Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, aanvraag

SAP S/4HANA
Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, aanvraag

Datatemplate voor inkoop-tot-betaling, aanvraag

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het aanvraagproces van inkoop tot betaling te analyseren. Je vindt erin welke attributen en activiteiten je moet bijhouden, plus praktische instructies voor data-extractie uit SAP S/4HANA. Gebruik de template om een event log samen te stellen voor process mining.
  • Aanbevolen attributen voor een gedetailleerde analyse
  • Belangrijke activiteiten om vast te leggen voor procesontdekking
  • Instructies voor data-extractie uit SAP S/4HANA

Attributen voor inkoop-tot-betaling, aanvraag

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log om het aanvraagproces van inkoop tot betaling grondig te analyseren.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit die op een bepaald moment in het aanvraagproces plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een gebeurtenis of taak binnen de levenscyclus van een inkoopaanvraag. De activiteiten zijn afgeleid uit systeemlogboeken, zoals wijzigingsdocumenten en workflowgeschiedenis. Ze markeren belangrijke procesmomenten, zoals 'Inkoopaanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap gestart' of 'Inkooporder aangemaakt'.

Door deze activiteiten te analyseren, kun je de processtroom visualiseren, bottlenecks opsporen en meten hoeveel tijd verschillende fasen kosten. Inzicht in de volgorde en frequentie van activiteiten zoals 'Inkoopaanvraag gewijzigd' of 'Inkoopaanvraag afgewezen' helpt om inefficiënties en verbeterkansen te vinden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen en vormt de basis van de proceskaart. Zo kun je de processtroom, variaties en bottlenecks analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut, dat doorgaans wordt samengesteld door gegevens uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR, CDPOS) en workflowlogboeken (bijvoorbeeld SWWLOGHIST) te interpreteren.

Voorbeelden
Inkoopaanvraag aangemaaktGoedkeuringsstap afgerondInkoopaanvraag goedgekeurdInkooporder aangemaakt
ID van inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionId
De unieke identificatiecode van een document voor een inkoopaanvraag.
Beschrijving

Het ID van de inkoopaanvraag is de primaire sleutel waarmee elke aanvraag voor goederen of diensten in SAP S/4HANA uniek wordt geïdentificeerd. Dit is de centrale case-ID die alle activiteiten en wijzigingen voor een specifieke aanvraag koppelt, vanaf het aanmaken tot de eindstatus, zoals goedkeuring, afwijzing of omzetting naar een inkooporder.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om de volledige levenscyclus van elke aanvraag te reconstrueren. Door alle bijbehorende gebeurtenissen onder één ID van de inkoopaanvraag te groeperen, kunnen analisten doorlooptijden nauwkeurig meten, statuswijzigingen volgen en de verschillende routes door het goedkeuringsproces analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste case-ID die alle bijbehorende processtappen met elkaar verbindt. Zo ontstaat een volledig en samenhangend beeld van de levenscyclus van de aanvraag.

Waar vind je dit?

Dit attribuut is het nummer van de inkoopaanvraag, te vinden in de tabel EBAN, veld BANFN.

Voorbeelden
100178901001789110017892
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is nodig om gebeurtenissen binnen een case chronologisch te ordenen en vormt de basis voor alle berekeningen van duur en prestaties bij process mining. Zo bepaalt het tijdsverschil tussen de gebeurtenissen 'Inkoopaanvraag ingediend' en 'Inkoopaanvraag goedgekeurd' de doorlooptijd van de goedkeuring.

Nauwkeurige timestamps zijn nodig om procesprestaties te analyseren, vertragingen op te sporen en naleving van service level agreements te volgen. Met dit attribuut kun je dashboards maken die doorlooptijden tonen, vastgelopen aanvragen signaleren en prestaties over verschillende perioden vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en procesprestaties en bottlenecks te analyseren.

Waar vind je dit?

Timestamps komen doorgaans uit de kopregels van wijzigingsdocumenten (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) of uit workflowlogboeken.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
Afdeling
Department
De afdeling of het kostenplaatsnummer waaraan de kosten van de aanvraag worden toegerekend.
Beschrijving

Het attribuut Afdeling, in SAP vaak weergegeven als kostenplaats, identificeert de bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor de aangevraagde aankoop. Dit is belangrijke financiële en organisatorische informatie op regelniveau van een aanvraag.

