> Continue verbetering > Contractmanagement

Verbeter Uw Contractbeheer

Uw 6-stappenplan voor optimalisatie van contractbeheer.
Download datatemplate
Verbeter Uw Contractbeheer
Uitdagingen (8) Doelen (8) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Ontgrendel Efficiëntie: Optimaliseer Uw Contractbeheer

ProcessMind helpt u verborgen inefficiënties in uw contractbeheerproces bloot te leggen. Ons platform identificeert knelpunten, onnodig overwerk en afwijkingen van uw standaardprocedures. Door de data van uw systeem te analyseren, kunt u verbeterpunten aanwijzen, doorlooptijden verkorten en compliance waarborgen voor alle contracten.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Ontdek het ware operationele landschap van uw contractbeheer met ProcessMind. Dit krachtige platform creëert ongekende transparantie in hoe contracten werkelijk door uw organisatie stromen, en gaat verder dan aannames om de realiteit van uw processen bloot te leggen. Of uw contracten nu in één systeem staan of beheerd worden over verschillende tools en afdelingen heen, ProcessMind verzamelt en analyseert uw event data om elke stap van elk contracttraject te reconstrueren. U krijgt cruciale inzichten in de werkelijke doorlooptijden van activiteiten, ontdekt waar contracten de meeste tijd doorbrengen, identificeert kritieke overdrachtsvertragingen en spoort knelpunten op die de gehele levenscyclus vertragen. Ontdek onverwachte procesvariaties, begrijp de onderliggende oorzaken en evalueer hun impact op uw operationele efficiëntie en compliance. ProcessMind biedt een definitieve, data-gedreven kijk op uw contract workflows, zodat u niet alleen ziet wat er zou moeten gebeuren, maar ook wat er daadwerkelijk gebeurt.

Contractbeheer is vaak een complex en resource-intensief proces, vol met veelvoorkomende uitdagingen die de organisatorische wendbaarheid belemmeren en het risico verhogen. Organisaties kampen vaak met langdurige goedkeuringscycli, wat leidt tot gemiste deadlines en vertraagde omzetverantwoording. Het gebrek aan helder inzicht in de status van contracten betekent dat stakeholders vaak in het duister tasten, wat van invloed is op de besluitvorming en de toewijzing van resources. Compliance-lacunes, voortkomend uit inconsistente naleving van interne beleidslijnen of externe regelgeving, vormen aanzienlijke juridische en financiële risico's. Bovendien kunnen handmatige fouten, zowel bij data-invoer als documentverwerking, zich verspreiden gedurende de levenscyclus, wat kostbaar herwerk noodzakelijk maakt. Deze problemen worden vaak verergerd door gefragmenteerde data over verschillende systemen heen of door een afhankelijkheid van handmatige trackingmethoden, waardoor het ongelooflijk moeilijk wordt om de onderliggende oorzaken van inefficiënties te identificeren en een consistente procesuitvoering te garanderen. ProcessMind doorbreekt deze complexiteit door een uniforme, objectieve kijk te bieden die u helpt deze verborgen pijnpunten bloot te leggen en hun ware impact te begrijpen, ongeacht de onderliggende technologie of het systeem waarin uw contracten worden beheerd.

Door ProcessMind in te zetten voor uw contractbeheer, profiteert u van een schat aan voordelen die direct leiden tot operationele excellentie en strategisch voordeel. Versnel uw contractlevenscyclus aanzienlijk door onnodige stappen te identificeren en te elimineren, goedkeuringstijden te verkorten en de toewijzing van resources te optimaliseren. Verbeter compliance door afwijkingen van standaard operationele procedures en wettelijke vereisten op te sporen, zodat u proactief risico's kunt beperken en consistente best practices kunt handhaven voor alle contracttypen. Realiseer aanzienlijke kostenbesparingen door handmatige inspanningen te verminderen, herwerk te minimaliseren en boetes te voorkomen die verband houden met non-compliance of gemiste deadlines. ProcessMind voorziet u van de harde data die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor u workflows kunt herontwerpen voor maximale efficiëntie, repetitieve taken effectief kunt automatiseren en de prestaties continu kunt monitoren aan de hand van kerncijfers. Transformeer uw contractbeheer van een omslachtige noodzaak naar een strategische asset die uw bedrijfsdoelstellingen ondersteunt, en zorg ervoor dat elk contract efficiënt, compliant en kosteneffectief van begin tot eind wordt afgehandeld.

