Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Deze datatemplate helpt je bij het opzetten van je analyse voor Purchase to Pay - Factuurverwerking. Je ziet welke data-attributen je moet verzamelen, welke activiteiten je moet volgen en hoe je de data kunt extraheren. Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden op process mining.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Extractiegids voor SAP S/4HANA
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van Purchase to Pay - factuurverwerking.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van het leveranciersfactuurdocument, die als primaire case-identificatie voor het proces dient.
Beschrijving

Het factuurnummer is de unieke identificatie die aan elke leveranciersfactuur in SAP S/4HANA wordt toegewezen. Het koppelt alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaken, parkeren, goedkeuren en betalen, aan één samenhangende procesinstantie.

In process mining is dit attribuut essentieel om het end-to-end-verloop van elke factuur te volgen. Hiermee kun je de volledige procesflow reconstrueren, van ontvangst tot de uiteindelijke betaling, en doorlooptijden, bottlenecks en procesvariaties op factuurniveau analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel om alle gerelateerde gebeurtenissen te koppelen en zo het volledige verloop van de levenscyclus van een factuur in het systeem te volgen.

Waar je het vindt

Dit is het boekhoudkundige documentnummer in tabel BKPF, veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000132
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een specifiek moment voor een factuur plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of statuswijziging binnen de levenscyclus van de factuurverwerking. Voorbeelden zijn 'Factuurdocument aangemaakt', 'Factuur ter goedkeuring verzonden', 'Betalingsblokkering ingesteld' en 'Betaling uitgevoerd'.

Dit attribuut is belangrijk voor het opbouwen van de proceskaart, die de activiteitenflow visueel weergeeft. Door de volgorde, frequentie en duur tussen deze activiteiten te analyseren, kun je bottlenecks, herstelrondes en procesvariaties die niet aan de compliance-eisen voldoen identificeren. Het vormt de basis van elke process-mininganalyse.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de stappen in het proces, zodat je proceskaarten kunt visualiseren en procesflows en variaties kunt analyseren.

Waar je het vindt

Afgeleid uit een combinatie van SAP-transactiecodes (SY-TCODE), statussen van wijzigingsdocumentobjecten (CDHDR/CDPOS) en specifieke veldwaarden die statuswijzigingen aangeven.

Voorbeelden
Factuur geparkeerdFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp die precies vastlegt wanneer een specifieke activiteit plaatsvond. Deze data is essentieel voor het berekenen van duur, doorlooptijden en wachttijden tussen verschillende processtappen.

Bij process-mininganalyse worden nauwkeurige timestamps gebruikt om prestatie-KPI's te meten, zoals 'Gemiddelde doorlooptijd van facturen' en 'Doorlooptijd van factuurgoedkeuring'. Door de verstreken tijd tussen activiteiten te analyseren, kunnen organisaties bottlenecks opsporen waar facturen vertraging oplopen en mogelijkheden voor versnelling vinden.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdgebaseerde analyses, waaronder prestatiemonitoring, het identificeren van bottlenecks en SLA-tracking.

Waar je het vindt

Meestal afkomstig uit de wijzigingsdocumenttabellen CDHDR (kop) en CDPOS (post), met gebruik van de velden UDATE en UTIME. Voor sommige gebeurtenissen kan de bron bestaan uit aanmaak- of invoerdata in tabellen zoals BKPF (CPUDT, CPUTM).

Voorbeelden
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandige onderneming vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer is een fundamentele organisatie-eenheid in SAP Finance. Elke factuur wordt aan een specifiek bedrijfsnummer toegewezen, dat bepaalt welke juridische entiteit verantwoordelijk is voor de transactie.

In process mining is filteren of vergelijken op bedrijfsnummer belangrijk om procesprestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen, juridische entiteiten of landen te analyseren. Hiermee kun je regionale verschillen in efficiëntie, compliance en automatiseringsniveau vaststellen en gerichte verbeteracties ondersteunen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van de factuurverwerking binnen verschillende juridische entiteiten of geografische locaties in de organisatie segmenteren en vergelijken.

Waar je het vindt

Dit is een standaardveld in de documentkoptabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
1000US01DE01
Betalingsvervaldatum
PaymentDueDate
De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om achterstand te voorkomen.
Beschrijving

De betalingsvervaldatum is de berekende datum waarop de betaling aan de leverancier verschuldigd is, op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Deze datum vormt een belangrijke deadline in het proces.

Dit attribuut is essentieel voor de KPI 'Percentage tijdige betalingen' en het dashboard 'Betalingsprestaties per leverancier'. Door de werkelijke betalingsdatum met de vervaldatum te vergelijken, kan een bedrijf meten in hoeverre het aan betalingsverplichtingen voldoet. Dat heeft invloed op leveranciersrelaties en de financiële reputatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor het meten van tijdige betalingen. Dat is belangrijk voor goede leveranciersrelaties en om kosten voor te late betaling te voorkomen.

Waar je het vindt

Deze datum is vaak rechtstreeks beschikbaar op de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZFBDT (basisdatum voor de berekening van de vervaldatum). De netto vervaldatum wordt berekend op basis van deze basisdatum en de betalingsvoorwaarden.

Voorbeelden
2023-05-302023-06-152023-07-01
Documenttype
DocumentType
Een code waarmee verschillende soorten boekhoudkundige documenten worden geclassificeerd, zoals leveranciersfacturen of creditnota's.
Beschrijving

Het documenttype wordt in SAP gebruikt om verschillende bedrijfstransacties van elkaar te onderscheiden. Zo staat 'KR' meestal voor een standaardleveranciersfactuur en 'KG' mogelijk voor een leverancierscreditnota.

Door op documenttype te analyseren, kun je het proces segmenteren en begrijpen hoe verschillende transactietypen worden afgehandeld. Het proces voor een creditnota kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een standaardfactuur. Deze segmentatie levert nauwkeurigere en relevantere procesinzichten op.

Waarom dit belangrijk is

Het helpt verschillende soorten financiële transacties van elkaar te onderscheiden, zoals standaardfacturen en creditnota's, die vaak verschillende procespaden volgen.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentkoptabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Factuurbedrag
AmountInCompanyCodeCurrency
Het totale brutobedrag van de factuur in de lokale valuta van het bedrijfsnummer.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale waarde van de factuur. Het is een belangrijke maatstaf om de financiële impact en omvang van de factuurverwerking te begrijpen.

Door factuurbedragen te analyseren, kun je facturen met een hoge waarde prioriteit geven voor snellere verwerking, uitgaventrends herkennen en procesproblemen koppelen aan financiële waarde. Zo kun je onderzoeken of facturen met een hoge waarde vaker worden geblokkeerd of langere goedkeuringstijden hebben.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces, zodat je kunt analyseren op basis van geldwaarde, bijvoorbeeld om vast te stellen of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt.

Waar je het vindt

Deze waarde wordt meestal afgeleid uit de som van de relevante posten in tabel BSEG, veld WRBTR (bedrag in lokale valuta).

Voorbeelden
1500.75125000.00850.20
Gebruikersnaam
UserName
De SAP-gebruikers-ID van de persoon of het systeem dat de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de gebruiker die een specifieke transactie heeft uitgevoerd of een document heeft aangemaakt. Het kan de gebruikers-ID van een persoon zijn of een systeem-ID voor geautomatiseerde batchtaken.

Analyse per gebruiker helpt om de werkverdeling te begrijpen, opleidingsbehoeften vast te stellen en afwijkend gebruikersgedrag te signaleren. Zo kun je zien welke gebruikers vaak uitzonderingen afhandelen of welke facturen automatisch worden verwerkt, bijvoorbeeld door gebruiker 'BATCHUSER'. Dat is belangrijk voor het berekenen van de KPI 'Automatiseringsgraad van facturen'.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers of systeemaccounts, zodat je werkbelasting en prestaties kunt analyseren en automatisering kunt herkennen.

Waar je het vindt

Afkomstig uit velden zoals BKPF-USNAM (ingevoerd door) of CDHDR-USERNAME (gewijzigd door).

Voorbeelden
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Inkooporder
PurchasingDocument
Het nummer van de inkooporder waaraan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Het nummer van het inkoopdocument koppelt de leveranciersfactuur aan de oorspronkelijke inkooporder (PO). Deze koppeling is de basis voor het three-way-matchproces, waarbij de factuur wordt gecontroleerd tegen de inkooporder en de goederenontvangst.

Door op dit attribuut te analyseren, krijg je inzicht in problemen met facturen met of zonder inkooporder. Het is belangrijk voor het onderzoeken van matchingsverschillen en het beoordelen van de efficiëntie van het inkoopdeel van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dat is belangrijk voor het analyseren van matchingsverschillen en naleving van de PO.

Waar je het vindt

Deze informatie staat meestal in de documentsegmenttabel BSEG, veld EBELN (nummer van het inkoopdocument).

Voorbeelden
450000123445000056784500009012
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Het leveranciersnummer identificeert de leverancier of crediteur die bij de factuur hoort. Het koppelt de factuurtransactie aan de stamgegevens van de leverancier.

Dit attribuut is belangrijk voor leveranciersgerichte analyses, zoals het beoordelen van 'Betalingsprestaties per leverancier' of het identificeren van leveranciers die vaak problematische facturen indienen die tot uitzonderingen of betalingsblokkeringen leiden. Het helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per leverancier mogelijk, zodat je patronen kunt herkennen, relaties kunt beheren en leveranciersgerelateerde problemen kunt beoordelen.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in de segmenttabel van het boekhoudkundige document BSEG, veld LIFNR.

Voorbeelden
100345700012V9832
Reden betalingsblokkering
PaymentBlockReason
Een code die aangeeft waarom een factuur niet kan worden betaald.
Beschrijving

Wanneer een factuur voor betaling is geblokkeerd, geeft dit attribuut de specifieke reden voor de blokkering, zoals 'Hoeveelheidsverschil' of 'Prijsverschil'. Deze redenen zijn in SAP geconfigureerd om de afhandeling van uitzonderingen te standaardiseren.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Voorkomen en duur van betalingsblokkeringen'. Door de frequentie van verschillende blokkeringsredenen te analyseren, kun je de grondoorzaken van betalingsvertragingen vaststellen, zoals problemen met specifieke leveranciers, materialen of interne processen. Zo kun je gerichte corrigerende acties nemen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de specifieke grondoorzaak van betalingsblokkeringen, zodat je gericht kunt analyseren hoe vertragingen kunnen worden verminderd en verwerking in één keer goed kan verlopen.

Waar je het vindt

Te vinden op de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZLSPR (Payment Block Key).

Voorbeelden
RIA
Aantal goedkeuringsrondes
ApprovalCycleCount
Het aantal keer dat een factuur ter goedkeuring is verzonden.
Beschrijving

Deze maatstaf telt hoe vaak de activiteit 'Factuur ter goedkeuring verzonden' voor één factuur voorkomt. Een aantal hoger dan één betekent dat de factuur minstens één keer is afgewezen of teruggestuurd en een nieuwe goedkeuringsronde nodig had.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage goedkeuring in één keer'. Door facturen met veel goedkeuringsrondes te analyseren, kunnen organisaties redenen voor mislukte goedkeuringen vaststellen, zoals ontbrekende informatie of onjuiste codering, en het proces verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Kwantificeert herstelwerk binnen het goedkeuringssubproces, zodat je het percentage in één keer goed kunt meten en redenen voor afgewezen goedkeuringen kunt vaststellen.

Waar je het vindt

Berekend door voor elk uniek InvoiceNumber het aantal keer te tellen dat de activiteit 'Factuur ter goedkeuring verzonden' voorkomt.

Voorbeelden
123
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De code die de met de leverancier afgesproken betalingsvoorwaarden vastlegt, zoals vervaldatums en kortingsperioden.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden definiëren de regels voor het betalen van een factuur, inclusief eventuele kortingen voor vroeg betalen. 'Z030' kan bijvoorbeeld betekenen: 'Netto binnen 30 dagen betalen'.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële planning en het optimaliseren van werkkapitaal. In process mining wordt het gebruikt om de 'Betalingsvervaldatum' te berekenen en te bepalen of een factuur in aanmerking komt voor vroegbetalingskorting. Daarmee ondersteunt het rechtstreeks de KPI 'Percentage benutting vroegbetalingskorting'.

Waarom dit belangrijk is

Definieert de regels voor betalingsvervaldatums en kortingen en heeft daarmee rechtstreeks invloed op KPI's voor tijdige betalingen en het beheer van werkkapitaal.

Waar je het vindt

Te vinden op de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZTERM (sleutel voor betalingsvoorwaarden).

Voorbeelden
0001Z030NT60
Factuurdatum
InvoiceDate
De datum waarop de leverancier het factuurdocument heeft uitgegeven.
Beschrijving

De factuurdatum, ook wel documentdatum genoemd, is de datum die de leverancier op de factuur vermeldt. Deze datum wordt gebruikt als startpunt voor het berekenen van de betalingsvervaldatum op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden.

Bij analyses is deze datum belangrijk voor financiële berekeningen, zoals het bepalen van de ouderdom van facturen en het vaststellen of een factuur in aanmerking komt voor vroegbetalingskorting. Het is een belangrijke invoer voor de KPI 'Percentage benutting vroegbetalingskorting'.

Waarom dit belangrijk is

Dient als basis voor het berekenen van betalingsvoorwaarden en vervaldatums. Dat is belangrijk voor het beheer van werkkapitaal en het benutten van kortingen.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentkoptabel BKPF, veld BLDAT (documentdatum).

Voorbeelden
2023-04-122023-05-152023-06-20
ID van bronsysteem
SourceSystemId
De identificatie van het SAP S/4HANA-bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het bronsysteem aan, bijvoorbeeld 'S4H_PROD' of 'ERP_EU'. Het is vooral belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-instanties of een combinatie van oudere en moderne systemen.

Voor analyses kun je hiermee de procesprestaties tussen verschillende systemen of regio's vergelijken. Het zorgt voor inzicht in de herkomst van de data en is belangrijk voor datagovernance en probleemoplossing wanneer data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd in één centraal process-miningplatform.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en voor het vergelijken van processen tussen verschillende systemen of bedrijfslocaties.

Waar je het vindt

Deze waarde wordt meestal afgeleid van de SAP-systeem-ID (sy-sysid) tijdens de data-extractie of als statische waarde in de ETL-pipeline geconfigureerd.

Voorbeelden
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of een activiteit door een geautomatiseerde systeemgebruiker is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als de gebruiker die aan een activiteit is gekoppeld een bekend systeem- of batchaccount is, zoals 'WF-BATCH' of 'SAP_SYSTEM'. Hiermee kun je handmatige en geautomatiseerde processtappen van elkaar onderscheiden.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI 'Automatiseringsgraad van facturen'. Door te analyseren welke delen van het proces geautomatiseerd zijn, kunnen organisaties het succes van automatiseringsinitiatieven meten en verdere mogelijkheden vinden om handmatig werk te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen handmatige en systeemgestuurde activiteiten. Dat is belangrijk voor het meten van automatiseringspercentages en het vinden van mogelijkheden voor verdere automatisering.

Waar je het vindt

Afgeleid van het attribuut UserName. Met een mapping of regel worden specifieke gebruikers-ID's als 'geautomatiseerd' geclassificeerd.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een vlag die aangeeft of een factuur herstelactiviteiten heeft doorlopen, zoals een afgewezen goedkeuring of een verwijderde betalingsblokkering.
Beschrijving

Dit attribuut markeert facturen die één of meer herstelrondes hebben doorlopen. Herstelwerk wordt herkend aan specifieke reeksen activiteiten, bijvoorbeeld 'Factuur goedgekeurd' na 'Factuur afgewezen' of 'Betalingsblokkering verwijderd' na 'Betalingsblokkering ingesteld'.

Dit attribuut vereenvoudigt de berekening van de KPI 'Percentage facturen met herstelwerk'. Analisten kunnen cases met herstelwerk eenvoudig isoleren en onderzoeken om de grondoorzaken van inefficiëntie en herhaald handmatig werk te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert inefficiënte procesflows waarin werk opnieuw moet worden uitgevoerd. Zo kun je verspilling kwantificeren en de grondoorzaken van procesuitzonderingen vaststellen.

Waar je het vindt

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten in het event log. Als 'Factuur afgewezen' bijvoorbeeld in de trace van een factuur voorkomt, wordt deze vlag op waar gezet.

Voorbeelden
truefalse
Nr. clearingdocument.
ClearingDocumentNumber
Het documentnummer waarmee de factuur wordt vereffend, meestal het betalingsdocument.
Beschrijving

Het nummer van het vereffeningsdocument koppelt een open factuurpost aan de transactie waarmee deze wordt vereffend. Dat is vrijwel altijd het betalingsdocument. Hiermee wordt bevestigd dat de factuur is betaald.

Dit attribuut vormt de definitieve koppeling tussen een factuur en de betaling ervan. Het wordt gebruikt om de activiteit 'Betaling uitgevoerd' en de bijbehorende timestamp te identificeren. Dat is essentieel voor het berekenen van de end-to-end-doorlooptijd en het percentage tijdige betalingen.

Waarom dit belangrijk is

Bevestigt dat een factuur is betaald en koppelt deze aan de specifieke betalingstransactie. Dat is belangrijk voor analyses van doorlooptijd en betalingsprestaties.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentsegmenttabel BSEG, veld AUGBL (nummer van het vereffeningsdocument).

Voorbeelden
150000000115000000231500000088
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
Een vlag die waar is als de factuur op of vóór de betalingsvervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut ontstaat door de werkelijke betalingsdatum, de timestamp van de activiteit 'Betaling uitgevoerd', te vergelijken met de 'Betalingsvervaldatum'. Het geeft voor elke factuur een duidelijke binaire uitkomst over de betalingsstatus.

Dit is de kernberekening voor de KPI 'Percentage tijdige betalingen'. Je kunt hiermee eenvoudig filteren en analyseren welke kenmerken te late betalingen hebben, zoals veelvoorkomende leveranciers, bedrijfsnummers of factuurbedragen die met vertraging samenhangen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks in hoeverre de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dat is een belangrijke KPI voor het beheer van leveranciersrelaties en de financiële bedrijfsvoering.

Waar je het vindt

Berekend door de EventTime van de activiteit 'Betaling uitgevoerd' te vergelijken met het attribuut PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Voorbeelden
truefalse
Reden terugdraaiing
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een factuurdocument is teruggedraaid.
Beschrijving

Als een factuur onjuist is geboekt, wordt deze vaak teruggedraaid. De code voor de reden van terugdraaiing legt uit waarom dit is gebeurd, bijvoorbeeld 'Onjuiste boekingsdatum' of 'Invoerfout'.

Door redenen voor terugdraaiingen te analyseren, kun je patronen in fouten tijdens het boeken van facturen herkennen. Deze inzichten kun je gebruiken om opleidingen te verbeteren, systeemcontroles aan te scherpen of terugkerende problemen aan te pakken die leiden tot financieel herstelwerk en extra administratieve lasten.

Waarom dit belangrijk is

Legt uit waarom facturen zijn geannuleerd en geeft daarmee rechtstreeks inzicht in de oorzaken van fouten en herstelwerk in het boekingsproces.

Waar je het vindt

Te vinden in de kop van het oorspronkelijke document in tabel BKPF, veld STGRD (reden terugdraaiing).

Voorbeelden
010205
Timestamp van extractie
ExtractionTimestamp
De datum en tijd waarop de data uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de timestamp van de data-extractie. Het geeft aan hoe actueel de data in de process-miningtool is.

Bij analyses wordt dit gebruikt om de actualiteit van de gegenereerde inzichten te bepalen. Het is belangrijk voor dashboards voor operationele monitoring, zodat beslissingen op actuele informatie zijn gebaseerd en data-verversingscycli goed kunnen worden beheerd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat analyses en rapportages op de meest recente beschikbare informatie zijn gebaseerd.

Waar je het vindt

Dit is geen SAP-veld. Het wordt tijdens het ophalen van de data gegenereerd en toegevoegd door de data-extractietool of het ETL-proces.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling uitgevoerd
Dit is de laatste activiteit in het standaardproces. De betaling wordt uitgevoerd en de factuur wordt vereffend. Dit betekent dat het geld aan de leverancier is uitbetaald.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de levenscyclus van de P2P-factuur. Dit is essentieel voor het berekenen van de totale end-to-end-doorlooptijd en voor het meten van tijdige betalingen ten opzichte van de vervaldatum.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de informatie over het vereffeningsdocument op de leverancierspost. De vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) en het vereffeningsdocument (BSEG-AUGBL) geven aan dat de betaling is uitgevoerd.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) van de vereffende leverancierspost.

Eventtype explicit
Factuur geboekt
Dit is een belangrijke financiële gebeurtenis waarbij de geparkeerde of goedgekeurde factuur formeel in het grootboek wordt geboekt. Hiermee wordt de verplichting aan de leverancier erkend.
Waarom dit belangrijk is

Het boeken is een belangrijk mijlpaal die gegevensinvoer en goedkeuring scheidt van de financiële afwikkeling. De tijd tussen het aanmaken en boeken van de factuur is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt bepaald aan de hand van de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) in de documentkop. Bij documenten die eerst worden geparkeerd, vormt de overgang naar de status geboekt de timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Gebruik de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) als timestamp van de gebeurtenis.

Eventtype explicit
Factuur goedgekeurd
Deze activiteit betekent dat de factuur door de aangewezen bevoegde persoon is goedgekeurd. Je legt dit vast wanneer de goedkeuringsworkflow succesvol wordt afgerond of wanneer een vrijgave-indicator wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment waarop de betalingsblokkade van de factuur wordt opgeheven. Vertraging bij goedkeuringen is een veelvoorkomend knelpunt. Door deze activiteit te volgen, zie je welke goedkeurders of processtappen vertraging veroorzaken.

Waar je het vindt

Je kunt dit afleiden uit de laatste vrijgavestap in een SAP-workflow of door wijzigingen in vrijgavestatusvelden te volgen in tabellen die aan de factuur of het inkoopdocument zijn gekoppeld.

Vastleggen

Leid dit af uit gebeurtenissen die het einde van de workflow aangeven of uit wijzigingen in het vrijgavestatusveld van een document.

Eventtype inferred
Factuur teruggedraaid
Een activiteit die het terugdraaien van een eerder geboekt factuurdocument weergeeft. Dit is een eindgebeurtenis voor een onjuiste factuur, die daarna vaak opnieuw en correct wordt ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Terugdraaiingen wijzen op belangrijke fouten die eerder in het proces niet zijn ontdekt. Het is belangrijk om de frequentie en grondoorzaken ervan te volgen om het proces te verbeteren en financiële onjuistheden te verminderen.

Waar je het vindt

Een terugdraaiing wordt vastgesteld wanneer een terugdraaidocument wordt aangemaakt. In de oorspronkelijke documentkop staat het nummer van het terugdraaidocument (BKPF-STBLG) en omgekeerd. De boekingsdatum van het terugdraaidocument is het tijdstip van de gebeurtenis.

Vastleggen

Identificeer documenten met een waarde in het veld BKPF-STBLG en gebruik de boekingsdatum van het terugdraaidocument.

Eventtype explicit
Factuurdocument aangemaakt
Dit is de eerste gebeurtenis, die het aanmaken van een factuurdocument in SAP markeert. Je kunt deze vastleggen wanneer een gebruiker een nieuw factuurdocument opslaat, bijvoorbeeld in de status parked of pre-posted.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de start van de levenscyclus van de factuurverwerking. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen te analyseren, kun je de totale doorlooptijd van de verwerking meten.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum en -tijd (CPUDT, CPUTM) in de documentkop, meestal in BKPF of RBKP voor logistieke facturen. De transact code (BKPF-TCODE), zoals FB60, MIRO of MIR7, geeft aan hoe het document is aangemaakt.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM voor het factuurdocument.

Eventtype explicit
Betaling te laat uitgevoerd
Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer de betaling van een factuur na de berekende vervaldatum wordt uitgevoerd. De gebeurtenis wordt afgeleid door twee datumvelden met elkaar te vergelijken.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit ondersteunt KPI's voor tijdige betalingen en helpt leveranciers of bedrijfsonderdelen te identificeren die vaak te laat betalen. Dat kan de relatie met leveranciers schaden en tot boetes leiden.

Waar je het vindt

Dit wordt berekend door de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) te vergelijken met de netto vervaldatum. De vervaldatum wordt zelf berekend op basis van de basisdatum (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Vastleggen

Leid dit af door BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + aantal dagen volgens de betalingsvoorwaarden) te vergelijken.

Eventtype calculated
Betalingsblokkade ingesteld
Dit is een activiteit waarbij bewust een blokkade op een factuur wordt geplaatst om betaling te voorkomen. Vaak komt dit door een verschil in prijs of hoeveelheid of door een openstaande creditnota.
Waarom dit belangrijk is

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van late betalingen en geschillen met leveranciers. Door de frequentie, duur en redenen van blokkades te analyseren, kun je het percentage tijdige betalingen verbeteren.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) van de factuurregel te volgen. De wijzigingslogs in CDHDR en CDPOS bevatten de timestamp en gebruiker van het moment waarop de blokkade is ingesteld.

Vastleggen

Identificeer wanneer het veld BSEG-ZLSPR via wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) wordt gevuld.

Eventtype explicit
Betalingsblokkade verwijderd
Dit staat voor het oplossen van een probleem waarbij een eerder ingestelde betalingsblokkade wordt verwijderd. De factuur komt daardoor weer in aanmerking voor betaling.
Waarom dit belangrijk is

De tijd tussen het instellen en verwijderen van een blokkering is de oplostijd van een procesuitzondering. Deze duur verkorten is belangrijk om de efficiëntie en de relatie met leveranciers te verbeteren.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) wordt gewist. Deze wijziging wordt geregistreerd in de tabellen CDHDR en CDPOS, die een timestamp voor het verwijderen bevatten.

Vastleggen

Bepaal via wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) wanneer het veld BSEG-ZLSPR wordt gewist.

Eventtype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun. Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit geeft aan dat de betaling gepland is. Vertragingen tussen deze stap en de uiteindelijke uitvoering van de betaling kunnen wijzen op problemen met het betalingsrunproces, goedkeuringen of de communicatie met de bank.

Waar je het vindt

Je vindt dit in de tabellen van de betalingsrun, met name REGUP. Deze tabel bevat de posten die in een betalingsvoorstel zijn opgenomen. De uitvoerdatum in de bijbehorende tabel REGUH levert de timestamp.

Vastleggen

Bepaal wanneer een factuur in de tabel REGUP verschijnt vanuit een run voor een betalingsvoorstel.

Eventtype explicit
Factuur afgewezen
Dit staat voor de afwijzing van een factuur tijdens het goedkeuringsproces. Deze gebeurtenis start herstelwerk, waarbij de factuur moet worden gecorrigeerd en opnieuw ingediend.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen van facturen zijn een belangrijke aanwijzing voor inefficiënte processen en problemen met datakwaliteit. Door de frequentie en redenen van afwijzingen te analyseren, vind je mogelijkheden voor verbetering en training.

Waar je het vindt

Je kunt dit afleiden uit specifieke statusupdates in een SAP-workflow, zoals de status 'rejected', of uit gebeurtenissen die de huidige goedkeuringsworkflow annuleren en de factuur terugsturen naar de verwerker.

Vastleggen

Leid dit af uit workflowstatuswijzigingen die op afwijzing wijzen.

Eventtype inferred
Factuur geparkeerd
Dit is een factuur die in het systeem is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Parkeren wordt gebruikt om onvolledige facturen op te slaan of ze later te beoordelen voordat ze worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren betekent dat het proces bewust wordt onderbroken. Door de duur en frequentie van geparkeerde facturen te volgen, zie je waarom vertraging ontstaat voordat de formele boekings- en goedkeuringscyclus begint.

Waar je het vindt

Je kunt dit herkennen aan documenten die via parkeertransacties zijn aangemaakt, zoals MIR7 en FV60, of door specifieke statusvelden in de BKPF-tabel of speciale tabellen voor geparkeerde documenten, zoals VBKPF, te controleren.

Vastleggen

Identificeer documenten die via parkeertransacties zijn aangemaakt of controleer of de status van het document op parked staat.

Eventtype explicit
Factuur ter goedkeuring verzonden
Deze activiteit markeert de start van een formele goedkeuringsworkflow voor de factuur. Vaak kun je dit afleiden wanneer de status van de factuur verandert in 'pending approval' of wanneer een workflowitem wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de goedkeuring. Het is belangrijk om te weten wanneer goedkeuringen beginnen, zodat je knelpunten in de goedkeuringsworkflow zelf kunt vinden.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal afgeleid uit de start van een SAP Business Workflow, vastgelegd in de tabel SWW_WI2OBJ en gekoppeld aan het factuurobject, bijvoorbeeld BUS2081, of uit een wijziging in een aangepast statusveld van de documentkop.

Vastleggen

Leid dit af uit het aanmaken van een workflowitem dat aan het factuurdocument is gekoppeld.

Eventtype inferred
Factuurdata bijgewerkt
Deze activiteit geeft een wijziging weer die na het aanmaken van het factuurdocument is uitgevoerd. Dit gebeurt vaak tijdens herstelrondes na een afwijzing of om fouten te corrigeren.
Waarom dit belangrijk is

Veelvuldige updates wijzen op herstelwerk en mogelijke problemen met datakwaliteit bij de invoer. Door deze wijzigingen te volgen, kun je de inspanning voor correcties meten en veelvoorkomende fouten vinden.

Waar je het vindt

Wijzigingen in belangrijke velden worden vastgelegd in de wijzigingsdocumenttabellen van SAP: CDHDR voor de kop en CDPOS voor de items. Je kunt gebeurtenissen genereren door te filteren op wijzigingen aan het relevante factuurobject.

Vastleggen

Extraheer wijzigingsgebeurtenissen uit de tabellen CDHDR en CDPOS voor het factuurobject.

Eventtype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Begin vandaag met het verbeteren van je factuurverwerking. Deze template is je eerste stap naar betere processen en meer efficiëntie.

Optimaliseer P2P-factuurverwerking in SAP S/4HANA

Vind bottlenecks en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar.