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Mejore su proceso Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Su guía de 6 pasos para optimizar el procesamiento de facturas en SAP Ariba
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Purchase to Pay - Procesamiento de facturas
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Optimice el procesamiento de facturas en SAP Ariba para agilizar los pagos

Esta plataforma le ayuda a localizar ineficiencias críticas del Workflow, retrasos en las aprobaciones y problemas de cumplimiento en sus procesos. Al identificar estos cuellos de botella, puede agilizar las operaciones, reducir costes y mejorar el rendimiento general. Comprenda dónde falla su proceso para lograr mejoras rápidas y mejores resultados.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar Procure to Pay - Procesamiento de facturas?

Un procesamiento eficiente de facturas es la base de un ciclo Procure to Pay saludable, ya que influye directamente en la situación financiera de su organización y en las relaciones con los proveedores. En el complejo entorno de SAP Ariba Procurement, las ineficiencias en el procesamiento de facturas pueden desencadenar una serie de consecuencias negativas. Podría perder descuentos valiosos por pronto pago, incurrir en costosas penalizaciones por pagos atrasados o deteriorar relaciones clave con proveedores debido a los retrasos. Además del impacto financiero directo, la gestión lenta o propensa a errores puede inmovilizar el capital circulante, aumentar los costes operativos por el retrabajo manual y exponer a su empresa a riesgos de cumplimiento. Comprender y mejorar el flujo real de las facturas, desde su recepción hasta la ejecución del pago final, no es solo una cuestión de eficiencia. También es una forma de gestionar estratégicamente las finanzas y mantener una ventaja competitiva.

Cómo Process Mining aporta visibilidad a su Workflow de facturas en SAP Ariba

Process Mining ofrece una forma revolucionaria de comprender Procure to Pay - Procesamiento de facturas en SAP Ariba. En lugar de depender de informes estáticos u observaciones manuales, Process Mining utiliza datos de eventos, donde cada entrada del registro representa una actividad realizada sobre una factura. Al utilizar el número de factura como identificador central del caso, Process Mining reconstruye automáticamente el recorrido completo de cada factura, desde «Factura recibida» hasta «Pago ejecutado». Esto proporciona una visualización objetiva y basada en datos del flujo real del proceso, y muestra cómo avanzan realmente las facturas por su sistema, en lugar de cómo supone que deberían hacerlo. Puede localizar exactamente dónde aparecen los cuellos de botella, identificar desviaciones respecto a los procedimientos operativos estándar y cuantificar la duración de cada actividad y traspaso. Esta potente capacidad analítica le permite ir más allá de las suposiciones y obtener información concreta sobre retrasos en las aprobaciones, discrepancias de conciliación y gestión de bloqueos de pago, todo ello dentro de su entorno SAP Ariba.

Principales áreas de mejora que revela Process Mining

Process Mining proporciona el nivel de detalle necesario para identificar áreas concretas de mejora en Procure to Pay - Procesamiento de facturas. Podrá abordar y resolver problemas críticos como los siguientes:

  • Cuellos de botella en el Workflow de aprobación: Identifique fácilmente a los aprobadores o pasos concretos que provocan retrasos de forma sistemática y alargan el ciclo general de las facturas. Esta información le permite revisar las matrices de aprobación o automatizar determinadas aprobaciones en SAP Ariba.
  • Patrones de discrepancias de conciliación: Descubra las causas principales de las discrepancias frecuentes entre facturas y órdenes de compra, ya se deban a errores de introducción de datos, recepciones de mercancías ausentes o datos incorrectos de la orden de compra. Comprender estos patrones ayuda a agilizar la conciliación y reducir la intervención manual.
  • Análisis de bloqueos de pago: Comprenda con claridad por qué se bloquean las facturas y durante cuánto tiempo. Este análisis ayuda a optimizar el proceso de liberación de bloqueos y a reducir los retrasos en la ejecución de pagos.
  • Desviaciones del proceso y riesgos de cumplimiento: Visualice los casos en los que las facturas se desvían de la ruta ideal del proceso, lo que puede indicar problemas de cumplimiento, actividades no autorizadas u oportunidades de estandarización.
  • Oportunidades de automatización: Identifique las tareas manuales repetitivas que consumen una cantidad considerable de tiempo y recursos, y detecte cuáles son las mejores candidatas para automatizar y aumentar la eficiencia en su ecosistema SAP Ariba.

