Datatemplate voor creditmanagement en incasso

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het kredietbeheer- en incassoproces. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart. Voorbeelden zijn ‘Factuur naar klant verzonden’, ‘Herinnering verzonden’ en ‘Betaling aan factuur toegewezen’.

De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo ontdek je hoe het proces werkelijk verloopt, kun je het vergelijken met het ontworpen model en afwijkingen, herstelwerk en inefficiënte routes opsporen. Een hoge frequentie van de activiteit ‘Geschil geregistreerd’ kan bijvoorbeeld wijzen op problemen met de juistheid van facturen of de productkwaliteit.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Het vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk processtromen en verschillen te analyseren.

Afgeleid uit verschillende statuswijzigingen, transactiecodes of event logs in de financiële, verkoop- of incassomodules van het bronsysteem.

Het factuurnummer is een unieke alfanumerieke code die aan elk factuurdocument wordt toegekend. Het is de centrale verwijzing naar alle activiteiten en transacties voor die factuur, van aanmaak tot betaling of afboeking.

Bij process mining gebruik je het factuurnummer om alle bijbehorende gebeurtenissen, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Betaling ontvangen’ en ‘Geschil geregistreerd’, samen te voegen tot één procesinstantie of case. Zo kun je de volledige levenscyclus van een factuur visualiseren en analyseren. Door processen op factuurnummer te groeperen, kun je bottlenecks opsporen, doorlooptijden volgen en zien hoe de afhandeling per factuur verschilt.

Dit is de essentiële case-ID waarmee je alle bijbehorende gebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van de factuur reconstrueren en analyseren.

Meestal te vinden in de kopregel van een factuur of debiteurendocument in het financiële bronsysteem.

Het tijdstip van de gebeurtenis, oftewel de timestamp, geeft precies aan wanneer een activiteit in het proces plaatsvond. Hiermee bepaal je de chronologische volgorde van gebeurtenissen voor elke factuurcase. Deze data is nodig voor analyses op basis van tijd.

Bij process mining gebruik je het tijdstip van de gebeurtenis om belangrijke prestatiemaatstaven te berekenen, zoals de doorlooptijd tussen activiteiten, de totale duur van een case en het naleven van service level agreements. De tijd tussen ‘Factuur verzonden’ en ‘Betaling ontvangen’ heeft bijvoorbeeld direct invloed op de Days Sales Outstanding (DSO). Door timestamps te analyseren, kun je vertragingen opsporen, de efficiëntie van processtappen meten en bottlenecks aanwijzen.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, doorlooptijden en duur te berekenen en prestaties op basis van tijd te analyseren.

Meestal vastgelegd als aanmaakdatum van een document, boekingsdatum of timestamp in het systeemlogboek bij een transactie of statuswijziging.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan in welke applicatie of op welk platform de gebeurtenisdata oorspronkelijk is vastgelegd. In complexe IT-omgevingen kan één proces, zoals krediet tot betaling, meerdere systemen omvatten. Facturen worden bijvoorbeeld verwerkt in een ERP-systeem en aanmaningen in een apart incassoplatform.

Dit attribuut geeft inzicht in de technologische omgeving van het proces. Je kunt het gebruiken om data te controleren, procesverschillen per systeem op te sporen en integratieproblemen tussen platforms te onderzoeken. Zo kan uit een analyse blijken dat vertragingen steeds ontstaan wanneer werk wordt overgedragen tussen het ERP-systeem en de incassotool.

Geeft aan waar de data vandaan komt. Zo kun je procesverschillen tussen systemen beter begrijpen en de data controleren.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens de data-extractie (ETL) of staat in technische metadatavelden in de brontabellen.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald en in de process mining-omgeving is geladen. Het is een metadataveld dat aangeeft hoe actueel de geanalyseerde dataset is.

Het is belangrijk om te weten wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt, zodat analyses en dashboards de meest recente stand van het proces weergeven. De datum maakt duidelijk tot welk moment de data loopt. Dat is vooral relevant bij het volgen van lopende processen of KPI’s die bijna realtime worden bijgewerkt. Zo weet je hoe actueel de inzichten zijn.

Geeft aan hoe actueel de data is. Zo weet je hoe recent de analyse is en tot welk moment de data loopt.

Dit is meestal metadata die de ETL-tool of datapijplijn aanmaakt en opslaat wanneer de data wordt ingelezen.

Het aanmaningsniveau geeft aan hoever een achterstallige factuur is gevorderd in het formele incassotraject. Dit wordt vaak weergegeven met een nummer of code. ‘Niveau 1’ kan bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering zijn, terwijl ‘Niveau 4’ een laatste waarschuwing voor juridische stappen kan betekenen.

Door het aanmaningsniveau te analyseren, kun je de effectiviteit van de aanmaningsstrategie beoordelen. Process mining laat zien welke procesroutes tot hogere niveaus leiden en of die niveaus betalingen opleveren. Zo kan blijken dat de meeste betalingen na niveau 2 binnenkomen, waardoor niveau 3 en 4 weinig effect hebben en onnodige kosten veroorzaken. Daarmee kun je de timing en inhoud van aanmaningen verbeteren.

Meet hoe intensief er wordt geïncasseerd en is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie per fase te analyseren.

Te vinden in modules voor incassobeheer of debiteurendata, vaak gekoppeld aan de klantrekening of specifieke achterstallige documenten.

Het factuurbedrag is het totale bedrag dat aan de klant in rekening wordt gebracht en dat de klant naar verwachting betaalt. Dit is een belangrijk financieel gegeven voor elke factuurcase.

Met dit attribuut kun je de financiële impact analyseren. Door procesmaatstaven te vergelijken met het factuurbedrag, kun je incassoactiviteiten prioriteren. Zo kan uit een analyse blijken dat facturen met een hoog bedrag later worden betaald of vaker worden betwist. Je kunt er ook financiële KPI’s zoals Days Sales Outstanding (DSO) mee berekenen en bepalen welk bedrag vastzit in procesbottlenecks of afboekingen.

Belangrijk voor financiële analyses, het prioriteren van incasso voor facturen met hoge bedragen en het bepalen van de financiële impact van inefficiënte processen.

Een standaardveld in de factuurkop van de debiteuren- of factureringsmodule van het bronsysteem.

De factuurstatus geeft de huidige stand van een factuur in de levenscyclus aan. De status verandert naarmate gebeurtenissen plaatsvinden: van ‘Open’ bij aanmaak naar ‘Achterstallig’ als de factuur na de vervaldatum nog niet is betaald, en uiteindelijk naar ‘Betaald’ of ‘Afgeboekt’.

Dit attribuut geeft een momentopname van de debiteurenstand. Bij process mining kun je cases ermee indelen en de uitkomsten van verschillende procesvarianten vergelijken. Door bijvoorbeeld processtromen met de status ‘Betwist’ te vergelijken met die met de status ‘Betaald’, kun je oorzaken van betalingsproblemen opsporen. Je kunt ook filteren op actieve cases, zoals alle facturen die nu achterstallig zijn, om lopende incassoactiviteiten te analyseren.

Geeft een helder beeld van de huidige factuurstatus. Zo kun je procesuitkomsten analyseren en filteren op cases in een bepaalde fase, zoals ‘Achterstallig’ of ‘Betwist’.

Meestal beschikbaar als statusveld in de kop van de factuur of het debiteurendocument.

De klant-ID is de unieke code voor een klantrekening in het systeem. Hiermee koppel je een factuur aan de partij die juridisch verantwoordelijk is voor de betaling.

Bij process mining kun je de klant-ID gebruiken om de data op te splitsen en te analyseren. Zo kun je de procesprestaties voor specifieke klanten of klantgroepen bekijken. Dit kan patronen aan het licht brengen, zoals klanten die steeds te laat betalen, klanten die vaak bezwaar maken of inefficiënties die alleen een deel van het klantenbestand raken. Met deze inzichten kun je de incassostrategie afstemmen en klantrelaties verbeteren.

Maakt het mogelijk om procesdata per klant te analyseren, probleemrekeningen op te sporen en incassostrategieën af te stemmen.

Beschikbaar in de kop van het factuurdocument of gekoppeld via klantstamgegevenstabellen in het financiële of verkoopsysteem.

De naam van de incassomedewerker geeft aan welke persoon of groep een achterstallige factuur beheert en incassoactiviteiten uitvoert. Dit kan een administratief medewerker, een gespecialiseerde incassomedewerker of een incassoteam zijn.

Met dit attribuut kun je prestaties per persoon of team analyseren. Door processen op naam van de incassomedewerker te filteren of te vergelijken, kun je werkwijzen van goed presterende medewerkers herkennen, opleidingsbehoeften vaststellen en de werkverdeling analyseren. Zo krijg je zicht op de menselijke kant van het incassoproces en de invloed daarvan op betalingen en afboekingen.

Maakt het mogelijk om prestaties per team en medewerker, de werkverdeling en de effectiviteit van incassomedewerkers of -strategieën te analyseren.

Te vinden in debiteurentransacties, klantstamgegevens of specifieke modules voor incassobeheer. Dit kan overeenkomen met velden als ‘Administratief medewerker’ of ‘Gebruikers-ID’.

De reden van het geschil geeft aan waarom een klant weigert een factuur te betalen. Veelvoorkomende redenen zijn een onjuiste prijs, beschadigde goederen, een verschil in aantallen of ontbrekende documentatie. Deze informatie wordt meestal vastgelegd wanneer een formele geschilzaak wordt geopend.

Met de reden van het geschil kun je de oorzaken achterhalen. Door de verschillende redenen te analyseren, kan een bedrijf structurele problemen buiten de incassoafdeling opsporen, bijvoorbeeld bij verzending, facturering of het invoeren van verkooporders. Process mining laat ook zien hoe verschillende geschilredenen de afhandelingstijd en processtroom beïnvloeden. Zo kun je het geschilbeheer verbeteren.

Helpt de oorzaken van betalingsvertragingen en geschillen te achterhalen en problemen bij facturering, verzending of verkoop op te lossen.

Opgeslagen in modules voor geschillenbeheer, CRM-systemen of als reden op de factuur of het debiteurendocument zelf.

De vervaldatum is de datum waarop de betaling van een factuur binnen moet zijn om op tijd te zijn. Meestal wordt deze berekend op basis van de aanmaakdatum van de factuur en de afgesproken betalingstermijn.

Deze datum is een belangrijke maatstaf voor de prestaties van het incassoproces. Je gebruikt de vervaldatum om te bepalen of een betaling te laat is, aanmaningsprocedures te starten en ouderdomsrapportages te maken. Bij process mining kun je hiermee KPI’s berekenen, zoals het percentage betalingen op tijd en de Days Sales Outstanding (DSO). Ook kun je analyseren hoe effectief incassoactiviteiten zijn in relatie tot betalingstermijnen.

De belangrijkste maatstaf voor betalingen op tijd. Ook nodig om KPI’s zoals DSO en tijdige betaling te berekenen.

Te vinden in de factuurkop. Dit kan een rechtstreeks veld zijn of een datum die is afgeleid van de factuurdatum en betalingstermijn.

De bedrijfscode is een identificatiecode voor een organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandig bedrijf of een afzonderlijk bedrijfsgebied vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. In een organisatie met meerdere entiteiten wordt elke transactie aan een specifieke bedrijfscode toegewezen.

Met dit attribuut kun je processen op organisatieniveau analyseren. Je kunt procesprestaties vergelijken tussen juridische entiteiten, dochterondernemingen of bedrijfseenheden. Zo komen verschillen in procesefficiëntie, naleving van beleid en prestaties van incassomedewerkers aan het licht. De organisatie kan goede werkwijzen delen en processen waar nodig standaardiseren.

Maakt het mogelijk processen en prestaties te vergelijken tussen juridische entiteiten, dochterondernemingen en bedrijfseenheden binnen een organisatie.

Een standaard organisatieveld op financiële documenten, waaronder facturen, in een ERP-systeem.

Betalingstermijnen leggen de voorwaarden van een verkoop vast, vooral wanneer de betaling moet plaatsvinden. Ze worden meestal weergegeven als een code of korte tekst, zoals ‘Netto 30’ (betaling binnen 30 dagen) of ‘2/10 Netto 30’ (2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders moet het volledige bedrag binnen 30 dagen worden betaald).

Dit attribuut geeft belangrijke context bij de vervaldatum van een factuur en het betaalgedrag van klanten. Door het proces per betalingstermijn te analyseren, kun je zien of bepaalde voorwaarden samengaan met meer te late betalingen of geschillen. Je kunt ook beoordelen hoe effectief kortingen voor vroege betaling zijn en de uitkomsten gebruiken bij toekomstige onderhandelingen over betalingstermijnen. Zo kun je de cashflow verbeteren.

Geeft context bij de vervaldatum van facturen en maakt het mogelijk te analyseren hoe verschillende betalingsafspraken het percentage tijdige betalingen en de cashflow beïnvloeden.

Opgeslagen in de klantstamgegevens of in de kop van de verkooporder en factuur.

De factuurvaluta geeft aan in welke munteenheid, zoals USD, EUR of JPY, de factuur is opgesteld en de betaling wordt verwacht. Dit is vooral relevant voor internationaal opererende bedrijven.

Process mining richt zich vaak meer op processtromen dan op financiële omrekeningen, maar dit attribuut is belangrijk om het factuurbedrag goed te interpreteren. Je kunt de analyse filteren op een specifieke valuta of processen per valuta vergelijken. Zo zie je of transacties in bepaalde valuta andere patronen volgen, bijvoorbeeld door vertragingen bij internationale betalingen of andere incassostrategieën in buitenlandse markten.

Geeft de nodige context bij het factuurbedrag en maakt het mogelijk analyses per valuta uit te splitsen. Dat kan relevant zijn voor internationaal opererende bedrijven.

Een standaardveld in de kop van de factuur.

Een klantsegment groepeert klanten met vergelijkbare kenmerken. Je kunt segmenten indelen op basis van bijvoorbeeld branche, zoals productie of detailhandel, omvang, zoals grote bedrijven of mkb, geografische regio of strategische waarde, zoals goud, zilver of brons.

Met dit attribuut kun je het incassoproces gerichter analyseren. Door procesprestaties per segment te vergelijken, ontdek je of bepaalde klantgroepen ander betaalgedrag vertonen of met specifieke problemen te maken hebben. Internationale klanten kunnen bijvoorbeeld langere betalingstermijnen hebben door grensoverschrijdende bankverwerking. Met deze inzichten kun je de incassostrategie en het beleid per segment afstemmen en zo de efficiëntie en klanttevredenheid verbeteren.

Maakt het mogelijk klantgroepen met elkaar te vergelijken en gerichte incassostrategieën en beleidsregels op te stellen.

Meestal te vinden in de klantstamgegevens van een CRM- of ERP-systeem.