> Continu verbeteren van processen > Kredietbeheer en incasso > SAP S/4HANA

Verbeter kredietbeheer en incasso

Optimaliseer kredietprocessen met onze SAP S/4HANA-gids in 6 stappen

Datatemplate downloaden

Kredietbeheer en incasso

SAP S/4HANA

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verbeter kredietbeheer en incasso in SAP S/4HANA voor een betere cashflow

Kredietbeheer en incasso kunnen ingewikkeld zijn. Dat leidt vaak tot betalingsachterstanden en een langere Days Sales Outstanding. Ons platform helpt verborgen inefficiënties in de hele levenscyclus van facturen op te sporen, van de eerste kredietbeoordeling tot de uiteindelijke betalingsboeking. Zo kun je de bedrijfsvoering efficiënter maken, oninbare vorderingen beperken en klantrelaties versterken.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Optimaliseer de credit-to-cash-cyclus met process mining

Goed beheer van Credit Management & Collections in SAP S/4HANA is belangrijk voor een gezonde cashflow en een beperkt financieel risico. Financiële processen zijn vaak complex: er zijn meerdere afdelingen en systemen bij betrokken. Daardoor ontstaan inefficiënties die lastig te vinden zijn. Verborgen bottlenecks kunnen leiden tot langere Days Sales Outstanding, meer oninbare vorderingen en een verslechterde klantrelatie. Zonder een helder end-to-endoverzicht van de credit-to-cash-cyclus is het lastig om de oorzaken van deze problemen te achterhalen. Process mining biedt een andere aanpak: je baseert je niet op aannames, maar op data. Zo zie je welke route elke factuur aflegt, van de eerste kredietbeoordeling tot de uiteindelijke betaling. Dat geeft het inzicht dat nodig is om het proces gericht te verbeteren.

Wat process mining laat zien over Credit Management & Collections

Process mining gebruikt event log-data uit SAP S/4HANA om de werkelijke processtromen te reconstrueren en zichtbaar te maken. Elke factuur krijgt een uniek case-ID, zodat je de volledige levenscyclus kunt volgen. Je ziet welke activiteiten plaatsvinden, waar vertraging optreedt en welke afwijkingen invloed hebben op kredietbeheer en incasso. Zo ontdek je waar facturen blijven liggen, waarom aanmaningen niet werken of waarom goedkeuringen van kredietlimieten steeds vertraging oplopen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of bepaalde klantgroepen vaak te laat betalen, of dat sommige medewerkers onevenredig veel risicovolle accounts behandelen zonder voldoende ondersteuning. Deze data laat zien hoe Credit Management & Collections in SAP S/4HANA daadwerkelijk presteert, op basis van controleerbare feiten in plaats van indrukken.

Waar je Credit Management & Collections kunt verbeteren

Met process mining vind je binnen Credit Management & Collections in SAP S/4HANA de onderdelen die aandacht nodig hebben.

Kredietbeoordelingen en goedkeuringen versnellen: Analyseer hoe lang aanvragen en goedkeuringen van kredietlimieten duren. Vind bottlenecks, zoals terugkerend herstelwerk of vertraging door ontbrekende informatie. Zo kun je nieuwe klanten sneller onboarden en het risico van bestaande klanten beter beheren.
Aanmaningen en incasso verbeteren: Beoordeel hoe goed de aanmaningsprocedures werken. Worden herinneringen op tijd verstuurd? Vinden incassogesprekken op het juiste moment plaats? Process mining laat zien of aanmaningsniveaus worden overgeslagen en of medewerkers te veel tijd besteden aan accounts met een lage waarde. Zo kun je middelen beter verdelen en de respons verbeteren.
Geschillen sneller oplossen: Vertraging bij het oplossen van klantgeschillen heeft direct invloed op de betalingscyclus. Breng het geschillenbeheer in kaart om te zien waar geschillen blijven hangen en waarom. Gebruik die informatie om de doorlooptijd van de oplossing te verkorten.
Betalingen verwerken en boeken: Zorg dat betalingen na ontvangst efficiënt worden geboekt in SAP S/4HANA. Vertraging bij de verwerking kan leiden tot onjuiste rapportages over achterstallige betalingen en onnodige aanmaningen, met gevolgen voor de klantrelatie.
Compliance bewaken en risico beperken: Controleer of interne kredietregels en externe regelgeving worden nageleefd. Process mining brengt aan het licht waar regels worden omzeild of incassoactiviteiten afwijken van de standaardprocedures. Zo kun je financiële en reputatierisico’s beperken.

Wat je kunt bereiken

Procesverbeteringen op basis van process mining leveren meetbare resultaten op. Je kunt de Days Sales Outstanding (DSO) aanzienlijk verlagen, wat de cashflow en liquiditeit verbetert. Door processen efficiënter in te richten, dalen de operationele kosten van handmatige incasso en herstelwerk. Ook kunnen de afboekingen van oninbare vorderingen afnemen. Dankzij efficiëntere processen richten incassoteams zich meer op werk dat waarde oplevert. Een transparantere en responsievere credit-to-cash-cyclus kan bovendien de klanttevredenheid verbeteren, doordat er minder betalingsgeschillen ontstaan en transacties soepeler verlopen. Je krijgt beter zicht op de procesprestaties. Dat helpt bij doorlopende verbetering en betere beslissingen over Credit Management & Collections in SAP S/4HANA.

Aan de slag met procesverbetering

Als je Credit Management & Collections vanuit het perspectief van de factuur bekijkt, kun je problemen niet alleen achteraf oplossen, maar ook gericht voorkomen. Zo kun je verbeteringen doorvoeren die ervoor zorgen dat SAP S/4HANA een efficiënte credit-to-cash-cyclus ondersteunt die aan de regels voldoet. Gebruik de inzichten om processen voortdurend te verbeteren, de financiële gezondheid te versterken en klantrelaties op te bouwen. Ontdek vandaag hoe je Credit Management & Collections kunt verbeteren.

Kredietbeheer en incasso Credit-to-cash Debiteurenbeheer Days Sales Outstanding Cashflowoptimalisatie Incasso Aanmaningsproces Factuurverwerking Kredietbeheer Incassoproces Invordering van schulden Aanmaningen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij aanvragen of goedkeuringen van kredietlimieten heeft direct invloed op de verkoopcyclus. Facturen kunnen daardoor niet op tijd worden aangemaakt en verstuurd. Deze bottleneck kan leiden tot gemiste omzetkansen, ontevreden klanten en een langere credit-to-cash-cyclus in SAP S/4HANA Credit Management. ProcessMind analyseert de volledige levenscyclus van facturen en laat zien waar kredietgoedkeuringen vastlopen en waardoor dat komt. De proceskaart maakt zichtbaar welke stappen of medewerkers bijdragen aan bottlenecks. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, goedkeuringen versnellen en de cashflow verbeteren.

Ondanks herinneringen en aanmaningsprocedures in SAP S/4HANA blijven veel facturen onbetaald. Dat leidt tot een hoge Days Sales Outstanding (DSO) en een groter risico op oninbare vorderingen. De huidige aanmaningsstrategie sluit mogelijk niet aan op verschillende klantgroepen of factuurtypen. ProcessMind volgt elke aanmaningsactiviteit bij een factuur, van de eerste herinnering tot de hogere aanmaningsniveaus. Het laat zien welke aanmaningsroutes niet werken en welke strategieën de meeste betalingen opleveren. Ook ontdek je hoe je de volgorde van aanmaningen kunt afstemmen op klantgedrag en factuurkenmerken, zodat incasso effectiever wordt.

Een groot aantal geschillen over facturen verlengt de betalingscyclus en kost tijd voor onderzoek en afhandeling. Dat kan ook de klanttevredenheid schaden. Om geschillen te voorkomen, is het belangrijk te weten wat er in SAP S/4HANA meestal toe leidt en wanneer ze ontstaan. ProcessMind brengt de levenscyclus van betwiste facturen in kaart en laat precies zien wanneer en waarom een geschil wordt geregistreerd. Je ontdekt terugkerende patronen, bijvoorbeeld rond prijzen, aantallen of dienstverlening. Zo kun je maatregelen nemen om het aantal geschillen te verlagen en ze sneller op te lossen, wat de cashflow verbetert.

Handmatige rapporten of een reactieve aanpak om achterstallige facturen te vinden en te prioriteren leiden tot inefficiëntie en gemiste incassokansen. Deze arbeidsintensieve werkwijze vertraagt incasso en vergroot de kans dat facturen ernstig achterstallig raken en oninbaar worden. ProcessMind volgt de status van elke factuur ten opzichte van de vervaldatum en geeft realtime inzicht in trends en het verloop van afzonderlijke facturen in SAP S/4HANA. Het signaleert procesafwijkingen en helpt bij het instellen van automatische meldingen en prioriteitenlijsten voor medewerkers. Zo wordt incasso minder reactief en meer datagedreven.

Facturen blijven vaak na de vervaldatum onbetaald zonder duidelijke reden. Dat verlengt de Days Sales Outstanding (DSO) en maakt de cashflow onvoorspelbaar. Zonder inzicht in de oorzaken van betalingsvertragingen is het lastig om een effectieve incassostrategie te bepalen of onderliggende problemen in het proces aan te pakken. ProcessMind analyseert in SAP S/4HANA het volledige betalingstraject van elke factuur, van aanmaak tot boeking. Het laat zien waar vertraging ontstaat en brengt die in verband met kenmerken zoals klantgroep, factuurbedrag of toegewezen medewerker. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om de betalingsdoorlooptijd te verkorten.

Medewerkers besteden mogelijk veel tijd aan gesprekken die niet tot betaling leiden of niet de juiste prioriteit krijgen. Dat kost middelen en verbetert de incassoresultaten niet. Zonder inzicht in welke gesprekstechnieken werken en welke facturen direct aandacht nodig hebben, wordt incasso al snel reactief en inefficiënt. ProcessMind volgt het volledige verloop van incassogesprekken per factuur en koppelt gesprekken aan latere betalingen in SAP S/4HANA. Zo ontdek je welke incassoactiviteiten resultaat opleveren, kun je de werkdruk verdelen op basis van factuurprioriteit en -waarde en gesprekstechnieken aanpassen om meer betalingen te innen en de DSO te verlagen.

Veel facturen die uiteindelijk worden afgeboekt wijzen op problemen in kredietbeheer of incasso en leiden tot directe financiële verliezen. Mogelijke oorzaken zijn een gebrekkige kredietbeoordeling, ineffectieve aanmaningen of een langdurige afhandeling van geschillen. ProcessMind onderzoekt in SAP S/4HANA de volledige geschiedenis van afgeboekte facturen, vanaf de eerste kredietbeoordeling tot aanmaningen en eventuele geschillenafhandeling. Het brengt overeenkomsten tussen afgeboekte facturen en de momenten waarop het proces misging aan het licht. Zo kun je kredietbeleid en incassostrategieën eerder in het proces verbeteren en toekomstige verliezen beperken.

Ook na ontvangst van een betaling kan vertraging bij het boeken in het grootboek het werkelijke kassaldo verhullen, de aansluiting bemoeilijken en latere incassoacties beïnvloeden. Verschillen kunnen ontstaan door handmatige stappen, problemen met systeemkoppelingen of een tekort aan capaciteit. ProcessMind meet voor elke factuur in SAP S/4HANA de tijd tussen ‘Betaling ontvangen’ en ‘Betaling geboekt’. Het brengt verschillen en bottlenecks in het boekingsproces aan het licht en laat zien waar automatisering of standaardisatie kan helpen. Zo worden financiële rapportages en het cashflowoverzicht tijdiger en nauwkeuriger.

Als aanmaningsregels niet consequent worden toegepast, klanten onjuist worden geïnformeerd of regelgeving niet wordt gevolgd, loopt de organisatie risico op overtredingen en juridische sancties. Daarom moeten alle incassoactiviteiten voldoen aan interne regels en externe regelgeving. ProcessMind houdt een auditspoor bij van elke aanmaningsactiviteit en vergelijkt het werkelijke proces in SAP S/4HANA met de vastgelegde compliance-regels en interne richtlijnen. Het signaleert afwijkingen automatisch, laat zien waar overtredingen waarschijnlijk zijn en helpt om incasso volgens vaste, conforme werkwijzen uit te voeren.

Facturen worden mogelijk aan medewerkers toegewezen op basis van eenvoudige verdelingsregels, in plaats van criteria zoals klantgroep, ouderdom of bedrag. Daardoor worden middelen niet efficiënt ingezet. Facturen met een hoge waarde of een lange betalingsachterstand krijgen mogelijk niet de urgente aandacht die nodig is. ProcessMind analyseert met SAP S/4HANA-data de werkdruk en prestaties van medewerkers in relatie tot factuurkenmerken en resultaten. Het laat zien welke toewijzingen goed werken en waar je middelen op basis van impact en prioriteit anders kunt verdelen. Zo kun je de toewijzingsstrategie verbeteren, meer betalingen innen en de DSO verlagen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd tussen een eerste aanvraag voor een kredietlimiet en de uiteindelijke beslissing. Snellere goedkeuringen helpen de verkoop en klanttevredenheid, doordat bestellingen sneller kunnen worden afgehandeld en omzet eerder binnenkomt. Dat helpt je om concurrerend te blijven.
ProcessMind brengt de workflow voor kredietgoedkeuringen in SAP S/4HANA in kaart. Je ziet waar bottlenecks en vertragingen ontstaan en welke stappen veel handmatig werk vragen. Door de duur en overgangen tussen activiteiten te analyseren, kunnen organisaties het proces verbeteren, routinematige controles automatiseren en prestatienormen vaststellen. Zo kan de goedkeuringstijd mogelijk met 30-50% dalen.

Dit doel is gericht op meer succes met aanmaningen om achterstallige betalingen te innen. Een effectiever aanmaningsproces verlaagt de Days Sales Outstanding (DSO) en verbetert de cashflow. Ook zijn er dan minder intensieve incassoacties nodig en neemt het risico op afboekingen van oninbare vorderingen af.
ProcessMind analyseert het volledige aanmaningstraject in SAP S/4HANA, van de eerste herinnering tot de laatste aanmaningsniveaus, en koppelt activiteiten aan daadwerkelijke betalingen. Je ziet welke strategieën, kanalen en momenten het beste werken voor verschillende klantgroepen. Zo kunnen organisaties hun aanpak verbeteren en het aantal geslaagde betalingen met 15-25% verhogen.

Dit doel is gericht op het terugdringen van het aantal geschillen over facturen. Veel geschillen wijzen vaak op onderliggende problemen met facturering, levering of dienstverlening. Ze leiden tot betalingsvertragingen, hogere administratiekosten en mogelijk ontevreden klanten. Minder geschillen maken de cashflow voorspelbaarder.
ProcessMind geeft inzicht in de activiteiten die voorafgaan aan de registratie van een geschil. Met SAP S/4HANA-data vind je veelvoorkomende oorzaken, zoals onjuiste prijzen, verschillen in aantallen of problemen met de dienstverlening. Als organisaties weten welke redenen het vaakst voorkomen en waar ze ontstaan, kunnen ze maatregelen nemen om het aantal nieuwe geschillen met 20-40% te verlagen en de afhandeling te verbeteren.

