> Continue procesverbetering > Onboarding van medewerkers > Workday Onboarding

Verbeter je onboarding van medewerkers

Optimaliseer Workday-onboarding met onze 6-stappengids
Datatemplate downloaden
Verbeter je onboarding van medewerkers
Onboarding van medewerkers
Workday
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer onboarding van medewerkers in Workday

Bij onboardingprocessen voor medewerkers ontstaan vaak vertragingen, compliancerisico's en inefficiënte workflows. Ons platform helpt je precies te vinden waar de bottlenecks zitten en laat zien welke praktische verbeteringen je kunt doorvoeren. Maak de route voor nieuwe medewerkers efficiënter, verhoog de tevredenheid en zorg voor compliance, zodat ze goed aan hun nieuwe baan beginnen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het optimaliseren van Employee Onboarding in Workday essentieel is

Effectieve Employee Onboarding is veel meer dan alleen papierwerk. Het vormt de basis voor het succes en de langdurige betrokkenheid van nieuwe medewerkers. Een goed ingericht onboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel productieve en betrokken teamleden worden en bijdragen aan de groei van de organisatie. Een inefficiënt of ingewikkeld onboardingproces kan daarentegen leiden tot vertraagde productiviteit, vroegtijdig vertrek, compliance-risico's en hogere administratieve kosten. Workday Onboarding biedt krachtige tools voor het beheren van taken en onboardingtrajecten van nieuwe medewerkers. Toch zitten er in de uitvoering en het verloop van deze processen vaak verborgen inefficiënties die je alleen met een grondige analyse boven tafel krijgt. Als je Employee Onboarding in Workday begrijpt en optimaliseert, verbeter je niet alleen de efficiëntie van HR. Je beschermt ook je investering in nieuw talent en bouwt vanaf dag één aan een positieve werkcultuur.

Hoe process mining je Workday Onboarding-proces inzichtelijk maakt

Process mining biedt een datagedreven manier om je Employee Onboarding-traject echt te begrijpen. Door event logs uit je Workday-systeem te halen, reconstrueert het de volledige route die elke nieuwe medewerker aflegt, vanaf het moment dat een aanbod wordt geaccepteerd tot en met de volledige integratie. Zo zie je de werkelijke processtromen, niet alleen de bedoelde werkwijze. Je ziet precies waar activiteiten zoals "Background Check Initiated", "IT Account Provisioning Initiated" en "Equipment Ordered" beginnen, hoe lang ze duren en wat er daarna gebeurt. Dat helpt je om procesvarianten, onverwacht herstelwerk en vooral de bottlenecks te vinden die een soepele start in de weg staan. Process mining helpt vragen te beantwoorden als: "Waarom duurt de IT-inrichting bij sommige afdelingen langer?" en "Zijn verplichte trainingen altijd afgerond vóór de 30-dagencheck?" Met dit detailniveau kun je de doorlooptijd van Employee Onboarding verkorten en de efficiëntie verbeteren.

Belangrijkste verbeterpunten uit datagedreven analyse

Een analyse van je Workday Onboarding-proces met process mining brengt vaak een aantal bekende verbeterpunten aan het licht:

  • Bottlenecks precies lokaliseren: Vind activiteiten of reeksen taken die steeds vertraging veroorzaken, bijvoorbeeld de tijd tussen "Pre-employment Paperwork Completed" en "HR Profile Created". Zo kun je je procesoptimalisatie precies op de juiste plek richten.
  • Procesafwijkingen zichtbaar maken: Ontdek waar het werkelijke proces afwijkt van de standaardroute. Dit kunnen inefficiënte omwegen zijn, maar ook signalen dat best practices niet worden gevolgd, met mogelijke gevolgen voor compliance.
  • Overdrachten verbeteren: Beoordeel hoe soepel het werk tussen teams verloopt, bijvoorbeeld van HR naar IT of van IT naar Facilities. Vertragingen bij deze overdrachten zijn vaak een belangrijke oorzaak van langere onboardingdoorlooptijden.
  • Compliance en consistentie bewaken: Controleer of alle verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles, specifieke trainingen en het aanleveren van belangrijke documenten, voor elke nieuwe medewerker binnen de vereiste termijn zijn afgerond.
  • Kansen voor automatisering vinden: De data laat zien welke repetitieve handmatige taken binnen Workday geschikt zijn voor automatisering. Zo houden HR en andere teamleden meer tijd over voor werk met meer impact.

Verwachte resultaten van een beter onboardingproces

Door process mining in te zetten om je Employee Onboarding-proces in Workday te verbeteren, kun je verschillende meetbare resultaten behalen:

  • Kortere doorlooptijd van Employee Onboarding: Verkort de tijd die een nieuwe medewerker nodig heeft om volledig productief te worden. Zo levert nieuw talent sneller een bijdrage en verdien je je investering eerder terug.
  • Hogere tevredenheid van nieuwe medewerkers: Een soepel en overzichtelijk onboardingproces zorgt vanaf de eerste werkdag voor een betere eerste indruk van de organisatie. Dat versterkt betrokkenheid en motivatie.
  • Efficiënter HR-werk: Maak HR- en administratieve taken efficiënter. Zo neemt de werkdruk voor HR- en recruitmentteams af en houden zij meer tijd over voor strategische talentinitiatieven.
  • Sterkere compliance: Zorg ervoor dat alle wettelijke, regelgevende en interne vereisten voor elke nieuwe medewerker consequent worden nageleefd. Daarmee beperk je risico's en bied je iedereen een consistente start.
  • Betere inzet van middelen: Krijg helder inzicht in waar middelen in het onboardingproces worden ingezet. Zo kun je medewerkers en tools beter plannen en inzetten.

Aan de slag met het optimaliseren van je Employee Onboarding-proces

Klaar om je Employee Onboarding-proces te verbeteren? Deze gids helpt je op weg met het ontdekken en aanpakken van verbeterpunten. Door process mining toe te passen op je Workday-data, breng je inefficiënties en bottlenecks aan het licht. Zo creëer je uiteindelijk een betere onboardingervaring voor elke nieuwe medewerker. Zet vandaag de eerste stap naar een efficiëntere, compliant en gastvrije start voor nieuw talent.

Onboarding van medewerkers Ervaring van nieuwe medewerkers HR-compliance Onboardingproces Talentwerving HR-afdeling Verkorting van doorlooptijden HR-efficiëntie Nieuwe medewerker HR-automatisering Preboarding Integratie van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Veel nieuwe medewerkers wachten lang tussen het accepteren van het aanbod en hun eerste werkdag. Ook na de startdatum wachten ze soms nog op essentiële middelen. Deze lange doorlooptijd heeft gevolgen voor productiviteit en motivatie en kan leiden tot vroegtijdig vertrek. Dat kost de organisatie veel tijd en geld.
ProcessMind analyseert event logs uit Workday Onboarding en brengt het werkelijke traject in kaart. Zo zie je precies waar vertraging ontstaat en wat de oorzaken zijn. Daarmee kun je stappen vereenvoudigen en de totale onboardingdoorlooptijd verkorten.

Nieuwe medewerkers wachten na hun startdatum vaak lang op IT-accounts, benodigde software of fysieke apparatuur. Daardoor kunnen ze niet meteen productief aan de slag. Het leidt ook tot frustratie en geeft een slechte indruk van de voorbereiding en efficiëntie van de organisatie binnen het Employee Onboarding-proces.
Met Workday Onboarding-data lokaliseert ProcessMind activiteiten zoals "IT Account Provisioning Initiated" en "Equipment Delivered" die steeds vertraging veroorzaken. Je ziet waar de bottlenecks zitten en kunt gerichte verbeteringen en betere afstemming van middelen doorvoeren.

Het onboardingtraject verschilt vaak sterk per afdeling of functie. Daardoor krijgen nieuwe medewerkers niet altijd dezelfde kwaliteit van begeleiding. Dit gebrek aan standaardisatie kan voor verwarring en frustratie zorgen en maakt het lastiger om goed onderdeel te worden van de organisatiecultuur en Workday Onboarding-taken af te ronden.
ProcessMind brengt alle varianten in je Employee Onboarding-proces aan het licht. Je ziet niet-standaardroutes en afwijkingen van de ideale flow. Zo kun je best practices standaardiseren en elke nieuwe medewerker een consistente, positieve ervaring bieden.

Belangrijke compliance-taken, zoals achtergrondcontroles en verplichte trainingen, worden vaak gemist of pas na de deadline afgerond. Dat stelt de organisatie bloot aan juridische risico's, boetes en inefficiëntie binnen het Workday Onboarding-proces. Ook de veiligheid en betrouwbaarheid van de bedrijfsvoering komen hierdoor onder druk te staan.
ProcessMind bewaakt de afronding van belangrijke compliance-activiteiten, zoals "Background Check Completed" en "Mandatory Training Completed", ten opzichte van de deadlines. Het signaleert achterstallige taken, zodat je meteen kunt ingrijpen en het HR-beleid binnen Employee Onboarding kunt naleven.

Veel stappen in Employee Onboarding zijn nog afhankelijk van handmatige gegevensinvoer of moeten door fouten en ontbrekende informatie meerdere keren worden uitgevoerd. Dat verhoogt de administratieve werkdruk en operationele kosten en vertraagt het moment waarop nieuwe medewerkers volledig productief zijn, ook als je systemen zoals Workday Onboarding gebruikt.
ProcessMind visualiseert alle lussen in het proces en laat zien welke activiteiten vaak worden herhaald of tot herstelwerk leiden. Vaak komt dat door inconsistente data of handmatige overdrachten. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, helpt ProcessMind je taken te automatiseren en onnodige handmatige handelingen te schrappen.

HR-teams en hiring managers hebben vaak geen duidelijk actueel overzicht van de plek van nieuwe medewerkers in hun onboardingtraject. Daardoor is het lastig om problemen vroeg aan te pakken, vertragingen te voorspellen of op tijd ondersteuning te bieden. Employee Onboarding wordt zo al snel reactief georganiseerd.
ProcessMind geeft een röntgenbeeld van je volledige Workday Onboarding-proces, van "Offer Accepted" tot "30-Day Check-in Performed". Je krijgt een actuele proceskaart met inzicht in elke stap, doorlooptijd en deelnemer. Daarmee kun je beslissingen nemen op basis van data.

Belangrijke onboardingstappen, zoals het goedkeuren van apparatuur of het organiseren van kennismakingen met het team, lopen vaak vertraging op omdat hiring managers hun taken niet op tijd afronden. Dat heeft direct gevolgen voor de ervaring en productiviteit van de nieuwe medewerker en verlengt de integratie in het team.
ProcessMind analyseert de doorlooptijden van managerafhankelijke activiteiten binnen Workday Onboarding, zoals "Workspace Setup Completed" en "Team Introduction Completed". Je ziet welke managers of afdelingen steeds vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte training geven of het proces aanpassen om de betrokkenheid van managers bij Employee Onboarding te verbeteren.

Een aanzienlijk aantal nieuwe medewerkers vertrekt binnen de eerste maanden. Vaak noemen zij een slechte of onduidelijke onboardingervaring als reden. Dit vroegtijdige vertrek leidt tot verspilde wervingskosten, productiviteitsverlies en schade aan het werkgeversmerk. Een goed Employee Onboarding-proces is daarom belangrijk.
ProcessMind legt verbanden tussen varianten en vertragingen in het onboardingproces en data over het behoud van nieuwe medewerkers. Zo ontdek je patronen die bijdragen aan vroeg vertrek. Met inzicht in deze oorzaken kun je Workday Onboarding verbeteren en nieuwe medewerkers een betere start bieden.

Nieuwe medewerkers krijgen essentiële verplichte trainingen vaak te laat toegewezen of ronden ze te laat af. Daardoor kunnen ze hun functie minder goed uitvoeren en niet op tijd aan compliance-eisen voldoen. De bottleneck kan ontstaan door late toewijzing of het ontbreken van herinneringen.
ProcessMind volgt de route van "Mandatory Training Assigned" tot "Mandatory Training Completed". Je ziet waar de toewijzing of afronding achterloopt. Zo kun je de timing en triggers voor trainingen binnen Workday Onboarding verbeteren en zorgen voor tijdige compliance en ontwikkeling van vaardigheden.

Onjuiste of onvolledige data bij het aanmaken van een HR-profiel leidt later tot problemen. Denk aan handmatige correcties en vertraging bij salarisverwerking, inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en systeemtoegang. Dat zorgt voor inefficiëntie en frustratie bij de nieuwe medewerker en het HR-team.
ProcessMind identificeert veelvuldige wijzigingen en herstelwerk rond activiteiten zoals "HR Profile Created" door attributen in het event log te analyseren. Je ziet waar fouten bij de gegevensinvoer het vaakst ontstaan. Zo kun je invoerformulieren en processtappen binnen Workday Onboarding verbeteren en de datakwaliteit verhogen.

Ondanks het gebruik van een krachtig systeem als Workday Onboarding worden veel routinematige en repetitieve taken nog handmatig uitgevoerd. Dat beperkt de schaalbaarheid, vergroot de kans op menselijke fouten en houdt waardevolle HR-capaciteit bezet die je ook voor strategische initiatieven kunt inzetten.
ProcessMind brengt het volledige Employee Onboarding-traject in kaart en maakt alle handmatige overdrachten en activiteiten zichtbaar die je kunt automatiseren. Het laat zien waar RPA of verbeterde integraties binnen Workday Onboarding-workflows kunnen helpen. Zo verhoog je de efficiëntie en verlaag je de operationele kosten.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Het optimaliseren van het Workday Onboarding-proces kan de tijd tussen het accepteren van een aanbod en volledige productiviteit aanzienlijk verkorten. Daarmee verbeter je de medewerkerservaring, verlaag je de administratieve werkdruk en draagt nieuw talent sneller bij aan de organisatie. Dat heeft gevolgen voor de efficiëntie en concurrentiekracht van de hele organisatie. ProcessMind brengt het traject van begin tot eind in beeld, lokaliseert bottlenecks en oorzaken en maakt de impact van elke vertraging meetbaar. Je kunt doelen instellen en verbeteringen in de doorlooptijd binnen Workday Onboarding blijven volgen. Zo zie je meetbaar hoe snel nieuwe medewerkers integreren.

Nieuwe medewerkers moeten vóór of op hun eerste werkdag over de benodigde middelen beschikken, zoals IT-apparatuur en systeemtoegang. Dat is belangrijk voor een goede eerste ervaring en directe productiviteit. Vertraging bij het beschikbaar stellen leidt tot frustratie en tijdverlies. ProcessMind geeft helder inzicht in het deelproces voor het beschikbaar stellen van middelen binnen Workday Onboarding en meet precies hoe lang elke stap duurt. Je ziet wie verantwoordelijk is en waar vertraging ontstaat. Zo kun je gericht ingrijpen en het proces aanpassen om de levering aanzienlijk te versnellen.

Verschillende onboardingervaringen kunnen leiden tot uiteenlopende niveaus van tevredenheid, ervaren eerlijkheid en compliance-risico's binnen de organisatie. Met een gestandaardiseerde ervaring van hoge kwaliteit begint iedereen onder dezelfde voorwaarden. Dat draagt bij aan een sterkere organisatiecultuur. ProcessMind brengt alle bestaande procesvarianten binnen Workday Onboarding aan het licht. Je kunt onboardingroutes per afdeling of functie vergelijken, afwijkingen van best practices vinden en een consistente, geoptimaliseerde standaard vaststellen.

Het niet uitvoeren van verplichte onboardingtaken, zoals achtergrondcontroles of het bevestigen van beleid, brengt juridische en operationele risico's met zich mee. Met dit doel zorg je ervoor dat alle belangrijke stappen op tijd en volgens de regels worden afgerond. Zo bescherm je de organisatie en bied je nieuwe medewerkers een veilige start. ProcessMind bewaakt continu de status van alle verplichte activiteiten in Workday Onboarding. Het signaleert achterstallige taken en mogelijke compliance-gaten in real-time. Zo kun je afwijkingen proactief aanpakken en klaar zijn voor audits.

Veel onboardingprocessen voor medewerkers zijn nog afhankelijk van handmatige gegevensinvoer of repetitieve taken. Dat leidt tot inefficiëntie, fouten en hogere kosten. Door deze stappen te vinden en te automatiseren, maak je HR-capaciteit vrij, verkort je doorlooptijden en verbeter je de datakwaliteit. ProcessMind brengt het volledige Workday Onboarding-proces visueel in kaart en maakt alle handmatige activiteiten duidelijk zichtbaar. Het meet hoeveel tijd en middelen deze stappen kosten. Zo ontdek je automatiseringskansen met veel impact en bouw je een onderbouwde businesscase voor Robotic Process Automation (RPA) of andere digitale oplossingen.

Beperkt inzicht in de status van onboardingtrajecten maakt het voor HR en hiring managers lastig om op tijd ondersteuning te bieden of mogelijke vertraging vroeg te signaleren. Meer inzicht verbetert de communicatie en maakt het proces overzichtelijker en transparanter. ProcessMind geeft een volledig real-time overzicht van de voortgang van elke nieuwe medewerker binnen Workday Onboarding. Gedetailleerde dashboards en rapporten laten precies zien waar elke case staat. Zo kunnen HR-teams problemen voorspellen en proactief ondersteuning bieden voor een betere onboardingervaring.

Vertraging door managerafhankelijke taken, zoals goedkeuringen of het toewijzen van taken, kan het volledige onboardingproces aanzienlijk verlengen en de eerste ervaring van een nieuwe medewerker beïnvloeden. Deze bottlenecks verminderen is belangrijk om het traject korter en efficiënter te maken. ProcessMind lokaliseert de managerafhankelijke activiteiten die vertraging veroorzaken en maakt hun impact op de onboardingdoorlooptijd meetbaar. Je ontdekt patronen en krijgt datagedreven inzicht om de betrokkenheid van managers en de efficiëntie van workflows binnen Workday Onboarding te verbeteren.

Een onsamenhangende of lange onboardingervaring kan bijdragen aan vroegtijdig vertrek. Dat leidt tot hogere wervingskosten en productiviteitsverlies. Een beter onboardingproces draagt direct bij aan meer tevredenheid en een hoger behoud van nieuwe medewerkers. ProcessMind analyseert de onboardingtrajecten van medewerkers die vroeg vertrekken. Zo zie je welke momenten van frictie of vertraging binnen Workday Onboarding mogelijk bijdragen aan ontevredenheid. Met dit inzicht kun je gerichte verbeteringen doorvoeren en het behoud van medewerkers vergroten.

Vertraging bij verplichte trainingen kan niet alleen compliance-risico's veroorzaken, maar ook verhinderen dat nieuwe medewerkers hun werk goed uitvoeren. Door dit proces te versnellen, zijn medewerkers sneller gekwalificeerd en compliant. ProcessMind volgt de volledige route van toewijzing tot afronding van verplichte trainingen binnen Workday Onboarding. Het laat zien waar vertraging ontstaat en wat de oorzaken zijn. Zo kun je gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door meldingsschema's aan te passen of de manier waarop trainingen worden aangeboden opnieuw te beoordelen. Daarmee verhoog je het afrondingspercentage.

Fouten in HR-profieldata van nieuwe medewerkers kunnen allerlei vervolgproblemen veroorzaken, zoals onjuiste salarisverwerking, problemen met arbeidsvoorwaarden en afwijkingen in compliance. Door deze fouten te voorkomen, verbeter je de datakwaliteit en verminder je kostbaar herstelwerk voor HR-teams. ProcessMind identificeert herstelwerklussen en uitzonderingen in het Workday Onboarding-proces die rechtstreeks verband houden met fouten bij de gegevensinvoer. Door de frequentie en bron van deze fouten te analyseren, kun je preventieve maatregelen nemen, zoals strengere datavalidatie of automatisering, en dataverschillen sterk verminderen.

Veel handmatige stappen in het Employee Onboarding-proces bieden goede kansen voor automatisering. Dat kan leiden tot meer efficiëntie, lagere operationele kosten en betere nauwkeurigheid. Deze kansen systematisch vinden is belangrijk voor procesverbetering. ProcessMind analyseert gedetailleerde event logs en brengt alle handmatige activiteiten en hun onderlinge afhankelijkheden binnen Workday Onboarding in kaart. Het berekent de mogelijke tijd- en kostenbesparing van automatisering. Automatiseringskandidaten worden gerangschikt op basis van frequentie, duur en impact, zodat je een duidelijke routekaart voor digitale verbeterinitiatieven krijgt.

Het 6-stappenverbeterpad voor onboarding van medewerkers

1

Download de template
2

Exporteer Workday-data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het onboardingproces
5

Voer wijzigingen door
6

Bewaak de prestaties
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de Excel-template die speciaal is ontworpen voor data over het onboardingproces van medewerkers. Met deze template leg je alle informatie vast die nodig is voor een goede analyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin voorkom je herstelwerk en maak je procesmodellering nauwkeuriger. Zo bereid je de data efficiënter voor op een goede analyse.

Verwacht resultaat

Een lege, vooraf opgemaakte Excel-template voor data over je Workday-onboardingproces.

DIT KRIJG JE

Ontdek de werkelijke flow van je onboardingproces

ProcessMind zet je Workday-onboardingdata om in duidelijke, interactieve visualisaties. Vind precies waar vertragingen ontstaan, ontdek compliancerisico's en zie de werkelijke route van elke nieuwe medewerker.
  • Bekijk de werkelijke route van Workday-onboarding
  • Vind precies waar onboarding vertraging oploopt
  • Identificeer compliancerisico's in Workday
  • Verhoog de tevredenheid en snelheid voor nieuwe medewerkers
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Uitmuntende onboarding van medewerkers

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties kunnen behalen door process mining toe te passen op hun onboardingworkflows. Met inzichten uit Workday Onboarding-data identificeren we bottlenecks en inefficiënties, zodat verbeteringen meetbaar worden.

0 %
Snellere onboarding

Kortere end-to-end-doorlooptijd

Versnel het volledige traject van nieuwe medewerkers, van het accepteren van het aanbod tot de check-in na 30 dagen. Zo worden nieuwe medewerkers sneller productief. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de administratieve belasting.
0 %
Snellere levering van middelen

Essentiële IT- en werkplekinrichting

Maak de levering van IT-accounts, apparatuur en werkplekinrichting efficiënter. Zo hebben nieuwe medewerkers vanaf dag één alles wat ze nodig hebben om goed te werken. Dit zorgt voor een betere eerste werkdag.
0 %
Volledige compliance bereikt

Verplichte taken op tijd afgerond

Zorg dat alle belangrijke verplichte taken, zoals achtergrondcontroles en documentatie, vóór de deadline zijn afgerond. Zo beperk je compliance-risico's en voldoe je voor elke nieuwe medewerker aan de wettelijke vereisten.
0 %
Minder herstelwerk in HR-data

Minder fouten bij het aanmaken van HR-profielen

Verminder het aantal correcties en stappen waarin HR-profieldata opnieuw moet worden ingevoerd aanzienlijk. Zo bespaar je HR-medewerkers tijd en verbeter je de datanauwkeurigheid, waardoor er later minder problemen ontstaan.
0 %
Klaar voor de eerste werkdag

Essentiële middelen op tijd beschikbaar

Zorg dat een groot percentage nieuwe medewerkers vóór hun officiële startdatum over alle essentiële IT-accounts, apparatuur en werkplekken beschikt. Zo kunnen ze vanaf dag één productief zijn en neemt hun tevredenheid toe.
0 %
Snellere afronding van trainingen

Gemiddelde tijd voor verplichte modules

Verkort de gemiddelde tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om alle verplichte trainingsmodules af te ronden. Zo zijn ze sneller klaar voor hun functie en doen ze de benodigde kennis sneller op.

De resultaten hangen af van de specifieke complexiteit van je onboardingproces, de volwassenheid van je Workday Onboarding-implementatie en de datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die zijn waargenomen bij verschillende organisaties die process mining inzetten voor vergelijkbare processen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

Een unieke identificatie voor het onboardingproces van elke nieuwe medewerker, van acceptatie van het aanbod tot de eerste integratie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste attribuut dat alle gerelateerde activiteiten aan één end-to-end-procesinstantie koppelt. Zo worden process discovery en analyse mogelijk.

De naam van een specifieke taak of mijlpaal die binnen het onboardingproces heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen, zodat je de procesflow kunt visualiseren en de processtructuur en varianten kunt analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een onboardingactiviteit is afgerond of de status ervan is gewijzigd.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft alle activiteiten een temporele context. Dat is nodig om prestatiemetrics zoals doorlooptijd te berekenen en vertragingen te vinden.

De unieke identificatie die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Het dient als primaire sleutel om data over het onboardingproces te koppelen aan bredere data over de levenscyclus van medewerkers, voor uitgebreidere HR-analyses.

De naam van de manager die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties van een belangrijke stakeholder analyseren en bottlenecks en verschillen in managerafhankelijke taken zichtbaar maken.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker gaat werken.

Waarom dit belangrijk is

Het is een belangrijke dimensie voor benchmarking en het vinden van procesvarianten en best practices binnen de organisatie.

De huidige status van de volledige onboardingcase, zoals 'In Progress', 'Completed' of 'Canceled'.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt cases indelen op basis van hun uitkomst en zo afgeronde, lopende of geannuleerde processen gericht analyseren.

De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Het is een belangrijke deadline voor preboardingtaken en wordt gebruikt om de KPI 'First Day Readiness Rate' te meten.

De deadline waarop een specifieke verplichte of compliancegerelateerde taak moet zijn afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je tijdgevoelige compliancetaken bewaken en percentages voor tijdige afronding berekenen.

Het systeem of gebruikerstype dat een bepaalde activiteit heeft gestart, om geautomatiseerde en handmatige stappen van elkaar te onderscheiden.

Waarom dit belangrijk is

Het helpt geautomatiseerde en handmatige activiteiten van elkaar te onderscheiden. Dat is belangrijk om automatiseringsmogelijkheden te vinden en de procesefficiëntie te meten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de officiële start van de onboardingcase, zodra een kandidaat het werkaanbod accepteert. In Workday wordt dit meestal vastgelegd wanneer de stap 'Make Offer' of 'Offer' in het recruitmentbedrijfsproces is afgerond. Daarna start de onboardingworkflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het end-to-end-onboardingproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, krijg je een volledig beeld van het traject van de nieuwe medewerker en de totale doorlooptijd.

Dit markeert de afronding van de achtergrondcontrole van de kandidaat. Het is een belangrijk mijlpaal, die vaak wordt vastgelegd zodra de leverancier de resultaten terugstuurt en deze in het kandidaatprofiel in Workday zijn bijgewerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke compliancemijlpaal. Vertraging bij de achtergrondcontrole kan de officiële startdatum uitstellen en gevolgen hebben voor de personeelsplanning.

Deze activiteit markeert het formeel aanmaken van het medewerkersrecord in het HCM-systeem. De kandidaat wordt daarmee een toekomstige medewerker of medewerker. In Workday is dit de laatste stap van het bedrijfsproces 'Hire'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal waarmee de medewerker officieel in het systeem wordt geregistreerd. Daardoor kunnen salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere belangrijke HR-functies worden uitgevoerd. Het is een voorwaarde voor de meeste provisioningactiviteiten.

Deze mijlpaal bevestigt dat alle benodigde IT-accounts en toegangsrechten voor de nieuwe medewerker zijn aangemaakt. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het IT-team de toegewezen provisioningtaak in Workday afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Door IT-accounts vóór de startdatum gereed te hebben, zorg je voor een goede onboardingervaring en directe productiviteit. Deze mijlpaal helpt om de 'First Day Readiness' te meten.

Deze activiteit staat voor de officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Het is geen expliciete gebeurtenis, maar een belangrijke datum die aan het medewerkersprofiel is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke datum voor compliance en procesanalyse. Je kunt hiermee de 'First Day Readiness' meten door de afrondingsdatums van provisioning te vergelijken met deze startdatum.

Dit staat voor de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en diens manager, meestal rond de 30e dag. Dit wordt doorgaans vastgelegd wanneer de manager de bijbehorende 'To Do'-taak in Workday afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke laatste activiteit in het eerste onboardingproces, gericht op betrokkenheid en behoud van medewerkers. Het is een betrouwbaar eindpunt voor het meten van de totale onboardingdoorlooptijd.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt bottlenecks, compliancehiaten en variaties in je Workday-onboardingproces aan het licht. Je ziet precies waar vertragingen ontstaan, bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van essentiële bronnen of het afronden van verplichte taken. Zo kun je gericht verbeteren, de onboardingervaring standaardiseren en onnodig handmatig werk verminderen.

Process mining gebruikt event logs uit Workday Onboarding. Elk event bevat een Onboarding Case ID, een activiteit en een timestamp. Door deze reeksen te analyseren, reconstrueert het de werkelijke procesflow van begin tot eind. Zo worden afwijkingen van het ideale pad en kansen voor optimalisatie en automatisering zichtbaar.

Je hebt vooral event logs nodig met voor elke stap in het onboardingproces een case-ID, een activiteitsnaam en een timestamp. In Workday betekent dit dat je relevante tabellen en datavelden voor Onboarding Cases, taakstatussen en voltooiingstijden moet identificeren. Extra attributen, zoals afdeling of type nieuwe medewerker, kunnen de analyse verdiepen.

Je kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten, zoals 25% kortere doorlooptijden voor onboarding en 30% snellere beschikbaarstelling van essentiële bronnen. Process mining helpt om 100% compliance voor verplichte taken te bereiken en laat zien welke handmatige stappen je kunt automatiseren. Uiteindelijk zorgt dit voor een soepelere onboardingervaring en een betere retentie.

De eerste inrichting, inclusief data-extractie en modelconfiguratie, kan vaak binnen 4 tot 6 weken worden afgerond. De doorlooptijd hangt af van de toegankelijkheid en complexiteit van de data. Vooral de snelheid waarmee event logs kunnen worden geëxtraheerd en omgezet naar een geschikt formaat voor process mining speelt een rol. Zodra de data binnenkomt, kun je snel inzichten genereren.

Ja. Process mining is goed in het vinden van vaak terugkerende handmatige activiteiten en herstelwerk binnen je onboardingworkflow. Door het werkelijke proces te visualiseren, zie je welke stappen gevoelig zijn voor menselijke fouten of inefficiëntie. Dat zijn goede kandidaten voor automatisering. Zo kun je bepalen waar robotic process automation, RPA of andere digitale oplossingen het meeste effect hebben.

Process mining helpt organisaties van elke omvang om processen te optimaliseren. Ook kleinere bedrijven met minder nieuwe medewerkers krijgen waardevolle inzichten in onboardingefficiëntie, compliance en de medewerkerervaring. Het belangrijkste is dat er voldoende eventdata beschikbaar is, niet dat je een groot aantal cases hebt.

Belangrijke technische vereisten zijn toegang tot de rapportage- of API-mogelijkheden van Workday voor data-extractie, een oplossing voor dataopslag en een process mining-platform. Je hebt ook kennis van datatransformatie nodig om ruwe Workday-logs om te zetten naar het vereiste event log-formaat. Samenwerking met IT is belangrijk voor veilige gegevensverwerking en integratie.

Process mining visualiseert elk pad binnen je onboardingproces en laat duidelijk zien waar workflows van de complianceregels afwijken. Het kan cases markeren waarin verplichte taken, zoals antecedentenonderzoek of het bevestigen van beleid, zijn overgeslagen of vertraagd. Zo kun je compliancehiaten aanpakken voordat ze tot ernstige problemen leiden.

Verbeter onboarding van medewerkers, ga vandaag gratis aan de slag

Bereik 95% compliance en een soepele onboardingervaring voor nieuwe medewerkers.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar met de installatie.