Jouw datatemplate voor onboarding van medewerkers

SAP SuccessFactors Onboarding
Jouw datatemplate voor onboarding van medewerkers

Jouw datatemplate voor onboarding van medewerkers

Deze template geeft je een volledige leidraad voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je onboardingproces te analyseren. Je ziet welke attributen je moet vastleggen, welke activiteiten je moet volgen en hoe je data uit je systemen kunt halen. Gebruik deze bron om je datavoorbereiding eenvoudiger te maken en snel met procesanalyse te beginnen.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor onboarding van medewerkers

Dit zijn de essentiële datavelden die je in je event log moet opnemen voor een grondige analyse van het onboardingproces van medewerkers.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke taak of het specifieke mijlpaalmoment dat in het onboardingproces plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifiek event of een specifieke stap binnen de onboardingworkflow, zoals 'Background Check Initiated' of 'Manager Tasks Assigned'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, zie je de werkelijke procesflow, ontdek je afwijkingen van de standaardprocedure en vind je knelpunten waar het proces vastloopt. Dit is een kernelement van procesontdekking en -analyse.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de stappen in de procesmap. Door de volgorde van activiteiten te analyseren, begrijp en optimaliseer je de onboardingworkflow.

Waar je het vindt

Deze informatie wordt voor elke case vastgelegd in de procestabellen met historie of audittrail binnen de SAP SuccessFactors Onboarding-module.

Voorbeelden
Onboardingproces gestartAchtergrondcontrole voltooidIT-provisioning aangevraagd30-dagencheck-in uitgevoerd
Eventtimestamp
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond of een mijlpaal is bereikt.
Beschrijving

De Event Timestamp registreert het precieze moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is belangrijk om events in de juiste volgorde te zetten en voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, wachttijden en de duur tussen verschillende stappen.

In process mining worden timestamps gebruikt om activiteiten binnen elke case te ordenen en een nauwkeurige weergave van de procesflow door de tijd op te bouwen. Ze vormen de basis voor prestatieanalyse, SLA-monitoring en het vinden van knelpunten.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van alle tijdgerelateerde metrieken, waaronder doorlooptijden en de duur van knelpunten, die belangrijk zijn voor prestatieanalyse.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal naast elke activiteit vastgelegd in het event log of de audittrail van de SAP SuccessFactors Onboarding-module.

Voorbeelden
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Onboardingcase
OnboardingCaseId
De unieke identificatie van het onboardingproces van één nieuwe medewerker, waarin alle gerelateerde activiteiten worden samengebracht.
Beschrijving

De onboardingcase-ID is de centrale identificatie die alle events en datapunten van de onboardingreis van één nieuwe medewerker met elkaar verbindt. De case begint wanneer het onboardingproces wordt gestart en eindigt wanneer het proces als voltooid wordt gemarkeerd.

In process mining is dit attribuut essentieel om de end-to-end-procesflow van elke nieuwe medewerker te reconstrueren. Je kunt er verschillende paden (varianten), doorlooptijden en resultaten per case mee analyseren. Daarmee vormt het de basis van de volledige analyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het fundamentele attribuut dat de scope van de analyse bepaalt. Zonder dit attribuut kun je de onboardingreis van een nieuwe medewerker niet volgen en geen belangrijke KPI's meten, zoals de totale onboardingdoorlooptijd.

Waar je het vindt

Dit is meestal een procesinstantie-ID die in de SAP SuccessFactors Onboarding-module wordt gegenereerd wanneer de onboarding van een nieuwe medewerker wordt gestart.

Voorbeelden
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de herkomst van de data aan, in dit geval 'SAP SuccessFactors Onboarding'. Het is vooral nuttig in omgevingen waarin data uit meerdere systemen wordt gecombineerd voor een breder procesoverzicht.

Voor de analyse helpt het bij datagovernance, probleemoplossing en het controleren of de data correct aan de bron is gekoppeld. Het biedt context, vooral wanneer je processen of data uit verschillende applicaties vergelijkt.

Waarom dit belangrijk is

Biedt belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, validatie en integratie met andere systemen.

Waar je het vindt

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de dataset te labelen.

Voorbeelden
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Laatste data-update
LastDataUpdateTimestamp
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit event voor het laatst is vernieuwd of uit de bron is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de laatste data-ophaling uit het bronsysteem. Het geeft niet aan wanneer het event plaatsvond, maar wanneer het eventrecord voor het laatst is bijgewerkt in de dataset die voor de analyse wordt gebruikt.

Dit is een belangrijk metadataveld om te bepalen hoe actueel de data is. Analisten en businessgebruikers zien hiermee hoe recent de procesanalyse is en wanneer nieuwe data in de dashboards wordt weergegeven.

Waarom dit belangrijk is

Zorgt dat gebruikers weten hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor beslissingen op basis van de analyse.

Waar je het vindt

Deze timestamp wordt meestal tijdens de data-extractie gegenereerd en aan elk record toegevoegd.

Voorbeelden
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Afdeling
Department
De afdeling of bedrijfseenheid waar de nieuwe medewerker gaat werken.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de organisatie-eenheid aan waaraan de nieuwe medewerker is toegewezen, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Finance'. Het is een belangrijk onderdeel van de organisatiegegevens.

Analyse per afdeling is een veelvoorkomende behoefte. Je kunt er prestaties mee vergelijken, afdelingsspecifieke knelpunten vinden, bijvoorbeeld wanneer IT-provisioning voor engineers langer duurt, en zien hoe het onboardingproces binnen de organisatie verschilt. Deze segmentatie is belangrijk voor het dashboard Departmental Onboarding Benchmarks.

Waarom dit belangrijk is

Maakt segmentatie en benchmarking van het onboardingproces tussen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk.

Waar je het vindt

Deze informatie maakt deel uit van de gegevens over de vacature en de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Sales en marketingOnderzoek en ontwikkelingFinanciënKlantenservice
Eindtijd
EndTime
De timestamp die de afronding van een activiteit markeert, vooral bij taken met een meetbare duur.
Beschrijving

Terwijl StartTime (EventTimestamp) aangeeft wanneer een activiteit begint of plaatsvindt, registreert EndTime wanneer deze eindigt. Bij atomische events kunnen StartTime en EndTime gelijk zijn. Voor activiteiten zoals 'Background Check' is een afzonderlijke start- en eindtijd belangrijk.

Met dit attribuut bereken je rechtstreeks de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten, in plaats van alleen de wachttijd ertussen. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en stilstand en krijg je beter zicht op de procesefficiëntie.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een nauwkeurige berekening van verwerkingstijden per activiteit mogelijk, zodat je ziet welke specifieke taken veel tijd kosten.

Waar je het vindt

Dit kan beschikbaar zijn in het proceslog voor langlopende taken of worden afgeleid van de starttijd van de volgende activiteit.

Voorbeelden
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
Functietitel
PositionTitle
De officiële functietitel van de nieuwe medewerker, zoals 'Software Engineer' of 'Account Manager'.
Beschrijving

De functietitel beschrijft de specifieke rol waarvoor de nieuwe medewerker is aangenomen. Dit geeft meer detail dan alleen de afdeling.

Dit attribuut wordt gebruikt om te analyseren of het onboardingproces verschilt per rol. Het proces voor een leidinggevende kan bijvoorbeeld andere stappen of SLA's hebben dan dat voor een juniorfunctie. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Onboarding Process Variant Analysis', waarmee je afwijkingen per rol in kaart brengt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesvarianten per functie mogelijk, zodat je onboardingervaringen kunt afstemmen en standaardiseren.

Waar je het vindt

Dit is een standaardveld in de gegevens over de vacature en het dienstverband van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Senior software-engineerFinancieel analistHR-businesspartnerSales development representative
Medewerkers-ID nieuwe medewerker
NewHireEmployeeId
De unieke medewerkers-ID die aan de nieuwe medewerker is toegewezen.
Beschrijving

Dit attribuut is de officiële, permanente identificatie van de nieuwe medewerker in het HR-systeem van de organisatie. Het wordt meestal toegewezen nadat het HR-profiel is aangemaakt en blijft gedurende het dienstverband aan de medewerker gekoppeld.

De onboardingcase-ID volgt het proces, terwijl de medewerkers-ID het onboardingproces koppelt aan het permanente medewerkersrecord. Zo kun je onboardingervaringen op langere termijn vergelijken met prestaties of behoud van medewerkers.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt het tijdelijke onboardingproces aan het permanente medewerkersrecord, zodat je de impact op langere termijn kunt analyseren.

Waar je het vindt

Beschikbaar in het datarecord van de nieuwe medewerker binnen de Onboarding- of Employee Central-modules van SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
100523100524100525
Officiële startdatum
OfficialStartDate
De officiële eerste werkdag van de nieuwe medewerker.
Beschrijving

Dit attribuut is de contractueel afgesproken startdatum van de nieuwe medewerker. Het is een belangrijke deadline voor veel pre-boardingactiviteiten, zoals het klaarzetten van IT, het afronden van documenten en achtergrondcontroles.

In analyses gebruik je deze datum als referentie om te meten of pre-boardingactiviteiten op tijd zijn uitgevoerd. De datum is belangrijk voor de KPI 'Day One IT Resource Readiness Rate' en voor dashboards die controleren of de organisatie klaar is voor de komst van de nieuwe medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Dient als belangrijke deadline en referentiepunt om de tijdigheid en het resultaat van alle pre-boardingactiviteiten te beoordelen.

Waar je het vindt

Dit is een belangrijk datumveld in het dienstverbandrecord van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
2024-07-012024-07-152024-08-01
Onboardingcoördinator
OnboardingCoordinator
De HR-professional of coördinator die verantwoordelijk is voor het beheren van de onboarding-case.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de persoon, meestal binnen HR, die toezicht houdt op het onboardingproces van de nieuwe medewerker. Deze persoon zorgt dat taken op tijd worden afgerond en lost problemen op die tijdens het proces ontstaan.

Deze data is belangrijk voor werkverdeling en capaciteitsplanning binnen het HR-team. Het dashboard 'Onboarding Coordinator Workload' gebruikt dit attribuut om cases evenwichtig toe te wijzen en coördinatoren te signaleren die te veel werk hebben of juist bijzonder efficiënt werken.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van de werkdruk binnen het HR-team, capaciteitsplanning en het vinden van goede werkwijzen bij coördinatoren.

Waar je het vindt

Dit is waarschijnlijk een toegewezen rol of gebruikersveld binnen de SAP SuccessFactors Onboarding-procesinstantie.

Voorbeelden
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Wervingsmanager
HiringManager
De naam van de manager aan wie de nieuwe medewerker rapporteert.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de wervingsmanager die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker. Deze manager krijgt tijdens het onboardingproces vaak specifieke taken, zoals het plannen van kennismakingen met het team of het vastleggen van doelen voor de eerste 30 dagen.

Door de data per wervingsmanager te analyseren, krijg je zicht op knelpunten bij managers en hun betrokkenheid bij onboarding. Dit ondersteunt het dashboard 'Managerial Onboarding Task Delays' door managers te signaleren die extra ondersteuning of training nodig hebben.

Waarom dit belangrijk is

Helpt knelpunten bij managerafhankelijke taken te vinden en de betrokkenheid van managers bij onboarding te meten.

Waar je het vindt

Dit maakt deel uit van de basisinformatie over de functie en rapportagestructuur in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Compliance te laat
IsComplianceOverdue
Een berekende vlag die true is als een complianceactiviteit na de deadline is afgerond.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de werkelijke completion-timestamp van een complianceactiviteit, zoals 'Background Check Completed', te vergelijken met de bijbehorende 'Compliance Due Date'. Als de activiteit na de deadline is afgerond, krijgt de vlag de waarde 'true'.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Critical Compliance Monitoring'. Je kunt hiermee compliance-overtredingen eenvoudig vinden en kwantificeren, zodat de organisatie risico's kan beperken en beleid en regelgeving beter kan naleven.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een duidelijke en directe manier om complianceproblemen te vinden en erover te rapporteren, zodat je risico's proactief kunt beheren.

Waar je het vindt

Dit wordt berekend in de process mining-tool. De logica is: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Voorbeelden
truefalse
Dienstverbandtype
EmploymentType
Geeft de arbeidsstatus van de nieuwe medewerker aan, zoals fulltime, parttime of ingehuurd.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de nieuwe medewerker in op basis van het arbeidscontract. Het onboardingproces kan per type sterk verschillen. Voor ingehuurde medewerkers kan het proces bijvoorbeeld eenvoudiger zijn en minder stappen bevatten.

Je gebruikt dit attribuut voor segmentatie in procesanalyse, om workflows en efficiëntie voor verschillende typen medewerkers te vergelijken. Zo krijg je zicht op procesvarianten en kun je controleren of voor elk dienstverbandtype de juiste onboardingroute wordt gevolgd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om onboardingprocessen voor verschillende groepen medewerkers te vergelijken en te optimaliseren, zoals vaste medewerkers en ingehuurde krachten.

Waar je het vindt

Dit is een standaardveld in de functiegegevens van de medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
Fulltime medewerkerParttime medewerkerContractantStagiair
Gebruikers-ID
UserId
De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de ID van de persoon of het systeemaccount dat een specifieke taak in het proces heeft uitgevoerd. Dat kan de nieuwe medewerker, de wervingsmanager, een HR-coördinator of een systeemgebruiker voor geautomatiseerde stappen zijn.

Je kunt hiermee de werkverdeling en prestaties op gebruikersniveau analyseren. Zo zie je bijvoorbeeld welke onboardingcoördinatoren de meeste taken uitvoeren of welke managers hun toegewezen taken het snelst afronden. Dit vormt de basis voor analyse van bronnen en prestaties per gebruiker.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van werkverdeling en prestaties per gebruiker of gebruikersgroep.

Waar je het vindt

Deze informatie is meestal beschikbaar in het audittraject of event log van de SAP SuccessFactors Onboarding-module, vaak met het label 'Completed By' of 'User'.

Voorbeelden
jdoedleeSYSTEM
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of een activiteit door een systeem of door een menselijke gebruiker is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch door het systeem zijn uitgevoerd, zoals 'Pre-Day 1 Paperwork Sent', en activiteiten die handmatig door een gebruiker zijn uitgevoerd, zoals '30-Day Check-in Performed'.

Door dit attribuut te analyseren, krijg je zicht op de mate van automatisering in het proces. Je kunt hiermee mogelijkheden voor verdere automatisering vinden door handmatige, terugkerende taken zichtbaar te maken. Ook helpt het om verwerkingstijden correct toe te wijzen aan systeem- of menselijk werk.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de mate van automatisering in het proces te meten en mogelijkheden te vinden om handmatige taken door geautomatiseerde workflows te vervangen.

Waar je het vindt

Dit kan vaak worden afgeleid uit de 'User' die aan een event is gekoppeld. Als de gebruiker een systeem- of serviceaccount is, is het event geautomatiseerd.

Voorbeelden
truefalse
Klaar voor dag één
IsDayOneReady
Een berekende vlag die aangeeft of IT-middelen op of vóór de startdatum van de nieuwe medewerker klaar waren.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt berekend door de completion-timestamps van belangrijke pre-boardingactiviteiten, zoals 'IT Provisioning Requested' en 'Equipment Delivered', te vergelijken met de 'Official Start Date'. De waarde 'true' betekent dat alle benodigde zaken op de eerste werkdag klaar waren.

Dit is een belangrijke prestatie-indicator in het dashboard 'IT Resource Readiness for Day One'. Het geeft IT- en HR-teams een duidelijk, meetbaar doel en beoordeelt rechtstreeks hoe goed zij nieuwe medewerkers voorbereiden.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks het resultaat van pre-boardingactiviteiten, die grote invloed hebben op de productiviteit en eerste ervaring van een nieuwe medewerker.

Waar je het vindt

Dit is geen veld in het bronsysteem. Het wordt berekend in de process mining-tool op basis van deze logica: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Voorbeelden
truefalse
Locatie
Location
De fysieke werklocatie, het kantoor of het land van de nieuwe medewerker.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de geografische locatie aan waar de nieuwe medewerker komt te werken. Onboardingvereisten, zoals compliance-documenten of het verzenden van IT-apparatuur, kunnen per locatie of land sterk verschillen.

Door het proces per locatie te analyseren, vind je regionale verschillen in efficiëntie en compliance. Achtergrondcontroles kunnen in sommige landen bijvoorbeeld langer duren of er kunnen andere juridische documenten nodig zijn. Met deze segmentatie kun je regionale onboardingprocessen beter afstemmen en verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Helpt regionale verschillen in onboardingprocessen, compliancevereisten en prestaties te vinden en aan te pakken.

Waar je het vindt

Deze informatie maakt deel uit van de functie- en locatiegegevens van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
New York, VSLonden, VKSingaporeBerlijn, Duitsland
Naam nieuwe medewerker
NewHireName
De volledige naam van de nieuwe medewerker die het onboardingproces doorloopt.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de volledige naam van de nieuwe medewerker. Het biedt een leesbare identificatie van de case, zodat HR-businesspartners of onboardingcoördinatoren specifieke onboardinginstanties makkelijker kunnen opzoeken en bespreken.

In dashboards en rapporten maakt het gebruik van de naam van de nieuwe medewerker naast de case-ID de data toegankelijker en begrijpelijker voor gebruikers die de voortgang per medewerker bewaken.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een gebruiksvriendelijke identificatie van afzonderlijke cases en maakt dashboards geschikter voor operationele monitoring.

Waar je het vindt

Dit is een standaardveld dat aan het profiel van de nieuwe medewerker in SAP SuccessFactors Onboarding is gekoppeld.

Voorbeelden
John SmithMaria GarciaChen Wei
Onboardingstatus
OnboardingStatus
De huidige algemene status van de onboarding-case, zoals 'In behandeling' of 'Voltooid'.
Beschrijving

Dit attribuut geeft op hoofdlijnen aan waar de onboarding-case zich in de levenscyclus bevindt. Het laat zien of het proces actief of afgerond is, of om een bepaalde reden is geannuleerd.

Je kunt dit gebruiken om data in dashboards te filteren, bijvoorbeeld om alleen actieve cases te bekijken of de resultaten van afgeronde cases te analyseren. In het dashboard 'Individual New Hire Onboarding Progress' geeft deze status snel overzicht voordat je de gedetailleerde activiteitengeschiedenis bekijkt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt eenvoudig filteren en rapporteren over de algemene status van onboarding-cases mogelijk en helpt bij het beheren van actief werk.

Waar je het vindt

Deze status wordt meestal beheerd en bijgewerkt door de workflow-engine in de SAP SuccessFactors Onboarding-module.

Voorbeelden
In behandelingVoltooidGeannuleerdIn de wacht
Status achtergrondcontrole
BackgroundCheckStatus
Het resultaat of de huidige status van de achtergrondcontrole.
Beschrijving

Dit attribuut registreert het resultaat van de achtergrondcontrole, een belangrijke compliance-stap. Mogelijke waarden zijn 'Gestart', 'In behandeling', 'Goedgekeurd' of 'Negatieve bevinding'.

Deze data is belangrijk om een mogelijk knelpunt en compliance-risico te bewaken. De dashboards 'Background Check Cycle Time' en 'Critical Compliance Monitoring' gebruiken deze status om de voortgang te volgen en cases te signaleren die meteen aandacht nodig hebben.

Waarom dit belangrijk is

Volgt de voortgang en het resultaat van een belangrijke, vaak langdurige compliance-stap in het onboardingproces.

Waar je het vindt

Deze informatie wordt meestal bijgewerkt in de Onboarding-module, vaak via een integratie met een externe leverancier van achtergrondcontroles.

Voorbeelden
DuidelijkIn afwachtingNegatieve bevindingNiet gestart
Uiterste compliance-datum
ComplianceDueDate
De deadline waarop alle verplichte complianceactiviteiten afgerond moeten zijn.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de streefdatum aan voor het afronden van belangrijke compliancetaken, zoals achtergrondcontroles of verplichte trainingen. De deadline wordt vaak bepaald door bedrijfsbeleid of wettelijke vereisten.

Je gebruikt deze datum om naleving van compliancevereisten te meten. De datum is een belangrijk onderdeel van de KPI 'Compliance Documentation Rate'. Door de werkelijke afrondingsdatum van complianceactiviteiten met deze deadline te vergelijken, kan het systeem te late taken signaleren en de algemene compliance van het proces meten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een duidelijke deadline om naleving van compliancebeleid te meten en helpt cases met een verhoogd risico vroegtijdig te vinden.

Waar je het vindt

Deze datum kan dynamisch door de Onboarding-workflow worden bepaald op basis van de startdatum van de nieuwe medewerker en het type taak. Het kan ook een vast veld zijn.

Voorbeelden
2024-06-302024-07-142024-07-31
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Onboardingactiviteiten voor medewerkers

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet volgen om het proces nauwkeurig te ontdekken en bottlenecks te identificeren.
8 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
30-dagencheck-in uitgevoerd
Dit staat voor de afronding van een geplande check-in tussen de nieuwe medewerker en de manager of HR, meestal rond de dertigste dag. Het wordt vastgelegd wanneer een manager of HR-vertegenwoordiger het bijbehorende checklistitem als voltooid markeert.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit wordt vaak gebruikt als indicatie voor het einde van de eerste intensieve onboardingperiode. Het is een belangrijk moment om de time-to-productivity en de totale procesduur te meten.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid van de voltooiingstimestamp van een specifieke taak of een specifiek formulier '30-Day Check-in' in de onboardingproceschecklist van SuccessFactors.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de taak '30-Day Check-in'.

Eventtype inferred
Achtergrondcontrole voltooid
Markeert de afronding van de achtergrondcontrole en de ontvangst van de resultaten. Dit event wordt vastgelegd wanneer de status van de achtergrondcontroletaak in de SuccessFactors Onboarding-module wordt gewijzigd in 'Completed' of 'Cleared'.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk compliancemoment en bij veel organisaties een voorwaarde om een aanbod definitief te maken. Vertraging kan de startdatum van de nieuwe medewerker en de totale onboardingdoorlooptijd aanzienlijk beïnvloeden.

Waar je het vindt

Dit kan worden afgeleid van de timestamp waarop de status van de achtergrondcontroletaak wordt gewijzigd naar een eindstatus zoals 'Completed'. Vaak gebeurt dit via een API van de externe leverancier.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de achtergrondcontroletaak in het onboardingplan.

Eventtype inferred
Eerste werkdag aangebroken
Dit is een berekend event dat de officiële startdatum van de nieuwe medewerker weergeeft. Het is geen expliciete gebruikersactie, maar wordt afgeleid van het attribuut 'Official Start Date' dat aan de onboardingcase is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment voor de analyse van activiteiten vóór en na dag één. Het dient als referentiepunt om te beoordelen of andere activiteiten, zoals IT-inrichting en introductie, op tijd plaatsvinden.

Waar je het vindt

Dit is een berekend event. Het wordt rechtstreeks afgeleid van het veld 'Official Start Date' in het record van de nieuwe medewerker binnen de Onboarding- of Employee Central-module.

Vastleggen

Afgeleid van het attribuut 'Official Start Date' in het medewerkersrecord.

Eventtype calculated
HR-profiel aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van het officiële medewerkersprofiel van de nieuwe medewerker in het centrale HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Het event wordt vastgelegd wanneer het proces 'Manage Pending Hires' is voltooid en het medewerkersrecord actief wordt.
Waarom dit belangrijk is

Het aanmaken van het HR-profiel is een belangrijk integratiepunt voor salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en andere centrale HR-functies. Door dit te volgen, bewaak je de efficiëntie van de HR-administratie en zie je of herstelwerk meerdere keren nodig is.

Waar je het vindt

Dit event wordt expliciet gelogd met een aanmaak-timestamp op het medewerkersprofiel in Employee Central. De actie wordt meestal uitgevoerd door een HR-beheerder via de tool 'Manage Pending Hires'.

Vastleggen

Vastgelegd via de aanmaakdatum van het Employee Central-profiel van de gebruiker.

Eventtype explicit
Managerstaken toegewezen
Dit is het moment waarop een set onboardingverantwoordelijkheden aan de hiring manager wordt toegewezen. Het wordt vastgelegd wanneer het systeem automatisch taken zoals 'Prepare Workspace' of 'Schedule Team Welcome' aan de manager toewijst.
Waarom dit belangrijk is

Betrokkenheid van de manager is belangrijk voor een succesvolle onboardingervaring. Met deze activiteit analyseer je hoe snel managers worden geïnformeerd en meet je hoe lang ze daarna over hun taken doen.

Waar je het vindt

Het event is herkenbaar aan de toewijzingstimestamp van de eerste taak die binnen de onboardingprocesworkflow aan de rol van hiring manager wordt toegewezen.

Vastleggen

Timestamp van het moment waarop managerspecifieke taken in de procesinstantie worden aangemaakt en toegewezen.

Eventtype explicit
Onboardingproces gestart
Deze activiteit markeert de start van het onboardingproces voor een nieuwe medewerker. Meestal wordt dit automatisch gestart wanneer de status van een kandidaat in de SAP SuccessFactors Recruiting-module verandert in 'Ready to Hire' en de data wordt doorgegeven aan de Onboarding-module.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent voor de onboardingcase. Hiermee meet je de totale onboardingdoorlooptijd en leg je de basis voor alle volgende processtappen.

Waar je het vindt

Dit event wordt meestal vastgelegd via de aanmaak-timestamp van het record of de procesinstantie van de nieuwe medewerker binnen de SuccessFactors Onboarding-module (Process-object). De startdatum en -tijd worden doorgaans expliciet gelogd.

Vastleggen

Vastgelegd via de aanmaak-timestamp van de onboardingprocesinstantie.

Eventtype explicit
Onboardingproces voltooid
Dit is de laatste activiteit en markeert de succesvolle afsluiting van de onboardingcase van de nieuwe medewerker in het systeem. Het event wordt vastgelegd wanneer een HR-beheerder of geautomatiseerd proces de status van het onboardingproces wijzigt naar de eindstatus 'Completed'.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit wordt het proces officieel afgesloten. Dit is het primaire eindevent voor de analyse. Je kunt hiermee de end-to-end-doorlooptijd en voltooiingspercentages berekenen.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid van de timestamp waarop de status van het volledige onboardingproces in de SuccessFactors Onboarding-module wordt gewijzigd naar 'Completed' of 'Hired'.

Vastleggen

Afgeleid van de timestamp van de laatste statuswijziging van het volledige onboardingproces naar een eindstatus.

Eventtype inferred
Papierwerk vóór dag één voltooid
Dit staat voor de afronding door de nieuwe medewerker van alle verplichte formulieren en taken vóór indiensttreding via het onboardingportaal. Het event wordt vastgelegd wanneer het systeem registreert dat alle taken in de stap 'Pre-Day 1' of 'New Hire Paperwork' zijn afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat laat zien dat de nieuwe medewerker betrokken is en essentiële administratieve stappen heeft afgerond. Daardoor kunnen vervolgstappen zoals het aanmaken van het HR-profiel en IT-provisioning starten.

Waar je het vindt

Dit wordt gelogd wanneer de status van het papierwerkproces of een set gerelateerde taken verandert in 'Completed'. Je kunt de voltooiingstimestamp van de laatste verplichte taak gebruiken.

Vastleggen

Afgeleid van de timestamp waarop de bovenliggende taakgroep 'Paperwork' in het systeem als voltooid wordt gemarkeerd.

Eventtype inferred
Achtergrondcontrole gestart
Deze activiteit markeert het moment waarop de achtergrondcontrole formeel start, vaak via een geïntegreerde externe dienst. Het event wordt vastgelegd wanneer de bijbehorende taak of processtap in de SuccessFactors-workflow wordt gestart.
Waarom dit belangrijk is

De achtergrondcontrole is een belangrijke en vaak langdurige compliancestap. Door de tijd tussen start en afronding te meten, vind je knelpunten in interne processen of bij externe leveranciers.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal vastgelegd als een statuswijziging van een specifieke taak 'Background Check' in de Onboarding-procesworkflow. De timestamp van de statuswijziging markeert het event.

Vastleggen

Afgeleid van de statuswijziging van de achtergrondcontroletaak naar 'In Progress' of een vergelijkbare status.

Eventtype inferred
Apparatuur besteld
Deze activiteit markeert het moment waarop een verzoek voor fysieke hardware, zoals een laptop of telefoon, wordt ingediend. Het event wordt vastgelegd via de timestamp van de apparatuurtaak in de SuccessFactors Onboarding-checklist.
Waarom dit belangrijk is

Het is belangrijk dat apparatuur op de eerste werkdag klaarstaat voor productiviteit en een goede ervaring. Door dit te volgen, vind je vertraging in het inkoop- en hardwareprovisioningproces.

Waar je het vindt

Dit kan worden afgeleid van de statuswijziging van een taak 'Order Equipment' in het onboardingproces. De timestamp van de wijziging naar 'Submitted' of 'Completed' markeert het event.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de taak 'Order Equipment' in de checklist van de manager of IT.

Eventtype inferred
Apparatuur geleverd
Bevestigt dat de fysieke apparatuur van de nieuwe medewerker op de aangewezen locatie is geleverd. Dit event wordt vastgelegd wanneer een IT-medewerker of manager de status van de taak 'Equipment Delivery' wijzigt in 'Completed'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijke indicator voor de voorbereiding op dag één. Door de timestamp van dit event te vergelijken met de startdatum van de medewerker, meet je de KPI 'Day One IT Resource Readiness Rate'.

Waar je het vindt

Afgeleid van de timestamp waarop de status van een taak 'Equipment Delivered' of 'Equipment Setup' in het onboardingprocesplan als 'Completed' wordt gemarkeerd.

Vastleggen

Afgeleid van de voltooiingstimestamp van de taak voor het bevestigen van de apparatuurlevering.

Eventtype inferred
IT-provisioning aangevraagd
Dit markeert het formele verzoek om IT-middelen, zoals gebruikersaccounts, e-mail en systeemtoegang voor de nieuwe medewerker. Vaak wordt dit automatisch gestart na afronding van het papierwerk en vastgelegd via een integratie of handmatig gelogde taak.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt van een belangrijk pad dat bepaalt of een nieuwe medewerker op dag één productief kan zijn. Door dit te volgen, meet en optimaliseer je de doorlooptijd van de IT-inrichting.

Waar je het vindt

Dit is meestal een specifieke taak binnen het onboardingproces. Het event wordt vastgelegd via de aanmaak- of starttimestamp van de taak 'IT Provisioning', die mogelijk een melding naar een servicedesk-systeem zoals ServiceNow stuurt.

Vastleggen

Vastgelegd via de aanmaak-timestamp van het IT-provisioningverzoek of de bijbehorende taak.

Eventtype explicit
Papierwerk vóór dag één verzonden
Dit is het moment waarop de eerste set verplichte documenten en formulieren naar de nieuwe medewerker wordt verzonden, zoals complianceformulieren en formulieren voor het verzamelen van persoonsgegevens. Meestal is dit een geautomatiseerde stap in een vooraf gedefinieerde onboardingworkflow in SuccessFactors.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te volgen, meet je hoe efficiënt de administratieve voorbereiding verloopt. De tijd tussen deze stap en 'Papierwerk voltooid' is een belangrijke KPI om vertraging door het systeem of de nieuwe medewerker te vinden.

Waar je het vindt

Dit is vaak een expliciet event of een statuswijziging van 'New Hire Activities' of een vergelijkbare taak binnen het Onboarding-procesobject. Meestal is een timestamp beschikbaar van het moment waarop de taak is toegewezen of gestart.

Vastleggen

Herkenbaar aan de timestamp waarop de papierwerktaak wordt toegewezen of gestart in het onboardingportaal van de nieuwe medewerker.

Eventtype explicit
Verplichte training toegewezen
Dit staat voor de toewijzing van verplichte compliance- of functiegerichte training aan het leerplan van de nieuwe medewerker. Het event wordt vastgelegd wanneer de integratie tussen SuccessFactors Onboarding en het Learning Management System (LMS) de cursussen toewijst.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit start het compliance-trainingsproces. Door de tijd tussen dit moment en de afronding van de training te analyseren, krijg je zicht op de betrokkenheid bij leren en mogelijke compliancerisico's.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd via de toewijzingstimestamp van de verplichte trainingen in de SuccessFactors Learning-module, gekoppeld aan de gebruikers-ID van de nieuwe medewerker.

Vastleggen

Vastgelegd via de toewijzingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.

Eventtype explicit
Verplichte training voltooid
Deze activiteit markeert de afronding door de nieuwe medewerker van alle toegewezen verplichte trainingen. Het event wordt vastgelegd wanneer de SuccessFactors Learning-module de status van alle verplichte cursussen wijzigt in 'Completed'.
Waarom dit belangrijk is

De afronding van verplichte training is een belangrijk compliancecontrolepunt. Door dit moment te volgen, kun je audits uitvoeren en controleren of de organisatie aan haar wettelijke verplichtingen voldoet.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd via de voltooiingsdatum en -timestamp van het laatste verplichte trainingselement in de SuccessFactors Learning-module.

Vastleggen

Vastgelegd via de voltooiingsdatum van de cursus in de geïntegreerde SuccessFactors Learning-module.

Eventtype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP SuccessFactors Onboarding

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en waardevolle inzichten in je onboardingproces van medewerkers te krijgen. Begin vandaag nog met het optimaliseren van het traject voor nieuwe medewerkers.

Zorg voor soepele onboarding van medewerkers: start vandaag!

Bereik 95% compliance bij de afronding en verlaag het vroegtijdige personeelsverloop snel.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Gratis proefperiode van 14 dagen.