Jouw datatemplate voor Order to Cash - Billing & Invoicing

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of taak binnen het facturatieproces, zoals 'Factuur gegenereerd', 'Factuur naar klant verzonden' of 'Betaling aan factuur toegewezen'. Elk event in het proceslog is gekoppeld aan een activiteit. Samen vormen ze de reeks stappen waaruit de processtroom bestaat.

Het analyseren van de volgorde van activiteiten vormt de kern van process mining. Zo zie je welke routes facturen in werkelijkheid volgen, inclusief standaardprocedures, afwijkingen, herstelrondes en bottlenecks. Inzicht in welke activiteiten plaatsvinden, in welke volgorde en hoe vaak, is de basis voor process discovery, conformance checking en het vinden van verbeterkansen.

Dit definieert de stappen in het proces en maakt het mogelijk om het traject van een factuur, van aanmaak tot afsluiting, te visualiseren en analyseren.

Vaak afgeleid uit statuswijzigingen van documenten, transact codes of specifieke event logs in het bronsysteem.

Eventtijd, of timestamp, legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit is uitgevoerd of een statuswijziging plaatsvond. Deze tijdsdata is belangrijk om het moment en de duur van processtappen te begrijpen.

Bij analyses wordt eventtijd gebruikt om activiteiten chronologisch te ordenen, de tijd tussen stappen te berekenen, de duur van activiteiten te bepalen en de totale end-to-end-doorlooptijd van elke case te berekenen. Dit vormt de basis voor het identificeren van bottlenecks, het meten van prestaties ten opzichte van service level agreements en het analyseren van trends door de tijd heen. Zonder nauwkeurige timestamps zijn prestatie- en duuranalyses niet mogelijk.

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdgebonden metrics, zoals doorlooptijden en duur, die nodig zijn om bottlenecks te identificeren.

Meestal te vinden naast activiteits- of statusvelden in transactielogs, wijzigingsdocumenten of koptekst- en itemtabellen van documenten.

De factuur-ID is een unieke alfanumerieke code die aan elke aangemaakte factuur wordt toegewezen. Deze code is de centrale sleutel die alle gerelateerde activiteiten, van aanmaak en goedkeuring tot betaling en afsluiting, koppelt aan één procesinstantie of case.

Bij process mining is de factuur-ID essentieel om het volledige traject van elke factuur te reconstrueren. Analisten kunnen hiermee processtromen visualiseren, varianten identificeren en metrics op caseniveau berekenen, zoals de doorlooptijd. Door op specifieke factuur-ID's te filteren, kun je problematische cases nader onderzoeken en de oorzaken van vertragingen of fouten achterhalen.

Dit is de unieke sleutel om de volledige levenscyclus van een factuur te volgen en vormt daarmee de basis voor elke analyse van het facturatieproces.

Meestal te vinden in de koptekstabel van factuur- of facturatiedocumenten in het bronsysteem, zoals een ERP- of financieel systeem.

Dit attribuut identificeert de oorspronkelijke bedrijfsapplicatie of het systeem waarin de eventdata is gegenereerd, zoals een ERP, CRM of een aangepast facturatieplatform. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen helpt dit veld om de verschillende databronnen van elkaar te onderscheiden.

Inzicht in het bronsysteem is belangrijk voor datavalidatie, governance en probleemoplossing. Wanneer data uit meerdere systemen wordt gecombineerd, geeft dit attribuut context en helpt het mogelijke verschillen in datagranulariteit of terminologie te verklaren. Het ondersteunt ook een gedetailleerdere analyse van procesvarianten die kunnen worden veroorzaakt door het systeem dat voor een bepaalde transactie is gebruikt.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is nodig voor datavalidatie en voor het analyseren van processen die meerdere systemen omvatten.

Deze informatie kan als veld in de brontabellen zijn opgeslagen of tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) zijn toegevoegd.

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente data-extractie of vernieuwing vast. Het geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is.

Bij elk process mining-project is het belangrijk om te weten hoe recent de data is voor rapportages en analyses. Dit attribuut helpt gebruikers te begrijpen welke periode de analyse bestrijkt en zorgt ervoor dat beslissingen op actuele informatie zijn gebaseerd. Het is ook belangrijk voor het bewaken van datapijplijnen en om te controleren of de data-extractieprocessen goed verlopen.

Het geeft aan hoe actueel de data is, zodat analyses en beslissingen op de meest recente beschikbare informatie zijn gebaseerd.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.

Het factuurbedrag vertegenwoordigt de totale financiële waarde die een klant moet betalen. Dit is een belangrijke financiële metric voor elke factuurcase.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses binnen process mining. Je kunt facturen indelen in waardecategorieën, zoals hoge en lage waarde, om te zien of ze verschillende procesroutes of doorlooptijden volgen. Het wordt ook gebruikt voor KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) en om de financiële impact van inefficiënte processen te analyseren, bijvoorbeeld vertragingen bij het innen van grote facturen.

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, problemen op basis van hun geldwaarde prioriteren en begrijpen hoe verschillende factuurwaarden het proces beïnvloeden.

Meestal te vinden in de koptekst van de factuur- of facturatiedocumenttabel in het financiële bronsysteem.

De factuurstatus geeft de huidige toestand van een factuur binnen het totale proces aan. Je ziet hiermee waar de factuur zich op een bepaald moment bevindt, bijvoorbeeld of deze op goedkeuring wacht, betaling afwacht, volledig is betaald of is geannuleerd.

Dit attribuut is handig voor een overzicht op hoofdlijnen van de actuele werkvoorraad en financiële positie. Dashboards gebruiken dit veld vaak om facturen per status te verdelen, bijvoorbeeld de totale waarde van openstaande of achterstallige facturen. Bij process mining geeft het analyseren van statusovergangen een vereenvoudigd beeld op hoofdlijnen van de processtroom.

Het geeft snel inzicht in de positie van een factuur in het proces en is handig voor operationele dashboards en statusbewaking op hoofdlijnen.

Dit is een standaardveld in de koptekst van de meeste factuur- of facturatiedocumenttabellen.

Dit attribuut identificeert de persoon of geautomatiseerde systeemagent die een bepaalde taak in het proces heeft uitgevoerd. Dat kan de maker van de factuur zijn, de goedkeurder of de persoon die de betaling heeft toegewezen.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van werk, individuele prestaties en opleidingsbehoeften. Je ziet welke gebruikers of teams efficiënt werken en waar extra ondersteuning nodig kan zijn. Daarnaast is dit belangrijk voor compliance en audits, omdat je kunt nagaan wie kritieke acties in het proces heeft uitgevoerd.

Het geeft inzicht in prestaties en werkbelasting, zodat je teamefficiëntie kunt analyseren en opleidingskansen kunt identificeren.

Meestal te vinden in wijzigingslogs of documenthistorietabellen, gekoppeld aan elk geregistreerd event of elke transactie.

Dit attribuut bevat de wettelijke of handelsnaam van de klant aan wie wordt gefactureerd. Het geeft een leesbare identificatie van de zakenpartner in de transactie.

Door het proces op klantnaam te analyseren, kun je zien of bepaalde klanten samenhangen met procesafwijkingen, betalingsvertragingen of geschillen. Dit kan helpen bij klantrelatiebeheer en leiden tot gerichte communicatie of procesaanpassingen voor specifieke accounts. Ook kun je prestaties tussen verschillende klantsegmenten vergelijken.

Hiermee kun je klantgerichte analyses uitvoeren en patronen, vertragingen of problemen bij specifieke klanten of klantgroepen identificeren.

Afkomstig uit de klantstamdata en via een klant-ID aan het factuurdocument gekoppeld.

Het attribuut Valuta geeft de munteenheid van het factuurbedrag aan. Het biedt de nodige context om financiële waarden te interpreteren, vooral in internationale organisaties die met meerdere valuta werken.

Bij analyses is het veld Valuta essentieel om financiële data correct op te tellen en te vergelijken. Voordat je totale waarden berekent of factuurbedragen uit verschillende regio's vergelijkt, moeten alle waarden naar één gemeenschappelijke valuta worden omgerekend. Dit attribuut is belangrijk voor correcte financiële rapportages en voor het segmenteren van procesprestaties per valuta of regio.

Het geeft context bij alle financiële waarden en zorgt voor een correcte geldanalyse en rapportage, vooral in internationale bedrijfsvoering.

Te vinden in de koptekst van de factuur- of facturatiedocumenttabel, meestal naast de bedragvelden.

De vervaldatum van de betaling is een belangrijke datum die wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Deze datum bepaalt de uiterste betaaldatum voordat de factuur achterstallig wordt.

Dit attribuut is belangrijk voor het bewaken van incassoprestaties en het beheren van de kasstroom. Het wordt gebruikt voor metrics zoals Days Sales Outstanding (DSO) en het percentage op tijd betaalde facturen. Door de werkelijke betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, kun je late betalingen identificeren, betaalgedrag van verschillende klanten analyseren en de effectiviteit van incassostrategieën beoordelen.

Deze datum vormt de basis voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van DSO en het identificeren van achterstallige facturen, die direct invloed hebben op de kasstroom.

Te vinden in de factuurkopgegevens. De datum kan rechtstreeks zijn ingevoerd of zijn berekend op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden.

Betalingsvoorwaarden leggen de afspraken tussen verkoper en koper over de betaling van een factuur vast. Het gaat onder meer om de betalingstermijn en eventuele kortingen voor vroeg betalen.

Door het proces op betalingsvoorwaarden te analyseren, kun je zien of bepaalde voorwaarden samenhangen met langere betaalcycli of meer late betalingen. Deze informatie kan helpen om de strategie voor betalingsvoorwaarden te verbeteren en de kasstroom te verhogen. Ook geeft het belangrijke context bij het onderzoeken waarom bepaalde facturen achterstallig worden.

Dit attribuut beïnvloedt de vervaldatum van de betaling en het betaalgedrag van klanten. Daarmee is het belangrijk voor het begrijpen en verbeteren van het percentage op tijd betaalde facturen.

Meestal opgeslagen in zowel de klantstamdata als de koptekst van het afzonderlijke factuurdocument.

IsRework is een booleaanse vlag die waar is als een factuur één of meer herstelrondes heeft doorlopen. Herstelwerk omvat activiteiten waarmee fouten worden gecorrigeerd of een stap opnieuw wordt uitgevoerd die idealiter maar één keer nodig is, zoals een factuur opnieuw ter goedkeuring indienen nadat deze is afgewezen.

Dit attribuut meet procesinefficiëntie rechtstreeks. Door te filteren op cases waarvoor IsRework waar is, kunnen analisten problematische facturen snel isoleren en de oorzaken van het herstelwerk onderzoeken. Het herstelpercentage, het aandeel cases met herstelwerk, is een belangrijke KPI voor het meten van proceskwaliteit en het verminderen van verspilde inspanning.

Het markeert procesinefficiëntie rechtstreeks, zodat je cases met extra werk zonder toegevoegde waarde eenvoudig kunt identificeren en analyseren.

Dit attribuut is meestal niet beschikbaar in bronsystemen en moet tijdens de datatransformatie worden afgeleid door reeksen activiteiten te identificeren die op herstelwerk wijzen.

Klantregio geeft de geografische locatie van de klant aan. Dit kan op verschillende niveaus worden vastgelegd, zoals land, provincie of een zelf gedefinieerde verkoopregio.

Dit is een nuttig attribuut voor segmentatie. Door het facturatieproces per regio te analyseren, kun je geografische verschillen in prestaties zichtbaar maken, zoals verschillen in betalingstermijnen, geschilpercentages of compliance. Deze inzichten kunnen helpen bij regiospecifieke strategieën voor incasso en klantenservice. Ook kun je best practices uit goed presterende regio's elders toepassen.

Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren en regionale verschillen in betaalgedrag, procesefficiëntie en compliance zichtbaar maken.

Afgeleid uit de klantstamdata, vaak op basis van het adres van de klant.

Dit attribuut identificeert de specifieke interne entiteit binnen het bedrijf die de factuur heeft uitgegeven of verantwoordelijk is voor de transactie. Voorbeelden zijn een bedrijfscode, bedrijfseenheid of verkooporganisatie.

Door het proces per organisatie-eenheid te analyseren, kun je interne benchmarks en prestatievergelijkingen maken tussen verschillende delen van de organisatie. Zo zie je welke bedrijfseenheden het efficiëntst werken, waar de meeste herstelrondes voorkomen en waar late betalingen het grootste probleem zijn. Dit helpt om eenheden verantwoordelijk te houden en processen in de hele organisatie te standaardiseren.

Hiermee kun je prestaties tussen verschillende bedrijfseenheden vergelijken en best practices en verbeterpunten identificeren.

Dit is een belangrijk organisatorisch dataveld dat in een ERP-systeem in de koptekst van vrijwel alle financiële documenten staat.

Het verkoopordernummer verwijst naar het voorgaande document in de Order-to-Cash-keten dat het aanmaken van de factuur heeft gestart. Het koppelt het facturatieproces aan het verkoopproces.

Dit attribuut is belangrijk voor een volledig end-to-endbeeld van het Order-to-Cash-proces. Door facturen aan verkooporders te koppelen, kunnen organisaties de volledige levenscyclus analyseren, van klantorder tot uiteindelijke betaling. Zo wordt zichtbaar hoe problemen in verkoop of orderafhandeling de facturatie en het incasso kunnen beïnvloeden.

Het koppelt het facturatieproces aan het voorafgaande verkoopproces en maakt een volledige end-to-endanalyse van Order-to-Cash mogelijk.

Deze verwijzing is meestal opgeslagen in de koptekst of orderregels van het factuurdocument en koppelt de factuur aan de tabel met verkoopdocumenten.