> Continue procesverbetering > Kredietbeheer en incasso > SAP S/4HANA

Verbeter je kredietbeheer en incasso

Optimaliseer kredietprocessen met onze 6-stappengids voor SAP S/4HANA
Datatemplate downloaden
Verbeter je kredietbeheer en incasso
Kredietbeheer en incasso
SAP S/4HANA
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer kredietbeheer en incasso in SAP S/4HANA voor een betere cashflow

Kredietbeheer- en incassoprocessen kunnen ingewikkeld zijn. Dat leidt vaak tot vertraagde betalingen en een langere Days Sales Outstanding. Met ons platform ontdek je verborgen inefficiënties in de volledige levenscyclus van facturen, van de eerste kredietbeoordeling tot en met de uiteindelijke betalingsboeking. Zo kun je de bedrijfsvoering efficiënter maken, dubieuze debiteuren beperken en klantrelaties versterken.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Je credit-to-cashcyclus optimaliseren met process mining

Goed kredietbeheer en effectief incassobeheer in SAP S/4HANA zijn belangrijk voor een gezonde cashflow en beperkt financieel risico. Financiële processen zijn vaak complex. Meerdere afdelingen en systeemkoppelingen zorgen voor inefficiënties die lastig te vinden zijn. Verborgen knelpunten kunnen leiden tot een langere Days Sales Outstanding, meer oninbare vorderingen en een slechtere klantrelatie. Zonder duidelijk end-to-endoverzicht van je credit-to-cashcyclus is het lastig om de grondoorzaken te vinden. Process mining helpt hierbij. Je werkt niet langer op basis van aannames, maar op basis van data. Je ziet hoe elke factuur door het proces gaat, van de eerste kredietbeoordeling tot de uiteindelijke betaling. Zo krijg je het overzicht dat je nodig hebt om het proces gericht te verbeteren.

Zo verandert process mining kredietbeheer en incasso

Process mining gebruikt event-logdata uit je SAP S/4HANA-systeem om de werkelijke procesflows te reconstrueren en visualiseren. Door elk factuurnummer als unieke case-identificatie te gebruiken, kun je de volledige levenscyclus volgen. Je ziet elke activiteit, vertraging en afwijking die invloed heeft op kredietbeheer en incasso. Zo ontdek je precies waar facturen blijven hangen, waarom incassoprocedures weinig effect hebben of waarom goedkeuringen van kredietlimieten steeds vertraging oplopen. Je kunt bijvoorbeeld zien of bepaalde klantsegmenten vaak te laat betalen, of dat specifieke incassomedewerkers onevenredig veel risicovolle rekeningen behandelen zonder voldoende ondersteuning. Deze datagedreven kijk laat zien hoe je processen voor kredietbeheer en incasso in SAP S/4HANA werkelijk presteren. Je gaat van subjectieve observaties naar controleerbare feiten.

Belangrijkste verbeterpunten in kredietbeheer en incasso

Met process mining vind je de onderdelen van je kredietbeheer- en incassoprocessen in SAP S/4HANA die aandacht nodig hebben.

  • Kredietbeoordeling en goedkeuring verbeteren: Analyseer hoe lang aanvragen en goedkeuringen van kredietlimieten duren. Zoek knelpunten, zoals veelvuldig herstelwerk of goedkeuringen die blijven liggen door ontbrekende informatie. Zo kun je nieuwe klanten sneller onboarden en het risico van bestaande klanten beter beheren.
  • Effectiviteit van aanmaningen en incasso verhogen: Beoordeel hoe efficiënt je incassoprocedures zijn. Worden herinneringen op tijd verstuurd? Vinden incassogesprekken op het juiste moment plaats? Process mining laat zien of incassoniveaus worden overgeslagen of medewerkers te veel tijd besteden aan rekeningen met een lage waarde. Zo kun je bronnen beter inzetten en de respons verbeteren.
  • Geschillen sneller oplossen: Vertragingen bij het oplossen van klantgeschillen hebben rechtstreeks invloed op betalingscycli. Door het geschillenproces te visualiseren, zie je in welke stappen geschillen vaak blijven hangen, waarom dat gebeurt en hoe je de doorlooptijd van de oplossing verkort.
  • Betalingsverwerking en het boeken van betalingen verbeteren: Zorg dat ontvangen betalingen efficiënt in SAP S/4HANA worden geboekt. Vertraging bij het verwerken van geld kan leiden tot onjuiste rapportages over achterstallige betalingen en onnodige aanmaningen, met gevolgen voor klantrelaties.
  • Compliance bewaken en risico beperken: Controleer of interne kredietbeleidsregels en externe regelgeving worden gevolgd. Process mining kan laten zien waar beleid wordt omzeild of incassoactiviteiten afwijken van standaardprocedures. Zo kun je financiële en reputatierisico's beperken.

Concrete resultaten

Procesverbeteringen op basis van inzichten uit process mining leveren meetbare resultaten op. Je kunt een duidelijke daling van Days Sales Outstanding (DSO) verwachten, met een betere cashflow en liquiditeit als gevolg. Door processen efficiënter te maken, verlaag je de kosten van handmatige incassoactiviteiten en herstelwerk. Ook neemt het aantal afboekingen van oninbare vorderingen af. Je incassoteams kunnen zich richten op werk met meer waarde, waardoor de productiviteit stijgt. Een transparantere en beter reagerende credit-to-cashcyclus draagt bovendien bij aan hogere klanttevredenheid. Betalingsgeschillen nemen af en transacties verlopen soepeler. Je krijgt beter zicht op de prestaties van je processen. Daarmee kun je continu verbeteren en betere beslissingen nemen over kredietbeheer en incasso in SAP S/4HANA.

Aan de slag met procesverbetering

Als je kredietbeheer en incasso vanuit het perspectief van de factuur bekijkt, ga je van reactieve probleemoplossing naar proactieve verbetering. Je kunt gerichte verbeteringen doorvoeren en ervoor zorgen dat je SAP S/4HANA-systeem een efficiënte en compliant credit-to-cashcyclus ondersteunt. Met deze inzichten kun je continu verbeteren, de financiële gezondheid versterken en klantrelaties opbouwen. Ontdek vandaag hoe je je kredietbeheer en incasso kunt verbeteren.

Kredietbeheer en incasso Krediet-tot-cash Debiteurenbeheer Days Sales Outstanding Cashflowoptimalisatie Schuldinning Aanmaningsproces Factuurverwerking Kredietcontrole Incassoproces Schuldinning Aanmaningen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertraging bij aanvragen of goedkeuringen van kredietlimieten heeft rechtstreeks invloed op de verkoopcyclus. Facturen kunnen daardoor niet op tijd worden aangemaakt en verstuurd. Dit knelpunt kan leiden tot gemiste omzetkansen, gefrustreerde klanten en een langere credit-to-cashcyclus binnen SAP S/4HANA Credit Management. ProcessMind analyseert de volledige levenscyclus van de factuur. Zo zie je waar kredietgoedkeuringen blijven hangen en wat de grondoorzaken van de vertraging zijn. Door het werkelijke proces in kaart te brengen, laat ProcessMind zien welke stappen of medewerkers knelpunten veroorzaken. Daarmee kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, het goedkeuringsproces versnellen en de cashflow verbeteren.

Ondanks achterstandsherinneringen en gestarte incassoprocedures in SAP S/4HANA blijven veel facturen onbetaald. Dat leidt tot een hoge Days Sales Outstanding (DSO) en een groter risico op oninbare vorderingen. De huidige incassostrategie is mogelijk niet afgestemd op verschillende klantsegmenten of factuurtypen. ProcessMind volgt elke incassoactiviteit bij een factuur, van de eerste herinnering tot hogere incassoniveaus. Je ziet welke incassopaden weinig opleveren, welke strategieën de beste betalingspercentages hebben en waar je incassoreeksen kunt aanpassen aan klantgedrag en factuurkenmerken. Zo wordt incasso een stuk effectiever.

Een groot aantal geregistreerde factuurgeschillen verlengt niet alleen de betalingscyclus, maar vraagt ook veel bronnen voor onderzoek en oplossing. Dat heeft gevolgen voor de klanttevredenheid. Om geschillen te voorkomen, moet je weten welke oorzaken en momenten binnen SAP S/4HANA het vaakst voorkomen. ProcessMind visualiseert de levenscyclus van betwiste facturen en laat precies zien wanneer en waarom geschillen worden geregistreerd. Je ontdekt terugkerende patronen, bijvoorbeeld problemen met prijs, hoeveelheid of dienstverlening. Zo kun je preventieve maatregelen nemen, het aantal geschillen verlagen en de oplostijd verkorten. Dat verbetert uiteindelijk de cashflow.

Wie afhankelijk is van handmatige rapporten of reactieve methoden om achterstallige facturen te vinden en prioriteren, werkt inefficiënt en mist incassokansen. Deze arbeidsintensieve aanpak vertraagt incassoactiviteiten. Daardoor kunnen meer facturen ernstig achterstallig raken en neemt het risico op oninbare vorderingen toe. ProcessMind bewaakt automatisch de status van elke factuur ten opzichte van de vervaldatum. Binnen SAP S/4HANA krijg je actuele inzichten in trends rond achterstallige betalingen en het verloop van afzonderlijke facturen. Je ziet procesafwijkingen en kunt automatische meldingen en prioriteitenlijsten voor medewerkers instellen. Zo verandert reactief incasso in een proactieve strategie op basis van data.

Facturen blijven vaak na de vervaldatum onbetaald zonder duidelijke reden. Dat leidt tot een langere Days Sales Outstanding (DSO) en een onvoorspelbare cashflow. Zonder inzicht in de oorzaken van betalingsvertragingen is het lastig om effectieve incassostrategieën te kiezen of onderliggende problemen in het proces aan te pakken. ProcessMind analyseert de volledige betalingsroute van elke factuur, van aanmaak tot uiteindelijke boeking, binnen de SAP S/4HANA-omgeving. Je ziet op welke punten vertraging ontstaat en kunt die koppelen aan kenmerken zoals klantsegment, factuurbedrag of toegewezen medewerker. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om betalingscycli te verkorten.

Incassomedewerkers kunnen veel tijd besteden aan telefoongesprekken die niet tot een betaling leiden of niet goed worden geprioriteerd. Dat verspilt bronnen en verbetert de incassopercentages niet. Zonder inzicht in welke belstrategieën het meest effectief zijn of welke facturen direct aandacht nodig hebben, kunnen incasso-inspanningen reactief en inefficiënt worden. ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van incassogesprekken voor elke factuur en koppelt gesprekken binnen SAP S/4HANA aan daaropvolgende betalingsresultaten. Zo worden patronen in succesvolle incassoactiviteiten zichtbaar, kun je de werklast van incassomedewerkers afstemmen op de prioriteit en waarde van facturen en belstrategieën verfijnen om meer betalingen te realiseren en DSO te verlagen.

Een groot aantal facturen dat uiteindelijk wordt afgeboekt, wijst op fundamentele problemen in het kredietbeheer- of incassoproces. Dat leidt tot directe financiële verliezen. Mogelijke oorzaken zijn slechte kredietbeoordelingen vooraf, ineffectieve aanmaningen of een langdurige afhandeling van geschillen. ProcessMind onderzoekt de volledige geschiedenis van afgeboekte facturen binnen SAP S/4HANA. Daarbij wordt teruggegaan naar de oorspronkelijke kredietbeoordeling, aanmaningsstappen en eventuele inspanningen om geschillen op te lossen. Zo worden gemeenschappelijke kenmerken van afgeboekte facturen zichtbaar, net als de momenten waarop het proces misging. Daarmee kun je kredietbeleid en incassostrategieën eerder in de keten verbeteren en toekomstige verliezen beperken.

Ook nadat betalingen zijn ontvangen, kunnen vertragingen bij het boeken in het grootboek het werkelijke kassaldo verhullen, de afstemming bemoeilijken en gevolgen hebben voor volgende incassoacties. Deze verschillen kunnen ontstaan door handmatige processtappen, problemen met systeemkoppelingen of beperkte capaciteit. ProcessMind brengt voor elke factuur in SAP S/4HANA de exacte tijd tussen 'Payment Received' en 'Payment Posted' in kaart. Zo worden verschillen zichtbaar, ontdek je specifieke knelpunten in het boekingsproces en zie je waar automatisering of standaardisatie kan helpen. Dat ondersteunt tijdige en nauwkeurige financiële rapportage en beter inzicht in de cashflow.

Een inconsistente toepassing van aanmaningsregels, onjuiste communicatie met klanten of afwijkingen van wettelijke vereisten kan de organisatie blootstellen aan compliancerisico's en juridische sancties. Het is belangrijk dat alle incassoactiviteiten voldoen aan intern beleid en externe regelgeving. ProcessMind biedt een audittrail van elke aanmaningsactiviteit. Binnen SAP S/4HANA vergelijkt het de werkelijke procesflow met vastgelegde complianceregels en intern beleid. Afwijkingen worden automatisch gedetecteerd. Zo zie je waar compliance-overtredingen waarschijnlijk zijn en kun je gestandaardiseerde incassopraktijken afdwingen die aan de regels voldoen.

Incassomedewerkers krijgen facturen soms toegewezen op basis van eenvoudige verdeelregels in plaats van strategische criteria, zoals klantsegment, ouderdom of bedrag van de factuur. Dat leidt tot een inefficiënte inzet van bronnen. Facturen met een hoge waarde of een grote betalingsachterstand krijgen daardoor mogelijk niet de urgente aandacht die ze nodig hebben. ProcessMind analyseert de werklast en prestaties van incassomedewerkers in relatie tot factuurattributen en resultaten, met data uit SAP S/4HANA. Zo worden patronen in effectieve toewijzingen zichtbaar. Je ziet waar bronnen anders kunnen worden verdeeld op basis van impact en prioriteit en kunt de toewijzingsstrategie verbeteren om incassopercentages te verhogen en DSO te verlagen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd die nodig is om kredietlimieten voor klanten goed te keuren, van de eerste aanvraag tot het definitieve besluit. Snellere goedkeuringen hebben direct effect op verkoopsnelheid en klanttevredenheid, omdat orders sneller kunnen worden verwerkt en omzet eerder wordt gerealiseerd. Dat helpt je concurrentiepositie te behouden.
ProcessMind visualiseert de kredietgoedkeuringsworkflow in SAP S/4HANA. Je ziet waar knelpunten en vertragingen ontstaan en welke stappen veel handmatig werk vragen. Door de duur en overgangen van activiteiten te analyseren, kun je het proces efficiënter maken, routinematige controles automatiseren en prestatienormen vaststellen. Zo kun je mogelijk 30-50% tijd besparen op goedkeuringen.

Dit doel richt zich op het verhogen van het succespercentage van aanmaningsprocedures bij het innen van achterstallige betalingen. Een effectiever aanmaningsproces draagt direct bij aan een lagere Days Sales Outstanding (DSO) en een betere cashflow. Ook zijn dan minder intensieve incassoacties en minder afboekingen van oninbare vorderingen nodig.
ProcessMind analyseert de volledige aanmaningsroute binnen SAP S/4HANA, van de eerste herinnering tot het laatste aanmaningsniveau, en koppelt activiteiten aan daadwerkelijk ontvangen betalingen. Zo zie je welke strategieën, kanalen en momenten het beste werken voor verschillende klantsegmenten. Daarmee kun je je aanpak verbeteren en het betalingssucces mogelijk met 15-25% verhogen.

Dit doel richt zich op het verlagen van het aantal geschillen over facturen. Een groot aantal geschillen wijst vaak op onderliggende problemen in facturatie, levering of dienstverlening. Dat leidt tot betalingsvertragingen, hogere administratieve kosten en mogelijk ontevreden klanten. Minder geschillen maken de cashflow beter voorspelbaar.
ProcessMind geeft binnen SAP S/4HANA een helder overzicht van de activiteiten die voorafgaan aan de registratie van een geschil. Zo worden veelvoorkomende oorzaken zichtbaar, zoals onjuiste prijzen, verschillen in aantallen of problemen met de dienstverlening. Door te begrijpen welke redenen het vaakst voorkomen en waar ze ontstaan, kun je corrigerende maatregelen nemen. Daarmee kun je het aantal nieuwe geschillen mogelijk met 20-40% verlagen en de afhandeling efficiënter maken.

Dit doel richt zich op het verminderen van handmatig werk bij het identificeren en volgen van achterstallige facturen. Veel handmatige controles kosten tijd, zijn foutgevoelig en kunnen incassoacties vertragen. Dat heeft een negatief effect op de cashflow en efficiëntie van de bedrijfsvoering.
ProcessMind visualiseert de levenscyclus van facturen in SAP S/4HANA. Je ziet waar handmatige controleactiviteiten plaatsvinden en hoeveel tijd en hoe vaak ze kosten. Met inzicht in het volledige proces kun je mogelijkheden vinden voor automatische meldingen, rapporten en workflows. Zo kun je het handmatige werk mogelijk met 40-60% verminderen en opvolgacties op tijd uitvoeren.

Dit doel richt zich op een helder begrip van de redenen achter betalingsvertragingen, in plaats van alleen vast te stellen dat een betaling te laat is. Onderliggende oorzaken kunnen liggen in interne verwerkingsproblemen, specifiek betaalgedrag van klanten of storingen in systemen. Inzicht daarin is belangrijk om gerichte en effectieve maatregelen te nemen.
ProcessMind analyseert event data uit SAP S/4HANA om patronen en afwijkingen in betalingsprocessen zichtbaar te maken. Betalingsvertragingen kunnen worden gekoppeld aan voorafgaande activiteiten, klantsegmenten of kenmerken van facturen. Zo krijg je inzicht in de meest voorkomende oorzaken. Daarmee kun je problemen bij de bron aanpakken en het percentage betalingen op tijd mogelijk met 10-20% verhogen.

Dit doel richt zich op het effectiever maken van incassogesprekken. Inefficiënte of slecht gerichte gesprekken verspillen bronnen, kunnen klantrelaties schaden en verminderen openstaande schulden onvoldoende. Een gerichte aanpak verbetert zowel het betalingspercentage als de klanttevredenheid.
ProcessMind analyseert de volgorde van activiteiten voor en na incassogesprekken in SAP S/4HANA. Zo zie je welke acties en klantsegmenten leiden tot succesvolle betalingen en welke juist tot verdere vertraging. Met inzicht in de meest effectieve belstrategieën kun je je aanpak verfijnen, het succespercentage van gesprekken verhogen en incassokosten mogelijk met 15-20% verlagen.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal facturen dat als oninbare schuld wordt afgeboekt. Regelmatige afboekingen leiden direct tot financiële verliezen en drukken de winstgevendheid. Proactief beheer van de credit-to-cashcyclus kan dit risico aanzienlijk beperken.
ProcessMind geeft inzicht in de volledige levenscyclus van facturen in SAP S/4HANA, van de eerste kredietbeoordeling tot het moment van afboeken. Je ziet patronen en belangrijke momenten waarop ingrijpen had kunnen voorkomen dat een factuur oninbaar werd. Zo kun je afboekingen mogelijk met 5-10% verminderen en de winstgevendheid verbeteren.

Dit doel richt zich op een consistente en efficiënte verwerkingstijd tussen ontvangst en boeking van betalingen. Verschillen in boekingstijden kunnen leiden tot afwijkingen in financiële gegevens, vertraagde afstemming en een onjuist beeld van de cashflow. Dat bemoeilijkt tijdige financiële besluitvorming.
ProcessMind analyseert de reeks gebeurtenissen van 'Payment Received' tot 'Payment Posted' binnen SAP S/4HANA. Je ziet verschillen en vertragingen tussen kanalen, klanttypen en teams binnen de bedrijfsvoering. Door de oorzaken van deze verschillen te vinden, kun je het proces standaardiseren, de variatie in de boekingscyclus mogelijk met 20-30% verminderen en de financiële nauwkeurigheid verbeteren.

Dit doel richt zich op het controleren of alle aanmaningsactiviteiten voldoen aan intern beleid, wettelijke vereisten en klantafspraken. Niet-naleving binnen kredietbeheer en incasso kan leiden tot juridische sancties, reputatieschade en financiële gevolgen. Daarom is naleving een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
ProcessMind vergelijkt werkelijke aanmaningsflows in SAP S/4HANA met vooraf gedefinieerde compliancemodellen en regels. Afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, zoals onjuiste aanmaningsniveaus, onbevoegde acties of overgeslagen stappen. Zo kun je problemen met niet-naleving proactief aanpakken en volledig blijven voldoen aan wettelijke normen.

Dit doel richt zich op een effectieve inzet van incassobronnen door incassomedewerkers toe te wijzen aan rekeningen op basis van strategisch belang en de kans op betaling. Bij een inefficiënte verdeling gaat waardevolle tijd naar rekeningen met een lage prioriteit of waarde. Dat verlaagt de totale efficiëntie en impact van het incassoproces.
ProcessMind analyseert klant- en factuurattributen in SAP S/4HANA, samen met historisch betaalgedrag en incassoresultaten. Zo worden de beste criteria voor prioritering zichtbaar. Daarmee kun je datagedreven toewijzingsstrategieën invoeren, zodat incassomedewerkers zich richten op rekeningen met de grootste impact. De totale incasso-efficiëntie kan zo mogelijk met 10-15% verbeteren.

Het 6-stappenverbeterpad voor kredietbeheer en incasso

1

Download de template
2

Exporteer je data
3

Upload je dataset
4

Analyseer je proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor je proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor data over kredietbeheer en incasso. Deze template heeft de juiste structuur voor je transactionele en stamdata uit SAP S/4HANA.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Een gestandaardiseerde datastructuur is belangrijk voor een nauwkeurige procesanalyse. Zo worden alle relevante datapunten consistent vastgelegd en krijg je bruikbare inzichten.

Verwacht resultaat

Een gebruiksklare Excel-template met vooraf gedefinieerde kolommen voor je kredietdata uit SAP S/4HANA.

DIT KRIJG JE

Krijg zicht op wat er speelt en verbeter je cashflow

ProcessMind geeft je heldere visualisaties en concrete inzichten in je kredietbeheer- en incassoproces. Bekijk elke stap, ontdek inefficiënties en verbeter het proces om DSO te verlagen.
  • Breng kredietworkflows van begin tot eind in beeld
  • Breng knelpunten bij achterstallige betalingen precies in kaart
  • Ontdek de oorzaken van dubieuze debiteuren
  • Maak incasso efficiënter voor een snellere cashflow
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Aanzienlijke verbeteringen in kredietbeheer realiseren

Deze resultaten laten de meetbare voordelen zien die organisaties behalen door hun processen voor kredietbeheer en incasso te verbeteren met datagedreven inzichten uit process mining op SAP S/4HANA-systemen.

0 % faster
Snellere kredietgoedkeuringen

Verlaging van de gemiddelde doorlooptijd

Maak het kredietbeoordelingsproces efficiënter om de tijd voor het goedkeuren van nieuwe kredietlimieten aanzienlijk te verkorten. Zo verbeter je de onboarding van klanten en de verkoopsnelheid.
0 % reduction
Minder verliezen door afboekingen

Minder oninbare facturen

Identificeer de grondoorzaken van oninbare facturen eerder in de incassocyclus en pak ze aan. Zo verlaag je financiële verliezen door afgeboekte schulden rechtstreeks.
0 % adherence
Betere naleving van aanmaningsregels

Voldoen aan aanmaningsbeleid

Zorg dat alle aanmaningsprocedures consequent voldoen aan vastgesteld intern beleid en wettelijke vereisten. Zo beperk je risico's en behandel je klanten eerlijk.
0 % improvement
Effectiever incasseren

Hogere verhouding tussen incassogesprekken en betalingen

Optimaliseer incassostrategieën door te begrijpen welke gesprekstechnieken en momenten het beste resultaat opleveren. Zo leiden meer incasso-inspanningen tot ontvangen betalingen.
~ 0 days faster
Geschillen sneller oplossen

Gemiddelde tijd om geschillen op te lossen

Versnel het onderzoeken en oplossen van factuurgeschillen door knelpunten te identificeren en workflows te automatiseren. Zo verbeter je klanttevredenheid en cashflow.

Resultaten verschillen per complexiteit van het proces, datakwaliteit en specifieke organisatiedoelen. Deze cijfers zijn typische verbeteringen die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de dataset daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van de klantfactuur. Dit is de primaire case-ID voor het proces voor kredietbeheer en incasso.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde krediet- en incassoactiviteiten koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke vordering analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die plaatsvond in het proces voor kredietbeheer en incasso.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen. Dat is nodig om de procesmap te visualiseren, varianten te analyseren en de procesflow te begrijpen.

De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, procesprestaties te analyseren en knelpunten te ontdekken.

De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je prestaties, werkbelasting en compliance per medewerker analyseren.

De unieke identificatie van de klantrekening.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt transacties aan specifieke klanten. Zo kun je betaalgedrag, segmentatie en klantrelaties analyseren.

De totale waarde van de factuur in de documentvaluta.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt de financiële waarde van elke case meetbaar. Dat is nodig voor prioritering, risicobeoordeling en prestatiemeting.

De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste datum om te bepalen of een factuur achterstallig is, incassoactiviteiten te starten en belangrijke KPI's te berekenen.

Het aantal dagen dat een factuur na de betalingsvervaldatum nog niet is betaald.

Waarom dit belangrijk is

Het is een belangrijke prestatie-indicator voor incasso-effectiviteit. Je gebruikt deze voor ouderdomsanalyses, werkprioritering en het meten van betalingsvertragingen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van een klantfactuur en vormt het startpunt van het incassoproces. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer in het SAP S/4HANA-systeem een nieuw boekhoudkundig document met een factuurdocumenttype wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het invoice-to-cashproces. De tijd vanaf dit moment tot aan de betaling analyseren is belangrijk om Days Sales Outstanding (DSO) en de efficiëntie van het totale proces te meten.

Dit is een berekende gebeurtenis die optreedt wanneer de huidige datum na de nettovervaldatum van de factuur ligt en er geen vereffeningsbetaling is geboekt. De factuur verandert daarmee van de status 'actueel' naar 'achterstallig'.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt de trigger voor alle incasso- en aanmaningsactiviteiten. Ze is belangrijk voor het analyseren van betaalgedrag, redenen voor achterstanden en de effectiviteit van proactieve herinneringen.

Deze activiteit betekent dat een klant formeel bezwaar heeft gemaakt tegen een factuur en dat in SAP Dispute Management een case is aangemaakt. Dit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe geschilcase wordt aangemaakt en aan het factuurdocument wordt gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Het registreren van geschillen is een belangrijke stap om uitzonderingen in het proces te begrijpen. Door het aantal, de redenen en de oplostijd van geschillen te analyseren, zie je grondoorzaken zoals fouten in prijzen of verzending.

Deze activiteit staat voor de ontvangst van geld van de klant, dat vervolgens aan de openstaande factuur wordt toegewezen. Dit wordt vastgelegd door het aanmaken van een vereffeningsdocument waarmee het factuurbedrag wordt afgeletterd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat direct effect heeft op cashflow en DSO. Door de tijd tot betaling en de voorafgaande activiteiten te analyseren, zie je hoe effectief het volledige incassoproces is.

Dit is de definitieve, succesvolle uitkomst voor een factuur. De factuur is volledig betaald en verwijderd uit de openstaande posten. Deze status wordt herkend wanneer een factuur een bijbehorend vereffeningsdocument en een vereffeningsdatum heeft.

Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces sluit deze activiteit de levenscyclus van de factuur af. Door de routes en doorlooptijd naar deze status te analyseren, krijg je belangrijke input voor procesoptimalisatie.

Deze activiteit staat voor de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te verwerken en als oninbare vordering te classificeren. Dit wordt vastgelegd wanneer een specifiek type vereffeningsdocument wordt geboekt, vaak met een unieke redencode.

Waarom dit belangrijk is

Afboekingen leiden rechtstreeks tot financieel verlies. Door hun frequentie en waarde te analyseren, samen met de voorafgaande activiteiten, zie je welke klanten risico lopen en waar het incassoproces tekortschiet.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining lokaliseert belangrijke bottlenecks in kredietgoedkeuring, herkent ineffectieve incassostrategieën en maakt oorzaken van veel factuurgeschillen zichtbaar. Je ziet hoe processen echt worden uitgevoerd, inclusief vertragingen, handmatig werk en compliancehiaten die efficiëntie en cashflow belemmeren.

Je hebt vooral event logs nodig met de activiteiten rond elke factuur. Gebruik het factuurnummer als case-ID. Leg per activiteit de timestamp, omschrijving en uitvoerder vast. Relevante tabellen bevatten bijvoorbeeld gegevens over kredietbeslissingen, incassostappen, betalingsboekingen en het oplossen van geschillen.

Zodra de data is geëxtraheerd en ingeladen, kunnen eerste proceskaarten en inzichten meestal binnen enkele dagen of weken worden gegenereerd. De snelheid hangt af van de kwaliteit van de data en de complexiteit van je SAP S/4HANA-inrichting. Kort na de eerste visualisatie volgen meestal bruikbare inzichten waarop je actie kunt ondernemen.

Je kunt goedkeuringscycli voor krediet versnellen, de effectiviteit van aanmaningen verhogen en het aantal factuurgeschillen aanzienlijk verlagen. Process mining maakt de oorzaken van betalingsvertragingen inzichtelijk, helpt incassogesprekken te optimaliseren en beperkt het aantal afgeboekte facturen. Zo verbeter je de cashflow en verlaag je de operationele kosten.

Je kunt data extraheren met standaard SAP-connectors, maatwerkrapporten of rechtstreekse databasequery’s, afhankelijk van je systeeminrichting en tool. Het doel is een event log in een formaat dat je process mining-tool kan inlezen. Daarvoor identificeer je meestal de relevante tabellen en velden waarin procesgebeurtenissen worden vastgelegd.

Ja. Process mining visualiseert duidelijk hoe aanmaningsprocessen in de praktijk worden uitgevoerd en vergelijkt dat met vastgelegde regels en beleidsrichtlijnen. Afwijkingen, ontbrekende stappen en onjuiste volgordes die compliance-risico’s kunnen veroorzaken, komen meteen naar voren. Zo kun je inconsistenties proactief aanpakken en ervoor zorgen dat processen aan de regelgeving voldoen.

Kennis van het proces voor Credit Management & Collections is belangrijk, maar de meeste process mining-tools bieden gebruiksvriendelijke dashboards en visualisaties. Deze platforms maken complexe data begrijpelijk voor zakelijke gebruikers. Voor de interpretatie is meestal weinig technische kennis nodig. Data-analisten of procesexperts kunnen daarna dieper ingaan op specifieke bevindingen.

Het factuurnummer is de belangrijkste case-identificatie. Hiermee kan de process mining-tool alle gerelateerde activiteiten volgen, van een kredietaanvraag tot de uiteindelijke betaling of afboeking. Het koppelt gebeurtenissen zoals aanmaningsstappen, betalingsboekingen en de afhandeling van geschillen aan één procesinstantie. Zonder een consistente case-ID kan de procesflow niet nauwkeurig worden gereconstrueerd.

Verbeter je cashflow: optimaliseer vandaag je kredietbeheer en incasso

Breng inefficiënties in kaart, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter je cashflow.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar met de installatie.