Bij process mining is dit attribuut nodig om prestaties per afdeling te analyseren. Dashboards kunnen belangrijke metrieken, zoals doorlooptijd, wijzigingspercentage en afwijzingspercentage, per afdeling vergelijken. Zo zie je welke werkwijzen van goed presterende afdelingen elders bruikbaar zijn en waar extra training of procesondersteuning nodig is.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties tussen bedrijfseenheden te vergelijken. Verschillen in doorlooptijden of afwijzingspercentages laten zien waar goede werkwijzen bestaan en waar verbetering nodig is.

Waar vind je dit?

Dit is de kostenplaats, doorgaans te vinden in de rekeningtoewijzingstabel EBKN, veld KOSTL.

Voorbeelden
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Bedrag van inkoopaanvraag
RequisitionAmount
De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

Het bedrag van de inkoopaanvraag is de totale geschatte kostenpost voor de aangevraagde goederen of diensten. Dit bedrag bepaalt vaak hoe ingewikkeld en lang de goedkeuringsworkflow is. Voor aanvragen met een hoger bedrag zijn doorgaans meer goedkeuringsniveaus nodig.

Met dit attribuut kun je het proces indelen op basis van bedrag. Zo kun je bijvoorbeeld nagaan of aanvragen met een hoge waarde langer op goedkeuring wachten of wat de waarde is van aanvragen die vaak worden afgewezen. Dit is een belangrijke dimensie om de financiële gevolgen van procesinefficiënties te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Helpt het proces in te delen naar financiële impact, die vaak samenhangt met de complexiteit van goedkeuringen en de doorlooptijd. Belangrijk voor procesanalyses op basis van waarde.

Waar vind je dit?

De totale waarde staat in de tabel EBAN, veld GFWERT. De waarde per regel staat in EBAN-PREIS.

Voorbeelden
1500.0075000.50250.75
Gebruikers-ID
UserId
De identificatiecode van de gebruiker die de aanvraag heeft aangemaakt of een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

De gebruikers-ID identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een gebeurtenis in de levenscyclus van de aanvraag. Dit kan de persoon zijn die de aanvraag heeft aangemaakt, de manager die deze heeft goedgekeurd of de medewerker die de aanvraag heeft gewijzigd. Bij geautomatiseerde stappen kan het om een systeem- of batchgebruikers-ID gaan.

Met analyses op basis van gebruikers-ID krijg je inzicht in gedrag per gebruiker, de verdeling van de werkdruk en prestaties. Dit helpt bij het vaststellen van trainingsbehoeften, het herkennen van goed presterende medewerkers en het toewijzen van verantwoordelijkheid binnen het proces. In combinatie met stamgegevens van gebruikers kun je ook prestaties per afdeling analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van gebruikersprestaties, werkverdeling en naleving van processen. Helpt bij het vaststellen van trainingsbehoeften en bottlenecks in de inzet van medewerkers.

Waar vind je dit?

Voor de aanmaker staat dit in EBAN-ERNAM. Bij latere wijzigingen vind je de ID in CDHDR-USERNAME. Voor goedkeuringen staan de gegevens in workflowlogboeken.

Voorbeelden
JSMITHRROEWF-BATCH
ID van goedkeurder
ApproverId
De identificatiecode van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsstap heeft uitgevoerd.
Beschrijving

De ID van de goedkeurder identificeert specifiek de gebruiker die een aanvraag heeft goedgekeurd of afgewezen. Dit verschilt van de algemene gebruikers-ID, omdat het alleen gaat om de besluitvormers in de goedkeuringsworkflow. Deze informatie is nodig om het goedkeuringsproces in detail te analyseren.

Met dit attribuut kun je goedkeuringsgedrag analyseren, bijvoorbeeld welke managers lang over goedkeuringen doen of aanvragen vaak afwijzen. Het is een belangrijke basis voor dashboards over de doorlooptijd per goedkeuringsstap en bottlenecks in de workflow. Zo kun je achterhalen welke personen of rollen vertraging veroorzaken.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien wie de beslissing neemt bij een goedkeuringsstap. Zo kun je doorlooptijden en bottlenecks per persoon of rol analyseren.

Waar vind je dit?

