Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking
Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om te volgen
- Extractie-instructies voor NetSuite
Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Factuurnummer
InvoiceNumber
|
De unieke identificatie van een leveranciersfactuur in het systeem. | ||
|
Beschrijving
Het factuurnummer is de primaire case-identificatie. Het koppelt alle activiteiten en events van één leveranciersfactuur, van aanmaak tot de uiteindelijke betaling. Dit attribuut is essentieel om het volledige verloop van elke factuur te volgen. Bij procesanalyse gebruikt het systeem dit nummer om de volledige levenscyclus van een factuur te reconstrueren. Door alle bijbehorende activiteiten onder deze gemeenschappelijke identificatie te groeperen, kunnen analisten de procesflow visualiseren, doorlooptijden meten en variaties of knelpunten identificeren die afzonderlijke facturen beïnvloeden.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste sleutel om het verloop van elke factuur door het betalingsproces te volgen en analyse op caseniveau uit te voeren.
Waar je het vindt
Dit is meestal het veld 'Transaction ID' of 'Invoice #' op het Vendor Bill-record in NetSuite.
Voorbeelden
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Activiteit
ActivityName
|
De naam van de uitgevoerde stap in het bedrijfsproces. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft een specifieke actie of gebeurtenis binnen de levenscyclus van de factuurverwerking, zoals 'Vendor Bill Created', 'Bill Approved' of 'Bill Paid In Full'. Elke activiteit vertegenwoordigt een afzonderlijk punt in het proces. Activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, begrijp je de werkelijke procesflow, zie je afwijkingen van de standaardprocedure en vind je veelvoorkomende herstelrondes of inefficiënte stappen.
Waarom dit belangrijk is
Het vormt de basis van de procesmap en maakt visualisatie en analyse van de volgorde van events in de factuurlevenscyclus mogelijk.
Waar je het vindt
Afgeleid uit systeemlogs, statuswijzigingen in het Vendor Bill-record of specifieke gebruikersacties die in de systeemgeschiedenis zijn vastgelegd.
Voorbeelden
Leveranciersfactuur aangemaaktLeveranciersfactuur goedgekeurdBetaling ingepland in batch
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut specificeert de bronapplicatie waarin de eventdata is gegenereerd. Voor dit proces is dat meestal 'NetSuite'. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te begrijpen en de datakwaliteit te beoordelen. Het helpt activiteiten uit verschillende systemen van elkaar te onderscheiden en is belangrijk voor een volledig beeld van het end-to-end-proces.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen voor probleemoplossing en datavalidatie.
Waar je het vindt
Dit is meestal een statische waarde ('NetSuite') die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd.
Voorbeelden
NetSuite
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp waarop de data voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit het bronsysteem aan. Het biedt context over de actualiteit van de data die je analyseert. Als je weet wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt, begrijp je of je de meest actuele informatie bekijkt. Dit helpt verwachtingen over datavertraging te beheren en zorgt ervoor dat beslissingen zijn gebaseerd op data waarvan de ouderdom bekend is.
Waarom dit belangrijk is
Het informeert analisten over de actualiteit van de data, zodat ze bij beslissingen rekening houden met de tijdigheid ervan.
Waar je het vindt
Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL).
Voorbeelden
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Starttijd
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut legt de exacte datum en tijd vast waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis in het systeem is geregistreerd. Het biedt de chronologische context voor het volledige proces. Timestamps zijn de basis voor elke tijdgebaseerde procesanalyse. Je gebruikt ze om de duur tussen activiteiten te berekenen, de totale doorlooptijd per case te meten en prestaties te vergelijken met service level agreements. Nauwkeurige timestamps zijn essentieel om knelpunten en procesvertragingen te identificeren.
Waarom dit belangrijk is
Het levert de chronologische data die nodig is om alle tijdsduur, doorlooptijden en prestatiemaatstaven te berekenen. Daarmee vormt het de basis voor tijdgebonden procesanalyse.
Waar je het vindt
Afkomstig uit datumvelden of systeemlogs op het Vendor Bill-record en gerelateerde transactierecords, zoals 'Date Created', 'Last Modified Date' of velden met goedkeuringsdatums.
Voorbeelden
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Automatisch gematcht
IsAutoMatched
|
Een vlag die aangeeft of de factuur automatisch aan een inkooporder is gekoppeld, zonder handmatige tussenkomst. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut geeft aan of het systeem de factuur automatisch kon matchen met een inkooporder en een goederenontvangst, in een three-way match-scenario, op basis van vooraf ingestelde regels en toleranties. De waarde 'true' betekent dat het matchingsproces zonder handmatige handelingen is verlopen. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Invoice Auto-Matching Rate'. Een hoog percentage automatische matches wijst op een efficiënt en geautomatiseerd factuurverwerkingsproces. Door cases met de waarde 'false' te analyseren, kun je oorzaken van mislukte matches en mogelijkheden voor verdere automatisering vinden.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks het automatiseringsniveau en de efficiëntie van het factuurmatchingsproces en laat zien waar je handmatig werk kunt verminderen.
Waar je het vindt
Dit is meestal een afgeleid attribuut. Je kunt het afleiden uit het ontbreken van de activiteit 'Matching Discrepancy Identified' of controleren of de factuur in zeer korte tijd door een systeemgebruiker is aangemaakt en goedgekeurd.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
De totale geldwaarde van de leveranciersfactuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut vertegenwoordigt het totale verschuldigde bedrag op de factuur, inclusief belastingen en andere kosten. Het is een belangrijke financiële maatstaf voor elke case. Je gebruikt het factuurbedrag voor verschillende analyses, bijvoorbeeld om facturen in waardecategorieën te verdelen en te zien of verwerkingstijden of goedkeuringspaden verschillen tussen hoge en lage bedragen. Het is ook nodig voor financiële rapportage, het berekenen van de waarde van facturen in verschillende procesfasen en het analyseren van de financiële impact van betalingsvertragingen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt financiële analyse en segmentatie op basis van waarde mogelijk. Zo kun je facturen met een hoge waarde prioriteren en kostenfactoren beter begrijpen.
Waar je het vindt
Dit komt overeen met het veld 'Total' of 'Amount' in de kop van het Vendor Bill-record in NetSuite.
Voorbeelden
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Factuurstatus
InvoiceStatus
|
De huidige verwerkingsstatus van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de huidige status van de leveranciersfactuur binnen de levenscyclus weer, zoals 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full' of 'Rejected'. De status laat op elk moment zien waar een factuur zich in het proces bevindt. Je gebruikt deze in operationele dashboards om de actuele werklast en verwerkingscapaciteit te volgen. Het analyseren van statusovergangen is ook een belangrijk onderdeel van process mining, omdat ze vaak de basis vormen voor het definiëren van activiteiten.
Waarom dit belangrijk is
Geeft een actueel overzicht van de voortgang van facturen en ondersteunt werklastbeheer en analyse van de verwerkingscapaciteit.
Waar je het vindt
Dit is het veld 'Status' op het Vendor Bill-record in NetSuite.
Voorbeelden
OpenIn afwachting van goedkeuringGoedgekeurdVolledig betaald
|
|||
|
Goedkeurder
Approver
|
De gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van de factuur. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de medewerker of manager die de goedkeuringsstap voor een factuur heeft uitgevoerd. In workflows met meerdere goedkeuringsniveaus kan dit de meest recente of de laatste goedkeurder zijn. Het volgen van de goedkeurder is belangrijk voor de analyse van de goedkeuringscyclus. Je ziet welke personen of afdelingen de langste gemiddelde goedkeuringstijden hebben en waar knelpunten ontstaan. Met deze informatie kun je werk beter verdelen of gerichte training aanbieden.
Waarom dit belangrijk is
Helpt knelpunten in het goedkeuringsproces te vinden en prestaties per persoon of afdeling te analyseren, zodat je gericht kunt verbeteren.
Waar je het vindt
Afkomstig uit de workflow- of goedkeuringsgeschiedenis van de Vendor Bill-transactie. Dit kan in de 'System Notes' of in een aangepast goedkeuringslog staan.
Voorbeelden
John SmithJane DoeHoofd financiële afdeling
|
|||
|
Leveranciersnaam
VendorName
|
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de wettelijke naam van de leverancier die aan de factuur is gekoppeld. De leverancier is een belangrijke entiteit in het Purchase-to-Pay-proces. Analyse per leverancier is belangrijk om specifieke leveranciersproblemen te identificeren. Zo zie je welke leveranciers de langste goedkeuringstijden hebben, de meeste facturen indienen waarvoor herstelwerk nodig is en het vaakst te laat worden betaald. Deze segmentatie vormt de basis voor leveranciersbeheer en prestatieanalyse.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je procesdata segmenteren en leveranciersspecifieke knelpunten, betalingsprestaties en complianceproblemen identificeren.
Waar je het vindt
Afkomstig uit het veld 'Vendor' of 'Supplier' op het Vendor Bill-record, gekoppeld aan de stamgegevens van de leverancier.
Voorbeelden
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
|
|||
|
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
|
Een vlag die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald. | ||
|
Beschrijving
Dit berekende booleaanse attribuut vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Bill Paid In Full' met de 'Payment Due Date'. De waarde is 'true' als de betaling op tijd is uitgevoerd en 'false' in alle andere gevallen. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'On-Time Payment Rate', een belangrijke maatstaf voor financiële discipline en leveranciersbeheer. Je kunt late betalingen eenvoudig filteren en analyseren om oorzaken te vinden, zoals vertragingen bij goedkeuringen of problemen met de planning van betaalruns.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks of de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dat is belangrijk voor leveranciersrelaties, het voorkomen van boetes en financiële planning.
Waar je het vindt
Berekend veld: TRUE als de timestamp van de laatste betaalactiviteit kleiner dan of gelijk is aan 'PaymentDueDate'.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Vervaldatum betaling
PaymentDueDate
|
De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om aan de afgesproken betalingsvoorwaarden te voldoen. | ||
|
Beschrijving
De vervaldatum van de betaling wordt berekend op basis van de factuurdatum en de met de leverancier afgesproken betalingsvoorwaarden, zoals Net 30 of Net 60. Dit is de belangrijkste deadline voor de uitvoering van de betaling. Deze datum is belangrijk voor het meten van betalingen op tijd, een belangrijke KPI voor leveranciersrelaties en financiële gezondheid. Door de werkelijke betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, kunnen organisaties de tijdigheid van betalingen volgen, leveranciers identificeren die structureel te laat worden betaald en hun cashflow beter beheren.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de maatstaf voor het meten van betalingen op tijd. Dat heeft direct invloed op leveranciersrelaties en helpt late betalingskosten voorkomen.
Waar je het vindt
Dit is het veld 'Due Date' op het Vendor Bill-record. De waarde wordt vaak automatisch berekend op basis van het veld 'Terms'.
Voorbeelden
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Dochteronderneming
Subsidiary
|
De onderneming of juridische entiteit binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor de factuur. | ||
|
Beschrijving
In een organisatie met meerdere entiteiten geeft het attribuut Subsidiary aan bij welke juridische entiteit de Vendor Bill hoort. Dit is een belangrijk organisatorisch gegeven in NetSuite OneWorld-accounts. Door het proces per dochteronderneming te analyseren, kun je prestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen of geografische locaties vergelijken. Zo zie je welke onderdelen het efficiëntst werken en waar best practices kunnen worden gedeeld. Ook worden specifieke procesproblemen zichtbaar.
Waarom dit belangrijk is
Maakt benchmarking en analyse van prestaties tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie mogelijk.
Waar je het vindt
Dit is het standaardveld 'Subsidiary' op alle transactierecords in een NetSuite OneWorld-account.
Voorbeelden
Westen van de VSHoofdkantoor EMEAAPAC-diensten
|
|||
|
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
|
De identificatie van de inkooporder die bij de factuur hoort. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut koppelt een leveranciersfactuur aan de bijbehorende inkooporder (PO) waarmee de inkoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO zijn gekoppeld of zonder PO zijn ingediend. Analyse per PO geeft belangrijke context voor de efficiëntie van factuurmatching. Je ziet het percentage automatische matching tegenover handmatige interventie en ontdekt afwijkingen tussen de factuur, de PO en de goederenontvangst. Veel mismatches kunnen wijzen op problemen in het inkoopproces.
Waarom dit belangrijk is
Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dat is nodig om de efficiëntie van factuurmatching en compliance met de three-way match te analyseren.
Waar je het vindt
Beschikbaar op het Vendor Bill-record, meestal bij de regelitems of in een kopveld dat naar een PO verwijst.
Voorbeelden
PO-005678PO-005891N.v.t.
|
|||
|
Korting toegepast
DiscountTaken
|
Een vlag die aangeeft of een beschikbare vroegbetalingskorting daadwerkelijk is toegepast. | ||
|
Beschrijving
Dit berekende booleaanse attribuut controleert of een factuur met een beschikbare korting op of vóór de 'Discount Date' is betaald. De waarde is 'true' als de korting is benut en 'false' als de mogelijkheid is gemist. Dit attribuut is essentieel voor de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate'. Het helpt financiële afdelingen om gemiste besparingen te kwantificeren en procesknelpunten te vinden, zoals trage goedkeuringen waardoor gunstige betalingsvoorwaarden niet worden benut.
Waarom dit belangrijk is
Meet hoe effectief het proces mogelijkheden voor kostenbesparing benut. Dit heeft direct invloed op het bedrijfsresultaat.
Waar je het vindt
Berekend veld: TRUE als de factuur een 'DiscountDate' had en de laatste betaalactiviteit op of vóór die datum plaatsvond.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Kortingsdatum
DiscountDate
|
De uiterste datum waarop een factuur betaald moet zijn om in aanmerking te komen voor vroegbetalingskorting. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan op welke datum een factuur uiterlijk betaald moet zijn om gebruik te maken van eventuele vroegbetalingskortingen van de leverancier, zoals vastgelegd in de betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld '2% 10, Net 30'. Deze datum is essentieel voor het berekenen van de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate'. Door de prestaties ten opzichte van deze datum te volgen, kan de organisatie gemiste besparingsmogelijkheden herkennen en de betalingsstrategie optimaliseren om zoveel mogelijk kortingen te benutten. Dat kan een positief effect hebben op de winstgevendheid.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste datum voor het herkennen en benutten van vroegbetalingskortingen. De datum heeft direct invloed op kostenbesparingen en winstgevendheid.
Waar je het vindt
Deze datum wordt afgeleid van de factuurdatum en het veld 'Terms' op de Vendor Bill-record. NetSuite berekent dit als de 'Discount Date'.
Voorbeelden
2023-04-252023-05-10
|
|||
|
Reden van afwijzing
RejectionReason
|
De reden die wordt opgegeven wanneer een factuur tijdens het goedkeuringsproces wordt afgewezen. | ||
|
Beschrijving
Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die meestal een reden op, zoals 'Incorrect Amount', 'Duplicate Invoice' of 'Missing PO'. Dit attribuut legt die reden vast. Deze informatie is belangrijk voor een analyse van de oorzaken van procesinefficiënties. Door afwijzingsredenen te categoriseren en trends te volgen, identificeer je veelvoorkomende problemen, zoals problemen met specifieke leveranciers of invoerfouten. Daarna kun je corrigerende maatregelen nemen om herstelwerk en vertragingen te verminderen.
Waarom dit belangrijk is
Geeft direct inzicht in de oorzaken van herstelwerk en procesfouten en helpt het percentage facturen dat in één keer goed is te verhogen.
Waar je het vindt
Deze data wordt meestal vastgelegd in een memo- of opmerkingenveld tijdens de afwijzingsstap van een goedkeuringsworkflow. De informatie kan in de 'System Notes' of in een aangepast veld staan.
Voorbeelden
Onjuist aantalDubbele factuurPrijsverschil met inkooporder
|
|||
|
Reden van betalingsblokkade
PaymentBlockReason
|
De reden waarom een betaling van een goedgekeurde factuur is geblokkeerd. | ||
|
Beschrijving
Een factuur die is goedgekeurd voor betaling kan om verschillende redenen toch worden geblokkeerd, bijvoorbeeld door een geschil met de leverancier, een kwaliteitsprobleem met ontvangen goederen of een beslissing over cashmanagement. Dit attribuut legt de specifieke reden van de blokkade vast. Analyse van redenen voor betalingsblokkades en de tijd die nodig is om ze op te lossen, helpt bij het verbeteren van cashflow en het onderhouden van goede leveranciersrelaties. Zo ontdek je terugkerende problemen die betalingen vertragen, ook nadat een factuur succesvol is verwerkt en goedgekeurd.
Waarom dit belangrijk is
Legt uit waarom goedgekeurde facturen niet worden betaald en maakt operationele of financiële problemen zichtbaar die betalingen vertragen.
Waar je het vindt
Dit wordt vaak beheerd via een aangepast selectievakje 'Payment Hold' of 'Payment Block' en een bijbehorende keuzelijst of een tekstveld voor de reden op de Vendor Bill.
Voorbeelden
Leveranciersaccount geblokkeerdKwaliteitscontrole in behandelingIn afwachting van creditnota
|
|||
|
Valuta
Currency
|
De valuta van het factuurbedrag. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, zoals USD, EUR of GBP. Dat is vooral belangrijk voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn. Currency geeft context aan alle geldbedragen. In analyses zorgt dit ervoor dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd en dat financiële KPI's goed kunnen worden omgerekend wanneer je gegevens uit verschillende regio's samenvoegt.
Waarom dit belangrijk is
Geeft de benodigde context voor alle financiële bedragen en zorgt voor een correcte financiële analyse in omgevingen met meerdere valuta.
Waar je het vindt
Dit is het veld 'Currency' op de Vendor Bill-record. De waarde wordt meestal standaard overgenomen uit de Vendor-masterrecord.
Voorbeelden
USDEURGBP
|
|||
Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Leveranciersfactuur aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het aanmaken van een leveranciersfactuurrecord in NetSuite. Dit is het startpunt van de factuurverwerking. De activiteit wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het Vendor Bill-transactierecord. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het belangrijkste startevent voor de levenscyclus van de factuur. Door de tijd vanaf deze activiteit tot andere activiteiten te analyseren, zie je de totale verwerkingstijd en eventuele vertragingen bij de eerste data-invoer.
Waar je het vindt
Uit het veld 'Date Created' of het transactiedatumveld op het Vendor Bill-record. Elke Vendor Bill heeft een unieke interne ID en een transactienummer.
Vastleggen
Timestamp waarop de Vendor Bill-transactie is aangemaakt.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Leveranciersfactuur geboekt in grootboek
|
Deze activiteit vertegenwoordigt het moment waarop de goedgekeurde leveranciersfactuur het grootboek beïnvloedt. In standaard NetSuite-configuraties gebeurt dit automatisch na de definitieve goedkeuring van de factuur. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk financieel controlepunt dat ervoor zorgt dat verplichtingen correct worden opgenomen. Het is belangrijk om afwijkingen te volgen, zoals betalingen die vóór de boeking zijn uitgevoerd, voor compliance-analyse.
Waar je het vindt
De vlag 'Posting' op de Vendor Bill wordt op true gezet. De timestamp kan afkomstig zijn van de datum van het goedkeurings-event, omdat het boeken meestal gelijktijdig met de goedkeuring gebeurt.
Vastleggen
Timestamp van de definitieve goedkeuringsactie die het boeken in het grootboek activeert.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Leveranciersfactuur goedgekeurd
|
Markeert de definitieve goedkeuring van de leveranciersfactuur, waarmee deze wordt vrijgegeven voor betaling. Dit is een belangrijk ijkpunt, dat meestal wordt vastgelegd als een expliciete statuswijziging naar 'Approved' in de goedkeuringsworkflow van het systeem. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk ijkpunt dat het betalingsproces vrijgeeft. Vertragingen op dit punt vormen vaak een bottleneck. Door deze activiteit te volgen, kun je de tijdigheid van betalingen en je cashflow beter beheren.
Waar je het vindt
Vastgelegd in de systeemnotities of audittrail van de Vendor Bill, specifiek de timestamp waarop het veld 'Approval Status' op 'Approved' wordt gezet.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging naar 'Approved' in de audittrail van de Vendor Bill.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Leveranciersfactuur volledig betaald
|
Deze activiteit geeft aan dat de leveranciersfactuur volledig is betaald en dat de status overeenkomstig is bijgewerkt. Dit is de succesvolle afronding van het proces, afgeleid uit een statuswijziging op de factuur zelf. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het belangrijkste eindevent op het normale pad van de factuurlevenscyclus. Door de totale tijd tot deze status te meten, bereken je de end-to-end-doorlooptijd van het proces.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van het Vendor Bill-record, specifiek de timestamp waarop de status verandert naar 'Paid in Full'.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging naar 'Paid in Full' op de Vendor Bill.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Vendor Payment aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het aanmaken van de betalingstransactie waarmee de leveranciersfactuur wordt vereffend. Het is een expliciet event dat wordt vastgelegd bij het aanmaken van een Vendor Payment-record dat aan de factuur is gekoppeld. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit vertegenwoordigt de uitvoering van de betaling, een belangrijke stap voor analyses van betalingen op tijd en cashflowprognoses. Het is een belangrijk ijkpunt vóór het einde van het proces.
Waar je het vindt
Uit de aanmaakdatum van het Vendor Payment-transactierecord. In de sublijst 'Apply' van het betalingsrecord staat een verwijzing naar de Vendor Bill die ermee wordt betaald.
Vastleggen
Timestamp waarop de Vendor Payment-transactie is aangemaakt.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Betaling ingepland in batch
|
De goedgekeurde factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsbatch voor latere uitvoering. Dit is een expliciete actie waarbij facturen aan een Vendor Payment Batch worden toegevoegd of via de pagina 'Pay Bills' worden verwerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit laat de overgang zien van een goedgekeurde verplichting naar een geplande kasuitstroom. Door vertragingen tussen goedkeuring en planning te analyseren, ontdek je strategieën voor cashmanagement of inefficiënties in het betalingsrunproces.
Waar je het vindt
Dit is lastig als afzonderlijk event vast te leggen. Het maakt vaak deel uit van het aanmaken van de betaling zelf. Je kunt het afleiden uit de aanmaakdatum van een betalingsbatchrecord waarin de factuur is opgenomen.
Vastleggen
Aanmaaktimestamp van een betalingsbatchrecord dat naar de factuur verwijst.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Betalingsblokkade ingesteld
|
Er wordt actief een betalingsblokkade op een goedgekeurde factuur gezet, waardoor deze niet kan worden betaald. Dit wordt vaak afgeleid uit een aangevinkt selectievakje of een aangepaste status 'Hold'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard 'Payment Block Resolution Analysis'. Hiermee zie je vertragingen tussen goedkeuring en gereedheid voor betaling, die de relatie met leveranciers kunnen schaden.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de audittrail van een selectievakje 'Payment Hold' of een aangepast statusveld op de Vendor Bill-transactie.
Vastleggen
Timestamp van de wijziging van een veld 'Payment Hold' of vergelijkbaar veld.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Betalingsblokkade opgeheven
|
De betalingsblokkade op een factuur wordt verwijderd, waardoor de factuur weer in aanmerking komt voor betaling. Dit wordt afgeleid uit het uitzetten van het selectievakje 'Payment Hold' of een statuswijziging weg van 'Hold'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door de tijd tussen 'Payment Block Set' en deze activiteit te meten, zie je hoe efficiënt het oplossingsproces is. Zo identificeer je veelvoorkomende redenen voor blokkades en kun je ze sneller opheffen.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de audittrail waarin het selectievakje 'Payment Hold' wordt uitgeschakeld of een aangepast statusveld op de Vendor Bill wordt bijgewerkt.
Vastleggen
Timestamp van de wijziging waarbij een veld 'Payment Hold' of vergelijkbaar veld wordt leeggemaakt.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Creditnota toegepast
|
Dit vertegenwoordigt het toepassen van een leverancierscreditnota op een factuur, waardoor het openstaande bedrag daalt. Het is een expliciet event dat wordt vastgelegd in het toepassingsrecord van de Vendor Credit-transactie. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit laat een alternatieve manier zien om een factuur af te handelen zonder directe betaling. Veel creditnota's kunnen wijzen op problemen met de juistheid van de oorspronkelijke bestelling of met de prestaties van de leverancier.
Waar je het vindt
Uit het toepassingsrecord dat een Vendor Credit aan een Vendor Bill koppelt. De toepassingsdatum dient als timestamp van het event.
Vastleggen
Timestamp waarop een Vendor Credit-transactie op de Vendor Bill wordt toegepast.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Leveranciersfactuur afgewezen
|
De leveranciersfactuur wordt door een goedkeurder afgewezen en uit de actieve verwerkingswachtrij verwijderd. Dit wordt vastgelegd via een expliciete statuswijziging naar 'Rejected' en is meestal een eindstatus, tenzij de factuur opnieuw wordt ingediend. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt procesfouten zichtbaar, zoals dubbele facturen of onjuiste leveranciersinformatie. Door de frequentie en redenen van afwijzingen te volgen, verbeter je de juistheid in één keer en verminder je verspild werk.
Waar je het vindt
Vastgelegd in de systeemnotities of audittrail van de Vendor Bill, inclusief de timestamp waarop het veld 'Approval Status' op 'Rejected' wordt gezet.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging naar 'Rejected' in de audittrail van de Vendor Bill.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Leveranciersfactuur ter goedkeuring ingediend
|
Dit is het moment waarop de aangemaakte leveranciersfactuur formeel in een goedkeuringsworkflow wordt ingediend. Dit wordt meestal afgeleid uit een statuswijziging van 'Open' of 'Pending Submission' naar 'Pending Approval'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee start de goedkeuringscyclus. De tijd tussen dit event en 'Bill Approved' of 'Bill Rejected' is belangrijk voor het dashboard Invoice Approval Cycle Time Analysis.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van het Vendor Bill-record, waarbij specifiek wijzigingen in het veld 'Approval Status' worden gevolgd.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging naar 'Pending Approval' in de audittrail van de Vendor Bill.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Leveranciersfactuur teruggestuurd voor herstelwerk
|
Dit gebeurt wanneer een goedkeurder of beoordelaar de factuur terugstuurt naar de indiener voor correctie. Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging waarbij de factuur teruggaat in de workflow, bijvoorbeeld van 'Pending Approval' naar 'Pending Submission'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee identificeer je herstelrondes die de verwerkingstijd aanzienlijk verlengen en meer handmatig werk veroorzaken. Door dit te volgen, vind je veelvoorkomende oorzaken van fouten, zoals onjuiste codering of invoerfouten.
Waar je het vindt
Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van de Vendor Bill, waarbij wordt gezocht naar een terugval in status of een specifieke status 'Rework'.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging die een stap terug in de goedkeuringsworkflow aangeeft.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Matchingsafwijking geïdentificeerd
|
Deze activiteit vindt plaats wanneer een factuur die aan een inkooporder moet worden gematcht, niet voldoet aan de automatische matchingsregels en handmatige controle nodig heeft. Dit wordt vaak afgeleid uit een status als 'Matching Hold' of 'Discrepancy'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt inefficiënties in inkoop- en ontvangstprocessen zichtbaar die tot handmatig herstelwerk leiden. Het ondersteunt direct het dashboard 'Invoice Matching Efficiency' en de KPI 'Matching Discrepancy Rework Rate'.
Waar je het vindt
Afgeleid uit een statuswijziging op de Vendor Bill die een blokkade of uitzondering aangeeft, of uit facturen die aan een PO zijn gekoppeld en vóór goedkeuring veel handmatige wijzigingen nodig hadden.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging naar een status als 'hold' of 'mismatch'. Hiervoor kan analyse van aangepaste datavelden of workflows nodig zijn.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Vroegbetalingskorting gemist
|
Een berekend event dat aangeeft dat een factuur met vroegbetalingsvoorwaarden niet binnen de kortingsperiode is betaald. Dit event wordt afgeleid door de betaaldatum te vergelijken met de uiterste datum voor de korting. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Ondersteunt direct de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' door gemiste besparingen te kwantificeren. Zo identificeer je proces- of cashflowproblemen waardoor kortingen niet worden benut.
Waar je het vindt
Dit is een berekend event. Je vergelijkt hiervoor de 'Date' van de toegepaste Vendor Payment-transactie met het veld 'Discount Date' op het bijbehorende Vendor Bill-record.
Vastleggen
Vergelijk de datum van de Vendor Payment met de kortingsdatum van de Vendor Bill. Als de betaaldatum na de kortingsdatum ligt, vindt het event plaats.
Eventtype
calculated
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Gebruik deze template om je NetSuite-data efficiënt voor te bereiden en belangrijke inzichten in de prestaties van je factuurverwerking te vinden. Begin vandaag nog met het optimaliseren van je Purchase to Pay-cyclus.
Verbeter vandaag nog je Purchase to Pay-factuurverwerking
Verkort de doorlooptijd van NetSuite-facturen met 30%. Verbeter cashflow en compliance.
Geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar.