastlopen en welke goedkeurders of processtappen voor bottlenecks zorgen. Door de doorlooptijd van elke activiteit te analyseren, zie je waar vertraging ontstaat en hoe je workflows voor goedkeuring kunt verbeteren. Zo kan de goedkeuringstijd met 30% of meer dalen. De data geven richting aan veranderingen die de verwerking versnellen.

Verschillen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten vragen vaak om veel handmatig werk en herstelwerk, en vertragen de verwerking. Minder van deze problemen betekent lagere bedrijfskosten en een kortere doorlooptijd van het proces van inkoop tot betaling. Ook verbetert de datakwaliteit en is er minder handmatige tussenkomst nodig. ProcessMind brengt alle verschillen bij factuurmatching in SAP Ariba in beeld en helpt de oorzaken te vinden, zoals veel wijzigingen in inkooporders, onjuiste registraties van goederenontvangsten of terugkerende problemen bij bepaalde leveranciers. Je ziet hoeveel tijd en middelen herstelwerk kost. Zo kunnen organisaties gerichte verbeteringen doorvoeren, bijvoorbeeld in de invoerprocedures of door matchingregels te automatiseren. Daarmee kan het herstelwerk met maximaal 25% afnemen.

Gemiste kortingen bij vroege betaling betekenen dat mogelijke besparingen verloren gaan. Door facturen sneller te verwerken, kunnen organisaties vaker van deze kortingen profiteren, hun financiële resultaat verbeteren en hun werkkapitaal beter beheren. Daarvoor moet het factuurproces snel genoeg verlopen om gunstige betalingstermijnen te halen. ProcessMind volgt elke factuur in SAP Ariba, van ontvangst tot betaling, en laat zien wanneer korting bij vroege betaling door vertraging in de verwerking is gemist. Je ziet welke bottlenecks tijdige betaling verhinderen, zoals lange goedkeuringstijden of onopgeloste verschillen. Zo kun je gericht ingrijpen, gemiste besparingen terughalen en het aantal benutbare kortingen met 15 tot 20% verhogen.

Veel stappen in de factuurverwerking bestaan uit handmatige, terugkerende taken. Die zijn foutgevoelig en kosten medewerkers veel tijd. Door deze activiteiten te automatiseren, dalen de bedrijfskosten en kan het crediteurenteam zich richten op werk met meer strategische waarde. ProcessMind laat precies zien welke handmatige activiteiten in het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba het vaakst voorkomen en de meeste tijd kosten. Je ziet waar RPA of aanpassingen in de systeemconfiguratie kunnen helpen, bijvoorbeeld bij automatische codering of matching op basis van drie documenten. Zo neemt het handmatige werk af en kan 10 tot 20% van de routinetaken worden geautomatiseerd.

Naleving van intern beleid en externe regelgeving is belangrijk voor de financiële integriteit en om boetes te voorkomen. Niet-conforme factuurverwerking kan leiden tot financiële risico’s, audits en reputatieschade. Goede naleving versterkt de interne controles en beperkt de risico’s voor de organisatie. ProcessMind brengt afwijkingen van vastgelegde procesmodellen en complianceregels in het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba aan het licht. Je ziet hoe het werkelijke proces afwijkt van de bedoeling, bijvoorbeeld door onbevoegde stappen, ontbrekende goedkeuringen of te late invoer. Zo kunnen organisaties tekortkomingen in de naleving proactief aanpakken, standaardprocedures handhaven en overtredingen met meer dan 50% terugdringen.

Zonder duidelijk zicht op de levenscyclus van facturen is goed beheer en tijdige besluitvorming lastig. Met meer inzicht kunnen betrokkenen snel de status van elke factuur controleren, bottlenecks herkennen en de cashflow nauwkeuriger voorspellen. Zo houd je het volledige crediteurenproces beter onder controle. ProcessMind toont realtime hoe elke factuur in SAP Ariba verloopt, van ontvangst tot betaling. Onduidelijke delen van het proces worden zichtbaar. Je ziet de actuele status, de afgelegde route en eventuele vertragingen, zodat je tijdig kunt ingrijpen en het aantal vragen met maximaal 40% kunt terugdringen.

Inefficiënt beheer van betalingsblokkades kan voor flinke vertraging zorgen, relaties met leveranciers onder druk zetten en betalingstermijnen laten verlopen. Een beter afhandelingsproces helpt facturen op tijd te betalen, verhoogt de efficiëntie en vermindert het administratieve werk rond geblokkeerde betalingen. ProcessMind laat zien waarom betalingsblokkades in SAP Ariba ontstaan en hoe ze in de praktijk worden opgelost. Je ziet waar het proces vastloopt en hoe lang een factuur geblokkeerd blijft. Zo kunnen proceseigenaren bepalen waar ingrijpen nodig is, de procedure voor het opheffen van blokkades verbeteren en de oplostijd met 20% of meer verkorten.

Hoge verwerkingskosten per factuur drukken rechtstreeks op de winstgevendheid. Je kunt die kosten verlagen door handmatig werk en herstelwerk te beperken en de volledige workflow van inkoop tot betaling te verbeteren. ProcessMind geeft een gedetailleerd overzicht van de activiteiten die bijdragen aan de kosten per factuur in SAP Ariba. Je ziet wat vertragingen, handmatige tussenkomst en herstelwerk kosten. Zo kunnen organisaties dure activiteiten opsporen en gericht verbeteren, met mogelijk 10 tot 15% lagere kosten per factuur.

Te late betalingen en onduidelijke communicatie over de factuurstatus kunnen belangrijke leveranciersrelaties schaden. Dat raakt de stabiliteit van de toeleveringsketen en je onderhandelingspositie. Efficiëntere verwerking en meer transparantie dragen bij aan sterkere, betrouwbaardere samenwerkingen met leveranciers. ProcessMind helpt de oorzaken van betalingsvertragingen en communicatieproblemen in het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba te vinden. Met inzicht in de prestaties en compliance van het factuurproces kun je leveranciers proactief informeren en betalingen op tijd uitvoeren. Dat verbetert de tevredenheid en loyaliteit van leveranciers.

Verschillen in factuurverwerking tussen afdelingen of regio’s leiden tot uiteenlopende prestaties, meer fouten en hogere opleidingskosten. Gestandaardiseerde workflows zorgen voor een consistente, efficiënte en voorspelbare uitvoering die aan de regels voldoet. ProcessMind ontdekt en vergelijkt procesvarianten in verschillende organisatieonderdelen binnen het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba. Je ziet waar de werkwijze afwijkt van goede praktijken en waar workflows kunnen worden gestandaardiseerd. Zo wordt het proces consistenter, neemt de variatie met 20 tot 30% af en worden de prestaties voorspelbaarder.

Te late betalingen aan leveranciers kunnen boetes opleveren, de kredietwaardigheid schaden en waardevolle zakelijke relaties onder druk zetten. Minder te late betalingen is belangrijk voor de financiële gezondheid en een goede reputatie bij leveranciers. ProcessMind brengt precies in kaart welke processtappen en oorzaken in het proces van inkoop tot betaling in SAP Ariba tot te late betalingen leiden. Je ziet hoeveel betalingen te laat zijn en waar bottlenecks of inefficiënties ontstaan. Zo kun je gericht ingrijpen en ervoor zorgen dat betalingen steeds op of vóór de vervaldatum plaatsvinden. Het aantal te late betalingen kan met maximaal 25% dalen.

Handmatige invoer van factuurgegevens leidt vaak tot fouten. Die veroorzaken later problemen, zoals verschillen bij matching, onjuiste betalingen en extra herstelwerk. Minder fouten verbetert de datakwaliteit, verlaagt de verwerkingskosten en verhoogt de nauwkeurigheid. ProcessMind laat zien waar in SAP Ariba gegevens vaak handmatig worden ingevoerd en hoe vaak fouten voorkomen en wat de gevolgen zijn. Met dit inzicht kunnen organisaties validatieregels invoeren, automatisering toepassen of medewerkers beter opleiden. Zo neemt het aantal invoerfouten af en wordt de factuurverwerking nauwkeuriger.

Het verbetertraject in 6 stappen voor het proces van inkoop tot betaling

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de ProcessMind Excel-template voor het proces van inkoop tot betaling. De template laat zien welke datavelden nodig zijn.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde datastructuur zorgt voor een nauwkeurige en volledige analyse. Zo leg je de basis voor betrouwbare inzichten in de prestaties van het factuurproces.

Verwacht resultaat

Een Excel-template die je kunt invullen met factuurgegevens uit SAP Ariba, met de juiste opmaak.

WAT JE KRIJGT

Breng verborgen bottlenecks in factuurverwerking aan het licht

ProcessMind brengt de werkelijke factuurverwerking in SAP Ariba visueel in kaart. Zo zie je waar inefficiëntie, vertragingen en complianceproblemen optreden. Je krijgt een helder beeld op basis van data en kunt de Purchase to Pay-cyclus gericht verbeteren.

Breng de werkelijke factuurstroom in SAP Ariba in beeld
Spoor vertragingen bij goedkeuringen en bottlenecks op
Signaleer complianceproblemen en afwijkingen
Verbeter P2P voor snellere betalingen en lagere kosten

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Meer resultaat met betere factuurverwerking

Deze resultaten laten zien hoe process mining op basis van factuurverwerkingsdata uit SAP Ariba bottlenecks en inefficiënties opspoort en zo de bedrijfsvoering verbetert.

0 %

Snellere goedkeuring

Kortere goedkeuringsdoorlooptijd van facturen

Versnel de goedkeuring van facturen door bottlenecks op te sporen en weg te nemen. Zo worden facturen sneller betaald en verbetert de cashflow.

0 %

Meer korting bij vroege betaling.

Vaker korting bij vroege betaling ontvangen

Stem betalingstermijnen beter af, zodat je consequent gebruikmaakt van beschikbare kortingen bij vroege betaling en meer bespaart.

0 %

Hoger STP-percentage

Meer facturen verwerkt zonder handmatige tussenkomst

Automatiseer terugkerende taken en beperk handmatig herstelwerk door factuurworkflows te verbeteren. Zo dalen de kosten per verwerkte factuur aanzienlijk.

0 %

Minder problemen bij matching

Minder herstelwerk bij factuurmatching

Spoor de oorzaken van verschillen bij matching op om handmatige tussenkomst en herstelwerk te beperken. Zo wordt de verwerking nauwkeuriger en sneller.

0 %

Meer betalingen op tijd

Hoger percentage betalingen op tijd

Verbeter relaties met leveranciers en voorkom boetes voor te late betaling. Volg het proces proactief, zodat facturen vóór de vervaldatum worden betaald.

De resultaten verschillen per proces en zijn afhankelijk van de complexiteit en datakwaliteit. De cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatie van elke leveranciersfactuur. Dit is de primaire case-ID voor het volledige factuurverwerkingsproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel die alle processtappen van één factuur met elkaar verbindt. Zo kun je de totale verwerkingstijd en het procesverloop analyseren.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Met dit attribuut kun je de proceskaart visualiseren, procesvarianten ontdekken en herstelwerk of bottlenecks opsporen.

De timestamp met de exacte datum en tijd waarop een activiteit heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je alle tijdsgebonden metrieken berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur. Die zijn belangrijk om vertragingen in processen op te sporen.

De identificatie van de inkooporder die bij de factuur hoort, indien van toepassing.

Waarom dit belangrijk is

Dit koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je verschillen bij matching analyseren en factuurstromen met en zonder inkooporder vergelijken.

De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per leverancier analyseren en zien welke leveranciers vaak problemen met facturen hebben of laat worden betaald.

Het totale bedrag van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld door facturen met een hoog bedrag te filteren of te zien welk bedrag vastzit door bottlenecks in het proces.

De datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden moet zijn betaald om boetes te voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de basis voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen, een belangrijke KPI voor leveranciersrelaties en financiële compliance.

De gebruiker of rol die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de factuur voor betaling.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je bottlenecks in het goedkeuringsproces opsporen door te zien welke gebruikers of teams de langste doorlooptijden voor goedkeuring hebben.

De specifieke reden waarom een betalingsblokkade op een factuur is ingesteld.

Waarom dit belangrijk is

Dit laat zien wat de oorzaak is van betalingsvertragingen. Zo kun je gericht problemen voorkomen, zoals verschillen in prijs of hoeveelheid.

De huidige of definitieve status van de factuurcase, zoals betaald, afgewezen of in behandeling.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft de uiteindelijke uitkomst van het factuurproces weer. Zo kun je betaalde en afgewezen facturen afzonderlijk analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het begin van de factuurverwerking: de factuur wordt voor het eerst ingevoerd in SAP Ariba. Dat kan via verschillende kanalen, zoals het Ariba Network, het leveranciersportaal of handmatige invoer.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de totale doorlooptijd van de factuur en het herkennen van vertragingen aan het begin van het proces.

Een belangrijke mijlpaal: de factuur is zonder openstaande verschillen succesvol afgestemd met de inkooporder en de goederenontvangst. Dit bevestigt dat de factuur klaar is voor goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Na deze stap is de validatiefase afgerond en kan de goedkeuringsworkflow beginnen. Dit is een belangrijk meetpunt voor het percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt.

Deze activiteit markeert het begin van de formele goedkeuringsworkflow nadat de factuur succesvol is afgestemd. Op basis van bedrijfsregels wordt de factuur naar een of meer aangewezen goedkeurders gestuurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de KPI voor de goedkeuringsdoorlooptijd van facturen en het analyseren van de efficiëntie van het goedkeuringsproces.

Geeft aan dat de goedkeuringsworkflow succesvol is afgerond en dat alle vereiste goedkeurders de factuur hebben goedgekeurd voor betaling. Dit is een belangrijke mijlpaal voordat de factuur wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het eindpunt voor het meten van de doorlooptijd van de goedkeuring en is bepalend voor de daaropvolgende betalingsstappen. Vertragingen hebben direct gevolgen voor tijdige betalingen.

Deze activiteit geeft aan dat de goedgekeurde factuur succesvol naar het onderliggende ERP-systeem is verzonden en daar is geaccepteerd voor de financiële administratie en betalingsverwerking. Dit is een belangrijke mijlpaal in de integratie.

Waarom dit belangrijk is

Bevestigt dat de overdracht van inkoop naar financiën is afgerond. Dit is een belangrijke mijlpaal voordat de betaling kan worden ingepland en uitgevoerd.

De laatste activiteit in het proces. Deze bevestigt dat de betaling naar de leverancier is verzonden en rondt de levenscyclus van de factuur af.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste eindpunt voor het meten van de totale doorlooptijd van de factuur. Je hebt dit gegeven nodig om het percentage tijdige betalingen en het gebruik van kortingen bij vroege betaling te berekenen.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining onze factuurverwerking in SAP Ariba verbeteren?

Process mining analyseert de werkelijke stappen in de factuurverwerking met SAP Ariba. Zo komen bottlenecks, oorzaken van vertragingen en afwijkingen van complianceregels aan het licht. De data laten zien hoe je goedkeuringsdoorlooptijden kunt verkorten, verschillen bij matching kunt beperken en vaker korting bij vroege betaling kunt krijgen. Dat verhoogt de efficiëntie en verlaagt de kosten.

Welke data uit SAP Ariba hebben we nodig voor process mining van factuurverwerking?

Meestal heb je event logs uit SAP Ariba nodig met gebeurtenissen zoals het aanmaken, goedkeuren, matchen en betalen van facturen. Belangrijke datapunten zijn factuurnummers, timestamps, activiteitsbeschrijvingen en gebruikers-ID’s. Daarmee kun je het volledige procesverloop van elke factuur reconstrueren en analyseren.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten en hoe snel?

Binnen enkele weken na de eerste data-analyse kun je kansen vinden om doorlooptijden te verkorten, taken te automatiseren en de naleving te verbeteren. Concrete resultaten, zoals minder handmatig werk, minder betalingsvertragingen en vaker korting bij vroege betaling, zijn vaak binnen enkele maanden na invoering van de aanbevolen veranderingen zichtbaar. Dit kan een aanzienlijk rendement opleveren.

Wat is het verschil tussen process mining en traditionele rapportages over factuurverwerking?

Traditionele rapportages laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt zichtbaar hoe en waarom het gebeurde, door het werkelijke proces van begin tot eind weer te geven. Zo komen verborgen afwijkingen, herstelwerk en bottlenecks aan het licht die in statische rapportages kunnen ontbreken. Dat inzicht helpt je verbeteringen op basis van data door te voeren.

Kan process mining helpen om vaker korting bij vroege betaling te krijgen?

Ja. Process mining laat duidelijk zien waarom facturen de termijn voor korting bij vroege betaling missen, bijvoorbeeld door vertraging bij goedkeuring of problemen met matching. Als je deze bottlenecks en hun oorzaken kent, kun je gericht veranderingen doorvoeren om de verwerking te versnellen en vaker korting te krijgen. Dat verbetert rechtstreeks het financiële resultaat.

Is process mining lastig te implementeren voor factuurverwerking in SAP Ariba?

Voor process mining haal je eerst data op en zet je die om. Daarna analyseer je de data met gespecialiseerde software. Daarvoor is enige technische inrichting nodig, maar het proces is duidelijk omschreven en kan vaak eenvoudiger met connectors voor SAP Ariba. De inzichten wegen doorgaans op tegen de inspanning. Veel oplossingen bieden begeleiding bij de implementatie.

Hebben we specifieke technische kennis of tools nodig om met process mining van facturen te beginnen?

Process mining-platforms nemen veel van de analytische complexiteit uit handen. Toch is kennis van data-engineering handig om data uit SAP Ariba op te halen en om te zetten. Veel leveranciers bieden adviesdiensten of voorgebouwde connectors om de technische inrichting eenvoudiger te maken. Daardoor is minder gespecialiseerde kennis binnen de organisatie nodig.

Hoe helpt process mining om te zorgen dat factuurverwerking in SAP Ariba aan de regels voldoet?

Process mining maakt elke afwijking van standaardprocedures zichtbaar, zodat je automatisch activiteiten kunt opsporen die niet aan de regels voldoen of onbevoegde stappen kunt herkennen. Je ziet bijvoorbeeld wanneer facturen verplichte goedkeuringen of regels voor gegevensinvoer omzeilen. Door het proces voortdurend te volgen, kun je de naleving verbeteren en risico’s beperken.

Is process mining een eenmalige analyse of een doorlopende oplossing voor factuurverwerking?

Process mining kan allebei. Een eerste analyse levert vaak snel verbeterkansen op. De grootste waarde zit in het proces voortdurend volgen, zodat je het effect van veranderingen kunt meten en nieuwe afwijkingen kunt herkennen. Door de data uit SAP Ariba regelmatig te vernieuwen, kun je het proces blijven verbeteren. Zo bouw je aan een cultuur van continu verbeteren.

Verbeter vandaag nog de factuurverwerking van Purchase to Pay

Verkort de doorlooptijd van facturen met 30% en verbeter zo de cashflow.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.