Datatemplate voor inkoop tot betaling, factuurverwerking

NetSuite
Datatemplate voor inkoop tot betaling, factuurverwerking

Datatemplate voor inkoop tot betaling, factuurverwerking

Deze template helpt je de juiste data te verzamelen voor de analyse van factuurverwerking in NetSuite. Je vindt er de essentiële datavelden, belangrijke processtappen en uitleg over hoe je de data kunt ophalen. Met deze template zorg je dat het event log volledig is en klaar voor process mining-analyse.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om bij te houden
  • Instructies voor data-extractie uit NetSuite

Attributen voor inkoop tot betaling, factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log bij een volledige analyse van het inkoop-tot-betalingsproces voor factuurverwerking. Zo leg je alle benodigde context vast.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van een leveranciersfactuur in het systeem.
Beschrijving

Het factuurnummer is de belangrijkste case-ID. Het koppelt alle activiteiten en gebeurtenissen van één leveranciersfactuur aan elkaar, vanaf het aanmaken tot en met de betaling. Met dit attribuut kun je het volledige verloop van elke factuur volgen.

Bij procesanalyse gebruikt het systeem dit nummer om de hele levenscyclus van een factuur te reconstrueren. Door alle bijbehorende activiteiten onder dezelfde identificatie te groeperen, kunnen analisten de processtroom in beeld brengen, doorlooptijden meten en variaties of bottlenecks opsporen die invloed hebben op afzonderlijke facturen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om het verloop van elke factuur tijdens het betalingsproces te volgen en het proces per case volledig te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is meestal het veld 'Transactie-ID' of 'Factuurnummer' op de leveranciersfactuur in NetSuite.

Voorbeelden
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Activiteit
ActivityName
De naam van de uitgevoerde stap in het bedrijfsproces.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke actie of gebeurtenis in de levenscyclus van de factuur, zoals 'Leveranciersfactuur aangemaakt', 'Factuur goedgekeurd' of 'Factuur volledig betaald'. Elke activiteit markeert een afzonderlijk moment in het proces.

Activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart. Door de volgorde en frequentie ervan te analyseren, krijg je inzicht in de werkelijke processtroom. Je kunt afwijkingen van de standaardprocedure herkennen en veelvoorkomende herstelrondes of inefficiënte stappen opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk de volgorde van gebeurtenissen in de levenscyclus van een factuur in beeld te brengen en te analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit systeemlogs, statuswijzigingen op de leveranciersfactuur of specifieke gebruikersacties die in de systeemgeschiedenis zijn vastgelegd.

Voorbeelden
Leveranciersfactuur aangemaaktFactuur goedgekeurdBetaling ingepland in betaalbatch
Bronsysteem
SourceSystem
Geeft aan uit welk systeem de data afkomstig is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de gebeurtenisdata is aangemaakt. Voor dit proces is dat meestal 'NetSuite'.

In omgevingen met meerdere gekoppelde systemen helpt dit veld de herkomst van data te volgen en de datakwaliteit te beoordelen. Je kunt er activiteiten uit verschillende systemen mee onderscheiden. Ook is het belangrijk voor een volledig beeld van het proces van begin tot eind.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft context over de herkomst van de data. In omgevingen met meerdere systemen is dat belangrijk voor het oplossen van problemen en het controleren van data.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde ('NetSuite') die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd.

Voorbeelden
NetSuite
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is opgehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de datum en tijd aan van de meest recente data-extractie uit het bronsysteem. Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert.

Met de timestamp van de laatste data-update weet je of je de meest recente informatie bekijkt. Dit maakt duidelijk hoeveel vertraging er kan zitten in de data en helpt je beslissingen te nemen op basis van data waarvan de ouderdom bekend is.

Waarom dit belangrijk is

Analisten zien hiermee hoe actueel de data is en kunnen bij beslissingen rekening houden met de ouderdom ervan.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt aangemaakt en toegevoegd tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL).

Voorbeelden
2024-05-21T02:00:00Z
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit of gebeurtenis in het systeem is geregistreerd. Zo krijgt het hele proces een chronologische volgorde.

