> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer

Verbeter het onkostenbeheer

Verbeter efficiëntie en compliance met onze gids in 6 stappen.
Verbeter het onkostenbeheer
Onkostenbeheer
Generiek systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (7) Doelen (7) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Onkostenbeheer verbeteren: meer efficiëntie en compliance

Met ProcessMind zie je snel waar het proces voor onkostenbeheer inefficiënt is, waar bottlenecks zitten en waar complianceproblemen ontstaan. Breng oorzaken van vertragingen, herstelwerk en hogere kosten in kaart, ongeacht welk systeem je gebruikt. Krijg inzicht in procesvarianten en zorg voor een soepel en compliant proces.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Kostenbeheer is een belangrijk, maar vaak complex proces binnen elke organisatie. Het raakt alle medewerkers en heeft invloed op de financiële gezondheid. Een onkostendeclaratie lijkt misschien eenvoudig, maar van indienen tot terugbetalen gaat er vaak van alles mis. Denk aan inefficiënties, verborgen kosten en compliancerisico’s. Process mining voor kostenbeheer geeft een objectief beeld van deze ingewikkelde workflow. ProcessMind analyseert event log-data uit je ERP of een ander bronsysteem en brengt het verloop van elke onkostendeclaratie nauwkeurig in kaart. Zo zie je hoe het proces er echt voor staat. Je ontdekt bottlenecks die terugbetalingen vertragen, uitgaven die niet aan het beleid voldoen en afwijkingen van de afgesproken regels. Ook krijg je zicht op herstelwerk, onverwachte vertragingen bij goedkeuringen en onnodige handmatige handelingen. Die zorgen voor hogere bedrijfskosten en frustratie bij medewerkers.

Veel organisaties hebben weinig zicht op het proces. Daardoor is het lastig te achterhalen waarom sommige declaraties langer duren of waarom beleid niet altijd op dezelfde manier wordt toegepast. Handmatige controles zijn gevoelig voor fouten. Ook is het moeilijk om de werkelijke kosten per declaratie te bepalen, naast het bedrag dat wordt terugbetaald. Dit speelt bij organisaties met allerlei financiële systemen. Zonder goed beeld van het werkelijke procesverloop leveren pogingen om het proces te verbeteren vaak weinig op. Inefficiënties blijven bestaan, audits kunnen mislukken en medewerkers houden er een minder prettige ervaring aan over. Process mining maakt zichtbaar waar het misgaat en geeft je de informatie om deze problemen aan te pakken.

Met ProcessMind kun je verder kijken dan aannames en beslissingen nemen op basis van data. Het platform gebruikt de event data die al in je systemen staat om een dynamische proceskaart te maken. Daarop zie je welke route elke onkostendeclaratie aflegt. Zo ontdek je precies welke activiteiten vertraging veroorzaken, bijvoorbeeld goedkeuringsstappen die vaak opnieuw worden doorlopen of afdelingen waar de verwerking uitzonderlijk lang duurt. Je kunt bijvoorbeeld achterhalen waarom een deel van de declaraties meerdere keren opnieuw wordt ingediend, of hoe vaak uitgaven buiten het beleid zonder goede onderbouwing worden goedgekeurd. ProcessMind maakt deze problemen niet alleen zichtbaar, maar berekent ook hoeveel tijd en geld ermee gemoeid is.

De voordelen gaan verder dan een efficiënter proces. De analyse helpt je compliance te verbeteren door afwijkingen en mogelijke frauderisico’s op te sporen en te controleren of declaraties aan het bedrijfsbeleid voldoen. Zo kun je overtredingen van het beleid aanpakken, auditrisico’s verkleinen en meer grip houden op bedrijfsuitgaven. Ook kan een beter ingericht declaratieproces flink in de kosten schelen. Door onnodige stappen te schrappen, terugkerende taken te automatiseren en terugbetalingen sneller af te handelen, verlaag je de administratieve lasten en verbeter je de cashflow. Het resultaat: medewerkers krijgen sneller hun geld en het kostenbeheer verloopt efficiënter. Daarvoor hoef je je ERP- of financiële systemen niet ingrijpend aan te passen of ingewikkelde koppelingen te bouwen. ProcessMind haalt waarde uit de data die al beschikbaar is.

Met ProcessMind aan de slag gaan met kostenbeheer is eenvoudig en kan met de systemen die je al gebruikt. We weten dat organisaties werken met specifieke ERP-systemen, boekhoudsoftware of zelfgebouwde oplossingen. Het platform kan overweg met data uit al deze systemen. Om te beginnen met de analyse van je declaratiegegevens, haal je eerst een event log op. Daarin staan meestal het ID van de onkostendeclaratie als unieke case-ID, de namen van activiteiten, de timestamps ervan en relevante attributen, zoals de afdeling van de indiener, het type uitgave of de goedkeuringsstatus.

Voor deze eerste stap biedt ProcessMind een duidelijke datatemplate. Daarin staat welke datapunten nodig zijn en hoe je ze uit het bronsysteem haalt. Zo verzamel je de informatie voor een grondige analyse. De aanpak is systeemonafhankelijk: je hoeft je bestaande infrastructuur niet aan te passen, want ProcessMind past zich aan de data aan. Zodra je event log is voorbereid en geüpload, zet ProcessMind die om in bruikbare inzichten. Je ziet hoe het kostenbeheer werkelijk presteert en kunt meteen verbeteringen doorvoeren. Ontdek waar het proces vastloopt, verbeter compliance en bespaar kosten. Begin vandaag met process mining.

Onkostenbeheer Process mining Efficiëntie Compliance Financiën Workflowoptimalisatie Kostenbesparing Reiskosten Medewerkerskosten Onkostendeclaraties T&E

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Onkostendeclaraties blijven vaak hangen in wachtrijen voor goedkeuring, bij managers of het financiële team. Daardoor loopt het hele proces vertraging op. Medewerkers wachten langer op hun geld en het wordt lastiger om de cashflow te beheren. Zonder goed zicht op het proces is moeilijk te zien waar de vertraging ontstaat.

ProcessMind laat zien waar de vertraging precies optreedt door de tijd per stap te analyseren. De proceskaart toont de werkelijke route van elke declaratie en maakt duidelijk welke goedkeurders, teams of processtappen steeds voor bottlenecks zorgen. Zo kun je de goedkeuringsroutes verbeteren en de doorlooptijden verkorten en voorspelbaarder maken.

Veel onkostendeclaraties worden afgewezen of teruggestuurd voor aanpassing. Dat leidt tot frustrerend herstelwerk voor medewerkers en financiële teams. Dit heen-en-weer kost niet alleen meer geld, maar verlengt ook de totale verwerkingstijd. Vaak wijst het op onduidelijk beleid of problemen bij het indienen.

ProcessMind analyseert patronen in afgewezen declaraties en brengt de oorzaken aan het licht. Je ziet waarom declaraties worden teruggestuurd, bijvoorbeeld door veelvoorkomende overtredingen van het beleid, ontbrekende informatie of onduidelijke instructies. Zo kun je gerichte training geven of het proces aanpassen, zodat meer declaraties in één keer worden goedgekeurd.

Ook met duidelijke richtlijnen glippen uitgaven die niet aan het beleid voldoen soms ongemerkt door de goedkeuring. Dat kan leiden tot financiële verliezen, mislukte audits en compliancerisico’s. Zonder zicht op de manier waarop beleid in de praktijk wordt toegepast, is het lastig om financiële controles consequent uit te voeren.

ProcessMind laat op basis van data objectief zien hoe beleid in de praktijk wordt toegepast en waar het proces afwijkt van de afspraken. Het signaleert automatisch wanneer controles worden overgeslagen of declaraties die niet aan het beleid voldoen toch worden goedgekeurd. Zo kun je de handhaving standaardiseren en financiële risico’s verkleinen.

Ook nadat een declaratie volledig is goedgekeurd, moeten medewerkers vaak langer dan verwacht wachten op de betaling. De vertraging verschilt per declaratie. Dat leidt tot frustratie, vermindert het vertrouwen in het financiële proces en kan medewerkers met geldproblemen opzadelen als ze op tijdige terugbetaling rekenen.

ProcessMind meet precies hoeveel tijd er tussen de processtappen zit, vooral tussen de definitieve goedkeuring en de terugbetaling. Door deze vertragingen en hun oorzaken zichtbaar te maken, helpt het platform je de workflows na goedkeuring te verbeteren, handmatige overdrachten te beperken en betalingen op tijd uit te voeren.

Na verloop van tijd krijgen workflows voor kostenbeheer overbodige stappen of worden declaraties vaker dan nodig naar een andere route gestuurd. Door die verschillen is het proces onvoorspelbaar en kost het extra tijd en moeite zonder dat dit iets oplevert. Ook kunnen er gaten in de compliance ontstaan als standaardcontroles worden overgeslagen.

ProcessMind brengt alle routes van onkostendeclaraties in de praktijk in kaart. Je ziet waar het proces afwijkt van de afgesproken werkwijze, bijvoorbeeld door onnodige herhalingen, omleidingen of niet-goedgekeurde sluiproutes. Zo kun je overbodige activiteiten schrappen, de workflow standaardiseren en de routering verbeteren voor meer efficiëntie en controle.

Handmatig werk, herstelwerk na afwijzingen en vertragingen in de verwerking drijven samen de bedrijfskosten van kostenbeheer op. Deze verborgen kosten drukken op het budget en nemen medewerkers tijd af die ze aan belangrijker werk kunnen besteden. Dat gaat ten koste van de efficiëntie van de afdeling.

ProcessMind berekent wat inefficiënties in het proces kosten en laat zien welke activiteiten en herstelrondes onevenredig veel tijd of geld kosten. Met deze inzichten kun je taken automatiseren, handmatige handelingen beperken en de inzet van mensen en middelen verbeteren om kosten te besparen.

Bij een audit vinden organisaties het vaak lastig om snel en volledig aan te tonen dat alle declaraties aan het beleid voldoen. De volledige geschiedenis van een declaratie handmatig reconstrueren, inclusief elke goedkeuring en beleidscontrole, kost veel tijd en moeite. Daardoor kunnen dossiers onvolledig zijn en kan de audit negatief uitvallen.

ProcessMind legt elke actie voor elke declaratie chronologisch en onveranderlijk vast, van indiening tot terugbetaling. Met dit transparante, doorzoekbare auditspoor toon je eenvoudig aan dat je aan de regels voldoet. Je ziet wanneer beslissingen zijn genomen en door wie. Dat maakt de voorbereiding op audits eenvoudiger en helpt om ze goed af te ronden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden vertragen terugbetalingen en frustreren medewerkers. Dat heeft invloed op hun tevredenheid en op de financiële ruimte van de organisatie. Met dit doel verkort je de tijd tussen het indienen van een declaratie en de definitieve goedkeuring. Medewerkers krijgen sneller hun geld en het aantal vragen over de status neemt af.

ProcessMind brengt bottlenecks, overbodige stappen en trage goedkeurders in de workflow van je systeem aan het licht. Door de doorlooptijd van elke activiteit te analyseren, zie je waar het proces vastloopt en kun je gerichte verbeteringen doorvoeren om de goedkeuringstijd flink te verkorten.

Veel afgewezen declaraties zorgen voor herstelwerk bij medewerkers en goedkeurders. Dat kost tijd en vertraagt terugbetalingen waar medewerkers recht op hebben. Minder afwijzingen betekent dat declaraties beter zijn ingevuld, minder administratief werk vragen en sneller worden verwerkt.

ProcessMind analyseert historische data uit het bronsysteem om de oorzaken van afwijzingen te vinden. Het laat veelvoorkomende redenen zien, zoals ontbrekende bonnetjes of overtredingen van het beleid. Zo kun je richtlijnen verduidelijken, medewerkers beter trainen of het indieningsproces verbeteren.

Onopgemerkte overtredingen van het beleid brengen financiële risico’s met zich mee, maken audits ingewikkelder en leiden tot verschillen in uitgaven. Met dit doel zorg je dat alle declaraties aan het bedrijfsbeleid voldoen. Zo bescherm je de financiële integriteit en bevorder je een eerlijke behandeling binnen de organisatie.

ProcessMind vergelijkt de werkelijke declaratiestromen automatisch met de vastgestelde beleidsregels. Afwijkingen en hiaten in de compliance worden meteen zichtbaar. Met dat inzicht kun je controles aanscherpen, gerichte training geven en controles automatiseren, zodat het beleid overal op dezelfde manier wordt toegepast.

Vertraging tussen goedkeuring en betaling kan het vertrouwen van medewerkers schaden en voor financiële problemen zorgen, ook als de eerdere stappen efficiënt verliepen. Een snelle terugbetaling is belangrijk voor een goede ervaring van medewerkers en vermindert vragen aan het financiële team.

ProcessMind analyseert de tijd tussen de definitieve goedkeuring en de betaling. Het brengt inefficiënties bij overdrachten en verwerkingsstappen aan het licht, zoals handmatige vertragingen of achterstanden bij systeemkoppelingen. Die kun je automatiseren of anders inrichten om betalingen sneller uit te voeren.

