Process Mining voor Starters: Zet Data Om in Inzicht

Wat is Process Mining?

Process mining is een manier om je business processen te röntgenen en precies te zien wat er écht gebeurt, onder de motorkap van je organisatie. Het gaat niet om goud zoeken, maar om inzichten te halen uit je IT-data. Simpel gezegd: process mining software analyseert de digitale sporen in je IT-systemen (logs van wie wat deed, wanneer) en reconstrueert zo de echte process flows. Zo krijg je een objectief en feitelijk beeld van hoe werk écht wordt uitgevoerd – vaak heel anders dan de mooie flowcharts in je la. Iemand omschreef het als “een MRI die toont hoe processen daadwerkelijk lopen — niet hoe je denkt dat ze lopen.” Kortom, process mining analyseert data uit IT-systemen om inzicht te geven en verborgen knelpunten in je processen te vinden.

Stel je hebt een proces voor het afhandelen van klantorders. Elke stap (order ontvangen, goedkeuren, verzenden, etc.) laat een spoor achter in het systeem. Process mining koppelt deze data aan elkaar en brengt zo de echte reis van elke order in kaart. In plaats van te vertrouwen op interviews of gissingen krijg je een data-gedreven beeld van het proces. Het is alsof je een bewakingscamera hebt voor je workflow: je ziet iedere bocht, terugloop en omweg die in het proces zat.

Voor beginners: stel je voor dat je business process een wandelpad is, dan tekent process mining het echte pad op de kaart op basis van voetafdrukken, niet het ideale pad dat ooit bedacht is. En ja, soms lijkt zo’n traject meer op een slingerende lijn dan een rechte (daarover later meer!).

(P.S. Geen zorgen, je hebt geen geologie-kennis of pikhouweel nodig – het “minen” is volledig digitaal!)

Hoe werkt Process Mining?

Hoe doet deze slimme procesdetective precies zijn werk? Het begint met data uit je bestaande IT-systemen. De meeste organisaties gebruiken software als ERP, CRM of helpdesktools die elke transactie of gebeurtenis vastleggen. Die logs bevatten meestal drie belangrijke onderdelen: een Case ID (bijvoorbeeld ordernummer of ticket-ID die events aan een specifiek geval koppelt), een Timestamp (wanneer elke stap plaatsvond) en een Activity name (welke stap is uitgevoerd – bijvoorbeeld “Order Pizza”). De process mining tool analyseert deze event logs en reconstrueert per case het verloop van events van start tot finish. Door alle cases te koppelen, ontstaat automatisch een visuele MAP van je proces – met alle verschillende routes die mogelijk zijn.

Kort gezegd werkt process mining in een aantal belangrijke stappen: Eerst wordt ruwe event data uit je systemen gehaald. Hiermee wordt de echte procesflow in kaart gebracht – inclusief álle routes en variaties. Vervolgens wordt het gevonden proces vergeleken met het verwachte proces om afwijkingen en verbeterpunten op te sporen. Je krijgt direct bruikbare inzichten en kunt prestaties steeds blijven monitoren zodat je processen efficiënt en gezond blijven.

De 5 stappen van Process Mining

Data Extractie

Eerst worden event logs uit je systemen verzameld, bijvoorbeeld alle stappen in het order-to-cash proces uit je ERP of CRM van de afgelopen 6 maanden.

Process Discovery

Daarna analyseert de software automatisch de huidige procesflow. Events worden gekoppeld op Case ID en tijd, waardoor een flowchart ontstaat van hoe het proces daadwerkelijk verloopt.

Conformance Check

Heb je een standaardmodel (zoals een BPMN 2.0 model), dan vergelijkt de tool het gevonden proces met het gewenste proces.

Inzichten & Optimalisatie

De software laat direct zien waar de grootste bottlenecks, rework of inefficiëntie zitten.

Monitoring

Process Mining is geen eenmalig project. Je kunt processen continu monitoren voor blijvende optimalisatie.

Bijvoorbeeld: analyseer je je orderproces met process mining, dan zie je een overzichtelijk diagram van alle routes die orders afleggen van start tot levering. Sommige volgen het “happy path” (recht van order naar goedkeuring en verzending zonder gedoe), maar veel andere gaan terug voor herkeuring, ping-pong tussen afdelingen, of blijven wachten in een wachtrij. Zo’n visualisatie kan er ingewikkeld uitzien – vandaar de term “spaghetti diagram” voor processen met veel vertakkingen. Het belangrijkste: je ziet nu de realiteit. Misschien gaat 60% van de orders door een rework-stap of veroorzaakt een bepaalde goedkeuring een bottleneck. Met deze inzichten kun je gericht knelpunten aanpakken.

Het voelt als magie!

Zet transaction data om in een interactieve flowchart. Zo zie je direct waar processen soepel gaan en waar het vastloopt.

Process mining gebruikt digitale “footprints” van je processen en bouwt daar een interactief model van.

Het magische? Ineens zie je inzichten die eerder diep verstopt waren in je data – hét echte “aha!”-moment.

Nee, het is geen toverkunst of super-advanced AI (zoals sommigen beweren) – gewoon slimme algoritmes zoals HeuristicsMiner. Maar het resultaat voelt echt magisch!

Waarom het belangrijk is

Waarom zou je bezig zijn met process mining? Kennis is macht en process mining geeft je inzichten in je bedrijfsvoering die je eerder niet had. Dit zijn de belangrijkste voordelen waarom process mining telt binnen bedrijven:

Transparantie & Inzicht:

Ken je het gevoel dat er ergens in je workflow iets vastloopt, maar je kunt niet precies aanwijzen wat? Process mining maakt blinde vlekken zichtbaar. Het laat exact zien waar het goed of fout gaat. Geen giswerk meer of “Ik denk dat dit gebeurt” – je krijgt harde bewijzen. Die transparantie is de eerste stap naar verbetering.

Efficiëntie winst:

Met helder inzicht herken je inefficiënties en knelpunten direct. Misschien blijven facturen lang hangen bij goedkeuring, of nemen klanten twee keer contact op omdat ze geen update krijgen. Door deze te spotten, stroomlijn je de workflow. Het resultaat? Snellere doorlooptijden en hogere productiviteit. Bedrijven die process mining inzetten besparen vaak 30–50% op procestijden. Snelheid zorgt voor blije klanten én medewerkers (en minder hoofdpijn).

Kostenbesparing:

Tijd is geld. Dus die efficiëntieslag vertaalt zich vaak in kostenvoordeel. Bottlenecks verwijderen is minder overwerk, lagere faalkosten en optimaal resourcen gebruik. Sommige bedrijven besparen miljoenen euro’s door processen als order management en procurement te verbeteren. Vroeg problemen opsporen voorkomt dure fouten later.

Verbeterde compliance & kwaliteit:

Process mining werkt ook als compliance auditor. Zie direct wanneer stappen worden overgeslagen of verkeerd worden uitgevoerd. In sectoren als finance of healthcare is dit essentieel – alsof er een waakhond meekijkt of de regels worden gevolgd. Vroeg afwijkingen spotten voorkomt boetes en kwaliteitsproblemen. Veelvoorkomende routes standariseren helpt fouten te verminderen en de kwaliteit te verhogen.

Betere klantbeleving:

Als processen soepel verlopen, merken klanten dat. Orders zijn op tijd, service is snel en fouten nemen af – dat betekent meer tevreden klanten. Process mining helpt je precies de knelpunten te vinden die klantbeleving beïnvloeden. Wachten klanten lang op activatie? Misschien kun je die goedkeuring automatiseren. Het leidt tot een snellere, betrouwbare klantervaring en loyale klanten.

Data-driven cultuur:

Process mining stimuleert beslissingen op basis van feiten, niet op onderbuikgevoel. IT en business kijken samen naar dezelfde inzichten. Zo ontstaat de vraag “Wat zeggen de data?” voor er iets verandert. Meten = weten en structurele verbeteringen zijn onderbouwd. Zo boek je voorsprong op de concurrentie in het moderne bedrijfsleven.

