> Continue procesverbetering > Kredietbeheer en incasso > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je kredietbeheer en incasso

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van kredietbeheer en incasso in Dynamics 365.
Datatemplate downloaden
Verbeter je kredietbeheer en incasso
Kredietbeheer en incasso
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer kredietbeheer en incasso in Dynamics 365

In veel processen voor kredietbeheer en incasso zitten verborgen inefficiënties die betalingen vertragen en je days sales outstanding verhogen. Met ons platform zie je snel waar de knelpunten in je bedrijfsvoering zitten. Zo maak je de volledige credit-to-cash-cyclus efficiënter, met een betere cashflow als resultaat.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Credit Management & Collections in Dynamics 365 optimaliseren?

Effectief Credit Management & Collections is belangrijk voor de financiële gezondheid van elke organisatie. Microsoft Dynamics 365 biedt krachtige hulpmiddelen, maar ook daar kunnen inefficiënte processen je cashflow onder druk zetten en je days sales outstanding, of DSO, verhogen. Vertraagde betalingen, ineffectieve incassostrategieën en een langdurige afhandeling van disputes hebben rechtstreeks invloed op je werkkapitaal en winstgevendheid. Zonder een helder beeld van hoe je processen echt worden uitgevoerd, is het lastig om de oorzaken te vinden. Vaak gebeurt dat handmatig en kost het veel tijd.

Denk aan een factuur die ongewoon lang openstaat, een aanmaning die te laat of juist te vroeg wordt verstuurd. Zulke kleine afwijkingen kunnen zich bij duizenden facturen opstapelen tot een flinke financiële last en zelfs klantrelaties schaden. Om financieel goed te kunnen sturen, moet je de volledige route van elke factuur begrijpen, van kredietbeoordeling tot de uiteindelijke betaling of afboeking. Met dit inzicht voorkom je dubieuze debiteuren, voldoe je aan interne beleidsregels en externe regelgeving en verbeter je uiteindelijk je resultaat.

Hoe process mining Credit & Collections efficiënter maakt

Process mining biedt een praktische manier om je Credit Management & Collections-processen in Microsoft Dynamics 365 te begrijpen en te verbeteren. Door event logs uit je systeem te analyseren, reconstrueert het de werkelijke flow van elke factuur. Zo zie je hoe het werk echt wordt uitgevoerd, niet alleen hoe het volgens de procedure zou moeten gaan. Je krijgt een objectief beeld van je credit-to-cash-cyclus en brengt procesafwijkingen, knelpunten en herstelwerk automatisch in kaart. Je ziet bijvoorbeeld precies waar betalingsgoedkeuringen blijven hangen, waarom bepaalde klanten steeds te laat betalen en of collectionactiviteiten in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd.

De focus ligt op de volledige route van een factuur, van de eerste kredietbeoordeling en het aanmaken van de factuur tot de betaling en eventuele incassoactiviteiten. Zo zie je het werkelijke effect van activiteiten als "Credit Limit Requested", "Invoice Generated", "Overdue Reminder Sent" en "Payment Received". Je kunt de effectiviteit van dunning analyseren, de werkelijke tijd tussen "Payment Due Date Passed" en "Collection Call Made" volgen en begrijpen welke routes een factuur aflegt voordat deze de status "Invoice Settled" of "Invoice Written Off" bereikt. Deze data helpt je om je proces te verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames.

Belangrijkste verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Wanneer je process mining toepast op Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365, komen meestal verschillende verbeterpunten naar voren:

  • Doorlooptijd van kredietgoedkeuring verkorten: Breng vertragingen in het proces "Credit Limit Approved" in kaart. Verkort de tijd tussen aanvraag en beslissing en versnel zo de verwerking van verkooporders.
  • Incassostrategieën verbeteren: Analyseer hoe effectief verschillende dunningniveaus en collectionactiviteiten zijn, zoals "Overdue Reminder Sent" en "Collection Call Made". Bepaal welke volgorde en timing het beste werken voor specifieke klantsegmenten en verkort het aantal dagen dat facturen achterstallig zijn.
  • Disputes sneller afhandelen: Breng knelpunten in de cyclus van "Dispute Registered" tot "Dispute Resolved" in kaart. Zo blijven facturen minder lang in dispute en komt de betaling sneller binnen.
  • Handmatig werk en herstelwerk verminderen: Vind facturen die herhaaldelijk worden behandeld of vaak handmatig worden aangepast. Dat kan wijzen op mogelijkheden voor automatisering of standaardisatie.
  • Compliance verbeteren: Controleer of krediet- en incassobeleid, zoals de timing van aanmaningen en het starten van afboekingsprocedures, overal in de organisatie consequent wordt gevolgd.

