> Continu verbeteren van processen > Kredietbeheer en incasso > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je kredietbeheer en incasso

Gids in 6 stappen voor het optimaliseren van kredietbeheer en incasso in Dynamics 365.

Datatemplate downloaden

Kredietbeheer en incasso

Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter kredietbeheer en incasso in Dynamics 365

In veel processen voor kredietbeheer en incasso blijven inefficiënties onopgemerkt. Ze vertragen betalingen en verhogen het aantal Days Sales Outstanding. Met ons platform zie je snel waar de bottlenecks in de bedrijfsvoering zitten. Zo kun je de hele order-to-cash-cyclus verbeteren en je cashflow verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom kredietbeheer en incasso in Dynamics 365 verbeteren?

Goed kredietbeheer en een effectief incassoproces zijn belangrijk voor de financiële gezondheid van elke organisatie. Microsoft Dynamics 365 biedt uitgebreide hulpmiddelen, maar ook daarin kunnen processen inefficiënt verlopen. Dat raakt de cashflow en verhoogt de Days Sales Outstanding (DSO). Betalingsvertragingen, ineffectieve incassostrategieën en langdurige geschillenafhandeling hebben direct invloed op het werkkapitaal en de winstgevendheid. Zonder een helder, datagedreven beeld van de uitvoering is het vaak ingewikkeld en tijdrovend om de oorzaken te vinden. Dat gebeurt dan al snel handmatig.

Denk aan een factuur die ongewoon lang openstaat, of een aanmaning die te laat of juist te vroeg wordt verstuurd. Zulke afwijkingen lijken klein, maar kunnen bij duizenden facturen samen tot flinke financiële verliezen leiden en klantrelaties schaden. Voor proactief financieel beheer moet je het volledige verloop van elke factuur kennen, van kredietbeoordeling tot betaling of afboeking. Zo kun je oninbare vorderingen voorkomen, interne beleidsregels en externe voorschriften naleven en het financiële resultaat verbeteren.

Hoe process mining kredietbeheer en incasso inzichtelijk maakt

Met process mining kun je kredietbeheer en incasso in Microsoft Dynamics 365 analyseren en verbeteren. Process mining reconstrueert aan de hand van event logs het werkelijke verloop van elke factuur. Zo zie je hoe het werk echt wordt uitgevoerd, niet alleen hoe het volgens de procedure zou moeten gaan. Je krijgt een objectief beeld van het traject van krediet tot betaling en ziet procesafwijkingen, bottlenecks en herstelwerk. Je kunt bijvoorbeeld nagaan waar betalingsgoedkeuringen blijven steken, waarom bepaalde klanten steeds te laat betalen en of incassoactiviteiten in de juiste volgorde plaatsvinden.

De analyse volgt een factuur van begin tot eind, vanaf de eerste kredietbeoordeling en het aanmaken van de factuur tot en met de betaling en eventuele incassoacties. Je ziet wat activiteiten als 'Credit Limit Requested', 'Invoice Generated', 'Overdue Reminder Sent' en 'Payment Received' in de praktijk betekenen. Analyseer de effectiviteit van aanmaningen, meet de tijd tussen 'Payment Due Date Passed' en 'Collection Call Made' en bekijk welke routes leiden tot 'Invoice Settled' of 'Invoice Written Off'. Met deze data kun je processen verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames.

Waar process mining verbeterkansen aan het licht brengt

Process mining brengt vaak verbeterkansen aan het licht in kredietbeheer en incasso in Microsoft Dynamics 365:

Doorlooptijd van kredietgoedkeuring verkorten: Spoor vertragingen op bij 'Credit Limit Approved' en verkort de tijd tussen aanvraag en besluit. Zo kunnen verkooporders sneller worden verwerkt.
Incassostrategieën verbeteren: Analyseer hoe effectief verschillende aanmaningsniveaus en incassoactiviteiten zijn. Vergelijk bijvoorbeeld 'Overdue Reminder Sent' met 'Collection Call Made' om per klantsegment de beste volgorde en timing te bepalen. Zo beperk je het aantal dagen dat facturen achterstallig zijn.
Geschillen sneller afhandelen: Spoor bottlenecks op tussen 'Dispute Registered' en 'Dispute Resolved'. Zo blijven facturen minder lang betwist en kan de betaling sneller volgen.
Handmatig werk en herstelwerk verminderen: Ontdek welke facturen herhaaldelijk worden behandeld en waar vaak handmatige aanpassingen nodig zijn. Dat kan wijzen op kansen voor automatisering of standaardisatie van het proces.
Compliance verbeteren: Controleer of krediet- en incassobeleid, zoals de timing van aanmaningen en het starten van afboekingsprocedures, overal consequent wordt gevolgd.

