> Continue verbetering > Expense Management

Verbeter uw Expense Management

Ontgrendel efficiëntie en compliance met onze 6-stappen gids.
Download datatemplate
Verbeter uw Expense Management
Uitdagingen (7) Doelen (7) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Transformeer Onkostenbeheer: Verhoog Efficiëntie & Compliance

ProcessMind helpt u snel inefficiënties, bottlenecks en compliance issues te identificeren binnen uw expense management proces. Lokaliseer gebieden die vertragingen, herwerk en hogere kosten veroorzaken, ongeacht uw huidige systeem. Krijg duidelijkheid over procesvariaties en zorg voor soepele, compliante operaties.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Declaratiebeheer is een essentieel maar vaak complex proces binnen elke organisatie. Het raakt elke medewerker en beïnvloedt de financiële gezondheid. Hoewel het simpel lijkt, is de route van een declaratie, van indiening tot uiteindelijke uitbetaling, vaak vol inefficiënties, verborgen kosten en compliance-risico's. process mining voor declaratiebeheer biedt een objectieve blik op deze complexe workflow. Door de data in het event log van je ERP of elk systeem te analyseren, reconstrueert ProcessMind nauwkeurig de weg van elke declaratie. Deze krachtige analyse laat zien hoe je proces er echt uitziet. Je ontdekt knelpunten die uitbetalingen vertragen, identificeert uitgaven die niet aan de regels voldoen en ziet waar wordt afgeweken van het beleid. Je krijgt een helder overzicht van herstelwerk, onverwachte vertragingen bij goedkeuringen en onnodige handmatige handelingen. Al deze factoren verhogen de kosten en zorgen voor frustratie bij medewerkers.

Veel organisaties worstelen met een gebrek aan transparantie. Hierdoor is het lastig te bepalen waarom sommige declaraties langer duren of waarom bepaalde regels niet overal hetzelfde worden toegepast. Handmatige controles zijn foutgevoelig en het in kaart brengen van de werkelijke kosten per declaratie, verder dan alleen het bedrag zelf, blijft een grote uitdaging. Deze problemen komen overal voor, ongeacht de financiële systemen die je gebruikt. Zonder volledig begrip van hoe het proces echt verloopt, leveren pogingen om te optimaliseren vaak weinig op. Dit leidt tot blijvende inefficiëntie, risico's bij audits en een matige ervaring voor medewerkers. process mining slaat hier de brug en biedt de waardevolle inzichten die nodig zijn om deze uitdagingen direct aan te pakken.

ProcessMind helpt je organisatie om beslissingen te nemen op basis van data in plaats van aannames, wat declaratiebeheer echt transformeert. Door de rijke event-data te gebruiken die al in je systemen aanwezig is, bouwt ons platform een dynamische proceskaart die elke route van een declaratie visueel weergeeft. Dankzij dit gedetailleerde overzicht zie je precies welke activiteiten voor vertraging zorgen, zoals specifieke goedkeuringsstappen die vaak opnieuw worden toegewezen of afdelingen met uitzonderlijk lange verwerkingstijden. Stel je voor dat je de exacte reden vindt waarom een deel van de declaraties meerdere keren moet worden ingediend, of dat je ontdekt hoe vaak uitgaven buiten het beleid worden goedgekeurd zonder goede reden. ProcessMind maakt deze problemen niet alleen zichtbaar, maar berekent ook de impact in tijd en geld.

De voordelen gaan verder dan alleen efficiëntie. Onze analyse helpt je om de compliance aanzienlijk te versterken door afwijkingen te detecteren, mogelijke frauderisico's te herkennen en te zorgen dat alle claims strikt voldoen aan het bedrijfsbeleid. Je kunt proactief ingrijpen bij schendingen, auditrisico's verkleinen en meer controle houden over de bedrijfsuitgaven. Daarnaast leidt het optimaliseren van je declaratieproces tot flinke kostenbesparingen. Door onnodige stappen te schrappen, herhalende taken te automatiseren en de uitbetalingscyclus te versnellen, verlaag je de administratieve lasten en verbeter je de cashflow. Uiteindelijk zorgt een geoptimaliseerd declaratieproces voor tevreden medewerkers, snellere betalingen en een krachtigere financiële bedrijfsvoering, dit alles zonder ingrijpende systeemwijzigingen of complexe integraties met je huidige ERP- of financiële software. ProcessMind haalt simpelweg waarde uit de data die je al hebt.

