Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-aanvragen

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-aanvragen

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-aanvragen

Deze template helpt je de data te verzamelen die je nodig hebt om je Purchase to Pay-aanvraagproces te analyseren. Je ziet welke attributen en activiteiten je moet volgen, met praktische extractie-instructies voor SAP S/4HANA. Gebruik deze bron om een bruikbaar event log voor process mining op te bouwen.
  • Aanbevolen attributen voor een gedetailleerde analyse
  • Belangrijke activiteiten voor process discovery
  • Instructies voor data-extractie uit SAP S/4HANA
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Van inkoop tot betaling - attributen van inkoopaanvragen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het proces van inkoop tot betaling en de inkoopaanvragen volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek moment in het proces van de inkoopaanvraag plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke gebeurtenis of taak binnen de levenscyclus van een inkoopaanvraag. Deze activiteiten zijn afgeleid uit systeemlogboeken, zoals wijzigingsdocumenten en workflowgeschiedenissen, en vertegenwoordigen belangrijke procesmomenten zoals 'Inkoopaanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap gestart' of 'Inkooporder aangemaakt'.

Door deze activiteiten te analyseren, kun je de procesflow visualiseren, knelpunten vinden en meten hoeveel tijd verschillende fasen kosten. Als je de volgorde en frequentie van activiteiten zoals 'Inkoopaanvraag gewijzigd' of 'Inkoopaanvraag afgewezen' begrijpt, zie je waar het proces inefficiënt is en waar verbetering mogelijk is.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut definieert de processtappen. Daarmee vormt het de basis van de procesmap en kun je de procesflow, varianten en knelpunten analyseren.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut dat meestal wordt samengesteld door data uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR, CDPOS) en workflowlogboeken, zoals SWWLOGHIST, te interpreteren.

Voorbeelden
Inkoopaanvraag aangemaaktGoedkeuringsstap voltooidInkoopaanvraag goedgekeurdInkooporder aangemaakt
Gebeurtenistijd
EventTime
De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Gebeurtenistijd is de timestamp die vastlegt wanneer een activiteit plaatsvond. Deze data is nodig om gebeurtenissen binnen een case chronologisch te ordenen en vormt de basis voor alle berekeningen van doorlooptijden en prestaties in process mining. Zo bepaalt het tijdsverschil tussen de gebeurtenissen 'Inkoopaanvraag ingediend' en 'Inkoopaanvraag goedgekeurd' de doorlooptijd van de goedkeuring.

Nauwkeurige timestamps zijn essentieel om procesprestaties en vertragingen te analyseren en naleving van service level agreements te bewaken. Met dit attribuut kun je dashboards maken die doorlooptijden tonen, aanvragen volgen die blijven liggen en prestaties over verschillende perioden vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van gebeurtenissen, het berekenen van doorlooptijden en het analyseren van procesprestaties en knelpunten.

Waar je het vindt

Timestamps komen meestal uit kopteksten van wijzigingsdocumenten (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) of uit workflowlogboeken.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID van inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionId
De unieke identificatie van een document voor een inkoopaanvraag.
Beschrijving

Het ID van de inkoopaanvraag is de primaire sleutel waarmee elk verzoek om goederen of diensten binnen SAP S/4HANA uniek wordt geïdentificeerd. Het dient als centrale case-identificatie en koppelt alle activiteiten en wijzigingen aan een specifieke inkoopaanvraag, vanaf het aanmaken tot de eindstatus, zoals goedkeuring, afwijzing of omzetting naar een inkooporder.

In process mining is dit attribuut essentieel om de end-to-end-levenscyclus van elke inkoopaanvraag te reconstrueren. Door alle bijbehorende gebeurtenissen onder één ID van een inkoopaanvraag te groeperen, kunnen analisten doorlooptijden nauwkeurig meten, statuswijzigingen volgen en de verschillende routes analyseren die een aanvraag door de goedkeuringsworkflow kan nemen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie die alle bijbehorende processtappen koppelt. Zo krijg je een volledig en samenhangend beeld van de levenscyclus van de inkoopaanvraag.

Waar je het vindt

Dit attribuut is het nummer van de inkoopaanvraag. Je vindt het in tabel EBAN, veld BANFN.

Voorbeelden
100178901001789110017892
Afdeling
Department
De afdeling of kostenplaats waaraan de kosten van de inkoopaanvraag worden toegewezen.
Beschrijving

Het attribuut Afdeling, in SAP vaak weergegeven als kostenplaats, identificeert de bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor de aangevraagde aankoop. Dit is belangrijke financiële en organisatorische informatie die op regelniveau aan een inkoopaanvraag wordt toegewezen.

In process mining is dit attribuut nodig voor analyses van prestaties per afdeling. Je kunt dashboards maken die KPI's zoals doorlooptijd, wijzigingspercentage en afwijzingspercentage tussen afdelingen vergelijken. Zo zie je welke afdelingen goed presteren en welke werkwijzen elders kunnen worden overgenomen. Ook wordt duidelijk waar extra training of procesondersteuning nodig is.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatievergelijkingen tussen bedrijfseenheden mogelijk. Zo zie je verschillen in doorlooptijden of afwijzingspercentages en vind je goede werkwijzen en verbeterpunten.

Waar je het vindt

Dit is de kostenplaats. Je vindt deze meestal in de rekeningtoewijzingstabel EBKN, veld KOSTL.

Voorbeelden
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Bedrag van inkoopaanvraag
RequisitionAmount
De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

Het bedrag van de inkoopaanvraag is de totale geschatte kostenwaarde van de aangevraagde goederen of diensten. Deze waarde bepaalt vaak de complexiteit en duur van de goedkeuringsworkflow. Voor aanvragen met een hogere waarde zijn meestal meer goedkeuringsniveaus nodig.

Door dit attribuut te analyseren, kun je het proces indelen op basis van waarde. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of aanvragen met een hoge waarde langer op goedkeuring wachten of welke waarde aanvragen hebben die vaak worden afgewezen. Dit is een belangrijke dimensie om de financiële impact van procesinefficiënties te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Helpt het proces in te delen op financiële impact. De waarde hangt vaak samen met de complexiteit van de goedkeuring en de doorlooptijd. Dit is belangrijk voor procesanalyses op basis van waarde.

Waar je het vindt

De totale waarde staat in tabel EBAN, veld GFWERT. De waarde op itemniveau staat in EBAN-PREIS.

Voorbeelden
1500.0075000.50250.75
Gebruikers-ID
UserId
De identificatie van de gebruiker die de inkoopaanvraag heeft aangemaakt of een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Het gebruikers-ID identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een specifieke gebeurtenis in de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft aangemaakt, de manager die deze heeft goedgekeurd of de medewerker die de aanvraag heeft gewijzigd. Bij geautomatiseerde stappen kan het om een systeem- of batchgebruikers-ID gaan.

Door op gebruikers-ID te analyseren, krijg je inzicht in gedrag per gebruiker, de verdeling van werk en prestaties. Je ziet welke training nodig is, welke medewerkers goed presteren en waar verantwoordelijkheid ligt. In combinatie met gebruikersstamgegevens ondersteunt dit ook analyses van prestaties per afdeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van gebruikersprestaties, werkverdeling en naleving van het proces. Dit helpt bij het vinden van trainingsmogelijkheden en knelpunten in de beschikbare capaciteit.

Waar je het vindt

Voor de aanmaker vind je dit in EBAN-ERNAM. Voor latere wijzigingen staat het in CDHDR-USERNAME. Voor goedkeuringen staat het in workflowlogboeken.

Voorbeelden
JSMITHRROEWF-BATCH
ID van goedkeurder
ApproverId
De identificatie van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsstap heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Het ID van de goedkeurder identificeert specifiek de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsactiviteit heeft afgerond. Dit verschilt van het algemene gebruikers-ID, omdat het alleen gaat om de besluitvormers in de goedkeuringsworkflow. Deze informatie is nodig voor een gedetailleerde analyse van het goedkeuringsproces.

Met dit attribuut kun je goedkeuringsgedrag analyseren. Je ziet bijvoorbeeld welke managers lang over goedkeuringen doen of vaak inkoopaanvragen afwijzen. Het vormt de basis voor dashboards over doorlooptijden per goedkeuringsstap en analyses van knelpunten in workflows. Zo vind je specifieke personen of rollen die vertraging veroorzaken.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien wie de specifieke besluitvormer in een goedkeuringsstap is. Daarmee kun je doorlooptijden en knelpunten per persoon of rol analyseren.

Waar je het vindt

Deze informatie wordt meestal gehaald uit SAP Business Workflow-tabellen zoals SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST. Deze koppelen werkitems aan de gebruiker die ze heeft afgerond.

Voorbeelden
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Status van inkoopaanvraag
RequisitionStatus
De huidige verwerkings- of goedkeuringsstatus van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

De status van de inkoopaanvraag geeft de huidige fase in de levenscyclus aan. In SAP wordt dit vaak weergegeven met de vrijgave-indicator, die laat zien of een aanvraag geblokkeerd is, in goedkeuring staat, gedeeltelijk is goedgekeurd of volledig is goedgekeurd. De status verandert wanneer de aanvraag door de workflow gaat.

Het volgen van de status in de tijd is nodig om de procesflow te begrijpen. Je ziet waar aanvragen vastlopen en hoe lang dat duurt. Door overgangen tussen statussen te analyseren, krijg je een gedetailleerd beeld van het goedkeuringsproces en de varianten daarin.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de huidige status van een inkoopaanvraag aan. Dit is belangrijk om voortgang te volgen, knelpunten te vinden en de procesflow te analyseren.

Waar je het vindt

De vrijgavestatus wordt vaak bepaald door de vrijgave-indicator in tabel EBAN, veld FRGZU.

Voorbeelden
B1S
Type inkoopaanvraag
RequisitionType
Een code die de inkoopaanvraag classificeert, bijvoorbeeld voor standaardartikelen, diensten of kapitaaluitgaven.
Beschrijving

Het type inkoopaanvraag, in SAP ook documenttype genoemd, is een belangrijk configuratieveld waarmee inkoopaanvragen worden ingedeeld. Verschillende typen kunnen andere goedkeuringsworkflows starten, andere veldinstellingen hebben en voor verschillende bedrijfsdoelen worden gebruikt, zoals standaardvoorraadartikelen, externe diensten of activa.

Door het proces per type inkoopaanvraag te analyseren, zie je hoe verschillende soorten aanvragen worden afgehandeld. Je kunt prestaties, doorlooptijden en goedkeuringsroutes per categorie vergelijken. Zo ontdek je of bepaalde typen aanvragen efficiënter zijn en kun je procesverbeteringen gerichter vormgeven.

Waarom dit belangrijk is

Classificeert inkoopaanvragen voor vergelijkende analyses. Zo zie je of verschillende typen aanvragen andere procesflows, knelpunten of doorlooptijden hebben.

Waar je het vindt

Dit is het veld Document Type in tabel EBAN, veld BSART.

Voorbeelden
NBFORV
Benodigd op datum
RequiredByDate
De datum waarop de aanvrager de aangevraagde goederen of diensten nodig heeft.
Beschrijving

De datum Benodigd op, in SAP ook leverdatum genoemd, geeft aan wanneer de goederen of diensten op het aanvraagitem nodig zijn. De aanvrager stelt deze datum in. Het is een doel voor het volledige inkoopproces.

Dit attribuut is nodig om de KPI voor het percentage op tijd afgeronde inkoopaanvragen te berekenen. Door de datum Benodigd op te vergelijken met de definitieve goedkeuring of het aanmaken van de inkooporder, meet je in hoeverre de organisatie interne serviceniveaus en bedrijfsbehoeften haalt. Aanvragen die deze datum niet halen, kunnen structurele vertragingen in het inkoopproces aan het licht brengen.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de gewenste einddatum van een aanvraag. Zo kun je tijdige levering en naleving van interne serviceniveaus meten.

Waar je het vindt

Dit is de leverdatum op itemniveau in tabel EBAN, veld LFDAT.

Voorbeelden
2023-11-152023-12-012024-01-20
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert de specifieke SAP S/4HANA-instantie waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Het attribuut Bronsysteem geeft aan in welk oorspronkelijke systeem de procesdata is gegenereerd. Organisaties met meerdere SAP-instanties hebben bijvoorbeeld aparte systemen voor ontwikkeling, kwaliteitsborging en productie, of voor verschillende regio's. In zulke situaties is dit veld belangrijk voor datagovernance en context.

Het zorgt ervoor dat data uit verschillende bronnen van elkaar te onderscheiden is. Zo voorkom je onjuiste aggregatie en kun je systeemspecifieke analyses uitvoeren. Het is een verplicht attribuut om de herkomst van data bij te houden en de traceerbaarheid van procesdata te waarborgen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft belangrijke context over de herkomst en governance van data, vooral in omgevingen met meerdere systemen, en zorgt voor traceerbaarheid.

Waar je het vindt

Dit is meestal de SAP System ID (SID), die je uit systeemvariabelen of configuratietabellen kunt halen.

Voorbeelden
S4PECCS4H_PROD_01
Eindtijd
EndTime
De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit is afgerond.
Beschrijving

EndTime is de timestamp waarop wordt vastgelegd wanneer een activiteit is afgerond. Veel door het systeem gegenereerde events vinden direct plaats, waardoor StartTime gelijk is aan EndTime. Bij handmatige taken, zoals goedkeuringen, kunnen de start- en eindtijd wel verschillen. Deze timestamp markeert het einde van het werk.

Met een aparte EndTime kun je actieve verwerkingstijd nauwkeuriger onderscheiden van wachttijd. Samen met StartTime wordt deze gebruikt om de metric ProcessingTime te berekenen. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van het gebruik van bronnen en de efficiëntie van handmatige taken.

Waarom dit belangrijk is

Markeert het einde van een activiteit. Daarmee kun je de actieve verwerkingstijd berekenen en krijg je een gedetailleerder beeld van de taakduur.

Waar je het vindt

Dit is afgeleid van workflowlogs waarin mogelijk zowel het moment waarop een werkitem is aangemaakt (StartTime) als het moment waarop het is afgerond (EndTime) wordt vastgelegd.

Voorbeelden
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Geautomatiseerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of een activiteit door een systeemgebruiker in plaats van door een persoon is uitgevoerd.
Beschrijving

Het attribuut Is Automated is een booleaanse vlag die true is als een activiteit door een systeem- of batchgebruiker is uitgevoerd, zoals 'WF-BATCH' voor workflowacties. Hiermee kun je handmatige en geautomatiseerde stappen in het proces van elkaar onderscheiden.

Dit attribuut is essentieel om de automatiseringsgraad in het aanvraagproces te meten en de KPI 'Automated Approval Rate' te berekenen. Door te filteren op geautomatiseerde of handmatige stappen kunnen analisten de efficiëntie vergelijken en mogelijkheden voor verdere automatisering vinden. Zo verkort je verwerkingstijden en verminder je handmatig werk.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen activiteiten die door mensen en door systemen worden uitgevoerd. Dat is belangrijk om automatiseringspercentages te meten en mogelijkheden te vinden om handmatige taken te automatiseren.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut, meestal gebaseerd op een regel die controleert of de User ID van een event voorkomt in een lijst met bekende systeem- of batchgebruikers.

Voorbeelden
truefalse
Is herwerk
IsRework
Een vlag die aangeeft of een activiteit herstelwerk is, zoals een wijziging na indiening.
Beschrijving

Is Rework is een berekende booleaanse vlag die activiteiten identificeert die geen waarde toevoegen of steeds opnieuw worden uitgevoerd. Een veelvoorkomend voorbeeld in dit proces is de activiteit 'Requisition Amended' nadat de aanvraag al ter goedkeuring is ingediend. Daardoor moet het goedkeuringsproces opnieuw beginnen.

Met dit attribuut kun je de hoeveelheid herstelwerk in het proces en de invloed daarvan op de totale doorlooptijden meten. Het dashboard Requisition Amendment and Rework Rate gebruikt deze vlag om inefficiënties zichtbaar te maken. Minder herstelwerk is vaak een belangrijk doel van procesverbetering, omdat je daarmee rechtstreeks tijd en moeite bespaart.

Waarom dit belangrijk is

Markeert activiteiten die verspilde moeite of herhaling vertegenwoordigen. Zo kun je herstelwerk en de invloed daarvan op de procesefficiëntie rechtstreeks meten.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut. De logica markeert meestal elke activiteit 'Requisition Amended' die plaatsvindt na de eerste activiteit 'Requisition Submitted For Approval' als herstelwerk.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst vanuit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de datum en tijd vast van de meest recente data-extractie of update vanuit het bronsysteem. Het is belangrijke metadata om te bepalen hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers gebruiken deze timestamp om te controleren of de procesdata de actuele stand van de bedrijfsvoering weergeeft.

Bij elke procesanalyse is het belangrijk om te weten hoe actueel de data is, zodat je onderbouwde beslissingen kunt nemen. Dit attribuut helpt verwachtingen van gebruikers te managen en zorgt ervoor dat conclusies zijn gebaseerd op data die actueel genoeg is voor de analyse.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de analyse te vertrouwen en op tijd zakelijke beslissingen te nemen.

Waar je het vindt

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces voor extractie, transformatie en laden van data.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Naam goedkeuringsstap
ApprovalStepName
De specifieke naam of beschrijving van een goedkeuringsstap in de workflow.
Beschrijving

Approval Step Name geeft een begrijpelijke beschrijving van een bepaalde fase in de goedkeuringsworkflow, zoals 'Manager Approval' of 'VP Finance Approval'. Dit is duidelijker dan een generieke activiteit als 'Approval Step Completed'.

Dit attribuut is belangrijk voor de dashboards Approval Step Cycle Time en Workflow Bottleneck Analysis. Je krijgt hiermee een gedetailleerd beeld van het goedkeuringsproces. Zo zie je precies welke goedkeuringsfasen de grootste vertraging veroorzaken en waar werk zich ophoopt. Die informatie heb je nodig om gericht verbeteringen door te voeren in de goedkeuringsketen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft gedetailleerde informatie over goedkeuringsfasen, zodat je knelpunten in de goedkeuringsworkflow met meerdere niveaus precies kunt vinden.

Waar je het vindt

Deze informatie is afgeleid van de beschrijving van de workflowtaak. Je vindt die door het workflowlog te koppelen aan tabellen met taakdefinities, zoals T528T.

Voorbeelden
Goedkeuring door managerGoedkeuring door directeurGoedkeuring door vicepresident Financiën
Nummer van inkooporder
PurchaseOrderNumber
Het nummer van de inkooporder die vanuit de inkoopaanvraag is aangemaakt.
Beschrijving

Het nummer van de inkooporder is de identificatie van het officiële inkoopdocument dat vanuit een goedgekeurde aanvraag is aangemaakt. Het aanmaken van een inkooporder is vaak het succesvolle eindresultaat van een inkoopaanvraag. De aanvraag is dan omgezet in een formele order bij een leverancier.

Dit attribuut is nodig om de KPI voor de doorlooptijd van inkoopaanvraag naar inkooporder en het totale conversiepercentage te meten. Het koppelt het proces voor inkoopaanvragen aan het daaropvolgende inkoopproces, zodat je de volledige Purchase-to-Pay-cyclus end-to-end kunt bekijken.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de inkoopaanvraag aan het daaropvolgende inkoopdocument. Zo kun je het conversiepercentage en de doorlooptijd van inkoopaanvraag naar inkooporder meten.

Waar je het vindt

Je vindt dit in tabel EBAN, veld EBELN, zodra vanuit het aanvraagitem een inkooporder is aangemaakt.

Voorbeelden
450001789045000178914500017892
Reden van afwijzing
RejectionReason
De reden die wordt opgegeven wanneer een inkoopaanvraag wordt afgewezen.
Beschrijving

De reden van afwijzing legt uit waarom een goedkeurder een inkoopaanvraag heeft afgewezen. Mogelijke redenen zijn een overschrijding van het budget, onjuiste informatie, niet-naleving van beleid of een dubbele aanvraag. Deze informatie geeft belangrijke context bij problemen in het proces.

Door afwijzingsredenen te analyseren, zie je de oorzaken van inefficiënties en herstelwerk. Als 'Onjuiste kostenplaats' bijvoorbeeld vaak voorkomt, kan dat wijzen op behoefte aan betere gebruikerstraining of validatie in het systeem. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard voor afwijzingsanalyses van inkoopaanvragen en helpt bij gerichte procesverbetering.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de oorzaak van problemen in het proces aan. Zo kun je gericht verbeteren, herstelwerk verminderen en het percentage aanvragen dat in één keer goed is verhogen.

Waar je het vindt

Dit is vaak geen standaardveld. De informatie kan staan in workflowcontainerelementen, lange tekst bij de inkoopaanvraag of aangepaste velden.

Voorbeelden
Budget overschredenOnjuiste leverancierDubbele aanvraag
Urgentieniveau
UrgencyLevel
Een classificatie van de urgentie van de aanvraag, die invloed kan hebben op de verwerkingsprioriteit.
Beschrijving

Urgency Level geeft de prioriteit van de inkoopaanvraag aan. Hoewel hiervoor geen standaardveld bestaat, gebruiken sommige organisaties velden zoals Requirement Tracking Number om deze informatie vast te leggen. Aanvragers kunnen hiermee aangeven dat het om een kritieke behoefte gaat die met voorrang moet worden verwerkt.

Het is belangrijk om de invloed van urgentie te analyseren. Zo kun je beoordelen of het proces kritieke aanvragen inderdaad voorrang geeft. Het dashboard Urgency Level Impact Analysis gebruikt dit attribuut om doorlooptijden en goedkeuringspercentages van urgente en standaardaanvragen te vergelijken. Daarmee zie je of de prioriteitsbehandeling werkt zoals bedoeld.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om te analyseren hoe de procesprestaties verschillen voor aanvragen met een hoge prioriteit. Zo kun je controleren of urgente aanvragen echt sneller worden verwerkt.

Waar je het vindt

Er is geen standaardveld voor urgentie. Sommige bedrijven gebruiken hiervoor Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR). Het kan ook om een aangepast veld gaan.

Voorbeelden
HoogGemiddeldLaag
Valuta
Currency
De valutacode voor het bedrag van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het bedrag van de inkoopaanvraag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context voor het attribuut Bedrag van inkoopaanvraag, vooral bij multinationale organisaties die met meerdere valuta werken.

Voor nauwkeurige financiële analyses en rapportages moet je rekening houden met de valuta. Als je bedragen van inkoopaanvragen optelt of vergelijkt, moeten alle bedragen naar één gemeenschappelijke valuta worden omgerekend. Dit attribuut is daarvoor een vereiste.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de nodige context voor het bedrag van de inkoopaanvraag en maakt nauwkeurige financiële analyses en vergelijkingen in omgevingen met meerdere valuta mogelijk.

Waar je het vindt

Je vindt dit in tabel EBAN, veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Van inkoop tot betaling - activiteiten van inkoopaanvragen

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goedkeuringsstap voltooid
Dit gebeurt wanneer een goedkeurder positief beslist over een inkoopaanvraag en daarmee één stap in de goedkeuringsworkflow met meerdere niveaus afrondt. Je leidt dit af uit een wijziging in de vrijgavestatus van de aanvraag.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit kun je de goedkeuringsworkflow gedetailleerd analyseren en meten hoeveel tijd elke afzonderlijke stap kost. Zo zie je welke goedkeurders efficiënt werken en waar knelpunten ontstaan.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de EBAN-tabel. Een wijziging van de status van een vrijgavecode, bijvoorbeeld in veld FRGZU, van niet-vrijgegeven naar vrijgegeven voor een specifieke code betekent dat deze gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Vastleggen

Volg de wijzigingen in de velden voor de vrijgavestatus in EBAN voor elke vrijgavecode die in de procedure is gedefinieerd.

Eventtype inferred
Inkoopaanvraag aangemaakt
Dit markeert het moment waarop het document voor de inkoopaanvraag voor het eerst in het systeem wordt aangemaakt. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe aanvraag voor het eerst opslaat, inclusief de aanmaaktimestamp.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het primaire startpunt voor de analyse van de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Je hebt dit moment nodig om de end-to-end-doorlooptijd te meten, vanaf het vaststellen van de behoefte tot de definitieve goedkeuring of omzetting naar een inkooporder.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis uit de EBAN-tabel, gebaseerd op de velden voor aanmaakdatum (ERDAT) en aanmaaktijd (ERZEIT) voor het specifieke nummer van de inkoopaanvraag (BANFN).

Vastleggen

Gebruik voor elke inkoopaanvraag (BANFN) de velden voor de aanmaaktimestamp (ERDAT, ERZEIT) uit de EBAN-tabel.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag afgewezen
Dit is de definitieve afwijzing van de inkoopaanvraag door een goedkeurder, waardoor het proces stopt. Je legt dit vast met een specifieke statuswijziging die afwijzing aangeeft.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk eindpunt bij een mislukte aanvraag. Door de frequentie, redenen en processtappen van afwijzingen te analyseren, zie je problemen met beleidsnaleving, budgetten of de kwaliteit van aanvragen.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging in de EBAN-tabel. De verwerkingsstatus (PROCSTAT) of een vrijgave-indicator krijgt een waarde die expliciet 'Afgewezen' betekent.

Vastleggen

Bepaal via wijzigingsdocumenten de timestamp waarop de algemene status in EBAN wordt bijgewerkt naar 'Afgewezen'.

Eventtype inferred
Inkoopaanvraag gesloten
Dit geeft aan dat het aanvraagitem volledig is verwerkt en dat er geen nieuwe inkooporders meer vanuit kunnen worden aangemaakt. Deze status wordt meestal automatisch ingesteld zodra de volledige hoeveelheid is besteld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de levenscyclus van het aanvraagitem. Het bevestigt dat de bedrijfsbehoefte volledig is vertaald naar een inkooporder.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit de EBAN-tabel. De gebeurtenis vindt plaats wanneer de indicator 'Gesloten' (EBAKZ) wordt ingesteld. Dat gebeurt meestal wanneer de in inkooporders bestelde hoeveelheid gelijk is aan de aangevraagde hoeveelheid.

Vastleggen

Identificeer via wijzigingsdocumenten de gebeurtenis waarbij de indicator 'Gesloten' (EBAKZ) in tabel EBAN wordt ingesteld.

Eventtype inferred
Inkoopaanvraag goedgekeurd
Dit markeert de volledige en definitieve goedkeuring van de inkoopaanvraag. De aanvraag kan nu worden omgezet in een inkooporder. Je leidt dit ijkpunt af wanneer de algemene vrijgavestatus de definitieve goedgekeurde status bereikt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk succesmoment en een veelgebruikt eindpunt voor analyses van doorlooptijden. Het betekent dat de inkoopaanvraag alle controles heeft doorlopen en klaar is voor verwerking door de inkoopafdeling.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging in de EBAN-tabel, met name wanneer de algemene vrijgave-indicator (FRGZU) of verwerkingsstatus (PROCSTAT) wordt bijgewerkt naar de definitieve waarde 'Goedgekeurd'.

Vastleggen

Bepaal de timestamp waarop de laatste vrijgavecode wordt toegepast of de algemene status van de inkoopaanvraag verandert naar 'Goedgekeurd'.

Eventtype inferred
Inkooporder aangemaakt
Dit geeft aan dat er een inkooporder is aangemaakt die naar het aanvraagitem verwijst. Het is een expliciete systeemgebeurtenis die de inkoopaanvraag koppelt aan een volgend inkoopdocument.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt en een geslaagd resultaat van het proces voor inkoopaanvragen. De tijd tussen goedkeuring van de aanvraag en het aanmaken van de inkooporder is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van inkoop.

Waar je het vindt

Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer een inkooporderitem wordt aangemaakt. De koppeling staat in de EKPO-tabel (inkooporderitem), met daarin het nummer van de inkoopaanvraag (BANFN) en het itemnummer (BNFPO).

Vastleggen

Koppel de EKPO-tabel op basis van het nummer en item van de inkoopaanvraag terug aan EBAN. De aanmaakdatum van het inkooporderitem markeert de gebeurtenis.

Eventtype explicit
Bron van levering toegewezen
Dit is de actie waarbij een inkoper een specifieke leverancier, een contract of een info-record koppelt aan een goedgekeurd aanvraagitem. Dit is een belangrijke stap in de voorbereiding van het aanmaken van een inkooporder.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt de schakel tussen goedkeuring en bestellen. Door de tijd tot het toewijzen van een bron te meten, zie je vertragingen in de werkvoorraad van inkopers en in de efficiëntie van het vinden van een leverancier.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid wanneer een waarde wordt ingevuld in velden in de EBAN-tabel die met de bron van levering te maken hebben, zoals vaste leverancier (LIFNR), info-record (INFNR) of contract (KONNR).

Vastleggen

Volg via wijzigingsdocumenten wanneer velden zoals LIFNR, INFNR of KONNR in de EBAN-tabel worden gevuld.

Eventtype inferred
Goedkeuring opnieuw ingesteld
Dit is een gebeurtenis waarbij de volledige goedkeuringsworkflow opnieuw wordt ingesteld, vaak na een ingrijpende wijziging van de inkoopaanvraag. Daardoor begint het goedkeuringsproces opnieuw bij het eerste niveau.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit laat ingrijpend herstelwerk zien dat de doorlooptijd sterk beïnvloedt. Door de oorzaken van het opnieuw instellen van goedkeuringen te achterhalen, kun je het proces vereenvoudigen en vertragingen verminderen.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de EBAN-tabel. De gebeurtenis wordt herkend wanneer velden voor de vrijgavestatus, zoals FRGKZ of FRGZU, worden leeggemaakt nadat ze gedeeltelijk of volledig waren ingevuld.

Vastleggen

Zoek in de wijzigingslogboeken naar een wijziging van een vrijgegeven status terug naar een niet-vrijgegeven status.

Eventtype inferred
Goedkeuringsstap gestart
Dit geeft aan dat een inkoopaanvraag wacht op actie van een specifieke goedkeurder of goedkeuringsgroep. Je leidt dit af wanneer de status van de aanvraag aangeeft dat een specifieke vrijgavecode in behandeling is.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit helpt je knelpunten in de goedkeuringsketen te vinden. Door de duur van deze status te analyseren, zie je welke aanvragen blijven liggen en welke goedkeurders te veel werk hebben.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit de velden voor de vrijgavestatus in de EBAN-tabel, zoals FRGZU, en uit de onderliggende configuratie van de vrijgaveprocedure. De gebeurtenis start wanneer een specifieke vrijgavecode als volgende moet worden verwerkt.

Vastleggen

Bepaal op basis van workflowlogboeken of statusvelden wanneer een inkoopaanvraag een status krijgt waarin een specifieke vrijgavecode op goedkeuring wacht.

Eventtype inferred
Inkoopaanvraag gewijzigd
Dit gebeurt wanneer een gebruiker na het aanmaken een belangrijk veld in de inkoopaanvraag wijzigt, zoals de hoeveelheid, prijs of het materiaal. Deze actie wordt expliciet vastgelegd in het SAP-systeem voor wijzigingsdocumenten.
Waarom dit belangrijk is

Door wijzigingen bij te houden, zie je waar herstelwerk ontstaat en welk effect dit heeft op de doorlooptijden. Veel wijzigingen wijzen vaak op problemen met de datakwaliteit of veranderende eisen. Dat zijn belangrijke aandachtspunten voor procesverbetering.

Waar je het vindt

Dit wordt expliciet vastgelegd in de SAP-tabellen voor wijzigingsdocumenten (CDHDR en CDPOS) voor wijzigingen in tabel EBAN. Elke wijziging in een gevolgd veld maakt een vermelding aan.

Vastleggen

Extraheer wijzigingsgebeurtenissen uit CDHDR/CDPOS waarbij de objectklasse BANF is voor inkoopaanvragen.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag ingetrokken
Dit gebeurt wanneer de oorspronkelijke aanvrager de inkoopaanvraag annuleert of verwijdert voordat deze volledig is verwerkt. Meestal is dit een expliciete actie waarbij een verwijderingsindicator op het aanvraagitem wordt gezet.
Waarom dit belangrijk is

Door intrekkingen bij te houden, krijg je inzicht in veranderende behoeften en redenen voor annulering. Dit is een eindstatus voor de inkoopaanvraag, waardoor verdere verwerking niet meer mogelijk is.

Waar je het vindt

Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer het veld voor de verwijderingsindicator (LOEKZ) in de EBAN-tabel voor een aanvraagitem wordt ingesteld. De wijziging wordt vastgelegd in CDHDR/CDPOS.

Vastleggen

Identificeer de gebeurtenis waarbij de verwijderingsindicator (LOEKZ) in tabel EBAN op 'L' wordt gezet.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag ter goedkeuring ingediend
Dit is het moment waarop de aanvrager de inkoopaanvraag formeel indient en de goedkeuringsworkflow start. Meestal leid je dit af uit het vaststellen van de vrijgaveprocedure en een statuswijziging naar 'In goedkeuring'.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt voor KPI's rond de doorlooptijd van goedkeuringen. Door de tijd tussen aanmaken en indienen te analyseren, zie je vertragingen in de voorbereidingsfase van de inkoopaanvraag.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de EBAN-tabel, met name wanneer velden voor de vrijgaveprocedure, zoals FRGST, worden gevuld of de algemene status (PROCSTAT) verandert naar een status die aangeeft dat de aanvraag in goedkeuring is.

Vastleggen

Zoek de eerste vermelding in de wijzigingsdocumenten die het begin van de goedkeuringsworkflow of een statuswijziging naar 'In goedkeuring' aangeeft.

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en meer uit process mining te halen voor je Purchase to Pay-aanvraagproces. Begin vandaag nog met optimaliseren.

Stop vertragingen in P2P-requisitions: optimaliseer je workflow nu!

Maak processen efficiënter, verkort doorlooptijden en verminder de cyclustijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar met instellen.