De totale kosten voor de verwerking van een declaratie, waaronder arbeidskosten, systeemgebruik en correcties, hebben direct invloed op het bedrijfsresultaat. Lagere kosten maken middelen vrij voor belangrijker werk en verbeteren de efficiëntie van de bedrijfsvoering.

ProcessMind berekent hoeveel tijd en middelen elke activiteit kost, van indiening tot boekhouding. Je ziet waar veel handmatig werk nodig is, herstelwerk vaak voorkomt of declaraties lang stilliggen. Zo kun je bepalen welke stappen je automatiseert of opnieuw inricht om flink op kosten te besparen.

Inconsistente of onnodig ingewikkelde goedkeuringsroutes zorgen voor verwarring en vertraging en maken audits lastiger. Met dit doel schrap je overbodige stappen en beperk je verschillen in het proces. Zo verloopt elke declaratie efficiënter en voorspelbaarder.

ProcessMind brengt alle varianten van het werkelijke proces visueel in kaart. Je ziet veelvoorkomende afwijkingen van de gewenste route, zoals onnodige herstelrondes of dubbele goedkeuringen. Het platform berekent wat deze verschillen betekenen, zodat je routes kunt vereenvoudigen en een uniforme, goed werkende werkwijze kunt invoeren.

De voorbereiding op interne of externe financiële audits kost vaak veel tijd en handmatig werk en verstoort de dagelijkse bedrijfsvoering. Een efficiëntere voorbereiding bespaart tijd en zorgt dat auditors snel over duidelijke, volledige informatie beschikken.

ProcessMind legt elke stap en beslissing voor elke declaratie vast in een onveranderlijk, gedetailleerd auditspoor. Het maakt overtredingen van het beleid en afwijkingen zichtbaar. Zo kun je eenvoudig compliancerapporten maken en aantonen dat je aan de regels voldoet, terwijl je veel minder tijd kwijt bent aan handmatige voorbereiding.

In 6 stappen naar beter kostenbeheer

1

Koppel je data
2

Breng het declaratieproces in kaart
3

Breng bottlenecks in het proces in kaart
4

Analyseer de oorzaken
5

Ontwerp verbeteringen voor het proces
6

Volg de resultaten en stuur bij
1

Koppel je data

Wat je moet doen

Haal declaratiegegevens uit je systeem en zorg dat belangrijke gebeurtenissen, timestamps en case-ID’s worden vastgelegd.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Volledige data vormen de basis voor een nauwkeurig en compleet beeld van het declaratieproces.

Verwacht resultaat

Een complete, gestructureerde dataset die klaar is voor procesanalyse en een volledig beeld geeft.

DIT LEVERT HET OP

Krijg zicht op wat er in je bedrijfsprocessen gebeurt

ProcessMind maakt complexe processen inzichtelijk. Je ziet de werkelijke processtappen, varianten en prestaties van elk bedrijfsproces. Zo krijg je een helder beeld van hoe het werk binnen je organisatie verloopt.
  • Visualiseer het volledige procesverloop
  • Spoor complianceproblemen en afwijkingen op
  • Breng bottlenecks in kaart
  • Maak processen efficiënter
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken

Process mining voor kostenbeheer brengt verborgen bottlenecks en inefficiënties aan het licht. Dat leidt tot kortere verwerkingstijden en betere compliance. Door elke onkostendeclaratie te analyseren, krijgen organisaties bruikbare inzichten om goedkeuringsworkflows te verbeteren en handmatig werk te beperken.

0 %
Snellere goedkeuringsrondes

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Vind en verwijder bottlenecks in het goedkeuringsproces, zodat declaraties sneller worden beoordeeld en goedgekeurd.
0 %
Minder herstelwerk en afwijzingen

Minder declaraties die correcties nodig hebben

Achterhaal waarom declaraties worden afgewezen of opnieuw moeten worden verwerkt. Zo worden meer declaraties in één keer goedgekeurd en besparen medewerkers en het financiële team tijd.
0 %
Betere naleving van het beleid

Declaraties voldoen beter aan het onkostenbeleid

Krijg helder inzicht in overtredingen van het beleid en de oorzaken ervan. Zo kun je op tijd maatregelen nemen om regels consequent toe te passen en financiële risico’s te verkleinen.
0 days
Snellere terugbetaling van declaraties

Minder tijd tussen goedkeuring en betaling

Ontdek en verhelp vertragingen bij de betaling, zodat medewerkers sneller hun geld krijgen en tevredener zijn.
0 %
Lagere totale verwerkingskosten

Lagere bedrijfskosten voor kostenbeheer

Door processen efficiënter in te richten, handmatig werk te beperken en herstelwerk te verminderen, kunnen organisaties de totale kosten per declaratie flink verlagen.
0 %
Efficiëntere en uniformere workflows

Meer uniformiteit in declaratieprocessen

Ontdek en beperk onnodige verschillen tussen workflows voor kostenbeheer. Zo verloopt de bedrijfsvoering binnen de organisatie voorspelbaarder, efficiënter en consistenter.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een declaratie. Deze ID groepeert alle bijbehorende activiteiten en is de belangrijkste identificatiecode van de case.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke identificatiecode van de case die alle events in de levenscyclus van een declaratie met elkaar verbindt. Zo kun je het hele proces volgen.

De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak in de levenscyclus van een declaratie.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Daarmee kun je de proceskaart visualiseren en workflowpatronen en afwijkingen analyseren.

De timestamp met de exacte datum en tijd waarop een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is belangrijk om events chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

De totale geldwaarde van de declaratie die voor terugbetaling is ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van de financiële gevolgen mogelijk, helpt uitgavenpatronen te herkennen en maakt het mogelijk het proces in te delen op basis van de waarde van declaraties.

De valutacode van het totaalbedrag van de declaratie, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de nodige context bij geldbedragen en maakt nauwkeurige financiële rapportages en vergelijkingen tussen regio’s en landen mogelijk.

De bedrijfseenheid of afdeling van de medewerker die de declaratie heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijkingen tussen bedrijfseenheden mogelijk en helpt afdelingsspecifieke werkwijzen, bottlenecks en complianceproblemen te vinden.

De naam of ID van de gebruiker, medewerker of systeemaccount die de vastgelegde activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wie elke stap heeft uitgevoerd. Zo kun je de werkbelasting analyseren, prestaties vergelijken en bottlenecks bij specifieke personen of teams opsporen.

De naam of ID van de medewerker die de declaratie heeft aangemaakt en ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wie de eigenaar van de declaratie is. Zo kun je het gedrag van medewerkers analyseren, bijvoorbeeld om te zien wie vaak beleidsregels overtreedt of herstelwerk veroorzaakt.

De huidige of definitieve status van de declaratie in de levenscyclus, zoals ‘Ingediend’, ‘Goedgekeurd’ of ‘Betaald’.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een overzicht op hoofdlijnen van de status van een declaratie. Handig om cases te filteren en dashboards te maken van de huidige werkvoorraad.

Een booleaanse indicator die waar is als de declaratie is gemarkeerd vanwege een of meer beleidsovertredingen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de compliancebewaking door niet-conforme declaraties te markeren. Zo kun je beleidsovertredingen meten en terugdringen.

De reden die een manager of financiële medewerker opgeeft om een declaratie af te wijzen of terug te sturen voor aanpassing.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de oorzaken van herstelwerk en helpt gerichte verbeteringen door te voeren, zodat er minder declaraties worden afgewezen en meer in één keer worden goedgekeurd.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is het begin van het proces: een medewerker maakt een nieuwe onkostendeclaratie aan. Dit is de eerste vastgelegde gebeurtenis en legt de case-ID vast waarmee je de declaratie kunt volgen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee begint het volledige proces. Zo kun je de totale doorlooptijd meten, van aanmaak tot definitieve afhandeling.

Dit gebeurt wanneer een medewerker de ingevulde onkostendeclaratie officieel indient en de goedkeuringsworkflow begint. De status verandert dan van concept in wachtend op goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: de invoerfase eindigt en de goedkeuringsronde begint. Vertraging vóór dit moment komt door de gebruiker; vertraging erna door het proces.

De direct leidinggevende of eerste goedkeurder van de medewerker heeft de onkostendeclaratie beoordeeld en goedgekeurd. Dit is een belangrijk beslismoment dat de declaratie verder door de workflow stuurt.

Waarom dit belangrijk is

Meet de duur en efficiëntie van de eerste goedkeuringsfase. Dit is een belangrijke mijlpaal voor het berekenen van de totale goedkeuringsdoorlooptijd.

Het financiële of auditteam rondt de beoordeling af en keurt de declaratie definitief goed. Dit is vaak de laatste goedkeuringsstap voordat de terugbetaling wordt verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste mijlpaal in de goedkeuring. De tijd tussen indiening en deze gebeurtenis is de totale goedkeuringsdoorlooptijd, een belangrijke prestatie-indicator.

Deze activiteit markeert het moment waarop de betaling succesvol aan de medewerker is overgemaakt. Vanuit het oogpunt van de medewerker is het proces hiermee afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk eindpunt van het proces en maakt het mogelijk de totale terugbetalingstijd te meten. Die tijd speelt een rol in de tevredenheid van medewerkers.

Dit is de laatste stap: de declaratiegegevens worden verwerkt in het grootboek of ERP-systeem van het bedrijf. Hiermee is de financiële afstemming van de declaratie afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het echte einde van het proces vanuit financieel oogpunt. De tijd tussen de terugbetaling en deze gebeurtenis laat zien hoe efficiënt de financiële afsluiting verloopt.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert hoe declaraties werkelijk verlopen en brengt de volledige route op basis van data in kaart. Je ziet verborgen bottlenecks, afwijkingen van het beleid en inefficiënties die het proces vertragen. Met dat inzicht kun je workflows verbeteren, goedkeuringen versnellen en verwerkingskosten verlagen.

Process mining brengt de oorzaken aan het licht van lange goedkeuringsrondes, vaak afgewezen declaraties en een wisselende toepassing van het beleid. Ook zie je waardoor terugbetalingen vertraging oplopen, waar veel handmatig herstelwerk nodig is en welke bedrijfskosten hoog zijn. De proceskaart maakt duidelijk waar je verbeteringen het beste kunt aanpakken.

Je hebt vooral event log-data nodig met een case-ID, meestal het ID van de onkostendeclaratie, de naam van elke activiteit en de timestamp waarop die plaatsvond. Met deze data kan de process mining-tool de volledige route van elke declaratie reconstrueren. Attributen zoals de goedkeurder, het bedrag of de uitgavencategorie kunnen de analyse verder aanvullen.

Je kunt rekenen op snellere goedkeuring van declaraties, minder afwijzingen en een consistentere toepassing van het beleid. Process mining helpt workflows te verbeteren, waardoor de verwerkingskosten dalen en je beter voorbereid bent op audits. Uiteindelijk krijg je een efficiënter en transparanter declaratieproces en worden medewerkers sneller terugbetaald.

Meestal haal je de data op via de rapportagefuncties van je systeem, API-toegang of, als dat is toegestaan, rechtstreekse toegang tot de database. Je hebt een volledige historische registratie nodig van alle gebeurtenissen rond declaraties, met velden voor de case-ID, activiteit en timestamp. De documentatie of support van je systeem kan je vertellen hoe je de data precies exporteert.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken beschikbaar. Hoe lang het duurt, hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. De meeste tijd gaat doorgaans zitten in het ophalen, opschonen en laden van de data in een process mining-tool. Grotere procesverbeteringen en de bijbehorende resultaten worden meestal binnen drie tot zes maanden zichtbaar nadat je de aanbevolen wijzigingen hebt doorgevoerd.

Ja, process mining kan overtredingen van het onkostenbeleid goed opsporen. De tool vergelijkt het werkelijke procesverloop met vooraf vastgestelde regels en compliance-eisen en signaleert afwijkingen. Zo kunnen organisaties ongeoorloofde stappen, ongebruikelijke goedkeuringspatronen en gemiste controles vroeg ontdekken.

Je hebt process mining-software nodig, maar zodra de data is voorbereid, is voor de analyse meestal geen uitgebreide programmeerkennis vereist. Kennis van data-analyse en inzicht in het declaratieproces zijn wel handig. Sommige moderne tools hebben een gebruiksvriendelijke interface voor zakelijke gebruikers, waardoor je minder technische kennis nodig hebt.

Nee, process mining vult bestaande rapportage- en analysetools aan met inzichten die helpen verklaren wat er gebeurt. Standaardrapporten laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt duidelijk waarom, door het werkelijke verloop en de variaties in processen in kaart te brengen. Zo krijg je een basis waarmee je meer haalt uit de bestaande metrieken en rapporten.

Nee, process mining is een analysemethode die je systemen niet aanpast. De analyse gebruikt historische data die je uit je systeem exporteert en heeft geen invloed op het actieve declaratiesysteem of het werk van gebruikers. Je krijgt inzichten zonder dat de dagelijkse bedrijfsvoering wordt verstoord.

Verbeter vandaag nog het proces voor onkostenbeheer

Spoor verborgen inefficiënties op en zorg voor compliance in alle processen rond onkosten.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • In 5 minuten ingesteld