Aan de slag gaan met ProcessMind om je declaratiebeheer te optimaliseren is eenvoudig en werkt met elk systeem dat je nu gebruikt. We begrijpen dat je organisatie vertrouwt op specifieke ERP-systemen, boekhoudsoftware of eigen oplossingen. Ons platform is gebouwd om soepel te werken met de data uit al deze bronnen. De eerste stap om de inzichten in je declaratiedata te ontdekken, is het exporteren van een event log. Dit log bevat meestal het declaratie-ID, als unieke case-identifier, de namen van activiteiten, timestamps per activiteit en relevante attributes zoals de afdeling van de indiener, het type onkosten of de status van de goedkeuring.

Om je bij deze belangrijke eerste stap te helpen, biedt ProcessMind een uitgebreide en makkelijk te volgen template. Deze template beschrijft de benodigde datapunten en geeft uitleg over hoe je deze uit je bronsysteem haalt, zodat je alle informatie verzamelt voor een grondige analyse. Onze aanpak werkt met elk systeem; je hoeft je bestaande infrastructuur niet aan te passen, ProcessMind past zich aan jouw data aan. Zodra je event log is voorbereid en geüpload, zet ProcessMind dit snel om in concrete inzichten. Zo zie je direct hoe je declaratieproces echt presteert en kun je meteen verbeteringen doorvoeren. Ontdek de inefficiënties, waarborg compliance en bespaar kosten door vandaag nog te beginnen met process mining.

Expense Management `Process Mining` Efficiëntie Compliance Financiën Workflow Optimalisatie Kostenreductie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Onkostenrapporten blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen, of het nu bij managers of het finance team is. Deze vertragingen vertragen het hele proces, frustreren medewerkers die wachten op terugbetaling en compliceren het cashflowbeheer. Het gebrek aan inzicht maakt het moeilijk om te weten waar de knelpunten zitten.

ProcessMind onthult precies waar deze vertragingen optreden door de tijd die aan elke stap wordt besteed te analyseren. Door de ware flow van elk onkostenrapport te visualiseren, identificeert het de specifieke goedkeurders, teams of fases die consequent bottlenecks veroorzaken, waardoor u uw goedkeuringspaden kunt stroomlijnen voor snellere, voorspelbaardere doorlooptijden.

Een aanzienlijk aantal onkostenrapporten wordt vaak afgewezen of teruggestuurd voor herziening, wat leidt tot frustrerend herwerk voor medewerkers en finance teams. Dit constante heen en weer vergroot niet alleen de operationele kosten, maar verlengt ook de algehele verwerkingstijd, wat vaak duidt op onderliggende problemen met beleidshelderheid of indieningsprocedures.

ProcessMind identificeert de grondoorzaken van deze afwijzingen door de patronen in afgewezen rapporten te analyseren. Het onthult waarom rapporten worden teruggestuurd, of dit nu komt door veelvoorkomende beleidsschendingen, ontbrekende informatie of onduidelijke instructies, waardoor u gerichte trainingen of procesaanpassingen kunt implementeren die de goedkeuringspercentages in één keer verbeteren.

Ondanks duidelijke richtlijnen glippen uit-beleid-onkosten vaak onopgemerkt door het goedkeuringsproces. Dit stelt de organisatie bloot aan financiële lekkages, auditfouten en compliance risico's. Zonder een duidelijk beeld van hoe beleid daadwerkelijk wordt gehandhaafd, is het moeilijk om consistente financiële governance te waarborgen.

ProcessMind biedt een objectieve, data-gedreven blik op hoe beleid in werkelijkheid wordt toegepast, en benadrukt afwijkingen van uw beoogde proces. Het markeert automatisch gevallen waarin beleidscontroles worden omzeild of waarin niet-compliante rapporten worden goedgekeurd, zodat u de handhaving kunt standaardiseren en de financiële blootstelling kunt verminderen.

Zelfs nadat een onkostenrapport volledig is goedgekeurd, ervaren medewerkers vaak onverwachte en inconsistente vertragingen voordat de daadwerkelijke betaling wordt uitgevoerd. Deze kloof creëert frustratie, ondermijnt het vertrouwen in het financiële proces en kan leiden tot persoonlijke cashflowproblemen voor medewerkers die een tijdige terugbetaling verwachten.

ProcessMind meet nauwkeurig de verstreken tijd tussen elke fase, met name van definitieve goedkeuring tot uitvoering van de terugbetaling. Door deze kritieke kloven en hun grondoorzaken te identificeren, helpt het u post-approval workflows te stroomlijnen, handmatige overdrachten te elimineren en een soepele, tijdige overgang van goedkeuring naar betaling te waarborgen.

In de loop van de tijd accumuleren expense management workflows overbodige stappen of ervaren ze frequent, vaak vermijdbaar, herroutering van rapporten. Deze inconsistente paden maken het proces onvoorspelbaar, voegen extra tijd en moeite toe zonder waarde toe te voegen, en kunnen compliance-lacunes creëren wanneer standaardcontroles worden omzeild.

ProcessMind ontdekt en visualiseert elk pad dat een onkostenrapport daadwerkelijk aflegt, en benadrukt afwijkingen van het ontworpen proces, inclusief onnodige loops, herrouteringen en ongeautoriseerde shortcuts. Dit stelt u in staat om overbodige activiteiten te identificeren en te elimineren, uw workflow te standaardiseren en de routing te optimaliseren voor maximale efficiëntie en controle.

De cumulatieve impact van handmatig werk, herstelwerk na afwijzingen en vertraagde verwerking drijft de operationele kosten van onkostenbeheer aanzienlijk op. Deze verborgen kosten kunnen financiële middelen opslokken en waardevolle personeelstijd weghalen bij strategischere activiteiten, wat de algehele afdelingsefficiëntie beïnvloedt.

ProcessMind kwantificeert de impact van procesinefficiënties op uw resources, door specifieke activiteiten en herstelrondes te identificeren die onevenredig duur of tijdrovend zijn. Het levert de data-gedreven inzichten die nodig zijn om taken te automatiseren, handmatige interventies te verminderen en resource allocatie te optimaliseren voor substantiële kostenbesparingen.

Wanneer audits plaatsvinden, worstelen organisaties vaak om snel en uitgebreid compliance aan alle onkostenbeleid aan te tonen. Het handmatig reconstrueren van de volledige geschiedenis van een declaratie, inclusief elke goedkeuring en beleidscontrole, is een tijdrovende en uitdagende taak die kan leiden tot onvolledige records en negatieve auditbevindingen.

ProcessMind biedt een onveranderlijk, chronologisch overzicht van elke actie die is ondernomen voor elke declaratie, van indiening tot terugbetaling. Dit transparante, gemakkelijk doorzoekbare audit trail maakt het moeiteloos om compliance te bewijzen, door te laten zien wanneer en door wie beslissingen zijn genomen, waardoor auditvoorbereidingen worden vereenvoudigd en positieve resultaten worden gewaarborgd.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden vertragen terugbetalingen en frustreren medewerkers, wat impact heeft op de tevredenheid en financiële wendbaarheid. Dit doel is erop gericht de periode van indiening van onkosten tot definitieve goedkeuring te verkorten, zodat medewerkers sneller worden betaald en de administratieve last van follow-ups wordt verminderd.

ProcessMind identificeert de exacte bottlenecks, overbodige stappen en trage goedkeurders in de workflow van uw systeem. Door de doorlooptijden voor elke activiteit te analyseren, kunt u inefficiënte stappen nauwkeurig aanwijzen en gerichte verbeteringen implementeren om de goedkeuringstijden aanzienlijk te verkorten.

Een hoog aantal afgewezen rapporten veroorzaakt veel herwerk voor medewerkers en goedkeurders, wat waardevolle tijd verspilt en legitieme vergoedingen vertraagt. Het verminderen van afwijzingen betekent dat inzendingen van hogere kwaliteit zijn, minder administratieve inspanning vereisen en het hele proces versnellen.