Deze informatie komt doorgaans uit SAP Business Workflow-tabellen zoals SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST, die werkitems koppelen aan de gebruiker die ze heeft afgerond.

Voorbeelden
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Status van inkoopaanvraag
RequisitionStatus
De huidige verwerkings- of goedkeuringsstatus van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

De status van de inkoopaanvraag geeft de huidige fase in de levenscyclus aan. In SAP wordt deze vaak weergegeven met de vrijgave-indicator, die laat zien of een aanvraag geblokkeerd is, op goedkeuring wacht, gedeeltelijk is goedgekeurd of volledig is goedgekeurd. De status verandert wanneer de aanvraag de workflow doorloopt.

Door de status in de tijd te volgen, krijg je inzicht in de processtroom. Je ziet waar aanvragen vastlopen en hoelang dat duurt. Een analyse van statusovergangen geeft een gedetailleerd beeld van het goedkeuringsproces en de verschillende varianten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de huidige status van een aanvraag aan. Dit is belangrijk om de voortgang te volgen, bottlenecks op te sporen en de processtroom te analyseren.

Waar vind je dit?

De vrijgavestatus wordt vaak bepaald door de vrijgave-indicator in de tabel EBAN, veld FRGZU.

Voorbeelden
B1S
Type inkoopaanvraag
RequisitionType
Een code waarmee de inkoopaanvraag wordt ingedeeld, bijvoorbeeld voor standaardartikelen, diensten of investeringsuitgaven.
Beschrijving

Het type inkoopaanvraag, in SAP ook documenttype genoemd, is een belangrijk configuratieveld waarmee inkoopaanvragen worden ingedeeld. Verschillende typen kunnen andere goedkeuringsworkflows starten, andere veldinstellingen hebben en voor verschillende zakelijke doeleinden worden gebruikt, zoals standaardvoorraadartikelen, externe diensten of aankopen van bedrijfsmiddelen.

Door het proces per type inkoopaanvraag te analyseren, zie je hoe verschillende soorten aanvragen worden afgehandeld. Je kunt prestaties, doorlooptijden en goedkeuringsroutes per categorie vergelijken. Zo wordt duidelijk of bepaalde typen aanvragen efficiënter verlopen en waar procesverbeteringen nodig zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deelt aanvragen in categorieën in voor vergelijkende analyses. Zo zie je of verschillende typen aanvragen andere processtromen, bottlenecks of doorlooptijden hebben.

Waar vind je dit?

Dit is het veld Document Type in de tabel EBAN, veld BSART.

Voorbeelden
NBFORV
Automatisch uitgevoerd
IsAutomated
Een indicator die aangeeft of een activiteit is uitgevoerd door een systeemgebruiker in plaats van een persoon.
Beschrijving

Het attribuut Is Automated is een booleaanse vlag die op true staat als een activiteit is uitgevoerd door een systeem- of batchgebruiker, zoals 'WF-BATCH' bij workflowacties. Zo kun je handmatige en geautomatiseerde processtappen van elkaar onderscheiden.

Dit attribuut is essentieel om de automatiseringsgraad van het aanvraagproces te meten en de KPI 'Automated Approval Rate' te berekenen. Door te filteren op geautomatiseerde of handmatige stappen kunnen analisten de efficiëntie vergelijken en mogelijkheden voor verdere automatisering vinden. Zo kunnen de doorlooptijden en de benodigde handmatige inspanning omlaag.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen activiteiten van medewerkers en activiteiten die door systemen worden uitgevoerd. Dat is belangrijk om de automatiseringsgraad te meten en mogelijkheden te vinden om handmatige taken te automatiseren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut, meestal gebaseerd op een regel die controleert of de User ID van een event voorkomt in een lijst met bekende systeem- of batchgebruikers.

Voorbeelden
truefalse
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert de specifieke SAP S/4HANA-instantie waaruit de data is opgehaald.
Beschrijving

Het attribuut Bronsysteem geeft aan uit welk systeem de procesdata afkomstig is. Organisaties kunnen meerdere SAP-instanties hebben, bijvoorbeeld voor ontwikkeling, kwaliteitscontrole en productie, of voor verschillende regio’s. Dit veld is belangrijk voor gegevensbeheer en de juiste context.

