Datatemplate voor Order-to-Cash, facturering en factuurverwerking

Het factuurnummer, in SAP bekend als het nummer van het facturatiedocument, identificeert elke factureringstransactie uniek. Het vormt de centrale sleutel die alle bijbehorende activiteiten koppelt, van het aanmaken en boeken van de factuur tot het ontvangen en afstemmen van de betaling.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om events aan cases te koppelen. Alle events met hetzelfde factuurnummer worden samengevoegd in één procesinstantie. Zo kun je het facturatieproces voor elke afzonderlijke factuur van begin tot eind analyseren. Je kunt doorlooptijden volgen, afwijkingen opsporen en het verloop van elke factuur analyseren.

Dit is de unieke identificatiecode die alle bijbehorende facturatieactiviteiten aan één case koppelt. Zo wordt analyse van het volledige proces mogelijk.

SAP-tabel: VBRK, veld: VBELN

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het facturatieproces. De activiteiten worden afgeleid van verschillende gegevens in SAP, zoals transactiecodes, wijzigingen in documentstatus of specifieke logboekregels. Samen vormen ze een opeenvolgend procesverloop.

De volgorde en frequentie van deze activiteiten vormen de basis van process mining. Je kunt het proces visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame procesvarianten ontdekken, bottlenecks tussen stappen opsporen en meten hoe vaak activiteiten zonder toegevoegde waarde voorkomen, zoals herstelwerk of annuleringen.

Dit attribuut beschrijft de processtappen en maakt het mogelijk procesmodellen te visualiseren en het procesverloop, de varianten en bottlenecks te analyseren.

Afgeleid van verschillende bronnen, waaronder transactiecodes (SY-TCODE), statussen in wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR/CDPOS) of bedrijfsworkflowlogs (bijvoorbeeld SWW_WI2OBJ).

De eventtijd bevat voor elke activiteit de datum en tijd en vormt zo de chronologische basis van het proces. Deze timestamp is belangrijk voor het berekenen van duur, doorlooptijden en wachttijden tussen de verschillende stappen in het facturatieproces.

Bij analyses wordt de eventtijd gebruikt om activiteiten op volgorde te zetten, belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals Days Sales Outstanding en de doorlooptijd voor het genereren van facturen, en tijdsgebonden bottlenecks op te sporen. Zo zie je hoe de prestaties in de loop van de tijd veranderen en hoelang elke fase van de facturatiecyclus duurt.

De eventtijd bepaalt de chronologische volgorde van events. Dat is nodig om tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden en duur, te berekenen.

Afkomstig van verschillende datum- en tijdvelden, afhankelijk van de activiteit. Voorbeelden zijn de aanmaakdatum en -tijd (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), wijzigingstimestamps (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) en de boekingsdatum (BKPF-BUDAT).

De eindtijd geeft aan wanneer een activiteit is afgerond. Bij process mining wordt deze vaak afgeleid van de starttijd van de volgende activiteit in de case. Je kunt de eindtijd ook rechtstreeks uit de bron halen als het systeem zowel start- als eindgebeurtenissen registreert.

Met dit attribuut bereken je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten. Trek de starttijd af van de eindtijd om de duur van elke stap te meten. Dat is belangrijk voor bottleneckanalyse, bijvoorbeeld om vertragingen bij de goedkeuring van facturen op te sporen.

Hiermee bereken je de exacte duur (verwerkingstijd) van elke activiteit, wat essentieel is voor bottleneckanalyse.

Dit is een afgeleid attribuut voor process mining. Meestal wordt het berekend als de StartTime van de volgende gebeurtenis in de case. In sommige situaties registreren specifieke tabellen de eindtijden.

Dit attribuut geeft de totale geldwaarde weer van de goederen of diensten op de factuur, exclusief belastingen. Het is een belangrijk financieel gegeven voor elke factuurcase.

Je kunt het factuurbedrag voor allerlei analyses gebruiken. Zo kun je het proces indelen op basis van de waarde en nagaan of facturen met een hoog bedrag anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen. Het bedrag vormt ook de basis voor financiële rapportages en voor het berekenen van de totale waarde van openstaande vorderingen.

Het geeft de financiële waarde van elke factuur weer. Zo kun je op waarde analyseren, bepalen welke betalingen prioriteit hebben en de financiële impact inschatten.

SAP-tabel: VBRK, veld: NETWR

De factuurdatum, in SAP ook wel de factureringsdatum genoemd, is het uitgangspunt voor veel financiële berekeningen. Op basis van deze datum worden de betalingsvoorwaarden, vervaldatum en ouderdom van de openstaande vordering bepaald.

Deze datum is een belangrijk attribuut op caseniveau voor financiële analyses. Het is de basis voor het berekenen van de KPI Days Sales Outstanding (DSO) en voor rapportages over de ouderdom van openstaande facturen. Die zijn belangrijk voor het beheer van de cashflow en het innen van betalingen.

Dit is de belangrijkste datum voor financiële berekeningen en vormt het uitgangspunt voor DSO, vervaldata en de analyse van de ouderdom van facturen.

SAP-tabel: VBRK, veld: FKDAT

Dit attribuut legt de SAP-gebruikers-ID vast van degene die verantwoordelijk is voor een event, zoals het aanmaken van een factuur, het boeken van een document of het afletteren van een betaling. Zo worden processtappen gekoppeld aan de personen of teams die ze uitvoeren.

Door op gebruikersnaam te analyseren, kun je zien wie goed presteert, waar training nodig is en of het werk gelijkmatig is verdeeld. Dit is ook belangrijk voor complianceanalyse: je ziet wie belangrijke activiteiten heeft uitgevoerd en hoe verschillende gebruikers hetzelfde proces uitvoeren.

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je de werkverdeling, prestaties en compliance per persoon of team analyseren.

Bij aanmaakactiviteiten staat de gebruikersnaam in VBRK-ERNAM. Bij latere wijzigingen vind je die in wijzigingshistorietabellen, zoals CDHDR-USERNAME, of in workflowlogs.

Dit attribuut bevat de officiële naam van de klant aan wie de factuur is gericht. De naam komt uit de centrale klantstamgegevens in SAP.

Door het proces per klant te analyseren, kun je patronen bij specifieke accounts herkennen. Zo zie je welke klanten vaak te laat betalen, de meeste geschillen indienen of met de meeste vertraging in het facturatieproces te maken hebben. Daarmee kun je het klantbeheer en de aanpak voor het innen van betalingen beter afstemmen.

Je kunt per klant betaalgedrag, het aantal geschillen en inefficiënties in het proces analyseren.

Afkomstig uit de klantstamgegevenstabel KNA1 (veld: NAME1), gekoppeld via de betaler-ID in de kopgegevens van de factuur (VBRK-KUNRG).

Het attribuut Regio geeft het geografische gebied aan, zoals een staat of provincie, dat bij het adres van de klant hoort. Deze data staat doorgaans in de klantstamgegevens.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard met facturatieprestaties per regio. Je kunt er belangrijke metrieken mee vergelijken, zoals doorlooptijden, foutpercentages en DSO. Zo worden regionale verschillen in de uitvoering, compliance of efficiëntie zichtbaar en kun je verbeteringen gericht doorvoeren en goede werkwijzen standaardiseren.

Je kunt de facturatieprestaties tussen regio’s vergelijken, regionale verschillen opsporen en processen standaardiseren.

Afkomstig uit de klantstamgegevenstabel KNA1 (veld: REGIO), gekoppeld via de betaler-ID in de kopgegevens van de factuur (VBRK-KUNRG).

De vervaldatum van de betaling wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Dit is de uiterste datum waarop de betaling moet zijn ontvangen om te voorkomen dat de factuur achterstallig wordt.

Dit attribuut is belangrijk om de effectiviteit van het innen van betalingen te volgen en de cashflow te voorspellen. Het wordt gebruikt bij het berekenen van de KPI voor tijdige betalingen en om facturen in ouderdomsrapportages in te delen. Door de vervaldatum met de werkelijke betaaldatum te vergelijken, kun je beoordelen hoe goed verschillende betalingsvoorwaarden werken.

Deze datum bepaalt wanneer de klant uiterlijk moet betalen. Je hebt hem nodig om het percentage tijdige betalingen te berekenen en openstaande vorderingen te beheren.

Deze datum wordt niet rechtstreeks opgeslagen, maar berekend op basis van de factuurdatum (VBRK-FKDAT) en de sleutel voor betalingsvoorwaarden (VBRK-ZTERM), met de standaardfuncties van SAP voor datumbepaling.

De bedrijfscode is een belangrijke organisatorische eenheid in SAP Financials. Deze staat voor een juridisch zelfstandig bedrijf waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Elk factuurdocument is aan een specifieke bedrijfscode gekoppeld.

In organisaties met meerdere bedrijven is analyse per bedrijfscode essentieel. Je kunt zo de procesprestaties, financiële kengetallen zoals DSO en compliance tussen juridische entiteiten vergelijken. De bedrijfscode biedt een filter op organisatieniveau voor alle procesdashboards.

Hiermee kun je processen per juridische entiteit analyseren en prestaties vergelijken en financiële gegevens binnen de organisatie consolideren.

SAP-tabel: VBRK, veld: BUKRS

De betalingsstatus laat zien waar een factuur zich bevindt in het incassoproces. In SAP staat deze status niet in één veld. Je leidt de status af door de vereffeningsstatus van het bijbehorende boekhoudkundige document te controleren.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard met openstaande facturen naar ouderdom. Je kunt alle openstaande facturen indelen op status en ouderdom, zodat het incassoteam het werk goed kan prioriteren. Ook kun je de overgangen tussen statussen volgen om het incassoproces zelf te bewaken.

Dit geeft in één oogopslag de incassostatus van een factuur weer. Zo kun je openstaande vorderingen beheren en incassoacties prioriteren.

Afgeleid door de vereffeningsstatus van het boekhoudkundige document (VBRK-BELNR) te controleren in financiële tabellen zoals BSID (open posten) en BSAD (vereffende posten).

Betalingsvoorwaarden zijn vooraf vastgelegde afspraken met een klant over wanneer een factuur betaald moet zijn. Voorbeelden zijn ‘Netto 30’ (betaling binnen 30 dagen) en ‘2/10 Netto 30’ (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders betaling binnen 30 dagen).

Door de betalingsvoorwaarden te analyseren, zie je hoe goed ze werken. Vergelijk de verschillende voorwaarden met de werkelijke tijd die nodig is om betalingen te ontvangen. Zo ontdek je welke afspraken klanten het meest stimuleren om op tijd te betalen en kun je de voorwaarden aanpassen om de cashflow te verbeteren.

Dit legt het afgesproken betalingsschema vast. Zo kun je analyseren welke voorwaarden klanten het meest helpen om op tijd te betalen.

SAP-tabel: VBRK, veld: ZTERM

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is vooral handig in omgevingen met meerdere SAP-instanties of andere gekoppelde systemen. Meestal bevat het de systeem-ID en het clientnummer.

Bij analyses helpt dit attribuut om processen en prestaties tussen systemen of organisatieonderdelen te vergelijken. Het maakt de herkomst van de data traceerbaar en geeft context, vooral wanneer data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd voor een volledig procesbeeld.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data, zorgt voor duidelijkheid in omgevingen met meerdere systemen en ondersteunt datagovernance.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt bepaald. Vaak bestaat de waarde uit de systeem-ID (SY-SYSID) en client (SY-MANDT).

Het factuurdocumenttype is een belangrijk veld dat transacties in het factureringsproces indeelt. Het bepaalt hoe het document wordt verwerkt, waaronder het nummerbereik en de boekingsregels.

Met dit attribuut kun je het proces filteren en specifieke transactietypen analyseren. Je kunt bijvoorbeeld een aparte procesweergave maken voor creditnota’s om de redenen en processtappen van financiële correcties te onderzoeken. Ook kun je standaardfacturen apart van annuleringen analyseren voor een duidelijker beeld van het gewone factureringsproces.

Dit deelt transacties in, zodat je specifieke documentstromen kunt analyseren, zoals standaardfacturen, creditnota’s of annuleringen.

SAP-tabel: VBRK, veld: FKART

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde data is.

Je kunt deze informatie gebruiken om te controleren hoe recent de analyse is en om geplande data-updates te beheren. Zo weten betrokkenen hoe actueel de data is wanneer ze beslissingen nemen op basis van process mining-dashboards en -inzichten.

Dit geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de analyse goed te kunnen beoordelen en te begrijpen hoe relevant die is voor de huidige bedrijfsvoering.

Deze timestamp wordt tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan elke record toegevoegd.

Dit berekende attribuut vergelijkt de werkelijke betaaldatum met de geplande vervaldatum. De waarde is ‘true’ als de betaling op tijd is gedaan en ‘false’ als deze te laat is.

Met deze aanduiding bereken en visualiseer je eenvoudig de KPI voor het percentage betalingen op tijd. Je kunt facturen makkelijk filteren en indelen om te vergelijken welke kenmerken voorkomen bij facturen die op tijd of te laat worden betaald. Zo ontdek je patronen rond bepaalde klanten, regio’s of betalingsvoorwaarden die tot late betalingen leiden.

Dit maakt prestatiemeting eenvoudiger: elke factuur krijgt duidelijk de aanduiding ‘op tijd’ of ‘te laat’. Daarmee ondersteunt het rechtstreeks de KPI voor het percentage betalingen op tijd.

Dit is een berekend veld. De logica vergelijkt de timestamp van de activiteit ‘Klantbetaling ontvangen’ met de waarde van het attribuut ‘PaymentDueDate’.

Wanneer een factuur niet klopt en gecrediteerd moet worden, krijgt het creditnotadocument meestal een reden. Zo kun je de oorzaken van factureringsfouten op een vaste manier indelen.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI voor het percentage factureringsfouten. Door de redenen voor creditnota’s te verzamelen en te analyseren, ontdek je welke fouten het vaakst voorkomen, zoals prijsfouten of productretouren. Met die analyse kun je processen verbeteren en financiële correcties en herstelwerk beperken.

Dit deelt de redenen voor creditering in. Zo zie je welke factureringsfouten het vaakst voorkomen en waar kwaliteitsverbeteringen nodig zijn.

SAP-tabel: VBRK, veld: AUGRU (orderreden). Dit veld wordt gebruikt voor verzoeken om credit- of debetnota’s die vervolgens worden gefactureerd.

Wanneer een klant een factuur betwist, wordt de reden vaak vastgelegd. Het kan bijvoorbeeld gaan om een prijsfout, een onjuist aantal of beschadigde goederen. Deze informatie kan in de SAP-module Dispute Management staan of als tekstnotitie zijn opgeslagen.

Analyse van de redenen voor betwisting is essentieel voor de KPI voor het percentage factureringsfouten en de bijbehorende foutenanalyses. Zo ontdek je de oorzaken van onjuiste facturen en kun je structurele problemen in eerdere processtappen aanpakken. Dat verbetert de factuurkwaliteit en de klanttevredenheid.

Dit maakt duidelijk waarom klanten facturen betwisten en geeft rechtstreeks inzicht in de oorzaken van factureringsfouten en ontevredenheid.

Als SAP Dispute Management wordt gebruikt, vind je deze informatie in tabellen zoals UDM_DISPUTE. Anders kun je de informatie afleiden uit redenencodes op gerelateerde documenten of uit tekstvelden.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuurbedragen zijn uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY. Zo is duidelijk hoe de geldbedragen moeten worden geïnterpreteerd.

Voor een internationale organisatie is valuta nodig voor correcte financiële analyses en rapportages. Je kunt bedragen omrekenen naar één rapportagevaluta en de facturatieprestaties vergelijken tussen regio’s met verschillende lokale valuta.

Het geeft context aan alle geldbedragen en helpt financiële analyses en rapportages nauwkeurig te houden, vooral bij bedrijfsvoering in meerdere landen.

SAP-tabel: VBRK, veld: WAERK

Het verkoopordernummer koppelt het factuurdocument aan de eerdere verkoopactiviteiten. Eén verkooporder kan tot een of meer facturen leiden. Dankzij deze koppeling zie je de volledige documentstroom.

Dit attribuut is essentieel voor een volledige Order-to-Cash-analyse van begin tot eind. Je kunt de procesweergave uitbreiden naar eerdere stappen en factureringsproblemen koppelen aan mogelijke oorzaken bij het aanmaken of afhandelen van de verkooporder. Zo kun je bijvoorbeeld de totale doorlooptijd voor het genereren van de factuur berekenen vanaf het moment dat de order is afgehandeld.

Dit koppelt de factuur aan de oorspronkelijke verkooporder. Zo krijg je een breder beeld van het Order-to-Cash-proces, ook van de stappen vóór de facturering.

SAP-tabel: VBRP (gegevens van factuurdocumentregels), veld: AUBEL