Jouw datatemplate voor creditmanagement en incasso

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het proces Credit Management en Collections. Dit zijn de bouwstenen van de procesmap, met acties zoals 'Invoice Sent To Customer', 'Reminder Sent' of 'Payment Applied To Invoice'.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Zo zie je de werkelijke procesflow, kun je die vergelijken met het ontworpen model en afwijkingen, herstelwerk en inefficiënte routes herkennen. Een hoge frequentie van activiteiten als 'Dispute Registered' kan bijvoorbeeld wijzen op problemen met de juistheid van facturen of de productkwaliteit.

Dit attribuut definieert de processtappen. Daarmee vormt het de basis van de procesmap en maakt het analyse van procesflows en varianten mogelijk.

Gegenereerd op basis van verschillende statuswijzigingen, transactiec codes of event logs in de financiële, verkoop- of incassomodules van het bronsysteem.

Eventtijd, of timestamp, markeert het exacte moment waarop een specifieke activiteit in het proces plaatsvond. Hiermee bepaal je de chronologische volgorde die nodig is om de eventreeks van elke factuurcase te reconstrueren. Deze data vormt de basis voor elke tijdsgebonden analyse.

In process mining wordt eventtijd gebruikt om belangrijke prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden tussen activiteiten, de totale duur van een case en naleving van service level agreements. De tijd tussen 'Invoice Sent' en 'Payment Received' heeft bijvoorbeeld direct invloed op Days Sales Outstanding (DSO). Door timestamps te analyseren, zie je waar vertraging ontstaat, hoe efficiënt processtappen zijn en waar bottlenecks zitten.

Deze timestamp is belangrijk voor het ordenen van events, het berekenen van doorlooptijden en tijdsduur en alle tijdsgebonden prestatieanalyses.

Meestal vastgelegd als aanmaakdatum van een document, boekingsdatum of timestamp uit het systeemlogboek die bij een transactie of statuswijziging hoort.

Het factuurnummer is een unieke alfanumerieke code die aan elk factuurdocument wordt toegekend. Het vormt het centrale referentiepunt voor alle activiteiten en transacties rond die factuur, van aanmaak tot uiteindelijke vereffening of afboeking.

In process mining wordt het factuurnummer gebruikt om alle gerelateerde events, zoals 'Invoice Created', 'Payment Received' en 'Dispute Registered', aan één procesinstantie of case te koppelen. Zo kun je de volledige levenscyclus van een factuur van begin tot eind visualiseren en analyseren. Door processen op factuurnummer te groeperen, kunnen organisaties bottlenecks herkennen, doorlooptijden volgen en verschillen zien in de manier waarop facturen worden verwerkt.

Dit is de essentiële Case ID die alle gerelateerde events koppelt, zodat je de volledige levenscyclus van een factuur kunt reconstrueren en analyseren.

Meestal te vinden in de koptekstabel van een factuur of debiteurendocument in het financiële bronsysteem.

Het attribuut Bronsysteem identificeert de specifieke applicatie of het platform waarin de eventdata oorspronkelijk is vastgelegd. In complexe IT-omgevingen kan één proces, zoals credit-to-cash, meerdere systemen omvatten. Denk aan een ERP voor facturatie en een apart incassoplatform voor aanmaningen.

Dit attribuut helpt om de technische context van het proces te begrijpen. Je kunt het gebruiken voor datavalidatie, het herkennen van systeemspecifieke procesvarianten en het opsporen van integratieproblemen tussen platforms. Zo kan uit de analyse blijken dat vertragingen steeds ontstaan bij overdrachten tussen het ERP en de incassotool.

Identificeert de herkomst van de data. Dit is belangrijk om procesvarianten tussen systemen te begrijpen en de data te valideren.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens het data-extractieproces (ETL) of staat in technische metadatavelden in de brontabellen.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem naar de process mining-omgeving is gehaald. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde dataset is.

Inzicht in de laatste data-update is belangrijk om te controleren of een analyse of dashboard de actuele toestand van het proces weergeeft. Je weet zo tot welk moment de data loopt. Dat is vooral relevant bij het volgen van lopende processen of near-real-time KPI's, omdat het context geeft bij de actualiteit van de inzichten.

Geeft aan hoe actueel de data is. Zo zie je hoe recent de analyse is en weet je tot welk moment de data loopt.

Dit is meestal metadata die tijdens het inladen van de data door de ETL-tool of datapijplijn wordt gegenereerd en opgeslagen.

Het aanmaningsniveau geeft aan hoe ver een vervallen factuur in het formele communicatieproces voor incasso is gekomen. Dit wordt vaak weergegeven als een nummer of code. 'Level 1' kan bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering zijn en 'Level 4' een laatste kennisgeving vóór juridische stappen.

Door het aanmaningsniveau te analyseren, kun je de effectiviteit van de aanmaningsstrategie beoordelen. Process mining laat zien welke procesroutes tot hogere aanmaningsniveaus leiden en of bepaalde niveaus betaling opleveren. Zo kan blijken dat de meeste betalingen na 'Dunning Level 2' binnenkomen, waardoor niveaus 3 en 4 weinig effect hebben en vooral kosten veroorzaken. Dit helpt bij het verbeteren van de timing en inhoud van incassoberichten.

Meet de intensiteit van incasso-inspanningen en is belangrijk voor het analyseren van de effectiviteit van de aanmaningsstrategie per fase.

Te vinden in modules voor incassobeheer of debiteurendata, vaak gekoppeld aan de klantrekening of specifieke vervallen documenten.

Het factuurbedrag is het totale bedrag dat aan de klant in rekening wordt gebracht en dat de klant naar verwachting betaalt. Dit is een belangrijk financieel gegeven voor elke factuurcase.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van financiële impact. Door procesmaatstaven aan het factuurbedrag te koppelen, kunnen organisaties hun incasso-inspanningen prioriteren. Zo kan uit de analyse blijken dat facturen met een hoge waarde langer op betaling wachten of vaker worden betwist. Het factuurbedrag helpt ook bij het berekenen van financiële KPI's zoals Days Sales Outstanding (DSO) en bij het bepalen van de waarde die vastzit in bottlenecks of afboekingen.

Belangrijk voor financiële analyses, het prioriteren van incasso voor facturen met een hoge waarde en het kwantificeren van de financiële impact van inefficiënte processen.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens van de debiteuren- of facturatiemodule van het bronsysteem.

De factuurstatus geeft de huidige toestand van een factuur in haar levenscyclus aan. De status verandert naarmate events plaatsvinden: van 'Open' bij aanmaak naar 'Overdue' als de factuur na de vervaldatum onbetaald is, en uiteindelijk naar 'Paid' of 'Written Off'.

Dit attribuut geeft een momentopname van de actuele situatie van de debiteuren. In een process mining-analyse helpt het om cases te categoriseren en de uitkomsten van verschillende procesvarianten te begrijpen. Door procesflows die leiden tot de status 'Disputed' te vergelijken met flows die leiden tot 'Paid', kunnen oorzaken van betalingsproblemen zichtbaar worden. Je kunt het ook gebruiken om actieve cases te filteren, zoals alle facturen met de status 'Overdue', en lopende incassoactiviteiten te analyseren.

Geeft een helder beeld van de huidige status van facturen. Zo kun je procesuitkomsten analyseren en cases in een specifieke fase, zoals 'Overdue' of 'Disputed', filteren.

Meestal beschikbaar als statusveld in de koptekst van het factuur- of debiteurendocument.

De klant-ID is de unieke code voor een specifieke klantrekening in het systeem. Hiermee koppel je een factuur aan de partij die juridisch verantwoordelijk is voor de betaling.

In een process mining-analyse is de klant-ID een belangrijke dimensie voor segmentatie. Analisten kunnen hiermee de procesprestaties van specifieke klanten of klantgroepen onderzoeken. Zo worden patronen zichtbaar, bijvoorbeeld welke klanten structureel te laat betalen, welke klanten de meeste geschillen starten en of bepaalde procesproblemen alleen een deel van het klantenbestand raken. Deze inzichten helpen om incassostrategieën gerichter te maken en klantrelaties te verbeteren.

Maakt gerichte segmentatie van procesdata mogelijk om klantgedrag te analyseren, probleemrekeningen te herkennen en incassostrategieën af te stemmen.

Beschikbaar in de koptekst van het factuurdocument of gekoppeld via klantstamgegevenstabellen in het financiële of verkoopsysteem.

De naam van de incassomedewerker identificeert de persoon of groep die een vervallen factuur beheert en incassoactiviteiten uitvoert. Dit kan een administratief medewerker, een gespecialiseerde incassomedewerker of een incassoteam zijn.

Met dit attribuut kun je prestaties van personen en teams analyseren. Door processen op naam van de incassomedewerker te filteren of te vergelijken, kunnen organisaties goede werkwijzen van sterke presteerders herkennen, opleidingsbehoeften vaststellen en de verdeling van het werk analyseren. Dit helpt om de menselijke kant van het incassoproces en de invloed daarvan op uitkomsten zoals betalingstermijnen en afboekingen te begrijpen.

Maakt analyse mogelijk van team- en individuele prestaties, werkverdeling en de effectiviteit van verschillende incassomedewerkers of strategieën.

Te vinden in debiteurentransacties, klantstamgegevens of specifieke modules voor incassobeheer. Dit kan overeenkomen met velden als 'Accounting Clerk' of 'User ID'.

De reden van het geschil legt vast waarom een klant weigert een factuur te betalen. Veelvoorkomende redenen zijn een onjuiste prijs, beschadigde goederen, verschillen in aantallen of ontbrekende documentatie. Deze informatie wordt meestal geregistreerd wanneer een formele geschilcase wordt geopend.

De reden van het geschil is een waardevol attribuut voor oorzaakanalyse. Door de frequentie van verschillende redenen te analyseren, kan een bedrijf structurele problemen buiten de incassoafdeling herkennen, bijvoorbeeld in verzending, factuurjuistheid of het invoeren van verkooporders. Process mining laat ook zien hoe verschillende geschilredenen de oplostijd en procesflow beïnvloeden. Daarmee kun je het geschilbeheer verbeteren.

Maakt oorzaakanalyse van betalingsvertragingen en geschillen mogelijk en helpt om problemen stroomopwaarts, bijvoorbeeld in facturatie, verzending of verkoop, te herkennen en op te lossen.

Opgeslagen in modules voor geschilbeheer, CRM-systemen of als reden in de factuur zelf of het debiteurendocument.

De vervaldatum is de datum waarop de betaling van een factuur ontvangen moet zijn om als tijdig te gelden. Deze datum wordt meestal berekend op basis van de aanmaakdatum van de factuur en de afgesproken betalingstermijn.

De vervaldatum is een belangrijke referentie voor prestatiemeting in het incassoproces. Je gebruikt deze datum om te bepalen of een betaling te laat is, aanmaningsprocedures te starten en ouderdomsrapportages te berekenen. In process mining wordt de vervaldatum gebruikt voor KPI's zoals het percentage tijdige betalingen en Days Sales Outstanding (DSO), en om de effectiviteit van incassoactiviteiten rond betalingstermijnen te analyseren.

Vormt de belangrijkste referentie voor het meten van tijdige betalingen en is nodig voor KPI's zoals DSO en tijdigheid van betalingen.

Te vinden in de factuurkopgegevens. Het kan een rechtstreeks veld zijn of worden afgeleid van de factuurdatum en betalingstermijnen.

De bedrijfscode is een identificatie van een organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandige onderneming of een afzonderlijk bedrijfsgebied vertegenwoordigt waarvoor financiële rapportages worden opgesteld. In een organisatie met meerdere entiteiten wordt elke transactie aan een specifieke bedrijfscode toegewezen.

Dit attribuut is belangrijk voor analyse op organisatieniveau. Je kunt procesprestaties vergelijken tussen juridische entiteiten, dochterondernemingen of bedrijfseenheden. Zulke vergelijkingen maken verschillen zichtbaar in procesefficiëntie, naleving van beleid en prestaties van incassomedewerkers. Zo kunnen organisaties goede werkwijzen delen en processen waar nodig standaardiseren.

Maakt procesvergelijking en prestatiebenchmarking mogelijk tussen juridische entiteiten, dochterondernemingen en bedrijfseenheden binnen een organisatie.

Een standaard organisatieveld op alle financiële documenten, waaronder facturen, binnen een ERP-systeem.

Betalingstermijnen beschrijven de voorwaarden van een verkoop, vooral de termijn waarbinnen betaald moet worden. Ze worden meestal weergegeven als een code of korte tekst, zoals 'Net 30' (betaling binnen 30 dagen) of '2/10 Net 30' (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders is het volledige bedrag binnen 30 dagen verschuldigd).

Dit attribuut geeft context bij de vervaldatum van de factuur en het betaalgedrag van klanten. Door het proces per betalingstermijn te analyseren, kun je zien of bepaalde voorwaarden samenhangen met meer te late betalingen of geschillen. Je kunt er ook de effectiviteit van kortingen voor vroeg betalen mee beoordelen en toekomstige onderhandelingen over betalingstermijnen onderbouwen, zodat de cashflow verbetert.

Geeft context bij vervaldata van facturen en maakt analyse mogelijk van de invloed van verschillende betalingsafspraken op tijdige betalingen en de totale cashflow.

Opgeslagen in klantstamgegevens of in de verkooporder- en factuurkop.

De factuurvaluta geeft de munteenheid aan, zoals USD, EUR of JPY, waarin de factuur is opgesteld en waarin de betaling wordt verwacht. Dit is vooral relevant voor internationaal actieve bedrijven.

Hoewel process mining zich vaak richt op procesflows en niet op financiële omrekeningen, is dit attribuut belangrijk voor een juiste interpretatie van het factuurbedrag. Je kunt de analyse filteren op een specifieke valuta of processen per valuta segmenteren om te zien of transacties in bepaalde valuta andere patronen volgen, bijvoorbeeld door vertragingen bij internationale betalingen of andere incassostrategieën in buitenlandse markten.

Geeft de nodige context bij het factuurbedrag en maakt segmentatie van de analyse per valuta mogelijk, wat relevant kan zijn voor internationaal actieve bedrijven.

Een standaardveld in de factuurkopgegevens.

Een klantsegment is een indeling waarbij klanten op basis van gedeelde kenmerken worden gegroepeerd. Segmenten kunnen worden bepaald door factoren zoals sector, bijvoorbeeld productie of retail, omvang, zoals grootbedrijf of mkb, geografische regio of strategische waarde, zoals goud, zilver of brons.

Met dit attribuut kun je het incassoproces gerichter en strategischer analyseren. Door procesprestaties tussen segmenten te vergelijken, zie je welke klantgroepen afwijkend betaalgedrag of specifieke problemen hebben. Internationale klanten kunnen bijvoorbeeld langere betalingstermijnen hebben door grensoverschrijdend bankverkeer. Deze inzichten helpen om per segment gerichte incassostrategieën en beleidsregels op te stellen, met betere efficiëntie en klanttevredenheid als resultaat.

Maakt vergelijkende analyse van verschillende klantgroepen mogelijk en helpt bij het ontwikkelen van gerichte incassostrategieën en beleidsregels.

Meestal te vinden in de klantstamgegevens van een CRM- of ERP-systeem.