> Continu verbeteren van processen > Onboarding van medewerkers > Onboarding in Workday > Datatemplate

Datatemplate voor onboarding van medewerkers

Onboarding in Workday

Attributen voor onboarding van medewerkers(21) Onboardingactiviteiten voor medewerkers(15) Extractiegidsen(2)

Datatemplate voor onboarding van medewerkers

Deze template laat zien welke data je nodig hebt om het onboardingproces voor medewerkers te analyseren en te verbeteren. Je vindt erin welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je deze informatie uit Workday haalt. Zo leg je een volledige en betrouwbare basis voor process mining.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Instructies voor data-extractie uit Workday Onboarding

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor onboarding van medewerkers

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het onboardingproces voor medewerkers volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van een specifieke taak of mijlpaal in het onboardingproces.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft één stap of gebeurtenis in het onboardingtraject, zoals 'Aanbod geaccepteerd', 'Achtergrondcontrole gestart' of 'Apparatuur geleverd'. Het geeft aan wat er in het proceslog is gebeurd. De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Met dit attribuut bouw je de proceskaart, vind je bottlenecks en krijg je zicht op de werkstroom. Het helpt vragen te beantwoorden over welke stappen het vaakst voorkomen, waar vertraging ontstaat en welke activiteiten opnieuw moeten worden uitgevoerd. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de processtroom visualiseren en de structuur en variaties van het proces analyseren. Waar vind je dit? Dit komt overeen met de gebeurtenis- of taaknamen in de geschiedenis van het Workday Onboarding-proces. Voorbeelden Aanbod geaccepteerdAchtergrondcontrole afgerondIT-accounts aanmaken gestartMedewerker gestart
	Onboardingcase OnboardingCase	Een unieke identificatiecode voor het onboardingproces van iedere nieuwe medewerker, vanaf het accepteren van het aanbod tot de eerste kennismaking met de organisatie.
Beschrijving De onboardingcase is de centrale identificatiecode die alle gebeurtenissen en activiteiten van één nieuwe medewerker groepeert. Dit attribuut is nodig om het volledige proces voor iedere nieuwe medewerker te volgen. Bij process mining gebruik je deze identificatiecode om individuele onboardingtrajecten te reconstrueren. Je berekent er casemaatstaven mee, zoals de doorlooptijd, analyseert procesvarianten en brengt de volledige reeks activiteiten voor iedere nieuwe medewerker in kaart. Zo vormt de code de basis van de proceskaart. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut verbindt alle bijbehorende activiteiten tot één volledig proces en maakt procesontdekking en -analyse mogelijk. Waar vind je dit? Workday genereert doorgaans een unieke identificatiecode voor iedere instantie van het onboardingproces. Raadpleeg de Workday-documentatie voor het specifieke bedrijfsobject en veld. Voorbeelden ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Tijdstip van gebeurtenis EventTime	De exacte datum en tijd waarop een onboardingactiviteit is afgerond of de status ervan is gewijzigd.
Beschrijving Dit attribuut is de timestamp van iedere activiteit en geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Het is nodig om te begrijpen wanneer processtappen plaatsvinden en hoe lang ze duren. Bij analyses gebruik je Tijdstip van gebeurtenis om activiteiten in de juiste volgorde te zetten, de tijd tussen stappen te berekenen, zoals de doorlooptijd en wachttijd, en de totale duur van een case te meten. Dit is belangrijk voor prestatieanalyses, bijvoorbeeld om bottlenecks te vinden en SLA-naleving te controleren. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft alle activiteiten een tijdscontext. Die is nodig om prestatiemaatstaven zoals doorlooptijd te berekenen en vertragingen te vinden. Waar vind je dit? Dit is de afrondingstimestamp van iedere gebeurtenis in de geschiedenis van het Workday Onboarding-proces. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de onboardingdata is gehaald.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Voor dit proces is de waarde altijd 'Workday Onboarding'. Het veld is belangrijk voor datagovernance en om data te onderscheiden als er later meerdere systemen worden gekoppeld. Bij bredere analyses helpt dit attribuut de herkomst van data te volgen en de datakwaliteit te bewaken. Als processen meerdere systemen omvatten, maakt het ook duidelijk waar overdrachten en integraties tussen platforms plaatsvinden. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft belangrijke informatie over de herkomst van data. Dat is nuttig voor datagovernance, probleemoplossing en procesanalyse over meerdere systemen. Waar vind je dit? Dit is een vaste waarde die je tijdens de data-extractie toevoegt om de herkomst van de records aan te geven. Voorbeelden Onboarding in Workday
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of opgehaald.
Beschrijving Dit attribuut legt vast wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt in de process mining-tool. Zo zie je hoe actueel de analyse is en of je de meest recente informatie bekijkt. Dit is belangrijk voor operationele dashboards die lopende processen volgen. Je kunt ermee beoordelen of de data op tijd is bijgewerkt. Het is ook een belangrijk metadataveld voor het beheren van vernieuwingscycli en het bewaken van de betrouwbaarheid van de inzichten. Waarom dit belangrijk is Zo weet je hoe actueel de data is en kun je op tijd beslissingen nemen op basis van de analyse. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt meestal tijdens het data-extractie- en laadproces (ETL) gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Afdeling Department	De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker komt te werken.