ProcessMind onthult de grondoorzaken van afwijzingen door historische data uit uw bronsysteem te analyseren. Het benadrukt veelvoorkomende redenen zoals ontbrekende bonnetjes of beleidsschendingen, waardoor u richtlijnen kunt verfijnen, trainingen kunt verbeteren of de indieningservaring kunt optimaliseren.

Onopgemerkte beleidsovertredingen creëren financieel risico, bemoeilijken audits en leiden tot inconsistente uitgaven. Dit doel richt zich op het waarborgen dat alle declaraties strikt voldoen aan het bedrijfsbeleid, waardoor de financiële integriteit wordt gewaarborgd en eerlijkheid binnen de organisatie wordt bevorderd.

ProcessMind brengt automatisch de werkelijke onkostenstromen in kaart ten opzichte van uw gedefinieerde beleidsregels, waarbij direct afwijkingen en compliance-lacunes worden gedetecteerd. Deze duidelijkheid stelt u in staat controles te versterken, gerichte training te bieden en controles te automatiseren om een uniforme beleidshandhaving te waarborgen.

Vertragingen in de betaling na goedkeuring kunnen het vertrouwen van medewerkers ondermijnen en financieel ongemak veroorzaken, ongeacht hoe efficiënt eerdere stappen waren. Het versnellen van de definitieve terugbetaling is cruciaal voor een positieve medewerkerstevredenheid en vermindert vragen aan het finance team.

ProcessMind analyseert het tijdsverschil tussen de definitieve goedkeuring en de uitvoering van de betaling. Het onthult operationele inefficiënties in overdrachten of verwerkingsfasen, en identificeert handmatige vertragingen of systeemintegratievertragingen die kunnen worden geautomatiseerd of herontworpen om de uitbetalingstijden te verkorten.

De totale kosten voor het verwerken van elke declaratie, inclusief arbeid, systeemgebruik en correctie-inspanningen, beïnvloeden direct het bedrijfsresultaat. Het verlagen van deze kosten maakt resources vrij voor strategischere activiteiten en verbetert de algehele operationele efficiëntie.

ProcessMind kwantificeert de tijd en resources die verbruikt worden bij elke activiteit, van indiening tot boekhouding. Door stappen met veel handmatig werk, frequent herwerk of lange inactiviteit te identificeren, helpt het u gebieden voor automatisering of herontwerp te targeten om aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.

Inconsistente of overmatig complexe goedkeuringspaden creëren verwarring, veroorzaken vertragingen en bemoeilijken audits. Dit doel is erop gericht onnodige stappen te elimineren en procesvariatie te verminderen, wat een efficiëntere en voorspelbaardere workflow voor elk onkostenrapport waarborgt.

ProcessMind brengt visueel alle feitelijke procesvarianten in kaart, identificeert veelvoorkomende afwijkingen van het ideale pad, zoals onnodige herwerkloops of overtollige goedkeuringen. Het kwantificeert de impact van deze variaties, zodat u routes kunt vereenvoudigen en een gestandaardiseerd, optimaal proces kunt afdwingen.

De voorbereiding op interne of externe financiële audits kan een tijdrovend, handmatig proces zijn dat de operaties verstoort. Het stroomlijnen van deze voorbereiding bespaart waardevolle middelen en zorgt ervoor dat auditors heldere, uitgebreide informatie direct beschikbaar hebben.

ProcessMind creëert een onveranderlijk, gedetailleerd audit trail van elke stap en beslissing voor elk onkostenrapport. Het belicht beleidsschendingen of afwijkingen, waardoor het eenvoudig wordt om compliance rapporten te genereren en de naleving van regelgeving te bewijzen, wat de handmatige voorbereidingstijd drastisch verkort.

Het 6-Stappenplan om Expense Management te Optimaliseren

1

Koppel Uw Data
2

Breng uw Onkostenproces in Kaart
3

Identificeer Procesknelpunten
4

Analyseer Hoofdoorzaken
5

Procesverbeteringen ontwerpen
6

Monitoren en herhalen
1

Koppel Uw Data

Wat te doen

Extraheer onkostenrapport data uit uw systeem, zorg ervoor dat u belangrijke gebeurtenissen, timestamps en case identifiers vastlegt.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het leggen van de basis met uitgebreide data is cruciaal voor een nauwkeurig en compleet begrip van uw expense management proces.

Verwacht resultaat

Een complete en gestructureerde dataset klaar voor procesanalyse, die een compleet beeld geeft.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek Verborgen Inzichten in Uw Bedrijfsprocessen

ProcessMind brengt helderheid in de meest complexe operaties, en onthult de daadwerkelijke stappen, variaties en prestaties van elk bedrijfsproces. Krijg een ongekend inzicht in hoe het werk werkelijk stroomt binnen uw organisatie.
  • Visualiseer uw end-to-end processtroom
  • Identificeer compliance lacunes en afwijkingen
  • Lokaliseer prestatieknelpunten
  • Optimaliseer operaties voor efficiëntie
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken

Process mining voor expense management onthult verborgen bottlenecks en inefficiënties, wat leidt tot aanzienlijke verbeteringen in verwerkingstijden en compliance. Door elke Expense Report ID te analyseren, verkrijgen organisaties bruikbare inzichten om goedkeuringsworkflows te stroomlijnen en handmatige inspanningen te verminderen.

0 %
Versnelde Goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Identificeer en verwijder bottlenecks in het goedkeuringsproces om de snelheid waarmee onkostenrapporten worden beoordeeld en geautoriseerd aanzienlijk te versnellen.
0 %
Minder rework en afwijzingen

Afname in rapporten die correcties vereisen

Lokaliseer de grondoorzaken van afgewezen en herwerkte onkostenrapporten, wat leidt tot hogere first-pass goedkeuringspercentages en tijd bespaart voor zowel medewerkers als finance.
0 %
Verbeterde Beleidscompliance

Sterkere naleving van het onkostenbeleid

Krijg helder inzicht in beleidsschendingen en hun oorzaken, wat proactieve maatregelen mogelijk maakt om consistente toepassing van regels te waarborgen en financieel risico te verminderen.
0 days
Snellere Terugbetalingsuitbetalingen

Verkorting van de tijd van goedkeuring tot betaling

Versnel het proces van het vergoeden van medewerkers door vertragingen in de uitbetaling te identificeren en elimineren, wat de medewerkerstevredenheid verhoogt.
0 %
Lagere Algehele Verwerkingskosten

Reductie in operationele expense management kosten

Door processen te stroomlijnen, handmatige inspanning te verminderen en herwerk te minimaliseren, kunnen organisaties de totale kosten die gepaard gaan met het verwerken van elk onkostenrapport aanzienlijk verlagen.
0 %
Gestroomlijnde & Gestandaardiseerde Workflows

Grotere consistentie in onkostenprocessen

Onthul en verminder onnodige variaties in onkostenbeheerworkflows, wat leidt tot voorspelbaardere, efficiëntere en consistentere operaties binnen de organisatie.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identifier voor een declaratie. Deze ID groepeert alle gerelateerde activiteiten en dient als de primaire case identifier.

Het belang

Dit is de essentiële case identifier die alle events in de levenscyclus van een declaratie verbindt, waardoor het mogelijk wordt het end-to-end proces te traceren.

De naam van een specifiek bedrijfsevent of een taak die plaatsvond binnen de levenscyclus van de declaratie.

Het belang

Dit attribuut definieert de stappen van het proces, waardoor de visualisatie van de proceskaart en de analyse van workflowpatronen en -afwijkingen mogelijk wordt.

De timestamp die de exacte datum en tijd aangeeft waarop een specifieke activiteit of event plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is cruciaal voor het chronologisch ordenen van events en het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals doorlooptijden en knelpunten.

De totale monetaire waarde van de declaratie die is ingediend voor terugbetaling.

Het belang

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, helpt bestedingspatronen te identificeren en maakt segmentatie van het proces mogelijk op basis van de rapportwaarde.

De valutacode voor het totale bedrag van de declaratie, zoals USD, EUR of GBP.

Het belang

Biedt essentiële context voor alle monetaire waarden, wat nauwkeurige financiële rapportage en vergelijking mogelijk maakt tussen verschillende regio's of landen.

De business unit of afdeling van de medewerker die de declaratie heeft ingediend.

Het belang

Maakt krachtige vergelijkende analyse mogelijk tussen bedrijfseenheden, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifiek gedrag, bottlenecks of compliance issues.

De naam of ID van de gebruiker, medewerker of systeemaccount die de geregistreerde activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Identificeert de actor voor elke stap, wat workload analyse, prestatievergelijking mogelijk maakt en het nauwkeurig aanwijzen van bottlenecks die gekoppeld zijn aan specifieke individuen of teams.

De naam of ID van de medewerker die de declaratie heeft aangemaakt en ingediend.

Het belang

Identificeert de eigenaar van het onkostenrapport, wat analyse op basis van medewerkergedrag mogelijk maakt, zoals het identificeren van frequente beleidsschenders of bronnen van herwerk.

De huidige of uiteindelijke status van de declaratie in zijn levenscyclus, zoals 'Ingezonden', 'Goedgekeurd' of 'Betaald'.

Het belang

Biedt een high-level samenvatting van de status van een rapport, wat nuttig is voor het filteren van cases en voor het creëren van operationele dashboards over de huidige workload.

Een booleaanse indicator die waar is als het onkostenrapport werd gemarkeerd vanwege één of meer beleidsschendingen.

Het belang

Ondersteunt direct compliance monitoring door niet-compliante rapporten te markeren, wat helpt bij het meten en verminderen van beleidsschendingen.

De reden die door een manager of financiële gebruiker is opgegeven voor het afwijzen van een declaratie of het terugsturen voor revisie.

Het belang

Verklaart het 'waarom' achter procesherwerk, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om afwijzingspercentages te verminderen en het direct-goedkeuringspercentage te verbeteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert de start van het proces wanneer een medewerker een nieuw onkostenrapport record aanmaakt. Dit is de eerste vastgelegde gebeurtenis, die de case identifier voor tracking vaststelt.

Het belang

Definieert het begin van het end-to-end proces, wat nauwkeurige meting van de totale doorlooptijd mogelijk maakt van creatie tot definitieve afwikkeling.

Vindt plaats wanneer de medewerker het voltooide onkostenrapport formeel indient, zodat de goedkeuringsworkflow kan beginnen. Deze actie verandert de status van het rapport van een conceptstatus naar een status van 'wacht op goedkeuring'.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het einde markeert van de data-invoerfase en het begin van de goedkeuringscyclus. Vertragingen vóór dit punt zijn gebruikersgestuurd, terwijl vertragingen erna procesgestuurd zijn.

De directe leidinggevende of eerste-lijns approver van de medewerker heeft de declaratie beoordeeld en goedgekeurd. Dit is een belangrijk beslissingspunt dat het rapport verder brengt in de workflow.

Het belang

Meet de duur en efficiëntie van de eerste goedkeuringsfase. Het is een belangrijke mijlpaal voor het berekenen van de totale goedkeuringsdoorlooptijd.

Het financiële of auditteam voltooit de beoordeling en geeft de definitieve goedkeuring voor de declaratie. Dit is vaak de laatste goedkeuringspoort voordat de terugbetaling wordt verwerkt.

Het belang

Dit is de laatste goedkeuringsmijlpaal. De tijd tussen indiening en dit event vertegenwoordigt de totale goedkeuringscyclus, een belangrijke key performance indicator.

Deze activiteit markeert het moment waarop de betaling succesvol aan de medewerker wordt uitbetaald. Dit is de succesvolle voltooiing van het proces vanuit het oogpunt van de medewerker.

Het belang

Definieert een cruciaal eindpunt voor het proces, wat de meting van de totale terugbetalingstijd mogelijk maakt. Dit is een belangrijke metric voor medewerkerstevredenheid.

Vertegenwoordigt de laatste stap waarbij de onkostendata succesvol wordt geboekt naar het grootboek of ERP systeem van het bedrijf. Dit sluit de financiële afstemming van het onkostenrapport af.

Het belang

Markeert het ware einde van het proces vanuit een financieel boekhoudkundig perspectief. De tijd tussen terugbetaling en deze gebeurtenis benadrukt de efficiëntie van financiële afsluitingsactiviteiten.

