Datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

SAP S/4HANA
Datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

Datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is voor de analyse van het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en afstemming. Je vindt er de belangrijkste datavelden en procesactiviteiten, plus uitleg over de data-extractie. Gebruik deze bron om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en met process mining aan de slag te gaan.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen voor procesanalyse
  • Stapsgewijze uitleg voor data-extractie

Attributen voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log waarmee je Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Financiële periode
FinancialPeriod
Een unieke identificatie voor de financiële rapportagecyclus, bijvoorbeeld ‘2023-12’ voor december 2023. Deze dient als case voor het afsluitproces aan het einde van de periode.
Beschrijving

De financiële periode is de belangrijkste case-identificatie. Hiermee groepeer je alle activiteiten voor het afsluiten van de boeken over een bepaalde periode, meestal een kalendermaand of boekjaarperiode. Elke financiële periode staat voor één volledige uitvoering van het afsluitproces.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om de hele levenscyclus van een periodeafsluiting te volgen, van de start tot de definitieve rapportage. Je kunt doorlooptijden tussen perioden vergelijken, veelvoorkomende procespaden herkennen en verschillen tussen maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen analyseren. Door elke periode als case te behandelen, kunnen analisten prestaties door de tijd heen meten en structurele bottlenecks opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste case-identificatie voor de analyse. Hiermee kun je de prestaties van periodeafsluitingen door de tijd heen vergelijken en trends of terugkerende problemen herkennen.

Waar vind je dit?

Afgeleid door de velden Boekjaar (GJAHR) en Boekingsperiode (MONAT) uit de kopteksten van financiële documenten te combineren, meestal uit tabellen zoals BKPF.

Voorbeelden
2023-122024-032024-Q1
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsstap of taak in het periodeafsluitingsproces, zoals ‘Correctieboeking geboekt’ of ‘Boekingsperiode gesloten’.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor één gebeurtenis of taak in het volledige proces voor periodeafsluiting en reconciliatie. Activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en laten de volgorde van het werk zien. Ze worden vaak afgeleid uit een combinatie van transactiecodes, documentsoorten of statuswijzigingen in SAP S/4HANA.

Activiteiten analyseren is een belangrijk onderdeel van process mining. Je brengt er de processtroom mee in beeld, vindt afwijkingen van de standaardprocedure en ontdekt bottlenecks waar activiteiten te lang duren. Ook zie je hoe vaak taken voorkomen en in welke volgorde ze worden uitgevoerd. Dit is belangrijk voor dashboards zoals Variantanalyse periodeafsluiting en Huidige status periodeafsluiting.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen en vormt de basis van de proceskaart. Zo kun je de processtroom, afwijkingen en bottlenecks analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit verschillende bronnen, zoals transactiecodes (TCODE), documentsoorten (BLART) of statusvelden in tabellen voor financiële afsluitingstaken (bijvoorbeeld uit SAP Financial Closing Cockpit).

Voorbeelden
Boekingsperiode geopendGrootboekreconciliatie gestartFinanciële overzichten gegenereerdIntercompany-reconciliatie gestart
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is gestart of in het systeem is vastgelegd.
Beschrijving

De gebeurtenistijd legt de exacte datum en tijd van een activiteit vast. Bij financiële boekingen is dit vaak de aanmaaktijd (CPUTM) of boekingsdatum (BUDAT) van een document. Bij statuswijzigingen of taken is het de timestamp waarop de wijziging is geregistreerd.

Dit attribuut is nodig om activiteiten chronologisch te ordenen en vormt de basis voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen activiteiten, de duur van specifieke taken en de totale doorlooptijd van het proces te berekenen. Het ondersteunt KPI’s zoals Gemiddelde doorlooptijd periodeafsluiting en Gemiddelde goedkeuringstijd reconciliatie.

Waarom dit belangrijk is

Deze verplichte timestamp maakt het mogelijk gebeurtenissen chronologisch te ordenen en vormt de basis voor alle berekeningen van duur en prestaties.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit timestampvelden zoals Aanmaakdatum (CPUDT) en Aanmaaktijd (CPUTM) in tabellen zoals BKPF, of uit datumvelden voor wijzigingen in verschillende statustabellen (bijvoorbeeld CDHDR en CDPOS).

