Jouw datatemplate voor onboarding van medewerkers

Dit attribuut beschrijft één stap of gebeurtenis binnen het grotere onboardingproces. Voorbeelden zijn 'Aanbod geaccepteerd', 'Achtergrondcontrole voltooid' en 'IT-inrichting aangevraagd'. Een duidelijke en consistente naamgevingsconventie voor activiteiten is belangrijk voor een nauwkeurige en begrijpelijke procesmap.

Bij analyses wordt de activiteitsnaam gebruikt om de processtroom te visualiseren, bottlenecks tussen specifieke stappen te vinden en de frequentie van elke activiteit te meten. De naam vormt de basis van de procesmap en laat analisten zien wat er in elke fase van het onboardingtraject gebeurt. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, worden procesafwijkingen en inefficiënties zichtbaar.

Het definieert de afzonderlijke processtappen. Zo kun je een procesmap maken en workflow, bottlenecks en afwijkingen analyseren.

Afkomstig uit event logs, taakbeheermodules of audittrails binnen HR-, IT- en onboardingsystemen.

Gebeurtenistijd is de timestamp die het exacte moment van een activiteit vastlegt. Deze timestamp is belangrijk om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en doorlooptijden tussen verschillende processtappen te berekenen. De waarde moet de voltooiingstijd van een activiteit of het moment van een directe gebeurtenis weergeven.

Dit attribuut vormt de basis voor alle tijdanalyses in process mining. Je gebruikt het om KPI's zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden te berekenen. Door timestamps te analyseren, kun je bottlenecks vinden, procesprestaties vergelijken met service level agreements en de tijdsverdeling van activiteiten begrijpen.

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen te ordenen, alle tijdgerelateerde meetwaarden zoals doorlooptijd en wachttijd te berekenen en procesbottlenecks te vinden.

Te vinden in systeemlogs of transactieregistraties die aan elke onboardingtaak of mijlpaal zijn gekoppeld, vaak met het label voltooiingsdatum of aanmaakdatum.

De onboardingcase-ID is de primaire sleutel voor het volgen van het volledige onboardingtraject van één nieuwe medewerker, van begin tot eind. Elk afzonderlijk onboardingproces, van het accepteren van het eerste aanbod tot het voltooien van alle verplichte taken, krijgt een unieke identificatie. Deze ID koppelt alle gerelateerde gebeurtenissen, taken en mijlpalen aan elkaar.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het koppelen van cases. Hiermee kan de software de end-to-end-processtroom voor elke nieuwe medewerker reconstrueren. Zo worden losse gebeurtenissen zoals 'Achtergrondcontrole gestart' en 'Apparatuur geleverd' samengebracht in één samenhangende tijdlijn. Analyse op caseniveau is onmogelijk zonder een betrouwbare case-identificatie.

Dit is de sleutel om alle gerelateerde gebeurtenissen in het onboardingtraject van één nieuwe medewerker aan elkaar te koppelen. Daarmee wordt end-to-end-procesanalyse mogelijk.

Wordt meestal aangemaakt door het primaire HR- of onboardingbeheersysteem wanneer een nieuw indiensttredingsproces voor een medewerker wordt gestart.

Dit attribuut identificeert het oorspronkelijke informatiesysteem voor elke gebeurtenis in de dataset, zoals een HRIS, een Applicant Tracking System (ATS) of een IT Service Management-tool (ITSM). Omdat onboardingprocessen vaak meerdere systemen omvatten, is het belangrijk om de bron bij te houden voor datavalidatie en inzicht in interacties tussen systemen.

Bij process mining helpt het bronsysteem bij het opsporen van problemen met datakwaliteit en het begrijpen van overdrachten tussen verschillende platforms. Zo kan een analyse van de vertraging tussen een activiteit in het HR-systeem en de bijbehorende activiteit in het IT-systeem integratieproblemen of vertraging door handmatige dataoverdracht aan het licht brengen. Het geeft context voor de manier waarop bepaalde processtappen verlopen.

Het identificeert de herkomst van elke gebeurtenis. Daarmee kun je problemen met datakwaliteit opsporen en procesoverdrachten tussen verschillende bedrijfssystemen analyseren.

Deze informatie wordt meestal toegevoegd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL), of bestaat als standaardveld in een centraal datawarehouse.

Dit attribuut bevat een timestamp die het laatste moment markeert waarop de data met het bronsysteem is gesynchroniseerd. Het is een metadataveld dat belangrijk is om te begrijpen hoe actueel de geanalyseerde data is. Dit verschilt van Gebeurtenistijd, die vastlegt wanneer de bedrijfsactiviteit daadwerkelijk plaatsvond.

De timestamp van de laatste data-update is belangrijk voor datagovernance en om te zorgen dat analyses op actuele informatie zijn gebaseerd. Dashboardgebruikers kunnen hiermee zien of ze naar realtime data kijken of naar een momentopname. De timestamp is ook belangrijk bij het opsporen van problemen in datapijplijnen en het controleren of data-extracties volgens planning worden uitgevoerd.

Het geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor datagovernance en om te zorgen dat procesanalyses de huidige staat van de bedrijfsvoering weergeven.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en vastgelegd door de ETL-tool of datapijplijn tijdens het inladen van de data.

Dit attribuut geeft de organisatie-eenheid aan, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance', waartoe de nieuwe medewerker behoort. Het biedt belangrijke bedrijfscontext voor elke onboardingcase.

In process mining is de afdeling een belangrijke dimensie om te filteren en te vergelijken. Analisten kunnen onboardingprocessen per afdeling bekijken om te zien hoe prestaties binnen de organisatie verschillen. Je kunt bijvoorbeeld de gemiddelde onboardingdoorlooptijd van Engineering vergelijken met die van Marketing om goede werkwijzen of ondersteuningsbehoeften te vinden. Ook helpt dit bij het begrijpen van resourceverdeling en het vinden van afdelingsspecifieke bottlenecks in het onboardingtraject.

Hiermee kun je onboardingefficiëntie, procesvariaties en ervaringen van nieuwe medewerkers tussen verschillende bedrijfseenheden vergelijken. Zo worden mogelijkheden voor standaardisatie zichtbaar.

Meestal afkomstig uit het medewerkersprofiel of de vacaturegegevens van de nieuwe medewerker in het HR-systeem.

De eindtijd van de gebeurtenis markeert het moment waarop een activiteit met een bepaalde duur is voltooid. Veel onboardinggebeurtenissen vinden op één moment plaats, maar sommige taken, zoals 'Achtergrondcontrole' of 'Verplichte training', hebben een duidelijk begin en einde. Dit attribuut legt het eindpunt van zulke taken vast.

In process mining kun je met zowel een begin- als eindtijd de verwerkingstijd van een activiteit nauwkeurig berekenen. Dit verschilt van wachttijd, de duur tussen activiteiten. Door de verwerkingstijd te analyseren, zie je welke specifieke taken het langst duren, in plaats van alleen lange vertragingen tussen stappen te vinden. Dit is belangrijk voor nauwkeurige modellen van resourcegebruik en een gedetailleerde bottleneckanalyse binnen specifieke taken.

Hiermee kun je nauwkeurig berekenen hoe lang specifieke activiteiten duren, oftewel de verwerkingstijd. Dat is belangrijk voor resourceanalyse en het vinden van inefficiënte taken.

Meestal te vinden in taakbeheer- of workflowsystemen waarin een activiteit afzonderlijke statussen heeft, zoals 'In behandeling' en 'Voltooid'.

Het attribuut Functietitel geeft de officiële titel aan van de functie die de nieuwe medewerker gaat vervullen, zoals 'Software Engineer', 'Accountmanager' of 'HR-generalist'. Deze informatie maakt de onboardinganalyse gedetailleerder.

Door het proces per functietitel of functieniveau te analyseren, kunnen belangrijke patronen zichtbaar worden. De onboarding van directieleden kan bijvoorbeeld sterk verschillen van en langer duren dan die van medewerkers op instapniveau. Met dit attribuut kun je procesweergaven maken voor verschillende medewerkersgroepen. Zo vergelijk je vergelijkbare functies en ontwerp je onboardingpaden per rol.

Hiermee kun je analyseren hoe het onboardingproces per rol verschilt. Dat helpt bij het vinden van mogelijkheden voor rolspecifieke procesoptimalisatie en aanpassingen.

Afkomstig uit de vacaturegegevens of de functiegegevens van de medewerker in het Human Resources Information System (HRIS).

Dit attribuut geeft de geografische of fysieke locatie aan waar de nieuwe medewerker werkt. Dat kan een stad, land, specifiek kantoorgebouw of aanduiding zoals 'Op afstand' zijn.

Locatie is een belangrijke analys dimensie, omdat onboardingprocessen per regio sterk kunnen verschillen door andere wettelijke vereisten, kantoorlogistiek of regionale managementpraktijken. Door processen per locatie te filteren of te vergelijken, kunnen organisaties regionale verschillen vinden, compliance met lokale regelgeving bewaken en de onboardingervaring waar passend standaardiseren. Dit is vooral relevant voor internationale bedrijven die lokale behoeften willen combineren met bedrijfsstandaarden.

Hiermee kun je geografische verschillen in het onboardingproces analyseren. Dat is belangrijk om compliance te bewaken en de ervaring binnen een internationale organisatie te standaardiseren.

Deze informatie staat meestal in het medewerkersprofiel in het HR-systeem en wordt vaak bepaald door de vacaturegegevens.

De medewerkers-ID is de unieke code die aan een nieuwe medewerker wordt toegewezen zodra die officieel in het HR-informatiesysteem (HRIS) van het bedrijf is opgenomen. Deze identificatie verschilt van de onboardingcase-ID en is de primaire sleutel voor het permanente medewerkersrecord.

De onboardingcase-ID volgt het proces, terwijl de medewerkers-ID de onboardingactiviteiten aan een specifieke persoon koppelt. Zo kun je onboardingervaringen op lange termijn vergelijken met toekomstige prestaties, betrokkenheid of behoud van medewerkers. Je kunt de onboardingdata ook verrijken met andere medewerkersattributen, zoals diensttijd of functiewijzigingen uit het centrale HR-systeem.

Het koppelt het onboardingproces aan het permanente medewerkersrecord. Zo kun je op lange termijn analyseren hoe onboarding het behoud en de prestaties van medewerkers beïnvloedt.

Afkomstig uit het centrale Human Resources Information System (HRIS) of het masterbestand met medewerkersdata zodra het profiel van de nieuwe medewerker is aangemaakt.

Dit attribuut is de officiële datum waarop de nieuwe medewerker in dienst treedt. Het is een belangrijke mijlpaal in het onboardingproces en dient als referentiepunt voor veel prestatiemaatstaven.

De startdatum van de medewerker wordt gebruikt om de fasen vóór en na de start van elkaar te scheiden. De datum is nodig om KPI's zoals 'Gereedheid op de eerste werkdag' en 'Doorlooptijd vóór indiensttreding' te berekenen. Door timestamps van activiteiten zoals 'Apparatuur geleverd' met de startdatum te vergelijken, kunnen bedrijven meten hoe goed ze de komst van een nieuwe medewerker voorbereiden. De datum vormt een belangrijke deadline voor alle preboardingactiviteiten.

Het is een belangrijke datum die preboarding en activiteiten na de start van elkaar scheidt. Ook is de datum nodig om 'Gereedheid op de eerste werkdag' en andere belangrijke KPI's te meten.

Dit datumveld staat in het contract of profiel van de medewerker in het Human Resources Information System (HRIS).

Dit attribuut identificeert wie of wat een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd. Dat kan een specifieke gebruiker zijn, zoals de wervingsmanager, een rol zoals 'IT-support' of een geautomatiseerd systeem of bot. Deze informatie is belangrijk om resourcebetrokkenheid en overdrachten in het proces te begrijpen.

Door de uitvoerder van gebeurtenissen te analyseren, kun je een sociaal netwerk of organisatiemap maken die interacties en werkbelasting laat zien. Je kunt vaststellen welke afdelingen of personen bottlenecks veroorzaken en waar automatisering mogelijk is door repetitieve handmatige taken te vinden. Inzicht in wie welke taak uitvoert, helpt bij resourceoptimalisatie en betere samenwerking tussen functies.

Het laat zien wie elke taak uitvoert. Daarmee kun je werkverdeling, efficiëntie van overdrachten en mogelijkheden voor automatisering analyseren.

Te vinden in de audittrail of eventlogdata van het bronsysteem, vaak vastgelegd als 'Gebruikers-ID', 'Gewijzigd door' of 'Systeemagent'.

Het attribuut Wervingsmanager identificeert de directe leidinggevende van de nieuwe medewerker. Deze persoon is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de integratie, training en eerste prestaties van de nieuwe medewerker.

Door activiteiten per wervingsmanager te analyseren, kunnen verschillen in betrokkenheid en effectiviteit tijdens onboarding zichtbaar worden. Je ziet welke managers hun onboardingtaken efficiënt afronden en welke managers extra ondersteuning of training nodig hebben. Deze informatie helpt om de verantwoordelijkheid van managers en de consistentie van de onboardingervaring te verbeteren. De directe manager heeft daar veel invloed op.

Het helpt bij het beoordelen van de prestaties en consistentie van managers bij het uitvoeren van hun onboardingverantwoordelijkheden. Dat heeft direct invloed op de ervaring van nieuwe medewerkers en hun tijd tot productiviteit.

Afkomstig uit de vacaturegegevens of de rapportagestructuur van de medewerker in het HR-systeem.

Dit attribuut deelt de arbeidsrelatie van de nieuwe medewerker met het bedrijf in. Veelvoorkomende waarden zijn 'Fulltime', 'Parttime', 'Contractant' en 'Stagiair'. Het type arbeidsrelatie bepaalt vaak de complexiteit en vereisten van het onboardingproces.

Door het proces per arbeidsrelatie te analyseren, krijg je inzicht in procesvariaties. De onboarding van een contractant kan bijvoorbeeld veel korter zijn en andere juridische en IT-stappen omvatten dan die van een fulltime medewerker. Door op dit attribuut te segmenteren, worden prestatiemaatstaven eerlijk vergeleken en kunnen organisaties afzonderlijke onboardingpaden voor verschillende typen medewerkers optimaliseren.

Hiermee kun je het onboardingproces segmenteren voor verschillende typen medewerkers. Zo worden prestaties eerlijk vergeleken en kunnen afzonderlijke procespaden worden geoptimaliseerd.

Dit kernattribuut staat in de functie- of positiedata van de medewerker in het centrale HR-systeem.

Dit attribuut bevat de volledige naam van de nieuwe medewerker. Het biedt een leesbare identificatie voor elke onboardingcase, zodat gebruikers specifieke gevallen kunnen onderzoeken zonder ID-nummers op te zoeken.

De naam van de nieuwe medewerker wordt meestal niet gebruikt voor geaggregeerde procesanalyses, maar is erg nuttig voor operationele monitoring en het bekijken van afzonderlijke cases. Een live dashboard dat de voortgang van onboarding volgt, kan bijvoorbeeld de namen tonen van nieuwe medewerkers die in een bepaalde fase vastlopen. HR-medewerkers of managers kunnen dan meteen ingrijpen. Dit maakt procesminingdashboards praktischer in gebruik.

Biedt een leesbare identificatie voor afzonderlijke cases. Zo kunnen managers en HR-medewerkers specifieke onboardingtrajecten eenvoudiger volgen en onderzoeken.

Afkomstig uit het profiel van de nieuwe medewerker in het Applicant Tracking System (ATS) of Human Resources Information System (HRIS).

Dit attribuut geeft op hoofdlijnen aan waar de onboardingcase zich in de levenscyclus bevindt. Veelvoorkomende statussen zijn 'In behandeling', 'Voltooid', 'Geannuleerd' en 'In de wacht'. Dit is meestal een attribuut op caseniveau dat verandert naarmate het proces vordert.

De onboardingstatus is vooral nuttig voor operationele monitoring en dashboards op hoofdlijnen. Belanghebbenden zien snel hoeveel onboardings actief of voltooid zijn en waar problemen spelen. In process mining kun je dit attribuut gebruiken om onvolledige of geannuleerde cases te filteren. Zo kun je de hoofdoorzaak analyseren en begrijpen waarom sommige onboardingprocessen niet succesvol worden afgerond.

Het biedt een overzicht van de voortgang van cases. Daarmee kun je operationele monitoring uitvoeren en de hoofdoorzaak van onvolledige of geannuleerde onboardingprocessen analyseren.

Deze status wordt meestal beheerd en bijgewerkt in het primaire onboarding- of HR-workflowbeheersysteem.