Meetbare resultaten van procesverbetering

Met process mining voor kredietbeheer en incasso in Microsoft Dynamics 365 kun je concrete, meetbare resultaten behalen:

Snellere cashflow: Verkort de totale doorlooptijd van krediet tot betaling, zodat werkkapitaal sneller beschikbaar komt.
Lagere Days Sales Outstanding (DSO): Verbeter de incassostrategie en zorg dat betalingen sneller binnenkomen. Dat heeft direct effect op de DSO.
Minder kosten door oninbare vorderingen: Spoor facturen en klanten met een verhoogd risico vroeg op en beperk zo het aantal afboekingen als 'Invoice Written Off'.
Efficiëntere bedrijfsvoering: Verminder handmatig werk en onnodige stappen, zodat het team meer tijd heeft voor taken die meer waarde opleveren.
Betere klantrelaties: Communiceer consequent, eerlijk en op tijd over krediet en betalingen. Dat helpt vertrouwen en loyaliteit op te bouwen.

Aan de slag met kredietbeheer en incasso

Je hebt geen uitgebreide technische kennis nodig om meer grip te krijgen op kredietbeheer en incasso in Microsoft Dynamics 365. Met onze oplossing kun je snel Dynamics 365-data koppelen, de werkelijke processen in beeld brengen en verbeterpunten vinden. Begin vandaag met het verbeteren van de efficiëntie, de cashflow en de financiële bedrijfsvoering.

Kredietbeheer en incasso Debiteurenadministratie Factuurverwerking Schuldinning DSO-verlaging Cashflowverbetering Kredietrisico Financiële bedrijfsvoering Betalingsvertragingen Aanmaningsproces Kredietbeheer Incassoproces Schuldinning Aanmaningen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel organisaties hebben moeite om met aanmaningen betalingen op tijd binnen te krijgen. Daardoor blijft de Days Sales Outstanding (DSO) vaak hoog. Zonder zicht op de routes die facturen door de incassofasen volgen, kunnen acties verkeerd getimed zijn of weinig effect hebben. ProcessMind analyseert data over kredietbeheer en incasso in Microsoft Dynamics 365 en brengt het verloop van elke factuur in kaart. Je ziet welke aanmaningsstappen werken, waar facturen blijven steken en welke patronen er zijn in betaalgedrag. Zo kun je de incassostrategie aanpassen en de cashflow verbeteren.

Een hoge DSO legt waardevol werkkapitaal vast, beperkt investeringsmogelijkheden en schaadt de financiële gezondheid van de organisatie. De oorzaken van lange betaaltermijnen zitten vaak verborgen in uiteenlopende procesroutes. Daardoor is het lastig te bepalen waar vertragingen steeds terugkomen in de levenscyclus van facturen. ProcessMind geeft je een volledig beeld van het traject van krediet tot betaling in Microsoft Dynamics 365, van het aanmaken van de factuur tot het verwerken van de betaling. Door elke stap te analyseren, spoor je bottlenecks op, zoals lange goedkeuringstijden of vertraagde aanmaningen. Zo kun je de DSO verlagen en de cashflow verbeteren.

Onopgeloste factuurgeschillen kunnen betalingen flink vertragen, klantrelaties schaden en waardevolle bronnen opslokken. Zonder goed zicht op het volledige proces voor geschilafhandeling is het lastig om de oorzaken van vertragingen te vinden en betrokkenen verantwoordelijk te houden. ProcessMind brengt de volledige levenscyclus van betwiste facturen in Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365 in kaart, van registratie tot afhandeling. Je ziet waar geschillen blijven liggen en welke afhandelingsroutes vaak voorkomen. Zo kun je workflows verbeteren, geschillen sneller afhandelen en betalingsvertragingen beperken.

Incassoteams werken vaak reactief. Ze bellen klanten en sturen herinneringen zonder een duidelijke strategie op basis van data. Daardoor besteden ze tijd aan zaken met lage prioriteit, missen ze kansen bij waardevolle klanten en zetten ze de beschikbare capaciteit niet efficiënt in. ProcessMind analyseert met data uit Microsoft Dynamics 365 de activiteiten van individuele medewerkers en het effect daarvan op betalingen. Het brengt overbodige stappen aan het licht, helpt werkvoorraden beter in te delen en stelt gerichte acties voor op basis van factuurgeschiedenis en klantsegment. Zo kan het team zich richten op incassoactiviteiten met het meeste effect.

Als interne of externe aanmaningsregels niet worden gevolgd, kan dat leiden tot juridische risico’s, klachten van klanten en inconsistente incassopraktijken. Met handmatige controles is het bijna onmogelijk om consequent te controleren of elke factuur de juiste volgorde en timing van herinneringen en incassoacties volgt. ProcessMind controleert automatisch of de werkelijke volgorde van aanmaningsactiviteiten overeenkomt met de vastgelegde regels voor Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365. Afwijkingen, zoals overgeslagen stappen of een onjuiste timing, worden meteen gemarkeerd. Zo kun je het beleid beter naleven en compliancerisico’s beperken.

Ook nadat een klant heeft betaald, kan vertraging bij het koppelen van de betaling aan de juiste factuur problemen veroorzaken. Denk aan onjuiste ouderdomsrapportages, onnodige incassoacties en ontevreden klanten. Deze interne vertragingen maken financiële rapportages en het inzicht in de cashflow minder betrouwbaar. ProcessMind volgt in de data van Microsoft Dynamics 365 de route van ‘Betaling ontvangen’ tot ‘Betaling geboekt’ en laat zien waar de betalingsverwerking vertraagt. Je ziet welke stappen of factoren de vertraging veroorzaken. Zo kun je processen verbeteren en de nauwkeurigheid van debiteurenadministratie verhogen.

Slecht beheer van kredietlimieten kan het bedrijf blootstellen aan onnodige kredietrisico’s of de verkoop beperken door te strenge limieten. Het proces voor aanvragen en goedkeuren van kredietlimieten is vaak niet transparant. Dat leidt tot inconsistente beslissingen en trage reacties op klantbehoeften. ProcessMind analyseert het volledige proces voor aanvragen en goedkeuren van kredietlimieten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar goedkeuringen vertraging oplopen en of kredietlimieten aansluiten bij het betaalgedrag van klanten. Ook helpt het platform het kredietbeoordelingsproces te verbeteren, zodat risico en omzetgroei in balans blijven.

Regelmatige afboekingen van facturen leiden rechtstreeks tot financiële verliezen en wijzen op structurele problemen in de krediet-tot-kascyclus. Om te begrijpen waarom facturen oninbaar worden, moet je de volledige geschiedenis bekijken: van de eerste verkoop tot alle incassopogingen. Zo kun je gemiste kansen en terugkerende patronen herkennen. ProcessMind brengt met data uit Microsoft Dynamics 365 het volledige verloop in kaart van facturen die uiteindelijk worden afgeboekt. Het laat zien welke gebeurtenissen eraan voorafgaan, waar incasso-inspanningen tekortschieten en welke klantsegmenten of factuurtypen vaker worden afgeboekt. Zo kun je risico’s eerder beperken.

Dezelfde incassostrategie toepassen op alle klanten leidt vaak tot een inefficiënte inzet van capaciteit. Klantsegmenten verschillen in waarde, betaalgeschiedenis en branche en vragen daarom om een aanpak op maat. Zonder gedetailleerd inzicht in het proces is het lastig om te bepalen welke aanpak het beste werkt. ProcessMind koppelt klantkenmerken zoals ‘Klantsegment’ en ‘Betalingsvoorwaarden’ aan het werkelijke betaalgedrag en het succes van incasso in Microsoft Dynamics 365. Zo kun je de incassostrategie gerichter maken, waardevolle klanten de juiste aandacht geven en capaciteit doelmatig inzetten.