Voor aanbevelingen op maat voor je data, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de daadwerkelijke flow van uw onkostenrapporten, en creëert een data-gedreven kaart van het hele traject. Het onthult verborgen bottlenecks, compliance-afwijkingen en inefficiënties die uw proces belemmeren. Dit inzicht stelt u in staat om workflows te optimaliseren, goedkeuringen te versnellen en verwerkingskosten te verlagen.

Process mining kan grondoorzaken nauwkeurig aanwijzen van trage goedkeuringscycli, frequente afwijzingen van onkostenrapporten en inconsistente beleidstoepassing. Het helpt bronnen van vertraagde medewerkersvergoedingen, buitensporig handmatig herwerk en hoge operationele kosten te identificeren. Door het ware proces te visualiseren, krijgt u duidelijkheid over waar u uw verbeteringsinspanningen op moet richten.

U heeft voornamelijk event log data nodig die een case identifier bevat, doorgaans de Expense Report ID, een activiteitsnaam voor elke stap, en een timestamp voor wanneer elke activiteit plaatsvond. Deze data stelt de process mining tool in staat om de complete reis van elke declaratie te reconstrueren. Aanvullende attributen zoals approver, bedrag of expense category kunnen de analyse verrijken.

U kunt versnelde goedkeuringen van declaraties, een lager afwijzingspercentage en consistentere beleidshandhaving verwachten. Process mining helpt workflows te optimaliseren, wat leidt tot lagere verwerkingskosten en een versterkte audit compliance paraatheid. Uiteindelijk levert het een efficiënter en transparanter onkostenbeheerproces en snellere terugbetalingen op.

Data-extractie omvat doorgaans het gebruik van de rapportagefuncties van uw systeem, API-toegang of directe databasetoegang, indien toegestaan. Het doel is het verkrijgen van een uitgebreide historische record van alle onkostenrapport gebeurtenissen, waarbij velden worden geïdentificeerd die overeenkomen met de case identifier, activity name en timestamp. Het raadplegen van de documentatie of support van uw systeem kan specifieke extractiemethoden bieden.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. De tijd omvat voornamelijk data-extractie, opschoning en het laden in een process mining tool. Meer substantiële procesverbeteringen en gerealiseerde voordelen komen doorgaans binnen drie tot zes maanden naar voren na het implementeren van aanbevolen wijzigingen.

Ja, process mining is zeer effectief in het identificeren van overtredingen van het onkostenbeleid. Door de daadwerkelijke, geobserveerde processtromen te vergelijken met vooraf gedefinieerde regels en compliance-vereisten, kan de tool afwijkingen markeren. Dit stelt organisaties in staat om proactief ongeautoriseerde stappen, ongebruikelijke goedkeuringspatronen of gemiste compliance-controles te detecteren die anders onopgemerkt zouden blijven.

Hoewel gespecialiseerde process mining software vereist is, zijn er doorgaans geen diepgaande codeervaardigheden nodig voor analyse zodra de data is voorbereid. Bekendheid met data-analyseconcepten en begrip van uw onkostenbeheerproces zijn echter wel nuttig. Sommige moderne tools bieden intuïtieve interfaces die zijn ontworpen voor zakelijke gebruikers, waardoor de behoefte aan uitgebreide technische expertise wordt verminderd.

Nee, process mining vult uw bestaande rapportage- en analyse tools aan door diepere, diagnostische inzichten te bieden. Terwijl standaardrapporten laten zien wat er is gebeurd, verklaart process mining waarom het is gebeurd door de daadwerkelijke flow en variaties van uw processen te visualiseren. Het biedt een fundamenteel begrip dat de waarde van uw huidige metrics en rapporten vergroot.

Nee, process mining is een niet-invasieve analyse techniek. Het werkt door historische data-exports uit uw systeem te analyseren, zodat het uw live expense management systeem of lopende gebruikersactiviteiten niet verstoort. De analyse vindt onafhankelijk plaats en biedt inzichten zonder operationele verstoring.

Begin Vandaag met het Optimaliseren van Uw Expense Management

Onthul verborgen inefficiënties en waarborg compliance in al uw onkostenprocessen.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • Opzetten in 5 minuten