Datatemplate voor revenue cycle management

Epic Resolute
Datatemplate voor revenue cycle management

Datatemplate voor revenue cycle management

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het proces voor revenue cycle management te optimaliseren. Je vindt er de belangrijkste datavelden, activiteiten om te volgen en praktische aanwijzingen om deze informatie uit bronsystemen te halen. Gebruik de template om te controleren of je alle data hebt voor een goede procesanalyse en verbetering.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Aanwijzingen voor data-extractie

Attributen voor revenue cycle management

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het proces voor revenue cycle management volledig kunt analyseren en optimaliseren.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke gebeurtenis of taak binnen het proces voor omzetcyclusbeheer.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één stap in de omzetcyclus, zoals ‘Declarabele diensten geregistreerd’, ‘Claim ingediend bij betaler’ of ‘Betaling ontvangen’. Elke activiteit is een afzonderlijke mijlpaal in het factureren van een dienst en het innen van de betaling.

Activiteiten analyseren is de basis van process mining. Je kunt er de proceskaart mee visualiseren, veelvoorkomende routes herkennen, bottlenecks tussen stappen opsporen en meten of het proces aan de standaardprocedures voldoet.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de stappen op de proceskaart, zodat je het werk in de omzetcyclus kunt visualiseren, analyseren en verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, auditsporen of statuswijzigingen in de facturerings- en claimmodules van Epic Resolute.

Voorbeelden
Declarabele diensten geregistreerdClaim ingediend bij betalerBetaling ontvangenRekening afgesloten
Factureringsevent
BillingEvent
De unieke identificatiecode voor één geleverde dienst of één geleverd product waarvoor kosten in rekening worden gebracht. Dit is de primaire case-ID.
Beschrijving

Het factureringsevent is de belangrijkste identificatiecode die alle activiteiten in de omzetcyclus voor een specifiek factureerbaar item met elkaar verbindt. Het begint wanneer een dienst wordt verleend en eindigt wanneer de rekening volledig is betaald of afgesloten.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om het volledige verloop van elke kostenpost te reconstrueren. Je kunt activiteiten volgen zoals het registreren van declarabele diensten, het indienen van claims, het boeken van betalingen en het afhandelen van afwijzingen. Zo krijg je een helder beeld van het procesverloop en de varianten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire Case-ID. Deze is nodig om alle bijbehorende processtappen te koppelen en de volledige levenscyclus van omzet en inning voor elke dienst te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is vaak een unieke identificatiecode voor een ziekenhuisrekening (HAR) of een specifieke sessie voor kostenregistratie in Epic Resolute. Raadpleeg de documentatie van Epic Resolute voor specifieke tabellen, zoals HAR- of Charge Session-records.

Voorbeelden
BE10098765BE20012345BE30054321
Timestamp van gebeurtenis
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

De timestamp van de gebeurtenis legt vast wanneer een activiteit plaatsvond. Deze tijdsgegevens zijn belangrijk om de timing en volgorde van gebeurtenissen in de omzetcyclus te begrijpen.

Bij analyses gebruik je timestamps om de tijd tussen activiteiten te berekenen, zoals de vertraging bij het registreren van declarabele diensten of de verwerkingstijd van betalingen. Zo kun je bottlenecks opsporen, doorlooptijden meten en procesprestaties over verschillende perioden analyseren. Nauwkeurige timestamps zijn essentieel voor vrijwel alle tijdgebonden KPI’s en dashboards.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om alle tijdgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden en tijdsduur. Daarmee kun je vertragingen en inefficiënties opsporen.

Waar vind je dit?

Te vinden in transactie- of eventlogtabellen in Epic Resolute, gekoppeld aan elke vastgelegde activiteit. Veldnamen eindigen vaak op Dt, DTTM of Time.

Voorbeelden
2023-04-15T09:30:00Z2023-04-16T11:05:21Z2023-05-01T14:00:00Z
Factureringsafdeling
BillingDepartment
De afdeling of het functionele team dat verantwoordelijk is voor het factureringsevent of de activiteit.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de organisatorische eenheid aan die bij het factureringsevent hoort of een specifieke activiteit heeft uitgevoerd, zoals ‘Facturering klinische opnames’, ‘Facturering poliklinische zorg’ of ‘Team voor claimafwijzingen’.

Deze dimensie is belangrijk voor het dashboard met prestatiemetrieken per factureringsafdeling. Je kunt belangrijke metrieken, zoals afwijzingspercentages of registratietijden van declarabele diensten, naast elkaar vergelijken. Zo kan het management goed presterende afdelingen herkennen, goede werkwijzen overnemen en middelen gericht toewijzen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties tussen afdelingen vergelijken en goede werkwijzen herkennen. Ook zie je waar verbetering of extra middelen nodig zijn.

Waar vind je dit?

Deze informatie kan gekoppeld zijn aan de gebruikersregistratie, de patiëntenrekening of de zorglocatie in Epic Resolute.

Voorbeelden
Facturering cardiologieRCM radiologieCentrale factureringsafdeling
Openstaand saldo
OutstandingBalance
Het resterende bedrag dat de betaler of patiënt voor het factureringsevent moet betalen.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het actuele debiteurensaldo voor een specifiek factureringsevent weer op het moment van de activiteit. Het laat de financiële status van de case gedurende de levenscyclus zien.

Het openstaande saldo is belangrijk voor financiële rapportages en het ouderdomsoverzicht van openstaande saldi. Door dit bedrag in de tijd en per dimensie, zoals betaler of afdeling, te analyseren, kun je incassoacties prioriteren, de cashflow beheren en financiële risico’s inschatten.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut meet rechtstreeks de financiële gevolgen van procesvertragingen. Het is belangrijk om incassoacties te prioriteren, de cashflow te beheren en inzicht te krijgen in debiteuren.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardveld in de patiëntenrekening of ziekenhuisrekening (HAR) in Epic Resolute. Het bevat een lopend saldo dat door financiële transacties wordt bijgewerkt.

Voorbeelden
1500.00250.750.00
Reden van aanpassing
AdjustmentReason
De reden voor een handmatige of automatische aanpassing van het saldo op de rekening van een patiënt.
Beschrijving

Dit attribuut verklaart waarom een rekeningsaldo buiten een standaardbetaling of kostenpost om is gewijzigd. Redenen kunnen contractuele vergoedingen van betalers zijn, het afboeken van een klein saldo of correcties voor boekingsfouten.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard met het aantal rekeningaanpassingen per type. Door de redenen voor aanpassingen te analyseren, kunnen organisaties bronnen van omzetverlies opsporen, de invloed van contracten met betalers begrijpen en mogelijke inefficiënties of fouten in het factureringsproces herkennen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft inzicht in omzetverlies en de nauwkeurigheid van de facturering. Het verklaart waarom rekeningsaldi worden aangepast en helpt onnodige afboekingen te beperken.

Waar vind je dit?

Te vinden in de transactiedetails van aanpassingen in de patiëntenadministratiemodule van Epic Resolute.

Voorbeelden
Contractuele vergoedingKlein saldo afgeboektCorrectie dubbele kostenpost
Redencode afwijzing
DenialReasonCode
Een gestandaardiseerde code die aangeeft waarom een betaler een ingediende claim heeft afgewezen.
Beschrijving

Wanneer een betaler een claim afwijst, geeft die een redencode op die de reden verklaart, zoals ‘Dienst niet gedekt’, ‘Dubbele claim’ of ‘Aanvullende informatie vereist’. Deze codes zijn vaak gestandaardiseerd als Claim Adjustment Reason Codes (CARCs).

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard met afwijzingspercentages en redenen van claims. Door te analyseren hoe vaak verschillende afwijzingscodes voorkomen, kun je de oorzaken achterhalen, zoals problemen met bevoegdheden, coderingsfouten of ontbrekende voorafgaande goedkeuringen. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut verklaart waarom claims worden afgewezen. Zo krijg je concrete aanknopingspunten om afwijzingspercentages en omzetverlies te beperken en betalingen te versnellen.

Waar vind je dit?

Deze data staat in de transacties met claimreacties, zoals een ANSI 835-bestand dat je van betalers ontvangt. De data wordt opgeslagen in de claimbeheerfunctie van Epic Resolute.

Voorbeelden
CO-16: Claim/dienst bevat onvoldoende informatieOA-18: Dubbele claim/dienstPR-96: Niet-gedekte kostenpost(en)
Type dienst
ServiceType
De categorie of het type medische dienst dat is verleend.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de factureerbare dienst in, bijvoorbeeld als 'Radiologie', 'Chirurgie', 'Consult' of 'Bezoek aan de spoedeisende hulp'. Het geeft financiële data een klinische context.

Door de revenue cycle per type dienst te analyseren, kun je procesverschillen ontdekken die specifiek zijn voor bepaalde klinische afdelingen. Chirurgische ingrepen kunnen bijvoorbeeld complexere eisen stellen aan de registratie van kosten en autorisaties dan een standaard poliklinisch bezoek. Dat leidt tot ander procesgedrag en andere uitdagingen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële data een klinische context, zodat je kunt analyseren hoe verschillende soorten medische diensten de revenue cycle en de efficiëntie ervan beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de charge description master (CDM), de servicelijn of de afdeling die in Epic aan de kostenboeking is gekoppeld.

Voorbeelden
Klinische chirurgiePoliklinische radiologieSpoedeisende hulp
Verantwoordelijke gebruiker
ResponsibleUser
De identificatiecode van de gebruiker of medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de gebruikers-ID, naam of het personeelsnummer van de persoon die verantwoordelijk was voor een specifieke taak in de omzetcyclus. Dat kan de zorgverlener zijn die kosten invoerde, de facturatiemedewerker die een claim indiende of de incassomedewerker die een afwijzing opvolgde.

Door activiteiten per gebruiker te analyseren, kun je goed presterende medewerkers herkennen, trainingsbehoeften vaststellen en de werkverdeling begrijpen. Dit is nuttig voor prestatiebeheer en voor onderzoek naar procesafwijkingen die samenhangen met specifieke personen of rollen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per persoon of rol analyseren en kansen voor training, een onevenwichtige werkverdeling en bottlenecks door een tekort aan middelen opsporen.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in auditsporen of transactielogs in Epic Resolute, vaak gekoppeld aan een tabel met stamgegevens van gebruikers, zoals een EMP-record.

Voorbeelden
j.doebsmith123User7890
Aangepast bedrag
AdjustedAmount
De geldwaarde van een correctietransactie.
Beschrijving

Dit veld bevat het specifieke bedrag in dollars van een rekeningcorrectie. De waarde kan positief of negatief zijn en staat voor een bij- of afschrijving op het rekeningsaldo.

Dit bedrag is de belangrijkste metriek voor het dashboard 'Volume rekeningcorrecties per type'. Door deze waarde op te tellen per correctiereden, krijg je een helder beeld van de financiële gevolgen van verschillende soorten correcties. Zo zie je hoeveel omzet wordt afgeboekt vanwege contractuele verplichtingen en hoeveel verloren gaat door fouten die te herstellen zijn.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de financiële gevolgen van rekeningcorrecties meetbaar, zodat je omzetverlies en de kosten van onjuiste facturering kunt bepalen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de detailtabellen voor financiële transacties in Epic Resolute, bij transacties van het type correctie.

Voorbeelden
-1250.45-50.0025.10
Bronsysteem
SourceSystem
Het informatiesysteem waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de registratie komt. In deze context is dat Epic Resolute. Als meerdere systemen zijn gekoppeld, helpt dit veld om de herkomst van data te onderscheiden.