Dit doel richt zich op minder handmatig werk bij het vinden en volgen van achterstallige facturen. Handmatige controle kost veel tijd, is foutgevoelig en kan incasso vertragen. Dat heeft een negatief effect op de cashflow en de efficiëntie van de bedrijfsvoering.
ProcessMind brengt de levenscyclus van facturen in SAP S/4HANA in kaart en laat zien waar handmatige controles plaatsvinden, hoe lang ze duren en hoe vaak ze voorkomen. Met inzicht in het volledige proces kunnen organisaties mogelijkheden vinden voor automatische meldingen, rapporten en workflows. Zo kan het handmatige werk met 40-60% afnemen en wordt tijdige opvolging beter gewaarborgd.

Dit doel is gericht op inzicht in de redenen waarom betalingen vertraging oplopen, niet alleen op de constatering dat ze achterstallig zijn. Onderliggende oorzaken kunnen interne verwerkingsproblemen, betalingsgedrag van klanten of systeemfouten zijn. Als je die kent, kun je gerichte maatregelen nemen.
ProcessMind analyseert eventdata uit SAP S/4HANA om patronen en afwijkingen in betalingsprocessen te vinden. Het brengt betalingsvertragingen in verband met eerdere activiteiten, klantgroepen of factuurkenmerken en laat zien welke oorzaken het vaakst voorkomen. Met dat inzicht kunnen organisaties de oorzaken aanpakken en het aandeel betalingen op tijd met 10-20% verhogen.

Dit doel is gericht op effectievere incassogesprekken om betalingen te innen. Ineffectieve of slecht gerichte gesprekken kosten tijd, kunnen klantrelaties schaden en verminderen de openstaande schuld niet. Een gerichte aanpak verbetert zowel de betalingsresultaten als de klanttevredenheid.
ProcessMind analyseert in SAP S/4HANA de activiteiten voor en na incassogesprekken. Zo zie je welke acties en klantgroepen leiden tot betaling en welke samenhangen met verdere vertraging. Als organisaties weten welke gesprekstechnieken het beste werken, kunnen ze hun aanpak aanpassen, meer gesprekken succesvol afronden en de incassokosten met 15-20% verlagen.

Dit doel is gericht op minder facturen afboeken als oninbare vorderingen. Regelmatige afboekingen leiden direct tot financiële verliezen en drukken de winstgevendheid. Door de credit-to-cash-cyclus proactief te beheren, kun je dit risico aanzienlijk beperken.
ProcessMind maakt de volledige levenscyclus van facturen in SAP S/4HANA zichtbaar, van de eerste kredietbeoordeling tot het moment van afboeken. Het helpt patronen en belangrijke momenten te vinden waarop ingrijpen had kunnen voorkomen dat een factuur oninbaar werd. Zo kunnen organisaties het aantal afboekingen met 5-10% verlagen en de winstgevendheid verbeteren.

Dit doel richt zich op een consistente en efficiënte verwerking van betalingen na ontvangst. Verschillen in de boekingstijd kunnen leiden tot afwijkingen in financiële gegevens, vertraging bij de aansluiting en een onjuist beeld van de cashflow. Dat bemoeilijkt tijdige financiële beslissingen.
ProcessMind analyseert in SAP S/4HANA de reeks gebeurtenissen van ‘Betaling ontvangen’ tot ‘Betaling geboekt’. Je ziet verschillen en vertragingen per kanaal, klanttype of operationeel team. Als organisaties de oorzaken kennen, kunnen ze het proces standaardiseren, de variatie in de boekingsdoorlooptijd met 20-30% verminderen en de financiële nauwkeurigheid verbeteren.

Dit doel is gericht op de controle of alle aanmaningsactiviteiten voldoen aan interne richtlijnen, regelgeving en klantovereenkomsten. Overtredingen bij kredietbeheer en incasso kunnen leiden tot juridische sancties, reputatieschade en financiële gevolgen. Daarom is naleving belangrijk voor de bedrijfsvoering.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke aanmaningsprocessen in SAP S/4HANA met vooraf vastgelegde compliancemodellen en regels. Het signaleert afwijkingen, zoals onjuiste aanmaningsniveaus, onbevoegde acties of overgeslagen stappen. Zo kunnen organisaties overtredingen proactief aanpakken en volledig aan de regelgeving voldoen.

Dit doel richt zich op een effectieve inzet van incassomiddelen door accounts toe te wijzen op basis van strategisch belang en de kans op betaling. Bij een inefficiënte verdeling besteden medewerkers waardevolle tijd aan accounts met een lage prioriteit of waarde. Dat vermindert de effectiviteit van incasso.
ProcessMind analyseert klant- en factuurkenmerken in SAP S/4HANA, samen met eerder betalingsgedrag en incassoresultaten. Zo vind je geschikte criteria om accounts te prioriteren. Organisaties kunnen daarmee toewijzingen op basis van data invoeren, zodat medewerkers zich richten op accounts met de grootste impact. De totale incasso-efficiëntie kan zo met 10-15% verbeteren.

Verbeterpad in 6 stappen voor Credit Management & Collections

Verbeteringen doorvoeren

Proces volgen

Template downloaden

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor data over Credit Management & Collections. Deze template heeft de juiste structuur voor transactie- en stamgegevens uit SAP S/4HANA.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde datastructuur is belangrijk voor een nauwkeurige procesanalyse. Zo worden alle relevante datapunten op dezelfde manier vastgelegd en kun je er goede inzichten uit halen.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template met vooraf bepaalde kolommen voor kredietdata uit SAP S/4HANA.

WAT JE KRIJGT

Krijg zicht op wat er speelt en verbeter je cashflow

ProcessMind brengt het proces voor kredietbeheer en incasso overzichtelijk in beeld en laat zien waar verbetering mogelijk is. Bekijk elke stap, spoor inefficiënties op en verbeter het proces om de DSO te verlagen.

Breng kredietworkflows van begin tot eind in beeld
Spoor bottlenecks bij achterstallige betalingen op
Achterhaal de oorzaken van oninbare vorderingen
Maak incasso efficiënter en ontvang betalingen sneller

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Aanzienlijke verbeteringen in kredietbeheer realiseren

Deze resultaten laten de meetbare voordelen zien die organisaties behalen door hun processen voor kredietbeheer en incasso te optimaliseren. Ze zijn gebaseerd op data-inzichten uit process mining op SAP S/4HANA-systemen.

0 % faster

Snellere kredietgoedkeuringen

Kortere gemiddelde doorlooptijd

Vereenvoudig de kredietbeoordeling om nieuwe kredietlimieten sneller goed te keuren. Zo kunnen nieuwe klanten sneller worden aangesloten en verkooptrajecten vlotter verlopen.

0 % reduction

Minder verliezen door afboekingen

Minder oninbare facturen

Breng de oorzaken van oninbare facturen eerder in de incassocyclus in kaart en pak ze aan. Zo beperk je het financiële verlies door afgeboekte schulden.

0 % adherence

Betere naleving van aanmaningsprocedures

Naleving van het aanmaningsbeleid

Zorg dat alle aanmaningsprocedures het interne beleid en de wettelijke vereisten volgen. Zo beperk je risico’s en behandel je klanten eerlijk.

0 % improvement

Effectiever incasseren

Hogere verhouding tussen incassogesprekken en betalingen

Optimaliseer de incassostrategie door te bepalen welke aanpak en timing de beste resultaten opleveren. Zo leiden incasso-inspanningen vaker tot ontvangen betalingen.

~ 0 days faster

Geschillen sneller oplossen

Gemiddelde tijd om geschillen op te lossen

Versnel het onderzoek naar en de afhandeling van factuurgeschillen door bottlenecks op te sporen en workflows te automatiseren. Dat verbetert de klanttevredenheid en de cashflow.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de doelen van de organisatie. De cijfers geven typische verbeteringen weer die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatie van de klantfactuur, die dient als primair Case-ID voor het proces van kredietbeheer en incasso.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke case-identificatie die alle bijbehorende krediet- en incassoactiviteiten verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke vordering analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis in het proces voor kredietbeheer en incasso.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen. Dat is nodig om de proceskaart weer te geven, varianten te analyseren en het procesverloop te begrijpen.

De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van events. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, procesprestaties te analyseren en bottlenecks te vinden.

De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je prestaties van medewerkers, werkbelasting en compliance analyseren.

De unieke identificatie van de klantrekening.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut koppelt transacties aan specifieke klanten. Zo kun je betaalgedrag, klantsegmenten en klantrelaties analyseren.

De totale waarde van de factuur in de documentvaluta.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de financiële waarde van elke case weer. Dat is belangrijk voor prioritering, risicobeoordeling en prestatiemeting.

De datum waarop de factuur uiterlijk moet worden betaald.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum bepaalt of een factuur achterstallig is. Hij vormt ook de aanleiding voor incassoactiviteiten en de berekening van belangrijke KPI’s.

Het aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum nog niet is betaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke prestatie-indicator voor de effectiviteit van incasso. De metriek wordt gebruikt voor verouderingsanalyse, het prioriteren van werk en het meten van betalingsvertragingen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een klantfactuur en is het startpunt van het incassoproces. Het event wordt vastgelegd wanneer in SAP S/4HANA een nieuw boekhoudkundig document met het documenttype voor facturen wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent van het factuur-tot-betalingproces. De tijd tussen dit moment en de betaling is belangrijk voor het meten van Days Sales Outstanding (DSO) en de efficiëntie van het proces.

Een berekend event dat plaatsvindt wanneer de huidige datum na de nettovervaldatum van de factuur valt en er geen vereffeningsbetaling is geboekt. De factuur verandert dan van ‘actueel’ in ‘achterstallig’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de aanleiding voor alle incasso- en aanmaningsactiviteiten. Ze is belangrijk voor analyses van betaalgedrag, oorzaken van achterstallige betalingen en de effectiviteit van proactieve herinneringen.

Deze activiteit geeft aan dat een klant formeel bezwaar heeft gemaakt tegen een factuur en dat hiervoor een case is aangemaakt in SAP Dispute Management. Dit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe geschilcase wordt aangemaakt en aan de factuur wordt gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Het registreren van geschillen is belangrijk om uitzonderingen in het proces te begrijpen. Analyse van het aantal geschillen, de redenen en de afhandelingstijd helpt oorzaken zoals prijs- of verzendfouten op te sporen.

Deze activiteit staat voor de ontvangst van geld van de klant, dat vervolgens wordt verrekend met de openstaande factuur. Dit wordt vastgelegd wanneer een vereffeningsdocument wordt aangemaakt waarmee het factuurbedrag wordt afgeboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die direct invloed heeft op de cashflow en DSO. Analyse van de tijd tot betaling en de voorafgaande activiteiten laat zien hoe effectief het incassoproces is.

Dit is het uiteindelijke succesvolle resultaat voor een factuur: de factuur is volledig betaald en uit de openstaande posten verwijderd. Dit is het geval wanneer er een bijbehorend vereffeningsdocument en een vereffeningsdatum zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste eindpunt van het proces en sluit de levenscyclus van de factuur af. Analyse van de routes en de tijd die nodig is om dit punt te bereiken, is belangrijk voor procesoptimalisatie.

Deze activiteit staat voor de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te nemen en als oninbare vordering te classificeren. Dit wordt vastgelegd wanneer een bepaald type vereffeningsdocument wordt geboekt, vaak met een unieke redenencode.

Waarom dit belangrijk is

Afboekingen leiden rechtstreeks tot financieel verlies. Analyse van de frequentie, waarde en voorafgaande activiteiten helpt om klanten met een verhoogd risico en tekortkomingen in het incassoproces op te sporen.

Veelgestelde vragen

Welke problemen in Credit Management & Collections kan process mining aan het licht brengen?

Process mining kan bottlenecks bij kredietgoedkeuringen vinden, ineffectieve aanmaningsstrategieën blootleggen en laten zien waarom er veel factuurgeschillen zijn. Je ziet hoe processen werkelijk verlopen, inclusief vertragingen, handmatig werk en tekortkomingen in compliance die de efficiëntie en cashflow belemmeren.

Welke data uit SAP S/4HANA is nodig voor process mining van Credit Management & Collections?

Je hebt vooral event logs nodig met de activiteiten rond elke factuur. Gebruik het factuurnummer als case-ID. De data bevat timestamps van activiteiten, een omschrijving van de activiteit en de gebruiker of het systeem dat deze uitvoert. Relevante tabellen bevatten bijvoorbeeld gegevens over kredietbeslissingen, aanmaningsstappen, betalingsboekingen en de afhandeling van geschillen.

Hoe snel zijn de eerste resultaten van process mining voor Credit Management & Collections te verwachten?

Zodra de data is opgehaald en geladen, kunnen de eerste proceskaarten en inzichten meestal binnen enkele dagen tot een paar weken beschikbaar zijn. Hoe snel dat gaat, hangt af van de beschikbaarheid van de data en de complexiteit van SAP S/4HANA. Bruikbare inzichten volgen doorgaans kort na de eerste visualisatie.

Welke verbeteringen zijn mogelijk in Credit Management & Collections met inzichten uit process mining?

Je kunt kredietgoedkeuringen versnellen, aanmaningen effectiever maken en het aantal factuurgeschillen aanzienlijk verlagen. Process mining helpt de oorzaken van betalingsvertragingen te achterhalen, incassogesprekken te verbeteren en afboekingen van facturen te beperken. Dat kan de cashflow verbeteren en de operationele kosten verlagen.

Hoe haal je data uit SAP S/4HANA voor process mining?

Afhankelijk van de systeemconfiguratie en de gebruikte tool kun je data ophalen met standaard SAP-connectors, aangepaste rapporten of rechtstreekse databasequery’s. Het doel is een event log te maken in een formaat dat de process mining-tool kan verwerken. Daarvoor moet je meestal de relevante tabellen en datavelden vinden waarin procesgebeurtenissen worden vastgelegd.

Helpt process mining om compliance bij aanmaningen te waarborgen?

Ja. Process mining maakt zichtbaar hoe aanmaningsprocessen werkelijk verlopen en vergelijkt dat met vastgelegde regels en richtlijnen. Het signaleert afwijkingen, ontbrekende stappen en onjuiste volgordes die compliance-risico’s kunnen opleveren. Zo kun je inconsistenties proactief aanpakken en zorgen dat processen aan de regelgeving voldoen.

Is specialistische technische kennis nodig om de resultaten van process mining te interpreteren?

Inzicht in het proces voor kredietbeheer en incasso is belangrijk. De meeste process mining-tools bieden gebruiksvriendelijke dashboards en visualisaties. Daarmee kunnen zakelijke gebruikers complexe data begrijpen zonder veel technische kennis. Data-analisten en procesexperts kunnen vervolgens dieper ingaan op specifieke bevindingen.

Welke rol speelt het factuurnummer bij process mining voor kredietbeheer en incasso?

Het factuurnummer is de unieke identificatie van een case. De process mining-tool kan hiermee alle bijbehorende activiteiten volgen, van een kredietaanvraag tot de betaling of afboeking. Het verbindt alle events, zoals aanmaningsstappen, betalingsboekingen en geschilafhandeling, aan één procesinstantie. Zonder een consistent Case-ID kan het procesverloop niet nauwkeurig worden gereconstrueerd.

Verbeter je cashflow: optimaliseer kredietbeheer en incasso vandaag

Spoor inefficiënties op, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter je cashflow.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.