The Good, the Bad, and the Ugly

Laten we eerlijk praten over process mining – de voordelen, de uitdagingen en de valkuilen. Het lijkt een beetje op een klassieke western:

• The Good: de sterke kanten van process mining
• The Bad: de beperkingen en waarop je moet letten
• The Ugly: dingen die mis kunnen gaan als je niet oplet.

Laten we het verder uitpluizen. :

De Pluspunten

Process mining levert grote voordelen op. Het is objectief – je ziet de werkelijkheid van je processen en niet alleen meningen of oude documentatie. Zo analyseer je sneller en nauwkeuriger waar het fout gaat. Het gaat bovendien supersnel – wat normaal weken interviews en handwerk vraagt, doe je nu in minuten zodra de data beschikbaar is. Je haalt snel ‘quick wins’ boven water (zoals eenvoudig automatiseren) en je overtuigt met data-visualisaties.

Nog een plus: brede toepasbaarheid – process mining werkt bij vrijwel elk proces met gestructureerde process data (sales, finance, IT, klantenservice, noem maar op). Meer voorbeelden vind je bij onze use-case sectie met extra praktijkcases. Naast procesvisualisatie zijn er dashboards en user interfaces die inzichten direct toegankelijk maken voor business users, niet alleen voor data scientists. Kortom: beter inzicht, betere efficiency, meer grip.

De Nadelen

Het is natuurlijk niet alleen maar zonneschijn en regenbogen. Er zijn een aantal beperkingen en uitdagingen bij process mining waar je op moet letten. Data-afhankelijkheid is een grote – je analyse is zo goed als de data die je hebt. Als je IT-systemen bepaalde stappen niet registreren, of als de data incompleet of rommelig is, krijg je een vertekend beeld. (Garbage in, garbage out geldt altijd! Data opschonen en voorbereiden kost vaak veel tijd.) Ook lost process mining niet zelf problemen op – het toont waar de knelpunten zitten, maar je moet ze zelf oplossen. Zie het als een diagnose-tool, geen wondermiddel.

Nog een uitdaging: complexe interpretatie. Een process map met tientallen loops en vertakkingen kan overweldigend zijn. Je hebt de juiste skills nodig, en samenwerking met proceseigenaren. Verder is er de kostenfactor – toonaangevende process mining software is vaak duur qua licentie en vereist best wat IT bij de opstart.

ProcessMind hebben we gebouwd omdat de markt process mining veel te complex, duur en lastig maakte. Wij maken het anders met een self-service tool die jaren ervaring bundelt tot iets dat iedereen kan gebruiken — zonder IT-hoofdpijn. En ja, hij is ook betaalbaar.

Christiaan Esmeijer - CEO ProcessMind

Tot slot zie je niet alles: handmatige stappen of gesprekken die niet worden gelogd, blijven buiten beeld – menselijke kennis blijft nodig. Deze “nadelen” doen niets af aan de waarde, maar herinneren dat process mining geen toverknop is. Nog een reden om ProcessMind te proberen: wij zijn uniek door handmatige stappen toe te voegen via de process designer in je process mining analyse.

De Valkuilen

Nu de valkuilen – de “lelijke” kant als je process mining verkeerd gebruikt. Een bekende valkuil is data fout interpreteren en verkeerde conclusies trekken. Valideer uitkomsten met proceskenners; anders los je het verkeerde probleem op of maak je het erger.

Process mining is geen wondermiddel… het is een discovery-tool, zoals een röntgenfoto. Verwacht dus niet dat het procesafwijkingen vanzelf oplost of mensenwerk vervangt. Zonder goed verander- en opvolgingsmanagement komt zelfs het beste inzicht niet tot resultaat, en verandert er niets.

Een andere valkuil is process mining inzetten als ‘afrekentool’ – bijvoorbeeld door individuele medewerkers aan te wijzen bij trage dossiers. Dit werkt averechts, veroorzaakt angst en weerstand. Transparantie is bedoeld om processen te verbeteren – niet om mensen te straffen. Voelen medewerkers zich continu bekeken, dan klapt het initiatief dicht. Start je zonder plan, dan verdwaal je in data en ‘spaghetti’ diagrammen zonder overzicht. Geen heldere doelen stellen zorgt voor verwarring. Verwacht ook niet dat process mining al je problemen oplost.

Hoe (niet) gebruik je Process Mining?

Net als elk krachtig tool kan process mining verstandig of juist verkeerd ingezet worden. Blijf op het juiste pad met deze veelgemaakte fouten (en wat je wél moet doen) bij process mining in je organisatie:

Ga niet van start zonder een duidelijk doel.

Zie Process Mining niet als een wilde zoektocht van “we zien wel wat we vinden!” Je raakt snel verstrikt in eindeloze analyses zonder richting. Stel vooraf een concrete vraag of doel – bijvoorbeeld: “Waarom duurt onze factuurgoedkeuring langer dan 10 dagen?” of “Kunnen we onze klant onboarding 20% sneller maken?” Met een duidelijke focus stuur je de analyse en houd je het project behapbaar.

Probeer het nu!

Verwacht geen toverstok.

Een dure process mining tool lost jouw procesproblemen niet vanzelf op. Het is een diagnose-tool, geen one-click oplossing. Wees bereid om echt in de resultaten te duiken, bespreek met je team en voer verbeteringen door. De software kan laten zien dat goedkeuringen traag zijn, maar het is aan jou om dat proces te versnellen of extra capaciteit toe te voegen. Zie het als een GPS: die toont de route, maar je moet zelf sturen.

Doe het niet alleen in een silo.

Process mining lijkt misschien data-centric, maar context is doorslaggevend. Ben je analist? Ga niet alleen cijfertjes crunchen in je eigen bubbel en het rapport over de schutting gooien. Werk samen – spreek met mensen die het proces elke dag meemaken. Zij weten waarom er soms een rare omweg is (misschien is er een goede business reden of workaround). Betrek IT voor data access en validatie. Process mining werkt het beste als teamsport: combineer data met praktijkkennis.

Vergeet mensen niet in je aanpak.

Process Mining draait niet om mensen op fouten te betrappen, maar om het verbeteren van de totale flow. Maak dit meteen duidelijk aan iedereen. Betrek proces owners en medewerkers zo vroeg mogelijk en presenteer het initiatief positief (zoals: “We zoeken verbeterkansen, niet naar individuele prestaties”). Blijkt uit de analyse dat iemands werk langer duurt? Kijk dan samen naar oorzaken – misschien doet diegene extra taken of werkt het systeem tegen. Gebruik transparantie als hulpmiddel voor verbetering, niet om te wijzen.

Gebruik geen slechte data.

Ken je het gezegde “garbage in, garbage out”? Met slechte data levert Process Mining alleen slechte inzichten op. Begin pas met minen als je de data op orde hebt – ontbrekende timestamps, onjuiste case ID’s of dubbele records werken je alleen maar tegen. Investeer tijd in data preparation: maak logs schoon, stem data uit verschillende bronnen af en weet precies wat je data betekent. Die voorbereiding geeft je veel betrouwbaardere resultaten.

How to Get Started

Ready to take the plunge into process mining? Awesome! Getting started may sound daunting, but it doesn’t have to be. Here’s a beginner-friendly roadmap to adopting process mining in your organization:

Educate and Align

Start by getting the basics down (hey, you’re already doing that by reading this guide!). Make sure key stakeholders understand what process mining is and what it can do.

Share some examples or case studies to get everyone on the same page. It helps to have a small core team or a champion who’s excited about the idea. This could be someone from the process improvement team, an IT analyst, or a business manager who’s keen on fixing a certain pain point.

Build a little buzz: “We have this cool new way to look at our process data – let’s try it!” A touch of enthusiasm goes a long way.

Select a Process (Start Small)

Don’t boil the ocean on Day 1. Pick one process that is important yet manageable as your pilot. Good candidates are those that have known issues or inefficiencies, and have data readily available. For instance, maybe your invoice approval process has complaints about delays, or your customer support ticket process is a bit of a black box. Ensure the process is significant enough to matter, but not so massive that you’ll be overwhelmed analyzing it.

Also, limit the scope: maybe one business unit or product line, not the entire global operation at first. Starting with a well-chosen, contained pilot helps you demonstrate value quickly. It’s like dipping a toe in the water before diving in.

Gather and Prepare Data

Once you’ve got your target process, round up the data for that process. This likely means working with IT to extract event logs from the relevant systems. For example, if you’re analyzing an order-to-cash process, you might pull order events from your ERP, payment events from your finance system, and so on. Don’t be intimidated – many modern process mining tools have connectors or guides for common systems.

After extraction, prep that data: clean up any obvious errors, unify date formats, check that each event has a case ID, etc. Data preparation is arguably the most tedious step, but it’s crucial. (Pro tip: start with a smaller data sample for initial runs – like one month of data – to make sure everything looks right, then scale up.)

If your data isn’t perfect, that’s okay; just get it to a reasonable shape. Remember, you can’t analyze what you can’t trust, so this step sets the foundation.

Choose a Tool and Dive In

Now for the fun part: analyzing your data with process mining software. There are many tools—ranging from open-source to enterprise-grade. Choose one that suits your needs and experience. If you’re just getting started, try a user-friendly tool with a free trial or community edition. (Some cloud-based options let you upload an Excel event log and start right away.)

Load your data and let the software generate a process model—usually an interactive flowchart. This is your moment of truth. Explore the model: check the main flow, branches, time spent, and how many cases follow each path. Use filters or sliders to focus on specific variants (e.g., only orders that took >30 days).

Your goal is to spot bottlenecks or patterns. Maybe 30% of orders go through 3 extra approval steps, causing delays. Or Team A finishes faster than Team B—why? Take notes. Most tools let you export diagrams or screenshots, which will be useful later.

Interpret and Plan Improvements

Data in hand, gather the team to discuss what you found. This should include the people who know the process well (managers, front-line staff, etc.) along with your analysts. Validate the findings: “We see a lot of loops back to ‘data correction’ step – oh yes,” a team member says, “that’s because if the form is filled incorrectly, we send it back.”

Understanding why the process flows as it does is key to planning fixes. Brainstorm solutions for the biggest issues. Maybe you decide, “What if we added a checklist to reduce those form errors up front?” or “Maybe Manager approval could be bypassed for low-value orders to save time.” Prioritize a few improvements that could have the most impact. Also, define some metrics – e.g. “reduce average cycle time by 20%” – so you know what success looks like. Essentially, you’re turning insight into action plans. (It’s a good idea to document this – those before/after comparisons will be satisfying later!)

Implement, Measure, and Scale

Now, go ahead and make those changes in the real process. This might involve updating a procedure, tweaking software, retraining staff, or whatever the improvement requires. Once changes are in place, use process mining again (and/or traditional metrics) to measure the impact. Did the average processing time drop? Are there fewer loops or rework instances? Celebrate the wins – you just closed the process improvement loop using data!

With a successful pilot under your belt, you can now consider scaling up. Tackle the next problem process in line, or expand the mining to other departments. Many organizations build on initial success to create a broader process mining program – sometimes even establishing a Center of Excellence to support it. As you grow, keep in mind the best practices (coming up next) to refine your approach. And maintain that continuous monitoring on the process you improved, so it stays healthy.

Rinse and repeat, and soon process mining will be a natural part of how your company optimizes operations.

Waar past ProcessMind in?

Je vraagt je misschien af: “Klinkt goed, maar hoe doe ik dit makkelijk in de praktijk?” Daar komt ProcessMind om de hoek kijken – een tool die process mining (en procesverbetering) juist eenvoudig maakt, vooral voor beginners. Geen verkooppraatje, maar een voorbeeld hoe moderne software de besproken stappen vereenvoudigt.

Kun je niet wachten? Probeer ProcessMind gratis en zie zelf hoe snel je inzichten uit je data haalt.