Voorbeelden
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Aansluitingsstatus
ReconciliationStatus
De status van een aansluitingsactiviteit, bijvoorbeeld 'Open', 'In behandeling' of 'Goedgekeurd'.
Beschrijving

Dit attribuut houdt de status bij van het aansluitingsproces voor een rekening of taak. Het geeft aan of een aansluiting is gestart, ter beoordeling is ingediend, goedgekeurd of afgewezen. Statuswijzigingen zijn belangrijke gebeurtenissen in het proces.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Analyse van herhaalwerk bij aansluitingen'. Door de statusvolgorde te analyseren, kun je zien wanneer na de status 'Goedgekeurd' nog correcties volgen. Dat wijst op herhaalwerk. Ook ondersteunt het de KPI 'Aansluitingen in één keer goedgekeurd': je ziet welke aansluitingen worden goedgekeurd zonder eerdere afwijzing of heropening.

Waarom dit belangrijk is

Houdt de voortgang en uitkomst van aansluitingen bij. Zo kun je herhaalwerk opsporen, goedkeuringspercentages meten en bottlenecks analyseren.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat meestal in tabellen van de gebruikte aansluitingstool, zoals SAP Financial Closing cockpit of SAP Account Substantiation and Automation van BlackLine.

Voorbeelden
Niet gestartIn voorbereidingGoedgekeurdAfgewezen
Bedrijfsnummer
CompanyCode
Een unieke identificatie voor een juridische entiteit of bedrijf binnen de SAP-organisatie.
Beschrijving

De company code is een zelfstandige boekhoudeenheid binnen een onderneming waarvoor een volledige, afzonderlijke boekhouding kan worden ingericht. Alle activiteiten voor de periodeafsluiting worden uitgevoerd op het niveau van de company code.

Dit is een belangrijke organisatorische dimensie voor financiële analyses. Met process mining kun je het afsluitproces van verschillende juridische entiteiten vergelijken. Het dashboard 'Analyse van periodeafsluitingsvarianten' gebruikt de company code om afwijkingen op te sporen en standaardisatie van afsluitprocedures te bevorderen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt belangrijke organisatorische context. Zo kun je processen bij verschillende juridische entiteiten vergelijken en afwijkingen en best practices opsporen.

Waar vind je dit?

Komt voor in vrijwel alle financiële tabellen in SAP, vooral in de kopgegevenstabel BKPF (veld BUKRS).

Voorbeelden
10001710US01DE01
Documentnummer
DocumentNumber
De unieke identificatiecode van een financieel document, zoals een journaalpost.
Beschrijving

SAP kent aan elke financiële boeking een uniek documentnummer toe. Dit is de belangrijkste referentie voor het volgen en controleren van afzonderlijke transacties die deel uitmaken van het afsluitproces.

Het documentnummer is zelf geen case-ID, maar verwijst wel rechtstreeks naar het bronsysteem. Analisten kunnen vanuit een process mining-weergave met dit nummer inzoomen op de details van de transactie in SAP S/4HANA en de oorzaak van een probleem onderzoeken. Dit is vooral handig bij onderzoek naar specifieke correctieboekingen of aansluitboekingen.

Waarom dit belangrijk is

Verwijst rechtstreeks naar de onderliggende transactie in SAP. Zo kun je vanuit het procesmodel eenvoudig inzoomen op de details en blijft het proces controleerbaar.

Waar vind je dit?

Te vinden in de kopgegevenstabel BKPF van financiële documenten (veld BELNR) en in tabellen met regelitems, zoals BSEG of ACDOCA.

Voorbeelden
100000045190000001300000023
Eindtijd
EndTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is voltooid.
Beschrijving

De eindtijd markeert het moment waarop een taak is voltooid. Bij sommige gebeurtenissen die direct in het systeem worden vastgelegd, kan de eindtijd gelijk zijn aan de starttijd. Bij activiteiten met een meetbare duur is dit de timestamp waarop ze zijn afgerond.

Samen met de starttijd is dit attribuut nodig om de ProcessingTime van elke activiteit te berekenen. Dat is de basis voor prestatieanalyses, het opsporen van bottlenecks en het verdelen van bronnen. Dashboards zoals Efficiëntie van bronnentoewijzing gebruiken eindtijden om te berekenen hoelang gebruikers aan taken besteden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de duur van activiteiten (verwerkingstijd) te berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks in de prestaties op te sporen en de efficiëntie te analyseren.

Waar vind je dit?

Net als de starttijd kan de eindtijd afkomstig zijn uit verschillende timestampvelden. Bij sommige activiteiten is deze gelijk aan de starttijd. Bij andere kan het een aparte datum zijn waarop iets is voltooid of gewijzigd, in applicatietabellen of wijzigingslogs (CDHDR, CDPOS).

Voorbeelden
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Geplande einddatum
TargetCompletionDate
De geplande datum of deadline voor het afronden van een belangrijke activiteit, zoals het opstellen van financiële overzichten.
Beschrijving

De geplande einddatum is de interne of externe deadline voor een mijlpaal in het periodeafsluitingsproces. Op die datum moet een taak naar verwachting zijn afgerond.

Met dit attribuut meet je of de planning wordt gehaald en hoe de prestaties zich verhouden tot deadlines. Het vormt de basis voor het dashboard 'Deadlines voor rapportages halen' en de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond'. Die vergelijken de geplande datum met ActualCompletionDate. Door afwijkingen te analyseren, zie je hoe de organisatie de periodeafsluiting op tijd kan afronden en verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties ten opzichte van deadlines te analyseren en helpt het percentage tijdig afgeronde, belangrijke afsluitactiviteiten te meten en te verbeteren.

Waar vind je dit?

Deze data staat vaak in een taakbeheer- of planningssysteem, zoals SAP Financial Closing cockpit. Daarin zijn afsluitende takenlijsten met geplande einddatums vastgelegd.

Voorbeelden
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Grootboekrekeningnummer
GlAccountNumber
De identificatiecode van een specifieke rekening in het grootboek.
Beschrijving

Het grootboekrekeningnummer identificeert afzonderlijke rekeningen waarop financiële transacties worden geboekt, zoals kas, crediteuren of omzet. Veel activiteiten rond de periodeafsluiting, zoals aansluitingen en correctieboekingen, hebben rechtstreeks betrekking op specifieke grootboekrekeningen.

Dit attribuut is essentieel voor gedetailleerde analyses van financiële processen. Het dashboard 'Analyse van correctieboekingen' gebruikt het om het aantal correcties per rekening te tonen en probleemgebieden op te sporen. Ook de KPI 'Gemiddelde tijd voor grootboekaansluiting' gebruikt dit attribuut om vertragingen bij specifieke rekeningen te vinden.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke financiële rekeningen. Zo kun je aansluitingen en journaalposten gedetailleerd analyseren en de oorzaken van problemen opsporen.

Waar vind je dit?

Te vinden in tabellen met regelitems van financiële documenten, voornamelijk BSEG (veld HKONT) of de universele journaaltabel ACDOCA van S/4HANA.

Voorbeelden
113100004000000073000000
Verantwoordelijke gebruiker
ResponsibleUser
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of verantwoordelijk is voor de taak.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker die een taak heeft uitgevoerd, zoals het boeken van een journaalpost of het goedkeuren van een reconciliatie. Meestal wordt de gebruikers-ID vastgelegd in systeemlogs en documentkopteksten.

Door processen per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de werkverdeling, individuele prestaties en opleidingsbehoeften. Het dashboard Efficiëntie van bronnentoewijzing gebruikt dit attribuut om de verwerkingstijden van activiteiten per gebruiker weer te geven. Je kunt er ook taken mee vinden die mogelijk te automatiseren zijn, bijvoorbeeld door te kijken naar terugkerende taken die door veel gebruikers worden uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan de mensen die ze hebben uitgevoerd. Zo kun je de werkverdeling analyseren, bronnen beter toewijzen en prestaties beheren.

Waar vind je dit?

Vaak te vinden in documentkopteksttabellen zoals BKPF (veld USNAM, gebruikersnaam) of in wijzigingsdocumenttabellen zoals CDHDR (veld USERNAME).

Voorbeelden
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Bronsysteem
SourceSystemId
Identificatie van de SAP S/4HANA-instantie of -client waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is. In omgevingen met meerdere SAP-instanties, bijvoorbeeld voor verschillende regio’s of bedrijfseenheden, is dit veld belangrijk om databronnen van elkaar te onderscheiden.

Je gebruikt het vooral voor datagovernance, audits en het bewaken van de data-integriteit. In analyses kun je het als filter gebruiken om processen uit verschillende bronsystemen te vergelijken, als die in één process mining-model zijn samengebracht.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de herkomst en context van de data, vooral in omgevingen met meerdere systemen.

Waar vind je dit?

Dit zijn meestal metagegevens die tijdens de data-extractie worden toegevoegd. Ze zijn vaak afkomstig van de systeem-ID (SY-SYSID) of client (SY-MANDT) in SAP.

Voorbeelden
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Documentbedrag
DocumentAmount
De totale waarde van de financiële boeking in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de geldwaarde van een financieel document weer. Bij correcties aan het einde van een periode kan het bijvoorbeeld gaan om het bedrag van de overlopende post of correctieboeking.

Analyse van het bedrag helpt bij het beoordelen van de materialiteit. Analisten kunnen correctieboekingen met een hoge waarde als eerste onderzoeken, omdat die een groter financieel risico kunnen vormen. Je kunt de proceskaart ook filteren op transacties boven een bepaalde drempel. Zo blijft vooral zichtbaar wat er financieel toe doet.

Waarom dit belangrijk is

Voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je problemen prioriteren op basis van hun geldelijke impact en materialiteit.

Waar vind je dit?

Deze waarde moet meestal worden opgeteld uit tabellen met regelitems, zoals BSEG of ACDOCA (veld WRBTR, bedrag in documentvaluta).

Voorbeelden
15000.00250.75-500.00
Documentvaluta
DocumentCurrency
De valutacode voor de bedragen in het financiële document.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de transactie is vastgelegd, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt essentiële context bij het attribuut DocumentAmount.

Voor internationale organisaties kan analyse per valuta belangrijk zijn. Zo worden geldbedragen correct geïnterpreteerd. Ook is de valuta nodig om bedragen voor een totaaloverzicht om te rekenen naar één rapportagevaluta. Zonder deze context kun je waarden van DocumentAmount niet zinvol vergelijken of optellen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context om geldbedragen correct te interpreteren, vooral wanneer meerdere valuta worden gebruikt.

Waar vind je dit?

Te vinden in de kopgegevenstabel BKPF van financiële documenten (veld WAERS).

Voorbeelden
USDEURJPY
Doorlooptijd periodeafsluiting
PeriodCloseCycleTime
De totale tijd tussen de eerste en de laatste activiteit van een financiële periode.
Beschrijving

Deze metriek geeft de totale doorlooptijd van het periodeafsluitingsproces voor één case (financiële periode) weer. Je berekent de doorlooptijd door de timestamp van de eerste activiteit af te trekken van die van de laatste activiteit in de periode.

Dit is een belangrijke KPI voor het dashboard 'Overzicht doorlooptijd periodeafsluiting' en de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd periodeafsluiting'. De metriek geeft op hoofdlijnen weer hoe efficiënt en snel het afsluitproces verloopt. Zo kun je de resultaten in de tijd volgen en verschillende company codes met elkaar vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste KPI voor de totale doorlooptijd van het proces. Je kunt er verbeteringen in de efficiëntie op hoofdlijnen mee volgen.

Waar vind je dit?

Berekend op caseniveau: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) voor elke FinancialPeriod.

Voorbeelden
P5D10H30MP7D2HP6D
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een booleaanse vlag die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een systeemgebruiker of een geautomatiseerd proces.
Beschrijving

Deze vlag maakt onderscheid tussen taken die handmatig door een gebruiker zijn uitgevoerd en taken die het systeem automatisch uitvoert, zoals een geplande batchtaak voor valutawaardering of automatische vereffeningen. De waarde wordt meestal afgeleid van de ID in ResponsibleUser (bijvoorbeeld wanneer de gebruiker 'SAP_BATCH' is) of van de TransactionCode.

Dit attribuut is belangrijk om te begrijpen hoe ver de automatisering van het afsluitproces is gevorderd. Het helpt mogelijkheden voor verdere automatisering te vinden door handmatige taken met een hoog volume zichtbaar te maken. Ook kun je ermee onderzoeken of bottlenecks ontstaan bij handmatige of geautomatiseerde stappen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen activiteiten van medewerkers en systeemactiviteiten. Dat helpt bij het vinden van mogelijkheden voor automatisering en bij het analyseren van de efficiëntie van beide.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut, meestal gebaseerd op een regel voor het veld 'ResponsibleUser'. De regel controleert bijvoorbeeld op systeem- of batchgebruikers-ID's zoals 'BATCHUSER', of op de transactiecode.

Voorbeelden
truefalse
Is herhaalwerk bij aansluiting
IsReconciliationRework
Een booleaanse vlag die waar is als na een aansluitingsactiviteit een afwijzing of verdere correcties volgen.
Beschrijving

Dit berekende attribuut herkent herhaalwerk in het deelproces voor aansluitingen. De logica markeert activiteiten of cases waarbij een aansluiting wordt afgewezen, na indiening opnieuw wordt geopend of waarbij correctieboekingen worden geplaatst nadat de aansluiting voor een grootboekrekening als afgerond is beschouwd.

Dit attribuut is bedoeld voor het dashboard 'Analyse van herhaalwerk bij aansluitingen' en de KPI 'Percentage herhaalwerk bij aansluitingen'. Het zet complexe procesreeksen om in een eenvoudige, meetbare waarde. Zo wordt duidelijk hoeveel herhaalwerk er is en kunnen teams de kwaliteit bij de eerste uitvoering verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Meet herhaalwerk, een belangrijke vorm van procesinefficiëntie, rechtstreeks. Zo kun je de kwaliteit van aansluitingen gericht analyseren en verbeteren.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten. De vlag wordt bijvoorbeeld waar als na 'Aansluiting goedgekeurd' voor dezelfde grootboekrekening en periode 'Correctieboeking geplaatst' volgt.

