Jouw datatemplate voor Record to Report - Journaalpost

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor Record to Report - Journaalpost

Jouw datatemplate voor Record to Report - Journaalpost

Deze template helpt je bij het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Record to Report-proces voor journaalposten te analyseren. Je ziet welke attributen je moet verzamelen, welke activiteiten je moet volgen en hoe je deze informatie uit je bronsysteem haalt. Gebruik deze bron om alle datapunten voor een goede process mining-analyse bij elkaar te krijgen.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Praktische richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Record to Report - attributen van journal entries

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je Record to Report - journal entry volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 5 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek moment in het journaalpostproces plaatsvond.
Beschrijving

De activiteit staat voor een specifieke stap of een specifiek event in de levenscyclus van een journaalpost, zoals 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Review' of 'Journal Entry Posted'. Deze activiteiten worden meestal afgeleid uit wijzigingslogs, statusupdates of transact codes die in het systeem zijn vastgelegd.

Door activiteiten te analyseren, kun je de processtroom visualiseren, veelvoorkomende routes herkennen en afwijkingen van de standaardprocedure ontdekken. Dit is de basis voor metrics zoals activiteitsfrequentie, wachttijden tussen stappen en nalevingspercentages.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen, zodat je proceskaarten kunt visualiseren en workflowpatronen kunt analyseren.

Waar je het vindt

Afgeleid uit verschillende bronnen, waaronder statusvelden in kop- en regelitemtabellen, bijvoorbeeld BKPF-BSTAT, wijzigingsdocumentlogs (CDHDR/CDPOS) en workflowlogs.

Voorbeelden
Journaalpost aangemaaktJournaalpost geparkeerdJournaalpost ingediend voor controleJournaalpost goedgekeurdJournaalpost geboekt
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit voor de journaalpost plaatsvond.
Beschrijving

Event Time is de exacte datum en tijd waarop een bedrijfsactiviteit is uitgevoerd en in het systeem is vastgelegd. Elke activiteit in een case heeft een eigen timestamp, waardoor een chronologische reeks events ontstaat.

Dit attribuut is belangrijk voor alle tijdgebaseerde procesanalyses. Je gebruikt het om doorlooptijden, tijd tussen activiteiten en wachttijden te berekenen en om de verdeling van werk over de tijd te begrijpen. Nauwkeurige timestamps zijn nodig voor een betrouwbaar procesmodel en voor KPI's zoals de doorlooptijd van de goedkeuringscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de chronologische volgorde van events. Die is nodig om alle metrics op basis van tijdsduur te berekenen en de tijdlijn van het proces te begrijpen.

Waar je het vindt

Afkomstig uit wijzigingsdocumentlogs (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), workflowlogs of aanmaak- en invoertimestamps in tabellen zoals BKPF (CPUDT, CPUTM).

Voorbeelden
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
ID journaalpost
JournalEntryId
De unieke identificatie van een financiële journaalpost. Deze dient als primaire case-identificatie voor het proces.
Beschrijving

Het Journal Entry ID is een uniek nummer dat bij het aanmaken van elk boekhoudkundig document in SAP S/4HANA wordt toegewezen. Deze identificatie is nodig om de volledige levenscyclus van een journaalpost te volgen, van de eerste aanmaak of het parkeren tot workflows voor goedkeuring, de definitieve boeking en een eventuele terugboeking of vereffening.

In process mining wordt dit ID gebruikt om alle bijbehorende activiteiten aan één case te koppelen. Door events onder één Journal Entry ID te groeperen, kunnen analisten de end-to-end-processtroom reconstrueren, doorlooptijden meten en varianten of knelpunten per financiële transactie vinden. Dit is het belangrijkste attribuut voor het opbouwen van het volledige procesbeeld.

Waarom dit belangrijk is

Deze identificatie koppelt alle gerelateerde processtappen. Daardoor kun je de volledige route van elke journaalpost analyseren.

Waar je het vindt

Dit is een samengestelde sleutel die meestal wordt gevormd door de bedrijfs code (BKPF-BUKRS), het documentnummer (BKPF-BELNR) en het boekjaar (BKPF-GJAHR) aan elkaar te koppelen.

Voorbeelden
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Aangemaakt door gebruiker
CreatedByUser
De gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de unieke identificatie van de gebruiker die het proces van de journaalpost heeft gestart door het eerste document aan te maken. Dat kan een accountant, een zakelijke gebruiker of een systeem-ID voor geautomatiseerde boekingen zijn.

Door het proces op maker te analyseren, zie je patronen bij specifieke gebruikers of teams. Je ontdekt bijvoorbeeld of bepaalde gebruikers vaker afwijzingen hebben en extra training nodig hebben. Ook zie je welke medewerkers bovengemiddeld presteren. Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Gebruikersactiviteit en verwerkingsvolume'.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je prestaties analyseren, werk verdelen en zien waar training nodig is.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld USNAM (gebruikersnaam).

Voorbeelden
ABROWNCJONESBATCH_USER
Bedrag in lokale valuta
AmountInLocalCurrency
De totale waarde van de journaalpost, uitgedrukt in de lokale valuta van het bedrijfsnummer.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de financiële omvang van de journaalpost weer. Meestal is dit de som van de absolute waarden van alle debet- en creditregels in het document, omgerekend naar de lokale valuta van het bedrijfsnummer.

Door op bedrag te analyseren, kun je het proces indelen op basis van financiële impact. Boekingen met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een strenger goedkeuringsproces volgen dan boekingen met een lage waarde. Zo kun je verbeteracties richten op transacties met het grootste financiële risico.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de financiële waarde van de boeking weer. Zo kun je analyseren hoe het procesgedrag verandert naarmate het bedrag groter of kleiner is.

Waar je het vindt

Wordt berekend door de bedragen uit de regelstabel BSEG, veld DMBTR, voor een bepaalde journaalpost, BELNR, op te tellen en om te zetten naar een positieve waarde.

Voorbeelden
1500.75125000.0050.20
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De unieke identificatie van het bedrijf of de juridische entiteit waarvoor de journaalpost wordt geboekt.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials. Het vertegenwoordigt een zelfstandige juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Elke journaalpost wordt aan een specifiek bedrijfsnummer toegewezen.

Met dit attribuut kun je procesprestaties in verschillende delen van de organisatie segmenteren en vergelijken. Analisten kunnen de procesweergave filteren op een specifieke juridische entiteit, afwijzingspercentages tussen bedrijfsnummers vergelijken of regionale verschillen in het proces herkennen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het proces voor journaalposten bij verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie te filteren en te vergelijken.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld BUKRS (bedrijfsnummer).

Voorbeelden
10001710US01
Boekingsdatum
PostingDate
De datum waarop de journaalpost in het grootboek wordt geregistreerd en die daarmee de financiële periode bepaalt.
Beschrijving

De boekingsdatum bepaalt in welke financiële periode de transactie in de financiële overzichten verschijnt. Dit is een belangrijke datum voor de boekhouding en deze kan verschillen van de datum waarop het document is aangemaakt of in het systeem is ingevoerd.

Bij process mining gebruik je de boekingsdatum voor tijdgebaseerde cohortanalyses. Je kunt bijvoorbeeld processen rond de maandafsluiting vergelijken of prestatietrends over verschillende financiële perioden analyseren. Ook kun je vertragingen meten tussen het aanmaken van de boeking en de daadwerkelijke financiële verwerking.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de financiële context. Hiermee kun je procesprestaties binnen specifieke boekhoudperioden analyseren, zoals de maand- of jaarafsluiting.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld BUDAT (boekingsdatum in het document).

Voorbeelden
2023-10-312023-11-012024-02-29
Type journaalpost
JournalEntryType
Classificeert de journaalpost op basis van het bedrijfsdoel, zoals een activaboeking, leveranciersfactuur of grootboekboeking.
Beschrijving

Het type journaalpost, in SAP-termen het documenttype, is een sleutel waarmee boekhoudkundige documenten worden ingedeeld. Het bepaalt onder meer welke nummerreeks aan het document wordt toegewezen en welke rekeningtypen voor de boeking zijn toegestaan.

Door het proces per type journaalpost te analyseren, krijg je zicht op gedrag dat bij een specifieke context hoort. Zo kan het goedkeuringsproces voor een eenvoudige overlopende post van type SA veel eenvoudiger zijn dan dat voor een complexe aanschaf van een activum van type AA. Deze dimensie is belangrijk voor het dashboard 'Compliance per type journaalpost'.

Waarom dit belangrijk is

Deelt boekingen in op bedrijfscontext. Zo kun je procesverschillen en prestaties voor verschillende financiële transacties analyseren.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld BLART (documenttype).

Voorbeelden
SAKRAA
Boekjaar
FiscalYear
Het boekjaar waartoe de journaalpost behoort.
Beschrijving

Het boekjaar maakt samen met het bedrijfsnummer en het documentnummer deel uit van de unieke sleutel van een journaalpost. Het geeft het financiële jaar aan waarin het document relevant is.

Bij analyses gebruik je het boekjaar voor langetermijntrends en om de uniciteit van de case-ID te waarborgen. Door procesmetingen tussen boekjaren te vergelijken, zie je of prestaties in de loop van de tijd verbeteren of verslechteren.

Waarom dit belangrijk is

Levert een belangrijk onderdeel voor de unieke identificatie van documenten en maakt een vergelijking van procesprestaties tussen boekjaren mogelijk.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld GJAHR (boekjaar).

Voorbeelden
202320242022
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het bronsysteem waaruit de data over journaalposten is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welk bronsysteem de gegevens van de journaalpost zijn ontstaan. Voor bedrijven met meerdere ERP-instanties of een combinatie van legacy- en moderne systemen helpt dit om gegevensbronnen van elkaar te onderscheiden.

Bij analyses kun je dit gebruiken om procesprestaties tussen verschillende systemen te vergelijken of gegevens voor een specifieke bron te filteren. Dit is belangrijk voor datagovernance en om de context van de data goed te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen voor een nauwkeurige procesanalyse en vergelijking.

Waar je het vindt

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd. De waarde identificeert de specifieke SAP S/4HANA-instantie, bijvoorbeeld met een SID of logische systeemnaam.

Voorbeelden
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Documentstatus
DocumentStatus
De huidige verwerkingsstatus van de journaalpost, zoals geparkeerd, geboekt of vereffend.
Beschrijving

De documentstatus geeft aan waar de journaalpost zich in de levenscyclus bevindt. Een 'geparkeerd' document is bijvoorbeeld opgeslagen, maar nog niet in het grootboek geboekt. Een 'geboekt' document is definitief verwerkt.

Door de status te analyseren, krijg je zicht op de werkstroom en ontdek je knelpunten. Veel documenten die lang de status 'geparkeerd' of 'wacht op goedkeuring' houden, kunnen wijzen op inefficiënties in het proces. De status is ook een belangrijke bron voor het afleiden van procesactiviteiten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een momentopname van de positie van een journaalpost in de levenscyclus. Zo kun je wachtrijen en knelpunten herkennen.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld BSTAT (documentstatus).

Voorbeelden
VAB
Doorlooptijd goedkeuring
ApprovalCycleTime
De verstreken tijd vanaf het moment waarop een journaalpost ter goedkeuring is ingediend tot het moment waarop deze is goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Deze berekende metriek richt zich specifiek op de duur van de goedkeuringsfase. De metriek meet de tijd tussen de activiteit 'Journaalpost ingediend ter beoordeling' en de daaropvolgende activiteit 'Journaalpost goedgekeurd' of 'Journaalpost afgewezen'.

Deze KPI is belangrijk om knelpunten in de goedkeuringsworkflow te vinden. Lange goedkeuringsdoorlooptijden kunnen het totale proces flink vertragen. Door deze metriek te analyseren per goedkeurder, bedrijfsnummer of type journaalpost, zie je waar verbetering nodig is.

Waarom dit belangrijk is

Isoleert de duur van de goedkeuringsstap. Zo kun je knelpunten in de beoordelings- en goedkeuringsworkflow gericht vinden en aanpakken.

Waar je het vindt

Wordt berekend als het tijdsverschil tussen de gebeurtenis 'Journaalpost ingediend ter beoordeling' en de gebeurtenis 'Journaalpost goedgekeurd' of 'Journaalpost afgewezen'.

Voorbeelden
1 dag 2 uur4 uur 25 minuten5 dagen 0 uur
Eindtijd
EndTime
De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit is voltooid.
Beschrijving

De eindtijd markeert het moment waarop een activiteit is voltooid. In veel event logs zijn de starttijd en eindtijd van een activiteit hetzelfde, omdat het om een gebeurtenis zonder duur gaat. Bij activiteiten met een meetbare duur, zoals het actief beoordelen van een document, kan dit attribuut die duur vastleggen.

Met een afzonderlijke eindtijd kun je de actieve verwerkingstijd van een activiteit nauwkeuriger onderscheiden van de wachttijd. Zo zie je hoeveel tijd aan een taak is gewerkt en hoe lang de taak inactief in een wachtrij stond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een nauwkeurige berekening van de verwerkingstijd van activiteiten mogelijk, waarbij actieve werktijd wordt gescheiden van inactieve wachttijd.

Waar je het vindt

Meestal hetzelfde als StartTime bij atomische gebeurtenissen. Bij activiteiten met een duur kan de waarde afkomstig zijn uit workflowlogs of worden berekend op basis van volgende gebeurtenissen.

Voorbeelden
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Gebruiker die goedkeurt
ApproverUser
De gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor het beoordelen van een ingediende journaalpost en het nemen van een beslissing. In een workflow met meerdere goedkeuringsniveaus kunnen meerdere goedkeurders bij één journaalpost betrokken zijn.

Met deze informatie kun je het goedkeuringsproces in detail analyseren. Je meet de werklast van verschillende goedkeurders, berekent individuele goedkeuringstijden en ontdekt knelpunten in de goedkeuringsketen. Dit ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Gebruikersactiviteit en verwerkingsvolume'.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring. Zo kun je werklast, prestaties en knelpunten in het goedkeuringsproces analyseren.

Waar je het vindt

Afkomstig uit workflowlogs, bijvoorbeeld SWW_WI2OBJ en SWWLOG, of uit wijzigingsdocumenttabellen, CDHDR/CDPOS, door vast te leggen wie de goedkeuringsstap heeft uitgevoerd.

Voorbeelden
DMILLERFWHITEKCHEN
Is handmatige boeking
IsManualPosting
Een booleaanse vlag die aangeeft of de journaalpost handmatig door een gebruiker is geboekt.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert journaalposten die door handmatig ingrijpen van een gebruiker zijn geboekt, in plaats van automatisch door een systeemtaken of interface. De waarde wordt meestal afgeleid van de transactiecode waarmee het document is geboekt.

Met deze vlag bereken je de KPI voor het percentage handmatige boekingen en volg je de voortgang bij het automatiseren van het Record to Report-proces. Door handmatig geboekte posten te filteren, zie je welke scenario's nog menselijke handelingen vereisen en welke mogelijk geautomatiseerd kunnen worden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen boekingen door mensen en boekingen door systemen. Dat is belangrijk om het automatiseringsniveau te meten en mogelijkheden voor automatisering te vinden.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid van TransactionCode. Een vooraf bepaalde lijst met handmatige transactiecodes, zoals 'FB01' en 'F-02', bepaalt of de vlag op 'true' wordt gezet.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een booleaanse vlag die aangeeft of de journaalpost herstelwerk heeft ondergaan, bijvoorbeeld na een afwijzing.
Beschrijving

Dit berekende attribuut markeert journaalposten die afwijken van het ideale proces, de 'happy path'. De waarde wordt meestal op true gezet als binnen de case een activiteit zoals 'Journaalpost afgewezen' of 'Journaalpost gecorrigeerd' voorkomt.

Met deze vlag kun je de procesefficiëntie eenvoudiger analyseren. Je berekent snel de KPI voor het percentage herstelwerk en vergelijkt doorlooptijden en kosten van cases met en zonder herstelwerk. Het vinden van de oorzaken van herstelwerk is een belangrijk doel van veel procesverbeteringen.

Waarom dit belangrijk is

Markeert cases waarvoor correcties of extra proceslussen nodig waren. Zo kun je inefficiënties eenvoudig kwantificeren en de oorzaken analyseren.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid van de volgorde van activiteiten in een case. De waarde wordt op 'true' gezet als een activiteit zoals 'Journaalpost afgewezen' voorkomt.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
Timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst vanuit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vanuit het bronsysteem vast. Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert.

Het tijdstip van de laatste update helpt je om de actualiteit van de procesanalyse te beoordelen. Je kunt dashboards en KPI's daardoor beter interpreteren: kijk je naar data die bijna realtime is, of naar een momentopname uit een eerdere periode?

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is.

Waar je het vindt

Dit is een metadata-attribuut dat meestal tijdens de data-inname voor elk record wordt gegenereerd en vastgelegd.

Voorbeelden
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Reden voor terugboeking
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een geboekte journaalpost is teruggeboekt.
Beschrijving

Een geboekte journaalpost kan niet worden verwijderd als deze onjuist is. Je moet de boeking terugboeken met een nieuw document. De code voor de reden van terugboeking legt uit waarom dit is gebeurd, bijvoorbeeld vanwege een onjuiste boekingsdatum of een verkeerd bedrag.

Door redenen voor terugboekingen te analyseren, ontdek je de onderliggende oorzaken van fouten in het Record to Report-proces. Een bepaalde reden die vaak voorkomt, kan wijzen op structurele problemen, zoals onvoldoende training of tekortschietende controles. Die problemen moet je aanpakken om de kwaliteit in één keer te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de onderliggende oorzaak van fouten die tot terugboekingen leiden te vinden. Zo kun je herstelwerk verminderen en de proceskwaliteit verbeteren.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld STGRD (reden voor terugboeking).

Voorbeelden
010205
Transactiecode
TransactionCode
De SAP-transactiecode die is gebruikt om de journaalpost aan te maken of te wijzigen.
Beschrijving

De transactiecode, of T-Code, is een snelkoppeling naar een specifieke functie of een specifiek programma in SAP. Bij journaalposten kunnen verschillende T-Codes aangeven hoe de boeking is aangemaakt. FB01 staat bijvoorbeeld voor een handmatige grootboekboeking, FV50 voor parkeren en een andere code voor een automatisch aangemaakte boeking.

Dit attribuut laat goed zien of een activiteit handmatig door een gebruiker of automatisch door het systeem is uitgevoerd. Het is belangrijk voor het berekenen van de KPI voor het percentage handmatige boekingen en voor het vinden van mogelijkheden voor automatisering.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe een boeking is verwerkt, bijvoorbeeld handmatig of automatisch. Dat is belangrijk voor automatiseringsanalyses en om procesverschillen te begrijpen.

Waar je het vindt

SAP S/4HANA-tabel BKPF, veld TCODE (transactiecode).

Voorbeelden
FB01FV50F-02
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - activiteiten voor journal entries

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een betrouwbare procesanalyse en optimalisatie.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Journaalpost aangemaakt
Deze activiteit markeert het eerste moment waarop een journaalpostdocument in het systeem wordt aangemaakt. De registratie staat in de kopgegevenstabel (BKPF), maar is nog niet naar het grootboek geboekt. Dit is het begin van de levenscyclus van de journaalpost.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent van het proces. De tijd tussen dit event en de boeking is belangrijk om de totale doorlooptijd te meten en vertragingen bij de eerste data-invoer te vinden.

Waar je het vindt

Dit event kan expliciet worden vastgelegd vanuit de SAP-tabel BKPF, met de datavelden voor aanmaakdatum (CPUDT) en aanmaaktijd (CPUTM) voor een bepaald documentnummer (BELNR).

Vastleggen

Gebruik BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM als timestamp van het event.

Eventtype explicit
Journaalpost geboekt
De journaalpost wordt officieel vastgelegd in het grootboek en heeft invloed op de financiële overzichten van het bedrijf. Vanaf dit moment is het document een permanent financieel record.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste succesmijlpaal en markeert het einde van de kernverwerkingscyclus. De verwerkingscapaciteit van geboekte posten en de tijd tot deze fase zijn fundamentele process mining-metrics.

Waar je het vindt

Dit is een expliciet event dat wordt gemarkeerd door de boekingsdatum (BUDAT) in de BKPF-tabel. Bij een geboekt document is de documentstatus (BSTAT) leeg. Zo onderscheid je het van geparkeerde ('V') of vastgehouden ('D') documenten.

Vastleggen

Gebruik de boekingsdatum (BKPF-BUDAT) en aanmaakdatum (BKPF-CPUDT) als timestamp van het event. Een lege BKPF-BSTAT geeft aan dat het document is geboekt.

Eventtype explicit
Journaalpost goedgekeurd
De journaalpost krijgt definitieve goedkeuring van een bevoegde manager, die de geldigheid en juistheid bevestigt. Dit is de laatste controle voordat het document naar het grootboek kan worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. De tijd tot deze stap vormt een groot deel van de totale procesduur en is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van goedkeurders.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid uit een workflowlog met de laatste goedkeuringsstap of uit een statuswijziging op het document. De gebruikers-ID van de goedkeurder en de timestamp kunnen uit workflowdata of wijzigingslogs komen.

Vastleggen

Identificeer de timestamp van de laatste goedkeuringsstap in workflowlogs of de statuswijziging naar 'Approved' in wijzigingsdocumenten.

Eventtype inferred
Journaalpost ingediend voor controle
De maker van de journaalpost dient het document formeel in voor de controle- en goedkeuringsworkflow. Deze activiteit markeert de overdracht van data-invoer naar het formele controleproces en start de goedkeuringscyclus.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de doorlooptijd van de goedkeuringscyclus. Door vanaf dit moment tot de definitieve goedkeuring of afwijzing te meten, zie je welke knelpunten specifiek in de controle- en goedkeuringsfasen zitten.

Waar je het vindt

Dit wordt vaak vastgelegd in workflowlogs, zoals de tabellen SWW_WIHEAD en SWWLOG, die aan het bedrijfsobject zijn gekoppeld. Je kunt het ook afleiden uit een statuswijziging in een aangepast veld van de documentkop (BKPF).

Vastleggen

Timestamp waarop het workflow-item is aangemaakt, of waarop een statusveld verandert in 'Submitted' of 'In Review'.

Eventtype inferred
Journaalpost vereffend
Een open regelitem binnen een journaalpost wordt gecompenseerd door een andere boeking, zoals een betaling die een factuur vereffent. Deze activiteit markeert de afstemming van specifieke regelitems en sluit ze feitelijk af.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is voor veel journaalposten de laatste afstemmingsstap, vooral bij tussenrekeningen of rekeningen die met open posten werken. Door de tijd tussen boeken en vereffenen te analyseren, meet je de efficiëntie van de afstemming.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid uit de regelitemtabel (BSEG of de ACDOCA-view). Wanneer een item is vereffend, zijn de velden voor vereffeningsdatum (AUGDT) en vereffeningsdocument (AUGBL) voor die regel gevuld.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) van het regelitem als timestamp van het event.

Eventtype inferred
Terugboeking van journaalpost verwerkt
Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt door een nieuw document met tegengestelde boekingen aan te maken. Dit gebeurt om fouten in geboekte documenten te corrigeren. Het is een expliciete transactie die kan worden gecontroleerd.
Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen wijzen erop dat er een fout is gemaakt in een geboekt document. Een hoog terugboekingspercentage kan duiden op problemen in het goedkeuringsproces of met de kwaliteit van de data-invoer. Door dit te volgen, verbeter je de juistheid in één keer.

Waar je het vindt

De terugboeking is een expliciet event. De kop van het nieuwe terugboekingsdocument (BKPF) bevat in het veld voor het nummer van het teruggeboekte document (STBLG) een verwijzing naar het oorspronkelijke document. De boekingsdatum van het nieuwe document is het tijdstip van het event.

Vastleggen

Identificeer documenten waarbij BKPF-STBLG is gevuld. De timestamp van het event is de boekingsdatum van het terugboekingsdocument.

Eventtype explicit
Handmatige boeking geïdentificeerd
De journaalpost is geboekt met een handmatige transactiecode en niet via een geautomatiseerde interface of batchjob. Dit is geen tijdgebonden event, maar een classificatie van de boekingsactiviteit.
Waarom dit belangrijk is

Het identificeren van handmatige boekingen is belangrijk voor automatiseringsinitiatieven. Een hoog percentage handmatige boekingen wijst op mogelijkheden om processen efficiënter te maken door subsystemen te integreren of automatische boekingsprogramma's te gebruiken.

Waar je het vindt

Dit wordt berekend door het veld voor de transactiecode (TCODE) in de documentkop (BKPF) te analyseren. Een lijst met bekende handmatige T-Codes, zoals FB01, F-02 en FB50, wordt gebruikt om de post te classificeren.

Vastleggen

Classificeer het event op basis van BKPF-TCODE aan de hand van een vooraf gedefinieerde lijst met handmatige transactiecodes op het moment van boeken.

Eventtype calculated
Journaalpost afgewezen
Een controleur of goedkeurder wijst de journaalpost af, waardoor deze niet kan worden geboekt. Het document wordt meestal teruggestuurd naar de maker voor correctie, waarna een herstelwerkcyclus begint.
Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te volgen, krijg je zicht op de proceskwaliteit en veelvoorkomende fouten. Een hoog afwijzingspercentage wijst op problemen met datanauwkeurigheid, kennis van het beleid of ontbrekende ondersteunende documentatie.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid uit een statuswijziging in een workflowlog of een aangepast statusveld op het journaalpostdocument. Wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor het relevante statusveld kunnen de timestamp leveren.

Vastleggen

Identificeer een statuswijziging naar 'Rejected' via wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) of workflowlogs.

Eventtype inferred
Journaalpost gecorrigeerd
De gebruiker wijzigt een journaalpost nadat deze is afgewezen of voor aanpassingen is teruggestuurd. Dit is het herstelwerk dat nodig is om problemen uit de controle op te lossen voordat de post opnieuw wordt ingediend.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit kwantificeer je herstelwerkcycli. Door de frequentie en duur van correcties te analyseren, vind je bronnen van inefficiëntie en zie je waar training en verduidelijking van het proces nodig zijn.

Waar je het vindt

Dit kan worden afgeleid door het dataveld 'Last Changed On' (AEDAT) in de BKPF-tabel te volgen voor een document dat eerder de status 'Rejected' had. Wijzigingsdocumenten geven meer details over wat er is aangepast.

Vastleggen

Gebruik de timestamp uit de koppen van wijzigingsdocumenten (CDHDR-UDATE) voor wijzigingen na een afwijzing.

Eventtype inferred
Journaalpost geparkeerd
Een gebruiker slaat een onvolledige journaalpost op zonder deze te boeken, zodat de post later kan worden aangevuld of gecontroleerd. Dit is een expliciete actie die een koprecord met de status 'geparkeerd' aanmaakt. De post blijft daardoor ongeboekt.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren is een veelvoorkomende stap vóór indiening. Door de duur van de geparkeerde status te volgen, zie je waar vertraging ontstaat bij het aanvullen en voorbereiden van data voordat de formele controle en goedkeuring beginnen.

Waar je het vindt

In de BKPF-tabel herken je een geparkeerd document aan de waarde 'V' in het dataveld voor documentstatus (BSTAT). De timestamp van het event is de aanmaakdatum (CPUDT).

Vastleggen

Filter op documenten waarbij BKPF-BSTAT = 'V' op het moment van aanmaak.

Eventtype explicit
Journaalpost gewijzigd na boeking
Een gebruiker wijzigt een beperkt aantal velden van een journaalpost nadat deze al naar het grootboek is geboekt. Hoewel de meeste financiële data na het boeken niet meer kan worden gewijzigd, zijn aanpassingen aan velden zoals tekst of toewijzingen soms wel mogelijk.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk compliance-signaal. Wijzigingen na het boeken kunnen erop wijzen dat iemand records probeert aan te passen. Houd ze daarom goed in de gaten om fraude te voorkomen en de dataintegriteit te bewaken.

Waar je het vindt

Dit kan betrouwbaar worden afgeleid uit de tabellen voor wijzigingsdocumenten (CDHDR en CDPOS). Een record in CDHDR voor het documentnummer met een wijzigingsdatum na de boekingsdatum wijst op een wijziging na het boeken.

Vastleggen

Vind records in CDHDR waarbij de wijzigingstimestamp (UDATE/UTIME) na de boekingsdatum van het document (BKPF-BUDAT) ligt.

Eventtype inferred
Ondersteunende documentatie toegevoegd
Een gebruiker voegt een of meer ondersteunende documenten toe aan de journaalpost, zoals facturen of spreadsheets. Dit gebeurt meestal om tijdens de controle en audit bewijs en context voor de financiële transactie te geven.
Waarom dit belangrijk is

Het is belangrijk dat documentatie vóór de controle is toegevoegd. Dat ondersteunt compliance en een efficiënt goedkeuringsproces. Met deze activiteit meet je in hoeverre het documentatiebeleid wordt nageleefd en welk effect dit heeft op de doorlooptijd van goedkeuringen.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal afgeleid uit de aanmaaktimestamp van bijlagen die via Generic Object Services (GOS) zijn gekoppeld. De tabel SRGBTBREL koppelt het bedrijfsobject, bijvoorbeeld het BKPF-document, aan de bijlage.

Vastleggen

Raadpleeg de GOS-tabellen voor bijlagen, bijvoorbeeld SRGBTBREL, voor links naar het BKPF-object en gebruik de aanmaaktimestamp van de bijlage.

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en waardevolle inzichten in je Record to Report - Journal Entry-proces te krijgen. Zet vandaag de eerste stap naar betere processen.

Maak Record to Report Journal Entry efficiënter

Verbeter je proces en verkort de doorlooptijd van Record to Report-journal entries met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in een paar minuten ingesteld.