• One-Stop Shop (Geïntegreerd platform): ProcessMind is meer dan alleen een process mining tool; het combineert meerdere functies in één platform. Je ontwerpt een process model, mined de processen met data, en simuleert veranderingen, allemaal in dezelfde omgeving. Waar je anders verschillende tools nodig had, doe je dat hier samen. Je maakt bijvoorbeeld eenvoudig een workflow met drag-and-drop BPMN 2.0 (de standaard voor process diagrammen) en legt daaroverheen de echte uitvoeringsdata. Zo zie je “live” het gedrag van je processen bovenop je ideale model – en zie je snel waar praktijk en plan verschillen. Geen gedoe meer met losse modelleer- en mining-tools: alles is geïntegreerd. Door deze aanpak leg je process mining data direct op je design canvas (met interactieve filters en grafieken) en overbrug je het gat tussen verwachting en werkelijkheid. Kortom, ProcessMind is het centrale platform voor inzicht en verbetering in je processen.

• Snel en gebruiksvriendelijk aan de slag: Wat ProcessMind uniek maakt is het snelle en eenvoudige begin. Denk aan de data-extractie en voorbereiding: ProcessMind haalt hier veel gedoe weg. Het biedt moeiteloze data-integratie – je laadt data uit verschillende bronnen zonder grote IT-projecten. Je hebt zelfs geen ‘perfecte’ data nodig – upload gewoon je Excel file en start meteen met minen. Ideaal voor beginners: geen wekenlang schoonmaken van data of een datawarehouse nodig. Sleep een bestand (bijvoorbeeld je CRM-export) in het platform en ProcessMind helpt je bij de inzichten. Het platform signaleert en verbetert zelfs automatisch sommige dataproblemen. Het motto: “Geen perfecte data? Geen probleem!” – begin gewoon met wat je hebt. Zo is de drempel erg laag.

• Samenwerken & inzichten delen: Is je data eenmaal geladen, dan biedt ProcessMind direct krachtige analytics en dashboards. Je combineert je procesmodel met performance-data, maakt grafieken en dashboards om je KPI’s te monitoren (zoals gemiddelde tijd per stap, aantal afwijkingen, enz.). Fijn: deze dashboards zijn volledig aanpasbaar en deelbaar, zodat teams samenwerken en dezelfde inzichten delen. Stel je wilt orders tonen die langer dan 5 dagen vaststaan – dit kun je zichtbaar maken en delen met het order management team. Omdat het platform cloud-based is en gericht op business users, kunnen meerdere mensen tegelijk werken, feedback geven en samenwerken aan procesverbetering. Zo stimuleert het self-service en samenwerking rond process intelligence – geen analist nodig voor rapportages. Iedereen met rechten kan zelf via de intuïtieve interface vragen stellen (“Toon alleen cases van vorige maand”) en direct antwoord krijgen.

• End-to-end verbetering: ProcessMind stopt niet bij visualisatie, maar sluit de verbeterkring. Test eenvoudig wat-als-scenario’s met de ingebouwde simulatie (bijv. “Wat als één persoon extra bij deze bottleneck – hoeveel sneller kan het dan?”). Je past direct het process design aan en ziet het effect op performance – design en mining in één. En omdat alles in één platform zit, volgt implementatie soepel: ontwerp de verandering, communiceer ze (het platform werkt ook als centrale procesdocumentatie), en monitor de update met mining om te zien of het effect heeft. Helemaal in lijn met continu verbeteren zoals Lean en Six Sigma: het platform is een toolkit voor deze methodes. ProcessMind wil het hele verbetertraject simpel maken – van ontdekking tot implementatie – zodat ook organisaties zonder groot analytics-team profiteren van process mining.

Best Practices en Pro Tips

Tot slot lichten we de belangrijkste best practices en pro tips toe voor succesvolle process mining. Dit zijn echte gouden tips uit de praktijk die je direct helpen meer resultaat te boeken:

Met deze best practices vergroot je je kans op succes. Zie ze als je “noordster” voor process mining. Hiermee voorkom je fouten, boek je echt resultaat en houd je verbeteringen vast. Process mining wordt zo een vast stuk van je verbeter toolkit – alsof je altijd met feiten uit je data werkt. Combineer dat met creativiteit en doorzettingsvermogen, en je kunt eindeloos verbeteren.

Succes met minen!