Verbeter je bedrijfsproces

Een 6-stappengids voor procesoptimalisatie

Datatemplate downloaden

Generiek proces

Elk systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Haal meer uit elk bedrijfsproces

In elk bedrijfsproces zitten inefficiënties die je niet meteen ziet. ProcessMind helpt je bottlenecks op te sporen, herstelwerk te verminderen en overdrachten te verbeteren, ongeacht welke systemen je gebruikt. Met een aanpak op basis van data richt je verbeteringen op de plekken waar ze het meeste effect hebben.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Met process mining zet je operationele data om in bruikbare inzichten over hoe bedrijfsprocessen echt verlopen. Of je nu SAP, Oracle, Salesforce of een ander systeem gebruikt, met ProcessMind krijg je zicht op het hele proces.

Elk bedrijfsproces laat digitale sporen achter in je systemen. ProcessMind analyseert die sporen en laat zien hoe het werk echt door de organisatie loopt. Dat kan anders zijn dan je verwacht. Zo zie je waar verbetering mogelijk is.

Met ProcessMind ontdek je waar cases vastlopen, waarom sommige processen langer duren dan andere en wat de oorzaken van inefficiëntie zijn. Het platform werkt met elk bronsysteem, zodat je aan de slag kunt met de data die al beschikbaar is.

Wil je zien hoe processen echt verlopen? Download de datatemplate om te beginnen of bekijk de systeemspecifieke gidsen voor uitleg over data-extractie.

process mining bedrijfsproces procesoptimalisatie workflowanalyse continu verbeteren operationele excellentie inzichten op basis van data

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Zonder duidelijk zicht op hoe het werk door je organisatie loopt, is het lastig te bepalen waar verbetering nodig is. Processen lopen vaak door meerdere systemen en afdelingen, waardoor het totaalbeeld ontbreekt.

ProcessMind brengt gebeurtenissen uit verschillende bronsystemen samen in één procesoverzicht. Zo zie je hoe cases door de organisatie lopen en ontdek je patronen en varianten die anders verborgen blijven.

Werk loopt vaak op bepaalde punten in een proces vast. Zonder goede analyse blijven die bottlenecks onzichtbaar. Teams merken soms niet dat overdrachten of goedkeuringen vertraging veroorzaken die doorwerkt in het hele proces.

ProcessMind laat zien waar cases het langst wachten. Zo vind je precies welke activiteiten en overgangen voor bottlenecks zorgen. Met deze data kun je verbeteringen richten op de plekken waar ze het meeste effect hebben.

Als processen anders verlopen dan ontworpen, kan dat wijzen op problemen met training of systeemontwerp, of op uitzonderlijke situaties die aandacht vragen. Herhaald werk kost tijd en middelen.

ProcessMind brengt alle varianten in het proces in beeld en laat zien hoe het werk afwijkt van de ideale route. Door te achterhalen waar en waarom herstelwerk ontstaat, kun je de oorzaken aanpakken en goede werkwijzen standaardiseren.

Sommige cases doorlopen het proces snel, terwijl andere veel langer duren. Die verschillen maken het lastig om realistische verwachtingen te scheppen en wijzen vaak op problemen die klanttevredenheid en efficiëntie beïnvloeden.

ProcessMind analyseert de verdeling van doorlooptijden in het hele proces. Zo zie je waarom sommige cases snel worden afgehandeld en andere vertraging oplopen. Met die inzichten kun je verschillen verkleinen en de uitkomst beter voorspellen.

Bij handmatige overdrachten tussen teams of systemen blijft werk vaak liggen tot iemand het oppakt. Die wachttijd kan een groot deel van de totale doorlooptijd uitmaken, ook als de werkzaamheden zelf snel klaar zijn.

ProcessMind meet de tijd tussen activiteiten en laat zien waar cases het langst wachten. Zo ontdek je welke overdrachten je kunt automatiseren of vereenvoudigen om de totale procesduur te verkorten.

Wet- en regelgeving schrijft vaak voor welke processtappen in welke volgorde moeten plaatsvinden. Zonder systematische controle kunnen cases die niet aan de regels voldoen onopgemerkt blijven, met auditrisico’s en mogelijke boetes als gevolg.

ProcessMind kan elke case toetsen aan de procesregels die je hebt vastgelegd en afwijkingen en compliance-overtredingen automatisch markeren. Doorlopend toezicht helpt je problemen vroeg te signaleren en klaar te zijn voor audits.

Om middelen goed te plannen, moet je weten hoe het werk over het team is verdeeld. Zonder data is het lastig te bepalen of de werkdruk evenwichtig is, of dat sommige teamleden overbelast zijn terwijl anderen minder werk hebben.

ProcessMind laat zien wie welk werk doet en hoeveel tijd dat kost. Zo kun je de inzet van middelen onderbouwen met data, de werkdruk beter verdelen en opleidingsbehoeften herkennen.

Bij verbeterinitiatieven ontbreken vaak duidelijke meetpunten om het resultaat te bepalen. Zonder nulmeting en doorlopende metingen weet je niet of veranderingen echt effect hebben.

ProcessMind vergelijkt de situatie voor en na een verandering en volgt belangrijke meetwaarden in de tijd. Zo zie je wat verbeterinitiatieven opleveren en kun je blijven werken aan je doelen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Krijg een helder beeld van hoe het werk echt door je organisatie loopt. Volledig zicht op processen betekent dat je alle varianten, overdrachten en vertragingen ziet, niet alleen de ideale route uit de procedures.

ProcessMind brengt het werkelijke proces in beeld op basis van eventdata. Zo krijg je een objectief overzicht en ontdek je verbeterkansen die anders misschien verborgen blijven. Dat vormt de basis voor verdere verbeteringen.

Kortere doorlooptijden betekenen dat klanten sneller geholpen worden en middelen efficiënter worden ingezet. Om de doorlooptijd te verkorten, moet je weten welke activiteiten en vertragingen de meeste tijd kosten.

ProcessMind splitst de doorlooptijd op in actieve werktijd en wachttijd en laat zien waar de grootste verkortingsmogelijkheden liggen. Zo kun je gericht verbeteren in plaats van overal tegelijk aan te werken.

Herstelwerk kost tijd en middelen doordat activiteiten meerdere keren moeten worden uitgevoerd. Minder herstelwerk maakt processen efficiënter en kan ook de kwaliteit verbeteren: in één keer goed werken voorkomt fouten.

ProcessMind laat zien waar activiteiten worden herhaald en waarom. Door de oorzaken aan te pakken, kun je herstelwerk verminderen en vaker werk in één keer goed afronden.

Procesvarianten laten vaak zien dat de ene route beter werkt dan de andere. Door de efficiëntste varianten te standaardiseren, verkort je doorlooptijden, verbeter je de kwaliteit en wordt het makkelijker om mensen in te werken.

ProcessMind vergelijkt procesvarianten en laat zien welke routes tot de beste resultaten leiden. Zo kun je goede werkwijzen vastleggen en binnen de organisatie toepassen.

Een evenwichtige werkverdeling en goede inzet van middelen helpen je team de vraag aan te kunnen, zonder overbelasting of bottlenecks. Inzicht in het gebruik van middelen is nodig om de capaciteit te plannen.

ProcessMind analyseert hoe het werk over de beschikbare middelen is verdeeld. Zo ontdek je onevenwichtigheden en kun je de inzet verbeteren. Deze aanpak op basis van data verhoogt de productiviteit en werktevredenheid.

Voor veel processen is voldoen aan compliance-eisen een harde voorwaarde. Systematische controle helpt ervoor te zorgen dat alle cases de vereiste stappen volgen en afwijkingen vroeg aan het licht komen.

ProcessMind kan elke case toetsen aan de complianceregels en biedt doorlopende controle en auditsporen. Zo verklein je compliancerisico’s en verlopen audits eenvoudiger.

Eenmalige verbeterprojecten hebben maar beperkt effect. Voor blijvende resultaten moet je processen blijven meten en verbeteren. Zo bouw je aan een cultuur waarin continu verbeteren vanzelfsprekend is.

ProcessMind biedt de meetgegevens en het overzicht die je daarvoor nodig hebt. Je volgt de voortgang, ziet waar nieuwe kansen liggen en houdt verbeteringen op de agenda.

Handmatige activiteiten komen vaak in aanmerking voor automatisering. Maar om goed te automatiseren, moet je eerst weten hoe het proces nu verloopt. Door activiteiten met een hoog volume en veel herhaling te vinden, zie je waar automatisering het meeste oplevert.

