Datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

SAP S/4HANA
Datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Deze datatemplate helpt je bij het opzetten van een analyse van Purchase to Pay - Factuurverwerking. Je vindt hierin de belangrijkste datavelden om te verzamelen, de activiteiten om te volgen en praktische aanwijzingen voor data-extractie. Gebruik de template om de data voor process mining goed voor te bereiden.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Aanwijzingen voor data-extractie uit SAP S/4HANA

Attributen voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log van een volledige analyse van Purchase to Pay - Factuurverwerking.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van het leveranciersfactuurdocument. Dit is de primaire case-ID voor het proces.
Beschrijving

Het factuurnummer is de unieke identificatie die SAP S/4HANA aan elke leveranciersfactuur toekent. Het verbindt alle bijbehorende activiteiten, zoals aanmaken, parkeren, goedkeuren en betalen, tot één samenhangende procesinstantie.

Bij process mining is dit attribuut onmisbaar om het volledige traject van elke factuur te volgen. Je kunt er het hele proces mee reconstrueren, van ontvangst tot betaling. Zo kun je doorlooptijden, bottlenecks en procesvarianten per factuur analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je alle bijbehorende gebeurtenissen aan elkaar koppelt en de volledige levenscyclus van een factuur in het systeem kunt volgen.

Waar vind je dit?

Dit is het boekingsdocumentnummer in tabel BKPF, veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000132
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een bepaald moment voor een factuur plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of statuswijziging in de verwerking van een factuur. Voorbeelden zijn ‘Factuurdocument aangemaakt’, ‘Factuur ter goedkeuring verzonden’, ‘Betalingsblokkade ingesteld’ en ‘Betaling uitgevoerd’.

Dit attribuut vormt de basis voor de proceskaart, die de activiteitenstroom visueel weergeeft. Door de volgorde, frequentie en tijd tussen activiteiten te analyseren, kun je bottlenecks, herstelwerk en afwijkingen van het afgesproken proces vinden. Het vormt de basis van elke process mining-analyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen. Daarmee kun je proceskaarten weergeven en processtromen en varianten analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een combinatie van SAP-transactiecodes (SY-TCODE), statussen van wijzigingsdocumentobjecten (CDHDR/CDPOS) en specifieke veldwaarden die statuswijzigingen aangeven.

Voorbeelden
Factuur geparkeerdFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp die precies vastlegt wanneer een activiteit plaatsvond. Deze data is nodig om de duur, doorlooptijden en wachttijden tussen processtappen te berekenen.

Bij process mining gebruik je nauwkeurige timestamps om KPI’s zoals ‘Gemiddelde doorlooptijd van facturen’ en ‘Doorlooptijd van factuurgoedkeuring’ te meten. Door de tijd tussen activiteiten te analyseren, kunnen organisaties bottlenecks vinden waar facturen vertraging oplopen en mogelijkheden zien om het proces te versnellen.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses, zoals prestatiemonitoring, het vinden van bottlenecks en het volgen van SLA’s.

Waar vind je dit?

Meestal afkomstig uit de wijzigingsdocumenttabellen CDHDR (kop) en CDPOS (post), met de velden UDATE en UTIME. Voor sommige gebeurtenissen komen de gegevens uit aanmaak- of invoerdatums in tabellen zoals BKPF (CPUDT, CPUTM).

Voorbeelden
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandig bedrijf vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De bedrijfscode is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Finance. Elke factuur wordt aan een bedrijfscode toegewezen. Die bepaalt welke juridische entiteit verantwoordelijk is voor de transactie.

Bij process mining is het belangrijk om op bedrijfscode te filteren of bedrijfscodes te vergelijken. Zo kun je procesprestaties analyseren tussen bedrijfseenheden, juridische entiteiten of landen. Je ziet regionale verschillen in efficiëntie, compliance en automatisering en kunt verbeteringen gericht aanpakken.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van de factuurverwerking uitsplitsen en vergelijken tussen juridische entiteiten of geografische locaties binnen de organisatie.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardveld in de documentkop van tabel BKPF, veld BUKRS.

Voorbeelden
1000US01DE01
Documenttype
DocumentType
Een code die verschillende soorten boekingsdocumenten classificeert, zoals leveranciersfacturen of creditnota’s.
Beschrijving

In SAP wordt het documenttype gebruikt om verschillende zakelijke transacties van elkaar te onderscheiden. ‘KR’ staat bijvoorbeeld meestal voor een standaardleveranciersfactuur en ‘KG’ kan een leverancierscreditnota aanduiden.

Door op documenttype te analyseren, kun je het proces uitsplitsen en zien hoe verschillende transacties worden afgehandeld. Het proces voor een creditnota kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een standaardfactuur. Zo krijg je relevantere inzichten in het proces.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je verschillende financiële transacties onderscheiden, zoals standaardfacturen en creditnota’s, die vaak een ander proces volgen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de documentkop van tabel BKPF, veld BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Factuurbedrag
AmountInCompanyCodeCurrency
Het totale brutobedrag van de factuur in de lokale valuta van de bedrijfscode.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale waarde van de factuur weer. Het is een belangrijke metriek om de financiële impact en omvang van de factuurverwerking te begrijpen.

Met analyses van factuurbedragen kun je facturen met een hoge waarde voorrang geven, uitgaventrends vinden en procesproblemen koppelen aan financiële waarde. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of facturen met een hoge waarde vaker worden geblokkeerd of langer op goedkeuring wachten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op geldbedrag analyseren, bijvoorbeeld om te zien of facturen met een hoge waarde anders worden verwerkt.

Waar vind je dit?

Deze waarde wordt meestal berekend door de relevante posten in tabel BSEG op te tellen, veld WRBTR (bedrag in lokale valuta).

Voorbeelden
1500.75125000.00850.20
Gebruikersnaam
UserName
De SAP-gebruikers-ID van de persoon of het systeem dat de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker een transactie heeft uitgevoerd of een document heeft aangemaakt. Het kan gaan om de ID van een persoon of om een systeem-ID voor geautomatiseerde batchtaken.

Door op gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, zie je waar training nodig is en kun je afwijkend gebruikersgedrag opsporen. Je ziet bijvoorbeeld welke gebruikers vaak uitzonderingen afhandelen of welke facturen automatisch worden verwerkt, zoals door gebruiker ‘BATCHUSER’. Dit is nodig om de KPI ‘Automatiseringsgraad van facturen’ te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers of systeemaccounts. Zo kun je de werkverdeling en prestaties analyseren en automatisering herkennen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit velden zoals BKPF-USNAM (ingevoerd door) of CDHDR-USERNAME (gewijzigd door).

Voorbeelden
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Inkooporder
PurchasingDocument
Het nummer van de inkooporder waaraan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Het nummer van het inkoopdocument koppelt de leveranciersfactuur aan de oorspronkelijke inkooporder (PO). Deze koppeling is nodig voor de driewegcontrole, waarbij de factuur wordt vergeleken met de inkooporder en de goederenontvangst.

Met dit attribuut kun je problemen met facturen met en zonder inkooporder onderzoeken. Het is belangrijk om afwijkingen bij de controle te vinden en de efficiëntie van het inkoopdeel van het proces te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Dat is nodig om afwijkingen bij de controle en naleving van inkooporders te analyseren.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat meestal in de documentsegmenttabel BSEG, veld EBELN (inkoopdocumentnummer).

Voorbeelden
450000123445000056784500009012
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Het leveranciersnummer identificeert de leverancier of crediteur bij de factuur. Het koppelt de factuurtransactie aan de stamgegevens van de leverancier.

Met dit attribuut kun je analyses per leverancier uitvoeren, bijvoorbeeld om de ‘Betaalprestaties per leverancier’ te beoordelen of leveranciers te vinden die vaak facturen met problemen indienen. Die leiden mogelijk tot uitzonderingen of betalingsblokkades. Zo kun je leveranciersrelaties beheren en de betrouwbaarheid van leveranciers beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties per leverancier analyseren, patronen vinden, relaties beheren en leveranciersproblemen beoordelen.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in de tabel met boekingsdocumentsegmenten BSEG, veld LIFNR.

Voorbeelden
100345700012V9832
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
Een code die aangeeft waarom een factuur niet betaald kan worden.
Beschrijving

Als een factuur voor betaling is geblokkeerd, geeft dit attribuut de specifieke reden aan, zoals ‘Hoeveelheidsverschil’ of ‘Prijsverschil’. Deze redenen zijn in SAP ingesteld om uitzonderingen op een vaste manier af te handelen.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Voorkomen en duur van betalingsblokkades’. Door te analyseren hoe vaak verschillende redenen voorkomen, kun je de oorzaken van betalingsvertragingen vinden. Denk aan problemen met bepaalde leveranciers, materialen of interne processen. Daarna kun je gericht maatregelen nemen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de specifieke oorzaak van betalingsblokkades aan. Zo kun je vertragingen gericht onderzoeken en de verwerking in één keer goed verbeteren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de leverancierspost van tabel BSEG, veld ZLSPR (sleutel voor betalingsblokkade).

Voorbeelden
RIA
Vervaldatum betaling
PaymentDueDate
De datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn om achterstand te voorkomen.
Beschrijving

De vervaldatum van de betaling is de berekende datum waarop de leverancier betaald moet zijn. Deze is gebaseerd op de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden. De datum vormt een belangrijke deadline in het proces.

Dit attribuut is nodig voor de KPI ‘Percentage tijdige betalingen’ en het dashboard ‘Betaalprestaties per leverancier’. Door de werkelijke betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken, kan een bedrijf meten of het aan zijn betalingsverplichtingen voldoet. Dat heeft invloed op de relatie met leveranciers en de financiële reputatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor tijdige betalingen. Op tijd betalen helpt om goede relaties met leveranciers te onderhouden en extra kosten te voorkomen.

Waar vind je dit?

Deze datum is vaak rechtstreeks beschikbaar in de leverancierspost in tabel BSEG, veld ZFBDT (basisdatum voor de berekening van de vervaldatum). De nettovervaldatum wordt berekend op basis van deze basisdatum en de betalingsvoorwaarden.

Voorbeelden
2023-05-302023-06-152023-07-01
Aantal goedkeuringsrondes
ApprovalCycleCount
Het aantal keer dat een factuur ter goedkeuring is verzonden.
Beschrijving

Deze metriek telt hoe vaak de activiteit ‘Factuur ter goedkeuring verzonden’ voor één factuur voorkomt. Een aantal hoger dan één betekent dat de factuur minstens één keer is afgewezen of teruggestuurd en opnieuw goedgekeurd moest worden.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Percentage goedgekeurd bij eerste beoordeling’. Door facturen met veel goedkeuringsrondes te analyseren, kunnen organisaties oorzaken van afgewezen goedkeuringen vinden, zoals ontbrekende informatie of onjuiste codering, en het proces verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Meet het herstelwerk in het goedkeuringssubproces. Zo kun je meten hoe vaak iets in één keer goed gaat en redenen voor afgewezen goedkeuringen vinden.

Waar vind je dit?

Berekend door voor elke unieke InvoiceNumber te tellen hoe vaak de activiteit ‘Factuur ter goedkeuring verzonden’ voorkomt.

Voorbeelden
123
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De code met de afgesproken betalingsvoorwaarden voor de leverancier, zoals vervaldatums en kortingsperioden.
Beschrijving

De betalingsvoorwaarden bepalen hoe een factuur betaald moet worden en welke kortingen gelden bij vroege betaling. ‘Z030’ kan bijvoorbeeld betekenen: ‘Netto binnen 30 dagen betalen’.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële planning en het beheer van werkkapitaal. Bij process mining gebruik je het om de ‘Vervaldatum betaling’ te berekenen en te bepalen of een factuur in aanmerking komt voor korting bij vroege betaling. Daarmee ondersteunt het rechtstreeks de KPI ‘Percentage geïnde kortingen bij vroege betaling’.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de regels voor vervaldatums en kortingen. Dit heeft rechtstreeks invloed op KPI’s voor tijdige betalingen en het beheer van werkkapitaal.

Waar vind je dit?

Te vinden in de leverancierspost van tabel BSEG, veld ZTERM (sleutel voor betalingsvoorwaarden).

Voorbeelden
0001Z030NT60
Extractietimestamp
ExtractionTimestamp
De datum en tijd waarop de data uit het bronsysteem is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de timestamp van de data-extractie. Zo zie je hoe actueel de data in de process mining-tool is.

Bij analyses geeft dit aan hoe recent de inzichten zijn. Voor dashboards voor operationele monitoring is dit belangrijk: zo weet je of beslissingen op actuele informatie zijn gebaseerd en kun je de vernieuwingscycli van data goed beheren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat analyses en rapportages op de meest recente beschikbare informatie zijn gebaseerd.

Waar vind je dit?

Dit is geen SAP-veld. De data-extractietool of het ETL-proces voegt dit toe wanneer de data wordt opgehaald.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Factuurdatum
InvoiceDate
De datum waarop de leverancier het factuurdocument heeft uitgegeven.
Beschrijving

De factuurdatum, ook wel documentdatum genoemd, is de datum die de leverancier op de factuur vermeldt. Op basis van deze datum en de afgesproken betalingsvoorwaarden wordt de vervaldatum berekend.

Bij analyses is deze datum nodig voor financiële berekeningen, zoals de ouderdom van facturen en het recht op korting bij vroege betaling. Het is een belangrijke invoer voor de KPI ‘Percentage geïnde kortingen bij vroege betaling’.

Waarom dit belangrijk is

Dient als basis voor het berekenen van betalingsvoorwaarden en vervaldatums. Dat is belangrijk voor het beheer van werkkapitaal en het innen van kortingen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de documentkop van tabel BKPF, veld BLDAT (documentdatum).

Voorbeelden
2023-04-122023-05-152023-06-20
Geautomatiseerd
IsAutomated
Een aanduiding die aangeeft of een activiteit door een geautomatiseerde systeemgebruiker is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als de gebruiker bij een activiteit een bekend systeem- of batchaccount is, zoals ‘WF-BATCH’ of ‘SAP_SYSTEM’. Zo kun je handmatige en geautomatiseerde processtappen onderscheiden.

Dit attribuut is nodig om de KPI ‘Automatiseringsgraad van facturen’ te berekenen. Door te analyseren welke processtappen geautomatiseerd zijn, kunnen organisaties het resultaat van automatiseringsinitiatieven meten en mogelijkheden vinden om handmatig werk verder te beperken en efficiënter te werken.

Waarom dit belangrijk is

Onderscheidt handmatige activiteiten van activiteiten die door een systeem worden uitgevoerd. Dat is nodig om de automatiseringsgraad te meten en mogelijkheden voor verdere automatisering te vinden.

Waar vind je dit?

Afgeleid van het attribuut UserName. Met een koppeling of regel worden specifieke gebruikers-ID’s als ‘geautomatiseerd’ geclassificeerd.

Voorbeelden
truefalse
Herstelwerk
IsRework
Een aanduiding die aangeeft of een factuur herstelwerk heeft ondergaan, bijvoorbeeld na een afgewezen goedkeuring of het opheffen van een betalingsblokkade.
Beschrijving

Dit attribuut markeert facturen waarbij een of meer herstelrondes hebben plaatsgevonden. Herstelwerk is herkenbaar aan specifieke reeksen activiteiten, bijvoorbeeld ‘Factuur goedgekeurd’ na ‘Factuur afgewezen’ of ‘Betalingsblokkade opgeheven’ na ‘Betalingsblokkade ingesteld’.

Met dit attribuut bereken je eenvoudig de KPI ‘Percentage facturen met herstelwerk’. Analisten kunnen facturen met herstelwerk apart bekijken en de oorzaken van inefficiëntie en herhaald handmatig werk onderzoeken.

Waarom dit belangrijk is

Brengt inefficiënte processtromen aan het licht waarbij werk opnieuw moet worden gedaan. Zo kun je verspilling meten en de oorzaken van procesuitzonderingen vinden.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten in het event log. Als bijvoorbeeld ‘Factuur afgewezen’ voorkomt in het traject van een factuur, wordt deze aanduiding op waar gezet.

Voorbeelden
truefalse
ID van bronsysteem
SourceSystemId
De identificatie van het SAP S/4HANA-bronsysteem waaruit de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de data komt, bijvoorbeeld ‘S4H_PROD’ of ‘ERP_EU’. Het is vooral belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-instanties of een combinatie van oude en moderne systemen.

Je kunt hiermee de procesprestaties tussen systemen of regio’s vergelijken. Het maakt de herkomst van de data inzichtelijk en is belangrijk voor datagovernance en het oplossen van problemen wanneer data uit meerdere bronnen in één process mining-platform wordt gecombineerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en om processen tussen verschillende systemen of bedrijfslocaties te vergelijken.

Waar vind je dit?

Deze waarde wordt meestal afgeleid van de SAP-systeem-ID (sy-sysid) tijdens de data-extractie of als vaste waarde ingesteld in de ETL-pijplijn.

Voorbeelden
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
Een aanduiding die waar is als de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is het resultaat van een vergelijking tussen de werkelijke betaaldatum, de timestamp van de activiteit ‘Betaling uitgevoerd’, en de ‘Vervaldatum betaling’. Zo zie je per factuur in één oogopslag of deze op tijd is betaald.

Dit is de basisberekening voor de KPI ‘Percentage tijdige betalingen’. Je kunt eenvoudig filteren en analyseren welke kenmerken vaak voorkomen bij te late betalingen, zoals bepaalde leveranciers, bedrijfscodes of factuurbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks of de betalingsvoorwaarden worden nageleefd. Dit is een belangrijke KPI voor het beheer van leveranciersrelaties en de financiële bedrijfsvoering.

Waar vind je dit?

Berekend door de EventTime van de activiteit ‘Betaling uitgevoerd’ te vergelijken met het attribuut PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Voorbeelden
truefalse
Reden terugboeking
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een factuurdocument is teruggeboekt.
Beschrijving

Als een factuur verkeerd is geboekt, wordt deze vaak teruggeboekt. De code voor de reden van terugboeking legt uit waarom, bijvoorbeeld ‘Onjuiste boekingsdatum’ of ‘Invoerfout’.

Door redenen voor terugboekingen te analyseren, kun je terugkerende fouten in het boeken van facturen vinden. Die informatie kan helpen om trainingen te verbeteren, systeemcontroles aan te scherpen of terugkerende problemen aan te pakken die leiden tot financieel herstelwerk en extra administratief werk.

Waarom dit belangrijk is

Legt uit waarom facturen zijn geannuleerd en geeft zo inzicht in fouten en herstelwerk tijdens het boeken.

Waar vind je dit?

Te vinden in de kop van het oorspronkelijke document in tabel BKPF, veld STGRD (reden voor terugboeking).

Voorbeelden
010205
Vereffeningsdocumentnr.
ClearingDocumentNumber
Het documentnummer waarmee de factuur wordt vereffend. Dit is meestal het betalingsdocument.
Beschrijving

Het vereffeningsdocumentnummer koppelt een openstaande factuurpost aan de transactie waarmee deze wordt vereffend, meestal het betalingsdocument. Zo wordt bevestigd dat de factuur is betaald.

Dit attribuut vormt de directe koppeling tussen een factuur en de bijbehorende betaling. Je gebruikt het om de activiteit ‘Betaling uitgevoerd’ en de bijbehorende timestamp vast te stellen. Dat is nodig om de totale doorlooptijd en het percentage tijdige betalingen te berekenen.

Waarom dit belangrijk is

Bevestigt dat een factuur is betaald en koppelt deze aan de specifieke betalingstransactie. Dat is nodig om de doorlooptijd en betaalprestaties te analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de documentsegmenttabel BSEG, veld AUGBL (vereffeningsdocumentnummer).

Voorbeelden
150000000115000000231500000088
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling uitgevoerd
Dit is de laatste activiteit in het standaardproces: de betaling wordt uitgevoerd en de factuur wordt vereffend. Dit betekent dat het geld naar de leverancier is overgemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee eindigt de levenscyclus van de P2P-factuur. Deze gebeurtenis is nodig om de totale doorlooptijd van begin tot eind te berekenen en te meten of er op tijd wordt betaald.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd aan de hand van de vereffeningsgegevens van de leverancierspost. De vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) en het vereffeningsdocument (BSEG-AUGBL) geven aan dat de betaling is uitgevoerd.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) van de vereffende leverancierspost.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
Dit is een belangrijke financiële gebeurtenis: de geparkeerde of goedgekeurde factuur wordt officieel in het grootboek geboekt. Daarmee wordt de schuld aan de leverancier geregistreerd.
Waarom dit belangrijk is

Boeken is een belangrijke mijlpaal die de invoer- en goedkeuringsfase scheidt van de financiële afhandeling. De tijd tussen het aanmaken en boeken van een factuur is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgesteld aan de hand van de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) in de documentkop. Bij documenten die eerst worden geparkeerd, geldt de overgang naar de status ‘geboekt’ als timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Gebruik de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) als timestamp van de gebeurtenis.

Gebeurtenistype explicit
Factuur goedgekeurd
Deze activiteit betekent dat de aangewezen bevoegde de factuur heeft goedgekeurd. Dit wordt vastgelegd wanneer de goedkeuringsworkflow succesvol is afgerond of een vrijgave-indicator is ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: de factuur kan nu worden betaald. Vertraging bij goedkeuring is een veelvoorkomende bottleneck. Door deze activiteit te volgen, kun je trage goedkeurders of processtappen vinden.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid uit de laatste vrijgavestap in een SAP-workflow of door wijzigingen in vrijgavestatusvelden te volgen in tabellen die bij de factuur of het inkoopdocument horen.

Vastleggen

Leid dit af uit gebeurtenissen waarmee de workflow wordt afgerond of uit wijzigingen in het vrijgavestatusveld van een document.

Gebeurtenistype inferred
Factuur teruggeboekt
Een activiteit die aangeeft dat een eerder geboekt factuurdocument is teruggeboekt. Dit is een eindgebeurtenis voor een onjuiste factuur, die daarna vaak opnieuw en correct wordt ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Terboekingen wijzen op ernstige fouten die eerder in het proces niet zijn opgemerkt. Het is belangrijk om bij te houden hoe vaak ze voorkomen en wat de oorzaken zijn. Zo kun je het proces verbeteren en financiële fouten beperken.

Waar vind je dit?

Een terugboeking is herkenbaar aan het aangemaakte tegenboekingsdocument. In de kop van het oorspronkelijke document (BKPF) staat het nummer van het tegenboekingsdocument (BKPF-STBLG), en omgekeerd. De boekingsdatum van het tegenboekingsdocument is het tijdstip van de gebeurtenis.

Vastleggen

Zoek documenten met een waarde in het veld BKPF-STBLG en gebruik de boekingsdatum van het tegenboekingsdocument.

Gebeurtenistype explicit
Factuurdocument aangemaakt
Dit is de eerste gebeurtenis: het aanmaken van een factuurdocument in SAP. Deze gebeurtenis kan worden vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw factuurdocument opslaat, bijvoorbeeld met de status geparkeerd of voorlopig geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus van de factuurverwerking. De tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen is belangrijk om de totale verwerkingstijd te meten.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaakdatum en -tijd (CPUDT, CPUTM) in de documentkop, meestal in BKPF of RBKP voor logistieke facturen. De transactiecode (BKPF-TCODE), zoals FB60, MIRO of MIR7, geeft aan hoe het document is aangemaakt.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM voor het factuurdocument.

Gebeurtenistype explicit
Betaling te laat uitgevoerd
Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer een factuur na de berekende vervaldatum wordt betaald. De gebeurtenis wordt afgeleid door twee datumvelden met elkaar te vergelijken.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit ondersteunt KPI’s voor tijdige betalingen en helpt leveranciers of bedrijfseenheden te vinden waar betalingen vaak te laat zijn. Dat kan de relatie met leveranciers schaden en tot boetes leiden.

Waar vind je dit?

Dit wordt berekend door de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) te vergelijken met de nettovervaldatum. Die vervaldatum wordt berekend op basis van de basisdatum (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Vastleggen

Leid dit af door BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + het aantal dagen van de betalingstermijn) te vergelijken.

Gebeurtenistype calculated
Betalingsblokkade ingesteld
Hierbij wordt bewust een blokkade op een factuur gezet om betaling te voorkomen. Dit gebeurt vaak vanwege verschillen in prijs of hoeveelheid, of omdat een creditnota nog niet is verwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van late betalingen en geschillen met leveranciers. Analyseer hoe vaak en hoe lang blokkades voorkomen en wat de oorzaken zijn om het percentage tijdige betalingen te verbeteren.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) van de factuurregel te volgen. De wijzigingslogs in CDHDR en CDPOS geven de timestamp en gebruiker aan van het moment waarop de blokkade is ingesteld.

Vastleggen

Zoek in wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) naar het moment waarop het veld BSEG-ZLSPR is ingevuld.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade opgeheven
Dit betekent dat een probleem is opgelost en een eerder ingestelde betalingsblokkade is opgeheven. De factuur kan daardoor weer worden betaald.
Waarom dit belangrijk is

De tijd tussen het instellen en opheffen van een blokkade is de afhandeltijd van een procesuitzondering. Een kortere afhandeltijd verbetert de efficiëntie en de relatie met leveranciers.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) wordt leeggemaakt. Deze wijziging wordt geregistreerd in de tabellen CDHDR en CDPOS, met een timestamp van het moment waarop de blokkade is opgeheven.

Vastleggen

Zoek in wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) naar het moment waarop het veld BSEG-ZLSPR is leeggemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betaalrun. Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit geeft aan dat er een betaling gepland is. Vertraging tussen deze stap en de uiteindelijke betaling kan wijzen op problemen met de betaalrun, goedkeuringen of communicatie met de bank.

Waar vind je dit?

Je vindt dit terug in de tabellen voor betaalruns, met name REGUP. Daarin staan de posten die in een betalingsvoorstel zijn opgenomen. De uitvoerdatum in de bijbehorende tabel REGUH levert de timestamp.

Vastleggen

Stel vast wanneer een factuur uit een betaalrun voor een betalingsvoorstel in de tabel REGUP verschijnt.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgewezen
Dit is de afwijzing van een factuur tijdens het goedkeuringsproces. Daarna is herstelwerk nodig en moet de factuur worden gecorrigeerd en opnieuw ingediend.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen van facturen wijzen vaak op inefficiëntie in het proces of problemen met de datakwaliteit. Door het aantal afwijzingen en de redenen ervoor te analyseren, vind je kansen voor verbetering en training.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid uit specifieke statuswijzigingen in een SAP-workflow, zoals de status ‘afgewezen’, of uit gebeurtenissen die de huidige goedkeuringsworkflow annuleren en de factuur terugsturen naar de verwerker.

Vastleggen

Leid dit af uit statuswijzigingen in de workflow die op afwijzing wijzen.

Gebeurtenistype inferred
Factuur geparkeerd
Dit is een factuur die in het systeem is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Parkeren wordt gebruikt om onvolledige facturen op te slaan of om ze later te beoordelen voordat ze worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren betekent dat het proces bewust wordt onderbroken. Door te volgen hoe lang en hoe vaak facturen geparkeerd blijven, kun je achterhalen waarom er vertraging ontstaat voordat de formele boekings- en goedkeuringscyclus begint.

Waar vind je dit?

Je kunt dit herkennen aan documenten die zijn aangemaakt met parkeertransacties (bijvoorbeeld MIR7, FV60), of door specifieke statusvelden in de BKPF-tabel of aparte tabellen voor geparkeerde documenten, zoals VBKPF, te controleren.

Vastleggen

Zoek documenten die met parkeertransacties zijn aangemaakt of controleer of de documentstatus op geparkeerd staat.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ter goedkeuring verzonden
Deze activiteit markeert het begin van de formele goedkeuringsworkflow voor de factuur. Dit wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging naar ‘wacht op goedkeuring’ of het aanmaken van een workflow-item.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de goedkeuringsdoorlooptijd. Als je weet wanneer de goedkeuring begint, kun je bottlenecks in de goedkeuringsworkflow zelf vinden.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal afgeleid uit de start van een SAP Business Workflow (tabel SWW_WI2OBJ) die is gekoppeld aan het factuurobject (bijvoorbeeld BUS2081), of uit een wijziging van een aangepast statusveld in de documentkop.

Vastleggen

Leid dit af uit het aanmaken van een workflow-item dat bij het factuurdocument hoort.

Gebeurtenistype inferred
Factuurgegevens bijgewerkt
Deze activiteit geeft een wijziging aan in het factuurdocument na de eerste aanmaak. Dit gebeurt vaak tijdens herstelwerk na een afwijzing of om fouten te corrigeren.
Waarom dit belangrijk is

Regelmatige updates wijzen op herstelwerk en mogelijke problemen met de datakwaliteit bij invoer. Door deze wijzigingen te volgen, kun je de tijd voor correcties meten en veelvoorkomende fouten vinden.

Waar vind je dit?

Wijzigingen in belangrijke velden worden vastgelegd in de SAP-wijzigingsdocumenttabellen CDHDR (kop) en CDPOS (regel). Je kunt gebeurtenissen genereren door te filteren op wijzigingen in het relevante factuurobject.

Vastleggen

Haal wijzigingsgebeurtenissen voor het factuurobject op uit de tabellen CDHDR en CDPOS.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP S/4HANA

Klaar om te beginnen?

Begin vandaag met het verbeteren van de factuurverwerking. Deze template is een eerste stap naar betere processen en meer efficiëntie.

Optimaliseer nu de P2P-factuurverwerking in SAP S/4HANA

Spoor bottlenecks op en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.