Jouw datatemplate voor Order to Cash - facturatie en facturering

Het factuurnummer, in SAP bekend als het nummer van het facturatiedocument, identificeert elke facturatietransactie uniek. Het fungeert als centrale sleutel die alle gerelateerde activiteiten koppelt, van het aanmaken en boeken van de factuur tot het ontvangen en vereffenen van de betaling.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het koppelen van cases. Alle gebeurtenissen met hetzelfde factuurnummer worden gegroepeerd in één procesinstantie. Zo kun je de volledige end-to-end levenscyclus van elke afzonderlijke factuur analyseren. Je kunt doorlooptijden volgen, afwijkingen vinden en het verloop van elke factuur analyseren.

Dit is de basisidentificatie die alle gerelateerde facturatieactiviteiten aan één case koppelt en end-to-end procesanalyse mogelijk maakt.

SAP-tabel: VBRK, veld: VBELN

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de levenscyclus van de factuur. Deze activiteiten worden afgeleid uit verschillende datapunten in SAP, zoals transactiecodes, wijzigingen in documentstatussen of specifieke logregels, om een opeenvolgende procesflow te maken.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Hiermee kun je de procesmap visualiseren, veelvoorkomende en zeldzame procesvarianten ontdekken, bottlenecks tussen stappen vinden en de frequentie meten van activiteiten zonder toegevoegde waarde, zoals herstelwerk of annuleringen.

Dit attribuut definieert de processtappen. Daarmee kun je procesmaps visualiseren en de procesflow, varianten en bottlenecks analyseren.

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder transactiecodes (SY-TCODE), statussen van wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR/CDPOS) of logs van bedrijfsworkflows (bijvoorbeeld SWW_WI2OBJ).

De gebeurtenistijd bevat de datum en tijd van elke activiteit en vormt de chronologische basis van het proces. Deze timestamp is belangrijk voor het berekenen van tijdsduur, doorlooptijden en wachttijden tussen verschillende stappen in het facturatieproces.

In analyses wordt de gebeurtenistijd gebruikt om activiteiten in de juiste volgorde te zetten, KPI's zoals Days Sales Outstanding en de doorlooptijd voor het genereren van facturen te berekenen en tijdsgebonden bottlenecks te vinden. Zo krijg je een dynamisch beeld van het proces: je ziet hoe de prestaties in de tijd veranderen en hoe lang elke fase van de facturatiecyclus duurt.

Dit levert de chronologische volgorde van gebeurtenissen op. Die is nodig voor het berekenen van alle tijdsgebonden meetwaarden, zoals doorlooptijden en tijdsduur.

Geëxtraheerd uit verschillende datum- en tijdvelden, afhankelijk van de activiteit, zoals aanmaakdatum en -tijd (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), wijzigingstimestamps (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) of boekingsdatum (BKPF-BUDAT).

De eindtijd markeert het moment waarop een activiteit is afgerond. In process mining wordt deze vaak afgeleid als de starttijd van de volgende activiteit in de case. Als het systeem zowel start- als eindgebeurtenissen registreert, kan de eindtijd ook rechtstreeks uit de bron komen.

Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen. Door de starttijd van de eindtijd af te trekken, meet je hoe lang elke stap duurt. Dat is belangrijk voor bottleneckanalyse, bijvoorbeeld om vertragingen bij de goedkeuring van facturen te vinden.

Hiermee kun je de exacte duur, oftewel de verwerkingstijd, van elke activiteit berekenen. Dat is de basis voor bottleneckanalyse.

Dit is een afgeleid attribuut voor process mining. Meestal wordt het berekend als de StartTime van de volgende gebeurtenis in de casereeks. In sommige situaties leggen specifieke tabellen de voltooiingstijd vast.

Dit attribuut staat voor de totale geldwaarde van de gefactureerde goederen of diensten, exclusief belastingen. Het is een belangrijk financieel datapunt voor elke factuurcase.

Het factuurbedrag wordt voor veel analyses gebruikt. Je kunt het proces op waarde segmenteren, bijvoorbeeld om te zien of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt of vaker vertraging oplopen. Het vormt ook de basis voor financiële rapportages en het berekenen van de totale waarde van openstaande vorderingen.

Het kwantificeert de financiële waarde van elke factuur. Zo kun je op waarde analyseren, incasso prioriteren en de financiële impact beoordelen.

SAP-tabel: VBRK, veld: NETWR

De factuurdatum, in SAP ook wel facturatiedatum genoemd, vormt het startpunt voor veel financiële berekeningen. Vanaf deze datum worden betalingstermijnen, vervaldatums en de ouderdom van de vordering bepaald.

Deze datum is een belangrijk attribuut op caseniveau voor financiële analyses. Het is de basis voor het berekenen van de KPI Days Sales Outstanding (DSO) en voor rapportages over de ouderdom van openstaande facturen. Die rapportages zijn belangrijk voor het beheren van cashflow en incasso.

Dit is de belangrijkste datum voor financiële berekeningen en vormt het startpunt voor DSO, vervaldatums en analyses van de ouderdom van facturen.

SAP-tabel: VBRK, veld: FKDAT

Dit attribuut legt de SAP-gebruikers-ID vast die verantwoordelijk is voor een bepaalde gebeurtenis, zoals het aanmaken van een factuur, het boeken van een document of het vereffenen van een betaling. Het koppelt processtappen aan de personen of teams die ze uitvoeren.

Door op gebruikersnaam te analyseren, kun je goed presterende medewerkers, opleidingsbehoeften of onevenwichtige werkverdeling vinden. Het is ook belangrijk voor compliance-analyse: je ziet wie kritieke activiteiten heeft uitgevoerd en hoe verschillende gebruikers hetzelfde proces uitvoeren.

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je werkbelasting, prestaties en compliance op individueel of teamniveau analyseren.

Voor aanmaakgebeurtenissen staat dit in VBRK-ERNAM. Voor latere wijzigingen vind je het in wijzigingshistorietabellen zoals CDHDR-USERNAME of in workflowlogs.

Dit attribuut identificeert de wettelijke naam van de gefactureerde klant. De data komt uit de centrale klantstamgegevens in SAP.

Door het proces per klant te analyseren, kun je patronen bij specifieke accounts vinden. Zo zie je welke klanten structureel te laat betalen, de meeste geschillen indienen of voor wie het facturatieproces het minst efficiënt verloopt. Daarmee kun je klantrelatiebeheer en incassostrategieën gerichter aanpakken.

Het maakt klantgerichte analyses mogelijk. Zo kun je betaalgedrag, de frequentie van geschillen en procesinefficiënties bij specifieke accounts vinden.

Opgehaald uit klantstamtabel KNA1 (veld: NAME1), gekoppeld via de betaler-ID in de factuurkop (VBRK-KUNRG).

Het attribuut regio geeft het geografische gebied aan, zoals een staat of provincie, dat bij het adres van de klant hoort. Deze data maakt meestal deel uit van het klantstamrecord.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard voor regionale facturatieprestaties. Je kunt er KPI's zoals doorlooptijden, foutpercentages en DSO tussen regio's mee vergelijken. Zo worden regionale verschillen in procesuitvoering, compliance of efficiëntie zichtbaar en kun je gerichte verbeteringen en standaardisatie van goede werkwijzen aanpakken.

Hiermee kun je facturatieprestaties tussen geografische gebieden vergelijken, regionale verschillen vinden en processen standaardiseren.

Opgehaald uit klantstamtabel KNA1 (veld: REGIO), gekoppeld via de betaler-ID in de factuurkop (VBRK-KUNRG).

De vervaldatum van de betaling wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingstermijnen. Het is de uiterste datum waarop de betaling moet zijn ontvangen voordat de factuur achterstallig wordt.

Dit attribuut is belangrijk voor het volgen van de effectiviteit van incasso en het voorspellen van cashflow. Het wordt rechtstreeks gebruikt bij het berekenen van de KPI voor tijdige betalingen en bij het indelen van facturen in ouderdomsrapportages. Door de vervaldatum te vergelijken met de werkelijke betaaldatum, kun je de effectiviteit van verschillende betalingstermijnen beoordelen.

Het bepaalt de uiterste betaaldatum van de klant en is daarmee belangrijk voor het berekenen van tijdige betalingen en het beheren van debiteuren.

Deze datum wordt niet rechtstreeks opgeslagen, maar berekend op basis van de factuurdatum (VBRK-FKDAT) en de sleutel voor betalingstermijnen (VBRK-ZTERM), met de standaardfuncties van SAP voor datumvaststelling.

Het bedrijfsnummer is een belangrijke organisatorische entiteit in SAP Financials. Het staat voor een juridisch zelfstandige onderneming waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Elk facturatiedocument wordt aan een specifiek bedrijfsnummer toegewezen.

Analyseren per bedrijfsnummer is belangrijk in organisaties met meerdere ondernemingen. Je kunt procesprestaties, financiële meetwaarden zoals DSO en compliance tussen juridische entiteiten vergelijken. Het biedt een organisatorisch filter op hoog niveau voor alle procesdashboards.

Hiermee kun je processen per juridische entiteit analyseren en prestaties en financiële consolidatie binnen de organisatie vergelijken.

SAP-tabel: VBRK, veld: BUKRS

De betalingsstatus geeft een momentopname van de positie van een factuur in de incassocyclus. Dit is geen afzonderlijk veld in SAP, maar wordt afgeleid door de vereffeningsstatus van het bijbehorende boekhoudingsdocument te controleren.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard voor de ouderdom van openstaande facturen. Je kunt alle openstaande facturen op status en ouderdom segmenteren, zodat het incassoteam het werk goed kan prioriteren. Ook het volgen van statusovergangen helpt om het incassoproces zelf te bewaken.

Het geeft in één oogopslag de incassostatus van een factuur weer. Dat is belangrijk voor het beheren van vorderingen en het prioriteren van incassoactiviteiten.

Afgeleid door de vereffeningsstatus van het boekhoudingsdocument (VBRK-BELNR) te controleren in financiële tabellen zoals BSID (open posten) en BSAD (vereffende posten).

Betalingstermijnen zijn vooraf vastgelegde voorwaarden die met een klant zijn afgesproken en bepalen wanneer een factuur moet worden betaald. Voorbeelden zijn 'Net 30' (betaling binnen 30 dagen) of '2/10 Net 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders betaling binnen 30 dagen).

Door betalingstermijnen te analyseren, kun je de effectiviteit ervan beoordelen. Door verschillende betalingstermijnen te koppelen aan de werkelijke tijd tot ontvangst van de betaling, zie je welke voorwaarden snelle betaling het meest stimuleren en kun je de termijnen aanpassen om de cashflow te verbeteren.

Het definieert het afgesproken betalingsschema. Zo kun je analyseren welke voorwaarden het beste zorgen voor tijdige betaling door klanten.

SAP-tabel: VBRK, veld: ZTERM

Dit attribuut geeft de herkomst van de data aan. Dat is vooral nuttig in omgevingen met meerdere SAP-instanties of andere geïntegreerde systemen. Meestal bevat het de systeem-ID en het klantnummer.

In analyses helpt het om processen en prestaties tussen verschillende systemen of organisatieonderdelen te onderscheiden. Het maakt de dataherkomst inzichtelijk en geeft context, vooral wanneer data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd voor een volledig procesbeeld.

Dit geeft belangrijke context over de herkomst van de data, zorgt voor duidelijkheid in omgevingen met meerdere systemen en ondersteunt datagovernance.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt vastgelegd. Vaak bestaat deze uit de systeem-ID (SY-SYSID) en de client (SY-MANDT).

Het facturatiedocumenttype is een belangrijk veld dat transacties binnen het facturatieproces categoriseert. Het bepaalt hoe het document wordt verwerkt, waaronder de nummerreeks en boekingsregels voor de boekhouding.

Met dit attribuut kun je het proces filteren en specifieke transactietypen analyseren. Je kunt bijvoorbeeld een aparte procesweergave maken voor creditnota's om de redenen en procesflow van financiële correcties te begrijpen. Ook kun je standaardfacturen los van annuleringen analyseren voor een duidelijker beeld van het primaire facturatieproces.

Het classificeert transacties en maakt gerichte analyses mogelijk van specifieke documentflows, zoals standaardfacturen, creditnota's of annuleringen.

SAP-tabel: VBRK, veld: FKART

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-extractie uit het bronsysteem. Het is een metadataveld dat belangrijk is om te begrijpen hoe actueel de geanalyseerde data is.

Deze informatie wordt gebruikt om de actualiteit van de analyse te controleren en verversingsschema's voor de data te beheren. Zo weten belanghebbenden hoe actueel de data is wanneer ze beslissingen nemen op basis van procesdashboards en Process Mining-inzichten.

Dit geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om op de analyse te kunnen vertrouwen en de relevantie ervan voor de huidige bedrijfsvoering te begrijpen.

Deze timestamp wordt tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan elk record toegevoegd.

Dit is een berekend attribuut dat de werkelijke betaaldatum vergelijkt met de geplande vervaldatum. De waarde is 'true' als de betaling op tijd is ontvangen en 'false' als de betaling te laat was.

Deze vlag vereenvoudigt de berekening en visualisatie van de KPI voor tijdige betalingen. Je kunt eenvoudig filteren en segmenteren om de kenmerken van te laat en op tijd betaalde facturen te analyseren. Zo vind je patronen bij specifieke klanten, regio's of betalingstermijnen die tot late betalingen leiden.

Het vereenvoudigt prestatiemeting door elke factuur duidelijk als 'op tijd' of 'te laat' te markeren en ondersteunt rechtstreeks de KPI voor tijdige betalingen.

Dit is een berekend veld. De logica vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Klantbetaling ontvangen' met de waarde in het attribuut 'PaymentDueDate'.

Wanneer een factuur onjuist is en moet worden gecrediteerd, wordt meestal een reden aan het creditnotadocument toegewezen. Zo kun je de oorzaken van facturatiefouten gestructureerd indelen.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI voor het facturatiefoutpercentage. Door redenen voor creditnota's te verzamelen en te analyseren, kan een organisatie de meest voorkomende fouten vinden, zoals prijsfouten of productretouren. Deze analyse leidt tot procesverbeteringen die financiële correcties en herstelwerk verminderen.

Het deelt de redenen voor het verstrekken van credit in categorieën in. Zo zie je welke oorzaken van facturatiefouten het vaakst voorkomen en kun je de kwaliteit verbeteren.

SAP-tabel: VBRK, veld: AUGRU (orderreden). Dit veld wordt gebruikt voor credit- en debetnotaverzoeken die vervolgens worden gefactureerd.

Wanneer een klant een factuur betwist, wordt de reden van het geschil vaak vastgelegd. Het kan bijvoorbeeld gaan om prijsfouten, onjuiste aantallen of beschadigde goederen. Deze informatie kan worden opgeslagen in de SAP-module Dispute Management of als tekstnotitie.

Het analyseren van redenen voor geschillen is belangrijk voor de KPI voor het facturatiefoutpercentage en de bijbehorende foutanalyse. Zo vind je de oorzaken van onjuiste facturen en kan de organisatie problemen eerder in het proces aanpakken, de factuurkwaliteit verbeteren en de klanttevredenheid verhogen.

Het verklaart waarom facturen worden betwist en geeft rechtstreeks inzicht in de oorzaken van facturatiefouten en klantontevredenheid.

Als SAP Dispute Management wordt gebruikt, vind je deze informatie in tabellen zoals UDM_DISPUTE. Anders kan de data worden afgeleid uit redenencodes op gerelateerde documenten of uit tekstvelden.

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuurbedragen zijn uitgedrukt, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context voor alle geldbedragen.

In een internationale organisatie is valuta nodig voor correcte financiële analyses en rapportages. Je kunt financiële data per regio goed optellen door alle bedragen naar één rapportagevaluta om te rekenen en de facturatieprestaties in regio's met verschillende lokale valuta vergelijken.

Het biedt de nodige context voor alle geldbedragen en zorgt voor een correcte financiële analyse en rapportage, vooral in internationale bedrijfsvoering.

SAP-tabel: VBRK, veld: WAERK

Het verkoopordernummer koppelt het facturatiedocument aan de voorafgaande verkoopactiviteiten. Eén verkooporder kan leiden tot één of meer facturen. Deze koppeling maakt de volledige documentflow zichtbaar.

Dit attribuut is belangrijk voor een echte end-to-end Order-to-Cash-analyse. Je kunt de procesweergave stroomopwaarts uitbreiden en facturatieproblemen koppelen aan mogelijke oorzaken bij het aanmaken of uitvoeren van de verkooporder. Zo kun je bijvoorbeeld de totale doorlooptijd voor het genereren van de factuur berekenen vanaf het moment waarop de order is uitgevoerd.

Het koppelt de factuur aan de oorspronkelijke verkooporder en geeft zo een breder end-to-end beeld van het Order-to-Cash-proces dan alleen de facturatie.

SAP-tabel: VBRP (gegevens van facturatiedocumentpost), veld: AUBEL