Zonder een volledig beeld van Credit Management & Collections, van kredietbeoordeling tot de uiteindelijke betaling, kun je onderlinge afhankelijkheden en verborgen inefficiënties niet goed herkennen. Dat versnipperde beeld belemmert strategische beslissingen en procesverbetering. ProcessMind maakt een visuele, interactieve kaart van de volledige krediet-tot-kascyclus in Microsoft Dynamics 365. Je ziet hoe activiteiten met elkaar samenhangen, waar overdrachten plaatsvinden en in welke volgorde gebeurtenissen echt verlopen. Zo krijg je zicht op het hele proces en kun je structurele verbeterpunten vinden.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een lagere DSO betekent dat betalingen sneller binnenkomen. Dat verbetert de cashflow en de financiële gezondheid van de organisatie. Ook komt er meer werkkapitaal vrij dat anders vastzit in debiteuren, zodat het bedrijf meer ruimte heeft om te investeren. ProcessMind analyseert de volledige krediet-tot-kascyclus in Microsoft Dynamics 365 en wijst de activiteiten en vertragingen aan die de DSO verhogen. Je ziet de oorzaken van betalingsvertragingen en kunt incassostrategieën en aanmaningsprocessen verbeteren. Ook kun je meten wat de veranderingen opleveren voor de DSO.

Factuurgeschillen snel afhandelen voorkomt betalingsvertragingen en helpt klantrelaties goed te houden. Problemen worden eerder opgelost, waardoor facturen minder snel oninbaar worden en klanten tevredener zijn over Credit Management & Collections. ProcessMind brengt de afhandeling van elk factuurgeschil in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet bottlenecks, herstelwerk en tekortkomingen in compliance. Ook wordt duidelijk waar communicatie stokt of overdrachten vertragen. Zo kunnen teams gerichte verbeteringen doorvoeren, de afhandeling versnellen en de impact op de omzet beperken.

Een effectieve aanmaningsstrategie helpt betalingen op tijd binnen te krijgen en voorkomt dat duurdere incassoacties nodig zijn. Dat verbetert de cashflow, verlaagt de kosten van incasso en verkleint het risico op oninbare vorderingen binnen Credit Management & Collections. ProcessMind laat zien hoe aanmaningsbrieven en incassoactiviteiten het betaalgedrag in Microsoft Dynamics 365 beïnvloeden. Je kunt verschillende aanmaningsroutes vergelijken en zien welke aanpak klanten het vaakst tot betaling aanzet. Ook wordt duidelijk waar het proces niet werkt of onnodige wrijving met klanten veroorzaakt.

Efficiënte betalingsverwerking zorgt ervoor dat binnenkomende betalingen snel en correct aan facturen worden gekoppeld. Dat verbetert financiële rapportages en het inzicht in klantrekeningen. Ook is er minder handmatig werk, zijn er minder fouten en komt capaciteit vrij bij Credit Management & Collections. ProcessMind visualiseert de volledige workflow voor betalingsverwerking in Microsoft Dynamics 365 en laat vertragingen, herstelwerk en handmatige handelingen zien. Je ziet welke activiteiten bottlenecks veroorzaken. Zo kun je matchingregels verbeteren, mogelijkheden voor automatisering onderzoeken en betalingen sneller afstemmen, wat de afwikkeltijd van facturen verkort.

Naleving van het aanmaningsbeleid is belangrijk voor wet- en regelgeving en de klantervaring. Dit doel beperkt compliancerisico’s, zorgt voor een eerlijke en consistente behandeling van klanten en beschermt de reputatie van de organisatie bij Credit Management & Collections. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering van processen in Microsoft Dynamics 365 automatisch met de vastgelegde aanmaningsregels. Het markeert gevallen van niet-naleving, zoals overgeslagen aanmaningsniveaus of onjuiste timing van communicatie. Teams kunnen zo de oorzaken achterhalen en maatregelen nemen om het beleid te blijven volgen.

Een productiever incassoteam kan zich richten op taken met meer waarde. Dat helpt om vorderingen efficiënter te innen en klantrelaties te verbeteren. Het verhoogt het incassopercentage, verlaagt de bedrijfskosten en maakt het team voor Credit Management & Collections effectiever. ProcessMind analyseert workflows van medewerkers in Microsoft Dynamics 365 en brengt overbodige stappen, onnodige overdrachten en afwijkingen van best practices aan het licht. Je ziet waar medewerkers hun tijd aan besteden. Zo kun je efficiënte workflows standaardiseren en gerichte trainingen inzetten om de teamprestaties te verbeteren.

Een nauwkeurige verdeling van kredietlimieten beperkt financiële risico’s en ondersteunt omzetgroei doordat klanten passende kredietruimte krijgen. Zo breng je risico en omzet in balans en houd je de financiële positie van Credit Management & Collections gezond. ProcessMind analyseert in Microsoft Dynamics 365 de historische prestaties van facturen ten opzichte van de toegekende kredietlimieten. Je ziet waar limieten mogelijk te hoog zijn en tot oninbare vorderingen leiden, of juist te laag zijn en de verkoop belemmeren. Het platform helpt het kredietbeoordelingsproces te verbeteren door te laten zien hoe verschillende kredietbeslissingen in de praktijk uitwerken op betaalgedrag en risico.

Minder facturen afboeken verbetert de winstgevendheid en financiële stabiliteit, omdat meer openstaande vorderingen in geld worden omgezet. Dit wijst op een effectievere aanpak van Credit Management & Collections en een gezondere debiteurenportefeuille. ProcessMind volgt in Microsoft Dynamics 365 de volledige levenscyclus van afgeboekte facturen. Je ziet op welke momenten eerder ingrijpen de afboeking had kunnen voorkomen. Terugkerende patronen, zoals gemiste aanmaningsstappen of vertraagde incassoacties, komen aan het licht. Zo kun je op tijd bijsturen en omzet behouden.

Een betere klantsegmentatie maakt incassostrategieën op maat mogelijk. Dat verhoogt de effectiviteit en helpt klantrelaties te behouden. Door inspanningen te richten op de klanten bij wie ze het meeste effect hebben, zet je capaciteit doelmatiger in en verhoog je het incassopercentage. ProcessMind analyseert klantgedrag en betalingspatronen in verschillende segmenten in Microsoft Dynamics 365 en koppelt die aan de incassoresultaten. Je ziet welke segmenten het beste reageren op specifieke aanmaningen of incassoacties. Zo kun je segmentatiemodellen verfijnen en klanten gerichter benaderen.

Volledig inzicht in de krediet-tot-kascyclus helpt verborgen inefficiënties en verbeterkansen te vinden. Zo begrijp je hoe waarde door de organisatie stroomt en kun je betere strategische beslissingen nemen over Credit Management & Collections. ProcessMind reconstrueert de werkelijke processtroom op basis van verschillende databronnen in Microsoft Dynamics 365. Je krijgt een objectieve kaart op basis van data van elke stap die een factuur doorloopt. Met dit overzicht kunnen betrokkenen precies zien waar bottlenecks, afwijkingen en complianceproblemen de krediet-tot-kascyclus beïnvloeden.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Credit Management & Collections

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template voor data over Credit Management & Collections in Microsoft Dynamics 365. Zo houd je de data consistent en gestructureerd.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template bereid je data eenvoudiger voor en kun je financiële gegevens makkelijker samenbrengen voor een nauwkeurige procesanalyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaar is voor de procesdata over kredietbeheer en incasso.

WAT JE KRIJGT

Krijg sneller betaald: ontdek wat er speelt bij kredietbeheer en incasso

ProcessMind laat zien hoe het proces voor kredietbeheer en incasso in de praktijk verloopt. Breng elke stap in beeld en ontdek waar processen vastlopen en waar verbetering mogelijk is.

Breng de werkelijke order-to-cash-stroom in beeld
Vind bottlenecks in het incassoproces
Optimaliseer procesvarianten in D365
Verbeter de cashflow en verlaag DSO

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met process mining voor Credit Management & Collections

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties vaak realiseren met process mining voor Credit Management & Collections. De inzichten zijn gebaseerd op data uit Microsoft Dynamics 365, waarbij het factuurnummer als identificatie dient.

0 %

Lagere DSO

Gemiddelde verkorting van de betalingstijd

Verlaag het gemiddelde aantal dagen tot facturen worden betaald. Dat verbetert de cashflow en het werkkapitaal en heeft direct effect op de financiële gezondheid.

0 %

Geschillen sneller afhandelen

Gemiddelde verkorting van de afhandeling van geschillen

Verkort de tijd die nodig is om factuurgeschillen af te handelen. Zo komen betalingen sneller binnen en neemt de klanttevredenheid toe. Ook verbetert de efficiëntie van de bedrijfsvoering.

0 %

Betere aanmaningsstrategie

Hoger percentage geslaagde incasso’s

Verbeter aanmaningsprocessen om het aandeel geslaagde betalingen na de start van de aanmaningsprocedure te verhogen. Dat levert meer incasso op en beperkt oninbare vorderingen.

0 %

Betere naleving van beleid

Naleving van aanmaningsrichtlijnen

Zorg dat een groter deel van de achterstallige facturen de vastgelegde stappen en timing van het aanmaningsbeleid volgt. Zo beperk je risico’s en werk je consistenter. Dit versterkt het beheer.

0 %

Minder afboekingen

Minder oninbare facturen

Verlaag het aandeel facturen dat uiteindelijk als oninbaar wordt afgeboekt. Dat verbetert rechtstreeks het bedrijfsresultaat en de winstgevendheid.

0 %

Betalingen sneller verwerken

Kortere vertraging bij het boeken van betalingen

Boek ontvangen betalingen sneller in het systeem. Zo krijg je beter zicht op de cashpositie en is er minder handmatig werk nodig. Dit maakt de bedrijfsvoering efficiënter.

De resultaten verschillen per organisatie en hangen af van de procescomplexiteit, datakwaliteit en specifieke doelen. Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij succesvolle implementaties van Credit Management & Collections zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met het uploaden van de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg daarna meer data toe om je analyse uit te breiden.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke klantfactuur. Deze code is de belangrijkste case-ID voor het kredietbeheerproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste Case-ID die alle procesgebeurtenissen met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van factuur tot betaling reconstrueren en analyseren.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk de levenscyclus van de factuur te visualiseren en analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, de proceskaart te ontdekken en prestatiemetrieken zoals doorlooptijden en tijdsduur te berekenen.

De naam van de incassomedewerker of het teamlid dat verantwoordelijk is voor het beheer van de achterstallige factuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyses van het incassoteam mogelijk, helpt de werkdruk te verdelen en laat zien welke aanpak werkt door de effectiviteit van incassomedewerkers te vergelijken.

De totale geldwaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van de financiële impact mogelijk, helpt facturen met een hoge waarde prioriteit te geven en laat zien hoe het factuurbedrag het procesverloop beïnvloedt.

De officiële naam van de klant aan wie de factuur is uitgereikt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesanalyses per klant mogelijk, zodat je patronen kunt herkennen en relaties met belangrijke of problematische klanten kunt beheren.

Een indeling van klanten, bijvoorbeeld op basis van omvang, branche of strategisch belang.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van klantgroepen mogelijk, zodat je strategische trends kunt herkennen en de incassostrategie per segment kunt aanpassen.

De datum waarop de factuur volgens de overeenkomst betaald moet zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is de maatstaf voor tijdige betalingen en vormt het startsein voor alle activiteiten rond achterstallige betalingen en incasso.

Geeft de huidige fase of ernst aan van het aanmanings- en incassoproces voor een achterstallige factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te meten en te begrijpen in welke fase klanten het vaakst betalen.

De huidige status van de factuur in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het eenvoudig om facturen op basis van hun huidige status te filteren en analyseren, bijvoorbeeld om alle openstaande of betwiste cases te bekijken.

Het aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum nog onbetaald is.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke operationele metriek om incassoactiviteiten te prioriteren en de ernst van betalingsvertragingen te meten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het aanmaken van een verkoopfactuurrecord in het systeem, voordat de factuur officieel wordt geboekt. Deze activiteit wordt meestal als expliciete gebeurtenis vastgelegd wanneer een gebruiker een verkooporder afrondt en de bijbehorende factuur aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire Start Event voor de levenscyclus van een factuur. De tijd tussen dit moment en de betaling is belangrijk voor het meten van Days Sales Outstanding (DSO).

Dit staat voor de officiële registratie van de factuur in het grootboek, waardoor deze als openstaande vordering wordt opgenomen. Dit gebeurt meestal wanneer de factuur naar de klant wordt verzonden en wordt vastgelegd zodra de boekingsroutine in Dynamics 365 is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: vanaf hier gaan de betalingstermijn en ouderdom van de factuur lopen. Vertraging tussen het aanmaken en boeken kan wijzen op inefficiënties in het facturatieproces.

Een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de huidige datum na de vervaldatum van de factuur valt. Deze activiteit komt niet overeen met een directe handeling van een gebruiker, maar wordt afgeleid door de systeemdatum te vergelijken met het veld voor de vervaldatum van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis vormt de aanleiding voor alle incassoactiviteiten. Je kunt hiermee het aantal achterstallige facturen en de tijdigheid van aanmaningsacties analyseren. Dat ondersteunt KPI’s zoals naleving van het aanmaningsbeleid.

Geeft aan dat er een formele aanmanings- of incassobrief is aangemaakt voor de achterstallige factuur. Dit wordt vastgelegd wanneer het periodieke aanmaningsproces in Dynamics 365 wordt uitgevoerd en briefrecords voor relevante facturen aanmaakt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee volg je wanneer formele incassoacties beginnen en hoe vaak ze plaatsvinden. Dit is belangrijk om de effectiviteit van aanmaningen en de naleving van intern incassobeleid te meten.

Geeft aan dat de klant de factuur formeel heeft betwist en dat de status is bijgewerkt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een gebruiker de factuurstatus in de module voor debiteurenbeheer wijzigt in 'Betwist'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt van het geschiloplossingsproces. Door dit bij te houden, kun je meten hoe vaak er geschillen ontstaan en hoelang het duurt om ze op te lossen. Dat heeft invloed op de klanttevredenheid en de cashflow.

Geeft aan dat een betaling van een klant is ontvangen en in het systeem is ingevoerd, meestal via een betalingsdagboek. Deze gebeurtenis vindt plaats vóór de definitieve boeking en toewijzing van het bedrag aan de betreffende factuur.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het berekenen van Days Sales Outstanding en het begrijpen van de cashflow. De tijd tussen deze gebeurtenis en Betaling geboekt laat zien waar vertraging ontstaat bij het toewijzen van betalingen.

Geeft aan dat de betaling van de klant officieel in het grootboek is geboekt en is toegewezen om een factuur te vereffenen. Dit wordt afgeleid van de boekingsdatum van het betalingsdagboek van de klant.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee is het betalingsdeel van het proces afgerond. De tijd tussen ontvangst en boeking van de betaling, de vertraging bij de verwerking van ontvangen betalingen, is een belangrijke efficiëntiemaatstaf voor de financiële afdeling.

De factuur is volledig betaald en het openstaande saldo is nul. Daarmee is het proces succesvol afgerond. Deze status wordt afgeleid wanneer de som van de toegewezen betalingen gelijk is aan het totale factuurbedrag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces van krediet tot betaling. Door de routes naar dit punt te analyseren, zie je welke werkwijzen goed werken en welke procesvarianten efficiënt zijn.

De factuur is oninbaar verklaard en formeel afgeboekt als oninbare vordering. Dit is een expliciete handeling van een bevoegde gebruiker, waarmee de vordering wordt afgeboekt en het verlies wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste mislukte eindpunt van het proces. Door afboekingen bij te houden, krijg je zicht op kredietrisico, mislukte incasso’s en financiële verliezen.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining Credit Management & Collections in Dynamics 365 verbeteren?

Process mining geeft je een helder beeld op basis van data van de werkelijke processtroom voor kredietbeheer en incasso in Dynamics 365. Het brengt bottlenecks, inefficiënties en niet-naleving aan het licht, zodat je workflows kunt verbeteren. Dat kan Days Sales Outstanding verlagen en incassostrategieën effectiever maken.

Welke data heb ik uit Dynamics 365 nodig voor process mining?

Om te beginnen heb je meestal event logs uit Dynamics 365 nodig. Daarin staan een case-ID, zoals het factuurnummer, de naam van elke activiteit en een timestamp van het moment waarop die plaatsvond. Ook gebruikers-ID’s en extra attributen, zoals klantsegment of aanmaningsniveau, kunnen nuttig zijn voor verdere analyse. Met deze data kun je het volledige proces reconstrueren en analyseren.

Welke resultaten kan ik verwachten en hoe snel?

Je kunt concrete verbeteringen verwachten, zoals een lagere Days Sales Outstanding, snellere afhandeling van factuurgeschillen en betere naleving van het aanmaningsbeleid. Vaak krijg je binnen enkele weken na het ophalen van de data en het inrichten van de analyse de eerste inzichten. Bij volledige optimalisatieprojecten zijn meetbare resultaten doorgaans binnen drie tot zes maanden zichtbaar.

Hoe helpt process mining bij een te hoge Days Sales Outstanding (DSO)?

Process mining laat precies zien in welke fasen en om welke redenen vertragingen in de incassocyclus ontstaan, en hoe die de DSO beïnvloeden. Het brengt bottlenecks in de afhandeling van geschillen en inefficiënte aanmaningsstappen aan het licht. Ook laat het zien waar de betalingsverwerking beter kan. Met dit inzicht kun je gerichte verbeteringen doorvoeren en de cashflow versnellen.

Hoe helpt process mining om het aanmaningsbeleid na te leven?

Process mining brengt elke stap in beeld en laat zien waar de uitvoering afwijkt van het vastgelegde aanmaningsbeleid, bijvoorbeeld wanneer acties zijn overgeslagen of verkeerd zijn uitgevoerd. Je krijgt objectief bewijs van tekortkomingen in compliance en kunt maatregelen nemen of trainingen aanbieden. Zo wordt het beleid beter nageleefd en neemt het compliancerisico af.

Is process mining lastig te implementeren voor Credit Management & Collections?

De eerste inrichting vraagt om data-extractie en modellering, maar moderne process mining-tools zijn ontworpen om dit eenvoudiger te maken. Met hulp van experts kun je sneller van datavoorbereiding naar analyse. De inzichten die je krijgt om processen te begrijpen en te verbeteren wegen ruimschoots op tegen de inspanning voor de eerste implementatie.

Welke technische vaardigheden of tools heb ik nodig voor process mining?

Voor process mining zijn vaardigheden in data-engineering nuttig voor het ophalen en omzetten van data, net als kennis van procesanalyse om de resultaten te interpreteren. De meeste organisaties gebruiken een speciaal process mining-platform dat een groot deel van de visualisatie en ontdekking automatiseert. Technische kennis helpt, maar het doel is om inzichten toegankelijk te maken voor zakelijke gebruikers.

Kan process mining helpen om de aanmaningsstrategie in Dynamics 365 toe te passen?

Ja. Process mining laat zien hoe aanmaningen in de praktijk worden uitgevoerd en vergelijkt dat met het vastgelegde beleid. Je ziet waar de uitvoering afwijkt of acties niet starten zoals bedoeld. Ook wordt duidelijk welke aanmaningsroutes het beste werken en waar teamleden stappen overslaan of verkeerd toepassen. Zo kun je de strategie en compliance in Dynamics 365 gericht verbeteren.

Hoe lang duurt het doorgaans om data uit Dynamics 365 op te halen?

Hoe lang het ophalen van data de eerste keer duurt, hangt af van de hoeveelheid data, de complexiteit van je Dynamics 365-omgeving en de beschikbare API-toegang. Bij grotere datasets kan dit enkele dagen tot een paar weken duren. Zodra de eerste verbinding is ingericht, kun je automatische connectors instellen voor doorlopende datastromen. Zo blijft de analyse actueel en is er weinig handmatig werk nodig.

Maakt process mining rechtstreeks verbinding met Microsoft Dynamics 365?

Process mining-platforms maken meestal verbinding met Dynamics 365 via standaard-API’s of beveiligde data-exporten om de benodigde event logs op te halen. Process mining is geen module in D365 zelf, maar gebruikt de Dynamics-data voor onafhankelijke analyse. Zo blijft de impact op het live systeem beperkt en krijg je inzicht in de processen.

Verbeter kredietbeheer en incasso voor een snellere cashflow

Verbeter de cashflow door het order-to-cash-proces efficiënter te maken en de doorlooptijd met 30% te verkorten.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.