Datatemplate voor onboarding van medewerkers
Datatemplate voor onboarding van medewerkers
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om te volgen
- Richtlijnen voor data-extractie
Attributen voor onboarding van medewerkers
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke taak of mijlpaal in het onboardingproces. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft een specifieke gebeurtenis of stap in de onboarding-workflow, zoals 'Antecedentenonderzoek gestart' of 'Taken voor manager toegewezen'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, ontdek je hoe het proces werkelijk verloopt. Je ziet waar het afwijkt van de standaardprocedure en waar bottlenecks ontstaan. Dit is een essentieel onderdeel van procesontdekking en -analyse.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Door de volgorde van activiteiten te analyseren, krijg je inzicht in het onboardingproces en kun je het verbeteren.
Waar vind je dit?
Deze informatie wordt voor elke case vastgelegd in de procesgeschiedenis of de auditspoortabellen van de SAP SuccessFactors Onboarding-module.
Voorbeelden
Onboardingproces gestartAntecedentenonderzoek afgerondIT-aanvraag ingediendCheck-in na 30 dagen uitgevoerd
|
|||
|
Onboarding-case
OnboardingCaseId
|
De unieke identificatiecode voor het onboardingproces van één nieuwe medewerker, waarin alle bijbehorende activiteiten zijn samengebracht. | ||
|
Beschrijving
De Case-ID van de onboarding is de centrale identificatiecode die alle gebeurtenissen en datapunten van het onboardingproces van één nieuwe medewerker met elkaar verbindt. De case begint wanneer het onboardingproces wordt gestart en eindigt wanneer het proces als afgerond wordt gemarkeerd. Bij process mining gebruik je dit attribuut om de volledige processtroom voor elke nieuwe medewerker te reconstrueren. Zo kun je per case verschillende routes (varianten), doorlooptijden en resultaten analyseren. Dit vormt de basis voor de hele analyse.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut bepaalt de reikwijdte van de analyse. Zonder deze code kun je het traject van een nieuwe medewerker niet volgen en geen belangrijke prestatie-indicatoren meten, zoals de totale onboardingduur.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een procesinstantie-ID die in de SAP SuccessFactors Onboarding-module wordt aangemaakt wanneer de onboarding van een nieuwe medewerker begint.
Voorbeelden
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
|
|||
|
Timestamp van gebeurtenis
EventTimestamp
|
De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond of een mijlpaal is bereikt. | ||
|
Beschrijving
De timestamp van de gebeurtenis registreert precies wanneer een activiteit plaatsvond. Deze data is belangrijk om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en tijdsanalyses uit te voeren, zoals het berekenen van doorlooptijden, wachttijden en de tijd tussen processtappen. Bij process mining gebruik je timestamps om activiteiten binnen elke case te ordenen en het verloop van het proces in de tijd nauwkeurig weer te geven. Ze vormen de basis voor prestatieanalyses, SLA-bewaking en het opsporen van bottlenecks.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut is nodig om tijdgerelateerde metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en de duur van bottlenecks. Die zijn belangrijk voor prestatieanalyses.
Waar vind je dit?
Dit wordt meestal bij elke activiteit vastgelegd in het event log of auditspoor van de SAP SuccessFactors Onboarding-module.
Voorbeelden
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Geeft aan uit welk systeem de data is gehaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt, in dit geval 'SAP SuccessFactors Onboarding'. Het is vooral handig wanneer je data uit meerdere systemen combineert voor een breder beeld van het proces. Bij analyses helpt dit attribuut bij databeheer en het oplossen van problemen. Ook kun je controleren of de data aan de juiste bron is gekoppeld. Het geeft context wanneer je processen of data uit verschillende applicaties vergelijkt.
Waarom dit belangrijk is
Geeft belangrijke informatie over de herkomst van de data. Dat is van belang voor databeheer, validatie en integratie met andere systemen.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de dataset te labelen.
Voorbeelden
Onboarding in SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdateTimestamp
|
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of uit de bron is gehaald. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Het geeft niet aan wanneer de gebeurtenis plaatsvond, maar wanneer de registratie ervan voor het laatst is bijgewerkt in de dataset voor de analyse. Dit metadataveld is belangrijk om te weten hoe actueel de data is. Analisten en zakelijke gebruikers zien zo hoe recent de procesanalyse is en wanneer nieuwe data in de dashboards verschijnt.
Waarom dit belangrijk is
Zo weten gebruikers hoe actueel de data is. Dat is belangrijk wanneer ze op basis van de analyse beslissingen nemen.
Waar vind je dit?
Deze timestamp wordt meestal tijdens de data-extractie gegenereerd en aan elk record toegevoegd.
Voorbeelden
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
|
|||
|
Afdeling
Department
|
De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker gaat werken. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan bij welke organisatie-eenheid de nieuwe medewerker hoort, zoals 'Verkoop', 'Techniek' of 'Financiën'. Dit is een belangrijk onderdeel van de organisatiegegevens. Een analyse per afdeling is vaak nodig. Je kunt prestaties vergelijken, afdelingsspecifieke bottlenecks opsporen, bijvoorbeeld wanneer het klaarzetten van IT-middelen voor technici langer duurt, en zien hoe het onboardingproces per afdeling verschilt. Deze uitsplitsing is belangrijk voor het dashboard met onboardingbenchmarks per afdeling.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het mogelijk om het onboardingproces voor verschillende onderdelen van de organisatie uit te splitsen en te vergelijken.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat in de vacatureaanvraag en de gegevens van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
Verkoop en marketingOnderzoek en ontwikkelingFinanciënKlantenservice
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp waarop een activiteit is afgerond, vooral bij taken met een meetbare duur. | ||
|
Beschrijving
StartTime (EventTimestamp) geeft aan wanneer een activiteit begint of plaatsvindt. EndTime registreert wanneer de activiteit eindigt. Bij afzonderlijke gebeurtenissen kunnen StartTime en EndTime gelijk zijn. Bij activiteiten zoals 'Antecedentenonderzoek' zijn een aparte start- en eindtijd belangrijk. Met dit attribuut bereken je rechtstreeks de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten, in plaats van alleen de wachttijd ertussen. Zo kun je actieve werktijd onderscheiden van stilstand en zie je beter hoe efficiënt het proces verloopt.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig en zie je welke specifieke taken veel tijd kosten.
Waar vind je dit?
Deze informatie kan beschikbaar zijn in het proceslog voor langlopende taken. Je kunt de eindtijd ook afleiden van de starttijd van de volgende activiteit.
Voorbeelden
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
|
|||
|
Functietitel
PositionTitle
|
De officiële functietitel van de nieuwe medewerker, zoals ‘Software Engineer’ of ‘Accountmanager’. | ||
|
Beschrijving
De functietitel beschrijft de specifieke functie waarvoor de nieuwe medewerker is aangenomen. Dit geeft meer detail dan alleen de afdeling. Met dit attribuut kun je analyseren of het onboardingproces verschilt per functie. Een leidinggevende doorloopt bijvoorbeeld mogelijk andere stappen of SLA’s dan iemand in een startersfunctie. Dit is belangrijk om functiegebonden procesafwijkingen te herkennen in het dashboard voor variantanalyse van het onboardingproces.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je procesvarianten per functie analyseren en onboardingervaringen beter afstemmen en standaardiseren.
Waar vind je dit?
Dit is een standaardveld in de vacatureaanvraag en de personeelsgegevens van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
Senior software-engineerFinancieel analistHR-businesspartnerMedewerker salesontwikkeling
|
|||
|
Medewerkers-ID nieuwe medewerker
NewHireEmployeeId
|
De unieke medewerkers-ID die aan de nieuwe medewerker is toegewezen. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut is de officiële, permanente identificatiecode van de nieuwe medewerker in het HR-systeem van het bedrijf. De code wordt meestal toegewezen nadat het HR-profiel is aangemaakt en blijft gedurende het dienstverband aan de medewerker gekoppeld. De Case-ID van de onboarding volgt het proces; de medewerkers-ID koppelt het onboardingproces aan het permanente medewerkersrecord. Zo kun je de effecten op langere termijn analyseren, bijvoorbeeld door de onboardingervaring te vergelijken met latere prestaties of het behoud van medewerkers.
Waarom dit belangrijk is
Verbindt het tijdelijke onboardingproces met het permanente medewerkersrecord, zodat je de effecten op langere termijn kunt analyseren.
Waar vind je dit?
Beschikbaar in het gegevensrecord van de nieuwe medewerker in de Onboarding- of Employee Central-module van SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
100523100524100525
|
|||
|
Officiële startdatum
OfficialStartDate
|
De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de contractueel afgesproken startdatum van de nieuwe medewerker. Deze datum is een belangrijke deadline voor activiteiten vóór de eerste werkdag, zoals IT-toegang regelen, documenten invullen en achtergrondcontroles uitvoeren. Bij analyses gebruik je deze datum als referentie om te meten of activiteiten vóór de eerste werkdag op tijd zijn afgerond. De datum is belangrijk voor de KPI ‘Beschikbaarheid van IT op de eerste werkdag’ en voor dashboards die laten zien of het bedrijf klaar is voor de komst van de nieuwe medewerker.
Waarom dit belangrijk is
Deze datum is een belangrijke deadline en referentie om te beoordelen of alle activiteiten vóór de eerste werkdag op tijd en goed zijn afgerond.
Waar vind je dit?
Dit is een belangrijke datum in het personeelsdossier van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
2024-07-012024-07-152024-08-01
|
|||
|
Onboardingcoördinator
OnboardingCoordinator
|
De HR-medewerker of coördinator die verantwoordelijk is voor het beheer van de onboardingcase. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wie, meestal binnen HR, toezicht houdt op het onboardingproces van de nieuwe medewerker. Deze persoon zorgt dat taken op tijd worden afgerond en lost eventuele problemen op. Deze data is belangrijk voor het beheren van de werkdruk en het verdelen van capaciteit binnen het HR-team. Het dashboard ‘Werkdruk van onboardingcoördinatoren’ gebruikt dit attribuut om cases evenwichtig toe te wijzen en te signaleren welke coördinatoren overbelast zijn of juist efficiënt werken.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor het analyseren van de werkdruk binnen het HR-team, het plannen van capaciteit en het herkennen van goede werkwijzen bij coördinatoren.
Waar vind je dit?
Dit is waarschijnlijk een toegewezen rol of gebruikersveld in de SAP SuccessFactors Onboarding-procesinstantie.
Voorbeelden
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
|
|||
|
Wervingsmanager
HiringManager
|
De naam van de manager aan wie de nieuwe medewerker rapporteert. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk is voor de aanname van de nieuwe medewerker. Tijdens het onboardingproces krijgt de wervingsmanager vaak specifieke taken, zoals kennismakingen met het team organiseren of doelen voor de eerste 30 dagen vaststellen. Door data per wervingsmanager te analyseren, kun je knelpunten in de aansturing herkennen en zien hoe betrokken managers zijn bij het onboardingproces. Het dashboard ‘Vertragingen bij onboardingtaken van managers’ gebruikt dit attribuut om managers te signaleren die mogelijk extra ondersteuning of training nodig hebben.
Waarom dit belangrijk is
Helpt knelpunten bij taken die afhankelijk zijn van managers te herkennen en hun betrokkenheid bij het onboardingproces te meten.
Waar vind je dit?
Dit hoort bij de basisgegevens over de functie en de rapportagestructuur in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
|
|||
|
Dienstverband
EmploymentType
|
Geeft aan wat voor dienstverband de nieuwe medewerker heeft, bijvoorbeeld fulltime, parttime of als opdrachtnemer. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut deelt nieuwe medewerkers in op basis van hun arbeidsovereenkomst. Het onboardingproces kan per type dienstverband sterk verschillen. Voor opdrachtnemers kan het bijvoorbeeld eenvoudiger zijn en minder stappen bevatten. Je kunt dit attribuut gebruiken om workflows en efficiëntie voor verschillende groepen medewerkers te vergelijken. Zo krijg je zicht op procesvarianten en kun je nagaan of voor elk type dienstverband de juiste onboardingroute wordt gevolgd.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je onboardingprocessen voor verschillende groepen medewerkers vergelijken en verbeteren, zoals vaste medewerkers en opdrachtnemers.
Waar vind je dit?
Dit is een standaardveld in de functiegegevens van de medewerker in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
Fulltime medewerkerParttime medewerkerOpdrachtnemerStagiair
|
|||
|
Gebruikers-ID
UserId
|
De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de ID van de persoon of het systeemaccount dat een specifieke taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de nieuwe medewerker, de wervingsmanager, een HR-coördinator of een systeemgebruiker zijn die een geautomatiseerde stap uitvoert. Hiermee kun je de verdeling van het werk en de prestaties per gebruiker analyseren. Je ziet bijvoorbeeld welke onboardingcoördinatoren de meeste taken uitvoeren of welke managers hun toegewezen taken het snelst afronden. Dit attribuut vormt de basis voor analyses van capaciteit en prestaties per gebruiker.
Waarom dit belangrijk is
Maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van de werkverdeling en prestaties per gebruiker of gebruikersgroep.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat meestal in het auditspoor of event log van de SAP SuccessFactors Onboarding-module, vaak onder ‘Afgerond door’ of ‘Gebruiker’.
Voorbeelden
jdoedleeSYSTEM
|
|||
|
Is compliance te laat
IsComplianceOverdue
|
Een berekende aanduiding die true is als een complianceactiviteit na de deadline is afgerond. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de werkelijke afrondingstimestamp van een complianceactiviteit, zoals ‘Achtergrondcontrole afgerond’, te vergelijken met de bijbehorende ‘Uiterste datum voor compliance’. Is de activiteit na de deadline afgerond, dan krijgt de aanduiding de waarde ‘true’. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Kritieke compliancemonitoring’. Je kunt hiermee complianceovertredingen eenvoudig herkennen en kwantificeren. Zo kan de organisatie risico’s beperken en beleid en regelgeving beter naleven.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het eenvoudig om tekortkomingen in compliance te herkennen en te rapporteren, zodat je risico’s proactief kunt beheren.
Waar vind je dit?
Dit wordt berekend in de process mining-tool. De logica is: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Is geautomatiseerd
IsAutomated
|
Een aanduiding die aangeeft of een activiteit door een systeem of een gebruiker is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die het systeem automatisch uitvoert, zoals ‘Documenten vóór dag 1 verzonden’, en activiteiten die een gebruiker handmatig uitvoert, zoals ‘Check-in na 30 dagen uitgevoerd’. Met dit attribuut kun je het automatiseringsniveau van het proces analyseren. Het helpt handmatige, terugkerende taken te herkennen die mogelijk verder geautomatiseerd kunnen worden. Ook kun je verwerkingstijden zo correct toeschrijven aan systeemwerk of menselijk werk.
Waarom dit belangrijk is
Helpt het automatiseringsniveau van het proces te meten en kansen te herkennen om handmatige taken door geautomatiseerde workflows te vervangen.
Waar vind je dit?
Dit is vaak af te leiden uit de ‘Gebruiker’ die aan een gebeurtenis is gekoppeld. Is dit een systeem- of serviceaccount, dan is de gebeurtenis geautomatiseerd.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Is klaar op dag één
IsDayOneReady
|
Een berekende aanduiding die aangeeft of de IT-voorzieningen op of vóór de startdatum van de nieuwe medewerker klaar waren. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de timestamps van belangrijke activiteiten vóór de eerste werkdag, zoals ‘IT-voorzieningen aangevraagd’ en ‘Apparatuur geleverd’, te vergelijken met de ‘Officiële startdatum’. De waarde ‘true’ betekent dat alles wat nodig is op de eerste werkdag klaarstond voor de nieuwe medewerker. Dit is een belangrijke prestatie-indicator in het dashboard ‘Beschikbaarheid van IT op de eerste werkdag’. De indicator geeft IT- en HR-teams een helder, meetbaar doel en laat zien hoe goed ze nieuwe medewerkers voorbereiden.
Waarom dit belangrijk is
Meet rechtstreeks hoe goed activiteiten vóór de eerste werkdag zijn verlopen. Dit heeft veel invloed op de productiviteit en eerste ervaring van een nieuwe medewerker.
Waar vind je dit?
Dit veld staat niet in het bronsysteem. De waarde wordt berekend in de process mining-tool met de volgende logica: (Timestamp('Apparatuur geleverd') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT-voorzieningen afgerond') <= OfficialStartDate).
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Locatie
Location
|
De fysieke werklocatie, het kantoor of het land waar de nieuwe medewerker werkt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan op welke geografische locatie de nieuwe medewerker werkt. Onboardingvereisten, zoals compliance-documenten of het verzenden van IT-apparatuur, kunnen per locatie of land sterk verschillen. Door het proces per locatie te analyseren, kun je regionale verschillen in efficiëntie en compliance herkennen. Achtergrondcontroles kunnen in sommige landen bijvoorbeeld langer duren of er kunnen andere juridische documenten nodig zijn. Met deze indeling kun je onboardingprocessen per regio afstemmen en verbeteren.
Waarom dit belangrijk is
Helpt regionale verschillen in onboardingprocessen, compliancevereisten en prestaties te herkennen en aan te pakken.
Waar vind je dit?
Deze informatie staat bij de functie- en locatiegegevens van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
New York, Verenigde StatenLonden, Verenigd KoninkrijkSingaporeBerlijn, Duitsland
|
|||
|
Naam nieuwe medewerker
NewHireName
|
De volledige naam van de nieuwe medewerker die het onboardingproces doorloopt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de volledige naam van de nieuwe medewerker. Zo is de case herkenbaar voor mensen, bijvoorbeeld HR-businesspartners en onboardingcoördinatoren, die specifieke onboardingprocessen willen opzoeken of bespreken. In dashboards en rapporten maakt de naam naast de Case-ID de data toegankelijker en begrijpelijker voor medewerkers die de voortgang per persoon volgen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt afzonderlijke cases herkenbaar en dashboards gebruiksvriendelijker voor het volgen van de dagelijkse voortgang.
Waar vind je dit?
Dit is een standaardveld in het profiel van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors Onboarding.
Voorbeelden
Jan JansenMaria GarciaChen Wei
|
|||
|
Onboardingstatus
OnboardingStatus
|
De huidige algemene status van de onboardingcase, bijvoorbeeld ‘Bezig’ of ‘Voltooid’. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft op hoofdlijnen aan waar de onboardingcase zich in de levenscyclus bevindt. Het laat zien of het proces actief of afgerond is, of om een andere reden is geannuleerd. Je kunt deze status gebruiken om data in dashboards te filteren, bijvoorbeeld om alleen actieve cases te bekijken of de uitkomsten van afgeronde cases te analyseren. In het dashboard ‘Voortgang van onboarding per nieuwe medewerker’ geeft de status eerst een snel overzicht. Daarna kun je inzoomen op de details van de activiteiten.
Waarom dit belangrijk is
Maakt het eenvoudig om onboardingcases op status te filteren en erover te rapporteren, zodat je de actieve werkvoorraad kunt beheren.
Waar vind je dit?
Deze status wordt meestal beheerd en bijgewerkt door de workflow-engine in de SAP SuccessFactors Onboarding-module.
Voorbeelden
BezigVoltooidGeannuleerdIn de wacht
|
|||
|
Status achtergrondcontrole
BackgroundCheckStatus
|
De uitkomst of huidige status van de achtergrondcontrole. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de uitkomst van de achtergrondcontrole, een belangrijke stap voor compliance. Mogelijke waarden zijn ‘Gestart’, ‘Bezig’, ‘Goedgekeurd’ of ‘Negatieve bevinding’. Deze data helpt een mogelijk knelpunt en compliancerisico in de gaten te houden. De dashboards ‘Doorlooptijd achtergrondcontrole’ en ‘Kritieke compliancemonitoring’ gebruiken deze status om de voortgang te volgen en cases te signaleren die meteen aandacht nodig hebben.
Waarom dit belangrijk is
Volgt de voortgang en uitkomst van een belangrijke, vaak langdurige compliancestap in het onboardingproces.
Waar vind je dit?
Deze informatie wordt meestal bijgewerkt in de Onboarding-module, vaak via een koppeling met een externe leverancier van achtergrondcontroles.
Voorbeelden
GoedgekeurdIn afwachtingNegatieve bevindingNiet gestart
|
|||
|
Uiterste datum voor compliance
ComplianceDueDate
|
De deadline waarop alle verplichte complianceactiviteiten afgerond moeten zijn. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de streefdatum voor het afronden van belangrijke compliancetaken, zoals achtergrondcontroles of verplichte trainingen. Het bedrijfsbeleid of wettelijke vereisten bepalen vaak deze deadline. Je gebruikt de datum om naleving van compliancevereisten te meten. Ook is deze datum een belangrijk onderdeel van de KPI ‘Percentage compliance-documentatie’. Door de werkelijke afrondingsdatum van complianceactiviteiten met de deadline te vergelijken, kan het systeem achterstallige taken signaleren en de algemene compliancestatus van het proces meten.
Waarom dit belangrijk is
Geeft een duidelijke deadline om naleving van compliancebeleid te meten en helpt cases met risico’s op tijd te herkennen.
Waar vind je dit?
De Onboarding-workflow kan deze datum automatisch bepalen op basis van de startdatum van de nieuwe medewerker en het type taak. Het kan ook een vast veld zijn.
Voorbeelden
2024-06-302024-07-142024-07-31
|
|||
Activiteiten bij onboarding van medewerkers
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Antecedentenonderzoek afgerond
|
Dit markeert de afronding van het antecedentenonderzoek en de ontvangst van de resultaten. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van de taak voor het antecedentenonderzoek in de SuccessFactors Onboarding-module verandert in 'Afgerond' of 'Goedgekeurd'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke compliance-mijlpaal en bij veel organisaties een voorwaarde om een aanbod definitief te maken. Vertraging kan de startdatum van de nieuwe medewerker en de totale onboardingduur flink beïnvloeden.
Waar vind je dit?
Dit kan worden afgeleid van de timestamp waarop de status van de taak voor het antecedentenonderzoek verandert in een eindstatus, zoals 'Afgerond'. Vaak wordt deze status bijgewerkt via een API van de externe leverancier.
Vastleggen
Afgeleid van de afrondingstimestamp van de taak voor het antecedentenonderzoek in het onboardingplan.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Check-in na 30 dagen uitgevoerd
|
Dit markeert de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en de leidinggevende of HR, meestal na ongeveer 30 dagen. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een leidinggevende of HR-medewerker het bijbehorende checklistitem als afgerond markeert. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit wordt vaak gebruikt als indicatie dat de intensieve beginperiode van de onboarding is afgelopen. Het is een belangrijke mijlpaal om de tijd tot productiviteit en de totale procesduur te meten.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de afrondingstimestamp van een specifieke taak of een formulier 'Check-in na 30 dagen' in de onboardingchecklist van SuccessFactors.
Vastleggen
Afgeleid van de afrondingstimestamp van de taak 'Check-in na 30 dagen'.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Eerste werkdag aangebroken
|
Een berekende gebeurtenis die de officiële startdatum van de nieuwe medewerker weergeeft. Dit is geen expliciete handeling van een gebruiker, maar wordt afgeleid van het attribuut 'Officiële startdatum' van de onboarding-case. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke mijlpaal voor de analyse van activiteiten vóór en na de eerste werkdag. Het is een referentiepunt om te beoordelen of andere activiteiten, zoals de IT-voorbereiding en introductie, op tijd plaatsvinden.
Waar vind je dit?
Dit is een berekende gebeurtenis. De datum wordt rechtstreeks afgeleid van het veld 'Officiële startdatum' in het record van de nieuwe medewerker in de Onboarding- of Employee Central-module.
Vastleggen
Afgeleid van het attribuut 'Officiële startdatum' in het medewerkersrecord.
Gebeurtenistype
calculated
|
|||
|
HR-profiel aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het aanmaken van het officiële medewerkersprofiel in het centrale HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer het proces 'Openstaande indiensttredingen beheren' is afgerond en het medewerkersrecord actief wordt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het aanmaken van het HR-profiel is een belangrijk integratiemoment voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere kerntaken van HR. Door dit bij te houden, zie je hoe efficiënt de HR-administratie werkt en of er herstelwerk nodig is doordat het profiel meerdere keren wordt aangemaakt.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt expliciet geregistreerd met een aanmaaktimestamp op het medewerkersprofiel in Employee Central. Meestal voert een HR-beheerder deze handeling uit via de tool 'Openstaande indiensttredingen beheren'.
Vastleggen
Vastgelegd met de aanmaakdatum van het Employee Central-profiel van de medewerker.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Onboardingproces afgerond
|
Dit is de laatste activiteit en markeert de succesvolle afsluiting van de onboarding-case van de nieuwe medewerker in het systeem. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een HR-beheerder of geautomatiseerd proces de status van het onboardingproces wijzigt in de definitieve status 'Afgerond'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Met deze activiteit wordt het proces officieel afgesloten. Dit is de belangrijkste End Event voor de analyse. Je kunt hiermee de totale doorlooptijd en het afrondingspercentage berekenen.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de timestamp waarop de status van het volledige onboardingproces in de SuccessFactors Onboarding-module verandert in 'Afgerond' of 'In dienst'.
Vastleggen
Afgeleid van de timestamp van de laatste statuswijziging van het volledige onboardingproces naar een eindstatus.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Onboardingproces gestart
|
Deze activiteit markeert het begin van het onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Meestal wordt het proces automatisch gestart wanneer de status van een kandidaat in de SAP SuccessFactors Recruiting-module verandert in 'Klaar voor indiensttreding'. De gegevens worden dan doorgegeven aan de Onboarding-module. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste Start Event voor de onboarding-case. Hiermee meet je de totale onboarding-doorlooptijd en leg je het startpunt vast voor alle volgende processtappen.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd met de aanmaaktimestamp van het dossier of de procesinstantie van de nieuwe medewerker in de SuccessFactors Onboarding-module (Process-object). De startdatum en -tijd worden doorgaans expliciet geregistreerd.
Vastleggen
Vastgelegd met de aanmaaktimestamp van de procesinstantie voor onboarding.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Papierwerk vóór dag één afgerond
|
Dit geeft aan dat de nieuwe medewerker alle vereiste formulieren en taken vóór indiensttreding via het onboardingportaal heeft afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd zodra het systeem registreert dat alle taken in de stap 'Vóór dag één' of 'Papierwerk nieuwe medewerker' zijn voltooid. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke mijlpaal: de nieuwe medewerker is betrokken en heeft de noodzakelijke administratieve stappen afgerond. Daardoor kunnen vervolgstappen, zoals het aanmaken van het HR-profiel en het klaarzetten van IT-middelen, beginnen.
Waar vind je dit?
Dit wordt geregistreerd wanneer de status van het proces voor het verzamelen van documenten of van de bijbehorende taken verandert in 'Afgerond'. Je kunt hiervoor de afrondingstimestamp van de laatste verplichte taak gebruiken.
Vastleggen
Afgeleid van de timestamp waarop de bovenliggende taakgroep 'Papierwerk' in het systeem als afgerond wordt gemarkeerd.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Taken voor manager toegewezen
|
Dit is het moment waarop een reeks onboardingverantwoordelijkheden aan de leidinggevende wordt toegewezen. Het systeem start en wijst dan automatisch taken toe, zoals 'Werkplek voorbereiden' of 'Welkom met het team plannen'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De betrokkenheid van de leidinggevende draagt bij aan een goede onboarding. Met deze activiteit kun je nagaan hoe snel leidinggevenden bericht krijgen en hoe lang ze daarna over hun taken doen.
Waar vind je dit?
Je kunt de gebeurtenis herkennen aan de toewijzingstimestamp van de eerste taak die binnen de onboarding-workflow aan de rol van leidinggevende wordt toegewezen.
Vastleggen
Timestamp waarop de managerspecifieke taken in de procesinstantie worden aangemaakt en toegewezen.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Antecedentenonderzoek gestart
|
Deze activiteit geeft aan wanneer het antecedentenonderzoek officieel begint, vaak via een geïntegreerde externe dienst. De gebeurtenis wordt vastgelegd zodra de bijbehorende taak of processtap in de SuccessFactors-workflow wordt gestart. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het antecedentenonderzoek is een belangrijke compliance-stap die vaak veel tijd kost. Door de tijd tussen de start en afronding te meten, kun je bottlenecks in interne processen of bij externe leveranciers opsporen.
Waar vind je dit?
Meestal wordt dit vastgelegd als een statuswijziging van een specifieke taak 'Antecedentenonderzoek' in de Onboarding-workflow. De timestamp van de statuswijziging markeert de gebeurtenis.
Vastleggen
Afgeleid van de timestamp waarop de status van de taak voor het antecedentenonderzoek verandert in 'Bezig' of een vergelijkbare status.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Apparatuur besteld
|
Deze activiteit markeert het moment waarop apparatuur, zoals een laptop of telefoon, wordt aangevraagd. De gebeurtenis wordt vastgelegd met de timestamp van de taak voor de apparatuur in de onboardingchecklist van SuccessFactors. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Als de apparatuur op de eerste werkdag klaarstaat, kan de nieuwe medewerker meteen aan de slag. Door dit bij te houden, kun je vertraging bij de inkoop en het klaarzetten van apparatuur opsporen.
Waar vind je dit?
Dit kan worden afgeleid van de statuswijziging van de taak 'Apparatuur bestellen' in het onboardingproces. De timestamp waarop de status verandert in 'Ingediend' of 'Afgerond' markeert de gebeurtenis.
Vastleggen
Afgeleid van de afrondingstimestamp van de taak 'Apparatuur bestellen' in de checklist van de leidinggevende of IT.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Apparatuur geleverd
|
Dit bevestigt dat de apparatuur voor de nieuwe medewerker op de afgesproken locatie is afgeleverd. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een IT-medewerker of leidinggevende de status van de taak 'Apparatuur leveren' verandert in 'Afgerond'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit geeft aan of de medewerker op dag één klaar is om aan de slag te gaan. Vergelijk de timestamp van deze gebeurtenis met de startdatum van de medewerker om de KPI 'IT-middelen beschikbaar op dag één' te meten.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de timestamp waarop de taak 'Apparatuur geleverd' of 'Apparatuur installeren' in het onboardingplan als 'Afgerond' wordt gemarkeerd.
Vastleggen
Afgeleid van de afrondingstimestamp van de taak waarin de levering van de apparatuur wordt bevestigd.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
IT-aanvraag ingediend
|
Dit markeert de formele aanvraag van IT-middelen voor de nieuwe medewerker, zoals gebruikersaccounts, e-mail en systeemtoegang. De aanvraag wordt vaak automatisch gestart nadat het papierwerk is afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd via een integratie of een handmatig geregistreerde taak. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is het begin van een belangrijk traject dat bepaalt of een nieuwe medewerker op dag één productief kan zijn. Door dit bij te houden, kun je de doorlooptijd van de IT-voorbereiding meten en verbeteren.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een specifieke taak in het onboardingproces. De gebeurtenis wordt vastgelegd met de aanmaak- of starttimestamp van de taak 'IT-middelen klaarzetten'. Deze taak kan een melding sturen naar een servicedesksysteem zoals ServiceNow.
Vastleggen
Vastgelegd met de aanmaaktimestamp van de IT-aanvraag of -taak.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Papierwerk vóór dag één verstuurd
|
Dit is het moment waarop de eerste benodigde documenten en formulieren naar de nieuwe medewerker worden gestuurd, zoals compliance-formulieren en formulieren voor het verzamelen van persoonsgegevens. Meestal is dit een geautomatiseerde stap in een vooraf gedefinieerde onboarding-workflow in SuccessFactors. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door deze activiteit bij te houden, kun je zien hoe efficiënt de administratieve voorbereiding verloopt. De tijd tussen deze stap en 'Papierwerk afgerond' is een belangrijke KPI om vertraging door het systeem of de nieuwe medewerker op te sporen.
Waar vind je dit?
Dit is vaak een expliciete gebeurtenis of statuswijziging van 'Activiteiten nieuwe medewerker' of een vergelijkbare taak in het Onboarding-procesobject. Meestal is de timestamp beschikbaar waarop de taak is toegewezen of gestart.
Vastleggen
Herkenbaar aan de timestamp waarop de taak voor het papierwerk wordt toegewezen of gestart in het onboardingportaal van de nieuwe medewerker.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Verplichte training afgerond
|
Deze activiteit markeert dat de nieuwe medewerker alle toegewezen verplichte trainingen heeft afgerond. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de SuccessFactors Learning-module de status van alle verplichte cursussen bijwerkt naar 'Afgerond'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het afronden van verplichte trainingen is een belangrijk compliance-controlepunt. Door deze mijlpaal bij te houden, kun je controles uitvoeren en nagaan of het bedrijf aan de wettelijke verplichtingen voldoet.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt vastgelegd met de afrondingsdatum van de laatste verplichte training in de SuccessFactors Learning-module.
Vastleggen
Vastgelegd met de afrondingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Verplichte training toegewezen
|
Dit markeert de toewijzing van verplichte compliance- of functiegerichte training aan het leerplan van de nieuwe medewerker. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de integratie tussen SuccessFactors Onboarding en het Learning Management System (LMS) de cursussen toewijst. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Met deze activiteit begint het compliance-trainingsproces. Door de tijd tot afronding van de training te analyseren, krijg je zicht op de deelname aan trainingen en mogelijke compliancerisico’s.
Waar vind je dit?
Deze gebeurtenis wordt vastgelegd met de toewijzingstimestamp van de verplichte trainingen in de SuccessFactors Learning-module, gekoppeld aan de gebruikers-ID van de nieuwe medewerker.
Vastleggen
Vastgelegd met de toewijzingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om te beginnen?
Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en waardevolle inzichten in het onboardingproces van medewerkers te krijgen. Begin vandaag met het verbeteren van de onboarding.
Verbeter de onboarding van medewerkers: begin vandaag!
Haal snel 95% compliance en beperk vroegtijdig vertrek.
Geen creditcard nodig. 14 dagen gratis proefperiode.