> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenbetalingen > Sage Intacct > Datatemplate

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Sage Intacct

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen(19) Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen(13) Extractiegidsen(2)

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Deze template biedt een kader om het proces van crediteurenbetalingen in Sage Intacct in kaart te brengen. Je ziet welke datapunten en processtappen nodig zijn om bottlenecks te vinden en betalingscycli te verbeteren. Volg deze gids om ervoor te zorgen dat het event log alle gegevens bevat voor een grondige process mining-analyse.

Essentiële datavelden voor Sage Intacct
Gestandaardiseerde processtappen
Specifieke instructies voor data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Deze tabel bevat de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het betalingsproces grondig kunt analyseren.

5 Verplicht 9 Aanbevolen 5 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De specifieke actie of gebeurtenis tijdens de levenscyclus van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de uitgevoerde stap, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Factuur goedgekeurd’ of ‘Betaling geboekt’. Het is nodig om de processtroom te reconstrueren en de volgorde van events weer te geven in het dashboard End to End Cycle Time Distribution. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart en is vereist voor elke process mining-analyse. Waar vind je dit? Auditspoorlogs of tabellen met de transactiegeschiedenis van het systeem Voorbeelden Conceptfactuur aangemaaktFactuur goedgekeurdBetaling aangemaakt
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatiecode van de leveranciersfactuur.
Beschrijving Het factuurnummer is de unieke case-ID voor dit proces. Hiermee worden alle events van één leveranciersfactuur bij elkaar gebracht, zodat je het hele traject van ontvangst tot betaling kunt analyseren. In Sage Intacct komt dit meestal overeen met het documentnummer of recordnummer in het AP Bill-object. Waarom dit belangrijk is Dit is de sleutel waarmee alle procesactiviteiten aan één case worden gekoppeld. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld DOCNUMBER of RECORDNO Voorbeelden INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Tijdstempel van event EventTime	De datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond.
Beschrijving Dit attribuut legt het exacte tijdstip van een event vast. Het vormt de basis voor alle tijdsberekeningen, waaronder de gemiddelde factuurdoorlooptijd en de gemiddelde goedkeuringsduur. Nauwkeurige timestamps zijn nodig om bottlenecks te vinden in het dashboard Approval Workflow Performance. Waarom dit belangrijk is Nodig om events op volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen. Waar vind je dit? Timestamps voor het aanmaken of wijzigen van transacties in de brontabellen Voorbeelden 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Bronsysteem SourceSystem	De naam van het systeem waar het event vandaan komt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Voor dit proces is dat meestal ‘Sage Intacct’. Als facturen uit OCR-tools of externe inkoopplatforms komen, kun je met dit veld de bronnen onderscheiden in het overzicht Compliance and Risk Overview. Waarom dit belangrijk is Maakt de herkomst van data traceerbaar, vooral in omgevingen met meerdere systemen. Waar vind je dit? Vastgelegd tijdens de extractie of afgeleid van de verbindingsinstellingen Voorbeelden Sage IntacctBill.comExpensify
	Laatste data-update LastDataUpdate	Het tijdstip waarop het record voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving Dit attribuut houdt bij wanneer de data voor het laatst met het process mining-platform is gesynchroniseerd. Zo zie je hoe actueel de data in dashboards zoals Payment Batch Optimization is. Ook kun je controleren of de analyse de meest recente stand van het crediteurenboek weergeeft. Waarom dit belangrijk is Technisch veld voor incrementele gegevensladingen en controles op de actualiteit van data. Waar vind je dit? Systeemtijd op het moment van data-extractie Voorbeelden 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Afdeling Department	De interne afdeling die verantwoordelijk is voor de uitgave.
Beschrijving Dit attribuut deelt de factuur in op kostenplaats of bedrijfsfunctie. Het dashboard Process Variation Analysis laat zien welke afdelingen te maken hebben met lange goedkeuringen of veel herstelwerk, vergeleken met het organisatiegemiddelde. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om per onderdeel van de organisatie in te zoomen en oorzaken te analyseren. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld DEPTID of DEPTNAME Voorbeelden IT-dienstenMarketingBedrijfsvoering
	Betaaldatum PaymentDate	De datum waarop de betaling is uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut legt het tijdstip van de financiële afwikkeling vast. Het wordt gebruikt om de doorlooptijd te berekenen en vergeleken met de vervaldatum voor de KPI On-Time Payment Percentage. Waarom dit belangrijk is Markeert het einde van de hoofdcyclus van het proces. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Payment Detail, veld WHENPAID Voorbeelden 2023-11-052023-11-10
	Factuurbedrag InvoiceAmount	Het totale bedrag van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut geeft de totale financiële verplichting voor de case weer. Het dashboard Duplicate Submission Detection gebruikt het om facturen met hetzelfde bedrag en leveranciers-ID op te sporen. Je kunt analyses er ook mee filteren op transacties met een hoog of laag bedrag. Waarom dit belangrijk is Nodig om de financiële impact te analyseren en risico’s te beoordelen. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld TOTALENTERED of TOTALDUE Voorbeelden 1500.00250.5010000.00
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgeschreven.