Resultados tangibles de un procesamiento de facturas optimizado

Al utilizar Process Mining para optimizar Procure to Pay - Procesamiento de facturas, su organización puede obtener beneficios importantes y medibles. Espere una reducción considerable del tiempo total del ciclo de facturas, lo que se traducirá en pagos más rápidos y un mejor flujo de caja. Esto genera ahorros directos al minimizar las penalizaciones por pagos atrasados y aprovechar más descuentos por pronto pago. Una mayor eficiencia del proceso también reduce el esfuerzo manual y los costes administrativos asociados a la gestión de excepciones y el retrabajo. Más allá de los beneficios financieros, podrá construir relaciones más sólidas y fiables con sus proveedores mediante pagos puntuales y previsibles. Además, un proceso transparente y optimizado mejora el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos normativos, reduce los riesgos y refuerza su preparación para auditorías. En última instancia, la optimización del proceso en SAP Ariba le proporcionará mayor transparencia y control sobre todo el ciclo de Procure to Pay - Procesamiento de facturas, y facilitará una toma de decisiones estratégicas más acertada.

Inicie su camino hacia la optimización del procesamiento de facturas

Mejorar Procure to Pay - Procesamiento de facturas en SAP Ariba puede parecer complejo, pero con el enfoque adecuado es totalmente posible. Process Mining ofrece una vía clara y basada en datos para descubrir ineficiencias ocultas e impulsar cambios significativos. Al centrarse en el recorrido de sus facturas, desde la recepción hasta el pago, podrá liberar un valor considerable y transformar sus operaciones. Dé el primer paso hacia un futuro de procesamiento de facturas más eficiente, conforme y rentable.

Purchase to Pay - Procesamiento de facturas Verificación de facturas Equipo de cuentas por pagar Cuentas por pagar Condiciones de pago Aprobación de facturas Discrepancias en la conciliación Optimización del flujo de caja Relaciones con proveedores Cumplimiento Procure to Pay P2P Gestión de proveedores Conciliación de facturas

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Las facturas suelen quedarse atascadas en las colas de aprobación, lo que provoca pagos atrasados y posibles penalizaciones. Esto afecta al capital circulante y puede deteriorar las relaciones con proveedores importantes debido a los retrasos constantes.
ProcessMind analiza los Workflows de aprobación en SAP Ariba e identifica a los aprobadores o pasos concretos que provocan retrasos de forma sistemática. También señala las desviaciones respecto a las rutas estándar, lo que permite rediseñar de forma específica Procure to Pay - Procesamiento de facturas.

Las discrepancias entre facturas, órdenes de compra y recepciones de mercancías requieren una intervención manual considerable. Esto aumenta el tiempo de procesamiento, eleva los costes operativos y suele provocar que las facturas queden retenidas y no se paguen.
ProcessMind visualiza la frecuencia y los tipos de discrepancias de conciliación en el procesamiento de facturas de SAP Ariba. Localiza las causas principales, como la creación incorrecta de órdenes de compra o los registros erróneos de recepción de mercancías, y permite mejorar Procure to Pay - Procesamiento de facturas.

Los retrasos en el procesamiento de facturas hacen que las organizaciones pierdan con frecuencia descuentos valiosos por pronto pago. Esto afecta directamente al flujo de caja y a la rentabilidad, y representa una oportunidad de ahorro desaprovechada.
ProcessMind realiza un seguimiento del ciclo de vida completo de las facturas, desde su recepción hasta la ejecución del pago en SAP Ariba, y revela por qué no se cumplen los plazos para obtener descuentos. Identifica los cuellos de botella en Procure to Pay - Procesamiento de facturas que impiden pagar a tiempo y permite recuperar los ahorros perdidos.