Beginnen aan uw reis naar een efficiënter en compliant contractbeheerproces met ProcessMind is eenvoudig. Ons platform is ontworpen om naadloos te integreren met uw bestaande data, ongeacht de bron ervan. Om u snel en effectief op weg te helpen, bieden we een uitgebreide data template die u begeleidt bij de benodigde informatie voor krachtige procesanalyse. Koppel eenvoudigweg uw contract event data, zoals contract ID, activity, timestamp en gebruiker, aan onze template, en upload deze naar ProcessMind. Onze intelligente engine reconstrueert vervolgens automatisch uw end-to-end contractprocessen, waardoor u direct bruikbare inzichten krijgt. Laat de complexiteit van contractbeheer uw organisatie niet langer tegenhouden. Begin vandaag nog met het onthullen van het ware verhaal achter uw contracten en benut hun volledige potentieel voor optimalisatie en compliance.

Contractmanagement `Process Mining` Compliance Efficiëntie Optimalisatie Contracten Juridische Operations Workflowanalyse

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Contracten lopen vaak vast in langdurige review- en goedkeuringsworkflows, wat leidt tot gemiste zakelijke kansen en vertraagde omzetrealisatie. Deze knelpunten belasten de relaties met tegenpartijen en vertragen de wendbaarheid van de gehele organisatie, met impact op alles, van verkoopsnelheid tot inkooptijdlijnen.

ProcessMind analyseert de event logs van uw contractbeheersysteem om de exacte stadia, afdelingen of individuen aan te wijzen die vertragingen veroorzaken. Door de ware goedkeuringstrajecten te visualiseren en wachttijden te kwantificeren, ontdekt het de hoofdoorzaken van trage cycli, waardoor gerichte procesverbeteringen en automatisering mogelijk worden.

Stakeholders missen vaak een real-time, uitgebreid overzicht van waar elk contract zich in zijn levenscyclus bevindt. Deze ondoorzichtigheid leidt tot overbodige vragen, gemiste proactieve acties en verhoogde administratieve overhead, waardoor het moeilijk is om tijdslijnen te voorspellen en verwachtingen te beheren over afdelingen heen.

ProcessMind reconstrueert het volledige end-to-end traject van elk contract, en biedt een helder, objectief beeld van de huidige status en geschiedenis. Het belicht vastgelopen contracten en afwijkingen van het standaardpad, waardoor teams de zichtbaarheid krijgen die nodig is voor proactief beheer en accurate forecasting.

Contracten wijken vaak af van standaard operationele procedures en interne beleidslijnen, wat de organisatie blootstelt aan aanzienlijke juridische en financiële risico's. Handmatige controles zijn vaak onvoldoende om elke niet-conforme stap te detecteren, wat leidt tot kwetsbaarheden bij audits en inconsistente bedrijfsvoering.

Door de daadwerkelijke flow van elk contract in kaart te brengen, vergelijkt ProcessMind deze automatisch met uw gedefinieerde compliance regels om elke afwijking te signaleren. Het ontmaskert de 'verborgen fabriek' van workarounds en overgeslagen stappen, en biedt de inzichten die nodig zijn om standaardisatie af te dwingen en de risicoblootstelling te minimaliseren.

Het niet tijdig handelen bij kritieke contractdeadlines voor verlengingen, beëindigingen of andere verplichtingen kan leiden tot gemiste inkomsten, automatische verlengingen onder ongunstige voorwaarden of compliance-overtredingen. Deze nalatigheid heeft directe gevolgen voor de financiële prestaties en schaadt de relaties met leveranciers en klanten.

ProcessMind monitort de activiteiten die leiden tot contractvervaldatums en andere belangrijke mijlpalen. Het identificeert contracten die het risico lopen kritieke deadlines te missen door procespatronen te analyseren en de hoofdoorzaken van vertragingen in de workflow voor het beheer van verlengingen of verplichtingen te achterhalen.

Langdurige onderhandelingsfases met meerdere rondes van herzieningen en revisies kosten waardevolle tijd en middelen, waardoor de uitvoering van contracten wordt vertraagd. Dit hoge niveau van herwerk komt vaak voort uit inconsistente templates, onduidelijke voorwaarden of niet-afgestemde verwachtingen tussen partijen.

ProcessMind kwantificeert de tijd en moeite die wordt besteed aan onderhandelingen door revisieactiviteiten en herwerk-loops te analyseren. Het identificeert veelvoorkomende knelpunten en procespatronen die leiden tot buitensporig heen-en-weer verkeer, waardoor u best practices kunt standaardiseren en toekomstige onderhandelingen kunt stroomlijnen.

De juridische reviewfase wordt vaak een knelpunt, wat de gehele contractlevenscyclus vertraagt en de zakelijke wendbaarheid beïnvloedt. Onevenwichtige workloads, handmatige overdrachten of inconsistente reviewprocessen dragen bij aan deze aanhoudende vertragingen die zowel interne als externe stakeholders frustreren.

ProcessMind meet nauwkeurig de tijd die wordt besteed aan elke juridische reviewactiviteit, waarbij wordt geïdentificeerd welke contracttypes of clausules de langste vertragingen veroorzaken. Het biedt datagedreven inzichten om de toewijzing van resources te optimaliseren, de review workflow te stroomlijnen en de totale doorlooptijden te verkorten.

Buitensporige handmatige taken, datainvoer en ad-hoc communicatie gedurende de contractlevenscyclus verhogen de operationele kosten en leiden gespecialiseerde middelen af van strategische activiteiten. Deze inefficiënties wijzen vaak op proceshiaten of gebieden waar automatisering onvoldoende wordt benut in uw systeem.

ProcessMind kwantificeert de frequentie en duur van handmatige interventies die in uw contractprocessen worden waargenomen. Het onthult specifieke gebieden waar automatisering, een betere systeemconfiguratie of processtandaardisatie de operationele uitgaven aanzienlijk kunnen verlagen en de algehele efficiëntie kunnen verbeteren.

Aanzienlijke en onverklaarbare schommelingen in de tijd die nodig is om vergelijkbare soorten contracten af te ronden, maken voorspelling en planning onbetrouwbaar. Deze onzekerheid duidt op onderliggende procesinefficiënties die moeilijk te diagnosticeren en te corrigeren zijn met traditionele business intelligence tools.

ProcessMind ontdekt en visualiseert alle procesvarianten, waarbij de specifieke paden en activiteiten worden belicht die leiden tot langere of kortere doorlooptijden. Het legt de grondoorzaken van variabiliteit bloot, wat gerichte optimalisatie-inspanningen en de totstandkoming van voorspelbaardere, gestandaardiseerde workflows mogelijk maakt.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Langdurige goedkeuringscycli vertragen de realisatie van inkomsten, leggen middelen vast en belemmeren de wendbaarheid van de organisatie. Het verkorten van de tijd van conceptcontract tot definitieve uitvoering betekent dat deals sneller worden gesloten, partnerschappen eerder van start gaan en de hele organisatie sneller en efficiënter opereert, wat de time-to-value direct versnelt.

ProcessMind brengt elke stap van uw goedkeuringsworkflow in kaart, waarbij data uit uw systeem wordt gebruikt om de werkelijke knelpunten te identificeren, of dit nu redundante controles, inactieve goedkeurders of inefficiënte overdrachten zijn. Door de duur van elke activiteit en wachttijd te kwantificeren, levert het de datagestuurde inzichten die nodig zijn om workflows te optimaliseren, stappen te automatiseren en de impact van verbeteringen te monitoren.

Non-compliance met interne beleidsregels of externe regelgeving stelt een organisatie bloot aan aanzienlijke juridische, financiële en reputatierisico's. Het verbeteren van de naleving zorgt ervoor dat elk contract consistent voldoet aan alle vereiste standaarden, wat de governance versterkt, auditrisico's vermindert en de juridische positie van het bedrijf beschermt.

ProcessMind analyseert uw contractworkflows om afwijkingen van het gedefinieerde compliance-proces automatisch te detecteren. Het markeert direct waar vereiste stappen werden overgeslagen, ongeoorloofde acties werden ondernomen of niet-standaard clausules werden gebruikt. Dit stelt u in staat om proactief compliance-tekortkomingen aan te pakken, beleid af te dwingen en een continu monitoringframework te creëren.

Slecht inzicht in de contractstatus creëert operationele onzekerheid, belemmert nauwkeurige prognoses en leidt tot gemiste deadlines en gefrustreerde stakeholders. Het bereiken van end-to-end transparantie stelt alle partijen in staat de voortgang in real time te volgen, vertragingen te anticiperen en weloverwogen beslissingen te nemen, wat onduidelijkheid vermindert en handmatige statusvragen elimineert.

ProcessMind biedt een compleet, datagestuurd overzicht van elke contractreis door alle activiteiten en events te volgen die in uw bronsysteem zijn vastgelegd. Het reconstrueert en visualiseert het proces, creëert dashboards die direct laten zien welke contracten vastzitten, waar knelpunten ontstaan en hoe de werkelijke doorlooptijden zich verhouden tot de doelstellingen, wat een objectieve bron van waarheid biedt.

Inefficiënte onderhandelingscycli met buitensporige herzieningsrondes zijn een belangrijke oorzaak van vertragingen, hogere juridische kosten en wrijving met tegenpartijen. Een gestroomlijnd proces versnelt de totstandkoming van overeenkomsten, vermindert de werklast voor juridische en commerciële teams, en leidt tot consistentere en gunstigere contractvoorwaarden.

ProcessMind analyseert het gehele onderhandelingsproces door elke versie en elk communicatiemoment te volgen. Het identificeert patronen van buitensporig heen-en-weer verkeer, veelvoorkomende twistpunten en procesvariaties die leiden tot langere cycli. Deze inzichten helpen u onderhandelingsstrategieën te verfijnen, standaard templates te verbeteren en de vermindering van herzieningsrondes te meten.

Het missen van contractverlengingsdatums kan leiden tot aanzienlijk omzetverlies, onverwachte serviceonderbrekingen of vastzitten aan ongunstige automatische verlengingen. Een proactief en efficiënt verlengingsproces zorgt ervoor dat waardevolle contracten behouden blijven en tijdig worden heronderhandeld, waardoor de terugkerende omzet wordt gemaximaliseerd en de bedrijfscontinuïteit wordt gewaarborgd.

Door uw end-of-life contractprocessen te analyseren, identificeert ProcessMind contracten die dreigen te verlopen door workflows te markeren waar verlengingsactiviteiten vaak worden vertraagd of gemist. Het ontdekt de hoofdoorzaken van deze vertragingen en biedt de inzichten die nodig zijn om proactieve waarschuwingen in te stellen, herinneringen te automatiseren en de gehele verlengingsworkflow te stroomlijnen om de succespercentages te verbeteren.

De juridische reviewfase is een veelvoorkomend en cruciaal knelpunt dat de gehele contractlevenscyclus vertraagt en de bedrijfsvoering beïnvloedt. Het versnellen van de juridische doorvoer stelt juristen in staat contracten sneller te verwerken zonder in te boeten aan kwaliteit of compliance, waardoor achterstanden worden verminderd en de juridische afdeling een business enabler wordt.

ProcessMind biedt gedetailleerde, objectieve inzichten in de juridische reviewfase, waarbij de exacte stappen in kaart worden gebracht en de duur van elk wordt gemeten. Het identificeert knelpunten, zoals frequente overdrachten, lange wachttijden voor informatie of resourcebeperkingen. Dit stelt u in staat om workflows te herontwerpen, workloads in evenwicht te brengen en datagedreven beslissingen te nemen om juridische reviews te versnellen.

Hoge operationele kosten komen vaak voort uit handmatig herwerk, datacorrecties en andere overbodige taken die duiden op onderliggende procesinefficiënties. Het minimaliseren van dit herwerk verlaagt niet alleen de directe arbeidskosten, maar vermindert ook fouten, verbetert de contractkwaliteit en stelt gespecialiseerde medewerkers in staat zich te richten op strategische activiteiten met hogere waarde.

ProcessMind identificeert en kwantificeert automatisch herwerkcycli binnen uw contractbeheerproces, zoals herhaalde goedkeuringscycli of frequente herzieningen. Door de hoofdoorzaken vast te stellen – of dit nu onduidelijke vereisten, template-problemen of trainingshiaten zijn – benadrukt het de beste mogelijkheden voor automatisering en procesverbetering om de kosten te verlagen.

Onvoorspelbare contractcyclustijden maken het uitdagend om omzet te voorspellen, middelen effectief te beheren en realistische verwachtingen te scheppen met klanten en partners. Het realiseren van stabiele, voorspelbare cyclustijden leidt tot verbeterde operationele efficiëntie, grotere betrouwbaarheid in bedrijfsplanning en verbeterde stakeholdertevredenheid.

ProcessMind onthult de verborgen grondoorzaken van de variabiliteit in cyclustijden door alle verschillende paden te analyseren die contracten door uw systeem volgen. Het identificeert welke activiteiten, middelen of procesafwijkingen het meest bijdragen aan onvoorspelbare doorlooptijden. Door deze variaties te visualiseren, kunt u processen standaardiseren, inconsistenties elimineren en betrouwbare prestatiebenchmarks vaststellen.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Contractbeheer

1

Data Koppelen & Ontdekken
2

Breng Uw `Process Flow` in kaart
3

Knelpunten identificeren
4

Analyseer Hoofdoorzaken
5

Procesverbeteringen ontwerpen
6

Monitoren en herhalen
1

Data Koppelen & Ontdekken

Wat te doen

Verzamel data uit uw contractbeheersysteem, CRM, ERP en andere relevante databronnen. Zorg ervoor dat alle contractgerelateerde activiteiten worden vastgelegd.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een solide databasis is cruciaal voor een nauwkeurig en compleet inzicht in uw contractmanagementproces. Het voorkomt blinde vlekken.

Verwacht resultaat

Een complete dataset, geïmporteerd en klaar voor analyse, die alle procesactiviteiten en attributes weerspiegelt.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek Verborgen Vertragingen in Contract Workflows

ProcessMind onthult het daadwerkelijke uitvoeringstraject van uw contractbeheer en belicht afwijkingen en prestatiehiaten.
  • Visualiseer de werkelijke contractprocesflow
  • Identificeer knelpunten en goedkeuringsvertragingen
  • Optimaliseer doorlooptijden en verlaag kosten
  • Zorg voor compliance en mitigeer risico's
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare Verbeteringen in Contractbeheer

Deze resultaten illustreren de aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparingen die organisaties doorgaans realiseren door hun contractmanagementprocessen te optimaliseren. Door end-to-end `workflows` te analyseren, identificeert process mining inefficiënties, wat leidt tot datagedreven verbeteringen.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd voor contracten

Stroomlijn beoordelings- en goedkeuringsworkflows om de totale tijd die nodig is voor contractgoedkeuring te verkorten, wat leidt tot snellere dealafsluitingen.
0 %
Verbeterde Naleving van Compliance

Toename van contracten die voldoen aan beleid

Zorg ervoor dat contracten voldoen aan alle vooraf gedefinieerde compliance-stappen en wettelijke vereisten, waardoor risico's worden geminimaliseerd en potentiële boetes worden voorkomen.
0 %
Minder Overwerk & Onderhandeling

Minder moeite en tijd voor revisies

Identificeer hoofdoorzaken van buitensporige contractherzieningen en herwerk, leidend tot een meer gestandaardiseerde opstelling en snellere eerste goedkeuringen, en wijs knelpunten aan in de onderhandelingsfase.
0 days
Versnelde juridische beoordeling

Vermindering van de gemiddelde juridische beoordelingsduur

Lokaliseer knelpunten in het juridische beoordelingsproces, versnel de doorvoer en zorg ervoor dat kritieke contracten efficiënter door juridische afdelingen bewegen.
0 %
Verhoogd Aantal Tijdige Verlengingen

Stijging van het aantal contracten dat vóór de vervaldatum is verlengd

Beheer proactief de verval- en verlengingsdatums van contracten, zodat cruciale acties tijdig worden ondernomen en kostbare lapsen of gemiste omzetkansen worden voorkomen.
0 %
Voorspelbaardere Cycli

Vermindering van de variabiliteit in contractdoorlooptijd

Stabiliseer contractdoorlooptijden door inconsistente procespaden te identificeren en elimineren, wat leidt tot betrouwbaardere prognoses en een betere resourceplanning.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor elk contract, die dient als de primaire case-identifier en alle gerelateerde activiteiten en documenten met elkaar verbindt.

Het belang

Deze identificatiecode is essentieel voor het volgen van een contract gedurende de gehele levenscyclus, wat nauwkeurige process discovery en prestatiemeting mogelijk maakt.

De naam van een specifiek zakelijk event, taak of mijlpaal dat heeft plaatsgevonden binnen de contractlevenscyclus.

Het belang

Het definieert de processtappen, waardoor de visualisatie van de contractlevenscyclus en de identificatie van procesafwijkingen en knelpunten mogelijk wordt.

De timestamp die de precieze datum en tijd aangeeft waarop een specifieke activiteit of event begon.

Het belang

Deze timestamp is fundamenteel voor het ordenen van events, het berekenen van procescyclustijden en het identificeren van tijdsgebonden knelpunten.

De timestamp die de precieze datum en tijd aangeeft waarop een specifieke activiteit of event werd voltooid.

Het belang

Maakt de berekening van doorlooptijden op activiteitsniveau mogelijk, wat cruciaal is voor het exact lokaliseren van procesknelpunten.

De naam of ID van de gebruiker, medewerker of resource die een contractactiviteit heeft uitgevoerd of daarvoor verantwoordelijk is.

Het belang

Verbindt procesactiviteiten met individuen, wat analyse van werkdrukverdeling, teamprestaties en resource-allocatie mogelijk maakt.

De classificatie van het contract, zoals Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) of Werkomschrijving (SOW).

Het belang

Maakt segmentatie en vergelijking van processen mogelijk, wat onthult hoe verschillende contracttypen de doorlooptijd, complexiteit en het risico beïnvloeden.

De totale monetaire waarde die aan het contract is verbonden, die omzet, uitgaven of een verplichting kan zijn.

Het belang

Kwantificeert de financiële impact van contracten, waardoor prioritering en analyse mogelijk is van hoe procesinefficiënties van invloed zijn op waardevolle overeenkomsten.

De huidige levenscyclusfase of status van het contract, zoals 'Concept', 'Ter goedkeuring', 'Uitgevoerd' of 'Verlopen'.

Het belang

Biedt een overzicht op hoog niveau van de huidige fase van een contract, waardoor filtering en analyse van het contractportfolio per levenscyclusfase mogelijk is.

De naam van de externe partij, bedrijf, klant, leverancier of partner betrokken bij het contract.

Het belang

Identificeert de externe partij, waardoor analyse van cyclustijden en onderhandelingspatronen per klant of leverancier mogelijk is.

De interne bedrijfseenheid of afdeling die eigenaar is van het contract, zoals Sales, Juridisch of Inkoop.

Het belang

Maakt vergelijking van procesprestaties tussen verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van interne knelpunten en het delen van best practices.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de eerste activiteit in de contractlevenscyclus, die de formele aanvraag voor een nieuw contract vertegenwoordigt. Het wordt doorgaans vastgelegd als de aanmaak van een nieuwe contractrecord of werkruimte in het systeem.

Het belang

Deze activiteit markeert de officiële start van het proces, en de timestamp ervan is essentieel voor het berekenen van de totale contractcyclustijd. Het analyseren van het volume aan aanvragen helpt bij middelenplanning en vraagbeheer.

Deze mijlpaal geeft aan dat alle benodigde interne stakeholders de definitieve versie van het contract hebben goedgekeurd. Het betekent dat de organisatie op één lijn zit en klaar is om het contract extern te presenteren.

Het belang

Dit is een belangrijke poort in het proces die het einde van interne onderhandelingen markeert. De tijd die nodig is om dit stadium te bereiken, is een belangrijke key performance indicator (KPI) voor interne efficiëntie.

Deze activiteit markeert de verzending van het definitieve, goedgekeurde contract voor uitvoering door alle partijen. Dit betekent het einde van alle onderhandelingen en het begin van de laatste uitvoeringsstap.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die de uiteindelijke handtekeningcyclus initieert. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot uitvoering kan vertragingen in het ondertekeningsproces onthullen.

Dit is een belangrijke mijlpaal waarbij alle partijen het contract hebben ondertekend, wat het juridisch bindend maakt. Dit vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van de pre-signature fase van de contractlevenscyclus.

Het belang

Als primair succesresultaat is de uitvoeringsdatum cruciaal voor het berekenen van de totale doorlooptijd van aanvraag tot uitvoering. Het is een belangrijke event voor prestatie- en doorvoeranalyse.

Vertegenwoordigt het moment waarop het contract actief en afdwingbaar wordt, wat kan plaatsvinden op of na de uitvoeringsdatum. Deze event markeert het begin van verplichtingenbeheer en prestatietracking.

Het belang

Activering markeert de overgang van het contracteringsproces naar het contractmanagementproces. Het is de werkelijke startdatum voor het volgen van compliance, verlengingen en verplichtingen.

Vertegenwoordigt de succesvolle verlenging van een contract na afloop van de termijn. Dit is een cruciaal bedrijfsresultaat dat de levensduur van de overeenkomst verlengt.

Het belang

Verlengingspercentages zijn een directe maatstaf voor klantbehoud en -tevredenheid. Het bijhouden van deze event is essentieel voor het begrijpen van succes op lange termijn en omzetcontinuïteit.

Vertegenwoordigt de vroegtijdige beëindiging van een actief contract vóór de geplande vervaldatum. Dit kan zijn wegens een reden of gemakshalve, zoals toegestaan door de contractvoorwaarden.

Het belang

Deze event duidt op een voortijdig einde van een zakelijke relatie. Inzicht in de frequentie en redenen voor beëindiging is cruciaal voor risicomanagement en de bedrijfsgezondheid.

Deze event betekent dat een contract zijn einddatum heeft bereikt zonder te zijn verlengd of voortijdig te zijn beëindigd. Dit vertegenwoordigt de natuurlijke, geplande voltooiing van de contractlevenscyclus.

Het belang

Het bijhouden van vervaldatums is cruciaal voor het beheer van verlengingen en het voorkomen van onbedoelde onderbrekingen in service of overeenkomsten. Een groot aantal niet-verlengde vervaldatums kan wijzen op verloren business.

Voor aanbevelingen op maat voor je data, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke stroom van uw contractlevenscyclus, van initiatie tot voltooiing. Het onthult knelpunten, herwerk-loops en afwijkingen van uw beoogde proces, en identificeert waar goedkeuringen stagneren of onderhandelingen inconsistent worden. Dit inzicht helpt u de werkelijke prestaties van uw contractworkflows te begrijpen.

U heeft voornamelijk event logs van uw bronsysteem nodig, inclusief een unieke Contract ID, een activiteitsbeschrijving en een timestamp voor elk event. Aanvullende attributes zoals de gebruiker, contractwaarde of afdeling kunnen de analyse verrijken. Deze data stelt de process mining tool in staat het complete traject van elk contract te reconstrueren.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele weken worden gegenereerd, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. De initiële setup omvat data-extractie en -opschoning, gevolgd door modelgeneratie en -analyse. Continue monitoring biedt doorlopende inzichten en volgt de impact van doorgevoerde verbeteringen.

Process mining biedt een transparant beeld van elke stap die een contract doorloopt, waardoor u de feitelijke procesuitvoering kunt vergelijken met gedefinieerde compliance-regels. Het belicht afwijkingen van standaard operationele procedures en identificeert gevallen waarin compliance-stappen werden gemist of omzeild. Dit maakt proactieve maatregelen mogelijk om consistente naleving van regelgevende en interne beleidslijnen te waarborgen.

Jazeker, door de exacte stroom van contractgoedkeuringen in kaart te brengen, identificeert process mining specifieke stappen of beslispunten die vertraging veroorzaken. Het kan terugkerende herbewerkingslussen aan het licht brengen, overbelaste fiatteurs identificeren en de impact van verschillende onderhandelingstrajecten kwantificeren. Deze inzichten stellen teams in staat workflows opnieuw te ontwerpen en resources effectiever toe te wijzen, wat de algehele doorlooptijden aanzienlijk verkort.

U kunt tastbare verbeteringen verwachten, zoals kortere doorlooptijden voor contractgoedkeuringen, een betere naleving van compliance-standaarden en meer inzicht in de contractstatus. Process mining helpt handmatige inspanning te verminderen, fouten te minimaliseren en de allocatie van resources te optimaliseren. Uiteindelijk leidt dit tot een efficiënter en betrouwbaarder contractlifecycle management.

De primaire technische vereiste is de mogelijkheid om event log data te extraheren uit uw bronsysteem, doorgaans via de rapportagefuncties, API's of directe databasetoegang. U heeft toegangsgegevens en mogelijk technische ondersteuning nodig voor data-export. Er hoeft geen specifieke hardware of software direct binnen uw contractmanagementomgeving zelf te worden geïnstalleerd.

Jazeker, process mining kan precies aanwijzen waar en waarom herbewerking het vaakst voorkomt bij het opstellen en onderhandelen van contracten. Door de volgorde van events en gebruikersinteracties te analyseren, belicht het specifieke fases of afdelingen die het meest bijdragen aan revisies. Dit datagedreven inzicht stelt u in staat verbeteringen direct aan te pakken, waardoor de noodzaak voor herhaalde aanpassingen wordt verminderd.

Begin Vandaag Nog met het Optimaliseren van Uw Contractbeheer

Ontdek knelpunten, verminder risico's en versnel overeenkomsten om snel resultaten te zien.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten klaar