ProcessMind laat zien welke activiteiten handmatig worden uitgevoerd en hoe vaak dat gebeurt. Zo onderbouw je investeringen in automatisering en kies je de juiste activiteiten voor het grootste effect.

In 6 stappen naar betere processen

Koppel je data

Breng je proces in beeld

Vind bottlenecks

Analyseer variaties

Voer verbeteringen door

Volg de resultaten en stuur bij

Koppel je data

Wat je moet doen

Exporteer event data uit je bronsysteem met onze datatemplate of extractiegidsen.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Goede data vormt de basis voor betrouwbare procesinzichten en een bruikbare analyse.

Verwacht resultaat

Een schoon event log, klaar voor analyse met process mining.

DIT KRIJG JE

Ontdek hoe je proces echt verloopt

ProcessMind zet je bedrijfsdata om in inzichten waarmee je aan de slag kunt. Bekijk hoe het werk echt verloopt, ontdek waar cases vastlopen en vind mogelijkheden om te verbeteren.

Visuele proceskaarten op basis van echte data
Automatische detectie van bottlenecks
Analyse van doorlooptijden en prestaties
Concrete aanbevelingen voor verbeteringen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken

Process mining leidt tot meetbare verbeteringen op belangrijke prestatie-indicatoren. Dit zijn resultaten die organisaties vaak behalen wanneer ze processen op basis van data optimaliseren.

0 %

Kortere doorlooptijden

Gemiddelde verkorting van de totale doorlooptijd

Organisaties verkorten de totale procesduur vaak aanzienlijk door bottlenecks op te sporen en aan te pakken.

0 %

Lagere kosten

Lagere verwerkingskosten

Minder herstelwerk en een betere inzet van middelen leiden tot aantoonbare kostenbesparingen.

0 %

Betere compliance

Betere naleving van het proces

Doorlopend monitoren helpt cases de juiste route te volgen en vermindert overtredingen van compliance-eisen.

0 %

Meer inzicht

Volledig inzicht in het proces

Zie precies hoe het werk verloopt en waar eerder verborgen inefficiënties zitten.

0 %

Hogere tevredenheid

Snellere afhandeling

Kortere doorlooptijden en minder fouten zorgen voor tevredener klanten en medewerkers.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de omvang van de implementatie. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de essentiële velden en voeg er meer toe als dat nodig is. Dit datatemplate werkt met elk bronsysteem.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

Unieke identificatie voor elke procesinstantie.

Waarom dit belangrijk is

Zonder een geldige Case-ID kun je niet volgen hoe afzonderlijke cases door het proces lopen.

De naam van de processtap of het event dat heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

De namen van activiteiten bepalen hoe de proceskaart wordt weergegeven en geanalyseerd.

Het tijdstip waarop de activiteit is gestart. Datum en tijd zijn verplicht.

Waarom dit belangrijk is

Timestamps zijn nodig voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden en het opsporen van bottlenecks.

Het tijdstip waarop de activiteit is beëindigd, als dit afwijkt van de starttijd.

Waarom dit belangrijk is

Met eindtijden kun je de werkelijke werktijd vergelijken met de wachttijd.

De persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Met bronanalyse kun je opleidingsbehoeften en een ongelijke werkverdeling opsporen.

De organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Met een analyse over afdelingen heen zie je vertragingen bij overdrachten en knelpunten in de samenwerking.

Categorie of type van de case.

Waarom dit belangrijk is

Door cases per type te vergelijken, zie je prestatieverschillen tussen categorieën.

Prioriteitsniveau van de case.

Waarom dit belangrijk is

Met een prioriteitsanalyse controleer je of urgente cases de juiste aandacht krijgen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

De eerste gebeurtenis die een nieuwe case in het proces start. Dit is het moment waarop nieuw werk het systeem binnenkomt, bijvoorbeeld na een klantverzoek, een interne behoefte of een automatische gebeurtenis.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het officiële begin van het proces en is nodig om de totale doorlooptijd en doorvoer te berekenen.

Controle of de vereiste informatie volledig en correct is. Dit kan een automatische systeemcontrole zijn of een handmatige beoordeling door een teamlid.

Waarom dit belangrijk is

Vroege validatie voorkomt problemen verderop in het proces en herstelwerk. Als deze stap ontbreekt, is de doorlooptijd vaak langer.

De case wordt toegewezen aan een specifieke persoon of een specifiek team voor verwerking. Deze toewijzing bepaalt wie verantwoordelijk is voor de voortgang.

Waarom dit belangrijk is

Hoe efficiënt de toewijzing verloopt, bepaalt mede hoe snel het werk begint. Vertragingen wijzen hier op problemen met de routering of werkdruk.

Het actieve werk aan de case begint. Dit is het moment waarop de case niet langer in de wachtrij staat, maar daadwerkelijk wordt verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

De tijd tussen de toewijzing en de start van de verwerking laat zien hoe lang cases in de wachtrij wachten en of er problemen met de werkdruk zijn.

Een beoordelings- of goedkeuringsstap is afgerond. Veel processen vereisen een of meer beoordelingen voordat ze verder kunnen.

Waarom dit belangrijk is

Beoordelingsstappen zijn vaak bottlenecks. Inzicht in de duur ervan helpt vertragingen bij goedkeuringen op te sporen.

De case is succesvol afgerond en gesloten. Dit markeert het einde van de procesinstantie.

Waarom dit belangrijk is

Deze gegevens zijn nodig om de doorlooptijd en doorvoer te berekenen. Het afrondingspercentage geeft aan hoe effectief het proces is.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Welke data heb ik nodig om met process mining te beginnen?

Je hebt een event log nodig met drie essentiële velden: Case-ID (een unieke identificatie voor elke procesinstantie), Activiteit (wat er is gebeurd) en Timestamp (wanneer dat gebeurde). Extra velden zoals gebruiker, afdeling en status maken je analyse completer, maar zijn niet nodig om te beginnen.

Hoe snel zie ik resultaat?

Met schone data kun je binnen enkele minuten na het uploaden je eerste procesmap bekijken. Vaak zie je binnen een paar uur analyseren al bruikbare inzichten. Verbeteringen doorvoeren en het effect meten duurt, afhankelijk van het proces, enkele weken tot maanden.

Heb ik technische kennis nodig om process mining te gebruiken?

ProcessMind is gemaakt voor zakelijke gebruikers, niet alleen voor data scientists. De interface is intuïtief en veel inzichten komen automatisch naar voren. Voor het ophalen van data uit bronsystemen heb je in het begin mogelijk wel hulp van IT nodig.

Wat is het verschil tussen process mining en traditionele procesmodellering?

Bij traditionele procesmodellering baseer je je op interviews en aannames over hoe het werk zou moeten verlopen. Process mining laat met echte data zien hoe het werk daadwerkelijk verloopt. Zo komen ook variaties en uitzonderingen aan het licht die je bij handmatige modellering mist.

Met welke systemen kan ik verbinding maken?

ProcessMind werkt met elk systeem waaruit je event data kunt exporteren. Voor grote systemen zoals SAP, Oracle, Salesforce en ServiceNow hebben we specifieke gidsen. Voor andere systemen helpt onze generieke template je om de data goed in te delen.

Hoeveel data heb ik nodig voor een bruikbare analyse?

Voor statistisch betrouwbare resultaten raden we minstens 1.000 cases (procesinstanties) aan. Met meer data krijg je een beter beeld van variaties en uitzonderingen. Begin indien mogelijk met 3 tot 6 maanden aan data.

Is mijn data veilig?

Ja. ProcessMind gebruikt beveiliging op enterprise-niveau, met versleuteling tijdens verzending en opslag. De data wordt in de EU gehost. Onze ISO 27001- en SOC 2 Type II-trajecten lopen nog. Je kunt gevoelige data ook anonimiseren voordat je die uploadt.

Werkt process mining voor elk proces?

Process mining werkt het best voor transactionele processen die digitale sporen achterlaten in je systemen. Als activiteiten met timestamps worden vastgelegd, kun je ze met process mining analyseren. Bij sterk handmatige of ongestructureerde processen zijn er mogelijk weinig digitale gegevens beschikbaar.

Optimaliseer je proces vandaag nog

Krijg met ProcessMind voor het eerst een helder beeld van je proces

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig