Jouw datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Jouw datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Deze template helpt je bij het verzamelen van de data die nodig is om je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie te analyseren. Je vindt hierin essentiële data-attributen, belangrijke procesactiviteiten en gedetailleerde richtlijnen voor data-extractie. Gebruik deze bron om je datavoorbereiding eenvoudiger te maken en met process mining aan de slag te gaan.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen voor procesanalyse
  • Stapsgewijze richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Record to Report - attributen van periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je de analyse van Record to Report - periodeafsluiting en afstemming volledig kunt uitvoeren.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Financiële periode
FinancialPeriod
Een unieke identificatie voor de financiële rapportagecyclus, zoals '2023-12' voor december 2023. Deze dient als case voor het proces rond de periodeafsluiting.
Beschrijving

De financiële periode is de centrale case-identificatie waaronder alle activiteiten voor het afsluiten van de boeken binnen een bepaalde periode vallen, meestal een kalendermaand of boekjaarperiode. Elke financiële periode staat voor één volledige uitvoering van het proces rond de periodeafsluiting.

In process mining gebruik je dit attribuut om de volledige levenscyclus van een periodeafsluiting te volgen, van de start tot de definitieve rapportage. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen perioden te vergelijken, veelvoorkomende procespaden te vinden en verschillen tussen maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen te analyseren. Door elke periode als case te behandelen, kunnen analisten prestaties over tijd meten en structurele knelpunten vinden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie voor de analyse. Hiermee kun je de prestaties van periodeafsluitingen over tijd vergelijken en trends of terugkerende problemen herkennen.

Waar je het vindt

Afgeleid door de velden Fiscal Year (GJAHR) en Posting Period (MONAT) uit financiële documentheaders te combineren, meestal uit tabellen zoals BKPF.

Voorbeelden
2023-122024-032024-Q1
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsstap of taak binnen het proces rond de periodeafsluiting, zoals 'Adjusting Journal Entry Posted' of 'Period Closed For Posting'.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor één event of taak in het end-to-endproces van periodeafsluiting en reconciliatie. Activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap en laten de volgorde van het uitgevoerde werk zien. Ze worden vaak afgeleid uit een combinatie van transact codes, documenttypen of statuswijzigingen in SAP S/4HANA.

Het analyseren van activiteiten is een basis voor process mining. Je kunt de procesflow visualiseren, afwijkingen van de standaardprocedure vinden, knelpunten ontdekken waar activiteiten te lang duren en de frequentie en volgorde van taken begrijpen. Dit ondersteunt dashboards zoals Period Close Variant Analysis en Current Period Close Status.

Waarom dit belangrijk is

Definieert de stappen in het proces, vormt de basis van de procesmap en maakt analyse van procesflow, afwijkingen en knelpunten mogelijk.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende bronnen, zoals Transaction Codes (TCODE), Document Types (BLART) of statusvelden in tabellen voor financiële afsluitingstaken, bijvoorbeeld uit SAP Financial Closing cockpit.

Voorbeelden
Boekingsperiode geopendReconciliatie van rekening gestartFinanciële overzichten gegenereerdIntercompany-reconciliatie gestart
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit is gestart of in het systeem is geregistreerd.
Beschrijving

Event Time legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit plaatsvond. Bij financiële boekingen is dit vaak de aanmaaktijd (CPUTM) of boekingsdatum (BUDAT) van een document. Bij statuswijzigingen of taken is het de timestamp waarop de wijziging is gelogd.

Dit attribuut is belangrijk voor de chronologische volgorde van activiteiten en vormt de basis voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt het om doorlooptijden tussen activiteiten, de duur van specifieke taken en de totale end-to-enddoorlooptijd te berekenen. Het ondersteunt KPI's zoals Average Period Close Cycle Time en Avg Reconciliation Approval Time.

Waarom dit belangrijk is

Deze verplichte timestamp maakt het mogelijk om events chronologisch te ordenen en vormt de basis voor alle berekeningen van duur en prestaties.

Waar je het vindt

Afkomstig uit timestampvelden zoals Creation Date (CPUDT) en Creation Time (CPUTM) in tabellen zoals BKPF, of uit wijzigingsdatumvelden in verschillende statustabellen, zoals CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Company code
CompanyCode
Een unieke identificatie voor een juridische entiteit of onderneming binnen de SAP-organisatie.
Beschrijving

De Company Code staat voor een zelfstandige accountingeenheid binnen een organisatie. Voor deze eenheid kan een volledige, zelfstandige set rekeningen worden aangemaakt. Alle activiteiten voor de periodeafsluiting worden uitgevoerd op Company Code-niveau.

Dit is een belangrijke organisatiedimensie voor financiële analyse. Bij process mining kun je hiermee het proces van periodeafsluiting tussen verschillende juridische entiteiten vergelijken. Het dashboard 'Period Close Variant Analysis' gebruikt Company Code om inconsistenties te identificeren en standaardisatie van afsluitingsprocedures te ondersteunen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt belangrijke organisatorische context. Zo kun je processen tussen verschillende juridische entiteiten vergelijken en variaties en best practices identificeren.

Waar je het vindt

Komt voor in vrijwel alle financiële tabellen in SAP, vooral in de header-tabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
10001710US01DE01
Documentnummer
DocumentNumber
De unieke identificatie van een financieel document, zoals een journaalpost.
Beschrijving

Het documentnummer is een unieke sleutel die SAP aan elke financiële boeking toekent. Het dient als primaire referentie voor het volgen en controleren van afzonderlijke transacties die deel uitmaken van de activiteiten in het afsluitingsproces.

Hoewel het documentnummer zelf geen case-ID is, vormt het wel een belangrijke koppeling met het bronsysteem. Analisten kunnen vanuit een process mining-weergave doorklikken naar de details van de specifieke transactie in SAP S/4HANA voor een oorzaakanalyse. Dit is vooral handig bij het onderzoeken van specifieke correctieboekingen of reconciliatieboekingen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een directe verwijzing naar de onderliggende transactie in SAP, zodat je vanuit het procesmodel eenvoudig kunt doorklikken en transacties kunt controleren.

Waar je het vindt

Staat in de tabel voor financiële documentkoppen BKPF (veld BELNR) en in regeltabellen zoals BSEG of ACDOCA.

Voorbeelden
100000045190000001300000023
Eindtijd
EndTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is voltooid.
Beschrijving

De eindtijd markeert de voltooiing van een taak. Bij directe events die in het systeem worden gelogd, kan deze gelijk zijn aan de starttijd. Bij activiteiten met een meetbare duur is het de timestamp van afronding.

In combinatie met de starttijd is dit attribuut nodig om de ProcessingTime van elke activiteit te berekenen. Dit vormt de basis voor prestatieanalyse, het vinden van knelpunten en een betere inzet van capaciteit. Dashboards zoals Resource Allocation Efficiency gebruiken nauwkeurige eindtijden om te berekenen hoe lang gebruikers over taken doen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de duur van activiteiten, de Processing Time, te berekenen. Dit is belangrijk om prestatieknelpunten te vinden en efficiëntie te analyseren.

Waar je het vindt

Net als de starttijd kan dit uit verschillende timestampvelden komen. Bij sommige activiteiten is de eindtijd gelijk aan de starttijd. Bij andere activiteiten kan het gaan om een afzonderlijke datum voor 'completed on' of 'changed on' in applicatietabellen of wijzigingslogboeken, zoals CDHDR en CDPOS.

Voorbeelden
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Geplande einddatum
TargetCompletionDate
De geplande datum of deadline voor het afronden van een belangrijke activiteit, zoals het opstellen van financiële overzichten.
Beschrijving

De geplande einddatum is de interne of externe deadline voor een specifieke mijlpaal in het periodeafsluitingsproces. Het is de datum waarop een taak naar verwachting klaar moet zijn.

Met dit attribuut meet je in hoeverre de planning wordt gehaald en hoe de prestaties zich verhouden tot deadlines. Het vormt de basis voor het dashboard 'Naleving van rapportagedeadlines' en de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond'. Deze vergelijken de geplande datum met ActualCompletionDate. Door afwijkingen te analyseren, krijgen organisaties inzicht in hoe ze het afsluitingsproces op tijd kunnen afronden en verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties ten opzichte van deadlines te analyseren en helpt bij het meten en verbeteren van het percentage kritieke afsluitingsactiviteiten dat op tijd wordt afgerond.

Waar je het vindt

Deze data staat vaak in een taakbeheer- of planningssysteem, zoals de SAP Financial Closing cockpit, waarin afsluitingstaken met geplande einddatums zijn vastgelegd.

Voorbeelden
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
GL-accountnummer
GlAccountNumber
De unieke identificatie van een specifieke rekening in het General Ledger.
Beschrijving

Het General Ledger-accountnummer, GL Account Number, identificeert afzonderlijke rekeningen waarop financiële transacties worden vastgelegd, zoals kas, crediteuren of omzet. Veel activiteiten aan het einde van een periode, zoals reconciliaties en correctieboekingen, houden rechtstreeks verband met specifieke GL-accounts.

Dit attribuut is belangrijk voor een gedetailleerde analyse van financiële processen. Het dashboard 'Adjusting Journal Entry Analysis' gebruikt het om het aantal correcties per rekening te tonen en probleemgebieden te identificeren. De KPI 'Avg GL Account Reconciliation Time' gebruikt dit attribuut ook om vertragingen bij specifieke rekeningen te vinden.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke financiële rekeningen. Zo kun je reconciliaties en journaalposten gedetailleerd analyseren en de oorzaken van problemen vinden.

Waar je het vindt

Komt voor in tabellen met regelitems van financiële documenten, voornamelijk BSEG, veld HKONT, of in de universele journaaltabel ACDOCA van S/4HANA.

Voorbeelden
113100004000000073000000
Reconciliatiestatus
ReconciliationStatus
De status van een reconciliatieactiviteit, zoals 'Open', 'In behandeling' of 'Goedgekeurd'.
Beschrijving

Dit attribuut houdt de status bij van een reconciliatieproces voor een bepaald account of een bepaalde taak. Het laat zien of een reconciliatie is gestart, ter beoordeling is ingediend, goedgekeurd of afgewezen. Statuswijzigingen zijn belangrijke gebeurtenissen in het proces.

Dit is essentieel voor het dashboard 'Analyse van reconciliatieherwerk'. Door de volgorde van statussen te analyseren, kun je zien wanneer een status 'Goedgekeurd' wordt gevolgd door verdere aanpassingen. Dat wijst op herwerk. Het ondersteunt ook de KPI 'Reconciliatiepercentage in één keer goedgekeurd', doordat je ziet welke reconciliaties zonder voorafgaande afwijzing of heropening worden goedgekeurd.

Waarom dit belangrijk is

Houdt de voortgang en uitkomst van reconciliatietaken bij. Zo kun je herwerk herkennen, goedkeuringspercentages meten en knelpunten analyseren.

Waar je het vindt

Deze informatie staat meestal in tabellen die horen bij de gebruikte reconciliatietool, zoals de SAP Financial Closing cockpit of SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Voorbeelden
Niet gestartIn voorbereidingGoedgekeurdAfgewezen
Verantwoordelijke gebruiker
ResponsibleUser
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of verantwoordelijk is voor de taak.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker die een bepaalde taak heeft uitgevoerd, zoals het boeken van een journaalpost of het goedkeuren van een reconciliatie. Meestal wordt dit vastgelegd als gebruikers-ID in systeemlogboeken en documentheaders.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je zicht op de verdeling van werk, individuele prestaties en trainingsbehoeften. Het dashboard Resource Allocation Efficiency gebruikt dit attribuut rechtstreeks om verwerkingstijden per gebruiker te visualiseren. Je kunt er ook kandidaten voor automatisering mee vinden door repetitieve taken te herkennen die door veel gebruikers worden uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan de personen die ze hebben uitgevoerd. Zo kun je werkbelasting analyseren, capaciteit beter inzetten en prestaties beheren.

Waar je het vindt

Vaak te vinden in documentheadertabellen zoals BKPF, in veld USNAM (User Name), of in wijzigingsdocumenttabellen zoals CDHDR, in veld USERNAME.

Voorbeelden
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Boekingssoort
JournalEntryType
Het type financieel document dat wordt geboekt, waarmee standaardboekingen, overlopende posten en correcties van elkaar worden onderscheiden.
Beschrijving

De boekingssoort, in SAP-termen het documenttype, is een sleutel waarmee boekhoudkundige documenten worden ingedeeld. De boekingssoort bepaalt op welke accounttypen een document kan worden geboekt en helpt verschillende zakelijke transacties te onderscheiden, zoals een leveranciersfactuur (KR), een boeking op het grootboek (SA) of een klantbetaling (DZ).

Binnen de periodeafsluiting is dit attribuut belangrijk om specifieke soorten activiteiten te isoleren. Analisten kunnen zich bijvoorbeeld richten op correctieboekingen voor het dashboard 'Analyse van correctieboekingen' en de KPI 'Aantal correctieboekingen'. Het helpt ook bij het berekenen van de 'verhouding handmatige boekingen'.

Waarom dit belangrijk is

Deelt financiële transacties in categorieën in. Zo kun je de analyse richten op specifieke soorten boekingen, zoals handmatige correcties die belangrijk zijn voor een soepel periodeafsluitingsproces.

Waar je het vindt

Dit is een standaardveld in de tabel voor financiële documentkoppen BKPF (veld BLART).

Voorbeelden
SAKRAB
Bronsysteem
SourceSystemId
Identificatie van de specifieke SAP S/4HANA-instantie of client waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is. In omgevingen met meerdere SAP-instanties, bijvoorbeeld per regio of bedrijfsonderdeel, is dit veld nodig om databronnen van elkaar te onderscheiden.

Je gebruikt het vooral voor datagovernance, audits en het bewaken van de dataintegriteit. In analyses kun je het als filter gebruiken om processen uit verschillende bronsystemen te vergelijken wanneer deze zijn samengevoegd in één process mining-model.

Waarom dit belangrijk is

Levert belangrijke informatie over de herkomst van data en de context ervan. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt, vooral in omgevingen met meerdere systemen.

Waar je het vindt

Dit is meestal metadata die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd. De bron is vaak de systeem-ID (SY-SYSID) of client (SY-MANDT) in SAP.

Voorbeelden
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Documentbedrag
DocumentAmount
De totale waarde van de financiële boeking in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de geldwaarde van een financieel document. Bij correcties aan het einde van een periode kan dit het bedrag zijn van de overlopende post of correctie die wordt geboekt.

Een analyse van het bedrag is nuttig voor materialiteitsbeoordelingen. Analisten kunnen onderzoeken van correctieboekingen met een hoge waarde prioriteit geven, omdat die een groter financieel risico kunnen vormen. Je kunt het procesmodel filteren op transacties boven een bepaalde drempel. Zo blijft alleen de belangrijkste activiteit zichtbaar.

Waarom dit belangrijk is

Voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je problemen prioriteren op basis van financiële impact en materialiteit.

Waar je het vindt

Deze waarde moet meestal worden geaggregeerd uit regeltabellen zoals BSEG of ACDOCA (veld WRBTR, bedrag in documentvaluta).

Voorbeelden
15000.00250.75-500.00
Documentvaluta
DocumentCurrency
De valutacode voor de bedragen in het financiële document.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de transactie is vastgelegd, zoals USD, EUR of JPY. Het biedt de nodige context voor het attribuut DocumentAmount.

Bij internationale organisaties kan het belangrijk zijn om per valuta te analyseren. Zo worden geldbedragen correct geïnterpreteerd en kunnen ze worden omgerekend naar één rapportagevaluta voor een geaggregeerde analyse. Zonder deze context kun je waarden van DocumentAmount niet zinvol vergelijken of optellen.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor geldbedragen, zodat bedragen correct worden geïnterpreteerd, vooral in een omgeving met meerdere valuta.

Waar je het vindt

Staat in de tabel voor financiële documentkoppen BKPF (veld WAERS).

Voorbeelden
USDEURJPY
Doorlooptijd periodeafsluiting
PeriodCloseCycleTime
De totale tijd die nodig is om een financiële periode af te sluiten, van de eerste tot de laatste activiteit.
Beschrijving

Deze metriek geeft de end-to-end-doorlooptijd van het periodeafsluitingsproces voor één case weer (Financial Period). Je berekent de metriek als het verschil tussen de timestamp van de laatste activiteit en die van de eerste activiteit binnen die periode.

Dit is een belangrijke KPI. De metriek ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Overzicht doorlooptijd periodeafsluiting' en de KPI 'Gemiddelde doorlooptijd periodeafsluiting'. Je krijgt hiermee een overzicht van de efficiëntie en snelheid van het afsluitingsproces. Ook kun je de resultaten in de tijd vergelijken en verschillende bedrijfs codes met elkaar benchmarken.

Waarom dit belangrijk is

Is de belangrijkste KPI voor de totale procesduur en maakt het mogelijk om verbeteringen in efficiëntie in de tijd op hoofdlijnen te volgen.

Waar je het vindt

Berekend op case-niveau: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) voor elke FinancialPeriod.

Voorbeelden
P5D10H30MP7D2HP6D
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een booleaanse vlag die aangeeft of de activiteit is uitgevoerd door een systeemgebruiker of een geautomatiseerd proces.
Beschrijving

Deze vlag maakt onderscheid tussen taken die handmatig door een gebruiker zijn uitgevoerd en taken die automatisch door het systeem zijn uitgevoerd, zoals een geplande batchtaak voor valutawaardering of geautomatiseerde clearingruns. De vlag wordt meestal afgeleid van de ID van ResponsibleUser (bijvoorbeeld wanneer de gebruiker 'SAP_BATCH' is) of van de TransactionCode.

Dit attribuut is belangrijk om het automatiseringsniveau in het afsluitingsproces te begrijpen. Het helpt kansen voor verdere automatisering te vinden door handmatige taken met een hoog volume zichtbaar te maken. Ook bij oorzaakanalyses wordt het gebruikt om te bepalen of knelpunten ontstaan in handmatige of geautomatiseerde stappen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemactiviteiten. Dat helpt bij het vinden van automatiseringskansen en het analyseren van de efficiëntie van beide.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut, meestal gebaseerd op een regel voor het veld 'ResponsibleUser', bijvoorbeeld een controle op systeem- of batchgebruikers-ID's zoals 'BATCHUSER', of op de transactiecode.