Beschrijving Dit attribuut bevat de documentdatum die op de factuur staat. Samen met de betaaldatum wordt het gebruikt om de totale doorlooptijd te berekenen. Een groot verschil tussen de factuurdatum en de registratiedatum kan wijzen op vertraging bij de postverwerking of het scannen. Waarom dit belangrijk is Uitgangspunt voor verouderingsanalyses en berekeningen van betalingstermijnen. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld WHENTOCREATE of DATECREATED Voorbeelden 2023-10-012023-10-05
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in het systeem.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige systeemstatus weer, bijvoorbeeld geboekt, betaald of concept. Hiermee kun je in het dashboard End to End Cycle Time Distribution actieve en afgeronde cases van elkaar onderscheiden. Waarom dit belangrijk is Laat snel zien wat de status van de case is. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld STATE Voorbeelden GeboektBetaaldConceptGedeeltelijk betaald
	Gebruiker die de factuur heeft aangemaakt CreatedBy	De gebruikers-ID van degene die de factuur heeft ingevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie de case heeft gestart. In de analyse Manual Intervention and Touchpoints kun je ermee vaststellen welke gebruikers training nodig hebben, bijvoorbeeld omdat ze vaak data moeten corrigeren of dubbele facturen aanmaken. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van bronprestaties mogelijk en brengt trainingskansen aan het licht. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld CREATEDBY Voorbeelden jsmithap_automation_botmdoe
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.
Beschrijving Dit attribuut koppelt de factuur aan een eerder aangemaakt inkoopdocument. Het is bepalend voor het dashboard Three Way Match Efficiency en de analyses PO Compliance en Non PO Spend. Een lege waarde betekent dat de uitgave niet aan een inkooporder is gekoppeld. Waarom dit belangrijk is Maakt voor complianceanalyse onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporder. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld PONUMBER of koppeling naar het gerelateerde document Voorbeelden PO-9912PO-1002null
	Leveranciersnaam VendorName	De naam van de leverancier of dienstverlener die de factuur heeft verstuurd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan aan welke externe partij de betaling verschuldigd is. Het is een belangrijke dimensie voor het dashboard Vendor Payment Predictability. Analisten kunnen prestaties per leverancier vergelijken en leveranciersrelaties met een hoog risico of veel handmatige handelingen opsporen. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om analyses op te splitsen naar prestaties en gedrag van leveranciers. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld VENDORNAME Voorbeelden Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Vervaldatum DueDate	De contractuele uiterste betaaldatum.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de betaling uiterlijk moet plaatsvinden om boetes te voorkomen. Het is de noemer voor de KPI On-Time Payment Percentage. Betalingen na deze datum kunnen wijzen op complianceproblemen en de relatie met leveranciers schaden. Waarom dit belangrijk is Uitgangspunt om tijdige betalingen en naleving van SLA’s te beoordelen. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld WHENDUE Voorbeelden 2023-11-012023-11-15
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De juridische entiteit of locatie die bij de factuur hoort.
Beschrijving Dit attribuut maakt onderscheid tussen dochterondernemingen en kantoorlocaties. Het overzicht Compliance and Risk Overview gebruikt het om te vergelijken hoe verschillende geografische of juridische entiteiten binnen de organisatie processen volgen. Waarom dit belangrijk is Nodig om meerdere entiteiten met elkaar te vergelijken. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld LOCATIONID of ENTITY Voorbeelden USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor de betalingstermijn en kortingen.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft de regel waarmee de vervaldatum en kortingsdatum worden berekend, bijvoorbeeld Net 30 of 2/10 Net 30. Het dashboard Early Payment Discount Analysis gebruikt deze informatie om te bepalen voor welke facturen een korting mogelijk was, maar niet is benut. Waarom dit belangrijk is Context voor analyses van kasstroombeleid en gemiste kortingskansen. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld TERMNAME Voorbeelden Netto 30 dagenTe betalen bij ontvangst2/10, netto 30 dagen
	Blokkeringsstatus HoldStatus	Geeft aan of de betaling van de factuur momenteel is geblokkeerd.
Beschrijving Dit attribuut markeert cases waarvoor de betalingsverwerking is opgeschort. Het dashboard Payment Block Impact Monitor laat ermee zien welke cases geblokkeerd blijven. Waarom dit belangrijk is Brengt bottlenecks aan het licht waarvoor meteen actie nodig is. Waar vind je dit? Sage Intacct AP Bill-object, veld ONHOLD Voorbeelden truefalse
	Gekoppeld aan inkooporder IsPOBacked	Geeft aan of de factuur aan een inkooporder is gekoppeld.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan of de factuur de standaard inkoopprocedure heeft gevolgd. Het is het belangrijkste filter voor de KPI Purchase Order Compliance Rate en maakt onderscheid tussen ad-hocuitgaven en beheerde uitgaven. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om procesroutes met elkaar te vergelijken. Waar vind je dit? Berekend: PurchaseOrderNumber is niet null Voorbeelden truefalse
	Te laat betaald IsPaidLate	Geeft aan of de betaaldatum na de vervaldatum viel.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de betaaldatum met de vervaldatum te vergelijken. Het is een directe filter voor de KPI On-Time Payment Percentage en helpt probleemcases te vinden in het dashboard Vendor Payment Predictability. Waarom dit belangrijk is Maakt filteren op SLA-overschrijdingen eenvoudiger. Waar vind je dit? Berekend: PaymentDate > DueDate Voorbeelden truefalse

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om te volgen. Zo kun je het proces nauwkeurig ontdekken en betalingsvertragingen opsporen.

6 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling aangemaakt	De betalingsregistratie (cheque, ACH of EFT) die aan de factuur is gekoppeld, wordt aangemaakt. Op dit moment wordt de overboeking in het systeem gestart.
Waarom dit belangrijk is De belangrijkste timestamp voor de gemiddelde doorlooptijd van facturen en het percentage betalingen op tijd. Waar vind je dit? Zoek een APPYMT-registratie die aan APBILL is gekoppeld. Gebruik de aanmaakdatum van het betalingsobject. Vastleggen Geregistreerd wanneer de APPYMT-registratie wordt aangemaakt Gebeurtenistype explicit
	Conceptfactuur aangemaakt	De eerste aanmaak van de AP Bill-registratie in Sage Intacct, meestal met de status Concept. Hiermee leg je het beginpunt van de factuurdata vast, voordat de factuur de goedkeurings- of boekingsworkflow ingaat.
Waarom dit belangrijk is Bepaalt de vroegste timestamp voor de doorlooptijd van het proces en markeert het begin van de registratie van de verplichting. Waar vind je dit? Raadpleeg het auditspoor van het APBILL-object voor de actie 'Create' of de eerste timestamp van de aanmaak van de registratie. Vastleggen Geregistreerd wanneer de APBILL-registratie voor het eerst wordt aangemaakt Gebeurtenistype explicit
	Factuur geboekt	Het moment waarop de factuur in het grootboek wordt verwerkt. In systemen zonder goedkeuringsworkflows kan dit tegelijk met de indiening gebeuren.
Waarom dit belangrijk is Geeft aan dat de financiële verplichting officieel in de boekhouding is opgenomen. Waar vind je dit? Raadpleeg het auditspoor van APBILL voor de statuswijziging naar 'Posted'. Vastleggen Geregistreerd wanneer de transactie in het grootboek wordt geboekt Gebeurtenistype explicit
	Factuur gematcht met inkooporder	Geeft aan wanneer een leveranciersfactuur wordt aangemaakt door een inkooporder of ontvangst om te zetten of eraan te koppelen. Met deze activiteit meet je hoe goed de driewegmatch verloopt.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor de KPI ‘percentage matches in één keer’ en om naleving van inkooporderregels te vergelijken met uitgaven zonder inkooporder. Waar vind je dit? Controleer in het APBILL-object of de velden 'createdfrom' of 'source_id' een waarde bevatten die niet null is. Dat wijst op een koppeling met een inkooptransactie. Vastleggen Vergelijk de registratie-ID met de ID van de bronstransactie Gebeurtenistype inferred
	Factuur goedgekeurd	Een afzonderlijke goedkeuringsactie die in de aangewezen goedkeuringsworkflow wordt vastgelegd. Dit betekent dat een gebruiker met voldoende bevoegdheid de factuur voor betaling heeft goedgekeurd.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor de KPI ‘gemiddelde goedkeuringsduur’ en om bottlenecks bij goedkeuring door managers te vinden. Waar vind je dit? Raadpleeg het logboek 'Examine Approval History' van de AP Bill en zoek naar acties 'Approved'. Vastleggen Geregistreerd wanneer de goedkeuringsactie wordt uitgevoerd Gebeurtenistype explicit
	Factuur ingediend	De factuur verandert van de status Concept naar Ingediend en start daarmee de goedkeuringsworkflow. Dit markeert het einde van de gegevensinvoer en het begin van de goedkeuringscyclus.
Waarom dit belangrijk is Essentieel om de duur van de gegevensinvoer te scheiden van de goedkeuringsduur bij een analyse van de doorlooptijd. Waar vind je dit? Leid dit af uit het auditspoor van APBILL wanneer het veld State verandert van 'Draft' naar 'Submitted' of 'Pending Approval'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Betaling afgestemd	Bevestigt dat de betaling bij de bank is verwerkt. Dit wordt vastgelegd tijdens de bankafstemming in Cash Management.
Waarom dit belangrijk is Bepaalt de totale doorlooptijd vanuit het perspectief van de cashflow en bevestigt dat het geld daadwerkelijk van de rekening is afgeschreven. Waar vind je dit? Controleer de afstemmingsstatus of het veld 'Cleared Date' van het APPYMT-object of de gekoppelde Cash Management-transactie. Vastleggen Vergelijk de afstemmingsstatus Gebeurtenistype inferred
	Betaling geannuleerd	Een eerder aangemaakte betaling wordt geannuleerd. De factuurverplichting wordt opnieuw geopend en het betalingsproces moet opnieuw beginnen.
Waarom dit belangrijk is Brengt ernstige problemen verderop in het proces aan het licht, waarbij betalingen eerst worden aangemaakt en daarna teruggedraaid. Waar vind je dit? Raadpleeg het APPYMT-object voor de status 'Void' of 'Voided' en de bijbehorende timestamp. Vastleggen Geregistreerd wanneer de transactie wordt geannuleerd Gebeurtenistype explicit
	Blokkade van factuur opgeheven	De betalingsblokkade wordt opgeheven, zodat de factuur kan worden geselecteerd voor betaling. Hiermee is het geschil of probleem opgelost.
Waarom dit belangrijk is Markeert het einde van een bottleneckperiode en de hervatting van de standaardprocesstroom. Waar vind je dit? Leid dit af uit het auditspoor van APBILL wanneer de boolean of het statusveld 'On Hold' de waarde false krijgt. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Factuur afgewezen	Legt vast wanneer een goedkeurder de factuur afwijst en deze terugzet naar de status Concept of een gedeeltelijk goedgekeurde status. Dit wijst op een proceslus of een probleem met de datakwaliteit.
Waarom dit belangrijk is Maakt knelpunten in de workflow zichtbaar en draagt bij aan de meting van herstelwerk. Waar vind je dit? Raadpleeg het logboek 'Examine Approval History' van de AP Bill en zoek naar acties 'Declined' of 'Rejected'. Vastleggen Geregistreerd wanneer de afwijzing wordt uitgevoerd Gebeurtenistype explicit
	Factuur bijgewerkt	Legt wijzigingen vast in de factuurkop of factuurregels na de eerste aanmaak. Veel van deze activiteit wijst op handmatig herstelwerk of fouten bij data-extractie.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor het berekenen van het percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt en het opsporen van inefficiënte lussen voor handmatige datacorrectie. Waar vind je dit? Raadpleeg de auditgeschiedenis van APBILL voor acties 'Update' die een gebruiker vóór het boeken heeft uitgevoerd. Vastleggen Geregistreerd wanneer de transactie wordt gewijzigd Gebeurtenistype explicit
	Factuur geblokkeerd	Een betalingsblokkade of de status 'On Hold' wordt op de factuur toegepast. Daardoor kan de factuur niet worden geselecteerd voor betaling.
Waarom dit belangrijk is Heeft rechtstreeks invloed op de oplostijd van betalingsblokkades en maakt vertragingen in de betalingsstroom zichtbaar. Waar vind je dit? Leid dit af uit het auditspoor van APBILL wanneer de boolean of het statusveld 'On Hold' de waarde true krijgt. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Factuur geselecteerd voor betaling	De factuur wordt opgenomen in een betaalbatch of selectieronde. De status verandert meestal in 'Selected', waardoor de factuur niet in andere betaalruns kan worden opgenomen.
Waarom dit belangrijk is Meet de optimalisatie van betaalbatches en de tijd tussen de beslissing om te betalen en het daadwerkelijk uitschrijven van de cheque. Waar vind je dit? Leid dit af uit een statuswijziging van APBILL naar 'Selected' of een vergelijkbare status via de actie op het scherm 'Pay Bills'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Sage Intacct

Stappen

De weergave AP Bills voorbereiden Meld je aan bij Sage Intacct en ga naar Accounts Payable > tabblad All > Bills. Selecteer 'Create New View'. Geef de weergave de naam 'Process Mining - Bills Extraction'. Selecteer de volgende kolommen in deze volgorde: Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Stel filters in om facturen met de status 'Draft' uit te sluiten als je alleen geboekte data nodig hebt. Laat het filter anders open om de volledige levenscyclus vast te leggen. Zorg dat de datumbereik je analyseperiode dekt, bijvoorbeeld Date Created = Last 365 Days. Sla de weergave op.
De gegevens van AP Bills exporteren Open de weergave 'Process Mining - Bills Extraction'. Klik op de knop 'Export' en selecteer de indeling 'CSV'. Sla het bestand op als 'AP_Bills.csv'.
De weergave Posted Payments voorbereiden Ga naar Accounts Payable > tabblad All > Posted Payments. Maak een nieuwe weergave met de naam 'Process Mining - Payments'. Selecteer de kolommen: Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Sla de weergave op.
Betalingsgegevens exporteren Open de weergave 'Process Mining - Payments'. Klik op 'Export' en selecteer 'CSV'. Sla het bestand op als 'AP_Payments.csv'.
Optioneel: auditspoor van de workflowgeschiedenis Standaard aangepaste weergaven in Intacct tonen alleen de huidige status en de datum van de laatste wijziging. Exporteer de auditgeschiedenis om gebeurtenissen uit het verleden vast te leggen, zoals 'Invoice Declined' of specifieke tijdstippen van goedkeuring. Ga naar Reports > Setup > Audit Trail. Stel het auditspoor in voor het object 'AP Bill'. Selecteer de actietypen: Add, Modify, Approve, Decline. Exporteer dit rapport als 'AP_Audit_History.csv'.
Het transformatiescript uitvoeren Gebruik het Python-script uit het gedeelte Query om de bestanden samen te voegen. Het script verwerkt 'AP_Bills.csv', 'AP_Payments.csv' en optioneel 'AP_Audit_History.csv' en maakt de vereiste structuur voor het event log.
Controleren en opmaken Open het resulterende bestand 'Event_Log_Output.csv'. Controleer of 'EventTime' de ISO 8601-indeling heeft (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Controleer of 'InvoiceNumber' voor alle rijen is ingevuld. Upload het definitieve CSV-bestand naar ProcessMind.

Configuratie

Weergave-instellingen: Stel 'Number of records' in de weergave-instellingen hoog genoeg in om alle transacties op te halen. Gebruik anders de exportfunctie 'Next Page' als er een limiet geldt.
Datums: Intacct exporteert datums in de lokale indeling van de gebruiker, bijvoorbeeld MM/DD/YYYY. Het transformatiescript gaat uit van de standaard Amerikaanse indeling. Pas het script aan als het gebruikersprofiel DD/MM/YYYY gebruikt.
Veldmachtigingen: Zorg dat de gebruiker die de weergave maakt 'List'- en 'View'-machtigingen heeft voor Accounts Payable Bills en Posted Payments.
Historische details: Zonder export van het auditspoor zijn activiteiten zoals 'Invoice Approved' gebaseerd op de benaderende waarde 'Date Posted'. 'Invoice Updated' geeft dan alleen het tijdstip van de laatste wijziging weer.
Filteren: Filter op 'Date Created' >= [Start Date] om de hoeveelheid data te beperken. Filter niet op 'State', tenzij je specifiek geannuleerde of historische records wilt uitsluiten.

Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Stappen

Web Services-sessie starten: Meld je aan bij het Sage Intacct Web Services 3.0-eindpunt met je Sender ID, Password, Company ID, User ID en User Password om een sessie-ID op te halen.
Benodigde objecten bepalen: Haal data op uit drie hoofdobjecten om de volledige levenscyclus vast te leggen: APBILL (factuurkoppen), APPYMTDETAIL (betalingsgegevens gekoppeld aan facturen) en AUDITTRAIL (workflowgeschiedenis).
Factuurkopgegevens ophalen: Gebruik de methode readByQuery voor het object APBILL. Selecteer de velden RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filter op datumbereik met WHENCREATED.
Betalingsgegevens ophalen: Gebruik readByQuery voor APPYMTDETAIL. Selecteer RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (betalingsreferentie) en BILLRECORDNO (vreemde sleutel naar APBILL). Haal voor de afstemming ook de status of datum CLEARED op, als die beschikbaar is.
Auditgeschiedenis ophalen: Gebruik readByQuery voor het object AUDITTRAIL. Filter op OBJECTTYPE = 'APBILL'. Dit is nodig om goedkeuringen, afwijzingen, blokkeringen en annuleringen vast te leggen. Deze gebeurtenissen worden niet als tijdstempels in de factuurkop opgeslagen. Selecteer OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED en USERID.
Data klaarzetten: Laad de XML- of JSON-antwoorden van deze drie API-aanroepen in een stagingdatabase, zoals SQL Server, Snowflake of Postgres. De API ondersteunt geen complexe joins of unions in één aanroep. Voer de transformatie daarom na de extractie uit.
Transformatiescript uitvoeren: Voer het SQL-script uit het gedeelte Query uit op de klaargezette tabellen. Het script combineert de statische factuurkopgegevens met het transactionele auditlog en maakt één event log.
Activiteitstypen controleren: Controleer of de uitvoer specifieke trefwoorden uit de berichten in het auditspoor bevat, zoals Approved en Declined. Zorg dat de logica voor tekstreeksvergelijking aansluit op de formuleringen in jouw Intacct-configuratie.
Datums opmaken: Zorg dat de kolom EventTime bij de uiteindelijke export de ISO 8601-indeling (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) heeft.
Event log exporteren: Exporteer het resultaat van de SQL-query als CSV- of Parquet-bestand en upload het naar ProcessMind.

Configuratie

API-eindpunt: https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Methode: readByQuery (Web Services 3.0)
Paginagrootte: Stel pagesize in op 1000, het aanbevolen maximum, om het aantal HTTP-aanroepen te beperken. Gebruik resultId in een lus om volgende pagina's op te halen.
Datumfilter: Gebruik standaard SQL-operatoren (>=, <, AND) in de query voor de kolommen WHENCREATED om het extractiebereik te beperken, bijvoorbeeld Last 365 Days.
Machtigingen: De gebruiker voor data-extractie heeft 'List'- en 'View'-machtigingen nodig voor Accounts Payable en de machtiging 'Audit Trail', vaak te vinden bij Platform Services of Company Admin.
Objecten koppelen: APBILL.RECORDNO is de primaire sleutel om te koppelen aan APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO en AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

Voorbeeldquery sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

Klaar om te beginnen?

Breng vandaag nog het betalingsproces in kaart om verborgen efficiëntiewinst te vinden en het cashflowbeheer te verbeteren.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenbetalingen

Verkort de doorlooptijd met 30% en pak bottlenecks in Sage Intacct aan.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. In 5 minuten ingesteld.

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Extractiegidsen

CSV-export van aangepaste weergave in Sage Intacct

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Data-extractie via readByQuery van de Sage Intacct XML API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenbetalingen