> Continu verbeteren van processen > Onboarding van medewerkers > Onboarding in Workday

Verbeter het onboardingproces voor medewerkers

Optimaliseer onboarding in Workday met onze gids in 6 stappen
Verbeter het onboardingproces voor medewerkers
Onboarding van medewerkers
Workday Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter de onboarding van medewerkers in Workday

Bij onboarding van medewerkers ontstaan vaak vertragingen, compliancerisico’s en inefficiënte workflows. Ons platform helpt je precies te zien waar de bottlenecks zitten en laat zien hoe je het proces praktisch kunt verbeteren. Maak het traject voor nieuwe medewerkers eenvoudiger, verhoog de tevredenheid en zorg dat je organisatie aan de regels voldoet. Zo begint iedereen goed.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom onboarding van medewerkers in Workday optimaliseren belangrijk is

Goede onboarding van medewerkers is veel meer dan papierwerk. Het vormt de basis voor het succes en de langdurige inzet van nieuwe medewerkers. Een goed ingericht onboardingproces helpt nieuwe medewerkers snel productief te worden en zich betrokken te voelen bij het team. Dat draagt bij aan de groei van de organisatie. Een omslachtig of inefficiënt proces kan juist leiden tot vertraging, vroegtijdig vertrek, compliancerisico’s en hogere administratiekosten. Workday Onboarding biedt functies om taken en het traject van nieuwe medewerkers te beheren. Toch zitten er in de uitvoering en het verloop van deze processen vaak verborgen inefficiënties. Die worden pas zichtbaar als je de data grondig analyseert. Onboarding van medewerkers in Workday optimaliseren gaat dus niet alleen om efficiënter HR-werk. Het helpt ook om je investering in nieuw talent te beschermen en vanaf de eerste dag bij te dragen aan een prettige werkcultuur.

Zo maakt process mining het onboardingproces in Workday inzichtelijk

Met process mining krijg je op basis van data een helder beeld van het onboardingtraject van medewerkers. Door event logs uit Workday te halen, brengt process mining het volledige traject van elke nieuwe medewerker in kaart, vanaf het moment dat diegene een aanbod accepteert tot de volledige integratie in de organisatie. Zo zie je hoe het proces in werkelijkheid verloopt, niet alleen hoe het bedoeld is. Je ziet precies wanneer activiteiten zoals ‘Achtergrondcontrole gestart’, ‘IT-account aangemaakt’ of ‘Apparatuur besteld’ beginnen, hoelang ze duren en wat erop volgt. Dat helpt om procesvarianten, onnodig herstelwerk en vooral de bottlenecks te vinden die een goede start in de weg staan. Process mining geeft antwoord op vragen als: ‘Waarom duurt de IT-inrichting bij sommige afdelingen langer?’ en ‘Zijn verplichte trainingen altijd afgerond vóór het gesprek na 30 dagen?’ Met dit gedetailleerde inzicht kun je de doorlooptijd van onboarding verkorten en efficiënter werken.

Verbeterpunten die uit data-analyse naar voren komen

Een analyse van het onboardingproces in Workday met process mining brengt vaak verschillende verbeterpunten aan het licht:

  • Bottlenecks opsporen: Vind activiteiten of reeksen taken die steeds vertraging veroorzaken, bijvoorbeeld de tijd tussen ‘Papierwerk vóór indiensttreding afgerond’ en ‘HR-profiel aangemaakt’. Zo kun je verbeteringen gericht aanpakken.
  • Procesafwijkingen ontdekken: Breng gevallen aan het licht waarin het werkelijke proces afwijkt van de afgesproken werkwijze. Dit kan wijzen op inefficiënte omwegen of het niet volgen van best practices, met mogelijke gevolgen voor compliance.
  • Overdrachten verbeteren: Bekijk hoe soepel het werk tussen teams wordt overgedragen, bijvoorbeeld van HR naar IT of van IT naar Facilitaire Zaken. Vertraging bij zulke overdrachten verlengt vaak de doorlooptijd van onboarding.
  • Compliance en consistentie bewaken: Controleer of verplichte stappen, zoals achtergrondcontroles, specifieke trainingen en het aanleveren van belangrijke documenten, voor elke nieuwe medewerker op tijd worden afgerond. Zo blijft de organisatie compliant.
  • Kansen voor automatisering vinden: Data kan terugkerende handmatige taken aan het licht brengen die zich lenen voor automatisering in Workday. Zo houden HR-medewerkers en andere teamleden meer tijd over voor werk dat meer aandacht vraagt.

Wat een beter onboardingproces oplevert

Met process mining kun je het onboardingproces in Workday verbeteren en verschillende meetbare resultaten behalen:

  • Kortere doorlooptijd voor onboarding van medewerkers: Verkort de tijd die een nieuwe medewerker nodig heeft om volledig aan het werk te gaan. Zo kan diegene sneller bijdragen en levert de investering eerder resultaat op.
  • Tevreden nieuwe medewerkers: Een soepel en goed georganiseerd onboardingtraject geeft nieuwe medewerkers vanaf dag één een betere eerste indruk van de organisatie en vergroot hun betrokkenheid en motivatie.
  • Efficiënter HR-werk: Maak HR- en administratieve taken efficiënter. Zo neemt de werkdruk voor HR- en recruitmentteams af en kunnen zij zich richten op personeelsbeleid in plaats van handmatig achter processen aan te gaan.
  • Betere compliance: Zorg dat voor elke nieuwe medewerker aan alle wettelijke, regelgevende en interne eisen wordt voldaan. Dat beperkt risico’s en zorgt voor een vaste werkwijze.
  • Middelen beter inzetten: Krijg inzicht in waar middelen in het onboardingproces worden ingezet. Zo kun je medewerkers en hulpmiddelen beter plannen en verdelen.

Aan de slag met het verbeteren van onboarding

Wil je het onboardingproces verbeteren? Deze gids helpt je op weg met het analyseren en verbeteren ervan. Pas process mining toe op Workday-data om inefficiënties en bottlenecks op te sporen. Zo maak je de start voor elke nieuwe medewerker beter. Zet de eerste stap naar een efficiënter proces dat aan de regels voldoet en nieuwe medewerkers welkom heet.

Onboarding van medewerkers Ervaring van nieuwe medewerkers HR-compliance Onboardingproces Werving van talent HR-afdeling Doorlooptijd verkorten Efficiëntie van HR Nieuwe medewerker HR-automatisering Preboarding Integratie van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel nieuwe medewerkers moeten lang wachten tussen het accepteren van een aanbod en hun eerste werkdag. Ook na de startdatum wachten ze soms nog op essentiële middelen. Die lange doorlooptijd gaat ten koste van de productiviteit en het werkplezier en kan ertoe leiden dat medewerkers vroeg vertrekken. Dat kost de organisatie veel tijd en geld.
ProcessMind analyseert event logs uit Workday Onboarding en brengt het werkelijke traject in kaart. Zo zie je precies waar vertraging ontstaat en wat de oorzaken zijn. Daarmee kun je stappen efficiënter inrichten en de totale doorlooptijd van onboarding verkorten.

Nieuwe medewerkers moeten na hun startdatum vaak lang wachten op IT-accounts, benodigde software of apparatuur. Daardoor kunnen ze niet meteen aan de slag en raken ze gefrustreerd. Ook komt de voorbereiding en efficiëntie van de organisatie zo niet goed over. Dit zijn problemen in het onboardingproces.
Met data uit Workday Onboarding vindt ProcessMind activiteiten die steeds vertraging veroorzaken, zoals ‘IT-account aangemaakt’ of ‘Apparatuur geleverd’. Zo worden bottlenecks zichtbaar en kun je gericht verbeteringen doorvoeren en middelen beter op elkaar afstemmen.

Het onboardingtraject verschilt vaak sterk per afdeling of functie. Daardoor krijgen nieuwe medewerkers niet allemaal dezelfde ervaring, die soms ook onder de maat is. Zonder vaste werkwijze kunnen nieuwe medewerkers in verwarring raken of gefrustreerd worden. Ook wordt het lastiger om goed in het team en de organisatiecultuur te landen en de taken in Workday Onboarding af te ronden.
ProcessMind brengt alle varianten in het onboardingproces in kaart. Je ziet welke routes afwijken van de gewenste werkwijze. Met dat inzicht kun je best practices vastleggen en zorgen voor een consistente, positieve ervaring voor elke nieuwe medewerker.

Belangrijke compliance-taken, zoals achtergrondcontroles en verplichte trainingen, worden regelmatig overgeslagen of te laat afgerond. Dat brengt juridische risico’s, boetes en inefficiënt werk met zich mee en kan de veiligheid en bedrijfsvoering in Workday Onboarding in gevaar brengen.
ProcessMind houdt bij of belangrijke compliance-activiteiten, zoals ‘Achtergrondcontrole afgerond’ en ‘Verplichte training afgerond’, vóór de deadline zijn voltooid. Het signaleert taken die te laat zijn, zodat je meteen kunt ingrijpen en kunt zorgen dat het onboardingproces voldoet aan het HR-beleid.

Bij onboarding van medewerkers worden veel gegevens nog handmatig ingevoerd. Ook moeten stappen vaak opnieuw worden uitgevoerd door fouten of ontbrekende informatie. Dat verhoogt de administratieve werkdruk en de kosten en vertraagt het moment waarop nieuwe medewerkers volledig productief zijn, ook als de organisatie Workday Onboarding gebruikt.
ProcessMind brengt proceslussen in beeld en vindt activiteiten die vaak opnieuw worden uitgevoerd of herstelwerk veroorzaken, bijvoorbeeld door inconsistente data of handmatige overdrachten. Zo zie je waar het proces beter kan en welke taken je kunt automatiseren om onnodig handwerk te voorkomen.

HR-teams en leidinggevenden hebben vaak geen actueel overzicht van de voortgang van nieuwe medewerkers in hun onboardingtraject. Daardoor is het lastig om problemen op tijd aan te pakken, vertraging te voorzien of tijdig ondersteuning te bieden. HR moet dan vaak achteraf reageren.
ProcessMind geeft een röntgenbeeld van het volledige onboardingproces in Workday, van ‘Aanbod geaccepteerd’ tot ‘Gesprek na 30 dagen gevoerd’. De proceskaart wordt voortdurend bijgewerkt en laat elke stap, de duur ervan en de betrokkenen zien. Zo kun je beslissingen nemen op basis van data.

Belangrijke onboardingstappen, zoals apparatuurverzoeken goedkeuren of kennismakingen met het team regelen, lopen vaak vertraging op doordat leidinggevenden hun taken niet op tijd afronden. Dat heeft direct gevolgen voor de ervaring en productiviteit van nieuwe medewerkers en vertraagt hun integratie in het team.
ProcessMind analyseert de doorlooptijden van taken voor leidinggevenden in Workday Onboarding, zoals ‘Werkplek ingericht’ en ‘Kennismaking met het team afgerond’. Je ziet welke leidinggevenden of afdelingen steeds vertraging veroorzaken. Zo kun je gerichte training geven of het proces aanpassen om leidinggevenden meer bij onboarding te betrekken.

Een aanzienlijk aantal nieuwe medewerkers vertrekt binnen enkele maanden, vaak na een slechte of verwarrende onboardingervaring. Dat vroege vertrek betekent dat wervingskosten verloren gaan, de productiviteit daalt en het werkgeversmerk schade kan oplopen. Een goed onboardingproces is daarom belangrijk.
ProcessMind legt verbanden tussen varianten en vertragingen in het onboardingproces en gegevens over het behoud van nieuwe medewerkers. Zo worden patronen zichtbaar die bijdragen aan vroeg vertrek. Met inzicht in de oorzaken kan de organisatie Workday Onboarding verbeteren en nieuwe medewerkers beter verwelkomen en begeleiden.

Nieuwe medewerkers krijgen verplichte trainingen vaak te laat toegewezen of ronden ze niet op tijd af. Daardoor kunnen ze hun werk minder goed uitvoeren en niet altijd aan compliance-eisen voldoen. De bottleneck kan ontstaan doordat trainingen laat worden toegewezen of herinneringen ontbreken. Dat brengt risico’s voor de organisatie met zich mee.
ProcessMind volgt het traject van ‘Verplichte training toegewezen’ tot ‘Verplichte training afgerond’ en laat zien waar de toewijzing of afronding vertraging oploopt. Zo kun je de timing en meldingen voor trainingen in Workday Onboarding verbeteren en zorgen dat medewerkers op tijd aan de eisen voldoen en de benodigde vaardigheden opdoen.

Onjuiste of onvolledige gegevens bij het aanmaken van een HR-profiel leiden later tot problemen. Handmatige correcties zijn nodig en de salarisverwerking, inschrijving voor arbeidsvoorwaarden of toegang tot systemen kan vertraging oplopen. Dat maakt het proces inefficiënt en frustrerend voor zowel de nieuwe medewerker als het HR-team.
ProcessMind vindt veelvuldige wijzigingen en herstelwerk bij activiteiten als ‘HR-profiel aangemaakt’ door attributen in het event log te analyseren. Zo zie je waar invoerfouten het vaakst voorkomen en kun je formulieren of processtappen in Workday Onboarding aanpassen om de datakwaliteit te verbeteren.

Ook met een systeem als Workday Onboarding worden veel terugkerende taken in het onboardingproces nog handmatig uitgevoerd. Dat maakt het lastiger om op te schalen, vergroot de kans op menselijke fouten en houdt HR-medewerkers weg van werk dat meer aandacht vraagt.
ProcessMind brengt het volledige onboardingtraject in kaart en laat alle handmatige overdrachten en activiteiten zien die je kunt automatiseren. Het wijst op kansen voor RPA of betere integraties in Workday Onboarding-workflows. Zo kun je efficiënter werken en de bedrijfskosten verlagen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Het is belangrijk om het onboardingproces in Workday te verbeteren, zodat nieuwe medewerkers sneller volledig productief zijn nadat ze een aanbod hebben geaccepteerd. Dat verbetert de ervaring van medewerkers, verlaagt de administratieve werkdruk en helpt nieuw talent sneller bij te dragen. Ook de efficiëntie en concurrentiepositie van de organisatie kunnen daarvan profiteren. ProcessMind brengt het volledige traject in kaart, vindt bottlenecks en hun oorzaken en maakt duidelijk wat elke vertraging betekent. Je kunt doelen stellen en de doorlooptijd in Workday Onboarding blijven volgen om meetbare vooruitgang te boeken.

Voor een goede eerste ervaring en een productieve start moeten nieuwe medewerkers vóór of op hun eerste werkdag over de benodigde middelen beschikken, zoals IT-apparatuur en toegang tot systemen. Vertraging leidt tot frustratie en verloren tijd. ProcessMind maakt het deelproces voor het beschikbaar stellen van middelen in Workday Onboarding inzichtelijk en houdt bij hoelang elke stap duurt. Je ziet wie verantwoordelijk is en waar vertraging ontstaat. Zo kun je gericht ingrijpen en het proces aanpassen om middelen sneller beschikbaar te stellen.

Een wisselende onboardingervaring kan leiden tot verschillen in tevredenheid en ervaren eerlijkheid en tot compliancerisico’s. Met een vaste werkwijze van hoge kwaliteit begint elke medewerker op gelijke voet. Dat draagt bij aan een sterkere organisatiecultuur. ProcessMind brengt alle procesvarianten in Workday Onboarding in kaart, zodat je onboardingtrajecten per afdeling of functie kunt vergelijken. Met deze analyse vind je afwijkingen van best practices en kun je een consistente, geoptimaliseerde standaard voor de hele organisatie vaststellen.

Als verplichte onboardingtaken, zoals achtergrondcontroles of bevestigingen van beleid, niet worden afgerond, brengt dat aanzienlijke juridische en operationele risico’s met zich mee. Met dit doel zorg je dat alle belangrijke stappen op tijd en volgens de regels worden uitgevoerd. Zo bescherm je de organisatie en geef je nieuwe medewerkers een veilige start. ProcessMind houdt voortdurend bij of alle verplichte activiteiten in Workday Onboarding zijn afgerond. Het signaleert taken die te laat zijn en mogelijke complianceproblemen in realtime. Zo kun je problemen proactief aanpakken en zorgen dat de organisatie klaar is voor een audit.

Bij veel onboardingprocessen voor medewerkers zijn gegevensinvoer en terugkerende taken nog handwerk. Dat leidt tot inefficiëntie, fouten en hogere kosten. Door deze stappen op te sporen en te automatiseren, houd je tijd vrij voor HR-medewerkers, verkort je doorlooptijden en verbeter je de datakwaliteit. ProcessMind brengt het volledige onboardingproces in Workday visueel in kaart en laat alle handmatige activiteiten zien. Het berekent hoeveel tijd en middelen deze stappen kosten. Zo vind je automatiseringskansen met veel impact en kun je onderbouwen waarom Robotic Process Automation (RPA) of andere digitale oplossingen nodig zijn.

Als je weinig zicht hebt op de voortgang van nieuwe medewerkers tijdens onboarding, kunnen HR en leidinggevenden moeilijk op tijd ondersteuning bieden of mogelijke vertragingen vroeg signaleren. Meer inzicht verbetert de communicatie en maakt het proces transparanter en soepeler. ProcessMind geeft een volledig realtime overzicht van de voortgang van elke nieuwe medewerker in Workday Onboarding. Dashboards en rapporten laten precies zien waar elke case staat. Zo kunnen HR-teams problemen voorzien en op tijd ondersteuning bieden voor een betere start.

Vertraging door taken die afhankelijk zijn van leidinggevenden, zoals goedkeuringen of het toewijzen van taken, kan het onboardingproces flink verlengen en de eerste ervaring van nieuwe medewerkers beïnvloeden. Door deze bottlenecks te verminderen, verloopt het traject vlotter. ProcessMind vindt de taken van leidinggevenden die vertraging veroorzaken en berekent wat die betekenen voor de doorlooptijd van onboarding. Je ziet patronen en krijgt op basis van data inzicht in hoe je de betrokkenheid van leidinggevenden en de workflow in Workday Onboarding kunt verbeteren.

Een onsamenhangend of langdurig onboardingtraject kan bijdragen aan vroeg vertrek. Dat leidt tot hogere wervingskosten en productiviteitsverlies. Een beter onboardingproces draagt rechtstreeks bij aan meer tevredenheid en behoud van nieuwe medewerkers. ProcessMind analyseert de onboardingtrajecten van medewerkers die vroeg vertrekken en vindt momenten waarop problemen of vertragingen in Workday Onboarding kunnen leiden tot ontevredenheid. Met inzicht in deze patronen kan de organisatie gerichte verbeteringen doorvoeren en medewerkers beter behouden.

Vertraging bij verplichte trainingen kan compliancerisico’s opleveren en het voor nieuwe medewerkers lastiger maken hun werk goed uit te voeren. Als trainingen sneller worden afgerond, voldoen medewerkers eerder aan de eisen en zijn ze sneller klaar voor hun werk. ProcessMind volgt het volledige traject van toewijzing tot afronding van verplichte trainingen in Workday Onboarding. Je ziet waar vertraging ontstaat en wat de oorzaken zijn. Zo kun je gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door meldingen anders in te plannen of de manier waarop trainingen worden aangeboden aan te passen.

Fouten in HR-profielgegevens van nieuwe medewerkers kunnen allerlei problemen veroorzaken, zoals onjuiste salarisverwerking, problemen met arbeidsvoorwaarden en afwijkingen op het gebied van compliance. Door deze fouten te voorkomen, verbeter je de datakwaliteit en beperk je kostbaar herstelwerk voor HR-teams. ProcessMind vindt herstelwerk en uitzonderingen in Workday Onboarding die rechtstreeks verband houden met invoerfouten. Door te analyseren hoe vaak fouten voorkomen en waar ze ontstaan, kan de organisatie preventieve maatregelen nemen, zoals strengere gegevenscontroles of automatisering.

Veel handmatige stappen in het onboardingproces bieden kansen voor automatisering. Dat kan de efficiëntie verhogen, de bedrijfskosten verlagen en de nauwkeurigheid verbeteren. Om processen te verbeteren, is het belangrijk deze stappen systematisch op te sporen. ProcessMind analyseert gedetailleerde event logs en brengt alle handmatige activiteiten en hun onderlinge verbanden in Workday Onboarding in kaart. Het berekent hoeveel tijd en kosten automatisering kan besparen. Op basis van frequentie, duur en impact worden automatiseringskansen gerangschikt. Zo krijg je een duidelijk plan voor digitale verbeteringen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor onboarding van medewerkers

1

Download de template
2

Exporteer Workday-data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het onboardingproces
5

Voer wijzigingen door
6

Volg de prestaties
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor data over onboarding van medewerkers. De template helpt je alle informatie vast te leggen die nodig is voor een goede analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin voorkom je herstelwerk en kun je het proces nauwkeurig modelleren. Ook bereid je de data zo voor op een goede analyse.

Verwacht resultaat

Een lege, vooraf opgemaakte Excel-template voor data over het onboardingproces in Workday.

WAT JE KRIJGT

Ontdek hoe onboarding van medewerkers echt verloopt

ProcessMind zet je Workday-onboardingdata om in heldere, interactieve visualisaties. Zie precies waar vertraging ontstaat, ontdek compliancerisico’s en volg het traject van elke nieuwe medewerker.
  • Breng het werkelijke verloop van Workday-onboarding in kaart
  • Breng vertragingen in onboarding precies in beeld
  • Spoor compliancerisico’s in Workday op
  • Verhoog de tevredenheid en versnel de start van nieuwe medewerkers
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Een sterk onboardingproces voor medewerkers

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties kunnen behalen door process mining toe te passen op hun onboardingprocessen. Met data uit Workday Onboarding brengen we bottlenecks en inefficiënties aan het licht, zodat verbeteringen meetbaar worden.

0 %
Snellere onboarding

Kortere totale doorlooptijd

Verkort het hele traject voor nieuwe medewerkers, van het accepteren van het aanbod tot het gesprek na 30 dagen. Zo kunnen nieuwe medewerkers eerder productief aan de slag. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de administratieve lasten.
0 %
Snellere levering van middelen

Essentiële IT- en werkplekinrichting

Zorg dat IT-accounts, apparatuur en werkplekken op tijd beschikbaar zijn, zodat nieuwe medewerkers vanaf dag één efficiënt kunnen werken. Dat maakt de eerste werkdag prettiger.
0 %
Volledige compliance

Verplichte taken op tijd afgerond

Zorg dat alle belangrijke verplichte taken, zoals achtergrondcontroles en papierwerk, vóór de deadline zijn afgerond. Zo beperk je compliancerisico’s en voldoe je voor iedere nieuwe medewerker aan de regelgeving.
0 %
Minder herstelwerk aan HR-data

Minder fouten bij het aanmaken van HR-profielen

Verminder het aantal correcties en herinvoer van HR-profielgegevens aanzienlijk. Dat bespaart HR-medewerkers tijd en verbetert de datakwaliteit, waardoor er later minder problemen ontstaan.
0 %
Klaar voor de eerste werkdag

Essentiële middelen op tijd beschikbaar

Zorg dat voor een groot deel van de nieuwe medewerkers alle essentiële IT-accounts, apparatuur en werkplekken klaarstaan vóór de officiële startdatum. Zo kunnen ze vanaf dag één productief zijn en neemt hun tevredenheid toe.
0 %
Training sneller afgerond

Gemiddelde tijd voor verplichte modules

Verkort de gemiddelde tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om alle verplichte trainingsmodules af te ronden. Zo zijn ze sneller klaar voor hun werk en doen ze de benodigde kennis op, waardoor ze eerder productief zijn.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het onboardingproces, de volwassenheid van de Workday Onboarding-implementatie en de datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van de verbeteringen die organisaties doorgaans zien wanneer ze process mining toepassen op vergelijkbare processen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

Een unieke identificatiecode voor het onboardingproces van iedere nieuwe medewerker, vanaf het accepteren van het aanbod tot de eerste kennismaking met de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut verbindt alle bijbehorende activiteiten tot één volledig proces en maakt procesontdekking en -analyse mogelijk.

De naam van een specifieke taak of mijlpaal in het onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de processtroom visualiseren en de structuur en variaties van het proces analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een onboardingactiviteit is afgerond of de status ervan is gewijzigd.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft alle activiteiten een tijdscontext. Die is nodig om prestatiemaatstaven zoals doorlooptijd te berekenen en vertragingen te vinden.

De unieke identificatiecode die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut fungeert als primaire sleutel om onboardingdata te koppelen aan bredere data over de levenscyclus van medewerkers. Zo kun je HR-data vollediger analyseren.

De naam van de leidinggevende die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties analyseren per belangrijke betrokkene en bottlenecks en verschillen in taken van leidinggevenden opsporen.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker komt te werken.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke dimensie om processen en goede werkwijzen binnen de organisatie te vergelijken en verschillen te vinden.

De huidige status van de onboardingcase, zoals 'Bezig', 'Afgerond' of 'Geannuleerd'.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je cases indelen op basis van de uitkomst en afgeronde, lopende of geannuleerde processen afzonderlijk analyseren.

De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke deadline voor taken vóór indiensttreding en wordt gebruikt om de KPI 'Klaar voor de eerste werkdag' te meten.

De uiterste datum waarop een verplichte taak of een taak in verband met compliance moet zijn afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je tijdgevoelige compliance-taken bewaken en berekenen welk percentage op tijd wordt afgerond.

Het systeem of type gebruiker dat een activiteit heeft gestart. Hiermee kun je geautomatiseerde en handmatige stappen van elkaar onderscheiden.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je geautomatiseerde en handmatige activiteiten onderscheiden. Dat helpt om mogelijkheden voor automatisering te vinden en de procesefficiëntie te meten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het officiële begin van de onboardingcase, zodra een kandidaat het aanbod accepteert. In Workday wordt dit meestal vastgelegd als de afronding van de stap 'Make Offer' of 'Offer' in het wervingsproces. Daarna start de onboardingworkflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste Start Event voor het volledige onboardingproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, krijg je zicht op het hele traject van de nieuwe medewerker en de totale doorlooptijd.

Dit markeert de afronding van de achtergrondcontrole van de kandidaat. Het is een belangrijke mijlpaal, die vaak wordt vastgelegd zodra de resultaten van de leverancier binnen zijn en in het profiel van de kandidaat in Workday zijn bijgewerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor compliance. Vertraging bij de achtergrondcontrole kan de officiële startdatum uitstellen en de personeelsplanning beïnvloeden.

Deze activiteit markeert het formeel aanmaken van het medewerkersrecord in het HCM-systeem. De kandidaat wordt daarmee een toekomstige medewerker of medewerker. In Workday is dit de laatste stap van het proces 'Hire'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de medewerker wordt officieel in het systeem geregistreerd, zodat salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere HR-functies kunnen worden geregeld. Het is een voorwaarde voor de meeste activiteiten om toegang en middelen klaar te zetten.

Deze mijlpaal bevestigt dat alle benodigde IT-accounts en toegangsrechten voor de nieuwe medewerker zijn aangemaakt. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het IT-team de toegewezen taak in Workday afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Het is belangrijk dat IT-accounts vóór de startdatum klaarstaan, zodat de onboarding goed verloopt en de medewerker meteen productief kan zijn. Met deze mijlpaal meet je of de medewerker klaar is voor de eerste werkdag.

Deze activiteit staat voor de officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Het is geen expliciete gebeurtenis, maar een belangrijke datum in het medewerkersprofiel.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke datum voor compliance en procesanalyse. Je kunt hiermee meten of de medewerker klaar is voor de eerste werkdag door de afrondingsdatums van het klaarzetten van toegang te vergelijken met de startdatum.

Dit staat voor het afgeronde geplande gesprek tussen de nieuwe medewerker en de leidinggevende, meestal rond de 30e dag. Dit wordt doorgaans vastgelegd wanneer de leidinggevende de bijbehorende taak in 'To Do' in Workday afrondt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke laatste activiteit in het eerste onboardingproces, gericht op betrokkenheid en behoud van medewerkers. Het is een betrouwbaar eindpunt om de totale onboardingdoorlooptijd te meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining vindt bottlenecks, complianceproblemen en varianten in het onboardingproces in Workday. Je ziet waar vertraging ontstaat, bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van essentiële middelen of het afronden van verplichte taken. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, de ervaring van nieuwe medewerkers consistenter maken en onnodig handwerk verminderen.

Process mining gebruikt event logs uit Workday Onboarding. Elk event bevat een Onboarding Case-ID, een activiteit en een timestamp. Door deze gebeurtenissen in volgorde te analyseren, brengt process mining het werkelijke proces van begin tot eind in kaart. Zo worden afwijkingen van de gewenste werkwijze en kansen voor verbetering en automatisering zichtbaar.

Je hebt vooral event logs nodig met voor elke stap in het onboardingproces een case-ID, een activiteitsnaam en een timestamp. In Workday betekent dit dat je de relevante tabellen en velden voor onboardingcases, taakstatussen en afrondingstijden moet vinden. Extra attributen, zoals de afdeling of het type nieuwe medewerker, kunnen de analyse aanvullen.

Je kunt bijvoorbeeld de doorlooptijd van onboarding met 25% verkorten en essentiële middelen 30% sneller beschikbaar stellen. Process mining helpt om alle verplichte taken aan de eisen te laten voldoen en kansen te vinden om handmatige stappen te automatiseren. Uiteindelijk zorgt dit voor een betere start en meer behoud van nieuwe medewerkers.

De eerste inrichting, waaronder data-extractie en het configureren van het model, kan vaak binnen 4 tot 6 weken klaar zijn. De benodigde tijd hangt af van de toegankelijkheid en complexiteit van de data. Vooral de tijd die nodig is om event logs te exporteren en om te zetten naar een formaat voor process mining speelt mee. Zodra de data beschikbaar is, kun je snel inzichten krijgen.

Ja. Process mining vindt terugkerende handmatige activiteiten en herstelwerk in je onboardingworkflow. Door het werkelijke proces in beeld te brengen, zie je welke stappen gevoelig zijn voor menselijke fouten of inefficiëntie. Dat zijn goede kandidaten voor automatisering. Zo kun je bepalen waar je RPA of andere digitale oplossingen inzet.

Organisaties van elke omvang kunnen process mining gebruiken om hun processen te verbeteren. Ook kleinere bedrijven met minder nieuwe medewerkers krijgen waardevolle inzichten in de efficiëntie van onboarding, compliance en de ervaring van medewerkers. Het belangrijkste is dat er voldoende eventdata beschikbaar is, niet dat er heel veel cases zijn.

Belangrijke technische vereisten zijn toegang tot de rapportage- of API-mogelijkheden van Workday voor data-extractie, een oplossing voor dataopslag en een process mining-platform. Ook is kennis van datatransformatie nodig om ruwe Workday-logboeken om te zetten naar het vereiste event log-formaat. Samenwerking met IT is belangrijk voor veilige gegevensverwerking en integratie.

Process mining brengt alle routes in het onboardingproces in beeld en laat duidelijk zien waar die afwijken van de afgesproken werkwijze. Zo worden cases zichtbaar waarin verplichte taken, zoals achtergrondcontroles of het bevestigen van beleidsregels, worden overgeslagen of vertraagd. Door dit vroeg te signaleren, kun je complianceproblemen aanpakken voordat ze ernstig worden.

Verbeter onboarding van medewerkers. Ga vandaag gratis aan de slag.

Behaal 95% compliance en bied nieuwe medewerkers een prettige start.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.