Het maakt onderscheid tussen data uit verschillende bronnen. Zo voorkom je dat gegevens onterecht worden samengevoegd en kun je systemen afzonderlijk analyseren. Dit verplichte attribuut houdt de herkomst van de data bij en maakt de procesdata traceerbaar.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de herkomst en het beheer van data, vooral in omgevingen met meerdere systemen, en zorgt ervoor dat data traceerbaar blijft.

Waar vind je dit?

Dit is doorgaans de SAP System ID (SID), die je kunt ophalen uit systeemvariabelen of configuratietabellen.

Voorbeelden
S4PECCS4H_PROD_01
Eindtijd
EndTime
De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond.
Beschrijving

EndTime is de timestamp die vastlegt wanneer een activiteit is afgerond. Veel systeemgebeurtenissen vinden direct plaats, waardoor StartTime en EndTime gelijk zijn. Bij handmatige taken, zoals goedkeuringen, kunnen de start- en eindtijd verschillen. Deze timestamp markeert het moment waarop het werk klaar is.

Met een aparte EndTime kun je de actieve verwerkingstijd nauwkeuriger meten, los van de wachttijd. Samen met StartTime wordt deze gebruikt om de metriek ProcessingTime te berekenen. Dit detail maakt het eenvoudiger om het gebruik van middelen en de efficiëntie van handmatige taken te analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Markeert wanneer een activiteit is afgerond. Zo kun je de actieve verwerkingstijd berekenen en de duur van een taak nauwkeuriger analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is afgeleid van workflowlogs waarin mogelijk zowel het aanmaken van een werkitem (StartTime) als de afronding ervan (EndTime) wordt vastgelegd.

Voorbeelden
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Gewenste leverdatum
RequiredByDate
De datum waarop de aanvrager de goederen of diensten nodig heeft.
Beschrijving

De gewenste leverdatum, in SAP de leverdatum genoemd, geeft aan wanneer de goederen of diensten van de aanvraagregel nodig zijn. De aanvrager stelt deze datum in. De datum is het streefdoel voor het volledige inkoopproces.

Dit attribuut is nodig om de KPI 'Percentage inkoopaanvragen op tijd afgerond' te berekenen. Door de gewenste leverdatum te vergelijken met de datum van de definitieve goedkeuring of het aanmaken van de inkooporder, kan de organisatie meten of interne serviceniveaus en zakelijke behoeften worden gehaald. Aanvragen die deze datum niet halen, kunnen structurele vertragingen in het inkoopproces aan het licht brengen.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de streefdatum voor het afronden van een aanvraag. Zo kun je tijdige levering en naleving van interne serviceniveaus meten.

Waar vind je dit?

Dit is de leverdatum op regelniveau in de tabel EBAN, veld LFDAT.

Voorbeelden
2023-11-152023-12-012024-01-20
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
Het nummer van de inkooporder die vanuit de aanvraag is aangemaakt.
Beschrijving

Het inkoopordernummer identificeert het officiële inkoopdocument dat is aangemaakt vanuit een goedgekeurde aanvraag. Het aanmaken van een inkooporder is vaak het succesvolle eindresultaat van een aanvraag: de aanvraag is omgezet in een officiële bestelling bij een leverancier.

Met dit attribuut kun je de KPI voor de doorlooptijd van inkoopaanvraag tot inkooporder en het totale omzettingspercentage meten. Het koppelt het aanvraagproces aan het daaropvolgende inkoopproces en geeft zo een breder, end-to-endbeeld van de volledige Purchase-to-Pay-cyclus.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopdocument. Zo kun je het omzettingspercentage en de doorlooptijd van aanvraag naar inkooporder meten.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel EBAN, veld EBELN, zodra er vanuit de aanvraagregel een inkooporder is aangemaakt.

Voorbeelden
450001789045000178914500017892
Is herstelwerk
IsRework
Een vlag die aangeeft of een activiteit herstelwerk is, zoals een wijziging nadat de aanvraag is ingediend.
Beschrijving

Is Rework is een berekende booleaanse vlag die activiteiten markeert die geen waarde toevoegen of werk herhalen. Een voorbeeld in dit proces is de activiteit 'Requisition Amended' nadat de aanvraag al ter goedkeuring is ingediend. Hierdoor moet het goedkeuringsproces opnieuw beginnen.

Met dit attribuut kun je de hoeveelheid herstelwerk in het proces meten en het effect ervan op de totale doorlooptijden bepalen. Het dashboard Requisition Amendment and Rework Rate gebruikt deze vlag om inefficiënties in het proces zichtbaar te maken. Herstelwerk verminderen is vaak een belangrijk doel bij procesverbetering, omdat je daarmee tijd en moeite bespaart.

Waarom dit belangrijk is

Markeert activiteiten die tijd verspillen of werk herhalen. Zo kun je herstelwerk en het effect ervan op de procesefficiëntie meten.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. De logica markeert doorgaans elke activiteit 'Requisition Amended' na de eerste activiteit 'Requisition Submitted For Approval' als herstelwerk.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze registratie voor het laatst is vernieuwd vanuit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vanuit het bronsysteem. Deze metadata laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is. Analisten en zakelijke gebruikers kunnen aan de timestamp zien of de procesdata de meest recente stand van zaken in de bedrijfsvoering weergeeft.

Bij procesanalyse is het belangrijk te weten hoe actueel de data is, zodat je goed onderbouwde beslissingen kunt nemen. Dit attribuut helpt verwachtingen te beheren en zorgt ervoor dat conclusies zijn gebaseerd op data die actueel genoeg is voor de analyse.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de analyse te kunnen beoordelen en tijdig zakelijke beslissingen te nemen.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt aangemaakt en toegevoegd tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL).

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Naam goedkeuringsstap
ApprovalStepName
De specifieke naam of beschrijving van een goedkeuringsstap in de workflow.
Beschrijving

De naam van de goedkeuringsstap geeft een begrijpelijke beschrijving van een fase in de goedkeuringsworkflow, zoals 'Goedkeuring door manager' of 'Goedkeuring door financieel directeur'. Dit is duidelijker dan een algemene activiteit als 'Approval Step Completed'.

Dit attribuut is essentieel voor de dashboards Approval Step Cycle Time en Bottleneck Analysis van de workflow. Het geeft een gedetailleerd beeld van het goedkeuringsproces. Zo zie je precies welke goedkeuringsstappen de meeste vertraging veroorzaken en waar het werk zich ophoopt. Die informatie is nodig om gericht in te grijpen en de goedkeuringsketen te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft gedetailleerd inzicht in de goedkeuringsstappen, zodat je bottlenecks in de goedkeuringsworkflow met meerdere niveaus precies kunt aanwijzen.

Waar vind je dit?

Deze informatie is afgeleid van de beschrijving van de workflowtaak. Je kunt die vinden door het workflowlog te koppelen aan taakdefinitietabellen zoals T528T.

Voorbeelden
Goedkeuring door managerGoedkeuring door directeurGoedkeuring door financieel directeur
Reden van afwijzing
RejectionReason
De reden die wordt opgegeven wanneer een inkoopaanvraag wordt afgewezen.
Beschrijving

De reden van afwijzing legt uit waarom een goedkeurder een inkoopaanvraag heeft afgewezen. Mogelijke redenen zijn een overschrijding van het budget, onjuiste informatie, niet-naleving van beleid of een dubbele aanvraag. Deze informatie geeft belangrijke context bij problemen in het proces.

Door afwijzingsredenen te analyseren, kun je de oorzaken van inefficiënties en herstelwerk opsporen. Als 'Onjuiste kostenplaats' bijvoorbeeld vaak voorkomt, kan dat wijzen op behoefte aan betere gebruikerstraining of controles in het systeem. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard voor analyse van afgewezen inkoopaanvragen en helpt verbeteringen gericht aan te pakken.

Waarom dit belangrijk is

Laat de oorzaken van problemen in het proces zien. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, herstelwerk beperken en het percentage aanvragen dat in één keer goed is verhogen.

Waar vind je dit?

Dit is vaak geen standaardveld. De reden kan zijn vastgelegd in workflow-containerelementen, lange tekst bij de aanvraag of aangepaste velden.

Voorbeelden
Budget overschredenOnjuiste leverancierDubbele aanvraag
Urgentieniveau
UrgencyLevel
Een indeling van de urgentie van de aanvraag, die invloed kan hebben op de verwerkingsprioriteit.
Beschrijving

Het urgentieniveau geeft de prioriteit van de inkoopaanvraag aan. Er is geen standaardveld voor dit gegeven, maar sommige organisaties gebruiken bijvoorbeeld het veld Requirement Tracking Number. Aanvragers kunnen hiermee aangeven dat een aanvraag kritisch is en met voorrang moet worden verwerkt.

Door het effect van urgentie te analyseren, kun je beoordelen of het proces kritieke aanvragen inderdaad voorrang geeft. Het dashboard Urgency Level Impact Analysis gebruikt dit attribuut om doorlooptijden en goedkeuringspercentages van urgente en standaardaanvragen te vergelijken. Zo zie je of de prioriteitsbehandeling werkt zoals bedoeld.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de prestaties van het proces bij aanvragen met hoge prioriteit te analyseren en te controleren of urgente aanvragen echt sneller worden afgehandeld.

Waar vind je dit?

Er is geen standaardveld voor urgentie. Sommige bedrijven gebruiken hiervoor Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR). Het kan ook om een aangepast veld gaan.

Voorbeelden
HoogGemiddeldLaag
Valuta
Currency
De valutacode voor het bedrag van de inkoopaanvraag.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het bedrag van de aanvraag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context bij het attribuut Bedrag van inkoopaanvraag, vooral voor internationale organisaties die met meerdere valuta werken.

Voor nauwkeurige financiële analyses en rapportages moet je rekening houden met de valuta. Om aanvraagbedragen op te tellen of te vergelijken, moeten alle bedragen worden omgerekend naar dezelfde valuta. Dit attribuut is nodig voor die omrekening.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de nodige context bij het bedrag van de inkoopaanvraag en maakt nauwkeurige financiële analyses en vergelijkingen mogelijk wanneer meerdere valuta worden gebruikt.

Waar vind je dit?

Dit staat in de tabel EBAN, veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor inkoop-tot-betaling, aanvraag

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goedkeuringsstap afgerond
Dit gebeurt wanneer een goedkeurder een aanvraag goedkeurt en daarmee een stap in de goedkeuringsworkflow met meerdere niveaus afrondt. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van de vrijgavestatus van de aanvraag.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit kun je de goedkeuringsworkflow in detail analyseren en de tijd per stap meten. Zo zie je welke goedkeurders efficiënt werken en waar bottlenecks ontstaan.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de tabel EBAN. Een wijziging van de status van een vrijgavecode (bijvoorbeeld in veld FRGZU) van niet-vrijgegeven naar vrijgegeven voor een specifieke code duidt op deze gebeurtenis.

Vastleggen

Volg in EBAN de wijzigingen van de velden voor de vrijgavestatus voor elke vrijgavecode in de strategie.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopaanvraag aangemaakt
Dit markeert het moment waarop het document voor de inkoopaanvraag voor het eerst in het systeem wordt aangemaakt. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe aanvraag voor het eerst opslaat, inclusief de timestamp van het aanmaken.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startpunt voor de analyse van de levenscyclus van een inkoopaanvraag. De activiteit is nodig om de end-to-end-doorlooptijd te meten, vanaf het vaststellen van de behoefte tot de definitieve goedkeuring of omzetting naar een inkooporder.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis uit de tabel EBAN. De aanmaakdatum (ERDAT) en aanmaaktijd (ERZEIT) worden gebruikt voor het betreffende nummer van de inkoopaanvraag (BANFN).

Vastleggen

Gebruik voor elke aanvraag (BANFN) de velden voor de aanmaaktimestamp (ERDAT, ERZEIT) uit de tabel EBAN.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag afgesloten
Dit geeft aan dat de aanvraagregel volledig is verwerkt en dat er geen inkooporders meer voor kunnen worden aangemaakt. Deze status wordt doorgaans automatisch ingesteld zodra de volledige hoeveelheid is besteld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de definitieve, succesvolle afronding van de levenscyclus van de aanvraagregel. De zakelijke behoefte is hiermee volledig omgezet in een inkooporder.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de tabel EBAN. Dit gebeurt wanneer de indicator 'Closed' (EBAKZ) wordt ingesteld, meestal zodra de bestelde hoeveelheid in inkooporders gelijk is aan de aangevraagde hoeveelheid.

Vastleggen

Zoek via wijzigingsdocumenten naar de gebeurtenis waarbij de indicator 'Closed' (EBAKZ) wordt ingesteld in de tabel EBAN.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopaanvraag afgewezen
Dit is de definitieve afwijzing van de inkoopaanvraag door een goedkeurder, waardoor het proces stopt. De afwijzing wordt vastgelegd met een specifieke statuswijziging.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een eindpunt waarop het proces mislukt. Door te analyseren hoe vaak aanvragen worden afgewezen, waarom dat gebeurt en in welke procesfase, kun je problemen met beleidsregels, budgetten of de kwaliteit van aanvragen opsporen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een statuswijziging in de tabel EBAN. De verwerkingsstatus (PROCSTAT) of een vrijgave-indicator krijgt een waarde die expliciet 'Rejected' betekent.

Vastleggen

Bepaal via de wijzigingsdocumenten de timestamp waarop de algemene status in EBAN wordt bijgewerkt naar 'Rejected'.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopaanvraag goedgekeurd
Dit markeert de definitieve goedkeuring van de inkoopaanvraag. Daarna kan de aanvraag worden omgezet in een inkooporder. Dit moment wordt afgeleid uit de algemene vrijgavestatus, zodra die de definitieve goedkeuringsstatus bereikt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk succesmoment en een veelgebruikt eindpunt voor analyses van doorlooptijden. Het geeft aan dat de aanvraag alle controles heeft doorstaan en klaar is voor verwerking door de inkoopafdeling.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een statuswijziging in de tabel EBAN. Dit gebeurt wanneer de algemene vrijgave-indicator (FRGZU) of verwerkingsstatus (PROCSTAT) wordt bijgewerkt naar de definitieve waarde 'Approved'.

Vastleggen

Bepaal de timestamp waarop de laatste vrijgavecode wordt toegepast of de algemene status van de aanvraag verandert naar 'Approved'.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder aangemaakt
Dit geeft aan dat er een inkooporder is aangemaakt die verwijst naar de aanvraagregel. Het is een expliciete systeemgebeurtenis die de aanvraag koppelt aan een volgend inkoopdocument.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal en een geslaagd resultaat voor het aanvraagproces. De tijd tussen goedkeuring van de aanvraag en het aanmaken van de inkooporder is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van het inkoopproces.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer een inkooporderregel wordt aangemaakt. De koppeling staat in de tabel EKPO (inkooporderregel), met daarin het nummer van de oorspronkelijke inkoopaanvraag (BANFN) en het regelnummer (BNFPO).

Vastleggen

Koppel de tabel EKPO aan EBAN op basis van het aanvraagnummer en de regel. De aanmaakdatum van de inkooporderregel markeert de gebeurtenis.

Gebeurtenistype explicit
Goedkeuring opnieuw gestart
Dit is een gebeurtenis waarbij de volledige goedkeuringsworkflow opnieuw wordt gestart, vaak na een ingrijpende wijziging van de aanvraag. De goedkeuring begint dan weer bij het eerste niveau.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wijst op veel herstelwerk dat de doorlooptijd sterk verlengt. Als je de oorzaken van opnieuw gestarte goedkeuringen achterhaalt, kun je het proces verbeteren en vertragingen beperken.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de tabel EBAN. De gebeurtenis wordt herkend wanneer velden voor de vrijgavestatus, zoals FRGKZ of FRGZU, worden gewist nadat ze gedeeltelijk of volledig waren ingevuld.

Vastleggen

Zoek in de wijzigingslogboeken naar een wijziging van een vrijgegeven status naar een niet-vrijgegeven status.

Gebeurtenistype inferred
Goedkeuringsstap gestart
Dit geeft aan dat een aanvraag wacht op actie van een specifieke goedkeurder of goedkeuringsgroep. Dit wordt afgeleid uit de status van de aanvraag, die aangeeft dat een specifieke vrijgavecode in behandeling is.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit helpt bottlenecks in de goedkeuringsketen op te sporen. De duur van deze status laat zien welke aanvragen stilliggen en welke goedkeurders overbelast zijn.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de velden voor de vrijgavestatus in de tabel EBAN (bijvoorbeeld FRGZU) en de bijbehorende configuratie van de vrijgavestrategie. De gebeurtenis begint wanneer een specifieke vrijgavecode als volgende moet worden verwerkt.

Vastleggen

Bepaal aan de hand van workflowlogboeken of statusvelden wanneer een aanvraag in een status komt waarin een specifieke vrijgavecode op goedkeuring wacht.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopaanvraag gewijzigd
Dit gebeurt wanneer een gebruiker na het aanmaken een belangrijk veld in de aanvraag wijzigt, zoals de hoeveelheid, prijs of het materiaal. Deze wijziging wordt expliciet vastgelegd in het wijzigingsdocumentensysteem van SAP.
Waarom dit belangrijk is

Door wijzigingen bij te houden, kun je herstelwerk en de invloed daarvan op doorlooptijden herkennen. Veel wijzigingen wijzen mogelijk op problemen met de datakwaliteit of veranderende eisen. Dat zijn belangrijke aanknopingspunten voor procesverbetering.

Waar vind je dit?

Wijzigingen in de tabel EBAN worden expliciet vastgelegd in de SAP-tabellen voor wijzigingsdocumenten (CDHDR en CDPOS). Elke wijziging aan een gevolgd veld levert een vermelding op.

Vastleggen

Haal wijzigingsgebeurtenissen op uit CDHDR/CDPOS waarbij de objectklasse BANF is voor inkoopaanvragen.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag ingetrokken
Dit gebeurt wanneer de oorspronkelijke aanvrager de aanvraag annuleert of verwijdert voordat deze volledig is verwerkt. Meestal wordt hiervoor expliciet een verwijderingsindicator ingesteld op de aanvraagregel.
Waarom dit belangrijk is

Door intrekkingen bij te houden, krijg je inzicht in schommelingen in de vraag en redenen voor annulering. De aanvraag komt hiermee in een eindstatus en kan niet verder worden verwerkt.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer het veld voor de verwijderingsindicator (LOEKZ) in de tabel EBAN wordt ingesteld voor een aanvraagregel. De wijziging wordt geregistreerd in CDHDR/CDPOS.

Vastleggen

Zoek de gebeurtenis waarbij de verwijderingsindicator (LOEKZ) in de tabel EBAN wordt ingesteld op 'L'.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag ter goedkeuring ingediend
Dit is het moment waarop de aanvrager de aanvraag officieel indient en de goedkeuringsworkflow start. Dit wordt doorgaans afgeleid uit het bepalen van de vrijgavestrategie voor de aanvraag en de statuswijziging naar 'In Approval'.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat de klok start voor KPI’s over de doorlooptijd van goedkeuringen. De tijd tussen het aanmaken en indienen kan vertragingen in de voorbereidingsfase van de aanvraag aan het licht brengen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de tabel EBAN. Dit gebeurt wanneer de velden voor de vrijgavestrategie (bijvoorbeeld FRGST) worden ingevuld of de algemene status (PROCSTAT) verandert naar een status die aangeeft dat goedkeuring loopt.

Vastleggen

Zoek de eerste vermelding in de wijzigingsdocumenten die aangeeft dat de goedkeuringsworkflow is gestart of dat de status is gewijzigd naar 'In Approval'.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopbron toegewezen
Dit is het moment waarop een inkoper een specifieke leverancier, een contract of een info-record toewijst aan een goedgekeurde aanvraagregel. Dit is een belangrijke stap in de voorbereiding van het aanmaken van een inkooporder.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt de verbinding tussen goedkeuring en bestellen. Door de tijd tot het toewijzen van een inkoopbron te meten, kun je vertragingen in de werkvoorraad van inkopers en de efficiëntie van het inkoopproces opsporen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een ingevulde waarde in velden voor de inkoopbron in de tabel EBAN, zoals vaste leverancier (LIFNR), info-record (INFNR) of contract (KONNR).

Vastleggen

Volg via wijzigingsdocumenten wanneer velden zoals LIFNR, INFNR of KONNR in de tabel EBAN worden ingevuld.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit SAP S/4HANA

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om je data met zekerheid voor te bereiden en het meeste uit process mining voor het aanvraagproces van inkoop tot betaling te halen. Begin vandaag met het verbeteren van de efficiëntie.

Voorkom vertraging bij P2P-aanvragen: verbeter nu je workflow!

Maak processen efficiënter, verkort de doorlooptijden en verklein de cyclustijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar.