Jouw datatemplate voor onboarding van medewerkers

Dit attribuut beschrijft één stap of gebeurtenis in het onboardingtraject, zoals 'Offer Accepted', 'Background Check Initiated' of 'Equipment Delivered'. Het staat voor het 'wat' in het proceslog.

De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren vormt de kern van process mining. Dit attribuut wordt gebruikt om de process map op te bouwen, bottlenecks te vinden en de werkstroom en varianten te begrijpen. Zo zie je welke stappen het vaakst voorkomen, waar vertraging ontstaat en welke activiteiten opnieuw worden uitgevoerd.

Het definieert de processtappen, zodat je de procesflow kunt visualiseren en de processtructuur en varianten kunt analyseren.

Dit komt overeen met de namen van gebeurtenissen of taken in de geschiedenis van het Workday Onboarding-bedrijfsproces.

De onboardingcase is de centrale identificatie waarmee alle gebeurtenissen en activiteiten rond het traject van één nieuwe medewerker worden gegroepeerd. Dit attribuut is essentieel om het end-to-end-proces voor elke nieuwe medewerker te volgen.

Bij process mining maakt deze identificatie het mogelijk om afzonderlijke onboardingtrajecten te reconstrueren. Je gebruikt de identificatie om metrics op caseniveau te berekenen, zoals doorlooptijd, procesvarianten te analyseren en de volledige volgorde van activiteiten voor elke nieuwe medewerker te begrijpen. Daarmee vormt ze de basis van de process map.

Dit is het belangrijkste attribuut dat alle gerelateerde activiteiten aan één end-to-end-procesinstantie koppelt. Zo worden process discovery en analyse mogelijk.

Dit is meestal een unieke identificatie die Workday genereert voor elke instantie van het onboardingbedrijfsproces. Raadpleeg de Workday-documentatie voor het specifieke bedrijfsobject en dataveld.

Dit attribuut is de timestamp die aan elke activiteit is gekoppeld en de chronologische volgorde van gebeurtenissen vastlegt. Het is essentieel om de timing en duur van processtappen te begrijpen.

In analyses wordt Event Time gebruikt om activiteiten correct te ordenen, de tijd tussen stappen te berekenen, zoals doorlooptijd en wachttijd, en de totale duur van een case te meten. Het is belangrijk voor prestatieanalyses, bijvoorbeeld om bottlenecks te vinden en SLA-compliance te bewaken.

Het geeft alle activiteiten een temporele context. Dat is nodig om prestatiemetrics zoals doorlooptijd te berekenen en vertragingen te vinden.

Dit is de afrondingstimestamp van elke gebeurtenis in de geschiedenis van het Workday Onboarding-bedrijfsproces.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data. Voor dit proces is de waarde steeds 'Workday Onboarding', maar het veld is belangrijk voor datagovernance en om data te onderscheiden wanneer later meerdere systemen worden geïntegreerd.

In een bredere analytische context helpt het bij het volgen van de dataherkomst en het bewaken van de datakwaliteit. Bij processen die meerdere systemen omvatten, is dit attribuut belangrijk om overdrachten en integraties tussen verschillende platformen te begrijpen.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is relevant voor datagovernance, probleemoplossing en procesanalyse over meerdere systemen.

Dit is een statische waarde die tijdens de data-extractie aan de dataset moet worden toegevoegd om de bron van de records te labelen.

Dit attribuut legt vast wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt in de process mining-tool. Het geeft context over de actualiteit van de analyse en helpt je te bepalen of je de meest recente informatie bekijkt.

Dit is belangrijk voor operationele dashboards die lopende processen bewaken. Je kunt hiermee beoordelen hoe actueel de data is. Het is ook een belangrijk metadataveld voor het beheren van vernieuwingscycli en het betrouwbaar houden van de inzichten.

Zo weten gebruikers hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om op tijd en goed onderbouwd beslissingen te nemen op basis van de analyse.

Deze timestamp wordt meestal gegenereerd en tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL) aan de dataset toegevoegd.

Dit attribuut specificeert de organisatie-eenheid, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance', waartoe de nieuwe medewerker behoort. Werkwijzen per afdeling kunnen tot duidelijke verschillen in het onboardingproces leiden.

Dit is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses. Je kunt de process map filteren op afdelingsspecifieke flows, doorlooptijden tussen afdelingen vergelijken en best practices in goed presterende eenheden vinden. Het ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Departmental Onboarding Variants'.

Het is een belangrijke dimensie voor benchmarking en het vinden van procesvarianten en best practices binnen de organisatie.

Dit maakt deel uit van de functiegegevens en informatie over de leidinggevende organisatie van de nieuwe medewerker in Workday.

Dit attribuut specificeert de deadline voor belangrijke taken zoals achtergrondcontroles, documentatie vóór indiensttreding of verplichte training. Deze datums worden vaak bepaald door wettelijke vereisten of intern beleid.

Dit is essentieel voor het bewaken van compliance en risico's. Je kunt hiermee KPI's berekenen, zoals 'Mandatory Task Completion Rate' en 'Paperwork Compliance Rate', door het werkelijke afrondingstijdstip van een taak te vergelijken met deze deadline. Zo kun je deadlines proactief bewaken en complianceproblemen voorkomen.

Hiermee kun je tijdgevoelige compliancetaken bewaken en percentages voor tijdige afronding berekenen.

Deadlines voor taken zijn meestal beschikbaar in de taakdetails van het Workday-bedrijfsproces.

Dit attribuut identificeert de hiring manager die aan de onboardingcase is gekoppeld. De hiring manager is vaak een belangrijke deelnemer aan het proces en verantwoordelijk voor goedkeuringen en onboardingtaken voor het team.

Door het proces per hiring manager te analyseren, zie je verschillen in de manier waarop managers onboarding uitvoeren. Je kunt managers vinden die bijzonder efficiënt werken, maar ook managers die bottlenecks veroorzaken. Dat biedt aanknopingspunten voor gerichte training en procesverbetering. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Hiring Manager Task Efficiency'.

Hiermee kun je prestaties van een belangrijke stakeholder analyseren en bottlenecks en verschillen in managerafhankelijke taken zichtbaar maken.

Deze informatie maakt deel uit van de functie- of vacaturegegevens die in Workday aan de nieuwe medewerker zijn gekoppeld.

Dit attribuut geeft aan of een activiteit automatisch door het Workday-systeem is gestart of handmatig door een gebruiker is uitgevoerd, zoals een HR-partner of hiring manager. 'System' kan bijvoorbeeld wijzen op een geautomatiseerde workflowstap, terwijl 'HR Specialist' op een handmatige stap wijst.

Deze informatie helpt om mogelijkheden voor automatisering te vinden. Door de frequentie en duur van handmatige activiteiten te analyseren, zoals in het dashboard 'Manual Activity Analysis', kun je de meest tijdrovende handmatige stappen selecteren voor toekomstige automatisering. Zo verbeter je de efficiëntie en verminder je fouten.

Het helpt geautomatiseerde en handmatige activiteiten van elkaar te onderscheiden. Dat is belangrijk om automatiseringsmogelijkheden te vinden en de procesefficiëntie te meten.

Dit kan vaak worden afgeleid uit de gebruiker of actor die aan een event in de geschiedenis van het Workday-bedrijfsproces is gekoppeld. Door het systeem gegenereerde events hebben een afzonderlijke gebruiker.

Het medewerkers-ID is de permanente, unieke identificatie van een medewerker in het HR-systeem van de organisatie. Het wordt tijdens het onboardingproces toegewezen, meestal nadat het HR-profiel is aangemaakt.

Met dit attribuut kun je onboardingdata koppelen aan andere medewerkersdata uit verschillende systemen, zoals performance management of salarisadministratie. Zo kun je langetermijnresultaten van onboarding analyseren, bijvoorbeeld door de onboardingervaring te vergelijken met medewerkerbehoud of de eerste prestaties.

Het dient als primaire sleutel om data over het onboardingproces te koppelen aan bredere data over de levenscyclus van medewerkers, voor uitgebreidere HR-analyses.

Dit is een standaarddataveld in het medewerkersprofiel in Workday. Raadpleeg de Workday-documentatie voor de specifieke naam van het veld.

Dit attribuut is een belangrijke datum in het onboardingproces en vormt de deadline voor veel preboardingactiviteiten, zoals IT-provisioning en de levering van apparatuur. Het markeert de overgang van toekomstige medewerker naar medewerker.

Deze datum is belangrijk voor het berekenen van readiness-KPI's. Door de afrondingstijden van belangrijke provisioningactiviteiten te vergelijken met de officiële startdatum, kunnen organisaties het 'First Day Readiness Rate' meten. Zo zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers vanaf dag één alles hebben wat ze nodig hebben om productief te zijn.

Het is een belangrijke deadline voor preboardingtaken en wordt gebruikt om de KPI 'First Day Readiness Rate' te meten.

Dit is een standaarddataveld in de hiring- of pre-hiredata in Workday, vaak met de naam 'Hire Date'.

Dit attribuut geeft op hoofdlijnen aan waar de onboardingcase zich op een bepaald moment bevindt. Het laat zien of het proces actief is, succesvol is afgerond of voortijdig is beëindigd.

Bij procesanalyse kun je hiermee cases filteren, bijvoorbeeld om afgeronde trajecten te bekijken of specifiek te analyseren waarom cases zijn geannuleerd. Het is belangrijk voor het dashboard 'New Hire Onboarding Status Overview', dat een snel overzicht geeft van de actuele status van alle lopende onboardingprocessen.

Je kunt cases indelen op basis van hun uitkomst en zo afgeronde, lopende of geannuleerde processen gericht analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid van de status van de hoofdinstantie van het onboardingbedrijfsproces in Workday.

Dit attribuut deelt de nieuwe medewerker in op basis van de arbeidsrelatie. Verschillende typen medewerkers kunnen verschillende onboardingroutes met andere vereisten volgen.

Door het proces per arbeidsrelatie te analyseren, kun je controleren of elk type medewerker de juiste onboarding krijgt. De onboarding van een contractant kan bijvoorbeeld een verkorte versie zijn van die van een fulltime medewerker, met alleen de noodzakelijke systeemtoegang en compliance-onderdelen.

Hiermee kun je verschillende onboardingroutes voor fulltime-, parttime- en flexibele medewerkers analyseren. Zij hebben vaak verschillende behoeften.

Dit is een standaardveld op het Pre-Hire- of Worker-object in Workday en beschrijft de relatie van de medewerker met de organisatie.

Terwijl StartTime (EventTime) aangeeft wanneer een activiteit begint of wordt geregistreerd, geeft EndTime aan wanneer deze is afgerond. Voor activiteiten met een doorlooptijd zijn beide timestamps nodig om de prestaties nauwkeurig te meten.

Met dit attribuut kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten rechtstreeks berekenen en onderscheiden van de wachttijd tussen activiteiten. Zo zie je beter of vertragingen ontstaan doordat taken lang duren of doordat er lang wordt gewacht voordat taken beginnen.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en onderscheiden van wachttijd, voor een preciezere bottleneckanalyse.

Sommige stappen in Workday-bedrijfsprocessen hebben een afzonderlijke start- en eindtimestamp. Als die ontbreken, moet de eindtijd mogelijk worden afgeleid of is deze gelijk aan de starttijd.

Dit attribuut geeft de rol van de nieuwe medewerker aan, zoals 'Software Engineer', 'Sales Director' of 'Accountant'. De functietitel kan invloed hebben op de stappen of vereisten in het onboardingproces.

Een analyse op basis van functietitel of functieniveau kan verschillende onboardingpatronen per rol zichtbaar maken. Voor executives kan onboarding bijvoorbeeld extra stappen bevatten ten opzichte van een startersfunctie. Zo krijg je een extra dimensie om procesvarianten te filteren en te vergelijken.

Hiermee kun je procesverschillen op basis van functie of senioriteit analyseren. Verschillende rollen kunnen namelijk andere onboardingvereisten hebben.

Deze informatie maakt deel uit van de positiegegevens die in Workday aan de nieuwe medewerker zijn gekoppeld.

Dit berekende attribuut markeert situaties waarin een taak wordt herhaald of een correctielus ontstaat, zoals het opnieuw starten van de stap 'HR Profile Created'. Meestal wordt dit afgeleid door patronen van herhaalde activiteiten binnen dezelfde case te herkennen.

De vlag 'IsRework' is belangrijk voor kwaliteitsanalyse. Je kunt er herwerklussen mee tellen en de KPI 'HR Profile Rework Rate' berekenen. Door herwerk te herkennen en te meten, vind je zwakke plekken in het proces, problemen met datakwaliteit en behoeften aan training.

Het maakt inefficiënties en kwaliteitsproblemen in het proces meetbaar door herhaald werk expliciet te markeren. Zo kun je verbeteracties gerichter inzetten.

Dit wordt tijdens de data-transformatie afgeleid door specifieke herwerkpatronen in het event log te definiëren en herkennen, bijvoorbeeld Activity A -> Activity B -> Activity A.

Dit attribuut geeft de stad, het land of het kantoor aan waar de nieuwe medewerker komt te werken. Onboardingprocessen kunnen per regio sterk verschillen door andere wettelijke vereisten, kantoorlogistiek of regionaal beleid.

Locatie voegt een geografische dimensie toe aan je analyse. Je kunt onboardingefficiëntie tussen locaties vergelijken, regionale knelpunten vinden en compliance met lokale regelgeving controleren. Dat is vooral belangrijk voor internationale organisaties.

Hiermee kun je onboardingprocessen tussen kantoren of landen geografisch vergelijken en regionale verschillen vinden.

Dit staat in de positie- of vacaturegegevens binnen Workday.

Dit attribuut bevat de naam van de nieuwe medewerker. Je gebruikt deze meestal niet voor statistische analyses vanwege privacykwesties, maar wel voor operationele ondersteuning en casemanagement.

In dashboards zoals 'Overzicht onboardingstatus nieuwe medewerkers' kunnen managers en HR-medewerkers dankzij de naam snel de persoon vinden die bij een case hoort. Zo wordt de data toegankelijker en bruikbaarder voor mensen die afzonderlijke onboardingprocessen moeten opzoeken en beheren.

Het biedt een leesbare identificatie voor afzonderlijke cases. Dat is handig voor operationele monitoring en gerichte interventie.

Dit is een standaardveld op het Pre-Hire- of Worker-object in Workday.

Dit berekende attribuut vergelijkt de voltooiingstimestamp (EventTime) van een taak met de 'Compliance Due Date'. De waarde is true als de taak op of vóór de vervaldatum is afgerond en false in alle andere gevallen.

Deze vlag maakt compliance-monitoring en KPI-berekeningen eenvoudiger. Je kunt makkelijk filteren en aggregeren om de 'Mandatory Task Completion Rate' en 'Paperwork Compliance Rate' te bepalen. Zo zie je in één oogopslag of deadlines voor compliance worden gehaald.

Het geeft een duidelijke binaire indicatie van de complianceprestaties en vereenvoudigt de analyse en monitoring van taken met een deadline.

Dit wordt tijdens de data-transformatie berekend door EventTime te vergelijken met ComplianceDueDate voor relevante activiteiten.

Dit attribuut identificeert de recruiter die vóór het onboardingproces verantwoordelijk was voor de kandidaat. De recruiter kan aan het begin van onboarding overdrachtstaken hebben.

De recruiter is minder centraal in het proces na indiensttreding, maar een analyse per recruiter kan soms problemen op het raakvlak van werving en onboarding zichtbaar maken. Je kunt bijvoorbeeld zien of kandidaten van bepaalde recruiters soepeler instromen.

Het koppelt het onboardingproces aan de voorafgaande wervingsfase. Zo kun je de overdracht en de volledige levenscyclus van talentwerving analyseren.

Dit wordt meestal opgeslagen in de vacaturegegevens of het kandidaatprofiel binnen Workday Recruiting.

Dit is een metriek op caseniveau die wordt berekend als het tijdsverschil tussen het allereerste en allerlaatste event in een onboardingcase. De metriek geeft aan hoeveel tijd een nieuwe medewerker in het onboardingproces doorbrengt.

Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI 'Overall Onboarding Cycle Time' en is een belangrijke indicator voor procesefficiëntie. Je gebruikt het in dashboards op hoofdlijnen om prestaties in de tijd te volgen en efficiëntie tussen afdelingen, regio's of hiring managers te vergelijken.

Het is een belangrijke KPI voor de end-to-end-efficiëntie van het volledige onboardingproces.

Dit wordt tijdens de data-transformatie op caseniveau berekend door voor elke OnboardingCase de minimale timestamp van de maximale timestamp af te trekken.