La introducción manual de datos, la conciliación y la gestión de excepciones consumen una parte importante de los recursos del equipo de cuentas por pagar. Este trabajo intensivo y manual es propenso a errores, aumenta los costes operativos y reduce la eficiencia general.
ProcessMind descubre dónde se producen con mayor frecuencia las actividades manuales, el retrabajo y los pasos ad hoc en el procesamiento de facturas de SAP Ariba. También señala oportunidades de automatización y estandarización dentro del flujo de Procure to Pay - Procesamiento de facturas.

Las facturas procesadas fuera de las políticas corporativas definidas, por ejemplo, con aprobaciones no autorizadas o una codificación incorrecta, implican riesgos importantes de cumplimiento y posibles fraudes. Estas desviaciones pueden provocar sanciones económicas y daños reputacionales.
ProcessMind detecta automáticamente las desviaciones respecto a sus reglas empresariales y estándares de cumplimiento predefinidos en SAP Ariba. Proporciona una visión detallada de las rutas que no cumplen las normas en Procure to Pay - Procesamiento de facturas, lo que permite mitigar los riesgos de forma proactiva y reforzar los controles internos.

Sin una visión clara y de principio a fin del recorrido de las facturas, resulta difícil identificar dónde se producen los retrasos, quién es responsable y cómo mejorar el rendimiento general. Esta falta de transparencia dificulta la toma de decisiones estratégicas y la resolución de problemas.
ProcessMind ofrece una visión de rayos X de todo Procure to Pay - Procesamiento de facturas en SAP Ariba, desde la recepción de la factura hasta el pago final. Visualiza el flujo real del proceso, revela ineficiencias ocultas y proporciona información basada en datos para optimizarlo.

Las facturas suelen quedar bloqueadas innecesariamente debido a una gestión deficiente de los bloqueos de pago, lo que retrasa pagos importantes y afecta a las relaciones con los proveedores. Identificar y resolver estos bloqueos suele requerir un esfuerzo manual y una comunicación considerables.
ProcessMind realiza un seguimiento de la aplicación y liberación de los bloqueos de pago en SAP Ariba, e identifica sus motivos, duración e impacto habituales. Ayuda a agilizar la gestión de bloqueos de pago en Procure to Pay - Procesamiento de facturas, reducir los retrasos y mejorar el flujo de caja.

Los Workflows ineficientes, las intervenciones manuales frecuentes y los ciclos prolongados aumentan el coste operativo de procesar cada factura. Esto reduce la rentabilidad y presiona el presupuesto del departamento de cuentas por pagar.
ProcessMind cuantifica el tiempo y los recursos dedicados a las distintas rutas de procesamiento de facturas en SAP Ariba. Al identificar y eliminar ineficiencias, ayuda a reducir el coste total por factura en Procure to Pay - Procesamiento de facturas y a optimizar el gasto financiero.

Los pagos atrasados constantes, las retenciones frecuentes o la falta de claridad al comunicar el estado de las facturas pueden deteriorar considerablemente las relaciones con proveedores importantes. Esto puede traducirse en condiciones menos favorables, menor fidelidad de los proveedores o incluso interrupciones en la cadena de suministro.
ProcessMind proporciona datos objetivos sobre la puntualidad de los pagos y las causas habituales de los retrasos en el procesamiento de facturas de SAP Ariba. Al resolver estos problemas subyacentes, las organizaciones pueden mejorar la fiabilidad de los pagos en Procure to Pay - Procesamiento de facturas y fomentar una mayor confianza y colaboración con los proveedores.

Los distintos equipos o profesionales pueden seguir procedimientos diferentes para procesar las facturas, lo que provoca incoherencias, errores y dificultades para estandarizar las mejores prácticas. Esto complica la comparación del rendimiento y obstaculiza los esfuerzos generales de mejora del proceso.
ProcessMind mapea todas las variantes de Procure to Pay - Procesamiento de facturas en SAP Ariba y muestra dónde y por qué se aplican enfoques diferentes. Permite identificar las mejores prácticas y las oportunidades de estandarización en toda la organización, impulsando la uniformidad y la eficiencia.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Acelerar las aprobaciones de facturas es fundamental para mantener un flujo de caja saludable y garantizar pagos puntuales a los proveedores. Los ciclos de aprobación más cortos contribuyen directamente a la eficiencia operativa, reducen el riesgo de penalizaciones por pagos atrasados y mejoran la relación con los proveedores, lo que puede facilitar mejores condiciones de negociación en el futuro. Alcanzar este objetivo significa que las facturas avanzan por el sistema sin retrasos innecesarios. ProcessMind revela las rutas reales que siguen las facturas en SAP Ariba, muestra dónde se detienen las aprobaciones e identifica a los aprobadores o pasos concretos que generan cuellos de botella. Al analizar los tiempos de ciclo de cada actividad, cuantifica los retrasos y localiza oportunidades para agilizar los Workflows de aprobación, con una posible reducción de los tiempos de aprobación del 30 % o más. Esto permite aplicar cambios basados en datos que aceleran el procesamiento.

Las discrepancias frecuentes entre facturas, órdenes de compra y recepciones de mercancías generan un esfuerzo manual, retrabajo y retrasos considerables. Minimizar estos problemas reduce directamente los costes operativos y acelera todo el ciclo de Procure to Pay - Procesamiento de facturas. Alcanzar este objetivo mejora la precisión de los datos y reduce la intervención humana, lo que garantiza transacciones más fluidas. ProcessMind visualiza todas las discrepancias de conciliación de facturas en SAP Ariba e identifica sus causas principales, como cambios frecuentes en las órdenes de compra, registros incorrectos de recepción de mercancías o comportamientos concretos de determinados proveedores. Cuantifica el tiempo y los recursos dedicados al retrabajo, lo que permite a las organizaciones centrarse en áreas específicas de mejora, como perfeccionar los procedimientos de introducción de datos o automatizar las reglas de conciliación, y reducir el retrabajo hasta un 25 %.

Perder descuentos por pronto pago supone una pérdida directa de ahorros potenciales. Al acelerar el procesamiento de facturas, las organizaciones pueden aprovechar estos descuentos, mejorar considerablemente sus resultados financieros y optimizar el capital circulante. Este objetivo garantiza que el ciclo de vida de las facturas sea lo bastante eficiente para cumplir condiciones de pago favorables. ProcessMind realiza un seguimiento del recorrido completo de cada factura, desde su recepción en SAP Ariba hasta el pago, e identifica los casos en los que se perdieron descuentos por pronto pago debido a retrasos en el procesamiento. Señala los cuellos de botella que impiden pagar a tiempo, como aprobaciones prolongadas o discrepancias sin resolver, y permite aplicar medidas específicas para recuperar los ahorros perdidos y aumentar entre un 15 % y un 20 % la tasa de obtención de descuentos.

Muchos pasos del procesamiento de facturas implican tareas manuales y repetitivas propensas a errores humanos que consumen un tiempo valioso del personal. Automatizar estas actividades reduce los costes operativos, aumenta la eficiencia y permite que los equipos de cuentas por pagar se centren en iniciativas más estratégicas. Alcanzar este objetivo libera recursos y mejora la fiabilidad general del proceso. ProcessMind identifica con precisión las actividades manuales más frecuentes y que más tiempo consumen dentro del flujo de Procure to Pay - Procesamiento de facturas en SAP Ariba. Descubre oportunidades para aplicar automatización robótica de procesos (RPA) o mejorar la configuración del sistema, por ejemplo, mediante la codificación automática o la conciliación a tres bandas, lo que reduce considerablemente el esfuerzo manual y permite automatizar entre un 10 % y un 20 % de las tareas rutinarias.

Cumplir las políticas internas y las normativas externas es fundamental para preservar la integridad financiera y evitar sanciones. Las actividades de procesamiento de facturas que no cumplen las normas pueden provocar riesgos financieros importantes, auditorías y daños reputacionales. Garantizar el cumplimiento refuerza los controles internos y reduce la exposición de la organización. ProcessMind descubre todas las desviaciones respecto a los modelos de proceso y las reglas de cumplimiento definidos en Procure to Pay - Procesamiento de facturas de SAP Ariba. Visualiza los flujos reales frente a los previstos e identifica pasos no autorizados, aprobaciones ausentes o registros tardíos. Esto permite abordar de forma proactiva las brechas de cumplimiento, hacer cumplir los procedimientos operativos estándar y reducir las infracciones de cumplimiento en más de un 50 %.