Voorbeelden
truefalse
Is herwerk in reconciliatie
IsReconciliationRework
Een booleaanse vlag die waar is wanneer een reconciliatieactiviteit wordt gevolgd door een afwijzing of verdere aanpassingen.
Beschrijving

Dit berekende attribuut herkent herwerk binnen het reconciliatiesubproces. De logica markeert activiteiten of cases waarbij een reconciliatie wordt afgewezen, opnieuw wordt geopend nadat deze is ingediend, of waarbij correctieboekingen worden geplaatst nadat een reconciliatie voor een grootboekrekening al als afgerond werd beschouwd.

Deze vlag is speciaal bedoeld voor het dashboard 'Analyse van reconciliatieherwerk' en de KPI 'Percentage reconciliatieherwerk'. Complexe procesreeksen worden hiermee omgezet in een eenvoudig, meetbaar attribuut dat de omvang van het herwerk kwantificeert. Zo kunnen teams gericht werken aan kwaliteit in één keer.

Waarom dit belangrijk is

Kwantificeert herwerk rechtstreeks, een belangrijke vorm van procesinefficiëntie. Zo kun je de kwaliteit van reconciliaties gericht analyseren en verbeteren.

Waar je het vindt

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten. De vlag wordt bijvoorbeeld op waar gezet wanneer de reeks 'Reconciliatie goedgekeurd' wordt gevolgd door 'Correctieboeking geplaatst' voor hetzelfde grootboekaccount binnen dezelfde periode.

Voorbeelden
truefalse
Is op tijd
IsOnTime
Een booleaanse vlag die waar is wanneer een mijlpaal op of vóór de geplande datum is afgerond.
Beschrijving

Dit attribuut geeft een eenvoudige binaire uitkomst voor het halen van de planning. Je berekent het door ActualCompletionDate te vergelijken met TargetCompletionDate voor een specifieke mijlpaal, zoals de goedkeuring van financiële overzichten.

Dit is de basisberekening voor de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond'. Datumvergelijkingen worden omgezet in een duidelijke status: 'op tijd' of 'te laat'. Die status kun je eenvoudig in dashboards en rapporten weergeven. Zo meet je hoe effectief initiatieven zijn die de periodeafsluiting moeten versnellen.

Waarom dit belangrijk is

Vereenvoudigt de analyse van het halen van deadlines tot een duidelijke uitkomst: geslaagd of niet geslaagd. Zo kun je prestaties op tijd eenvoudig volgen en rapporteren.

Waar je het vindt

Berekend veld: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie. Het geeft context bij de actualiteit van de data die in de process mining-tool wordt geanalyseerd.

Het doel is vooral datagovernance en bewustwording bij gebruikers. Kijkers van dashboards kunnen zien hoe actueel de analyse is. Dat is vooral belangrijk voor dashboards voor monitoring die bijna realtime werken, zoals 'Current Period Close Status'. Zo begrijpen gebruikers of ze naar data van vandaag, gisteren of vorige week kijken.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze weten hoe recent de procesinzichten zijn.

Waar je het vindt

Dit is metadata die door de data-extractie- of ETL-tool wordt gegenereerd en bij de uitvoering aan de dataset wordt toegevoegd.

Voorbeelden
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode (T-code) waarmee de activiteit wordt uitgevoerd.
Beschrijving

Een transactiecode is een snelkoppeling om een specifieke functie of een specifiek programma in SAP te starten. FB01 wordt bijvoorbeeld gebruikt om een document te boeken en FAGLB03 om saldi van grootboekrekeningen weer te geven. De T-code geeft vaak een duidelijke technische aanwijzing van de uitgevoerde activiteit.

Dit attribuut helpt bij het definiëren van activiteiten in het procesmodel. Het is een betrouwbare manier om geautomatiseerde en handmatige activiteiten van elkaar te onderscheiden en precies te begrijpen hoe een taak in het systeem is uitgevoerd. Door T-codes te analyseren, kun je niet-standaard of inefficiënte werkwijzen van medewerkers opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft op systeemniveau een technisch beeld van de manier waarop een activiteit is uitgevoerd. Dat helpt bij het herkennen van handmatige en geautomatiseerde stappen en niet-standaardprocedures.

Waar je het vindt

Te vinden in de tabel voor financiële documentkoppen BKPF (veld TCODE) of in wijzigingsdocumentlogs.

Voorbeelden
FB01FAGL_FCVF.13
Werkelijke einddatum
ActualCompletionDate
De werkelijke datum waarop een belangrijke activiteit of de volledige periodeafsluiting is afgerond.
Beschrijving

Dit attribuut legt de werkelijke einddatum van een belangrijke mijlpaal vast. Het is de timestamp van de definitieve goedkeuring van de financiële overzichten of van het sluiten van de boekingsperiode.

Het is de tegenhanger van TargetCompletionDate en is nodig om prestaties op tijd te meten. Het dashboard 'Naleving van rapportagedeadlines' en de KPI 'Financiële overzichten op tijd afgerond' vergelijken de werkelijke datum rechtstreeks met de geplande datum om afwijkingen en nalevingspercentages te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de werkelijke timing van mijlpalen weer. Dat is nodig om prestaties ten opzichte van geplande deadlines te meten en vertragingen te analyseren.

Waar je het vindt

Afkomstig van de EventTime van de laatste activiteit in een reeks, zoals 'Financiële overzichten goedgekeurd' of 'Boekingsperiode gesloten'.

Voorbeelden
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - activiteiten voor periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een betrouwbare procesanalyse en optimalisatie.
7 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Boekingsperiode geopend
Dit markeert het begin van de financiële periode. Boekingsperioden worden geopend zodat transacties kunnen worden geregistreerd. Het gaat om een expliciete, gelogde configuratiewijziging die een financieel beheerder in SAP uitvoert. Hierdoor kunnen journaalposten voor de nieuwe periode worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startevent voor het proces rond de periodeafsluiting. Hiermee kun je de totale doorlooptijd nauwkeurig meten en krijgt de procesanalyse een duidelijk beginpunt.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd in wijzigingsdocumenten, in de tabellen CDHDR en CDPOS. Daarin worden wijzigingen aan de tabel T001B voor het beheer van boekingsperioden geregistreerd. Deze wijzigingen worden meestal uitgevoerd via transactie OB52.

Vastleggen

Filter de wijzigingslogboeken voor tabel T001B op het betreffende boekjaar en de betreffende periode.

Eventtype explicit
Boekingsperiode gesloten
Dit is de laatste activiteit in de cyclus. De boekingsperiode wordt formeel gesloten om verdere transacties te voorkomen. Zo blijft de data voor de definitieve financiële rapporten betrouwbaar.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve eindevent van het proces. Je gebruikt dit om de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting te berekenen en trends in de procesafronding te analyseren.

Waar je het vindt

Net als bij het openen van een periode wordt dit event vastgelegd in wijzigingsdocumenten, in de tabellen CDHDR en CDPOS. Daarin worden updates aan tabel T001B voor het beheer van boekingsperioden via transactie OB52 geregistreerd.

Vastleggen

Filter de wijzigingslogboeken voor tabel T001B om de sluiting van het betreffende boekjaar en de betreffende periode te identificeren.

Eventtype explicit
Correctiejournaalpost geboekt
Dit staat voor een corrigerende journaalpost die wordt gemaakt nadat de eerste reconciliaties zijn uitgevoerd, meestal om afwijkingen uit de controle te herstellen. Het gaat om een expliciete transactie die in het General Ledger wordt geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Een hoge frequentie van correctieboekingen wijst op een lage first-time quality in eerdere processen of reconciliaties. Door deze boekingen te analyseren, kun je de oorzaken van fouten vinden en herstelwerk verminderen.

Waar je het vindt

Vastgelegd als expliciete documenten in de tabellen ACDOCA en BKPF. Je kunt ze herkennen aan specifieke documenttypen, boekingsdatums laat in de afsluitingscyclus of specifieke tekstomschrijvingen.

Vastleggen

Filter journaalposten in BKPF op een combinatie van documenttype en boekingsdatum ten opzichte van reconciliatieactiviteiten.

Eventtype explicit
Financiële overzichten gegenereerd
Deze activiteit markeert het opstellen van de officiële financiële overzichten, zoals de balans en de winst-en-verliesrekening. Dit is het eindpunt van de boekhoudkundige en consolidatieprocessen rond de periodeafsluiting.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt in de Record to Report-cyclus. De timing is bepalend voor het halen van rapportagedeadlines en het tijdig leveren van informatie aan belanghebbenden.

Waar je het vindt

Je legt dit het beste vast via een tool voor financieel afsluitingsbeheer, zoals SAP Financial Closing Cockpit, waarin het een expliciete taak is. Anders moet je het afleiden uit rapportgeneratielogboeken of timestamps van aangemaakte bestanden.

Vastleggen

Volg de voltooiingsstatus van de taak 'Generate Financial Statements' in een closingtool, of analyseer de rapportuitvoeringslogboeken.

Eventtype inferred
Intercompany-reconciliatie gestart
Deze activiteit markeert het begin van het proces waarin transacties tussen verschillende company codes binnen dezelfde groep worden gematcht en gereconcilieerd. Dit gebeurt vaak door een reconciliatiejob uit te voeren of een nieuwe reconciliatiecase aan te maken in SAP's ICMR-tool.
Waarom dit belangrijk is

Intercompany-reconciliatie is vaak complex en tijdrovend. Door de doorlooptijd en procesflow te analyseren, kun je de groepsafsluiting efficiënter maken en zorgen voor betrouwbare geconsolideerde financiële cijfers.

Waar je het vindt

Afgeleid uit statuswijzigingen in de SAP-module Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR), of uit het aanmaken van de eerste reconciliatiedocumenten voor de periode.

Vastleggen

Volg de aanmaakdatum of de timestamp van statuswijzigingen van reconciliatie-eenheden in de ICMR-tool voor de betreffende periode.

Eventtype inferred
Reconciliatie van rekening gestart
Dit markeert het begin van het handmatige of deels geautomatiseerde proces om saldi van GL-rekeningen te onderbouwen. Je leidt dit af wanneer de status van een reconciliatie verandert van 'New' naar 'In Progress', of wanneer de eerste actie van de voorbereider wordt gelogd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt om de duur en inspanning van de onderbouwing van balansposten te begrijpen. Je ziet hiermee welke rekeningen of afdelingen laat aan hun reconciliatie beginnen.

Waar je het vindt

Dit event wordt meestal vastgelegd in een speciale reconciliatietool, zoals SAP Account Substantiation and Automation van BlackLine, of in andere systemen van derden. Je leidt het af uit timestamps van statuswijzigingen.

Vastleggen

Volg de timestamp van de eerste statuswijziging vanuit de status 'Not Started' voor de reconciliatie van een bepaalde GL-rekening.

Eventtype inferred
Reconciliatie van rekening goedgekeurd
Deze activiteit markeert de definitieve goedkeuring van een reconciliatie van een GL-rekening. Daarmee wordt bevestigd dat het saldo is onderbouwd en problemen zijn opgelost. Je leidt dit af uit een statuswijziging naar 'Approved' in een reconciliatietool.
Waarom dit belangrijk is

Dit ijkpunt markeert de afronding van een belangrijke controleactiviteit. Door goedkeuringstijden te volgen, zie je waar knelpunten in het controleproces zitten. Dit is ook belangrijk om herstelwerk en first-pass yield te meten.

Waar je het vindt

Vastgelegd in een systeem voor reconciliatiebeheer, zoals SAP Account Substantiation and Automation, door de timestamp van de definitieve goedkeuringsstatus te volgen.

Vastleggen

Identificeer de timestamp waarop het statusveld van een reconciliatie wordt bijgewerkt naar de eindstatus 'Approved'.

Eventtype inferred
Consolidatietaken uitgevoerd
Dit staat voor het uitvoeren van consolidatieactiviteiten binnen SAP Group Reporting, zoals valutavertaling, herclassificatie en het elimineren van intercompanywinsten. Deze taken worden meestal beheerd en gelogd in de consolidatiemonitor.
Waarom dit belangrijk is

Voor organisaties met meerdere juridische entiteiten is consolidatie een belangrijk onderdeel van het kritieke pad. Door deze taken te monitoren, kun je de groepsafsluiting efficiënter maken en zorgen voor tijdige geconsolideerde rapportage.

Waar je het vindt

Vastgelegd in de statuslogboeken van de Data Monitor of Consolidation Monitor in SAP S/4HANA for Group Reporting. Elke taak bevat meestal een gebruiker, timestamp en status.

Vastleggen

Exporteer de uitvoeringslogboeken van taken uit de onderliggende tabellen van de consolidatiemonitor van Group Reporting.

Eventtype explicit
Financiële overzichten goedgekeurd
Dit staat voor de definitieve goedkeuring van de financiële overzichten door bevoegde managers voordat ze worden gepubliceerd. Dit gebeurt vaak offline, maar kan worden vastgelegd als er een formele digitale goedkeuringsstap bestaat.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste kwaliteits- en controlepoort. Door de timing te volgen, zie je in hoeverre rapportagedeadlines worden gehaald en hoe efficiënt de managementreview verloopt.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd als er een workflow of statusveld voor goedkeuring van overzichten bestaat, bijvoorbeeld in SAP Financial Closing Cockpit of een documentbeheersysteem.

Vastleggen

Identificeer een dataveld en timestamp die de definitieve goedkeuring van het financiële rapportagepakket aangeven.

Eventtype inferred
Geautomatiseerde clearingrun uitgevoerd
Dit staat voor het uitvoeren van geautomatiseerde clearingprogramma's in SAP, zoals de GR/IR-clearingrun (Goods Receipt/Invoice Receipt). Deze jobs matchen en clearen openstaande posten op specifieke GL-rekeningen, waardoor minder handmatige reconciliatie nodig is.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit laat zien in hoeverre het reconciliatieproces is geautomatiseerd. Mislukte runs of uitzonderingen kunnen leiden tot veel handmatig werk en vertraging.

Waar je het vindt

Vastgelegd in de uitvoeringslogboeken van specifieke batchjobs, zoals F.13 of F.13E voor automatische clearing. De tabellen TBTCO en TBTCP bevatten de uitvoeringsdetails van jobs.

Vastleggen

Monitor de start- en eindtimestamps van jobs die horen bij transacties zoals F.13 in de SAP-joblogboeken.

Eventtype explicit
Overdracht van subledgerdata voltooid
Dit staat voor het voltooien van batchjobs die samengevatte data overbrengen van subledgers, zoals Accounts Receivable, Accounts Payable en Asset Accounting, naar het General Ledger. Zo zijn alle onderliggende operationele transacties in het GL verwerkt voordat de afsluitingsprocedures beginnen.
Waarom dit belangrijk is

Vertragingen bij het afsluiten van subledgers kunnen een groot knelpunt vormen voor het hele proces. Door deze activiteit te volgen, zie je waar inefficiënties ontstaan bij het verzamelen en integreren van data uit bronsystemen.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de succesvolle voltooiingsstatus van specifieke batchjobs voor ledgerafwikkeling en dataoverdracht. Joblogboeken staan in de tabellen TBTCO en TBTCP.

Vastleggen

Identificeer en monitor de voltooiingstimestamps van relevante batchjobs in het SAP-joboverzicht, via transactie SM37.

Eventtype explicit
Overlopende posten en voorzieningen geboekt
Dit event legt het aanmaken vast van handmatige journaalposten voor overlopende posten, transitoria en andere voorzieningen die nodig zijn voor een juiste financiële rapportage volgens het accrual-principe. Het gaat om expliciete transacties die in het General Ledger worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Door deze boekingen te volgen, kun je het volume en de timing van handmatige correcties analyseren. Een hoog volume kan wijzen op mogelijkheden voor automatisering of verbetering van eerdere processtappen.

Waar je het vindt

Vastgelegd als expliciete journaalposten in de universele journaaltabel ACDOCA en de headertabel BKPF. Je kunt deze posten herkennen aan specifieke documenttypen die voor overlopende posten zijn geconfigureerd.

Vastleggen

Filter documenten in tabel BKPF op documenttype, bijvoorbeeld 'SA' of aangepaste typen, en op boekingsdatum binnen de periode.

Eventtype explicit
Proefbalans opgesteld
Dit geeft aan dat een proefbalans is gegenereerd en opgeslagen voor controle. Het is een belangrijk controlepunt voordat de definitieve financiële overzichten worden opgesteld. Het event wordt vaak vastgelegd wanneer de rapportuitvoer wordt opgeslagen.
Waarom dit belangrijk is

Het opstellen van de proefbalans is een belangrijke kwaliteitscontrole. Door de timing te analyseren, zie je hoe klaar de organisatie is voor de definitieve rapportage en waar vertragingen in eerdere activiteiten zitten.

Waar je het vindt

Dit is vaak geen expliciet event. Je kunt het afleiden uit het uitvoeren van een specifieke rapportagetransactie wanneer varianten met gebruikers- en datumsstempels worden opgeslagen, of wanneer het proces wordt beheerd in een tool zoals SAP Financial Closing Cockpit.

Vastleggen

Hiervoor is systeemanalyse nodig om vast te stellen of er een betrouwbaar logmechanisme bestaat, zoals rapportuitvoeringslogboeken of takenlijsten in de closing cockpit.

Eventtype inferred
Waarderingsrun voor vreemde valuta
Dit is een standaardprocedure aan het einde van de maand om openstaande posten en saldi in vreemde valuta opnieuw te waarderen op basis van de wisselkoersen aan het einde van de periode. Bij het uitvoeren van dit programma worden de resulterende waarderingsverschillen geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit zorgt voor compliance met boekhoudkundige standaarden en geeft een betrouwbaar beeld van de financiële situatie. Door deze activiteit te volgen, kun je controleren of alle valutawaarderingen op tijd worden uitgevoerd.

Waar je het vindt

Vastgelegd in de uitvoeringslogboeken van het programma voor valutawaardering, bijvoorbeeld FAGL_FCV. Jobdetails worden opgeslagen in de tabellen TBTCO en TBTCP.

Vastleggen

Monitor de uitvoeringslogboeken van jobs voor transactie FAGL_FCV of het onderliggende programma.

Eventtype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Geef je organisatie de mogelijkheid om efficiënter te werken en compliance te verbeteren met deze datatemplate. Begin vandaag nog met het verbeteren van je Record to Report-proces.

Optimaliseer vandaag nog je Record to Report-afsluiting en reconciliatie

Spoor inefficiënties op en verkort je afsluitingscyclus met maximaal 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.