Beschrijving Dit attribuut geeft de organisatie-eenheid aan, zoals 'Verkoop', 'Technologie' of 'Financiën', waar de nieuwe medewerker bij hoort. De werkwijze kan per afdeling sterk verschillen en daarmee ook het onboardingproces. Dit is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses. Je kunt de proceskaart filteren op afdeling, doorlooptijden tussen afdelingen vergelijken en goede werkwijzen in goed presterende eenheden vinden. Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Onboardingvarianten per afdeling'. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke dimensie om processen en goede werkwijzen binnen de organisatie te vergelijken en verschillen te vinden. Waar vind je dit? Deze informatie maakt in Workday deel uit van de functiegegevens en de informatie over de leidinggevende organisatie van de nieuwe medewerker. Voorbeelden TechnologieVerkoop en marketingHuman resourcesFinanciën
	Deadline voor compliance ComplianceDueDate	De uiterste datum waarop een verplichte taak of een taak in verband met compliance moet zijn afgerond.
Beschrijving Dit attribuut geeft de uiterste datum aan voor kritieke taken, zoals antecedentenonderzoek, papierwerk vóór indiensttreding of verplichte trainingen. Deze datums zijn vaak gebaseerd op wettelijke vereisten of intern beleid. Dit is essentieel om compliance en risico’s te bewaken. Door de daadwerkelijke afrondingstijd van een taak te vergelijken met de uiterste datum, kun je KPI’s berekenen zoals het percentage afgeronde verplichte taken en het percentage compliant papierwerk. Zo kunnen organisaties deadlines proactief bewaken en complianceproblemen voorkomen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je tijdgevoelige compliance-taken bewaken en berekenen welk percentage op tijd wordt afgerond. Waar vind je dit? Uiterste datums voor taken zijn meestal te vinden in de taakdetails van het Workday-bedrijfsproces. Voorbeelden 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Initiërend systeem SystemInitiatingActivity	Het systeem of type gebruiker dat een activiteit heeft gestart. Hiermee kun je geautomatiseerde en handmatige stappen van elkaar onderscheiden.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan of een activiteit automatisch door Workday is gestart of handmatig door een gebruiker is uitgevoerd, bijvoorbeeld door een HR-partner of een hiring manager. ‘Systeem’ kan bijvoorbeeld verwijzen naar een geautomatiseerde workflowstap, terwijl ‘HR-specialist’ aangeeft dat de stap handmatig is uitgevoerd. Deze informatie helpt om mogelijkheden voor automatisering te vinden. Door de frequentie en duur van handmatige activiteiten te analyseren, bijvoorbeeld met het dashboard ‘Analyse van handmatige activiteiten’, kunnen organisaties de meest tijdrovende handmatige stappen selecteren voor toekomstige automatisering. Dat maakt het proces efficiënter en verkleint de kans op fouten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je geautomatiseerde en handmatige activiteiten onderscheiden. Dat helpt om mogelijkheden voor automatisering te vinden en de procesefficiëntie te meten. Waar vind je dit? Vaak kun je dit afleiden uit de gebruiker of actor die bij een gebeurtenis in de Workday-procesgeschiedenis hoort. Gebeurtenissen die door het systeem zijn gegenereerd, hebben een herkenbare gebruiker. Voorbeelden SysteemHR-specialistLeidinggevende
	Leidinggevende HiringManager	De naam van de leidinggevende die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke leidinggevende bij de onboardingcase hoort. De leidinggevende speelt vaak een belangrijke rol in het proces en is verantwoordelijk voor goedkeuringen en onboardingtaken voor het team. Door het proces per leidinggevende te analyseren, zie je waar de aanpak verschilt. Zo kun je leidinggevenden vinden die het proces efficiënt afhandelen en leidinggevenden bij wie taken vertraging oplopen. Dat biedt aanknopingspunten voor gerichte training en procesverbetering. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Efficiëntie van taken van leidinggevenden'. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties analyseren per belangrijke betrokkene en bottlenecks en verschillen in taken van leidinggevenden opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie maakt deel uit van de functie- of vacaturegegevens van de nieuwe medewerker in Workday. Voorbeelden John SmithJane DoePeter Jones
	Medewerkers-ID EmployeeId	De unieke identificatiecode die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.
Beschrijving De Medewerkers-ID is de vaste, unieke identificatiecode van een medewerker in het HR-systeem van de organisatie. Deze wordt tijdens het onboardingproces toegewezen, meestal nadat het HR-profiel is aangemaakt. Met dit attribuut kun je onboardingdata koppelen aan andere medewerkersdata uit verschillende systemen, bijvoorbeeld voor prestatiebeheer of salarisadministratie. Zo kun je langetermijnresultaten van het onboardingproces analyseren, bijvoorbeeld door de onboardingervaring te vergelijken met het behoud of de eerste prestaties van medewerkers. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut fungeert als primaire sleutel om onboardingdata te koppelen aan bredere data over de levenscyclus van medewerkers. Zo kun je HR-data vollediger analyseren. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in het medewerkersprofiel in Workday. Raadpleeg de Workday-documentatie voor de specifieke veldnaam. Voorbeelden 100523100524100525
	Officiële startdatum OfficialStartDate	De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
Beschrijving Dit attribuut is een belangrijke datum in het onboardingproces en vormt de deadline voor veel activiteiten vóór indiensttreding, zoals het klaarzetten van IT-toegang en het leveren van apparatuur. Het markeert de overgang van toekomstige medewerker naar medewerker. Deze datum is nodig om KPI’s voor gereedheid te berekenen. Door de afrondingstijden van belangrijke activiteiten te vergelijken met de officiële startdatum, kunnen organisaties meten hoeveel medewerkers klaar zijn voor hun eerste werkdag. Zo controleer je of nieuwe medewerkers vanaf dag één alles hebben wat ze nodig hebben om productief te zijn. Dat is belangrijk voor hun eerste ervaringen. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke deadline voor taken vóór indiensttreding en wordt gebruikt om de KPI 'Klaar voor de eerste werkdag' te meten. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in de aanname- of pre-hiregegevens in Workday, vaak met de naam 'Hire Date'. Voorbeelden 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Onboardingstatus OnboardingStatus	De huidige status van de onboardingcase, zoals 'Bezig', 'Afgerond' of 'Geannuleerd'.
Beschrijving Dit attribuut geeft op hoofdlijnen aan waar de onboardingcase op een bepaald moment staat. Het laat zien of het proces nog loopt, succesvol is afgerond of voortijdig is beëindigd. Bij procesanalyse kun je cases hiermee filteren, bijvoorbeeld om afgeronde trajecten te bekijken of te onderzoeken waarom cases zijn geannuleerd. Dit is nodig voor het dashboard 'Overzicht onboardingstatus nieuwe medewerkers', dat in één oogopslag de status van alle lopende onboardingprocessen toont. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je cases indelen op basis van de uitkomst en afgeronde, lopende of geannuleerde processen afzonderlijk analyseren. Waar vind je dit? Dit wordt meestal afgeleid van de status van de hoofdinstantie van het onboardingproces in Workday. Voorbeelden BezigAfgerondGeannuleerdWacht op startdatum
	Dienstverband EmploymentType	De indeling van het dienstverband van de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld fulltime, parttime of als contractant.
Beschrijving Dit attribuut deelt nieuwe medewerkers in op basis van hun dienstverband. Verschillende typen medewerkers kunnen een ander onboardingproces met andere vereisten doorlopen. Door het proces per dienstverband te analyseren, kun je controleren of elke nieuwe medewerker de juiste onboarding krijgt. De onboarding van een contractant kan bijvoorbeeld een kortere versie zijn van die van een fulltime medewerker, met alleen de noodzakelijke systeemtoegang en compliance-stappen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verschillende onboardingroutes voor fulltime- en parttimemedewerkers en tijdelijke krachten analyseren. Hun behoeften lopen vaak uiteen. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld op het object Pre-Hire of Worker in Workday. Het geeft de relatie van de medewerker met het bedrijf aan. Voorbeelden FulltimeParttimeContractantStagiair
	Eindtijd EndTime	De timestamp waarop een activiteit volledig is afgerond, los van de starttijd.
Beschrijving StartTime (EventTime) geeft aan wanneer een activiteit begint of wordt geregistreerd. EndTime geeft aan wanneer de activiteit is afgerond. Bij activiteiten met een bepaalde duur zijn beide timestamps nodig om de prestaties nauwkeurig te meten. Met dit attribuut kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten berekenen, los van de wachttijd tussen activiteiten. Zo zie je of vertraging ontstaat doordat taken lang duren of doordat er lang wordt gewacht voordat ze beginnen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen, los van de wachttijd. Dat maakt de bottleneckanalyse preciezer. Waar vind je dit? Sommige stappen in Workday-bedrijfsprocessen hebben aparte start- en eindtimestamps. Als die ontbreken, moet de eindtijd mogelijk worden afgeleid. Anders is deze gelijk aan de starttijd. Voorbeelden 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Functietitel JobTitle	De officiële functietitel van de functie die de nieuwe medewerker gaat vervullen.
Beschrijving Dit attribuut geeft de functie van de nieuwe medewerker aan, zoals ‘software-engineer’, ‘salesdirecteur’ of ‘accountant’. De functietitel kan invloed hebben op de stappen en vereisten van het onboardingproces. Een analyse per functietitel of functieniveau kan verschillen in onboarding tussen functies aan het licht brengen. Voor leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld extra stappen gelden ten opzichte van medewerkers op instapniveau. Zo kun je procesvarianten vanuit een ander perspectief filteren en vergelijken. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesverschillen analyseren op basis van functie of senioriteit. Voor verschillende functies kunnen andere onboardingvereisten gelden. Waar vind je dit? Deze informatie staat in Workday bij de positiegegevens van de nieuwe medewerker. Voorbeelden Senior software-engineerFinancieel analistMarketingcoördinator
	Is herstelwerk IsRework	Een booleaanse vlag die aangeeft of een activiteit of reeks activiteiten herstelwerk of een correctie is.
Beschrijving Dit berekende attribuut markeert gevallen waarin een taak wordt herhaald of een correctielus ontstaat, bijvoorbeeld wanneer de stap ‘HR-profiel aangemaakt’ opnieuw wordt gestart. Meestal wordt dit afgeleid uit patronen van herhaalde activiteiten binnen dezelfde case. De vlag ‘IsRework’ is essentieel voor kwaliteitsanalyse. Hiermee kun je herstelwerklussen tellen en de KPI ‘Percentage herstelwerk aan HR-profielen’ berekenen. Door herstelwerk te herkennen en te meten, kun je zwakke plekken in het proces, problemen met datakwaliteit en opleidingsbehoeften opsporen. Waarom dit belangrijk is Door herhaald werk expliciet te markeren, maakt dit attribuut inefficiëntie en kwaliteitsproblemen meetbaar. Zo kun je verbeteringen gericht aanpakken. Waar vind je dit? Dit wordt berekend tijdens de data-transformatie. Daarvoor worden specifieke patronen voor herstelwerk in het event log gedefinieerd en herkend, bijvoorbeeld: Activiteit A -> Activiteit B -> Activiteit A. Voorbeelden truefalse
	Locatie Location	De fysieke werklocatie of regio van de nieuwe medewerker.
Beschrijving Dit attribuut geeft de stad, het land of het kantoor aan waar de nieuwe medewerker gaat werken. Onboardingprocessen kunnen per regio sterk verschillen door uiteenlopende wettelijke vereisten, kantoorlogistiek of regionaal beleid. Met de locatie kun je onboarding geografisch analyseren. Je kunt de efficiëntie op verschillende locaties vergelijken, regionale bottlenecks opsporen en controleren of processen voldoen aan lokale regelgeving. Dit is vooral belangrijk voor internationale organisaties. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je onboardingprocessen op verschillende kantoren of in verschillende landen vergelijken en regionale verschillen opsporen. Waar vind je dit? Deze informatie staat in Workday bij de positiegegevens of de gegevens van de vacatureaanvraag. Voorbeelden New York, VSLonden, VKSingapore
	Naam nieuwe medewerker NewHireName	De volledige naam van de nieuwe medewerker die het onboardingproces doorloopt.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de nieuwe medewerker. Vanwege privacy wordt deze meestal niet gebruikt voor statistische analyses, maar voor operationele ondersteuning en casemanagement is de naam wel handig. In dashboards zoals ‘Overzicht onboardingstatus nieuwe medewerkers’ kunnen managers en HR-medewerkers aan de naam zien om welke persoon een case gaat. Zo kunnen gebruikers die individuele onboardingprocessen moeten opzoeken en beheren, de data makkelijker gebruiken. Waarom dit belangrijk is Dit geeft elke case een herkenbare naam. Dat is handig voor operationele bewaking en om direct in te grijpen. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld op het object Pre-Hire of Worker in Workday. Voorbeelden Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Op tijd afgerond IsOnTime	Een booleaanse vlag die aangeeft of een compliance-gerelateerde activiteit uiterlijk op de uiterste datum is afgerond.
Beschrijving Dit berekende attribuut vergelijkt de afrondingstimestamp (EventTime) van een taak met de ‘Uiterste datum voor compliance’. De waarde is true als de taak op of vóór die datum is afgerond, en anders false. Deze vlag maakt het bewaken van compliance en het berekenen van KPI’s eenvoudiger. Je kunt de data filteren en samenvoegen om het percentage afgeronde verplichte taken en het percentage compliant papierwerk te bepalen. Zo zie je in één oogopslag of deadlines voor compliance worden gehaald. Waarom dit belangrijk is Dit geeft met een duidelijke ja-of-nee-indicatie aan hoe het staat met compliance. Zo kun je taken met een deadline eenvoudiger analyseren en bewaken. Waar vind je dit? Dit wordt tijdens de data-transformatie berekend door voor relevante activiteiten EventTime te vergelijken met ComplianceDueDate. Voorbeelden truefalse
	Recruiter Recruiter	De naam van de recruiter die het wervingsproces voor de nieuwe medewerker heeft begeleid.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke recruiter verantwoordelijk was voor de kandidaat vóór het onboardingproces. Aan het begin van onboarding kan de recruiter taken hebben voor de overdracht. De recruiter speelt na indiensttreding een minder grote rol, maar een analyse per recruiter kan soms problemen op het raakvlak van werving en onboarding aan het licht brengen. Zo kun je nagaan of kandidaten van bepaalde recruiters makkelijker hun plek vinden in het bedrijf. Waarom dit belangrijk is Hiermee koppel je het onboardingproces aan de voorafgaande wervingsfase. Dat kan helpen bij de analyse van de overdracht en de volledige levenscyclus van talentwerving. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal bij de vacatureaanvraag of het kandidaatprofiel in Workday Recruiting. Voorbeelden David MillerSarah WilsonChris Green
	Totale doorlooptijd OverallCycleTime	De totale duur van de onboardingcase, van de eerste tot de laatste activiteit.
Beschrijving Dit is een metriek op caseniveau, berekend als het tijdsverschil tussen de eerste en de laatste gebeurtenis in een onboardingcase. De metriek geeft aan hoelang een nieuwe medewerker het onboardingproces doorloopt. Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI ‘Totale onboarding-doorlooptijd’ en is een belangrijke indicator voor de procesefficiëntie. In dashboards op hoofdlijnen kun je de prestaties in de tijd volgen en de efficiëntie van afdelingen, regio’s of hiring managers vergelijken. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke prestatie-indicator voor de efficiëntie van het volledige onboardingproces, van begin tot eind. Waar vind je dit? Dit wordt tijdens de data-transformatie op caseniveau berekend door per OnboardingCase de minimale timestamp af te trekken van de maximale timestamp. Voorbeelden 35 dagen48 dagen29 dagen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Onboardingactiviteiten voor medewerkers

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in het event log vastlegt voor een nauwkeurige procesanalyse en prestatiemonitoring.

6 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Aanbod geaccepteerd	Deze activiteit markeert het officiële begin van de onboardingcase, zodra een kandidaat het aanbod accepteert. In Workday wordt dit meestal vastgelegd als de afronding van de stap 'Make Offer' of 'Offer' in het wervingsproces. Daarna start de onboardingworkflow.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste Start Event voor het volledige onboardingproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, krijg je zicht op het hele traject van de nieuwe medewerker en de totale doorlooptijd. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de aanbiedingsfase in het Workday-proces 'Job Application' is afgerond. De timestamp waarop deze stap is afgerond, geldt als timestamp van de activiteit. Vastleggen Leg de afronding van de stap 'Offer' in het wervingsproces vast. Gebeurtenistype explicit
	Achtergrondcontrole afgerond	Dit markeert de afronding van de achtergrondcontrole van de kandidaat. Het is een belangrijke mijlpaal, die vaak wordt vastgelegd zodra de resultaten van de leverancier binnen zijn en in het profiel van de kandidaat in Workday zijn bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal voor compliance. Vertraging bij de achtergrondcontrole kan de officiële startdatum uitstellen en de personeelsplanning beïnvloeden. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer een gebruiker, zoals een recruiter of HR-partner, de stap 'Review Background Check' in het onboardingproces in Workday afrondt. Vastleggen Leg de afrondingstimestamp vast van 'Review Background Check' of een vergelijkbare processtap. Gebeurtenistype explicit
	Gesprek na 30 dagen gevoerd	Dit staat voor het afgeronde geplande gesprek tussen de nieuwe medewerker en de leidinggevende, meestal rond de 30e dag. Dit wordt doorgaans vastgelegd wanneer de leidinggevende de bijbehorende taak in 'To Do' in Workday afrondt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke laatste activiteit in het eerste onboardingproces, gericht op betrokkenheid en behoud van medewerkers. Het is een betrouwbaar eindpunt om de totale onboardingdoorlooptijd te meten. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd wanneer de leidinggevende de taak '30-Day Check-in' of een vergelijkbare taak in het onboardingproces afrondt. Vastleggen Leg in de procesgeschiedenis de afrondingstimestamp vast van de taak 'Manager Check-in' of '30-Day Review'. Gebeurtenistype explicit
	HR-profiel aangemaakt	Deze activiteit markeert het formeel aanmaken van het medewerkersrecord in het HCM-systeem. De kandidaat wordt daarmee een toekomstige medewerker of medewerker. In Workday is dit de laatste stap van het proces 'Hire'.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal: de medewerker wordt officieel in het systeem geregistreerd, zodat salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere HR-functies kunnen worden geregeld. Het is een voorwaarde voor de meeste activiteiten om toegang en middelen klaar te zetten. Waar vind je dit? Dit wordt expliciet vastgelegd met de afrondingstimestamp van het Workday-proces 'Hire' voor de medewerker. Vastleggen Leg vast dat het proces 'Hire' succesvol is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	IT-accounts aangemaakt	Deze mijlpaal bevestigt dat alle benodigde IT-accounts en toegangsrechten voor de nieuwe medewerker zijn aangemaakt. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het IT-team de toegewezen taak in Workday afrondt.
Waarom dit belangrijk is Het is belangrijk dat IT-accounts vóór de startdatum klaarstaan, zodat de onboarding goed verloopt en de medewerker meteen productief kan zijn. Met deze mijlpaal meet je of de medewerker klaar is voor de eerste werkdag. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd wanneer de IT-afdeling een specifieke taak in 'To Do' afrondt, zoals 'Confirm Account Creation', binnen het onboardingproces. Vastleggen Leg de afronding vast van de IT-taak voor het klaarzetten van toegang die eerder is gestart. Gebeurtenistype explicit
	Medewerker gestart	Deze activiteit staat voor de officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Het is geen expliciete gebeurtenis, maar een belangrijke datum in het medewerkersprofiel.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke datum voor compliance en procesanalyse. Je kunt hiermee meten of de medewerker klaar is voor de eerste werkdag door de afrondingsdatums van het klaarzetten van toegang te vergelijken met de startdatum. Waar vind je dit? Deze datum komt uit het veld 'Hire Date' of 'Start Date' in het medewerkersprofiel in Workday. Het is een belangrijk attribuut van het dienstverband. Vastleggen Gebruik het attribuut 'Hire Date' uit het medewerkersrecord als timestamp voor deze gebeurtenis. Gebeurtenistype calculated
	Achtergrondcontrole gestart	Dit is het moment waarop voor de kandidaat een achtergrondcontrole wordt aangevraagd. Dit is vaak een geautomatiseerde of handmatige stap in het Workday-onboardingproces, gekoppeld aan een externe leverancier.
Waarom dit belangrijk is Door dit startmoment bij te houden, kun je de duur van de achtergrondcontrole meten. Dit proces vormt vaak een bottleneck. Zo worden vertragingen bij het starten van belangrijke compliancetaken zichtbaar. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd als een afzonderlijke afgeronde stap in het onboardingproces in Workday. In het event log van het proces staat wanneer deze specifieke taak is gestart of afgerond. Vastleggen Leg de afronding vast van de processtap 'Initiate Background Check'. Gebeurtenistype explicit
	Apparatuur besteld	Dit is het moment waarop apparatuur, zoals een laptop of telefoon, voor de nieuwe medewerker wordt aangevraagd. Meestal is dit een taak in de onboardingworkflow die aan de leidinggevende of IT is toegewezen.
Waarom dit belangrijk is Vertraging bij het bestellen van apparatuur is een belangrijke reden waarom nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag niet klaar zijn om te beginnen. Deze activiteit helpt bottlenecks bij de inkoop en levering van hardware te vinden. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd met de afrondingstimestamp van een taak in 'To Do' of een checklistitem zoals 'Order Equipment' in het Workday-onboardingproces. Vastleggen Zoek in de procesgeschiedenis naar de afronding van de taak 'Order Laptop' of 'Request Equipment'. Gebeurtenistype explicit
	Apparatuur geleverd	Deze activiteit bevestigt dat de apparatuur voor de nieuwe medewerker op de afgesproken werkplek is afgeleverd. Meestal bevestigt IT, de leidinggevende of een administratief medewerker dit handmatig.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis geeft aan of de medewerker klaar is voor de eerste werkdag. Door dit bij te houden, kun je controleren of nieuwe medewerkers op tijd de apparatuur hebben die ze nodig hebben. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd wanneer een taak in 'To Do' of een checklistitem zoals 'Confirm Equipment Delivery' in de Workday-onboardingworkflow is afgerond. Vastleggen Zoek in de procesgeschiedenis naar de afronding van de taak 'Equipment Delivery Confirmation'. Gebeurtenistype explicit
	Documenten vóór indiensttreding afgerond	Dit is het moment waarop de nieuwe medewerker alle vereiste formulieren en documenten vóór indiensttreding heeft ingevuld en ingediend. In Workday wordt dit bijgehouden wanneer de medewerker de toegewezen taken in 'To Do' of 'Inbox' afrondt.
Waarom dit belangrijk is Het afronden van het papierwerk is een belangrijke voorwaarde voor het aanmaken van het definitieve medewerkersprofiel en het naleven van de regelgeving. Vertraging heeft direct gevolgen voor vervolgstappen, zoals de salarisadministratie en het klaarzetten van IT-toegang. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd aan de hand van de afrondingstimestamp van de onboardingtaken in de Workday-inbox van de nieuwe medewerker. De gebeurtenis vindt plaats zodra de laatste verplichte documenttaak is afgerond. Vastleggen Bepaal wanneer de reeks onboardingtaken voor documenten in het Workday-account van de toekomstige medewerker is afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Documenten vóór indiensttreding verstuurd	Deze activiteit vindt plaats wanneer onboardingdocumenten, zoals I-9-formulieren, belastingformulieren en bevestigingen van beleidsregels, naar de nieuwe medewerker worden verstuurd. In Workday wordt dit vastgelegd wanneer de processtap 'Onboarding' het aanmaken en versturen van de documenten start.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de administratieve taken voor de nieuwe medewerker. Door de tijd tot het afronden van het papierwerk te meten, krijg je zicht op de betrokkenheid van de medewerker en de efficiëntie van de administratie. Waar vind je dit? Dit wordt in de procesgeschiedenis vastgelegd wanneer de taak 'Generate Document' of een vergelijkbare taak als onderdeel van de onboardingworkflow wordt uitgevoerd. Vastleggen Leg de timestamp vast waarop de stap 'Onboarding', inclusief het versturen van documenten, voor de toekomstige medewerker wordt gestart. Gebeurtenistype explicit
	IT-accounts aanmaken gestart	Dit markeert het begin van het IT-proces voor het aanmaken van benodigde systeemaccounts, zoals e-mail, netwerktoegang en applicatielogins. Vaak wordt dit automatisch gestart nadat het HR-profiel is aangemaakt, via een integratie of een meldingstaak.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker op de eerste werkdag productief kan zijn. Door het startmoment bij te houden, kun je de efficiëntie van het IT-aanvraagproces analyseren en verbeteren. Waar vind je dit? Dit kan worden vastgelegd als een specifieke taak in 'To Do' voor de IT-afdeling binnen het Workday-onboardingproces. Je kunt het ook afleiden uit het aanmaken van een integratiegebeurtenis die naar een IT-servicemanagementsysteem wordt gestuurd. Vastleggen Leg de start- of afrondingstimestamp vast van een taak zoals 'Create User Account' of 'Provision IT Services'. Gebeurtenistype explicit
	Onboarding geannuleerd	Deze activiteit staat voor het beëindigen van het onboardingproces vóór de startdatum van de medewerker, bijvoorbeeld wanneer de kandidaat het geaccepteerde aanbod intrekt. In Workday wordt dit vastgelegd met de actie 'Rescind' of 'Cancel' in het aannameproces.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke uitzonderingsroute. Door het aantal en de timing van annuleringen te analyseren, krijg je zicht op problemen met het aanbod, de beloning of de onboardingervaring. Waar vind je dit? Dit is een expliciete gebeurtenis in de procesgeschiedenis. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een bevoegde gebruiker de actie 'Rescind' of 'Cancel' uitvoert in het aanname- of onboardingproces. Vastleggen Leg de uitvoering vast van de acties 'Rescind Hire' of 'Cancel Business Process'. Gebeurtenistype explicit
	Verplichte training afgerond	Deze activiteit markeert het moment waarop de nieuwe medewerker alle toegewezen verplichte trainingsmodules heeft afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de laatste verplichte cursus in Workday Learning als afgerond is gemarkeerd.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal voor compliance. Door afrondingspercentages en doorlooptijden te analyseren, kun je controleren of de organisatie aan de regelgeving voldoet en medewerkers goed zijn opgeleid. Waar vind je dit? Deze informatie komt uit Workday Learning. De afrondingstimestamp van de laatste verplichte cursus van de nieuwe medewerker geldt als tijdstip van de gebeurtenis. Vastleggen Bepaal de afrondingstimestamp van alle cursussen in het verplichte trainingsplan van de nieuwe medewerker. Gebeurtenistype explicit
	Verplichte training toegewezen	Dit geeft aan dat verplichte compliance- of functiegerichte training aan de nieuwe medewerker is toegewezen. Meestal is dit een automatische gebeurtenis in Workday Learning, die wordt gestart zodra het aannameproces is afgerond.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van het leer- en compliancetraject van de nieuwe medewerker. De tijd tussen toewijzing en afronding is belangrijk voor de KPI 'Avg Mandatory Training Time'. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis kan afkomstig zijn uit de logboeken van Workday Learning. Daarin staat wanneer een leerprogramma of inschrijving voor een medewerker is gestart. Vastleggen Leg de timestamp van de inschrijving of toewijzing van verplichte cursussen vast vanuit de databron Workday Learning. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Workday Onboarding

Stappen

Inloggen bij Workday: Open je Workday-instantie met een gebruikersaccount dat aangepaste rapporten mag maken. Hiervoor is doorgaans een rol als Report Writer of System Administrator nodig.
Nieuw aangepast rapport maken: Zoek via de zoekbalk de taak Create Custom Report en open deze.
Rapportgegevens instellen: Selecteer Geavanceerd als rapporttype. Geef het rapport een duidelijke naam, zoals ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Selecteer bij Databron de optie Business Process Transactions. Deze databron bevat een gedetailleerd log van alle stappen in verschillende bedrijfsprocessen.
Primair bedrijfsobject bepalen: Selecteer bij de vraag welk object je wilt gebruiken Business Process Transactions als primair bedrijfsobject. Zo krijgt het rapport toegang tot data op gebeurtenisniveau.
Belangrijke datakolommen toevoegen: Open in de rapporteditor het tabblad Columns. Voeg de volgende velden toe uit het object Business Process Transaction: Transaction Status, Corrected, Business Process, Step en Completed Date/Time.
Case- en attribuutkolommen toevoegen: Voeg velden toe die betrekking hebben op het onderwerp van het bedrijfsproces. Omdat dit onderwerp kan verschillen, bijvoorbeeld Pre-Hire of Job Application, haal je de gegevens op uit het object Business Process. Voeg bijvoorbeeld de volgende velden toe: Business Process -> Werknemer -> Employee ID, Business Process -> Werknemer -> Supervisory Organization (voor Afdeling) en Business Process -> Werknemer -> Hiring Manager.
Berekende velden maken voor standaardisatie: Dit is de belangrijkste stap. Maak meerdere berekende velden om ruwe Workday-data om te zetten naar het vereiste event log-formaat.
- OnboardingCase: Maak een berekend veld van het type ‘Lookup Related Value’. Haal de Employee ID op uit het gerelateerde bedrijfsobject Werknemer. Bij processen voor toekomstige medewerkers, waarvoor mogelijk nog geen Employee ID bestaat, kun je als alternatief de Pre-Hire ID of Candidate ID gebruiken.
- ActivityName: Maak een berekend veld van het type ‘Evaluate Expression’. Dit veld koppelt specifieke Workday-stappen aan de standaardactiviteitsnamen. Bijvoorbeeld: IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Maak een voorwaarde voor elk van de 15 vereiste activiteiten.
- EventTime: Gebruik het veld Completed Date/Time uit het object Business Process Transaction. Dit veld geeft aan wanneer de stap is afgerond.
- SourceSystem: Maak een berekend veld van het type ‘Text Constant’ en stel de waarde in op ‘Workday Onboarding’.
- LastDataUpdate: Maak een berekend veld met de functie ‘Current Moment’ om elke data-extractie van een timestamp te voorzien.
Rapportdata filteren: Open het tabblad Filter. Voeg een filter toe om alleen relevante bedrijfsprocessen op te nemen, zoals Hire, Onboarding, Change Job en Rescind. Voeg een prompt toe voor Completed Date/Time, zodat je het rapport voor specifieke perioden kunt uitvoeren. Voeg ook een subfilter toe op Transaction Status om alleen gebeurtenissen met de status Successfully Completed of Geannuleerd op te nemen. Zo voorkom je dat gegevens van lopende processen worden opgehaald.
Als webservice beschikbaar maken: Open het tabblad Geavanceerd van de rapportdefinitie. Vink Enable as Web Service aan. Zo wordt het rapport via een URL toegankelijk.
API-opties instellen: Selecteer onder de instellingen voor de webservice de gewenste API-versie en definieer de namespace, bijvoorbeeld wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Sla het rapport op.
RaaS-URL ophalen: Bekijk het rapport en selecteer Web Service > View URLs. Kopieer de JSON- of CSV-URL. Het externe systeem gebruikt deze URL om de data op te halen.
Delen en beveiligen: Zorg dat het rapport is gedeeld met een Integration System User die de juiste beveiligingsrechten heeft om het rapport uit te voeren en toegang te krijgen tot de onderliggende datadomeinen.

Configuratie

Rapporttype: Advanced. Dit type is nodig om toegang via een webservice (RaaS) in te schakelen.
Data Source: Business Process Transactions. Deze belangrijkste databron bevat details op eventniveau, zoals stapnamen, voltooiingstimestamps en status. Die zijn nodig voor process mining.
Primair bedrijfsobject: Business Process Transactions. Zo is het rapport gebaseerd op de events zelf.
Datafilters: Filter op Business Process Type om alleen relevante processen op te nemen, zoals 'Hire' en 'Onboarding'. Filter ook op Transaction Status met de waarde 'Successfully Completed' of 'Canceled', zodat alleen afgeronde events worden opgehaald. Een datumfilter op Completed Date/Time is aan te raden voor incrementele data-invoer en om de prestaties te bewaken. Voor een eerste analyse is een periode van 3 tot 6 maanden gebruikelijk.
Berekende velden: Gebruik de berekende veldtypen 'Evaluate Expression' en 'Lookup Related Value' om de gedetailleerde Workday-stappen om te zetten naar een gestandaardiseerd event log met consistente activiteitsnamen en een unieke Case-ID.
Webservice inschakelen: Vink Enable as Web Service aan op het tabblad Advanced. Stel het uitvoerformaat van het rapport in op JSON of CSV, zodat externe systemen ermee overweg kunnen.
Rechten: De gebruiker die het rapport uitvoert of de Integration System User die de RaaS-URL gebruikt, moet via een beveiligingsgroep toegang hebben tot de volgende domeinen: 'Business Process Transactions', 'Worker Data' en alle andere domeinen met de vereiste attributen.

Voorbeeldquery sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Stappen

Vereisten: Workday-toegang instellen
- Zorg voor een Workday Integration System User (ISU) met een gebruikersnaam en wachtwoord.
- Koppel de ISU aan een beveiligingsgroep met rechten voor de vereiste domeinen. Dit zijn meestal 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Business Process Transactions', 'Onboarding' en 'Worker Data: Staffing'.
- Zoek de naam van je Workday-tenant en de juiste REST API-endpoint-URL op, bijvoorbeeld https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}.
Python-omgeving instellen
- Installeer Python 3.x op je systeem.
- Installeer de benodigde bibliotheken met pip: pip install requests pandas.
- Maak een nieuw Python-scriptbestand, bijvoorbeeld extract_onboarding.py.
Script instellen
- Open het script en vul bovenaan de tijdelijke waarden in met je Workday API-endpoint, tenant, ISU-inloggegevens en de gewenste periode voor de data-extractie.
Onboardingcases ophalen
- Het script roept eerst het REST API-endpoint Get_Workers aan. Het filtert op medewerkers die binnen de opgegeven periode in dienst zijn gekomen. Deze lijst vormt de onboardingcases voor de analyse.
Geschiedenis van bedrijfsprocessen ophalen
- Voor elke gevonden medewerker doet het script een volgende API-aanroep om de details van het bedrijfsproces 'Hire' op te halen. Deze geschiedenis bevat alle afzonderlijke stappen, goedkeuringen en voltooiingstimestamps. Samen vormen die de kern van het event log.
Workday-stappen aan activiteiten koppelen
- Het script verwerkt de geschiedenis van het bedrijfsproces voor elke medewerker. Met een vooraf ingestelde koppeling zet het Workday-specifieke stapnamen, zoals 'Complete Offer', 'Background Check' en 'Complete Onboarding Tasks', om naar de standaardactiviteitsnamen voor het event log, zoals 'Offer Accepted', 'Background Check Initiated' en 'Pre-Employment Paperwork Completed'.
Events die geen stap zijn verwerken
- Sommige activiteiten zijn geen rechtstreekse stappen in een bedrijfsproces. Het script verwerkt deze apart:
  - 'Employee Started' wordt afgeleid van het veld Hire_Date van de medewerker.
  - 'Onboarding Canceled' wordt vastgesteld door te controleren of de algemene status van het bedrijfsproces Hire 'Rescinded' of 'Canceled' is.
  - 'HR Profile Created' wordt gekoppeld aan het laatste voltooiingsevent van het volledige bedrijfsproces Hire.
Data structureren en samenvoegen
- Het script slaat de events tijdens het verwerken op in een gestructureerd formaat. Nadat alle medewerkers zijn verwerkt, gebruikt het de pandas-bibliotheek om de afzonderlijke events samen te voegen in één DataFrame.
Attributen invullen
- Het script vult voor elk event de vereiste en aanbevolen attributen in. OnboardingCase wordt gekoppeld aan de ID van de instantie van het bedrijfsproces. Medewerkersattributen zoals EmployeeId, HiringManager en Afdeling haalt het script op uit de medewerkersdata die bij de eerste API-aanroep is opgehaald.
Afronden en exporteren
- Het script voegt vaste kolommen toe, zoals SourceSystem ('Workday Onboarding') en LastDataUpdate (de huidige timestamp).
- Tot slot exporteert het de voltooide DataFrame naar een CSV-bestand met de naam workday_onboarding_event_log.csv. Het bestand is klaar om naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Workday API-inloggegevens: Voor authenticatie heb je een geldige gebruikersnaam en een geldig wachtwoord voor een Integration System User (ISU) nodig.
API-endpoint en tenant: Geef het juiste REST API-endpoint voor je Workday-omgeving op, inclusief de naam van je specifieke tenant.
Beveiligingsrechten: De beveiligingsgroep van de ISU moet leesrechten hebben voor domeinen zoals 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Staffing', 'Worker Data: Personal Data' en 'Onboarding'. Zonder voldoende rechten is de data onvolledig.
Periode (START_DATE, END_DATE): Stel een periode in om de hoeveelheid opgehaalde data te beperken. Voor een eerste analyse is 3 tot 6 maanden aan te raden. Zo blijft de hoeveelheid data beheersbaar en voorkom je time-outs van de API.
Namen van stappen in bedrijfsprocessen: Het script bevat een koppeling tussen veelgebruikte Workday-stapnamen en standaardactiviteitsnamen. Mogelijk moet je deze aanpassen aan de instellingen van bedrijfsprocessen in jouw Workday-omgeving.
API-versies: Het script stelt niet expliciet een API-versie in, maar Workday-API’s hebben wel versies. Controleer of de endpoint-URL verwijst naar een actuele, ondersteunde versie voor stabiele resultaten.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om te beginnen?

Ga met zekerheid aan de slag met het verbeteren van onboarding. Deze template is een eerste stap naar een snellere inwerkperiode en meer tevreden medewerkers.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter onboarding van medewerkers. Ga vandaag gratis aan de slag.

Behaal 95% compliance en bied nieuwe medewerkers een prettige start.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.

Datatemplate voor onboarding van medewerkers

Datatemplate voor onboarding van medewerkers

Attributen voor onboarding van medewerkers

Onboardingactiviteiten voor medewerkers

Extractiegidsen

Workday RaaS voor procesdata over onboarding van medewerkers

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Python-script met de Workday Human Capital Management API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om te beginnen?

Verbeter onboarding van medewerkers. Ga vandaag gratis aan de slag.