Voorbeelden
truefalse
Is op tijd
IsOnTime
Een booleaanse vlag die waar is als een mijlpaal op of vóór de geplande datum is afgerond.
Beschrijving

Dit attribuut geeft in één oogopslag aan of de planning is gehaald. Je berekent de waarde door voor een specifieke mijlpaal, zoals de goedkeuring van financiële overzichten, ActualCompletionDate te vergelijken met TargetCompletionDate.

Deze berekening vormt de basis voor de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond'. Door datums te vergelijken en de uitkomst weer te geven als 'op tijd' of 'te laat', kun je prestaties eenvoudig volgen in dashboards en rapporten. Zo meet je ook het effect van initiatieven om de periodeafsluiting te versnellen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van deadlines eenvoudig: de uitkomst laat duidelijk zien of de deadline is gehaald. Zo kun je prestaties rond tijdige afronding makkelijk volgen en rapporteren.

Waar vind je dit?

Berekend veld: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Voorbeelden
truefalse
Journaalposttype
JournalEntryType
Het type financieel document dat wordt geboekt, bijvoorbeeld een standaardboeking, overlopende post of correctie.
Beschrijving

Het journaalposttype, in SAP-termen het documenttype, is een code waarmee boekhoudkundige documenten worden ingedeeld. De code bepaalt op welke rekeningtypen een document kan worden geboekt en maakt onderscheid tussen verschillende zakelijke transacties, zoals een leveranciersfactuur (KR), een grootboekboeking (SA) of een klantbetaling (DZ).

Bij de periodeafsluiting helpt dit attribuut om specifieke soorten activiteiten apart te bekijken. Analisten kunnen bijvoorbeeld de correctieboekingen selecteren voor het dashboard 'Analyse van correctieboekingen' en de KPI 'Aantal correctieboekingen'. Ook helpt het bij het berekenen van het percentage handmatige boekingen.

Waarom dit belangrijk is

Deelt financiële transacties in categorieën in. Zo kun je specifieke boekingen analyseren, zoals handmatige correcties die van belang zijn voor een vlotte periodeafsluiting.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardveld in de kopgegevenstabel BKPF van financiële documenten (veld BLART).

Voorbeelden
SAKRAB
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie. Zo weet je hoe actueel de data in de process mining-tool is.

Het is vooral bedoeld voor datagovernance en om gebruikers te informeren. Dashboardviewers zien hoe actueel de analyse is. Dat is vooral belangrijk bij dashboards die bijna realtime monitoren, zoals ‘Huidige status periodeafsluiting’. Zo weten gebruikers of ze naar data van vandaag, gisteren of vorige week kijken.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze weten hoe recent de procesinzichten zijn.

Waar vind je dit?

Dit zijn metagegevens die de data-extractie- of ETL-tool tijdens de uitvoering aan de dataset toevoegt.

Voorbeelden
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode (T-code) waarmee de activiteit wordt uitgevoerd.
Beschrijving

Een transactiecode is een snelkoppeling naar een specifieke functie of een specifiek programma in SAP. FB01 wordt bijvoorbeeld gebruikt om een document te boeken en FAGLB03 om grootboeksaldi weer te geven. De T-code geeft vaak duidelijk aan welke activiteit is uitgevoerd.

Met dit attribuut kun je activiteiten definiëren voor het procesmodel. Het is een betrouwbare manier om handmatige en geautomatiseerde activiteiten van elkaar te onderscheiden en te zien hoe een taak precies in het systeem is uitgevoerd. Analyse van T-codes kan ook afwijkende of inefficiënte werkwijzen aan het licht brengen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft op technisch systeemniveau weer hoe een activiteit is uitgevoerd. Dat helpt bij het herkennen van handmatige en geautomatiseerde stappen en afwijkende procedures.

Waar vind je dit?

Te vinden in de kopgegevenstabel BKPF van financiële documenten (veld TCODE) of in wijzigingslogboeken.

Voorbeelden
FB01FAGL_FCVF.13
Werkelijke einddatum
ActualCompletionDate
De datum waarop een belangrijke activiteit of de volledige periodeafsluiting daadwerkelijk is afgerond.
Beschrijving

Dit attribuut legt de werkelijke einddatum van een belangrijke mijlpaal vast. Dit is de timestamp van de definitieve goedkeuring van financiële overzichten of van het sluiten van de boekingsperiode.

Het is de tegenhanger van TargetCompletionDate en is essentieel om te meten of deadlines worden gehaald. Het dashboard 'Deadlines voor rapportages halen' en de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond' vergelijken de werkelijke datum rechtstreeks met de geplande datum om afwijkingen en het percentage tijdige afrondingen te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Legt vast wanneer mijlpalen daadwerkelijk zijn afgerond. Die informatie is nodig om prestaties ten opzichte van geplande deadlines te meten en vertragingen te analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de EventTime van de laatste activiteit in een reeks, zoals 'Financiële overzichten goedgekeurd' of 'Boekingsperiode gesloten'.

Voorbeelden
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking en optimalisatie.
7 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Boekingsperiode geopend
Dit markeert het begin van de financiële periode: de boekingsperioden worden geopend zodat transacties kunnen worden vastgelegd. Een financieel beheerder voert deze expliciete configuratiewijziging in SAP uit en legt die vast. Daarna kunnen journaalposten voor de nieuwe periode worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de belangrijkste startgebeurtenis van het afsluitproces aan het einde van de periode. Hiermee kun je de totale doorlooptijd nauwkeurig meten en begint de procesanalyse op een duidelijk moment.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR en CDPOS), waarin wijzigingen aan de tabel T001B voor de boekingsperiode worden geregistreerd. Dit gebeurt meestal via transactie OB52.

Vastleggen

Filter de wijzigingslogs voor tabel T001B op het betreffende boekjaar en de periode.

Gebeurtenistype explicit
Boekingsperiode gesloten
Dit is de laatste activiteit in de cyclus. De boekingsperiode wordt formeel gesloten, zodat er geen transacties meer kunnen worden geboekt. Zo blijft de data in de definitieve financiële rapporten intact.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de definitieve eindgebeurtenis van het proces. Je hebt deze nodig om de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting te berekenen en trends in de procesafronding te analyseren.

Waar vind je dit?

Net als bij het openen van een periode wordt deze gebeurtenis vastgelegd in wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR en CDPOS). Daarin staan wijzigingen aan de tabel T001B voor de boekingsperiode, aangebracht via transactie OB52.

Vastleggen

Filter de wijzigingslogs voor tabel T001B om te zien wanneer het betreffende boekjaar en de periode zijn gesloten.

Gebeurtenistype explicit
Correctieboeking geboekt
Dit is een correctieboeking die wordt gemaakt nadat de eerste reconciliaties zijn uitgevoerd, meestal om afwijkingen te herstellen die tijdens de beoordeling zijn gevonden. Het gaat om een expliciete transactie in het grootboek.
Waarom dit belangrijk is

Veel correctieboekingen wijzen op een lage kwaliteit in eerdere processen of reconciliaties. Door deze boekingen te analyseren, kun je de oorzaken van fouten opsporen en herstelwerk verminderen.

Waar vind je dit?

Vastgelegd als expliciete documenten in de tabellen ACDOCA en BKPF. Je kunt ze herkennen aan specifieke documentsoorten, boekingsdatums laat in de afsluitcyclus of bepaalde tekstomschrijvingen.

Vastleggen

Filter journaalposten in BKPF op een combinatie van documentsoort en boekingsdatum ten opzichte van reconciliatieactiviteiten.

Gebeurtenistype explicit
Financiële overzichten gegenereerd
Deze activiteit markeert het opstellen van de officiële financiële overzichten, zoals de balans en de winst-en-verliesrekening. Hiermee zijn de boekhoudkundige afsluiting en consolidatie aan het einde van de periode afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal in de Record to Report-cyclus. De timing is bepalend voor het halen van rapportagedeadlines en het tijdig informeren van belanghebbenden.

Waar vind je dit?

Je legt dit het best vast in een tool voor financieel afsluitbeheer, zoals SAP Financial Closing Cockpit, waar het een expliciete taak is. Anders moet je de gebeurtenis afleiden uit rapportgeneratielogs of timestamps van bestandsaanmaak.

Vastleggen

Volg de voltooiingsstatus van de taak ‘Financiële overzichten genereren’ in een afsluittool of analyseer de rapportuitvoeringslogs.

Gebeurtenistype inferred
Grootboekreconciliatie gestart
Dit markeert het begin van het handmatige of deels geautomatiseerde proces om saldi van grootboekrekeningen te onderbouwen. De gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de status van een reconciliatie verandert van ‘Nieuw’ naar ‘In uitvoering’, of wanneer de eerste actie van de opsteller wordt vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal om de duur en inspanning van de onderbouwing van balansposten te begrijpen. Zo zie je welke rekeningen of afdelingen laat met hun reconciliaties beginnen.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd in een speciale reconciliatietool, zoals SAP Account Substantiation and Automation van BlackLine, of in een ander systeem van een externe leverancier. De gebeurtenis wordt afgeleid uit timestamps van statuswijzigingen.

Vastleggen

Volg de timestamp van de eerste statuswijziging vanuit de status ‘Niet gestart’ voor een reconciliatie van een grootboekrekening.

Gebeurtenistype inferred
Grootboekreconciliatie goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een reconciliatie van een grootboekrekening. Daarmee wordt bevestigd dat het saldo is onderbouwd en eventuele problemen zijn opgelost. De gebeurtenis wordt afgeleid uit een statuswijziging naar ‘Goedgekeurd’ in een reconciliatietool.
Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal markeert de afronding van een belangrijke controleactiviteit. Door goedkeuringstijden te volgen, zie je waar het beoordelingsproces bottlenecks heeft. Dat is belangrijk om herstelwerk en het percentage dat in één keer goed gaat te meten.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in een reconciliatiebeheersysteem, zoals SAP Account Substantiation and Automation, door de timestamp van de definitieve goedkeuringsstatus te volgen.

Vastleggen

Zoek de timestamp op waarop het statusveld van een reconciliatie wordt bijgewerkt naar de eindstatus ‘Goedgekeurd’.

Gebeurtenistype inferred
Intercompany-reconciliatie gestart
Deze activiteit markeert het begin van het afstemmen en reconciliëren van transacties tussen verschillende bedrijfsnummers binnen dezelfde groep. Dit begint vaak met het uitvoeren van een reconciliatietaak of het aanmaken van een nieuwe reconciliation case in SAP ICMR.
Waarom dit belangrijk is

Intercompany-reconciliaties zijn vaak complex en tijdrovend. Door de duur en het verloop te analyseren, kun je de groepsafsluiting efficiënter maken en zorgen dat de geconsolideerde cijfers kloppen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit statuswijzigingen in de SAP-module Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), of uit het aanmaken van de eerste reconciliatiedocumenten voor de periode.

Vastleggen

Volg voor de betreffende periode de aanmaakdatum of timestamp van statuswijzigingen van reconciliation units in ICMR.

Gebeurtenistype inferred
Automatische vereffeningsrun uitgevoerd
Dit markeert de uitvoering van automatische vereffeningsprogramma’s in SAP, zoals de GR/IR-run (ontvangst goederen/factuurontvangst). Deze taken matchen en vereffenen openstaande posten op specifieke grootboekrekeningen, waardoor minder handmatige reconciliatie nodig is.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit laat zien in hoeverre het reconciliatieproces is geautomatiseerd. Mislukte runs of uitzonderingen kunnen leiden tot veel handmatig werk en vertraging.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de uitvoeringslogs van specifieke batchtaken, zoals F.13 of F.13E voor automatische vereffening. De taaklogtabellen TBTCO en TBTCP bevatten de uitvoeringsgegevens.

Vastleggen

Monitor de start- en eindtimestamps van taken die horen bij transacties zoals F.13 in de SAP-taaklogs.

Gebeurtenistype explicit
Consolidatietaken uitgevoerd
Dit markeert de uitvoering van consolidatieactiviteiten in SAP Group Reporting, zoals valutaomrekening, herclassificatie en eliminatie van intercompany-winsten. Deze taken worden meestal beheerd en geregistreerd in de consolidatiemonitor.
Waarom dit belangrijk is

Voor organisaties met meerdere juridische entiteiten is consolidatie een belangrijk onderdeel van het kritieke pad. Door deze taken te monitoren, kun je de groepsafsluiting efficiënter maken en zorgen dat de geconsolideerde rapportage op tijd klaar is.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de statuslogs van de Data Monitor of Consolidation Monitor in SAP S/4HANA for Group Reporting. Elke taak bevat doorgaans een gebruiker, timestamp en status.

Vastleggen

Haal de uitvoeringslogs van taken op uit de onderliggende tabellen van de consolidatiemonitor van Group Reporting.

Gebeurtenistype explicit
Financiële overzichten goedgekeurd
Dit markeert de definitieve goedkeuring van de financiële overzichten door bevoegd management voordat ze worden gepubliceerd. Dit gebeurt vaak offline, maar kan worden vastgelegd als er een formele digitale goedkeuringsstap is.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste kwaliteits- en controlepoort. Door de timing te volgen, zie je of rapportagedeadlines worden gehaald en hoe efficiënt de beoordelingscyclus van het management verloopt.

Waar vind je dit?

Je kunt deze gebeurtenis vastleggen als er een workflow of statusveld voor de goedkeuring van overzichten bestaat, bijvoorbeeld in SAP Financial Closing Cockpit of een documentbeheersysteem.

Vastleggen

Zoek een dataveld en timestamp die de definitieve goedkeuring van het pakket met financiële overzichten aangeven.

Gebeurtenistype inferred
Overdracht van subadministratiegegevens voltooid
Dit markeert het einde van batchtaken die samengevatte gegevens overzetten van subadministraties, zoals debiteuren, crediteuren en activabeheer, naar het grootboek. Zo staan alle onderliggende operationele transacties in het grootboek voordat de afsluitprocedures beginnen.
Waarom dit belangrijk is

Vertragingen bij het afsluiten van subadministraties kunnen een grote bottleneck vormen voor het hele proces. Door deze activiteit te volgen, zie je waar het verzamelen en integreren van data uit bronsystemen efficiënter kan.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de status ‘voltooid’ van specifieke batchtaken voor de afwikkeling van grootboekrekeningen en de dataoverdracht. De taaklogs staan in de tabellen TBTCO en TBTCP.

Vastleggen

Zoek de voltooiingstimestamps van relevante batchtaken op en monitor ze in het taakoverzicht van SAP (transactie SM37).

Gebeurtenistype explicit
Overlopende posten en voorzieningen geboekt
Deze gebeurtenis registreert handmatige journaalposten voor overlopende posten, uitgestelde posten en andere voorzieningen die nodig zijn voor een correcte financiële verslaglegging volgens het toerekeningsbeginsel. Dit zijn expliciete transacties die in het grootboek worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Door deze boekingen te volgen, kun je het aantal en de timing van handmatige correcties analyseren. Een hoog aantal kan wijzen op kansen om processen te automatiseren of eerder in de keten te verbeteren.

Waar vind je dit?

Vastgelegd als expliciete journaalposten in de universal journal-tabel ACDOCA en de kopteksttabel BKPF. Je herkent deze posten aan specifieke documentsoorten die voor overlopende posten zijn ingesteld.

Vastleggen

Filter documenten in tabel BKPF op documentsoort (bijvoorbeeld ‘SA’ of aangepaste soorten) en boekingsdatum binnen de periode.

Gebeurtenistype explicit
Proef- en saldibalans opgesteld
Dit geeft aan dat een proef- en saldibalans is gegenereerd en opgeslagen voor beoordeling. Het is een belangrijk controlepunt voordat de definitieve financiële overzichten worden opgesteld. De gebeurtenis wordt vaak vastgelegd wanneer de rapportuitvoer wordt opgeslagen.
Waarom dit belangrijk is

Het opstellen van de proef- en saldibalans is een belangrijke kwaliteitscontrole. Door het tijdstip te analyseren, zie je of de organisatie klaar is voor de definitieve rapportage en of eerdere activiteiten vertraging oplopen.

Waar vind je dit?

Dit is vaak geen expliciete gebeurtenis. Je kunt de gebeurtenis afleiden uit de uitvoering van een specifieke rapportagetransactie als varianten met gebruikers- en datumsstempels worden opgeslagen, of als het proces wordt beheerd in een tool zoals SAP Financial Closing Cockpit.

Vastleggen

Hiervoor moet je het systeem analyseren om te bepalen of er een betrouwbare manier is om dit vast te leggen, zoals rapportuitvoeringslogs of takenlijsten in de closing cockpit.

Gebeurtenistype inferred
Waarderingsrun vreemde valuta
Dit is een standaardprocedure aan het einde van de maand. Openstaande posten en saldi in vreemde valuta worden opnieuw gewaardeerd op basis van de wisselkoersen aan het einde van de periode. Het programma boekt de resulterende waarderingsverschillen.
Waarom dit belangrijk is

Zo voldoe je aan boekhoudnormen en krijg je een correct financieel beeld. Door deze activiteit te volgen, kun je controleren of alle valutawaarderingen op tijd zijn uitgevoerd.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de uitvoeringslogs van het programma voor de waardering van vreemde valuta (bijvoorbeeld FAGL_FCV). Taakgegevens staan in de tabellen TBTCO en TBTCP.

Vastleggen

Monitor de uitvoeringslogs van taken voor transactie FAGL_FCV of het onderliggende programma.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze datatemplate kan je organisatie efficiënter werken en de compliance verbeteren. Begin vandaag met het verbeteren van het Record to Report-proces.

Verbeter vandaag de Record to Report-afsluiting en afstemming

Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van de afsluiting met maximaal 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.