La falta de visibilidad clara del ciclo de vida de las facturas impide gestionarlas eficazmente y tomar decisiones a tiempo. Una mayor visibilidad permite a las partes interesadas conocer rápidamente el estado de cualquier factura, identificar cuellos de botella y prever el flujo de caja con mayor precisión. Este objetivo proporciona un mejor control y transparencia en toda la función de cuentas por pagar. ProcessMind ofrece una representación visual completa y en tiempo real del recorrido de cada factura por SAP Ariba, desde la recepción hasta el pago. Elimina las zonas opacas y proporciona transparencia total sobre el estado actual de cada factura, su recorrido histórico y los retrasos asociados, lo que permite una gestión proactiva y reduce las consultas hasta un 40 %.

Una gestión ineficiente de los bloqueos de pago puede provocar retrasos importantes, deteriorar las relaciones con los proveedores y causar el incumplimiento de los plazos de pago. Agilizar el proceso de resolución garantiza que las facturas se paguen a tiempo, mejora la eficiencia y reduce la carga administrativa asociada a los pagos bloqueados. Este objetivo influye directamente en la puntualidad de los pagos y la satisfacción de los proveedores. ProcessMind identifica los motivos habituales de los bloqueos de pago en SAP Ariba y mapea los Workflows reales de resolución, revelando ineficiencias y cuantificando el tiempo que una factura permanece bloqueada. Señala dónde se necesita intervenir con mayor urgencia, permite a los responsables del proceso optimizar el procedimiento de liberación y reduce los tiempos de resolución de bloqueos en un 20 % o más.

Los elevados costes operativos asociados al procesamiento de cada factura afectan directamente a la rentabilidad. Reducir este coste implica minimizar el esfuerzo manual, eliminar el retrabajo y optimizar todo el Workflow de Procure to Pay - Procesamiento de facturas. Alcanzar este objetivo mejora directamente la eficiencia financiera y la asignación de recursos. ProcessMind ofrece un desglose detallado de las actividades que contribuyen al coste de procesar cada factura en SAP Ariba. Cuantifica los gastos asociados a retrasos, intervenciones manuales y retrabajo, lo que permite identificar las actividades de mayor coste y aplicar optimizaciones específicas. En última instancia, puede reducir el coste por factura de forma significativa, potencialmente entre un 10 % y un 15 %.

Los pagos atrasados y la comunicación ineficiente sobre el estado de las facturas pueden deteriorar las relaciones con proveedores importantes, afectar a la estabilidad de la cadena de suministro y reducir su capacidad de negociación futura. Mejorar la eficiencia y la transparencia del procesamiento contribuye directamente a crear relaciones más sólidas y fiables con los proveedores. Este objetivo es fundamental para el éxito empresarial a largo plazo. ProcessMind identifica las causas principales de los retrasos en los pagos y las deficiencias de comunicación en Procure to Pay - Procesamiento de facturas de SAP Ariba. Al proporcionar información sobre el rendimiento y el cumplimiento del ciclo de vida de las facturas, permite comunicarse de forma proactiva con los proveedores y garantizar pagos puntuales, lo que mejora su satisfacción y fidelidad.

El procesamiento incoherente de facturas entre distintos departamentos o regiones genera un rendimiento desigual, más errores y mayores costes de formación. Estandarizar los Workflows garantiza una eficiencia, un cumplimiento y una previsibilidad uniformes en toda la organización. Este objetivo impulsa la coherencia y reduce la complejidad operativa. ProcessMind descubre y compara las distintas variantes del proceso entre las unidades organizativas de Procure to Pay - Procesamiento de facturas de SAP Ariba. Señala las desviaciones respecto a las mejores prácticas e identifica oportunidades para estandarizar los Workflows, garantizar una ejecución coherente, reducir la variabilidad del proceso entre un 20 % y un 30 % y mejorar la previsibilidad operativa general.

Los pagos atrasados a los proveedores pueden generar penalizaciones, perjudicar la calificación crediticia y deteriorar relaciones comerciales importantes. Reducir sistemáticamente la incidencia de pagos atrasados es fundamental para la salud financiera y para mantener una reputación positiva en el ecosistema de proveedores. Este objetivo mejora directamente la disciplina financiera y la confianza. ProcessMind identifica con precisión las etapas y causas principales de Procure to Pay - Procesamiento de facturas que provocan pagos atrasados en SAP Ariba. Cuantifica el número de pagos atrasados y localiza los cuellos de botella o ineficiencias críticos, lo que permite aplicar medidas específicas para garantizar que los pagos se realicen siempre en la fecha de vencimiento o antes y reducir los pagos atrasados hasta un 25 %.

La introducción manual de datos en el procesamiento de facturas es una fuente habitual de errores, que provoca problemas posteriores como discrepancias de conciliación, pagos incorrectos y más retrabajo. Eliminar estos errores mejora la calidad de los datos, reduce los costes de procesamiento y aumenta la precisión general. Este objetivo sustenta la fiabilidad de todo el proceso. ProcessMind localiza las actividades y áreas de SAP Ariba donde predomina la introducción manual de datos e identifica la frecuencia y el impacto de los errores asociados. Al visualizar estos pasos propensos a errores, ayuda a las organizaciones a implementar reglas de validación sólidas, automatización o una mejor formación, lo que reduce considerablemente los errores de introducción manual y mejora la precisión del flujo de procesamiento de facturas.

La ruta de mejora en 6 pasos para el procesamiento de facturas de Purchase to Pay

1

Descargue el Template
2

Exporte sus datos
3

Cargue su conjunto de datos
4

Analice su proceso
5

Implemente mejoras
6

Supervise su proceso
1

Descargue el Template

Qué hacer

Acceda al Template de Excel de ProcessMind diseñado específicamente para Purchase to Pay - Invoice Processing. Este Template estructurado le guía sobre los campos de datos necesarios.

Ver la guía del Template de datos Descargar Template
Por qué es importante

Una estructura de datos estandarizada garantiza un análisis preciso y completo y sienta las bases para obtener información fiable sobre el rendimiento de su proceso de facturación.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar con sus datos de facturación de SAP Ariba y con el formato correcto garantizado.

LO QUE OBTENDRÁ

Descubra los cuellos de botella ocultos del procesamiento de facturas

ProcessMind representa visualmente su recorrido real de procesamiento de facturas en SAP Ariba y revela cada ineficiencia, retraso y problema de cumplimiento. Obtenga una visión clara basada en datos para optimizar su ciclo Purchase to Pay.
  • Visualice el flujo real de facturas en SAP Ariba
  • Localice retrasos y cuellos de botella en las aprobaciones
  • Detecte problemas de cumplimiento y desviaciones
  • Optimice P2P para acelerar los pagos y reducir costes
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Logre más con un procesamiento de facturas optimizado

Estos resultados muestran cómo el Process Mining, aplicado a los datos de procesamiento de facturas de Purchase to Pay de SAP Ariba, identifica cuellos de botella e ineficiencias y genera mejoras operativas significativas.

0 %
Ciclo de aprobación más rápido

Reducción del tiempo de aprobación de facturas

Acelere el proceso de aprobación de sus facturas identificando y eliminando cuellos de botella. Así conseguirá pagos más rápidos y un mejor flujo de caja.
0 %
Impulsar descuentos por pronto pago.

Mayor tasa de captura de descuentos por pronto pago

Optimice los plazos de pago para capturar de forma constante los descuentos por pronto pago disponibles y mejorar significativamente sus ahorros financieros.
0 %
Mayor tasa STP

Más facturas procesadas sin intervención manual

Automatice las tareas repetitivas y reduzca el retrabajo manual agilizando los flujos de trabajo de facturas. De este modo, disminuirá considerablemente el coste por factura procesada.
0 %
Menos problemas de conciliación

Reducción del retrabajo en la conciliación de facturas

Identifique las causas raíz de las discrepancias de conciliación para minimizar las intervenciones manuales y el retrabajo, mejorar la precisión y acelerar el procesamiento de facturas.
0 %
Más pagos puntuales

Mayor porcentaje de pagos realizados a tiempo

Mejore las relaciones con sus proveedores y evite penalizaciones por pagos atrasados asegurándose de que las facturas se paguen antes de su fecha de vencimiento mediante una supervisión proactiva del proceso.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de cada factura de proveedor, que sirve como ID de caso principal del recorrido de procesamiento de la factura.

Por qué es importante

Es la clave esencial que conecta todos los pasos del proceso de una factura, lo que permite analizar el tiempo y el recorrido completos del procesamiento.

Nombre del evento o la tarea específicos que ocurrieron en un momento del ciclo de vida del procesamiento de la factura.

Por qué es importante

Este atributo es la base para visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes del proceso e identificar retrabajos o cuellos de botella.

Marca de tiempo que indica la fecha y hora exactas en las que ocurrió una actividad.

Por qué es importante

Permite calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que son fundamentales para identificar retrasos en el proceso.

Identificador de la orden de compra asociada a la factura, si corresponde.

Por qué es importante

Conecta la factura con el proceso de compras, lo que permite analizar discrepancias de conciliación y comparar los flujos de facturas basadas y no basadas en PO.

Nombre del proveedor que envió la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por proveedor y ayuda a identificar qué proveedores presentan problemas frecuentes con las facturas o retrasos en los pagos.

Valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, filtrando las facturas de importe elevado o comprendiendo el valor monetario retenido en los cuellos de botella del proceso.

Fecha límite en la que debe pagarse la factura para evitar penalizaciones, según las condiciones de pago.

Por qué es importante

Es la base para calcular la tasa de pagos puntuales, un KPI fundamental para gestionar las relaciones con proveedores y el cumplimiento financiero.

Persona usuaria o rol responsable de aprobar la factura para el pago.

Por qué es importante

Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación al mostrar qué personas usuarias o equipos tienen los tiempos de ciclo de aprobación más largos.

Motivo específico por el que se estableció un bloqueo de pago en una factura.

Por qué es importante

Proporciona la causa raíz de los retrasos en los pagos y permite aplicar mejoras específicas para prevenir problemas habituales, como discrepancias de precio o cantidad.

Estado actual o final del caso de la factura, como Paid, Rejected o In Process.

Por qué es importante

Proporciona el resultado final del proceso de la factura y permite analizar por separado las facturas pagadas correctamente y las rechazadas.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Marca el inicio del ciclo de vida del procesamiento de facturas, cuando una factura se introduce por primera vez en el sistema SAP Ariba. Puede recibirse a través de distintos canales, como Ariba Network, el portal del proveedor o la introducción manual.

Por qué es importante

Esta actividad sirve como punto de inicio principal para medir el tiempo de ciclo de la factura de principio a fin y comprender los retrasos iniciales del procesamiento.

Hito clave en el que la factura se ha conciliado correctamente con la orden de compra y la recepción de mercancías, sin discrepancias pendientes. Esto confirma que la factura es válida para su aprobación.

Por qué es importante

Completar este paso marca el final de la fase de validación y la preparación para el Workflow de aprobación. Es un punto de control fundamental para medir las tasas de procesamiento directo.

Esta actividad marca el inicio del Workflow formal de aprobación después de que la factura se haya conciliado correctamente. La factura se envía a una o varias personas aprobadoras designadas según las reglas de negocio.

Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir el KPI del tiempo de ciclo de aprobación de facturas y analizar la eficiencia del propio proceso de aprobación.

Representa la finalización correcta del Workflow de aprobación, en la que todas las personas aprobadoras requeridas han autorizado la factura para el pago. Es un hito fundamental antes de contabilizar la factura.

Por qué es importante

Esta actividad es el punto final para medir el tiempo de ciclo de aprobación y un factor clave de las etapas posteriores del procesamiento del pago. Los retrasos en este punto afectan directamente al rendimiento de los pagos puntuales.

Esta actividad indica que la factura aprobada se ha enviado correctamente al sistema ERP posterior y que este la ha aceptado para la contabilidad financiera y el procesamiento del pago. Es un hito clave de integración.

Por qué es importante

Confirma que el traspaso de compras a finanzas se ha completado. Es un hito fundamental antes de programar y ejecutar el pago.

Actividad final del proceso, que confirma que el pago se ha enviado al proveedor. Esto completa el ciclo de vida de la factura.

Por qué es importante

Esta actividad es el punto final principal para medir el tiempo de ciclo total de la factura y resulta esencial para calcular las tasas de pago puntual y de captura de descuentos por pronto pago.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining analiza los pasos reales del procesamiento de facturas en SAP Ariba para descubrir cuellos de botella, identificar las causas raíz de los retrasos y señalar desviaciones de cumplimiento. Proporciona información basada en datos para reducir los tiempos de aprobación, minimizar las discrepancias de conciliación y aprovechar más descuentos por pronto pago. Esto aumenta la eficiencia y reduce los costes.

Normalmente necesita registros de eventos de SAP Ariba, incluidos los eventos de creación, aprobación, conciliación y pago de facturas. Entre los datos clave se encuentran los números de factura, las marcas de tiempo, las descripciones de las actividades y los identificadores de usuario para reconstruir el flujo completo del proceso. Estos datos permiten analizar de forma exhaustiva el recorrido de cada factura.

Puede identificar oportunidades inmediatas para reducir los tiempos de ciclo, aumentar la automatización y mejorar el cumplimiento en las semanas posteriores al análisis inicial de los datos. Beneficios tangibles, como menos esfuerzo manual, menos retrasos en los pagos y una mayor obtención de descuentos por pronto pago, suelen materializarse en los meses posteriores a la implementación de los cambios recomendados. Estas mejoras generan un ROI significativo.

Los informes tradicionales muestran «qué ocurrió», mientras que Process Mining revela «cómo y por qué ocurrió» al visualizar los flujos reales del proceso de principio a fin. Descubre desviaciones ocultas, retrabajos y cuellos de botella que los informes estáticos pueden pasar por alto. Esta información más profunda permite optimizar de forma más eficaz y basada en datos. Process Mining proporciona información útil para la acción.

Sí. Process Mining identifica con claridad por qué las facturas no se benefician de las ventanas de descuento por pronto pago, a menudo debido a retrasos en las aprobaciones o problemas de conciliación. Al localizar estos cuellos de botella concretos y sus causas raíz, puede implementar cambios específicos para acelerar el procesamiento y maximizar la obtención de descuentos. Esto repercute directamente en sus resultados.

Implementar Process Mining implica extraer y transformar inicialmente los datos y, después, analizarlos con herramientas especializadas. Aunque requiere cierta configuración técnica, el proceso está bien definido y a menudo puede agilizarse mediante conectores para SAP Ariba. El valor de la información útil para la acción suele compensar el esfuerzo inicial. Muchas soluciones ofrecen una implementación guiada.

Aunque las plataformas de Process Mining gestionan gran parte de la complejidad analítica, algunos conocimientos de ingeniería de datos resultan útiles para extraer y transformar inicialmente los datos de SAP Ariba. Muchos proveedores ofrecen servicios de consultoría o conectores prediseñados para simplificar la configuración técnica. Esto reduce la necesidad de contar con conocimientos especializados internos.

Process Mining visualiza cada desviación del proceso respecto a sus procedimientos operativos estándar, lo que permite detectar automáticamente actividades que no cumplen los requisitos o pasos no autorizados. Señala los casos en los que las facturas omiten aprobaciones obligatorias o reglas de introducción de datos. Esta supervisión continua ayuda a hacer cumplir las normas y reducir los riesgos de forma eficaz.

Puede ser ambas cosas. Aunque los análisis iniciales ofrecen resultados rápidos, su verdadero valor reside en la supervisión continua para seguir el impacto de los cambios e identificar nuevas desviaciones. Las actualizaciones periódicas de los datos de SAP Ariba permiten optimizar el proceso de forma continua y mantener las mejoras. Además, favorece una cultura de mejora continua.

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