In een omgeving met één systeem lijkt dit veld misschien overbodig, maar het is een goede gewoonte voor datagovernance en schaalbaarheid. Zo blijft de herkomst duidelijk als later data uit andere systemen wordt toegevoegd, bijvoorbeeld van een apart incassoplatform.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft inzicht in de herkomst en context van de data. Zo is duidelijk waar de data vandaan komt, wat belangrijk is voor datagovernance en het oplossen van problemen.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
Epic ResoluteEpicResolute_V2023
Claim-ID
ClaimId
De unieke identificatiecode van een verzekeringsclaim die bij een betaler is ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut is de specifieke ID van het claimformulier, bijvoorbeeld een CMS-1500 of UB-04, dat naar een betaler is gestuurd. Voor één factureringsgebeurtenis kunnen meerdere claims nodig zijn als diensten opnieuw worden gefactureerd of als er bezwaar wordt gemaakt.

Met de Claim-ID kun je de indiening van claims en het beheer van afwijzingen in detail analyseren. Zo kun je activiteiten voor de eerste claim onderscheiden van activiteiten voor een later opnieuw ingediende claim voor dezelfde dienst.

Waarom dit belangrijk is

Biedt een gedetailleerde identificatiecode om het verloop van elke afzonderlijke claim te volgen. Dat is belangrijk voor de analyse van opnieuw ingediende claims en bezwaren.

Waar vind je dit?

Wordt aangemaakt door de module voor claimbeheer van Epic Resolute wanneer een claim wordt gemaakt. De ID wordt opgeslagen in de claimdatatabellen.

Voorbeelden
CLM-2023-98765CLAIM-0012345623189A4567
Eindtijd gebeurtenis
EventEndTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond. Hiermee kun je de duur van een activiteit berekenen.
Beschrijving

Dit attribuut registreert het tijdstip waarop een activiteit is afgerond. Veel activiteiten zijn gebeurtenissen zonder duur, waarbij StartTime gelijk is aan EndTime. Sommige taken hebben wel een meetbare duur, zoals een telefoontje om een afgewezen claim op te volgen.

Als EndTime beschikbaar is, kun je de verwerkingstijd van een activiteit rechtstreeks berekenen ('EndTime' - 'StartTime'). Dat is nauwkeuriger dan de duur afleiden uit de starttijd van de volgende activiteit, omdat ook de wachttijd tussen stappen wordt meegenomen. EndTime is een belangrijk onderdeel van de berekening van het attribuut 'ProcessingTime'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om nauwkeurig te berekenen hoelang elke activiteit duurt. Zo kun je inefficiënte taken opsporen en de productiviteit van medewerkers meten.

Waar vind je dit?

Deze informatie is mogelijk beschikbaar in sommige Epic Resolute-modules die de start en het einde van taken registreren, zoals logs voor werklijsten of activiteitenbeheer. Vaak wordt dit niet expliciet bijgehouden.

Voorbeelden
2023-04-15T09:45:00Z2023-04-16T11:15:30Z2023-05-01T14:02:00Z
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een booleaanse vlag die aangeeft of de activiteit door een systeem of geautomatiseerd proces is uitgevoerd.
Beschrijving

Deze vlag maakt onderscheid tussen taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals het automatisch aanmaken van claims of controleren van de verzekeringsdekking, en taken die een gebruiker handmatig uitvoert.

Met dit attribuut kun je het automatiseringsniveau van het proces bepalen. Je kunt de efficiëntie en foutpercentages van geautomatiseerde en handmatige activiteiten vergelijken, mogelijkheden voor verdere automatisering opsporen en de prestaties van bestaande bots of systeemregels volgen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen activiteiten die door het systeem en door medewerkers worden uitgevoerd. Dat is belangrijk om het effect van automatisering te beoordelen en nieuwe mogelijkheden voor automatisering te vinden.

Waar vind je dit?

Dit wordt vaak afgeleid door te controleren of de 'ResponsibleUser' van een activiteit een systeem- of serviceaccount is, of door specifieke activiteiten waarvan bekend is dat ze geautomatiseerd zijn als zodanig te markeren.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is opgehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de data is. Het laat zien wanneer de registratie voor het laatst uit Epic Resolute is opgehaald en aan de process mining-dataset is toegevoegd.

Dit is belangrijk om te weten hoe actueel de analyse is en om de data te controleren. Zo zie je of je naar de meest recente beschikbare informatie kijkt. Het attribuut is ook belangrijk voor het beheren van vernieuwingscycli van data.

Waarom dit belangrijk is

Zo weten gebruikers hoe actueel de data is die ze analyseren. Dat is belangrijk om zakelijke beslissingen te nemen op basis van juiste, actuele informatie.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt tijdens het laden van de data toegevoegd door het ETL-proces (Extract, Transform, Load).

Voorbeelden
2023-06-10T02:00:00Z2023-06-11T02:00:00Z
Naam betaler
PayerName
De naam van de verzekeraar, overheidsinstantie of andere partij die verantwoordelijk is voor de betaling.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wie de primaire betaler voor het factureringsevent is, zoals ‘Blue Cross Blue Shield’, ‘Medicare’ of ‘Aetna’. Bij zelfbetaling kan dit de patiënt zijn.

Door het proces per betaler op te splitsen, kun je zien of bepaalde betalers vaker claims afwijzen, langer over betalingen doen of ingewikkeldere eisen stellen. Met die informatie kun je de factureringsaanpak per betaler aanpassen en betalingen sneller en efficiënter verwerken.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per betaler analyseren en zien bij welke betalers afwijzingen vaak voorkomen of betalingen lang op zich laten wachten. Zo kun je de opvolging gericht aanpakken.

Waar vind je dit?

Deze informatie maakt deel uit van de dekkingsgegevens van de patiënt en is gekoppeld aan de ziekenhuisrekening (HAR) in Epic Resolute.

Voorbeelden
Medicare Part BUnitedHealthcareAetna PPO
Patiënt-ID
PatientId
De unieke identificatiecode van de patiënt die de dienst ontvangt.
Beschrijving

Dit attribuut is het medisch dossiernummer (MRN) of een andere unieke identificatiecode van de patiënt. Het koppelt de financiële factureringsgebeurtenis aan een specifieke persoon.

Om de privacy van patiënten te beschermen, wordt dit attribuut meestal niet gebruikt als primaire analysedimensie. Het is wel nodig om data te valideren en kan worden gebruikt om alle factureringsgebeurtenissen van één patiënt samen te voegen. Zo krijg je inzicht in het volledige financiële traject van die patiënt. Het attribuut is ook belangrijk voor een eventuele koppeling met klinische procesdata.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt financiële data aan een specifieke patiënt. Zo kun je data valideren en eventueel het volledige traject van een patiënt analyseren. Vanwege privacyrisico’s moet je zorgvuldig met deze gegevens omgaan.

Waar vind je dit?

Een basisidentificatiecode die in heel Epic voorkomt en is gekoppeld aan de registratie- en rekeninggegevens van de patiënt.

Voorbeelden
MRN-1234567MRN-8765432MRN-5551234
Totale doorlooptijd van de revenue cycle
TotalRevenueCycleTime
De totale berekende tijd vanaf de eerste dienstgebeurtenis tot de laatste betaling of het sluiten van de rekening.
Beschrijving

Dit is een KPI op caseniveau die de totale doorlooptijd van de revenue cycle voor één factureringsgebeurtenis meet. Meestal wordt deze berekend als het tijdsverschil tussen de activiteit 'Dienst verleend' en de laatste activiteit 'Betaling ontvangen' of 'Rekening gesloten'.

Deze overkoepelende metriek geeft een volledig beeld van de efficiëntie van het RCM-proces. Door de KPI in de tijd te volgen, kun je het effect van procesverbeteringen meten. De KPI geeft ook aan hoe snel diensten in geld worden omgezet.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een totaalbeeld van de procesefficiëntie en meet rechtstreeks hoelang het duurt om een dienst in geld om te zetten.

Waar vind je dit?

Deze metriek wordt berekend in de process mining-tool. Per case worden de eerste en laatste gebeurtenissen geselecteerd en wordt het tijdsverschil bepaald.

Voorbeelden
259200038880005184000
Uiterste betaaldatum
PaymentDueDate
De datum waarop de betaling voor de gefactureerde dienst uiterlijk wordt verwacht.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de uiterste betaaldatum aan, zoals vermeld op de factuur of bepaald in contracten met betalers. De datum dient als referentie om tijdige betalingen te meten.

De uiterste betaaldatum is nodig voor het rapport 'Ouderdomsanalyse openstaand saldo'. Door de huidige datum te vergelijken met de uiterste betaaldatum van openstaande bedragen, kun je debiteuren indelen in ouderdomscategorieën, bijvoorbeeld 0-30 dagen en 31-60 dagen achterstallig. Zo kun je de incasso van de meest achterstallige rekeningen voorrang geven.

Waarom dit belangrijk is

Vormt de basis voor de ouderdomsanalyse van debiteuren. Die analyse is belangrijk om incasso’s te prioriteren en het financiële risico van onbetaalde facturen te beheersen.

Waar vind je dit?

Deze datum wordt vaak berekend op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden in het contract met de betaler of de patiëntgegevens in Epic.

Voorbeelden
2023-05-302023-06-152023-07-01
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor revenue cycle management

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesontdekking en prestatiemeting.
7 Aanbevolen 5 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling ontvangen
Dit is het moment waarop een betaling van een betaler of patiënt binnenkomt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een elektronisch betalingsbericht (ERA) wordt geladen of een handmatige cheque in het systeem wordt ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijke mijlpaal: er komt omzet binnen. De tijd tussen het indienen van de claim en het ontvangen van de betaling is een belangrijke maatstaf voor de prestaties van debiteurenbeheer.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet als betalingstransactie vastgelegd in Resolute. De transacties bevatten een datum, bron en bedrag en worden vaak geregistreerd voordat ze volledig aan afzonderlijke kostenposten zijn toegewezen.

Vastleggen

Haal betalingstransacties op uit het financiële transactielogboek. Je herkent ze vaak aan specifieke transactietypen.

Gebeurtenistype explicit
Betaling op rekening geboekt
Dit is het moment waarop een ontvangen betaling wordt toegewezen aan specifieke kostenposten op de rekening van de patiënt. Hierdoor daalt het openstaande saldo van het factureringsevent.
Waarom dit belangrijk is

Een efficiënte betalingsverwerking is belangrijk voor correcte rekeningsaldi en een goede afronding van factureringsevents. Zo kun je resterende bedragen correct vaststellen voor aanvullende facturering of incasso.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete transactie in Resolute. Bij het boeken van een betaling wordt een betalingstransactie gekoppeld aan een of meer transacties van kostenposten. Dit wordt vastgelegd in de transactiedetailtabellen.

Vastleggen

Leg de transactieregel vast waarmee een betaling aan een kostenpost wordt toegewezen. Je kunt deze herkennen aan specifieke transactietypen.

Gebeurtenistype explicit
Claim afgewezen door betaler
Dit is het moment waarop de betaler laat weten dat de claim is afgewezen. Dit wordt vastgelegd wanneer Epic een elektronisch betalingsbericht (835-bestand) verwerkt of wanneer een gebruiker een afwijzing handmatig boekt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit start een belangrijke herstelronde. Door de redenen en aantallen afwijzingen te analyseren, kun je de oorzaken achterhalen, het percentage betalingen bij de eerste indiening verbeteren en vertragingen bij het innen beperken.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet vastgelegd als transactie of statusupdate van de claim. Informatie over de afwijzing, waaronder redenencodes, wordt meestal elektronisch ontvangen en op de rekening geboekt.

Vastleggen

Filter op specifieke transactietypen of claimstatusupdates die op een afwijzing wijzen.

Gebeurtenistype explicit
Claim ingediend bij betaler
Dit is het moment waarop de claim officieel naar de verzekeraar wordt gestuurd voor beoordeling. In Epic wordt dit bijgehouden en vastgelegd wanneer het elektronische claimbestand naar het clearinghouse of de betaler wordt verzonden.
Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal is belangrijk omdat vanaf dit moment de betalingstermijn van de betaler begint. Door dit te analyseren, meet je hoe efficiënt claims worden verzonden en kun je de KPI voor de levertijd van factuur aan betaler volgen.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciet vastgelegde gebeurtenis in Resolute. De claim bevat een indieningsstatus en een timestamp die aangeeft wanneer de claim is verzonden.

Vastleggen

Leg de timestamp vast waarop de claimstatus verandert in ‘Submitted’ of ‘Transmitted’.

Gebeurtenistype explicit
Declarabele diensten geregistreerd
Dit is de formele registratie van de kosten voor verleende diensten. In Epic is dit meestal een expliciete transactie op de rekening van de patiënt. De transactie wordt vaak automatisch aangemaakt op basis van klinische handelingen of handmatig ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke eerste mijlpaal. Door de snelheid en nauwkeurigheid van de registratie te meten, kun je de facturering versnellen en controleren of alle verleende diensten in rekening worden gebracht.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet vastgelegd in de transactielogs van Resolute. Elke kostenpost is een afzonderlijke regel met een boekingsdatum, servicedatum en bedrag. Deze gegevens staan vaak in tabellen zoals ARPB_TRANSACTIONS.

Vastleggen

Haal de boekingstransacties van kostenposten op uit het financiële transactielogboek van het systeem.

Gebeurtenistype explicit
Dienst verleend
Deze activiteit markeert het moment waarop een klinische dienst aan de patiënt wordt verleend en het factureringsevent begint. Dit wordt vaak vastgelegd in het Epic EHR (EpicCare) wanneer een zorgverlener een bezoek of ingreep afrondt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van de omzetcyclus. De tijd tussen dit moment en de registratie van declarabele diensten is belangrijk om vertragingen bij de start van de facturering en mogelijk omzetverlies op te sporen.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt meestal afgeleid van service- of bezoektimestamps in de klinische modules die aan de factureringsrekening zijn gekoppeld. De servicedatum bij de factureringstransactie is het belangrijkste datapunt.

Vastleggen

Afgeleid van de servicedatum bij de eerste factureringstransactie voor het factureringsevent.

Gebeurtenistype inferred
Rekening afgesloten
Dit is de laatste activiteit. Het openstaande saldo van het factureringsevent is dan nul en er staan geen activiteiten meer open. Dit kan komen door volledige betaling, aanpassingen of een afboeking.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert de succesvolle afronding van de omzetcyclus voor een factureringsevent. De totale tijd van dienstverlening tot afsluiting is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van het proces.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een afgeleide gebeurtenis. Je bepaalt het moment waarop het rekeningsaldo voor het factureringsevent nul wordt en nul blijft.

Vastleggen

Leid dit af door het lopende rekeningsaldo te berekenen en de timestamp te bepalen van de laatste transactie waardoor het saldo nul werd.

Gebeurtenistype inferred
Claim aangemaakt
Deze activiteit geeft aan dat het systeem op basis van de geregistreerde kosten een formele claim of factuur heeft aangemaakt. Dit is een voorbereidende stap voordat de claim naar de betaler of patiënt wordt verstuurd.
Waarom dit belangrijk is

Door het aanmaken van claims te volgen, zie je waar vertraging ontstaat tussen het registreren van kosten en het klaarmaken van claims voor indiening. Dit is een belangrijke interne stap die invloed heeft op de totale snelheid van de facturering.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een batchtaak voor het aanmaken van facturen of claims wordt uitgevoerd. Het systeem registreert een timestamp wanneer het claimbestand, bijvoorbeeld een 837-bestand, voor een rekening wordt aangemaakt.

Vastleggen

Zoek naar logboekregels of statuswijzigingen die aangeven dat de claim is samengesteld en klaar is om te worden ingediend.

Gebeurtenistype explicit
Claim opnieuw ingediend
Deze gebeurtenis vindt plaats nadat een afgewezen claim is gecorrigeerd en opnieuw naar de betaler wordt gestuurd. Het is een afzonderlijke indiening die aan de oorspronkelijke claim is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk onderdeel van de herstelronde. Door de tijd tot herindiening en het slagingspercentage van opnieuw ingediende claims te meten, krijg je inzicht in de effectiviteit van de afhandeling van afwijzingen.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis, vergelijkbaar met de eerste indiening, maar vaak gemarkeerd als herindiening. De claim bevat een nieuwe indieningstimestamp en mogelijk een code voor herindiening.

Vastleggen

Leg de timestamp vast van een claimindiening die als correctie of herindiening is gemarkeerd.

Gebeurtenistype explicit
Opvolging van afwijzing gestart
Deze activiteit markeert het begin van het interne proces om een afgewezen claim te beoordelen en op te lossen. Dit wordt vaak vastgelegd wanneer een gebruiker de claim in een werkvoorraad oppakt of de status ervan wijzigt.
Waarom dit belangrijk is

Door dit te volgen, meet je hoe snel het team voor claimafwijzingen reageert. Vertraging tussen een afwijzing en de start van de opvolging kan de omzetcyclus onnodig verlengen.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal afgeleid van wijzigingen in de claimstatus of toewijzingsgeschiedenis in de werkvoorraden van Epic. De status van de claim kan bijvoorbeeld veranderen van ‘Denied’ in ‘In Review’.

Vastleggen

Leid dit af uit een wijziging van de claimstatus of een auditspoor waaruit blijkt dat een gebruiker de afwijzing in behandeling heeft genomen.

Gebeurtenistype inferred
Rekening aangepast
Deze activiteit is een transactie die geen betaling is, maar wel het rekeningsaldo wijzigt. Denk aan een contractuele correctie, het afboeken van een klein saldo of een korting uit coulance. Dit wordt vastgelegd als een specifiek transactietype.
Waarom dit belangrijk is

Door aanpassingen te analyseren, kun je omzetverlies opsporen. Veel aanpassingen van een bepaald type kunnen wijzen op problemen met tarieflijsten, contracten of intern beleid.

Waar vind je dit?

Dit wordt expliciet vastgelegd als aanpassingstransactie in de financiële logs van Resolute. Elke aanpassing heeft een specifiek type of een redenencode.

Vastleggen

Filter op transactietypen die horen bij financiële aanpassingen of afboekingen.

Gebeurtenistype explicit
Saldo overgedragen aan incasso
Dit markeert het moment waarop een onbetaald rekeningsaldo wordt overgedragen aan een intern of extern incassoproces. Dit is vaak een expliciete statuswijziging van de rekening of het factureringsevent.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit begint de laatste fase van het innen van openstaande bedragen. Door het slagingspercentage en de doorlooptijd van het incassoproces te volgen, kun je oninbare schulden beperken.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een expliciete gebeurtenis. Epic heeft functies om rekeningen over te dragen aan incassobureaus. Daarbij wordt een logboekregel of statuswijziging op de rekening vastgelegd.

Vastleggen

Zoek naar de statuswijziging of transactie die aangeeft dat een rekening bij een incassobureau is ondergebracht.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Epic Resolute

Klaar om te beginnen?

Met nauwkeurige data kun je het proces voor revenue cycle management verbeteren. Zet vandaag de eerste stap naar meer efficiëntie en betere financiële resultaten.

Verbeter de efficiëntie: optimaliseer nu revenue cycle management

Spoor inefficiënties in RCM in Epic Resolute op en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met optimaliseren.