Datatemplate voor order-to-cash-verwerking van verkooporders

De activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal in de levenscyclus van een verkooporder, zoals 'Verkooporder aangemaakt', 'Kredietcontrole uitgevoerd' of 'Goederen verzonden'. Elke activiteit staat voor een afzonderlijke handeling op de verkooporder en vormt een bouwsteen van de proceskaart.

Voor analyses is dit attribuut onmisbaar om de procesflow zichtbaar te maken, veelvoorkomende routes te herkennen en afwijkingen van de standaardprocedure op te sporen. Aan de hand van de volgorde van activiteiten kunnen analisten bottlenecks, herstelwerk (zoals herhaalde activiteiten voor het wijzigen van een verkooporder) en afwijkingen van de compliance-eisen vinden. Dit attribuut vormt de basis voor dashboards zoals 'Procesconformiteit en -afwijkingen' en KPI's zoals 'Herstelwerkpercentage verkooporders'.

Dit attribuut bepaalt welke stappen het proces bevat. Zo kun je de proceskaart weergeven, procesflows analyseren en herstelwerk of afwijkingen opsporen.

Vaak afgeleid uit statuswijzigingen van documenten, event logs of transactiecodes in de verkoop-, leverings- en facturatiemodules van het bronsysteem.

Het tijdstip van de gebeurtenis is een timestamp die het exacte moment van een activiteit vastlegt. Dit attribuut geeft het proces een tijdscontext, zodat alle gebeurtenissen bij een verkooporder chronologisch kunnen worden gerangschikt.

Deze timestamp is nodig voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van afzonderlijke stappen te bepalen en vertragingen of bottlenecks op te sporen. De KPI 'Doorlooptijd van orderafhandeling' wordt bijvoorbeeld berekend als het verschil tussen het tijdstip van de laatste leveringsactiviteit en dat van de eerste orderaanmaakactiviteit. Dashboards zoals 'Overzicht doorlooptijd verkooporder' zijn volledig afhankelijk van dit attribuut.

Deze timestamp is nodig om prestatiemetrieken zoals doorlooptijden en duur te berekenen en bottlenecks op te sporen.

Meestal te vinden bij elke transactie of statusupdate, vaak aangeduid als aanmaakdatum, wijzigingsdatum of boekingsdatum.

De verkooporder-ID vormt de basis voor process mining in Order to Cash. Deze unieke code identificeert elke procesinstantie, van aanmaak tot afsluiting. De ID fungeert als primaire sleutel die alle bijbehorende activiteiten, gebeurtenissen en datapunten met elkaar verbindt. Zo ontstaat een compleet beeld van het traject van één order.

Met dit attribuut kun je tijdens analyses de levenscyclus van elke verkooporder reconstrueren. Je kunt de volgorde van gebeurtenissen volgen, de tijd tussen activiteiten meten en metrieken per order berekenen. Voor de KPI 'Doorlooptijd van orderafhandeling' groepeer je bijvoorbeeld alle activiteiten op basis van hun verkooporder-ID en bereken je het tijdsverschil tussen de eerste en laatste gebeurtenis.

Deze ID is belangrijk om afzonderlijke orders door het proces te volgen en doorlooptijden, bottlenecks en afwijkingen per case te analyseren.

Meestal te vinden in de kopgegevenstabel van verkooporderdocumenten in het bronsysteem, zoals een ERP- of CRM-systeem.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan in welk registratiesysteem de gebeurtenisdata is aangemaakt. In moderne organisaties loopt een end-to-end-proces zoals Order to Cash vaak door meerdere applicaties, bijvoorbeeld een CRM-systeem voor het aanmaken van orders en een ERP-systeem voor de afhandeling en facturering.

Bij analyses helpt dit attribuut om de technologische omgeving van het proces te begrijpen. Je kunt er integratiepunten en mogelijke problemen met de consistentie van data tussen systemen mee opsporen. Door activiteiten per bronsysteem te analyseren, zie je of bepaalde processtappen anders verlopen of meer vertraging oplopen in het ene systeem dan in het andere.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen, zodat je de herkomst van data kunt volgen en procesvariaties per systeem kunt opsporen.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens de data-extractie (ETL) of is een standaardveld in datawarehouses.

Dit attribuut bevat de timestamp waarop de data voor het laatst in de process mining-omgeving is geladen. Het geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is en verschilt van het tijdstip van de gebeurtenis, dat vastlegt wanneer de bedrijfsactiviteit daadwerkelijk plaatsvond.

Deze informatie wordt meestal niet gebruikt voor een directe analyse van de procesflow, maar is wel belangrijk voor datagovernance en betrouwbare bevindingen. Analisten en gebruikers kunnen hiermee beoordelen hoe actueel de inzichten zijn. Als de laatste data-update bijvoorbeeld een week geleden was, moet je daar rekening mee houden bij conclusies over de huidige prestaties.

Dit geeft aan hoe actueel de data is, zodat analyses op recente informatie zijn gebaseerd en conclusies relevant blijven.

Dit wordt meestal aangemaakt en opgeslagen door de data-extractietool (ETL) of het process mining-platform tijdens het inladen van de data.

Het attribuut Gebruikersnaam geeft aan welke persoon of geautomatiseerde agent verantwoordelijk was voor een activiteit. Dat kan een verkoopmedewerker zijn die de order heeft aangemaakt, een kredietmanager die deze heeft goedgekeurd of een systeemgebruiker die automatisch een betaling heeft geboekt.

Met dit attribuut kun je het proces vanuit menselijk perspectief analyseren. Je kunt de werkverdeling bekijken, prestaties van teams of personen vergelijken en opleidingsbehoeften opsporen. Het is ook belangrijk voor compliance en het auditspoor. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, zie je wie betrokken is bij herstelwerk of gedrag dat niet aan de regels voldoet. Dit attribuut vormt bovendien de basis voor de KPI 'Percentage handmatige tussenkomst'.

Geeft aan welke persoon of welk systeem een activiteit uitvoert. Zo kun je de werkverdeling, teamprestaties, automatiseringsgraad en compliance analyseren.

Vaak te vinden in transactielogs of wijzigingsgeschiedenis van documenten, bijvoorbeeld onder 'Gemaakt door' of 'Gewijzigd door'.

Dit attribuut identificeert de externe partij voor wie de verkooporder wordt verwerkt. Het kan een uniek klantnummer, een bedrijfsnaam of een andere code zijn waarmee je de klant kunt onderscheiden.

Met process mining kun je de data op basis van klantidentificatie segmenteren. Analisten kunnen de proceskaart filteren om te zien hoe het proces voor een specifieke klant verloopt, of procesflows van verschillende klantgroepen vergelijken, zoals strategische klanten en incidentele kopers. Zo komen aangepaste processen aan het licht en kun je klanten opsporen die vaak procesafwijkingen of vertragingen veroorzaken. Dat levert waardevolle informatie op voor klantrelatiebeheer.

Hiermee kun je processen voor verschillende klanten of klantgroepen filteren en vergelijken, om aangepaste processen of problematische accounts op te sporen.

Te vinden in de kopgegevens van de verkooporder, gekoppeld aan de stamgegevens van de klant in het ERP- of CRM-bronsysteem.

De orderwaarde is de totale financiële waarde van de verkooporder. Deze financiële metriek geeft aan hoe groot elke case is.

Met dit attribuut kun je processen analyseren op basis van waarde en problemen prioriteren door te kijken naar orders met een hoge waarde. Analisten kunnen bijvoorbeeld onderzoeken of zulke orders langere doorlooptijden hebben of vaker herstelwerk vereisen dan orders met een lagere waarde. Je kunt er ook de financiële gevolgen van procesinefficiënties mee berekenen, zoals de totale waarde van orders die door een specifieke bottleneck vertraging oplopen. Zo onderbouw je de businesscase voor procesverbetering.

Maakt analyse op basis van waarde mogelijk. Zo kun je procesverbeteringen prioriteren voor orders met een hoge waarde en de financiële gevolgen van vertragingen berekenen.

Beschikbaar in de kopgegevens van de verkooporder, vaak berekend als de som van de nettowaarden van alle orderregels.

De productidentificatie, zoals een materiaalnummer of SKU, geeft aan wat er wordt verkocht. Een verkooporder kan meerdere producten bevatten. Dit attribuut staat vaak voor het hoofdproduct of kan voor analyses op hoofdlijnen worden samengevoegd tot een productcategorie.

