> Continue procesverbetering > Verwerking van crediteurenbetalingen > Sage Intacct > Datatemplate

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Sage Intacct

Attributen voor crediteurenbetalingen (19) Activiteiten voor crediteurenbetalingen (13) Extractiegidsen (2)

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Deze template biedt een volledig raamwerk om je crediteurenproces binnen Sage Intacct in kaart te brengen. Je ziet welke datapunten en procesmijlpalen nodig zijn om knelpunten te vinden en betalingscycli te optimaliseren. Met deze gids zorg je dat je event log alle informatie bevat die nodig is voor een grondige process mining-analyse.

Essentiële datavelden voor Sage Intacct
Gestandaardiseerde procesmijlpalen
Specifieke extractie-instructies

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor crediteurenbetalingen

Deze tabel beschrijft de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je je betaalproces volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 9 Aanbevolen 5 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De specifieke actie of gebeurtenis in de levenscyclus van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de uitgevoerde stap, zoals 'Factuur aangemaakt', 'Factuur goedgekeurd' of 'Betaling geboekt'. Het is essentieel om de procesflow te reconstrueren en de volgorde van gebeurtenissen te visualiseren in het dashboard End-to-End Cycle Time Distribution. Waarom dit belangrijk is Bepaalt de stappen in de procesmap en is verplicht voor elke process mining-analyse. Waar je het vindt Audittrail-logboeken of tabellen met transactiegeschiedenis van het systeem Voorbeelden Conceptfactuur aangemaaktFactuur goedgekeurdBetaling aangemaakt
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van het leveranciersfactuurdocument.
Beschrijving Het factuurnummer is de definitieve case-identificatie voor dit proces. Het groepeert alle gebeurtenissen van één leveranciersfactuur op unieke wijze, zodat je het volledige traject van ontvangst tot betaling kunt analyseren. In Sage Intacct komt dit meestal overeen met het documentnummer of recordnummer binnen het AP Bill-object. Waarom dit belangrijk is Dit is de basis voor het koppelen van alle procesactiviteiten aan één case. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld DOCNUMBER of RECORDNO Voorbeelden INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Timestamp van de gebeurtenis EventTime	De specifieke datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.
Beschrijving Dit attribuut registreert het exacte moment waarop een gebeurtenis plaatsvond. Het vormt de basis voor alle tijdsberekeningen, waaronder de gemiddelde doorlooptijd van facturen en de gemiddelde goedkeuringsduur. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk om bottlenecks te vinden in het dashboard Approval Workflow Performance. Waarom dit belangrijk is Nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de duur tussen processtappen te berekenen. Waar je het vindt Timestamps voor het aanmaken of wijzigen van transacties in de brontabellen Voorbeelden 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	De naam van het systeem waaruit de gebeurtenis afkomstig is.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, meestal 'Sage Intacct' voor dit proces. Als facturen uit OCR-tools of externe inkoopplatforms komen, helpt dit veld om de databronnen van elkaar te onderscheiden in het overzicht Compliance and Risk Overview. Waarom dit belangrijk is Zorgt voor traceerbaarheid van de dataherkomst, vooral in omgevingen met meerdere systemen. Waar je het vindt Vastgelegd tijdens de extractie of afgeleid uit de verbindingsinstellingen Voorbeelden Sage IntacctBill.comExpensify
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp waarop het record voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut houdt bij wanneer de data voor het laatst met het process mining-platform is gesynchroniseerd. Zo zie je hoe actueel de data in dashboards zoals Payment Batch Optimization is en weet je of de analyse de huidige stand van het AP-grootboek weergeeft. Waarom dit belangrijk is Technisch veld voor incrementele ladingen en controles op de actualiteit van de data. Waar je het vindt Systeemtijd op het moment van data-extractie Voorbeelden 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Aangemaakt door gebruiker CreatedBy	De gebruikers-ID van de persoon die de factuur heeft ingevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de initiator van de case. In de analyse Manual Intervention and Touchpoints wordt het gebruikt om opleidingsbehoeften te vinden bij gebruikers die vaak data moeten corrigeren of dubbele facturen veroorzaken. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van gebruikersprestaties mogelijk en helpt opleidingsmogelijkheden te vinden. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld CREATEDBY Voorbeelden jsmithap_automation_botmdoe
	Afdeling Department	De interne afdeling die verantwoordelijk is voor de kosten.
Beschrijving Dit attribuut deelt de factuur in naar kostenplaats of bedrijfsfunctie. Het ondersteunt het dashboard Process Variation Analysis door te laten zien welke afdelingen meer problemen hebben met goedkeuringsvertragingen of herstelwerk dan gemiddeld in de organisatie. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse op organisatieniveau en oorzaakanalyse mogelijk. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld DEPTID of DEPTNAME Voorbeelden IT-dienstenMarketingBedrijfsvoering
	Betaaldatum PaymentDate	De datum waarop de betaling is uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut registreert de laatste timestamp van de financiële afwikkeling. Het wordt gebruikt om de doorlooptijd te berekenen en wordt vergeleken met de vervaldatum voor de KPI On-Time Payment Percentage. Waarom dit belangrijk is Markeert de afronding van de kerncyclus van het proces. Waar je het vindt Sage Intacct AP Payment Detail, veld WHENPAID Voorbeelden 2023-11-052023-11-10
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut staat voor de totale financiële verplichting van de case. In het dashboard Duplicate Submission Detection wordt het gebruikt om facturen met hetzelfde bedrag en dezelfde leveranciers-ID te vinden. Je kunt de analyse er ook mee filteren op transacties met een hoge of lage waarde. Waarom dit belangrijk is Essentieel voor analyses van financiële impact en risicoscores. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld TOTALENTERED of TOTALDUE Voorbeelden 1500.00250.5010000.00
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving Dit attribuut bevat de documentdatum op de fysieke factuur. Samen met de betaaldatum wordt het gebruikt om de end-to-end-doorlooptijd te berekenen. Grote verschillen tussen de factuurdatum en de invoerdatum kunnen wijzen op vertragingen bij de postverwerking of het scannen. Waarom dit belangrijk is Het startpunt voor ouderdomsanalyses en berekeningen van betalingstermijnen. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld WHENTOCREATE of DATECREATED Voorbeelden 2023-10-012023-10-05
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus binnen het systeem.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige systeemstatus weer, bijvoorbeeld Posted, Paid of Draft. Je kunt de dataset ermee filteren op actieve en afgeronde cases in het dashboard End to End Cycle Time Distribution. Waarom dit belangrijk is Maakt de status van de case snel zichtbaar. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld STATE Voorbeelden GeboektBetaaldConceptGedeeltelijk betaald
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.
Beschrijving Dit attribuut koppelt de factuur aan een inkoopdocument uit een eerdere processtap. Het vormt de basis voor het dashboard Three Way Match Efficiency en de analyse PO Compliance and Non PO Spend. Cases zonder waarde in dit veld wijzen op uitgaven zonder inkooporder. Waarom dit belangrijk is Maakt voor compliance-analyses onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporder. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld PONUMBER of gekoppelde documentlink Voorbeelden PO-9912PO-1002null
	Naam van leverancier VendorName	De naam van de leverancier of dienstverlener die de factuur heeft verstuurd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de externe partij aan wie de betaling verschuldigd is. Het is een belangrijke dimensie voor het dashboard Vendor Payment Predictability. Analisten kunnen prestatiecijfers per leverancier groeperen en leveranciersrelaties met een hoog risico of veel handmatige handelingen vinden. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om analyses op basis van leveranciersprestaties en -gedrag te segmenteren. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld VENDORNAME Voorbeelden Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Vervaldatum DueDate	De contractuele uiterste betaaldatum.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de betaling moet zijn uitgevoerd om boetes te voorkomen. Het is de noemer voor de KPI On-Time Payment Percentage. Betalingen na deze datum kunnen wijzen op complianceproblemen en de relatie met leveranciers schaden. Waarom dit belangrijk is Basis voor het bepalen van tijdige betalingen en naleving van de SLA. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld WHENDUE Voorbeelden 2023-11-012023-11-15
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De juridische entiteit of locatie die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving Dit attribuut maakt onderscheid tussen verschillende dochterondernemingen of kantoorlocaties. Het is belangrijk voor Compliance and Risk Overview om de naleving van processen tussen geografische of juridische entiteiten binnen de organisatie te vergelijken. Waarom dit belangrijk is Essentieel voor benchmarks tussen meerdere entiteiten. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld LOCATIONID of ENTITY Voorbeelden USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore
	Betalingstermijnen PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor het moment van betaling en eventuele kortingen.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft de regel waarmee de vervaldatum en kortingsdatum worden berekend, bijvoorbeeld Net 30 of 2/10 Net 30. Het is belangrijk voor het dashboard Early Payment Discount Analysis, waarmee je ziet voor welke facturen een gemiste betalingskorting mogelijk was. Waarom dit belangrijk is Context voor analyses van cashflowstrategieën en gemiste kortingsmogelijkheden. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld TERMNAME Voorbeelden Netto 30Betaling bij ontvangst2/10 Netto 30
	Blokkeringsstatus HoldStatus	Geeft aan of de factuur momenteel is geblokkeerd voor betaling.
Beschrijving Dit attribuut markeert cases die niet verdergaan in het betalingsproces. Het ondersteunt het dashboard Payment Block Impact Monitor door cases te identificeren die in een geblokkeerde status blijven hangen. Waarom dit belangrijk is Identificeert bottlenecks die meteen aandacht nodig hebben. Waar je het vindt Sage Intacct AP Bill-object, veld ONHOLD Voorbeelden truefalse
	Met inkooporder IsPOBacked	Vlag die aangeeft of de factuur aan een inkooporder is gekoppeld.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan of de factuur de standaardinkoopprocedure heeft gevolgd. Het is het belangrijkste filter voor de KPI Purchase Order Compliance Rate en helpt ad-hocuitgaven te onderscheiden van beheerde uitgaven. Waarom dit belangrijk is Belangrijk onderscheid voor analyse van procespaden. Waar je het vindt Berekend: PurchaseOrderNumber is niet null Voorbeelden truefalse
	Te laat betaald IsPaidLate	Vlag die aangeeft of de betaaldatum na de vervaldatum ligt.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken. Het is een directe filter voor de KPI On-Time Payment Percentage en helpt probleemcases te isoleren in het dashboard Vendor Payment Predictability. Waarom dit belangrijk is Vereenvoudigt het filteren op SLA-overtredingen. Waar je het vindt Berekend: PaymentDate > DueDate Voorbeelden truefalse

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor crediteurenbetalingen

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je moet volgen voor een nauwkeurige procesontdekking en om betalingsvertragingen te identificeren.

6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling aangemaakt	Het aanmaken van het Payment-record, bijvoorbeeld Check, ACH of EFT, dat aan de factuur is gekoppeld. Dit is het moment waarop de geldoverdracht in het systeem wordt gestart.
Waarom dit belangrijk is De belangrijkste timestamp voor 'Average Invoice Cycle Time' en 'On-Time Payment Percentage'. Waar je het vindt Identificeer het aanmaken van een APPYMT-record dat aan APBILL is gekoppeld. Gebruik de aanmaakdatum van het payment-object. Vastleggen Vastgelegd wanneer het APPYMT-record wordt aangemaakt Eventtype explicit
	Conceptfactuur aangemaakt	De eerste aanmaak van het AP Bill-record in Sage Intacct, meestal met de status Draft. Hiermee wordt het startpunt van de factuurdata vastgelegd voordat de factuur goedkeurings- of boekingsworkflows ingaat.
Waarom dit belangrijk is Legt de eerste timestamp voor de doorlooptijd van het proces vast en markeert het begin van de registratie van de verplichting. Waar je het vindt Raadpleeg de audit trail van het APBILL-object voor de actie 'Create' of de eerste timestamp waarop het record is aangemaakt. Vastleggen Vastgelegd wanneer het APBILL-record voor het eerst wordt aangemaakt Eventtype explicit
	Factuur geboekt	Het moment waarop de factuur wordt vastgelegd in het General Ledger. In systemen zonder goedkeuringsworkflows kan dit tegelijk met de indiening gebeuren.
Waarom dit belangrijk is Geeft aan dat de financiële verplichting officieel in de boekhouding is opgenomen. Waar je het vindt Raadpleeg de APBILL-audit trail voor de statuswijziging naar 'Posted'. Vastleggen Vastgelegd wanneer de transactie naar het GL wordt geboekt Eventtype explicit
	Factuur gematcht met PO	Geeft aan wanneer een leveranciersfactuur wordt aangemaakt door een Purchase Order of Receiver om te zetten of eraan te koppelen. Deze activiteit valideert de efficiëntie van de three-way match.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor de KPI 'First-Pass Match Rate' en om PO-compliance te onderscheiden van uitgaven zonder PO. Waar je het vindt Controleer in het APBILL-object of de velden 'createdfrom' of 'source_id' een niet-lege waarde bevatten die een koppeling met een inkooptransactie aangeeft. Vastleggen Vergelijk Record ID met Source Transaction ID Eventtype inferred
	Factuur goedgekeurd	Een afzonderlijke goedkeuringsactie binnen de aangewezen goedkeuringsworkflow. Dit betekent dat een gebruiker met voldoende bevoegdheid de factuur voor betaling heeft geautoriseerd.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor de KPI 'Average Approval Duration' en het vinden van knelpunten bij managementgoedkeuringen. Waar je het vindt Raadpleeg het logboek 'Examine Approval History' dat aan de AP Bill is gekoppeld en zoek naar acties met de status 'Approved'. Vastleggen Vastgelegd wanneer de goedkeuringsactie wordt uitgevoerd Eventtype explicit
	Factuur ingediend	De overgang van de factuur van de status Draft naar Submitted, waarmee de goedkeuringsworkflow wordt gestart. Dit markeert het einde van de gegevensinvoer en het begin van de goedkeuringscyclus.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk om de duur van 'Data Entry' te scheiden van de duur van 'Approval' in een analyse van doorlooptijden. Waar je het vindt Leid dit af uit de APBILL-audit trail wanneer het veld State verandert van 'Draft' naar 'Submitted' of 'Pending Approval'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Eventtype inferred
	Betaling afgestemd	De bevestiging dat de betaling bij de bank is verwerkt, vastgelegd tijdens het bankafstemmingsproces in Cash Management.
Waarom dit belangrijk is Levert de 'End to End Cycle Time' vanuit cashflowperspectief en bevestigt dat het geld daadwerkelijk van de rekening is afgeschreven. Waar je het vindt Controleer de status van de afstemming of het veld 'Cleared Date' op het APPYMT-object of de gekoppelde Cash Management-transactie. Vastleggen Vergelijk de afstemmingsstatus Eventtype inferred
	Betaling ongeldig gemaakt	Het annuleren van een eerder aangemaakte betaling. Hierdoor wordt de factuurverplichting opnieuw geopend en moet het betalingsproces opnieuw beginnen.
Waarom dit belangrijk is Identificeer ernstige fouten verderop in het proces waarbij betalingen worden aangemaakt maar daarna ingetrokken. Waar je het vindt Raadpleeg het APPYMT-object voor de status 'Void' of 'Voided' en de bijbehorende timestamp. Vastleggen Vastgelegd wanneer de void-transactie plaatsvindt Eventtype explicit
	Factuur afgewezen	Legt vast wanneer een goedkeurder de factuur afwijst en deze terugstuurt naar de status Draft of gedeeltelijk goedgekeurd. Dit wijst op een proceslus of een probleem met de datakwaliteit.
Waarom dit belangrijk is Maakt knelpunten in de workflow zichtbaar en draagt bij aan metingen van herstelwerk. Waar je het vindt Raadpleeg het logboek 'Examine Approval History' dat aan de AP Bill is gekoppeld en zoek naar acties met de status 'Declined' of 'Rejected'. Vastleggen Vastgelegd wanneer de afwijzingsactie wordt uitgevoerd Eventtype explicit
	Factuur bijgewerkt	Legt wijzigingen in de factuurkop of regelitems vast na de eerste aanmaak. Een hoge frequentie van deze activiteit wijst op handmatig herstelwerk of fouten in de data-extractie.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor het berekenen van de 'Touchless Processing Rate' en het vinden van inefficiënte lussen voor handmatige datacorrectie. Waar je het vindt Raadpleeg de APBILL-auditgeschiedenis voor 'Update'-acties die vóór het boeken door een gebruiker zijn uitgevoerd. Vastleggen Vastgelegd wanneer de transactie wordt gewijzigd Eventtype explicit
	Factuur geselecteerd voor betaling	Het opnemen van de factuur in een betalingsbatch of selectierun. De status verandert meestal naar 'Selected', waardoor de factuur wordt uitgesloten van andere betalingsruns.
Waarom dit belangrijk is Analyseert 'Payment Batch Optimization' en de vertraging tussen het besluit om te betalen en het daadwerkelijk uitschrijven van de betaling. Waar je het vindt Leid dit af uit de statuswijziging van APBILL naar 'Selected' of een gelijkwaardige status via de actie 'Pay Bills'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Eventtype inferred
	Factuur in de wacht gezet	Het instellen van een betalingsblokkade of de status 'On Hold' voor de factuur. Hierdoor kan de factuur niet voor betaling worden geselecteerd.
Waarom dit belangrijk is Heeft direct invloed op de 'Payment Block Resolution Time' en maakt vertragingen in de betalingsflow zichtbaar. Waar je het vindt Leid dit af uit de APBILL-audit trail wanneer de boolean of het statusveld 'On Hold' de waarde true krijgt. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Eventtype inferred
	Factuur uit de wacht gehaald	Het verwijderen van de betalingsblokkade, waardoor de factuur kan doorgaan naar de betalingsselectie. Dit markeert de oplossing van het geschil of probleem.
Waarom dit belangrijk is Markeert het einde van een knelpuntperiode en de hervatting van de standaard procesflow. Waar je het vindt Leid dit af uit de APBILL-audit trail wanneer de boolean of het statusveld 'On Hold' de waarde false krijgt. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Eventtype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Sage Intacct

Stappen

Bereid de AP Bills View voor Log in bij Sage Intacct en ga naar Accounts Payable > tabblad All > Bills. Kies 'Create New View'. Geef de view de naam 'Process Mining - Bills Extraction'. Selecteer de volgende kolommen in deze volgorde: Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Stel filters in om 'Draft'-facturen uit te sluiten als je alleen geboekte data wilt, of laat het filter leeg om de volledige levenscyclus vast te leggen. Zorg dat de periode je analyseperiode dekt, bijvoorbeeld Date Created = Last 365 Days. Sla de view op.
Exporteer AP Bills-data Open de view 'Process Mining - Bills Extraction'. Klik op 'Export' en kies de indeling 'CSV'. Sla het bestand op als 'AP_Bills.csv'.
Bereid de Posted Payments View voor Ga naar Accounts Payable > tabblad All > Posted Payments. Maak een nieuwe view met de naam 'Process Mining - Payments'. Selecteer de kolommen: Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Sla de view op.
Exporteer betalingsdata Open de view 'Process Mining - Payments'. Klik op 'Export' en kies 'CSV'. Sla het bestand op als 'AP_Payments.csv'.
Optioneel: Audit Trail voor workflowgeschiedenis Standaard custom views in Intacct tonen alleen de huidige status en de datum van de laatste wijziging. Als je historische gebeurtenissen zoals 'Invoice Declined' of specifieke tijdstempels van goedkeuringen wilt vastleggen, moet je de Audit History exporteren. Ga naar Reports > Setup > Audit Trail. Stel de audit trail in voor het object 'AP Bill'. Selecteer de actietypen: Add, Modify, Approve, Decline. Exporteer dit rapport als 'AP_Audit_History.csv'.
Voer het transformatiescript uit Gebruik het Python-script uit de Query-sectie om deze bestanden samen te voegen. Het script verwerkt 'AP_Bills.csv', 'AP_Payments.csv' en optioneel 'AP_Audit_History.csv' en maakt de vereiste eventlogstructuur.
Controleer en formatteer Open het resulterende bestand 'Event_Log_Output.csv'. Controleer of 'EventTime' de ISO 8601-indeling heeft (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Controleer of 'InvoiceNumber' voor alle rijen is ingevuld. Upload de definitieve CSV naar ProcessMind.

Configuratie

Viewconfiguratie: Zorg dat 'Number of records' in de viewinstellingen hoog genoeg staat om alle transacties vast te leggen. Gebruik anders de exportfunctie 'Next Page' als er limieten gelden.
Datums: Intacct exporteert datums in de lokale indeling van de gebruiker, bijvoorbeeld MM/DD/YYYY. Het transformatiescript gaat uit van de standaard Amerikaanse indeling. Pas het script aan als je gebruikersprofiel DD/MM/YYYY gebruikt.
Veldrechten: Zorg dat de gebruiker die de view maakt over de rechten 'List' en 'View' beschikt voor Accounts Payable Bills en Posted Payments.
Historische detaillering: Zonder de Audit Trail-export zijn activiteiten zoals 'Invoice Approved' gebaseerd op 'Date Posted' als benadering. 'Invoice Updated' geeft dan alleen het tijdstip van de laatste wijziging weer.
Filteren: Gebruik een filter op 'Date Created' >= [Start Date] om de hoeveelheid data te beperken. Filter niet op 'State', tenzij je specifiek geannuleerde of historische records wilt uitsluiten.

a Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Stappen

Breng een Web Services-sessie tot stand: Authenticeer bij het Sage Intacct Web Services 3.0-eindpunt met je Sender ID, Password, Company ID, User ID en User Password om een sessie-ID te krijgen.
Bepaal de benodigde objecten: Je moet data uit drie hoofdobjecten halen om de volledige levenscyclus vast te leggen: APBILL (factuurkoppen), APPYMTDETAIL (betalingsdetails die aan facturen zijn gekoppeld) en AUDITTRAIL (workflowgeschiedenis).
Haal factuurkopgegevens op: Gebruik de methode readByQuery op het object APBILL. Selecteer de velden RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filter op periode met WHENCREATED.
Haal betalingsdata op: Gebruik readByQuery op APPYMTDETAIL. Selecteer RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (betalingsreferentie) en BILLRECORDNO (foreign key naar APBILL). Zorg dat je de status of datum van CLEARED ophaalt als die beschikbaar is voor de afstemming.
Haal de auditgeschiedenis op: Gebruik readByQuery op het object AUDITTRAIL. Filter op OBJECTTYPE = 'APBILL'. Dit is belangrijk om gebeurtenissen zoals goedkeuring, afwijzing, vasthouden en annulering vast te leggen. Deze gebeurtenissen worden niet als tijdstempels in de kopgegevens opgeslagen. Selecteer OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED en USERID.
Zet de data klaar: Laad de XML/JSON-antwoorden van deze drie API-aanroepen in een stagingdatabase, zoals SQL Server, Snowflake of Postgres. De API ondersteunt geen complexe joins of unions in één aanroep. De transformatie moet daarom na de extractie plaatsvinden.
Voer het transformatiescript uit: Voer het SQL-script uit de Query-sectie uit op je stagingtabellen. Dit script combineert de statische kopgegevens met het transactionele auditlog en maakt één event log.
Valideer activiteitstypen: Controleer de uitvoer op specifieke trefwoorden in de Audit Trail-berichten, zoals Approved en Declined. Zorg dat je logica voor tekstvergelijking aansluit op de formulering in jouw Intacct-configuratie.
Formatteer datums: Zorg dat de kolom EventTime tijdens de laatste export de ISO 8601-indeling heeft (YYYY-MM-DD THH:MM:SS).
Exporteer het event log: Exporteer het resultaat van de SQL-query als CSV- of Parquet-bestand om het naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

API-eindpunt: https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Methode: readByQuery (Web Services 3.0)
Paginagrootte: Stel pagesize in op 1000, het aanbevolen maximum, om HTTP-overhead te beperken. Gebruik een lus met resultId om volgende pagina's op te halen.
Filteren op datum: Gebruik standaard SQL-operatoren (>=, <, AND) in je querystring voor WHENCREATED-kolommen om de extractieperiode te beperken, bijvoorbeeld de laatste 365 dagen.
Rechten: De extractiegebruiker heeft de rechten 'List' en 'View' nodig voor Accounts Payable en de machtiging 'Audit Trail', die vaak onder Platform Services of Company Admin staat.
Objectkoppeling: APBILL.RECORDNO is de primaire sleutel voor de koppeling met APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO en AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

a Voorbeeldquery sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

Klaar om aan de slag te gaan?

Breng je betalingsproces vandaag nog in kaart om verborgen efficiëntieverbeteringen te vinden en je cashflowbeheer te verbeteren.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Optimaliseer je crediteurenbetalingen vandaag nog

Verkort de doorlooptijd met 30% en neem knelpunten in Sage Intacct weg.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar met instellen.

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Attributen voor crediteurenbetalingen

Activiteiten voor crediteurenbetalingen

Extractiegidsen

Sage Intacct Custom View CSV-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Sage Intacct XML API readByQuery-extractie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer je crediteurenbetalingen vandaag nog

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Jouw datatemplate voor crediteurenbetalingen

Attributen voor crediteurenbetalingen

Activiteiten voor crediteurenbetalingen

Extractiegidsen

Sage Intacct Custom View CSV-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Sage Intacct XML API readByQuery-extractie

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer je crediteurenbetalingen vandaag nog

We respecteren je privacy