Meetbare resultaten van procesoptimalisatie

Met process mining voor je Credit Management & Collections-processen in Microsoft Dynamics 365 kun je concrete resultaten behalen:

  • Snellere cashflow: Verkort de totale credit-to-cash-cyclus, zodat werkkapitaal sneller beschikbaar komt.
  • Lagere Days Sales Outstanding (DSO): Optimaliseer je incassostrategieën en verbeter de tijdigheid van betalingen. Dat heeft rechtstreeks effect op je DSO.
  • Lagere kosten voor dubieuze debiteuren: Breng risicovolle facturen en klanten vroeg in kaart en beperk zo de noodzaak voor "Invoice Written Off".
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Vereenvoudig activiteiten, verminder handmatig werk en schrap onnodige stappen. Zo houdt je team tijd over voor werk met meer waarde.
  • Betere klantrelaties: Zorg voor consistente, eerlijke en tijdige communicatie over krediet en betalingen. Dat versterkt vertrouwen en loyaliteit.

Aan de slag met je Credit & Collections-proces

Je hebt geen uitgebreide technische kennis nodig om grip te krijgen op je Credit Management & Collections-processen in Microsoft Dynamics 365. Met onze oplossing koppel je je Dynamics 365-data snel, visualiseer je je werkelijke processen en vind je inzichten waar je meteen mee aan de slag kunt. Begin vandaag nog aan een efficiëntere bedrijfsvoering, een sterkere cashflow en effectiever financieel beheer.

Kredietbeheer en incasso Debiteurenbeheer Factuurverwerking Schuldinning DSO verlagen Cashflow verbeteren Kredietrisico Financiële bedrijfsvoering Betalingsvertragingen Aanmaningsproces Kredietcontrole Incassoproces Schuldinning Aanmaningen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Veel organisaties hebben moeite met dunningprocessen die niet op tijd tot betalingen leiden. Daardoor blijft de Days Sales Outstanding (DSO) hoog. Zonder inzicht in de routes die facturen door de incassofases volgen, worden acties soms verkeerd gepland of te laat uitgevoerd. Ze zetten klanten dan niet meer aan tot betalen. ProcessMind analyseert je Credit Management & Collections-data in Microsoft Dynamics 365 en brengt de route van elke factuur in kaart. Je ziet welke dunningstappen werken, waar facturen blijven hangen en welke patronen in betaalgedrag voorkomen. Zo verbeter je je incassostrategie en cashflow.

Een hoge DSO legt belangrijk werkkapitaal vast. Dat beperkt investeringsmogelijkheden en heeft invloed op je financiële gezondheid. De oorzaken van lange betaalcycli blijven vaak verborgen in complexe procesvarianten. Daardoor is het lastig om te bepalen waar vertragingen steeds terugkomen in de levenscyclus van je facturen. ProcessMind geeft je binnen Microsoft Dynamics 365 end-to-end inzicht in je credit-to-cash-cyclus, van het aanmaken van de factuur tot het boeken van de betaling. Door elke stap te analyseren, brengt het knelpunten precies in kaart, zoals lange goedkeuringstijden of vertraagde dunningacties. Zo kun je je DSO verlagen en je cashflow verbeteren.

Onopgeloste disputes over facturen kunnen betalingen flink vertragen, klantrelaties schaden en waardevolle capaciteit kosten. Zonder helder inzicht in het volledige proces voor disputeafhandeling is het lastig om de oorzaken van vertragingen te vinden en verantwoordelijke teams aan te spreken. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van facturen met een dispute in kaart, van registratie tot oplossing binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar disputes blijven hangen, welke oplossingsroutes vaak voorkomen en hoe je workflows kunt verbeteren om disputes sneller af te handelen en betalingsachterstanden te beperken.