Met dit attribuut kun je het Order-to-Cash-proces vanuit productperspectief bekijken. Uit de analyse kan blijken dat bepaalde producten samenhangen met langere afhandelingstijden, vaker problemen bij de levering of meer annuleringen. Deze informatie is belangrijk voor supplychainplanning, voorraadbeheer en de productportfoliostrategie. Als een productlijn bijvoorbeeld steeds vertraging oploopt bij de stap 'Vrijgegeven aan magazijn', kun je de voorraadniveaus of de plaatsing in het magazijn onderzoeken.

Hiermee kun je de procesprestaties voor verschillende producten of productgroepen analyseren en productspecifieke bottlenecks of problemen opsporen.

Te vinden op het niveau van de orderregel. Voor analyses per case kan dit attribuut staan voor de belangrijkste orderregel of een afgeleide productcategorie.

Het verkoopkanaal geeft aan waar of hoe een order is geplaatst. Dat kan via een online portaal, een direct verkoopteam, een EDI-koppeling met een partner of een winkel.

Door het proces per verkoopkanaal te analyseren, zie je verschillen in efficiëntie en procesconformiteit. Orders via internet kunnen bijvoorbeeld grotendeels geautomatiseerd en snel worden verwerkt, terwijl directe verkoop meer handmatige wijzigingen en langere goedkeuringsrondes met zich mee kan brengen. Met deze analyse kun je de procesflow per kanaal verbeteren en middelen doelgerichter inzetten. Het verkoopkanaal is ook een belangrijke dimensie voor dashboards zoals 'Bottlenecks in orderafhandeling'.

Hiermee kun je de procesprestaties per kanaal vergelijken en verschillen in efficiëntie, automatisering en procesconformiteit opsporen.

Deze informatie staat meestal in de kopgegevens van de verkooporder en is vaak een verplicht veld bij het invoeren van een order.

Na controle van de voorraad en productieplanning geeft het bedrijf een bevestigde leverdatum door. Dit is de toezegging aan de klant en de interne maatstaf voor de prestaties van de orderafhandeling.

Met dit attribuut kun je de interne efficiëntie beoordelen. Voor de KPI 'Percentage tijdige leveringen' vergelijk je de bevestigde leverdatum met de werkelijke leverdatum om te bepalen of het bedrijf zijn toezegging is nagekomen. Grote verschillen tussen de gewenste en bevestigde leverdatum bij veel orders kunnen wijzen op structurele problemen met de berekening van de beschikbare voorraad of de capaciteitsplanning.

Dit is de toezegging van het bedrijf aan de klant en de interne maatstaf voor tijdige levering en betrouwbare orderafhandeling.

Te vinden in de planningsregels van de verkooporder. De datum wordt vaak bijgewerkt na een beschikbaarheidscontrole of productieplanningsrun.

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen taken die door gebruikers worden uitgevoerd en taken die automatisch door het systeem worden afgehandeld, bijvoorbeeld via achtergrondtaken, API’s of RPA-bots. Een kredietcontrole kan bijvoorbeeld automatisch verlopen, terwijl het opheffen van een kredietblokkade meestal handmatig gebeurt.

Voor initiatieven rond digitale transformatie is het belangrijk om het proces vanuit automatisering te bekijken. Deze aanduiding is de belangrijkste databron voor het berekenen van de KPI ‘Percentage handmatige interventies’. Zo zie je welke processtappen grotendeels automatisch verlopen en waar nog handmatig werk nodig is. De analyse laat zien waar verdere automatisering mogelijk is om kosten en fouten te beperken en doorlooptijden te verkorten.

Maakt onderscheid tussen handmatige en geautomatiseerde taken. Dat is belangrijk om de mate van automatisering te meten en mogelijkheden voor procesverbetering te vinden.

Deze informatie is af te leiden uit het attribuut ‘Gebruikersnaam’, bijvoorbeeld door systeemgebruikers zoals ‘BATCH_USER’ te herkennen, of uit specifieke velden in event logs die de uitvoeringscontext vastleggen.

Deze datum geeft aan wanneer de klant de levering verwacht. De datum wordt aan het begin van het proces vastgelegd en is de belangrijkste maatstaf voor de tevredenheid van de klant over de levertijd.

Bij procesanalyses vergelijk je de gewenste leverdatum met andere belangrijke datums, zoals de bevestigde en werkelijke leverdatum, om het serviceniveau te meten. Deze datum is een belangrijke invoer voor het dashboard 'Prestaties van tijdige levering'. Je gebruikt hem om te bepalen of de levering op tijd was, vanuit het oogpunt van de klant. Verschillen tussen de gewenste en bevestigde leverdatum kunnen ook problemen met planning en roostering aan het licht brengen.

Geeft de leververwachting van de klant weer en vormt de basis voor het meten van tijdige leveringen en klanttevredenheid.

Meestal te vinden in de kopgegevens of orderregels van de verkooporder. De datum wordt ingevoerd wanneer de order wordt aangemaakt.

De orderstatus geeft op een bepaald moment een beeld van de fase waarin de verkooporder zich bevindt. Het is een categorie die de huidige status van de order samenvat.

De volgorde van activiteiten geeft een gedetailleerde proceskaart. Met het attribuut Orderstatus maak je een eenvoudiger overzicht op hoofdlijnen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op alle orders met een bepaalde status, zoals 'Geblokkeerd vanwege kredietcontrole'. Door te analyseren hoelang orders in verschillende statussen blijven, kun je ook bottlenecks opsporen, bijvoorbeeld orders die te lang op goedkeuring wachten.

Geeft een samenvatting op hoofdlijnen van de status van een order. Je kunt ermee filteren, statussen analyseren en orders opsporen die in een bepaalde fase vastlopen.

Dit is een standaardveld in de kopgegevens van de meeste verkooporderdocumenten in ERP- en CRM-systemen.

Wanneer een verkooporder wordt geannuleerd of een artikel wordt afgewezen, geeft de reden voor afwijzing context bij deze uitkomst. Mogelijke redenen zijn bijvoorbeeld ‘Geannuleerd door klant’, ‘Onjuiste prijs’ en ‘Niet op voorraad’.

Dit attribuut is essentieel om de oorzaken van procesproblemen te analyseren. Door te kijken hoe vaak verschillende afwijsredenen voorkomen, kan een bedrijf structurele problemen opsporen. Veel annuleringen vanwege een onjuiste prijs kunnen bijvoorbeeld wijzen op problemen met het opstellen van offertes of met stamgegevens. Deze analyse helpt om het percentage ‘In één keer goed’ te verhogen en verspilling in het proces terug te dringen.

Legt uit waarom orders mislukken en helpt de onderliggende problemen met prijzen, voorraad of klantcommunicatie op te sporen.

Dit gegeven staat meestal op het niveau van de orderregel. Bij annulering van een artikel wordt een code gekozen uit een vooraf bepaalde lijst.

De uiterste betaaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingstermijn van de klant. De datum bepaalt wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn en speelt een belangrijke rol in het debiteurenproces.

Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van het financiële deel van de Order-to-Cash-cyclus. Het is de maatstaf om te bepalen of een betaling op tijd was en vormt een directe invoer voor de KPI 'Percentage tijdige betalingen'. Het dashboard 'Doorlooptijd van factuur tot betaling' gebruikt deze datum om betaalgedrag te analyseren en het werkkapitaal te beheren. Door vertragingen tussen het aanmaken van de factuur en de betaling met deze datum te vergelijken, kun je klanten opsporen die laat betalen.

Deze datum is belangrijk voor financiële analyses en vormt de basis voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen en het beheren van debiteuren.

Meestal te vinden op de klantfactuur. De datum wordt afgeleid van de factuurdatum en de betalingstermijn in de stamgegevens van de klant of de verkooporder.

De werkelijke leverdatum is de timestamp waarop de succesvolle levering van de goederen aan de klant wordt vastgelegd. Deze datum is vaak gebaseerd op een Proof of Delivery van de vervoerder.

Dit attribuut is de definitieve maatstaf voor een geslaagde orderafhandeling. Je gebruikt het om het 'Percentage tijdige leveringen' te berekenen door de datum te vergelijken met zowel de gewenste als de bevestigde leverdatum. Door het tijdsverschil tussen de activiteit 'Goederen verzonden' en de werkelijke leverdatum te analyseren, krijg je ook inzicht in de prestaties van logistieke partners en verzendmethoden.

Dit is het definitieve bewijs dat de order is afgehandeld. Je hebt deze datum nodig om het percentage tijdige leveringen en de totale doorlooptijd van orderafhandeling nauwkeurig te berekenen.

Vaak afkomstig uit een extern logistiek of verzendsysteem en teruggekoppeld naar het ERP-systeem. De datum kan worden afgeleid uit de timestamp van de activiteit 'Goederen geleverd'.