Timestamps zijn nodig voor tijdsgebonden procesanalyse. Je gebruikt ze om de tijd tussen activiteiten te berekenen, de totale doorlooptijd per case te meten en prestaties te vergelijken met serviceafspraken. Nauwkeurige timestamps helpen bottlenecks en procesvertragingen op te sporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit levert de chronologische data om doorlooptijden en prestatiemaatstaven te berekenen en vormt daarmee de basis voor tijdsgebonden procesanalyse.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit datumvelden of systeemlogs op de leveranciersfactuur en bijbehorende transactieregistraties, zoals 'Aanmaakdatum', 'Datum laatste wijziging' of velden met de goedkeuringsdatum.

Voorbeelden
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Automatisch gematcht
IsAutoMatched
Een aanduiding die aangeeft of de factuur zonder handmatige tussenkomst automatisch aan een inkooporder is gematcht.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut geeft aan of het systeem de factuur automatisch kon matchen met een inkooporder en goederenontvangst, op basis van vooraf ingestelde regels en toleranties. Bij een waarde ‘true’ is de matching volledig automatisch verlopen.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI ‘Percentage automatisch gematchte facturen’. Een hoog percentage automatische matching wijst op een efficiënt en geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem. Door cases te analyseren waarvoor de waarde ‘false’ is, kun je achterhalen waarom de matching is mislukt en waar verdere automatisering mogelijk is.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks hoe geautomatiseerd en efficiënt het factuurmatchingproces is en laat zien waar je handmatig werk kunt verminderen.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een afgeleid attribuut. Je kunt het afleiden uit het ontbreken van de activiteit ‘Matching Discrepancy Identified’ of nagaan of de factuur in zeer korte tijd door een systeemgebruiker is aangemaakt en goedgekeurd.

Voorbeelden
truefalse
Factuurbedrag
InvoiceAmount
Het totale bedrag van de leveranciersfactuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het totaalbedrag aan dat op de factuur verschuldigd is, inclusief belastingen en andere kosten. Het is een belangrijke financiële metriek per case.

Je kunt facturen op basis van het bedrag in categorieën indelen, bijvoorbeeld hoog en laag, om te zien of de verwerkingstijd of goedkeuringsroute verschilt. Het bedrag is ook nodig voor financiële rapportages, om de waarde van facturen in verschillende procesfasen te berekenen en om de financiële gevolgen van betalingsvertragingen te analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Dit maakt financiële analyses en indeling op basis van factuurbedrag mogelijk. Zo kun je facturen met hoge bedragen prioriteit geven en zien welke factoren de kosten bepalen.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld 'Totaal' of 'Bedrag' in de kop van de leveranciersfactuur in NetSuite.

Voorbeelden
1500.75250.0012500.50
Factuurstatus
InvoiceStatus
De huidige verwerkingsstatus van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de leveranciersfactuur in de levenscyclus aan, zoals 'In afwachting van goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Volledig betaald' of 'Afgewezen'.

De status laat op elk moment zien waar een factuur zich in het proces bevindt. Procesdashboards gebruiken deze informatie om de huidige werkvoorraad en doorvoer te monitoren. Ook zijn statusovergangen belangrijk bij process mining, omdat ze vaak de basis vormen voor het definiëren van activiteiten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft realtime inzicht in de voortgang van facturen, zodat je de werkvoorraad kunt beheren en de doorvoer kunt analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is het veld 'Status' op de leveranciersfactuur in NetSuite.

Voorbeelden
OpenWacht op goedkeuringGoedgekeurdVolledig betaald
Goedkeurder
Approver
De gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke medewerker of manager de goedkeuringsstap voor een factuur heeft uitgevoerd. Bij workflows met meerdere goedkeuringsniveaus kan dit de meest recente of de laatste goedkeurder zijn.

Door de goedkeurder te volgen, kun je de goedkeuringscyclus analyseren. Je ziet welke personen of afdelingen gemiddeld het langst over goedkeuring doen. Op basis daarvan kun je de werkdruk verdelen of extra training aanbieden.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je bottlenecks in het goedkeuringsproces opsporen en prestaties per persoon of afdeling analyseren, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit de workflowlogs of goedkeuringsgeschiedenis van de leveranciersfactuurtransactie. Deze informatie kan in de 'Systeemnotities' of een aangepast goedkeuringslog staan.

Voorbeelden
John SmithJane DoeHoofd financiële afdeling
Leveranciersnaam
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de officiële naam aan van de leverancier bij de factuur. De leverancier is een belangrijke partij in het inkoop-tot-betalingsproces.

Door het proces per leverancier te analyseren, kun je specifieke problemen opsporen. Je ziet bijvoorbeeld bij welke leveranciers goedkeuring het langst duurt, wie de meeste facturen indient die herstelwerk vereisen en wie het vaakst te laat wordt betaald. Deze indeling helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het analyseren van prestaties.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesdata per leverancier indelen en bottlenecks, betaalprestaties en complianceproblemen opsporen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit het veld 'Leverancier' op de leveranciersfactuur, dat is gekoppeld aan de stamgegevens van leveranciers.

Voorbeelden
Kantoorbenodigdheden Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
Een aanduiding die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut vergelijkt de timestamp van de activiteit ‘Bill Paid In Full’ met de ‘Payment Due Date’. De waarde is ‘true’ als de betaling op tijd is gedaan en ‘false’ als dat niet zo is.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Percentage tijdige betalingen’, een belangrijke maatstaf voor financiële discipline en het beheer van leveranciersrelaties. Je kunt te late betalingen eenvoudig filteren en analyseren om oorzaken op te sporen, zoals vertragingen bij goedkeuringen of problemen met de planning van betaalruns.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks of de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dat is belangrijk voor leveranciersrelaties, het voorkomen van boetes en financiële planning.

Waar vind je dit?

Berekend veld: TRUE als de timestamp van de laatste betalingsactiviteit kleiner dan of gelijk is aan ‘PaymentDueDate’.

Voorbeelden
truefalse
Vervaldatum betaling
PaymentDueDate
De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om aan de afgesproken betalingsvoorwaarden te voldoen.
Beschrijving

De vervaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken, bijvoorbeeld 30 of 60 dagen. Dit is de uiterste datum waarop de betaling moet zijn uitgevoerd.

Deze datum is belangrijk om te meten hoe vaak je op tijd betaalt. Dat is een belangrijke KPI voor de relatie met leveranciers en de financiële gezondheid van de organisatie. Door de werkelijke betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, kun je bijhouden of betalingen op tijd zijn, leveranciers opsporen die vaak te laat worden betaald en de kasstroom beter beheren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor betalingen op tijd. Die hebben rechtstreeks invloed op de relatie met leveranciers en kunnen helpen extra kosten voor te late betaling te voorkomen.

Waar vind je dit?

Dit is het veld 'Vervaldatum' op de leveranciersfactuur. De datum wordt vaak automatisch berekend op basis van het veld 'Betalingsvoorwaarden'.

Voorbeelden
2023-05-152023-06-302023-07-01
Dochteronderneming
Subsidiary
Het bedrijf of de juridische entiteit binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor de factuur.
Beschrijving

In een organisatie met meerdere entiteiten geeft het attribuut Dochteronderneming aan bij welke juridische entiteit de leveranciersfactuur hoort. Dit is een essentieel organisatiegegeven in NetSuite OneWorld-accounts.

Door het proces per dochteronderneming te analyseren, kun je prestaties tussen bedrijfseenheden of geografische locaties vergelijken. Zo zie je welke onderdelen van de organisatie het efficiëntst werken en waar goede werkwijzen kunnen worden gedeeld of specifieke procesproblemen spelen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie te vergelijken en te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is het standaardveld ‘Subsidiary’ op alle transactierecords in een NetSuite OneWorld-account.

Voorbeelden
Westen van de VSHoofdkantoor EMEADiensten APAC
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De identificatie van de inkooporder die bij de factuur hoort.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt een leveranciersfactuur aan de bijbehorende inkooporder (PO), waarmee de aanschaf van goederen of diensten is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO gekoppeld zijn of niet.

Analyse op basis van PO geeft belangrijke context voor de efficiëntie van factuurmatching. Zo zie je hoe vaak facturen automatisch worden gematcht en wanneer handmatige tussenkomst nodig is. Ook kun je verschillen tussen de factuur, de PO en de goederenontvangst opsporen. Veel mismatches kunnen wijzen op problemen in het inkoopproces.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dit is belangrijk om de efficiëntie van factuurmatching en de naleving van de three-way match te analyseren.

Waar vind je dit?

Beschikbaar op de Vendor Bill-record, meestal bij de regelitems of in een kopveld dat naar een PO verwijst.

Voorbeelden
PO-005678PO-005891N.v.t.
Korting ontvangen
DiscountTaken
Een aanduiding die aangeeft of een beschikbare betalingskorting daadwerkelijk is ontvangen.
Beschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut controleert of een factuur met een beschikbare korting op of vóór de ‘Discount Date’ is betaald. De waarde is ‘true’ als de korting is ontvangen en ‘false’ als de mogelijkheid is gemist.

Dit attribuut is nodig voor de KPI ‘Percentage geïnde betalingskorting’. Het helpt financiële afdelingen om misgelopen besparingen te berekenen en bottlenecks in het proces op te sporen, zoals trage goedkeuringen waardoor gunstige betalingsvoorwaarden niet worden benut.

Waarom dit belangrijk is

Meet hoe goed het proces mogelijkheden voor kostenbesparing benut. Dit heeft direct invloed op het bedrijfsresultaat.

Waar vind je dit?

Berekend veld: TRUE als de factuur een ‘DiscountDate’ had en de laatste betalingsactiviteit op of vóór die datum plaatsvond.

Voorbeelden
truefalse
Kortingsdatum
DiscountDate
De uiterste betaaldatum om in aanmerking te komen voor betalingskorting.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan op welke datum een factuur uiterlijk moet zijn betaald om gebruik te maken van een eventuele betalingskorting van de leverancier, zoals vastgelegd in de betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld ‘2% 10, netto 30’).

Deze datum is nodig om de KPI ‘Percentage geïnde betalingskorting’ te berekenen. Door de prestaties ten opzichte van deze datum te volgen, zie je welke besparingen zijn misgelopen en hoe je de betaalstrategie kunt verbeteren om meer korting te ontvangen. Dat kan de winstgevendheid aanzienlijk verhogen.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is bepalend voor het herkennen en innen van betalingskortingen. Daarmee heeft die direct invloed op kostenbesparingen en winstgevendheid.

Waar vind je dit?

Deze datum wordt afgeleid van de factuurdatum en het veld ‘Terms’ op de Vendor Bill-record. NetSuite berekent deze als de ‘Discount Date’.

Voorbeelden
2023-04-252023-05-10
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
De reden waarom de betaling van een goedgekeurde factuur is geblokkeerd.
Beschrijving

Een factuur die is goedgekeurd voor betaling kan om verschillende redenen toch worden geblokkeerd. Denk aan een geschil met de leverancier, een kwaliteitsprobleem met ontvangen goederen of een beslissing over het kasbeheer. Dit attribuut legt de specifieke reden voor de blokkade vast.

Analyse van redenen voor betalingsblokkades en de tijd die nodig is om ze op te lossen, helpt om de cashflow te verbeteren en goede relaties met leveranciers te onderhouden. Zo spoor je terugkerende problemen op die betalingen vertragen, zelfs nadat een factuur is verwerkt en goedgekeurd.

Waarom dit belangrijk is

Verklaart waarom goedgekeurde facturen niet worden betaald en maakt operationele of financiële problemen zichtbaar die betalingen vertragen.

Waar vind je dit?

Dit wordt vaak beheerd met een aangepast selectievakje ‘Payment Hold’ of ‘Payment Block’ en een bijbehorende lijst met redenen of een tekstveld op de Vendor Bill.

Voorbeelden
Leveranciersrekening geblokkeerdKwaliteitscontrole in afwachtingWacht op creditnota
Reden van afwijzing
RejectionReason
De reden die wordt opgegeven wanneer een factuur tijdens het goedkeuringsproces wordt afgewezen.
Beschrijving

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die meestal een reden op, zoals ‘Onjuist bedrag’, ‘Dubbele factuur’ of ‘PO ontbreekt’. Dit attribuut legt die reden vast.

Deze informatie is belangrijk om de oorzaken van inefficiëntie in het proces te achterhalen. Door afwijsredenen in categorieën in te delen en trends te volgen, kunnen organisaties terugkerende problemen opsporen, zoals problemen met bepaalde leveranciers of fouten bij gegevensinvoer. Vervolgens kunnen ze maatregelen nemen om herstelwerk en vertragingen te beperken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in de oorzaken van herstelwerk en procesfouten, zodat je het percentage dat in één keer goed gaat kunt verhogen.

Waar vind je dit?

Deze data wordt meestal vastgelegd in een memo- of opmerkingenveld tijdens de afwijzingsstap van een goedkeuringsworkflow. De informatie kan zijn opgeslagen in ‘System Notes’ of in een aangepast veld.

Voorbeelden
Onjuist aantalDubbele factuurPrijs wijkt af van PO
Valuta
Currency
De valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn.

De valuta geeft context aan alle geldbedragen. Bij analyses zorgt dit ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd en dat bedragen goed kunnen worden omgerekend wanneer financiële metrieken uit verschillende regio’s worden samengevoegd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context aan alle financiële bedragen en zorgt voor een correcte financiële analyse in omgevingen met meerdere valuta.

Waar vind je dit?

Dit is het veld ‘Currency’ op de Vendor Bill-record. De waarde wordt meestal standaard overgenomen van de leveranciersrecord.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor inkoop tot betaling, factuurverwerking

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen die je in het event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking en om bottlenecks in de factuurworkflow op te sporen.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Factuur geboekt in grootboek
Deze activiteit markeert het moment waarop de goedgekeurde leveranciersfactuur in het grootboek wordt verwerkt. In standaardconfiguraties van NetSuite gebeurt dit automatisch zodra de factuur definitief is goedgekeurd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk financieel controlemoment: het zorgt ervoor dat verplichtingen correct worden geboekt. Door afwijkingen te monitoren, zoals betalingen vóór de boeking, kun je de compliance analyseren.

Waar vind je dit?

De vlag 'Boeking' op de leveranciersfactuur wordt op true gezet. De timestamp kan worden afgeleid van de goedkeuringsgebeurtenis, omdat de boeking meestal tegelijk met de goedkeuring plaatsvindt.

Vastleggen

Timestamp van de definitieve goedkeuring die de boeking in het grootboek activeert.

Gebeurtenistype explicit
Factuur goedgekeurd
Dit markeert de definitieve goedkeuring van de leveranciersfactuur, waarna deze kan worden betaald. Dit belangrijke moment wordt meestal vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Goedgekeurd' in de goedkeuringsworkflow van het systeem.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment vóór de betaling. Vertragingen vormen hier vaak een bottleneck. Door deze activiteit te volgen, kun je betalingen op tijd afhandelen en de kasstroom beheren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de systeemnotities of het auditspoor van de leveranciersfactuur, met name de timestamp waarop het veld 'Goedkeuringsstatus' op 'Goedgekeurd' wordt gezet.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging naar 'Goedgekeurd' in het auditspoor van de leveranciersfactuur.

Gebeurtenistype explicit
Factuur volledig betaald
Deze activiteit geeft aan dat de leveranciersfactuur volledig is betaald en de status is bijgewerkt. Dit is de succesvolle afronding van het proces en is af te leiden uit een statuswijziging van de factuur.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de eindgebeurtenis van de ideale route in de levenscyclus van een factuur. De totale tijd tot dit moment is de doorlooptijd van begin tot eind.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de systeemnotities of het auditspoor van de leveranciersfactuur, met name de timestamp waarop de status verandert in 'Volledig betaald'.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging naar 'Volledig betaald' op de leveranciersfactuur.

Gebeurtenistype inferred
Leveranciersbetaling aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van de betaling waarmee de leveranciersfactuur wordt voldaan. Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd bij het aanmaken van een leveranciersbetaling die aan de factuur is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het moment waarop de betaling wordt uitgevoerd. Het is een belangrijke stap voor de analyse van betalingen op tijd en voor kasstroomprognoses, en een belangrijk moment vóór het einde van het proces.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de aanmaakdatum van de leveranciersbetalingstransactie. In de sublijst 'Toepassen' van de betaling staat een verwijzing naar de leveranciersfactuur die ermee wordt betaald.

Vastleggen

Timestamp waarop de leveranciersbetalingstransactie is aangemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Leveranciersfactuur aangemaakt
Deze activiteit markeert het moment waarop in NetSuite een leveranciersfactuur wordt aangemaakt. Dit is het begin van de factuurverwerking. De activiteit wordt afgeleid van de aanmaakdatum van de transactieregistratie van de leveranciersfactuur.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis in de levenscyclus van een factuur. Door de tijd tussen deze activiteit en andere activiteiten te meten, zie je de totale verwerkingstijd en eventuele vertraging bij de eerste gegevensinvoer.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het veld 'Aanmaakdatum' of de transactiedatum op de leveranciersfactuur. Elke leveranciersfactuur heeft een uniek intern ID en transactienummer.

Vastleggen

Timestamp waarop de leveranciersfactuurtransactie is aangemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Betaling ingepland in betaalbatch
De goedgekeurde factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betaalbatch voor latere uitvoering. Dit gebeurt wanneer facturen aan een leveranciersbetaalbatch worden toegevoegd of via de pagina 'Facturen betalen' worden verwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Hier zie je hoe een goedgekeurde verplichting verandert in een geplande uitgaande betaling. Door vertragingen tussen goedkeuring en planning te analyseren, kun je inzicht krijgen in het kasbeheer of in inefficiënties bij het uitvoeren van betalingen.

Waar vind je dit?

Deze activiteit is lastig als afzonderlijke gebeurtenis vast te leggen en maakt vaak deel uit van het aanmaken van de betaling. Je kunt de activiteit mogelijk afleiden uit de aanmaakdatum van een betaalbatch met de factuur.

Vastleggen

Timestamp waarop een betaalbatch met de factuur is aangemaakt.

Gebeurtenistype inferred
Betalingsblokkade ingesteld
Er wordt een betalingsblokkade ingesteld op een goedgekeurde factuur, zodat deze niet kan worden betaald. Dit is vaak af te leiden uit een aangevinkt selectievakje of een aangepaste status 'Geblokkeerd'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard voor de analyse van het opheffen van betalingsblokkades. Je ziet hiermee hoeveel tijd er verstrijkt tussen de goedkeuring en het moment waarop de factuur betaald kan worden. Lange vertragingen kunnen de relatie met leveranciers schaden.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit het auditspoor van het selectievakje 'Betaling geblokkeerd' of een aangepast statusveld op de leveranciersfactuurtransactie.

Vastleggen

Timestamp van de wijziging van het veld 'Betaling geblokkeerd' of een vergelijkbaar veld.

Gebeurtenistype inferred
Betalingsblokkade opgeheven
De betalingsblokkade op een factuur wordt opgeheven, zodat deze weer betaald kan worden. Dit is af te leiden uit het uitvinken van het selectievakje 'Betaling geblokkeerd' of een statuswijziging waarbij de factuur niet langer geblokkeerd is.
Waarom dit belangrijk is

Door de tijd tussen 'Betalingsblokkade ingesteld' en deze activiteit te meten, zie je hoe efficiënt blokkades worden opgeheven. Zo kun je veelvoorkomende oorzaken van blokkades vinden en bepalen hoe je ze sneller kunt opheffen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit het auditspoor, waarin te zien is dat het selectievakje 'Betaling geblokkeerd' is uitgevinkt, of dat een aangepast statusveld op de leveranciersfactuur is bijgewerkt.

Vastleggen

Timestamp waarop het veld 'Betaling geblokkeerd' of een vergelijkbaar veld is gewist.

Gebeurtenistype inferred
Creditnota toegepast
Dit markeert het toepassen van een leverancierscreditnota op een factuur, waardoor het verschuldigde bedrag daalt. Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd in de toepassingsregistratie van de leverancierscredittransactie.
Waarom dit belangrijk is

Dit laat een alternatieve manier zien om een factuur af te handelen, zonder rechtstreekse betaling. Veel creditnota's kunnen wijzen op problemen met de oorspronkelijke bestelling of de prestaties van de leverancier.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de toepassingsregistratie die een leverancierscredit aan een leveranciersfactuur koppelt. De toepassingsdatum dient als timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Timestamp waarop een leverancierscredittransactie op de leveranciersfactuur is toegepast.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgewezen
Een goedkeurder wijst de leveranciersfactuur af, waarna deze uit de actieve verwerkingswachtrij wordt gehaald. Dit wordt vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Afgewezen'. Vaak is dit de eindstatus, tenzij de factuur opnieuw wordt ingediend.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit brengt procesproblemen aan het licht, zoals dubbele facturen of onjuiste leveranciersgegevens. Door het aantal afwijzingen en de redenen ervoor bij te houden, kun je de nauwkeurigheid bij de eerste verwerking verbeteren en onnodig werk verminderen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de systeemnotities of het auditspoor van de leveranciersfactuur, met de timestamp waarop het veld 'Goedkeuringsstatus' op 'Afgewezen' wordt gezet.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging naar 'Afgewezen' in het auditspoor van de leveranciersfactuur.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ter goedkeuring ingediend
Dit is het moment waarop de aangemaakte leveranciersfactuur formeel wordt ingediend bij een goedkeuringsworkflow. Dit is meestal af te leiden uit een statuswijziging van 'Open' of 'In afwachting van indiening' naar 'In afwachting van goedkeuring'.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee begint de goedkeuringscyclus. De tijd tussen deze gebeurtenis en 'Factuur goedgekeurd' of 'Factuur afgewezen' is belangrijk voor het dashboard voor de analyse van de doorlooptijd van factuurgoedkeuringen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de systeemnotities of het auditspoor van de leveranciersfactuur, met name wijzigingen in het veld 'Goedkeuringsstatus'.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging naar 'In afwachting van goedkeuring' in het auditspoor van de leveranciersfactuur.

Gebeurtenistype inferred
Factuur teruggestuurd voor herstel
Dit gebeurt wanneer een goedkeurder of beoordelaar de factuur terugstuurt naar de indiener om deze te laten corrigeren. Dit is af te leiden uit een statuswijziging waarbij de factuur een stap teruggaat in de workflow, bijvoorbeeld van 'In afwachting van goedkeuring' naar 'In afwachting van indiening'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit brengt herstelrondes aan het licht die de verwerking aanzienlijk vertragen en meer handmatig werk veroorzaken. Door ze te volgen, kun je veelvoorkomende fouten opsporen, zoals onjuiste codering of invoerfouten.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de systeemnotities of het auditspoor van de leveranciersfactuur, bijvoorbeeld uit een terugval naar een eerdere status of de status 'Herstel nodig'.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging die een stap terug in de goedkeuringsworkflow aangeeft.

Gebeurtenistype inferred
Korting voor vroege betaling misgelopen
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat een factuur met voorwaarden voor vroege betaling niet binnen de kortingsperiode is betaald. De gebeurtenis wordt afgeleid door de betaaldatum te vergelijken met de uiterste datum voor de korting.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis ondersteunt de KPI voor het percentage ontvangen kortingen voor vroege betaling. Je ziet hoeveel korting je misloopt en kunt proces- of kasstroomproblemen opsporen die ervoor zorgen dat je de korting niet ontvangt.

Waar vind je dit?

Dit is een berekende gebeurtenis. Hiervoor vergelijk je de 'Datum' van de toegepaste leveranciersbetaling met het veld 'Kortingsdatum' op de oorspronkelijke leveranciersfactuur.

Vastleggen

Vergelijk de datum van de leveranciersbetaling met de kortingsdatum van de leveranciersfactuur. De gebeurtenis vindt plaats als de betaaldatum na de kortingsdatum valt.

Gebeurtenistype calculated
Matchingsverschil vastgesteld
Deze activiteit vindt plaats wanneer een factuur die aan een inkooporder moet worden gekoppeld, niet voldoet aan de automatische matchingregels en handmatig moet worden gecontroleerd. Dit is vaak af te leiden uit de status 'Wacht op matching' of 'Verschil'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit brengt inefficiënties in het inkoop- en ontvangstproces aan het licht die tot handmatig herstelwerk leiden. De informatie is direct bruikbaar voor het dashboard voor de efficiëntie van factuurmatching en de KPI voor het percentage herstelwerk na matchingsverschillen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een statuswijziging van de leveranciersfactuur die op een blokkade of uitzondering wijst, of uit facturen die aan een inkooporder zijn gekoppeld en vóór goedkeuring veel handmatige aanpassingen vereisten.

Vastleggen

Timestamp van de statuswijziging naar 'Geblokkeerd' of 'Komt niet overeen'. Mogelijk moet je hiervoor aangepaste velden of workflows analyseren.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit NetSuite

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om je NetSuite-data efficiënt voor te bereiden en te ontdekken hoe je factuurverwerking presteert. Begin vandaag met het optimaliseren van je inkoop-tot-betalingscyclus.

Verbeter vandaag nog de factuurverwerking van inkoop tot betaling

Verkort de doorlooptijd van NetSuite-facturen met 30%. Verbeter de cashflow en compliance.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.