Collectionteams werken vaak reactief. Ze bellen klanten en sturen herinneringen zonder duidelijke strategie op basis van data. Daardoor gaat tijd verloren aan cases met lage prioriteit, worden kansen bij waardevolle klanten gemist en worden de beschikbare collectorcapaciteiten niet goed verdeeld. ProcessMind analyseert met data uit Microsoft Dynamics 365 de activiteiten van individuele collectors en het effect daarvan op ontvangen betalingen. Je ziet overbodige stappen, kunt werkwachtrijen beter inrichten en gerichte acties bepalen op basis van factuurhistorie en klantsegment. Zo richt je team zich op collections met de grootste impact.

Het niet naleven van interne of externe aanmaningsrichtlijnen kan leiden tot juridische risico's, klachten van klanten en een inconsistente aanpak van incasso. Door handmatige controle is het vrijwel onmogelijk om er consequent voor te zorgen dat elke factuur de juiste volgorde en timing volgt voor betalingsherinneringen en incassoacties. ProcessMind controleert automatisch de werkelijke volgorde van aanmaningsactiviteiten aan de hand van jouw vastgelegde regels binnen Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365. Afwijkingen, zoals overgeslagen stappen of een onjuiste timing, worden meteen gemarkeerd. Zo voldoe je beter aan het beleid en verklein je compliancerisico's.

Ook nadat een klant heeft betaald, kunnen vertragingen bij het koppelen van die betaling aan de juiste factuur grote gevolgen hebben. Denk aan onjuiste ouderdomsrapportages, onnodige incassoacties en ontevreden klanten. Deze interne vertragingen maken financiële rapportages en inzicht in de cashflow minder betrouwbaar. ProcessMind volgt binnen je Microsoft Dynamics 365-data de route van 'Payment Received' naar 'Payment Posted' en laat zien waar het proces voor betalingsverwerking vertraagt. Je ziet welke stappen of factoren de vertraging veroorzaken. Zo kun je de bedrijfsvoering efficiënter maken en de nauwkeurigheid van je debiteurenadministratie verbeteren.

Ineffectief beheer van kredietlimieten kan je organisatie blootstellen aan een onnodig risico op oninbare vorderingen. Te strenge limieten kunnen de verkoop juist afremmen. Het proces voor aanvragen en goedkeuren van kredietlimieten is vaak weinig transparant. Daardoor ontstaan inconsistente beslissingen en reageren teams trager op klantbehoeften. ProcessMind analyseert het volledige proces voor aanvragen en goedkeuren van kredietlimieten binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar goedkeuringen vertragen, of kredietlimieten aansluiten bij het betaalgedrag van klanten en hoe je het kredietbeoordelingsproces kunt verbeteren. Zo houd je risico en omzetgroei in balans.

Veelvuldige afboekingen van facturen leiden rechtstreeks tot financiële verliezen en wijzen op structurele problemen in de credit-to-cash-cyclus. Om te begrijpen waarom bepaalde facturen oninbaar worden, moet je hun volledige geschiedenis bekijken. Van de eerste verkoop tot alle incassoacties. Zo ontdek je gemiste kansen en terugkerende patronen. ProcessMind brengt met je Microsoft Dynamics 365-data de volledige route in kaart van facturen die uiteindelijk worden afgeboekt. Je ziet veelvoorkomende oorzaken, onvoldoende incassoacties en klantsegmenten of factuurtypen met een groter risico op afboeking. Daarmee kun je risico's eerder beperken.

Een uniforme incassostrategie voor alle klanten leidt vaak tot een inefficiënte inzet van bronnen. Klanten verschillen in waarde, betaalgeschiedenis en sector. Daarom hebben ze een aanpak op maat nodig. Zonder gedetailleerd inzicht in het proces is het lastig om de beste strategie per segment te bepalen. Door klantattributen zoals 'Customer Segment' en 'Payment Terms' te koppelen aan werkelijk betaalgedrag en succesvolle incasso's in Microsoft Dynamics 365, helpt ProcessMind je incassostrategieën te verfijnen. Je kunt klanten gericht benaderen, terwijl je bronnen beter inzet.

Zonder een volledig overzicht van het proces Credit Management & Collections, van kredietbeoordeling tot de laatste betaling, kun je onderlinge afhankelijkheden en verborgen inefficiënties niet goed zien. Door dit versnipperde beeld wordt het lastiger om strategische beslissingen te nemen en het proces integraal te verbeteren. ProcessMind maakt binnen Microsoft Dynamics 365 een visuele, interactieve kaart van je volledige credit-to-cash-reis. Je ziet hoe activiteiten met elkaar verbonden zijn, waar overdrachten plaatsvinden en wat de werkelijke volgorde van gebeurtenissen is. Zo begrijp je het hele proces en vind je verbeterpunten die het proces als geheel raken.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een lagere DSO betekent dat je betalingen sneller int. Dat verbetert direct je cashflow en financiële gezondheid. Je verhoogt de liquiditeit en vermindert het werkkapitaal dat vastzit in openstaande vorderingen. Zo ontstaat meer ruimte om te investeren. ProcessMind analyseert de volledige credit-to-cash-cyclus binnen Microsoft Dynamics 365 en brengt activiteiten en vertragingen in kaart die de DSO verhogen. Je ziet de oorzaken van betalingsvertragingen, kunt incassostrategieën verbeteren en aanmaningsprocessen aanpassen. Ook meet je het effect van wijzigingen op de DSO.

Een snelle afhandeling van factuurgeschillen voorkomt betalingsvertragingen en helpt klantrelaties goed te houden. Problemen worden sneller opgelost, waardoor de kans kleiner wordt dat facturen oninbaar worden. Ook verbetert de klanttevredenheid over Credit Management & Collections. ProcessMind brengt voor elke factuur de route van het geschil in kaart. Je ziet bottlenecks, herstelwerk en compliancehiaten in Microsoft Dynamics 365. Ook wordt duidelijk waar communicatie stokt of overdrachten vertragen. Zo kunnen teams gericht verbeteren, de afhandelingsduur verkorten en de impact op omzet beperken.

Een effectieve aanmaningsstrategie zorgt voor tijdige betalingen en vermindert de behoefte aan duurdere incassoacties. Dit verbetert de cashflow, verlaagt de operationele kosten van incasso en verkleint het risico op oninbare vorderingen binnen Credit Management & Collections. ProcessMind laat zien hoe aanmaningsbrieven en incassoactiviteiten het betaalgedrag binnen Microsoft Dynamics 365 beïnvloeden. Je kunt verschillende aanmaningsroutes analyseren, zien welke strategieën het beste tot betaling leiden en ontdekken waar het proces niet werkt of onnodige frictie bij klanten veroorzaakt.

Een efficiënte betalingsverwerking zorgt ervoor dat binnenkomende betalingen snel en correct aan facturen worden gekoppeld. Dat verbetert financiële rapportages en het inzicht in klantrekeningen. Je vermindert handmatig werk en fouten en maakt bronnen vrij binnen de afdeling Credit Management & Collections. ProcessMind visualiseert de volledige workflow voor betalingsverwerking in Microsoft Dynamics 365. Je ziet vertragingen, herstelwerk en handmatige contactmomenten. Ook wordt duidelijk welke activiteiten bottlenecks veroorzaken. Daarmee kun je koppelregels verbeteren, automatisering inzetten en sneller afstemmen. Dat verkort de tijd tot facturen zijn vereffend.

Het naleven van aanmaningsrichtlijnen is belangrijk voor juridische en wettelijke vereisten en voor de klantervaring. Met dit doel verklein je compliancerisico's, behandel je klanten eerlijk en consistent en bescherm je de reputatie van je organisatie binnen Credit Management & Collections. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering automatisch met de vastgelegde aanmaningsregels in Microsoft Dynamics 365. Je ziet gevallen van non-compliance, zoals overgeslagen aanmaningsniveaus of een onjuiste communicatietiming. Zo vind je de oorzaken en kun je corrigerende maatregelen nemen.

Een productiever incassoteam kan meer tijd besteden aan taken met hoge waarde. Dat leidt tot efficiëntere incasso en betere klantrelaties. Dit doel heeft direct effect op incassopercentages, operationele kosten en de effectiviteit van het team Credit Management & Collections. ProcessMind analyseert workflows van incassomedewerkers binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet overbodige stappen, onnodige overdrachten en verschillen in werkwijzen. Ook krijg je inzicht in waar medewerkers hun tijd aan besteden. Daarmee kun je efficiënte workflows standaardiseren en gerichte training inzetten om de teamprestaties te verbeteren.

Een nauwkeurige toewijzing van kredietlimieten beperkt financiële risico's en ondersteunt omzetgroei doordat klanten passende kredietruimte krijgen. Zo breng je risicoblootstelling en omzet in balans en houd je de financiële gezondheid van Credit Management & Collections op peil. ProcessMind analyseert de historische prestaties van facturen ten opzichte van de toegewezen kredietlimieten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar limieten te hoog zijn en tot oninbare vorderingen kunnen leiden, of juist te laag zijn en de verkoop afremmen. Zo verbeter je de kredietbeoordeling op basis van het werkelijke effect van kredietbeslissingen op betaalgedrag en risico.

Minder afboekingen van facturen verbeteren direct de winstgevendheid en financiële stabiliteit, omdat meer openstaande vorderingen in cash worden omgezet. Dit wijst op een effectievere aanpak van Credit Management & Collections en een gezondere debiteurenportefeuille. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van afgeboekte facturen in Microsoft Dynamics 365. Je ziet op welke momenten vroeg ingrijpen een afboeking had kunnen voorkomen. Terugkerende patronen, zoals gemiste aanmaningsstappen of vertraagde incassoacties, worden zichtbaar. Zo kun je eerder bijsturen en omzet behouden.

Betere klantsegmentatie maakt een gerichte incassostrategie mogelijk. Dat verhoogt de effectiviteit en helpt klantrelaties goed te houden. Je zet bronnen in waar ze het meeste effect hebben, met hogere herstelpercentages en meer tevreden klanten binnen Credit Management & Collections. ProcessMind analyseert klantgedrag en betaalpatronen in verschillende segmenten binnen Microsoft Dynamics 365 en koppelt die aan incassoresultaten. Je ziet welke segmenten het beste reageren op specifieke aanmaningsroutes of incassotactieken. Zo kun je je segmentatiemodel verfijnen en klanten persoonlijker benaderen.

Volledig inzicht in het credit-to-cash-proces helpt je verborgen inefficiënties en verbeterkansen te vinden. Je begrijpt hoe waarde door de organisatie stroomt en kunt betere strategische beslissingen nemen binnen Credit Management & Collections. ProcessMind reconstrueert de werkelijke procesflow uit verschillende bronnen binnen Microsoft Dynamics 365. Je krijgt een objectieve kaart, gebaseerd op data, van elke stap die een factuur doorloopt. Daarmee vind je precies de bottlenecks, afwijkingen en complianceproblemen die de hele credit-to-cash-cyclus beïnvloeden.

Het 6-stappenpad voor verbetering van Credit Management & Collections

1

Download de template
2

Exporteer je data
3

Upload je dataset
4

Analyseer je proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor je proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de gespecialiseerde Excel-template voor data over Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365. Zo blijven de structuur en data consistent.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde template maakt de datavoorbereiding eenvoudiger en helpt je financiële gegevens te integreren voor een nauwkeurige procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaar is om te vullen met data over je credit- en collectionsproces.

DIT KRIJG JE

Sneller cash ontvangen: ontdek verborgen inzichten in kredietbeheer en incasso

ProcessMind laat zien hoe je proces voor kredietbeheer en incasso echt verloopt. Bekijk elke stap en zie waar inefficiënties en mogelijkheden voor verbetering zitten.
  • Bekijk de werkelijke credit-to-cash-flow
  • Vind knelpunten in het incassoproces meteen
  • Optimaliseer procesvarianten in D365
  • Versnel je cashflow en verlaag je DSO
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met process mining voor Credit Management & Collections

Deze resultaten laten de verbeteringen zien die organisaties vaak bereiken door process mining toe te passen op hun processen voor kredietbeheer en incasso. De inzichten zijn gebaseerd op Microsoft Dynamics 365-data, geïdentificeerd aan de hand van Invoice Number.

0 %
Lagere DSO

Gemiddelde verkorting van de betalingstijd

Verkort het gemiddelde aantal dagen tot facturen zijn betaald. Zo verbeter je de cashflow en het werkkapitaal. Dit heeft direct effect op de financiële gezondheid.
0 %
Snellere afhandeling van geschillen

Gemiddelde verkorting van de behandeling van geschillen

Verkort de tijd die nodig is om factuurgeschillen op te lossen. Dat leidt tot snellere betalingen en een hogere klanttevredenheid. Ook wordt de bedrijfsvoering efficiënter.
0 %
Verbeterde aanmaningsstrategie

Stijging van het percentage succesvolle incasso's

Verbeter aanmaningsprocessen om een hoger percentage succesvolle betalingen te bereiken nadat de aanmaningsprocedure is gestart. Dit verhoogt de incasso-opbrengst en vermindert oninbare vorderingen.
0 %
Betere naleving van beleid

Naleving van aanmaningsrichtlijnen

Zorg dat een groter percentage achterstallige facturen de vastgelegde aanmaningsstappen en timing volgt. Zo beperk je risico's en werk je consistenter. Dit versterkt de governance.
0 %
Minder afboekingen

Daling van het aantal oninbare facturen

Verlaag het aandeel facturen dat uiteindelijk als oninbaar wordt afgeboekt. Dat heeft direct effect op het resultaat en verbetert de winstgevendheid.
0 %
Snellere betalingsverwerking

Kortere vertraging bij het boeken van betalingen

Versnel het boeken van ontvangen betalingen in het systeem. Zo verbeter je het inzicht in de cashpositie en verminder je handmatig werk. Dit maakt de bedrijfsvoering efficiënter.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en organisatiedoelen. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij succesvolle implementaties in Credit Management & Collections zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met het uploaden van de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg daarna meer data toe voor een grondigere analyse.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van elke klantfactuur. Dit is de primaire case-identificatie voor het creditmanagementproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case ID die alle procesgebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van factuur tot betaling reconstrueren en analyseren.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de procesmap, zodat je de levenscyclus van de factuur kunt visualiseren en analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen te ordenen, de procesmap te ontdekken en alle prestatiemetingen, zoals doorlooptijden en tijdsduur, te berekenen.

De naam van de incassomedewerker of het teamlid dat verantwoordelijk is voor het beheren van de achterstallige factuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyses van het incassoteam mogelijk, helpt bij het verdelen van de werkbelasting en laat best practices zien door de effectiviteit van incassomedewerkers te vergelijken.

De totale geldwaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van de financiële impact mogelijk, helpt bij het prioriteren van facturen met een hoge waarde en laat zien hoe de factuurwaarde het procesgedrag beïnvloedt.

De wettelijke naam van de klant aan wie de factuur is uitgegeven.

Waarom dit belangrijk is

Maakt klantspecifieke procesanalyses mogelijk, zodat je patronen herkent en relaties met belangrijke of problematische accounts beter beheert.

Een indeling van de klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, sector of strategisch belang.

Waarom dit belangrijk is

Maakt geaggregeerde analyses van klantgroepen mogelijk, zodat je strategische trends herkent en incassostrategieën per segment kunt aanpassen.

De datum waarop de betaling van de factuur volgens de overeenkomst uiterlijk verschuldigd is.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is de referentie voor het meten van tijdige betalingen en vormt de trigger voor alle activiteiten rond achterstallige betalingen en incasso.

Geeft de huidige fase of ernst van het aanmanings- en incassoproces voor een achterstallige factuur aan.

Waarom dit belangrijk is

Dit is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te meten en te begrijpen in welke fase klanten het vaakst betalen.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een snelle en eenvoudige manier om facturen op basis van hun huidige status te filteren en analyseren, bijvoorbeeld door alleen openstaande of betwiste cases te bekijken.

Het aantal dagen dat een factuur na de betalingsvervaldatum nog niet is betaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke operationele meting om incassoactiviteiten te prioriteren en de ernst van betalingsvertragingen te bepalen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Geeft aan dat in het systeem een verkoopfactuurrecord is aangemaakt, voordat de factuur officieel wordt geboekt. Dit is meestal een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een verkooporder afrondt en het bijbehorende factuurdocument aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste startgebeurtenis in de levenscyclus van de factuur. De tijd vanaf dit moment tot aan de betaling is belangrijk voor het meten van de Days Sales Outstanding (DSO).

Geeft aan dat de factuur officieel in het grootboek is opgenomen en daarmee een formele openstaande vordering wordt. Deze gebeurtenis valt meestal samen met het verzenden van de factuur aan de klant en wordt vastgelegd wanneer de boekingsroutine in Dynamics 365 is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt. Vanaf hier beginnen de betalingstermijn en ouderdom te lopen. Vertraging tussen het aanmaken en boeken kan inefficiënties in het facturatieproces verbergen.

Een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de huidige datum na de vervaldatum van de factuur ligt. Deze activiteit komt niet overeen met een directe gebruikersactie, maar wordt afgeleid door de systeemdatum te vergelijken met het dataveld voor de vervaldatum van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis activeert alle incassoactiviteiten. Je kunt hiermee het volume aan achterstallige facturen en de tijdigheid van aanmaningsacties analyseren. Ook ondersteunt dit KPI's zoals naleving van het aanmaningsbeleid.

Geeft aan dat voor de achterstallige factuur een formele aanmanings- of incassobrief is aangemaakt. Dit wordt vastgelegd wanneer het periodieke aanmaningsproces in Dynamics 365 wordt uitgevoerd en briefrecords voor relevante facturen aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee volg je de start en frequentie van formele incassoacties. Dit is belangrijk om de effectiviteit van aanmaningen en de naleving van interne incassorichtlijnen te meten.

Geeft aan dat de klant de factuur formeel betwist en dat de status daarvan is bijgewerkt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een gebruiker de factuurstatus in de incassobeheermodule wijzigt naar 'Disputed'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt van het proces voor geschilafhandeling. Door dit te volgen, meet je hoe vaak geschillen voorkomen en hoe lang het duurt om ze op te lossen. Dat heeft effect op klanttevredenheid en cashflow.

Geeft aan dat een betaling van een klant is ontvangen en in het systeem is ingevoerd, meestal via een betalingsjournaal. Deze gebeurtenis vindt plaats vóór de definitieve boeking en toewijzing van het bedrag aan de specifieke factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk ijkpunt voor het berekenen van DSO en het begrijpen van de cashflow. De tijd tussen deze gebeurtenis en Payment Posted laat bottlenecks in het proces voor het toewijzen van betalingen zien.

Geeft de officiële boeking van de klantbetaling in het grootboek weer, inclusief de toewijzing ervan om een factuur te vereffenen. Dit wordt vastgelegd op basis van de boekingsdatum van het klantbetalingsjournaal.

Waarom dit belangrijk is

Rondt het betalingsgedeelte van het proces af. De tijd tussen het ontvangen en boeken van de betaling, de vertraging bij het toewijzen van de betaling, is een belangrijke efficiëntiemaatstaf voor de financiële afdeling.

De factuur is volledig betaald en het saldo is nul. Daarmee is het proces succesvol afgerond. Deze status wordt afgeleid wanneer de som van de toegewezen betalingen gelijk is aan het totale factuurbedrag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste succesvolle eindpunt van het credit-to-cash-proces. Door de paden naar dit punt te analyseren, zie je best practices en efficiënte procesvarianten.

De factuur wordt als oninbaar beschouwd en formeel afgeboekt als oninbare vordering. Dit is een expliciete handeling van een bevoegde gebruiker, waarmee de vordering wordt weggeboekt en het verlies wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste onsuccesvolle eindpunt van het proces. Het volgen van afboekingen is belangrijk om kredietrisico, mislukte incasso's en financiële verliezen te begrijpen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining geeft een duidelijk beeld op basis van data van de werkelijke flow van je credit management en collections in Dynamics 365. Het identificeert bottlenecks, inefficiënties en non-compliance, zodat je workflows kunt optimaliseren. Dit leidt tot een lagere Days Sales Outstanding en effectievere incassostrategieën.

Om te beginnen heb je meestal event logs uit Dynamics 365 nodig. Daarin staan een case-identificatie, zoals het factuurnummer, een activiteitnaam voor elke stap en een timestamp van elke activiteit. Ook gebruikers-ID’s en aanvullende attributen, zoals klantsegment of aanmaningsniveau, kunnen waardevol zijn voor een diepere analyse. Met deze data kun je het volledige procesverloop reconstrueren en analyseren.

Je kunt concrete verbeteringen verwachten, zoals een aanzienlijke daling van de Days Sales Outstanding, snellere oplossing van factuurgeschillen en betere naleving van aanmaningsrichtlijnen. De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken na data-extractie en de inrichting van de analyse beschikbaar. Volledige optimalisatieprojecten laten meestal binnen drie tot zes maanden meetbare resultaten zien.

Process mining brengt precies in beeld in welke fasen en om welke redenen vertragingen in je collectionscyclus ontstaan, met directe invloed op de DSO. Het toont bottlenecks bij geschiloplossing, inefficiënte aanmaningsstappen en kansen om cash application te verbeteren. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren om de cashflow te versnellen.

Door elke stap zichtbaar te maken, identificeert process mining afwijkingen van vastgestelde aanmaningsrichtlijnen en laat het zien wanneer acties zijn overgeslagen of verkeerd zijn uitgevoerd. Het levert objectief bewijs van compliancehiaten, zodat je corrigerende maatregelen en training kunt inzetten. Zo worden richtlijnen beter nageleefd en neemt het compliancerisico af.

De eerste inrichting omvat data-extractie en modellering, maar moderne process-miningtools maken deze complexiteit beheersbaar. Met hulp van experts kun je sneller van datavoorbereiding naar een bruikbare analyse gaan. De voordelen van inzicht in en optimalisatie van je processen wegen ruimschoots op tegen de inspanning van de eerste implementatie.

Voor process mining zijn meestal vaardigheden in data-engineering voor extractie en transformatie nodig, naast procesanalyse voor het interpreteren van de resultaten. De meeste organisaties gebruiken een speciaal process-miningplatform dat een groot deel van de visualisatie en ontdekking automatiseert. Technische expertise helpt, maar het doel is om inzichten toegankelijk te maken voor zakelijke gebruikers.

Ja, process mining laat zien hoe aanmaningen werkelijk worden uitgevoerd ten opzichte van het vastgestelde beleid. Zo zie je waar strategieën afwijken of niet worden geactiveerd zoals bedoeld. Je ontdekt welke aanmaningspaden het effectiefst zijn en waar teamleden stappen overslaan of verkeerd toepassen. Daarmee kun je gericht bijsturen voor een betere werking en compliance binnen Dynamics 365.

De doorlooptijd van de eerste data-extractie hangt af van de hoeveelheid en complexiteit van je data in Dynamics 365 en van de beschikbare API-toegang. Bij grotere datasets kan dit enkele dagen tot een paar weken duren. Zodra de eerste verbinding staat, kun je geautomatiseerde connectors configureren voor continue datafeeds. Zo blijft analyse beschikbaar met weinig handmatig werk.

Process mining-platforms koppelen doorgaans via standaard-API’s of beveiligde data-exports aan Dynamics 365 om de benodigde event logs te extraheren. Het is geen directe module binnen D365, maar gebruikt je Dynamics-data voor krachtige, onafhankelijke analyses. Zo blijft de impact op je live systeem beperkt en krijg je tegelijk een helder beeld van je processen.

Optimaliseer kredietbeheer en incasso voor sneller cash vandaag

Verbeter je cashflow door credit-to-cash efficiënter te maken en de doorlooptijd met 30% te verlagen.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar voor gebruik.